2.3.2 Polticas y ProcedimientosPolticasLas polticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consientes y contribuyan al logro de las metas.Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de la accin administrativa.Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las polticas como medios de soporte y significacin de los objetivos. La elaboracin y la emisin de las polticas no deben ser estticas, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y acoplamientos.El gerente deCompras como responsable de la direccin de su rea, es el encargado de emitir las polticas de compras que deben de estar acorde con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son:* Deben estar claramente expuestas* Ser razonables y fciles de llevar a la prctica* Indicar los factores limitativos y determinantes* Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas * Niveles que deben abarcarLas polticas de compras deben contener:* Fuentes de abastecimiento* Especificaciones* Precio y Calidad* Investigacin y desarrollo* Compras recprocas* tica* Compras anticipadas* Venta de material excedente y desperdicioProcedimientosDe la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organizacin, as tambin tienen que disponerse en procedimientos ordenadosLos procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar determinado el orden que se seguir en la descripcin del procedimiento aplicado a un Departamento de Compras:* Nacimiento del pedido* Elaboracin, registro y seguimiento del pedido* Recepcin, supervisin y colocacin en los almacenes del artculo solicitado.* Controles afectados por la recepcin del artculo* Conciliacin de documentos y chequeo de operaciones para su pago.Polticas y tica de Compras BIMBOLa Compaa tiene como poltica contar con proveedores que cumplan con estndares de clase mundial y que garanticen la obtencin demateriales y/o servicios en donde la relacin costo/calidad proporcione el mayor valor agregado al consumidor final. Esto significa que la Compaa ha buscado tener los precios de abastecimiento ms bajos, dndole prioridad, tanto a la calidad como al servicio.En relacin con lo anterior, BIMBO ha venido modernizando sus prcticas de compras, a travs de la implementacin de modelos de abastecimiento estratgico y de la utilizacin de subastas inversas va Internet, que han permitido reducir el costo total en varias categoras estratgicas.La Compaa tiene plena conciencia de la importancia y la necesidad de la calidad, la consistencia de sta, as como de la seguridad del producto y el medio ambiente. Cada vez es ms importante la inocuidad de todo alimento y su control a lo largo de toda la cadena de valor para evitar que pueda afectar la salud de los consumidores.Para Grupo Bimbo, la calidad es uno de sus valores y derivado de lo anterior, la implementacin del sistema de calidad est encaminada a tener un control estricto y una mejora de insumos, procesos y manejos de productos terminados para dar la confianza a nuestros clientes y consumidores sobre nuestra capacidad de cumplir con sus requisitos y con los ms rigurosos estndares mundiales de la industria alimenticia.Procedimiento de ComprasLas principales premisas que constituyen el manejo y seleccin de proveedores de BIMBO son:* Procurar relaciones de negocio a largo plazo* Manejo reducido de proveedores* Mantener prcticas de negocio ticas* Considerar al proveedor como una extensin del Grupo* Desarrollo de sistemas deinformacin con proveedores* Evaluacin continua de proveedores* Manejo conjunto de expectativas de reduccin de costos* Obtencin de precios competitivos a nivel mundial* Apoyos y asesoras en materia de calidad y productividad1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de produccin que indican qu es lo que se necesita, cuntas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles stos artculos para la produccin y quin hace la requisicin.2. El segundo paso es el anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estn calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de ofertas, la compaa enviar una solicitud para cotizacin de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes tambin se piden informes con relacin a descuentos y fechas de embarque y de entrega.

3. El tercer paso es el anlisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en trminos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Adems tambin se consideran la solvencia de el proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.4. El cuarto paso es la colocacin de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendr cuidado de ver que sea exacta toda la informacin que figure en la orden. La orden de compra debe contenerdescripciones de los artculos que se piden, precios unitarios, extensiones de stos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, nmero de orden de compra y la firma de el agente de compras.5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratndose de rdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se est obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden est siendo transportada de acuerdo con el programa.6. El sexto paso es el recibo de los artculos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artculos son revisados por muchos detalles, como se trat con anterioridad.7. El paso final implica la terminacin de los registros. Los artculos son registrados en el inventario, la operacin de la compra ase registra como terminada y se enva el pago al proveedor.2.1.3 DETERMINACION DEL PRESUPUESTOUna cuidadosa planificacin de las compras, puede resultar en importantes ahorros de costos en muchas empresas. Si se especifican estimaciones realistas de las necesidades de materiales y partes en elpresupuesto de estos insumos, por subperiodo, el gerente de compras puede planificar con efectividad las actividades de compras. Al gerente de compras debe asignrsele la responsabilidad directa de preparar un plan detallado de compras.El presupuesto de compras especifica:1) las cantidades de cada tipo de material y partes que habrn de comprarse,2) las fechas aproximadas de tales compras.3) el costo estimado de las compras de materiales y partes (por unidad comprada y en total). Vemos, pues, que el presupuesto de compras difiere del presupuesto de materiales y partes en dos aspectos fundamentales:En primer lugar, estos presupuestos por lo general especifican cantidades diferentes de cada tipo de material o partes; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales y partes. En segundo lugar, el presupuesto de materiales y partes especifica nicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes. El presupuesto de compras ms bien se orienta directamente a las fechas de la recepcin fsica de los materiales y partes ordenados, que a las fechas de los pedidos o de utilizacin del material. El gerente de compras debe ordenar los materiales y las partes en forma tal, que las fechas de entrega correspondan a los niveles del inventario de materiales y partes y a las necesidades de consumo en el proceso de produccin.Para desarrollar el presupuesto de compras, el gerente de compras es responsable de la siguiente:1. Apegarse a las polticas de la administracin en lo tocante a losniveles del inventario de materiales y partes.2. Determinar el nmero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes. .3. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse.2.3 EL MANUAL DE COMPRASTambin se le conoce como el Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales ms importantes dentro de la organizacin de una empresa, es uno de los elementos de la estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma.El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero contiene elementos que influyen directamente en las Compras:Respuesta a un Estmulo o Razn de CompraElemento Econmico o costoAprobacin Social y la conveniencia de compraRequisicin de almacn de la empresa

IntroduccinEn esta seccin se incluye una breve descripcin de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, as como contar con una gua escrita que cubra los aspectos de organizacin y operacin de compras.

Contenido.Se refiere a la divisin del manual en sus diversos captulos. Se presenta en carpetas, con hojas sustituibles o intercambiables y separadores.Antecedentes o referencia.Objetivos.reas afectadas de compras.Definicin de trminos.Resumen.Responsabilidad de las reas involucradas.Desarrollo o trmite.Anexos.El manual estarDeber contener:

ndice.Es conveniente establecer un ndice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicacin, por numeracin progresiva general o por numeracin particular, dando rapidez a la localizacin del tema.

Organizacin.Lineamientos integrantes, tales como cuadros de organizacin, descripcin de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia.

Circulares yboletinesEste apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, as como instrucciones concretas sobre determinados trmites de coordinacin con otros departamentos o reas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares.

2.3.1 OBJETIVO E IMPORTANCIA

1. Detallar las acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativo-contable relacionado con la gestin de compras y contrataciones.2. Tener homogeneidad y uniformidad en el procesamiento de los hechos de modo tal que sus resultados sean coherentes.3. Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.4. Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes.5. Detectar desvos en la actividad y consolidar el ambiente de control.

2.3.2 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOSPolticasEst destinada a incluir exclusivamente todas las polticas emanadas por la gerencia.

ProcedimientosLos procedimientos representan el aspecto ms abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.Etapas y actividades necesarias para adquirir nuevos bienes, contratar serviciosrealizar y mantener obras.

2.3.2 FUNCIONES

Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y contrataciones.Implementar el mecanismo de Decisin de Compra requirentes o usuarias, en particular, bienes inventariarles y de insumos y materiales.Adecuar los soportes informticos lo permitan, la gestin de compra y la ejecucin presupuestaria de los bienes y servicios.

2.3.3 ORGANIGRAMA

Es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organizacin. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionara la visin general y el anlisis particular, pudiendo provocar decisiones errneas a que lo utiliza como instrumento de precisin. El Organigrama tiene doble finalidad: *Desempea un papel informativo, al permite que los integrante de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. * de instrumentos parc anlisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada.

2.3.5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL DE LA EMPRESALos diagramas de flujo son una representacin grafica de una serie de pasos para llegar a resultado. Puede ser un producto, servicio o ambos.Existen diferentes dependiendo del resultado a el que se quiera tener cada uno llevara un proceso y alternativas de solucin diferentes.Este se representa con diferentes smbolos que se muestran en la siguiente figura.CONCLUSION

Los planes definidos de compras permiten una mejor organizacin y una mayor eficiencia en las operaciones del departamento de compras, con la correspondiente reduccin en los costos y una mejor planificacin del flujo de efectivo.Se puede comprender as, que los factores principales para determinar el objetivo primordial de las compras es: insumos al mejor precio, de la mejor calidad y manejando las mejores condiciones de pago y entrega; esto es tener un equilibrio perfecto en las materias primas que se adquieran para comercializar bienes o productos, y en la inversin que estas representen para la empresa, para as procurar el buen funcionamiento de la empresa.El departamento de compras siempre debe tener una buena organizacin para que lleve de la manera ms adecuada sus actividades y por eso es que desde el principio deben aplicarse ciertos criterios, como un ejemplo, la sencillez para que la empresa sea flexible respecto a las compras y abierta a nuevas ideas y de esta manera pueda cumplir tambin con el principio de eficiencia.

VENTAJAS Y OBJETIVOSOBJETIVO DEL MANUAL Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, por medio de un proceso competitivo, justo e imparcial Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar y verificar las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Compras, cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia y eficiencia administrativa.

Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de induccin y capacitacin del personal de nuevo ingreso.

Proporcionar informacin que sirve de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones especficas.

Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilizacin de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera facilitar la toma de decisiones.

Contribuir al enriquecimiento del acervo documental municipal y a la consolidacin de la institucionalizacin de procesos operativos y administrativos en lo referente al manejo de los recursos humanos y financieros.

Obtener informacin oportuna del comportamiento de gasto pblico para colaborar en la correcta toma de decisiones. Eliminar sobregiros en partidas presupuestales? Facilitar el procedimiento de compras Organizar el flujo de informacin desde el momento en que solicita una erogacin, hasta el momento de la comprobacin.