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ORDENANZA PARA LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE

CONTROL INTERNO EN TODAS LAS ÁREAS

ADMINISTRATIVAS Y PROCESOS DESCONCENTRADOS DEL

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL

DE ZAMORA CHINCHIPE

EL CONSEJO DEL GOBIERNO PROVINCIAL

DE ZAMORA CHINCHIPE

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 85 de la Constitución de la República del Ecuador define a las

políticas públicas como garantías constitucionales de los derechos, y por tanto es

necesario establecer los roles que ejercen los distintos actores públicos, sociales y

ciudadano en el ámbito del proceso de formulación, ejecución, evaluación y

control;

Que, la Constitución de la República en el inciso final del artículo 425, en lo

referte al orden jerárquico de aplicación de las normas, que la jerarquía normativa

considerará, en lo que corresponda, el principio de competencia, en especial la

titularidad de las competencias exclusivas de los gobiernos autónomos

descentralizados;

Que, la Constitución en el artículo 225, prescribe que “El sector público

comprende: “…2.- Las entidades que integran el régimen autónomo

descentralizado….4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los

gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos”;

Que, la Constitución en el artículo 226, determina: “Las instituciones del Estado,

sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas

que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias

y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley.- Tendrán el deber

de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y

ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución”. Puntualizando en el

artículo 227, que: “La administración pública constituye un servicio a la

colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad,

jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,

planificación, transparencia y evaluación”;

Que, la Carta Suprema del Ecuador en el artículo 233, señala que “Ninguna

servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos

realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán

responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de

fondos, bienes o recursos públicos.- Las servidoras o servidores públicos y los

delegados o representantes a los cuerpos colegiados de las instituciones del

Estado, estarán sujetos a las sanciones establecidas por delitos de peculado,

cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlos y las

penas correspondientes serán imprescriptibles y, en estos casos, los juicios se

iniciarán y continuarán incluso en ausencia de las personas acusadas”;

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Que, el artículo 212 de la Constitución de la República establece que dentro de las

funciones de la Contraloría General del Estado, además de las que determine la

ley: están las de: “1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone

de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del

sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos. 2.

Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de

responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su

control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la

Fiscalía General del Estado. 3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus

funciones. 4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite”;

Que, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en el numeral 1 del

artículo 7, prescribe que: “Para regular el funcionamiento del sistema, la

Contraloría General del Estado adoptará, expedirá, aprobará y actualizará, según

corresponda: 1.- Normas de control interno que sirvan de marco básico para que

las instituciones del Estado y sus servidores establezcan y pongan en

funcionamiento su propio control interno”;

Que, la Ley ibídem en el artículo 9, define: “El control interno constituye un

proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada

institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos

públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del

control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el

cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el

logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de

información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección

oportuna de las deficiencias de control.- El control interno será responsabilidad de

cada institución del Estado y tendrá como finalidad primordial crear las

condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General

del Estado”;

Que, el artículo 45 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

determina que las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las

instituciones del Estado, la responsabilidad administrativa culposa se establecerá a

base del análisis documentado del grado de inobservancia de las disposiciones

legales relativas al asunto de que se trate, y sobre el incumplimiento de las

atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razón de su

cargo o de las estipulaciones contractuales, especialmente las previstas en el Título

III de esta ley. Detallando en su segundo inciso, las causales por las cuales se

incurre en dichas faltas administrativas de carácter culposo;

Que, el artículo 77 de la ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

dispone que, Máximas autoridades de las instituciones del Estado, son

responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad.

Para lo cual establece en forma específica en los numerales “1.a” y “2.a” que al

titular de la Entidad le corresponde “Dirigir y asegurar la implantación,

funcionamiento y actualización del sistema de control interno y de los sistemas de

administración financiera, planificación, organización, información, de recursos

humanos, materiales, tecnológicos, ambientales y más sistemas administrativos”;

así como, “Contribuir a la obtención de los fines institucionales y administrar en el

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área que les competa, los sistemas a que se refiere el literal a) del numeral anterior

(1.a, invocado);

Que, el artículo 77 literal e) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, otorga atribuciones y obligaciones a las máximas autoridades de las

instituciones del Estado, una de ellas la de: e) Dictar los correspondientes

reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y

económico funcionamiento de sus instituciones;

Que, el artículo 121 ibídem señala que “Las normas para establecer la

responsabilidad administrativa, civil y penal por el manejo y administración de

fondos, bienes o recursos públicos, se aplicarán a los dignatarios, funcionarios y

servidores de los organismos e instituciones del Estado.- Los dignatarios elegidos

por votación popular, los delegados o representantes a los cuerpos colegiados de

las instituciones del Estado y los funcionarios y servidores públicos en general,

estarán sujetos a las sanciones establecidas por comisión de delitos de peculado,

cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlos y las

penas correspondientes serán imprescriptibles y, en estos casos, los juicios se

iniciarán y continuarán aun en ausencia de los acusados. Estas normas también se

aplicarán a quienes participen en estos delitos, aunque no tengan las calidades

antes señaladas; ellos serán sancionados de acuerdo con su grado de

responsabilidad";

Que, el artículo 212 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

establece que dicha entidad de control tendrá potestad exclusiva para determinar

responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad

penal, y hará el seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento

de sus disposiciones y controles.- Los funcionarios que, en ejercicio indebido de

las facultades de control, causen daños y perjuicios al interés público o a terceros,

serán civil y penalmente responsables";

Que, la Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo Nº. 39, emite las

Normas Técnicas de Control Interno, publicadas en el Registro Oficial Suplemento

Nº. 87 de fecha 14 de diciembre de 2009, las mismas que tienen carácter de

cumplimiento obligatorio para todas las Instituciones del Estado;

Que, la Ley Orgánica del Servicio Público, en el literal m) del artículo 52,

prescribe dentro de las responsabilidades de las UATH de los Gobiernos

Autónomos Descentralizados está la de reportar el incumplimiento de la LOSEP a

la Contraloría General del Estado;

Que, el inciso final de la Disposición General Sexta de la LOSEP, prescribe que en

el caso de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, sus entidades y regímenes

especiales, el control se efectuará por parte de la Contraloría General del Estado;

Que, la disposición General Décima Sexta del Código de Planificación y Finanzas

Públicas, señala que “La entidad a cargo de la Administración Pública en

coordinación con el ente rector de las finanzas públicas podrán dictar políticas,

normas y reglas de la gestión, administración y uso de los bienes públicos de la

Administración Central e Institucional incluidas sus empresas públicas y banca

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pública, sin perjuicio de las facultades que para el efecto tengan otras entidades del

Ejecutivo y la Contraloría General del Estado”;

Que, los artículos 5, 6 y 7 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, publicado en el R.O. Nº. 303-Primer Suplemento

de fecha 19 de Octubre de 2010, establecen para los Gobiernos Autónomos

Descentralizados la autonomía política, administrativa y financiera que comprende

el derecho y la capacidad efectiva de estos niveles de gobierno para regirse

mediante normas y órganos de gobierno propios, en sus respectivas

circunscripciones territoriales, bajo su responsabilidad, sin intervención de otro

nivel de gobierno y en beneficio de sus habitantes. Esta Autonomía es garantizada

sobre la fuerza que impone el Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, como ley de tercer orden jerárquico, al señalar

que ninguna función del Estado ni autoridad extraña podrá interferir en la

autonomía política, administrativa y financiera propia de los gobiernos autónomos

descentralizados, salvo lo prescrito por la Constitución y las leyes de la República,

para lo cual se otorga a estos niveles de Gobierno la facultad normativa para el

pleno ejercicio de sus competencias y de las facultades que de manera concurrente

podrán asumir a través de la capacidad para dictar normas de carácter general, a

través de ordenanzas, acuerdos y resoluciones, aplicables dentro de su

circunscripción territorial, de conformidad con la Constitución y la Ley;

Que, el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe es

una Institución del Estado, consecuentemente sujeta al Sistema de Control

Nacional ejercido por la Contraloría General del Estado; y,

En uso de las facultades y atribuciones que le confiere la Constitución de la

República; el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

descentralización; la Ley Orgánica del Contraloría General del Estado, la Ley de

Servicio Público y su Reglamento General,

Expide la siguiente:

ORDENANZA PARA LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE

CONTROL INTERNO EN TODAS LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y

PROCESOS DESCONCENTRADOS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO

DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

TÍTULO I

DE LA INSTITUCIONALIDAD PARA LA APLICACIÓN DE LAS

NORMAS DE CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO

DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

CAPÍTULO I

DEL ÁMBITO Y ESTRUCTURA ORGÁNICA

Art. 1.- Ámbito.- Las disposiciones de esta Ordenanza rigen para las todas las

áreas administrativas del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Zamora Chinchipe-GADPZCH, así como a todos los servidores públicos que bajo

cualquier modalidad, prestan sus servicios lícitos y personales dentro de la Entidad

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Provincial de conformidad con lo establecido en la Ordenanza que Expide el

Estatuto Sustitutivo al Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos, así como las Empresas Públicas del GADPZCH y todos los procesos

desconcentrados creados o que se crearen para el cumplimiento de la misión y

políticas Institucionales en favor de la población zamorana chinchipense.

Art. 2.- Estructura Orgánica.- Los funcionarios y servidores públicos de acuerdo

a la Estructura Orgánica establecida en el Estatuto Orgánico define la

Organización Administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial

de Zamora Chinchipe. Funcionarios y servidores públicos que dentro del ámbito

de sus funciones están obligados al cumplimiento irrestricto de las Normas de

Control Interno del GADPZCH dictadas en la presente Ordenanza.

CAPÍTULO II

DE LA VISIÓN Y MISIÓN INSTITUCIONAL, PRINCIPIOS Y

POLÍTICAS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO

PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

Art. 3.- Visión Institucional.- El Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe para el año 2014 es un gobierno eficiente,

independiente, incluyente, participativo, intercultural, sustentable, solidario,

equitativo, con igualdad de género, democrático, comprometido con el pueblo

marginado y la defensa del medio ambiente y los recursos naturales, elementos

claves para la seguridad alimentaria y el buen vivir.

Art. 4.- Misión Institucional.- Para alcanzar la visión institucional, el Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, trabaja planificada,

conjunta y abiertamente en consenso político y social, amplio e incluyente, basado

en el Plan Provincial de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, declarando a

“ZAMORA CHINCHIPE PULMÓN DE LA MADRE TIERRA FUENTE DE

AGUA Y VIDA”.

Art. 5.- Principios.- La Misión y Visión del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe, se fundamenta en los siguientes principios:

1. Equidad social.- Busca lograr la igualdad entre hombres y mujeres en medio

de lo cual es factible para los dos el ejercicio de sus derechos. Además se

busca equilibrar la experiencia y juventud en los diversos equipos de trabajo;

2. Género.- Permite conocer las diferentes competencias y responsabilidades de

hombres y mujeres tanto como las diferentes percepciones, necesidades y

niveles de poder de decisión y control sobre los recursos;

3. Interculturalidad.- Considera las diferentes realidades socioculturales y

estará reflejado en los diversos espacios de trabajo con absoluto respeto,

comprensión y valor de cada una de las culturas existentes en Zamora

Chinchipe;

4. Plurinacionalidad.- Se basa en el reconocimiento de la diversidad de pueblos,

culturas, de procesos históricos, de identidades distintas en cada uno de los

Estados Nacionales. Es una condición de la política moderna para generar

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accesos, reconocimientos e interculturalidad para toda la sociedad, pero

fundamentalmente a los sujetos individuales de las nacionalidades y pueblos

como: Mestizos, Shuar, Saraguros, Negros y Puruhaes. La plurinacionalidad

atañe a toda la sociedad, permite el acceso y la igualdad de derechos tanto para

los pueblos indígenas cuanto para los sujetos modernos;

5. Solidaridad y Reciprocidad.- Es un principio básico de la existencia del

orden social, por el cual cada individuo del grupo, desarrolla sus capacidades y

goza de sus derechos, colaborando con los demás integrantes del cuerpo

social, para desarrollarse en comunidad y armonía, logrando no solo su

plenitud personal sino la de sus semejantes. La reciprocidad un espacio de

confianza para ser, hacer y tener, lo cual conlleva a una vida armónica

socialmente. Es una actitud que permite comunicarse con igualdad de

condiciones y por lo tanto se constituye en un estilo de vida. Implica también

responsabilidad mutua, comprensión, solidaridad y la fraternidad;

6. Eficiencia y Efectividad.- Trabajar eficientemente, es decir demostrando la

capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo

de recursos, energía y tiempo, pero además con la capacidad de dar respuesta a

las exigencias de la sociedad;

7. Participación ciudadana.- Es un proceso gradual mediante el cual se integra

al ciudadano en forma individual o participando en forma colectiva, en la toma

de decisiones, la fiscalización, control y ejecución de las acciones en los

asuntos públicos y privados, que lo afectan en lo político, económico, social y

ambiental para permitirle su pleno desarrollo como ser humano y el de la

comunidad en que se desenvuelve; y,

8. Rendición de cuentas.- Proceso participativo, estructurado, periódico y

oportuno, mediante el cual quienes toman decisiones sobre la gestión de lo

público, mediante el cual las autoridades y servidores públicos del GADPZCH

cumplen su deber y responsabilidad de explicar, dar a conocer o responder

sobre el manejo de lo público encomendado a ellos y los resultados logrados .

Art. 6.- Políticas Institucionales.- El Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe en respuesta al pedido ciudadano de realizar un

cambio político, de transformación económico-productivo para el desarrollo

intercultural, sustentable, sostenible, bajo el enfoque de una realidad plurinacional,

pluricultural, de respeto a la naturaleza, la diversidad de nuestra provincia, adopta

las siguientes políticas institucionales:

a) Impulsar la economía social, incluyente y solidaria, fortaleciendo la

producción limpia y diversificada con el fin de fomentar y generar empleo que

produzca riqueza alimentaria para el buen vivir, incentivando la

diversificación agropecuaria, mediante programas de apoyo a las iniciativas,

brindando asistencia técnica, promoviendo y creando cadenas de

comercialización y dotando de infraestructura productiva en armonía con la

naturaleza y la comunidad;

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b) Acercar e incorporar a las comunidades al proceso gobernante provincial,

promoviendo y fortaleciendo la participación ciudadana mediante mecanismos

desconcentrados y descentralizados de administración, ejecución, rendición de

cuentas y contraloría social;

c) Apoyar el fortalecimiento y desarrollo institucional en base de un óptimo

aprovechamiento de los recursos y esfuerzos;

d) Garantizar un modelo provincial de desarrollo y de ordenamiento territorial

participativo justo, equitativo, integrado, sustentable, ambientalmente

equilibrado y respetuoso de la diversidad cultural, que conserve la

biodiversidad y la capacidad de regeneración natural de los ecosistemas, y

asegure la satisfacción de las necesidades de las generaciones presentes y

futuras;

e) Asegurar los derechos reconocidos en la constitución, en particular la igualdad

en la diversidad, los derechos de las comunidades, pueblos y nacionalidades,

colectivos y la no discriminación, priorizando la acción hacia aquellos grupos

que requieran consideración especial por la persistencia de desigualdades,

exclusión, discriminación o violencia, o en virtud de su condición etaria de

salud o de discapacidad;

f) Mantener, desarrollar y fortalecer libremente su identidad amazónica,

pertenencia, tradiciones ancestrales y formas de organización social.

Conservar la propiedad imprescriptible, inalienable e indivisible de sus tierras

comunitarias;

g) Participar en el uso, usufructo, administración y conservación de los recursos

naturales renovables que se hallen en sus tierras;

h) Garantizar la participación activa y permanente de las personas, comunidades,

pueblos y nacionalidades afectadas, en la planificación, ejecución y control de

toda actividad que genere impactos ambientales;

i) Garantizar el derecho al habitad y a la vivienda digna, asegurar la soberanía

alimentaria con enfoque de interculturalidad y desarrollo con identidad

amazónica; y,

j) Gestionar la cooperación internacional de organismos u organizaciones

dedicadas al apoyo de programas sociales, orientados a satisfacer las

necesidades de los grupos de atención prioritaria de Zamora Chinchipe.

CAPÍTULO III

DE LOS OBJETIVOS Y RESPONSABILIDAD DEL CONTROL

INTERNO Y RENDICIÓN DE CUENTAS

Art. 7.- Objetivos.- La Ordenanza para la Aplicación de las Normas de Control

Interno en todas las Áreas Administrativas y Procesos Desconcentrados del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, tiene los

siguientes objetivos:

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1. Servir de marco de referencia en materia de control interno para las prácticas y

procedimientos administrativos y financieros;

2. Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los

procesos de gestión e información gerencial en el Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe;

3. Proteger y conservar los recursos del GADPZCH, asegurando que las

operaciones se efectúen apropiadamente;

4. Controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas

se encuentren dentro de los programas y presupuestos autorizados;

5. Permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las

operaciones, a través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso

de responsabilidad institucional;

6. Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas;

7. Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios

éticos y de transparencia;

8. Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información;

9. Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar

bienes y servicios públicos de calidad; y,

10. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal.

Art. 8.- Control Interno.- El control interno será responsabilidad del GADPZCH,

como Entidad que dispone de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las

condiciones para el ejercicio del control.

El control interno es un proceso integral aplicado por la H. Cámara de Consejeros

Provinciales, la Prefecta o Prefecto, las dirección administrativas y los servidores

públicos bajo cualquier modalidad que laboran en la entidad provincial, que

proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la

protección de los recursos públicos.

Constituyen componentes del control interno:

El ambiente de control;

La evaluación de riesgos;

Las actividades de control;

Los sistemas de información y comunicación; y,

El seguimiento.

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y

administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones del GADPZCH y

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garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción

de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.

Art. 9.- Responsables del control interno.- El diseño, establecimiento,

mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control

interno es responsabilidad del Consejo del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe; la Prefecta o Prefecto, de los directores de áreas

administrativas y demás servidoras y servidores del GADPZCH, de acuerdo con

sus competencias.

Los Directores de Área del GADPZCH, en el cumplimiento de su responsabilidad,

pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por

el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales.

Las servidoras y servidores del GADPZCH, que presten servicios bajo cualquier

modalidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos

para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del

control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica

vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta.

Art. 10.- Rendición de cuentas.- El Consejo del GADPZCH, la Prefecta o

Prefecto, los directores de área y demás servidoras y servidores, según sus

competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de

rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos

institucionales y de los resultados esperados.

La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y

servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los

directivos y la ciudadanía, por los recursos recibidos y administrados y por el

cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la

planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y

un sistema de información y comunicación adecuado.

Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la

alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación

entre lo planificado y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas,

sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones.

La rendición de cuentas, se realizará en cumplimiento al ordenamiento jurídico

vigente.

CAPÍTULO IV

DEL AMBIENTE DE CONTROL, INTEGRIDAD DE VALORES

ÉTICOS Y ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

Sección 1ra.

De Ambiente de Control

Art. 11.- Del Ambiente de Control.- El ambiente o entorno de control es el

conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad

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desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de

la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y

servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre

las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional

favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para

sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal

con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la

esencia del GADPZCH, al igual que sus atributos individuales como la integridad

y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y

la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las

operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad

de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relación con el comportamiento de

los sistemas de información y con las actividades de monitoreo.

El Consejo Provincial, la Prefecta o Prefecto, en su calidad de responsables por el

sistema de control interno, deberán mostrar constantemente una actitud de apoyo a

las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación de

éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores

habituales.

El Consejo Provincial y la Prefecta o Prefecto establecen a través de esta

Ordenanza, las líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los

objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del

gobierno provincial, para lo cual mantendrá en forma permanente, un ambiente de

confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de

honestidad y de respaldo hacia el control interno; así como, garantizará el uso

eficiente de los recursos y protegerá el medio ambiente.

Art. 12.- De la integridad y valores éticos.- La integridad y los valores éticos son

elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de

los otros componentes del control interno.

El Consejo Provincial, la Prefecta o Prefecto y los directivos establecerán los

principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional para que

perduren frente a los cambios de las personas de libre remoción; estos valores

rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la

organización.

El Consejo Provincial y la Prefecta o Prefecto emitirá formalmente mediante acto

legislativo las normas propias del código de ética, para contribuir al buen uso de

los recursos públicos y al combate a la corrupción.

Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los

valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades

institucionales y establecerán mecanismos que promuevan la incorporación del

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personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y selección de personal se

conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades.

Sección 2da.

De la ética, función y servicio público en el GADPZCH

Art. 13.- Definición de Ética.- El comportamiento ético de los servidores

públicos de todos los niveles del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial

de Zamora Chinchipe se enmarca en la definición de la Ética Empresarial

comprendida como la disciplina que ayuda a que en la Institución se mejoren los

procesos de toma de decisiones, regulando las relaciones internas y externas del

GADPZCH, aplicando a en la gestión de la Entidad los principios generales de

ética.

Art. 14.- De la función pública.- A los efectos del Control Interno, se entiende

por función pública, toda actividad temporal o permanente, remunerada u

honoraria, realizada por una persona en nombre o al servicio del GADPZCH, en

cualquiera de sus niveles jerárquicos.

Art. 15.- Definición de Servidor Público del GADPZCH.- Se considera como

empleado público a todo funcionario o servidor del GADPZCH, que previo el

cumplimiento de los requisitos constitucionales y legales preste sus servicios a la

Institución en cualquiera de los niveles jerárquicos sea éste nombrado, contratado,

designado, de confianza o electo que desempeñe actividades o funciones en

nombre del servicio del Estado."

Art. 16.- Fines del servicio público en el GADPZCH.- Se sintetiza en el

Servicio a la Provincia y al País, de conformidad con lo dispuesto en la

Constitución de la República del Ecuador, y la obtención de mayores niveles de

eficiencia del Gobierno Provincial, de manera que se logre una mejor atención a la

ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos, conforme a

lo dispuesto por la Constitución, el Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, la Ley Orgánica del Servicio Público y todas las

leyes aplicables al servicio de la colectividad zamorana chinchipense.

Sección 3ra.

Del Código de Ética del GADPZCH

Art. 17.- Del Código de Ética del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe.- El Código de ética del GADPZCH,

constituye el instrumento básico y elemental que proporcional al servidor público

institucional el empoderamiento de los mecanismos objetivos (códigos,

documentos formales, programas de formación, comités específicos, asesorías,

procedimientos documentados de decisión, sistemas de gestión, etc.), con los

cuales se procura hacer efectivos los valores o principios éticos de una

organización. La ética en el GADPZCH es, la cartilla estratégica que rige la

conducta del personal por lo tanto ha de adquirir un nivel de formalidad.

El Código de Ética del GADPZCH, dentro de los fundamentos como los valores,

normas o principios propondrá un comportamiento de ética empresarial de sus

servidores públicos, quienes en consecuencia han de adoptar la forma que tenga

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sentido y que sea eficaz en términos organizativos, para el cabal desempeño de sus

funciones en beneficio de la ciudadanía zamorana chinchipenses.

Mientras la ética individual apela a la conciencia o a la razón de cada persona, la

ética en el GADPZCH, ha de apelar al equivalente organizativo, que son procesos

que determinan las decisiones y comportamientos de la Institución en su conjunto.

La ética individual y la ética organizacional no pueden separarse tajantemente

porque finalmente, quienes realizan las tareas en el GADPZCH, son personas

concretas con su ética privada y sus convicciones personales sobre qué se debe

hacer en cada momento, tomando en consideración que: "Sin valores sólidos

estamos coqueteando con el desastre, con valores sólidos, podemos enfrentar a los

mercados internacionales."

Art. 18.- Del comportamiento ético de los servidores públicos del

GADPZCH.- Las acciones de GADPZCH y del personal que labora en él,

repercuten de manera positiva o negativa en otras instituciones públicas o

privadas, en otros individuos u en otros procesos internos o externos;

consecuentemente, el éxito o fracaso de la Institución, se vincula directamente con

los actores que toman decisiones, las personas, directores, gerentes, jefes,

servidores públicos y trabajadores.

Art. 19.- De los principios éticos.- El servicio público en el GADPZCH, se

sustentará en los siguientes principios éticos:

1. Los servidores públicos del GADPZCH, respetarán la Constitución de la

república y el resto de normas que integran el ordenamiento jurídico;

2. Su actuación perseguirá la satisfacción de los intereses generales de los

ciudadanos y se fundamentará en consideraciones objetivas orientadas hacia la

imparcialidad y el interés común, al margen de cualquier otro factor que

exprese posiciones personales, familiares, corporativas, clientelares o

cualesquiera otras que puedan colisionar con este principio;

3. Ajustarán su actuación a los principios de lealtad y buena fe con la

Administración en la que presten sus servicios, y con sus superiores,

compañeros, subordinados y con los ciudadanos;

4. Su conducta se basará en el respeto de los derechos fundamentales y libertades

públicas, evitando toda actuación que pueda producir discriminación alguna

por razón de nacimiento, origen racial o étnico, género, sexo, orientación

sexual, religión o convicciones, opinión, discapacidad, edad o cualquier otra

condición o circunstancia personal o social;

5. Se abstendrán en aquellos asuntos en los que tengan un interés personal, así

como de toda actividad privada o interés que pueda suponer un riesgo de

plantear conflictos de intereses con su puesto público en el GADPZCH;

6. No contraerán obligaciones económicas ni intervendrán en operaciones

financieras, obligaciones patrimoniales o negocios jurídicos con personas o

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entidades cuando pueda suponer un conflicto de intereses con las obligaciones

de su puesto público;

7. No aceptarán ningún trato de favor o situación que implique privilegio o

ventaja injustificada, por parte de personas físicas o entidades privadas;

8. Actuarán de acuerdo con los principios de eficacia, economía y eficiencia, y

vigilarán la consecución del interés general y el cumplimiento de los objetivos

de la organización;

9. No influirán en la agilización o resolución de trámite o procedimiento

administrativo sin justa causa y, en ningún caso, cuando ello comporte un

privilegio en beneficio de los titulares de los cargos públicos o su entorno

familiar y social inmediato o cuando suponga un menoscabo de los intereses

de terceros;

10. Cumplirán con diligencia las tareas que les correspondan o se les encomienden

y, en su caso, resolverán dentro de plazo los procedimientos o expedientes de

su competencia;

11. Ejercerán sus atribuciones según el principio de dedicación al servicio público

absteniéndose no solo de conductas contrarias al mismo, sino también de

cualesquiera otras que comprometan la neutralidad en el ejercicio de los

servicios públicos;

12. Guardarán secreto de las materias clasificadas u otras cuya difusión esté

prohibida legalmente, y mantendrán la debida discreción sobre aquellos

asuntos que conozcan por razón de su cargo, sin que puedan hacer uso de la

información obtenida para beneficio propio o de terceros, o en perjuicio del

interés público.

Art. 20.- De los principios de conducta de los servidores públicos del

GADPZCH.- El desenvolvimiento de los servidores públicos del GADPZCH en

el cumplimiento de sus funciones, será demostrando los siguientes principios

básicos de conducta:

1. Tratarán con atención y respeto a los ciudadanos que concurran el procura de

servicios Institucionales de cualquier naturaleza, a sus superiores y a los

restantes empleados públicos;

2. El desempeño de las tareas correspondientes a su puesto de trabajo se realizará

de forma diligente y cumpliendo la jornada y el horario establecidos;

3. Obedecerán las instrucciones y órdenes profesionales de los superiores, salvo

que constituyan una infracción manifiesta del ordenamiento jurídico, en cuyo

caso las pondrán inmediatamente en conocimiento de los órganos de

inspección procedentes amparados en lo establecido en el artículo 83 de la

Constitución de la república;

14

4. Informarán a los ciudadanos sobre aquellas materias o asuntos que tengan

derecho a conocer, y facilitarán el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento

de sus obligaciones;

5. Administrarán los recursos y bienes públicos con austeridad, y no utilizarán

los mismos en provecho propio o de personas allegadas. Tendrán, asimismo, el

deber de velar por su conservación;

6. Se rechazará cualquier regalo, favor o servicio en condiciones ventajosas que

vaya más allá de los usos habituales, sociales y de cortesía, sin perjuicio de lo

establecido en el Código Penal;

7. Garantizarán la constancia y permanencia de los documentos para su

transmisión y entrega a sus posteriores responsables;

8. Mantendrán actualizada su formación y cualificación;

9. Observarán las normas sobre seguridad y salud laboral;

10. Pondrán en conocimiento de sus superiores o de los órganos competentes

todas las propuestas que consideren adecuadas para mejorar el desarrollo de

las funciones de la Dirección en la que estén destinados;

Art. 21.- De las bases de una ética organizacional.- La UATH del Gobierno

Provincial, en el implantamiento del Código de Ética Institucional, procurará:

1. Vivir de acuerdo con cinco valores fundamentales, Igualdad, Respeto,

Libertad, Dialogo, Solidaridad;

2. Una cultura organizacional con valores comunes para sus miembros;

3. Luchar por alcanzar la satisfacción de todos los agentes involucrados en el

desarrollo de Zamora Chinchipe, sean estos: clientes institucionales,

directivos, servidores públicos, trabajadores empleados, proveedores, en fin

con todo ciudadanos que procuren el interés de servicio institucional;

4. Asumir la responsabilidad social frente a los órganos de control por sus

actuaciones; y,

5. Sopesar más el contrato moral entre la Institución y sus integrantes y

asociados que el mero contrato legal;

Sección 4ta.

De las Estrategias del Control Interno

Art. 22.- De la administración estratégica.- El GADPZCH, mediante la

expedición de esta Ordenanza pone en funcionamiento el sistema de planificación,

así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el

cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.

15

El GADPZCH, requiere para su gestión, la implantación de un sistema de

planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y

evaluación de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que

considerarán como base la función, misión y visión institucionales y que tendrán

consistencia con los planes del gobierno provincial y los lineamientos del

organismo técnico de planificación.

Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y

contendrán: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que

se impulsarán en el período anual, documento que deberá estar vinculado con el

presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y la

disponibilidad real de los recursos.

La formulación del plan operativo anual deberá coordinarse con los procesos y

políticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas

del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), las directrices del sistema de

presupuesto, así como el análisis pormenorizado de la situación y del entorno.

Asimismo, dichas acciones se diseñarán para coadyuvar el cumplimiento de los

componentes de la administración estratégica antes mencionada. Como toda

actividad de planificación requiere seguimiento y evaluación permanente.

El análisis de la situación y del entorno se concretará considerando los resultados

logrados, los hechos que implicaron desvíos a las programaciones precedentes,

identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y

futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco

de calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación,

cumplimiento, seguimiento y evaluación, deben plasmarse en documentos

oficiales del GADPZCH a difundirse entre todos los niveles de la organización y a

la comunidad en general.

Art. 23.- De los indicadores de gestión.- Todas las áreas administrativas de

acuerdo al 77 numeral 2.b), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado está en la obligación de establecer y utilizar los indicadores de gestión,

medidas de desempeño u otros factores para evaluar la gestión en la

correspondiente Dirección de área y el rendimiento individual de los servidores

públicos de la Institución.

CAPÍTULO V

DE LAS POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE TALENTO HUMANO

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA, DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Y

COMPETENCIA PROFESIONAL

Art. 24.- Políticas y prácticas de talento humano.- El control interno incluirá

las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y

administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el

desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio.

16

El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que

debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su más elevado

rendimiento. Es responsabilidad de la UATH del Gobierno Provincial, buscar la

satisfacción personal en el trabajo que realiza cada servidor público, procurando su

enriquecimiento humano y técnico, desechando el acoso administrativo como

mecanismo disciplinario.

La administración del talento humano, constituye una parte importante del

ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético

desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas

diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación,

clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del

desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así

como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.

Art. 25.- Estructura organizativa.- El Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe cuenta con la Ordenanza que expide el Estatuto

Sustitutivo al Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, el mismo

que en forma permanente y de acuerdo a las necesidades institucionales deberá ser

actualizado; la responsabilidad de la actualización permanente corresponde a la

Unidad de Administración del Talento Humano-UATH, la que deberá hacer

constar las responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los

niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.

La UATH, de acuerdo a la estructura organizacional, establecerá el

correspondiente plan de talento humano necesario para el cumplimiento de las

obligaciones Institucionales y someterlas a la aprobación de la Prefecta o Prefecto

de conformidad con la facultad concedida en el artículo 50 literal h) del Código

Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.

La Estructura Organizativa del GADPZCH, está integrada por los siguientes

procesos:

1. PROCESOS GOBERNANTES

a) EL NIVEL LEGISLATIVO Y DE FISCALIZACIÓN:

Lo constituye el Consejo Provincial en Pleno, integrado por la Prefecta o Prefecto,

Viceprefecta o Viceprefecto, los Consejeros(as) Provinciales; y, las Comisiones

que se establezcan de conformidad el Código Orgánico de Organización

Territorial, Autonomía y Descentralización y demás Leyes que rige la materia.

Comisiones Permanentes.

b) EL NIVEL EJECUTIVO

Prefecta o Prefecto

17

Viceprefecta o Viceprefecto.- Subroga al Prefecto de conformidad con los

Arts. 51 y 52 del COOTAD.

2. PROCESOS AGREGADOS DE VALOR

Dirección de Obras Públicas

Fiscalización

Gestión Vial

Infraestructura

Dirección de Gestión Turística e Interculturalidad

Artes y Patrimonio Cultural

Fortalecimiento de Pueblos y Nacionalidades

Juventudes, Deportes y Recreación

Dirección de Gestión Ambiental

Manejo de Recursos Naturales

Calidad Ambiental

Comisaría Ambiental

Dirección de Fomento Productivo

Producción Agropecuaria

Desarrollo Turístico

Desarrollo Comunitario

3. PROCESOS HABILITANTES

Dirección de Procuraduría Síndica

Contrataciones

Convenios

Patrocinio Judicial

Estudios Legales

Dirección de Gestión para la Cooperación Internacional

Relaciones internacionales

Cooperación científica y tecnológica

Dirección de Planificación

Gestión Territorial

Gestión de Proyectos

Estudios Diseños y Presupuesto

Estadística e información

Gestión de Riesgos

18

Dirección de Comunicación Social

Comunicación para el desarrollo, radio y televisión

Comunicación interna, y protocolo

Telemática e imagen virtual del Gobierno Provincial

4. EL NIVEL DE APOYO

Dirección Administrativa

Contratos y Adquisiciones de ínfima cuantía

Cómputo

Servicios Institucionales Generales y supervisión de los valores del talento

humano Institucional.

Seguridad y Guardianía

Cotización

Unidad Administrativa del Talento Humano

Desarrollo Institucional

Bienestar Social

Seguridad Industrial e Higiene

Secretaría General

Prosecretaria

Asistente de Secretaría General

Recepción y archivo

Copiado

Encuadernación

Dirección Financiera

Ejecución Presupuestaria

Tesorería

Contabilidad

Bodega General

Dirección de Maquinaria

Transporte

Mecánica General

Guardalmacén

Dirección de Compras Públicas

Unidad de Procesos Dinámicos y Especiales

Unidad de Procesos Comunes

Unidad del Usuario Administrador

19

5. PROCESOS DESCONCENTRADOS

Patronato de amparo social

Distritos de Trabajo.

Empresas públicas

Art. 26.- Delegación de autoridad.- La asignación de responsabilidad, la

delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrecen una

base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y

requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de

información y autorizaciones para efectuar cambios.

La delegación de funciones o tareas conllevará, no sólo la exigencia de la

responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades

correspondientes, sino también la asignación de la autoridad necesaria, a fin de

que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su

cometido de manera expedita y eficaz.

Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas

como dictadas por la autoridad delegante. El delegado será personalmente directo

responsable de las decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de la

delegación.

Art. 27.- Competencia profesional.- La Prefecta o Prefecto y los directores de

área del GADPZCH, reconocerán como elemento esencial, las competencias

profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y

responsabilidades asignadas.

La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a

asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen

entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control

interno.

Las servidoras y servidores públicos del GADPZCH, mantendrán un nivel de

competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,

implantación y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones

para poder alcanzar los objetivos y la misión de la entidad.

Los directores de área del GADPZCH, especificarán en los requerimientos de

personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a

desarrollarse en las áreas correspondientes. Así mismo, los programas de

capacitación estarán dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos.

Art. 28.- Coordinación de acciones organizacionales.- La Prefecta o Prefecto,

en coordinación con los directores de área del GADPZCH, establecerá las medidas

propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la

responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control

interno.

20

Las servidoras y servidores públicos del GADPZCH participarán activamente en

la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el

diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan

sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.

La Prefecta o Prefecto, los funcionarios, las servidoras y servidores públicos del

GADPZCH, en el ámbito de sus competencias, son responsables de la aplicación y

mejoramiento continuo del control interno así como establecerá los mecanismos

de relación entre la administración principal y las que operen en localizaciones

geográficamente apartadas.

El control interno, de conformidad con lo prescrito en esta Ordenanza, son de

cumplimiento obligatorio por parte de los funcionarios, las servidoras y servidores

de las unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y

transacciones del GADPZCH, desarrolle sus acciones de manera coordinada y

coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para

el logro de los objetivos en favor de los habitantes de la Provincia Zamora

Chinchipe.

Art. 29.- Adhesión a las políticas institucionales.- Las servidoras y servidores de

las entidades, observarán las políticas institucionales expuestas en el artículo 6 de

esta Ordenanza y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo.

En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores

observarán las políticas generales y las específicas aplicables a sus respectivas

áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la Prefecta o Prefecto y

los directores de área del GADPZCH, quienes además instaurarán medidas y

mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas.

Los niveles de dirección y jefatura se asegurarán de la adhesión a las políticas

institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores

adecuados.

CAPÍTULO VI

DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Art. 30.- De la Unidad de Auditoría Interna.- La auditoría interna es una

actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría, concebida para

agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema de

control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros,

legales, operativos, estratégicos y gestión de riesgos.

El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, cuenta

con la Unidad de Auditoría Interna organizada, con independencia y con los

recursos necesarios para que brinde asesoría oportuna y profesional en el ámbito

de su competencia, agregando valor a la gestión institucional y garantía razonable

de que la gestión de la máxima autoridad y demás servidoras y servidores, se

realiza con apego a las normas vigentes.

21

Para el cumplimiento de sus funciones el Auditor Interno, designado por el señor

Contralor General del Estado de conformidad con lo que establece el 2do, inciso

del artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su

calidad de Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, con el fin de prestar asesoría y

realizar la evaluación integral de la institución, el personal de auditoría interna de

gestión, deberá ser de carácter multidisciplinario.

Mediante técnicas y procedimientos de auditoría, evaluará la eficiencia del

sistema de control interno a través de:

1. Evaluación de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el

cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los

objetivos institucionales.

2. Proporcionará asesoría en materia de control a las autoridades, niveles

directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar la mejora de

sus procesos y operaciones.

3. El auditor de la Unidad de Auditoría Interna del GADPZCH, actuará con

criterio independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas y no

intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos financieros,

administrativos, operativos y ambientales.

4. En atención a lo dispuesto en el último inciso del artículo 14 de la LOCGE, el

auditor interno del GADPZCH elaborará el plan correspondiente de las

necesidades operativas y logísticas, que será presentado a la Prefecta o

Prefecto, para su respectiva atención, con el fin de establecer el adecuado

desenvolvimiento de la Unidad de Auditoría Interna de la Institución.

TÍTULO II

DE LOS RIESGOS INTITUCIONALES

CAPÍTULO ÚNICO

MECANISMOS PARA IDENTIFICAR, ANALIZAR Y

TRATAR LOS RIESGOS

Art. 31.- Evaluación del Riesgo.- La Prefecta o Prefecto establecerá los

mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está

expuesto el GADPZCH para el logro de sus objetivos.

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría

perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La Prefecta o Prefecto,

el nivel directivo y todo el personal del GADPZCH serán responsables de efectuar

el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias,

técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas

identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la

ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.

Art. 32.- Identificación de riesgos.- Los directores de área del GADPZC

identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales

22

debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas

pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.

Los factores externos pueden ser:

a) Económicos;

b) Políticos;

c) Tecnológicos;

d) Sociales; y,

e) Ambientales.

Los internos incluyen:

a) La infraestructura;

b) El personal;

c) La tecnología; y,

d) Los procesos.

Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la

búsqueda de sus objetivos.

La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado

a la estrategia y planificación.

Art. 33.- Del mapa de riesgos.- Cada Dirección Administrativa del GADPZCH,

en este proceso realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y

con la especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con

terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que

se puedan afrontar.

Algo fundamental para la evaluación de riesgos es la existencia de un proceso

permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales,

económicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que

sean necesarias.

La Auditoría Interna en forma conjunta con el Director de Planificación o su

Delegado que será permanente del GADPZCH, en forma periódica y continua

revisarán los perfiles de riesgo y controles para asegurar que el mapa del riesgo

siga siendo válido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y

proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la

medida en que los riesgos cambien con el tiempo.

23

Art. 34.- Plan de mitigación de riesgos.- Los directivos del GADPZCH,

realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y documentando una

estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que

puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.

En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que

incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando

responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos técnicos,

describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar,

detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias

del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los

reportes, documentos y las comunicaciones necesarias.

Los directivos del GADPZCH, desarrollarán planes, métodos de respuesta y

monitoreo de cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios

para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la

administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto

negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a

los cambios.

Art. 35.- Responsabilidad de los directores de las áreas administrativas del

GADPZCH.- Los directores de las diferentes áreas administrativas del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe (GADPZCH), están

obligados a presentar el Plan de Riesgos del área de su competencia a la Prefecta o

Prefecto, quien a su vez en calidad de máxima autoridad de la Institución

dispondrá que la Dirección de Planificación consolide dichos Planes en uno

general que demuestre los riesgos a los que está expuesta la Institución en el

cumplimiento de sus objetivos y competencias exclusivas; así como las propuestas

de mitigación.

Art. 36.- Valoración de los riesgos.- La valoración del riesgo estará ligada a

obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar

su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y

servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus

objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que

se hayan decidido evaluar.

La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas,

probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia,

mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos

supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos

pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación

con los estimados.

La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles de

cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico.

Art. 37.- De los factores de riesgo.- Se consideran factores de alto riesgo

potencial:

24

1. Los programas o actividades complejas.

2. El manejo de dinero en efectivo.

3. La alta rotación y crecimiento del personal.

4. El establecimiento de nuevos servicios.

5. Sistemas de información rediseñados.

6. Crecimientos rápidos.

7. Nueva tecnología, entre otros.

La valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

Art. 38.- Respuesta al riesgo.- Los directivos del GADPZCH identificarán las

opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en

relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio.

La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una

respuesta son parte integral de la administración de los riesgos.

Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser:

Evitar.- Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan;

Reducir.- La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para tratar

con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción de su

probabilidad e impacto;

Compartir.- El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la

transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo; y,

Aceptar.- La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad

o el impacto.

Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada

riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A

partir de la selección de una respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base

residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de riesgo residual por

causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.

TÍTULO III

DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

25

Art. 39.- De las actividades de control.- La Prefecta o Prefecto en forma

conjunta con el Auditor Interno y las servidoras y servidores responsables del

control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y

procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos

institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de

acceso a los sistemas de información.

Las actividades de control en el GADPZCH se dan en toda la Institución, en todos

los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de

control de detección y prevención, tales como:

a) Separación de funciones incompatibles;

b) Procedimientos de aprobación y autorización;

c) Verificaciones;

d) Controles sobre el acceso a recursos y archivos;

e) Revisión del desempeño de operaciones;

f) Segregación de responsabilidades de autorización;

g) Ejecución;

h) Registro y comprobación de transacciones; y,

i) Revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e

incumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar

consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar

relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.

La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser

precedido por un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad,

conveniencia y contribución en relación con el logro de los objetivos, es decir, se

deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un control no

supere el beneficio que pueda obtener.

CAPÍTULO II

SEPARACIÓN DE FUNCIONES Y ROTACIÓN DE

LABORES Y DE LA DE LA SUPERVISIÓN

Art. 40.- Separación de funciones y rotación de labores.- La Prefecta o Prefecto

y los directores de área del GADPZCH tendrán cuidado al definir las funciones de

sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que

exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del

riesgo de errores o acciones irregulares.

26

Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el

riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo

para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u

operación.

La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los

flujogramas y en la descripción de cargos del GADPZCH.

Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la conveniencia de rotar

sistemáticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines,

siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.

La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control, es un

mecanismo eficaz para evitar actos reñidos con el código de ética de la entidad u

organismo.

Art. 41.- Autorización y aprobación de transacciones y operaciones.- La

Prefecta o Prefecto, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos,

procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el

control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que

sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos.

Las autorizaciones que emita la Prefecta o Prefecto, estarán respaldadas por el

respectivo informe de viabilidad del área financiera o administrativa requirente,

quien será responsable de la información otorgada al superior, debiéndose para

ello, respaldarse en los contenidos legales vigentes con relación a la materia de

que se trate y responderá de conformidad con la ley si indujera al error.

La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que

las tareas que desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas

dentro de sus respectivas competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas

por la dirección, en concordancia con el marco legal y lo establecido en esta

Ordenanza.

Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, serán conscientes de la

responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarán actividades que no les

corresponda.

Art. 42.- De la Supervisión.- Los directores de área del GADPZCH, establecerán

procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que

cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los

objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control

interno.

La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para

asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas,

regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico;

comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los

objetivos de la institución.

27

Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes son

apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y

eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la

entidad.

TÍTULO IV

DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-PRESUPUESTO

CAPÍTULO I

DE LA RESPONSABILIDAD DEL CONTROL

Art. 43.- Responsabilidad del control.- El Director Financiero del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, en atención con lo

establecido en el Art. 340 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, constituye la máxima autoridad financiera del

GADPZCH, de conformidad con lo establecido en esta Ordenanza y las

disposiciones del señor Prefecto relacionadas con la materia. El Director

Financiero dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia a

su cargo, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento

de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales,

reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que

regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.

La Dirección Financiera del GADPZCH delineará los procedimientos de control

interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución,

evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los

objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para su

consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad

presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y

gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en

el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente.

En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se

observarán los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación,

equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia,

flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que

vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el

aspecto financiero, como en las metas fiscales del Gobierno Provincial.

La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar

y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y

actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso

de los recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administración financiera tales como:

Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina,

Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e

implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos

por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la

28

finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de

transparencia y rendición de cuentas.

Sin perjuicio de las atribuciones establecidas en el Orgánico Funcional de la

Institución, el Director Financiero cumplirá las siguientes obligaciones específicas:

1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de

administración financiera del GADPZCH.

2. Vigilar la incorporación de los procesos específicos de control interno, dentro

del sistema financiero.

3. Asegurar el funcionamiento del control interno financiero.

4. Adoptar medidas para el funcionamiento del sistema de administración

financiera.

5. Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto del GADPZCH al órgano

que debe aprobarlo, cuando dicha función le esté atribuida, y colaborar en su

perfeccionamiento.

6. Entregar con oportunidad la información financiera requerida, a las distintas

Direcciones de Área del GADPZCH y a los organismos que lo requieran.

7. Asesorar al Consejo Provincial y la Prefecta o Prefecto para la adopción de

decisiones en materia de administración financiera.

8. Asegurar la liquidación y pago oportuno de toda obligación del GADPZCH.

9. Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de

la misma manera.

10. Cumplir las demás obligaciones señaladas en la ley y en otras normas

reglamentarias.

Art. 44. Del Control previo al compromiso.- Se denomina control previo, al

conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos del

GADPZCH, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración

del talento humano, financieros y materiales.

En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas

designadas verificarán previamente que:

1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la

entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes

operativos anuales y presupuestos.

2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios

para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma.

29

3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no

comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

Art. 45.- Control previo al devengado.- Previa a la aceptación de una obligación,

o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes,

servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las

servidoras y servidores públicos del GADPZCH, encargados del control

verificarán:

1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción

financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control

previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización

respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética.

2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad

y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a

bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que

evidencien la obligación o deuda correspondiente.

3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al

compromiso efectuado.

4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los

presupuestos de ingresos.

5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que

respalde los ingresos.

6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos

del ingreso.

7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen

su proceso.

Art. 46.- Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por

resultados.- La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la

gestión del GADPZCH, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y

medición de los avances físicos y financieros obtenidos.

La evaluación presupuestaria comprende la determinación del comportamiento de

los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las

metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual

institucional.

El Director Financiero determinará el grado de cumplimiento de los techos

establecidos en la programación financiera y las causas de las variaciones

registradas.

30

La evaluación, también permite determinar la ejecución y el comportamiento de

los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la

programación inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las

metas esperadas en términos de ahorro, resultado financiero y estructura del

financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecución acumulada con relación

al presupuesto codificado vigente.

El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los

niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los

programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo

planificado, además, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto,

para su corrección oportuna.

De conformidad con lo establecido en esta Ordenanza, la Dirección Financiera del

GADPZCH, es la responsable de la ejecución presupuestaria; así como del

seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los

niveles de recaudación óptima de los ingresos y ejecución efectiva de los gastos, lo

cual será informado pormenorizadamente a la Prefecta o Prefecto del Gobierno

Provincial.

La Dirección Financiera en su calidad de responsable de la ejecución y evaluación

presupuestaria, comprobará que el avance de las obras ejecutadas concuerden con

los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades

permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos

contractualmente.

Mantendrá procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del ciclo

presupuestario, tales como:

1. Controles sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional,

formulación y aprobación.

2. Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

3. Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación o

devengado.

4. Controles a las fases de ejecución, evaluación, clausura, liquidación y

seguimiento.

CAPÍTULO II

DE LA TESORERÍA

Art. 47.- De la Determinación y recaudación de los ingresos.- La máxima

autoridad financiera del GADPZCH y el servidor encargado de la administración

de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del

presupuesto de las entidades y organismos del sector público, serán los

responsables de la determinación y recaudación de los ingresos, en concordancia

con el ordenamiento jurídico vigente.

31

Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios,

de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza

económica en:

Corrientes;

De capital; y,

Financiamiento.

Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del

sector público obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones,

derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a

través de las cuentas rotativas de ingresos aperturadas en los bancos

corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas

institucionales disponibles en el depositario oficial.

La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por

medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las

cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque

certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados

en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos

autorizados, durante el curso del día de recaudación o máximo el día hábil

siguiente.

Art. 48.- Constancia documental de la recaudación.- El GAPZCH, a través del

servidor público competente que recaude o reciba recursos financieros, en

concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que el

Estado sea responsable, otorgarán un comprobante de ingreso preimpreso y

prenumerado.

Por cada recaudación que realice el GADPZCH, por cualquier concepto, se

entregará al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y

prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirán con los

requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarán

las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan

al Tesoro Nacional. Diariamente se preparará, a modo de resumen, el reporte de

los valores recaudados.

El GADPZCH por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la

venta de bienes y servicios, sin que medie la comercialización de especies

valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo

rector en materia tributaria.

EL GADPZCH, a través de la Dirección Financiera mantendrá un control interno

estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudación de

recursos.

En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificarán

documentadamente mediante controles administrativos.

32

Art. 49.- Especies valoradas.- Las especies valoradas emitidas, controladas y

custodiadas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del

régimen seccional autónomo (GADPZCH), se entregarán al beneficiario por la

recepción de un servicio prestado por parte del Gobierno Provincial.

Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán

obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta

rotativa de ingresos en los bancos corresponsales.

La Tesorera o Tesorero del GADPZCH en el manejo de especies valoradas,

llevarán registros sobre la emisión, venta y baja de estos documentos y su

existencia será controlada mediante cuentas de orden.

Art. 50.- Verificación de los ingresos.- La Tesorera o el tesorero del GADPZCH,

efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los depósitos

realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de

controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial.

La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las

recaudaciones y su registro contable.

El Director Financiero del GADPZCH, encargado de la administración de los

recursos, evaluará permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y

depósitos y adoptará las medidas que correspondan.

Art. 51.- Medidas de protección de las recaudaciones.- La Prefecta o Prefecto y

el Director Financiero del GADPZCH, como funcionario encargado de la

administración de los recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos

que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en

tránsito para depósito en los bancos corresponsales.

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado

por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al

recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con

mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de

comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de

seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en

bancos que ofrezcan este servicio.

Art. 52.- Cuentas corrientes bancarias.- A la Cuenta Corriente Única del Tesoro

Nacional ingresarán todos los recursos provenientes de cualquier fuente que

alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos seccionales, a

través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban

mantenerse en función de los convenios internacionales que el país mantiene con

otros países y las que correspondan a las empresas del Estado.

La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario

oficial será autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro

33

Nacional; ninguna institución pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario

oficial de los fondos públicos.

Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes

bancarias en el sistema financiero nacional serán autorizadas por el depositario

oficial, sobre la base del informe técnico emitido por el ente rector de las finanzas

públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad u organismo público y su

número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado

control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y

servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y

control de las cuentas bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos

financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable, ni de

autorización de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo

serán obligatoriamente caucionados.

Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de

donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional se

dividirá en cuentas auxiliares: entre otras la denominada cuentas para la provisión

del pago de la deuda pública.

Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos

para la provisión de pagos de amortización e intereses de la deuda pública interna

y externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Única.

Art. 53.- Conciliaciones bancarias.- La conciliación bancaria es un proceso que

se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los registros contables como el saldo

según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y periódicamente

por lo menos una vez al mes.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro

bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una

fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones

pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables y

bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la Unidad

Administrativa de Tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la

contabilidad.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será

efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción,

depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones

relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en

tiempo real, El Director Financiero de la Entidad velará para que las aplicaciones

incorporen los controles de carga y validación de la información, el registro

manual o automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estén

respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas en

línea.

34

Art. 54.- Control previo al pago.- Las servidoras y servidores del GADPZCH,

designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques,

devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las

siguientes disposiciones:

a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible,

con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y

contratos debidamente suscritos;

b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de

caja autorizada;

c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los

documentos auténticos respectivos;

d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al

reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y,

e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto.

Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan

un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que

demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados.

Art. 55.- Pagos a beneficiarios.- El sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno

de las obligaciones del GADPZCH y utiliza los recursos de acuerdo con los planes

institucionales y los respectivos presupuestos aprobados.

El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad

responsable del Tesoro Nacional al Depositario Oficial de los fondos públicos;

dichas obligaciones se registrarán apropiadamente por las instituciones y se

solicitarán de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye

el servicio de la deuda pública.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la

cuenta correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los

valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el

depositario oficial de los fondos públicos, siendo ésta la única forma de pago

prevista para el mencionado sector.

En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el sistema será

posterior a los pagos efectuados.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas

mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los

beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional,

registradas en la base de datos del sistema previsto para la administración de los

servicios públicos.

35

Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que

los beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La

cuenta virtual es un proceso de pagos vía electrónica que define en un solo débito

la salida de recursos a través de la entidad bancaria, proceso que norma el

organismo rector de las finanzas públicas.

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán

exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las

instituciones del sector público, el cumplimiento de los requisitos necesarios para

respaldar una obligación legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la

entidad solicitante.

Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a excepción de

los gastos que se realizan a través de la caja chica.

Art. 56.- Cumplimiento de obligaciones.- Las obligaciones contraídas por el

GADPZCH serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el

efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un

índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar

recargos, intereses y multas.

Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso,

aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y

adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por

mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de

responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado,

por acción u omisión.

Art. 57.- Utilización del flujo de caja en la programación financiera.- El

GADPZCH, para la correcta utilización de los recursos financieros, elaborarán la

programación de caja, en la que se establecerá la previsión calendarizada de las

disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo

compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las

disponibilidades.

La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la

previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de

fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,

permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con

la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

La programación se podrá modificar en función de la evaluación de los ingresos

efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas

aprobadas; esta modificación será aprobada por el Consejo del GADPZCH.

El GADPZCH, a través de la Dirección Financiera elaborará el flujo de caja con el

objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con

el plan operativo anual y los planes estratégicos institucionales.

36

Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las

proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de

financiamiento a corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio

presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria,

de acuerdo con las necesidades.

Art. 58.- Control y custodia de garantías.- En los contratos que celebre el

GADPZCH, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigirá a los

oferentes o contratistas la presentación de las garantías en las condiciones y

montos señalados en la ley.

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de:

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de

servicios, incluidos los de consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el

pago de anticipos, previo a la entrega de una garantía, en las condiciones y montos

señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Igualmente, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes

sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentación de

garantías de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no

pudiendo la Tesorería efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este

requisito.

La Tesorería del GADPZCH, ejercerá un control adecuado y permanente de las

garantías con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

a) Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de

garantías contempladas en las disposiciones legales vigentes;

b) La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y

se verificará que cumplan con los requisitos señalados en la ley;

c) Custodia adecuada y organizada de las garantías; y,

d) Control de vencimientos de las garantías recibidas.

La Tesorería informará oportunamente al Director Financiero como ente del nivel

superior sobre los vencimientos de las garantías a fin de que se tomen las

decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el

caso.

Art. 59.- Transferencia de fondos por medios electrónicos.- Toda transferencia

de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en documentos que aseguren

su validez y confiabilidad.

La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre

entidades agilita la gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos

electrónicos dinamizan la administración de las transacciones financieras por la

37

velocidad que imprimen, no generan documentación inmediata que sustente la

validez, propiedad y corrección de cada operación; aspectos que limitan la

aplicación de controles internos convencionales.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar,

enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será

restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie más conocerá

la serie completa de claves utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el

sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas por el

signatario de las claves respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes

automáticos diarios, que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata

de la transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de

destino de los recursos.

El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro

medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la

naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la

obtención de los documentos originales.

Por efectos de seguridad el GADPZCH, a través de la Dirección Financiera,

Contabilidad y Tesorería, en su área respectiva mantendrán archivos electrónicos

y/o físicos.

Art. 60.- Inversiones financieras, adquisición y venta.- El GADPZCH, podrá

invertir los excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional,

para lo cual se considerará la mejor opción para el Estado y las indicadas

entidades. En todo caso, si la Institución realizare inversiones financieras de

adquisición y venta, se regirá por las disposiciones legales vigentes y las Normas

de Control Interno dictadas por la Contraloría General del Estado.

Art. 61.- Inversiones financieras, control y verificación física.- La Máxima

Autoridad Financiera del GADPZCH y los servidores públicos que laboren en el

área de finanzas, mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada

tipo de inversión corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u

otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable

proporcionará el control que asegure que han sido registradas debidamente y que

los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.

Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un

mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de

confiabilidad en la información, estos registros serán constantemente actualizados

a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas

independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarán

constataciones físicas de los valores fiduciarios existentes.

38

Esta acción será efectuada por la Unidad de Auditoría Interna y/o por una

comisión nombrada para el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad

del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma

trimestral o semestral.

Art. 62.- Funciones específicas de la Tesorera o Tesorero del GAPZCH.- En

atención a la delicadeza de las funciones que desempeña, será una funcionaria o

funcionario de libre nombramiento y remoción (Art. 359-COOTAD), será

designado por la Prefecta o Prefecto cumpliendo los requisitos establecidos en la

ley. El tesorero será responsable ante la máxima autoridad financiera del

cumplimiento de sus deberes y atribuciones, los cuales están determinadas en la

Ordenanza que Expide el Estatuto Sustitutivo al Reglamento Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial

de Zamora Chinchipe y que son:

a) Efectivizar el cobro de las asignaciones a favor del Gobierno Provincial de

Zamora Chinchipe;

b) Presentar estados diarios de los ingresos y egresos al Director Financiero;

c) Pagar los valores debidamente legalizados por los ordenadores de gasto y de

pago, con las planillas, facturas y demás documentos que legalicen el egreso;

d) Custodiar los fondos recaudados, garantías y valores que pertenecen al

Gobierno Provincial;

e) Depositar oportunamente los valores recaudados en la forma como se han

recibido;

f) Suscribir conjuntamente con el Director Financiero los cheques de las

diferentes cuentas de la Corporación;

g) Ejercerá la jurisdicción coactiva de conformidad con lo previsto en los

artículos 350 y 351 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización;

h) Cumplir lo dispuesto en las leyes, ordenanzas, reglamentos, normas y

procedimientos que rigen las actividades financieras aplicables para el sector

público;

i) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de las

operaciones a su cargo, de conformidad a las leyes, ordenanzas, reglamentos,

contratos y convenios;

j) Realizar el pago de los valores debidamente autorizados a los beneficiarios,

terceros, proveedores, contratistas y otros, previa a la verificación de la

documentación sustentatoria y del cumplimiento de las disposiciones legales;

39

k) Realizar pagos por otros conceptos no especificados en los literales anteriores,

verificando que el Control Previo al compromiso y a la obligación se haya

cumplido;

l) Mantener actualizado el archivo de los documentos que sustentan los pagos

que se originen en el Departamento;

m) Tramitar las órdenes de transferencias de fondos y los detalles de pago de

conformidad con las normas e instrucciones relacionadas con el sistema de

pago por red Bancaria;

n) Mantener actualizado el registro y archivo de cheques emitidos y no pagados;

o) Actuar como agente de retención de los valores y conceptos establecidos en

las disposiciones legales y reglamentarias;

p) Efectuar cruce de información entre el GADPZCH y SRI mediante la

confrontación de operaciones Auto-declaradas, realizadas mensualmente por

pago de adquisiciones servicios y otros;

q) Verificar el cálculo del Impuesto al Valor Agregado IVA de pagos realizados

y efectuar el trámite para las devoluciones de acuerdo a lo dispuesto en la ley

de Régimen Tributario Interno;

r) Recibir y mantener en custodia las garantías y otros valores fiduciarios que

sean entregados a favor de la Corporación y devolver previa orden escrita de

la Autoridad competente;

s) Efectuar inversiones con Instituciones Públicas de conformidad con lo que

establece la ley;

t) Mantener en custodia y realizar el seguimiento de las acciones y certificados

de inversiones efectuadas por la Corporación con Empresas Públicas,

Semipúblicas y Privadas; y,

u) Mantener debidamente actualizados a la fecha los siguientes libros de soporte:

Libro caja bancos;

Registro, actualización y custodia y control de garantías y valores;

Retenciones, declaraciones y reclamos al SRI;

Emisión y entrega de comprobantes de retención;

Flujo de caja;

Pagos y transferencias bancarias;

Informes de garantías, valores y títulos de crédito;

Emisión y ejecución de Títulos de crédito y coactivas (jurisdicción

coactiva);

Informe de recaudaciones (impuestos, tasas

contribuciones, multas y otros).

CAPÍTULO III

40

DE LA DEUDA PÚBLICA

Art. 63.- Gestión de la deuda.- La Prefecta o Prefecto, conjuntamente con los

Directores de Planificación y Financiero del GADPZCH, serán los encargados de

la gestión de la deuda pública deberán establecer y mantener un ambiente de

control que fomente: los valores éticos, las políticas de talento humano que apoyen

los objetivos de gestión de la deuda pública, una estructura organizacional con

claras líneas de responsabilidad y comunicación y sistemas de información

computarizados que incluyan controles de seguridad adecuados.

Se establecerá un ambiente de control ético que involucre a todo el personal que

interviene en la administración de la deuda pública, que identifique los principios

y valores en los que se fundamentarán sus actuaciones, las actitudes de los

administradores respecto de los controles internos, políticas de administración del

recurso humano que interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e

independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores,

aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la

deuda pública.

En la gestión de la deuda pública, se estará en lo dispuesto en la legislación

vigente y en lo establecido en las Normas de Control Interno dictadas por la

Contraloría General del Estado (NCI-404-01/404-11).

CAPÍTULO IV

DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Sección 1ra.

De la Aplicación de los principios y Normas Técnicas

de Contabilidad Gubernamental.

Art. 64.- Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad

Gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental del GADPZCH, se basará en

principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las

operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la

toma de decisiones.

La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos

económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que

constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir información

financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables,

reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y

normas que son obligatorias para los profesionales contables.

Art. 65.- Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe.- El

Sistema de Contabilidad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Zamora Chinchipe-GADPZCH, se sustentará en la normativa vigente para la

Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros:

La planificación y organización contable;

41

Objetivos,

Procedimientos,

Registros,

Reportes,

Estados financieros;

Información gerencial; y,

Los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.

La Dirección Financiera del GADPZCH son responsables de establecer y

mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros señalados por las

disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para satisfacer las

necesidades de información financiera de los distintos niveles de administración,

así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se

requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus

operaciones.

La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control

interno, orientado a que:

1º) Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la

entidad.

2º) Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas

apropiadas y en el período correspondiente.

3º) Se mantenga el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a

control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.

4º) Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.

5º) La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas

contables determinadas por la profesión.

6º) Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las

regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

Art. 66.- Integración contable de las operaciones financieras.- La contabilidad

constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples

usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera

válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y

servidores que administran fondos públicos.

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y

coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de

Administración Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los

subsistemas de Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Nómina,

Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, los clasifica, sistematiza y

ordena, conforme a los principios y normas técnicas que posibilitan el registro y

control de los recursos públicos, permitiendo la producción de información

financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.

42

En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y

presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y

otros.

Sección 2da.

De los respaldos, archivo y registros

Art. 67.- Documentación de respaldo y su archivo.- La máxima autoridad

financiera, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la

conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las

disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.

El GADPZCH dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de

sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras,

operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para

acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios

autorizados, en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de

soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad,

esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su

verificación, comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión

importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y

verificación, antes, durante o después de su realización.

Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la

conservación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en

orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las

disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al

sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a

las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y

conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como

histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal,

técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la

utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de

una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información

existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación

de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de

carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.

Art. 68.- Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación

de información financiera.- Las operaciones deben registrarse en el momento en

43

que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la

entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones.

El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los

mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad

y confiabilidad de la información.

Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos

económicos, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el

catálogo general.

La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la

dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica

organizar y procesar la información, a partir de la cual será elaborada la

información financiera del GADPZCH.

El GADPZCH, a través de la Dirección Financiera está obligado a llevar

contabilidad, presentarán oportunamente la información financiera, de

conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

Art. 69.- Conciliación de los saldos de las cuentas.- Las conciliaciones son

procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada

en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes

internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad

sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y

explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.

Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la

respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de

errores para efectuar los ajustes correspondientes.

Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, serán

independientes del registro, autorización y custodia de los recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia

por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará

por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la máxima

autoridad.

Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el ente rector de

las finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y

patrimonio, serán de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las

normas emitidas para el efecto.

Art. 70.- Formularios y documentos.- El GADPZCH, a través de la Dirección

Financiera, emitirá procedimientos que aseguren que las operaciones y actos

administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada

que los respalde, para su verificación posterior.

En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el

número de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se

44

restringirán las firmas de aprobación y conformidad a las imprescindibles para su

procesamiento.

Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y

los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o

administrativo serán preimpresos y prenumerados. Si los documentos se

obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá generarse

automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la

utilización del mismo número en más de un formulario. Los documentos

prenumerados serán utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual

posibilita un adecuado control.

El Director Financiero del GADPZCH, designará de entre el personal a su cargo,

una servidora o servidor público para la revisión periódica de la secuencia

numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los

documentos faltantes.

En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo

uno nuevo. Si el formulario numerado, es erróneo, será anulado y archivado el

original y las copias respetando su secuencia numérica.

Sección 3ra

De los Anticipos de fondos

Art. 71.- Anticipos de fondos.- Son recursos financieros entregados en calidad de

anticipos destinados a cubrir gastos específicos, garantías, fondos a rendir cuentas,

débitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, serán

adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la

disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y

documentada rendición de cuentas y la devolución de los montos no utilizados.

Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos serán liquidados y su

diferencia depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad,

hasta el 28 de diciembre de cada año, excepto los anticipos a servidoras y

servidores públicos.

La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones

emitidas para el efecto por las entidades competentes.

Las servidoras y servidores responsables de la administración de estos fondos,

presentarán los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados,

con la documentación de soporte o fuente debidamente legalizada.

El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de

información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a

rendición de cuentas o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles

directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden

sobre una gestión eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las

entidades sobre este tipo de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar

45

las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catálogo General de Cuentas

emitido por el Ministerio de Finanzas, así:

a) Anticipos a servidoras y servidores públicos.- El GADPZCH a través de la

Dirección responsable de la gestión financiera podrá conceder anticipos de las

remuneraciones mensuales unificadas u honorarios señalados en el

presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y

servidores de la institución hasta por un monto equivalente al cien por ciento

de la misma. El valor así concedido será recaudado por la Unidad de

Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago

mensual de remuneraciones.

Por excepción y en casos de emergencia debidamente justificados por la

Unidad de Administración de Talento Humano de cada institución, se podrá

conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del

servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la

obligación contraída; el anticipo será descontado de sus haberes dentro del

plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento.

De conformidad con lo establecido en el Art. 255, del Reglamento General de

la Ley Orgánica del Servicio Público, los anticipos de remuneraciones, serán

solicitados a través de la Dirección Administrativa de la Institución que será

responsable del control interno y de la verificación de la capacidad de pago de

cada servidor, en aplicación de la normativa vigente.

La Dirección Financiera concederá con cargo a las remuneraciones mensuales

unificadas y contempladas en el presupuesto institucional, a pedido de las y

los servidores públicos de la institución, sin necesidad de justificación previa,

anticipos de una hasta tres remuneraciones mensuales unificadas considerando

su capacidad de endeudamiento. En caso de anticipos de hasta tres

remuneraciones, el descuento por el anticipo concedido se efectuará

mensualmente, de manera prorrateada durante el plazo convenido, excepto en

el mes de diciembre en el cual el descuento corresponderá por lo menos al

70% de la remuneración mensual unificada de la o el servidor. Los anticipos

de hasta una remuneración se descontarán hasta en un plazo de 60 días. La o el

servidor sólo podrá solicitar y mantener vigente al mismo tiempo uno de los

dos anticipos enunciados anteriormente.

El valor así concedido será recaudado al momento de realizar el pago de las

remuneraciones, por la unidad de gestión financiera institucional o su similar o

quien hiciere sus veces, dentro del plazo solicitado por la o el servidor, que no

podrá exceder de 12 meses, contados desde la concesión del anticipo. En el

caso de las y los servidores públicos con contrato de servicios ocasionales, se

considerará el límite del plazo del contrato para el pago de este anticipo.

No se concederá ninguno de los anticipos enunciados en el mes de diciembre

de cada ejercicio fiscal, ni tampoco podrán proceder a renovación de los

anticipos otorgados mientras no se haya cancelado la totalidad de los mismos.

46

En el caso de que la o el servidor público cese en funciones, el valor que

restare por pagar del anticipo concedido se cubrirá con lo que le

correspondiere por liquidación de haberes, indemnizaciones, compensaciones

e incentivos económicos o mediante la ejecución de garantías personales

otorgadas para la concesión de los anticipos.

Previo a la entrega del anticipo de remuneración, la o el servidor, autorizará

expresamente el débito periódico del valor del anticipo y que en caso de

cesación de funciones o terminación del contrato, se le descuente de su

liquidación de haberes, íntegramente los valores y montos a que hubieren

lugar.

b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura.- Corresponden a

hechos económicos con impacto en las disponibilidades monetarias,

entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a

lo establecido en las cláusulas contractuales relacionadas con la forma de pago

de los contratos.

Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de

anticipos, éstos serán registrados en el sistema.

Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado

a la entrega-recepción de los bienes u obras materia del contrato.

c) Fondos de reposición.- Son valores asignados para un fin específico, que

serán repuestos previa liquidación parcial y mediante la presentación de

documentación sustentatoria debidamente legalizada y serán liquidados al

cumplirse su objetivo. Estos fondos son:

Caja chica institucional y proyectos programados.- El uso de fondos en

efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la

demora en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor

cuantía pueda afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite

la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para

pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado

generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja

chica.

Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en

comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la

reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma

entidad y serán manejados por personas independientes de quienes

administran dinero o efectúan labores contables.

47

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y

permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas

oportunamente.

Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas.- Son valores

fijos asignados para el cumplimiento de un fin específico y se mantendrán

depositados en una cuenta bancaria.

Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que

fueron asignados; la cuenta bancaria será cerrada una vez cumplido el

propósito para el que fue creada.

Estos fondos deben restringirse al mínimo posible; su reposición se

realizará a base de la documentación remitida por el responsable del

manejo del fondo para su debido registro.

La emisión del cheque o la nota de crédito cuando se trate de

transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable

de los desembolsos del fondo.

Fondos a rendir cuentas.- Constituyen una cantidad de dinero,

destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados

por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad específica,

serán asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se

pueden atender normalmente y están sujetos a liquidación dentro del

mismo mes en que fueron entregados, previa presentación de la

documentación debidamente legalizada que respalden los egresos

realizados.

De los anticipos de viáticos y subsistencias.- Los valores concedidos a

las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector

público, por anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación, en el

interior o en el exterior del país, se contabilizarán en la cuenta "Anticipo

de viáticos y subsistencias". El correspondiente descargo se registrará con

la liquidación definitiva, acompañando obligatoriamente los comprobantes

de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las

empresas de transportación aérea o terrestre y el informe de comisión;

debitando la cuenta del anticipo. Por ningún motivo dichos anticipos serán

contabilizados directamente como gastos de gestión.

Sección 4ta.

De los arqueos de valores en efectivo, confirmación de saldos,

conciliación y constatación.

Art. 72.- Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo.- Los valores en

efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la

entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos

con la finalidad de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los

saldos contables.

48

Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y

registro.

Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor

responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo

se realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su

totalidad.

Estos arqueos serán efectuados por la Unidad de Auditoría Interna o por personas

delegadas por la Unidad de Administración Financiera, que sean independientes de

las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se

comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la

Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.

De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y

firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.

Art. 73.- Análisis y confirmación de saldos.- El análisis permitirá comprobar que

los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente registrados y que los saldos

correspondan a transacciones efectivamente realizadas.

Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de

cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo

máximo de la Unidad de Administración Financiera para determinar la morosidad,

las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las

cuentas.

Los problemas encontrados serán resueltos o superados de manera inmediata, para

impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores.

El análisis mensual, permitirá verificar la eficiencia de la recaudación de las

cuentas vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y

analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.

El Director Financiero, por lo menos una vez al año, enviará a los deudores los

estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que

la naturaleza de las operaciones lo justifique.

Art. 74.- Conciliación y constatación.- El Director Financiero del GADPZCH,

designará a una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o

general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar quien se encargará de efectuar

la conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares

concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los saldos

responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la

contabilidad.

49

Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo

menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores

independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la

legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y existencia

física.

Art. 75.- Del Contador General del GADPZCH.- A más de las obligaciones

establecidas en la Ordenanza que Expide el Estatuto Sustitutivo al Reglamento

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, constituye una obligación

fundamental del Contador General del GADPZCH, controlar la ejecución de

actividades vinculadas con la gestión contable, orientados a lograr un efectivo

registro de las operaciones del Gobierno Provincial, a través del cumplimiento de

lo establecido en esta Ordenanza y el ejercicio de las siguientes funciones:

a) Demostrar en el ejercicio de sus funciones su vocación de servicio a la

colectividad ajustado a los principios de eficacia, eficiencia y calidad

combatiendo cualquier indicio de desvío o corrupción de los recursos públicos

del GADPZCH;

b) Emitir los balances, anexos y otros documentos del sistema contable del

GADPZCH;

c) Coordinar y controlar el cumplimiento del proceso contable Institucional,

acorde a la normatividad vigente;

d) Coordinar el cumplimiento de las obligaciones tributarias;

e) Emitir informes de carácter económicos financieros para su presentación a las

diferentes entidades con las que tenga obligación el GADPZCH;

f) Diseño y formulación del Plan de Cuentas;

g) Controlar el cumplimiento de los procesos contables, normas contables y

tributarias, proponiendo procedimientos normativos tendentes a lograr la

mejor operatividad y funcionalidad del sistema contable del GADPZCH.

h) Realizar informes analíticos y fundamentados solicitados por las Direcciones

del GADPZC; y,

i) Realizar otras funciones de conformidad con la normativa vigente y aquellas

afines que le sean asignadas.

CAPÍTULO V

DE LA ADMINISTRACION DE BIENES

TÍTULO I

DEL BODEGUERO GENERAL

50

Art. 76.- De la Unidad de Administración de Bienes.- El GADPZCH, cuando el

caso lo amerite, previo requerimiento de la Dirección Financiera y el informe

respectivo de la UATH, estructurará una unidad encargada de la administración de

bienes.

La Dirección Financiera, a través del Bodeguero General, instrumentará los

procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso,

préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de

protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e

inmuebles, propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Zamora Chinchipe y de implantar un adecuado sistema de control interno para su

correcta administración.

Las funciones y responsabilidades del Bodeguero General, se encuentran

detalladas en el Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del

GADPZCH, a más de aquellas, cumplirá con las siguientes:

1. Elaborar el Reglamento de Bodega General, presentarlo a consideración del

Director Financiero para que sea sometido a la aprobación de la máxima

autoridad Institucional.

2. Brindar el asesoramiento correspondiente a los Bodegueros o Guardalmacén

de la Dirección de Maquinaria y de los diferentes distritos de trabajo que

mantiene la Institución para la atención vial.

3. Realizar por lo menos dos visitas anuales a los diferentes distritos de trabajo

del GADPZCH en coordinación con el Auditor Interno, a fin de establecer las

falencias que se encontraren en la custodia de los bienes institucionales y

elevar el informe respectivo al inmediato superior.

4. Mantener actualizados los registros de repuestos y accesorios, herramientas,

equipos, bienes muebles, repuestos e insumos, existentes manteniendo un

inventario de bienes de uso constante del GAPZCH.

5. Supervisar la carga, descarga, almacenamiento de bienes y comprobar si estos

coinciden con las especificaciones, resguardados y otros justificativos

declarados en las órdenes de ingreso a Bodega.

6. Efectuar la recepción, clasificación, identificación acondicionamiento y

despacho de útiles de oficina, repuestos y accesorios, herramientas, equipos y

otros bienes pertenecientes al Gobierno Provincial.

7. Elaborar inventarios e informes periódicos referentes al movimiento de la

Bodega a su cargo de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento General

Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; así

como, las Normas de Control Interno, expedido por la Contraloría General del

Estado y lo dispuesto en esta Ordenanza.

8. Elaborar actas de Entrega Recepción de suministros, repuestos y accesorios,

bienes y adjuntar los documentos de respaldo.

51

9. Preparar y recomendar la baja de maquinaria, repuestos y accesorios, equipos

materiales y otros que registren estado de inservibles u obsoletos.

10. Mantener al día el registro y control de bienes adquiridos.

11. Realizar los ingresos a bodega verificando que cumplan con las estipulaciones

contractuales de conformidad con la Ley.

12. Las demás tareas que fueren impuestas por su jefe inmediato, la Prefecta o

Prefecto o el Director Financiero del GAD Provincial.

TÍTULO II

DISPOSICIÓN GENERALES EN PLANIFICACIÓN

Art. 77.- Disposición general sobre Planificación.- El Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, para el cumplimiento de los

objetivos y necesidades institucionales, formulará el Plan Anual de Contratación

con el presupuesto correspondiente.

El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los

servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en

concordancia con la planificación de la institución asociada al Plan Nacional de

Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el

régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley.

El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada

entidad y publicado en el portal de compras públicas

www.compraspúblicas.gob.ec; incluirá al menos la siguiente información: los

procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el

presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del plan.

La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que

las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades

apropiadas.

TÍTULO III

DE LA PLANIFICACIÓN

Sección 1ra.

Del ente planificador del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe

Art. 78.- La Ordenanza que Expide el Estatuto Sustitutivo al Reglamento

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, establece como misión de la

Dirección de Planificación la elaboración del Plan General de Desarrollo

Participativo Provincial, que contengan las políticas, objetivos y estrategias

destinadas a diseñar, dirigir, ordenar y estimular las acciones de desarrollo de

Zamora Chinchipe y el aprovechamiento de sus recursos, de conformidad con la

Constitución de la República, en coordinación con los planes globales de

52

desarrollo del país, e incorporarlos a los enfoques transversales de ordenamiento

territorial, ambiente, interculturalidad, género, juventudes, grupos humanos de

atención prioritaria, estableciendo políticas claras que determinen una garantía

visionaria y práctica, sostenido en los principios de soberanía alimentaria y buen

vivir.

Art. 79.- Responsable de la Planificación del GADPZCH.- La Directora o

Director de Planificación del GADPZCH, es el responsable de la Planificación

Institucional, para el cumplimiento de sus objetivos, cumplirá las siguientes

funciones:

1. Formular el Plan de Desarrollo Provincial de Zamora Chinchipe, dentro del

marco de incentivar el desarrollo provincial atendiendo las particularidades de

cada cantón, parroquia y localidad de Zamora Chinchipe que determine la

ejecución de la acción del Gobierno Provincial a través del desarrollo

participativo y promoviendo un desarrollo territorial equilibrado e integrado

que garantice la atención prioritaria y fundamental de la población.

2. Elaborar proyectos de conformidad con las competencias exclusivas

determinadas en el artículo 263 de la Constitución de la República; artículo

41, 47 de demás disposiciones legales sobre planificación Institucional.

3. Realizar el seguimiento de los proyectos que se ejecuten por parte del

GADPZCH.

4. Emitir bajo su responsabilidad los informes de factibilidad para la celebración

de convenios; contratos de obras, comodatos, y demás actos que demande la

administración del GADPZCH para el cumplimiento de sus objetivos.

5. Elaborar proyectos que incentiven y motiven las articulaciones locales e inter-

locales urbanas y rurales desde una perspectiva solidaria y cooperativa.

6. Formular ante el Poder Legislativo de Gobierno Provincial la creación del

fondo de cohesión y apoyo a proyectos mancomunados de escala.

7. Velar por que la inversión que realiza del GADPZCH esté en función de las

necesidades y de la corrección de injustas disparidades territoriales,

promoviendo procesos de concertación a intra e inter locales de Zamora

Chinchipe.

8. Elaborar programas y proyectos mancomunados entre los GAD de la

Provincia, que dinamicen las economías locales y potencien la participación

social.

9. Fortalecer a través de la actividad planificadora la autonomía de los gobiernos

locales y de las organizaciones sociales.

10. Establecer en forma clara y precisa políticas de ordenamiento territorial con

criterios de concentración de población para facilitar servicios públicos

53

eficientes, niveles de urbanización y estructura diversificada de las

oportunidades económicas de la población.

11. Fomentar el desarrollo de ciudades intermedias: inversión social,

infraestructura e incentivos productivos.

12. Dirigir técnicamente la formulación, ajuste, complementación y actualización

del Plan de Desarrollo Provincial y las Programaciones Operativas Anuales.

13. Ajustar los planes y programas elaborados por las diferentes Direcciones

Administrativas del Gobierno Provincial e incorporarlos al Plan General de

Desarrollo Provincial. Calificar y si es del caso integrar nuevos proyectos que

se definan a base de la información proporcionada.

14. A partir de la aprobación, mantener actualizado el Plan General de Desarrollo

Provincial, en especial dentro de los campos referentes a políticas, objetivos y

estrategias destinados a ejecutar con eficiencia los proyectos; así como a,

dirigir, ordenar y estimular las acciones del desarrollo de la Provincia en los

órdenes social, económico, físico, administrativo, ambiental, ecológico, etc., y

el óptimo aprovechamiento de sus recursos, en concordancia con los planes de

desarrollo regional y nacional.

15. Evaluar los efectos de la acción del Gobierno Provincial en el desarrollo

socioeconómico de la Provincia de la Región y del País.

16. Informar periódicamente al Prefecto sobre la evaluación del cumplimiento en

la ejecución de planes y sugerir la adopción de las medidas correctivas que

fueren necesarias.

17. Analizar e informar al Prefecto Provincial, sobre los planes, programas y

proyectos elaborados por otras instituciones del sector público, y que tengan

incidencia en la provincia de Zamora Chinchipe.

18. Las demás determinadas en leyes, ordenanzas, acuerdos y resoluciones, así

como las que administrativamente dispusiere el Prefecto.

Sección 2da.

De la Gestión Territorial

Art. 80.- La Unidad de Gestión Territorial depende de la Dirección de

Planificación y su misión es la de implementar un sistema integrado de

información y planificación territorial articulado y coordinado con todos los

niveles de Gobierno, que orienten a generar un modelo Integral del territorio

descentralizado, desconcentrado y participativo para responder las realidades y

contextos de la provincia Zamora Chinchipe.

Art. 81.- Corresponde al servidor público encargado de la gestión territorial

ejecutar las siguientes acciones:

54

1. Dirigir los procesos de Planificación y Ordenamiento Territorial Provincial

desde las áreas de Sistema Provincial de Información, Información Temática,

Programación y Publicación de datos, y Planificación y Capacitación.

2. Elaborar el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial de Zamora

Chinchipe, mediante una estrecha coordinación con los GAD Municipales y

Parroquiales de la Provincia.

3. Apoyar en la sectorización de los territorios cantonales y parroquiales para

identificar recursos y potencialidades.

4. Elaborar, actualizar y coordinar con los Gobiernos Autónomos

Descentralizados los catastros de canales, recursos hídricos, uso de suelo,

población y vivienda, parcelas de agrado, servicios sociales, agrícola, servicios

básicos, actividades productivas, de organizaciones territoriales y funcionales.

5. Edición de capas temáticas y análisis geoestadístico de información geográfica

territorial.

6. Elaboración, Mantenimiento y administración de las Geodatabases

provinciales.

7. Elaborar cartografía temática que facilite la gestión y la toma de decisiones del

Gobierno Provincial, y de las instituciones, organizaciones, y comunidades

locales.

8. Elaborar cartografía temática actualizada como herramienta de planificación y

coordinación entre los Gobiernos Autónomos Descentralizados con

competencia en los temas de salud, ambiente, conectividad, educación,

vivienda, comercio, infraestructura sanitaria, entre otros.

9. Elaborar, actualizar y sistematizar el perfil demográfico, estadísticas, registros

en indicadores de gestión territorial de los tres niveles de gobierno.

10. Preparar lineamientos, directrices, metodologías, herramientas y

procedimentales para elaborar Planes, Agendas, ordenanzas y Proyectos de

interés institucional y provincial, que orienten a garantizar y cumplir con las

competencias, procesos, políticas y estrategias establecidos en el Plan de

Desarrollo y Ordenamiento Territorial.

11. Establecer y actualizar permanentemente el sistema provincial de información

territorial con su respectiva infraestructura de datos espaciales y articulados

verticalmente y horizontalmente en el territorio provincial, regional y

nacional, como estrategia para mantener un sistema de planificación y

coordinación en red.

12. Elaborar, actualizar, difundir y publicar permanentemente los indicadores de

gestión territorial generados en cada uno del territorio.

55

13. Construir y procesar la información generada en la geodatabases para la

actualización de la línea base territorial, indicadores ambientales, sociales,

económicos en la provincia.

14. Brindar asistencia técnica y capacitación especializada a los organismos

sectoriales de la provincia en planificación, gestión y, Sistemas de

Información territorial.

15. Mantener permanentemente una base de datos sistematizada de planes,

programas, estrategias y proyectos ofertados y elaboradores por la institución

y actores sociales.

16. Realizar el análisis previo y correspondiente de la factibilidad de los

programas y proyectos que se ejecutan en la provincia, formulados y

diseñados por la misma institución provincial, organismos estatales,

Gobiernos Municipales y Parroquiales.

17. Coordinar con los niveles de Gobierno el cumplimiento, y comunicación al

sistema de planificación y ordenamiento del territorio definido en cada uno de

los territorios.

18. Establecer lineamientos o programas sectoriales, intersectoriales y espaciales

que coadyuven a la ejecución, coordinación y articulación del plan de

Desarrollo y ordenamiento territorial con todos los niveles de Gobierno.

19. Sistematizar la información sobre la ejecución física y presupuestaria de los

planes operativos anuales.

20. Dirigir la elaboración de proyectos de pre-inversión, de estudios de

prefactibilidad y factibilidad acordes con la visión, misión y objetivos del

Gobierno Provincial en función de la disponibilidad de fondos de la

Corporación.

21. Diseñar, aplicar y asegurar el funcionamiento de procedimientos de control

interno relacionados con las actividades de su área.

22. Diseño, administración y mantenimiento de páginas Web en Software libre, en

todos los niveles de Gobierno.

23. Recolección, administración, sistematización, retroalimentación y publicación

de información en la base de datos.

24. Mantener, registrar y administrar una base de datos de censos, registros y

mapeo de actores en la provincia.

25. Presentar ante la máxima autoridad provincial cada periodo anual el Plan

Operativo Anual Institucional para su análisis y aprobación.

56

26. Presentar semestralmente un informe pormenorizado y motivado sobre el

seguimiento ejecutado que permita tener una visión clara del cumplimiento a

lo establecido en la Ordenanza de Ordenamiento Territorial Provincial.

27. Las demás que le sean asignadas conforme a la Ley.

Sección 3ra.

De la Unidad de Gestión de Riesgos Frente a Desastres

Art. 82.- De la Gestión de Riesgos.- Depende de la Dirección de Panificación del

GADPZCH. La gestión para prevenir riesgos, constituye el sistema integrado y

descentralizado del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora

Chinchipe para garantizar la protección de personas y colectividades de los efectos

negativos de desastres de origen natural o antrópico, mediante la generación de

políticas, estrategias y normas que promueven capacidades orientadas a identificar,

prevenir y mitigar riesgos para enfrentar y manejar eventos de desastres, así como

para recuperar y reconstruir las condiciones sociales, económicas y ambientales

afectadas por las eventuales emergencias o desastres.

Art. 83.- De las obligaciones en la gestión de prevención de riesgos.-

Corresponde al servidor público encargado de la gestión de riesgos ejecutar las

siguientes acciones:

1. Reglamentar e instrumentar los aspectos técnicos y operativos para el Sistema

Provincial Descentralizado de Gestión de Riesgos.

2. Consolidar la información que alimente una base de datos técnico-científica

sobre la gestión de riesgos a nivel provincial.

3. Establecer políticas internas para la definición de temas de investigación en el

ámbito de la prevención y gestión de riesgos en Zamora Chinchipe.

4. Impulsar el desarrollo de investigaciones con la finalidad de realizar la

evaluación correspondiente, permitiendo la determinación de la política de

socialización y publicación.

5. Proveer información de escenarios de riesgos probables, así como también

identificar medidas y acciones a tomar que permitan una adecuada gestión de

riesgos.

6. Formular, proponer y consensuar políticas públicas sobre la reducción de

riesgos.

7. Priorizar la necesidad de atención en la gestión de riesgos a nivel provincial en

el ámbito que le corresponda.

8. Coordinar las capacidades científicas y técnicas que puedan: observar,

registrar, investigar, analizar, pronosticar, modelar y elaborar estudios y mapas

de amenazas naturales y antrópicas, así como de vulnerabilidades dentro de la

jurisdicción de Zamora Chinchipe.

57

9. Coordinar con la Secretaría Técnica de Gestión de Riegos de Zamora

Chinchipe, sobre la implementación de las redes de vigilancia de acuerdo a las

amenazas para la gestión del riesgo.

10. Desarrollar y desplegar herramientas técnicas y/o metodológicas, basadas en

los estudios de amenazas y vulnerabilidades existentes en Zamora Chinchipe.

11. Analizar e identificar el origen, naturaleza, extensión, intensidad, magnitud y

recurrencia de las amenazas en el ámbito territorial que se requiera dentro de

la jurisdicción provincial.

12. Determinar el grado de vulnerabilidad de personas, comunidades, obras y

lugares geográficos en donde se encuentre la infraestructura estratégica.

13. Velar por la armonización de esfuerzos para la conducción de acciones de

recuperación, evitando la duplicidad con las Unidades de Gestión de Riesgos

del Ejecutivo y demás GAD de la provincia.

14. Generar espacios de concertación que faciliten la implementación de planes,

programas y proyectos de reducción de riesgos, relacionados con el SNDGR,

incluyendo a los sectores público y privado de la Provincia y la Secretaría

nacional de Riesgos.

15. Las demás atribuciones y responsabilidades que determine el Director del

Área.

Sección 3ra.

De la Unidad de Estudios y Diseños

Art. 84.- De los Estudios Diseños.- Depende de la Dirección de Planificación del

GADPZCH, y se concentrará en coordinar, supervisar y ejecutar las actividades de

diseño definitivo, de las alternativas que permitan tomar las decisiones más

convenientes al Director de Área, a fin de que sean presentadas al Ejecutivo

Provincial para que sean sancionadas según corresponda, en lo referente a diseños

de construcción y mantenimiento de infraestructura comunitaria y vialidad

derivada de los procesos de planificación institucional y la formulación del

presupuesto del GADPZCH.

Art. 85.- Funciones básicas del servidor público encargado de los estudios y

diseños.- Son funciones básicas de la Unidad de Estudios y Diseños:

a) Diseñar o rediseñar, según el caso, las obras del GADPZCH;

b) Participar o asesorar en las evaluaciones de las ofertas de las licitaciones en el

área de su competencia;

c) Vigilar que en las donaciones de estudios al GADPZCH, obedezcan a la

realidad geográfica y emitir el informe respectivo sobre la solvencia y

autenticidad de dichos estudios;

58

d) Formular los posibles riesgos que correría el GADPZCH de conformidad con

lo establecido en el artículo 22 de esta Ordenanza;

e) Asesorar en la fiscalización de la ejecución de los proyectos de planificación

física de la Institución;

f) Realizar el seguimiento a las obras que se ejecutan por parte del GADPZCH, y

emitir el informe respectivo al Director de Planificación para que se tomen

acciones sobre las novedades que se detecten; y,

g) Las demás que señalan los reglamentos, autoridades y organismos del

GADPZCH.

Art. 86.- Atribuciones para el control interno del Jefe de Planificación y

diseños de la obra Física del GADPZCH.- Le corresponden al Jefe de

Planificación y Diseño ejercer las siguientes acciones:

a) Coordinar el diseño de las obras de la Institución y emitir el informe

respectivo para la elaboración de los procesos precontractuales;

b) Coordinar la planificación del rediseño de las obras que ejecute el GADPZCH;

c) Asesorar en la fiscalización de la ejecución de los proyectos de planificación

física que ejecute el GADPZCH;

d) Revisar los trabajos a nivel de estudio elaborados por los consultores, hacer

observaciones técnicas a los resultados de dichos estudios y recomendar al

Director de Planificación del GADPZCH la aprobación o reprobación de los

mismos;

e) Controlar el cumplimiento de los contratos de los consultores y asesores de la

Planificación Física en el aspecto técnico;

f) Coordinar las acciones entre consultores y asesores y optimizar las soluciones

presentadas por éstos;

g) Llevar un control actualizado del cronograma de actividades de su área;

h) Detectar las causas que podrían ocasionar atrasos a los estudios y advertir

oportunamente al Director de Planificación y a los consultores;

i) Otorgar visto bueno en la recepción de los trabajos, previo al pago de las

actividades estipuladas en los contratos de los consultores;

j) Informar el Director de Planificación de los resultados de la revisión de

planos, documentos y contratos;

k) Confeccionar las especificaciones técnicas, los presupuestos de obras y

listados de materiales, cuando fuere del caso;

59

l) Asesorar al Director de Planificación sobre la contratación de los diferentes

estudios y diseños;

m) Analizar e informar al Director de Planificación sobre los planes, programas y

proyectos elaborados por otras instituciones del sector público o privado y que

tengan incidencia en la Provincia de Zamora Chinchipe, con las

correspondientes fundamentación de la factibilidad de ejecutar trabajos

mancomunados o emitir el informe motivado de su objeción;

n) Formular y actualizar periódicamente el Sistema de Evaluación del

cumplimiento de planes, programas, proyectos y actividades del GADPZCH;

o) Presentar informes consolidados del avance físico y presupuestario, en

coordinación con las Direcciones respectivas, de las obras y estudios

ejecutados por el GADPZCH, en base a los datos por ellas proporcionados; y,

p) Las demás que señalen los reglamentos y el Director de Planificación del

GADPZCH.

TÍTULO IV

DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Sección 1ra.

De las consideraciones generales en los procedimientos

de contratación pública

Art. 87.- Registro de proveedores y entidades.- Para los efectos de las Normas

de Control Interno del GADPZCH, toda persona natural o jurídica, nacional o

extranjera que desee participar en los procesos de contratación, deberá estar

inscrita y habilitada en el Registro Único de Proveedores, RUP, cuya información

será publicada en el portal de compras públicas. De igual modo, las entidades

contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las herramientas del

Sistema Nacional de Contratación Pública.

Art. 88.- De la Contratación.- El Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe, realizará las contrataciones para adquisición o

arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los

de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública, cuya

responsabilidad en la ejecución de los procesos, estará a cargo de la Dirección de

Compras Públicas del GADPZCH.

La Dirección de Compras Públicas, bajo las Políticas Institucionales de lucha

contra la corrupción, expedidas por la Prefecta o Prefecto establecerá los controles

que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que

determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada

administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes

medidas:

1. Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la

anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.

60

2. La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en

consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la

conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.

3. La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se

la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de

caducidad del principio activo.

4. Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para

garantizar una adecuada y oportuna provisión.

5. El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional

frente a la alternativa de adquisición.

6. La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia

presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas

de la contratación.

Art. 89.- De los Procedimientos precontractuales.- Para la contratación de

obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, las entidades

se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la naturaleza

y cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y

las resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, respecto

de cada procedimiento de contratación. En el caso de compras de bienes y

servicios normalizados se observarán los procedimientos dinámicos, es decir:

compras por catálogo y compras por subasta inversa.

Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de

obras, serán aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor

cuantía, ferias inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especiales

del régimen especial.

Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de

servicios de consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta

y mediante concurso público.

Art. 90.- De los Pliegos.- Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la

entidad contratante elaborará los pliegos pertinentes, utilizando de manera

obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratación Pública

que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La entidad

contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su

responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso

de contratación, siempre que se cumpla con la ley.

Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación

más ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir

o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.

61

Los pliegos deben ser aprobados por la Prefecta o Prefecto o su delegado, bajo los

criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía y

responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios

nacionales.

Art. 91.- De la Comisión Técnica.- La Prefecta o Prefecto o su Delegado, cuando

le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso público, subasta

inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto por la ley,

conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente Comisión Técnica

que estará integrada de la siguiente manera:

1. Un profesional designado por la Prefecta o Prefecto, quien lo presidirá.

2. El titular del área administrativa que lo requiere o su delegado.

3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la Prefecta o

Prefecto o su delegado.

Los miembros de la Comisión Técnica serán servidoras o servidores públicos del

GADPZCH y no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de

haberlos, será causa de excusa.

Si dentro de los servidores públicos del GADP, no se cuenta con un profesional

afín al objeto de la contratación, podrá contratar uno para que integre de manera

puntual y específica la respectiva Comisión Técnica; sin perjuicio de que, de ser el

caso, pueda contar también con la participación de asesoría externa especializada.

Sección 2da.

De la Dirección de Compras Públicas del GADPZCH

Art. 92.- De las Dirección De Compras Públicas.- El Director de Compras

Públicas del GADPZCH, es el responsable de que las adquisiciones y

celebraciones contractuales sean cumplidas con criterios de eficiencia,

transparencia, calidad, responsabilidad ambiental y social. Se priorizarán los

productos y servicios nacionales, en particular los provenientes de la economía

popular y solidaria, y de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas.

Art. 93.- De las Acciones de Control.- Dentro de las acciones de control interno

institucional al Director de Compras Públicas le corresponde realizar:

1. Programar, organizar, dirigir coordinar y controlar la ejecución de las

actividades de compras públicas del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe.

2. Controlar que las contrataciones de obras, bienes o servicios estén acorde al

Plan Anual de Contrataciones–PAC.

3. Para los procesos de contratación pública de obras de infraestructura, verificar

que los pliegos cumplan con lo establecido en el artículo 23 de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; o sea que: Antes de

iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la

62

contratación, la entidad deberá contar con los estudios y diseños completos,

definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas,

debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan

Anual de Contratación de la entidad.

Los estudios y diseños incluirán obligatoriamente como condición previa a su

aprobación e inicio del proceso contractual, el análisis de desagregación

tecnológica o de Compra de Inclusión, según corresponda, los que

determinarán la proporción mínima de participación nacional o local de

acuerdo a la metodología y parámetros determinados por el Instituto Nacional

de Contratación Pública.

La Prefecta o Prefecto o su Delegado; así como, los funcionarios y servidores

públicos que hubieren participado en la elaboración de los estudios, en la

época en que éstos se contrataron y aprobaron, tendrán responsabilidad

solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere del caso, por la

validez de sus resultados y por los eventuales perjuicios que pudieran

ocasionarse en su posterior aplicación.

4. Publicar de conformidad con lo que establece el Artículo 25 del Reglamento

de la LOSNCP, hasta el 15 de enero de cada año el Plan Anual de

Contratación (PAC), el mismo que contendrá las obras, bienes o servicios

incluidos los de consultoría que se contratarán durante ese año, en función de

sus respectivas metas institucionales y en atención a lo dispuesto en el artículo

22 de la Ley.

5. Vigilar el funcionamiento correcto de métodos de control interno de

conformidad con lo establecido en esta Ordenanza, dentro de los procesos de

contratación pública de las diferentes áreas de administración del Gobierno

Provincial.

6. Planificar los procesos de análisis de compras, coordinando las actividades de

dichos procesos y cumpliendo las políticas, normas y procedimientos legales,

a fin de garantizar la ejecución oportuna de dotación de bienes, servicios y

obras necesarios para el cumplimiento de los fines del Gobierno Autónomo

Provincial.

7. Organizar y coordinar las actividades relacionadas con los procesos

precontractuales y contractuales de obras, bienes y servicios, inclusive los de

consultoría que realice el Gobierno Provincial y sus entidades.

8. Tramitar y Controlar la recepción de los requerimientos de compras de las

dependencias institucionales.

9. Administrar el sistema automatizado de compras.

10. Ejecutar, supervisar, evaluar y controlar los procesos precontractuales y

contractuales que realice por orden de la Prefecta o Prefecto del GADPZCH.

63

11. Mantener informado al Ejecutivo Provincial y al personal institucional, acerca

de las políticas, normas y procedimientos de la contratación pública.

12. Asesorar en el ámbito de su gestión a las diferentes dependencias que

conforman la Estructura Orgánica Administrativa del Gobierno Provincial.

13. Administrador del plan anual de contrataciones y sus reformas.

14. Registrar en el portal Web de compras públicas, el avance de los procesos que

permiten realizar las contrataciones de obras, adquisiciones de los bienes y

servicios.

15. Revisar de conformidad con la Ley y los Intereses institucionales de los

pliegos y documentación requerida para cada proceso de contratación en los

que deba participar el Gobierno Provincial.

16. Organizar y mantener actualizados, los registros de proveedores con los que

contrate la entidad; y, las contrataciones de bienes, obras y servicios del

Gobierno Provincial.

17. Organizar y mantener bajo su custodia los expedientes de los procesos y

contratos efectuados por el Gobierno Provincial.

18. Velar y garantizar que los hechos, actuaciones y documentación relacionados

con pagos; contratos complementarios; terminación del contrato; ejecución de

garantías; aplicación de multas y sanciones; y, recepciones de las

contrataciones se efectúen en conformidad con la normativa legal vigente.

19. Preparar y presentar los informes relacionados con el desarrollo de las

actividades propias del cargo, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

20. Preparar modelos de Pliegos, de conformidad a los formatos obligatorios

establecidos por el INCOP.

21. Brindar asistencia técnica en temas relacionados con la aplicación de la

normativa vigente en el desarrollo y ejecución de los procedimientos de

contratación, para que todas las dependencias del Gobierno Provincial tengan

el conocimiento necesario sobre procesos contractuales.

22. Brindar el apoyo necesario a las Comisiones Técnicas que se organizaren en

los procesos de contratación que realice el Gobierno Provincial.

23. Disponer la realización de las respectivas las cotizaciones necesarias para el

cumplimiento de los procedimientos contractuales establecidos en la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, su Reglamento y las

regulaciones que emita el INCOP.

24. Coordinar con la Unidad de Administración del Talento Humano, la

capacitación permanente del recurso humano de la Dirección.

64

25. Análisis y cuadros comparativos de cotizaciones.

26. Informe comparativo de proformas.

27. Informe estadísticos de consumo.

28. Cumplir con las demás funciones establecidas en la Ley, reglamentos y

normas pertinentes.

TÍTULO V

DEL INGRESO A BODEGA Y DISTRIBUCIÓN

Sección 1ra.

Del Almacenamiento, distribución y responsable

Art. 94.- Del Almacenamiento y distribución.- Los bienes que adquiera el

GADPZCH ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser

utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación

directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un

control eficiente de los bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas,

estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el

espacio físico necesario.

Art. 95.- De la Responsabilidad del Bodeguero o Guardalmacén.- El

Guardalmacén o Bodeguero General, Guardalmacén de la Dirección de

Maquinaria y Guardalmacén de los diferentes distritos de trabajo, tienen la

responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que

ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones

técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes

que egresan.

Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se

comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el

efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los requerimientos

institucionales.

Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad,

manejo y control de los bienes almacenados.

Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro

permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos

de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén o

bodega tendrán acceso a las instalaciones.

Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en

otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En

estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la

tramitación de la documentación correspondiente.

65

Art. 96.- Sistema de registro.- El Catálogo General de Cuentas del Sector

Público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación,

destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.

Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las

existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados

con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin

de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa

contable vigente.

La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los

saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,

proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de

decisiones adecuadas.

Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos,

se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y

simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la

normativa de contabilidad gubernamental, vigente.

Art. 97.- Identificación y protección.- Se establecerá una codificación adecuada

que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias

de suministros y bienes de larga duración.

Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en

una parte visible, permitiendo su fácil identificación.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros

actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,

para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los

mismos.

La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será

de responsabilidad de cada servidor público.

La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias

para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán

periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

Art. 98.- De la Custodia de los Bienes del GADPZCH.- La custodia permanente

de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos del GADPZCH,

fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son

utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y

no se encuentran en riesgo de deterioro.

La Prefecta o Prefecto, a través de la Dirección Financiera, será responsable de

designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que

garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes

de larga duración.

66

El Director Financiero del GADP, implementará el reglamento respectivo de la

relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes

del GADPZCH.

Sección 2da.

Del Uso de los bienes de larga duración y responsable

Art. 99.- Del servidor público responsable del cuidado de los bienes de larga

duración.- La Directora o Director Administrativa/o del GADPZCH, elaborará el

reglamento respectivo que regule el cuidado de los bienes de larga duración, en el

que se harán constar:

1. Los mecanismos de conservación y correcto uso de los bienes no considerados

de larga duración.

2. Los procedimientos a seguirse en caso de pérdida o sustracción.

3. Los procedimientos en caso de deterioro por descuido, impericia o negligencia

del servidor público a cargo de su custodia y cuidado.

4. La supervisión, estará a cargo del Bodeguero General, quien proveerá de todos

los datos respectivos al bien en casos de pérdida, sustracción o deterioro; etc.

Art. 100.- Del Uso de los bienes de larga duración.- En el GADPZCH, los

bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y

por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras

actividades particulares.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución,

debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.

Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los

bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus

funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán

utilizados para otros fines que no sean los institucionales.

Art. 101.- Bienes utilizados indistintamente.- En el caso de bienes que son

utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad de la Directora o

Director Administrativa/o, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y

verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.

El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no

imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor

que lo tiene a su cargo.

Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los

bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal

responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos

que cada caso requiera.

Sección 3ra.

67

Del Control de Vehículos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial

de Zamora Chinchipe.

Art. 102.- Del Control de vehículos del GADPZCH.- Los vehículos del

GADPZCH, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el

desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser

utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en

actividades electorales y políticas.

Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el

personal del GADPZCH. Su cuidado y conservación será una preocupación

constante del Director de Maquinaria de la Institución, siendo necesario que se

establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades.

Para fines de control, la Dirección de Maquinaria, a través de la Unidad de

Transportes del GADPZCH serán los responsables de la administración de los

vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde

debe constar:

La fecha, motivo de la movilización,

La hora de salida y el respectivo kilometraje de partida,

El Kilometraje estimado del recorrido autorizado;

Hora de regreso y kilometraje registrado al retorno,

Nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.

Los vehículos de cualquier tipo, pertenecientes al GADPZCH; sean estos,

terrestres o fluviales (buses, busetas, camiones, maquinaria para mantenimiento o

construcción vial, canoas y botes con motor fuera de borda, etc.,) que por

necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los días y horas

laborables, requieren la autorización expresa (Escrita) del nivel superior.

Art. 103.- De la orden de movilización.- Con el propósito de disminuir la

posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines

que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de

movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días

laborables. Por ningún concepto la Prefecta o Prefecto, Director de Maquinaria o

Jefe de la Unidad de Transportes emitirá salvo conductos que tengan el carácter de

indefinidos.

Art. 104.- Prohibición.- Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar

donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podrá utilizar

vehículos del GADPZCH el último día laborable de cada semana, fuera del horario

que comprende la jornada normal de trabajo, exceptuándose, por motivos de

seguridad, la Prefecta o Prefecto y la Viceprefecta o Viceprefecto, así como otras

servidoras y servidores con rango de Directores de área del Nivel Jerárquico

Superior del GADPZCH.

Se excluyen de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, si

contare con este servicio social el Patronato de Servicio Social del GADPZCH,

que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas.

68

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la

obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las

unidades, en los sitios destinados por las propias entidades.

Los vehículos del GADPZCJH llevarán placas oficiales y el logotipo que

identifique a la Institución a la que pertenecen.

Art. 105.- De la Responsabilidad del Director de Maquinaria.- El Director de

Maquinaria del GADPZCH, es el directo responsable del cumplimiento de lo

dispuesto en esta Ordenanza en lo referente a que se observe, en todas sus partes,

los procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la

Institución, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y

Administración de Bienes del Sector Público y demás disposiciones sobre la

materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.

Sección 4ta.

Del Control del Consumo de Combustibles y Lubricantes para Vehículos del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe.

Art. 106.- De la finalidad del control del consumo de combustibles y

lubricantes.- Su finalidad y objetivo principal es la de establecer normas de

control interno y procedimiento para la adquisición de combustible y lubricantes

para los vehículos y maquinaria del GADPZCH evitando el despilfarro o desvío en

perjuicio del interés público y de la Institución.

Art. 107.- De los funcionarios responsables del control del consumo de

combustibles y lubricantes para los vehículos y maquinaria del GADPZCH.-

El Director de Maquinaria y la servidora o servidor público encargado de la

Unidad de Transportes serán los responsables de acuerdo con sus facultades, de

llevar a cabo el control y la asignación las órdenes de combustible, (vales de

gasolina y/o diesel) a las estaciones de abastecimiento o surtidores de servicio

combustible contratados, quedando obligados a realizar de manera mensual el

registro de los consumos de cada uno de los vehículos bajo su resguardo, a fin de

dar un correcto seguimiento al comportamiento del uso de estos recursos y el

rendimiento correspondiente.

Art. 108.- Del Gasto de combustible autorizado para vehículos del

GADPZCH.- En el caso de vehículos livianos, el Jefe de Transportes del

GADPZCH, es el responsable del suministro y control de combustibles,

lubricantes y aditivos. Realizará las asignaciones del gasto mensual autorizado a

vehículos automotores al servicio del GADPZCH, conforme al siguiente

formulario que contendrá los siguientes datos básicos:

La fecha de emisión de la Orden de Combustible;

La Identificación del vehículo: N°. de Placa y clase de combustible que se le

debe suministrar

Los nombres y apellidos del Jefe de la Comisión;

Lugar de destino en que se ejecutarán las acciones de los comisionados;

Los nombres y apellidos del chofer responsable de conducir;

El Kilometraje estimado del recorrido autorizado;

69

La hora de salida y el respectivo kilometraje de partida;

Hora de regreso y kilometraje registrado al retorno;

Consumo estimado de combustible: número de Km por cada galón

Saldo estimado de combustible

Las órdenes de combustible, serán emitidas por la cantidad de galones que

sumados al saldo, completen el tanque de cada vehículo.

En el caso de que la comisión sea a lugares distantes, se proveerá al chofer de un

fondo a justificar.

Art. 109.- De los excesos estimados.- Si el kilometraje registrado al retorno de la

comisión, fuere superior al 10% del autorizado; el Jefe de la Comisión responderá

por el 60% del consumo excedido y, el chofer por el porcentaje restante. Esta

novedad será informada a la Dirección Financiera, para los descuentos

correspondientes, en igual forma, se remitirá a la UATH, para las sanciones

respectivas de conformidad con la Ley.

Art. 110.- De las responsabilidades.- Si se suscitaren novedades o accidentes, en

rutas o lugares que no han sido autorizados en la orden de movilización, el jefe de

la comisión y el chofer, responderán de conformidad con la ley, por los daños y

perjuicios que sufriere el vehículo; sin perjuicio de las acciones administrativas,

civiles o penales que se derivares de los acontecimientos que perjudiquen a la

Institución.

Art. 111.- De las normas internas básicas para el control de combustibles y

lubricantes.- La normas básicas para el control del uso de combustible y

lubricantes se sintetizan en:

A. Normas a observar y cumplir el Director de Maquinaria y Jefe de

Transportes del GADPZC:

1º) La Dirección de Maquinaria a través del Jefe de Transportes es responsable de

la elaboración del programa en el Plan Anual de Contrataciones de suministro

de combustibles y lubricantes para uso exclusivo de los vehículos del

GADPZCH;

2º) El director de Maquinaria, realizará el requerimiento a la Dirección de

Compras Públicas del GADPZCH, según stock y/o programa de suministro de

los combustibles y lubricantes;

3º) La Dirección de Compras Públicas del GADPZCH, evaluará y efectuará el

trámite respectivo para la adquisición de combustible y lubricantes según

programa de suministro y lo estipulado en la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General y las Resoluciones

del INCOP, que emita sobre la materia;

4º) El proveedor de combustible y lubricantes será elegido mediante proceso de

selección, y el periodo del contrato será el que se estipule en el mismo,

pudiendo realizarse adquisiciones adicionales o complementarias de acuerdo a

lo establecido en la legislación interna y nacional vigente;

70

5º) Corresponde al Jefe de Transportes el control y supervisión del consumo de

las unidades, de conformidad con los informes del proveedor y de los

conductores de los vehículos, realizando consolidaciones o reportes mensuales

en los cuales indiquen recorrido, kilometraje y rendimiento por galón a fin de

sustentar los consumos por vehículo, que debe reflejarse en las ordenes de

combustible para el uso correcto de saldos;

6º) La Dirección de Maquinaria es la responsable de la matriculación,

aseguramiento, SOAT y guías de transporte que debe poseer cada vehículo en

su movilización y transporte de combustible; y,

7º) La Dirección de Maquinaria, es el responsable de efectuar el control de la

cantidad y distribución del combustible contratado, debiendo, en coordinación

con el Jefe de Transportes garantizar el stock de combustible y lubricantes

para todo el parque automotor del GADPZCH.

B. Normas de Control Internos Básicas que debe observar el Guardalmacén

de la Dirección de Maquinaria en el Depósito y Egreso de Lubricantes:

1. El Guardalmacén de la Dirección de Maquinaria del GADPZCH,

implementará el manual de control de depósito de lubricantes, llevará el

control, supervisión y despacho de los mismos, según lo requerido por el

Jefe de Transporte.

2. El Guardalmacén de la Dirección de Maquinaria, elaborará el Inventario

diario y un informe mensual solo en el consumo de lubricantes, detallando

el balance y señalando la cantidad del consumo por vehículo y el stock

final, debiendo remitir a la subgerencia de Logística los reportes de

consumos al Director para el trámite respectivo.

3. El director de Maquinaria solicitará a la Prefecta o Prefecto, una persona

que se encargue del control y suministro de lubricantes.

Sección 5ta.

Del Procedimiento en el Suministro de Combustibles y Lubricantes para los

Vehículos y Maquinaria del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial

de Zamora Chinchipe.

Art. 112.- Del Suministro de Combustible.- En el suministro de combustible a

los vehículos livianos, pesados y de cualquier índole que pertenezcan al

GADPZCH, se observará el siguiente procedimiento:

a) La entrega del Suministro de Combustible se realizará en las estaciones de

Servicios del contratista o proveedor adjudicado por medio de los procesos

determinados en la LOSNCP, su Reglamento y las regulaciones emitidas por

el INCOP, directamente a los vehículos de la Institución que indique el Jefe

de Transportes del GADPZCH a la presentación y entrega de los documentos

que autoricen la recepción;

71

b) El contratista o proveedor deberá ofrecer un sistema de control y despacho,

siendo este por medio de vales, llenados estos por el Jefe de Transportes del

GADPZCH, los mismos que serán provistos por la entidad contratante;

c) Para efectos de control de suministro de combustible: gasolina extra u otra

autorizada y Diesel, el Jefe de Transportes del GADPZCH entregará a los

choferes las ordenes de consumo de combustible, en el respectivo formulario

que contenga los requisitos establecidos en el artículo 98 de esta Ordenanza;

d) Para el caso del consumo de combustible de 84 Octanos (Extra), éste será

suministrado de manera directa por cada orden de combustible en la estación

de servicio más cercana, realizándose los pagos por dicho consumo

directamente con el fondo fijo asignado a la Administración Postal;

e) La presentación del kilometraje será condición necesaria par a la atención del

suministro de combustible para cada vehículo;

f) La autorización del abastecimiento de la Gasolina de 84 y 90 Octanos (Súper)

y Diesel, estará a cargo de la Dirección de Maquinaria y el Jefe de

Transportes; y,

g) El contratista o proveedor, verificará que la dotación del combustible se

realice exclusivamente en los vehículos del GADPZCH, para lo cual El

Director de Maquinaria le remitirá al contratista de ser necesario, la relación

de vehículos a atenderse.

Art. 113.- Del Trámite de Pago de Combustible.- La Directora o Director

Administrativa/o del GADPZCH, es la persona responsable del trámite de pago

del consumo de combustibles, para lo cual es necesario observar el siguiente

procedimiento:

1º) En el caso del consumo de combustible (Gasolina extra u otra autorizada y

Diesel), el contratista o proveedor remitirá a la Dirección Administrativa del

GADPZCH, en forma quincenal los vales u órdenes de combustible utilizados,

adjuntado para ello los respectivos comprobantes; asimismo, entregará un

reporte consolidado detallando las fechas, número de vales, placas, cantidad

abastecida y tipo de combustible;

2º) El Jefe de Transportes será responsable de realizar el Pedido de Comprobante

de Salida (PECOSA), para el caso de Diesel;

3º) Una vez verificada la cantidad de vales utilizados por la Dirección

Administrativa, se procederá a realizar la Orden de Pago, la misma que se

entregará la copia al contratista, el original será remitido a la Dirección

Financiera para el egreso/pago correspondiente;

4º) Luego de efectuado el pago, la Jefa o Jefes de Transportes remitirá el

expediente correspondiente al Guardalmacén de la Dirección de Maquinaria

para que se elabore la nota de ingreso correspondiente, en forma de

72

regularización, debido a que el combustible no ingresa directamente al

Almacén o Bodega de la Dirección de Maquinaria del GADPZCH;

5º) Por cada consumo quincenal, el Jefe de Transportes será responsable de emitir

el Informe de Conformidad correspondiente o el Acta de Observación si fuere

el caso, entregando copia de la misma al contratista y el original al Director de

maquinaria para los trámites de pago o reclamo correspondiente; y,

6º) Para iniciar el trámite de cancelación de los suministros de gasolina y diesel, el

Contratista o Proveedor lo solicitará remitiendo los siguientes documentos:

Factura Comercial;

Reporte consolidado general con los datos sustentatorios; y,

Presentada la documentación la Dirección Financiera luego de la

verificación respectiva, ordenará el pago en forma inmediata.

Art. 114.- Del Control Diario de Stock de lubricantes.- Corresponde al

Guardalmacén de la dirección de Maquinaria a través del encargado de control de

lubricantes lo siguiente:

a) Efectuará al final de la jornada el inventario de los despachos del día,

verificando y anotando la cantidad final, debiendo firmar, sellar y anotar el

nombre completo y código respectivo de quien ha elaborado el inventario; y,

b) Distribuirá el formato Inventario Diario de Lubricantes de la siguiente manera:

Original : Al Guardalmacén para control y Archivo

Copia : Dirección de Maquinaria;

Art. 115.- Del Pedido y Despacho de Lubricantes.- El jefe de Transportes

llevará el control del cambio de lubricantes, tanto para el motor como para la caja

de cambios y otros en el caso de maquinaria de conformidad con los

requerimientos del equipo de máquinas perteneciente a la Institución:

a) El jefe de transportes es el encargado de llevar el registro de la atención en el

suministro de lubricantes para cada vehículo, anotando en el libro respectivo o

en el Kardex la cantidad de lubricante despachado y el kilometraje del

vehículo, así como la hora, fecha, firma y número de cédula del chofer

operador del vehículo abastecido;

b) El encargado del control de lubricantes, conocida la orden emitida por el Jefe

de Transportes, despachará personalmente a cada vehículo, controlando la

cantidad despachada, no permitiendo que terceros manipulen los cilindros,

bajo su responsabilidad;

c) El encargado del control de lubricantes, anotará en el parte diario de

utilización del vehículo la cantidad lubricante despachado;

73

d) Al final del día el encargado del control de los lubricantes realizará el

Inventario Diario, remitiendo al Guardalmacén el parte respectivo para el

control del Stock; y,

e) Es obligación ineludible del Jefe de Trasportes elaborar diariamente la

Solicitud de Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) de los lubricantes

suministrados el día anterior los cuales serán objeto del control respectivo por

Auditoría Interna.

Art. 116.- Del procesamiento de información al sistema de cómputo.- El

Director de Maquinará será el responsable, previo los trámites de ley respectivos,

de preocuparse que el Unidad de Guardalmacén de Maquinaria, cuente con los

equipos de computación que le permitan manejar el o los software:

a) El Guardalmacén o quien haga sus veces, recibirá del encargado del control de

lubricantes los vales diarios por los despachos realizados, conjuntamente con

el Inventario Diario;

b) Una vez recibidos los referidos vales, el responsable efectuará el

procesamiento y registro de la información; culminado el procesamiento,

generará del sistema un reporte actualizado del stock de lubricantes en el

almacén, remitiendo copia del mismo al Director de Maquinaria para el

ejercicio del trámite previo a la adquisición;

c) Cada fin de mes, el Guardalmacén preparará y presentará el balance de

situación del stock y suministro mensual, señalando el consumo por vehículo,

la cantidad inicial y final del stock de Almacén, remitiendo copia del reporte

mensual al Director de maquinaria, para los trámites precontractuales para

asegurar la logística oportuna; y,

d) Lo previsto en los artículos 111, 112, 113, 114, 115 y 116, será aplicado en lo

que corresponda por los guardalmacenes de los distritos de trabajo de toda la

provincia.

TÍTULO VI

DE LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS

Y BIENES DE LARGA DURACIÓN

Art. 117.- Del Responsable Constatación física de existencias y bienes de larga

duración.- Corresponde a la Directora o Director Administrativo del GADPZCH,

emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas

periódicas de las existencias y bienes de larga duración.

El Registro en ingreso de los bienes de larga duración, será de responsabilidad del

Guardalmacén o Bodeguero General del GADPZCH.

La Dirección Administrativa en forma conjunta con el Guardalmacén o Bodeguero

General del GADPZCH, efectuarán constataciones físicas de las existencias y

bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene

74

en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y

manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y

serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente

por el personal que participa en este proceso.

De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el

proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán

investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del

servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de

uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a

las disposiciones legales vigentes.

Cuando el GADPZCH, contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física

de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como

la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la

cancelación de dichos servicios.

La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias

así lo exijan, siempre y cuando el GADPZCH cuente con la partida presupuestaria

correspondiente para efectuar dichos gastos.

El Auditor Interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada

aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten

con auditoría interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función.

Art. 118.- De la Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.- Los

bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido

motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos

administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia

clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación,

obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del

Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los Activos

Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de

Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad.

Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez

competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de

baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables

disminuyendo del inventario respectivo.

Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las

condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la

autorización del responsable de la Unidad de Administración Financiera.

75

Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor

responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el

caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual

naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.

Art. 119.- De la Venta de bienes y servicios.- Las ventas ocasionales de bienes se

realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos

sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás

procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y

adjudicar los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses

institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias.

Art. 120.- Responsabilidad de las Empresas Públicas y Direcciones de Área.- Las empresas públicas del GADPZCH y las Direcciones de Área del GADPZCH,

que ejecutaren acciones comerciales o por el ejercicio de sus funciones produzcan

bienes o servicios que puedan ser vendidos, emitirán su propia reglamentación la

misma que será aprobada por el respectivo Órgano Superior Institucional con la

finalidad de asegurar la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro

de los importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios

prestados, la documentación de los movimientos y la facturación según los precios

y modalidades de ventas.

Art. 121.- Del Mantenimiento de bienes de larga duración.- La Dirección

Administrativa es la responsable de elaborar los procedimientos que permitan

implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.

El GADPZCH, por intermedio de la Dirección Administrativa, y Dirección de

Maquinaria en lo que corresponda, velarán en forma constante por el

mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de

conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de

no afectar la gestión operativa del GADPZCH. Corresponde a las direcciones

responsables establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la

eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.

La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de

mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable

de la dependencia que solicita el servicio.

TÍTULO VI

DE LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

Sección 1ra.

De la Unidad de Administración del talento Humano,

atribuciones y responsabilidades

76

Art. 122.- De la Unidad de Administración del Talento Humano del

GADPZCH.- Para el cumplimiento de la Política Institucional referente al

“Fortalecimiento y desarrollo institucional en base de un óptimo aprovechamiento

de los recursos y esfuerzos”, el Gobierno Provincial cuenta con la Unidad de

Administración del Talento Humano; cuya misión fundamental es la

administración del sistema integrado de desarrollo del talento humano del

GADPZCH, observando las normas técnicas expedidas por el Ministerio de

Relaciones Laborales como órgano rector de la materia. Dependerán

administrativa, orgánica, funcional y económicamente del Gobierno Provincial. La

UADTH tendrá siempre presente que el Ministerio de Relaciones Laborales no

interferirá en los actos relacionados con dicha administración ni en ninguna

administración extraña a la administración pública central e institucional.

De conformidad con la Disposición General Sexta de la LOSEP, el cumplimiento

de los preceptos constitucionales y legales para efectos de control será efectuado

por parte de la Contraloría General del Estado.

Depende en forma Directa del Nivel Ejecutivo del GADPZCH.

Art. 123.- De las atribuciones y responsabilidades de la Unidad de

Administración del Talento Humano del GAPZCH.- Ejercerá las siguientes

atribuciones y responsabilidades:

a) Cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica del Servicio Público, su reglamento

general y las Normas Técnicas del Ministerio de Relaciones Laborales, en el

ámbito de la competencia y autonomía administrativa del GADP;

b) Elaborar los proyectos de estatuto, normativa interna, manuales e indicadores

de gestión del talento humano;

c) Elaborar el reglamento interno de administración del talento humano, con

sujeción a las normas técnicas del Ministerio de Relaciones Laborales;

d) Elaborar y aplicar los manuales de descripción, valoración y clasificación de

puestos institucionales, con enfoque en la gestión competencias laborales de

los servidores públicos del GADPZCH;

e) Administrar el Sistema Integrado de Desarrollo Institucional, Talento Humano

y Remuneraciones;

f) Realizar bajo su responsabilidad los procesos de movimientos de personal y

aplicar el régimen disciplinario, con sujeción a esta ley, su reglamento general,

normas conexas y resoluciones emitidas por el Ministerio de Relaciones

Laborales;

g) Mantener actualizado y aplicar obligatoriamente el Sistema Informático

Integrado del Talento Humano y Remuneraciones;

h) Estructurar la planificación anual del talento humano institucional, sobre la

base de las normas técnicas emitidas por el Ministerio de Relaciones

77

Laborales en el ámbito de su competencia, protegiendo la autonomía

administrativa Institucional;

i) Aplicar las normas técnicas emitidas por el Ministerio de Relaciones

Laborales, sobre selección de personal, capacitación y desarrollo profesional

con sustento en el Estatuto, Manual de Procesos de Descripción, Valoración y

Clasificación de Puestos del GADPZCH;

j) Realizar la evaluación del desempeño una vez al año, considerando la

naturaleza institucional y el servicio que prestan las servidoras y servidores a

los usuarios externos e internos;

k) Asesorar y prevenir sobre la correcta aplicación de la Ley Orgánica del

Servicio Público, su Reglamento General en lo que fuere aplicable

institucionalmente y las normas emitidas por el Ministerio de Relaciones

Laborales dentro del ámbito de la competencia institucional a las servidoras y

servidores públicos de la institución;

l) Cumplir las funciones determinadas en la LOSEP y aquellas contenidas en la

normativa interna del GADPZCH;

m) Reportar a la Auditoría Interna en su calidad de representante de la Contraloría

General del Estado, los casos de incumplimiento de la LOSEP, su reglamento

y normas conexas, por parte de las autoridades, servidoras y servidores de la

institución;

n) Participar en equipos de trabajo para la preparación de planes, programas y

proyectos institucionales como responsable del desarrollo institucional, talento

humano y remuneraciones;

o) Aplicar el subsistema de selección de personal para los concursos de méritos y

oposición, de conformidad con la norma que expida el Ministerio de

Relaciones Laborales, tomando en consideración lo dispuesto en el artículo

228 de la Constitución de la República, las disposiciones del Subsistema de

Selección de Personal contenidos en la LOSEP, su Reglamento y la normativa

interna institucional;

p) Receptar las quejas y denuncias realizadas por la ciudadanía en contra de

servidores públicos, elevar un informe a la autoridad nominadora y realizar el

seguimiento oportuno;

q) Coordinar anualmente la capacitación de las y los servidores con la Red de

Formación y Capacitación Continuas del Servicio Público; y,

r) Las demás establecidas en la ley, su reglamento y el ordenamiento jurídico

genérico e interno vigente.

Art. 124.- Del reglamento interno de administración del talento humano.- La

UATH elaborará obligatoriamente, en consideración de la naturaleza de la gestión

del GADPZCH los reglamentos internos de administración del talento humano, en

78

los que se establecerán las particularidades de la gestión institucional que serán

objeto de sanciones derivadas de las faltas leves y graves establecidas en la Ley.

Art. 125.- Del Plan de talento humano.- Los planes de talento humano se

sustentarán en el análisis de la capacidad operativa de las diferentes Direcciones

administrativas del GADPZCH, en el diagnóstico del personal existente y en las

necesidades de operación institucionales, ceñidas a lo establecido en el Orgánico

Funcional Institucional.

La planificación se elaborará sobre la base de un diagnóstico del personal,

efectuado con la información estadística que mantendrá la unidad responsable de

la administración del talento humano; considerando además, la normativa vigente

relacionada con esta área, el plan estratégico institucional, los planes operativos

anuales, programas y proyectos.

El plan de talento humano formará parte de la documentación del sistema de

planificación anual.

Art. 126.- Del Manual de clasificación de puestos.- La UATH, de acuerdo con el

ordenamiento jurídico vigente y las necesidades del GADPZCH, formulará y

revisará periódicamente la clasificación de puestos, definiendo los requisitos para

su desempeño y los niveles de remuneración.

La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas,

responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos

de su estructura y organizativa. El documento será revisado y actualizado

periódicamente y servirá de base para la aplicación de los procesos de

reclutamiento, selección y evaluación del personal.

La definición y ordenamiento de los puestos se establecerá tomando en

consideración la misión, objetivos y servicios que presta la entidad y la

funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales.

Art. 127.- De la Incorporación de personal.- La UATH seleccionarán al

personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el Manual de Clasificación

de Puestos y considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño.

El ingreso de personal al GADPZCH se efectuará previa la convocatoria,

evaluación y selección que permitan identificar a quienes por su conocimiento y

experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores

posibilidades para la gestión institucional.

El proceso técnico realizado por la Unidad de Administración de Talento Humano

seleccionará al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y

habilidades sea el más idóneo y cumpla con los requisitos establecidos para el

desempeño de un puesto, a través de concurso de méritos y oposición.

En el proceso de selección, se aplicarán las disposiciones legales, reglamentos y

las normas internas que existan sobre la materia.

79

En la UATH del Gobierno Provincial, para efectos de revisión y control posterior,

se conservará la información del proceso de selección realizado, así como de los

documentos exigidos al aspirante, en función de los requisitos legales establecidos.

Art. 128.- De la Evaluación del desempeño.- La Prefecta o Prefecto en

coordinación con la Unidad de Administración de Talento Humano, emitirán y

difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño, en

función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de la institución.

Las políticas, procedimientos, así como la periodicidad del proceso de evaluación

de desempeño, se formularán tomando en consideración la normativa emitida por

el órgano rector del sistema.

El trabajo de las servidoras y servidores será evaluado permanentemente, su

rendimiento y productividad serán iguales o mayores a los niveles de eficiencia

previamente establecidos para cada función, actividad o tarea.

La evaluación de desempeño se efectuará bajo criterios técnicos (cantidad, calidad,

complejidad y herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas

para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la

entidad.

Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la

identificación de las necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o

de promoción y reubicación, para mejorar su rendimiento y productividad.

Art. 129.- Promociones y ascensos.- Las unidades de administración de talento

humano propondrán un plan de promociones y ascensos para las servidoras y

servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurídico vigente (Art. 228 de

la CRE).

El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante

promoción al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo

el concurso de méritos y oposición.

El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen

puestos vacantes o de reciente creación, considerando la experiencia, el grado

académico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeño, observando lo previsto

en la reglamentación interna y externa vigente.

Art. 130.- Capacitación y entrenamiento continuo.- La UATH del GADPZCH

promoverá en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y

desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles del

Gobierno Provincial, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor

rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.

Art. 131.- De las necesidades de capacitación.- La Prefecta o Prefecto en

coordinación con la Unidad de Administración de Talento Humano y el área

encargada de la capacitación (en caso de existir éstas), determinarán de manera

técnica y objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán

80

relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los

conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, así como al desarrollo

de la entidad.

Art. 132.- Del Plan de Capacitación.- El plan de capacitación será formulado por

la UATH del GADPZCH y aprobado por la Prefecta o Prefecto. La capacitación

responderá a las necesidades de las servidoras y servidores y estará directamente

relacionada con el puesto que desempeñan.

Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio

ya sea en el país o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones

patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirán un

contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el

tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos

adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y serán

utilizados adecuadamente en beneficio de la gestión institucional.

Art. 133.- De la Rotación de personal.- La UATH del GADPZCH y los

directores de área de la entidad, establecerán acciones orientadas a la rotación de

las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y experiencias,

fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia de

personal indispensable.

La rotación de personal debe ser racionalizada dentro de períodos preestablecidos,

en base a criterios técnicos y en áreas similares para no afectar la operatividad

interna del GADPZCH.

Los cambios periódicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones

similares de administración, custodia y registro de recursos materiales o

financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en

forma eficiente y elimina personal indispensable.

La rotación del personal en estas áreas disminuye el riesgo de errores, deficiencias

administrativas y utilización indebida de recursos.

Art. 134.- De la Actuación y honestidad de las servidoras y servidores.- La

Prefecta o Prefecto, los directores de área y demás personal de la entidad,

cumplirán y harán cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades

institucionales, observando los códigos de ética, normas y procedimientos

relacionados con su profesión y puesto de trabajo atendiendo los deberes del

ciudadano contenidos en el artículo 83 de la Constitución de la República.

Los directores de área no sólo cautelarán y motivarán el cumplimiento de estos

principios y del ordenamiento jurídico vigente en el trabajo que ejecutan las

servidoras y servidores, sino que están en la obligación de dar muestras de la

observancia de éstos en el desempeño de sus funciones.

Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institución,

están obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para

mantener y ampliar la confianza de la ciudadanía en los servicios prestados,

81

observando las disposiciones legales que rijan su actuación técnica. No podrán

recibir ningún beneficio directo o indirecto y se excusarán de intervenir en asuntos

en los que tengan conflictos de interés personal o de su cónyuge o conviviente,

hijos y parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.

Art. 135.- De la Asistencia y permanencia del personal.- La UATH del

GADPZCH, establecerá procedimientos y mecanismos apropiados que permitan

controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de

trabajo.

El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estará en función de las

necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la

implementación de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.

El control de permanencia en sus puestos de trabajo estará a cargo de los jefes

inmediatos, quienes deben cautelar la presencia física del personal de su unidad,

durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado.

Art. 136.- Información actualizada del personal.- La Unidad de Administración

de Talento Humano será responsable del control de los expedientes de las

servidoras y servidores de la entidad, de su clasificación y actualización.

Los expedientes del personal deben contener la documentación general, laboral y

profesional de cada una de las servidoras y servidores; la información relacionada

con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.

Solo el personal encargado de la administración de talento humano y las

servidoras y servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan

autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes de las servidoras y

servidores, los cuales serán protegidos apropiadamente.

Los expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento

o contrato, permitirán a la administración de la entidad, contar con información

veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Sección 2da.

Del Registro de nombramientos y contratos

Art. 137.- Registro de nombramientos y contratos.- Los nombramientos

deberán ser registrados dentro del plazo de quince días, en la Unidad de

Administración de Talento Humano del GADPZCH.

El funcionario responsable de dicho registro, que no lo hiciera en el plazo

señalado, será sancionado administrativamente, sin perjuicio de las

responsabilidades civiles o penales a que hubiere lugar.

Los actos administrativos realizados con nombramiento o contrato no registrado,

no afectarán a terceros y darán lugar a la determinación de responsabilidades

administrativas, civiles y penales.

82

Para el caso de contratos de servicios ocasionales no será necesaria acción de

personal, debiendo únicamente registrarse en la Unidad de Administración de

Talento Humano.

Art. 138.- Señalamiento de domicilio.- El servidor público responsable del

registro para inscribir un nombramiento o contrato, la persona nombrada o

contratada señalará domicilio y dirección electrónica, para recibir notificaciones

relativas al ejercicio de sus funciones en la unidad de administración del talento

humano correspondiente, o en su declaración patrimonial juramentada cuando sea

del caso.

Los cambios de domicilio serán notificados a la unidad del talento humano

correspondiente.

Art. 139.- Prohibición de registrar.- La servidora o el servidor responsable del

registro de los nombramientos o contratos, no inscribirá nombramientos o

contratos de las personas que no cumplan los requisitos previstos en esta Ley, bajo

prevención de las sanciones legales correspondientes a tal incumplimiento.

Art. 140.- Obligación de rendir caución.- Las y los servidores públicos, que

desempeñen funciones de recepción, inversión, control, administración y custodia

de recursos públicos, tienen obligación de prestar caución a favor de las

respectivas instituciones del Estado, en forma previa a asumir el puesto.

Sección 3ra.

Del Registro de los Contratos de las Trabajadoras y Trabajadores

del Sector Público Sujetos al Código del Trabajo.

Art. 141.- De la facultad normativa.- la UATH, en caso de existir la respectiva

ordenanza que reglamente el artículo 20 del Código del Trabajo, para las

inscripciones de los contratos de trabajo de las trabajadoras y trabajadores del

GADPZCH, procederá de la siguiente manera:

1º) Los contratos que celebre por escrito el Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Zamora Chinchipe se registrarán dentro de los 15 días siguientes

a su suscripción ante la Unidad Administrativa del Talento Humano de la

Institución.

Para el cumplimiento de este requisito, la UATH del GADP, a través de la

unidad respectiva, llevará un libro que contenga el registro de los contratos

escritos que celebre la Institución, para el cumplimiento de sus objetivos.

En el libro especial, de registro de los contratos de trabajadoras y trabajadores

deben consignarse los siguientes datos:

a) Individualización íntegra y actualizada del empleador;

b) ) Nombres y apellidos completos de la trabajadora o trabajador;

c) Estado civil del trabajador;

83

d) Clase de contrato de conformidad con las singularizaciones establecidas

en el Código del Trabajo;

e) Plazo;

f) Fecha de ingreso y egreso;

g) Remuneraciones asignadas y percibidas; y,

h) Individualización de personas que generen derecho a la percepción de

asignaciones familiares.

Está prohibido para el encargado de la Unidad de Registro:

Alterar los registros correspondientes de la trabajadora o trabajador cada

persona empleada;

Dejar blancos o espacios.

Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser

salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que

se refiere el asiento y control del Jefe de la UATH.

Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro.

Tratándose de registro de hojas móviles, su habilitación se hará por la

autoridad administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas,

por una constancia extendida por dicha autoridad, de la que resulte su

número y fecha de habilitación.

2º) Dentro de los 15 días siguientes a la inscripción del contrato, la UATHs,

informará a la Inspectoría Provincial del Trabajo de Zamora Chinchipe, sobre

la inscripción realizada;

3º) Dentro de los 15 días posteriores a la inscripción, remitirá la información

necesaria a la Auditoría Interna de la Contraloría General del Estado, asignada

al GAD Provincial, para efectos de control.

Art. 142.- Copias auténticas.- De todos los actos administrativos generados en la

UATH, sean estos, registro de contratos, notificaciones de desahucio, permisos,

etc., se entregará una copia auténtica a la trabajadora o trabajador, dejando

constancia del cumplimiento de este requisito, con la finalidad de así estimarlo, el

trabajador ejerza los derechos de petición o impugnación que creyere conveniente.

TÍTULO VII

DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Sección 1ra.

De la Administración de Proyectos

Art. 143.- De la definición de Proyecto.- Se entiende por proyecto el conjunto de

antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y socioeconómicas que permiten

tomar la decisión de realizar o no una inversión para la producción de obras,

bienes o servicios destinados a satisfacer una determinada necesidad colectiva. El

84

proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de

la economía de la provincia y del país.

El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: 1.- Preinversión que

constituyen los estudios; y, 2.- Inversión, que comprende la ejecución.

En la primera etapa se llevarán a cabo todos los estudios necesarios para

determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificación

de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para

satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarán, lo cual mejora la

calidad de la información, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores

elementos para decidir si se continúa con la etapa siguiente o si se debe

abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.

En esta etapa se realizarán los siguientes estudios: el diagnóstico, el perfil, el

estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseños del proyecto. Todas las

etapas, comprenderán los cálculos de costos y beneficios del proyecto y cada una

de ellas incluirá la correspondiente evaluación financiera o social del proyecto.

En la etapa final de la preinversión se procederá a diseñar la obra, a calcular el

presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su

ejecución y operación.

Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluación

económica o financiera avala su continuación se pasará a la etapa de inversión que

es la ejecución del proyecto ya sea por contrato o por administración directa.

En la etapa de operación, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo

planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultánea, se

implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se

efectuará, además, una evaluación que compare las previsiones de los estudios

realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la información

necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.

Art. 144.- Estudios de pre inversión de los proyectos.- La Dirección de

Planificación del GADPZCH, es la responsable de que todos los proyectos de obra

pública estén respaldados por los estudios de preinversión, el procedimiento que se

emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluación que

se utilizarán para seleccionar los más ventajosos, dependerán de la naturaleza,

complejidad y monto de la inversión.

Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirán

determinar su viabilidad y buscar el financiamiento, a más de jerarquizar los

proyectos en orden a los mayores beneficios financieros o sociales.

Los estudios se desarrollarán por etapas, de manera que los proyectos estén bien

fundamentados y permitan obtener la óptima solución a fin de canalizar mejor los

recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los

estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario,

es mejor abandonarlo.

85

En esta etapa, La Dirección de Planificación del GADPZCH apoyada en la

experiencia adquirida, definirán en guías o manuales las metodologías y criterios a

seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, así como el grado de

profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a

emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir.

En las distintas fases de estudio participarán los profesionales con la preparación,

la especialización o los conocimientos suficientes para definir las variables más

significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma más

cercana posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a éste, así como su

impacto sobre el medio ambiente.

Art. 145.- Diagnóstico e idea de un proyecto.- La Dirección de Planificación, a

través de la unidad respectiva, previo a la elaboración de un proyecto, contará

obligatoriamente con un diagnóstico, donde se defina claramente lo siguiente:

El problema por solucionar;

La necesidad por satisfacer;

Los bienes y servicios a ofrecer;

Quiénes se ven afectados,

El impacto en el medio ambiente; y,

Las alternativas de solución que se vislumbran.

La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe

ser satisfecha, ligada a los objetivos del GADPZCH, como consecuencia de planes

de desarrollo, de políticas generales o para complementar otros proyectos.

Se incluirán las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el

análisis se pueda determinar si desde el punto de vista técnico, la idea inicial a de

continuarse y en consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de modificarse,

postergarse o abandonarse.

Art. 146.- Del perfil del proyecto.- La Dirección de Planificación a través de la

unidad competente, previo a desarrollar un proyecto prepararán un perfil,

identificando los beneficios y costos, así como los aspectos legales, institucionales

o de cualquier otra índole que lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos

financieros y de personal.

El perfil del proyecto abarcará el estudio de los antecedentes, las condiciones

económicas, políticas, geográficas y sociales de la zona de influencia en la cual se

enmarca; además, las políticas y objetivos de la institución, los aspectos legales y

las políticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto,

todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.

El perfil debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos de las distintas

opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean

factibles; también incluirá un análisis del posible mercado actual y futuro del

proyecto, así como una evaluación de los beneficios y costos asociados, para lo

cual se tratará de prever qué sucedería en el período considerado para hacer la

evaluación, si el proyecto no se ejecutara.

86

En los casos de proyectos que requieren pequeñas inversiones o al tratarse de

necesidades colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado

aceptable de certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de

inmediato al diseño del anteproyecto sin pasar por las otras fases de estudio.

Sección 2da.

De la Prefactibilidad de los Proyectos.

Art. 147.- De los Estudio de prefactibilidad.- Comprende el estudio de las

alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos críticos

y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el

perfil.

En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto:

Su marco legal;

La tecnología por emplear y sus implicaciones;

El estudio técnico y las normas técnicas;

Su impacto socio-económico;

Finalmente, tendrá que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el

ambiente.

Art. 148.- Aspectos críticos del proyecto.- En la etapa de estudios de

prefactibilidad se examinarán en forma más detallada los aspectos señalados como

críticos, con el fin de determinar con mayor precisión los beneficios y costos de las

mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior.

Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en

primera instancia, se efectuará el análisis técnico de cada una de las opciones y

luego un análisis o evaluación económica-financiera.

Art. 149.- De la estimación de los ingresos o beneficios del proyecto.- La

estimación de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuará mediante un

estudio de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto

podría satisfacer. En el estudio se determinarán la demanda y la oferta, actual y

futura, del bien o servicio que se satisfaría con el proyecto.

En la determinación de los costos se considerarán los aspectos técnicos como son:

El tamaño del proyecto;

Su naturaleza;

Su localización;

Los equipos;

Maquinaria e instalaciones requeridos;

Los insumos necesarios para su operación o funcionamiento;

Personal;

Materia prima;

Servicios; y,

Los efectos del proyecto sobre el medio ambiente.

87

Este análisis permitirá estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por

determinado tipo de tecnología condiciona los costos de inversión y de capital de

trabajo.

Art. 150.- Otros aspectos indispensables del proyecto.- Adicionalmente se

considerarán los aspectos:

a) Administrativo-legales del proyecto;

b) La estructura organizacional que se definirá para administrar el proyecto; y,

c) Las características jurídicas de la unidad de gestión que lo manejará.

Una vez efectuados los análisis citados en los artículos precedentes, se estimarán

los montos de inversión, los costos de operación y los ingresos que generaría el

proyecto durante su vida útil, para cada una de las alternativas seleccionadas en la

fase de determinación del perfil de éste, pues los factores analizados se

interrelacionan.

Art. 151.- De la evaluación ex-ante.- Con la información obtenida y que ha sido

detallada en los artículos precedentes, se realizará la evaluación ex-ante del

proyecto, tanto de la rentabilidad social y económica, y de la viabilidad financiera

y técnica de cada alternativa, la cual servirá de base para decidir cuáles merecen

un estudio más profundo y cuáles se descartan.

Es conveniente realizar un análisis de sensibilidad que puede referirse a la

variación de las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las

alternativas que resultaron más favorables al hacer la evaluación, para de esta

manera determinar cuál es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone,

se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en cuyo

caso se señalarán los aspectos por considerar en la siguiente fase.

El estudio comprenderá una descripción e identificación de los beneficios no

cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que también sean

tomados en cuenta en el momento de decidir si se llevará a cabo el proyecto.

Art. 152.- De los proyectos socialmente rentables.- Para aquellos proyectos

socialmente rentables, los cuales son respaldados por las competencias exclusivas

del GADPZCH, contenidos en el artículo 263 de la Constitución de la República

tales como: vialidad que no incluya las zonas urbanas; obras en cuencas y

microcuencas; obras de gestión para la conservación ambiental; fomento de la

actividad agropecuaria; fomento de las actividades productivas provinciales; así

como, las gestiones de turismo, etc., pero cuyos beneficios son difíciles de medir y

valorar, se empleará el criterio costo-efectividad para establecer cuál es la mejor

alternativa o solución. Para ello se supondrá que todas las alternativas

proporcionan beneficios similares y se escogerá aquella que satisfaga la necesidad

al mínimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un año, o utilice la

menor cantidad de recursos.

88

Finalmente, se efectuará un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente,

con el fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las

condiciones ambientales cuando éstas puedan deteriorarse. Este estudio deberá ser

sometido a las instancias competentes en la materia.

Sección 3ra.

De los Estudios de Factibilidad

y de la Evaluación financiera y socio-económica

Art. 153.- De los Estudio de Factibilidad.- Para los proyectos que en la

evaluación ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se hará un

examen detallado de la alternativa considerada como la más viable o más rentable,

con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el

análisis de las variables que la afectan.

En esta fase se llevará a cabo el anteproyecto o diseño preliminar, así como la

ingeniería preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseño definitivo;

también se definirán, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la

programación de las actividades por ejecutar; además, se optimizarán sus etapas,

puesta en marcha y operación.

El estudio de factibilidad mide y valora en la forma más precisa posible los

beneficios y costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la más

viable. Sólo aquellos proyectos que han demostrado tener una rentabilidad

positiva, deberán llegar a esta fase.

Durante esta fase se profundizará el análisis de las variables más críticas, afinando

los datos empleados para calcularlas. También se elaborará el diseño preliminar

del proyecto conocido como anteproyecto, el que servirá de base para la

elaboración del diseño definitivo.

Una vez definido el proyecto se optimizará el diseño, al considerar todos los

factores como tamaño, localización, etc.; lo mismo se hará con el programa de

desembolsos, para el cual se tendrán que considerar las condiciones financieras y

de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades

técnicas, la capacitación del personal de operación y de mantenimiento. También

se optimizará la organización: qué se va a hacer, quiénes lo harán y cómo, para

llevar a cabo la construcción o ejecución y la puesta en marcha y operación del

proyecto, de conformidad con el tamaño de la obra y la capacidad administrativa,

técnica y financiera que se requiere.

Art. 154.- De la Evaluación financiera y socio-económica.- Para cada etapa del

proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseño, se debe realizar la evaluación

financiera y socio-económica ex-ante, que se utilizará como un elemento esencial

para tomar la decisión de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender

el estudio o rechazar un proyecto individual, así como para establecer el orden de

prelación cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos.

Se determinará la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales

como:

89

El VAN o Valor Actual Neto;

La TIR o Tasa Interna de Retorno;

La razón Beneficio/Costo (B/C); y,

El Período de Retorno de la Inversión.

La evaluación financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye

un elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a

cabo un proyecto. Sobre la base del cálculo de costos y beneficios, tangibles o

intangibles, más los criterios de evaluación de proyectos, la institución decidirá si

le conviene invertir en el proyecto. La evaluación determinará la rentabilidad

como si la institución fuese una empresa privada interesada en obtener los

mayores beneficios con el menor costo posible.

La evaluación socio-económica proporciona elementos para decidir si se invierte

en determinado proyecto, pero su enfoque está dirigido a determinar los beneficios

que genera para la sociedad. En este tipo de análisis interesa la contribución del

proyecto a la economía o desarrollo del país, pues se trata de invertir en las

opciones más rentables desde el punto de vista económico-social, que al mismo

tiempo estén acordes con las políticas gubernamentales.

En esta evaluación socio-económica los beneficios se obtienen del aumento en el

ingreso provincial y consecuentemente nacional provocado por el proyecto,

mediante la cuantificación monetaria de la contratación de los bienes, obras o

servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese

proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de cálculo

que en la evaluación financiera como los indicadores, los costos y beneficios se

calculan con precios sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las

distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los

impuestos y las tasas de interés de los créditos.

Los dos tipos de evaluación mencionados constituyen además un criterio para

ordenar o establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una

cartera o grupo de proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud

el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se producirán.

La evaluación socio-económica es importante para el Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, puesto que, su razón de ser es

de carácter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales

resultan poco atractivos para los inversionistas privados y también, para aquellos

que proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie está dispuesto a pagar,

como es el caso de un proyecto para disminuir la contaminación ambiental, el

mantenimiento de la red vial de la provincia, el mejoramiento de la calidad

productiva agropecuaria, etc.

Sección 4ta.

Diseño definitivo

Art. 155.- Del Diseño definitivo.- En esta etapa se elaborarán en detalle todos los

documentos y planos constructivos necesarios para llevar a cabo la construcción o

90

ejecución y puesta en operación del proyecto, de conformidad con lo establecido

en el análisis técnico de la opción seleccionada en el estudio de factibilidad.

Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participación de

profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera óptima los

estudios.

Art. 156.- De la Revisión de los Estudios Definitivos.- Una vez terminados los

estudios, la Dirección de Planificación, procederá a revisar prolijamente, previo a

ser utilizados por el GADPZCH, pues de este modo pueden considerarse a tiempo

sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se

ejecute y opere sin inconvenientes.

Art. 157.- De la Elaboración de los diseños.- Para efectuar los diseños, cada

profesional observará las regulaciones y normas técnicas aplicables al área que le

corresponde. En esta fase se define:

La ubicación de los distintos componentes de la obra en el sitio donde se

llevarán a cabo;

Se efectúan todos los cálculos necesarios para determinar sus dimensiones y

demás características físicas; y,

Se indican los requerimientos de las instalaciones eléctricas, mecánicas o de

cualquier otra índole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto.

Cada uno de los distintos diseños mencionados debe ser realizado por

profesionales en el área correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la

forma más completa posible, en una memoria de cálculo y en una memoria

descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de diseño

utilizados y de las decisiones tomadas por el diseñador respecto al objeto de su

trabajo.

Esta práctica permite que el Jefe de Estudios y Diseños de la Dirección de

Planificación del GADPZCH, establezca los mecanismos para que un profesional

distinto del diseñador, pueda revisar los cálculos y las decisiones efectuados, con

el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente para no

afectar las etapas posteriores.

Sección 4ta.

De los Planos constructivos

Art. 158.- Contenido de los Planos constructivos.- Los planos de construcción

deben contener la información gráfica y escrita necesaria para la correcta

ejecución de la obra. Los planos se elaborarán de conformidad con las

disposiciones reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por

ejecutar.

Para evitar problemas técnicos o económicos en la construcción de la obra, los

planos constructivos deberán tener toda la información necesaria para poder

llevarla a cabo. Los planos constituyen la base para planificar la construcción de la

obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrán existir descripciones

91

insuficientes o confusas, que provoquen problemas técnicos y económicos, como

atrasos en la ejecución de la obra; incorporación de elementos no contemplados

que encarecen el proyecto; demolición de partes de la obra a causa de detalles

poco precisos, etc.

El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las

características físicas de los elementos por construir, las propiedades mecánicas de

los materiales considerados, así como los parámetros utilizados en el diseño.

Art. 159.- Los Planos constructivos en los procesos de contratación.- La

Dirección de Compras Públicas del GADPZCH, antes de iniciar un procedimiento

precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratación, verificará que los

pliegos cuenten con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados,

planos y cálculos, especificaciones técnicas, debidamente aprobados por la

Dirección de Planificación del Gobierno Provincial y que estos estén, vinculados

al Plan Anual de Contratación de la entidad.

Los estudios y diseños incluirán obligatoriamente como condición previa a su

aprobación e inicio del proceso contractual, el análisis de desagregación

tecnológica o de Compra de Inclusión, según corresponda, los que determinarán la

proporción mínima de participación nacional o local de acuerdo a la metodología y

parámetros determinados por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

Art. 160.- De la Responsabilidad del Director de Planificación.- El Director de

Planificación del GADPZCH y los funcionarios que hubieren participado en la

elaboración de los estudios, en la época en que éstos se contrataron y aprobaron,

tendrán responsabilidad solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere

del caso, por la validez de sus resultados y por los eventuales perjuicios que

pudieran ocasionarse en su posterior aplicación.

Art. 161.- De las Condiciones generales y especificaciones técnicas.- Las

Condiciones generales y especificaciones técnicas, constituyen documentos

complementarios de los planos constructivos, en ellos se proporciona información

indispensable para la correcta ejecución de la obra, por tanto, su grado de detalle

deberá permitir el cálculo de costos del proyecto por ejecutar.

En las condiciones generales se definirán conceptos, se fijarán atribuciones y

procedimientos para la administración o fiscalización del contrato y se delimitarán

responsabilidades. En las especificaciones técnicas se tratarán todos los aspectos

técnicos de la obra.

La elaboración de las condiciones generales y especificaciones técnicas es básica

para ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos

documentos constituyen la base para que la administración y el contratista, definan

el método de trabajo para cumplir con las condiciones estipuladas.

Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar

acordes con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su

elaboración se pueden basar en especificaciones de obras similares, siempre y

cuando éstas se adapten a las condiciones de la que se va a construir.

92

Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarán

especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendrá sus

especificaciones especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y

requerimientos.

Art. 162.- Características de las especificaciones.- Las especificaciones han de

ser claras, completas e inequívocas, lo cual significa que no deben presentar

ambigüedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes

interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre

determinado tópico, así como tampoco errores, ya que estos factores complicarán

el desarrollo del proceso de ejecución generalmente aumentando plazo y costo.

Las especificaciones serán inequívocas, es decir, que no den margen a

equivocaciones, para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en

forma precisa e inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y

muestras que ilustren en la mejor forma las características de la prestación.

Básicamente cada especificación debe contar con las siguientes secciones:

1. Descripción del rubro anotando sus características relevantes.

2. Los materiales necesarios para la ejecución de la prestación (podrán

mencionarse las cantidades aproximadas, así como los requisitos mínimos de

calidad que deben cumplir).

3. El equipo mínimo para su ejecución, con sus características.

4. Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboración y su

secuencia.

5. Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarán,

dentro de márgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de

servicio.

6. La medición o cuantificación del rubro.

7. La forma de pago.

Art. 163.- De las especificaciones para la adquisición de equipos.- Para

adquisición de equipos, se elaborarán especificaciones basadas en rendimientos y

no tanto en características descriptivas, adicionalmente, serán lo más generales, es

decir, definir valores mínimos, rangos o márgenes dentro de los cuales se

aceptarán las ofertas. Es normativo excluir las características propias de

determinados fabricantes, señalando las tolerancias que se admitirán.

En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales

que precisará el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de

postventa, cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.

93

Las condiciones generales incluirán aspectos de la obra como su descripción; los

procedimientos administrativos por utilizar, tales como:

a) Las acciones aplicables por incumplimiento, daños y perjuicios o demora;

b) La formulación, presentación y tramitación de planillas;

c) Los plazos para su aprobación y las retenciones;

d) El pago de los reajustes de precios;

e) La responsabilidad por la obtención de los permisos o licencias para efectuar

el trabajo;

f) Las garantías, las modificaciones del programa de trabajo, de los planos, de la

cantidad de obra;

g) Los trabajos extraordinarios; y,

h) La recepción de obras y las liquidaciones; los derechos y obligaciones de las

partes, los informes sobre la obra, las prórrogas de plazo y cualquier tipo de

instrucción sobre aspectos no técnicos de la obra, que faciliten la

administración contractual.

Art. 164.- Del Presupuesto de la obra.- Una vez que se disponga de los planos y

las especificaciones técnicas, la Dirección de Planificación, calculará el

presupuesto detallado de la obra. Se elaborará por unidad de obra o rubro de

trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el proceso de

construcción, bajo la siguiente estructura: cada precio unitario se subdividirá en:

Costos directos,

Costos indirectos,

Utilidad e imprevistos.

Los costos mencionados se desglosarán en sus componentes, se indicarán los

porcentajes de la utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto

total del presupuesto de la obra.

Art. 165.- Del presupuesto detallado.- El presupuesto detallado de la obra es un

cálculo de su costo, a partir de los componentes del precio de cada uno de los

rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construcción.

El precio de cada unidad de obra está compuesto por:

Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y

que se los puede imputar a un rubro determinado y sólo existen si la unidad de

obra se ejecuta, estos son: materiales, mano de obra y maquinaria.

Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista,

tanto en sus oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en

94

particular, pero necesarios para efectuar los trabajos en general, por su

naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado y

deben prorratearse. Dentro de éstos se tiene: salarios y prestaciones legales del

personal directivo, técnico y administrativo de la empresa, depreciación,

mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas, predios, etc.;

alquiler u operación y depreciación de vehículos o equipos de apoyo, de

laboratorio, de topografía, de oficina, gastos de oficina, garantías y

financiamiento; trabajos previos y auxiliares como la construcción y

mantenimiento de caminos de acceso, instalación y desmantelamiento de

equipos y limpieza final de la obra.

Para calcular estos costos, la administración debe suponer la organización que una

empresa constructora requerirá para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre

la base en esa condición, determinar los posibles costos indirectos asociados.

Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecución de

una obra. Para efectos del cálculo del presupuesto de la Administración, debe

determinarse un porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la

utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la construcción.

Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier

error en la estimación del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga

bajo su responsabilidad y pueda afectar al proceso constructivo, tales como

atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos, accidentes,

extravíos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos.

El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y características de los

materiales, mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, así como su

precio de mercado, de manera que, en forma bastante aproximada, se pueden

prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.

Si la obra va a ejecutarse por administración directa, el presupuesto, junto con el

programa de trabajo, se utilizarán para elaborar el flujo de caja requerido para el

proceso de construcción. Si por el contrario, ésta va a realizarse por contrato, el

presupuesto detallado de la obra permitirá a la administración, investigar y

conocer los diversos parámetros de comparación para determinar lo adecuado de

las propuestas presentadas.

Art. 166.- De la Programación de la obra.- La Dirección de Planificación del

GADPZCH, es la responsable de preparar un programa del avance físico de la

obra, desglosándola en las actividades por realizar e indicando su respectiva

duración y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas,

maquinaria y equipos. Para ello tomará en cuenta las características ambientales,

climáticas y geográficas de la zona donde va a realizarse.

Art. 167.- De los Plazos.- La Dirección de Planificación, para definir el plazo de

ejecución empleará un método de programación por redes de actividades, que

señale la ruta crítica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y

diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duración, los tiempos tempranos y

tardíos (de inicio y término) y las holguras de cada actividad, considerando que:

95

Si la obra se efectúa por administración directa, el programa de avance

físico elaborado por la Dirección de Planificación, constituye una guía para

programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los materiales, mano de

obra, maquinaria y equipos por utilizar, además de proporcionar el plazo de

construcción; esta información resultará útil para verificar la propiedad del

presupuesto elaborado, así como para prever los fondos necesarios para la

ejecución de la obra.

Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Dirección de

Planificación, constará en los pliegos precontractuales y en el contrato. El

referido programa servirá como parámetro de comparación para examinar lo

adecuado del programa de trabajo propuesto por el adjudicatario.

El método de programación por emplear en esta tarea será cualquier sistema de

redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades

críticas. Además, con base en la red establecida, se elaborará el diagrama de barras

correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duración,

los tiempos tempranos y tardíos de inicio y término, las holguras y el

requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos.

Sección 5ta.

De la Modalidad de Ejecución

Art. 168.- De la Modalidad de ejecución.- Una vez finalizada la fase de diseño

definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecución de los trabajos, se

deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecución de la obra con los

que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecución son:

1. Por administración directa.

2. Por contrato.

3. Por concesión.

Cualquiera que sea la modalidad de ejecución escogida, deberá actuarse conforme

con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen.

Art. 169.- De la comparación de recursos.- Cuando haya finalizado la fase de

diseño definitivo, la Dirección de Planificación, a través de la Unidad de Estudios

y Diseños, efectuará una comparación entre los recursos requeridos para la

ejecución de la obra y los recursos que tiene disponibles, lo cual se verá reflejado

en el informe correspondiente.

Dependiendo de los resultados de esta comparación, la Prefecta o Prefecto podrá

optar por alguna de las siguientes modalidades para ejecutarla:

1. Por administración.- Alternativa en la que la misma institución construye la

obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen

del financiamiento.

96

2. Por contrato.- En cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega

determinados y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en

un contratista su administración y construcción.

3. Por concesión.- Opción en la que el GADPZCH delega a una empresa privada

la ejecución o rehabilitación del proyecto y le permite explotarlo por un

período determinado, durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario

para que opere en condiciones óptimas.

Todas estas modalidades están regidas por leyes y reglamentos que explican el

procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y

responsabilidades de las partes involucradas, etc.

Art. 170.- De la Ejecución de la obra por administración directa.- Cuando el

GADPZCH ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendrá

que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el

presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase anterior.

Si el GADPZCH, decide ejecutar la obra por administración directa, tendrá que

revisar los documentos elaborados en la fase de diseño definitivo, con el fin de

verificar si cuenta con la capacidad técnica necesaria, si los recursos disponibles

son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad

real, habría que modificar los planes y programas originales.

La administración directa opera si la administración tiene la suficiente capacidad

técnica en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, así como

la maquinaria y equipos que sean necesarios.

Art. 171.- De la Prohibición de división.- La ejecución de una obra por

administración directa no podrá ser dividida en múltiples contratos incluso la obra

civil. Se entiende que la subcontratación es admitida, exclusivamente, para

aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como

ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario para una obra,

los mismos serán contratados en forma individual.

Art. 172.- De la Contratación.- Antes de iniciar el proceso de contratación, el

GADPZCH debe cerciorarse de contar con toda la documentación requerida y

actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la contratación y

puedan participar sobre las mismas bases.

Art. 173.- Del Presupuesto Referencial.- El tipo de concurso por realizar se

determinará de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado por el

GADPZCH, a través de la Dirección de Planificación y según lo estipulado al

respecto en la normativa vigente.

El concurso se difundirá para propiciar una amplia participación, adicionalmente,

habrá de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y

Reglamento del Sistema Nacional de Contratación Pública.

97

Art. 174.- Del momento de ejecutar la obra.- Cuando el GADPZCH decida

ejecutar la obra por contrato, verificará que el proyecto haya concluido su etapa de

diseño y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la

contratación resulte claro y los interesados puedan utilizar esa información para

preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los

participantes.

Bajo ningún concepto se iniciarán los procesos de contratación si la entidad no

cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones están

incompletas.

Igualmente, se verificará que existan los diseños y más documentos necesarios

pues las condiciones supuestas al efectuar un diseño pueden cambiar radicalmente,

sobre todo si la construcción de la obra se lleva a cabo algunos años después de la

concepción del proyecto.

Sección 6ta.

De la Administración del contrato y de la Fiscalización

Art. 175.- De la Administración del contrato y administración de la obra.- La

Dirección requirente o relacionada con el proyecto según la importancia del

mismo, será la responsable de la administración del contrato o administración de la

obra según se trate de la ejecución mediante contrato o una ejecución directa de la

entidad.

Estas labores las puede realizar el GADPZCH directamente a través de las áreas

administrativas respectivas o contratarla con una empresa consultora que se

encargará de administrar por delegación. A pesar de delegar estas labores, la

entidad mantendrá una supervisión rigurosa y estricta sobre la obra con el

propósito de vigilar las tareas de fiscalización.

Art. 176.- Del Administrador del contrato en obras civiles.- En proyectos que

involucren la ejecución de obras civiles y equipamiento o la ejecución de varias

obras de la misma naturaleza la administración del contrato estará a cargo del

Director de Obras Publicas del GADPZCH cuyas funciones, en términos

generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo.

La ejecución de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales,

reglamentarias y técnicas dictadas por los órganos rectores en el campo de la

preservación ambiental, la construcción, la salud, las relaciones laborales, el

ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y

energéticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional.

Toda persona que tenga a su cargo la ejecución o administración de una obra tiene

el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere

a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo

referente a las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene

del sitio en que se ejecuta, protección de los trabajadores contra riesgos

profesionales. Asimismo serán obligatorias todas aquellas normas que se dicten

posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir

98

conceptos nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a

cabo.

Art. 177.- Del Administrador del contrato.- El administrador del contrato velará

porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar

parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren su

cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de

esas tareas, la comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a

cabo, la aplicación de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que

no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que

brinde lo mejor de sí para lograr el éxito del proyecto.

Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro

de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado.

Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las

autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.

Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional

necesaria para que el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la

magnitud del proyecto, se organizará una estructura de varios niveles, con un Jefe

de Fiscalización y fiscalizadores en un área específica: calidad, avance físico y

avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio personal de

apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra más

bien requiere de profesionales con formación en áreas distintas, como: estructuras,

arquitectura, suelos, electricidad, mecánica, etc., que se encarguen de controlar

tanto la calidad como el avance físico y financiero de las obras y rindan cuentas al

Jefe de Fiscalización del proyecto. Además, para la estructura que establezca debe

definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y

finalmente, obtener el apoyo logístico e instrumentos de medición, requeridos para

que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.

Art. 178.- De las funciones del Administrador del Contrato.- Son funciones del

administrador del contrato, entre otras:

a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo

a lo programado;

b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus

programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de

construcción del proyecto;

c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de

manera que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se

comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes;

d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto;

e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los

planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;

99

f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la

administración cotidiana del proyecto;

g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra,

considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de

suministros, etc. aunque éstos no sean constructivos y definir las funciones,

responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el

apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato, el

Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre

todas las labores; y,

h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y

definitiva.

Art. 179.- Del Jefe de Fiscalización.- El Jefe de Fiscalización establecerá un

sistema para asegurar la correcta ejecución de la obra, mediante el control de la

calidad, el avance físico y el avance financiero de la obra. Dichos controles

conllevan una evaluación mensual, de los aspectos mencionados y la

comunicación de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas

surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relación al

plazo, presupuesto y calidad de la obra.

Corresponde al Jefe de Fiscalización obtener información estadística sobre los

rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, así como llevar

un recuento de la incidencia de la lluvia en la paralización de labores en la obra.

La información resultante es muy útil para preparar futuros proyectos, pues

permite prever los plazos de ejecución, la influencia de la precipitación sobre

éstos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios

para llevar a cabo una obra, así como los posibles problemas que se podrían

suscitar.

El Jefe de Fiscalización, se asegurará de que la obra se ejecute de conformidad con

las bases establecidas en los estudios de preinversión, es decir, de acuerdo con el

diseño definitivo, las especificaciones y demás normas técnicas aplicables, para

lograr obtener del proyecto los beneficios esperados.

Art. 180.- De la participación obligatoria del Jefe de Fiscalización en la

elaboración de los pliegos para la ejecución de obras civiles.- El Jefe de

Fiscalización participará obligatoriamente en la elaboración de los pliegos

precontractuales con el fin de evitar errores u omisiones que pudieren afectar

negativamente en la ejecución de la obra.

No obstante, si por alguna razón justificable no hubiere participado en lo

establecido en el inciso anterior, antes de iniciar la construcción, debe revisar los

pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisión, así como

cualquier imprevisión técnica que luego pueda afectar en forma negativa el

desarrollo del proceso constructivo.

Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalización resolver en forma

oportuna los problemas técnicos que se presenten durante el proceso constructivo,

100

así como asegurar que el contratista disponga del personal técnico con la suficiente

preparación, el empleo de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y

calidad estipuladas en los planos y especificaciones.

Art. 181.- De las funciones del Jefe de Fiscalización.- Son funciones del Jefe de

Fiscalización, entre otras:

a) Participará obligatoriamente en la elaboración de los pliegos precontractuales

con el fin de evitar errores u omisiones que pudieren afectar negativamente en

la ejecución de la obra;

b) Proponer al administrador del contrato la organización e infraestructura

necesaria, para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde éste se

construirá; definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la

conforman, de modo que las labores de construcción o de inspección se

realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente;

c) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance

físico, que aseguren la correcta ejecución de la obra;

d) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo

con los diseños definitivos, las especificaciones técnicas, programas de

trabajo, recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas aplicables;

e) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma

oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o

especificaciones, así como imprevisiones técnicas, de modo que de inmediato

se corrija la situación;

f) Resolver oportunamente los problemas técnicos que se presenten durante la

ejecución de las obras;

g) Justificar técnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se

tengan que realizar durante la ejecución de las obras e informar al

administrador del contrato para adoptar las decisiones que correspondan;

h) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del

personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las

condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto

útil para la preparación de futuros proyectos;

i) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados

en la ejecución de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna

y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la

oferta del contratista;

j) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su

estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los

mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante

su ejecución y las medidas aplicadas;

101

k) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones

pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al

administrador del contrato para que resuelva;

l) Asumir en nombre del GADPZCH, la relación con las comunidades donde se

ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a éstos; y,

m) Coordinar las pruebas finales de aceptación y la entrega de las obras para su

entrada en operación.

Art. 182.- De los Fiscalizadores.- En los casos en que la ubicación, la magnitud o

la complejidad de la obra lo ameriten, el Jefe de Fiscalización podrá designar a

uno o más fiscalizadores con la formación profesional necesaria, para que se

encarguen de inspeccionar la obra o un área específica de ésta.

La designación de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o

complejidad del proyecto; así, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de

avance físico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un

fiscalizador para cada área especializada, como por ejemplo, para el sistema

eléctrico, el sistema mecánico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno

de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance físico,

flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia

de la obra justifica, cada fiscalizador podría contar con el personal que sea

menester para el desempeño de su cargo.

Cuando los documentos de licitación especifiquen determinados requisitos para el

profesional responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador deberá

reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempeñar una

adecuada labor de control. La paridad de conocimientos técnicos entre el

fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del contratista, es

muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda

ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efectúe una correcta evaluación de

los trabajos realizados.

Art. 183.- De la Designación de Fiscalizadores Especializados.- El Jefe de

Fiscalización, podrá designar en coordinación con el Director de Áreas respectiva

del GADPZCH, un fiscalizador para asuntos específicos, como en los casos de

consultorías de gestión ambiental, consultorías o contratos de gestión productiva,

etc.

Art. 184.- De las funciones de los Fiscalizadores.- La funciones de los

fiscalizadores, cada uno en el área de su competencia, son las siguientes:

a) Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalización, los documentos contractuales

con el fin de verificar la existencia de algún error, omisión o imprevisión

técnica, que pueda afectar la construcción de la obra y de presentarse este

caso, sugerir la adopción de medidas correctivas o soluciones técnicas,

oportunamente;

102

b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en

el área bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas

y proponer soluciones para corregir la situación;

c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecución de la

obra;

d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas

por el contratista; además, calcular los reajustes correspondientes a esas

planillas, comparando la obra realizada, con la que debía ser ejecutada de

acuerdo con el programa de trabajo autorizado;

e) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del

personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las

condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto

útil para la preparación de futuros proyectos;

f) Verificar la calidad de los materiales, así como la de los elementos

construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su

supervisión y siguiendo rigurosamente las especificaciones técnicas;

g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretación de los planos,

especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto técnico

relacionado con la obra;

h) Anotar en el libro de obra, además de una descripción del proceso de

construcción de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o

comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el

mejor desarrollo de la obra;

i) Justificar técnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos

extraordinarios en las obras bajo su supervisión;

j) Coordinar con los diseñadores de la obra cuando sea necesario efectuar

modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales;

k) Realizar los cálculos pertinentes para determinar los costos de las

modificaciones u obras extraordinarias por realizar;

l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas

durante el proceso de construcción, con el fin de obtener los planos finales de

la obra ejecutada;

m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista,

tomando como guía las especificaciones;

n) Calificar al personal técnico del contratista y recomendar el reemplazo de

aquél que no satisfaga los requisitos necesarios;

103

o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas

condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los

especificados;

p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones,

programas de trabajo, licencias, permisos y demás documentos contractuales;

q) Coordinar con el contratista las actividades más importantes del proceso

constructivo;

r) Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por el contratista y en

caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes;

s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de protección ambiental,

laborales, se seguridad social y de seguridad industrial;

t) En proyectos de importancia, preparar memorias técnicas sobre los

procedimientos y métodos empleados en la construcción de las obras, para que

sean utilizados como fuentes de información en proyectos futuros;

Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como

mínimo la siguiente información:

Un análisis del estado del proyecto desde el punto de vista económico y

del avance físico, respaldado por los cálculos correspondientes.

Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.

Análisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos

en obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario.

Estadísticas sobre las condiciones climáticas del sitio donde se ejecuta el

proyecto (especialmente de la precipitación pluvial) y su incidencia en el

desarrollo de los trabajos.

Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista.

u) Análisis del personal técnico del contratista;

v) Entregar la información producida para las recepciones; y,

w) Efectuar el finiquito o liquidación económica de las obras a su cargo.

Sección 7ma.

De los documentos de la obra

Art. 185.- De los Documentos que deben permanecer en obra.- En todos los

proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben permanecer en el

sitio de la construcción los siguientes documentos:

1. Copia del contrato de construcción.

2. Los planos constructivos.

3. Las especificaciones técnicas, generales y específicas.

104

4. El programa de ejecución autorizado, con indicación de los recursos

requeridos por actividad.

5. El libro de obra.

6. Correspondencia cruzada entre fiscalización y contratista.

7. Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por

avance de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc.

8. Estadística del resultado de las pruebas del laboratorio.

Los documentos citados permanecerán en el lugar de ejecución del proyecto, dado

que contienen información sin la cual no sería posible ejecutar la obra, realizar las

labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control

externo que atañe a la Contraloría General del Estado.

Art. 186.- Del Libro de obra.- El libro de obra es una memoria de la

construcción, que debe contener una reseña cronológica y descriptiva de la marcha

progresiva de los trabajos de construcción y sus pormenores: sirve para controlar

la ejecución de la obra y para facilitar la supervisión de ésta.

Al iniciar la construcción el Jefe de Fiscalización o fiscalizador encargado de tal

responsabilidad, escribirá la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los

profesionales que participarán en la obra. Si durante el proceso hay algún cambio

de profesionales, del contratante o contratista, ello deberá constar en el libro.

Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotación en el libro de

obra, deberá iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.

De presentarse algún problema con la calidad de los materiales suministrados, los

trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los

métodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deberá constar también en el

libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas

acciones.

Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotará en el libro de obra la fecha de

finalización e indicará las características principales de la construcción; además,

hará constar que los equipos y sistemas electromecánicos incorporados a la obra

funcionan correctamente.

El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecución de la obra y

facilitar su supervisión; también es contar con un documento oficial donde conste

la gestión de la unidad de fiscalización de la construcción y la de todos aquellos

profesionales que estén vinculados con ella en razón de su función o en

cumplimiento de leyes y reglamentos específicos. Dicho documento se utilizará

como respaldo de la actuación de los profesionales, la descripción de los métodos

constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se

presentaren durante la construcción, las soluciones propuestas, así como los

resultados obtenidos, etc.

105

Art. 187.- Del Control del avance físico de la obra.- El Jefe de Fiscalización

velará por el cumplimiento del programa de ejecución establecido. De presentarse

atrasos con respecto al programa, tomará las acciones necesarias para ajustar las

actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse

de acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta

crítica del proyecto, informará de inmediato al administrador del contrato, para

que éste resuelva el problema oportunamente.

El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de

ejecución definitivo, aprobado por la administración, sin embargo, cuando por

razones imputables a él, alguna actividad que no sea crítica muestre un atraso que

sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotará el hecho en el libro de obra e

instará al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en las

condiciones generales, un nuevo programa de asignación de recursos, que asegure

la finalización de la obra en el plazo convenido.

Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicará las sanciones

respectivas, las cuales estarán estipuladas en el contrato.

El control del avance físico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalización

como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del

proyecto y evaluar periódicamente el proceso constructivo en relación con lo

programado. Deberá tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier

instante.

El Jefe de Fiscalización efectuará el control del avance físico por semana, pues de

esta manera, al efectuar la medición en conjunto con el contratista, cotejará los

datos obtenidos, que servirán para la revisión de las planillas de avance de obra y

de los documentos de respaldo.

El Jefe de Fiscalización establecerá las acciones a tomar cuando detecte atrasos

con respecto al programa, pues de su oportuna aplicación depende la ejecución del

proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y

sobrepasa el límite establecido, holgura total, deberá advertirle mediante el libro

de obra y comunicación escrita para que dentro de un plazo determinado, presente

las medidas correctivas que aseguren la finalización del proyecto en el plazo

convenido. Si el atraso incide en la ruta crítica, el Jefe de Fiscalización aplicará las

sanciones del caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

Art. 188.- Del Control de calidad.- El Jefe de Fiscalización, fiscalizadores y más

personal comprometido en estas labores del GADPZCH, velarán por el estricto

cumplimiento de las especificaciones técnicas respectivas. De presentarse

desviaciones que sobrepasen los límites de variación establecidos, tomará las

acciones necesarias para corregirlas de manera inmediata.

Art. 189.- De los errores detectados en el control de calidad.- El fiscalizador

que detecte algún problema de calidad en el área a su cargo, deberá señalarlo en el

libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma

inmediata y si no lo es, para que éste someta a su consideración la solución

propuesta.

106

El personal de fiscalización, velará por la ejecución de la obra, de conformidad

con las especificaciones y dentro del rango de variación permitido en éstas. De

ninguna manera aceptarán rubros no acordes a las especificaciones que puedan

perjudicar la calidad definida en la etapa de diseño. Controlar la calidad de todos

los rubros y de toda la obra es la misión más importante de fiscalización,

especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen

que ver con la seguridad posterior de la obra.

De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarán las acciones

necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos

casos donde no sea posible corregir el trabajo, la única opción es el derrocamiento

de la parte mal realizada y su reconstrucción a costa del contratista. Si la obra se

ejecuta por administración directa, personal de la entidad a cargo de estas labores,

tomará las acciones pertinentes para resolver la situación, actuando dentro de sus

potestades y guiándose por los principios de eficiencia, eficacia y economía. Si la

obra se ejecuta por contrato, deberá advertirlo inmediatamente al contratista por

medio del libro de obra y comunicación escrita, lo cual bastará para que éste acate

sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el Fiscalizador

aplicará las sanciones indicadas en el contrato.

Art. 190.- Del Control financiero de la obra.- El Jefe de Fiscalización evaluará

en forma mensual, el avance financiero de la obra en relación con lo programado.

De existir discrepancias, analizará su origen y tomará las acciones necesarias para

corregir la situación. Asimismo, llevará el control del presupuesto asignado a la

obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de

la asignación presupuestaria disponible.

El Jefe de Fiscalización controlará el avance financiero, realizando como mínimo

una evaluación mensual para verificar si la obra se desarrolla según lo previsto.

Los cortes para determinar el avance físico se efectúan también mensualmente y

dado que el avance financiero debe corresponder a un determinado avance físico,

se hará coincidir las fechas de corte.

El resultado de la evaluación servirá para determinar si el monto acumulado de los

gastos, corresponde al avance físico que debía haberse alcanzado a esa fecha; de

no ser así, se estudiarán las causas y se tomarán las acciones correctivas

necesarias.

En cuanto al control de la asignación presupuestaria, el Jefe de Fiscalización

deberá conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones

contraídas, pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera

acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de

más recursos financieros.

Aun cuando sea factible la consecución de nuevos recursos, el control de la

asignación presupuestaria permitirá iniciar oportunamente los trámites requeridos

para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto

de vista financiero.

107

El Jefe de Fiscalización evaluará el cumplimiento de los plazos para los pagos de

planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicará el particular a los niveles

jerárquicos superiores.

Art. 191.- Incidencia de la lluvia.- Cuando las características climáticas de la

zona o la estación durante la cual se efectúe la construcción y la etapa en que se

encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra

deberá tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la

incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se

presente esa situación.

Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se hará constar en el libro de obra

o en un registro la fecha en la cual se presentó esa condición, cuáles trabajos se

suspendieron, a qué hora y por cuánto tiempo, en qué medida fueron afectados y

se expondrán las razones por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones

serán ratificadas por la firma del Fiscalizador encargado de llevar este control, así

como por la del profesional representante del contratista. Los datos así recabados

se emplearán, en conjunto con el programa de ejecución, para determinar la

prórroga de plazo que se autorizará por este concepto.

La información presentada por los contratistas con datos de la precipitación pluvial

de estaciones meteorológicas cercanas al sitio de construcción o notas de prensa

no podrá ser considerada como respaldo para solicitar prórrogas por atrasos a

causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda

fundamentarse la decisión de otorgar o no la prórroga solicitada, pues no

necesariamente reflejan la situación del sitio de la obra y no brindan información

sobre el tiempo de paralización de los trabajos por ese motivo, ni en qué medida

éstos se vieron afectados.

El registro de control de lluvia evitará los conflictos en torno a este tema, pues

conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisión de prorrogar o

no el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre

los trabajos y no a la lluvia en sí, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora

y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podrían tener

desavenencias, haciéndolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripción de la

información consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los

contratistas ya consideran una suspensión forzosa de los trabajos de construcción

por la marcada estación invernal, en tales casos, no cabe la ampliación del plazo

por la incidencia de la lluvia.

Sección 8va.

De la Medición de la obra ejecutada y pago de planillas

y de las prórrogas de plazo

Art. 192.- De la Medición de la obra ejecutada.- La administración cancelará las

planillas por avance de obra u otorgará desembolsos, sólo si cuenta con los

respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores

autorizados. Para tal efecto, el último día del mes en revisión, se concluirán las

mediciones y cálculos de la obra ejecutada durante ese período.

108

El formato y contenido de los documentos de respaldo serán definidos por la

administración en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las

especificaciones o bien en la reunión de preconstrucción, en conjunto con el

contratista o el fiscalizador, según sea el caso; como mínimo deberá incluirse en

esa documentación, un listado de los capítulos, rubros o actividades y sub

actividades del programa de ejecución, donde se especifique la cantidad de obra

ejecutada durante el mes en revisión y la obra por ejecutar, además de las

mediciones y cálculos que dieron origen a los datos suministrados.

Art. 193.- Del Cotejo de mediciones.- Tanto el contratista como el Fiscalizador

realizarán sus propias mediciones, cuyos resultados se cotejarán al verificar en

conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deberá entregar su

estimación al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las

condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunión de

preconstrucción y adjuntará los documentos de respaldo correspondientes; el

Fiscalizador por su parte, efectuará la revisión en el plazo convenido o estipulado.

Cuando la obra se ejecute por administración directa, se procederá de manera

similar a la citada y se cumplirán también los plazos especificados para la

presentación de las solicitudes de desembolso y su revisión.

Art. 194.- De la seguridad en el pago.- El pago o desembolso por obra realizada

se hará cuando se tenga la seguridad de que se está pagando realmente lo

construido luego de haber efectuado la medición de la cantidad de obra ejecutada.

Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas

por avance de obra que consignen las mediciones realizadas, así como los cálculos

efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por

simple medición.

Estos documentos son de utilidad para la administración, controles internos o

externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.

Cuanto más refleje el programa de ejecución las actividades o procedimientos para

construir las obras, tanto más fácil será efectuar la medición de lo realizado para

ambas partes y llevar el control del avance de los mismos.

Art. 195.- De las Prórrogas de plazo.- Se concederán prórrogas de plazo cuando

por razones no imputables al contratista se produzcan atrasos en actividades

críticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornándolas críticas.

Art. 196.- Del Procedimiento para conceder prórrogas de plazo.- El

constructor deberá interponer la solicitud de prórroga de conformidad con las

disposiciones contractuales después de conocer el hecho que demorará la

ejecución y en cuanto tenga la información suficiente, aportará la documentación

probatoria necesaria para que la administración pueda resolver el reclamo.

La entidad o administración designará, reglamentariamente, al servidor que cuenta

con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas.

Adicionalmente, el servidor responsable de la administración, tendrá el plazo

previsto contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo

interpuesto, para lo cual llevará a cabo los estudios o investigaciones necesarios.

109

Art. 197.- Causales para que proceda el aumento de plazo.- El aumento del

plazo de la construcción procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o

fuerza mayor que afecte el progreso de la obra.

a) Caso fortuito.- El atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del

equipo utilizado, destrucción vandálica de las obras, cierres de carreteras o

cualquier acto realizado por personas o animales que causen daños a la obra o

afecten su desarrollo normal; y,

b) Fuerza mayor.- En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por

inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por fenómenos naturales.

Art. 198.- Otras causales para el aumento de plazo.- Adicionalmente son

motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:

1. Falta de materiales de construcción o equipos a incorporar en el mercado

nacional o internacional;

2. Períodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras;

3. Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran

aumento de plazo;

4. Incumplimiento de la administración en suministrar:

Los planos de diseño indispensables para iniciar o continuar la

construcción.

Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.

5. Existencia de impedimentos legales o de otra índole que dificulten la

realización de los trabajos;

6. Orden escrita de la administración de parar o disminuir el ritmo de avance de

la obra; y,

7. Incumplimiento de la administración en el pago de acuerdo con las cláusulas

del contrato.

Art. 199.- De la determinación de los días de prórroga.- Para determinar los

días de prórroga que se concederán por las causas mencionadas anteriormente, el

Jefe de Fiscalización o Fiscalizador examinará la incidencia de los atrasos en la

ruta crítica; así, únicamente se otorgará prórroga por el número de días que

aumente el plazo original, a raíz del atraso. También puede prorrogarse el plazo

cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posición dentro del

programa, se torna crítica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este

caso, se conceden tantos días como haya sido afectado el plazo.

El contratista comunicará oportunamente al Jefe de Fiscalización, los hechos que

van a provocar demoras en la construcción, así como sus causas, pues esto permite

a ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las

110

actividades afectadas. Tal comunicación será fundamentada, de conformidad con

las disposiciones reglamentarias al respecto.

La documentación probatoria a las solicitudes de prórroga, deberá reunir las

siguientes características: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en

cuestión; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y además, que los

datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y

concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una

misma información y facilitar la revisión de los documentos, gracias a la brevedad

y precisión de su contenido.

Sección 9na

De los Planos de Registro y la Recepción de la obra

Art. 200.- De los Planos de Registro.- Todas las modificaciones que se realicen

en la obra deben incorporarse en los planos finales de construcción, con el fin de

reflejar fielmente cómo se construyó y su localización exacta.

Según lo señale el contrato, la fiscalización o el contratista, deben elaborar los

planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la

construcción, con el fin de que reflejen las características de las obras realmente

construidas, así como su localización exacta. Esta práctica redundará en beneficios

para la administración o entidad, pues facilitará las tareas de mantenimiento y

reparaciones, así como el diseño de posteriores remodelaciones, ampliaciones,

rehabilitaciones, reconstrucciones, etc.

Los planos finales son indispensables cuando se tienen que diseñar

remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben

integrarse a los existentes o éstos deben readecuarse para soportar las cargas

adicionales.

Art. 201.- De la Recepción de las obras.- Se llevarán a cabo dos tipos de

recepción:

a) Recepción provisional.- Se efectuará 15 días después de que el contratista de

la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción;

y,

b) Recepción definitiva.- No podrá realizarse en un plazo menor a seis meses

después de la fecha de la recepción provisional.

Art. 202.- De las actas de recepción.- En ambos casos, se elaborará un acta de

recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el proceso constructivo y la

condición en que se recibe la obra.

Para la recepción provisional se indicará al menos, si ésta se recibe a satisfacción o

con observaciones, en cuyo caso se señalarán las causas de ello, para que el

constructor proceda a corregir los problemas. Las actas señalarán como mínimo lo

siguiente:

111

1. Los antecedentes contractuales de la obra;

2. Condiciones generales de ejecución, condiciones operativas;

3. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas;

4. Liquidación económica que incluye el monto cancelado y el que falta por

cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras

extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepción es

provisional. Si ésta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se

admite reclamos pendientes de las partes;

5. Liquidación de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecución,

incluyendo prórrogas. Se establecerán las sanciones a las que hubiere lugar; y,

6. Si las obras se reciben a satisfacción o con observaciones, y en este último

caso, las razones para que sea así.

Cuando la obra se realice por administración directa, las recepciones provisional y

definitiva serán realizadas por una comisión de representantes de los futuros

usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute

por contrato, actuarán en la recepción el contratista y los integrantes de la

comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratista, integrada

por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el

proceso de ejecución del mismo.

El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial,

no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran

durante los diez años posteriores a la fecha de la recepción definitiva.

El constructor o contratista deberá comunicar por escrito, al Jefe de Fiscalización,

la finalización de las obras a su cargo, para que proceda a su recepción. Esta

comunicación formaliza la fecha de término de las obras y constituye una

constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la

administración. En forma previa a la recepción del proyecto se efectuará una

revisión de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepción,

especialmente si se detecta algún problema, en cuyo caso, éste deberá señalarse al

constructor para su corrección inmediata, o para que asuma las responsabilidades

correspondientes.

Durante la revisión de las obras para su recepción, sea provisional o definitiva y

hasta la suscripción del acta correspondiente, deben estar presentes las partes

interesadas en el proceso. Si la ejecución se realizó por administración directa, los

representantes de los futuros usuarios recibirán la obra de parte del administrador

de la obra previa revisión de ésta, y al finalizar, los participantes suscribirán el acta

elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecutó por

contrato, el Jefe de Fiscalización y fiscalizadores actuarán suministrando toda la

información necesaria a la comisión de recepción integrada por profesionales

designados por la máxima autoridad. Los resultados se consignarán en el acta, la

cual suscribirá, haciendo las salvedades que estimen pertinentes.

112

La recepción provisional se efectuará para probar la obra en condiciones de

servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operación o

funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis

meses comprendidos entre la recepción provisional y la definitiva, los defectos

detectados durante la revisión; dicho plazo se considera suficiente, pues si el

constructor comunicó formalmente la finalización de las obras fue porque

consideró que había cumplido con lo especificado y con la totalidad de los

trabajos. La recepción definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la

etapa de construcción y la terminación del contrato, de manera que no deben

quedar reclamos pendientes y cualquier reparación que se hubiere hecho constar

en el acta de recepción provisional, en ese momento debe estar terminada.

Se establecerá una definición clara del alcance de la labor de mantenimiento que

deberá efectuar el constructor durante el período comprendido entre la recepción

provisional y la definitiva, tema que, deberá constar en las especificaciones

técnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato.

Además, deberá definirse la forma en la cual será pagado el servicio.

No obstante se haya realizado la recepción definitiva de la obra a satisfacción, si

durante los diez primeros años de funcionamiento surgen o se manifiestan

problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente después de la

construcción, el Constructor debe responder por ello, según las leyes vigentes en

relación con la responsabilidad por vicios ocultos.

Sección 10ma

De la Operación, mantenimiento y evaluación ex-post

Art. 203.- Documentos para operación y mantenimiento.- El diseño definitivo

será remitido a las unidades de operación y mantenimiento para que conozcan el

proyecto y efectúen las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la

construcción de la obra, se enviará a las mismas unidades que operarán o

brindarán servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las

modificaciones efectuadas al diseño original para que planifiquen y programen su

trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo.

Será tarea de los departamentos de operación y mantenimiento además, elaborar

los respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o

capacitación para elaborar tales manuales, los encargados del diseño serán los

responsables de producirlos.

Las unidades encargadas de efectuar la operación o el mantenimiento de las obras

construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de

trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la

etapa de preinversión. Para que esto sea posible, se considerarán los estudios del

diseño definitivo que les permitan disponer de la necesaria información para que la

operación de las obras se efectúe en el nivel previsto para producir los beneficios

esperados.

113

También se requerirán los planos finales que muestren las modificaciones

incorporadas a la obra, pues éstas deberán considerarse para ajustar los planes,

programas y presupuestos elaborados.

Art. 204.- De la Operación.- Los planes y programas de operación deben

elaborarse para que la obra funcione de manera óptima, partiendo de la

certificación de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La

Dirección de Planificación debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o

aceptable de la obra.

Para efectuar la programación de la operación de una obra deben considerarse:

El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.

El comportamiento del mercado en que se colocará el bien o servicio.

Las características de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se

produce el bien.

La experiencia de la institución o de otras instituciones en obras similares: este

aspecto ayudará mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una

obra semejante, porque proporciona información práctica sobre el

funcionamiento real de una obra afín a la que se va a poner en operación.

Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definirá la

cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la

operación de la obra, así como las características que éstos deben reunir.

Cuando el sistema es complejo se capacitará a los futuros operarios, antes de

que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el

rendimiento.

Los factores externos que inciden en la operación de la obra, como: las labores

de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del tráfico, el

presupuesto dispuesto por la entidad para la operación de la obra, etc.

Art. 205.- Del Mantenimiento.- Las entidades prestarán el servicio de

mantenimiento a los bienes y obras públicas a su cargo, con el fin de que éstas

operen en forma óptima durante su vida útil y puedan obtenerse los beneficios

esperados, de acuerdo con los estudios de preinversión. Cuando existan

restricciones presupuestarias, se efectuarán los ajustes correspondientes para que

la obra opere en un nivel aceptable y esta situación se comunicará a las

autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes.

Se impulsarán dos tipos de mantenimiento que a continuación se detallan:

1) El mantenimiento preventivo.- Cuya función es evitar o prever los daños que

interrumpan el servicio o la producción de bienes, disminuyan el rendimiento

esperado o su calidad; y,

2) El mantenimiento correctivo.- Aplicado para corregir la falla o daño, cuando

ya se haya presentado.

El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras públicas es

esencial para asegurar su durabilidad y la obtención de los beneficios esperados

durante la vida útil de éstas.

114

El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir

juntos y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el

segundo, cada vez que surja una emergencia.

Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento

óptimo de la obra, se asignará un presupuesto adecuado al mantenimiento,

principalmente al preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se

informará sobre esta situación a las autoridades de la entidad para que tomen las

medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel óptimo, tan pronto como

sea posible.

Para efectuar el planeamiento, la programación y el presupuesto del

mantenimiento preventivo, se considerarán los siguientes aspectos:

a) Características de los elementos que componen la obra.

b) Experiencia con proyectos similares.

c) Determinación de los recursos necesarios que debe apoyarse en la información

recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del

personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se

determinará el tipo y cantidad de personal requerido; los materiales, repuestos,

equipos, maquinaria y herramientas necesarios; el transporte para

movilizarlos, etc.

d) Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto

disponible de la institución; el sistema de suministros empleado, el tiempo

promedio para la compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad de

materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el

mercado; etc.

e) Para la planificación del mantenimiento correctivo, se establecerán las

posibles emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando éstas se

presenten, así como asegurar el suministro de los recursos para poder

atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio

de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en

términos de la incidencia que ésta tenga en la prestación del servicio o la

producción del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la

planificación deberá conocer la obra y sus partes, así como la forma en que

opera, además de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras

similares.

El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daños

imprevisibles o emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsión de la

ocurrencia de posibles fallas.

Art. 206.- Evaluación ex-post.- Durante la etapa de operación se efectuarán

evaluaciones periódicas del funcionamiento de la obra, esto es, comparar los

ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de

preinversión. Para ello los períodos comprendidos entre una evaluación y otra,

115

deberán coincidir con los períodos escogidos en los estudios para medir los

beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto,

pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la información necesaria

para nuevos proyectos.

La evaluación es una herramienta de control que debe estar presente durante todo

el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operación es aún más importante, pues

permite saber si se están obteniendo los beneficios esperados y cuáles factores han

influido en el éxito alcanzado o en caso de no ser así, analizar la causa de las

desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr

lo planeado.

Por otra parte, la evaluación ex-post permite conocer si las variables empleadas en

los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos,

y fundamentalmente, ayudará a no cometer los mismos errores; en este sentido,

constituye una verdadera fuente de retroalimentación, pues, la simple experiencia

no basta. Se identificarán los diversos factores de éxito y se explicará su influencia

en los resultados.

Además se evaluará el servicio de mantenimiento brindado para corregir los

problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y

hacer más eficiente el servicio.

TÍTULO VIII

DE LA GESTION AMBIENTAL

Sección 1ra.

Sustento legal para la gestión ambiental

Art. 207.- Sustento legal.- El artículo 395 numerales 2, 3 y 4 de la Constitución

de la República del Ecuador, reconoce los principios ambientales; disponiendo que

es un deber aplicar las política de gestión ambiental de manera transversal que

serán de obligatorio cumplimiento por parte del Estado en todos sus niveles y por

todas las personas naturales o jurídicas en el territorio nacional.

El Estado garantizará la participación activa y permanente de las personas,

comunidades, pueblos y nacionalidad afectadas, en la planificación, ejecución y

control de toda actividad que genere impactos ambientales.

En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones legales en materia

ambiental, esta se aplicará en el sentido más favorable a la protección a la

naturaleza.

La Gestión Ambiental es una competencia exclusiva de los Gobiernos Autónomos

Descentralizados Provinciales de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4

del artículo 263 de la Constitución de la República.

La Ley específica de los Gobiernos Autónomos (COOTAD), en el artículo 136, en

lo referente al Ejercicio de las competencias de gestión ambiental, prescribe: “De

acuerdo con lo dispuesto en la Constitución, el ejercicio de la tutela estatal sobre el

ambiente y la corresponsabilidad de la ciudadanía en su preservación, se articulará

116

a través de un sistema nacional descentralizado de gestión ambiental, que tendrá a

su cargo la defensoría del ambiente y la naturaleza a través de la gestión

concurrente y subsidiaria de las competencias de este sector, con sujeción a las

políticas, regulaciones técnicas y control de la autoridad ambiental nacional, de

conformidad con lo dispuesto en la ley.

Corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados provinciales gobernar,

dirigir, ordenar, disponer, u organizar la gestión ambiental, la defensoría del

ambiente y la naturaleza, en el ámbito de su territorio; estas acciones se realizarán

en el marco del sistema nacional descentralizado de gestión ambiental y en

concordancia con las políticas emitidas por la autoridad ambiental nacional. Para

el otorgamiento de licencias ambientales deberán acreditarse obligatoriamente

como autoridad ambiental de aplicación responsable en su circunscripción.

Para otorgar licencias ambientales, los gobiernos autónomos descentralizados

municipales podrán calificarse como autoridades ambientales de aplicación

responsable en su cantón. En los cantones en los que el gobierno autónomo

descentralizado municipal no se haya calificado, esta facultad le corresponderá al

gobierno provincial.

Los gobiernos autónomos descentralizados municipales establecerán, en forma

progresiva, sistemas de gestión integral de desechos, a fin de eliminar los vertidos

contaminantes en ríos, lagos, lagunas, quebradas, esteros o mar, aguas residuales

provenientes de redes de alcantarillado, público o privado, así como eliminar el

vertido en redes de alcantarillado.

En el caso de proyectos de carácter estratégico la emisión de la licencia ambiental

será responsabilidad de la autoridad nacional ambiental. Cuando un municipio

ejecute por administración directa obras que requieran de licencia ambiental, no

podrá ejercer como entidad ambiental de control sobre esa obra; el gobierno

autónomo descentralizado provincial correspondiente será, entonces, la entidad

ambiental de control y además realizará auditorías sobre las licencias otorgadas a

las obras por contrato por los gobiernos municipales.

Las obras o proyectos que deberán obtener licencia ambiental son aquellas que

causan graves impactos al ambiente, que entrañan riesgo ambiental y/o que atentan

contra la salud y el bienestar de los seres humanos, de conformidad con la ley.

Los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales promoverán

actividades de preservación de la biodiversidad y protección del ambiente para lo

cual impulsarán en su circunscripción territorial programas y/o proyectos de

manejo sustentable de los recursos naturales y recuperación de ecosistemas

frágiles; protección de las fuentes y cursos de agua; prevención y recuperación de

suelos degradados por contaminación, desertificación y erosión; forestación y

reforestación con la utilización preferente de especies nativas y adaptadas a la

zona; y, educación ambiental, organización y vigilancia ciudadana de los derechos

ambientales y de la naturaleza. Estas actividades serán coordinadas con las

políticas, programas y proyectos ambientales de todos los demás niveles de

gobierno, sobre conservación y uso sustentable de los recursos naturales.

117

Los gobiernos autónomos descentralizados regionales y provinciales, en

coordinación con los consejos de cuencas hidrográficas podrán establecer tasas

vinculadas a la obtención de recursos destinados a la conservación de las cuencas

hidrográficas y la gestión ambiental; cuyos recursos se utilizarán, con la

participación de los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales y las

comunidades rurales, para la conservación y recuperación de los ecosistemas

donde se encuentran las fuentes y cursos de agua”.

Dentro de la gestión ambiental, se estará con las disposiciones de las leyes que

rigen la materia.

Art. 208.- Del Medio Ambiente.- Constituye o es el sistema global constituido

por elementos naturales y artificiales, físicos, químicos o biológicos,

socioculturales y sus interacciones, en permanente modificación por la naturaleza

o la acción humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas

manifestaciones. Cualquier espacio de interacción y sus consecuencias, entre la

sociedad (elementos sociales, recursos humanos) y la naturaleza (elementos o

recursos naturales).

A su vez, el medio ambiente está formado por el ambiente físico o natural y el

ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos

naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetación forestal, pastos naturales, especies

vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y especies

silvestres en general), minerales (metálicos y no metálicos), energía (renovable y

no renovable) y residuos.

El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales

tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las

actividades se consideran a la ejecución de todo tipo de infraestructura

(edificaciones, construcciones de diversa índole, maquinaria y equipos) y en

general a todo lo que sea fruto de la ingeniería de la humanidad (ciencia y

tecnología). Comprende también el comportamiento de los seres humanos para

con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad,

preservación del ambiente) y negativos (destrucción contaminación ambiental).

Sección 1ra.

De la Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH

Art. 209.- De la Dirección de Gestión Ambiental del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe.- Para en cumplimiento de la

Competencia de Gestión Ambiental el GADPZCH, cuenta con la respectiva área

administrativa encargada de llevar a cabo la gestión ambiental que permitan a la

Institución orientar y ejecutar los procesos, la determinación de procedimientos y

la operación de las acciones derivadas de la utilización de organismos, ecosistemas

y otros recursos naturales en niveles que permitan su renovación, sin cambiar su

estructura general.

La gestión ambiental constituye el conjunto de diligencias conducentes al manejo

integral del sistema ambiental. Dicho de otro modo e incluyendo el concepto de

desarrollo sostenible, es la estrategia mediante la cual se organizan las actividades

118

antrópicas que afectan al medio ambiente, con el fin de lograr una adecuada

calidad de vida, previniendo o mitigando los problemas ambientales.

La gestión ambiental responde al “cómo hay que hacer” para conseguir lo

planteado por el desarrollo sostenible, es decir, para conseguir un equilibrio

adecuado para el desarrollo económico, crecimiento de la población, uso racional

de los recursos y protección y conservación del ambiente. Abarca un concepto

integrador superior al del manejo ambiental: de esta forma no sólo están las

acciones a ejecutarse por la parte operativa, sino también las directrices,

lineamientos y políticas formuladas desde los entes rectores, que terminan

mediando la implementación.

El GADPZCH, maneja proyectos de inversión, en consecuencia, cuenta con la

Dirección de Gestión Ambiental conformada con especialistas en varias

disciplinas, con conocimientos ambientales en el área de su respectiva

competencia, que aseguren la prevención de daños, afectaciones y riesgos

ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y

actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a

nivel institucional; así como la debida coordinación en los procesos de

participación ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.

La Gestión Ambiental está ubicada dentro de la estructura orgánica de la entidad

en un nivel de Dirección, con vínculo directo a las unidades ejecutoras de

proyectos, debiendo apoyar a la alta dirección en la toma de decisiones, relativas a

gestión ambiental de la entidad, planeación y ejecución de proyectos y obras que

necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construcción. Asesorará en

la formulación de políticas y programas internos y la observancia del marco

jurídico ambiental vigente.

La Prefecta o Prefecto aprobará los procedimientos que permita organizar la

Dirección de Gestión Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y

necesarios.

Los funcionarios de la Dirección de Gestión Ambiental cumplirán las funciones,

deberes y obligaciones específicas, propias de su jerarquía y de acuerdo con lo que

disponga el orgánico funcional de la entidad.

La Dirección de Gestión Ambiental manejará los estudios ambientales que se

realizarán previas a la ejecución, durante la ejecución y en el abandono de un

proyecto.

De acuerdo a la legislación vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo

de un proyecto son:

1. Los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de

un proyecto;

2. La Auditoría Ambiental, AA, que se realiza durante la construcción de un

proyecto; y,

119

3. El Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del

proyecto.

Art. 210.- De las Obligaciones de la Dirección de Gestión Ambiental del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe.- De

conformidad con lo dispuesto en el artículo 263.4 de la Constitución de la

república del Ecuador, la Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH en el

ejercicio de las competencias exclusivas, a más de las señaladas en el Código

Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, le

corresponde, llevar a cabo la gestión ambiental que permita orientar y ejecutar los

procesos, la determinación de procedimientos y la operación de las acciones

derivadas de la utilización de organismos, ecosistemas y otros recursos naturales

en niveles que permitan su renovación, sin cambiar su estructura general.

a) Aplicar los principios establecidos en la Ley de Gestión Ambiental y ejecutar

las acciones específicas del medio ambiente y de los recursos naturales;

b) Ejecutar y verificar el cumplimiento de las normas de calidad ambiental, de

permisibilidad, fijación de niveles tecnológicos y las que establezca el

Ministerio del ramo;

c) Participar en la ejecución de los planes, programas y proyectos aprobados por

el Ministerio del ramo, mediante la propuesta de convenios;

d) Coordinar con los organismos competentes para expedir y aplicar las normas

técnicas necesarias para proteger el medio ambiente con sujeción a las normas

legales y reglamentarias vigentes y a los convenios internacionales;

e) Regular y promover la conservación del medio ambiente y el uso sustentable

de los recursos naturales en armonía con el interés social; mantener el

patrimonio natural de la Provincia de Zamora Chinchipe;

f) Velar por la protección y restauración de la diversidad biológica, garantizar la

integridad del patrimonio genético y la permanencia de los ecosistemas;

g) Presentar proyectos de ordenanzas referentes a la aplicación de la gestión

ambiental de conformidad con la Constitución y la Ley, dentro de las

competencias determinadas en la Constitución y el Código Orgánico de

Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, a fin de que sean

analizadas y promulgadas por el ente legislativo del Gobierno provincial;

h) Promover la participación de la comunidad en la formulación de políticas para

la protección del medio ambiente y manejo racional de los recursos naturales;

y,

i) Garantizar el acceso de las personas naturales y jurídicas a la información

previa a la toma de decisiones de la administración pública, relacionada con la

protección del medio ambiente.

Art. 211.- Del Cumplimiento de Políticas Institucionales.- El GADPZCH, a

través de la Dirección de Gestión Ambiental, cumplirá con las Políticas

Institucionales de:

120

a) Participar en el uso, usufructo, administración y conservación de los recursos

naturales renovables que se hallen dentro de la jurisdicción provincial;

b) Garantizar la participación activa y permanente de las personas, comunidades,

pueblos y nacionalidades afectadas, en la planificación, ejecución y control de

toda actividad que genere impactos ambientales;

c) Proponer al Consejo Provincial políticas ambientales seccionales con sujeción

a la Constitución Política de la República y a la presente Ley; y,

d) Respetarán las regulaciones nacionales sobre el Patrimonio de Áreas Naturales

Protegidas para determinar los usos del suelo y consultarán a los

representantes de los pueblos: Shuar, Saraguros, Puruháes, afroecuatorianos y

poblaciones locales para la delimitación, manejo y administración de áreas de

conservación y reserva ecológica.

Art. 212.- De las funciones específicas del Director de Gestión Ambiental del

GADPZCH.- Corresponde al Director de Gestión Ambiental del GADPZCH, lo

siguiente:

1. Elaborar el Plan Operativo Anual de Gestión Ambiental que permita al

GADPZCH, establecer políticas claras de defensa de los ecosistemas

existentes en armonía con el grupo humano radicado;

2. Establecer los principios y directrices de política ambiental para la Provincia

de Zamora Chinchipe, determinado las obligaciones, responsabilidades,

niveles de participación de los sectores público y privado en la gestión

ambiental señalando los límites permisibles, controles y solicitando a la

Autoridad competente las sanciones que correspondan por los atentados a los

Derechos de la Naturaleza, establecidos en la Constitución de la República;

3. Planificar y ejecutar las actividades de gestión ambiental bajo los principios de

solidaridad, corresponsabilidad, cooperación, coordinación, reciclaje y

reutilización de desechos, utilización de tecnologías alternativas

ambientalmente sustentables de la Provincia;

4. Orientar y ejecutar la Gestión Ambienta bajo los principios establecidos en la

Constitución y en el Derecho Internacional sobre Medio Ambiente y

Desarrollo;

5. Elaboran proyectos de reglamentos, instructivos, regulaciones y ordenanzas,

dentro del ámbito de la competencia del Gobierno Provincial, bajo los

parámetros establecidos en la Constitución de la República y la Ley de

Gestión Ambiental, respetando las regulaciones nacionales sobre el

Patrimonio de Áreas Naturales Protegidas para determinar los usos del suelo

previa consulta a los representantes de los pueblos indígenas y poblaciones

locales para la delimitación, manejo y administración de áreas de conservación

y reserva ecológica;

6. Coordinar con la Dirección de Gestión y Cooperación Internacional, acciones

tendientes a la suscripción de convenios con Organismos Internacionales de

121

protección Ambiental propendiendo a establecer mecanismos de coordinación

transectorial, interacción y cooperación entre los distintos ámbitos, sistemas y

subsistemas de manejo ambiental y de gestión de recursos naturales;

7. Coordinar con la Agencia de Regulación y Control Minero, Adscrita al

Ministerio Sectorial el aprovechamiento racional de los recursos naturales no

renovables en función de los intereses de Zamora Chinchipe y del País, con

estricta observancia de las regulaciones establecidas en la Ley de Gestión

Ambiental;

8. Coordinar con el Consejo Nacional de Desarrollo Sustentable, las acciones

que permitan al GADPZCH ejercer acciones eficaces en defensa de los

Derechos de la Naturaleza;

9. Implementar talleres y seminarios que permitan la socialización y

concientización de las personas naturales y jurídicas a tener acceso a la

información previa a la toma de decisiones para la conservación y cuidado del

entorno geográfico de sus respectivos asentamientos y vivienda, relacionada

con la protección del medio ambiente;

10. Elaborar los correspondientes planes de manejo e impactos ambientales, de las

obras que ejecute el Gobierno Provincial, conforme Sistema Único de Manejo

Ambiental, cuyo principio rector será el precautelatorio;

11. Coordinar los GADs Cantonales y Parroquiales, instituciones de derecho

público y privado la ejecución de planes, programas y proyectos tendientes a

velar por el manejo y conservación de las áreas protegidas y de recursos

forestales;

12. Ejecutar convenios y formular políticas y estrategias de protección,

Restauración, Fomento, manejo y aprovechamiento de los recursos naturales;

13. Brindar asistencia técnica, a todos los proyectos de carácter socio-ambiental;

14. Formular, aprobar y ejecutar Proyectos, estrategias, estudios, para la

conservación y restauración de los recursos naturales;

15. Coordinar y programar con el resto de unidades operativas del organismo

provincial, en la formulación y ejecución de proyectos de desarrollo

provincial;

16. Elaborar el plan Operativa y estratégico de la Dirección de Medio Ambiente;

17. Generar directrices capaces de viabilizar el óptimo desarrollo institucional

provincial;

18. Elaborar, coordinar, planificar y ejecutar estudios, proyectos, convenios que la

institución los requiera, enmarcados en nuestro ámbito, siguiendo el

procedimiento legal;

122

19. Planificar, diseñar y ejecutar políticas, Reglamentos, Normas y Ordenanzas

ambientales, con la finalidad de proteger, manejar, conservar y monitorear los

recursos naturales y otros servicios ambientales;

20. Realizar auditorías ambientales a los proyectos de infraestructura social y

básica, saneamiento ambiental y actividades productivas que puedan causar

daños ambientales;

21. Establecer Instrumentos de gestión y ejecución para la declaración, manejo,

aprovechamiento y comercialización de recursos forestales y áreas naturales;

22. Planificar y ejecutar programas y proyectos de educación ambiental;

23. Diseñar y socializar indicadores ambientales;

24. Implementar un sistema de información geográfica ambiental provincial;

25. Ejecutar y concertar la Agenda Ambiental con los diferentes actores sociales

de la provincia;

26. Coordinar con los departamentos pertinentes en Gestión de cooperación

técnica y financiera ante organismos internacionales, nacionales y de

integración;

27. Impulsar y apoyar con la información ambiental a la implementación de

programas y proyectos de ordenamiento territorial local y provincial;

28. Autorizar y otorgar permisos y licencias ambientales para la implementación,

funcionamiento y operación de proyectos que generen impactos ambientales;

29. Desarrollar un sistema de información ambiental (SISAP), que comprenda

información cartográfica estadística y documental, como herramienta de la

planificación y desarrollo de la provincia y en lo posible realizar la valoración

ambiental de los recursos naturales para lograr un adecuado mantenimiento,

rehabilitación y remediación de los mismos. Como parte del sistema de

información provincial;

30. Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias del H. Gobierno Provincial;

31. Coordinar las Relaciones Interinstitucionales inherentes a su área; y,

32. Las demás que le correspondan de conformidad con la Constitución y la Ley y

aquellas que le asigne la Prefecta o Prefecto.

Sección 3ra.

La Dirección de Gestión Ambiental en proyectos de obra pública

Art. 213.- De la Gestión Ambiental en proyectos de obra pública.- Los

servidores públicos responsables de la Dirección de Gestión Ambiental deberán

aplicar las normas contenidas en el Texto Unificado de Legislación Ambiental

123

Secundaria, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley

de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental:

1. La Dirección llevará adelante la gestión ambiental en todas las fases de un

proyecto.

2. El Director de la Gestión Ambiental participará en las reuniones técnicas y

legales, a fin de emitir sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad

ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones serán determinantes

para la toma de decisiones.

3. Participará en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del

proyecto, para definir variantes en proyectos lineales cuando éstas sean

necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas frágiles; o, para

posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de

edificación o de otra naturaleza; para la elaboración de especificaciones

técnicas ambientales de prevención y mitigación de impactos ambientales que

deberán formar parte del contrato.

4. Será el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana, esto es, en

las consultas y audiencias públicas, en lo relacionado al impacto ambiental que

generará el proyecto en su ejecución y cuando entre en operación.

5. También participará en los procesos de contratación de consultoría, para la

realización de los términos de referencia para la ejecución de los estudios de

impacto ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales después de su

revisión y no objeción, serán puestos en conocimiento de la autoridad

ambiental responsable, para su aprobación.

6. Se responsabilizará del proceso de licenciamiento ambiental, cuyo trámite,

obligatoriamente será previo al inicio de construcción del proyecto. Si fuere

del caso y de contar con el personal adecuado, podrá la misma unidad preparar

los términos de referencia, previo el trámite correspondiente.

Art. 214.- De Gestión Ambiental en el proceso constructivo.- En el proceso

constructivo realizará:

1. El monitoreo ambiental mediante la medición de las emisiones, el control de

los efluentes.

2. Identificación de sustancias contaminantes en concentraciones y permanencia

superiores o inferiores a las establecidas en la legislación vigente.

3. Reconocimiento de daños ambientales, considerados como la pérdida,

disminución, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones

preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes.

4. Admisión de daños sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los

bienes públicos o privados.

124

5. Controlará el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las

especificaciones técnicas ambientales. Debiendo presentar informes periódicos

a la Prefecta o Prefecto, para de ser el caso, se tomen los correctivos

necesarios inmediatos.

Art. 215.- De la Gestión Ambiental en proyectos de saneamiento ambiental.-

Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollará la entidad, deberán ser

vigilados y tomará partida la Dirección de Gestión en todo el proceso, esto es, en:

Las fases de planeación;

Factibilidad;

Licenciamiento ambiental;

Aprobación, contratación;

Ejecución;

Operación; y,

Mantenimiento.

Dentro del proceso descrito, la Dirección de Gestión Ambiental exigirá las

disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental para el

Manejo y Disposición Final de Desechos Sólidos no Peligrosos, también la Norma

Técnica para Desechos Peligrosos, y las Normas Técnicas de Calidad Ambiental,

aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto

Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión

Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de

la Contaminación Ambiental.

Art. 216.- De los proyectos de saneamiento ambiental.- Son proyectos de

saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de

vida de los habitantes y evitar la contaminación del medio ambiente,

comprendidos, entre otros:

Sistemas de alcantarillado;

Agua potable;

Recolección, transporte, disposición y manejo de desechos sólidos;

Recolección, transporte y operación de desechos peligrosos.

Art. 217.- Definiciones.- Se entenderá por:

a) Aseo urbano.- Es la limpieza de la ciudad, libre de desechos sólidos

producidos por sus habitantes.

b) Desechos sólidos.- comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del

barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no

contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre

otros.

c) Desecho peligroso.- Es todo aquel desecho, que por sus características

corrosivas, tóxicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biológicas,

infecciosas, irritantes, de patogenicidad, carcinogénicas representan un peligro

para los seres vivos, el equilibrio ecológico o el ambiente.

125

Art. 218.- De la Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural.-

En el ámbito de competencia del GADPZCH, determinados en la Constitución, el

Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización y

demás cuerpos legales que regulen la materia, la Dirección de Gestión Ambiental,

velará por prevenir daños ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el

patrimonio natural, comprendido en: Ecosistemas frágiles, parques nacionales,

reservas ecológicas, refugios de vida silvestre, reservas biológicas, reservas de

producción y fauna, áreas nacionales de recreación, turismo de áreas naturales, a

fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas

comprendidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al

amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión

Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

La Dirección de Gestión Ambiental en el ámbito de las facultades del GADPZCH,

dentro de su alcance deberá propender el mantenimiento de la diversidad biológica

mediante un desarrollo y una gestión sostenibles de hábitats naturales y sus zonas

circundantes de valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres.

Art. 219.- De la Definición de Patrimonio natural.- Son todos los animales,

plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que signifiquen valores

universales en cuanto a la protección y conservación de especies animales y

vegetales en peligro de desaparición o paisajes integrales en peligro de destrucción

o transformación.

El Patrimonio natural, comprende las formaciones físicas, biológicas y geológicas

excepcionales, hábitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan

valor científico, de conservación o estético.

Art. 220.- De la Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados

internacionales para conservar el medio ambiente.- En el ámbito de sus

competencias, el GADPZCH, a través de las unidades de GESTIÓN

AMBIENTAL Y GESTIÓN DE PRODUCIÓN, emprenderán las acciones que

sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos

establecidos en los tratados internacionales.

La gestión debe contribuir a la conservación y uso sostenible de los recursos

naturales y culturales del país; y, a mejorar las condiciones de vida de los

habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas técnicas y disposiciones

constantes en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo

de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental

para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir

dos o más países, a fin de conservar el medio ambiente.

Sección 4ta.

De la Gestión Ambiental para la protección del AGUA

Art. 221.- De la Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua.- La

Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH deberá precautelar, prevenir,

126

proteger la contaminación del recurso agua, controlando los límites permisibles,

exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma

Técnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de

Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la

Prevención de la Contaminación Ambiental.

La polución del agua se produce por la construcción de obras inconsultas,

inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado

que no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas,

aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema

ambiental.

La Dirección de Gestión Ambiental en su ámbito de acción, deberá impedir la

sobreexplotación permanente de los recursos hídricos para mantener un equilibrio

entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de

conservación de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenación de los

usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecológica del agua, en la

que la diversidad biológica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado

de un agua determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su

persistencia tóxica o bioacumulación puedan tener un impacto ambiental negativo

en las aguas superficiales, marinas o subterráneas.

Art. 222.- Definiciones de agua.- Para efectos de control se considera:

Agua, es la fuente misma de la vida, en especial dentro de la jurisdicción se

define al territorio de Zamora Chinchipe como “Pulmón de la madre Tierra,

fuente de agua y vida;

Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme;

Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad;

Aguas residuales, son las de composición variada provenientes de las

descargas de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrícolas,

pecuarios, domésticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradación

en su calidad original;

Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo;

Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ríos que se hallan

bajo la influencia de las mareas;

Agua subterránea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de

saturación (Se sitúa debajo del nivel freático);

Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie

del terreno.

Sección 5ta.

De la Gestión Ambiental para la protección del el ambiente físico o natural

AIRE

Art. 223.- De la Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire.- La

Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH, en su accionar y en el ámbito de

su competencia, propenderá a preservar la salud de las personas, la calidad del aire

ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando

los límites máximos permisibles de contaminantes en el aire, como las emisiones

127

al aire de fuentes fijas de combustión, exigiendo las disposiciones y prohibiciones

de la Norma Técnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones

al Aire desde Fuentes Fijas de Combustión, al amparo de la Ley de Gestión

Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de

la Contaminación Ambiental.

El GADPZCH, de acuerdo a sus facultades concedidas en el artículo 263 de la

Constitución de la República y artículo 136 del Código Orgánico de Organización

Territorial, Autonomía y Descentralización, a través de la Dirección de Gestión

Ambiental, en relación al clima, propenderá a que los seres humanos no

contaminen el aire con gases tóxicos, pues la contaminación atmosférica es uno de

los problemas ambientales y de salud humana más típicos de las ciudades, a fin de

evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero,

causante del calentamiento de la tierra y de la modificación del clima. La actividad

industrial genera la lluvia ácida, y se engloba dentro de las amenazas del medio

aéreo.

Art. 224.- Del aire ambiente.- Aire, denominado aire ambiente, es cualquier

porción no confinada de la atmósfera y se define como mezcla gaseosa, cuya

composición normal es de por lo menos 20% de oxígeno, 77% de nitrógeno y

proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relación volumétrica.

Sección 6ta.

De la Gestión Ambiental para la protección del ambiente físico o natural

SUELO

Art. 225.- De la Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo.- La

Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH, en su accionar y en el ámbito de

su competencia, propenderá a controlar las prácticas inadecuadas, como el manejo

del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminación o tala de árboles o arbustos que

se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los ríos.

La Dirección de Gestión Ambiental propenderá a evitar la ocurrencia de procesos

erosivos, que complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la

desertización o desertificación; controlar los límites máximos permisibles de

contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generación de residuos

sólidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando

técnicas apropiadas y procedimientos para su minimización reuso y reciclaje;

exigir la utilización de sistemas de agricultura que no degraden ni generen

contaminación o desequilibrio del área geográfica con el uso racional de

plaguicidas, fertilizantes y sustancias tóxicas; exigir el cumplimiento de las

disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso

Suelo, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de

Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

SUELO, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas.

Sección 7ma.

De la Gestión Ambiental para la protección del el ambiente físico o natural

FLORA Y FAUNA

128

Art. 226.- De la Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y

fauna.- La Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH, deberá evitar la tala

de bosques, proceso de deforestación que ocasiona: degradación, pérdida de

biodiversidad y los cambios climáticos, aplicando las Normas Técnicas contenidas

en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de

Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la

Prevención de la Contaminación Ambiental.

La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la

biosfera.

Sección 8va.

De la Gestión Ambiental en el AMBIENTE FÍSICO O NATURAL,

MINERALES

Art. 227.- De la Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales.-

La Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH en el ámbito de su

competencia, controlará el manejo, la explotación, el uso irracional y la

eliminación de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Técnicas

contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo

de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental

para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Minerales, se clasifican en metálicos y no metálicos, y constituyen los cuerpos

inorgánicos naturales de composición química y estructura cristalina definidas.

Sección 9na.

De la Gestión Ambiental en el ambiente físico o natural

ENERGÍA

Art. 228.- De la Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía.-

En cuanto a los residuos, la Dirección de Gestión Ambiental del GADPZCH,

analizará las dificultades que genera su eliminación que necesariamente produce

contaminación; controlará, entre otros, la disposición final de los residuos tóxicos

y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la

vegetación y al hombre; aplicando las Normas Técnicas contenidas en el Texto

Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión

Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de

la Contaminación Ambiental.

Energía, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente

con la materia, forma el cosmos.

La Dirección de Gestión Ambiental, evaluará las manifestaciones de la energía,

pues se la define únicamente en función de sus efectos, como la capacidad de

efectuar un trabajo.

En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cómo la luz se relaciona

con el conjunto de seres vivos y de cómo la energía es transformada dentro de esos

seres.

129

TÍTULO IX

DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

Sección 1ra.

Organización informática y Segregación de funciones

Art. 229.- De la Organización informática.- El Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, en armonía con la disposición

contenida en el artículo 101 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e

Inversiones, garantizará la eficiencia en el servicio público adoptando medidas

específicas para apoyar la generación de competitividad sistémica, a través de la

reducción costos de transacción, mediante la eliminación de trámites innecesarios,

así como promoverá una cultura pública de servicio de calidad. Propenderá al uso

de mecanismos informáticos y telemáticos de obtención, validación e intercambio

de información y otras medidas de gobierno electrónico; para el efecto, el

GADPZCH, establecerá programas específicos para garantizar permanentemente

servicios en línea, ágiles y eficientes.

Las Direcciones de área del GADPZCH deben estar acopladas en un marco de

trabajo para procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y

el control, así como el involucramiento de la alta dirección de la Institución

Provincial, por lo que las actividades y procesos de tecnología de información de

la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue

de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.

La Dirección de Tecnología de Información del GADPZCH, estará posicionada

dentro de la estructura organizacional de la entidad en un nivel que le permita

efectuar las actividades de asesoría y apoyo a la alta dirección y unidades usuarias;

así como participar en la toma de decisiones de la organización y generar cambios

de mejora tecnológica. Además debe garantizar su independencia respecto de las

áreas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las Direcciones de Área

del Gobierno Provincial.

El GADPZCH, establecerá una estructura organizacional de tecnología de

información que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada

de forma periódica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los

objetivos planteados y soporten los avances tecnológicos. Bajo este esquema se

dispondrá como mínimo de áreas que cubran proyectos tecnológicos,

infraestructura tecnológica y soporte interno y externo de ser el caso, considerando

el tamaño de la entidad y de la Dirección de tecnología.

Art. 230.- De la Segregación de funciones.- Las funciones y responsabilidades

del personal de la Dirección de Tecnología de Información y de los usuarios de los

sistemas de información serán claramente definidas y formalmente comunicadas

para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente

autoridad y respaldo.

La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una

adecuada segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro

de la Dirección de Tecnología de Información la supervisión de roles y funciones

130

del personal dentro de cada una de las áreas, para gestionar un adecuado

rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación de nuevo

personal.

La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman

la Dirección de Tecnología de Información del GADPZCH, contemplará los

deberes y responsabilidades, así como las habilidades y experiencia necesarias en

cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del desempeño. Dicha

descripción considerará procedimientos que eliminen la dependencia de personal

clave.

Art. 231.- De la Misión de la Dirección de Tecnología de Información del

GADPZCH.- Brindar un óptimo servicio de Tecnologías de Información y

Telecomunicaciones, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de servicios

en el cumplimiento de sus competencias, facultades y funcionamiento del

GADPZCH, aplicando la calidad en el servicio para garantizar un uso adecuado de

los recursos tecnológicos.

Art. 232.- De las Funciones Generales de la Dirección de Tecnología de

Información del GADPZCH.- Son funciones generales de la Dirección de

Tecnología de Información del GADPZCH, las siguientes:

1. Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico del GSDPZCH;

así como elaborar y ejecutar los proyectos del Plan Operativo Institucional-

POI y los proyectos internos de la Dirección de Tecnología de Información del

GADPZCH;

2. Elaborar y proponer a la Prefecta o Prefecto para su aprobación, el Plan

Estratégico de Tecnologías de Información alineado al Plan Estratégico del

GADPZCH y ejecutar su implementación;

3. Administrar el Portafolio de Proyectos asociado al Plan Operativo Anual del

GADPZCH;

4. Proponer a la Prefecta o Prefecto para su aprobación, las políticas respecto a

las Tecnologías de Información;

5. Participar activamente en la definición del soporte tecnológico de las

iniciativas de productos y servicios del GADPZCH;

6. Velar por la alta disponibilidad del servicio de tecnología de Información que

soporte la operatividad del GADPZCH;

7. Velar y gestionar la actualización y mantenimiento de la infraestructura

tecnológica y de los sistemas bases;

8. Proponer, gestionar y atender la actualización de los sistemas de información,

en coordinación con las áreas usuarias, incorporando mejores prácticas y

nuevas tendencias tecnológicas;

131

9. Proponer los planes y presupuestos para la adquisición de recursos de

tecnologías de información requeridos para asegurar la renovación tecnológica

e implantación de los proyectos de Tecnología de Información;

10. Establecer las normas y estándares para la gestión de las actividades y uso de

recursos de tecnologías de información, considerando las mejores prácticas del

sector;

11. Dar conformidad al cumplimiento de los contratos que deriven de la

adquisición, alquiler y/o mantenimiento de equipos y/o aplicativos, dentro del

ámbito de su competencia;

12. Representar al GADPZCH en las actividades de su competencia ante

instituciones externas;

13. Apoyar, dentro del ámbito de su competencia, en la definición de

especificaciones técnicas de procesos de selección que guarden relación con

tecnología de la información;

14. Participar en la elaboración del Plan de Seguridad de la Información del

GADPZCH, ejecutándolos de acuerdo al ámbito de su competencia;

15. Definir, implementar y gestionar la seguridad informática de servicios y/o

recursos de tecnología de Información que soporte la operatividad del

GADPZCH;

16. Velar que para toda solución de tecnología de información se establezca bajo

las definiciones de arquitectura de tecnologías de información;

17. Evaluar, planificar, diseñar e implementar la arquitectura de inteligencia de

operatividad informática de las competencias del GADPZCH;

18. Elaborar y controlar los indicadores de los servicios de tecnologías de

información del GADPZCH;

19. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el Sistema

de Gestión de Calidad y del Sistema del Atención del cliente interno;

20. Identificar, implementar y mejorar los procesos de tecnologías de

Información;

21. Gestionar los servicios de tecnologías de información;

22. Evaluar y coordinar los requerimientos de Tecnologías de Información;

23. Formular el Plan de Capacitación en base a las competencias;

24. Garantizar un aseguramiento de la calidad de las soluciones de tecnologías de

información, productos, software, hardware y procesos;

132

25. Desarrollar, incorporar e implementar sistemas de información que requiere el

GADPZCH para su óptima operación, administración y gestión;

26. Definir la arquitectura de tecnologías de información que garantice el

alineamiento con la estrategia de la organización, procesos, información,

documentando los múltiples modelos arquitecturales o vistas que satisfagan

las actuales y futuras necesidades del GADPZCH que deberán cumplir

criterios de sostenibilidad, adaptabilidad, flexibilidad y modernidad;

27. Definir los procedimientos, tecnología, soporte metodológico y procesos para

asegurar o elevar la calidad de los productos y servicios del GADPZCH;

28. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación,

tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de

las dependencias a su cargo, dentro de las políticas de riesgo, límites y

procedimientos establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye

al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la

gestión de continuidad del administrativa y seguridad de información en el

GADPZCH;

29. Asumir ante la Prefecta o Prefecto la responsabilidad de los resultados de la

gestión de riesgos correspondiente a su Dirección;

30. Administrar el presupuesto asignado a su departamento, realizando un

oportuno seguimiento y control de su ejecución;

31. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados

por la Dirección;

32. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Auditoría

Interna del GADPZCH y los organismos de control externo; y,

33. La demás que le asignare dentro de su área la Prefecta o Prefecto y aquellas

que estén determinadas en la Constitución y la Ley.

Sección 2da.

Plan informático estratégico de tecnología

Art. 233.- Del Plan informático estratégico de tecnología de la Información.-

La Dirección de Tecnología de la Información del GADPZCH, elaborará e

implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los

recursos tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan estratégico

institucional y éste con el Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de

gobierno.

El plan informático estratégico tendrá un nivel de detalle suficiente para permitir

la definición de planes operativos de tecnología de Información y especificará

como ésta contribuirá a los objetivos estratégicos del GADPZCH; incluirá un

análisis de la situación actual y las propuestas de mejora con la participación de

todas las unidades de la organización, se considerará la estructura interna,

133

procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, así

como la definición de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la

inversión y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y

regulatorios de ser necesario.

La Dirección de Tecnología de Información elaborará planes operativos de

tecnología de la información alineados con el plan estratégico informático y los

objetivos estratégicos de la institución, estos planes incluirán los portafolios de

proyectos y de servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas, las estrategias de

migración, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y

consideraciones relacionadas con la incorporación de nuevas tecnologías de

información vigentes a fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarán

que se asignen los recursos apropiados de la función de servicios de tecnología de

información a base de lo establecido en su plan estratégico.

El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como

el presupuesto asociado a éstos serán analizados y aprobados por la el Consejo

Provincial, e incorporados al presupuesto anual del GADPZCH; se actualizarán de

manera permanente, además de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral

para determinar su grado de ejecución y tomar las medidas necesarias en caso de

desviaciones.

Sección 3ra.

Políticas y procedimientos

Art. 234.- De las políticas y procedimientos.- La Prefecta o Prefecto, bajo las

potestades administrativas constantes en el artículo 50, literal h del Código

Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y descentralización, aprobará las

políticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el área de

tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura

tecnológica necesaria.

La Dirección de Tecnología de Información del GADPZCH, documentará y

difundirá las políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades

relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización,

estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de

su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control

de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que

hubiere lugar si no se cumplieran.

Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad

intelectual, firmas electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, entre

otros, serán considerados dentro de las políticas y procedimientos a definir, los

cuales además, estarán alineados con las leyes conexas emitidas por los

organismos competentes y estándares de tecnología de información.

Será necesario establecer procedimientos de comunicación, difusión y

coordinación entre las funciones de tecnología de información y las funciones

propias del GADPZCH.

134

Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de

riesgos, al igual que directrices y estándares tecnológicos.

Se implantarán procedimientos de supervisión de las funciones de tecnología de

información, ayudados de la revisión de indicadores de desempeño y se medirá el

cumplimiento de las regulaciones y estándares definidos.

La Dirección de Tecnología de Información del GADPZCH, promoverá y

establecerá convenios con otras organizaciones o terceros a fin de promover y

viabilizar el intercambio de información interinstitucional, así como de programas

de aplicación desarrollados al interior de las instituciones o prestación de servicios

relacionados con la tecnología de información.

Sección 4ta.

Modelo de información organizacional

Art. 235.- Del modelo de información organizacional.- La Dirección de

Tecnología de Información definirá el modelo de información de la organización a

fin de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma; y se garantice su

disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e

implantación de los procesos y procedimientos correspondientes.

Art. 236.- Del diccionario de datos.- El diseño del modelo de información que se

defina deberá constar en un diccionario de datos corporativo que será actualizado

y documentado de forma permanente, incluirá las reglas de validación y los

controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o

módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que

apoyan a fin de facilitar la incorporación de las aplicaciones y procesos

institucionales de manera transparente.

Se deberá generar un proceso de clasificación de los datos para especificar y

aplicar niveles de seguridad y propiedad.

Sección 5ta.

Administración de proyectos tecnológicos

Art. 237.- De la administración de proyectos tecnológicos.- La Dirección de

Tecnología de Información definirá mecanismos que faciliten la administración de

todos los proyectos informáticos que ejecuten las diferentes áreas que conformen

dicha unidad. Los aspectos a considerar son:

1. Descripción de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relación con

otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participación y

aceptación de los usuarios interesados.

2. Cronograma de actividades que facilite la ejecución y monitoreo del proyecto

que incluirá el talento humano (responsables), tecnológicos y financieros

además de los planes de pruebas y de capacitación correspondientes.

135

3. La formulación de los proyectos considerará el Costo Total de Propiedad CTP;

que incluya no sólo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos,

los beneficios relacionados con la compra de equipos o programas

informáticos, aspectos del uso y mantenimiento, formación para el personal de

soporte y usuarios, así como el costo de operación y de los equipos o trabajos

de consultoría necesarios.

4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se

nombre un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y

administradores o líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus

funciones y responsabilidades.

5. Se cubrirá, como mínimo las etapas de: inicio, planeación, ejecución, control,

monitoreo y cierre de proyectos, así como los entregables, aprobaciones y

compromisos formales mediante el uso de actas o documentos electrónicos

legalizados.

6. El inicio de las etapas importantes del proyecto será aprobado de manera

formal y comunicado a todos los interesados.

7. Se incorporará el análisis de riesgos. Los riesgos identificados serán

permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto,

además de ser registrados y considerados para la planificación de proyectos

futuros.

8. Se deberá monitorear y ejercer el control permanente de los avances del

proyecto.

9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de

calidad que será aprobado por las partes interesadas.

10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la

calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios

obtenidos.

Sección 6ta.

De los software aplicativos

Art. 238.- Del desarrollo y adquisición de software aplicativo.- La Dirección de

Tecnología de Información del GADPZCH, regulará los procesos de desarrollo y

adquisición de software aplicativo con lineamientos, metodologías y

procedimientos. Los aspectos a considerar son:

1. La adquisición de software o soluciones tecnológicas se realizarán sobre la

base del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes

estratégico y operativo previamente aprobados considerando las políticas

públicas establecidas por el Estado, caso contrario serán autorizadas por la

Prefecta o Prefecto previa justificación técnica documentada.

136

2. Adopción, mantenimiento y aplicación de políticas públicas y estándares

internacionales para: codificación de software, nomenclaturas, interfaz de

usuario, interoperabilidad, eficiencia de desempeño de sistemas, escalabilidad,

validación contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integración.

3. Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos

funcionales y técnicos institucionales con la participación y aprobación formal

de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de:

entrada, definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control,

seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las

transacciones en donde aplique.

4. Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la

definición de las necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el

análisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del

software de aplicación, así como el tratamiento que se dará a aquellos

procesos de emergencia que pudieran presentarse.

5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software

aplicativo se considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de

calidad, el diseño lógico y físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de

controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e

irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo,

oportuno, aprobado y auditable. Se considerarán mecanismos de autorización,

integridad de la información, control de acceso, respaldos, diseño e

implementación de pistas de auditoría y requerimientos de seguridad. La

especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas y de

información definidas dentro de la organización.

6. En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software)

se preverán tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos,

mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos

de la entidad. Los contratos tendrán el suficiente nivel de detalle en los

aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso

y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de productos y

documentación en general, además de puntualizar la garantía formal de

soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.

7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deberá

constar que los derechos de autor será de la entidad contratante y el contratista

entregará el código fuente. En la definición de los derechos de autor se

aplicarán las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las

excepciones serán técnicamente documentadas y aprobadas por la máxima

autoridad o su delegado.

8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los

procedimientos de configuración, aceptación y prueba personalizados e

implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación contra los

términos contractuales, la arquitectura de información de la organización, las

aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y

137

los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeño del sistema, la

documentación y los manuales de usuario, integración y planes de prueba del

sistema.

9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la

entidad y serán registrados en el organismo competente. Para el caso de

software adquirido se obtendrá las respectivas licencias de uso.

10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de

los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al

de producción y su revisión en la post-implantación.

11. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de

usuario, los cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma

permanente.

Sección 7ma.

De la infraestructura tecnológica

Art. 239.- De las Adquisiciones de infraestructura tecnológica.- La Dirección

de Tecnología de Información del GADPZCH, definirá, justificará, implantará y

actualizará la infraestructura tecnológica del Gobierno Provincial para lo cual se

considerarán los siguientes aspectos:

1. Las adquisiciones tecnológicas estarán alineadas a los objetivos de la

organización, principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y

servicios, y constarán en el plan anual de contrataciones aprobado de la

institución, caso contrario serán autorizadas por la máxima autoridad previa

justificación técnica documentada;

2. La Dirección de Tecnología de Información planificará el incremento de

capacidades, evaluará los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la

inversión para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de

carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los

recursos tecnológicos. Un análisis de costo beneficio para el uso compartido de

Data Center con otras entidades del sector público, podrá ser considerado para

optimizar los recursos invertidos;

3. En la adquisición de hardware, los contratos respectivos, tendrán el detalle

suficiente que permita establecer las características técnicas de los principales

componentes tales como: marca, modelo, número de serie, capacidades,

unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantías ofrecidas por el

proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos

y las especificaciones técnicas y requerimientos establecidos en las fases

precontractual y contractual, lo que será confirmado en las respectivas actas de

entrega/recepción; y,

4. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones

formales sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los

aspectos relacionados con la seguridad y confidencialidad de la información,

138

además de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarará expresamente

que la propiedad de los datos corresponde a la organización contratante.

Art. 240.- Del mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica.- La

Dirección de Tecnología de Información del GADPZCH, definirá y regulará los

procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la

infraestructura tecnológica de la Entidad. Los temas a considerar son:

1. Definición de procedimientos para mantenimiento y liberación de software de

aplicación por planeación, por cambios a las disposiciones legales y

normativas, por corrección y mejoramiento de los mismos o por

requerimientos de los usuarios;

2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos

de servicios serán registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su

implantación a fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de

producción. El detalle e información de estas modificaciones serán registrados

en su correspondiente bitácora e informados a todos los actores y usuarios

finales relacionados, adjuntando las respectivas evidencias;

3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a producción;

4. Actualización de los manuales técnicos y de usuario por cada cambio o

mantenimiento que se realice, los mismos que estarán en constante difusión y

publicación;

5. Se establecerán ambientes de desarrollo/pruebas y de producción

independientes; se implementarán medidas y mecanismos lógicos y físicos de

seguridad para proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad

a fin de proporcionar una infraestructura de tecnología de información

confiable y segura;

6. Se elaborará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la

infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en

función de las necesidades organizacionales (principalmente en las

aplicaciones críticas de la organización), estrategias de actualización de

hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos

de seguridad;

7. Se mantendrá el control de los bienes informáticos a través de un inventario

actualizado con el detalle de las características y responsables a cargo,

conciliado con los registros contables;

8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garantía será

proporcionado por el proveedor, sin costo adicional para la entidad.

Sección 8va.

De la Seguridad de la Información

139

Art. 241.- De la Seguridad de tecnología de información.- La Dirección de

Tecnología de Información del GADPZCH, establecerá mecanismos que protejan

y salvaguarden contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se

procesa mediante sistemas informáticos, para ello se aplicarán al menos las

siguientes medidas:

1. Ubicación adecuada y control de acceso físico a la Dirección Unidad de

Tecnología de Información y en especial a las áreas de: servidores, desarrollo

y bibliotecas;

2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función

a un cronograma definido y aprobado;

3. En los casos de actualización de tecnologías de soporte se migrará la

información a los medios físicos adecuados y con estándares abiertos para

garantizar la perpetuidad de los datos y su recuperación;

4. Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares

externos a la organización;

5. Implementación y administración de seguridades a nivel de software y

hardware, que se realizará con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y

acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad

identificados;

6. Instalaciones físicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y

equipo especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente

con temperatura y humedad relativa del aire controlado, disponer de energía

acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;

7. Consideración y disposición de sitios de procesamiento alternativos; y,

8. Definición de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal

que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.

Sección 9na.

De las Contingencias

Art. 242.- Del Plan de contingencias.- Corresponde a la Dirección de

Tecnología de Información la definición, aprobación e implementación de un plan

de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o

suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos,

programas o personal relacionado.

Los aspectos a considerar son:

1. Plan de respuesta a los riesgos que incluirá la definición y asignación de roles

críticos para administrar los riesgos de tecnología de información, escenarios

de contingencias, la responsabilidad específica de la seguridad de la

información, la seguridad física y su cumplimiento;

140

2. Definición y ejecución de procedimientos de control de cambios, para

asegurar que el plan de continuidad de tecnología de información se mantenga

actualizado y refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la

organización;

3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplará la puesta en marcha

de un centro de cómputo alterno propio o de uso compartido en un Data

Center Estatal, mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las

comunicaciones y recuperación de la información de los respaldos;

4. Plan de recuperación de desastres que comprenderá:

Actividades previas al desastre (bitácora de operaciones);

Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento);

Actividades después del desastre.

5. Es indispensable designar un comité con roles específicos y nombre de los

encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una

emergencia;

6. El plan de contingencias será un documento de carácter confidencial que

describa los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo

computacional que interrumpa la operatividad de los sistemas de información.

La aplicación del plan permitirá recuperar la operación de los sistemas en un

nivel aceptable, además de salvaguardar la integridad y seguridad de la

información; y,

7. El plan de contingencias aprobado, será difundido entre el personal

responsable de su ejecución y deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y

evaluaciones periódicas, o cuando se haya efectuado algún cambio en la

configuración de los equipos o el esquema de procesamiento.

Sección 10ma.

Soporte de tecnología de información

Art. 243.- De la Administración de soporte de tecnología de información.- La

Dirección de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá

procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del

soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y

disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios

tecnológicos que se ofrecen.

Los aspectos a considerar son:

1. Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y

futuro de los recursos tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de

servicio acordados con los usuarios;

141

2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificación única a

todos los usuarios internos, externos y temporales que interactúen con los

sistemas y servicios de tecnología de información de la entidad;

3. Estandarización de la identificación, autenticación y autorización de los

usuarios, así como la administración de sus cuentas;

4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios

asociados a cargo de los dueños de los procesos y administradores de los

sistemas de tecnología de información;

5. Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas de

información y a la tecnología de la organización de software malicioso y virus

informáticos;

6. Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los

procesos críticos de tecnología de información sobre la base de los

requerimientos de los usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a

las capacidades tecnológicas;

7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los

requerimientos y las prioridades de la organización sustentados en la revisión,

monitoreo y notificación de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos;

8. Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y

solicitudes de información y de cambios que demandan los usuarios, a través

de mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios,

entre otros;

9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware

y software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten

una rápida resolución de los problemas de producción;

10. Administración adecuada de la información, librerías de software, respaldos y

recuperación de datos; y,

11. Incorporación de mecanismos de seguridad aplicables a la recepción,

procesamiento, almacenamiento físico y entrega de información y de mensajes

sensitivos, así como la protección y conservación de información utilizada

para encriptación y autenticación.

Art. 244.- Del monitoreo y evaluación de los procesos y servicios.- Es necesario

establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodología y

el proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto de tecnología de

información en la entidad.

La Dirección de Tecnología de Información definirá sobre la base de las

operaciones del GADPZCH, indicadores de desempeño y métricas del proceso

para monitorear la gestión y tomar los correctivos que se requieran.

142

La Dirección de Tecnología de Información definirá y ejecutará procedimientos,

mecanismos y la periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de

satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.

La Dirección de Tecnología de Información presentará informes periódicos de

gestión a la alta dirección, para que ésta supervise el cumplimiento de los

objetivos planteados y se identifiquen e implanten acciones correctivas y de

mejoramiento del desempeño.

Sección 11ra.

Servicios de internet e intranet

Art. 245.- Del Sitio web, servicios de internet e intranet.- Es responsabilidad de

la Dirección de Tecnología de Información elaborar las normas, procedimientos e

instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet,

intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones

legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos.

La Dirección de Tecnología de Información del GADPZCH, considerará el

desarrollo de aplicaciones web y/o móviles que automaticen los procesos o

trámites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general.

Art. 246.- De la capacitación informática.- Las necesidades de capacitación

serán identificadas tanto para el personal de tecnología de información como para

los usuarios que utilizan los servicios de información, las cuales constarán en un

plan de capacitación informático, formulado conjuntamente con la Unidad de

Talento Humano. El plan estará orientado a los puestos de trabajo y a las

necesidades de conocimiento específicas determinadas en la evaluación de

desempeño e institucionales.

Sección 12da.

Del Comité informático

Art. 247.- Del Comité informático.- Para la creación de un comité informático

institucional, el GADPZCH se considerará los siguientes aspectos:

De conformidad con tamaño y complejidad del GADPZC y su interrelación con

procesos desconcentrados (Empresas públicas y patronato de servicio social),

tendrá en consideración los siguientes aspectos:

1. El GADPZCH, definirá en forma clara los objetivos que persigue la creación

de un Comité de Informática, como un órgano de decisión, consultivo y de

gestión que tiene como propósito fundamental definir, conducir y evaluar las

políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología

de la información y la calidad de los servicios informáticos, así como apoyar

en esta materia a las unidades administrativas que conforman el Gobierno

Provincial; y,

143

2. La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de

grupos de trabajo, la definición de las atribuciones y responsabilidades de los

miembros del comité, entre otros aspectos.

Sección 12da.

Firma Electrónica

Art. 248.- De las firmas electrónicas.- En el caso de que el Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, implementara la utilización de

firmas electrónicas observará lo siguiente:

1. Ajustará sus procedimientos y operaciones e incorporará los medios técnicos

necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica de conformidad con la

Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento.

2. El uso de la firma electrónica en el GADPZCH se sujetará a las garantías,

reconocimiento, efectos y validez señalados en las disposiciones de esta

Ordenanza y las disposiciones legales de la normativa vigente.

3. Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector público

podrán utilizar la firma electrónica contenida en un mensaje de datos para el

ejercicio y cumplimiento de las funciones inherentes al cargo público que

ocupan.

Art. 249.- De la auditoría de las firmas electrónicas.- Los aplicativos que

incluyan firma electrónica dispondrán de mecanismos y reportes que faciliten una

auditoría de los mensajes de datos firmados electrónicamente.

a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica.- Es responsabilidad de

las servidoras y servidores del GADPZCH verificar mediante procesos

automatizados de validación, que el certificado de la firma electrónica recibida

sea emitido por una entidad de certificación de información acreditada y que el

mismo se encuentre vigente;

b) Coordinación interinstitucional de formatos para uso de la firma

electrónica.- Con el propósito de que exista uniformidad y compatibilidad en

el uso de la firma electrónica, en el caso de que el GADPZCH se sujetara a

este ordenamiento coordinará y definirá los formatos y tipos de archivo

digitales que serán aplicables para facilitar su utilización.

El GADPZCH adoptará y aplicará los estándares tecnológicos para firmas

electrónicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus

competencias y ámbitos de acción.

c) Conservación de archivos electrónicos.- Los archivos electrónicos o

mensajes de datos firmados electrónicamente se conservarán en su estado

original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y

de la entidad que los generó. Para ello se establecerán políticas internas de

manejo y archivo de información digital;

144

d) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas.- Las

servidoras y servidores, en el caso de que el GADPZCH fuere titular de un

certificado notificarán a la entidad de certificación de información sobre

cualquier cambio, modificación o variación de los datos que constan en la

información proporcionada para la emisión del certificado;

Cuando un servidor público deje de prestar sus servicios temporal o

definitivamente y cuente con un certificado de firma electrónica en virtud de

sus funciones, solicitará a la entidad de certificación de información, la

revocación del mismo, además, el superior jerárquico ordenará su cancelación

inmediata;

El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o

dependencia pública y por tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con

la correspondiente acta de entrega recepción;

e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros.- Los

titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros

serán responsables de su buen uso y protección. Las respectivas claves de

acceso no serán divulgadas ni compartidas en ningún momento. El servidor

solicitará la revocación de su certificado de firma electrónica cuando se

presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilización;

f) Renovación del certificado de firma electrónica.- El usuario solicitará la

renovación del certificado de firma electrónica con la debida anticipación,

para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones

relacionadas con su uso; y,

g) Capacitación en el uso de las firmas electrónicas.- La entidad de

certificación capacitará, advertirá e informará a los solicitantes y usuarios de

los servicios de certificación de información y servicios relacionados con la

firma electrónica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances,

limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios

contratados. Esta capacitación facilitará la comprensión y utilización de las

firmas electrónicas, en los términos que establecen las disposiciones legales

vigentes.

TÍTULO X

DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Capítulo 1ro

De la Información y Comunicación

Art. 250.- De la información y comunicación.- La Prefecta o Prefecto y los

directores de área del GADPZCH, deben identificar, capturar y comunicar

información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y

servidores cumplir sus responsabilidades.

El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos

establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones

145

técnicas, administrativas y financieras del GADPZCH. La calidad de la

información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar

decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y

preparar información confiable.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de

su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener

información sobre su nivel de desempeño.

La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y

servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información

financiera y de cumplimiento.

Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deberán

concordar con los planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a sus

características y necesidades y al ordenamiento jurídico vigente.

La obtención de información interna y externa, facilita a la alta dirección preparar

los informes necesarios en relación con los objetivos establecidos.

El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el

momento preciso, permitirá cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente

y eficaz.

Art. 251.- De los controles sobre sistemas de información.- Los sistemas de

información contarán con controles adecuados para garantizar confiabilidad,

seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y

datos sensibles.

En función de la naturaleza y tamaño de la entidad, los sistemas de información

serán manuales o automatizados, estarán constituidos por los métodos establecidos

para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y

financieras de una entidad y mantendrán controles apropiados que garanticen la

integridad y confiabilidad de la información.

La utilización de sistemas automatizados para procesar la información implica

varios riesgos que necesitan ser considerados por la administración de la entidad.

Estos riesgos están asociados especialmente con los cambios tecnológicos por lo

que se deben establecer controles generales, de aplicación y de operación que

garanticen la protección de la información según su grado de sensibilidad y

confidencialidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administración de los

sistemas de información, establecerán los controles pertinentes para que garanticen

razonablemente la calidad de la información y de la comunicación.

Art. 252.- De los canales de comunicación abiertos.- Se establecerán canales de

comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura,

correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución.

146

Una política de comunicación interna debe permitir las diferentes interacciones

entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como

entre las distintas unidades administrativas de la institución.

La entidad dispondrá de canales abiertos de comunicación que permita a los

usuarios aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los

productos y servicios brindados, para que responda a los cambios en las exigencias

y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva.

TÍTULO XI

DE LA COMUNICACÓN SOCIAL Y RENDICIÓN DE CUENTAS

Sección Única

De la comunicación social y rendición de cuentas

Sección tercera

Comunicación e Información

Art. 253.- De la comunicación.- El GADPZCH, a través de la Dirección de

Comunicación Social garantizará que todas las personas que habitan en su

jurisdicción, en forma individual o colectiva, tienen acceso a:

1. Una comunicación libre, intercultural, incluyente, diversa y participativa, en

todos los ámbitos de la interacción social, por cualquier medio y forma, en su

propia lengua y con sus propios símbolos.

2. El acceso universal a las tecnologías de información y comunicación.

3. El acceso y uso de todas las formas de comunicación visual, auditiva, sensorial

y a otras que permitan la inclusión de personas con discapacidad.

4. Integrar los espacios de participación previstos en la Constitución en el campo

de la comunicación.

Art. 254.- De la difusión de información.- El GADPZCH, a través de la

Dirección de Comunicación Social, producirá y difundirá información veraz,

verificada, oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa acerca de los

hechos, acontecimientos y procesos de interés general, y con responsabilidad

ulterior.

Garantizará el acceso libre de todas las personas a la información generada en las

diferentes áreas administrativas de la Entidad. No existirá reserva de información

excepto en los casos expresamente establecidos en la ley.

Art. 255.- El GADPZCH en la Democracia Digital.- En la prestación de sus

servicios el GADPZCH, con el apoyo de sus respectivas entidades asociativas,

emprenderán un proceso progresivo de aplicación de los sistemas de gobierno y

democracia digital, aprovechando de las tecnologías disponibles.

147

Art. Del uso masivo de información.- El GADPZCH propiciará el uso masivo de

las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) por parte de los titulares

de derechos y los agentes productivos, de la educación, la cultura, la salud y las

actividades de desarrollo social, incrementando la eficacia y la eficiencia

individual y colectiva del quehacer humano.

Art. 256.- De los servicios electrónicos masivos.- El GADPZCH realizará

procesos para asegurar progresivamente a la comunidad la prestación de servicios

electrónicos acordes con el desarrollo de las tecnologías.

Los servicios electrónicos que podrá prestar el GADPZCH son: información,

correspondencia, consultas, trámites, transacciones, gestión de servicios públicos,

teleeducación, telemedicina, actividades económicas, actividades sociales y

actividades culturales, entre otras.

Los gobiernos autónomos descentralizados dotarán servicios de banda libre para el

uso de redes inalámbricas en espacios públicos.

TÍTULO XII

DE LA ASESORÍA JURÍDICA

Art. 257.- De la Asesoría Jurídica.- El GADPZC, contará con la Dirección de

Procuraduría Síndica, cuya misión es ejercer junto a la Prefecta o Prefecto la

representación legal de la Institución de conformidad con lo establecido en artículo

50 literal a) y artículo 359, 2do inciso; del Código Orgánico de Organización

Territorial, Autonomía y Descentralización; así como, brindar la asesoría

correspondiente, para que se cumplan todas las disposiciones legales relacionadas

con la Entidad; elaboración de proyectos de ordenanzas, acuerdos, resoluciones,

contratos, convenios y demás documentos legales que fueren necesarios para el

normal funcionamiento del Gobierno Provincial.

Art. 258.- Son funciones y atribuciones de la Dirección de Procuraduría Sindica

las siguientes:

1. Asistir a las sesiones del Consejo Provincial para asesorar en los asuntos

jurídicos que se le requiriera;

2. Presentar los informes jurídicos que fueren solicitados por la Prefecta o

Prefecto o los directores de áreas administrativas del GADPZCH;

3. Representar al GADPZCH en calidad de Procurador, conjuntamente con el

Prefecto, ante cualquier autoridad, judicial o extrajudicial, para demandar o

defender los derechos institucionales, sujetándose estrictamente a las

instrucciones de la Institución o del Prefecto, según el caso y de conformidad

con la ley;

4. Advertir a la Prefecta o Prefecto o al Consejo Provincial, aun sin ser

requerido, cuando al resolver cualquier asunto, se apartaren del texto expreso

de la Constitución o de las leyes;

148

5. Atender con prolijidad cuando fuere solicitado en asuntos asesoría legal al

Consejo Provincial, al Prefecto, a las Comisiones, Direcciones y demás

unidades administrativas y técnicas del GADPZCH, sujetándose estrictamente

a inteligenciar sobre la aplicación de la norma jurídica;

6. Elaborar con la correspondiente autorización de la Prefecta o Prefecto

proyectos de resoluciones administrativas y proyectos de ordenanzas, que

procuren un mejor ordenamiento jurídico, económico y administrativo;

7. Estar permanentemente actualizado respecto de las reformas a los cuerpos

legales que ver con la Administración Provincial. Difundir las reformas con

una explicación del alcance y repercusiones, a las principales autoridades;

8. Diseñar, aplicar y asegurar el funcionamiento permanente de procedimientos

de control interno relacionado con las actividades de su área;

9. Cuando sea requerido, brindar personalmente o a través de su delegado,

asesoría legal a las Comisiones, Direcciones y demás unidades administrativas

y técnicas del GADPZCH;

10. Preparar informes legales para conocimiento de la Prefecta o Prefecto y del

Consejo Provincial;

11. Intervenir por delegación de la Prefecta o Prefecto, en las comisiones a las que

fuere asignado;

12. Coordinar el trabajo de las Secciones de la Dirección de Procuraduría Síndica;

y,

13. Cumplir otras tareas inherentes a su área.

TÍTULO XIII

DEL SEGUIMIENTO

Art. 259.- Del seguimiento.- La Prefecta o Prefecto y los Directores de las

diferentes áreas administrativas del GADPZCH, establecerán procedimientos de

seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para

asegurar la eficacia del sistema de control interno.

Art. 260.- Definición de los procesos de seguimiento.- Es el proceso que evalúa

la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema

reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo

requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para

promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los

hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera

efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las

actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones

periódicas para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo

149

determinado, también puede efectuarse mediante la combinación de las dos

modalidades.

Art. 261.- Del seguimiento continuo o en operación.- La máxima autoridad, los

niveles directivos y de jefatura del GADPZCH, efectuarán un seguimiento

constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar

medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo

de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de

los objetivos previstos.

El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en

las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que

efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del

sistema de control interno.

Se analizará hasta qué punto el personal, en el desarrollo de sus actividades

normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando

adecuadamente.

Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de

determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las

modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.

El resultado del seguimiento brindará las bases necesarias para el manejo de

riesgos, actualizará las existentes, asegurará y facilitará el cumplimiento de la

normativa aplicable a las operaciones propias de la entidad.

Art. 262.- De las evaluaciones periódicas.- La máxima autoridad y las servidoras

y servidores que participan en la conducción de las labores del GADPZCH,

promoverán y establecerán una autoevaluación periódica de la gestión y el control

interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las

disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual

desviación que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Las evaluaciones periódicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas

y debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una

mayor eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad sobre el mismo a

todas las dependencias de la organización, establecer el grado de cumplimiento de

los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos

necesarios para alcanzarlos.

Las evaluaciones periódicas o puntuales también pueden ser ejecutadas por la

Unidad de Auditoría Interna de la entidad, la Contraloría General del Estado y las

firmas privadas de auditoría.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los

órganos de control, la unidad a la cual éstas son dirigidas emprenderá de manera

efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando

que éstas son de cumplimiento obligatorio.

150

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarán las acciones

preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e

implantarán las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas

para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y

recursos institucionales.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Todos los directores de área del GADPZCH, aplicaran sin excusa

alguna el presente Ordenanza, de conformidad con las funciones específicas

asignadas en el Orgánico Funcional de la Institución.

SEGUNDA.- Todos las Direcciones de Área del GADPZCH, elaborarán el Mapa

de Riesgos de su área, la misma que será remitida a la Dirección de Planificación

para la consolidación respectiva. Dichos mapas, serán actualizados

trimestralmente y registrarán el flujo de información referido.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

ÚNICA.- Se dispone la reproducción de los ejemplares necesarios, para ser

distribuidos a todos los servidores públicos del GADPZCH a fin de que se

empoderen de la normativa de Control Interno Institucional, en procura de mejorar

la eficiencia en el servicio a los usuarios institucionales.

DISPOSICIÓN FINAL

La presente Ordenanza entrará en vigencia, a partir de su publicación conforme lo

dispuesto en el artículo 324 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización.

Dada, en la sede del Consejo del Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe, en la

ciudad de Zamora, a los veintiocho días del mes de febrero de dos mil trece.

Zamora, 28 de febrero de 2013

Soc. Salvador Quishpe Lozano

PREFECTO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

Dr. Luis Balladares Villavicencio

SECRETARIO GENERAL DEL GOBIERNO PROVINCIAL

151

CERTIFICACIÓN:

Dr. Luis Balladares Villavicencio, SECRETARIO GENERAL DEL

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE,

Certifico, que la presente ORDENANZA PARA LA APLICACIÓN DE LAS

NORMAS DE CONTROL INTERNO EN TODAS LAS ÁREAS

ADMINISTRATIVAS Y PROCESOS DESCONCENTRADOS DEL

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE

ZAMORA CHINCHIPE, fue discutida y aprobada en sesiones ordinarias de

Consejo del Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe, realizadas el 27 de

diciembre de 2012 y 28 de febrero de 2013, en primero y segundo debate,

respectivamente.

Zamora, 01 de marzo de 2013

Dr. Luis Balladares Villavicencio

SECRETARIO GENERAL DEL GOBIERNO PROVINCIAL

Zamora, 05 de marzo de 2013, a las dieciséis horas.-

Soc. Salvador Quishpe Lozano, PREFECTO PROVINCIAL DE ZAMORA

CHINCHIPE.- En uso de las atribuciones que me concede el artículo 322 del

Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización,

habiéndose observado el trámite legal pertinente, SANCIONO LA

ORDENANZA PARA LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL

INTERNO EN TODAS LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y PROCESOS

DESCONCENTRADOS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO

DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE; y, en

consecuencia, ordeno su PROMULGACIÓN a través de la Gaceta Oficial del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, conforme

al artículo 324, de la Ley ibídem.- Cúmplase.

Soc. Salvador Quishpe Lozano

PREFECTO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

152

RAZÓN.- El Soc. Salvador Quishpe Lozano, Prefecto del Gobierno Autónomo

Descentralizado de la Provincia de Zamora Chinchipe, sancionó y ordenó la

promulgación a través de su publicación en la Gaceta Oficial del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, la ORDENANZA

PARA LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO EN

TODAS LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y PROCESOS

DESCONCENTRADOS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO

DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE, a los cinco

días del mes de marzo de dos mil trece.- Lo certifico.-

Dr. Luis Balladares Villavicencio

SECRETARIO GENERAL DEL GOBIERNO PROVINCIAL