38111965 Procedimiento Retiro Del Empleado

PROCEDIMIENTO DE RETIRO DEL

EMPLEADO

Agosto de 2010 Versión: 01 Código: PR-RET-EMP-00

Procedimiento del Retiro del Empleado Página 1

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsabilidad

4. Normas y Documentos de referencia

5. Definiciones y términos

6. Desarrollo

7. Anexos

8. Control de los cambios.


EMPLEADO



1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la empresa para dar por terminada la

relación laboral conforme a lo establecido por la ley (Código Sustantivo del

Trabajo), así como estandarizar las actividades requeridas para el retiro del

servicio garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para

ello establecidas

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las

dependencias relacionadas con el procedimiento de Retiro de Empleados. Este

procedimiento empieza cuando el jefe inmediato acepta la renuncia del trabajador

y termina cuando se paga la liquidación definitiva de prestaciones sociales.

3. RESPONSABLES

Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases:

Recursos Humanos, por aceptar la renuncia de los empleados y emitir la respectiva Resolución.

Jefes de cada departamento, por aceptar la renuncia de los empleados por escrito.

Empleados, por pasar por escrito su renuncia.

Asistente de Nómina, por realizar la liquidación definitiva de prestaciones sociales.

Secretaria Principal, por entregar la orden de examen médico de retiro.


EMPLEADO



4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Sustantivo del Trabajo

Los artículos 62 y 63 literal b

Ley 789 de 2002

Artículo 28, reemplaza el artículo 64 del Código Sustantivo de Trabajo, subrogado por el artículo 6° de la ley 50 de 1.990

la Ley 50 de 1990

Artículo 6° literales b, c y d

NTC ISO 9001:2000 Numeral 8.2.3/8.5

5. DEFINICIONES Y TERMINOS

ACTO ADMINISTRATIVO: Toda declaración unilateral de voluntad realizada en el

ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de

forma inmediata.

ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO: Documento con el cual un

funcionario deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo, bien sea a

quien lo reemplace o al superior inmediato; en caso de retiro definitivo del servicio,

traslado, encargo o comisión.

El Acta debe ser suscrita por las partes intervinientes y debe llevar anexo:

• Informe de Gestión

• Inventario Documental.

• Inventario Devolutivo de Bienes.

• Otros documentos tales como papeles de trabajo, material de consulta,

archivo en medio magnético, copias de seguridad, etc.


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DESTITUCIÓN: Evento en el cual es cesado del servicio público un funcionario

por la autoridad disciplinaria competente, como consecuencia de un procedimiento

que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria.

INVALIDEZ ABSOLUTA: El retiro se produce cuando al funcionario se le ha

reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la

autoridad competente.

INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Se refiere a la descripción de los

elementos que tiene el empleado bajo su directa responsabilidad que una vez

comunicado su retiro de la entidad debe entregar bien sea mediante el traspaso a

otro funcionario o mediante su devolución al jefe inmediato o encargado.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Se refiere a todos los documentos en medio

impreso o magnético que el empleado posee para el desarrollo de sus labores, los

cuales pueden estar en proceso de análisis, pendiente de revisión o con

actuaciones ya finalizadas y aún reposan en su poder.

RENUNCIA: Se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e

inequívoca su voluntad de separarse y culminar definitivamente su relación

laboral.

VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: Evento en el cual un

empleado sin justa causa no reasume sus funciones al vencimiento de una

licencia, vacaciones, etc., o deja de concurrir al trabajo por tres (3) días

consecutivos, caso en el cual, la administración previa el cumplimiento del debido

proceso, puede declarar la vacancia del cargo que ocupa el funcionario.

RETIRO DE EMPLEADOS: Se realiza cuando hay un quebrantamiento de la ley

por las partes, al apartarse de su contenido obligacional y el ocasionar con su

conducta la terminación del contrato antes del tiempo que según la ley, o el

convenio, ha debido ocurrir normalmente, es una de las hipótesis regulada por la

ley laboral donde particularmente es preciso defender los intereses del trabajador

dentro del criterio de estabilidad que la orienta.


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6. DESARROLLO

1) PRESENTAR LA RENUNCIA: El empleado pasa por escrito su renuncia.

Si la renuncia es aceptada pasa a 3, en caso contrario pasa a 2.

2) NO ACEPTAR LA RENUNCIA: El empleador no acepta la renuncia del

empleado.

3) ACEPTAR LA RENUNCIA: En este caso la renuncia es aceptada y el

empleador procede gestionar el retiro.

4) RECIBIR EL PUESTO DE TRABAJO: El Jefe del departamento recibe el

puesto de trabajo, incluyendo la entrega del inventario de elementos de

oficina dispuestos para el ejercicio de sus funciones, así como un

informe de las actividades que venía desarrollando, indicando las

pendientes y un informe ejecutivo de su gestión (devolución de Carné y

equipos de oficina).

5) LIQUIDAR LA NÓMINA: La Asistente de Nómina le liquida al empleado

todo lo correspondiente a prestaciones sociales, sueldo etc.

6) EXPEDIR CERTIFICADO LABORAL: La Secretaria Principal de

Recursos Humanos expide el certificado de tiempo de servicio de

acuerdo al procedimiento dispuesto para ello.

7) RECONOCER CESANTÍAS: La Asistente de Nómina adelanta el

reconocimiento de cesantías para que sean canceladas al empleado en

retiro.

8) ARCHIVAR HOJA DE VIDA DE EMPLEADOS RETIRADOS: La

Secretaria Principal de Recursos Humanos archiva la carta de renuncia,

liquidación de cesantías y prestaciones sociales en la respectiva Hoja de

vida y el inventario de elementos de oficina.


EMPLEADO



6.1. FLUJOGRAMA

NO

SI

SI

INICIO

1. Presentar Renuncia

Renuncia

Es aceptada

la renuncia?

2. No aceptar la Renuncia

3. Aceptar la Renuncia

4. Recibir puesto de

trabajo

5. Liquidar Nómina

6. Expedir Certificado laboral

7. Reconocer Cesantías

8. Archivar hoja de vida del ex empleado

Fin


EMPLEADO



Actividad Descripción del la

Actividad

Responsable Registro

1

Presentar renuncia

El empleado pasa por

escrito su renuncia

Empleado o

trabajador

Formato retiro

del empleado

PR-FR-RET-00

2

No se acepta la

renuncia

No es tenida en cuenta

la renuncia del empleado

o trabajador

Jefe del

departamento

Jefe de

recursos

humanos

3

Aceptar la Renuncia

Acepta la renuncia y

procede a dar trámite a

la misma

Jefe del

departamento

Jefe de

recursos

humanos

4

Recibir puesto de

trabajo

Recibe el puesto de

trabajo, incluyendo la

entrega del inventario de

elementos de oficina

dispuestos para el

ejercicio de sus

funciones

Jefe del

departamento

Jefe de

recursos

humanos

Formato de

inventario

PR-FR-INV-00

5

Liquidar Nómina

Liquida la nómina

correspondiente del

trabajador en proceso de

desvinculación

Asistente de

nómina

6

Expedir Certificado

Expide el certificado de

tiempo de servicio de

acuerdo al

Secretaría

principal


EMPLEADO



Laboral procedimiento dispuesto

para ello

7

Reconocer las

Cesantías

Adelanta el

reconocimiento de

cesantías para que sean

canceladas al ex

empleado.

Asistente de

Nómina

8

Archivar hoja de

vida del ex

empleado

Archiva la carta de

renuncia, resolución de

cesantías y prestaciones

sociales en la respectiva

Hoja de Servicios y el

inventario de elementos

de oficina y los informes

en el archivo de la

dependencia

Recursos

Humanos

7. ANEXOS

PR-FR-RET-00 Formato retiro del empleado

PR-FR-INV-00 Formato de Entrega de materiales

8. CONTROL DE CAMBIOS

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