4, MANUAL D E PROCEDIMIENTOS CÁMARA DE …€¦ · caja general la planilla de ingresos públicos,...

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4, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÁMARA DECOMERCIO CHINCHINÁ

4.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es el documento que contiene en formaordenada y sístémica la descripción de las tareas y actividades quedeben seguirse para la realización de las funciones de una unidadadministrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos ounidades administrativas que intervienen, precisando susresponsabilidades y participación.

4.2 IMPORTANCIA

Mediante los manuales de procedimientos es posible contribuir con elmejoramiento del quehacer empresarial dado que estos permiten: -Eliminar la burocracia y los trámites innecesarios, habilitando a losempleados a tomar decisiones que tradicionalmente han requerido laaprobación de niveles superiores. - Eliminar duplicidad de esfuerzos deacuerdo a los requerimientos d.e cada unidad funcional. - Eliminarformas innecesarias, reportes etc. - Eliminar procesos de "cuello debotella". - Minimizar las tareas de "valor no agregado" y fortalecer lasde "valor agregado". - Actualizar conocimientos y facultades laborales. -Simplificar el trabajo y el nivel de requisitos necesarios. - Dar a lostrabajadores responsabilidades de principio a fin del trabajo asignado.

Permiten a la empresa organizar eficazmente sus trabajos, permitiendoconocer con toda precisión cada actividad desarrollada y los pasosrequeridos para la misma.

Mediante al aplicación de los procedimientos es posible aumentarlaefectividad de la administración , eliminando la necesidad de tomardecisiones ya tomadas, reducen el tiempo de entrenamiento depersonal, presentan una visión clara de las operaciones realizadas,establecen normas que permiten medir la eficiencia y la gestión,establecen orden en la ejecución de los trabajos, eliminan funciones yactividades innecesarias.

La funcionalidad de este manual de procedimientos esta sujeta a losajustes que por motivo de alguna modificación puedan darse, para ello

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se requiere que esta herramienta se mantenga en constanteactualización, que no pierda su vigencia y pueda servir de consultapermanente.

4.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGOS CÁMARA DECOMERCIO DE CHINCHINÁ

4.3.1. PROCEDIMIENTO

A. TITULO: CONTABILIDAD

B. JUSTIFICACIÓN: Realizar un correcto, detallado y pertinenteregistro de las operaciones de índole económico de una entidad propiciaun soporte necesario y vital para la presentación periódica de estadosfinancieros e informes económicos que contribuyen a enfocaracertadamente el proceso de toma de decisiones dentro de unaorganización y dar respuesta oportuna y veraz a los requerimientos deley adquiridos por la empresa,

C OBJETIVO: Fortalecer el proceso de control a través del adecuadomanejo de las técnicas contables que permitan y garanticen a laadministración información competente para la proposición de nuevosproyectos, actividades y medidas a corto, mediano y largo plazo quecontribuyan al crecimiento, equilibrio y desarrollo de la institución.

D. RESPONSABLE: Contador

E. NIVELES DE CONTROL Y AUTORIDAD:

- La información que se procesa debe cumplir a cabalidad con losprincipios establecidos a través de la técnica contable; debe serconsecuente con cada una de las actividades llevadas a cabodiariamente dentro del área de gestión y sostenida verazmente por lossoportes y comprobantes a que de lugar.

- Todo movimiento efectuado dentro del área debe ser objeto derevisión y aprobación por parte deL Revisor Fiscal que se encuentrerealizando dichas funciones en la entidad, para posteriormente seraprobada mediante la firma del Presidente Ejecutivo como representantelegal de la entidad.

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- La información propiciada dentro del marco financiero debe darrespuesta oportuna a todas las entidades que demanden de la misma através de informes, rendición de cuentas a visitas de ley, declaracionesy demás,

- La información debe ser tratada a través de criterios deconfidencialidad para ser utilizada con los fines que la Junta Directiva, elPresidente de la misma y el Presidente Ejecutivo consideren necesariossiempre y cuando dicho uso no implique la violación de la ley nacional,ni altere el orden de la sana y fiable técnica contable.

F. GENERALIDADES:

La sistematización de la información contable de la Cámara de Comercio%

de Chinchiná se rige a partir del manejo eficiente del Sistema estándarde Gestión Administrativa (SEGA), las características particulares delmismo refieren:

Es un sistema en línea, en el cual, cada documento que se graba queda100% contabilizado, de tal manera que sin ningún tipo de procesoadicional, pueden generarse los listados correspondientes. Estaorientado al documento, con control y acceso a cada papel que segrabe.

Las ayudas necesarias para la correcta utilización del sistema seencuentran integradas 100% a las diferentes opciones de la aplicación,de tal forma que los procesos de codificación y operación son mássencillos.

El sistema posee un esquema de seguridad, en el cual, cada operaciónque se realice es susceptible de ser controlada. Permite realizar accionesconstantes orientadas hacia la revisoría fiscal y auditoria interna.

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4.3.1.1 INGRESO AL SISTEMA ESTÁNDAR DE GESTIÓNADMINISTRATIVA (SEGA)

A. OBJETIVO: Ingresar al menú principal del programa SEGA (SistemaEstándar de Gestión Administrativa) para propiciar el desarrollo normalen la ejecución de posteriores actividades contables.

B. RESPONSABLE: Contador

C. PROCEDIMIENTO:LABOR

1

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3

4

GESTOR

Contador

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Enciende el computador.

Inqresa a NÉTTER iconodirecto pantalla de inicio.

Dígita información necesariapara ingresar a 1 menúcontable del sega. Digitandoen minúscula después delogin: La palabra sega; enminúscula después depassword: La letra a.. Entra almenú matriz del programaSEGA y elige la opción 4 querefiere sega VT420. Indica enel directorio de trabajo: datos<Enter>. Indica usuario y lacalve asignada.

Ingresa al menú principal yelige la función necesaria parael posterior procedimiento:FI AdministraciónF2 ContabilidadF3 NominaF4 Inventarios/ActivosF5 TesoreríaFe FacturaciónF7 MovimientosF8 AuditoríasF9 InicialesFIO Cierres y Procesos

DOCUMENTO

65

FLUJOGRAMA DE PROCESO INGRESO AL SISTEMA ESTÁNDAR DEGESTIÓN ADMINISTRATIVA (SEGA)

PASO CONTADOR

INICIO DEPROCEDIMIENTO

Enciende el computador

Ingresa al programa netter

Digfta información paraingresar a sega

Ingresa a 1 menú contabilidad

FIN DEL PROCEDIMIENTO

66

4.3.1.2 BOLETÍN DIARIO DE INGRESOS

A. OBJETIVO: Verificar asentar y consolidar diariamente dentro delpaquete contable sega el movimiento generado por los ingresospercibidos por la Cámara de Comercio de Chinchiná en cumplimiento desus funciones.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Recibe diariamente de partede la Jefe de Registromercantil encargada de lacaja general la planilla deingresos públicos, privados yde convenio si este últimoexiste, percibidos por laentidad en el cumplimiento desus funciones además de losrecibos de caja que soportanlos mencionados ingresos.

Verifica la concordancia entrelos datos consignados en laplanilla y los relacionados enlos recibos de caja. En casode incoherencias remite a laJefe de Registro Mercantilpara correcciones del caso.

Ingresa al menú principal delprograma SEGA y elige lasopciones para digitarinformación correspondienteingresos:Fy MovimientosF4 GeneralDígita 11 en tipo para referirel boletín de caja.Dígita número consecutivo delboletín de caja.Dígita fecha correspondiente

DOCUMENTOPlanillaIngresos

Copla recibosde caja general

67

4

5

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Dígita el número de cuentacorrespondiente al ingresopercibido. Teniendo en cunetaaspectos como: el plan únicode cuentas y la razón delingreso si es referente a lopúblico, privado o convenioexistente.Dígita la razón del ingresoDígita el valor por el cual seregistro el ingreso.Dígita 0001 en programapara enviar a presupuesto.F4 para grabarIdentifica opciones y respondede acuerdo a la necesidad detramitar información. (Desealistar- desea vista prelíminar-¡mprimir- número decopias...)

Selecciona opción imprimir yobtiene boletín informe final.

Lo archiva en la carpeta deingresos del mescorrespondiente.

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FLUJOGRAMA DE PROCESOBOLETÍN DIARIO DE INGRESOS

PASO CONTADOR


Recibe planilla ingresos yrecibos de caja de jefe registro

mercantil

Verifica concordanciaplanilla recibos

-Ingresa a segadígita información ingresos de acuerdo

a las especificaciones del sistema

Imprime el informe diariocorrespondiente

Archiva documento


69

4.3.1.3 ELABORACIÓN DE PAGOS A LOS FONDOS DE PENSIÓNOBLIGATORIA

A. OBJETIVO: Diligenciar formatos y gestionar los pagos mensuales alos fondos de pensión obligatoria como respuesta al trabajador con el finde cubrir los riesgos o necesidades que se le generen durante larelación de trabajo o con motivo de la misma en estricto cumplimientode la ley,



1

2

GESTOR

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Verifica la entidad a la que seencuentra afiliado cada unode los empleados de laCámara de Comercio deChinchiná,

Diligencia cada formulariosiendo el caso de que losempleados estén afiliados adiferentes fondos de pensión;consignando la informaciónque es inherente a cada unode los formularios así:Diligencia volante deconsignación: Ciudad- año-mes- nombre empresa-identificación tributaria-teléfono.Diligencia datos generales delempleador: Nombre y/o razónsocial, identificacióntributaria, clase de aportante,dirección, periodo decotización año- mes, fecha depago.Diligencia autoliquidación deaportes: Relaciona cada unode los empleados afiliadosindicando cédula deciudadanía, número,

DOCUMENTOFormulariosfondos depensión

Fnrrn;af~oi \j[ 1 1 id <~\J

cheque

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3

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7

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9

Contador

Contador

Contador

PresidenteEjecutivo

Contador

SecretariaGeneral

Mensajero

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Directivo

Contabilidad

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

apellidos, nombres. Tiene encuenta novedades como elingreso de nuevos empleados,retiros, y vacaciones. Dígitanúmero de días cotizados ,salario básico, ingreso basede cotización (13.5%)..Totaliza porcentaje de losingresos base de cotización.Diligencia autoliquidación deaportes del periodo.

Elabora cheque para el pagocorrespondiente.

Diligencia datos deidentificación del cheque en elvolante de consignación delformulario.

Remite al Presidente Ejecutivopara revisión y aprobaciónmediante las firmascorrespondientes enformulario y cheque.

Aprueba gestión firma chequey devuelve al contador

Entrega formulario y chequela Secretaria General;después de la aprobación delPresidente ejecutivo.

Envía al mensajero conformulario y cheque para larealización del pago en laentidad bancaria en la fechaoportuna estipulada para elefecto

Efectúa el respectivo pago yentrega copias de los

71

10

11

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

formularios sellados por elbanco al contador.

Archiva copias de formularioscon los comprobantes deegreso.

Presenta para revisión enposterior visita del RevisorFiscal.

4.3.1.4 ELABORACIÓNPRESTADORAS DE SALUD

DE PAGOS LAS ENTIDADES

A. OBJETIVO: Diligenciar formatos y gestionar los pagos mensuales alas entidades prestadoras de Salud como respuesta al trabajador con elfin de cubrir los riesgos y necesidades que se le generen durante larelación de trabajo o con motivo del mismo en estricto cumplimiento dela ley.



1

2

GESTOR

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Verifica la entidad a la que seencuentra afiliado cadaempleado.

Diligencia cada formulariodado el caso de que losempleados se encuentrenafiliados a diferentesentidades prestadoras deSalud; consignando lainformación que es inherentea cada uno de los formulariosasí:Datos generales delaportante: Nombre y/o razónsocial- IdentificaciónTributaria- Clase deaportante- Dirección-

DOCUMENTOFormularioentidades desalud

FormatoCheque

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3 Contador Contabilidad

Municipio- Departamento-Teléfono- Periodo decotización- año- mes- Fechade pago.

Liquidación detallada deaportes: Relaciona cada unode los empleados afiliados ala EPS de la cual diligenciaformulario indicando: Cédulade Ciudadanía Número-Apellidos - nombres. Tiene encuenta novedades del mescorrespondiente y lasrelaciona si son del caso:Ingreso de nuevosempleados, retiros,vacaciones y licencias dematernidad, número de díascotizados, salario base decotización, cotizaciónobligatoria.

Autoliquidación aportes porperiodo: Anotando lasumatoria ingreso base decotización obligatoria, losvalores relacionados connovedades por incapacidady/o licencias maternas.Totaliza la cotizaciónobligatoria más lasnovedades. Escribe el nombredel aportante o apoderado.

Pago de aportes:Diligenciando nombre y/orazón social de la empresa,periodo de cotización,identificación tributaria, valora pagar.

Elabora cheque para el pago

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Contador

Contador

PresidenteEjecutivo

Contador

SecretariaGeneral

Mensajero

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Directivo

Contabilidad

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Contabilidad

Contabilidad

correspondiente

Identificación del cheque en elformulario.

Remite al Presidente Ejecutivopara revisión y aprobaciónmediante las firmascorrespondientes enformulario y cheque.

Aprueba gestión, firmacheque y devuelve alcontador

Entrega formulario y cheque ala Secretaria General para eltrámite de pago

Envía al mensajero conformulario y cheque para larealización del pago.

Efectúa el pagocorrespondiente y entregacopias de los formulariossellados por el banco.

Archiva copias de formularioscon los comprobantes deegreso.


74

i FLUJOGRAMA DE PROCESOPAGOS PENSIÓN Y SALUD

PASO CONTADOR PTE. EJECUTIVO SECRETARIA GRAL MENSAJERO

i7

8

10

11


Verifica entidad a que seencuentra afiliado cada

trabajador

Diligencia Formulariosrespectivos

Elabora cheque(s)necesarios para pago

4-Diligencia datos identificación

cheque en el formulario

Remite para aprobacióny firma

Aprueba pago, firmacheque y devuelve

Remite para trámite depago

Envía a realizar elpago en entidad

bancaria

Efectúa el pago enentidad bancaria y

entrega formularios consello del banco

Presenta al revisor Fiscal

1r

FIN PROCRDIMTRNTC

75

4.3.1.5 ELABORACIÓN DE LOS APORTES PARAFISCALES

A. OBJETIVO: Diligenciar formato y gestionar el pago mensual a la cajade compensación familiar de los aportes parafíscales correspondientesen cumplimiento de las obligaciones legales de la entidad en función delbienestar de sus trabajadores y cumplimiento de lo preestablecido por laley.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Diligencia formulario de lacaja de compensación familiarCON FAMILIARES así:- Nombre y/o razón social,ciudad, año, mes, número deidentificación tributaria.- Diligencia el valor total de lanómina así: -Liquida el valortotal de la nomina por el 4%y relaciona el valor queconstituye el aporte a la cajade compensación familiar.- Liquida el valor total de lanomina por el 3% y relacionael valor que constituye elaporte para el InstitutoColombiano de BienestarFamiliar.- Liquida el valor total de lanomina por el 2% y relacionael valor que constituye elaporte para el SENA.Diligencia espacio de subtotal.Diligencia valor total a pagar.

Elabora el chequecorrespondiente al pago.

Diligencia la identificación delcheque dentro del formulario.

DOCUMENTOFormulario cajadecompensaciónfamiliar

Formatocheque

•

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Contador

PresidenteEjecutivo

Contador

SecretariaGeneral

Mensajero

Contador

Contador

Contabilidad

Directivo

Contabilidad

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Contabilidad

Contabilidad

Remite a presidenciaformulario y cheque pararevisión y aprobaciónmediante respectivas firmas.

Aprueba gestión, firmacheque y devuelve alContador.

Entrega formulario y cheque ala Secretaria General para eltrámite de pago

Envía al mensajero conformulario y cheque para larealización del pago.

Efectúa el pago respectivo yentrega al Contador copia delformulario sellado por elbanco.

Archiva copia de formularioen carpeta de comprobantesde egreso.


*

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FLUJOGRAMA DE PROCESOPAGOS A LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR


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PTE. EJECUTIVO SECRETARIA GRAL MENSAJERO

1r

Diligencia Formulariorespectivo

Elabora cheque(s)necesarios para pago

Diligencia datosidentificación del cheque

en el formulario

Remite para aprobaciónyfirma

Aprueba pago, firmacheque y devuelve

Remite para trámite depago


bancaria

Efectúa el pago enentidad bancaria Entregaformularios con sello del

banco


1r

FIN PROCEDIMIENTC

78

4.3.1.6 ELABORACIÓN DE CONSIGNACIONES DIARIAS

A. OBJETIVO: Custodiar diariamente el efectivo de la entidad llevandoregistro contable de las consignaciones efectuadas que permitan ejercerel control sobre los ingresos percibidos por la gestión de la Cámara deComercio de Chinchiná.



1

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GESTOR

JefeRegistroMercantil


SecretariaGeneral

V

Mensajero



Contador

ÁREA

RegistroMercantil

RegistroMercantil

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Realiza los ' recibos deconsignación a las entidadesbancarias respectivas con losvalores percibidos por losingresos del día anteriorteniendo en cuenta los decarácter público, privado yconvenio.

Entrega para el trámitebancario a la SecretaríaGeneral,

Envía mensajero a realizarlas respectivas consignacionescon dineros y reciboscorrespondientes.

Efectúa las consignacionesrespectivas y devuelve copiasde consignación a la Jefe deRegistro Mercantil.

Recibe documentos deconsignación con respectivossellos

Entrega copias deconsignación al Contador paratramitar en el sistema.

Revisa las consignaciones

DOCUMENTOFormato deconsignaciónentidadesbancarias

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Contador

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

basado en el boletín diario deingresos. Verifica si existeninconsistencias devuelve a laJefe de Registro Mercantil.

Si la información suministradaes correcta procede aingresar información alsistema así:Ingresa al sistema SEGAF7 MovimientosF4 GeneralDígita en tipo el número querefiere consignación (20)Dígita número consecutivo deconsignaciones.Dígita el número deidentificación tributaria de laentidad bancaria pertinente.Dígita detalle de consignaciónsegún planilla correspondienteRealiza el cierre contra caja.F4 para grabarIdentifica opciones y respondede acuerdo a la necesidad detramitar información. (Desealistar- desea vista preliminar-¡mprimir- número decopias...) y selecciona opciónimprimir.

Archiva documento en carpetade ingresos del mescorrespondiente

Presenta para revisión enposterior visita del revisorfiscal.

80

FLUJOGRAMA DE PROCESOELABORACIÓN DE CONSIGNACIONES DIARIAS

PASO


3

4

5

8

10

Diligencia consignaciónbasada en ingresos del día

anterior

Entrega para el trámite enel respectivo banco

Recibe consignación conrespectivo sello

Remite para contabilizaren el sistema

SECRETARIA GRAL. MENSAJERO CONTADOR


bancaria

Efectúa la consignación ydevuelve copias respectivas

consignaciones conboletín diario

Procesa en el sistema eimprime documento

1T


( F I N PROCEDIMIENTO

81

4.3.1.7 DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN

A. OBJETIVO: Causar contablemente el gasto mensual generado por eldesgaste de los activos fijos y amortizar el gasto mensual generado porel desgaste del software de la Cámara de Comercio de Chinchiná.



1

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3

4

GESTOR

Contador

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Teniendo en cuenta el sistemade depreciación en línearecta; ingresa al programaLotus así: Inicio- program-Lotus smart suite - Lotus1,2,3.Abre el archivo conciliación.

Revisa el libro balance deprueba con terceros yactualiza digitando el valorajustado de construcciones yedificios, equipo de oficina yequipó de computo y actualizala amortización.

Imprime página de archivolotús con los valoresajustados.

Ingresa al programa SEGApara contabilizar los valoresajustados así:F7 MovimientosF4 GeneralDígita en tipo el número querefiere depreciación (120)Dígita número consecutivo dedepreciación y amortización.Dígita fecha del último día delmes a depreciar.Dígita clase de cuenta.Dígita número de

DOCUMENTO

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5

6

7

Contador

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

identificación tributaria de laCámara de Comercio deChinchiná.Dígita detalle de depreciacióny amortización.Dígita en centro de costos0001 porque se afecta elpresupuesto.Repite proceso a partir de lacuenta para otrasdepreciaciones.Cierra contra depreciaciónacumulada.F4 para grabarIdentifica opciones y respondede acuerdo a la necesidad detramitar información. (Desealistar- desea vista preliminar-imprimir- número de copias)

Selecciona opción imprimir yobtiene documento segadepreciación y amortización.

Archiva documento en carpetaauxiliar de depreciación yamortización.


83

FLUJOGRAMA DE PROCESODEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN

PASO CONTADOR


Ingresa al programaLotas y abre el archivo

correspondiente

Revisa el Balance de prueba conterceros y actualiza archivo de

lotos depreciación y amortización

Imprime archivo de Iotasajustado al mescorrespondiente

Ingresa a Sega y contabiliza la información archivo Iotasde acuerdo a las especificaciones del sistema

Imprime informacióndel sega depreciación

y amortízacióa


( FIN PROCEDIMIENTO

84

4.3.1.8 AJUSTES POR INFLACIÓN

A. OBJETIVO: Actualizar el valor comercial de las propiedades de laCámara de Comercio de Chinchiná como planta física, equipo de oficina,equipo de computo, inversiones etc.



1

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3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Revisa el PAAGs respectivodel mes en documentos deinformación actualizada.

Ingresa al programa SEGA ycontinua proceso así:FI AdministraciónF2 Estructura OrgánicaF6 - F2 PAAGs mensualDígita año correspondiente.Dígita en el mes de ajuste elPAAGs correspondiente.Regresa al menú principal através de esc. Y continua:F2 ContabilidadF3 ProcesosF3 Ajustes y depreciaciónFI GeneralDígita año y mesDígita tipo de cierre: 1.Temporal 2. Definitivo.F6 Actualización contableDígita año y mesF4 Grabar.F2 Comprobante ContableDígita año y mesDígita tipo de informe: Tipocuenta o cuenta tipo.Verifica información porpagina.

Ordena impresión.

DOCUMENTOPeriódicomensual deinformacióneconómica

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4

5

6

Contador

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Verifica información endocumento impresomanualmente y al azar. Si noes correcta procede a revisarinformación contable en elsistema.

Archiva en la carpeta auxiliarde ajustes por inflación.


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FLUJOGRAMA DE PROCESOAJUSTES POR INFLACIÓN

PASO CONTADOR


Revisa PAAGs respectivo del mespara el cual se realiza el ajuste

Ingresa a sega y procede a actualizar el PAAGs y losajustes por inflación de acuerdo a las especificaciones

del sistema

Imprime documento segarelacionada con el

PAAGs

Verifica Informaciónimpresa con cálculos

manuales al azar

Procede a revisarinformación

contable en elsistema

C FIN PROCEDIMIENTO

87

4.3.1.9 ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

A. OBJETIVO: Generar la concordancia entre los datos relacionados enlos extractos bancarios con la contabilidad llevada en el sistema del mescorrespondiente.



1

2

GESTOR

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

- - •

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Recibe mensualmente losextractos bancarios de lasentidades con las que laCámara de Comercio deChinchiná realiza operaciones.

Ingresa al sistema SEGAF7 MovimientosF4 GeneralDígita en tipo el número quehace referencia a las notasbancarias (40)Dígita número consecutivoDígita el último día del mesen que va a realizar laconciliación como fecha.Verifica en los extractosbancarios los tipos decuentas: Públicas o privadasEn cuenta dígita el número dela que corresponde al extractobancario que se estarevisando.Dígita el Nit de la respectivaentidad bancaria.Puede utilizar FI como laayuda que proporcionará unabase de datos relacionadoscon los bancos.Dígita el detalle quecorresponde al egreso (3 pormil, chequeras, comisiones,remesas, iva de comisiones.

DOCUMENTOExtractosbancarios dediferentesentidades

Contador

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Es decir todos aquellos gastosen que se incurre pararealizar las operaciones conentidades bancarias)Dígita en partida el valorincurrido.Repite proceso hasta terminarcon todos gastos incurridos.Cierra contra el gastobancario y remite a centro decostos 0001.Dígita en program 0001 dadoque se afecta el presupuesto.Repite proceso con otro bancou otro tipo de cuenta.

Al terminar las conciliacionescon todas las entidadesbancarias y los diferentestipos de cuentas continua así:F4 Para grabarElige opciones para laimpresión.Da la orden de impresión

Archiva documento en lacarpeta de notas bancarias.

Regresa al menú principal.F2 ContabilidadFS InformesF2 AuxiliaresFI por cuenta fechaDígita en cuenta inicial elnúmero correspondiente alauxiliar de bancos y en cuentafinal dígita el número decuenta del banco con que estarealizando la conciliación.Dígita la fecha del mesanterior al que se estarealizando la conciliación enfecha anterior.

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7

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Contador

Contador

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Dígita fecha del mes objetode conciliación en fecha desaldos actuales.Elige opción Extendido oResumido (E- R) de acuerdo ala cantidad de informaciónque se espera obtener y eligeimprimir

Con el documento impresoverifica manualmente cadabanco y cada cuenta publica -privada definiendo que elinforme arrojado por elsistema concuerda con elextracto emitido por el banco.

Finalmente realiza una notade conciliación bancaria así:Lotus 1,2,3.Abre archivo de conciliaciónbancaria mes correspondienteRelaciona nombre del banco ynúmero de cuenta, relacionael saldo según extractobancario, saldo en libros,diferencia (Corresponde aCheques pendientes de cobro,en estos casos se relaciona elnombre de las personas y/oentidades pendientes que nohan realizado sus respectivoscobros y el número delcomprobante) e imprime lanota de conciliación.

Anexa nota de conciliación alinforme generado en elsistema y archiva en auxiliarde conciliaciones bancarias.

Presenta al Revisor Fiscal enposterior visita .

90

FLUJOGRAMA DE PROCESOELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

PASO CONTADOR


Recibe mensualmente losextractos baucarios

Actualiza dentro del programa sega las notasbancadas, cada cuenta, cada banco de acuerdo a las

especificaciones del sistema

Graba información e imprime documentode notas bancarias

Archiva documento en notasbancarias

Vuelve al menú contable Sega imprime informe movimientoscada banco

Verifica concordancia comparando informes delsistema con los extractos bancarios

Realiza la nota de conciliación bancaria y laimprime

Archiva notas de conciliación einforme de bancos en auxiliar de

conciliaciones

8 Presenta al revisor Fiscal

1r

cFIN PROCEDIMIENTO

91

4.3.1.10 ELABORACIÓN CHEQUES PARA RESPECTIVOS PAGOS

A. OBJETIVO: Elaborar cheques para realizar los pagos en que incurrela entidad en el cumplimiento de sus funciones , cuando el monto de losmismos sea superior a los previstos en caja menor.



1

GESTOR

ContadorÁREA

ContabilidadDESCRIPCIÓN

Ingresa al sistema SEGAF7 MovimientosF3 GirosDígita tipo de documentoprivado, público o convenio.Dígita el número delconsecutivo de comprobantede egreso.F2 Dígita el número deidentificación tributaría o lacédula de persona a quien serealizará el respectivo pago.Dígita el detalle general delcheque.Dígita el número de lacuenta del banco pagadorteniendo en cuenta si elegreso es privado, público,convenio.Dígita número de chequesegún consecutivo.Dígita en el espacio deformato el número 14 quecorresponde al tamañoestándar del chequemanejado.Dígita el nombre de quienelabora el cheque.Fg Para reportar novedadesdel cheque código de débito/créditoRegistra el valor de lapartida

DOCUMENTOFormatocheoue

Comprobantesde egreso

92

2

3

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5

6

7

8

Contador

Contador

PresidenteEjecutivo

Contador

Beneficiario

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Directivo

Contabilidad

Exterior

Contabilidad

Contabilidad

Refiere a centro de costoscuando es necesarioRegistra el código de lacuentaRegistra en programa elcódigo al que pertenece lacuenta.Dígita detalle del chequeCierra contra bancosRepite proceso para nuevoscheques en caso necesario.F4 para grabarElige opciones para laimpresión.

Manualmente anexa elcheque al comprobante y seingresa a la impresora y dala orden dé impresión

Remite a PresidenteEjecutivo el cheque para lafirma respectiva.

Firma el cheque y devuelveal contador

Entrega el cheque albeneficiario, solicitando alfirma y sello sobre elcomprobante de egreso.

Firma comprobant4e deegreso y recibe el chequerespectivo.

Archiva comprobante encarpeta de egresos del mescorrespondiente.

Somete a revisión enposterior visita del RevisorFiscal.

93

FLUJOGRAMA DE PROCESOELABORACIÓN CHEQUES PARA PAGOS RESPECTIVOS

PASO CONTADOR PTE. EJECUTIVO BENEFICIARIO

4

8


De acuerdo a la necesidadingresa Sega y estructura

Cheque digitando informaciónpertinente de acuerdo a lasespecificaciones del sistema

Manualmente anexaformato Cheque y

comprobante de egreso eimprime ambos

Entrega para revisión yfirma

Solicita firma delcomprobante y realiza la

entrega del cheque

Firma el chequerespectivo y devuelve

Firma comprobante,recibe el cheque y regresa

el comprobante

94

4.3.1.11 ALIMENTAR BASE DE DATOS DEL SEGA CON TERCEROS

A. OBJETIVO': Alimentar la base de datos del programa SEGA, condatos de personas y/o entidades que permita la ejecución deoperaciones contables con las mismas, cuando estos no hallan tenidorelaciones económicas anteriores con la entidad.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa al programa SEGAF2 ContabilidadFI MantenimientoF5 Mantenimiento Nit

Dígita en Nit, la identificaciónde la persona o laidentificación tributaria de laentidad a ingresar en elsistema.Dígita: Razón, dirección,ciudad, teléfonos, fax,encargado, cargo.

En estado dígita si paradeterminar que la entidad opersona esta activa para losmovimientos con la Cámarade Comercio de Chínchiná.

DOCUMENTO

95

FLUJOGRAMA DE PROCESOALIMENTAR BASE DE DATOS DEL SEGA CON TERCEROS

PASO CONTADOR


Ingresa a SEGA e ítem demantenimiento nit

Dígita datos de identificación yIdealización correspondientes a laspersonas naturales o jurídicas que

realizarán operaciones con laentidad

Graba cambios digitando si enestado de persona o entidad

relacionada


96

4.3.1.12 VERFIFICAR LOS LIBROS AUXILIARES

A. OBJETIVO: Posibilitar la corrección oportuna de los registroscontables realizados en los diferentes libros auxiliares, que permitan darajuste oportuno a la información para ser procesada en los librosmayores y posteriores informes.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa al menú principal delSEGA: F2 Contabilidad, F5

Informes, F2 Auxiliares, FIPor cuenta / Fecha. En cuentainicial digita el código de lacuenta que va a verificar(caja- bancos- ingresos-Pública- Privada- Convenio.Etc). Digita en fecha de saldoanterior la fecha del mesanterior al que se pretendeverificar. Digita en fecha desaldo actual la fecha del mesa verificar. Elige opciónextendido o resumido (E-R)de acuerdo a las necesidadesde información a la hora deimprimir y da la orden deimpresión.

Revisa que el documentoimpreso este en concordanciacon los soportes archivados.En caso contrario estableceincongruencia y corrige.

En caso de la informaciónestar en concordancia seimprime el balance de pruebacon terceros.

DOCUMENTO

97

FLUJOGRAMA DE PROCESOVERIFICAR LIBROS AUXILIARES

PASO CONTADOR


Ingresa a Sega e imprimeinformación relacionada con

caja y bancos

Revisaconcordanciadocumentoimpreso con

soportes archivo

Imprime balance de prueba con terceros

/ FIN DEL PROCEDIMIENTO

98

4.3.1.13 IMPRIMIR BALANCES DE PRUEBA CON TERCEROS

A. OBJETIVO: Verificar por medio del balance de prueba con tercerosque la información suministrada al sistema durante el periodocorresponde a las transacciones efectuadas durante el mismo.



1

2

GESTOR

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa al menú principal delSEGAF2 ContabilidadF5 InformesF3 BalancesF2 Balances de pruebaF2 Con tercerosDígita en cuenta a generar elcódigo de la cuenta que serequiere o todas las cuentas.Dígita en fecha saldo anteriorla fecha del mes anterior alque se imprimirá el balancede prueba.Dígita en fecha de saldosactuales la fecha del mes delque se espera imprimir lainformación.Dígita en muestra terceros encuentas de detalle SI yprocede a la impresión.

Archiva en carpeta de balancede prueba con terceros delmes correspondiente.

DOCUMENTO

99

FLUJOGRAMA DE PROCESOIMPRIMIR BALANCE DE PRUEBA CON TERCEROS

PASO CONTADOR


Ingresa a Sega e imprimeinforme Balance de Prueba con

Terceros

Archiva documentoBalance de Prueba


100

4.3.1.14 IMPRIMIR EJECUCIÓN PRESUPUESTO MENSUAL

A. OBJETIVO: Generar el documento escrito que permita ejercer eldebido control y análisis del presupuesto de la entidad y su debidaejecución hasta la fecha correspondiente al periodo a verificar.



1

2

GESTOR

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa al menú principal delSEGAF2 ContabilidadF5 InformesF9 PresupuestoFI Por causaciónF2 Ejecución global detalladaDígita en corte la fecha, año ymes en que se va a generar laejecución presupuestal.Dígita en nivel el código deacuerdo a la cantidad deinformación que se esperaimprimir:ClaseGrupoCuentaSubcuentaNaturalezaAuxiliaresSubgrupo auxiliarAgrupaciónGran AuxiliarAuxiliarEn cuenta a listar dígita elnumero del que quiereinformación o no dígita nadaen caso de requerir toda lainformación y procede a la

. rimpresión

Archiva en respectiva carpeta.

DOCUMENTO

101

FLUJOGRAMA DE PROCESOIMPRIMIR EJECUCIÓN PRESUPUESTO DEL MES

PASO CONTADOR


Ingresa a Sega e imprimeinforme presupuesto del mes

pertinente

/ FIN DEL PROCEDIMIENTO

102

4.3.1.15 EJECUTAR EL LIBRO DE CAJA DIARIO

A. OBJETIVO: Generar el documento escrito que permita ejercer eldebido control y análisis de los movimientos económicos diarios de laentidad.



1

2,

3

4

GESTOR

Contador

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa al menú principal delSEGAFz ContabilidadF5 InformesFI Libro diarioF2 Caja diarioDígita en el nivel a mostrar elcódigo de acuerdo a lacantidad de información quese espera imprimir 1. 2. 4, 6.7. 8/9. 10. 11. 12.Dígita en nivel a resumir elcódigo de acuerdo a lacantidad de información quese desea imprimirseleccionando 1. 2. 4. 6. 7. 8.Dígita en fecha inicial la fechadel mes anterior al mes aejecutar.Dígita en fecha final la fechadel mes del que se esperainformación y procede a laimpresión .

Archiva en el libro de diario.

Pasa en posterior visita alRevisor Fiscal.

Al terminar el periodocontable se envía a empastary se archiva.

DOCUMENTO

FLUJOGRAMA DE PROCESOEJECUTAR EL LIBRO DE CAJA DIARIO

103

PASO CONTADOR


Ingresa a Segae imprime Caja Diario del Mes

correspondiente

Archiva documentohasta la visita del

Revisor Fiscal

Presenta para Revisiónal Revisor Fiscal

Al terminar el periodocontable envía a

empastar Archivadocumento


104

4.3.1.16 EJECUTAR EL LIBRO MAYOR Y BALANCE

A. OBJETIVO: Generar el documento escrito que permita consolidar losmovimientos económicos de la entidad en términos de resultado y comorespuesta a lo establecido por el Estado, como reglamentario.



1

2

3

4

GESTOR

Contador

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa al menú principal delSEGAF2 ContabilidadF5 InformesF3 BalancesFI Mayor y balanceFI Saldando cuentasDígita en nivel de agrupaciónel dígito de selección 1. 2. 4,6. De acuerdo a la cantidad oespecificidad de informaciónque aspira tener.Dígita en fecha de saldosanteriores la fecha del mesanterior al que va a cerrar.Dígita en fecha saldosactuales la fecha del mescorrespondiente al cierre(último día) y procede a laimpresión.

Archiva en el libro de mayor ybalance.

Pasa en posterior visita parala revisión al Revisor Fiscal.

Al terminar el periodocontable se envía a empastary archiva nuevamente.

DOCUMENTO

105

FLUJOGRAMA DE PROCESOEJECUTAR EL LIBRO MAYOR Y BALANCES

PASO CONTADOR


Ingresa a Segae imprime Libro Mayor y

Balance

Archiva documentohasta la visita del

Revisor Fiscal


Al terminar el periodocontable envía a

empastarArchiva documento


106

4.3.1.17 NOMINA

A. OBJETIVO: Plasmar información referente al desembolso de losdineros que para dar cumplimiento a las obligaciones de tipo económicoadquiridas con los empleados afectan la actividad contable de la entidad.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Inicio - Lotus - NominaActualiza valores de la nominade acuerdo a novedades pordías trabajados del mesobjeto de pago (15 días)Imprime.

Envía a entidad bancaría queactuará como pagadora paraque realicen las respectivasconsignaciones en lasrespectivas cuentas de losempleados.

Ingresa al menú principal delSEGAF7 MovimientosF4 GeneralEn tipo dígita el código decuenta respectivo de nómina.Puede utilizar FI para laayuda con la tabla auxiliar.Dígita el número consecutivode nominaDígita en fecha el día de pagode nóminaDígita en cuentas el código dela cuenta sueldo.Dígita el número deidentificación tributaria o lacédula de ciudadanía de laentidad o persona a quien sele efectuará el respectivo

DOCUMENTODocumentorelaciónsalarios parabanco pagador

107

4

5

6

7

Contador

Contador

Contador

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

pago.Dígita en detalle la razón delpago (primera o segundaquincena y el respectivo mes)Dígita en tipo la referencia degasto(+)Dígita el valor de la partidaDígita en centro de costos0001 para referir alpresupuestoDígita en program 001.Realiza los descuentos así:Dígita número de cuentasalud.Dígita en tipo la referencia dedescuento por salud (-)Dígita número de cuentapensión.Dígita en tipo la referencia dedescuento por pensión (-) yrepite proceso por cada unode los empleados y tiene encuenta empleados quereciban menos de dos salariosmínimos como remuneracióna su labor se dígita en cuentael número de cuenta auxiliosde transporte; dígita el valorde la partida por esteconcepto.Refiere a centro de costosporque afecta el presupuestoCierra contra bancos.

F4Para grabar.

F5 Imprime directamente.

Archiva documento respectivo

Presenta al revisor Fiscal enposterior visita

FLUJOGRAMA DE PROCESONOMINA

108

PASO CONTADOR


Ingresa al programa Lotus y actualízale archivo correspondiente a nomina con losvalores ajustados al mes correspondiente, basado en las novedades presentadas

Envía documento actualizado a laentidad bancaria que actuará como

pagadora

Ingresa al Sega y contabiliza información de nomina referentea cada uno de los empleados de acuerdo a sus derechos

particulares

Graba información en el sistema

Imprime informe correspondiente

Archiva documento



109

4.3.1.18 PROCESO DE IMPRESIÓN

A. OBJETIVO: Generar los documento escritos que permita darrevisión, control y análisis de la información contable diligenciada en elsistema que permita establecer nuevas medidas de acciones,correcciones o variaciones que mejoren la gestión empresarial.


c. PROCEDIMIENTO:LABOR

1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Posteriormente de grabar losdocumentos mediante F4 . Dalas respuestas pertinentes alas siguientes opciones:Desea listar comprobante S/NNúmero de copiasSe ubica en la opción Net.Seguro de listar S/NDel menú de selección:IMPRIME Genera eldocumento impresoPAGINA Da muestrapreliminar del documento.

En otro caso verifica si eldocumento ha sido grabadocon anterioridad, en caso deno estar grabado repite pasouno.

Cuando se ha grabado conanterioridad se imprime apartir de la orden F5.

DOCUMENTO

110

FLUJOGRAMA DE PROCESOPROCESO DE IMPRESIÓN

PASO CONTADOR


Después de grabar un documento seeligen opciones presentadas por el

programa de acuerdo a losrequerimientos de información

respectiva finalizando con la ordende impresión

En otros casosverifica si el

documento hasido previamente

grabado

Elige opcionesproporcionadaspor sega y graba

documento

Imprime documento respectivo deacuerdo a la fimción directa F5


112

4

5

6

7

8

9

10

Contador

PresidenteEjecutivo

Contador

Contador

SecretariaGeneral

Mensajero

Contador

Contabilidad

Directivo

Contabilidad

Contabilidad

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Contabilidad

razón social. Dirección, códigodepartamento municipio.Diligencia valorescorrespondientes a los ítems:Retenciones a título deimpuesto a la renta ycomplementario.Retención a título deimpuesto sobre las ventas(I.V.A).Retenciones practicadas atítulo de impuesto o timbrenacional.Dígita otras en caso desanción.

Elabora el cheque respectivoy pasa a revisión aPresidencia Ejecutiva para lasfirmas respectivas

Aprueba gestión, firmacheque y devuelve aicontador

Pasa a el Revisor Fiscal.

Entrega a secretaría generalpara el trámite de pago enrespectiva entidad bancariaen las fechas oportunas.

Envía a realizar el pago.

Efectúa el pagocorrespondiente y entregacopia del formulario con selloy etiquetas de la DIAN alcontador.

Archiva en carpeta Retenciónen la Fuente.

113

FLUJOGRAMA DE PROCESORETEFUENTE

PASO CONTADOR PTE, EJECUTIVO SECRETARIA GRAL MENSAJERO


Ingreso Informacióndurante el mes teniendo

en cuenta conceptossujetos a reteniente

Revisa comprobantes sujetos deretención y actualiza archivo

Lotus

Diligencia formulariorespectivo

Elabora cheque y lo pasapara firma

5

6

78

9

10

Aprueba, firma ydevuelve

Pasa a revisión por partedel Revisor Fiscal

Entrega para trámite depago Envía a realizar el

pago en entidadbancaria

Archivadocumento

Realiza el pago en entidadbancaria, devuelve

formulario sellado y conetiquetas DIAN

( FTN PROCEDIMIENTO

114

4.3.1.20 IVA

A. OBJETIVO': Dar cumplimiento al requerimiento legal de aplicar adeterminados conceptos el IVA.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

"*

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Ingresa a SEGA: Menúprincipal:F2 ContabilidadF5 InformesF2 AuxiliaresFI Por cuenta / fechaDígita en cuenta inicial elcódigo de la cuenta principalde IVA.Dígita en cuenta final elcódigo de la cuenta auxiliardel IVA.En fecha saldos anterioresdígita fecha del último IVAliquidado.En fecha saldos actualesdígita fecha del bimestre aliquidar.Elige opción resumida oextendida (R- E).Da la orden de impresión

Verifica el listado de informeIVA con comprobantes deingreso.

Diligencia el formulario así:Año, periodo, número deidentificación tributaria,código, actividad económica,nombres y/o razón social,dirección, códigodepartamento- municipio.Diligencia valores

DOCUMENTOFormulario IVA

Formatocheque

Comprobantede egreso

115

4

5

6

7

8

9

Contador

Contador

Contador

SecretariaGeneral

Mensajero

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Contabilidad

correspondientes a ingresos,compras, liquidación privado.

Elabora el chequecorrespondiente al pago ypasa a revisión por parte delpresidente y para la firmarespectiva.

Pasa para la revisión porparte del fiscal y para la firmade aprobación respectiva.

Entrega a secretaría generalpara el trámite de pago enrespectiva entidad bancariaen las fechas oportunas.

Envía mensajero a realizar elrespectivo pago.

Efectúa pago correspondientey entrega copia del formulariocon sello y estampillasrespectivas.

Archiva en carpeta IVA.

116

PASO

5

6

78

9

10

FLUJOGRAMA DE PROCESOIVA

CONTADOR PTE, EJECUTIVO SECRETARIA GRAL


Ingresa a Sega eimprime listado

informe IVA

Verifica listado deinforme IVA con

comprobantes respectivos

Diligencia formulariorespectivo



Entrega para trámite de



bancaria

MENSAJERO

Realiza el pago en entidadbancaria, devuelve formulario

sellado y con estampillasrespectivas

117

4,3.1.21 LIQUIDACIÓN EMPLEADOS

A. OBJETIVO: Dar terminación contable a los contratos de trabajadoresde la institución que cumplan sus periodos o que por razones diferentesdeban dejar de ocupar sus cargos. Haciendo los trámites necesariospara dar cumplimiento a los pagos que por este hecho deban realizarse.



1

2

3

4

GESTOR

Contador

Contador

Contador

Presidente

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Directivo

DESCRIPCIÓN

Recibe notificación delPresidente Ejecutivo de laterminación de contrato dedeterminado empleado o delQuorum de la Junta Directivacuando se trata del retiro delRevisor Fiscal o del mismoPresidente Ejecutivo.

Examina el contrato de lapersona que se piensa liquidary valora aspectos como :Fecha de Ingreso,Liquidaciones Parciales,prestamos que se lerealizaron y su estado, fechade retiro). Efectúa el conteo yvaloración de las asignacionesque por derechocorresponden al trabajadorpor efectos de liquidación.Define el valor a pagar alatrabajador de acuerdo a losresultados de las operacioneshechas.

Procede a la elaboración delrespectivo cheque y entrega aPresidencia Ejecutiva para lafirma correspondiente

Aprueba gestión , firma

DOCUMENTOFormatocheque


111

4.3.1.19 RETEFUENTE

A. OBJETIVO: Dar cumplimiento al requerimiento legal de hacer adeterminados conceptos la retención en la fuente.



1

2

3

GESTOR

Contador

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Posteriormente a la fecha dela que se realizará ladeclaración de retención en lafuente se ha alimentado elsistema teniendo en cuentaaquellos pagos sujetos aretención.

Para efectos de retenciónrevisa los comprobantes deegreso y tiene en cuenta losmismos para alimentar elarchivo retención en la fuenteen Lotus así:Archivo RETEFUENTEActualiza nombres depersonas y/o empresassujetas de retenciónDígita las especificaciones dela retención: Honorarios,comisiones, servicios,retención por IVA.Dígita el número delcomprobante de egresoDígita la base de retención yla retención respectiva. Dala orden de impresión.

Diligencia formulariorespectivo así:Datos generales: Año, mes,número de identificacióntributaria, código deadministración, nombre y/o

DOCUMENTOFormularioretefuente

Formatocheque


118

5

6

7

Ejecutivo

Contador

EmpleadoSaliente

Contador

Contabilidad

Contabilidad

Exterior

Contabilidad

cheque respectivo y devuelvepara continuar con el trámitede liquidación al Contador.

Entrega el cheque alinteresado y hace que firme eldocumento de liquidacióncomo acuerdo del mismo.

Firma y aprueba documentode liquidación efectuada,recibe el cheque y firmacomprobante de egresocorrespondiente.

Anexa en la hoja de vida delempleado saliente eldocumento de liquidación y lodevuelve a la secretaríaGeneral para el archivocorrespondiente.

119

FLUJOGRAMA DE PROCESOLIQUIDACIÓN EMPLEADOS

PASO CONTADOR PTE. EJECUTIVO EMPLEADO SALIENTE

5

6


Recibe notificación delpresidente ejecutivo sobreempleado a liquidar o del

quorum de la JuntaDirectiva si es del caso

Revisa contrato y valoraasignación económica

que corresponde altrabajador por derecho



Entrega cheque y hace quefirme el comprobante y eldocumento de liquidación

Recibe el cheque yfirma papeles

respectivos y devuelve

Anexa liquidación efectuadaa la hija>de vida y remite a

Secretarla General

( FIN PROCEDIMIENTO

120

4.3.1.22 CONTROL PRESUPUESTAL

A. OBJETIVO: Efectuar un adecuado control sobre el presupuesto de laentidad que permita asumir alternativas para el mejoramiento de lagestión económica de la entidad,



1

2

3

4

GESTOR

Contador

JuntaDirectiva

Contador

Contador

ÁREA

Contabilidad

Directivo

• • • -

Contabilidad

Contabilidad

DESCRIPCIÓN

Basado en la asignación inicialdel presupuesto y en lasactividades que se van arealizar, ejecuta elpresupuesto mes por mesefectuando el respectivocierre y envía informes deejecución presupuesta! a laJunta Directiva.

Analizan informe y envían a laSuperintendencia de Industriay Comercio notificación deacuerdo sobre la ejecución delpresupuesto durante los diezdías posteriores a la reuniónde análisis efectuada.

Analiza lo ejecutado hastacada fin de mes y calcula ladiferencia existente entre loejecutado y lo por ejecutar;basado en la diferenciacalcula la repartición delpresupuesto para los mesessiguientes.

En caso de presentarse lanecesidad de destinar dinerosde un determinado rubro y noexista la cantidad necesariaen este solicita aprobación ala Junta Directiva de un

DOCUMENTO

121

5

6

JuntaDirectiva

Contador

Directivos

Contabilidad

traslado presupuestal o encaso deque el presupuestototal al final del año seainsuficiente, calcula elpresupuesto necesario para laterminación del periodomediante una adición y envíainforme con lo respectivo parala misma a la Junta Directiva

Basados en la argumentaciónpropuesta aprueban eltraslado presupuestal o laadición presupuestal y reportadurante los diez siguientesdías a la Superintendencia deIndustria y Comercio.

Continua la ejecución delpresupuesto bajo las políticasestablecidas en la entidad.

122

FLUJOGRAMA DE PROCESOCONTROL PRESUPUESTAL

PASO CONTADOR JUNTA DIRECTIVA

"^INICIO DEPROCEDIMIBNTO /

Ejecuta mensualmente actividadesplaneadas dentro del presupuesto y envía

informe a la Junta Directiva

Analizan informe y envían notificación deacuerdo a la superintendencia de I & C

Calcula diferencia presupuesta! y determinaasignación para otros meses del periodo

En casos de agotamientopresupuesta!, solicita

traslados o adiciones deacuerdo a la necesidad en la

ejecución presupuesto

O Envían notificación a laSuperintendencia de I&C

Continua ejecuciónpresupuesta! bajopolíticas asignadas

( FINPROCEDTMrRNTO

123

4.3. 2 PROCEDIMIENTO

A. TITULO: REGISTRO MERCANTIL

B. JUSTIFICACIÓN: Es necesario para el armónico desarrolloeconómico de una sociedad, que se establezcan los parámetrosnecesarios encaminados a la transparencia en el desarrollo de lasactividades económicas de una región. El principio de publicidad a quehace referencia el Estado y la necesidad de que este cobije también laactividad mercantil a través de realizar un correcto, detallado ypertinente registro de las operaciones mercantiles delegadas por elEstado y previstas en el código de Comercio sobre la Matrícula Mercantil,la matrícula de los establecimientos de Comercio, la inscripción de actosy documentos y el registro de los libros de comercio, es el pilarfundamental de las operaciones que se llevan a cabo en el área deRegistro Mercantil de la Cámara de Comercio de Chínchiná. Encumplimiento de las cuatro finalidades del Registro de los documentospúblicos de una persona o entidad propicia un soporte necesario y vitalpara la presentación periódica de los niveles de desarrollo económico deuna región, que contribuyen a enfocar acertadamente nuevasestrategias de desarrollo económico.

C. OBJETIVO: Cumplir a cabalidad con las funciones encomendadas porel Estado en referencia al Registro de documentos públicos relacionadoscon el que hacer de los comerciantes, los proponentes y las entidadessin ánimo de lucro.

D. RESPONSABLE: Jefe de Registro Mercantil

E. NIVELES DE CONTROL, RESPONSABILIDAD, LEGALIDAD YREGLAMENTACIÓN:

- El horario de atención al público en relación con los registros públicoses el siguiente: De lunes a viernes de 8:00am a 12:00m y 2:00 pm a6:000 pm y el día sábados de 8:00am a 12:00m.

- En la dependencia de Registro mercantil no se terminará la atencióndiaria al público, hasta tanto se hayan despachado a todos los usuariosque ingresaron a la cámara de comercio dentro del horario previsto eneste manual. Este horario de atención se encuentra publicado en unlugar fácilmente visible a la entrada, que tenga dispuesto la Cámara deComercio. Cuando existan circunstancias extraordinarias de caso fortuitoo fuerza mayor que hagan necesario modificar temporalmente el horario

124

de atención al público, la variación del horario debe ser informada alpúblico por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando lascausas que justifiquen la determinación y la duración de la variaciónprevista, fijando en un lugar visible de la sede de la Cámara deComercio y sus oficinas seccionales y receptoras los avisos necesarios.Con la constancia mensual de la reunión de la Junta Directiva, seremitirá a la Superintendencia de Industria y Comercio, la constancia dehaber dado cumplimiento a esta disposición.

- Los servicios que se prestan en el área de registros públicos y susrespectivas tarifas se basan exclusivamente en los conceptos previstos ylas autorizaciones dadas por el Gobierno Nacional, de conformidad conlo dispuesto en los decretos 457 y 458 de 1995, las circulares 1- y 3 de1998 y el artículo 42 de la resolución 2125 de 1994. Las tarifas lomismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copiasde los asientos de registros, se encontrarán publicadas en el área deatención al público y se actualizaran según la norma cada año. Losservicios que prestan son: Matrícula o renovación de los comerciantes ysus establecimientos. Respecto del Reqistro mercantil: Cancelación de lamatrícula del comerciante, Cancelación de la matrícula delestablecimiento, Mutaciones referentes a la actividad comercial,Inscripción de actos, libros y documentos, Inscripción de contratos deprenda sin tenencia , Certificados de matrícula mercantil, Certificadosde existencia y representación legal, Certificados de inscripcióndocumentos y otros, Formularios para el registro mercantil. Respectode los proponentes: Inscripción y renovación por cada proponente,Actualización o modificación de la inscripción, Formulario, Certificados,Boletín de Licitaciones o Concursos, Impugnación de la clasificación ocalificación. Respecto de las entidades sin animo de lucro: inscripciónde tos libros, actos y documentos, Certificados de existencia yrepresentación legal, Certificados de inscripción, documentos y otros.

- Los registros mercantil proponentes y entidades sin ánimo de libro, sellevarán con base en lo dispuesto en los artículos 2 al 5, 9 al 19, 24 al36, 41,43, y 44 de la resolución 2125 de 1994, 2 al 11 de la resolución1072 de 1996 y el 2 de la resolución 412 de 1996.

- Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con lostérminos señalados en los artículos 5 y siguientes del CódigoContencioso Administrativo.

125

- La notificación de los actos administrativos de registro que se cumplanante la Cámara de Comercio, deberá efectuarse conforme a lo previstopara tal efecto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo.

- Con base en lo establecido en los artículos 86 número 3 del código decomercio, por la circular 1 de 1983, circular conjunta SuperintendenciaBancaria y Superintendencia de Industria y Comercio SB40SIC009 de1993, artículos 20, 21 y 25 inciso 2 de la resolución 2125 de 1994, 5 dela resolución 412 de 1996 y la circular 11 de 1996, las certificacionesexpedidas por la Cámara de Comercio deberán cumplir con losparámetros legales establecidos en estas.

- Cuando se presenten los estados financieros para su depósito, seprocederá de acuerdo. con lo consagrado en el artículo 12 de laresolución 1072 de 1996.

- Con base en las técnicas de archivo, el cumplimiento de lo previsto enel artículo 43 del Código de Comercio y la Ley 594 de 2000, losfuncionarios de Registro mercantil que realicen funciones de archivodeben observar las siguientes condiciones:a. Examinar los documentos que se registran y clasificarlos de acuerdo

con el tipo de empresario y acto de que se trata.b. Foliar todo los documentos para controlar el contenido del expedientec. Colocar en orden cronológico los documentos que hacen parte de

cada expediented. Numerar la carátula de cada expediente, asignándole el número de

matrícula y nombre de matriculado en orden cronológico dematrícula.

- Hecho lo anterior reposará el expediente en el archivo y quedarádisponible para consulta en el momento que se requiera y de formarápida. Con base en la anterior información, quien o quienes se ocupendel archivo de registro deben:a. Siguiendo el orden alfabético o numérico, localizar el expediente

deseadob. Extraer la carpeta solicitada. Si esta no se encuentra allí debe estar

relacionado el dato de la persona a quién fue prestada, la fecha y lahora.

c. Entregar la carpeta al solicitante, previo diligenciamiento del formatode préstamo, la cual contiene la siguiente información:

- Número del expediente, Nombre del matriculado, Nombre de lapersona solicitante, Fecha de solicitud, Hora del préstamo delexpediente, Dependencia, Firma del solicitante.

126

- La información que se procesa debe cumplir a cabalidad con losprincipios establecidos en materia legal; debe ser consecuente con cadauna de las actividades llevadas a cabo diariamente dentro del área degestión y sostenida verazmente por la sistematización de cada una delas operaciones realizadas,

- Todo documento presentado para efectos de Registro Mercantil debeser objeto de estudio, revisión y aprobación por parte del responsabledel área dando virtud al cumplimiento que dan los mismos de loslineamientos establecidos en términos de ley.

- La información propiciada dentro del marco de Registro Mercantil debedar respuesta oportuna a todas las entidades que demanden de lamisma, a través de informes, rendición de cuentas a visitas de ley,declaraciones y demás.

- Debe aplicarse con eficiencia el principio de publicidad que se originaen la definición de los registros públicos como documentos deinformación posible para terceros con la principal característica deinformar y en algunos de proporcionar información con criterios delegalidad y efectos jurídicos.

F. GENERALIDADES:

La sistematización de la información referente a los registros públicos dela Cámara de Comercio de Chinchiná se rige a partir del manejoeficiente del Sistema estándar de Registro Mercantil. Es un sistema en elcual, cada documento que se grava queda integrado al resto deprogramas que por el ingreso de determinada información debanafectarse, permite fácilmente consultas, proporciona estricto controlsobre la información que se grabe.

- El área de Registro mercantil, cuenta con dos empleados responsables,denominados cada uno dentro de sus cargos de la siguiente manera:JEFE DE REGISTRO MERCANTIL y AUXILIAR DE REGISRTROMERCANTIL, Para efectos de proporcionar un servicio más oportunosobre todo el territorio de Jurisdicción la Cámara de Comercio deChinchiná hace presencia a través de la oficina de Palestina, que esatendida por el Auxiliar de Registro Mercantil, como puente efectivo decomunicación.

rf*

127

4.3.2.1 INGRESO AL SISTEMA ESTÁNDARMERCANTIL (SSRM)

DE REGISTRO

A. OBJETIVO: Ingresar al menú principal del programa SSRM (SistemaEstándar de Registro Mercantil) para propiciar el desarrollo normal en laejecución de posteriores actividades del Registro Mercantil.

B. RESPONSABLE: Jefe de Registro Mercantil


1

2

3

4

GESTOR

Jefe deRegistroMercantil




ÁREA

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Enciende el computador:Estabilizador- cpu - monitor.

Ingresa a SCO a través de laorden CONTROL ALT FI

Dígita en minúscula despuésde login: La palabra regmer.Dígita en opción: 2. que da laentrada desde el computador.Indica el usuario; El asignado<Enter>Indica la clave: La asignada<Enter>

Elige del menú principal delRegistro Mercantil, la funciónnecesaria para el posteriorprocedimiento:FI Liquidación y CajaF2 Registro MercantilF3 InformesF4 ConsultasF5 EstadísticasF6 XXXXXXXXXXF7 Cambio de 1999 a 2000F8 Enlaces

DOCUMENTO

128

FLUJOGRAMA DE PROCESOINGRESO AL SISTEMA ESTÁNDAR DE REGISTRO MERCANTIL

(SSRM)

PASO JEFE DE REGISTRO MERCANTIL


Enciende el computador

Ingresa al programa SCO

Dígita información deacceso para ingresar a

SSRM

Ingresa al menúprincipal del SSRM

cFIN DEL PROCEDIMIENTO

129 )

4.3.2.2 VENTA DE FORMULARIOS

A. OBJETIVO: Poner a disposición de los usuarios los formulariospertinentes para la realización de operaciones de inscripción,renovación, modificaciones y cancelaciones relacionadas con el RegistroMercantil, Proponentes y Entidades sin ánimo de lucro.



1

2

•&*•

4

5

6

GESTOR

Usuario


Usuario



Usuario

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

DESCRIPCIÓN

Solicita al jefe de RegistroMercantil o a su auxiliar elformulario respectivo deacuerdo al requerimiento: y altipo de persona o sociedadque lo requiere.

Vende al usuario elformulario, así: Dígita alfactura de venta, de acuerdocon las instrucciones delprograma.

Entrega el valor de laliquidación.

Recibe el valor de laliquidación y graba lainformación de la factura deventa e imprime la factura deventa en original y doscopias, así: Original: Usuario1a copia: Contabilidad

Entrega el original de lafactura de venta y elformulario de matrícula orenovación.

Recibe el formulario y eloriginal de la factura deventa.

DOCUMENTOFormulariopersonanatural,sociedadcomercial,empresaunipersonal,establecimientode comercio,sucursales desociedadesextranjeras,sucursales yagencias,empresasasociativas detrabajo yproponentes.

Recibos de caja

130

FLUJOGRAMA DE PROCESOVENTA FORMULARIOS

PASO USUARIO JEFE REGISTRO MERCANTIL


Solicita Formulario de acuerdo a surequerimiento particular

Realiza la venta del respectivo formulario,digitando la factura de venta de acuerdo a las


Entrega el valor liquidado

Recibe valor de liquidación, grabainformación relacionada con la factura y la

imprime

Recibe formulario y factura de venta

Entrega original de factura de venta yformulario respectivo

FIN PROCEDIMIENTO

131

4.3.2.3 MATRÍCULA Y/O RENOVACIÓN PERSONA NATURAL

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de matrícula y/o renovación de la misma que lesconduzca a dar cumplimiento a las implicaciones de ley de la actividadmercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

I

LABOR

1

2

3

4

GESTOR

Usuario



Jefe cíeRegistroMercantil

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega el formulario dematrícula o renovación,debidamente diligenciado osolícita colaboración del Jefe deRegistro Mercantil paradiligenciarlo.

Recibe el formulario y lo revisaque no tenga tachones nienmendaduras e ingresa alSistema Estándar de RegistroMercantil y revisa que el usuariono se encuentre matriculadocuando se refiere a la matrículaexplícitamente, o la situación delmismo si es renovación.

Si el solicitante no se encuentramatriculado, graba la matrículacorrespondiente y dígita lasiguiente información:Clase de comercianteNombre de la persona.

Si va a renovar, ingresa alprograma y revisa el estado delmatriculado, verifica con elformulario el número de años arenovar. Si va a renovar más deun año, liquida y recibe unformulario por cada año arenovar. Graba la renovación

DOCUMENTOFormulario

Recibo de caja

132

5

6

7

8

9

10

11


Usuario



Usuario


Jefe de

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

Registro

modificando la informacióncomercial, económica y financieraque está en el formulario, esdecir la información actualizada.

Liquida el valor a pagar por lamatrícula o renovación, deacuerdo con las disposicioneslegales vigentes. En el caso de lamatrícula, cuando no se hace lapresentación personal delformulario y se adjunta poder,se revisa el pago de Impuesto deregistro.

Entrega el valor de la liquidación.

Recibe el valor de la liquidación ygraba la información de la facturade venta, anotando el valor de laliquidación en el formulario.

Imprime la factura de venta enoriginal y dos copias, así:Original: Usuario1a. Copia: Expediente2a. Copia: ContabilidadEntrega el original de la facturade venta y la copia del formulariode renovación al usuario.

Recibe el original de la factura deventa y la copia del formulario.

Anexa la primera copia de lafactura de venta al formulariooriginal diligenciado. Gravanuevamente la renovaciónmodificando la informacióncomercial, económica yfinanciera.

Si se adjunta poder de

L

133

12

13

14

15

RegistroMercantil



Jefe deregistroMercantil

Jefe deRegistróMercantil

mercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

representación por parte de otrapersona; registra en la planillade "control de documentos" . Sino se hace presentaciónpersonal, captura la informacióndigitando el consecutivo de lafactura de venta correspondiente.

Radica los documentos deacuerdo a las especificaciones delsistema.

Realiza el estudio jurídico delpoder. Si no cumple con losrequisitos devuelve para lascorrecciones, mediante carta dedevolución con especificacionesdel rechazo.

Si cumple con los requisitosestablecidos en la ley, sustanciael documento y registra el actoen el libro correspondiente,colocando su firma.

Cuando no se adjunta poder,borra el pendiente creado por elprograma para indicar que nohay documentos en estudio.

134

PASO

1

2

4

5

67

89

10

11

12

13

14

15

FLUJOGRAMA DE PROCESOMATRICULA Y/O RENOVACIÓN PERSONA NATURAL

USUARIO JEFE DE REGISTRO MERCANTIL

L INICIO DEPROCEDIMIENTO

Entrega formulario debidamentediligenciado

Recibe y revisa el formulario

Graba información deacuerdo a

especificación sistema

Ingresa SSRM,revisa si existe

matrícula

Entrega el valor de la liquidación

Recibe factura de venta

Define años a renovar y le indica al comerciante, procedea grabar haciendo modificaciones respectivas

Liquida el valor a pagar por el acto y revisa el pago deimpuesto de registro cundo es por poder

Recibe la liquidación, graba información factura y anotavalor en el formulario

Imprime factura y entrega con copia de formulario

Anexa copia de la factura al formulario y grabainformación relacionada en el mismo

Registra en planilla control documentos cuando es a travésde apoderado

Radica la operación

Recibe para posteriores correcciones

Sustancia documento y registra el acto

Cuando no se adjunta poder borra pendiente

( EQSÍ PROCEDIMIENTO

135

4,3.2.4 MATRICULA Y/O RENOVACIÓNDE COMERCIO

DE ESTABLECIMIENTOS

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de matrícula y/o renovación de la matrícula de susestablecimientos que les conduzca a dar cumplimiento a lasimplicaciones de ley de la actividad mercantil.



1

2

3

4

GESTOR

Usuario



Jefe deRegistro

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega el formulario dematrícula o renovación,debidamente diligenciado osolicita colaboración de la Jefede Registro Mercantil paradiligenciarlo.

Recibe el formulario y lorevisa que no tenga tachonesni enmendaduras.

Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil y revisaque el usuario no seencuentre matriculado. Si elnombre ya existe le informa ala persona que debecambiarlo y diligenciarnuevamente el formulario. Sise trata de renovación, revisael estado del establecimientomatriculado, verifica con elformulario el número de añosa renovar. Si va a renovarmás de un año, realiza laliquidación y recibe unformulario por cada año arenovar.

Si no existe otroestablecimiento matriculado

DOCUMENTOFormulario

Recibo de caja

136

5

6

7

8

Mercantil


Usuario



RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

Registromercantil

con el mismo nombre, grabala matrícula. El sistema indicael número de matrículacorrespondiente y dígita lasiguiente información:Número de matrícula delpropietarioNúmero de establecimientosActivo bruto vinculado a laactividad mercantilActivo vinculado a cadaestablecimientoNombre del establecimientoActividad mercantil.Cuando se trate derenovación, la grabamodificando la informacióncomercial, económica yfinanciera.

Liquida el valor a pagar por lainscripción, de acuerdo conlas disposiciones legalesvigentes.


Recibe el valor de laliquidación y graba lainformación de la factura deventa, anotando el valor de laliquidación en el formulario.

Imprime la factura de ventaen original y dos copias, así:Original: Usuario1a. Copia: Expediente2a, Copia: ContabilidadEntrega el original de lafactura de venta y la copia delformulario de renovación alusuario.

137

9

10

11

12

13

Usuario



AuxiliardeRegistroMercantil


Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Recibe el original de la facturade venta y la copia delformulario.

Anexa la primera copia de lafactura de venta al formularioy dígita el consecutivo deradicación, imprime lainformación básica y loconsigna en el formulario.

Firma el registrocorrespondiente alestablecimiento y elabora elcertificado que se haestructurado a través de lainformación digitada durantetodo el proceso.

Abre el expediente y loordena cronológicamente enel archivo. Si se trata derenovación, recibe copia delformulario para su archivo enel expediente respectivo.

Extrae la información delsistema mensualmente, parala elaboración del Boletín yenvía copia a:ConfecámarasSuperintendencia deSociedadesSuperintendencia de Industriay ComercioCámaras de Comercio delpaís.

138

FLUJOGRAMA DE PROCESOMATRICULA Y/O RENOVACIÓN ESTABLECIMIENTO COMERCIO

PASO

1

2

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10

11

12

13

USUARIO JEFE REGISTRO MERCANTIL AUXILIAR REGISTRO



Recibe y revisa formulario.

Ingresa SSRM, revisa situación comerciante,le informa si existe necesidad de cambios

para la matricula o los años a renovar

Si el comerciante está al día, graba renovación omatrícula seaún esnecificación del sistema


Liquida el valor a pagar por dicho acto

Recibe valor de la liquidación ygraba información de jactara y anota

valor en el formulario

Imprime factura y entrega con copia delformulario

Recibe factura y documento

Anexa copia de la factura en elformulario y radica la operación

Firma registro correspondiente e imprimecertificado que ha estructurado el sistema

Extrae información yelabora Boletín

Informativo

c ±FIN PROCEDIMIENTO

En matricula abreexpediente y archiva,

para renovaciónarchiva documentos

nuevos

139

4.3.2.5 MATRÍCULA DE SOCIEDADES COMERCIALES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de matrícula de las sociedades comerciales queconformen que les conduzca a dar cumplimiento a las implicaciones deley de la actividad mercantil.



1

2

3

4

GESTOR

Usuario



Jefe de

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Registro

DESCRIPCIÓN

Entrega el formulario dematrícula de sociedadcomercial debidamentediligenciado o solicitacolaboración de la Jefe deRegistro Mercantil paradiligenciarlo con copiaauténtica de la escriturapública, diferente a laprimera. Si ej representantelegal de la sociedad no hacepresentación personal, delformulario, deberá estarreconocido ante notario.

Recibe los documentos yverifica que el formulario estédebidamente diligenciado yrevisa el pago del Impuestode registro.

Ingresa al sistema y revisaque no se encuentrematriculada otra sociedad conel mismo nombre. Si éste yaexiste, le informa al usuario,que modifique la escriturarespecto de la razón social yle devuelve el formulario y losdocumentos.

Sí el nombre de la sociedad

DOCUMENTOFormulario

Recibo de caja

140

5

6

7

8

9

RegistroMercantil


Usuario




Mercantil

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

no aparece matriculado,graba la matrícula asignada,cuyo número se lo indica elsistema y digita la siguienteinformación:Tipo de persona jurídica denaturaleza comercial,Razón o denominación socialCódigo del DepartamentoCapitalFecha del documento deconstitución.

Liquida el valor a pagar porconcepto de matrícula einscripción, de acuerdo conlas disposiciones legalesvigentes.


Recibe el valor de laliquidación y graba lainformación de la factura deventa, anotando el valor de laliquidación en el formulario eImprime la factura de ventaen original y dos copias, así:Original: Usuario1°, Copia : Expediente2a. Copia: Contabilidad

Entrega el original de lafactura de venta al usuario.

Anexa la primera copia de lafactura de venta al formularioy los documentos y losregistra en la planilla "decontrol y estudio dedocumentos".

•

141

10

11

12

13




AuxiliardeRegistro

RegistroMercantil

Registromercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Radica el documento así:Dígita el número consecutivode cajaClase de documentoNúmero de identificación delabogadoFecha de radicaciónOrigen del documento.La anterior informaciónalimenta una base de datosde los documentos en trámitey señala al comerciante quepueda afectarse.

Realiza el estudio jurídico delos documentos y si encuentrafallas o errores, elabora lacarta de devolución o eldocumento contentivo delrechazo con las razones quelo motivaron y lo devuelve alusuario para que el interesadosubsane los errores, puedecitar al interesado para que senotifique del actoadministrativo.

En caso de ser aceptados losdocumentos sustancia lainformación contenida en losdocumentos, de acuerdo conlas disposiciones legalesvigentes, selecciona el Librodel Registro Mercantil y elacto que se va a registrar.Con la información digitadadurante el proceso de registroqueda estructurado elcertificado.

Recibe los documentosinscritos y el certificado yabre el expediente, el cual

I142

14

Mercantil


RegistroMercantil

ordena cronológicamente.

Extrae la información delsistema mensualmente parala elaboración de los Boletinesde Registro Mercantil y envíacopia a:ConfecámarasSuperintendencia deSociedadesSuperintendencia de Industriay ComercioCámaras de Comercio delpaís.

143

w

PASO

1

2

56

7

8

9

10

11

12

1314

FLUJOGRAMA DE PROCESOMATRICULA DE SOCIEDADES COMERCIALESUSUARIO JEFE REGISTRO MERCANTIL AUXILIAR REGISTRO


Entrega formulario y copiaauténtica de la escritura pública

Recibe documentos, revisa formulariodebidamente diligenciado y verifica

el pago de impuesto de registro

documento yformulario paramodificaciones

Entra SSRM verificaexistencia el mismo

nombre

Graba matrícula, digitando información requerida por elsistema

Entrega el valor de laliquidación

Liquida el valor a pagar por el acto

Recibe el pago, anotando el valor en el formulario,dilieencifl. e imnrime •foctnra

Entrega original de la factura al usuario


t ~

Radica el documento

Recibe paraposteriores

correcciones

Sustancia documento y registrael acto e imprime registro


Ttifhrmfltivn

TN PROCEDIMIENTO

Recibe documentosinscritos,

certificado y abreexpediente

144

é 4.3.2.6 RENOVACIÓN DE SOCIEDADES COMERCIALES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de renovación de matrícula de las sociedades comercialesque conformen que les conduzca a dar cumplimiento a las implicacionesde ley de la actividad mercantil.



1

2

3

4

s*

5

6

GESTOR

Usuario




Usuario

Jefe de

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

Registro

DESCRIPCIÓN

Entrega el formulario derenovación de matrícula desociedad comercialdebidamente diligenciado osolicita colaboración de la Jefede Registro Mercantil paradiligenciarlo

Recibe el formulario y lorevisa que no tengaenmendaduras ni tachones

Ingresa al sistema y revisa elestado del matriculado,verifica con el formulario elnúmero de años a renovar . Siva a renovar más de un año,liquida y recibe un formulariopor cada año a renovar.

Graba la renovaciónmodificando la informacióncomercial, económica yfinanciera y liquida el valor apagar por la renovación, deacuerdo con las disposicioneslegales vigentes.


Recibe el valor de la

DOCUMENTOFormulario

Recibo de caja

145

7

8

9

10

RegistroMercantil

Usuario




Mercantil

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Registromercantil

liquidación y graba lainformación de la factura deventa, anotando el valor de laliquidación en el formulario eimprime la factura de ventaen original y dos copias, así:Original: Usuario1°. Copia : Expediente2a. Copia: ContabilidadEntrega el original de lafactura de venta al usuario.

Recibe el original de la facturade venta.

Anexa la primera copia de lafactura de venta al originaldel formulario y lo entrega alAuxiliar de registro mercantil.

Recibe los documentosinscritos y los archiva en elexpediente respectivo.

Extrae la información delsistema mensualmente parala elaboración de los Boletinesde Registro Mercantil y envíacopia a:ConfecámarasSuperintendencia deSociedadesSuperintendencia de Industriay ComercioCámaras de Comercio delpaís.

146

FLUJOGRAMA DE PROCESORENOVACIÓN SOCIEDADES COMERCIALES

PASO CONTADOR JEFE REGISTRO MERCANTIL AUXILIAR REGISTRO

1

2

4

5

6

8

10



Recibe formulario y revisa suadecuado diligenciamiento

1

i rIngresa SSRM revisa estado del matriculado,

verificando el número de años a renovar

1

rEntrega el valor de la

liquidación

rGraba renovación según especificación es del

sistema y liquida el valor a pagar por dicho acto

Anexa copia de la factura en elformulario y radica la

Recibe valor de la liquidación,anotándole en el formulario, graba,imprime y entrega factura de venta

Anexa copia de la fectura en elformulario y radica la operación

Extrae información yelabora Boletín Informativo

FIN PROCEDIMIENTO

147

4.2.2.7 DISOLUCIÓN DE SOCIEDADES COMERCIALES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de disolución de las sociedades comerciales de que estoshagan parte que les conduzca a dar cumplimiento a las implicaciones deley de la actividad mercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

6

GESTOR

Usuario




Usuario


ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega copia auténtica de laescritura pública o del acta dedisolución auténtica, en sucaso.

Recibe los documentosrespectivos y revisa el pagodel Impuesto de Registro.

Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil y revisael estado del comerciante yde los establecimientos a sunombre. Si el matriculado noha renovado le informa sobresu situación y recibe ladocumentación. Graba lainformación referente a ladisolución.

Dígita la factura de venta deacuerdo con las instruccionesdel programa

Entrega el valor deliquidación.

Recibe el valor de laliquidación e imprime lafactura de venta, así:Original: Usuario

DOCUMENTODocumentopúblico o actas

Recibo de caja

148

7

8

9

10





RegistroMercantil

Registromercantil

Registromercantil

Registromercantil

1a. Copia: Contabilidad2a. Copia: Expediente.Entrega el original de lafactura de venta al usuario.

Anexa la primera copia de lafactura de venta aldocumento y lo registra en laplanilla de "control dedocumentos" para su trámiterespectivo.

Radica la operación digitandola siguiente información:Clase de documento.Número de identificación delabogadoFecha de radicaciónOrigen del documento.Esta información alimenta unabase de datos de losdocumentos en trámite yseñala el comerciante quepueda afectarse.

Realiza el estudio jurídico delos documentos y si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el actoadministrativo respectivo; encaso de devolución, si serechaza la inscripción, cita alinteresado para sunotificación personal o en sudefecto por escrito.

Si los documentos cumplencon los requisitos exigidos,los registra en el Libro deRegistro Mercantilcorrespondiente a través de lasustanciación del documento,digitando el consecutivo de la

149

11

12



Registromercantil

Registromercantil

factura de venta yseleccionando el Libro deRegistro Mercantil en dondeva a registrar y el actorespectivo.

Toma los documentosregistrados y los archiva en elexpediente.

Extrae la información delsistema mensualmente yelabora los boletines delcomerciante y envía copia a:ConfecámarasSuperintendencia deSociedadesSuperintendencia de Industriay ComercioCámaras de Comercio delpaís.

150

FLUJOGRAMA DE PROCESODISOLUCIÓN SOCIEDADES COMERCIALES

PASO

1

2

56

8

10

1112

CONTADOR JEFE REGISTRO MERCANTIL AUXILIAR REGISTRO


Entrega copia autentica deescritura pública o acta de

disolución

Recibe respectivosdocumentos y revisa el pago

Impuesto de registro

Ingresa SSRM, verifica e informa alusuario de su situación y graba

información respecto al acto


Dígita la factura de venta de acuerdo a lasespecificaciones del sistema

Recibe valor de la liquidación, imprime y entregaoriginal de la factura de venta

Anexa copia de la factura en el formulario yregistra en la planilla control de documentos

Radica la operación de acuerdo alasespecificaciones del sistema


correcciones

Sustancia documento yregistra el acto


CFIN PROCEDIMIENTO

151

4.3.2.8 LIQUIDACIÓN DE SOCIEDADES COMERCIALES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de liquidación de las sociedades comerciales de que estoshagan parte que les conduzca a dar cumplimiento a las implicaciones deley de la actividad mercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

GESTOR

Usuario




Usuario

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

DESCRIPCIÓN

Cuando la persona jurídica seencuentra en liquidación,entrega copia auténtica deldocumento de liquidación.

Recibe el documentorespectivo y revisa el pago delImpuesto Registro Mercantil

Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil y revisael estado del comerciante yde los establecimientos a sunombre. Si el comerciante noha renovado su matrículamercantil y susestablecimientos, devuelve eldocumento para que procedaa renovarlas.

Si el matriculado está al día,graba la informaciónrespectiva contenida en losdocumentos entregados ydígita la factura de venta deacuerdo con las instruccionesdel programa.


DOCUMENTODocumentopúblico

Recibos de caja

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6

7

8

9

10





Jefe de

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Registro

Recibe el valor de laliquidación e imprime lafactura de venta, así:- Original: Usuario- 1a. Copia: Contabilidad- 2a. Copia: Expediente.y entrega el original de la

factura de venta al usuario.

Anexa la primera copia de lafactura de venta aldocumento y lo registra en laplanilla de ^control dedocumentos" para suradicación y sustanciación.

Radica la operación digitandoel consecutivo de la facturade venta, paraposteriormente digitar:- Clase de documento- Número de identificación

del abogado- Fecha de radicación- Origen del documento.Esta información alimenta unabase de datos de losdocumentos en trámite yseñala el comerciante quepueda afectarse.

Realiza el estudio jurídico delos documentos y si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el actoadministrativo respectivo; encaso de devolución, si serechaza la inscripción, cita alinteresado para sunotificación personal o en sudefecto por escrito.

En caso de que los

153

11

12

RegistroMercantil



Mercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

documentos cumplan con losrequisitos sustancia lainformación pertinente,selecciona el Libro de RegistroMercantil y lo registracolocando los rótulos y firmasrequeridos.

Toma los documentosregistrados junto con elexpediente y lo archiva.

Extrae la información delsistema mensualmente yelabora los boletines deRegistro Mercantil. Envíacopia a:- Confecámaras- Superintendencia de

Sociedades- Superintendencia de

Industria y Comercio- Cámaras de Comercio del

país.

154

PASO

FLUJOGRAMA DE PROCESOLIQUIDACIÓN DE SOCIEDADES COMERCIALES


1

2

3

4

5

8

1011

12

Entrega copia autentica dedocumento de liquidación



correcciones

y_

Recibe documentos y revisael pago del Impuesto de

registro

Ingresa a SSRM y revisa estado delcomerciante y establecimiento(S), einforma al usuario de esta situación

Graba la información contenida en ledocumento, solo si se encuentra al díacon la institución y dígita la fectura de

venta

Recibe valor de la liquidación,imprime fectura y entrega original al

Anexa copia de la jactara en elformulario y registra en la planilla de

control de documentos

Radica la operación de acuerdo a lasindicaciones del sistema


Extrae información yelabora Rnletín Tnfnrmativn

FIN PROCEDIMIENTO

155

4.3.2.9 CANCELACIÓN DE LA MATRICULA MERCANTIL DE UNAPERSONA NATURAL

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento para cancelar su matrícula mercantil, facilitándoles sudesempeño dentro de la actividad comercial en cumplimiento de lasimplicaciones de ley de dicha actividad.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

GESTOR

Usuario



ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega a la jefe deRegistro Mercantil en elformato de la institución susolicitud de cancelación dematrícula de persona natural,debidamente diligenciado.

Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil, revisael estado del comerciante; sino ha renovado, le informalos años a renovar y revisa losestablecimientos queaparecen matriculados anombre de la persona naturalverificando su renovación. Sisolo tiene un establecimientode comercio informa alusuario que también debecancelar dicha matrícula.

Graba la informacióncorrespondiente a lacancelación de la matrícula;donde el comerciante debeencontrarse al día en lospagos con la entidad y liquidael valor a pagar por esteconcepto, de acuerdo con lasdisposiciones legales.

DOCUMENTOFormatocancelación dela entidad

Recibo de caja

156

4

5

6

7 '

8

9

Usuario






Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil


Recibe el valor de laliquidación y graba lainformación de la factura deventa e imprime la factura enoriginal y dos copias, así:- Original: Usuario- 1a. Copia: Expediente- 2a. Copia: Contabilidady entrega el original de lafactura de venta al usuario.

Recibe los documentos y losregistra en la planilla"documentos para estudio" ,

Solícita al Auxiliar de RegistroMercantil el expediente.

Entrega el expediente.

Anexa la primera copia de lafactura de venta a losdocumentos y dígita elconsecutivo de la factura deventa correspondiente. Paraanexar la siguienteinformación:- Clase de documento- Número de identificación

del abogado.- Fecha de radicación- Origen del documento.Esta información alimenta unabase de datos de los

157

10

11

12

13



AuxiliarRegistroMercantil


RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

documentos en trámite yseñala el comerciante quepueda afectarse.

Realiza el estudio jurídico delos documentos; si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el actoadministrativo respectivo ypuede citar al interesado parasu notificación personal o ensu defecto por escrito.

En caso contrario seleccionael Libro de Registro Mercantilen el cual va a registrar y elacto respectivo y diligencia lainformación concerniente.

Recibe los documentosregistrados junto con elexpediente y lo archiva.




país.

158

FLUJOGRAMA DE PROCESOCANCELACIÓN MATRICULA MERCANTIL PERSONA NATURAL

PASO USUARIO JEFE REGISTRO MERCANTIL AUXILIAR REGISTRO


Entrega formato de cancelaciónestablecido por la entidad

Ingresa SSRM, revisa estado del comerciante ysu establecimiento(S) informando que debe

cancelar también dicha matricula

34 Entrega el valor de la

liquidación

Graba el acto solo si se encuentra al día con la institución,liquida e informa del valor a pagar por dicho acto

Recibe valor de la liquidación, graba información dela factura, imprime y entrega la usuario

Recibe documentos y registra en la planilla dedocumentos para estudio

78

Solicita expediente delcomerciante


10 Recibe paraposteriores

correcciones

11

1213



CFIN PROCEDIMIENTO

159

4.3.2.10 CANCELACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de cancelación de matricula de los establecimientos decomercio de su titularidad que les conduzcan a dar cumplimiento a lasimplicaciones de ley de la actividad mercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

GESTOR

Usuario



ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega al Jefe de RegistroMercantil el formato de lacarta de cancelación delestablecimiento de comercio,establecido por la entidaddebidamente diligenciado.

Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil, revisael estado del comerciante;teniendo en cuenta lossiguientes aspectos: Númerode años a renovar, losestablecimientos queaparecen matriculados anombre de la persona naturalo de la sociedad comercial yverifica su renovación y si lapersona natural sólo tienematriculado elestablecimiento que va acancelar, le informa que debecancelar su matrícula comopersona natural .

Liquida el valor a pagar por lacancelación delestablecimiento de comercio,de acuerdo con lasdisposiciones legalesvigentes.

DOCUMENTOFormato decancelación dela entidad

Recibo de caja

160

4

5

6

7

8

9

Usuario





AuxiliardeRegistro

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil


Recibe el valor de laliquidación,. graba lainformación de la factura deventa, imprime la factura deVenta en original y dos copiasasí:- Original: Usuario- 1a, Copia : Expediente- 2a, Copia: Contabilidady entrega el original de lafactura de venta.

Recibe los documentos y losregistra en la planilla"documentos para estudio"

Radica la operación,dígitando el consecutivo de lafactura de ventacorrespondiente y anexa lasiguiente información:- Clase de documento- Número de identificación


Solicita al Auxiliar de RegistroMercantil el expediente,

Entrega el expediente.

161

10

11

12

13

Mercantil





RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Realiza el estudio jurídico delos documentos; si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el actoadministrativo respectivo ypuede citar al interesado parasu notificación personal o ensu defecto por escrito.

Sustancia el documento,digitando el consecutivo de lafactura de venta,seleccionando el libro deRegistro Mercantil yregistrando el acto.

Recibe eJ expedienterespectivo lo organizacronológicamente y loarchiva.

Extrae la información delsistema mensualmente yelabora los boletines. Envíaejemplares a:- Confecámaras- Superintendencia de



país.

L

162

FLUJOGRAMA DE PROCESOCANCELACIÓN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO



1

2

34

Entrega formato de cancelaciónestablecido por la entidad

Ingresa SSRM, revisa estado delcomerciante e indicando que debe

cancelar su matrícula si solo posee elestablecimiento a cancelar


Liquida el valor apagar por el acto

Recibe valor, graba, imprime y entregaoriginal de la fectura de venta al usuario

Recibe los documentos y los registra en planilladocumentos para estudio

Radica la operación de acuerdo a lasindicaciones del sistema

8

9

10



correcciones

Entrega expediente

11

12

13



(" FIN PROCEDIMIENTO

163

4.3.2.11 INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSCOMERCIALES, REFORMAS Y OTROS ACTOS

DE SOCIEDADES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento para la inscripción de reformas y otros actos inherentes ala gestión realizada dentro de sus sociedades comerciales que lesconduzca a dar cumplimiento a las implicaciones de ley de la actividadmercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

GESTOR

Usuario




ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Cuando la persona jurídica vaa realizar una reformaestatutaria, entrega copiaauténtica de la escriturapública para su respectivoregistro. Si sonnombramientos derepresentantes legales, juntasdirectivas, revisores fiscales,entrega copia auténtica delacta debidamente diligenciada


Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil y revisael estado del comerciante. Siel comerciante no harenovado su matrículamercantil, le informa alusuario y continua con elproceso.

Si el matriculado está o no aldía, graba la informaciónrespectiva contenida en losdocumentos entregados y

DOCUMENTOCopiasdocumentosauténticos

Recibos de caja

164

5

6

7

8

9

Usuario





Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

dígita la factura de venta deacuerdo con las instruccionesdel programa


Recibe el valor de laliquidación e imprime lafactura de venta, así:- Original: Usuario- 1a. Copia: Contabilidad- 2a. Copia: Expediente,y entrega el original de lafactura de venta al usuario.

Recibe los documentos y losregistra en la planilla^documentos para estudio" yanexa la primera copia de lafactura de venta aldocumento.

Radica la operación en elsistema digitando elconsecutivo de la factura deventa y anexa la siguienteinformación:- Clase de documento- Número de identificación


Solicita el expediente alAuxiliar de Registro Mercantil.

165

10

11

12

13

14






RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Retira el expediente delarchivo y lo entrega paracontinuar con el proceso.

Realiza el estudio jurídico delos documentos y si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el actoadministrativo respectivo y encaso de devolución, si serechaza la inscripción, cita alinteresado para sunotificación personal o en sudefecto por escrito.

Si los documentos cumplencon los requisitos exigidos,sustancia la informaciónpertinente, seleccionando elLibro de Registro Mercantil yrealizando el respectivoregistro. Colocando los rótulosy firmas requeridos.

Recibe los documentosregistrados junto con elexpediente y los archiva




rpaís.

166

FLUJOGRAMA DE PROCESOINSCRIPCIÓN DOCUMENTOS SOCIEDADES COMERCIALES


1

2

45

6

7

8

1011

12

131410


Entrega copia autentica deescritura pública o el acta

correspondienteRecibe el documento y revisa el pago

del impuesto de registro mercantil

Ingresa SSRM , revisa el estado delcomerciante y le informa sobre este

Entrega el valor dela liquidación

Graba la información contenida en los documentosv dieita la factura de venta

Recibe el valor, imprime y entrega lacrara

Recibe documentos y registra en planilla deestudio, anexa copia de factura al documento


correcciones

Radica los documentos segúnespecificación del sistema

Solicita expediente de lasociedad comercial



FIN PROCEDIMIENTO

Entrega expediente

L

167

4.3.2.12 INSCRIPCIÓN DE LIBROS MERCANTILES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento para la debida inscripción de los libros mercantiles que laactividad comercial les demanda y posibilitar el cumplimiento a lasimplicaciones de ley en esta materia.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

'4

5

6

GESTOR

Usuario




Usuario

Jefe de

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

Registro

DESCRIPCIÓN

Entrega la carta de solicitud,detallando los aspectosrelacionados con cada librocomo :- Nombre del libro- Código del libro- Número de hojas

Recibe loa solicitud y losdocumentos anexos en casosespeciales y si falta algúndato de los exigidos por laley, los devuelve explicando lamanera como se debesubsanar.

Si los documentos estáncorrectos, ingresa alprograma y consulta lasituación del comerciante.

Liquida el valor a pagar por lainscripción de libros y dígita lafactura de venta, de acuerdocon las instrucciones delprograma.


Recibe la liquidación y graba

DOCUMENTOSolicitud deservicio

Recibos de caja

168

7

8

9

10

11

12

RegistroMercantil







Mercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

la información de la facturade venta e imprime la facturade venta, así:- Original: usuario- 1a. Copia: Expediente- 2a. Copia: Contabilidady entrega el original de lafactura de venta y la copia dela carta de solicitud alUsuario.

Recibe los libros de comercioy verifica que coincidan con loexpresado en la carta.

Coloca el sellocorrespondiente en cada unade las hojas de los libros.

Procede a la inscripción delibros en el sistema.

Firma el registro de los libros,diligenciando el sello deinscripción en la primerapágina de cada uno de ellos.

Presenta la factura de ventapara reclamar los libros.

Entrega los libroscorrespondientes al usuario.

169

FLUJOGRAMA DE PROCESOINSCRIPCIÓN LIBROS MERCANTILES


8

10

11


Entrega formato de solicitudpara la inscripción de libros


Recibe solicitud e y verifica que secumplan todos los requisitos

Ingresa SSRM, revisa el estado delcomerciante, sus establecimientos e

informa al usuario

Calcula el valor a cancelar por el acto, ydieita la factura de venta.

Recibe el valor de la liquidación, graba,imprime y entrega la fectura al usuario

Recibe libros que coincidan con lasolicitud y remite para los sellos

Revisa los libros y sella cada unade sus hojas

Inscribe cada uno de los librossiguiendo las instrucciones del sistema

Presenta la factura de venta yreclama los libros mercantiles

IDiligencia información del sello deinscripción en la primera pagina de

cada libro y firma

Entrega los libros al comerciante

CFIN PROCEDIMIENTO

170

4.3.2.13 INSCRIPCIÓN DE EMBARGOS Y DESEMBARGOS

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios y demás autoridades competentesel acceso necesario al procedimiento de inscripción de embargos ydesembargos que en materia de la actividad mercantil se generen demanera que se posibilite el acatamiento y cumplimiento de la leyestablecida con referencia a estos casos.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

GESTOR

Usuario





ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega los oficios de losorganismos oficialescompetentes, solicitandoembargos o desembargos debienes sujetos a registro.

Recibe los oficios y colocasello con la siguienteinformación:- Fecha y hora de recibo- Nombre de la entidady verifica la matrícula del bienobjeto del embargo

Teniendo en cuenta los oficiosde embargo o desembargopresentados por losinteresados liquida losderechos a cancelar.

Revisa el pago del Impuestode Registro. En el caso de lasentidades oficiales, no haylugar a cobro alguno por esteconcepto.

Recibe el valor de laliquidación y entrega originalde la factura de venta.

DOCUMENTOOficios legales

Recibos de caja

ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE CHINCHINA

ASAMBLEA GENERAL DE COMERCIANTES/AFILIADOS

JUNTA DIRECTIVAREVISOR FISCAL

PRESIDENTE EJECUTIVO

SECRETARIA PRESIDENCIA SECRETARIO CONTADOR JEFE PROMOCIÓNY DESARROLLO

JEFE DE REGISTROMERCANTIL

MENSAJERO Y AUXILIARDE SERVICIOS GENERALES

AUXILIAR DE REGISTROMERCANTIL

10

2. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAD CÁMARADE COMERCIO DE CHINCHINÁ

CAPITULO I

Artículo 1°. El presente es el Reglamento Interno de Trabajo prescritopor la Cámara de Comercio de Chinchiná domiciliada en el municipio deChinchiná Caldas, y a sus disppsiciones quedan sometidos tanto laEmpresa como todos sus trabajadores. Este Reglamento hace parte delos contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren contodos los trabajadores salvo las estipulaciones en contrario que sinembargo solo pueden ser favorables al trabajador.

CAPITULO IIDE LA CÁMARA DE COMERCIO DE CHINCHINÁ

Articulo 2°. La Cámara de Comercio de Chinchiná es una Corporaciónintegrada por los comerciantes inscritos en su respectivo RegistroMercantil. Reconocida como persona jurídica de derecho privado, decarácter gremial y sin ánimo de lucro, constituida a iniciativa de loscomerciantes de Chinchiná y Palestina (Departamento de Caldas),creada mediante Decreto No. 545 de Abril 16 de 1968 que se rige porlas normas consagradas en el Decreto 410 de Marzo 27 de 1971 (Códigode Comercio) y demás disposiciones legales que lo reglamenten,adicionen o reformen.

Nombre, fines y objetoArticulo 3°. La cámara de comercio girará bajo la denominación Cámarade Comercio, nombre que utilizará en todas sus actuaciones.Articulo 4°. La cámara de comercio de Chinchiná, tienen como fines yobjetivos, los siguientes:

Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante elGobierno y ante los comerciantes mismos;

Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramosespecíficos del comercio interior y exterior y formular recomendacionesa los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución delos planes respectivos;

Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos ydocumentos en él inscritos, como se prevé en el Código del Comercio;

.11

Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de lasinscripciones hechas en el Registro Mercantil y de toda modificación,cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;

Recopilar las costumbres mercantiles de los lugarescorrespondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de lasrecopiladas;

Designar el arbitro a los arbitros o los amigables componedorescuando los particulares se lo soliciten;

Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferenciasque les difieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrarápor todos los miembros de la junta Directiva;

Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglosentre acreedores y deudores, como amigables componedores;

Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios oinformes relacionados con sus objetivos;

Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por elSuperintendente de Industria y Comercio;

Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria alSuperintendente de Industria y comercio acerca de las labores realizadaen el año anterior y su concepto sobre la situación económica de susrespectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos, y

Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.

Miembros de la Cámara de Comercio de ChinchináArticulo 5°. La Cámara de Comercio de Chinchiná tiene dos clases demiembros: los comerciantes inscritos en su Registro Mercantil y loscomerciantes afiliados a la Entidad.

Articulo 6°. Todos los comerciantes inscritos en el Registro Mercantil dela Cámara son miembros suyos mientras tengan vigente sucorrespondiente inscripción o matrícula, que solo se cancelará porsolicitud escrita del mismo comerciante o por decisión de autoridadcompetente.

Articulo 7 . Son miembros afiliados de la Cámara de Comercio deChinchiná, los comerciantes que hayan cumplido y estén cumpliendo losdeberes de comerciante, cuando así lo soliciten con el apoyo de unbanco local o de tres comerciantes inscritos en el lugar.

Articulo 8°. Los comerciantes afiliados tendrán derecho a dar comoreferencia a la cámara, a que se les envíe gratuitamente suspublicaciones y a obtener también gratuitamente los certificados que

12

soliciten a la misma Cámara de las empresasrepresenten.

que posean o

Articulo 9°. Los afiliados pagarán, en su calidad de miembros de laCámara, las cuotas anuales que termine la Junta Directiva.

Articulo 10. La calidad de afiliado a la Cámara de Comercio de Chinchináse pierde:

Por renuncia escrita del afiliado mismo .Por cancelación de la inscripción o matrícula de comerciante.Por cancelación de su afiliación decretada por la Junta Directiva de

la Cámara.

Articulo 11°. La Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Chinchinápodrá cancelar la afiliación de un comerciante a la Entidad:En el caso de mora reiterada del pago de las correspondientes cuotas deafiliado.

Si el afiliado es declarado en quiebraSi es condenado por cualquiera de los delitos indicados en el

artículo 16 del código de comercio.

Patrimonio de la Cámara de Comercio de ChinchináArtículo 12. El activo patrimonial de la Cámara de Comercio deChinchiná esta integrado:

Por el producto de los derechos autorizados por la ley para lasinscripciones y certificados.

Por las cuotas anuales que los estatutos y la ley señalen para loscomerciantes afiliados e inscritos;

Por cualquier rendimiento de sus propios bienes de los serviciosque preste en ejercicio de sus funciones propias o de las delegadas enella por el Estado.

Por los bienes que forman parte de su patrimonio y por cualquierclase de recursos económicos que reciba, como donaciones u otrosconceptos provenientes de personas privadas jurídicas o naturales.

Articulo 13. El manejo del patrimonio de la Cámara de Comercio deChinchiná se hará con ejecución a presupuestos anuales aprobados porla Junta Directiva, de acuerdo con los programas de actividadesadoptados por la misma junta, que aprobará también cualquier reformao alteración en la ejecución de los presupuestos.

Articulo 14. La Cámara de Comercio de Chinchiná, llevará contabilidadregular de sus actividades, en libros adecuados y siguiendo las prácticas

13

de uso contable en la vida comercial, de manera que vaya quedandouna constancia completa, clara y fidedigna del movimiento y estado delpatrimonio de la Cámara.

Articulo 15, Cuando lo ordene la Junta Directiva y al final de cada año,por lo menos, se hará un balance general que permita reconocer elestado o situación patrimonial de la Cámara y el resultado de susactividades en al época del balance; estos balances serán presentadoscon un detalle completo de las cuentas de resultados delcorrespondiente período y los demás anexos de uso corriente en unasociedad comercial.

Los balances serán autorizados por el Revisor Fiscal y presentados porel Presidente Ejecutivo al examen y aprobación de la Junta Directiva: losbalances anuales dentro del primer mes de cada año y los balancesmensuales, dentro de los diez primeros días de cada mes.

Articulo 16. Cualquier utilidad o superávit disponible justificado por losbalances de fin de cada año se entenderá puesto a disposición de laJunta Directiva, a fin de que sea estimado al desarrollo de lasactividades de la Cámara, hecha una reserva adecuada para suprotección de sus inversiones y para cualquier reajuste de lasprestaciones sociales a su cargo.

De la Junta DirectivaArticulo 17. La Cámara de Comercio de Chinchiná tendrá una JuntaDirectiva, integrada por los. directivos principales, con sus respectivossuplentes personales. Con excepción de los representantes delGobierno, los directivos de las Cámaras serán elegidos directamente porlos comerciantes inscritos en la respectiva Cámara, de listas que seinscribirán en la Alcaldía de Chinchiná, aplicando el sistema de cocienteelectoral. Sin embargo cuando la Cámara de Comercio tenga más detrescientos comerciantes inscritos en el registro mercantil, la elección delos directivos que le corresponda se hará por los comerciantes afiliados,siempre que el número de éstos sea superior al diez por ciento del totalde inscritos. El Gobierno Nacional reglamentará el procedimiento, lavigilancia y demás formalidades de estas elecciones. Igualmentedeterminará el número de miembros de la Junta Directiva.

Articulo 18. La Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Chinchináejercerá las siguientes funciones:

14

*Reformar los estatutos de la Cámara y expedir o aprobar su propio

reglamento y los demás reglamentos internos que sean necesarios parael ordenado desarrollo de sus actividades.

Crear los comités, comisiones y cargos permanentes que exija elbuen funcionamiento de la Cámara, reglamentar sus funciones, fijar lasasignaciones del caso y hacer los nombramientos que según losestatutos y los reglamentos expedidos por la misma Junta nocorrespondan al Presidente de la Junta de la Cámara,

Designar y remover libremente al Presidente, al Vicepresidente dela misma Junta, al Revisor Fiscal y al Presidente Ejecutivo de la Cámara,fijando los honorarios o asignaciones del caso,

Servir de tribunal de arbitramento en los casos en que acudan aella en tal condición comerciantes inscritos en su registro mercantil o enel registro de alguna otra Cámara, lo mismo que hacer designación dearbitros que le sea solicitada o que sea delegada en la Cámara.

Recopilar las costumbres mercantiles de los lugarescorrespondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de lasrecopiladas; t

Decidir sobre los recursos y reclamos que se formulen o presentenpor los interesados en relación con el registro público de comercio, lomismo qué aprobar previamente cualquier circular o instrucción relativaal mismo servicio.

Señalar o fijar mediante resolución, las cuotas que deban pagarlos comerciantes afiliados e inscritos.

Aprobar los balances mensuales y de fin de año y los presupuestosanuales de ingresos y gastos presentados por el Presidente Ejecutivo, lomismo que reformar dichos presupuestos cuando sea necesario oconducente, a solicitud del Presidente de la Junta o del PresidenteEjecutivo.

Elaborar, reglamentar y revisar los programas de desarrollo de lasactividades de la Cámara y aprobar el manual de funciones de la misma.

Delegar en funcionarios suyos el ejercicio de las funciones querequieran personal especialmente idóneo, vigilar su actuación y tomarlas medidas enderezadas a una adecuada prestación de sus servicios.

Fijar anualmente mediante resolución, la cuantía de los contratosque deba autorizar la misma Junta Directiva, el Presidente de la mismay el Presidente Ejecutivo.

Vincularse a otra u otras entidades de orden legal que conllevanel cumplimiento de las funciones asignadas por ley.

Reglamentar anualmente mediante resolución el valor de losviáticos o gastos de representación a que haya lugar, para elcumplimiento de compromisos y programas de la entidad fuera de la

15

sede de la misma, tanto por parte del Presidente de la Junta, losmiembros de la Junta y los Funcionarios de la Cámara de Comercio.

Las demás que le estén expresa o implícitamente atribuidas en losestatutos, en su condición de órgano de dirección y de control generalesde la Cámara y de la realización de sus fines.

Articulo 19. La Junta Directiva elegirá de entre sus miembros principalesun Presidente y Vicepresidente para el período de un año. ElVicepresidente reemplazará al Presidente en el caso de faltastemporales.

Son funciones del Presidente de la Junta Directiva:Presidir y dirigir las reuniones de la Junta Directiva y de la

asamblea general de afiliados.Convocar la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando lo

considere necesario o conveniente; la convocatoria se hará en estoscasos por escrito, con indicación de la fecha y hora de la reunión y delmotivo u objeto de la reunión, aunque la Junta podrá deliberar y decidirsobre todos los temas de su competencia en cualquier clase dereuniones,

Ser vocero y representante de la Cámara en reuniones oficiales oprivadas en las cuales se traten asuntos relacionados con los fines yobjetivos de la Cámara.

Las demás que le encomiende la Junta Directiva o que se derivenaturalmente de sus funciones de Presidente de la misma.

Articulo 20. La Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Chinchiná,se reunirá ordinariamente, sin necesidad de convocatoria especial, unavez al mes, por lo menos, en el día, hora y lugar que acuerde la mismaJunta. Se reunirá extraordinariamente por convocatoria de suPresidente, del Presidente Ejecutivo, del Revisor Fiscal o de la mitadmás uno de sus miembros principales, también podrá ser convocada porSuperintendencia de Industria y Comercio cuando así ella lo considerecon el fin de tratar asuntos de interés. Los miembros suplentes de laJunta Directiva serán citados también a reuniones de la misma, teniendoderecho a voz, pero no al voto cuando asista el principal.

Artículo 21. La Junta Directiva sesionará, cuando menos, una vez pormes y sus decisiones se tomarán con el voto favorable de la mayoríaabsoluta de sus miembros.PARAGFIAFO: El Presidente Ejecutivo deberá concurrir a las reuniones dela Junta Directiva en sus deliberaciones tendrá voz aunque sin derecho avoto.

16

El Revisor Fiscal concurrirá a las reuniones cuando se le solicite^en lacual, tendrá voz aunque sin derecho a voto.

Artículo 22. De las reuniones de la Junta Directiva se levantarán actasfirmadas por la persona que las presida y el secretario, en las cualesdeberá dejarse constancia de la fecha de la reunión, de los miembros dela junta que asistan a ella y de las decisiones que se adopten, conindicación del número de votos emitidos a favor o en contra de ellas oen blanco.

La copia de lo pertinente de tales actas, firmada por el secretario opor algún funcionario de la Cámara autorizado para ello, será pruebasuficiente de las decisiones adoptadas o de las autorizaciones que debaotorgar la Junta Directiva, según los estatutos.

El Secretario de la Junta Directiva deberá remitir a laSuperintendencia de Industria y Comercio constancia de las actas dereunión de la misma donde conste fielmente lo allí tratado.

Artículo 23. Los miembros de la Junta Directiva no podrán estar ligadosdentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad conningún empleado de la Cámara de Comercio.

Artículo 24. La Cámara podrá designar como miembros honorarios a losafiliados o representantes de las firmas afiliadas, que habiendo sidodirectivos de la Cámara, a juicio de la Junta, sean acreedores a estetítulo por sus merecimientos. Los miembros honorarios podrán asistir alas sesiones de la Junta, con voz, pero sin voto.

Presidente EjecutivoArtículo 25. El Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio deChinchiná, actuará como jefe de los servicios administrativos de lainstitución y ejecutará las órdenes de la Junta Directiva, de la AsambleaGeneral y del Presidente. En tal carácter debe asistir a las reuniones dela Junta, con voz pero sin voto.

El Presidente Ejecutivo no podrá estar ligado dentro del segundo gradode consanguinidad o primero de afinidad con ningún miembro de laJunta Directiva o con cualquier empleado de la Cámara de Comercio.

Artículo 26. Son funciones del presidente ejecutivo:Representar legal y extra lega I mente a la entidad.

Dirigir los servicios administrativos de la Cámara y ordenar todo loconducente a su funcionamiento eficiente.

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Nombrar y remover libremente el personal al servicio de lainstitución, con excepción de los funcionarios que sea facultad de laJunta Directiva designar y remover.

Ordenar los gastos incluidos el presupuesto de cada vigencia ycuidar de la recaudación de los ingresos presupuéstales.

Responder por el cabal cumplimiento de los objetivos y políticas dela Cámara de Comercio.

Plantear las actividades de la entidad, tendiente al cumplimientode los objetivos y políticas, mediante el estudio de los recursosdisponibles.

Organizar el personal de colaboradores, dotándoles de lainformación y los empleados indispensables para su cabal desempeño.

Controlar permanentemente el funcionamiento de la información.

Informar a la Junta Directiva de las faltas en que incurran losafiliados, a fin de que se impongan las sanciones a que haya lugar;

Rendir a la Junta Directiva informes periódicos sobres sus labores;

Asistir a las sesiones de la Junta Directiva y ejecutar sus acuerdosy actuar como Secretario de la misma;

Proponer a la Junta Directiva y al Presidente las medidasnecesarias para la mejor organización de la Cámara;

Prospectar los programas de trabajo de la institución y someterlosa estudio de la Junta Directiva;

Dirigir el funcionamiento del Registro Mercantil y el cumplimientoeficiente de las funciones oficiales de la Cámara de Comercio;

Rendir oportunamente los informes que por disposiciones legalesdeba presentar la Cámara de Comercio a las entidades oficiales;

Elaborar anualmente el proyecto de presupuesto de rentas ygastos y someterlo a la consideración de la Junta Directiva;

Someter a la Junta Directiva los proyectos de resoluciónrelacionados con la solución de problemas que se originen de la funcióndel Registro Mercantil,

Celebrar toda clase de actos o contratos relacionados con losservicios de la Cámara de Comercio, cuando su cuantía no sea superiora cuatro (4) salarios mínimos mensuales.

Las demás que le determine la Junta Directiva.

Artículo 27. Para los efectos de los artículos 39 y 89 del código decomercio y demás normas legales relativas al Registro Mercantil, elPresidente Ejecutivo desempeñará las funciones de Secretario.Igualmente los funcionarios en quienes la Junta Directiva delegue estaatribución, mediante resolución que al efecto expida, de lo cual debedarse aviso oportuno a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 28. Todas las relaciones de carácter laboral de los empleadosvinculados mediante contrato de trabajo con la Cámara de Comercio, seregularán por las normas del código sustantivo del trabajo.

AsesoresArtículo 29. La Junta Directiva podrá autorizar la contratación delservicio de asesoría con profesionales expertos en las materias para loscuales se les requiera.

Los asesores asistirán a las reuniones de la Junta Directiva, cuando sesolicite su presencia.

Revisor FiscalArtículo 30. La Cámara de Comercio de Chinchiná, tendrá un RevisorFiscal, con su respectivo suplente, elegidos para períodos de dos (2)años, igual al de la Junta Directiva.

Artículo 31. El Revisor Fiscal no podrá estar ligado dentro del cuartogrado de consanguinidad o segundo de afinidad con ningún miembro dela Junta Directiva, con el Presidente Ejecutivo o con cualquierFuncionario de manejo de la Cámara. Igualmente, no podrá ser socioalguno de dichas personas, salvo en sociedades anónimas, ni dependerparticularmente de ellos.

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Artículo 32, El cargo de Revisor Fiscal es incompatible con cualquier otrocargo o empleo de la misma Cámara, en el Ministerio Público o en larama jurisdiccional.

Artículo 33. Son funciones del Revisor Fiscal:Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por

cuenta de la entidad se ajusten a las prescripciones de los estatutos y alas decisiones de la junta directiva;

Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Junta o al PresidenteEjecutivo, según los casos, de las irregularidades que ocurran en elfuncionamiento de la Cámara y en el desarrollo de sus actividades;

Colaborar con la Contraloría General de la República y laSuperintendencia de Industria y Comercio en el desempeño de lavigilancia fiscal y administrativa que esas entidades ejercen y rendirleslos informes que le sean solicitados,

Velar porque se lleve regularmente la contabilidad y las actas delas reuniones de Junta Directiva y porque se conserve debidamente lacorrespondencia de ia entidad y los comprobantes de las cuentasimpartiendo las instrucciones necesarias para tales fines;

Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar quese tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad delos mimos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título;

Autorizar con su firma los balances de la entidad;

Convocar a la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuandolo juzgue necesario;

Rendir anualmente un dictamen o informe a la Junta Directivasobre el balance general, que se refiere como mínimo a los mismosaspectos previstos en el artículo 208 del código de comercio;

Cumplirlas demás atribuciones que le señalen las normas legalesque regulen la materia, los estatutos y las que siendo compatibles conlas anteriores, le encomiende la Junta Directiva.

Artículo 34. El Revisor Fiscal responderá de los perjuicios que ocasione ala Cámara de Comercio o a terceros, por negligencia o dolo en elincumplimiento de sus funciones.

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Artículo 35. El Revisor Fiscal tendrá derecho a intervenir en lasdeliberaciones de la Junta Directiva7 sin derecho a voto, cuando seacitado a éstas. Así mismo podrá inspeccionar en cualquier tiempo loslibros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantesde las cuentas y demás papeles de la entidad.

Artículo 36. El Revisor Fiscal deberá guardar completa reserva sobre losactos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo ysolamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casosprevistos expresamente en las leyes.

Artículo 37. El Revisor Fiscal deberá ser contador público inscrito ytitulado.

La Cámara de Comercio podrá designar asociaciones o firmas decontadores como Revisor Fiscal.

En este evento, la firma que se nombre deberá encargar para estafunción, un Contador Público quien la desempeñará personalmente, enlos términos del artículo 12 de la ley 145 de 1960. En caso de falta delRevisor Fiscal principal, actuará el suplente.

Reforma EstatutosArtículo 38. La reforma total o parcial de los presentes estatutos sólopodrá llevarse a cabo con la aprobación de las dos terceras partes de losmiembros principales de la Junta Directiva, en sesión convocadaespecialmente para el efecto.

Artículo 39. Quedan derogados los estatutos, reglamentos y resolucionesexpedidos por la Cámara de Comercio de Chinchiná con anterioridad,que contengan las disposiciones contrarias a la materia reglamentadapor los presentes estatutos.

Artículo 40. Estos estatutos y las posteriores modificaciones que se lehagan, se someterán a la aprobación de la Superintendencia deIndustria y Comercio, para que surtan sus efectos legales.

Artículo 41. Los presentes estatutos empezarán a regir a partir de lafecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio les imparta suaprobación, y deberán ser publicados en el órgano oficial de la cámarade comercio.

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CAPITULO IIICondiciones de Admisión

Artículo 42. Quien aspire a tener un cargo en la empresa Cámara deComercio de Chinchiná, debe hacer la solicitud por escrito pararegistrarlo como aspirante y acompañar los siguientes documentos: a)Libreta de servicio militar, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidadsegún el caso; b) Autorización escrita del Inspector del Trabajo o, en sudefecto , de la primera autoridad local, a solicitud de los padres y, afalta de éstos, del Defensor de Familia, cuando el aspirante sea unmenor de dieciocho (18) años.

Contrato de aprendizaje:Artículo 43. El contrato de aprendizaje es aquel por el cual un empleadose obliga a prestar servicios a la empresa, a cambio de que ésta leproporcione los medios para adquirir formación profesional metódica ycompleta del arte u oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, porun tiempo determinado y le pague el salario convenido (Ley 188 de1959 art.l0)

Artículo 44. Pueden celebrar contrato de aprendizaje las personasmayores de catorce (14) años que han completado sus estudiosprimarios o demuestren poseer conocimientos equivalentes a ellos, enlos mismos términos y con las restricciones de que trata el CódigoSustantivp de Trabajo (Ley 188 de 1959 art.2°)

Artículo 45. El contrato de aprendizaje debe celebrarse por escrito, ydebe contener cuando menos los siguientes puntos :1. Nombre de la empresa o el empleador.2. Nombre, apellidos, edad y datos personales del aprendiz.3. Oficio que es materia de aprendizaje, programa respectivo y duracióndel contrato.4. Obligación del empleador, y del aprendiz y derechos de éste y aquél(Ley 188 de 1959 artículos 6° y 70)5. Salario del aprendiz y escala de aumento durante el cumplimiento delcontrato (Artículo 70 Decreto 2375 de 1974)6. Condiciones del trabajo, duración, vacaciones y periodos de estudio.7. Cuantía y condiciones de indemnización en caso de incumplimientodel contrato, y8. Firmas de los contratantes o de sus representantes.

Artículo 46. En lo referente a la contratación de aprendices, así como laproporción de éstos, la empresa se ceñirá a lo prescrito por el Decreto

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2838 de diciembre 14 de 1960, esto es, contratará un número detrabajadores aprendices que en ningún caso podrá ser superior al 5%del total de los trabajadores ocupados , y para aquellas actividadesestablecidas en dicho decreto y la Resolución No. 0438 de 1969,expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Las fraccionesde unidad en el cálculo del porcentaje que se precisa en este artículo,darán lugar a la contratación de un trabajador aprendiz.

Artículo 47. El salario inicial de los aprendices no podrá en ningún casoser inferior al 50% del mínimo convencional o del que rija la respectivaempresa, para los trabajadores que desempeñen el mismo oficio y otrosequivalentes o asimilables a aquel para el cual el aprendiz recibeformación profesional en el Servicio Nacional de Aprendizaje. Estaremuneración deberá aumentarse proporcionalmente hasta llegar a ser ,al comenzar la última etapa productiva del aprendizaje , por lo menosigual al total del salario que en el inciso anterior se señala comoreferencia (Artículo 70, Decreto 2374 de 1974)

Artículo 48, El contrato de aprendizaje no puede exceder de tres (3)años de enseñanza y trabajo, alternados en periodos sucesivos ¡guales ,para ningún arte u oficio y solo podrá pactarse por el término previstopara cada uno de ellos en las relaciones de oficio que serán publicadaspor el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. El contrato deaprendizaje celebrado a término mayor del señalado para la formacióndel aprendiz en el oficio respectivo, se considerará para todos losefectos legales, regidos por las normas generales del contrato de trabajoen el lapso que exceda a la correspondiente duración del aprendizaje deese oficio.

Artículo 49. El término del contrato de aprendizaje empieza a correr apartir del día en que el aprendiz inicie la formación profesional.1. Los tres primeros meses se presumen como periodo de prueba,durante los cuales se apreciarán de una parte, las condiciones deadaptabilidad del aprendiz, sus aptitudes y cualidades personales; y dela otra, la conveniencia de continuar el aprendizaje.2. El periodo de prueba a que se refiere este artículo se rige por lasdisposiciones generales del Código Sustantivo de Trabajo.3. Cuando el contrato de aprendizaje termine por cualquier causa, laempresa deberá reemplazar al aprendiz o aprendices, para conservar laproporción que le haya sido señalada. En cuanto no se oponga a lasdisposiciones especiales de la Ley 188 de 1959, el contrato deaprendizaje se regirá por el Código Sustantivo del Trabajo.

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Período de pruebaArtículo 50. La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipularcon él, un periodo inicial de prueba que tendrá por objeto apreciar porparte de la empresa, las aptitudes del trabajador y por parte de éste,las conveniencias de las condiciones de trabajo (artículo 76, C. S. del T)

Artículo 51. El periodo de prueba debe ser estipulado por escrito, y encaso contrario los servicios se entienden regulados por las normasgenerales del contrato de trabajo (artículo 77, numeral primero, C. S. T)

Artículo 52. El periodo de prueba no puede exceder de dos (2) meses.En los contratos de trabajo a término fijo, cuya duración sea inferior aun (1) año el periodo de prueba no podrá ser superior a la quinta partedel término ínicialmente pactado para el respectivo contrato, sin quepueda exceder de dos meses. Cuando entre un mismo empleador ytrabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos , no es valida laestipulación del periodo de prueba , salvo para el primer contrato(artículo 7°, Ley 50 de 1990).

Artículo 53. Durante el periodo de prueba, el contrato puede darse porterminado unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso,pero si expirado el periodo de prueba y el trabajador continuare alservicio del empleador, con consentimiento expreso o tácito, por esesolo hecho, los servicios prestados por aquel a éste, se consideraránregulados por las normas del contrato de trabajo desde la iniciación dedicho período de prueba. Los trabajadores en periodo de prueba gozande todas las prestaciones (artículo 80, C.S.T)

CAPITULO IVTrabajadores Accidentales o Transitorios

Artículo 54. Son meros trabajadores accidentales o transitorios, los quese ocupen en labores de corta duración, no mayor a un mes y de índoledistinta a las actividades normales de la empresa. Estos trabajadorestienen derecho, además, del salario , al descanso remunerado endominicales y festivos (artículo 6°, C.S.T)

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CAPITULO VHorario de Trabajo

Artículo 55. Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son lasque a continuación se expresan, así:Entrada en la mañana: 8:00 am Salida: 12:00 mEntrada en la tarde: 2:00 pnrí Salida : 6:00 pmParágrafo 1: Los días laborables están comprendidos de Lunes a Sábadoy el horario para este ultimo esta comprendido entre las 8:00 am y las12:00 m.

CAPITULO VILas Horas Extras y Trabajo Nocturno

Artículo 56. Trabajo diurno es el comprendido entre las 6:00 a.m. y las6:00 p.m. Trabajo nocturno es el comprendido entre las 6:00 p.m. y las6:00 a.m. (artículo 160, C.S.T)

Artículo 57. Trabajo suplementario o de horas extras es el que seexcede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede la máximalegal (artículo 159, C.S.T)

Artículo 58. El trabajo suplementario o de horas extras, a excepción delos casos señalados en el artículo 163 del C.S.T, solo podrá efectuarseen dos (2) horas diarias y mediante autorización expresa del Ministeriode Trabajo y Seguridad Social, o de una autoridad delegada por éste(artículo primero, decreto 13 de 1967)

Artículo 59. Tasas y liquidación de recargos1. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno se remuneracon un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor deltrabajo diurno, con excepción del caso de la jornada de treinta y seis(36) horas semanales prevista en el artículo 20 literal c) de la ley 50de 1990.2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco porciento (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta ycinco por ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva,es decir, sin acumularlo con algún otro (artículo 24, Ley 50 de 1990)

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Artículo 60. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y derecargo por trabajo nocturno, en su caso, se efectuará junto con elsalario del periodo siguiente (artículo 134, ordinal 20, C.S.T)Parágrafo. La empresa podrá implantar turnos de trabajo nocturno, deacuerdo con lo previsto por el Decreto 2352 de 1965.

Artículo 61. la empresa no reconocerá trabajo suplementario o de horasextras, sino cuando expresamente lo autorice a sus trabajadores deacuerdo con lo establecido para tal efecto en el artículo 18 de estereglamento.Parágrafo. En ningún caso las horas extras de Trabajo, diurnas onocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12)semanales. Cuando la jornada de trabajo se amplíe por acuerdo entreempleadores y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se podrá en elmismo día laborar horas extras (artículo 22, Ley 50 de 1990)

CAPITULO VIIDías de Descanso Lega I mente Obligatorio

Artículo 62. Serán de descanso obligatorio remunerado los domingos defiesta .que sean reconocidos como tales en nuestra legislación laboral.1. Todo trabajador tiene derecho al descanso en los siguientes días defiesta de carácter civil o religioso: 1° de enero, 6 de enero, 19 de marzo,1° de mayo, 29 de Junio, 2.0 de julio, 7 de agosto, 15 de agosto, 12 deoctubre, 1° de noviembre, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre,además de los días Jueves y Viernes Santos, Ascensión del Señor,Corpus Christi y Sagrado Corazón de Jesús.2. Pero el descanso remunerado del seis de enero, diecinueve de marzo,veintinueve de junio, quince de agosto, doce de octubre, primero denoviembre, once de noviembre, Ascensión del Señor, Corpus Christi ySagrado Corazón de Jesús, cuando no caigan en domingo, el descansoremunerado, igualmente se trasladará al lunes.3. Las prestaciones y derechos que para el trabajador originen el trabajoen los días festivos, se reconocerá en relación con el día de descansoremunerado establecido en el inciso anterior (Ley 51 del 22 dediciembre de 1983)Parágrafo 1°. Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes ,en días u horas, no implique la prestación de servicios en todos los díaslaborables de la semana, el trabajador tendrá derecho a laremuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado(artículo 26, numeral 5°' ley 50 de 1990)

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Artículo 63. El descanso en los días domingos y los demás díasexpresados en el artículo 22 de este reglamento, tiene una duraciónmínima de 24 horas, salvo la excepción consagrada en el literal c) delartículo 20 de la ley 50 de 19990 /artículo 25, ley 50 de 1990)

Artículo 64. Cuando por motivo de fiesta no determinada en la ley 51 del22 de diciembre de 1983, la empresa suspendiere el trabajo, estaobligada a pagarlo como si se hubiere realizado. No esta obligada apagarlo cuando hubiere mediado convenio expreso para la suspensión ocompensación, o estuviere prevista en el reglamento, pacto, convencióncolectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio se remunerará sinque se entienda como trabajo suplementario o de horas extras.

Vacaciones remuneradasArtículo 65. Los trabajadores que hubieren prestado sus serviciosdurante un (1) año, tienen derecho a quince (15) días hábilesconsecutivos de vacaciones remuneradas (artículo 186, numeral 1°,C.S.T)

Artículo 66. La época de las vacaciones debe ser señalada por laempresa a más tardar dentro del año siguiente y ellas deben serconcedidas oficialmente o a petición del trabajador, sin perjudicar elservicio y la efectividad del descanso. El empleador tiene que dar aconocer al trabajador con quince días de anticipación la fecha en que leconcederá las vacaciones ( Art. 181. C.S.T),

Artículo 67. Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de lasvacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas( Art. 188C.S:T).

Artículo 68. Se prohibe compensar las vacaciones en dinero. Pero elministerio de trabajo y seguridad social puede autorizar que se pagueen dinero hasta la mitad de ellas en casos especiales de perjuicio para laeconomía nacional y la industria; cuando el contrato termina sin que eltrabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensación de estasen dinero procederá por un año cumplido de servicios yproporcionalmente por fracción de año, siempre que esta no sea inferiora seis meses. En todo caso para la compensación de vacaciones, setendrá como base el último salario devengado por el trabajador (Art.189 C.S.T).

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Artículo 69. 1, En todo caso, el trabajador gozará anualmente, por lomenos de seis días hábiles continuos de vacaciones, los que no sonacumulables.2. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes devacaciones hasta por dos años,3. La acumulación puede ser hasta por cuatro años, cuando se trata detrabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o deextranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de lasresidencias de sus familiares(Art, 190 C.S.T)

Artículo 70, Durante el periodo de vacaciones el trabajador recibirá eísalario ordinario que este devengando el día que comience a disfrutar deellas. En consecuencia, solo se excluirá para la liquidación de vacacionesel valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajosuplementario o de horas extras. Cuando el salario sea variable, lasvacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por eltrabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que seconceden.

Artículo 71. Todo empleador llevará un registro de vacaciones en el quese anotará la fecha de ingreso de cada trabajador, fecha en que tomasus vacaciones, en que las termina y remuneración de las mismas(Decreto 13 de 1967. Art. 50). Parágrafo: En los contratos a terminofijo inferiores a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago devacaciones en proporción al tiempo laborado, cualquiera que este sea (Art. 3, parágrafo ley 50 de 1990).

PermisosArtículo 72. La empresa concederá a sus trabajadores los permisosnecesarios para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeñode cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación, en caso de gravecalamidad doméstica debidamente comprobada, para concurrir en sucaso al servicio médico correspondiente, para desempeñar comisionessindicales inherentes a la organización y para asistir al entierro de suscompañeros, siempre que avisen con la debida oportunidad a laempresa y a sus representantes y que en los dos últimos casos, elnúmero de los que se ausenten no sea tal, que perjudique elfuncionamiento del establecimiento. La concesión de los permisos antesdichos, estará sujeta a las siguientes condiciones:En caso de grave calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puedeser anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrireste, según lo permitan las circunstancias.

En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hastacon un día de anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% delos trabajadores. En los demás casos ( Sufragio, desempeño de cargostransitorios de forzosa aceptación y concurrencia al servicio médicocorrespondiente), el aviso se dará con la anticipación que lascircunstancias lo permitan. Salvo convención en contrario y a excepcióndel caso de concurrencia al servicio médico correspondiente , el tiempoempleado en estos permisos puede descontarse al trabajador ocompensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas asu jornada ordinaria, a opción de la empresa (numeral sexto, en suartículo 57, C.S.T).

CAPITULO VIIISalario Mínimo, Convencional, Lugar, Días, Horas de Pagos

y Periodos que lo Regulan

Artículo 73. Formas y libertad de estipulación,1. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario ensus diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra, o adestajo y por tareas, etc., pero siempre respetando el salario mínimolegal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbítrales.2. No obstante lo dispuesto en los artículos 13, 14, 16,21 y 340 delCódigo Sustantivo del Trabajo y las normas concordantes con estas,cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10)Salarios mínimos legales mensuales, valdrá la estipulación escrita de unsalario que además de retribuir el trabajo ordinario, compense deantemano el valor de prestaciones, recargos, y beneficios tales como elcorrespondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical yfestivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses,subsidios y suministros en especie; y, en general, las que se incluyan endicha estipulación, excepto las vacaciones. En ningún caso el salariointegral podrá ser inferior al monto de diez salarios mínimos legales,mensuales, más el factor prestacional correspondiente a al empresa queno podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía . El monto del factorprestacional quedará exento del pago de retención en la fuente y deimpuestos.3. Este salario no estará exento de las cotizaciones a la seguridad social,ni de los aportes al SENA; ICBF y Cajas de Compensación Familiar, peoren el caso de estas tres últimas entidades los aportes se disminuirán enun treinta por ciento (30 %)4. El trabajador que desee acogerse a esta estipulación, recibirá laliquidación definitiva de su auxilio de cesantía y demás prestaciones

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sociales causadas hasta esa fecha, sin que por ello se entiendaterminado su contrato de trabajo (Art. 18 , ley 50 de 1990)

Artículo 74. Se denomina jornal el salario estipulado por días y sueldo,el estipulado por períodos mayores (Art. 133 C.S.T),

Artículo 75. Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios seefectuará en el lugar en donde el trabajador presta sus servicios duranteel trabajo, o inmediatamente después de que este cese (Art. 138,numeral 1. del C.S.T)

Artículo 76. El salario se pagará al trabajador directamente o a 1 personaque el autorice por escrito así:1. El salario en dineros debe pagarse por periodos iguales y vencidos. Elperiodo de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, ypara sueldos no mayores de un mes.2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras o el recargo portrabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario deiperiodo en que se han causado o a más tardar, con el salario del periodosiguiente (Art. 134, C.S.T)

CAPITULO IXServicios Médicos, Medidas de Seguridad, Riesgos Profesionales,

Primeros Auxilios en Caso de Accidente de Trabajo, Normassobre labores en Orden a la Mayor Higiene, Regularidad y

Seguridad en el Trabajo

Artículo 77. Es obligación del empleador, velar por la salud y seguridad ehigiene de los trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligacióngarantizar los recursos necesarios para implementar y ejecutaractividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, y dehigiene y seguridad industrial, de conformidad al programa de SaludOcupacional, con el objeto de velar por la protección integral deltrabajador.

Artículo 78. Los servicios médicos que requieran los trabajadores seprestarán por la entidad en la que se encuentre afiliado el trabajador enel lugar en que aquellos se hallen inscritos. Estará a cargo delempleador en aquellos sitios en que dicha asistencia no sea prestada porla entidad.

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Artículo 79. Todo trabajador, desde el mismo día en que se sienteenfermo, deberá comunicarlo al empleador, o su representante, o aquien haga sus veces, el cual hará lo conducente para que seaexaminado por el médico correspondiente a fin de que certifique sipuede continuar o no en el trabajo, y en su caso determine laincapacidad y el tratamiento a que el trabajador deba someterse. Si esteno diere aviso dentro del termino indicado, o no se sometiera, alexamen médico que se haya ordenado, su inasistencia se dará comoinjustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestreque estuvo en absoluta imposibilidad para dar aviso y someterse alexamen en la oportunidad debida.

Artículo 80. Los trabajadores deben someterse a las instrucciones ytratamiento que ordene el médico que los haya examinado, así como alos exámenes y tratamientos preventivos que para todos o algunos deellos ordena la empresa en determinado caso. El trabajador que sinjusta causa se negare a someterse a los exámenes, instrucciones otratamientos antes indicados, perderá el derecho a la prestación endinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de estanegativa.

Artículo 81. Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas dehigiene y seguridad que prescriban las autoridades del ramo en general,y en particular a las que ordene la empresa para prevención de lasenfermedades y de los riesgos en el manejo de las máquinas y demáselementos de trabajo, especialmente para evitar los accidentes detrabajo.

Artículo 82. En caso de accidente de trabajo, el jefe de la respectivadependencia, o su representante, ordenará la prestación de los primerosauxilios, la llamada la médico si lo tuviere o uno particular si fuerenecesario, además, tomará todas las demás medidas que se impongany se consideren necesarias para reducir al mínimo las consecuencias delaccidente.

Artículo 83. En caso de accidente no mortal, aún el más leve o deapariencia insignificante, el trabajador lo conducirá inmediatamente alempleador, o a su representante o a quien haga sus veces, para queestos, prevean la asistencia médica o tratamiento oportuno y dencumplimiento a lo previsto en el artículo 220 del Código Sustantivo delTrabajo. El medico continuará el Tratamiento respectivo e indicará lasconsecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad.

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Artículo 84. La empresa no responderá por ningún accidente de trabajoque haya sido provocado deliberadamente o con culpa grave de lavíctima. En este caso, solo estará obligada a prestar los primerosauxilios. Tampoco responderá de la agravación que se presente en laslesiones o perturbaciones causadas por cualquier accidente, por razónde no haber dado el trabajador, el aviso oportuno o haberlo demoradosin justa causa.

Artículo 85. De todo accidente se llevará registro en libro especial, conindicación de la fecha, hora, sector y circunstancias en que ocurrió,nombre de los testigos presenciales, si los hubiere, y un relato sucintode lo que puedan declarar.

Artículo 86. En todo caso en lo referente a los puntos de que trata estecapítulo, tanto la empresa como los trabajadores, se someterán a lasnormas pertinentes del Código Sustantivo del Trabajo, la resolución No.1016 de 1989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social;y las demás que con tal fin se establezcan. De la misma manera,amabas partes están obligadas a sujetarse a la legislación vigente sobreSalud Ocupacional, de conformidad con los términos estipulados en lospreceptos legales pertinentes.

CAPITULO XPrescripciones de Orden

Artículo 87. Los trabajadores tiene como deberes los siguientes:a. Respeto y subordinación a los superiores;b. Respeto a su compañeros de trabajo;c. Procurar completa armonía con sus superiores y compañeros detrabajo en las relaciones personales y en la ejecución de labores;d. Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de lealcolaboración en el orden moral y disciplina general de la empresa.e. Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, buena voluntad yde Ja mejor manera posible;f. Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar porconducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida yrespetuosa;g. Ser verídico en todo caso;h. Recibir y aceptar las ordenes, instrucciones y correccionesrelacionadas con el trabajo, el orden y la conducta en general con suverdadera intención, que es en todo caso la de encaminar y perfeccionarlos esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general

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i. Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique surespectivo jefe para el manejo de las máquinas o instrumentos detrabajo, yj. Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en dondedebe desempeñar sus labores, siendo prohibido, salvo orden superior,pasar al puesto de trabajo de otros compañeros.Parágrafo. Los directores o trabajadores no pueden ser agentes de laautoridad pública en los establecimientos o lugares de trabajo, niintervenir en la selección del personal de la Policía, ni darles órdenes, nisuministrarle alojamiento o alimentación gratuitos, ni hacerle dádivas(Art.126 C.S.T)

CAPITULO XIOrden Jerárquico

Artículo 88. El orden Jerárquico de acuerdo con los cargos existentes enla empresa, es el siguiente: Junta Directiva, Presidente de la JuntaDirectiva, Presidente Ejecutivo.Parágrafo: De los cargos mencionados, tienen facultad para imponersanciones disciplinarias a tos trabajadores de la empresa, los siguientes:La Junta Directiva por intermedio el presidente de la misma y elPresidente Ejecutivo previo conocimiento y criterio sobre lascircunstancias pro parte de la Junta directiva.

CAPITULO XIIObligaciones Especiales para el Empleador y los Trabajadores

Artículo 89. Son obligaciones especiales del empleador:1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación encontrario, los instrumento adecuados y las materias primas necesariaspara la realización de labores.2. Procurar a los trabajadores la planta física apropiada y los elementosadecuados para la protección contra accidentes y enfermedadesprofesionales, que garanticen razonablemente la seguridad y la salud.3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidente oenfermedad. Para este efecto el establecimiento mantendrá lo necesariosegún reglamento de las autoridades sanitarias.4. Pagar la Remuneración pactada en las condiciones, periodos y lugaresconvenidos.5. Guardar absoluto respeto a la dignidad del trabajador, a sus creenciasy sentimientos.

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6. Conceder al trabajador las licencias necesarias para los fines y en lostérminos indicados en el artículo 32 de este reglamento.7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, unacertificación en que conste, el tiempo de servicio, índole de la labor ysalario devengado, e igualmente si el trabajador lo solicita, hacerlepracticar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si alingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido aexamen médico. Se considera que el trabajador por su culpa, elude,dificulta o dilata el examen, cuando transcurridos cinco días a partir desu retiro no se presenta donde el médico respectivo para la práctica delexamen, o a pesar de haber recibido la orden correspondiente.8. Pagar al trabajador los gastos razonables de venida y regreso, si paraprestar su servicio lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminacióndel contrato se origina por culpa o voluntad del trabajador. Si eltrabajador prefiere radicarse en otro lugar, el empleador le debe costearsu traslado hasta concurrencia de los gastos que demandaría su regresoal lugar donde residía anteriormente. En los gastos de traslado deltrabajador, se entienden comprendidos, los familiares que con elconvivieren,9. Abrir y llevar al día los registros de horas extras y de trabajadoresmenores que ordena la ley.10. Conceder a las trabajadoras que estén en periodo de lactancia losdescansos ordenados por el artículo 238 del Código Sustantivo delTrabajo,11. Conservar el puesto a las empleadas que estén disfrutando de losdescansos remunerados a que se refiere el numeral anterior o porlicencia de enfermedad, motivada en el embarazo o parto. No produciráefecto alguno el despido que el empleador comunique a la trabajadoraen tales periodos o que si acude a un preaviso, este expire durante losdescansos o licencias mencionadas.12. Llevar un registro de inscripción de todas las personas menores deedad que emplee, con indicación de la fecha de nacimiento de lasmismas.13. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y elrespeto de las leyes.14. Además de las obligaciones especiales a cargo del empleador, estegarantizará el acceso del trabajador menor de edad a la capacitaciónlaboral y concederá licencias no remuneradas cuando la actividadescolar así lo requiera. Será también obligación de su parte afiliar alsistema de seguridad social a todos los trabajadores menores de edadque laboren a su servicio, lo mismo que teniendo en cuenta que laremuneración mensual sea hasta dos veces el salario mínimo legalmensual más alto vigente ( Art. 57, C.S.T)

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Artículo 90, Son obligaciones especiales del trabajador:1. Realizar personalmente la labor,, en los términos estipulados;observar los preceptos de este reglamento y acatar y cumplir lasordenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresao sus representantes, según el orden jerárquico establecido.2. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, lasinformaciones que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre asuntosque sena de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionarperjuicio a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comuneso violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante lasautoridades legales competentes.3. Conservar y restituir en buen estado salvo el deterioro natural, losinstrumentos y útiles que le hayan sido facilitados y las materias primassobrantes.4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con su superiores ycompañeros.5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que esténconducentes a evitarles daños y perjuicios.6. Prestar la colaboración posible en caos de siniestro o riesgo inminenteque afecte o amenace las personas o las cosas de la empresa.7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médicode la empresa o por las autoridades del ramo y observar con sumadiligencia y cuidado las instrucciones y ordenes preventivas deaccidentes o de enfermedades profesionales.8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y dirección y daraviso oportuno de cualquier cambio que ocurra (Art. 58, C.S.T)

Prohibiciones especiales para la empresa y los trabajadoresArticulo 91. Se prohibe a la empresa:1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salariosy prestaciones en dinero que correspondan a los trabajadores sinautorización previa escrita de estos para cada caso o sin mandamientojudicial, con excepción de los siguientes:a. Respecto de salarios pueden hacerse deducciones, retenciones ocompensaciones en los casos autorizados por los artículos 113,150,151,152 y 400 del Código Sustantivo del Trabajo;b. Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un cincuentapor ciento (50%) de salarios y prestaciones., para cubrir sus créditos,en forma y en los casos que la ley los autoriza;

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c. En cuanto a las cesantías y las pensiones de jubilación, la empresapuede retener el valor respectivo en los casos de los artículos 250 y 274del Código Sustantivo del Trabajo.2. Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancías ovíveres en almacenes o proveedurías que establezca la empresa,3. Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que seadmita en el trabajo o por otro motivo cualquiera que se refiera a lascondiciones de este.4. Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores en elejercicio de su derecho de asociación.5. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso opolítico o dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio.6. Hacer, o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.7. Hacer o permitir todo género de rifas, colectas o suscripciones en losmismos sitios.8. Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 70 del artículo57 del Código Sustantivo del Trabajo signos convencionales que tiendana perjudicar a los interesados o adoptar el sistema de w Lista Negra",cualquiera que sea la modalidad que se utilice para que no se ocupe enotras empresa a los trabajadores que se separen o sean separados delservicio.9. Cerrar intempestivamente la empresa. Si lo hiciera además deincurrir en sanciones legales deberá pagar a los trabajadores lossalarios, prestaciones, e indemnizaciones por el lapso que dure cerradala empresa. Así mismo cuando se compruebe que el empleador enforma ilegal a retenido o disminuido colectivamente los salarios a lostrabajadores, , la cesación de actividades de éstos, será imputable aaquel y les dará derecho a reclamar los salarios correspondientes altiempo de suspensión de labores.10. Despedir sin justa causa comprobada a los trabajadores que leshubieran presentado pliego de peticiones desde la fecha de presentacióndel pliego y durante los términos legales de las etapas establecidas parael arreglo del conflicto.11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja losderechos de los trabajadores y que ofenda su dignidad (Art. 59, C.S.T).

Artículo 92. Se prohibe a los trabajadores:1.Sustraer de la entidad los útiles de trabajo, las materias primas oproducto elaborados sin permiso de la empresa.2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influenciade narcóticos o de drogas enervantes.3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepciónde las que con autorización legal pueden llevar los celadores.

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4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de laempresa, excepto en los casos de huelga, en los cuales debanabandonar el lugar de trabajo.5. Disminuir intencionalmente el ritmo de la ejecución del trabajo,suspender labores, promover suspensiones intempestivas del trabajo oexcitar a su declaración o mantenimiento sea que se participe o no deellas.6. Hacer colectas, rifas o suscripciones o cualquier otra clase depropaganda en los lugares de trabajo.7. Coartar la libertad para trabajar o no trabajar o para afiliarse o no aun sindicato o permanecer en el o retirarse.8. Utilizar los útiles o herramientas suministradas por la empresa, enobjeto distinto del trabajo contratado ( Art. 60, C.S.T)

CAPITULO XIIIEscala de Faltas y Sanciones Disciplinarías

Artículo 93. La empresa no puede imponer a sus trabajadores sancionesno previstas en este reglamento, en pactos, convenciones colectivas,fallos arbítrales o en el contrato de trabajo ( Art. 114. C.S.T)

Artículo 94. Se establecen las siguientes clases de faltas leves y sussanciones disciplinarias así:a. El retardo hasta de quince minutos en la hora de entrada sin excusasuficiente, cuando no cause perjuicio de consideración a la empresa,implica por primera vez, multa de la décima parte del salario de un día;por la segunda vez, multa de la quinta parte del salario de un día; portercera vez suspensión del trabajo en la mañana o en la tarde según seael turno en que ocurra y por cuarta vez suspensión en el trabajo por tresdías.b. La falta en ei trabajo en la mañana, en la tarde o en el turnocorrespondiente, sin excusa suficiente, cuando no causa perjuicio deconsideración a la empresa, implica por primera vez suspensión en eltrabajo hasta por tres días y por segunda vez suspensión en el trabajohasta por ocho días.c. La falta total al trabajo durante el día sin excusa suficiente, cuando nocause perjuicio de consideración a la empresa implica, por primera vezsuspensión en el trabajo hasta por ocho días y por segunda vez,suspensión en el trabajo hasta por dos meses.d. La violación leve por parte del trabajador de las obligacionescontractuales o reglamentarias implica, por primera vez, suspensión enel trabajo hasta por ocho días y por segunda vez suspensión en el

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trabajo hasta por dos meses. La imposición de multas no impide que laempresa prescinda del pago del salario correspondiente al tiempodejado de trabajar. El valor de las multas se consignará en cuentaespecial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para lostrabajadores del establecimiento que más puntual y eficientementecumplan con sus obligaciones.

Articulo 95. Constituyen faltas graves:a. El retardo hasta de quince minutos en la hora de entrada al trabajosin excusa suficiente/ por quinta vez.b. La falta total del trabajador en la mañana o en el turnocorrespondiente, sin excusa suficiente por tercera vez.c. La falta total del trabajador a sus labores durante el día sin excusasuficiente , por tercera vez.d. Violación grave por parte del trabajador de las obligacionescontractuales reglamentarias.

Articulo 96. Antes de aplicarse una sanción disciplinaria, el empleadordeberá oír al trabajador inculpado directamente y si este es sindicalizadodeberá estar asistido por dos representantes de la organización sindicala la que pertenezca. En todo caso se dejará constancia escrita de loshechos y de la decisión de la empresa de imponer o no, la sancióndefinitiva (Art. 115 C.S.T)

Articulo 97. No producirá efecto alguno la sanción disciplinaría impuestacon violación del trámite señalada en el anterior artículo ( Art. 115C.S.T)

CAPITULO XIVReclamos, Personas ante quienes deben presentarse y su

tramitación

Articulo 98: Los reclamos de los trabajadores se harán ante la personaque ocupe en la empresa el cargo de Jefe de Gestión del TalentoHumano. Quien los oirá y resolverá en justicia y equidad y de acuerdo asu complejidad los llevará ante el Presidente Ejecutivo.

Artículo 99: Se deja claramente establecido que para efectos de losreclamos a que se refieren los artículos anteriores, el trabajador otrabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.

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Parágrafo: En la Cámara de Comercio de Chinchiná existen prestacionesadicionales a las legalmente obligatorias: que corresponden a la primade vacaciones.

CAPITULO XVPublicaciones

^Artículo 100. Dentro de los quince días siguientes al de la notificación dela resolución aprobatoria del presente reglamento7 el empleador debepublicar lo en el lugar de trabajo, mediante la fijación de dos copias decaracteres legibles en dos sitios distintos. Si hubiere varios lugares detrabajo separados, la fijación debe hacerse en cada uno de ellos. Coneste reglamento se fijo al resolución aprobatoria del mismo (Art. 120.C.S.T)

CAPITULO XVIVigencia

Artículo 101. El presente reglamento entrará a regir ocho días despuésde su publicación hecha en la forma prescrita en el artículo anterior deeste Reglamento (Art. 121 C.S.T)

CAPITULO XVIIDisposiciones Finales

Articulo 102. Desde la fecha en que entra en vigencia este reglamento ,quedan sin efecto las disposiciones del reglamento que antes de estafecha haya tenido la empresa.

CAPITULO XVIIICláusulas Ineficaces

Artículo 103. No producirán ningún efecto las cláusulas de estereglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relacióncon lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos,convenciones colectivas o fallos arbítrales los cuales sustituyen lasdisposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables altrabajador (Art. 109 C.S.T)

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3. MANUAL DE FUNCIONES CÁMARA DE COMERCIO DECHINCHINÁ

3.1 DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES

Un manual refiere básicamente la recopilación de determinadainformación que permite dar un adecuado, acertado y fácil manejo a lamisma. En este caso el Manual de Funciones de una organizaciónconstituye el sumario presentado como documento escrito que contieneenunciadas todas las actividades o labores que realizan los miembros deesta en sus diferentes cargos en la búsqueda consecuente de losobjetivos propuestos.

3.2 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES

Permite el conocimiento oportuno y ágil de las labores deresponsabilidad y competencia de cada uno de los miembros de unaorganización.

Sensibilizan frente a las responsabilidades de cada individuodentro de la organización y se convierten en un canal de comunicaciónescrito que permite que el trabajador desempeñe su papel de maneraconsecuente con lo planteado por la organización.

Delimitan claramente los niveles de responsabilidad y permiteverificar los niveles de cumplimiento en relación a las mismas funciones.

Constituyen una herramienta útil en la valoración y evaluación deldesempeño de los miembros de una entidad.

Otorgan sentido de pertenencia y flexibilizan el manejo de laautoridad permitiendo espacios para la gerencia individual de los propiospuestos de trabajo.

Generan mayor autonomía a los empleados en el cumplimiento desus labores sin el requerimiento de supervisiones o autorizacionesconstantes.

Posibilitan mayor agilidad en los procesos de inducción ycapacitación de personal.

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3.3 MANUAL DE FUNGONES CARGOSCOMERCIO DE CHINCHINÁ

CÁMARA DE

Para un mayor entendimiento del contenido de este manual es necesariotener en cuenta los siguientes aspectos:

Todo texto que se encuentre subrayado refiere recomendación demodificación relevante con relación a la concepción que hasta la fecha seha tenido estipulada en la entidad. (Comparar con el manual defunciones existente)

La sustentación de las modificaciones, que han sido consignadas atítulo de recomendación, se encuentra determinada en el numeral 2,4de la siguiente manera: 2.4.1 Sustentación de modificaciones por cargoy 2.4.2 Sustentación de modificaciones generales.

Las funciones que se encuentran establecidas han sido tomadasdel manual vigente y de trabajo conjunto con cada uno de losempleados, no obstante es posible encontrar diferencias en redacción ysíntesis que no modificaron la esencia de las planteadas con antelaciónpor la entidad.

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DE PROMOCIÓN Y

3.3.1 CONTADOR3.3.1.1 IDENTIFICACIÓN:Titulo del cargo: CONTADORÁrea de Gestión: CONTABILIDADRelaciones de dependencia: DEPARTAMENTODESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

3.3.1.2 OBJETIVO DEL CARGO:Desarrollar las actividades necesarias que conduzcan al control de laGestión Administrativo Financiera y a la eficiente toma de decisiones através de la recopilación, análisis, proceso v transformación de lainformación Contable generando los soportes necesarios que permitandar cumplimiento a las políticas asumidas por la Junta Directiva comorespuesta a la misión planteada por la Cámara de Comercio deChínchíná.

3.3.1.3 ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL CARGO:Educación: CONTADOR PUBLICOCaracterísticas personales:LIDERAZGO EN ATENCIÓN AL CLIENTELEALTAD A LOS PARÁMETROS ORGANIZACIONALESHONESTIDAD Y RESERVA EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNFACILIDAD Y PREFERENCIA POR EL TRABAJO EN EQUIPOESPÍRITU EMPRENDEDOR Y DINÁMICOEXCELENTES RELACIONES HUMANAS Y PÚBLICASExperiencia:DOS AÑOS EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES RELACIONADASDIRECTAMENTE CON CONTABILIDAD.Entrenamiento:MÍNIMO DE QUINCE DÍAS EN EL PUESTO DE TRABAJO.

3.3.1.4 FUNCIONES DEL CONTADORElaborar los estados financieros generales de acuerdo a la ley y los

estatutos firmándolos conjuntamente con el representante legal y elrevisor fiscal.

Asentar todos los movimientos de tipo económico generados por lagestión de la Cámara de Comercio de Chinchiná , manteniendo al día loslibros de contabilidad de la entidad. En los respectivos libros tales comoLIBROS INGRESOS- EGRESOS- BANCOS- NOMINA- CUENTAS PORPAGAR- DEPRECIACIÓN

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Entregar, recibir y controlar debidamente los recibos y facturasrelacionadas con la actividad administrativa de la Cámara de Comerciode Chinchiná.

Manejar, guardar y controlar documentos u objetos que seentreguen bajo su custodia, siendo de su responsabilidad el adecuado

/.* manejo y control sojbre losjrnismos. Tales como TÍTULOS VALORES,¿JCHEQUERAS, rS^LTOS7<LÍBRETAS,; FACTURAS, LIBROS MAYORES

TMAYOR r BALANCE, INVENTARIO Y BALANCE, CAJA DIARIO) YAUXILIARES (BALANCE DE PRUEBA CON TERCEROS, AUXILIARES DEBANCOS)

Remitir los estados financieros y demás informes económicos a lasentidades con las que se tenga obligación o compromiso de hacerlo enlas fechas oportunas. Entidades y organismos tales comoCONTRALORÍA, SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO,JUNTA DIRECTIVA CCCH Y PRESIDENCIA EJECUTIVA.

Elaborar los pagos correspondientes al movimiento de la entidadteniendo en cuenta la coherencia y legalidad de los mismos,diligenciando los formatos y soportes correspondientes y sujetos aprevia autorización del presidente ejecutivo, en caso de cuantíasinferiores o iguales a las permitidas dentro de sus atribuciones o a laautorización de la junta directiva y teniendo en cuenta la disponibilidadpresupuesta!. Pagos relacionados con NÓMINA, APORTESPARAFISCALES, PROVEEDORES, IVA, RETENCIÓN EN LA FUENTE,DECLARACIÓN DE RENTA, PRESTACIONES SOCIALES Y TERCEROS ENTÉRMINOS GENERALES.

Mantener actualizado sobre los diferentes cambios que surjan enmateria de ley de manera que fortalezca la función administrativa al

__ interior de la Cámara de Comercio de Chinchiná y proporcione laorientación necesaria a los comerciantes de la jurisdicción.

Dar un adecuado manejo a los documentos relacionados con lamateria contable propiciando el correcto pertinente, adecuado yeficiente manejo del archivo de su competencia.

Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias que permitandar ajuste adecuado a los informes que se deben presentar al órgano dedirección de la entidad y a los organismos competentes del exterior dela misma.

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1j(P Estudiar, preparar y controlar el presupuesto anual de gastos eingresos en coordinación con el Presidente Ejecutivo, al igual queelaborar y presentar mensualmente el comportamiento de ejecuciónpresupuesta!, consolidando el presupuesto general para presentación yaprobación.

Elaborar y mantener al día lo relacionado con el inventario generalde activos fijos de la Cámara de Comercio de Chinchiná realizando elcontrol adecuado sobre el mismo.

Controlar contablemente el vencimiento y rentabilidad deobligaciones y/o inversiones de la entidad.

P Proponer programas y/o proyectos en materia financiera quepermitan brindar mayor asistencia a los comerciantes de la lurisdícción ygeneren mayor proactívidad en recursos para la Cámara de Comercio.

Desarrollar programas de asesoría, capacitación v visitas a loscomerciantes del medio, difundiendo v afianzando la misión de laCámara de Comercio y posibilitando a la vez el papel protaqónico de lamisma en el desarrollo del municipio.

Asistir a las reuniones de la Junta directiva cuando el Presidentede la Junta o el presidente Ejecutivo lo consideren necesario.

Las demás que le asigne el Presidente Ejecutivo acorde con lanaturaleza del cargo.

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3.3.2 JEFE DE REGISTRO MERCANTIL3.3.2.1 IDENTIFICACIÓN:Titulo del cargo: JEFE REGISTRO MERCANTILÁrea de Gestión: REGISTRO MERCANTILRelaciones de dependencia: DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN YDESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.Relaciones de Autoridad: AUXILIAR DE REGISTRO MERCANTIL

3.3.2.2. OBJETIVO DEL CARGO:Cumplir con la función pública encomendada por el Estado en referenciaal manejo del registro mercantil, proponentes y entidades sin animo delucro, a través del trámite de documentos necesarios y de la prestaciónde asesoría en materia mercantil a comerciantes y público en general.

3.3.2.3 ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL CARGO:Educación: ABOGADOCaracterísticas personales:LIDERAZGO EN ATENCIÓN AL CLIENTELEALTAD A LOS PARÁMETROS ORGANIZACIONALESHONESTIDAD EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNRESERVA EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNFACILIDAD Y PREFERENCIA POR EL TRABAJO EN EQUIPOEXCELENTES RELACIONES HUMANAS Y PUBLICASExperiencia:DOS AÑOS EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES SIMILARES ENENTIDADES DE SERVICIO O SIMILARES.Entrenamiento:MÍNIMO QUINCE DÍAS EN EL PUESTO DE TRABAJO

3.3.2.4 FUNCIONES DEL JEFE DE REGISTRO MERCANTIL:Prestar todos los servicios relacionados con el Registro Mercantil,

proponentes y entidades sin ánimo de lucro, en actos comoinscripciones, venta de formularios, matrículas, renovaciones,disoluciones, liquidaciones, cancelaciones, reformas expedición decertificados y listados entre otros.

Remitir los informes relacionados con el Registro Mercantil a lasentidades con las que se tenga obligación o compromiso de hacerlo enJas fechas oportunas. Entidades como CONFECAMARAS,SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, SUPERINTENDENCIA DEINDUSTRIA Y COMERCIO, CÁMARAS DE COMERCIO DEL PAÍS.

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Estudiar y revisar eficientemente la documentación presentadapor los comerciantes para efectos del Registro Mercantil, proponentes yentidades sin ánimo de lucro. Dichos documentos como FORMULARIOS,ANEXOS CORRESPONDIENTES, ESCRITURAS PÚBLICAS, ACTAS ETC.

Manejar, guardar y controlar documentos u objetos que seentreguen bajo su custodia, siendo de su responsabilidad el adecuadomanejo y control sobre los mismos.

Prestar asesoría jurídica a los comerciantes de la jurisdicción, apartir del manejo actualizado de decretos y leyes expedidas orientandoa los mismos sobre sus deberes y derechos.

Sistematizar eficientemente todos los procesos relacionados conel Registro Mercantil, responsabilizándose por los respectivos libros einscribiendo diariamente los documentos que se presenten para talesefectos.

Manejar la caja general por conceptos públicos- privados- o deconvenio dentro de la Cámara de Comercio de Chinchiná, presentandodiariamente la planilla correspondiente del movimiento del día aiContador de la entidad y dando respectivo proceso a las consignacionesrespectivas.

Dar un adecuado manejo a los documentos relacionados con eiRegistro Mercantil propiciando el correcto, pertinente, adecuado yconstante manejo del archivo de su competencia.

Coordinar dirigir y controlar las actividades necesarias para eibuen funcionamiento del área de Registro Mercantil en cuánto aicumplimiento de las funciones públicas encomendadas por el Estado.

Revisar permanentemente los listados de los comerciantesverificando su situación frente a los pagos que son de su responsabilidadcomo matriculados y/o afiliados a la entidad.

Dar respuesta oportuna a los oficios de los juzgados y demásautoridades judiciales y administrativas que en materia de registromercantil se generen.

Proponer programas y/o proyectos relacionados con el registromercantil que permitan brindar mayor asistencia a los comerciantes de

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la jurisdicción y generen mayor proactividad en recursos para la Cámarade Comercio.

Desarrollar programas de asesoría, capacitación y visitas a loscomerciantes del medio, difundiendo v afianzando la misión de laCámara de Comercio y posibilitando a la vez el papel protaqóníco de lamisma en el desarrollo del municipio.



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m

3.3.3 AUXILIAR DE REGISTRO MERCANTIL3.3.3.1 IDENTIFICACIÓN:Titulo del cargo: AUXILIAR DE REGISTRO MERCANTILÁrea de Gestión: REGISTRO MERCANTILRelaciones de dependencia: JEFE DE REGISTRO MERCANTIL

3.3.3.2 OBJETIVO DEL CARGO:Coadyuvar en el desarrollo de las labores inherentes al registromercantil que permitan dar eficiente, oportuno y ágil cumplimiento a lafunción pública encomendada por el Estado a la Cámara de Comerciode Chinchiná.

3.3.3.3 ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL CARGO:Educación: BACHILLERATO CON MODALIDAD COMERCIALCaracterísticas personales:LIDERAZGO EN ATENCIÓN AL CLIENTELEALTAD A LOS PARÁMETROS ORGANIZACIONALESHONESTIDAD Y RESERVA EN EL MANEJO DE INFORMACIÓNFACILIDAD Y PREFERENCIA POR EL TRABAJO EN EQUIPOESPÍRITU DE COLABORACIÓNFACILIDADES EN EL MANEJO DE ARCHIVO Y DOCUMENTOS LEGALESEXCELENTES RELACIONES HUMANAS Y PÚBLICASRESERVA EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNExperiencia:UN AÑO EN EL MANEJO DE ARCHIVO Y LABORES AFINES ALSECRETARIADO.Entrenamiento:OCHO DÍAS EN EL PUESTO DE TRABAJO.

3.3.3.4 FUNCIONES DE LA AUXILIAR DE REGISTRO MERCANTIL:Colaborar con la atención al público que tenga intereses en

aspectos relacionados con los registros públicos en temas comomatrículas, renovaciones, certificados etc.

Atender, coordinar, dirigir y controlar actividades necesarias parael buen funcionamiento de la oficina de registro en Palestina y Arauca,proporcionando comunicación de alta calidad entre los comerciantes dela jurisdicción con la Oficina de Chinchiná, que permita dar una eficienterespuesta a las necesidades de los mismos y cumplir cabalmente lamisión de la Cámara dentro de toda su jurisdicción

Dar cumplimiento en las oficinas de Palestina y Arauca a laspolíticas de trabajo trazadas para el registro mercantil, ejecutando

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eficientemente los planes designados por la Cámara de Comercio paratoda la Jurisdicción.

Almacenar los documentos presentados por los comerciantes de laJurisdicción de la Cámara de Comercio de Chinchiná, manejando ymanteniendo al día el archivo que se genera a partir del cumplimientode dichas actividades relacionadas con los registros públicos.

Manejar, guardar y controlar documentos u objetos que seentreguen bajo su custodia para el cumplimiento de sus funciones en laoficina de Palestina- Arauca, siendo de su responsabilidad el adecuadomanejo y control sobre los mismos y el control sobre la existencia deformularios de matrícula Mercantil.

Recibir de los comerciantes de la Jurisdicción especialmente dePalestina y Arauca las solicitudes de certificados y posibilitar el debidotrámite, para responder a las necesidades de los clientes de la maneramás efectiva posible.

Encargarse en coordinación con la Jefe de Registro Mercantil delcontrol, actualización y manejo de toda la información relacionada conlas planillas de registro diario de documentos.

Mantener al día el Kardex de los establecimientos de comercio,personas naturales y jurídicas.

Llevar el control numérico de las matriculas que se efectúen, encoordinación con el jefe de Registro Mercantil

Proponer programas y/o proyectos que contribuyan a la eficienteatención y servicio al cliente de la oficina de Palestina Arauca quepermitan brindar mayor asistencia a los comerciantes y generen mayorproactividad en recursos para la Cámara de Comercio.

Las demás que le asigne el Presidente Ejecutivo o la jefe deRegistro Mercantil acorde con la naturaleza del cargo.

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3.3,4 SECRETARIA GENERAL3.3.4.1 IDENTIFICACIÓN:Titulo del cargo: SECRETARIA GENERALÁrea de Gestión: SECRETARÍA GENERALRelaciones de dependencia: DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN YDESARROLLO. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.Relaciones de Autoridad: MENSAJERO Y AUXILIAR DE SERVICIOSGENERALES

3.3.4.2 OBJETIVO DEL CARGO:Dinamizar los procesos relacionados con atención y servicio tanto alcliente interno como externo a través del cumplimiento de funciones deSecretaria General y recepcionista de la Cámara de Comercio deChinchiná.

3.3.4.3 ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL CARGO:Educación: SECRETARIADO GENERALCaracterísticas personales:LIDERAZGO EN ATENCIÓN AL CLIENTELEALTAD A LOS PARÁMETROS ORGANIZACIONALESHONESTIDAD EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNESPÍRITU EMPRENDEDOR Y CREATIVIDADAUTOCONTRL Y COLABORACIÓNEXCELENTES RELACIONES HUMANAS Y PÚBLICASRESERVA EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNFACILIDAD Y PREFERENCIA POR EL TRABAJO EN EQUIPOExperiencia:UN AÑO EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES SIMILARES'.Entrenamiento:OCHO DÍAS PREVIO AL MANEJO DEL CARGO EN EL PUESTO DETRABAJO.

3.3.4.4 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL:Atender a directivos, afiliados, matriculados, empleados y público

en generaJ que soliciten información y servicios de la Cámara deComercio de Chinchiná; brindándoles la mayor colaboración posible.

Recibir y efectuar llamadas telefónicas, registrando los mensajesde las llamadas recibidas, transfiriendo las del conmutador a lasdependencias y registrando por escrito las de larga distancia efectuadas.

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Colaborar con el Presidente Ejecutivo en el manejo ycumplimiento de su agenda para hacer más efectiva la representaciónde la Cámara de Comercio de Chinchiná.

Manejar la caja menor de recursos tanto públicos, privados y deconvenio de la Cámara de Comercio presentando la relación al Contadorcada vez que está se agote y sea necesario su abastecimiento.

Tramitar la correspondencia de la Cámara de Comercio deChinchiná, manejando y manteniendo al día el archivo que se genera delas actividades administrativas además de emitir las citaciones a losmiembros de la Junta directiva a reuniones tanto ordinarias yextraordinarias.

Recibir, clasificar y tramitar las requisiciones de papelería,elementos y útiles de escritorio emanados de las distintas dependenciasademás de los útiles de aseo previa autorización del PresidenteEjecutivo.

Coordinar, dirigir y controlar actividades necesarias para el buenfuncionamiento de la Cámara de Comercio de Chinchiná en cuánto amaquinaria, equipos y planta física y arreglos, especializados de lamisma, velando por una mejor administración de los recursosmencionados.

Coordinar y dirigir y controlar las labores del Mensajero y auxiliarde servicios Generales.

Transcribir cartas, memorandos, actas, informes y documentosvarios de la Presidencia Ejecutiva y la Junta Directiva velando porquesean dirigidos a su destino en las fechas oportunas dejando loscorrespondientes soportes para archivar.

Proponer programas y/o provectos que contribuyan a la eficienteatención y servicio al cliente que permitan brindar mayor asistencia a loscomerciantes de la jurisdicción y generen mayor proactividad enrecursos para la Cámara de Comercio.



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3.3.5 MENSAJERO Y AUXILIAR DE SERVICIOSGENERALES3.3.5.1 IDENTIFICACIÓN:Titulo del cargo: MENSAJERO Y AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALESÁrea de Gestión: SECRETARÍA GENERALRelaciones de dependencia: SECRETARÍA GENERAL,

3.3.5.2 OBJETIVO DEL CARGO:1. Dinamízar los procesos comunicación de la entidad con el entorno através del cumplimiento de funciones de Mensajería.

2. Conservar en perfecto estado de limpieza las dependencias de laCámara de Comercio, equipos de trabajo y ofrecer el servicio decafetería previsto para empleados y visitantes.

3.3.5.3 ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL CARGO:Educación: BACHILLERATO ACADÉMICOCaracterísticas personales:CALIDEZ EN ATENCIÓN AL CLIENTE TANTO INTERNO COMO EXTERNOLEALTAD A LOS PARÁMETRpS ORGANIZACIpNALESESPÍRITU DE COLABORACIÓN Y DISPOSICIÓN PARA LAS LABORESEXCELENTES RELACIONES HUMANAS Y PÚBLICASRESERVA EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE LA ENTIDADRESPONSABILIDAD EN EL CUMPILIMIENTO DE SUS FUNCIONESExperiencia:SEIS MESES EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES SIMILARES.Entrenamiento:OCHO DÍAS EN EL PUESTO DE TRABAJO.

3.3.5.4 FUNCIONES DEL MENSAJERO Y AUXILIAR DE SERVICIOSGENERALES:

Consignar diariamente en los bancos de la localidad los dinerosrecaudados por la entidad en cumplimiento de sus funciones,entregados de la caja general por autorización e indicación de laSecretaria General.

Constituir y mantener actualizada las póliza de manejo en cuantíaexigida, proporcionando mayor seguridad a los trámites de consignaciónde la entidad.

Distribuir la correspondencia local en general, encomiendas,citaciones a los miembros de la Junta directiva a reuniones tantoordinarias y extraordinarias, publicaciones y boletines emitidos por la

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Cámara de Comercio de Chinchiná, cuidando de realizar las entregas alos directos interesados, en los destinos correspondientes y en lasfechas oportunas.

Retirar correspondencia y reclamar recomendados y documentosdirigidos a la Cámara de Comercio por las diferentes entidades de lajurisdicción y entregarlos a la Secretaria General para la debidaradicación y posterior distribución interna.

Efectuar retiros o compras de las requisiciones de papelería,elementos y útiles de escritorio emanados de las distintas,dependenciasposteriormente a la autorización de la Secretaria General.

Atender a directivos, afiliados, matriculados, empleados y público engeneral a través del servicio de cafetería cuando sea pertinente.

Mantener en perfecto estado de limpieza las instalaciones físicasde la entidad y todo lo relacionado con equipos, muebles y enseres de lamisma.

Efectuar las compras de los elementos de cafetería y aseo, previoautorización emanada de la Presidencia Ejecutiva, a través de laSecretaría General.

Prestar sus servicios y colaboración en lo relacionado con laadecuación de espacios físicos la realización de eventos programadospor la entidad, como talleres, conferencias, exposiciones, seminarios,etc.

Las demás que le asigne el Presidente Ejecutivo o endeterminados casos la Secretaria General acordé con la naturaleza delcargo.

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3.3.6 JEFE DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN YDESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTPO HUMANO3.3.6.1 IDENTIFICACIÓN:Titulo del cargo: JEFE DE PROMOCIÓN Y DESARROLLOÁrea de Gestión: DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO YGESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.Relaciones de dependencia: PRESIDECIA EJECUTIVARelaciones de Autoridad: CONTADOR, JEFE REGISTRO MERCANTIL,SECRETARIA GENERAL,

3.3.6.2 OBJETIVO DEL CARGO:Planear, ejecutar y promover con eficacia los servicios, imagen ycrecimiento socio económico de la Cámara de Comercio de Chinchiná através de la exaltación de las potencialidades del talento humano de laentidad y la optímízacíón de los recursos a su disposición en actividadesde divulgación corporativa, elaboración de publicaciones de interéseconómico y social, mediante la participación constante en actividadescívicas, empresariales v culturales de la región que permita a la entidadtrabajar con compromiso social.

3.3.6.3 ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL CARGO:Educación: PROFESIONAL EN ÁREAS RELACIONADAS CON LAECONOMÍA Y EL CONTEXTO EMPRESARIALCaracterísticas personales:LIDERAZGO EN ATENCIÓN AL CLIENTE TANTO INTERNO COMOEXTERNOLEALTAD A LOS PARÁMETROS ORGANIZACIONALESHONESTIDAD EN EL MANEJO DE TODA LA INFORMACIÓNESPÍRITU DINÁMICO, EMPRENDEDOR Y CREATIVOEXCELENTES RELACIONES HUMANAS Y PÚBLICASFACILIDAD Y PREFERENCIA POR EL TRABAJO EN EQUIPOExperiencia:UN AÑO EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES SIMILARES.Entrenamiento:CINCO DÍAS PREVIO AL MANEJO DEL CARGO EN EL PUESTO DETRABAJO.

3.3.6.4 FUNCIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEPROMOCIÓN Y DESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOAL EXTERIOR DE LA ENTIDAD:

Promover proyectos de investigación que permitan establecer lasnecesidades en materia económica de los comerciantes de la jurisdicción

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encaminar las acciones de la Cámara de Comercio de Chinchiná asolución parcial o total de las mismas.

la

Mantener contacto permanente con los comerciantes de lajurisdicción a través de la planeación, organización, control y ejecuciónde actividades que en materia económica sean de su interés;suministrándoles información de su competencia, oportunidadescomerciales, actualidad económica, publicaciones de interés y demásque contribuyan a mejorar los niveles de gestión de sus actividadesespecificas.

Proporcionar orientación a los comerciantes de la Jurisdiccióninformación relacionada con el Sistema de peticiones, quejas yreclamos, establecido dentro de la entidad en aras de fortalecer laspolíticas de servicio al cliente y hacer más competitiva la entidad.

Proporcionar información al empresario de la jurisdicción en cuanto asus posibilidades de acceso a líneas de crédito que le permitandinamizar y fortalecer su papel dentro de la economía local. Además depropiciar el desarrollo de actividades que contribuyan a fortalecer suespíritu y capacidad empresarial.

Proponer y/o participar de programas, proyectos, alianzas yconvenios entre otros que contribuyan al desarrollo económico y socialdel municipio y sean de posible ejecución mediante el trabajo conjuntocon otras entidades con objetivos afínes a los de la Cámara de Comerciode Chinchiná de elevar los niveles en la calidad de vida de loscomerciantes y por ende de la población en general.

2.3.6.5 SON FUNCIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEPROMOCIÓN Y DESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOAL INTERIOR DE LA ENTIDAD:

Coordinar, dirigir y controlar el funcionamiento del Departamentode Promoción v Desarrollo v Gestión del Talento Humano

Conducir eficientemente la organización en los términosrelacionados con el personal a partir del desarrollo de actividades como:

- Planear y filar políticas de administración de personal

- Coadyuvar en el proceso de contratación.

- Dirigir los procesos de inducción v capacitación.

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- Controlar, manejar y actualizar la información del personalnecesaria para la entidad.

-Controlar y manejar información concerniente a los contratos detrábalo establecidos.

- Controlar aspectos relacionados con el cumplimiento de losdeberes de la empresa para con el trabajador.

- Controlar las autorizaciones v permisos del personal de laentidad.

Propiciar el ambiente necesario para la motivación y el bienestardel personal de la entidad a través de brindar el desarrollo deprogramas encaminados a:

Atender oportunamente las solicitudes, requerimientos,peticiones, quejas v reclamos de los trabajadores respecto a suslabores, condiciones de trábalo etc. , o-"

- Programar v elecutar conferencias, foros y talleres entre otrosque contribuyan a fortalecer la motivación, el espíritu de trabajo,sentido de pertenencia, y sensibilización frente alas labores de cada unode los empleados.

- Mantener constantemente informado al personal de laprogramación y eventos que ofrece la caja de compensación familiar,para su recreación y capacitación.

- Proporcionar canales que garanticen comunicación de altacalidad en todos los niveles de la organización, que a su vez fortalezcanla participación activa de los miembros de la organización.

- Planear, impulsar v coordinar las actividades necesarias paramantener la valoración de los aspectos humanos r culturales, religiososy sociales propios de la entidad.

-Asesorar a la lunta Directiva v el presidente ejecutivo en asuntosrelacionados con el bienestar de los empleados.

- Velar por la máxima integración organizacíonal sostenida en unbuen clima orqanízacional.

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3.4 SUSTENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONESPREVISTAS:

Múltiples son los factores que conducen y elevan los niveles demotivación dentro de una organización, la denominación de los cargosaparte de ser consecuente con las labores del cargo debe contribuir a lavaloración de la persona que los ocupa, dando respuesta a lasatisfacción de las necesidades de la misma y en especial a la necesidadde estimación y reconocimiento planteada en los trabajos de AbrahamMaslow. Por esta razón y en consecuencia con la denominación de loscargos en el ámbito nacional dentro de las Cámaras de Comercio debeconsiderarse necesario dar una adecuada denominación de losdiferentes cargos de la Cámara de Comercio de Chinchiná.

La forma como se encuentran establecidos tanto el objetivo como lasfunciones para la mayoría de los cargos, limitan la capacidad de acción yde dinamizar procesos de mayor impacto dentro de la organización,puesto que están establecidos sobre parámetros mecánicos y rutinarios.Por consiguiente proporcionar mayor autonomía y mayor acceso en elproceso planeación a partir del planteamiento y ejecución deactividades, proyectos y programas que contribuyan a dar mayorrespuesta a las necesidades del cliente como respuesta a la misiónplanteada por la Cámara de Comercio de Chinchiná; sustenta larecomendación trazada sobre el cambio en algunos objetivos y laadición de funciones a los diferentes cargos.

En las especificaciones y requisitos, ítem relacionado con la educacióndebe omitirse el bachillerato comercial y conocimientos contables delSENA para el cargo del Contador; es de vital importancia para lasorganizaciones dimensionar la importancia del perfil ocupacional de laspersonas. Un Contador da respuesta a la necesidad de generar un apoyomás profesional en la jurisdicción en cuanto a la gestión externa que enmateria de su conocimiento este pueda brindar. Dicha modificaciónexige de redefinir la política salarial y las posibilidades de autonomía ygerencia del propio puesto de trabajo además de las interrelaciones con

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el resto de empleados de !a cámara en programas de gestión al exteriorde la entidad.

De igual manera es necesario asumir con conciencia las especificacionesy requisitos del cargo del Jefe de Registro Mercantil dadas las diferentesresponsabilidades de tipo jurídico y legal que demandan las accionesque se llevan a cabo durante los procesos de registro. Lo que conduce auna latente necesidad de valorar y dar importancia suficiente a laexperiencia y educación del responsable del mismo. La demanda de unabogado para ocupar este cargo es una propuesta que se establece parala fijación de políticas futuras, pues en la actualidad el cargo cuenta conun empleado de alta capacidad en estos aspectos y una ampliaexperiencia. En consecuencia el requerimiento de un profesional en estecargo requiere de redefinir la política salarial y las posibilidades deautonomía y gerencia del propio puesto de trabajo además de lasinterrelaciones con el resto de empleados de la Cámara en programasde gestión al exterior de la entidad.

El análisis de aspectos asociados a la remuneración es también de vitalimportancia dada su influencia dentro de los aspectos motivación a I es delas personas; aspecto que sería conveniente revisar en la actualidadpara los diferentes cargos.

Los procedimientos mecánicos y rutinarios aunque necesarios dentro delas organizaciones no permiten trascender frente a los cambiosconstantes del medio; ello neutraliza las potencialidades del talentohumano y facilita el estancamiento de la organización. Por lo tantoproporcionar mayor autonomía y mayor acceso en el proceso planeacióna partir del diseño y ejecución de actividades, proyectos y programas esuna necesidad que toca con todas las personas que interactuan dentrodel engranaje de la Institución.

Actualmente se presenta ambigüedad en los requisitos yespecificaciones del cargo en el ítem de educación del Auxiliar deRegistro Mercantil, dado que no se. consideran las diferenciasfundamentales entre un tipo de educación y otra. Por consiguientebasados en la importancia y la fuerza del cargo con especialidad en elmunicipio de Palestina y el corregimiento de Arauca y la necesidad deser competitivos dentro de toda la jurisdicción debe incluirse comorequisito mínimo el bachillerato de modalidad comercial y tenerse encuenta un plan de capacitación de alto nivel previo al desempeño defunciones en el cargo. Analizar la consistencia en el plan de

58

contratación a este cargo puede favorecer altamente el sentido depertenencia, compromiso y motivación del responsable del cargo queconstituye el puente más importante entre los comerciantes de la zonasmencionadas y la Cámara de Comercio.

La valoración del Talento Humano de las organizaciones es elpensamiento que más esta agitando los procesos administrativos de lasmismas, si bien vicios contrarios corrompen este esquema devaloración, también es cierto que las organizaciones que se empeñan enhacerlo no se sostendrán ante los cambios constantes del mundoeconómico.

El papel de la Secretaria al igual que el de todos los miembros de unaorganización se esta dinamizando y consolidando sobre un perfil conmayor poder para asumir con creatividad su trabajo, en la toma demedidas correctivas o preventivas de acuerdo a las situaciones y enasumir con compromiso la misión organizacional. Aunque romperparadigmas sea una tarea difícil, los directivos deben ser concientes delpotencial de sus colaboradores como personas analíticas, reflexivas,participativas y creativas que pueden imprimir a la organización loselementos suficientes para la satisfacción de las necesidades de losclientes.

El reto para la Cámara de Comercio en referencia al cargo de laSecretaría General y los demás consiste en proporcionar mayorautonomía frente a decisiones en casos de urgencia y propiciar el climanecesario que permita al responsable del cargo desarrollar todas suspotencialidades en favor de la misión de la entidad mediante un realacompañamiento y asistencia a las funciones del Presidente Ejecutivo.

Actualmente, el cargo de Auxiliar de servicios Generales no contempladentro de su titulo las funciones de mensajería, no obstante estasfunciones se deben reconocer como de mayor relevancia; porconsiguiente es conveniente denominar el cargo como se enuncio dentrode la identificación. En conclusión deben prevalecer las funciones demensajería, dando prioridad al papel que juega quien lo desempeñecomo emisario de una buena imagen de la entidad.

Desde otra perspectiva la responsabilidad sobre las consignaciones de laentidad adquiere mayor sentido y seguridad si se tiene en cuenta ycomo requisito la póliza de manejo totalmente necesaria para elcumplimiento de la mencionada función.

59

Ser concientes de la vitalidad que imprime a la organización un eficientetrabajo de promoción y desarrollo sobre las funciones relacionadas conel exterior de la entidad requiere también que para el cumplimiento delas mismas contar con mayor personal que permita mayor actividad,vitalidad y facilidades de asistencia a los clientes a través deldesplazamiento y efectivo acompañamiento en su quehacer comercial.Además la responsabilidad compartida, permite gestionar máseficientemente al interior de la organización.

Debido al permanencia, mayores posibilidades de vinculo e interacciónde este cargo con el resto de empleados; es posible establecermediante este el canal de comunicación más fuerte entre los empleadosy el presidente ejecutivo. Lo que implica que resultaría positivo para laorganización definir claramente la figura del jefe de personal en estecargo que permitan brindar mayor agilidad frente a las propuestas ynecesidades del empleado.

El Talento Humano es la principal fuerza de la organización no obstantela necesidad de recursos económicos sin la disposición y actividadresponsables y motivadas de las personas es imposible conciliar yobtener la misión de una entidad. Establecer dentro del departamentode Promoción y desarrollo el área funcional de Gestión del Talentohumano sin lugar a dudas propicia un mejor clima de trabajo y generaestrategias suficientes para dinamizar la organización gracias a laspotencialidades de cada uno de sus empleados.

La transversalización de conocimiento y de las labores hacen grande laorganización, la excelente calidad de la comunicación y la atención sederivan del conocimiento que cada individuo tenga acerca de laorganización en que interactúa. Facilitar horarios de trabajo conjuntos,propiciar informes interdisciplinarios genera conciencia y da a conocerlas metas de la organización a todos los miembros de la organización ypor ende hace que el trabajo sea en pro de los mismos objetivos. Lareunión periódica de los empleados para atender a sus propuestas,escuchar posibles proyectos engrandece la gestión de la Cámara sobreprincipios de participación continua que contribuyen a mayorcompetitividad de la organización y mayor satisfacción de sus clientesinternos y externos.

El papel de las empresas cambia constantemente, el dinamismo yflexibilidad de las organizaciones muestra a los clientes de manera máscompleja con el pasar de los años. Si bien factores como la economía y

60

la cultura modifican sus comportamientos, la gestión de las empresasactuales se basa en llegar a donde los clientes potenciales seencuentren; en consecuencia el papel de la Gerencia cambia y se vuelvetambién flexible, dinámico y abierto; por consiguiente la labor gerencia!se enfoca más que al interior de las organizaciones al arduo trabajo paray con el exterior de la misma.

Por consiguiente propiciar el ambiente necesario para la participación,que permita a cada miembro de la organización gerenciar su propiopuesto de trabajo, coadyuva a la gerencia en el cumplimiento deobjetivos externos, concentrando sus esfuerzos ante este marco deacción. Por lo anterior en está entidad se presenta la necesidad decrear nuevas responsabilidades en virtud del trabajo tanto individual yde equipo y establecer un canal de comunicación entre la gerencia y losempleados a través del esquema manejado por los comúnmentedenominados departamentos de personal^encaminados principalmente aldesarrollo de las potencialidades del Talento Humano.

Solo mediante la valoración del talento humano es posible exaltar laspotencialidades de cada individuo y traducirlas a verdaderos resultados,urge cambiar de paradigmas e ir en busca de una mentalidad másvisionario que permita la permanencia^de la entidad en el mediorespondiendo efectivamente a las necesidades de los clientes y siendorealmente competitivos. /

172

*

12

13



RegistroMercantil

RegistroMercantil

factura de venta y en laradicación, selecciona el Librodel Registro Mercantilcorrespondiente, colocandolos rótulos y firmasrequeridos. Con lainformación que ha sidodigitada previamente quedaestructurado el certificado.

Recibe los documentos y elcertificado y los archivacronológicamente

Extrae la información delsistema mensualmente yelabora los boletines delRegistro Mercantil, Envíaejemplares a:- Confecámaras- Superintendencia de


Industria y Comercio- Cámaras del país

173

PASO

FLUJOGRAMA DE PROCESOINSCRIPCIÓN DE EMBARGOS Y DESEMBARGOS


1

2

4

5

6

7


Recibe oficios y verifica matrículaobjeto del acto

liquida los derechos a cancelar porefectuar el acto correspondiente

Revisa el paga de impuesto de registro de entidadesdiferentes a las oficiales

Recibe liquidación y entrega original de la factura

Registra los documentos en planilla de estudio yanexa copia factura al documento

Radica la operación de acuerdo a la informaciónrequerida por el sistema y sus especificaciones

8

9

10

11

1213

Recibe parasubsanar

inconsistencias



Extrae información yelabora Boletín. Informativo

Entrega expediente

( FIN PROCEDIMIENTO

174

4.3.2.14 OTRAS INSCRIPCIONES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento de diferentes inscripciones referentes a su actividadmercantil que les conduzca a dar cumplimiento a las implicaciones deley de la actividad mercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

GESTOR

Usuario



Jefe de

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Registro

DESCRIPCIÓN

Entrega el documento que seva a registrar

Recibe el documento y revisael pago de impuesto registro.

Ingresa al sistema y revisaque et solicitante se encuentrematriculado; si es unareforma, revisa el estado enque se encuentre y le informaal usuario; cuando se trate decambio de nombre o dedomicilio, verifica que no seencuentre matriculado otrocomerciante con el mismonombre. Si ya existe, leinforma al usuario que debemodificar la escritura o eldocumento respectivo conrelación al nombre o razónsocial y le devuelve elformulario y los demásdocumentos presentados; Sino aparece matriculado,graba el númerocorrespondiente y dígita lainformación pertinente.

Liquida el valor a pagar por

DOCUMENTODocumentosrespectivos

Recibos de caja

175

5

6

7

8

RegistroMercantil

Usuario




Mercantil

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

concepto de los derechos deinscripción, de acuerdo conlas disposiciones vigentes


Recibe el valor de laliquidación y graba lainformación de la factura deventa, anotando el valor de laliquidación en el formulario eimprime la factura de ventaen original y dos copias, así:Original: Usuario, 1a. Copia:Expediente, 2a. Copia:Contabilidad y entrega eloriginal de la factura de ventaal usuario.

Registra los documentos en laplanilla "documentos paraestudio" y anexa la copia dela factura de venta a losdocumentos y graba lainformación de la factura deventa, anotando el valor de laliquidación en el formulario.

Radica la operación digitandoel consecutivo de la facturade venta correspondiente ygraba la siguienteinformación: Clase dedocumento, número deidentificación del Abogado,fecha de radicación, origendel documento. Estainformación alimenta unabase de datos de losdocumentos en trámite yseñala el comerciante quepueda afectarse.

176

9

10

11

12

13






RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Realiza el estudio jurídico delos documentos y si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el actoadministrativo respectivo; encaso de devolución, los remiteal Auxiliar de entrega dedocumentos. Deja constanciaescrita de la fecha dedevolución y el motivo de éstay puede citar al interesadopara su notificación personalo en su defecto por escrito.

Si los documentos cumplencon los requisitos exigidos,los registra en el Libro deRegistro Mercantilcorrespondiente relacionandoel acto , colocando los rótulosy firmas requeridos.

Registra los documentosinscritos en el pendiente.

Recibe los documentos y losarchiva cronológicamente

Extrae la información delsistema mensualmenteelabora boletines RegistroMercantil, envía ejemplares a:- Confecámaras- Superintendencia de


Industria y Comercio- Cámaras del país.

177

FLUJOGRAMA DE PROCESOOTRAS INSCRIPCIONES

PASO USUARIO


JEFE REGISTRO MERCANTIL AUXILIAR REGISTRO

1

2

3

45

6

7

8

Entrega documento a registrar

Recibe documento y revisa el pago deimpuesto de registro

Ingresa SSRM, revisa estado del comerciante indicandoposibilidades de registrar el acto, graba la información de

los documentos cuando el trámite es posible


Liquida el valor a pagar y recibe eldinero correspondiente

Recibe liquidación, graba, imprime yentrega factura de venta al usuario

Registra los documentos en la planilla de estudio,anota valor liquidación en le formulario y anexa copia

de la factura en el documento

Radica la operación digitando información requeridapor el sistema y de acuerdo a las especificaciones del

mismo


correcciones

1011

12

13


Registra los documentosinscritos en el pendiente


( TTN PROCEDIMIENTO

178

4.3.2,15 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios acceder a la informaciónrelacionada con los registros públicos a través de la adquisición decertificados relacionados con estos de acuerdo a sus requerimientosespecíficos y de conformidad con el principio de publicidad a que estánsujetos.



1

2

3

4

5

6

GESTOR

Usuario


Usuario


Usuario


ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Solicita el servicio de certificado ala jefe de Registro Mercantil.

Liquida el valor a pagar por elcertificado de acuerdo con lasdisposiciones legales vigentes.


Recibe el valor de la liquidación ygraba la información de la facturade venta e imprime la factura deventa en original y dos copias,así: Original: Usuario1a. Copia: Contabilidady entrega el original de la facturade venta al usuario.

Recibe el original de la factura deventa.

Ingresa al menú principal deregistro mercantilF3 InformesFI CertificadosEscoge del menú de certificaciónel tipo de certificado (Sociedad,persona natural, agencia etc.)FI Como herramienta deconsulta.Dígita el tipo de certificado de

DOCUMENTOFormatoCertificadosdel sistema

Recibos de caja

179

7

8

9



Usuario

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

acuerdo a opciones presentadasen el sistema (Consecutivo papel,modalidad, cantidad, número derecibo, matrícula solicitante)

Ubica el papel propio para laextensión de certificados en alimpresora y da la orden deimpresión Lista y Termina,

Entrega certificado a quien losolicito.

Recibe el certificado.

180

FLUJOGRAMA DE PROCESOEXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

PASO USUARIO JEFE REGISTRO MERCANTIL

1

2

3

4

5

6

8


Solicita certificado de acuerdo a surequerimiento particular


Liquida el valor del servicio, recibe el pagorespectivo y entrega el original de la factura

de venta.

Recibe original de la factura de venta

Recibe certificado

f EQSt PROCEDIMIENTO

Recibe valor de liquidación, graba, imprimey entrega original de iactura de venta

Ingresa al menú principal y elabora certificado deacuerdo a las especificaciones del sistema.

Imprime certificado en el papelcorrespondiente

Entrega certificado al solicitante

181

4.3.2.16 INSCRIPCIÓNANIMO DE LUCRO

DE DOCUMENTOS DE ENTIDADES SIN

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso necesario alprocedimiento para la inscripción de reformas y otros actos inherentes ala gestión realizada dentro de sus organizaciones sin animo de Lucroque les conduzca a dar cumplimiento a las implicaciones de ley de laactividad mercantil.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

GESTOR

Usuario



Usuario


ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Cuando va a realizar unareforma estatutaria, entregacopia auténtica de la escriturai

pública para su respectivoregistro. Si sonnombramientos derepresentantes legales, juntasdirectivas, revisores fiscales,entrega copia auténtica delacta debidamente diligenciada


Ingresa al Sistema Estándarde Registro Mercantil y revisaque la entidad sin ánimo delucro se encuentre inscrita,calcula el valor a pagar por elacto e informa al usuario.


Dígita la factura de venta deacuerdo con las instruccionesdel programa, recibe el valorde la liquidación e imprime la

DOCUMENTOEscriturapública o actaautenticada

Recibos de caja

182

6

7

8

9

10






RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

factura de venta, así:- Original: Usuario- 1a. Copia: Contabilidad- 2a. Copia: Expediente.y entrega el original de lafactura de venta al usuario.

Recibe ¡os documentos y losregistra en la planilla"documentos para estudio" yanexa la primera copia de lafactura de venta aldocumento.

Radica la operación digitandoel consecutivo de la facturade venta y anexa la siguienteinformación:- Clase de documento- Número de identificación

del abogado- Fecha de radicación- Origen del documento.Mediante F2 proporcionaayudas mediante de opcionesEsta información alimenta unabase de datos de losdocumentos en trámite yseñala el comerciante quepueda afectarse.

Solicita el expediente alAuxiliar de Registro Mercantil.

Retira el expediente delarchivo y lo entrega paracontinuar con el proceso.

Realiza el estudio jurídico delos documentos y si losdevuelve por fallas o errores olos rechaza, elabora el acto

183

11

12

13




RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

administrativo respectivo; encaso de devolución, si serechaza la inscripción, cita alinteresado para sunotificación personal o en sudefecto por escrito.

Si los documentos cumplencon los requisitos exigidos,sustancia la informaciónpertinente, seleccionando elLibro de Esal y realizando elrespectivo Fégistro. Colocandolos rótulos y firmasrequeridos.

Recibe los documentosregistrados junto con elexpediente y los archiva




país.

184

FLUJOGRAMA DE PROCESOINSCRIPCIÓN DOCUMENTOS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO



1

2

34

Entrega copia autentica deescritura pública a del acta según

el caso

Recibe el documento y revisa elpago de impuesto de registro

8

9

10

11

12

13


Ingresa SSRMR, revisa que la ESAL se encuentreinscrita y calcula el valor a pagar por el acto

Recibe el pago respectivo, digita,imprime y entrega el original de la

fectura de venta al usuario

Recibe los documentos los registra en planillade estudio y anexa copia de la fectura en

formulario

T "'" "

Radica los documentos segúnespecificación del sistema

1 r

Solicita expediente de laESAL

Recibe paraposteriorescorrecciones

Entrega expediente



Informativo

cFIN PROCEDIMIENTO

185

4.3.2.17 INSCRIPCIÓN Y RENOVACIÓN PROPONENTES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios interesados en efectuar contratoscon el Estado el acceso al procedimiento de inscripción dentro delregistro de proponentes que les .conduzca a dar cumplimiento a losrequerimientos de ley para el desempeño de dicha actividad.



1

2

3

4

5

GESTOR

Usuario




Jefe _deRegistroMercantil

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

DESCRIPCIÓN

Entrega el formulario dematrícula o' renovación,debidamente diligenciado.

Recibe el formulario y lo revisaque no tenga tachones nienmendaduras.

Liquida el valor a pagar por larenovación o matrícula deacuerdo con las disposicioneslegales vigentes.

Recibe el valor de la liquidación ygraba la información de la facturade venta, anotando el valor de laliquidación en el formulario eimprime la factura de venta enoriginal y dos copias, así:Original: Usuario1°. Copia : Expediente2a. Copia: Contabilidady entrega el original de la facturade venta al usuario.

Anexa la primera copia de lafactura de venta al original delformulario e ingresa al SistemaEstándar de Registro Mercantil yprocede así para entrar en elmenú principal de proponentes:F2 Registro Mercantil

DOCUMENTOFormulario

Guíaproponentes

Boletínlicitaciones yconcursos

Recibos de caja

186

6 Jefe deRegistroMercantil

\o

Mercantil

F4 ProponentesDígita usuario y clase respectivaspara ingresar al menú deproponentesIngresa al menú principal deproponentes.FI Creación de archivoF2 Mantenimiento de archivoF3 Manejo de cajaF4 Radicación de operacionesFS DigitaciónF6 RegistroF7 DevolucionesF8 Consulta / ListadosF9 Cesación de efectosF10 Manejo certificación

Elige F4 Radicación operacionesFI Inscripción elige el tipo deinscripción FI si es primera vez.F2 si es reinscripción o en caso deF3 Renovación Tiene en cuenta elestado del proponente, para elcaso de renovación verifica quese encuentre dentro de lostérminos de tiempo que para estale están permitidos. Continua elproceso digitando el consecutivode caja, el valor, el número deinscripción del proponente. Encaso de reinscripción lainformación apareceautomáticamente en otro caso larectifica de acuerdo a lapresentada en el formulario.Dígita por quien fue presentadoel formulario y sus respectivosteléfonos.Digíta información relacionadacon los anexos y sus cantidades(recibo de caja, hojas formulario,anexos). Graba por medio de laopción.

187

7

8

9




RegistroMercantil

RegistroMercantil

RegistroMercantil

Sustancia el documento en virtude! cumplimiento de los requisitosnecesarios y vuelve al menú deproponentesF5 DigitaciónFI InscripciónF2 ReinscripciónEn digitación pone el número deradicación que se obtuvo en elproceso anterior. FI sirve comoherramienta para la consulta delnúmero de inscripción delproponente, dado el caso.Con FS Edita la reinscripciónllenando o actualizando.información referida en elformulario si es del caso.FS Grava Los cambios o el ingresode información como datospersonales del proponente yclasificación.Llena datos de contratos(Entidad, valor, duración ,clasificación numérica del mismoy dígita el detalle)F5 Graba los contratos o loscambiosLlena datos de equipo disponibleF5 Graba

Regresa al menú principal deproponentesF6 RegistroFI InscripciónF2 ReinscripciónDígita número de radicaciónF2 Radica por reinscripciónOpción Grabar.

Entrega documentación delproponente al Auxiliar de registromercantil.

188

10

11



RegistroMercantil

RegistroMercantil

Recibe los documentos inscritos ylos archiva en el expedienterespectivo.

Extrae la información del sistemamensualmente y elabora losboletines de Registro Mercantil,Envía copia a:- Confecámaras- Superintendencia de

Sociedades- Superintendencia de Industria

y Comercio- Cámaras de Comercio del país.

189

FLUJOGRAMA DE PROCESOINSCRIPCIÓN Y RENOVACIÓN PROPONENTES


1

2

3

8

10

11



Recibe formulario, revisaadecuado diligenciamiento

liquida el valor a pagar por dicho acto

Recibe valor de la liquidación, graba, imprime yentrega original de la factura de venta al usuario

Anexa copia de la fectura en el formulario e ingresa almenú de proponentes del SSRM, de acuerdo a las


Radica la operación de acuerdo a la información requerida porel sistema y de acuerdo a las especificaciones del mismo

Sustancia el documento previa revisión del cumplimiento delos requisitos pertinentes

Graba la información dentro del menú principalmediante la función de registro correspondiente

Entrega documentación para efectuar eldebido archivo

Extrae información del sistema yelabora boletín informativo para

demás entidades

c

Recibedocumentos

inscritos y losarchiva en el

FIN PROCEDIMIENTO

190

4.3.2.18 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS PROPONENTES

A. OBJETIVO: Permitir a los usuarios el acceso a los certificadosrelacionados con la inscripción de proponentes en la modalidad decontratación con el Estado, dando cumplimiento al principio dePublicidad que rige los registros públicos.



1

2

3

4

5

6

7

GESTOR

Usuario


Usuario


Usuario


Jefe de

ÁREA

Exterior

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

Exterior

RegistroMercantil

Registro

DESCRIPCIÓN

Solicita el servicio de certificado ala jefe de Registro Mercantil.

Liquida el valor a pagar por elcertificado de acuerdo con lasdisposiciones legales vigentes.


Recibe el valor de la liquidación ygraba la información de la facturade venta e imprime la factura deventa en original y dos copias,así: Original: Usuario, 1a. Copia:Contabilidad y entrega el originalde la factura de venta al usuario.

Recibe el original de la factura deventa.

Ingresa al menú principal deproponentes.F8 Consulta / ListadosFI ConsultasFI ModeloDígita el número de inscripcióndel proponente y del menúFI Consulta datos del proponenteF2 Imprimir modelo certificadoEsc abandona proponentes

Elige la opción de impresión de

DOCUMENTOFormatocertificados delsistema

Recibos de caja

*«. 191

8

9

RegistroMercantil

Jefe deRegistro" 'Mercantil

Usuario

Mercantil

RegistroMercantil

Exterior

certificados.

Entrega ,al interesado^' elcertificado.

Recibe certificado.

^Pr

192

FLUJOGRAMA DE PROCESOEXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS PROPONENTES

PASO

2

3

8

USUARIO JEFE REGISTRO MERCANTIL

INICIO DE \O /

Solicita certificado de acuerdo a surequerimiento particular


Recibe original de la jactara de venta

Liquida el valor del servicio, recibe el pagorespectivo y entrega el original de la factura

de venta.

Recibe el valor de la liquidación, graba,imprime y entrega fectura de venta

Ingresa al menú principal del SSRM ye ingresa almenú de proponentes y obtiene información por

consulta de listados y elabora certificado deacuerdo a las especificaciones del sistema.

Imprime certificado en el papelcorrespondiente

Entrega certificado al solicitante

193

4,3.2.19 ESPECIFICACIONES EN EL SISTEMA ESTÁNDAR DÉREGISTRO MERCANTIL DE LOS PROCEDIMIENTOS MÁS COMUNESEN LOS REGISTROS PÚBLICOS.

FACTURAS DE VENTAGESTOR ÁREA DESCRIPCIÓN


RegistroMercantil

Entra al menú principalElige la opción 5 que refiere otros.Dígita el nombre del comerciante.F4 Para ver conceptos, esta función constituyeuna ayuda en el programa.Digita el concepto de factura y dígita el valor acancelar por parte del usuario.Digita la cantidad de lo que requiere el usuario.F7 CerrarFI GrabarElige las opciones y da la orden de impresión.Ubica el recibo de caja en la impresora F8 lista ytermina.

MATRICULASGESTOR ÁREA DESCRIPCIÓN


RegistroMercantil

Entra al menú principalF2 Registro MercantilFI PreregistroF2 Radicación documentoEscoge opción relacionada con crear pendiente(3)Digita en concepto de pendiente (3)Digita en comerciante el número de matrículaF2 constituye una herramienta de consulta paradatos relacionados con la actividad. Digita enclase de documento (3) para referir losformularios como documento privado.Digita en fecha el año, el mes y el día.Digita el origen del documento (Comerciante,notarías, etc)Dígita el número de identificación del abogado elasignado <Enter>FI Para continuar con otro documento que es eldel establecimiento así:Escoge opción relacionada con crear pendiente13)

194

Dígita en concepto de pendiente (3)Dígita en comerciante el número de matrículaF2 Se constituye una herramienta de consultaDígita en clase de documento (3) para referir losformularios como documento privado.Dígita en fecha el año, el mes y el día.Dígita el origen del documento (Comerciante,notarías, etc)Dígita el número de identificación del abogado elAsignado <Enter>Se ubica en preregistro FS para la sustancíaciónEn consecutivo de caja se dígita el número delpendiente creadoEn inscripción dígita el tipo de libro donde seinscribiráDigíta el tipo de acto el acto correspondiente amatricula de persona y repite procedimiento paramatricula de establecimiento así:Se ubica en preregistro F3 para la sustanciaciónEn consecutivo de caja se dígita el número delpendiente creadoEn inscripción dígita el tipo de libro donde seinscribiráDigíta el tipo de acto el acto correspondiente amatrícula de establecimiento.Ubica formulario del comerciante en impresora F8

lista y termina.O ubica el formulario del establecimiento en laimpresora F8 lista y termina.

RADICACIÓN Y SUSTANCIACIÓNGESTOR ÁREA DESCRIPCIÓN

Jefe de.RegistroMercantil

RegistroMercantil

Entra al menú principalF2 Registro MercantilFI PreregistroF2 Radicación documentoDígita opción 1 grabar.Digíta el número delconsecutivo de caja

recibo de caja en

Digíta la clase de documento. F2. Sirve comoherramienta de consulta en este caso.Dígita datos del documento como número y fecha

195

Dígita el origen del documentoDígita el número del abogado

menú principal parasustanciación del

Se ubica nuevamente en elrealizar la respectivadocumento.F3 Se ubica en preregistroDígita opción 1 para grabarDígita el número consecutivo de cajaDígita libro donde se pretende registrar el acto.

Regresa al menú principal.En F2 para la inscripción de abogadosF3 elabora inscripcionesDígita opción 1 para grabarDígita número consecutivo de caja.

Ubica página de radicación y sustanciación parael expediente de la Cámara de Comercio enimpresora para inscribir el mismo F8 lista ytermina. Imprimiendo en la ultima pagina datosde la inscripción como libro y fecha de inscripcióny repite el proceso de impresión en la copia deldocumento del usuario.

INSCRIPCIÓN DE LIBROSGESTOR ÁREA DESCRIPCIÓN


RegistroMercantil

Entra al menú principal?2 Registro MercantilFI PreregistroF5 PreregístroFI Libro VII y II Esa I

Selecciona opción de acuerdo al origen de laslibros que se van a inscribir 1. RefiereComerciante y 2. Refiere Esal.Escoge opción 1. GrabarDígita el número del recibo de caja enconsecutivo de cajaAparece el número de matrícula del comerciante yempieza el registro así:En libros a registrar dígita el número de hojas y

196

su destinación.Cada vez que dígita la información anterior porcada libro <enter> y FI dos veces para permitirel ingreso de un nuevo libro.Al terminar de inscribir los libros se ubica denuevo en el menú de preregistro FISelecciona F2 para la inscripción de abogadosF6 Registro en librosFI Registro libro VII y XXIINuevamente selecciona opción de acuerdo alorigen de las libros que se están inscribiendo 1. o2.Da opción 1. para inscribirDígita número consecutivo de caja y en pantallaaparece la inscripción por cada libro inscrito.

Procede a la impresión de dicha inscripción paradiligenciarla posteriormente en la primera paginade cada libro.Ubica hoja en la impresoraF8 InscribirNúmero de copias 1,Lista y termina.

Repite el proceso para cada libro a inscribir.

Coloca el sello correspondiente de inscripción enla primera pagina del libro del comerciante ydiligencia la información que quedo en el sistemamanualmente .

197

4.3.3. PROCEDIMIENTO

A. TITULO: SECRETARÍA GENERAL Y RECEPCIÓN

B. JUSTIFICACIÓN: La productividad y competitividad de lasorganizaciones depende en gran parte del manejo que se de a susoperaciones más simples y cotidianas, es así como los procesos decomunicación interna como externa le permiten actuar en consecuenciacon las necesidades del medio y plasmar eficiente mente su imagendentro del medio en que actúan. También el control que se da a losservicios elementales del funcionamiento de una organizacióncontribuyen eficientemente a la optimización de los recursos, elbienestar del cliente interno y la calidad en la atención del clienteexterno. Por consiguiente las operaciones básicas de una secretaría yrecepción contribuyen en gran magnitud a fortalecer ese control dentrode las entidades y a proyectarlas competitivamente dentro de sucontexto.

C. OBJETIVO: Fortalecer los procesos de atención tanto al clienteinterno como externo de la entidad a partir de establecimiento decomunicación de alta calidad en todas las direcciones de la organizacióny efectuar un control positivo y racional sobre los recursos cotidianos dela entidad.

D. RESPONSABLE: Secretaria General - Mensajero y Auxiliar deServicios Generales.

E. NIVELES DE CONTROL Y AUTORIDAD:

La Secretaría General dentro de su función especifica del manejo de lacaja menor, es sujeta de los requerimientos que en materia contable sesoliciten por parte de la revisoría fiscal.

Cada documento generado dentro de la dependencia debe serconsecuente con las normas de buena presentación, contenidosacertados y buenas técnicas de redacción y ortográficas.

La correspondencia de la entidad debe remitida en los tiempos precisosa las entidades competentes bajo criterios excelente presentación.

La comunicación telefónica debe ser realizada de manera racional yoportuna de acuerdo a los requerimientos específicos de cadadependencia. De igual manera la atención tanto telefónica como directa

198

a de estar sujeta sobre los valores corporativos del respeto, el servicioy la eficiencia.

El manejo de las requisiciones de papelería debe ser consecuente con laoptimización de recursos y dar respuesta efectiva a las necesidades delos empleados para responder eficientemente por sus labores.

El manejo y control sobre los servicios de cafetería y la presentacióngeneral de la planta física de labores de la entidad debe dar respuestaefectiva a los requerimientos de buena imagen de la entidad y serconsecuente en el uso racional de recursos para tales destinaciones.

F. GENERALIDADES:

Dentro de las funciones de Secretaría general se encuentra adscritas lade manejo de la caja menor de la entidad y la relación de autoridadestablecida con el Mensajero y Auxiliar de Servicios Generales.

El manejo del archivo relacionado con la gestión administrativa de laentidad, excepto la relacionada con los registros públicos es decompetencia de esta dependencia lo que da exigencia de un adecuadomanejo del archivo de estas características.

El cargo de Mensajero y Auxiliar de Servicios Generales es desempeñadopor una sola persona, lo que requiere de priorizar las funciones paradar mayor cumplimiento a las metas de la entidad, donde resulta demayor relevancia el papel del mensajero.

Frente a la responsabilidad sobre las consignaciones por parte delMensajero se debe brindar mayor seguridad a su desempeño a travésdel establecimiento de una póliza de manejo por el valorcorrespondiente.

199

4.3.3.1 MANEJO DE CAJA MENOR

A. OBJETIVO: Manejar en efectivo los montos necesarios de cajamenor para dar un eficiente y oportuno pago a cuentas menores que noden lugar a la retención en la fuente.

B. RESPONSABLE: Secretaria General

C. PROCEDIMIENTOLABOR

1

2

3

4

5

GESTOR

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

Mensajero

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

ÁREA

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

Recibe del CoYitador elcheque por el montoasignado a cada caja menor.

Envía mensajero a cambiarlos cheques

Efectúa el cambio y entregael dinero a la SecretariaGeneral.

En caso de presentarsealgún pago posible por cajamenor; lo realiza teniendoen cuenta los siguientesaspectos:

- Que el cobro no seasuperior al 20% de la cajamenor que se afecta condicho pago.

K( Teniendo en cuenta la cajamenor que afecta elrespectivo pago, (dinerospúblicos, privados o deconvenio)

Soporta el pago realizadollenando el recibo de cajamenor de acuerdo aloconsecutivo diligenciando:Fecha, valor en letras, valor

DOCUMENTORecibos de cajamenor

Formato decheque

200

6

7

8

SecretariaGeneral

Contador

SecretariaGeneral

SecretaríaGeneral

Contabilidad

SecretaríaGeneral

en numero, pagado a, porconcepto, firma de quienrecibe, firma delrepresentante legal.

Cuando determinada cajamenor queda con el 20% delmonto correspondiente,envía al Contador los recibosde caja.

Diligencia en el sistemacontable la información delos recursos de caja y emiteun nuevo cheque paraabastecer nuevamente lacaja.

Recibe el cheque y reiniciaprocedimiento.

201

FLUJOGRAMA DE PROCESOMANEJO DE CAJA MENOR

PASO

2

3

8

SECRETARIA GENERAL MENSAJERO CONTADOR


Recibe del contador cheque conel monto asignado a caja menor

Envía al mensajero a realizar elcambio del cheque

Efectúa al cambio y entrega la suma dedinero

Efectúa los pagos posibles teniendoen cuenta las condiciones de estos

Soporta el pago diligenciando elrecibo de caja menor respectivo

Cuando se agota la partidaentrega soportes a Contabilidad

y solicita reembolso

Reinicia el proceso a partir delpaso 2

/ FIN PROCEDIMIENTO

Contabiliza información enel sistema y entrega el nuevo

cheque

202

4.3.3.2 ELABORACIÓN Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

A. OBJETIVO: Dinamizar los procesos de comunicación escrita de laentidad con el entorno, dando respuesta a sus necesidades de notificary/o responder oportunamente por información de su competencia onecesaria para el cumplimiento de sus funciones


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

GESTOR

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

ÁREA | DESCRIPCIÓN

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Elabora cartas y documentospara efectos de citar a lajunta directiva, informar acomerciantes y afiliados,recordar cuentas de cobro ocartas y documentos para ladependencia que lo requiera orecibe listo el documentoobjeto de comunicación.Teniendo en cuenta lasnecesidades específicas dequien los emite.

Archiva copia del documentoteniendo en cuenta la carpetade la que hace parte en elarchivo. Especialmente laentidad a quien se dirige lacomunicación y fecha en quese realiza.

Radica en el libro decorrespondencia despachadala de carácter nacional así:Fecha, ciudad, destinatario,dependencia que la dirige.

Entrega al mensajero paraque realice su respectivaentrega si es dentro de lalocalidad.

DOCUMENTOLibro radicacióncorrespondenciadespachada

203

5

6

Mensajero

SecretariaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Presenta relación con lasfirmas de quienes recibierondicha correspondencia oentrega como soporte deentrega el recibo de pago dela empresa de correo.

Archiva la relación de firmasque soportan la entrega decorrespondencia o la facturade venta del servicio de laempresa de correo respectiva.

204

FLUJOGRAMA DE PROCESOELABORACIÓN Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

PASO SECRETARIA GENERAL MENSAJERO


Recibe o elabora documentos de acuerdo a lasnecesidades de comunicación de la entidad.

Archiva copia deldocumento que se

despachará

Radica en el libro decorrespondencia despachada

Entrega documentos para la respectivarepartición

Archiva soportes deentrega de

correspondencia

Presenta relación de recibido orecibo de empresa de correo

respectiva

/ FIN PROCEDIMIENTO

205

4.3.3.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

A. OBJETIVO: Dar correcto manejo a la correspondencia que ingresa ala entidad, realizando el respectivo registro y dándole la destinaciónadecuada según el asunto.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

6

GESTOR

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

Funcionario

Funcionario

SecretariaGeneral

ÁREA

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

Interior

Interior

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

Recibe la correspondencia,citando dentro de la misma lafecha de recibo y firmando almensajero el comprobante deentrega.

Radica en el libro decorrespondencia recibida así:Fecha, cuidad, destinatario,asunto, dependencia a quiense dirige.

Entrega al funcionariocompetente de acuerdo alasunto.

En el libro de radicación decorrespondencia recibidaconsigna fecha de recibo yfirma.

Cuando dicha correspondenciada lugar a respuesta elfuncionario debe responder yentrega original y copia a lasecretaría general

Repite el procedimiento deemisión de documentos.

DOCUMENTOLibro radicacióncorresponderíaa recibida

206

FLUJOGRAMA DE PROCESORECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

PASO SECRETARIA GENERAL FUNCIONARIO


Recibe correspondencia de laentidad

_ —

Radica el acto en el libro de correspondenciarecibida

Entrega al fiíncionario a quiencorresponda el asunto

Reinicia proceso decorrespondencia despachada

Diligencia fecha y firma derecibido en el libro de

correspondencia recibida

Cuando la correspondencia dalugar a respuesta entrega a

secretaria general original y copiadéla respuesta para debido

trámite

FIN PROCEDIMIENTO

207

4.3,3.4 ARCHIVO

A. OBJETIVO: Permitir mediante la conservación de documentos ycorrespondencia tanto recibida como despachada el registro físico quesirva como soporte y respaldo frente a diferentes circunstanciasposteriores.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3 ,

GESTOR

Funcionario

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

ÁREA

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

En los casos decorrespondencia recibidaposteriormente a enterarsedel comunicado devuelvecorrespondencia recibida.

Archiva el documentoteniendo en cuenta la carpetade la que hace parte en elarchivo. Especialmente laentidad que dirigió lacomunicación y fecha en quese realiza.

En los casos de emisión decorrespondencia, archiva lacopia del documento enviadoen la carpeta correspondiente.destinatario, dependencia quela dirige.

DOCUMENTO

\*

208

FLUJOGRAMA DE PROCESOARCHIVO

PASO FUNCIONARIO


SECRETARIA GENERAL

Posteriormente a enterarse del asunto decorrespondencia devuelve el documento para

respectivo archivo

Archiva documentodevuelto y la

respuestas! es del

Archiva copiasdocumentos que se

emiten de laentidad

209

4.3.3.5 RECEPCIÓN TELEFÓNICA

A. OBJETIVO: Permitir el canal de comunicación necesario de la entidadcon su entorno para responder a las necesidades e inquietudes de losclientes, resaltando al tiempo la imagen de la entidad y sus servicios.


C. PROCEDIMIENTO:

LABORj

1

2

GESTOR

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

ÁREA

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

Responde identificando lainstitución, identificándosecomo funcionario de laentidad.

Da posterior curso a lacomunicación así:

Traslado a través delconmutador a la dependenciarequerida por el cliente.

Proporcionar informacióngeneral si es del caso.

- Tomar por escrito mensajesen ausencia del funcionariocorrespondiente en el formatodefinido para tal efecto en laentidad.

DOCUMENTOFormatoentidadrecepciónmensajes

210

FLUJOGRAMA DE PROCESORECEPCIÓN TELEFÓNICA

PASO SECRETARIA GENERAL


Responde las llamadas del día que sepresenten en la entidad

Da curso a la comunicación

Traslada la comunicación a ladependencia requerida

Toma el mensaje por escrito e in&rmaposteriormente del mismo

Proporciona la información requeridapor el cliente


211

4.3.3.6 EMISIÓN Y CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS LARGADISTANCIA

A. OBJETIVO: Proporcionar el servicio telefónico a los empleados de laCámara de Comercio de Chinchiná dando uso racional al recursodispuesto para dicho efecto.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

GESTOR

Funcionario

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

ÁREA

Interior

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

Solicita comunicación de largadistancia a la secretaríageneral.

Realiza la comunicaciónmarcando a través delconmutador y realiza larespectiva identificaciónpersonal y la de la entidad yremite la llamada a laextensión de la dependenciade donde se solicito.

Registra en la carpeta dellamadas de larga distancia,,en el formato establecido porla entidad para efectosposteriores de control.

DOCUMENTOFormatocontrolllamadas delarga distancia

212

FLUJOGRAMA DE PROCESOEMISIÓN Y CONTROL LLAMADAS LARGA DISTANCIA

PASO FUNCIONARIO


Solicita Comunicación respectiva a SecretariaGeneral

SECRETARIA GENERAL

Establece Comunicación y remite llamada adependencia que realizó la solicitud

Registra en formato establecido por la entidadlas llamadas emitidas con sus respectivos datos

para el posterior control

FIN PROCEDIMIENTO

213

4.3.3.7 CONTROL SOBRE REQUISICIONES DE PAPELERÍA DE LAENTIDAD

A. OBJETIVO: Facilitar a los empleados los elementos y útiles depapelería que contribuyan a su buen desempeño y les permitan cumplireficientemente con las funciones que les fueron encomendadas.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

GESTOR

Funcionario

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

Mensajero

SecretariaGeneral

ÁREA

Interior

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

Solicita determinadosrecursos y/o servicios depapelería.

Realiza orden escrita con losrequerimientos delfuncionario. Teniendo encuenta que estén dentro de laaprobación y criteriosestablecidos por laPresidencia Ejecutiva.

Envía mensajero con la ordenrespectiva.

Entrega el pedido alfuncionario que lo realizó einforma sobre esto a laSecretaria General.

Registra en carpeta el costo ylos elementos solicitados a lapapelería para el posteriorcontrol de la cuenta de cobroemitida por esta.

DOCUMENTOLibro controlpedidos apapelerías

214

FLUJOGRAMA DE PROCESOCONTROL SOBRE REQUISICIONES DE PAPELERÍA

PASO FUNCIONARIO SECRETARIA GENERAL MENSAJERO


Realiza la solicitud de acuerdoa los requerimientos

específicos

Realiza orden escrita basada enlos criterios de presidenciaejecutiva paralas compras

Envía mensajero con el pedido y la ordenrespectiva de entrega

Realiza el tramite, entrega pedido afuncionario ye informa a Secretaria

General

Registra pedido, costo y fecharespectivos.

FIN PROCEDIMIENTO

215

4.3.3.8 SERVICO DE FAX A LOS AFILIADOS DE LA ENTIDAD

A. OBJETIVO: Proporcionar a los comerciantes afiliados de lajurisdicción el servicio de Fax, como política de paquete de benéficos aque da lugar el ser afiliado de la entidad y realizar el efectivo controlsobre la prestación de este servicio.


C. PROCEDIMIENTO:

LABOR

1

2

3

4

5

6

GESTOR

Afiliado

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral •

SecretariaGeneral

SecretariaGeneral

ÁREA

Exterior

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

SecretaríaGeneral

DESCRIPCIÓN

Solicita el servicio de fax a laSecretaria General.

Realiza la comunicaciónmarcando a través delconmutador y realiza larespectiva identificaciónpersonal y la de la entidadsolicitando línea para fax si esdel caso.

Realiza el procedimiento parael paso del documento por lalínea.

Entrega el comprobante alafiliado.

Registra en la carpeta deservicio de Fax, en el formatoestablecido por la entidadpara efectos posteriores decontrol.

Recibe Fax para los afiliados,dando recepción de iosmismos y archivándoles hastael momento de su reclamo.

DOCUMENTOFormatoemisión dellamadas largadistanciaafiliados

216

m FLUJOGRAMA DE PROCESOSERVICIO DE FAX AFILIADOS DE LA ENTIDAD

PASO AFILIADO


Solicita servicio de Fax a la Secretana General

SECRETARIA GENERAL

Establece Comunicación respectiva

Da curso al documento dentro del Fax

Entrega comprobante al afiliado

Registra en formato establecido por la entidad laprestación del servicio correspondiente

Recibe FAX de afiliado y entrega a su solicitud

FIN PROCEDIMIENTO

217

4.ÍL4 PROCEDIMIENTO

A. TITULO: DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO

B. JUSTIFICACIÓN: El reto en la actualidad de las organizaciones, secifra en su facultad para asimilar el cambio; es evidente que este loencontramos en los consumidores de bienes y servicios cada másexigentes. La dinámica del mundo exige que las organizaciones sehabitúen rápidamente al cambio y establezcan que los individuos queusualmente realizan operaciones con ellas, pasaron de ser usuarios paraconvertirse en clientes. Esa designación exige entonces de unacompañamiento real del comerciante en su gestión, la proposición deret:os que les hagan crecer y sostenerse dentro del mundo comercial yempresarial. Entonces, promover y desarrollar estrategias para este tipode personas se convierte una de las principales fortalezas basadas en ladiferenciación que puede tener la Cámara de comercio de Chinchiná.

C. OBJETIVO: Fortalecer los procesos de asistencia y acompañamientode los comerciantes de la jurisdicción que les permitan alcanzar metasindividuales y contribuyan de manera eficiente al desarrollo del contextoeconómico y social de la región .

D. RESPONSABLE: Jefe de Promoción y Desarrollo

E. GENERALIDADES:

El trabajo de promoción y desarrollo requiere de un equipo de personasdinámicas en capacidad de asumir el cambio, con mentalidad visionariaque les permita establecer estrategias para dar un acompañamiento realy oportuno al comerciante y contribuir a la satisfacción de susnecesidades como gestor de la actividad comercial.

El dinamismo en las labores esta sujeto a la constante valoración delcontexto empresarial y comercial evaluando a través del reconocimientoy planteamiento de alternativas solución frente a las amenazas delmedio y trabajando por los beneficios que pueden otorgar iasoportunidades latentes dentro del mismo contexto. •••

El trabajo dentro de este departamento debe caracterizarse poreleimentos estratégicos, aunque la subjetividad de las acciones pareceen la mayoría de casos obvia, es necesario generar planes decontingencia para enfrentar las adversidades-del mundo comercial y al

218

mismo tiempo ser estrategas y visionarios ante los hechos que aun noocurren.

La denominación de esta dependencia como departamento demandaque esta sea coherente con su designación y un departamento refiereunía serie de unidades funcionales trabajando para lograr uno o variosobjetivos concretos a titulo de un todo.

219

4.3.4.1 PROGRAMACIÓN DE EVENTOS Y ACTIVIDADES

A. OBJETIVO: Proporcionar información, suministrar canales,programar y/o ejecutar actividades y eventos entre otros quecontribuyan al desarrollo de cada una de las actividades mercantilesdesarrolladas por los comerciantes de la Jurisdicción.

B. RESPONSABLE: Jefe Departamento de Promoción y Desarrollo

C. PROCEDIMIENTO:ÍÍ&BOR

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GESTOR

JefePromocióny Dllo


PresidenteEjecutivo

Jefe

ÁREA

DeptoPromocióny Dllo.


Directivo

Depto

DESCRIPCIÓN

Realiza mediante lasherramientas adecuadas,(matrices, observación y otrosinformes económicos externosentre otros) análisis de lasituación relacionada con loscomerciantes dentro delámbito comercial e inclusosocial y detecta necesidadesgenerales del los comerciantesy/o encuentra posiblesoportunidades para explorar.Paralelamente puede dar inicioo trabajar sobre uno o variosprogramas de acción.

Realiza un plan de trabajofrente a la necesidad sobre lacual trabajar con loscomerciantes y presentapropuestas al presidenteejecutivo. ( Plan , Justificación,objetivo, recursos necesarios ydisponibles, metas, resultadosesperados, indicadores,presupuesto)

Analiza y autoriza la propuestadel departamento depromoción y desarrollo.

Desarrolla las actividades

DOCUMENTO

220

5

6

Promocióny Dllo


JefePromocióny Dllo,

Promocióny Dllo.



propuestas dentro del plan deejecución.

Evalúa resultados obtenidos.

Retroalimentación de losresultados.

221

FLUJOGRAMA DE PROCESOPROGRAMACIÓN DE EVENTOS Y ACTIVIDADES

PASO JEFE DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO PRESIDENTE EJECUTIVO


Analiza contexto comercial y plantea programasy actividades proactívas a seguir

Realiza planes, programas o proyectos deutilidad para afrontar amenazas y aprovecharoportunidades y presenta con sus respectiva

metodología

Desarrolla las diferentes actividades propuestasplan propuesto

Analizaviabilidad y

presupuesto parala ejecución

Evalúa los resultados obtenidos

Retroalimentación de los resultados

/ FIN PROCEDIMIENTO

222

4.3.4.2 INVESTIGACIÓN INDICADOR ECONÓMICO

A. OBJETIVO: Dar cumplimiento al requerimiento de ley de fomentar ydifundir aspectos relacionados con los recursos que son indicadores delgrado de desarrollo de un población mediante el acondicionamiento deinformación para la elaboración del boletín del indicador económico.

B. RESPONSABLE: Jefe Departamento de Promoción y Desarrollo


1

2

3

4

5

6

GESTOR






JefePromoción

ÁREA






DeptoPromoción

DESCRIPCIÓN

Recibe de la ciudad deManizales la solicitud deinformación propia para elindicador económico.

Prepara comunicados paralas diferentes entidadesmunicipales que debenproporcionar dichainformación, realizando lasolicitud de la misma(Secretaria de educación,salud, registro mercantil etc)

Entrega a Secretaría Generalpara el trámite de mensajería.

Recibe la informaciónproporcionada por dichasentidades como respuesta a lasolicitud realizada.

Depura, organiza y preparadocumento con la informaciónpara dar respuesta a lasolicitud de la Cámara deComercio de Manizales.

Entre información a Secretaríageneral para dar tramite de

DOCUMENTO

223

7

y Dllo


y Dllo.


correspondencia o emisión dedocumentos.

Recibe documento depublicación del indicadoreconómico de parte de laCámara de Comercio deManizales.

224

FLUJOGRAMA DE PROCESOINVESTIGACIÓN INDICADOR ECONÓMICO

PASO JEFE PROMOCIÓN Y DESARROLLO


Recibe solicitud de información propia parael indicador de la Cámara de Comercio de

Manizales

Prepara comunicados para entidades de laJurisdicción relacionadas con el indicador y

oficia a cada una de ellas

_^-—

Entrega a secretaria general para eltrámite de mensajería

Recibe los datos de lasdiferentes entidades de la

Jurisdicción oficiadas y losanaliza

Prepara documentos recopilación, parala Cámara de Comercio de

Manizales

Recibe publicación del indicador económicode la Cámara de Comercio de Manizales


4, MANUAL D E PROCEDIMIENTOS CÁMARA DE …€¦ · caja general la planilla de ingresos públicos,...

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