TAREAS BSICAS DE EXCEL Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a partir

de grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos sencillos y

para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de informacin. La clave para

desbloquear todo este potencial es la cuadrcula de las celdas. Las celdas pueden

contener nmeros, texto o frmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan

en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas

y crear grficos muy visuales. Veamos los pasos bsicos para empezar.

Contenido Crear un nuevo libro ............................................................................................................ 2

Introducir los datos.............................................................................................................. 2

Usar Autosuma para sumar los datos .............................................................................. 2

Crear una frmula simple ..................................................................................................... 3

Aplicar un formato de nmero ............................................................................................. 3

Escribir los datos en una tabla .............................................................................................. 4

Mostrar los totales de los nmeros ...................................................................................... 7

Dar significado a los datos ................................................................................................... 7

Mostrar los datos en un grfico ............................................................................................ 8

TAREAS BSICAS DE EXCEL Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que

normalmente se denominan hojas de clculo. Puede agregar tantas hojas como desee

a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Introducir los datos

1. Haga clic en una celda vaca. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas segn su ubicacin en la fila y la columna de la hoja, de

modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

2. Escriba texto o un nmero en la celda.

3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo

rpido de hacerlo es mediante Autosuma.

1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los nmeros que desea agregar.

2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los nmeros y muestra el resultado en la celda que seleccione.

TAREAS BSICAS DE EXCEL Crear una frmula simple

Sumar nmeros solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer

tambin otros clculos. Pruebe algunas frmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar

o dividir los nmeros.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda

contendr una frmula.

2. Escriba una combinacin de nmeros y operadores de clculo, como el signo ms (+) para

la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicacin o la barra

invertida (/) para la divisin.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el clculo.

Tambin puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda

activa.

Aplicar un formato de nmero

Para distinguir entre los distintos tipos de nmeros, agregue un formato, como

moneda, porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen nmeros a las que desea cambiar el formato.

2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

3. Seleccione un formato de nmero.

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Si no ve el formato de nmero que est buscando, haga clic en Ms formatos de

nmero.

Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en

una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rpidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrndola a la ltima celda de

los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mays a la vez que presiona las teclas

de flecha para seleccionar los datos.

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido de la esquina inferior derecha de la seleccin.

TAREAS BSICAS DE EXCEL

3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el aspecto que

tendrn los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.

4. Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee u ordnelos

para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha del

encabezado de tabla de una columna.

5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de

verificacin y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

TAREAS BSICAS DE EXCEL

6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la

A.

TAREAS BSICAS DE EXCEL Mostrar los totales de los nmeros

Las herramientas de anlisis rpido permiten obtener el total de los nmeros

rpidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra

los resultados del clculo debajo o junto a los nmeros.

1. Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea agregar o contar.

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido de la esquina inferior derecha de la seleccin.

3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del clculo

de los datos y haga clic en el botn para aplicar los totales.

Dar significado a los datos

El formato condicional o los mini grficos pueden resaltar los datos ms importantes o

mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Anlisis rpido para obtener

una vista previa activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar ms de cerca.

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la esquina inferior derecha de la

seleccin.

3. Examine las opciones de las pestaas Formato y Mini grficos para ver cmo afectan a

los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galera Formato para diferenciar las

temperaturas altas, medias o bajas.

TAREAS BSICAS DE EXCEL

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opcin.

Mostrar los datos en un grfico

La herramienta Anlisis rpido recomienda el grfico adecuado para los datos y le

ofrece una presentacin visual con unos pocos clics del ratn.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un grfico.

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la esquina inferior derecha de la

seleccin.

3. Haga clic en Grficos, muvase por los grficos recomendados para ver cul se adapta

mejor a sus datos y haga clic en el que desee.