Plan de Adquisiciones Quin, cmo, cundo, cunto con quin? Por Antonio Villarreal Saldaa

Hace mucho tiempo cuando iniciaba en el negocio de la Administracin de Proyectos y en nuestro medio no haba tanto conocimiento como lo hay hoy, recuerdo que despus de toda una explicacin extensa con filminas y varias presentaciones a un cliente potencial, de lo que era nuestro negocio, ste, con frecuencia preguntaba: a ver, si ustedes no disean, no hacen ingenieras, no construyen, no instalan, no proveen ningn material, etc. Entonces, qu hacen?

Lo primero que se me ocurra para explicarlo, muy prctico, era: somos como un director de orquesta que tiene una partitura (plan de proyecto) y dirige a los msicos. Muy probablemente el director empez tocando un instrumento o varios, sabe lo suficiente de cada uno de ellos, tiene la experiencia y se prepar para ser Director de orquesta y su objetivo en dar un concierto, pero con quin lo vas hacer?, podras ser el mejor director de orquesta pero el integrar al equipo, buscar a los mejores msicos y coordinarlos para que entre ellos den un concierto es el gran reto, lo que traducido a nuestras prcticas es simplemente utilizar la herramienta: Plan de Adquisiciones.

Lo ms comn cuando iniciamos un proyecto, las tpicas preguntas que hay que formular, son: quin, cmo, cunto y cundo; pero otra pregunta relevante que debemos hacernos en las etapas tempranas es con quin?, y esto en referencia a cmo vamos a integrar el equipo que participar en el proyecto, tanto internamente, como fuera de nuestra propia organizacin: proveedores, consultores, ingenieras, diseadores, constructores, agencias, etc.

Siguiendo el proceso de la Administracin Profesional de Proyectos, para llegar a un buen plan de Abastecimientos, es bsico tomar en cuenta lo siguiente:

Tener documentada y clara la visin de proyecto, la justificacin, supuestos, restricciones = Charter

Haber definido el alcance, su descripcin, detalles, criterios de aceptacin= Declaracin del Alcance

Documentar qu incluye y qu no incluye el proyecto: entregables, sub entregables= desglose estructurado de trabajo = WBS

Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo Hacer un diagrama organizacional de la empresas y del proyecto, es importante

porque posiblemente para la administracin del proyecto adems de visualizar hacia el exterior a quines necesitamos contratar, tambin debemos de confirmar hacia el interior, cmo vamos a conformar el equipo del proyecto y si es necesario incluir a algn asesor o especialista interno.

Una vez que tengamos esta informacin, podremos empezar a realizar la Matriz de Adquisiciones, la cual debe contener el WBS, para asegurarnos que todo el alcance est incluido y no se queden entregables sin considerar, as como el nmero de contratos o el nmero de especialidades, en la que vamos dividir la contratacin para el proyecto.

Variables que alimentan la Matriz de Adquisiciones

Cuntos contratos vamos a tener?, a cuntos proveedores voy a contratar?, en cuntos paquetes voy a dividir el proyecto?, esto podra ir desde un llave en mano: diseo, ingeniera, construccin, fabricacin, implementacin, puesta en marcha y entrega; pasando por esquemas como diseo-construccin, o diseo-implementacin, o diseo-operacin; hasta dividir el proyecto en un sinnmero de paquetes, comprando los materiales directos, contratando la mano de obra, etc.

En ocasiones tendemos a pensar que entre ms paquetes se tenga en el proyecto puedo obtener un costo ms econmico, pensemos que nos ahorramos costos indirectos al hacerlos nosotros mismos, que al hacerlo de esta manera ahorro sobre costos, etc. pero hay que evaluar las actividades adicionales que tendremos que hacer como: mayor coordinacin, ms administracin, y sobre todo la divisin de la responsabilidad;

Qu tipo de contrato voy administrar?

Otra variable es planear la estrategia de tipo de contratos, slo por mencionar algunos, tenemos el contrato a precio alzado y el contrato a precio unitario. En este tema tambin existe el paradigma de que el precio alzado es ms caro o ms costoso. S es ms caro, si a la hora de concursar no contamos con la suficiente informacin, los detalles del diseo no estn completos o no conocemos las expectativas del cliente para el proyecto; pero con un buen detalle de informacin previa al concurso, con informacin definida, se puede logra una buena negociacin competitiva.

Cmo lo voy a pagar?

Para tener una estrategia ms completa hay que pensar en la forma de pago: por precio unitario, por porcentaje de avance, por entregables parciales, por horas hombre, por metros cbicos, etc. Es una muy buena prctica pagar por entregables,

esto hace que podamos llevar una administracin muy sencilla, prctica, transparente y de mucho valor para el proyecto.

Con quin lo voy hacer?

Quines sern los jugadores para este proyecto?, a quin voy a invitar?, este tema es muy extenso e incluso las grandes empresas y por ejemplo las armadoras, tienen toda un rea de su organizacin enfocada al desarrollo de proveedores. Se recomienda desarrollar una estrategia que nos ayude a definir: el tipo de proveedores que van a participar, las especialidades de las empresas, su ubicacin (locales o forneas), el tamao de la empresa, el organigrama de la empresa (es institucional o es familiar o tiene el soporte de un corporativo o es una persona sola), el rcord como empresa, recomendaciones, entre otras cosas.

Es importante que estos puntos los tengamos planeados, antes del lanzamiento de los concursos y de la invitacin de proveedores a nuestro proyecto. Es muy efectivo y de alto impacto para los resultados del proyecto y su planeacin que los proveedores conozcan estas estrategias para que puedan hacer propuestas competitivas, tengan claras las estrategias de adquisiciones o contratacin que se van a implementar, se familiaricen con la filosofa de nuestra administracin de proyectos y sobre todo que son tomados como parte del equipo ejecutor.

Antes de iniciar algn trabajo hay que tener en cuenta lo que he considerado una premisa en trayectoria: los que hacen todo el trabajo en un proyecto son los proveedores, as que es relevante en un proyecto contestarnos con quin lo voy hacer?.

Antonio Villarreal Saldaa

En 1986 egresa del Tec de Monterrey, de la carrera Arquitectura. Tiene ms de 20 aos de

experiencia en Administracin de Proyectos. En 1996 se vuelve miembro fundador y

Vicepresidente de Membresas del Project Management Institute Captulo Monterrey. Ha

participado como conferencista y expositor en diplomados y talleres en Administracin de

Proyectos de Escala Educacin Continua desde 1995. Actualmente es Director de General de

Escala desde el 2000.

Plan de Adquisiciones Quin, cmo, cundo, cunto con quin? Por Antonio Villarreal Saldaa

Tomado el 02/06/2015 de

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