IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS O CORRECTIVAS

Código PGA-06-R01

Versión 1

ACCION CORRECTIVA (No Conformidades Reales) X ACCION PREVENTIVA (No Conformidades Potenciales o

Riesgos)

Proceso: Gestión Académica Procedimiento: Admisión y matricula de

estudiantes Fecha: Octubre 15 de 2009

DETECTADA EN:

Revisión Dirección Auditoría Interna X Auditoria Externa Queja de los clientes Autocontrol del Proceso

DESCRIPCION

El proceso de admisiones que se está llevando con aspirantes 2010, no es proactivo. No se hace seguimiento a las personas que compraron formularios y las fechas son muy amplias. No se evidencia el resultado de la entrevista de ingreso. (Mariana Moreno Vargas-Transición). No se ha verificado que los acudientes de los estudiantes que no tomaron la póliza de servicio médico estén activos en el sistema de seguridad social. (Mariana Moreno Vargas-Transición). FIRMA :

ANALISIS DE CAUSAS

.

OTRO ¿CUAL? La no aplicación del procedimiento de acuerdo con la norma ISO 9001: 2008.

NO SE

EVIDENCIA UN

CORRECTO MANEJO DEL

PROCESO DE

ADMISIÓN Y MATRÍCULAS

Falta de asesoría previa.

Cronograma

Atención al cliente

Verificación del

proceso

Carpeta de Control

Control de Documentos

SECRETARIA

AUXILIAR

SECRETARIA ACÁDEMICA Y

SECRETARIA AUXILIAR

PERSONA METODOLOGÍA

SEGUIMIENTO

SECRETARIA

ACADÉMICA

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Versión 1

PLAN DE MEJORA

QUE (acción correctiva o

Preventiva) Cómo Cuándo Quién

Fecha de

seguimiento

Revisar el Cronograma de Admisiones y modificar su aplicabilidad

En reunión con el Comité Directivo 19 de octubre de

2009

Comité

Directivo y

Secretarias

Noviembre

Contactar a los clientes que han

adquirido el Formulario de

Admisión, para agilizar el proceso.

Comunicándose a los números

telefónicos consignados en la Lista de

Aspirantes.

23 de octubre Recepcionista 30 de octubre

Controlar que los documentos

anexos al formulario sean revisados

y/o diligenciados por las

psicoorientadoras y demás

personas que intervengan en el

proceso.

A través de una lista de chequeo de

documentos, para verificar que los

mismos tengan la aprobación de quien

corresponda.

Al recibir el paquete

de entrevistas

realizadas por la

Psicoorientadoras y

después que el

Comité Directivo

otorgue el cupo.

Secretarias Noviembre

Verificar la existencia de todos los

requisitos para estudiantes

antiguas.

Revisando la carpeta de cada una de

las estudiantes e informando a través

de circular los documentos faltantes,

los cuales deben ser entregados a

Secretaría para evitar contratiempos

con la matrícula del año 2010

Octubre Secretarias 30 de

Noviembre

Hacer obligatoria la adquisición del

Seguro Estudiantil Requisito para la Matrícula

Al hacer efectiva la

matrícula en la

Institución

Secretaria

Académica

Diciembre de

2009

Reserva de Cupo

Convocando una reunión con las

personas que intervienen el proceso,

donde de establezca la metodología

para Informar a las estudiantes

antiguas que pueden adquirir sin

ningún costo el Formato de Reserva de

Matrícula.

21 de octubre

Coordinadora

Administrativa

y Secretarias

Noviembre 13

Fecha Seguimiento Responsable

¿FUE EFICAZ LA ACCIÓN TOMADA? Si____ No____

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¿Por qué?

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