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CODIGO: Página 1 de 17 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.3.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN EN LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS. 1. OBJETO: Definir la gestión del supervisor del contrato y fijar el alcance de su responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación técnica, administrativa y contable sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado. 2. ALCANCE: Aplica a la gestión del supervisor del contrato para fijar el alcance de su responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación técnica, administrativa y contable sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado, desde el momento de su designación hasta la liquidación del contrato. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO 1. Minuta del Contrato Oficina Asesora Jurídica 2. Documentos de Selección y Adjudicación Oficina Asesora Jurídica 3. Comunicación que designa Supervisor Director Ejecutivo
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DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__
6.3.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN EN LA
EJECUCION DE LOS CONTRATOS.
1. OBJETO:
Definir la gestión del supervisor del contrato y fijar el alcance de su
responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación
técnica, administrativa y contable sobre la ejecución y cumplimiento del objeto
contratado.
2. ALCANCE:
Aplica a la gestión del supervisor del contrato para fijar el alcance de su
responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación
técnica, administrativa y contable sobre la ejecución y cumplimiento del objeto
contratado, desde el momento de su designación hasta la liquidación del contrato.
3. DOCUMENTOS DE ENTRADA:
DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO
1. Minuta del Contrato Oficina Asesora Jurídica
2. Documentos de Selección y
Adjudicación Oficina Asesora Jurídica
3. Comunicación que designa
Supervisor Director Ejecutivo
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EJECUCION DE LOS CONTRATOS.
4. POLÍTICAS:
Un Supervisor o Interventor es el responsable de cumplir y hacer cumplir el
conjunto de normas contenidas en los pliegos de condiciones o su equivalente
y el clausulado del contrato; debe velar por el cumplimiento de las
especificaciones técnicas del objeto contratado, las actividades administrativas,
legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos y convenios
y sus respectivos planes operativos.
Para los efectos pertinentes se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Interventor: Es la persona contratada, un tercero, contratista independiente
de CORMAGDALENA, que tiene la obligación contractual de desarrollar las
actividades que implican la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de los
contratos; puede ser una Persona Natural o Jurídica.
Supervisor: Es el funcionario de CORMAGDALENA a quien se haya
designado para los mismos fines y propósitos; por ser funcionario de
CORMAGDALENA siempre será una persona natural.
Todo contrato o convenio suscrito por CORMAGDALENA debe ser supervisado
por un funcionario de nivel directivo o asesor, sin embargo este funcionario
podrá desconcentrar total o temporalmente la supervisión del contrato,
mediante comunicación escrita a un servidor publico de nivel profesional o
técnico, quien asumirá todas las funciones, responsabilidades y prohibiciones
del supervisor.
El Director Ejecutivo de CORMAGDALENA, mediante comunicación dirigida al
servidor público, designará Supervisor para todos los procesos contractuales.
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La Supervisión inicia con la comunicación del Director Ejecutivo y finaliza con la
liquidación del contrato o convenio.
Todo cambio de Supervisor implica un empalme entre el Supervisor entrante y
saliente.
El supervisor en cumplimiento de sus responsabilidades, podrá solicitar apoyo o
concepto de cualquier dependencia o servidor público de CORMAGDALENA.
Ninguna orden del supervisor de un contrato podrá ser verbal. Es obligatorio
para el supervisor entregar por escrito sus órdenes y ellas deben enmarcarse
dentro de los términos del respectivo contrato.
Los supervisores serán responsables por sus actuaciones y decisiones durante
la ejecución del contrato y esta responsabilidad podrá ser solidaria con la
entidad contratante, cuando por sus actuaciones culposas o dolosas se causen
perjuicios al contratista o a terceros.
El supervisor dentro de su gestión, se sujetará a las especificaciones técnicas
básicas y complementarias contenidas en el pliego de condiciones, o su
equivalente, teniendo en cuenta las normas técnicas nacionales con el fin de
controlar y verificar la ejecución, el cabal cumplimiento de los trabajos y
realizar las pruebas de calidad que sean necesarias.
Quien ejerza la función de supervisión y control deberá utilizar los medios
otorgados por la ley para asegurar el cumplimiento del objeto contractual.
Se entenderán como responsabilidades del supervisor entre otras:
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A. Sobre la supervisión técnica:
1. Suscribir el acto de inicio y ordenar la ejecución del contrato.
2. Aprobar el plan operativo y financiero de los contratos que así lo
requieran y el cronograma de ejecución de actividades.
3. Inspeccionar mediante visitas de campo las obras y llevar un registro
fotográfico o fílmico de su desarrollo.
4. Controlar y verificar que la ejecución del objeto contraído se haga en
un todo de acuerdo con las especificaciones técnicas, básicas y
complementarias establecidas, contenidas en el pliego de condiciones y
en la propuesta del oferente seleccionado.
5. Vigilar y comprobar el cabal cumplimiento de las actividades
adelantadas en desarrollo del objeto contratado de conformidad con el
cronograma propuesto y las condiciones técnicas establecidas.
6. Exigir al interventor, contratista o conviniente informes mensuales de
avance de obra incluyendo un informe de impacto ambiental. Si el
objeto del contrato no es un a obra exigirá informe sobre las actividades
contratadas.
7. Realizar o supervisar las pruebas de calidad necesarias.
B. Sobre la supervisión administrativa:
1. Diligenciar un informe mensual de avance cuya copia debe remitirla a la
oficina de Control Interno.
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2. Conformar un expediente en forma cronológica, debidamente foliado de
toda la documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del
contrato o convenio, así como de la correspondencia cruzada entre las
partes, copia de las respuestas dadas, copia de los oficios producidos por
Control Interno con ocasión del contrato o convenio, al igual que las
actuaciones que con respecto al mismo haya adelantado o haya requerido
cualquier órgano de control. Para ello llevará una planilla en la cual
anotará cronológicamente las entradas y/o salidas de los documentos.
3. Autorizar oportunamente los pagos que haya que realizar al contratista y
hacer seguimiento hasta finalizar el proceso con el fin de evitar recargos
por mora a CORMAGDALENA.
4. Proyectar y preparar respuesta a cualquier solicitud del contratista o
Conviniente, en un término no mayor a tres días hábiles para la firma del
funcionario competente.
5. Exigir la iniciación del contrato dentro de los plazos estipulados,
amparados por la garantía única y los demás amparos solicitados en el
contrato. Suscribir con estos datos el acta de iniciación del contrato.
6. Efectuar visitas y solicitar la información que estime conveniente, y
programar revisiones periódicas para efectuar las pruebas y controles que
considere indispensables.
7. Sugerir en forma motivada y detallada al superior jerárquico la aplicación
de las cláusulas de multas, penal pecuniaria, caducidad o cualquier otra
sanción.
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8. Requerir al contratista frente a situaciones que puedan desencadenar un
incumplimiento, e informar oportunamente a CORMAGADALENA sobre
tales hechos para la estimación de las medidas a que hubiere lugar.
9. Proyectar las actas de suspensión y reinicio y diligenciar su firma cuando
fueren necesarias. Una vez diligenciadas, solicitar la ampliación de las
garantías. Las copias de la suspensión y reinicio deben ser enviadas al
garante.
10. Disponer la suspensión de las actividades que se estén adelantando en
forma contraria a las especificaciones básicas previstas para la ejecución
del objeto contratado y proponer alternativas de solución.
11. Ejercer control sobre el cumplimiento de las obligaciones del contratista
derivadas del contrato celebrado y relacionadas con sus obligaciones
tributarias y laborales frente a los trabajadores, tales como pago de
salarios, prestaciones sociales, pagos a la seguridad social, parafiscales,
planes de salud ocupacional, etc.
12. Supervisar que el contratista cumpla con las directrices y medidas
determinadas por la autoridad competente tales como licencias, permisos,
plan de manejo ambiental, etc.
13. Elaborar las actas mensuales de cumplimiento y estado del contrato.
14. Informar oportunamente al superior jerárquico cualquier anomalía en
ejercicio de la supervisión.
15. Preparar y diligenciar la solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal oportunamente cuando el contrato o convenio vaya a ser
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adicionado y solicitar su aprobación por parte del ordenador del gasto; una
vez realizado el estudio de conveniencia y oportunidad para la adición y
preparada la documentación necesaria y jurídica solicitar por escrito la
elaboración de la adición, ampliación o prorroga a la Oficina Asesora
Jurídica.
16. Presentar ante CORMAGDALENA el informe final de supervisión con el
fin de establecer y corroborar el cumplimiento del objeto contratado.
17. Elaborar y suscribir el acta de recibo definitivo del objeto contratado.
18. Verificar la existencia y suficiencia de los amparos de la garantía única.
19. Elaborar el acta de liquidación del contrato y diligenciar su firma si tal
responsabilidad no recae sobre el interventor, la cual remitirá a la Oficina
Asesora Jurídica.
20. El Supervisor se abstendrá de autorizar el pago de la ultima factura del
contrato, hasta tanto este no hubiere sido liquidado, haciendo constar tal
circunstancia en el acta de liquidación.
21. Recomendar y convenir las adiciones de ampliaciones del objeto del
contrato.
C. Sobre la supervisión contable.
1. Ejercer control sobre el programa de costos, el plan de gastos mensual, los
gastos de flujo del proyecto y ejecución de desembolsos e informes del
estado financiero del contrato.
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2. Revisar y comprobar que los soportes de gastos estén bien elaborados sin
tachaduras ni enmendaduras.
3. Revisar los libros de contabilidad del contratista y requerir la información
que estime conveniente.
Constituyen prohibiciones de los Supervisores:
1. Transar diferencias.
2. Conciliar divergencias.
3. Suspender el contrato o convenio.
4. Autorizar adiciones o ampliaciones al contrato o convenio.
5. Suprimir ítem o cambio de cantidades de obra, sin autorización del
ordenador del gasto.
6. Recibir dadivas o recompensas de parte del contratista.
Cuando se trate de adquisición de bienes de características uniformes y de
común utilización a través de Bolsas de Productos, CORMAGDALENA, podrá
adelantar supervisión e interventoría sobre la ejecución de las operaciones que
por su cuenta realicen en las bolsas de productos. En el evento en el cual
CORMAGDALENA, verifique inconsistencias en la ejecución, procederá a
poner en conocimiento de la bolsa tal situación con el propósito que la misma
examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de
conformidad con sus reglamentos y de ser el caso notifique de su
incumplimiento a su organismo de compensación.
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En el evento en que CORMAGDALENA requiera de labores de supervisión que
no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos
especializados, podrá realizar contratos de prestación de servicios profesionales
para apoyar esta labor, siempre y cuando el Director Ejecutivo de
CORMAGDALENA apruebe esta gestión.
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5. DISPOSICIONES LEGALES:
La Ley 80 de 1993, Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública
La Ley 1150 de 2007, Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con recursos públicos.
Decreto 2474 del 2008, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150
de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva,
y se dictan otras disposiciones.
Resolución N° 00310 del 10 de Octubre de 2005 de CORMAGDALENA, “Por
medio del cual se fijan las responsabilidades y funciones de supervisores de
convenios y contratos”.
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PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE
DIRECTOR EJECUTIVO
ACTO ADMINISTRATIVO DE DESIGNACIÓN
DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN
OFICINA ASESORA
SUPERVISOR/ INTERVENTOR
PLIEGOS DE CONDICIONES O SU EQUIVALENTE
PROPUESTA DEL OFERENTE SELECCIONADO
INFORMACIÓN DEL CONTRATO
SUPERVISOR/ INTERVENTOR
ACTA DE INICIACIÓN DEL
CONTRATO
• Suscriba el acta iniciación del contrato a partir del
momento en que se haya legalizado el mismo.
• Exija la iniciación dentro de los plazos
estipulados, amparados por la garantía única.
3. SUSCRIBIR EL ACTA DE INICIO
• Reciba de la Oficina Asesora Jurídica la
información necesaria del contrato a supervisar.
• Analice la información suministrada por la
Oficina Asesora Jurídica con el propósito de
establecer las políticas claras y precisas para
realizar el proyecto de manera efectiva.
2. SOLICITAR DOCUMENTOS A LA
OFICINA ASESORA JURIDICA
INICIO
• Designe al Supervisor del contrato mediante acto
administrativo.
• Notifique la comunicación al funcionario público
elegido para la supervisión.
1. DESIGNAR AL SUPERVISOR
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EJECUCION DE LOS CONTRATOS.
PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
PLIEGO DE CONDICIONES
PROPUESTA DEL
OFERENTE
PERFILES Y REQUISITOS
PLAN OPERATIVO
PLAN FINANCIERO
CRONOGRAMA DE
EJECUCIÓN
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
EXPEDIENTE
CRONOLÓGICO
REGISTRO FOTOGRÁFICO
O FÍLMICO
INFORMES MENSUALES
DE AVANCE
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
ACTAS PARCIALES DE
EJECUCIÓN
FACTURAS PRESENTADAS
POR EL CONTRATISTA
• Conforme un expediente en forma cronológica,
con la documentación del desarrollo del
contrato.
• Inspeccione mediante visitas de campo la labor
contratada y lleve registro fotográfico o fílmico
de su desarrollo.
• Elabore las actas mensuales de cumplimiento.
• Exija y estudie los informes mensuales de avance
de la labor contratada presentados por el
contratista.
•
5. REGISTRO DE AVANCE DE LABOR
CONTRATADA
4. ACTIVIDADES DE INICIO DE LA
EJECUCION DEL CONTRATO
. • Analice y apruebe el plan operativo, financiero y
cronograma de ejecución de objeto del contrato.
• Verifique que el personal encargado de la
ejecución del proyecto cumpla con los perfiles y
requisitos establecidos en el pliego de
condiciones o su equivalente.
• Visite el lugar donde se desarrollará el proyecto.
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6. AUTORIZACIÓN DE PAGOS
• Autorice todo pago al contratista o Conviniente,
incluyendo el anticipo. Ver aclaración X1.
• Envié copia de cada pago efectuado a la carpeta
del contrato.
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PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
ACTAS DE ENTREGA
PARCIALES
ACTA DE RECIBO DEFINITIVO
DEL CONTRATO
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
AMPAROS DE GARANTIA UNICA
REQUERIMIENTO AL CONTRATISTA
SUPERIOR JERARQUICO
COMUNICACIÓN AL GARANTE
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
ACTA DE LIQUIDACIÓN
• Verifique la existencia y suficiencia de los
amparos de la garantía única.
• Requiera al contratista frente a situaciones que
puedan desencadenar un incumplimiento, e
informe oportunamente a CORMAGADALENA.
• Informe al superior jerárquico sobre cualquier
circunstancia que refleje incumplimiento total o
parcial del contrato.
• Si el concepto del superior jerárquico es
incumplimiento, informe al garante y remítase al
procedimiento de imposición de sanciones.
7. CONTROL DE CUMPLIMIENTO
• Revise y suscriba las actas de entrega parcial y
final del proyecto u objeto pactado.
• Elabore y suscriba con el contratista el acta de
recibo definitivo del contrato.
• Elabore el acta de liquidación del contrato y
diligenciar su firma si tal responsabilidad no
recae sobre el interventor, la cual remitirá a la
Oficina Asesora Jurídica.
8. ACTA DE LIQUIDACIÓN
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PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
SOPORTE DE PAGO AL CONTRATISTA
FACTURAS ACTA DE LIQUIDACIÓN
SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
BALANCE FINAL DE EJECUCION
ACTA RECIBO DE OBRA
• Autorice el pago de la última factura del contrato,
teniendo en cuenta que ya se hubiere liquidado, y
haga constar tal circunstancia en el acta de
liquidación.
• Presente un balance final de ejecución y recibo de
obra o actividad objeto del contrato. Ver
aclaración X2.
10. BALANCE FINAL
9. PAGO AL CONTRATISTA
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FIN
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7. ACLARACIONES
X1: Los pagos deben realizarse en forma oportuna, para evitar recargos por mora
a cargo de CORMAGDALENA, previa revisión y evaluación de las facturas
presentadas por el contratista o Conviniente a CORMAGDALENA. Se debe llevar un
registro.
X2: Cuando la obra o actividad objeto del contrato este inconclusa a su recibo,
debe dar aviso al garante inmediatamente y solicitar el apoyo de la Oficina Asesora
Jurídica.
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7. REGISTROS ASOCIADOS
DOCUMENTO PROVEEDOR
Documentos de entrada Secretario general y/o planeación
Objetivos y estrategias Funcionarios de la entidad
Requerimiento de necesidades Funcionarios de la entidad
Respuesta requerimiento Secretario general y/o planeación
Plan de compras Ejecutor del presupuesto - funcionarios de la entidad
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8. MODIFICACIONES
VERSION DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
01 Documento Inicial
