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ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 10 DE MAYO DE 2020

SERVICIO DE INFORMÁTICA | UNIVERSIDAD DE ALICANTE

FIRMA DOCUMENTO MANUAL USUARIOS

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Equipo de desarrollo de la Administración Electrónica Servicio de informática | Universidad de Alicante

E-03690 | Campus de Sant Vicent del Raspeig | España [email protected] | www.ua.es

FIRMA DOCUMENTO. EADM

Equipo de desarrollo de la Administración Electrónica 2 Servicio de informática | Universidad de Alicante

FIRMA DOCUMENTO. MANUAL DE USO

1. INTRODUCCIÓN

El Servicio de Informática ha preparado una herramienta para facilitar la firma de documentos

electrónicos.

Esta utilidad permite el envío de un documento (el formato debe ser pdf o xml y no superar los 20 Mb)

a otra persona (puede ser un destinatario o varios) para que lo firme electrónicamente. El documento se

deposita en su portafirmas y el firmante recibirá un aviso de que tiene un documento pendiente de firma.

Se puede firmar utilizando la tarjeta de coordenadas, que ya se usa en otros trámites, o bien con

certificado digital/Cl@ve firma. De forma general, para documentos de uso interno de la universidad (solicitud

de permisos, justificantes de gasto, informes internos...), se solicitará la firma de tarjeta de coordenadas,

mientras que para documentos que deben de surtir efecto fuera de la universidad, se solicitará un certificado

digital del firmante o bien las credenciales de Cl@ve firma si se dispone de ella.

En todos los casos, al documento firmado se le añade un código de verificación (CSV) para el caso de

que el documento deba imprimirse y asociarse a un expediente en papel. Si el documento firmado se va a

incorporar a un expediente electrónico, la herramienta permite vincularlo al expediente ya existente.

Opcionalmente se puede dar permiso de consulta a otros usuarios, aunque no sean éstos los que vayan

a firmar el documento.

A continuación, se describe su funcionamiento detalladamente.

NOTA: No se pueden firmar documentos en formato pdf que estén protegidos/bloqueados con

o sin contraseña.



2. DESCRIPCIÓN. EMISOR DEL DOCUMENTO.

Para poder enviar un documento a firmar el usuario debe acceder a UACloud -> Administración

Electrónica -> Portafirmas y elegir la opción Subir documento para firmar

FIRMANTES DEL DOCUMENTO

El primer paso es cumplimentar el email de la persona que va a firmar el documento. En caso de que

sean varias las personas que deben firmarlo, se pueden ir añadiendo con el botón <+AÑADIR>. Es

importante saber que en caso de añadir varios firmantes el orden de firma será secuencial, es decir, se

enviará el documento al primer firmante y cuando lo haya firmado llegará al segundo firmante y así

sucesivamente hasta llegar a la firma del último firmante.

Un caso especial y que puede ser muy útil es que puedes enviarte tú mismo un documento que

necesites firmar poniendo tu propia dirección de correo.

CASO ESPECIAL DE FIRMANTES QUE NO PERTENECEN A LA U.A.

Si uno o varios de los firmantes son una persona externa a la Universidad de Alicante primero hay

que darla de alta rellenando el formulario que aparece al pulsar <+DAR DE ALTA PERSONA EXTERNA A

LA UA>. Los firmantes externos a la UA solo pueden firmar documentos con certificado electrónico o Cl@ve

permanente. Éstos no disponen de tarjeta de coordenadas de la Universidad.



Al pulsar <+DAR DE ALTA PERSONA EXTERNA A LA UA> aparece el siguiente formulario donde se

introducen los datos del firmante externo:

Una vez completado el formulario se pulsa el botón <+CREAR USUARIO>, si hay algún error aparecerá

en rojo, y si es correcto se mostrará en verde el mensaje ‘Usuario creado correctamente’.

Si es necesario introducir más firmantes externos se pulsará de nuevo <+DAR DE ALTA PERSONA

EXTERNA A LA UA>, y se procederá igual que con el primero.



PERMISOS DE CONSULTA SOBRE EL DOCUMENTO

En caso necesario se pueden añadir a personas que pueden consultar el documento. En este caso, no

se permite la consulta a personas externas a la UA, por tanto, las personas a las que se les autoriza la consulta

deben ser personal perteneciente a la Universidad de Alicante.

Las personas aquí indicadas podrán consultar el documento enviado a firma a pesar de no participar

en el circuito de firma. Para saber cómo consultar los documentos puede acceder al apartado 5 de este

documento.

ASOCIACIÓN A EXPEDIENTES

En el caso de que se necesite asociar el documento a un expediente electrónico ya existente se puede

indicar a continuación, detallando el número del expediente:

En el caso de que el expediente al que se asocia el documento tenga expedientes relacionados se

puede permitir que el documento también sea visible en estos expedientes relacionados pulsando el check

de “Documento visible en expedientes relacionados”. Estos casos son específicos de determinados

trámites como pueden ser convocatorias y sus solicitudes. Si no fuese este el caso, se puede dejar sin marcar

el check.



DOCUMENTO A FIRMAR

Por último, solo queda seleccionar el documento a enviar y señalar de qué tipo es, recuerde que el

formato del documento debe ser pdf o xml obligatoriamente y que el tamaño del documento no puede exceder

los 20 Mb.

Es obligatorio indicar el tipo de documento que se va a enviar, puesto que de este tipo elegido

dependerá el método de firma que se va a utilizar para firmar el documento. También es importante especificar

una breve descripción puesto que nos facilitará identificar posteriormente el documento cuando se realice una

consulte o una búsqueda.

Para elegir el documento a firmar solo hay que pulsar el botón <Examinar> y navegar por nuestro

ordenador hasta encontrarlo y seleccionarlo.

Si tiene dudas respecto a qué tipo de documento seleccionar, puede consultar una ayuda que le

orientará, para ello pulse el título y le

aparecerá una explicación (volviendo a pulsar el título puede ocultar la explicación).



En caso de considerar que los tipos de documentos no se ajustan al que usted necesita enviar, por

favor, le rogaríamos que pulsase el botón de para ponerse en contacto con

nostros y realizar la petición de un nuevo tipo de documento.

Pulsando el botón siguiente podrá acceder a un resumen de todos los datos indicados para que los

revise antes de enviar definitivamente el documento a firma. Si detecta algún dato incorrecto puede volver y

corregirlo, pero si pulsa <Confirmar> se enviará el documento a firma y se facilitará el número de expediente

asignado:

En este mismo instante el firmante recibe un correo de aviso indicando que tiene un documento

pendiente de firma.

3. DESCRIPCIÓN. RECEPTOR DEL DOCUMENTO.

A continuación, puede ver un ejemplo del correo que recibe el firmante donde se le indica el tipo de

documento junto con su nombre y se le da la facilidad de acceder directamente a la firma sin necesidad de

salir del correo y acceder a su portafirmas desde UACloud.



Cuando el receptor accede al portafirmas puede tener varios documentos pendientes de firma. No es

necesario que firme los documentos uno a uno ya que se podrían firmar varios de ellos al mismo tiempo

marcando la casilla que aparece al lado del Número del expediente, siempre que el método de firma sea el

mismo.

También se puede acceder al portafirmas en cualquier momento desde UACloud->Administración

Electrónica dentro del menú Portafirmas -> Pendientes de firma.

4. AYUDA SOBRE EL TIPO DE FIRMA A UTILIZAR.

A la hora de realizar la firma hay dos modalidades:

Tarjeta de coordenadas: Este método de firma se utilizará para los tipos de documentos

siguientes: Autorización UA, Documento interno UA, justificante de gasto, Acta de órgano

colegiado. Se utilizará la tarjeta de coordenadas que ya se usa en otros procesos de firma.



NOTA: Si no dispone todavía de tarjeta de coordenadas puede solicitarla a través del

siguiente el enlace:

https://cvnet.cpd.ua.es/uaSolicitudes/Home/Create/?id=9&dato41=UACLOUD&idioma=es

Documento externo UA: Se realizará la firma digital utilizando un certificado electrónico o bien

Cl@ve permanente.

4.1) FIRMA CON TARJETA DE CLAVES UA (TARJETA DE COORDENADAS)

En el momento de la firma el sistema solicitará una clave que habrá recibido en su correo personal,

indicando la clave y pulsando <ACEPTAR> el documento se habrá firmado.

4.2) FIRMA DIGITAL (CERTIFICADO ELECTRÓNICO, @CLAVE PERMANENTE):

Cuando se utiliza este método de firma, automáticamente el sistema llevará al usuario a la plataforma de firma del Estado.

Puede obtener más información de este proceso de firma en el ANEXO I

Una vez realizada la firma, el proceso vuelve automáticamente a la plataforma de e-Administración de

la Universidad de Alicante.



En cualquier caso, cuando un documento se haya firmado ya no aparecerá entre los documentos Pendientes

de firmar.

5. CONSULTA DE FIRMAS REALIZADAS

Para poder consultar los documentos enviados a firma, puede acceder a UACloud -> Administración

Electrónica y entrar en el menú Portafirmas -> Histórico de firmas



En el desplegable de “documentos” tenemos dos opciones:

- Firmas realizadas: muestra los documentos que hemos firmado.

- Firmas realizadas: muestra los documentos para los que hemos anulado la firma.

- Subidos para firmar: muestra los documentos que hemos subido para firmar o documentos a los

que nos han dado permisos de consulta cuando se subieron a firmar y así lo especificó el emisor

del documento.



6. GENERAR COPIA ELECTRÓNICA.

Los documentos firmados con certificado digital, una vez firmados, permiten la obtención de una copia

electrónica auténtica para imprimir en papel. En la última página de la citada copia electrónica se muestran

los firmantes.

Para obtener la copia electrónica imprimible del documento, al consultar el expediente firmado con

certificado digital y finalizado, verá que parece la opción ‘Generar copia electrónica’.

Al pulsar esta opción, el siguiente paso es confirmar la acción:

Al confirmar, aparece en los documentos asociados al expediente la copia imprimible.



En la copia generada, al final de la última página, se verán los firmantes:



ANEXO I

FIRMA CON CL@VE FIRMA

La principal novedad que incorpora el sistema ‘Cl@ve firma’, es la posibilidad de realizar la firma

electrónica mediante certificados electrónicos centralizados, es decir certificados electrónicos almacenados

y custodiados por la Administración Pública.

Estos certificados centralizados, o "certificados en la nube" permiten al ciudadano firmar documentos

electrónicos desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet y sin ningún equipamiento adicional.

Para utilizar la firma centralizada es necesario haber realizado previamente los siguientes pasos:

1. Registro en el sistema Cl@ve permanente: El ciudadano proporciona sus datos de registro en el

sistema, bien de forma presencial en una oficina ante un empleado público habilitado al efecto o

bien de forma telemática.

2. Activación de la Cl@ve Permanente: Consiste en la obtención de las credenciales de acceso al

sistema mediante credenciales basadas en usuario y contraseña, y que deben ser custodiadas

por el ciudadano. La validez de la contraseña está limitada en el tiempo. Adicionalmente, y

cuando el tipo de trámite lo requiera, la modalidad de identificación Cl@ve permanente podrá



proporcionar un nivel de garantía en la autenticación superior, mediante una verificación de

seguridad adicional a través de un código de un solo uso (OTP, “One Time Password”) que se

envía al dispositivo móvil del usuario.

3. Generación del certificado de firma: Esta acción se puede realizar de manera automática en el

momento de realizar la primera firma, o en cualquier otro momento a voluntad del usuario.

Los pasos 1 y 2 se pueden realizar en el Registro General de la Universidad de Alicante.

Si la persona está registrada previamente con clave pin pero no dispone de sistema Cl@ve

permanente no podrá generar el certificado en la nube y la firma fallará:

Ante esto, la persona debe acudir a un punto de registro presencial para que le faciliten las

credenciales de Cl@ve permanente. El Registro General de la Universidad de Alicante provee Cl@ve

permanente.

Seleccionando firmar con Cl@ve permanente se muestra el certificado en la nube disponible y su

fecha límite de validez que puede utilizar para la firma. Si es la primera vez que utiliza Cl@ve permanente el

sistema le pedirá que emita el certificado en la nube. Una vez emitido, podrá usarlo para firmar.

En la siguiente pantalla debe introducir su contraseña Cl@ve permanente y el código recibido en su

teléfono.



FIRMA CON AUTO FIRM@:

Con este método la firma se lleva a cabo con certificado local o con uno almacenado en una tarjeta

criptográfica. Para poder realizar este tipo de firma es necesario tener instalado previamente en nuestro

ordenador el software de Autofirm@:

https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

Al pulsar <Firmar> aparece esta pantalla:



En caso de no tener instalado un certificado en nuestro ordenador, nos pedirá que insertemos la tarjeta

criptográfica en el lector de tarjetas

Debemos seleccionar un certificado:

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