8 de agosto de 2014 Documento preliminar sobre los preparativos del XLV Período Ordinario de...
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8 de agosto de 2014
Documento preliminar sobre los preparativos del XLV Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea
General, Pétion-Ville, República de Haití , 7, 8 y 9 de junio de 2015
(Presentación preparada por la Oficina de la Jefatura de Gabinete del Secretario General Adjunto)
Preparativos Asamblea General
1. Estructura de los órganos políticos
2. Aspectos sustantivos
3. Aspectos logísticos • Aspectos importantes• Etapas de los preparativos logísticos
4. Estructura del equipo de la OEA encargado de los preparativos para la Asamblea General
5. Información de referencia • Calendario de actividades (XLIII período ordinario de sesiones de la Asamblea General)• Números de participantes (Asambleas 2007 – 2013)• Costos (Asambleas 2007 – 2013)
6. Preguntas y respuestas
Estructura
Índice
Asamblea General
Consejo Permanente
Reuniones de Consulta
CIDI
Comisión General
Comisión de
Asuntos Jurídicos y Políticos
Comisión de
Seguridad Hemisférica
Comisión de
Asuntos Administrativos y Presupuestarios
PPP 2014
CISC
GT/MISPA IV
DADIN
RVPP
DHPM
CASA
Actividades antes y durante la AG
Asamblea General
Plenaria de la Asamblea General
Comisión Preparatoria
Consejo Permanente
Comisión General
Índice
Aspectos Sustantivos
Preparativos Asamblea General (Aspectos Sustantivos)
1. Actividades antes y durante una Asamblea General• Consejo Permanente • Comisión Preparatoria de la Asamblea General• Comisión General de la Asamblea General • Sesiones Plenarias
2. Diagramas de flujo• Consejo Permanente• Comisión Preparatoria de la Asamblea General
Índice
Actividades del CP en preparación a la AG
Asamblea General
Consejo Permanente
Informes
Proyectos de resolución y Declaración
Invitaciones a la AG
Índice
Aspectos Sustantivos
Actividades de la AG/CP en preparación a la AGAsamblea General
Comisión Preparatoria
(Proyectos)ü Temarioü Calendarioü Procedimientos
Proyecto de resolución Techo Presupuestario
Proyecto de Declaración
Índice Aspectos Sustantivos
Actividades de la AG/CG durante la AG
Asamblea General
Comisión General
Proyectos de resolución y declaración no
acordados en el CP
Proyectos de resolución y declaración
presentados durante la Asamblea General
Índice Aspectos Sustantivos
Plenaria de la AG (Resoluciones, Declaraciones, Temario, Calendario, y Procedimientos)
Asamblea General
Comisión General
Documentos acordados en el CP y
la AG/CP
Proyectos de resolución y declaración no
acordados en el CP
Documentos no acordados en la
AG/CG
Documentos acordados en la
AG/CG
Plenaria de la Asamblea General
Proyectos de resolución y declaración
presentados durante la Asamblea General
Aspectos SustantivosÍndice
Diagramas de flujo preparativos AG – CP y AG/CP
Asamblea General
Consejo Permanente
Comisión Preparatoria
(Proyectos ) Temario Calendario Procedimientos
Informes
Proyectos de resolución y Declaración
Invitaciones a la AG
Proyecto de resolución Techo Presupuestario
Proyecto de DeclaraciónÍndice Aspectos Sustantivos
Diagrama de flujo - CP Julio
Mayo
1 semanaantes
Marzo
Instalación de ComisionesElección de Presidentes, y Asignación de mandatos
Agosto
Comisiones
ü Elección de Vicepresidentesü Plan de Trabajoü Instalación de Grupos (si corresponde)ü Implementación del Plan de Trabajo
Implementación y seguimiento de Mandatos
(Actividad realizada durante todo el año)
Consideración de proyectos de resoluciónü Metodología de trabajoü Establecimiento de fecha límite para la
recepción de proyectos de resolución
Recepción de los informes de las Comisiones y sus
Grupos de Trabajo (Incluye proyectos de resolución y
declaración)
Informe de actividades(Incluye proyectos de resolución y
Declaración considerados)
ü Comisión General (CP/CG)ü Comisión de Asuntos Jurídicos y Políticos (CAJP)ü Comisión de Seguridad Hemisférica (CSH)ü Comisión sobre Gestión de Cumbres Interamericanas y
Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA. (CISC)
ü Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)
ASAMBLEA GENERALÍndice Aspectos Sustantivos
Diagrama de flujo - AG/CP
DIC 2014
Max. 30 días
antes
Max. 15 días
antes
Reunión de la AG/CPAprobación del Proyecto de Temario
(artículo 20)
Max. 45 días
antes
Reunión de la AG/CPRecepción del Proyecto de Temario (Enviarlo
a los Estados Miembros, artículo 32)
ü Límite para hacer modificaciones al Proyecto de Temario (Votación 2/3, artículo 20)
ü Límite para la recepción de los informes de la SUB. AAP y el GT Declaración
ü Proyecto de Temarioü Proyecto de
Calendario****ü Procedimientos
ü Techo presupuestarioü Recepción Proyecto
de Declaración (presentado por el país sede)
ü Deliberaciones proyecto de Declaración
Convocatoria Reunión AG/CP Convocada por la Presidencia del CP
SUB. AAP
Primera Reunión de la AG/CP
SUB.TP GT Declaración
ü Instalación de órganos ü Elección de autoridades (Presidencia - país sede)ü Establecimiento del orden de precedencia
Proyecto de Temario a ser enviado a los Estados
Miembros
Proyecto de Temario a ser aprobado por la AG/CP
Proyecto de Calendario
Procedimientos
ASAMBLEA GENERAL
ENE 2015
Índice Aspectos Sustantivos
Preparativos Asamblea General (Aspectos Logísticos)
Índice
Logo Presupuesto Acuerdo Boletines
informativos para delegaciones y funcionarios de la OEA
Cronograma Hotel Sedes Transporte Seguridad Sitio Web Calendario de
actividades
IT Prensa Inscripciones/
acreditaciones Protocolo Actividades
turísticas para acompañantes
Preparativos Asamblea General (Aspectos Logísticos – etapas)
• Negociación y pre-planificación
• Planificación Logística
• Implementación Logística
• Ejecución – XLIV Asamblea General
Índice
Negociación y Pre-planificación
1. Primera visita preliminar2. Pre-planificación OEA3. Proyecto de acuerdo4. Designación coordinadores5. Proyecto de presupuesto6. Hoteles7. Distribución de espacios 8. Acuerdo y segunda visita preliminar9. Deposito contribución del país sede
Aspectos logísticosÍndice
Planificación Logística
1. Contratación de servicios2. Espacios3. Infraestructura4. Servicios de transporte5. Servicios de seguridad6. Otros servicios7. Tercera visita preliminar
Índice Aspectos logísticos
Implementación Logística
1. Lista de personal2. Compra de materiales3. Procedimientos varios4. Distribución del boletín informativo para delegados5. Acreditación de participantes6. Distribución del boletín informativo para el Staff7. Envío de material
Índice Aspectos logísticos
Ejecución – XLIV Asamblea General
1. Instalación de redes,2. Oficinas (La Antigua, Guatemala), 3. Salones de reuniones, y4. Acreditaciones
Índice Aspectos logísticos
Espacios(La Antigua, Guatemala)
• Conversatorio con el SG y la Sociedad Civil• Conferencia Prensa • Diálogos • Sesión Inaugural • Programa Cultural • Recepción país sede a Jefes Delegación• Grupo de Trabajo (de ser necesario)• Salón Plenaria• Salón Comisión General
• Almuerzo Privado y Diálogo• Foto Oficial• Almuerzo + 1• Desayuno ó Almuerzo SICA (p/d)• Desayuno ó Almuerzo CARICOM (p/d)• Conferencia Prensa• Salón de Delegados (Permanente)• Comedor Delegados (Permanente)• VIP Lounge (Jefes Delegacion) (Permanente)• Holding Room y Bilaterales Regionales (Permanente)
Índice Aspectos logísticos
Distribución de oficinas (La Antigua, Guatemala)
• Oficinas MRE, SG y SGA• Oficina Protocolo• Acreditaciones delegaciones • Acreditaciones Prensa• Imprenta• Centro de Medios
Índice Aspectos logísticos
Estructura del equipo de trabajo - Preparación AG
Índice
SGA como Secretario de la CP. Jefe de Gabinete del SGA, Coordinación Ejecutiva. Director del Departamento de Gestión de Conferencias y
Reuniones. Grupo de trabajo, encabezado por el SGA, con
representantes de todas las áreas prioritarias y técnicas.
Secretaría de Relaciones Externas Departamento de Prensa y Comunicación
Departamento de Asuntos Internacionales Departamento de Servicios de Información y Tecnología Oficina de Protocolo
Ejemplo de calendario – Actividades previas (Guatemala)
1. Foro del sector privado (31 de mayo 2013)
2. TIC Américas 2013 –YABT (2 y 3 de junio de 2013)
3. Conversación entre el SG, el SGA y la Sociedad Civil (3 de junio de 2013)
4. Conferencia de Prensa del Ministro de Relaciones Exteriores de Guatemala, SG y SGA (3 de junio de 2013)
5. Diálogo de los Jefes de Delegación, el Secretario General y el Secretario General Adjunto con los representantes de la sociedad civil, de los trabajadores, del sector privado y otros actores sociales (4 de junio de 2013)
6. Diálogo de los Jefes de Delegación y el Secretario General con los Jefes de Delegación de los países observadores permanentes (4 de junio de 2013)Índice
Siguiente
Ejemplo de calendario – Martes 4 y miércoles 5 de junio (Guatemala)
1. 4 de junio de 2013:• Sesión inagural• Cena ofrecida por Su Excelencia señor Otto Pérez Molina, Presidente de la República de
Guatemala 2. 5 de junio de 2012:
• Primera y segunda sesión plenaria• Primera y segunda reunión de la Comisión General• Fotografía oficial de los Jefes de Delegación • Almuerzo Privado de Jefes de Delegación con el Secretario General y el Secretario General
Adjunto• Almuerzo de los Subjefes de Delegación • Diálogo Privado de Jefes de Delegación, acompañados por un delegado, con el Secretario
General y el Secretario General Adjunto • Recepción ofrecida por el Secretario General y el Secretario General Adjunto
Índice Siguiente
Ejemplo de calendario – Jueves 6 de junio (Guatemala)
• Reunión del Grupo de Revisión de Implementación de Cumbres (GRIC)• Tercera y cuarta sesión plenaria• Tercera reunión de la Comisión General• Almuerzo ofrecido por el Ministro de Relaciones Exteriores de Guatemala, Embajador
Luis Fernando Carrera Castro, en honor de las delegaciones • Sesión de clausura • Conferencia de Prensa de clausura
Índice
Número de participantesAsambleas anteriores (2007 – 2013)
Índice Sociedad Civil
PANAMA COLOMBIA HONDURAS PERU El SALVADOR BOLIVIA GUATEMALA
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Cancilleres 32 28 28 27 23 18 26
Staff OEA 131 126 112 114 96 95 96
Personal contratado 32 33 29 27 25 27 18
Participantes* 1040 1040 1060 959 1061 697 865
Prensa 420 460 310 540 320 340 179
Totales 1655 1687 1539 1667 1525 1177 1184
*Delegados, Observadores Permanentes, Organismos e Invitados Especiales (Organizaciones de la Sociedad Civil, Organizaciones de los Trabajadores y Organizaciones del Sector Privado)
Número de participantes – Sociedad CivilAsambleas anteriores (2009 – 2013)
Índice
HONDURAS PERU El SALVADOR BOLIVIA GUATEMALA
2009 2010 2011 2012 2013
Organizaciones de la Sociedad Civil
98 (147 representantes)
98 (170 representantes)
142 (244 representantes)
91 (130 representantes)
168 (275 representantes)
Organizaciones de trabajadores4 (28
representantes)2 (36
representantes)2 (41
representantes)2 (14
representantes)2 (8
representantes)
Organizaciones del sector privado
3 (6 representantes)
5 (12 representantes)
6 (17 representantes)
6 (8 representantes)
8 (15 representantes)
Organismos internacionales no gubernamental
3 (8 representantes)
1 (2 representantes)
Otros invitados 4 16
CostosAsambleas anteriores (2007 – 2013)
Índice
Año País Sede Contribución SG/OEA Contribución País Sede Costo Total Estimado
2007 Ciudad de Panamá - Panamá $ 157,900.00 $ 399,730.00 $ 557,630.00
2008 Medellín - Colombia $ 165,800.00 $ 489,014.00 $ 654,814.00
2009 San Pedro Sula - Honduras $ 168,100.00 $ 499,976.00 $ 668,076.00
2010 Lima - Perú $ 168,100.00 $ 648,429.00 $ 816,529.00
2011 San Salvador - El Salvador $ 168,100.00 $ 396,963.00 $ 565,063.00
2012 Cochabamba - Bolivia $ 168,100.00 $ 462,438.00 $ 630,538.00
2013 La Antigua - Guatemala $ 168,100.00 $ 366,126.00 $ 534,226.00
Preguntas y respuestas