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FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN

ECOPETROL S.A

RESPONSABILIDAD INTEGRAL

DIRECCIÓN DE HSE

CODIGO

ECP-DHS-I-028

Elaborado

31/05/2013 Versión: 2

_____________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha

sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2

2. GLOSARIO................................................................................................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES ........................................................................................................ 3

4. DESARROLLO ............................................................................................................................ 8

5. CONTINGENCIAS ..................................................................................................................... 10


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1. OBJETIVO

Fortalecer el COMPROMISO CON LA VIDA, a través del aseguramiento de conceptos básicos en HSE en

los trabajadores de empresas contratistas y subcontratistas, de forma que las actividades que estén

desarrollándose en instalaciones o áreas que estén bajo el control de riesgos de Ecopetrol, se ejecuten

sin incidentes que afecten a personas, el ambiente o la integridad de las instalaciones.

Adicionalmente, se busca clarificar la responsabilidad de las firmas contratistas para asegurar la

formación del personal que vinculan, previo al ingreso a laborar en los contratos firmados con Ecopetrol

S.A. sea en obras o servicios.

2. GLOSARIO

Briefing de seguridad: Inducción corta de HSE dirigida a personas que actúan como visitantes y

proveedores (solo para entrega de bienes).

Contratista: Empresa legalmente constituida, con autorización para desarrollar su objeto social en

Colombia con quien Ecopetrol S.A. ha establecido vínculo o relación contractual y que se encuentra

vigente a la fecha de la solicitud de inscripción a las diferentes fases del programa de Fomento del

Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A. Incluye subcontratistas.

Comportamiento seguro, limpio y saludable: Corresponde al comportamiento de las

personas para su protección, la de quienes le rodean y la protección del entorno. Estas acciones

pueden estar enmarcadas en las normas y procedimientos de ECOPETROL S.A. o pueden

obedecer a los conocimientos, experiencia y/o análisis de quien los demuestra. Bajo esta filosofía

estos comportamientos se deben demostrar tanto dentro como fuera del trabajo.

Condiciones específicas del Lugar: Es la información específica relativa a la seguridad física, la

salud, seguridad de procesos e industrial, protección contra incendios, el medio ambiente y las

condiciones de trabajo entre otras, suministrada por el dueño del área a los trabajadores de las

empresas contratistas.

DHS: Dirección de HSE.

Dueño del área: Corresponde al responsable directo con línea de mando (Jefes,

Superintendentes, Coordinadores, Supervisores) del área donde el contratista prestará sus

servicios.

Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A: estrategia que busca

asegurar que los participantes interioricen el concepto de compromiso con la vida en Ecopetrol

S.A., la cual es desarrollará en tres (3) fases enfocadas a fortalecer los conocimientos básicos en

HSE. Implica reforzar el compromiso con el cabal cumplimiento de la normatividad.

Habilitación de ingreso: corresponde a la aprobación y validación de cumplimiento de la fase II

del programa de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable. Los datos de las personas

habilitadas se encuentran en la base de datos oficial, definida y aprobada por la dirección de HSE.

HSE: De las siglas en inglés - Ocupacional Health, Safety and Environment: (H) Salud

Ocupacional, (S) Seguridad industrial y de procesos, (E) medio ambiente.


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Operador del curso: Entidad encargada de ejecutar las estrategias de formación en

representación de la Dirección de HSE, vinculada a través de un contrato y que está encargada de

la coordinación y realización de las jornadas presenciales correspondientes a la fase II del

programa.

Instalaciones: son áreas dónde Ecopetrol S.A. esté desarrollando actividades. Incluye áreas que

estén bajo el control y/o la supervisión de Ecopetrol S.A. Se refiere e incluye instalaciones de

refinerías, pozos, líneas de flujo, campos de producción, baterías de recolección, estaciones de

bombeo, torres de comunicaciones, sistemas de transporte (tuberías de oleoductos, poliductos,

gasoductos, entre otros), oficinas administrativas de ECOPETROL S.A., o las de las UNIS de salud,

Policlínica, casinos, áreas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de vía, terminales

fluviales y marítimos, plataformas marinas, monoboyas, localizaciones de pozos, bloques de

exploración y en general toda área o infraestructura física en donde la Empresa ostente un derecho

o interés y desarrolle su actividad.

Programador logístico: profesional o funcionario (a) dispuesto por el operador del curso para

que reciba las solicitudes de los cursos (fase II), programe el personal según la zona y nivel de

escolaridad; coordinación de salones y recursos requeridos su realización, así como la remisión de

informes, etc.

Visitante: Persona que ingresa a las instalaciones de ECOPETROL S.A. y no tienen una relación

contractual, o proveedores de bienes que no recorrerán áreas de proceso y no intervendrán

equipos de proceso.

3. CONDICIONES GENERALES

ALCANCE: Aplica a las firmas Contratistas y subcontratistas, quienes deben asegurar los conocimientos

básicos de sus trabajadores para la gestión de riesgos HSE, alineados con los estándares HSE de

ECOPETROL S.A., además de ser competentes en los oficios propios de la actividad a desarrollar,

dentro de las instalaciones y/o áreas bajo el control y/o la supervisión de Ecopetrol S.A. Casos

particulares serán evaluados y definidos por la dirección de HSE.

Su alcance cubre las tres fases descritas en el presente documento, limitándose su aplicación en los

siguientes casos específicos:

Visitantes: Recibirán el briefing de HSE y durante su permanencia dentro de la instalación serán

guiados por un funcionario de ECOPETROL quien estará a cargo de su seguridad en el sitio.

Logística inversa: En el evento que las labores se ejecuten dentro de las instalaciones de

Ecopetrol S.A., pero fuera de áreas de proceso y sin intervención de equipos de proceso, los

clientes se eximen de tomar la fase II; quedando a cargo del dueño del área donde se ejecutarán

los servicios, el aseguramiento de la comunicación de los riesgos y reglas de seguridad propias de

su instalación durante la ejecución de la fase III del FTSLS.


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3.1 GENERALIDADES:

Para autorizar el ingreso del (los) trabajador (es) de una firma contratista o subcontratista, a realizar

labores dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. debe (n) cumplir con las siguientes tres fases

para el fortalecimiento de los conocimientos básicos en HSE:

Fase I: A cargo del contratista o subcontratista; quién previo aseguramiento de las

competencias de sus trabajadores frente al oficio a realizar, adelanta las acciones para que su

personal tenga conocimiento de las normas básicas HSE que deberá aplicar dentro de las

instalaciones de ECOPETROL S.A. El contratista debe realizar una evaluación por medio de la

cual asegure que los participantes están preparados para presentarse al curso ante ECOPETROL

S.A. (fase II) y para ello enviarán el formato ECP-DHS-F-187 debidamente diligenciado y

firmado por el coordinador, director o máxima autoridad de la empresa contratista dentro del

contrato.

Las normas referidas anteriormente están disponibles en la página de www.ecopetrol.com.co/

Proveedores / Contratación Bienes y Servicios / Actualidad para Contratistas y sus

Trabajadores; allí también se encontrarán otros archivos vinculados al proceso.

http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?conID=46408&catID=268

Fase II: Ejecutada por ECOPETROL S.A., a través de la Dirección de HSE o quien haga sus

veces (en adelante denominado OPERADOR LOGISTICO); quién desarrollará con el personal de

la firma contratista que esté inscrito, una jornada presencial en la cual se fortalecerá el

Compromiso con la Vida, reforzando comportamientos sanos, seguros y limpios así como los

valores y mejores prácticas en HSE.

Fase III: A cargo del área operativa; que recibirá los servicios de la firma contratista y que

tendrá dentro de sus instalaciones la presencia de los trabajadores de la misma. En esta

jornada se deben desarrollar como mínimo las siguientes temáticas:

Comunicación de riesgos específicos de las áreas donde los contratistas desarrollarán

labores.

Gestión de riesgos periféricos al área de labores y/o oficios ejecutados que puedan

interferir en las actividades ejecutadas por los trabajadores del contratista.

Procedimientos de respuesta a emergencias del sitio y su integración con los recursos y

procedimientos específicos del contratista.

VALIDEZ

Tanto la fase I como la fase II del Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A tiene validez a nivel nacional, independiente del área en que se haya realizado. Esta vigencia será de

dos (2) años. Pasado este tiempo, si las personas que recibieron la formación, requieren renovación,

deben seguir el proceso que se estableció previamente, es decir, los pasos son los mismos lo que

cambia es el contenido del curso según si es primera vez o “renovación”.

http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?conID=46408&catID=268


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De otra parte, la Fase III, debe realizarse cada vez que se vaya a desarrollar un contrato bajo control

operacional de ECOPETROL S.A., o cada vez que se ingresa personal nuevo a desarrollar actividades

en un contrato ya establecido. Se debe cubrir al 100% de las personas que estarán involucradas en

la ejecución de los trabajos.

CERTIFICACIÓN

No existe un certificado de la realización y/o aprobación de la fase II. Lo que se manejará es que el

OPERADOR LOGISTICO de la fase II mantendrá una base de datos con la relación de las personas que

asistieron a la fase II y su estado respecto a las evaluaciones correspondientes, así como de la vigencia

de la validez o tiempos de cubrimiento del esquema de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable.

Esta base de datos podrá ser consultada por las áreas operativas de Ecopetrol S.A. (gestores técnicos)

y las personas de las gestorías administrativas aprobadas por la Dirección de HSE, a quienes se les

asignará usuario y se hará capacitación, con el fin que ellos puedan verificar los nombres de los

trabajadores de firmas contratistas en cualquier momento para determinar si asistieron a la fase II,

cuál fue el resultado de las evaluaciones realizadas, si tiene estado aprobado y el tiempo de vigencia de

la aprobación.

EVALUACION

Durante la fase II se realizarán dos evaluaciones de conocimientos, una al inicio de la jornada para

evaluar la asimilación de conceptos de la fase I y una al final de la jornada para evaluar la asimilación

de conceptos de la fase II.

El resultado de la evaluación de fase I generará un listado de temas y personas que requieren refuerzo.

Para esto las empresas contratistas deberán generar el plan de cierre de brechas (incluye la definición

del cómo lo hará y en cuanto tiempo) y la gestoría técnica y administrativa hará seguimiento de su

cumplimiento en el primer periodo de evaluación de desempeño y registrará el resultado del cierre de

brechas en el formato ECP-DHS-F-090, en el campo de observaciones.

El concepto de “aprobación” se dará con el resultado de la evaluación de fase II (es decir, corresponde

a la evaluación final).


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Existe una base de preguntas, que será sólo de conocimiento del OPERADOR LOGÍSTICO, de las cuales

se seleccionarán de manera aleatoria un número limitado de preguntas para resolver durante la

evaluación (según nivel de escolaridad de los participantes, pues hay algunas preguntas para nivel

básico, intermedio y avanzado; situación que se definirá por el instructor durante el desarrollo de la

fase II según el perfil de los asistentes).

Los asistentes inscritos que no pasen la evaluación de conocimientos realizada al final de la jornada de

la fase II, podrán requerir un refuerzo por parte de la firma contratista y podrán ser programados para

repetir esta evaluación lo que no implica repetir la jornada presencial denominada “fase II”. No hay

limitantes para repetir esta evaluación de conocimientos (la que se hace al final de la fase II); es decir,

se puede repetir cuantas veces sea necesario.

Si uno de los inscritos para realizar la fase II no se presenta al curso, su nombre pasará al final de la

listas de solicitudes recibidas para la participación en esta jornada presencial, momento en el cual

podrá asistir al curso según programación.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL RESPONSABILIDADES

Planeador del proceso

contractual

Asegurar que dentro de los Documentos del Proceso de Selección

se incluya la información referente a este instructivo y todos los

documentos relacionados con prácticas seguras de trabajo

definidas por el dueño del área donde el contratista prestará sus

servicios.

Asegurar que se tengan en cuenta los tiempos para cumplir con

este requisito en los tiempos contractuales

Administrador del contrato Verificar y asegurar que todos los empleados de los contratistas

bajo su responsabilidad terminen a satisfacción el programa

FTSLS.

Asegurar que la información específica de HSE del lugar donde el

contratista prestara sus servicios, sea notificada por el dueño del


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área

Gestor Administrativo

Verificar el cumplimiento de fase I realizado por el Contratista.

Enviar el formato ECP-DHS-F-187 al operador logístico para la

inscripción del contratista en la fase II.

Verificar en la base de datos de ECOPETROL los resultados de

asistencia, evaluación fase I y evaluación fase II.

Notificar al Contratista el resultado de aprobación o no registrado

en la base de datos aprobado por ECOPETROL e indicar a la

empresa contratista las temáticas en las que requerirá trabajar

para el cierre de brechas de sus trabajadores.

Hacer seguimiento al plan de cierre de brechas de la empresa

contratista (calidad, cubrimiento y tiempos) y su respectivo

cumplimiento.

Ser custodio de todas las evidencias relacionadas con el programa

FTSLS.

Gestor Técnico Verificar en campo que los contratistas han cumplido las tres fases

del programa de FTSLS y están aplicando los controles

comunicados en la fase III.

Hacer seguimiento al plan de cierre de brechas de la empresa

contratista (calidad, cubrimiento y tiempos) y su respectivo

cumplimiento.

Dueño del área Asegurar la realización de la fase III – Notificación de

peligros/riesgos.

Asegurar el cumplimiento de todo el proceso de Fomento de

Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.

No permitir que ningún trabajador de la empresa contratista

labore en el área bajo su responsabilidad sin la aprobación de las

tres fases del programa de FTSLS.

Contratista

Identificar las necesidades de vinculación de personal de acuerdo

a la actividad o servicio a prestar.

Asignar el tiempo y los recursos necesarios para que los

trabajadores a su cargo completen el esquema de Fomento del

Trabajo Seguro, Limpio y Saludable, establecido por ECOPETROL

S.A.

Definir, dentro del plan de formación de sus trabajadores, la

preparación del personal en las normas básicas HSE de Ecopetrol

S.A.

Cumplir con la legislación nacional aplicable y obligaciones

contractuales.

Entregar el formato ECP-DHS-F-187 diligenciado y firmado,

asegurando que el cumplimiento de la fase I del programa de

FTSLS.

La firma del formato previamente mencionado implica que el

coordinador, director o máxima autoridad de la empresa

contratista dentro del contrato ha verificado personalmente que se

ha realizado la fase I y que se está formando al personal

vinculado.

Asegurar que todo su personal cumpla con las III fases del


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programa de Fomento de Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.

Entregar y cumplir el plan de cierre de brechas, según los

resultados de la evaluación de la fase I.

DHS Revisar y actualizar el contenido del Programa Fomento del

Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A, anualmente.

Diseñar el mecanismo para evaluar la calidad de la capacitación y

la medición del grado de asimilación de la jornada presencial de la

fase II.

Verificación del cumplimiento de este instructivo en las áreas de

trabajo.

Revisión, validación y actualización de la metodología aplicada en

la fase II y la fase III, si aplica, según los resultados de los

informes analizados.

4. DESARROLLO

En la planeación de los procesos contractuales, en términos de referencia, en reuniones

aclaratorias o en las reuniones de inicio de contratos (entre otros), se recordará a las firmas

contratistas acerca de este proceso y se le indicará la ruta en la cual puede obtener las normas

básicas HSE y los documentos relacionados con el proceso, con los cuales debe hacer su

proceso de preparación del personal que va a vincular.

El contratista identifica las necesidades de vinculación de personal de acuerdo a la actividad o

servicio a prestar y define, dentro de su plan de formación1, la preparación del personal en las

normas básicas HSE de Ecopetrol S.A.

Una vez el contratista asegure que el personal a inscribir ha asimilado el conocimiento de las

normas básicas (es decir que ha realizado y aprobado la fase I), enviará a la Gestoría

Administrativa del Contrato la solicitud de inscripción a la jornada de la fase II, según formato

ECP-DHS-F-187, el cual debe ir firmado por el coordinador, director o máxima autoridad de la

empresa contratista dentro del contrato, que implica que ha constatado personalmente que se

ha realizado la fase I asegurándose que se ha hecho preparación del personal vinculado. Es

importante asegurar el diligenciamiento de TODOS los campos indicados en el formato pues son

la base para programación y posterior envío de informes.

La Gestoría Administrativa verificara en la base de datos, cuáles de las personas que relaciona

el contratista no cuentan con la fase II de FTSLS con aprobación vigente y hará la solicitud al

operador del curso, a través de los programadores logísticos asignados a cada regional,

enviando el formato ECP-DHS-F-187, para que éste haga la programación correspondiente

según la localidad / región donde se desarrollará el curso. La solicitud también puede ser de las

personas que requieran presentar la evaluación por segunda, tercera vez o la oportunidad que

aplique.

Los correos electrónicos habilitados para la recepción y envío de solicitados, se mantendrán

actualizados en la página web de Ecopetrol (link relacionado líneas arriba de este documento).

1 Ver legislación nacional aplicable y obligaciones contractuales.


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El operador logístico, tiene tres (3) días hábiles para responder las solicitudes (que se reciban

completamente diligenciadas en el formato correspondiente) y cinco (5) días más (hábiles) para

programar la fase II e informará hora, lugar y fecha de realización de la jornada presencial al

gestor solicitante para que éste a su vez informe a la firma contratista de tal forma se asegure

la asistencia del personal inscrito.

Tanto la realización de solicitudes, la información de fecha, hora y lugar de realización del curso

como los resultados del mismo serán informados a la firma contratista por el gestor

administrativo.

Una vez habilitado el personal para ingresar a instalaciones2, la firma contratista, el gestor

técnico del contrato y/o el Administrador del mismo, deben asegurar que los trabajadores

reciban la fase III en el sitio donde se van a realizar las labores objeto de ese contrato.

Los contenidos generales y mínimos a desarrollar, en las diferentes fases son:

Fase I: De acuerdo con la orientación definida por Ecopetrol, los contenidos mínimos a trabajar

por parte de la firma contratista, se encuentran publicados en la página web de Ecopetrol S.A.

(link ya registrado). La información complementaria depende del sistema de gestión HSE de la

firma contratista, la valoración y análisis de riesgos de las actividades objeto del contrato y las

condiciones y sitios de operación o desarrollo de actividades.

Fase II: Los contenidos están definidos por la Dirección de HSE con base en los resultados de

los análisis de accidentalidad y las necesidades de la organización.

Fase III: Cada negocio o unidad organizativa de la organización deberá asegurar y evaluar los

conocimientos adquiridas por los trabajadores de las empresas contratistas en los siguientes

puntos:

Peligros y riesgos existentes en las áreas donde el contratista prestará los servicios. Para

áreas clasificadas se explicarán los riesgos de incendios potenciales, explosiones

Requerimientos de Elementos de Protección Personal especiales y mandatorios, cuando

aplique.

Reglas HSE definidas para el área donde prestará los servicios.

Plan de respuesta a emergencias y control

Consideraciones y/o legislación ambiental que aplique

La responsabilidad personal de cada uno de ellos en los aspectos de HSE

Los procedimientos para la comunicación de incidentes y lesiones

Y demás que el negocio requiera

Para el caso de contratos valorados con nivel de riesgo H y VH la fase III deberá incluir para los

niveles de supervisión del contratista, aspectos como:

Fortalecer el proceso de plan de respuesta a emergencias asegurando la debida

integración de las brigadas y la evacuación trabajadores accidentados.

2 Ver definición de instalaciones.


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Fortalecer el conocimiento de los peligros químicos y físicos y las medidas específicas

definidas en las recomendaciones de los análisis de riesgos (Casos HSE, What if? /

HAZOP / FMTA, etc.) del lugar donde se prestarán los servicios.

Descripción de los procesos peligrosos inherentes existentes en el lugar donde se

prestarán los servicios y las reglas de seguridad especificas definidas para el lugar.

Permisos de trabajo especiales realizando énfasis en la obligatoriedad de la autorización

por parte del Dueño de Área y la coordinación del sistema de permisos de trabajo.

Sistema SAS y SAES realizando énfasis en la comunicación con los dueños de área y la

ubicación de las cajas/registros para realizar el bloqueo.

Operaciones simultáneas haciendo énfasis en la coordinación entre los diferentes grupos

de trabajo y personal clave respecto y el estado de los procesos operativos.

4.1 SEGUIMIENTO Y CONTROL

En las inspecciones, visitas, auditorias, entre otras, realizadas a los sitios de trabajo, se debe verificar

que los trabajadores de firmas contratistas hayan realizado las tres (3) fases de la estrategia de

fomento de trabajo seguro, limpio y saludable, según la normativa vigente y de acuerdo a los roles y

responsabilidades para cada fase

4.2 REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

Inscripción, Lista de asistencia, Evaluación de conocimientos, Evaluación de satisfacción del curso, Base

de datos de personas que asistieron y aprobaron la evaluación.

Matriz de requisitos legales y matriz de documentos aprobados corporativos en el sistema de gestión

documental de Ecopetrol S.A.

Este documento deroga TODAS las normas locales o corporativas sobre esta temática.

5. CONTINGENCIAS

Cuando se presenten situaciones de emergencias*, según la descripción que se da a continuación; no

se exige el cumplimiento de la fase I. Considerando el requerimiento de preparar adecuada y

rápidamente a personas vinculadas para apoyar la labor de atención de la emergencia, la formación

realizada a través del operador, estará dedicada a las actividades específicas que tienen que ejecutar

tales como limpieza, despliegue de equipos, descontaminación, restauración, etc.

En estos casos no se realizará evaluación de conocimientos que limite o permita el ingreso del personal

a laborar, pero esto también significa que el personal que tome la formación de “Emergencias” sólo

estará habilitado para trabajar en la atención de éstas y no ingresará en la base de datos para

formalizar fase II, pues ésta efectivamente no se ha realizado.

Para estos efectos, se considera emergencia:


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Derrames de hidrocarburos o sustancias nocivas con afectación de más de dos mil

metros cuadrados de suelo, un kilómetro de ribera de río o doscientos metros de litoral.

Derrames de hidrocarburos o sustancias nocivas con afectación de captaciones de agua

potable, redes de distribución, distritos de riego o sistemas de drenaje de agua.

Derrames continentales o marinos de más de dos mil barriles

RELACIÓN DE VERSIONES

Versión Fecha Cambios

1 26/08/2011 Emisión del documento

2 31/05/2013 Ajuste de solicitudes por cambio de operador. Especificación de

manejo en casos de emergencias. Ampliación manejo fase III.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la

dependencia responsable:

Elaboró: Shirley Catherine Rodriguez H. / Edward Medina

Teléfono: 2343218 / 2345751 Buzón: [email protected] /

[email protected]

Dependencia: Dirección de HSE

mailto:%[email protected]

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