9.13.5 Mp Oficialia Partes

Versión 1.0

Fecha de Aprobación 20/04/2007

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SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO

9.13.5 Oficialía de Partes

Proceso: 9.13 Control de la Operación AGS

Versión 1.0

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1.0 Fecha de Aprobación

20/04/2007 No. de Página

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FIRMAS DE VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO 9.13.5 OFICIALÍA DE PARTES.

NO. DE VERSIÓN

Versión 1.0

FECHA

20-04-2007

V A L I D A

______________________________ Silvia Ochoa Castillo

Jefe de Departamento Líder del Subproceso 9.13.5 Oficialía de Partes

Responsable de aplicación del proceso

___________________________ Lic. Santiago Hernández Villegas

Titular de la Administración de Organización de la ACCH

SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO 9.13.5 OFICIALÍA DE

PARTES

PROCESO: 9.13 CONTROL DE LA OPERACIÓN AGS

I N D I C E

Página

I. Introducción

4

II. Objetivo del Subproceso

5

III. Políticas de Operación del Subproceso

5

IV. Flujo y Guías Rápidas del Subproceso

6

V. Actividades del Subproceso y su detalle

6

9.13.5.1 Recibir documentos 7 9.13.5.2 Capturar documentos 11 9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos 15 9.13.5.4 Generar reportes 17 9.13.5.5 Despachar documentos 18 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos 19 9.13.5.7 Archivar documentos 20

VI. Control de versiones

21

VII. Glosario de términos

22


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PARTES


I. INTRODUCCIÓN En cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Administración General de Innovación y Calidad, emite el presente Manual de Procedimientos del Subproceso 9.13.5 Oficialía de Partes, con el propósito de regular las actividades inherentes a la función, tales como la recepción, clasificación, captura, distribución, seguimiento y archivo de los documentos recibidos, asegurando que se realicen de manera secuencial y ordenada, a fin de contar con un mecanismo ágil para detectar el nivel de atención de los asuntos recibidos y turnados a las Administraciones Centrales que conforman la Administración General de Innovación y Calidad, así como los recibidos directamente en las propias Administraciones Centrales. La estructura de este manual, considera el objetivo, políticas de operación, las actividades, tareas, liga a los mapas CPE (Cadena de Procesos dirigida por Eventos) de la herramienta ARIS, así como a las formas e instructivos de llenado y guías de operación que intervienen en la ejecución de las tareas. Es propósito de la Administración General de Innovación y Calidad, mantener permanentemente actualizado este Manual, por lo que se procederá a la revisión del mismo con la periodicidad que se requiera, a fin de incorporar en su caso mejoras administrativas y tecnológicas que coadyuven a elevar el nivel de eficiencia en el manejo y distribución de la correspondencia.


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PARTES


II. OBJETIVO Registrar electrónicamente en el Sistema de Control de Gestión, los documentos recibidos y emitir reportes periódicos tanto de la documentación recibida en la Administración General de Innovación y Calidad, como en sus Administraciones Centrales, a fin de llevar el seguimiento oportuno de los asuntos remitidos para atención de las áreas responsables, hasta su conclusión. III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL SUBPROCESO 1. Los responsables de la Oficialía de Partes, capturan los documentos recibidos al momento de su

recepción, así mismo clasifica y registra los documentos recibidos mediante la captura de los mismos en el formato denominado Volante de Turno y asignar el número progresivo que corresponda, debiendo remitir conjuntamente la documentación original recibida y registrada, a las áreas responsables de la Administración General de Innovación y Calidad, para la atención del asunto de que se trate.

2. Los responsables de la Oficialía de Partes, mediante el sistema electrónico, controlaran la

documentación recibida y turnada a las áreas responsables de la atención del asunto específico, debiendo emitir mensualmente reportes que contengan los asuntos pendientes de cada una de las áreas responsables.

3. Todos los documentos recibidos, se controlarán única y exclusivamente mediante el Volante de

Turno, el cual deberá contener invariablemente el número de oficio u Atenta Nota asignado por la Unidad Administrativa que lo emite, lugar y fecha de elaboración, nombre del remitente y una síntesis del asunto de que trate el documento, para su posterior envío por medio electrónico a las áreas responsables de la atención del asunto que corresponda. En caso de ser documentación remitida por una instancia no gubernamental o por un Contribuyente, no se registrará el campo correspondiente a número de oficio o Atenta Nota.


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PARTES


IV. FLUJO Y GUIAS RAPIDAS DEL SUBPROCESO 9.13.5 OFICIALÍA DE PARTES V. ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO Y SU DETALLE

Puesto Responsable Descripción de la tarea Documentos

involucrados Datos de entrada

Datos de Salida

INICIO

-Si: Oficio de petición emitido por “Dependencias Externas” o por “Jefatura del SAT” o “Administraciones Generales” ir a: 9.13.5.1 Recibir documentos

-SI: Escrito de petición emitido por “Ciudadanos” ir a: 9.13.5.1 Recibir documentos

-SI: Respuesta de Administraciones Centrales enviada por los “Responsables de Oficialía de Partes de las Administraciones Centrales” ir a: 9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.1 Recibir documentos CPE DAF

Rol Responsable Descripción de la tarea Documentos involucrados

Datos de entrada

Datos de Salida

Central - Jefe de

Departamento de Oficialía de Partes

- Analista de Planeación de Oficialía de Partes

− 9.13.5.1.1 Verificar documentos recibidos

Verificar lo siguiente: - Que el destinatario sea el

Administrador General. - Que este firmado.

- Si se trata de un oficio que tenga

número. - Si se hace referencia a algún anexo,

que estén completos. Si son Documentos completos recibidos debe ir a la tarea 9.13.5.1.2 Sin son Documentos incompletos del SAT identificados debe ir a la tarea 9.13.5.1.4 Si son Documentos incompletos externos identificados debe ir a la tarea 9.13.5.1.5

Documentos


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PARTES


DETALLE DE LA ACTIVIDAD 9.13.5.1 Recibir documentos (continuación) CPE DAF

Puesto

Responsable Descripción de la tarea Documentos involucrados

Datos de entrada

Datos de Salida

Central - Jefe de


- Analista de

Planeación de Oficialía de Partes

9.13.5.1.2 Identificar tipo de documento Analizar el tipo de documento y clasificarlo de acuerdo a lo siguiente: - De conocimiento, en el caso de

documentos informativo. - Para autorización, cuando se trata de

documentos que requieren que el Administrador General los autorice.

- Para dar seguimiento, cuando se trata

de documentos que se envían para atención de las Administraciones Centrales y por lo mismo requieren de un control de gestión.

-Si son Documentos para Autorización deber pasar a la tarea 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos -Si son Oficios para firma debe pasar a la tarea 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos -Si son Documentos para captura en el sistema de Control de Gestión debe pasar a la tarea 9.13.5.1.3

Documentos Documen-to clasificado


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.1 Recibir documentos (continuación) CPE DAF

Puesto Responsable

Descripción de la tarea Documentos involucrados

Datos de entrada

Datos de Salida

Central - Jefe de



9.13.5.1.3 Sellar documentos Sellar el documento con fecha y hora, anotar el nombre de la persona que lo recibió. Ir a 9.13.5.2 Capturar documentos

Fecha y hora de cuando fue sellado el documen- to

Central - Jefe de



9.13.5.1.4 Solicitar complementación de documentos Devolver el documento y solicitar entregue información faltante. Si son Documentos complementarios requeridos, solicitarlos al Responsable de Oficialía de Partes de las Administraciones Centrales

Relación de documentos existentes

Nombre de documen-tos faltantes


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.1 Recibir documentos CPE DAF



Datos de Salida

Central - Jefe de



9.13.5.1.5 Solicitar vía telefónica su complementación En el caso de dependencias externas, solicitar la documentación faltante

Relación de documentos faltantes

Registro de solicitud de documen-tos faltantes


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PARTES


DETALLE DE LA ACTIVIDAD 9.13.5.2 Capturar documentos CPE DAF

Puesto


Datos de entrada

Datos de Salida

Central - Jefe de



9.13.5.2.1 Analizar el tipo de información recibida Verificar si son documentos para ser registrados o informativos para ser archivados. Si son Documentos informativos para ser archivados debe ir a la tarea 9.13.5.7 Archivar documentos Si son Documentos a ser registrados debe ir a la tarea 9.13.5.2.2.

Relación de documentos

Documen-tos clasifica-dos

Central - Jefe de



9.13.5.2.2 Capturar del asunto Elaborar volante de acuerdo conforme al Manual de Usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información.

Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información

Datos del Documento

Registro del Documen-to

Central - Jefe de



9.13.5.2.3 Documentos digitalizados Digitalizar el oficio y anexos, guardar en la carpeta que corresponda.

Relación de Documento

Documento digitalizado


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.2 Capturar documentos (continuación) CPE DAF



Datos de Salida

Central - Jefe de



9.13.5.2.4 Determinar el tipo de atención a proporcionar Si son documentos para atención o para conocimiento. Si son Documentos sólo para conocimiento debe ir a la tarea 9.13.5.2.5 Si son Documentos para atención debe ir a la tarea 9.13.5.2.6 y a 9.13.5.2.7

Documento Tipo de atención

Central - Jefe de



9.13.5.2.5 Generar turno documentos tipo conocimiento Asunto no relevante se captura para conocimiento y se solventa automáticamente. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos


Documento Número de turno


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.2 Capturar documentos (continuación) CPE DAF



Datos de Salida

Central − Jefe de

Departamento de oficiaría de Partes

− Analista de Planeación de Oficialía de Partes

9.13.5.2.6 Generar turno documentos tipo atención Asunto relevante se captura para atención. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos


Documento Número de turno

Central − Jefe de



9.13.5.2.7 Separar asuntos relevantes Asunto relevante identificado para conocimiento del Administrador General.

Relación de asuntos

Relación de asuntos relevantes

Central − Jefe de



9.13.5.2.8 Revisar asuntos con el Administrador General Esperar instrucción adicional del Administrador General. Si son Documentos sin instrucción adicional termina esta tarea Si son Comentarios adicionados debe ir a la tarea 9.13.5.2.9

Datos del asuntos

Instrucciones adicio-nales


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PARTES


DETALLE DE LA ACTIVIDAD 9.13.5.2 Capturar documentos (continuación) CPE DAF

Puesto


Datos de entrada

Datos de Salida

Central − Jefe de



9.13.5.2.9 Actualizar volante de acuerdos Con instrucción adicional recibida del Administrador General se genera volante en alcance. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos


Datos del volante

Instrucciones adicio-nales


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PARTES


DETALLE DE LA ACTIVIDAD 9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos CPE DAF

Puesto


Datos de entrada

Datos de Salida

Central − Jefe de



9.13.5.3.1 Recibir respuestas de las Administraciones Centrales De los responsables de Oficialía de Partes recibir asuntos para solventar o avances. Si se reciben avances deber ir a la tarea 9.13.5.3.2 Si son Asuntos solventados debe ir a la tarea 9.13.5.3.4


Documento

Central − Jefe de



9.13.5.3.2 Registrar avances Se captura el avance en el sistema de Control de Gestión. Si es Información faltante requerida debe ir a la tarea 9.13.5.3.3 Si es Documento de avances para archivar debe ir a la tarea 9.13.5.7 Archivar documentos


Documento

Central − Jefe de



9.13.5.3.3 Solicitar se complemente la información Se solicita vía telefónica el complemento de la información la cual debe pedirla al Responsable de Oficialía de Partes de las Administraciones Centrales.

Relación de Documentos faltantes


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PARTES


DETALLE DE LA ACTIVIDAD 9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos (continuación) CPE DAF

Puesto


Datos de entrada

Datos de Salida

Central − Jefe de



9.13.5.3.4 Registrar respuesta Se captura la respuesta emitida en el sistema de Control de Gestión.


Volante

Central − Jefe de



9.13.5.3.5 Verificar si es asunto de Jefatura del SAT Se verifica según criterios emitidos. Si son Documentos de asuntos varios para archivar debe ir a la tarea 9.13.5.7 Archivar documentos Si son Asuntos de Jefatura del SAT identificados debe ir a la tarea 9.13.5.3.6

Oficio circular 0002

Volante Volante

Central − Jefe de


− Analista de


9.13.5.3.6 Registrar respuesta Jefatura del SAT Se captura la respuesta en el sistema de Control de Gestión. Se imprime volante de descargo para la Jefatura del SAT. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos


Volante Volante


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PARTES


DETALLE DE LA ACTIVIDAD 9.13.5.4 Generar reportes CPE DAF



Datos de Salida

Central − Jefe de



9.13.5.4.1 Generar reporte mensual de asuntos pendientes Identificar y separar asuntos de Jefatura del SAT y asuntos de trámite normal.


Documento Reporte de asuntos pendientes

Central − Jefe de

Departamento de Oficialía fe Partes


9.13.5.4.2 Solicitar se atiendan asuntos pendientes Solicitar vía correo electrónico la conclusión de asuntos pendientes. - SI: Asuntos pendientes identificados solicitarlos al Responsable de Oficialía de Partes de las Administraciones Centrales

Relación de asuntos pendientes


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.5 Despachar documentos CPE DAF



Datos de Salida

Central − Jefe de



9.13.5.5.1 Entregar documentos Realizar la organización de la documentación para su entrega al área correspondiente. Ir a 9.13.5.7 Archivar documentos Si son Documentos para Autorización debe ir a la tarea 9.13.5.6.1 Si son Oficios para firma debe ir a la tarea 9.13.5.6.2

Documento Documentos entregados


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos CPE DAF



Datos de Salida

Central − Jefe de



9.13.5.6.1 Rubrica o firma de documentos Estampar la firma o rúbrica del Administrador General Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos

Documento Documento

Central − Jefe de



9.13.5.6.2 Firmar oficio Estampar la firma del Administrador General

Documento Documento

Central − Jefe de



9.13.5.6.3 Digitalizar y entregar oficio Otorgar número, fecha y digitalizar el oficio para su entrega. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos

Documento Documento digitalizado


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PARTES


DETALLE DE LA

ACTIVIDAD 9.13.5.7 Archivar documentos CPE DAF



Datos de Salida

Central − Analista de


9.13.5.7.1 Almacenar documentos Clasificar y custodiar la documentación.

Documento Relación de documentos almacenados


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PARTES


VI. CONTROL DE VERSIONES Versión

No. Fecha de

Aprobación Descripción del cambio Aprobado por

________________________ Silvia Ochoa Castillo

Jefe de Departamento Líder del Subproceso 9.13.5 Oficialía de

Partes Responsable de aplicación de proceso

1.0

20/04/2007

Emisión inicial debido a la implementación del Componente Administración General y Servicios

_________________________ Lic. Santiago Hernández Villegas

Titular de la Administración de Organización de la ACCH


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PARTES


VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Concepto Significado

9.13.5 Mp Oficialia Partes

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