Abastecimiento y Plan de compras

Malla Avanzada 2014

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Abastecimiento y Planificación de Compras

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Objetivos

• Identificar los elementos que componen la cadena deAbastecimiento

• Conocer los elementos necesarios para una correcta cadena deabastecimiento

• Reconocer la importancia de la planificación de compras

• Identificar los principales pasos para la realización de unaplanificación de compras efectiva.


¿Qué involucra el proceso de Abastecimiento?

El Abastecimiento involucra todos losprocesos, las personas, la organización, latecnología y la infraestructura física quepermite la transformación de materiasprimas en productos y servicios que sonofrecidos y distribuidos a los usuarios parasatisfacer su demanda.


¿Qué Áreas debe cubrir la Cadena de Abastecimiento?

• Red de logística: debe minimizar el costo total, es decir,montos de inversión y costo operativo. Además de optimizaro satisfacer las necesidades de los clientes internos dela entidad.

• Almacenaje: es una parte de la Logística que incluye las actividadesrelacionadas con el almacén, específicamente el guardar y custodiarexistencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. Elalmacenaje permite acercar los productos a las unidades requirentes.

• Inventario: control de existencias, debe mostrar el número de unidadesque se encuentran almacenadas, la descripción de los artículos, fechas devencimiento, precios unitarios, etc.

La administración de la cadena de abastecimiento cubre lassiguientes áreas:


¿Qué Áreas debe cubrir la Cadena de Abastecimiento?

La administración de la cadena de abastecimiento cubre las siguientes áreas:

• Informática: generar o adquirir un programa de control de inventario yexistencias. Lo que permitirá tener un control de stock crítico y organizar demejor forma los procesos de compras. Minimizando los Tratos Directos y otrascompras fuera de sistema.

• Comunicaciones: fundamental para el correcto entendimiento entre lasunidades requirentes, abastecimiento, finanzas y control de bodega.

• Compras: adquisición de los bienes y servicios necesariospara el correcto funcionamiento de la entidad.

• Alianzas estratégicas: entre las áreas de la entidadpública, las que permitirán una correcta solución a lasnecesidades de las unidades requirentes.


¿Qué logramos mejorando las Cadena de Abastecimiento?

• Hacer eficientes y efectivos los procesos para todas lasáreas de la entidad.

• Mejorar el control de flujo de insumos que se incorporan asu organización y puede preparar a su institución paraoperar en un ambiente de abastecimiento óptimo,minimizando las pérdidas o carencias de productos enmomentos críticos.

Es clave el compromiso de todos y cada uno de losmiembros de la institución, desde el Jefe de Serviciohasta el último usuario requirente.


¿QUÉ SE REQUIERE PARA UNA EXCELENTE CADENA DE ABASTECIMIENTO?

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Planificar las Compras

Planificar las compras significa definir:• ¿Qué necesita la organización?• ¿Cuánto?• ¿Para cuándo lo necesita?

En un período de tiempo determinado

Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales decada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales comoprecio, plazos de entrega, calidad, etc.También se programan con anticipación las compras requeridas, lo quepermite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad deabastecimiento.


¿Cuáles son las Ventajas de Planificar las Compras?

Una adecuada planificación se traduce en numerosos beneficios parala entidad, optimizando los métodos de compra y mejorando losresultados en términos:

Transparencia.Eficacia Eficiencia


Ventajas de Planificar las Compras

Más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquierade los distintos mecanismos de compra, debido a que unaadecuada programación nos permite:• Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores

condiciones comerciales (precio, calidad, entrega,servicio post venta, etc.).

• Facilitar a la Dirección de Compras y ContrataciónPública la suscripción de nuevos Convenios Marco,basándose en los requerimientos futuros estimados porlos planes de compra de los servicios.

• Realizar una mejor definición de los requerimientos y delos plazos de los distintos procesos de compra, lo quetrae aparejado un mayor número de proveedorespotenciales y una mejor negociación en el caso de unúnico proveedor.

Precios



Al agregar demandas se realizan menos procesos decompra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes decompra, menos coordinaciones, menos revisiones de laentrega del producto o servicio, etc.

Menores Costos Administrativos

Con una adecuada planificación será posible definirpedidos con un tamaño y con una frecuencia que permitadisminuir los stocks y sus costos asociados.

Menores Costos de Inventario

Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos, porlo tanto, ser capaz de responder a los requerimientos denuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo queevidentemente aumenta su satisfacción.

Compras Oportunas



Con una buena planificación, es posible programar ydistribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones demanera de evitar la ocurrencia de períodos con grandessobrecargas de trabajo, que además de perjudicar elclima laboral, afectan la eficiencia de los procesos.

Adecuada Distribución de la Carga de Trabajo

Aumenta el compromiso con la organización, disminuyela rotación, el ausentismo y aumenta la productividad.

Personal Menos Estresado


Permite liberar recursos para enfocarse en las comprasque resulten estratégicas para la organización, ya sea entérminos de su importancia para el desarrollo de laslabores propias de la organización o de su relevancia parala implementación de un proyecto estratégico para lainstitución.

Apoyo al Cumplimiento de los Objetivos Estratégicos


Las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente sonmenos importantes, resultan indispensables para trabajareficientemente.

Mejoras al Funcionamiento Diario de la Organización



En la medida que observamos que existen productos oservicios para los cuales es difícil prever la cantidad y/o elmomento en que serán requeridos, es recomendable licitarcon el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar uncontrato de suministro con él, en el que se le solicitan losproductos o servicios en la medida que se van requiriendo.

Identificar Oportunidades para la Generación de Contratos de Suministro

Una buena planificación permitirá tener en cuentasituaciones de estacionalidad como aumentos de demandaen una determinada época del año. El planificar yprogramar la mayoría de las compras ayudará a estar máspreparado para enfrentar las verdaderas situacionesurgentes, es decir, aquéllas imposibles de planificar comola ocurrencia de eventos de fuerza mayor.

Resolver Situaciones de Crisis de Mejor Forma



Permitirá prestar la atención necesaria y dotar de los recursosadecuados a la realización de procesos de licitación. Por lotanto, se podrá establecer plazos apropiados y redactarbuenas bases lo que facilitará la participación de losproveedores, con los consecuentes beneficios que ello implicaen términos de eficiencia y transparencia.

Disminución de Licitaciones Desiertas y de Compras Urgentes.

Una Excelente Planificación, permitirácontrolar el proceso deabastecimiento, analizar lasdesviaciones y así poder tomarmejores decisiones a futuro.


¿CÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS DEL SERVICIO?


¿Cómo Planificar las Compras?

La planificación de las compras puede ser entendida comoun proceso de tres etapas:• Levantamiento de requerimientos• Programación de las compras• Control y seguimiento de la ejecución del plan

Es fundamental tener claro que la planificación delas compras no es una tarea exclusiva deldepartamento de abastecimiento, ya que seránecesario consultar y hacer participar a otrosdepartamentos y unidades de la organización.


Levantamiento de

Requerimiento

Programación de las Compras

Seguimiento del Plan de Compras


Saber qué se va a necesitardurante el próximo período


Levantamiento de

Requerimiento


Seguimiento del Plan de Compras


Definir el mecanismo quese utilizará para adquirir losbienes y servicios que seespera adquirir.


Guiar, controlar y transparentarlas compras y los gastosmientras se está ejecutando, loque nos permite tomar medidascorrectivas oportunamente.

Levantamiento de

Requerimiento


Seguimiento del Plan de

Compras



¿POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS?


Plan Anual de Compras

• Cada Entidad deberá elaborar y evaluar un Plan Anual deCompras que contendrá una lista de los bienes y/o serviciosque se contratarán durante cada mes del año, con indicaciónde su especificación, número y valor estimado, la naturaleza delproceso por el cual se adquirirán o contratarán dichos bienes yservicios y la fecha aproximada en la que se publicará el llamado aparticipar.

Artículo 98 del Reglamento

• Los Procesos de Compras y contratación deberánformularse de conformidad y en la oportunidad determinadaen el Plan Anual de Compras elaborado por cada EntidadLicitante, previa consulta de la respectiva disponibilidadpresupuestaria, a menos que circunstancias no previstas almomento de la elaboración del Plan Anual de Compras hagannecesario dejar de cumplirlo o se haya efectuado una modificaciónal mismo. …



¿Por qué realizar el Plan Anual de Compras?

• Cada Entidad publicará su Plan Anual de Comprasen el Sistema de Información, en la forma y plazosque establezca la Dirección.


• Cada Entidad podrá fundadamente modificar el PlanAnual de Compras en cualquier oportunidad,informando tales modificaciones en el Sistema deInformación.



¿CÓMO DEBE SER EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE LA ENTIDAD?


Etapas del proceso de Abastecimiento

1.

Definición del requerimiento: Definir con claridad la necesidad del usuario requirente

2.

Selección de mecanismo de compra:

•Convenio Marco

•Elaboración de las bases

•Licitación Pública

•Licitación Privada

•Compra Directa (excepción)

3.

Llamado y recepción de ofertas: dependerá del mecanismo de compra.

4.

Evaluación de ofertas: criterios de evaluación.

5.

Adjudicación de oferta: publicación resolución de adjudicación y aviso a proveedor adjudicado.

6.

Recibo de producto o servicio: formalización de compra.

7.

Seguimiento y monitoreo de la compra: garantía, servicio técnico y satisfacción cliente interno.

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