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INSTRUCTIVO - Proceso de

Designación Rector(a)

Universidad de Pamplona

2013 – 2016 SEGÚN ACUERDO 050 DEL 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012

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INSTRUCTIVO - Proceso de Designación Rector(a) Universidad de

Pamplona 2013 – 2016 SEGÚN ACUERDO 050 DEL 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

La lectura y seguimiento de los pasos descritos en este instructivo garantizarán al aspirante la entrega satisfactoria de su documentación, por lo que se recomienda la lectura completa del mismo.

ANTES DE LA ENTREGA DE DOCUMENTOS TENGA EN CUENTA QUE:

La entrega de documentos se hará exclusivamente a través del aplicativo que se

dispondrá en la página: www.unipamplona.edu.co. Al ingresar el aspirante podrá

identificar el cargo en el que se registró, las fechas en las que debe ingresar al aplicativo y

subir sus documentos en la Web.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA PREPARACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS VÍA WEB

1. Preparación de

documentos físicos

(Aspirante)

2. Escaneo de

documentos(Aspirante)

3. Registro e Inclusión

de información vía

Internet(Aspirante)

http://www.unipamplona.edu.co/

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1. Antes de iniciar el proceso de inscripción en el módulo se sugiere organizar los siguientes documentos:

Cédula de ciudadanía ampliada al 150%. Formato único de hoja de vida del DAFP (Departamento Administrativo de la

Función Pública)diligenciado Diplomas de pregrado. Diplomas de Postgrado (Especializaciones, maestrías y /o doctorados.) Certificados de experiencia académica Universitaria y administrativa de nivel

directivo.

2. Verificar que su documentación cumple con las condiciones exigidas en el Acuerdo 050 del 21 de septiembre de 2012

3. Tener en cuenta que la fecha de corte para hacer válidos los estudios es el 15 de

octubre de 2012, fecha en la cual se dará apertura al proceso de inscripciones en

línea de los aspirantes al cargo de Rector(a) de la Universidad de

Pamplona(2013-2016).

4. Escanear los documentos en archivos PDF.

El aplicativo no acepta documentos en otro tipo de formato. Cada uno de los

archivo PDF que desee cargar en el módulo, no debe sobrepasar 2 Mb (Mega

bytes). Se recomienda escanear en blanco y negro o sacar fotocopias y

luego escanearlas.

5. Asignar nombre a cada archivo para facilitar su rápida visualización

cuando el sistema le solicite adjuntarlo.Los nombres de los archivos no deben

llevar tildes, espacios, eñes (ñ), ni caracteres especiales (Ejemplo: /, &, %, $, “, ”,

# , - , * ).

6. El cuadro siguiente establece el orden de los archivos, los nombres y las

instrucciones a seguir para escanearlos:

No. DE

ORDEN

NOMBRE DEL ARCHIVO

INSTRUCCIONES

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DOCUMENTO_XXXXXXXXX.PDF

Se debe escanear en un único folio y

verificar que contenga número de

identificación, fecha y lugar de expedición.

La cédula (ó documento) debe estar

ampliada al 150%.

Se compara el nombre que figura en el

documento con el nombre y el apellido del

aspirante.

2 HOJA_VIDA_XXXXXXX.PDF

Se debe escanear en un solo archivo el

contenido de la hoja de vida.

Tenga en cuenta que debe diligenciar

primero el formato único de hoja de vida

del DAFP.

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No. DE

ORDEN

NOMBRE DEL ARCHIVO

INSTRUCCIONES

3 DIPLOMAPREGRADO1.PDF

Escanear en un solo archivo el diploma.

Si ha obtenido más de un diploma de

pregrado, se requiere escanearlos de

manera independiente cada archivo debe

corresponder a un (1) título.

DIPLOMAPREGRADO1.PDF



4 DIPLOMAESPECIALIZACION1.PDF



especialización se requiere escanearlos de

manera independiente. Cada archivo debe

corresponder a un (1) título.

DIPLOMAESPECIALIZACION1.PDF



5 DIPLOMAMAESTRIA1.PDF



maestría, se requiere escanearlos de

manera independiente. Cada archivo debe

corresponder a un (1) título

DIPLOMAMAESTRIA1.PDF



6 DIPLOMADOCTORADO1.PDF



Doctorado, se requiere escanearlos de

manera independiente cada archivo debe

corresponder a 1 título.

DIPLOMADOCTORADO1.PDF



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7. Revisar los archivos creados para verificar que: Todos sus documentos escaneados son legibles y se encuentran en el orden

establecido. Todos los documentos se encuentran en formato PDF, único formato que

acepta el sistema para cargue de archivos digitalizados.

Los archivos que se van a cargar deben estar en formato PDF ( ) deben tener un peso máximo de 2.000 Kb ó 2 Mb.

No. DE

ORDEN

NOMBRE DEL ARCHIVO

INSTRUCCIONES

7 EXPERIENCIA_ACADEMICA1.PDF

Experiencia Académica Universitaria.

Escanear en un solo archivo la experiencia

certificada por cada institución.Aunque la

certificación tenga varias constancias de

experiencia académica universitaria, éstas

deberán ser escaneadas de manera

independiente y enumeradas 1, 2, ejemplo:

EXPERIENCIAACADEMICA1.PDF



8 EXPERIENCIA_ADMINISTRATIVA1.PDF

Experiencia Administrativa en Cargos de

Nivel Directivo.

Escanear en un solo archivo la experiencia

certificada por la institución, aunque la

certificación tenga varias constancias de

experiencia administrativa de nivel directivo,

éstas deberán ser escaneadas de manera

independiente enumeradas 1, 2, ejemplo:

EXPERIENCIA_ADMINISTRATIVA1.PDF



9 PROPUESTA_RECTORIA.PDF

Cargar documento de su Propuesta de

Gestión para ejercer el cargo de Rector(a)

de la Universidad de Pamplona.

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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA INSCRIPCIÓN EN LÍNEA

1. El aspirante ingresará a la siguiente dirección, desde la cual dará inicio al proceso de inscripción en línea. Este es un link que se encuentra en la página de la Universidad de Pamplona (www.unipamplona.edu.co).

http://www.unipamplona.edu.co/rectoria2013/

2. Éxitos durante este proceso. Si tiene dudas puede hacerlas llegar a través del siguiente enlace que se encuentra en la parte inferior derecha:

3. Inicialmente encontrará las recomendaciones y la normatividad que avala el

proceso actual de inscripción de los aspirantes al cargo de la Rectoría de la Universidad de Pamplona. Lea cuidadosamente el instructivo publicado en esta página. Luego debe dar clic

sobre la opción “Inscribirse” .

http://www.unipamplona.edu.co/rectoria2013/

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4. En la página inicial Usted encontrará las siguientes funcionalidades disponibles para todo el proceso de inscripción e ingreso de documentos digitales.

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5. Proceso:“Inscribirme”.

El aspirante deberá elegir el tipo de documento (Cédula de ciudadanía o Certificación de la Registraduría), ingresar el número de documento y digitar la ciudad de Expedición del mismo. Luego deberá dar clic sobre la opción “Continuar”.

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1. El sistema muestra un formulario en el cual deberá ingresar: Primer apellido,

segundo apellido, primer nombre, segundo nombre; 2. Usted debeseleccionar el año, mes y día de nacimiento, el estado civil, el país de

origen, departamento y ciudad. 3. Luego deberá digitar la dirección, teléfono válido y el correo personal para establecer

contacto con usted. Seguidamente hacer clic sobre la opción “Continuar”.

“Se recomienda que el correo suministrado sea un correo válido, que usted revise con frecuencia, pues allí llegará la confirmación de su proceso de inscripción.”

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Una vez que ha finalizado el proceso de inscripción y ha dado clic sobre la opción

“Continuar”, el sistema le muestra un resumen de la información que usted ha

diligenciado. Si los datos son correctos puede dar clic sobre la opción “Confirmar

Inscripción”, en caso contrario puede dar clic sobre la opción “Volver” y revisar los datos

que ha ingresado.

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Cuando esté seguro de la información que ha ingresado, puede hacer clic en la opción “Confirmar inscripción”. El sistema genera la constancia de inscripción que llegará al correo que usted ha suministrado. El sistema muestra una barra de progreso de la información que está siendo almacenada en el sistema.

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Finalizado el almacenamiento de la información el sistema le muestra la Constancia de Inscripción, donde se podrá visualizar un resumen de los datos registrados.

Usted puede hacer clic en la opción “Guardar” para generar el archivo pdf semejante al que llegará a su correo personal. También podrá almacenar este archivo en un dispositivo externo.

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Al hacer clic sobre esta opción, el sistema le pregunta si desea guardar su archivo en formato pdf. También tiene la opción de abrirlo, visualizarlo y posteriormente almacenarlo en un dispositivo.

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A continuación se muestra un ejemplo del archivo pdf que genera el sistema con la constancia de inscripción y el número de registro.

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Recomendación: Tenga presente que esta información llegará al correo personal que usted ha suministrado en el presente proceso de inscripción. Ingrese a su correo personal y verifique la recepción de este documento en formato pdf, tal como se muestra en el siguiente ejemplo: En el correo encontrará un mensaje de bienvenida, y la dirección desde la que podrá ingresar directamente al sistema para continuar con el cargue de los archivos digitales que son el soporte de su hoja de vida:

http://aplicativos.unipamplona.edu.co/concurso/consulta_concurso/

También va a encontrar una dirección que lo conducirá al instructivo que lo guiará para llevar a cabo este proceso de inscripción exitosamente.

6. Proceso: Confirmar inscripción. Para continuar con el proceso de inscripción es de vital importancia que realice la confirmación de la inscripción que usted señor(a) aspirante acaba de realizar. Para este fin ingrese a la funcionalidad: “Confirmar inscripción”, el sistema le solicitará un número de PIN que ha sido enviado a su correo electrónico, el número de documento y el correo que usted mismo ha ingresado. Finalmente deberá dar clic sobre la opción “Confirmar”.

http://aplicativos.unipamplona.edu.co/concurso/consulta_concurso/

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El sistema le emitirá un mensaje indicando que el proceso de confirmación ha sido exitoso y que puede continuar con el cargue de archivos digitalizados.

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7. Proceso: Subir soportes (o Cargue de Documentos). Una vez realizada la confirmación de la inscripción podrá continuar con el proceso de cargue de los soportes digitales; para ello ingrese a la funcionalidad: “Subir Soportes”, el sistema le solicitará el número de PIN-que ha sido enviado a su correo electrónico- su número de documento y el correo que usted ha ingresado. Finalmente deberá hacer clic sobre la opción “Confirmar”.

El sistema muestra una interfaz en la cual puede empezar a cargar la documentación

digitalizada de manera organizada.

El siguiente es el orden que se presenta:

1. Información:Cargue el archivo digital del documento de identidad ampliado al

150%. Luego proceda a cargar el formato digitalizado de la hoja de vida (DAFP).

2. Universitarios:Se cargan los archivos digitalizados de los diplomas universitarios.

3. Postgrados: Se cargan todos los archivos digitalizados de los diplomas de

postgrado.

4. Experiencia Académica: Corresponde a los archivos digitales de su experiencia

académica universitaria.

5. Experiencia Administrativa: Corresponde a los archivos digitales de su

experiencia en cargos administrativos de nivel directivo.

6. Propuesta: Se sube el archivo digital de la Propuesta de Gestión que usted

presenta como aspirante al cargo de Rector(a) de la Universidad de Pamplona.

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A continuación se explica de manera detallada cada una de las pestañas disponibles para el cargue de la primera parte de la documentación digital. 1. Información:En esta primera pestaña, se debe cargar el archivo digital del documento

de identidad ampliado al 150%. Luego proceda a subir el archivo de la hoja de vida en el formato del DAFP. El aspirante debe digitar un nombre para el archivo (como se especificó en la página

No. 3). Seguidamente debe dar clic en la opción “examinar” para hacer la búsqueda del archivo digital y al hacer doble clic sobre éste, el mismo se cargará de inmediato en la“Lista de archivos”.

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Opción eliminar: ( ) Esta opción permite eliminar archivos digitales erróneos. El aspirante puede volver a cargar los archivos digitales correctos.

Opción Descargar:( ) Esta opción permite que la persona que cargó los archivos, los descargue nuevamente para verificarlos; si lo desea, una vez verificados puede guardarlos en un dispositivo de almacenamiento (ejemplo: memoria USB, disco duro, disco externo).

Recomendación:Tener en cuenta que si usted desea guardar sus archivos digitales puede hacer clic sobre el botón “Registrar Documentos”, para que éstos vayan quedando almacenados en el sistema. Al realizar esta operación el sistema genera un mensaje indicando que su proceso se realizó exitosamente, Se presenta la opción de “Volver” para que usted continúe con el cargue de sus archivos.

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Tenga en cuenta las siguientes validaciones del sistema:

“El sistema valida que el archivo que se va a cargar tiene un tamaño inferior a 2Mb.”

“El sistema valida que el archivo se encuentra en formato PDF.”

2. Universitarios: En esta segunda pestaña, se deben subir todos los archivos digitalizados de los diplomas universitarios. Usted debe tener digitalizado en un archivo cadauno de los diplomas. El aspirante debe digitar el nombre para el archivo (como se especificó en la página

No. 2) y luego debe dar clic en la opción examinar para hacer la búsqueda del archivo digital y al dar doble clic sobre éste, se cargará de inmediato en la“Lista de archivos”.

Si tiene más de un diploma, éstos pueden cargarse de forma consecutiva.

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“Recuerde ir almacenado la información a medida que la carga, haciendo clic sobre la opción “Registrar Documentos”.

Cuando se suben los archivos y se almacenan, el sistema los lista tal como se muestra en

el siguiente ejemplo:

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3. Postgrados: En esta tercera pestaña, se deben cargar todos los archivos digitalizados de los diplomas de postgrado. Debe tener digitalizado un archivo por cada diploma. El aspirante debe digitar un nombre para el archivo (como se especificó en la

página No. 3) y luego debe dar clic en la opción “examinar” para hacer la búsqueda del archivo digital y al dar doble clic sobre éste, se cargará de inmediato en la“Lista de archivos”.

Si tiene más de un diploma, éstos pueden ir cargándose de forma consecutiva.

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En el siguiente ejemplo ya se han subido los documentos y se han almacenado.

4. Experiencia Académica: En esta cuarta pestaña, se deben cargar todos los

archivos digitalizados que acreditan su experiencia académica universitaria. Tenga en cuenta que debe escanear en un solo archivo la experiencia certificada por una institución aun cuando ésta se tenga varias páginas.

“Obligatoriamente” el aspirante debe digitar un nombre para el archivo

(como se especificó en la página No. 3), elegir la fecha de inicio de la experiencia académica universitariay seguidamente la fecha de finalización de la

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misma.Posteriormente debe hacer clic en la opción “examinar“ para realizar la búsqueda del archivo digital y al dar doble clic sobre su archivo, se cargará de inmediato en la“Lista de archivos”.

Si tiene más de un archivo, éstos pueden ir subiéndose de forma consecutiva.

“Recuerde ir almacenado la información a medida que la carga,haciendo clic sobre la opción “Registrar Documentos”.


5. Experiencia Administrativa:En esta quinta pestaña, se deben cargar todos los archivos digitalizados que certifican su experiencia administrativa de nivel directivo. Tenga en cuenta que debió escanear en un solo archivo la experiencia administrativa de nivel directivo certificada por cada institución, aun cuando esta tenga varias páginas.

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“Obligatoriamente” el aspirante debe digitar un nombre para el archivo

(como se especificó en la página No. 3), elegir la fecha de inicio de la experiencia administrativa de nivel directivoy seguidamente la fecha de finalización de la

misma.Posteriormente debe dar clic en la opción “examinar“ para realizar la búsqueda del archivo digital y al dar doble clic sobre su archivo, se cargará de inmediato en la“Lista de archivos”.

Si tiene más de un archivo, éstos pueden ir subiéndose de forma consecutiva.



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6. Propuesta:En esta sexta pestaña, debe cargar el documento digitalizado de su propuesta de gestión. Tenga en cuenta que debió escanear en un solo archivo su propuesta aun cuando ésta conste de varias páginas. El aspirante debe digitar un nombre para el archivo (como se especificó en la

página No. 3) y luego debe dar clic en la opción “examinar” para hacer la búsqueda del archivo digital y al hacer doble clic sobre el mismo, éste se cargará de inmediato en la“Lista de archivos”.

Recuerde ir almacenado la información a medida que la carga, haciendo clic sobre la opción “Registrar Documentos”.


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Finalizado el proceso de cargue de archivos digitales, lo invitamos a navegar nuevamente por las 6 pestañas para que se cerciore de que toda la documentación ha sido debidamente diligenciada y subida al sistema. Cuando esté completamente seguro de su proceso, debe dar clic en la opción “Cerrar Inscripción”:

El sistema genera un mensaje de alerta, indicándole que una vez cerrada su inscripción no podrá hacer cambios, ni gestionar documentación.

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Si su respuesta es afirmativa el sistema genera un mensaje indicándole que el proceso se ha efectuado exitosamente. Señor(a) aspirante, usted podrá ingresar al módulo las veces que desee mientras esté activo el sistema, y podrá consultar y descargar la documentación que ha subido. Cuando

intente volver a entrar a la funcionalidad “Subir Soportes”, deberá ingresar de manera obligatoria el PIN, número de documento y correo electrónico. A continuación se muestra un ejemplo de la forma en que se listarán los documentos digitales subidos por el aspirante. Puede ingresar a las seis pestañas de navegación, ver y

descargar los archivos que subió (ó cargó) usando el botón de descargar ( ).

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Le deseamos éxito durante este proceso.

Secretaria General UNIVERSIDAD DE PAMPLONA La Academia al servicio de la Vida

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