Contenido:

A C C E S S

Departament de Informtica

Tema 6

Formularios Avanzados

Contenido:

1. Qu son los Subformularios.

1.1. Tipos de Subformularios.

1.2. Planificar la creacin de un formulario y un subformulario.

2. Crear un Formulario/Subformulario con un Asistente.

2.1. Para crear un formulario principal y un subformulario con el asistente para formularios Principal / Subformulario.

2.2. Para cambiar entre el formulario principal y el subformulario en el modo de presentacin Formulario.

3. Crear un Formulario/Subformulario sin un Asistente.

3.1. Crear un formulario principal y un subformulario.

3.2. Para agregar un Subformulario a un Formulario principal.

3.3. Para modificar el diseo de un subformulario mientras se trabaja con el formulario principal.

3.4. Vincular un Formulario principal y un subformulario.

4. Crear un Subformulario basado en una consulta.

4.1. Para disear un subformulario basado en una consulta.

5. Formulario con dos Subformularios vinculados.

5.1. Para crear un formulario principal con dos niveles de subformularios.

6. Utilizar Grficos.

1.-QU SON LOS SUBFORMULARIOS

Los subformularios son un mtodo para incluir en un formulario informacin que proviene de ms de una tabla. Un subformulario es un formulario dentro de otro formulario. En Access, el formulario primario se denomina formulario principal y el formulario incluido en l recibe el nombre de subformulario. A menudo el conjunto se denomina formulario/subformulario o formulario maestro detalle.

Fig. 1Al utilizar un subformulario es sencillo ver la relacin existente entre los registros de dos o ms tablas. En este tipo de formulario, el formulario principal y el subformulario estn vinculados, de modo que el subformulario slo mostrar los registros que estn relacionados con los del formulario principal.

Los subformularios resultan especialmente eficaces cuando se trata de mostrar datos almacenados en tablas o en consultas con una relacin de "uno a varios". En tales casos, el formulario principal representa el extremo "uno" de la relacin, mientras que el subformulario representa el extremo "varios".

a)Tipos de subformularios

Al crear un formulario, puede disearlo como hoja de datos (slo podr mostrarse en el modo de presentacin Hoja de datos), o bien como formulario propiamente dicho (slo podr mostrarse en el modo de presentacin Formulario), o bien como ambos. Cuando cree un formulario con el Asistente para formularios Principal/subformulario, ste crear un subformulario que puede verse en ambos modos de presentacin (siendo Hoja de datos el modo de presentacin predeterminado). En el modo de presentacin Formulario, el formulario puede ser muy sencillo, aunque tambin puede personalizar su diseo con encabezados, pies, colores, etc.

Un formulario principal puede tener cualquier cantidad de subformularios, clasificados en un mximo de dos niveles. Esto significa que en un formulario principal se puede incluir un subformulario que a su vez contenga otro subformulario.

b) Planificar la creacin de un formulario y un subformulario

Como origen de los datos para un formulario principal se utiliza una tabla o consulta y para los datos de su subformulario se usa otra distinta. Si desea que el formulario principal y el subformulario muestren datos relacionados, deber comprobar que las tablas o consultas subyacentes se han diseado de modo que Access muestre los datos en la forma correcta.

Tienen las tablas o consultas subyacentes una relacin "uno a varios"? Si usa un formulario/subformulario para mostrar una relacin "uno a varios", deber utilizar la tabla correspondiente al extremo "uno" como base para el formulario principal, y la del extremo "varios" como base para el subformulario. Por ejemplo, las tablas Socios y Vales de Vino tienen una relacin "uno a varios", ya que para un solo cliente puede haber varios pedidos. Es conveniente establecer relaciones entre las tablas, lo que ayuda a Access a crear vnculos automticos entre los formularios cuando se crea un formulario principal y un subformulario.

Tienen las tablas o consultas subyacentes campos que las vinculen? Examine las tablas o consultas que va a utilizar como origen de datos para el formulario principal y el subformulario. Asegrese de que contienen un campo comn (que las vincula). Access utiliza este campo para limitar los registros mostrados en el subformulario.

Fig. 2Estn indexados los campos que vinculan las tabla o consultas subyacentes del formulario? Si utjliza como vnculo un campo que no es una clave principal ni una clave externa, quiz desee establecer un ndice para este campo en la tabla subyacente. Si ha establecido relaciones entre claves principales y externas, Access habr creado automticamente ndices para estos campos. A menudo, agregando un ndice se consigue que el formulario se abra ms rpidamente y que sea ms rpido el desplazamiento por los registros.

2.-CREAR UN FORMULARIO/SUBFORMULARIO CON UN ASISTENTE

En general, usar el Asistente para formularios Principal/subformulario es la forma ms rpida y cmoda de disear un formulario y su subformulario. Aunque desee personalizar en gran medida tanto el formulario principal como el subformulario, puede comenzar utilizando el Asistente para conseguir un prototipo inicial de formulario que posteriormente podr modificar.

Cuando cree un formulario/subformulario utilizando un Asistente, podr ver los datos del subformulario tanto en el modo de presentacin Hoja de datos como en el modo de presentacin Formulario.

Fig. 3El Asistente para formularios Principal/subformulario crea el conjunto formulario principal/subformulario y establece todas sus propiedades.

a)Para crear un formulario principal y un subformulario con el Asistente para formularios Principal ms subformulario.

1. En la ventana de la base de datos, haga clic en el botn "Formulario".

2. Elija el botn "Nuevo". Access mostrar el cuadro de dilogo Nuevo formulario.

3. En el cuadro "Seleccione una tabla/consulta", seleccione la tabla o consulta que contiene los datos que desea mostrar en el formulario principal.

4. Elija el botn "Asistente para formularios". Access mostrar el primer cuadro de dilogo del Asistente para formularios.

5. Elegir los campos de la tabla PRINCIPAL.

6. Elegir los campos de la tabla SUBFORMULARIO.

7. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del Asistente para formularios.

8. En el ltimo cuadro de dilogo, elija el botn "Finalizar" para comenzar a introducir o a ver los datos.

b)Para cambiar entre el formulario principal y el subformulario en el modo de presentacin Formulario

Para cambiar del subformulario al formulario principal en el modo de presentacin Formulario, haga clic en un control del formulario principal (no en el fondo). Para cambiar al subformulario, haga clic en cualquier lugar de ste.

Nota Cuando muestre un formulario que contiene un subformulario, puede crear un filtro para los campos del formulario principal, pero no puede aplicar un filtro para los registros del subformulario.

3.-CREAR UN FORMULARIO/SUBFORMULARIO SIN UN ASISTENTE

Para crear un formulario principal y un subformulario sin la ayuda del Asistente para formularios Principal/subformulario, debe disear el formulario principal y subformulario por separado. Despus insertar el subformulario en el formulario principal. En este apartado se muestra cmo puede crear por sus propios medios un formulario principal y un subformulario.

Este mtodo es til cuando ya ha creado un formulario y desea insertarlo en otros. Tambin puede interesarle esta forma de crear un subformulario cuando desea disearlo con una apariencia muy distinta a la de los formularios generados por un Asistente.

Utilice la informacin sobre las propiedades como ayuda para hacer modificaciones en los formularios principales y los subformularios, tanto si los ha creado con la ayuda de un Asistente como si los cre usted personalmente.

a)Crear un formulario principal y un subformulario

Un subformulario es un formulario independiente, es decir, se disea y se guarda exactamente de la misma forma que cualquier otro formulario. Despus puede agregarlo a un formulario principal, asegurndose de que est vinculado a l. En muchos casos, Access vincula automticamente el formulario cuando usted lo agrega, pero en otros casos es necesario establecer las propiedades para vincular el subformulario al formulario principal.

Un subformulario puede estar basado en una tabla o en una consulta.

Para preparar el formulario principal

1. Cree el formulario principal. Deje en l sitio para el subformulario.

2. Guarde y cierre el formulario principal.

Para preparar el subformulario

Puede disear un subformulario de modo que se pueda mostrar slo como hoja de datos, slo como formulario o de ambas formas.

1. Cree un formulario y establezca sus propiedades PresentacionesPermitidas y PresentacinPredeterminada.

Slo hoja de datos Site los campos del formulario en el orden en que desee que aparezcan en la hoja de datos. No es necesario colocarlos, ya que siempre aparecern como una hoja de datos. Establezca las propiedades PresentacionesPermitidas y PresentacinPredeterminada como "Hoja de datos".

Slo formulario Coloque los controles como desee que aparezcan en el modo de presentacin Formulario. Establezca la propiedad PresentacionesPermitidas como "Formulario" y la propiedad PresentacinPredeterminada como "Formulario simple" o como "Formularios continuos".

Formulario y hoja de datos Coloque los controles como desee que aparezcan en el modo de presentacin Formulario. Establezca la propiedad PresentacionesPermitidas como "Ambas" y la propiedad PresentacinPredeterminada como "Formulario simple", "Formularios continuos" u "Hoja de datos", dependiendo de la forma en que desee que se muestre el subformulario al abrir el formulario.

2. Guarde y cierre el subformulario.

b)Para agregar un subformulario a un formulario principal

1. Abra el formulario principal en el modo de presentacin Diseo.

2. Cambie a la ventana de la base de datos (presione Fll).

3. Arrastre el subformulario deseado desde la ventana de la base de datos y sitelo en el lugar adecuado del formulario principal. Access agregar al formulario principal el control del subformulario y su etiqueta adjunta. El control del subformulario es dependiente del subformulario y tiene aproximadamente su mismo tamao (el control del subformulario incluye espacio para los selectores de registros, por lo que su anchura es un poco mayor).

4. Si es necesario, mueva el control del subformulario y ajuste su tamao.

5. Cambie al modo de presentacin Formulario para ver el formulario principal con su subformulario. Si en el formulario o en el subformulario no aparecen los datos esperados, consulte el apartado "Vincular un formulario principal y un subformulario", ms adelante en este mismo tema.

6. Para modificar el formulario principal, cambie al modo de presentacin Diseo. Si lo que desea es modificar el subformulario, siga el procedimiento descrito a continuacin.

c)Para modificar el diseo de un subformulario mientras se trabaja con el formulario principal

1. En el modo de presentacin Diseo, haga clic en cualquier lugar del formulario principal que est fuera del control del subformulario (para asegurarse de que el control del subformulario no est seleccionado).

2. Haga doble clic en cualquier lugar del control del subformulario. Access mostrar el subformulario en el modo de presentacin Diseo.

3. Haga los cambios deseados en el diseo del subformulario. Si desea cambiar la apariencia de la hoja de datos del subformulario mientras est trabajando en el modo de presentacin Diseo, haga clic en el botn "Presentacin Hoja de datos" de la barra de herramientas. Si es necesario, ajuste la anchura de las columnas de la hoja de datos de modo que quepan en el control del subformulario.

4. Guarde y cierre el subformulario desde el modo de presentacin Diseo o desde el modo de presentacin Hoja de datos.

Nota Tambin puede modificar el diseo de un subformulario abrindolo desde la ventana de la base de datos, realizando los cambios deseados y guardndolo. Los cambios sern visibles la prxima vez que abra el formulario principal.

d)Vincular un formulario principal y un subformulario

Cuando muestre un formulario que contenga un subformulario, normalmente le interesar que en el subformulario slo aparezcan los registros relacionados con el formulario principal.

Cuando arrastre un subformulario hasta un formulario principal, o cuando cree un conjunto formulario principal/subformulario con el Asistente, Access intentar vincular ambos formularios y, en muchos casos, lo conseguir. Access vincula automticamente los dos formularios cuando se dan las siguientes condiciones:

Tanto el formulario principal como el subformulario estn basados en tablas (no en consultas) y se ha establecido una relacin entre estas tablas. Access utiliza como vnculos los campos que relacionan las dos tablas.

El formulario principal est basado en una tabla con una clave principal y el subformulario est basado en una tabla que contiene un campo con el mismo nombre que esa clave principal y con el mismo tipo de datos u otro compatible. Access utiliza como vnculos los dos campos con el mismo nombre.

En otros casos, deber vincular personalmente los dos formularios especificando el campo o campos que los unen.

Puede comprobar si se ha establecido el vnculo observando las propiedades del control del subformulario. Si se han establecido las propiedades VincularCamposPrincipales y VincularCamposSecundarios, querr decir que Access ha vinculado automticamente el formulario principal y el subformulario. De lo contrario, deber establecer usted estas propiedades

Fig. 4Los campos que elija para vincular el formulario principal y el subformulario deben contener la misma clase de datos y tener un tipo de datos o una longitud de campo iguales o compatibles. Por ejemplo, un campo Contador es compatible con un campo Numrico siempre y cuando la propiedad TamaoDelCampo del campo Numrico tenga el valor "Entero largo". No es necesario que los campos de vnculo aparezcan en el formulario principal o en el subformulario. Siempre que se encuentren en las tablas o consultas subyacentes, podr utilizarlos para vincular los formularios.

Para establecer las propiedades para vincular el formulario principal y el subformulario

1. En el modo de presentacin Diseo del formulario principal, abra la hoja de propiedades del control del subformulario.

2. Asigne a la propiedad VincularCamposSecundarios el nombre del campo de vnculo del subformulario. Para especificar varios campos de vnculo, separe sus nombres mediante signos de punto y coma (;). Nota En la propiedad VincularCamposSecundarios no puede utilizar el nombre de un control.

3. Asigne a la propiedad VincularCamposPrincipales el nombre del campo o control de vnculo del formulario principal. Para especificar varios campos o controles de vnculo, separe sus nombres mediante signos de punto y coma (;).

Sugerencia Al disear tablas, es conveniente establecer claves principales y relaciones. Tambin es conveniente asignar el mismo nombre a una clave principal de una tabla y a su correspondiente clave externa en otra tabla.

4.-CREAR UN SUBFORMULARIO BASADO EN UNA CONSULTA

Al igual que los formularios, los subformularios pueden basarse en consultas. Considere el uso de una consulta como base para un subformulario cuando desee que ste muestre valores de varias tablas o cuando desee mostrar informacin limitada u ordenada procedente de una o ms tablas. Los subformularios tambin son tiles para mostrar resmenes de datos que resultan de una consulta de tablas de referencias cruzadas.

Nota Cuando base un subformulario en una consulta de tabla de referencias cruzadas, deber especificar los ttulos en la propiedad TtulosDeColumna de la consulta. En muchos casos, esto acelerar el paso de un registro a otro del formulario principal.

Los datos de una consulta de tabla de referencias cruzadas son de slo lectura. No es posible agregar ni modificar los datos de un subformulario basado en una consulta de tabla de referencias cruzadas.

a)Para disear un subformulario basado en una consulta

1. Cree la consulta que desea utilizar como base para el subformulario. Incluya en ella los campos que desee mostrar en el subformulario, as como el campo que lo vincular al formulario principal..

2. Guarde la consulta.

3. Cree el formulario y el subformulario, ya sea con el Asistente para formularios Principal/subformulario o sin l. Utilice la consulta como base para el subformulario.

4. Agregue el subformulario al formulario principal.

5. Si es necesario, establezca las propiedades VincularCamposPrincipales y VincularCamposSecundarios del control del subformulario. Deber hacerlo si el formulario principal est basado en una consulta. Disear un subformulario basado en una consulta de tabla de referencias cruzadas

5.-FORMULARIO CON DOS SUBFORMULARIOS VINCULADOS.

Los subformularios tambin pueden utilizarse para mostrar una relacin "uno a varios a varios". En un caso tpico, la relacin entre el formulario principal y el primer subformulario es "de uno a varios" y este primer subformulario tiene a su vez una relacin de "uno a varios" con el segundo subformulario.

Por ejemplo, podra disear un formulario Clientes y pedidos para utilizarlo cuando los clientes llamaran para confirmar el envo de un producto que han encargado. En este formulario, primero debe localizar el cliente y a continuacin, Access muestra informacin sobre todos los pedidos que ha realizado ese cliente. Despus podr buscar los detalles del pedido en cuestin. La relacin entre clientes y pedidos es de "uno a varios", y la relacin entre los pedidos y sus detalles es tambin de "uno a varios".

Fig. 5 El formulario principal muestra los datos procedentes de la tabla Clientes.

El primer subformulario muestra los datos sobre un cliente procedentes de la tabla Pedidos.

El segundo subformulario muestra los datos relativos a un pedido procedentes de la consulta Detalles de pedidos ampliado.

El primer subformulario muestra informacin sobre todos los pedidos realizados por el cliente mostrado en la parte superior del formulario.

El segundo subformulario muestra detalles para el pedido seleccionado en el primer subformulario.

a)Para crear un formulario principal con dos niveles de subformularios

1. Cree el formulario principal, cree el primer subformulario y arrstrelo hasta el principal.

2. Cree el segundo subformulario y arrstrelo hasta el formulario principal.

3. Agregue un cuadro de texto independiente oculto al formulario principal para vincular el segundo subformulario al primero. Asigne a la propiedad Nombre el nombre del campo que vincula el primer subformulario y el segundo. Asigne a la propiedad Visible del cuadro de texto el valor No. Escriba una expresin, de modo que el cuadro de texto tome el mismo valor que el campo de vnculo del segundo subformulario. La expresin tendr este formato: =[Nombre del primer subformulario].[Formulario]![Nombre del campo de vnculo del primer subformulario]

=[Sub2].Formulario![lD de pedido]

4. En el segundo subformulario, establezca la propiedad VincularCamposPrincipales al nombre del cuadro de texto oculto. Establezca la propiedad VincularCamposSecundarios al nombre del campo de vnculo del segundo subformulario.

Fig. 6Sugerencia Otra forma de crear el formulario es crear el formulario principal y el primer subformulario, y luego agregar el cuadro de texto oculto como segundo paso. Asigne al cuadro de texto oculto el nombre del campo del segundo subformulario que vincular ste al primer subformulario. A continuacin, arrastre el segundo subformulario hasta el primero. Puesto que el cuadro de texto oculto tiene el mismo nombre que el campo del segundo subformulario, Access vincular automticamente los dos campos y no ser necesario establecer las propiedades VincularCamposPrincipales y VincularCamposSecundarios.

6.-UTILIZAR GRFICOS

Los grficos son tambin objetos independientes que, sin embargo, son creados con otro botn de la caja de herramientas. Los mismos permiten representar tendencias de los datos guardados en los registros, pero que se podrn ver claramente slo a travs de un grfico.

Cuando los datos de una tabla resultan suficientes para crear un grfico, puede utilizarla como fuente de datos para el mismo. Sin embargo, con frecuencia es necesario restringir los datos o agruparlos desde diferentes tablas. En ese caso tiene que crearse primero una consulta sobre la cual se basar el grfico.

Para la creacin de un grfico se necesitan determinados campos en la tabla o en la consulta. As, tiene que estar presente por lo menos un campo numrico. Los nombres de los campos se utilizan parcialmente para los rtulos X o Y. En caso de que el grfico deba modificarse en cada registro, tienen que denominarse uno o varios campos de la tabla o de la consulta que coincidan con uno o varios campos del grfico. Esta vinculacin se realiza, al igual que en el caso de un formulario con subformulario, a travs de las dos propiedades Vincular campos secundario y vincular campos principales.

La fuente de datos del grfico puede ser la misma consulta sobre la que se basa el formulario, aunque tambin puede utilizarse otra consulta como fuente de datos para el grfico.

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