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Accin de mejora: Mantenimiento de las instalaciones

deportivas del S.A.D.U.S.

Accin de mejora: Mantenimiento de las instalaciones deportivas del S.A.D.U.S.

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IDENTIFICACIN

Nombre del Centro Servicio de Actividades Deportivas de la Universidad de Sevilla (S.A.D.U.S.)

Direccin postal C. D. U. Los Bermejales. Avda. Dinamarca s/n. 41012 Sevilla

Nombre de la persona responsable de la organizacin o servicio

D. Diego Cabeza Ramos

Persona responsable de la Accin de mejora D. Jorge Thiriet Castilla. Subdirector rea Deportiva

Direccin de correo electrnico [email protected]

Telfono de contacto 954 48 77 01/02


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1. INTRODUCCIN El SADUS cuenta desde el ao 2000 con una nueva superficie de 60.000 m2 para instalaciones deportivas, y desde este ao y hasta el 2005, se ha producido un notable incremento en el nmero de instalaciones deportivas en la Universidad de Sevilla. A finales del ao 2003, este Servicio, es sometido a una autoevaluacin por parte de agentes externos, coincidiendo con la propia iniciativa tomada por la Direccin del mismo, de integrar al SADUS en un Sistema de Gestin de Calidad. En octubre de 2004, se crea definitivamente un grupo de trabajo en el SADUS para la calidad, que llevar a cabo reuniones con la Unidad de Calidad de la Universidad de Sevilla tomando como referencia el informe de autoevaluacin. Como desenlace de las distintas reuniones mantenidas, y tras el anlisis del informe de autoevaluacin, se detectan distintas acciones de mejora en las que se debera de trabajar, resultando el Plan de Mantenimiento como una de las de mayor repercusin dentro de la unidad organizativa. Reunido el 6 de mayo de 2005 el Equipo de Direccin del Servicio de Actividades Deportivas de la Universidad de Sevilla, acuerda llevar a cabo la accin de mejora denominada Mantenimiento de las Instalaciones Deportivas del SADUS, tras analizar los resultados de la autoevaluacin y evaluar y ponderar las reas de mejora propuestas en dicho informe. Toda esta Accin de Mejora que se acomete, resulta fundamental, an ms si cabe, dentro del SADUS por cuanto el rea de Instalaciones ha sido la que mayor incremento ha experimentado en los ltimos cinco aos. Y no slo por el nmero de espacios deportivos, sino por las particularidades y caractersticas de los mismos. Espacios con los que no contaba la Universidad con anterioridad, y que requieren de una normalizacin dentro del Mantenimiento General de las instalaciones deportivas del SADUS.


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2. PROCESO DE PREPARACIN DE LA ACCIN La necesidad de realizar un Plan de accin para el mantenimiento de las instalaciones del SADUS es una de las tres necesidades que se priorizaron el da 6 de Mayo de 2005 en la reunin que mantuvo el Equipo Directivo del Servicio. En el Informe de Autoevaluacin realizado por parte del Equipo de Directivo, se encontraron los siguientes puntos fuertes y reas de mejora relacionadas con este plan: PUNTOS FUERTES 1.- Existencia de un Plan de Prevencin de Riesgos Laborales propio del SADUS. 2.- Partes de incidencias requeridos y recogidos en las hojas de Rutinas 3.- Realizacin de obras de mejora y acondicionamiento de las instalaciones en funcin de las necesidades detectadas en las revisiones 4.- Control de inventarios llevado a cabo desde hace cinco aos, logrando bajar el gasto en consumibles en un 30%. Actualmente los gastos en estas partidas se mantienen constantes aun cuando ha aumentado la plantilla del SADUS. REAS DE MEJORA 1.-Ausencia de documentacin referente a un Plan de Mantenimiento para mejorar el rendimiento de los diferentes activos y optimizar los inventarios (4c1) 2.-Se considera necesario que la gestin de los inventarios se evalu a partir de los resultados relativos a la gestin de los inventarios, control de consumos, materiales y energas, as como de las revisiones peridicas de la efectividad de su gestin (4c2)


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3. Descripcin de la accin de mejora

3.1. Definicin del Objetivo especfico y su evaluacin

OBJETIVO DEFINITIVO

INDICADORES DE XITO

HERRAMIENTAS DE CONTROL

% de agentes (Encargados de Equipos de Instalaciones) consultados en la recopilacin de la informacin.

Actas de reunin Lista de Control

% de informacin recopilada de las Instalaciones. Lista de Control

% de contenidos elaborados del Programa de Formacin. Lista de Control

% de obra ejecutados Lista de Control

% de instalacin tomas RIUS Lista de Control

% de instalacin de equipos Lista de Control % de actuaciones correctivas desarrolladas segn el Plan Lista de Control

% de visitas y verificaciones realizadas conforme al Plan Lista de Control

DISEAR Y APLICAR UN PLAN DE MEJORA DEL MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS DEL SADUS, A PARTIR DEL ANLISIS DE LAS NECESIDADES, EXPECTATIVAS Y OBJETIVOS DEL SADUS

Grado de satisfaccin del personal de instalaciones del SADUS con la aplicacin del Plan

Cuestionario


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3.2. Plan de trabajo

Coordinador de la Accin: D. Jorge Thiriet Castilla

OBJETIVO: Disear y aplicar un plan de mejora del mantenimiento de las instalaciones deportivas del SADUS, a partir del anlisis de las necesidades, expectativas y objetivos del SADUS.

ACTUACIONES PROCEDIMIENTOS RECURSOS TEMPORALIZACIN RESPONSABLE

1. Anlisis de la situacin del rea de Instalaciones - Tormenta de ideas - Anlisis causa-efecto Hojas de quejas Sugerencias Partes

Junio 2005 Grupo de Mejora

2. Informacin al Grupo de Mejora de Recursos Humanos de cursos especficos para el personal de instalaciones.

-Desarrollo de un programa de contenidos especficos sobre los Cursos: Herrera, aplicaciones informticas especficas (SIGED)

Informacin previa de los Encargados de Equipo de Instalaciones.

Octubre 2005 a Marzo 2006 Grupo de Mejora

3. Creacin de un espacio fsico para el rea de instalaciones. -Proyecto de obra Materiales y humanos Julio 2005 Grupo de Mejora

3.1.Elaboracin del presupuesto de la obra -Solicitud de presupuestos a proveedores Encargado de Equipo Cartera de proveedores

Julio 2005 Grupo de Mejora

3.2.Compra de materiales - Hojas de pedido -Inventario de materiales recibidos Almacn Humanos Septiembre 2005

rea de instalaciones

3.3.Ejecucin de la obra -Elaborar cronograma de ejecucin Humanos Informticos Septiembre 2005 Grupo de Mejora


OBJETIVO: Disear un plan de mejora del mantenimiento de las instalaciones deportivas del SADUS, a partir del anlisis de las necesidades, expectativas y objetivos del SADUS.


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3.4 Evaluacin de la ejecucin de la obra - Elaborar y aplicar lista de control para comprobar grado de ejecucin Hoja de control Noviembre 2005 Grupo de Mejora

4. Revisin de la situacin real de la documentacin sobre mantenimiento de las instalaciones del SADUS.

-Revisin de la informacin existente.

Rutinas Inventarios Hojas de e/s Normativas, etc

Septiembre a Diciembre 2005 Grupo de Mejora

5.Elaboracin y creacin de un plan de mantenimiento de las instalaciones del SADUS

-Revisar la documentacin existente de mantenimiento

Documentacin de referencia Informticos Humanos

Diciembre 2005 a Febrero 2006 Grupo de Mejora

6.Elaboracin y creacin del Libro de instalaciones del C.D.U. Los Bermejales

-Revisar documentacin existente de mantenimiento -Reunin de encargados de equipos de instalaciones

Documentacin de referencia Humanos Informticos

2 Quincena de Diciembre 2005 Grupo de Mejora

6.1.Elaboracin de un ndice de contenidos -Estructurar la informacin recopilada y revisada. Humanos Materiales Informticos

1 Quincena de Enero 2006 Grupo de Mejora

6.2.Creacin de un archivo fotogrfico de los distintos usos deportivos y extras del C.D.U. Los Bermejales -Realizacin de fotografas digitales

Humanos Materiales (cmara digital)

2 Quincena de Enero 2006

Grupo de Mejora rea de instalaciones

6.3.Organizacin y diseo de la documentacin elaborada -Consenso del diseo de la documentacin a incluir en el libro de instalaciones

Humanos Materiales

1 Quincena de Febrero 2006 Grupo de Mejora

6.4.Impresin y copias del libro de instalaciones -Entrega del material para impresin digital -Encuadernacin

Humanos Materiales

Febrero 2006

Grupo de Mejora


OBJETIVO: Disear y aplicar un plan de mejora del mantenimiento de las instalaciones deportivas del SADUS, a partir del anlisis de las necesidades, expectativas y objetivos del SADUS.


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7.Informatizacin y comunicacin de las instalaciones del SADUS - Evaluacin de la relacin de equipos a instalar Humanos Econmicos Octubre 2005

Grupo de Mejora

7.1.Adecuacin y solicitud de conexiones -Peticin SOS Humanos Noviembre 2005 Grupo de Mejora SOS

7.2.Ejecucin de las conexiones -Envo de los equipos -Peticiones al SOS Humanos Materiales Enero 2006

Grupo de mejora y SOS

7.3.Solicitud de aplicaciones y software e instalacin de las mismas

-Peticin a Subdireccin Econmica y de Organizacin

Materiales Enero 2006

Grupo de mejora SOS

8.Verificacin del estado de las Instalaciones Deportivas del SADUS

Aplicacin herramientas y recursos del Plan de Mantenimiento

Plan de Mantenieminto y Herramientas generadas

Marzo a Mayo 2006 Grupo de mejora

9.Evaluacin de las actuaciones de mejora de las instalaciones del SADUS

Control de indicadores y medida de la satisfaccin del personal de instalaciones del SADUS

Cuestionarios de satisfaccin al personal de instalaciones del SADUS Indicadores

Mayo 2006 Grupo de mejora

10.Revisin en su caso de las actuaciones del Plan de mejora Reunin Grupo de Mejora U.T.C. U.T.C. Mayo 2006 Grupo de mejora


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3.3. Diagrama de flujo

ACCIN DE MEJORA N 1: PLAN DE MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS DEL SADUS

PROPIETARIO: Subdireccin rea DeportivaFECHA: JULIO 2005

Grupo de mejora revisa el proceso existente en el SADUS sobre el Mantenimiento de las Instalaciones Deportivas

Analiza causas y efectos

Mapa de procesos

Se ha hecho anteriormente?SI NO

Mantenimiento de las Instalaciones Definicin del proceso

Difusin del proceso al personal implicado en el Mantenimiento de las Instalaciones deportivas del SADUS

Establecimiento de objetivos y estndares de calidad para el Mantenimiento de las Instalaciones deportivas

Definicin de indicadores y herramientas de control

Propuesta de actuaciones

Panel de Indicadores

Los responsables desarrollan las actuaciones previstas

Medicin de indicadores

Comparacin de las medidas obtenidas con los objetivos fijados

Panel de evaluacin de

indicadores de la accin de mejora

Se cumplen los objetivos? NO

FIN

SI Anlisis de las causas de incumplimiento de los objetivos

Adopcin de cambios o medidas de mejora de procesos

INICIO


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4. PERSONAS Y GRUPOS IMPLICADOS EN LA ACCIN

Con el objeto de tener una visin amplia del Mantenimiento de las Instalaciones Deportivas, el grupo de personas implicadas incluye a los que especficamente desarrollan su actividad laboral en las instalaciones deportivas ( en sus distintos niveles) como por otro lado, la responsable del reas de competiciones del SADUS, principal usuaria de las mismas, y que aporta el punto de vista del usuario y de qu espera encontrar en la instalacin.

Directamente relacionados con el grupo de trabajo, se encuentran Jorge Thiriet Castilla (Subdirector del rea Deportiva), Mercedes Malaver Castillo (Jefa del rea de Competiciones), Jos Manuel Cantos Capitn (Jefe del rea de Instalaciones), Manuel Antonio Oliva Rodrguez y Fernando Sosa Gonzlez (Encargados de Equipo de Instalaciones).

Indirectamente, se implica no slo el resto del personal de instalaciones, sino tambin otros responsables de la Universidad de Sevilla en distintas reas para llevar a cabo la mejora.

Se realizarn reuniones peridicas, al menos una vez al mes, dejando acta de los contenidos y tratados y revisando el estado general de la accin de mejora.

Se guardar un dossier completo con el plan de mejora, actas, cuestionarios, etc.

TEMPORALIZACIN: Actuaciones 1. Anlisis de la situacin del rea de Instalaciones 2. Informacin al Grupo de Mejora de Recursos Humanos de cursos especficos para el personal de instalaciones.

3. Creacin de un espacio fsico para el rea de instalaciones. 4. Revisin de la situacin real de la documentacin sobre mantenimiento de las instalaciones del SADUS.

5. Elaboracin y creacin de un plan de mantenimiento de las instalaciones del SADUS

6. Elaboracin y creacin del Libro de instalaciones del C.D.U. Los Bermejales

7.Informatizacin y comunicacin de las instalaciones del SADUS 8. Verificacin del estado de las Instalaciones Deportivas del SADUS 9. Evaluacin de las actuaciones de mejora de las instalaciones del SADUS 10. Revisin en su caso de las actuaciones del Plan de mejora

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

2005

DICIEMBRE

ENERO

FEBRERO

2006

MARZO


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ABRIL

MAYO

5. EVALUACIN

Para el seguimiento de las acciones, se establece una programacin de reuniones en las que se verifican los avances realizados a travs de las distintas herramientas propuestas en las distintas acciones emprendidas, as como el grado de consecucin de los objetivos marcados.

Se marcan reuniones de valoracin y ajustes fundamentalmente en las primeras semanas de cada mes, y otras especficas en momentos puntuales para determinadas acciones que as lo requieren, tanto internas al grupo de trabajo, como con otras reas de la propia Universidad distintas a las del Servicio de Actividades Deportivas.

Las herramientas utilizadas para la evaluacin del Plan de Trabajo como las de Evaluacin de Resultados son las que a continuacin se detallan:

HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DEL PLAN DE TRABAJO

HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DE LOS RESULTADOS

Listas de Control Cuestionarios de satisfaccin interno (Personal de Instalaciones )

Actas

Plan de Mantenimiento Planillas de control

Informes


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SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LA ACCIN DE MEJORA MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS DEL SADUS

Objetivo: Disear y aplicar un plan de mejora del mantenimiento de las instalaciones deportivas del SADUS, a partir del anlisis de las necesidades, expectativas y objetivos del SADUS.

PROCESO RESPONSABLE FRECUENCIA MEDICIN ACTUACIN DE MEJORA INDICADOR

VALOR DE REFERENCIA REGISTRO ANLISIS

Julio 2005 Septiembre 2005 4. 5. 6.

% de agentes ( Encargados de Equipos de Instalaciones ) consultados en la recopilacin de la informacin.

80% Lista de Control INFORME ACTA

Septiembre 2005 4. 5. 6.

% de informacin recopilada de las instalaciones. 60% Lista de Control INFORME ACTA

Noviembre 2005 Febrero 2.

Porcentaje de contenidos elaborados del Programa de Formacin. 100%

Propuesta de programa INFORME ACTA

Septiembre 2005 Noviembre 2005 Diciembre 2005 3.

% de obra ejecutados en cada caso 30% , 60 %

y 90 %

Fotogrfico Seguimiento cronograma de ejecucin

INFORME ACTA

Diciembre 2005 7. % de instalacin tomas RIUS 100% tomas RIUS instaladas Visita INFORME ACTA

Enero 2006 7. % de instalacin de equipos 100% equipos funcionando Pruebas de conexin INFORME ACTA

20 Abril 2006 8. % de actuaciones correctivas desarrolladas segn el Plan 80% Hojas de control INFORME ACTA

Marzo 2006 8. % de visitas y verificaciones realizadas conforme al Plan 80% Incidencias ESTADSTICA INCIDENCIAS

GESTIN DE LAS INSTALACIONES

SUBDIRECCIN REA DEPORTIVA

Mayo 2006 9. Grado de satisfaccin del personal de instalaciones del SADUS con la aplicacin del Plan

70% Encuestas INFORME

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