Acta 003 con. adm. SachaCoop

ACTA NO. 003/

REUNIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN SACHACOOP

ASISTENCIA MIEMBROS CONSEJÓ ADMINISTRACIÓN CARGO DEPARTAMENTO

PRESENTES

HERNÁN GIRALDO CORREA PRINCIPAL

PRESIDENTE CALDAS

VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA PRINCIPAL

SECRETARIA CÓRDOBA

EVERARDO DE JESÚS PÉREZ ROBAYO PRINCIPAL ANTIOQUIA

HELDER CARO LÓPEZ PRINCIPAL CHOCÓ

JAIRO ALCIDES MONTES RAMÍREZ PRINCIPAL TOLIMA

FARITH SÁNCHEZ POLANÍA PRINCIPAL HUILA

LUIS JORGE SALAZAR ARTUNDUAGA PRINCIPAL RISARALDA

AUSENTES

INVITADOS

PRESENTES

NICOLÁS ALBERTO RODRÍGUEZ MUÑOZ C.A. SUPLENTE CHOCÓ LEÓN ÁNGEL GALLEGO MARÍN C.A. SUPLENTE CALDAS BLANCA EDITH VÉLEZ GONZÁLEZ C.A. SUPLENTE ANTIOQUIA

FABIO ANCÍZAR PÉREZ GRISALES J.V. SUPLENTE

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

AUSENTES

ALEX HUMBERTO GIRALDO ZULETA C.A. SUPLENTE RISARALDA

DANILO DE JESÚS YEPES HOYOS C.A. SUPLENTE CÓRDOBA GERMÁN S. VILLAMIZAR J. C.A. SUPLENTE TOLIMA

ROMÁN OVIDIO TAPIAS RENGIFO C.A. SUPLENTE HUILA

JULIO ESTRADA J. J.V. PRINCIPAL

RICARDO RODRIGO ARIAS G. J.V. PRINCIPAL

DAINER ACOSTA SOTELO J.V. PRINCIPAL

TERESA MURIEL PATIÑO J.V. SUPLENTE

ISABEL CRISTINA USMA J.V. SUPLENTE

Siendo las 09:15 horas del 13 de febrero de 2015, en el salón 202, Bloque 11, de la Universidad

Nacional, se dio inicio a reunión del Consejo de Administración de Sachacoop, con el siguiente

ORDEN DEL DÍA:

1. Llamado a lista y verificación de quórum. 2. Lectura y aprobación del Orden del Día.

3. Lectura y aprobación del acta anterior. 4. Presentación plan estratégico y presupuesto por parte del Gerente de Sachacoop. 5. Aprobar tope de competencia a ejecutar por parte del Gerente. 6. Reglamentación ingreso nuevos asociados a la Cooperativa. 7. Presentación proyecto de seguridad alimentaria por parte del Presidente del Consejo de

Administración.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Llamado a lista y verificación de quórum. Se procede a llamar a lista y se encuentran presentes 6 de sus principales verificando quórum. 2. Lectura y aprobación del Orden del Día. El Presidente pone a consideración el orden del día, la cual es aprobada por unanimidad. 3. Lectura y aprobación del acta anterior. Se procede a leer el Acta Número 002 por parte de la Secretaria, una vez leía se verifica el cumplimento de los compromisos. CUMPLIMIENTO COMPROMISOS

NO. COMPROMISO RESPONSABLE FECHA CUMPLIMIENTO

1 Envío información sobre personas de la lista que ya han dado sus aportes.

HERNÁN GIRALDO CORREA

06.02.15 CUMPLIDO

2

Envío plan estratégico y presupuesto por correo electrónico a todos los miembros del Consejo de Administración.


11.02.15 Se envió presentación en power point. CUMPLIDO

3 Leer plan estratégico y presupuesto MIEMBROS CONSEJO ADMINISTRACIÓN

13.02.15 CUMPLIDO

4 Listado integrantes Comité de Educación

EVERARDO DE J. PÉREZ ROBALLO

13.02.15

Una de los propuestos manifestó que puede. Se requieren 3 principales con sus suplentes. PENDIENTE

5

A partir del plan estratégico y de presupuesto que presente el Gerente definir el valor del tope de contratación que se le autorizará al Gerente.

MIEMBROS CONSEJO ADMINISTRACIÓN

13.02.15

El Gerente solicita tres meses para elaborar el Plan Estratégico y de Presupuesto. PENDIENTE.

6 Los otros comités se nombraran en la próxima reunión.

MIEMBROS CONSEJO ADMINISTRACIÓN

13.02.15

Punto no incluido dentro del Orden del Día, queda aplazado para próxima reunión ordinaria. PENDIENTE

7 Presentar información sobre software contable al Gerente.

EVERARDO DE J. PÉREZ ROBALLO

06.02.15

Informa habló con Subgerente de la Cooperativa de la Universidad Nacional, solicitando cita para asistir con Gerente y Presidente Consejo, pues tienen varios software.

PENDIENTE

8 Presentar proyecto de seguridad alimentaria.

HERNÁN GIRALDO CORREA

13.02.15 Fue presentado, faltándole ajustes en lo económico.

Se solicita citar por nombres en las convocatorias a las reuniones.

El Presidente pone en consideración el orden del día la cual es aprobada por unanimidad.

4. Presentación plan estratégico y presupuesto por parte del Gerente de Sachacoop. Inicialmente el Gerente propone ser autorizado para convocar a los integrantes de la Junta de Vigilancia para que comiencen a cumplir con sus funciones, aclarando que es una reunión extraordinaria. El presidente pone en consideración la propuesta la cual es aprobada por unanimidad. El Gerente resalta la labor del señor Nicolás Rodríguez en el proceso administrativo de la organización de la Cooperativa al igual que el trabajo realizado por Camilo Buitrago como Subgerente y el apoyo recibido por parte de María Eugenia Porras en labores administrativas. Igualmente informa que ya se abrió cuenta en la cooperativa PIO XII, y que se requiere de una carta que contenga las condiciones de operación tales como con cuántas firmas se autorizan retiros, ente otras. Así mismo se debe definir el logo de la Cooperativa para mandar a elaborar las facturas, agregando que ya se tiene la respectiva Resolución de Facturación de la Dian. Procede a entregar los siguientes documentos a la Secretaria del Consejo, para el respectivo archivo:

1. Certificado de Existencia y Representación de la Cámara de Comercio 2. Fotocopia del Rut de la Cooperativa 3. Fotocopia cédula ciudadanía del gerente 4. Fotocopia certificación asistencia a “Curso básico de Economía Solidaria con énfasis en

Cooperativismo, de 47 asociados, expedido por CONFECOOP – ANTIOQUIA. 5. Fotocopia autenticada de los Estatutos de la Cooperativa de Sachicultores de Colombia,

Sachacoop. 6. Original del Acta de Asamblea de Constitución de la Cooperativa de Sachicultores de Colombia,

Sachacoop. 7. Formato F-INCA-002 de la Supersolidaria, con el cual se solicita trámite de control de la

legalidad de la constitución de la Cooperativa de sachicultores de Colombia. Manifiesta que está pendiente la inscripción de la Cooperartiva en la Supersolidaria, todos los documentos ya están listos, en el menor tiempo se realizará la diligencia. Fueron registrados en la Cámara de Comercio Libros físicos para Actas de Asamblea y para Registro de Asociados.

Está pendiente realizar trámite de Personería Jurídica de la Cooperativa ante Gobernación. Informa que ya se está trabajando en la estructura de la página web y que sachacoop tiene twitter, y enfatiza sobre la importancia de la publicidad. Prosigue con exposición de presentación en power point titulada “PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PRESUPUESTO – FAMILIA SACHACOOP”. Inicia informando que esta primera página es la presentación de la página web. Con respecto al logo explica que los pinos son el símbolo del cooperativismo, las manos representan las personas asociadas de deferentes razas y el fruto del sacha inchi que es la esencia de la cooperativa. El título de la presentación obedece a que la cooperativa es una familia y así como a nivel personal cada asociado quiere que su familia esté bien, la cooperativa quiere que todos sus asociados estén bien.

1. FAMILIA SACHICULTORA El agricultor sachainchero requiere: 1.1. Empoderamiento: Actualmente el agricultor no tiene poder, se siente como el último

de la cadena, por lo tanto la famila de sachicultores debe empoderarse a través de: 1.1.1. Formación continua: la educación no debe ser solo para ser empleado sino para ser

empresario. 1.1.2. Crecimiento de la cuna a la tumba: estar en permanente formación. 1.1.3. Definición de metas: 1.1.4. Alcance de metas: las metas deben ser alcanzables para tener empoderamiento.

Para el empoderamiento de la familia sachacoop solicita el apoyo del Comité de Educación y del Consejo de Administración. Plantea como meta número 1 de la cooperativa tener asociados empoderados.

1.2. Sentido de la importancia: Hoy en día el productor no se siente importante, por lo

tanto necesita: 1.2.1. Ser valorado: no ser un asociado simplemente por sus aportes. 1.2.2. Ser escuchado: contar con herramientas para ser escuchado dentro de la

cooperativa. 1.2.3. Hacer parte: Sentir que hace parte de la cooperativa, tiene que ver con la

fisolosofía de la cooperativa.

1.3. Capacidad de negociación: esta capacidad de negociación de debe darla la cooperativa en los siguientes aspectos:

Para darle al productor de Sachacoop la capacidad de negociación se necesitan recursos los cuales se pueden obtener en: - Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural - Secretarías de Desarrollo Agrícola y Rural - Créditos - Otros 1.3.1. Productividad: En cantidad y calidad. La relación productiva está en favor de la

cooperativa. La parte productiva tiene que ver con la parte operativa de la Cooperativa y se deben conseguir recursos para: � Fomento de cultivos � Asistencia técnica � Insumos

1.3.2. Competitividad: o sea ser competitivo lo cual está relacionado con el costo de inversión, lo importante no es cuánto se produce por hectárea sino cuánto se gana por hectárea. La relación competitiva está en favor del cooperado y su familia. Se requieren recursos para: � Paquete Tecnológico: el paquete tecnológico debe estar en permanente

mejoramiento. � Maquinaria y equipos: apoyo a los asociados con tecnología en su proceso

productivo y de transformación. � Certificaciones: Hay dos productos genéricos y productos certificados

trasgénicos. Los productos qu hoy se compran a buen precio son los productos certificados.

1.3.3. Comercialización: poder comercializar, que lo que produce lo venda. Se requieren recursos para: � Comprar: es necesario saber cuánto se tiene para comercializar y para ello se

debe realizar un censo que permita saber cuánto hay y las fechas de producción, para establecer presupuesta de compra.

� Vender: una vez comprado el producto se requiere organizarlo de acuerdo a las condiciones del comprador para venderlo.

� Puntos de acopio: para la producción comprada la cual debe estar sistematiza en Kárdex actualizado, para tener la información oportuna para negociaciones.

� Logística: los recibos y despachos del producto, deben tener una logística definida. En este punto, el Gerente manifiesta que se requiere un operario con transporte, a quien se propone pagarle un smmlv y se le debe subsidiar el transporte de movilización. Este operario es el encargado de comprar, vender, administrar los puntos de acopio y en general de toda la logística. El presupuesto solicitado para el operario es de $1.500.000, en el cual está incluido un smmlv, seguridad social, prestaciones y transporte, este último por valor de $500.000.

Se requiere que empiece a trabajar para saber cuál será el rendimiento laboral y en el cumplimiento de sus funciones debe generar los recursos para el pago de su salario y transporte.

1.3.4. Valor agregado: hay que dejar de vender materia prima y pasar a transformar para generar valor agregado, para ello también se requieren recursos para: � Implementación del valor agregado: Cualquier actividad que agregue valor

requiere recursos y a su vez genera recursos, estos recursos van para el asociado y para la cooperativa.

� Participación accionaria en las UEAI: El modelo cooperativo está estructurado dentro del modelo de las UEAI. La función lógica debe ser que Sachacoop sea socia de las UEAI que hay actualmente y las que se estructuren, actualmente hay 12 UEAI.

� Comercialización de productos con valor agregado: la cooperativa debe comercializar sus productos.

1.3.5. Industria en la región: La mayoría de las plantas de transformación están en la ciudad, la idea es que estén en su respectiva región para que genere desarrollo económico y social en su propia región. Se requiere conseguir recursos para generar ese desarrollo agroindustrial en las respectivas regiones. La Cooperativa debe tener participación de capital en las UEAI.

1.3.6. Crecimiento: lo que no crece muere, por lo tanto es una parte dinámica que debe permanecer implícita en la misión y visión empresarial. Para que la Cooperativa crezca también se requieren recursos para: � Visibilidad: para crecer se requiere que vean la cooperativa, lo cual se planea

hacer a través de:

• Lanzamiento público: ante entidades estatales, universidades, Corantioquia, Secretarías de Agricultura, Ministerios, Confeccop, entre otros. El evento de lanzamiento será atendido con pasabocas de sacha inchi y se hará la presentación de la misión y visión. Después del lanzamiento público, se realizará presentación personal ante todos los invitados al evento de lanzamiento.

• Publicidad: Plan estratégico de publicidad permanente en medios tales como televisión, radio, prensa, internet, etc.

� Expansión: a nivel nacional de la Cooperativa.

• Visita a las regiones teniendo en cuenta entidades del orden gubernamental y privados.

• Participación en Eventos locales, regionales, nacionales, internacionales.

• En poco tiempo se requiere una camioneta con los logos de la cooperativa para movilidad, lo cual a su vez genera un muy buen impacto visual.

� Asociados: como estrategias para crecimiento se plantean:

• Voz a voz: la publicidad se puede direccionar pero el voz a voz no se puede controlar, es labor de todos los asociados difundir la existencia de la cooperativa.

• Plan de auspicio: Para apoyar a los asociados en el voz a voz, se propone darles anualmente una cartilla la cual en su tapa tenga el logo de la cooperativa, en su interior un calendario con las fechas más importantes de la cooperativa, información básica sobre el sacha inchi; esta cartilla se le da al agricultor asociado para registrar en ella información importante sobre sus cultivos; en la parte de atrás va una hoja que contiene aproximadamente 10 tarjetas de presentación en forma de desprendible para el asociado, cuando el asociado comparta información sobre la cooperativa desprende una tarjeta y la entrega, esto genera sentido de pertenencia en el asociado. La tarjeta contiene información de la Cooperativa, solicitando a quien la recibe que ingrese a la página web y se registre, a través de este registro se utiliza alguna estrategia como descuentos en la compra de una botella de aceite, como plan de reclutamiento.

� Constitución Plan Estratégico(3 meses): El Gerente informa que construir el Plan Estratégico y de Presupuesto requiere tiempo, el cual será formulado en tres meses, marzo, abril y mayo 2015, para ello requiere:

• Conformación de equipo: identificando las potencialidades de sus miembros.

• Definición de metas

• Definición de roles

• Formación de líderes: las organizaciones deben formar sus sucesores, la Cooperativa debe hacerlo teniendo en cuenta la gente de las regiones.

Para el desarrollo del normal funcionamiento de la Cooperativa, requiere de requiere de una secretaria administrativa, quien inicialmente trabajará de medio tiempo con un smmlv, para lo cual solicita un presupuesto de $1.000.000 que incluye seguridad social y prestaciones.

Una vez terminada la exposición, el Gerente propone que mientras se formula el Plan Estratégico y de Presupuesto le sea aprobado un presupuesto de $8.00.000 mensuales, para cubrir los siguientes gastos prioritarios:

- Operario $1.500.000 - Secretaria 1.000.000 - Pago a Confecoop (una vez) 1.500.000 - Movilidad 2.000.000 - Publicidad (una vez) 2.000.000

TOTAL $8.000.000 | ========= Informa que el gasto de movilidad más prioritario es la reunión del 17 de febrero en el Ministerio de Desarrollo Agrícola y Rural, a la cual deben asistir por la Cooperativa el Gerente y el Presidente, el traslado cubrirá transporte, alimentación y hospedaje, de acuerdo a las facturas presentadas. La otra

movilidad importante es para visitar las regiones que están interesados en ingresar a la Cooperativa. El presidente pone en consideración la propuesta presupuestal y es aprobada por unanimidad. El señor Fabio Ancízar Pérez Grisales ofrece alimentación y hospedaje en Casanare y Urabá. Respecto a la formulación del Plan Estratégico y de Presupuesto, el gerente informa que él de acuerdo a los temas a tratar conformará los equipos. Finalmente el gerente informa que el señor Carlos Mario Bravo quien viajó a España, ve la posibilidad de conectar proceso de sacha inchi con el proceso de aceite de oliva allá en España, y ha escrito proponiendo que se le autorice para representar la Cooperativa presentando la propuesta de producción de sacha inchi en el mercado europeo, para lo cual necesita la respectiva carta de representación, dentro de las actividades a desarrollar está solicitar recursos no reembolsables y hablar con empresarios interesados en instalar plantas en Colombia y que se les pague con producción. La Secretaria expone que se debe obtener asesoría en la elaboración y entrega de esa carta de representación, por implicaciones futuras para las dos partes. El gerente considera que se debe estructurar el proceso de representantes comerciales visionando tener en diferentes partes del mundo para conseguir recursos para la cooperativa, el gerente presentará la propuesta al consejo. 5. Aprobar el tope de competencia a ejecutar por parte del Gerente.

En tres meses que se tenga el plan estratégico se definirá, por ahora será mensual, de acuerdo a propuestas que presente el gerente. 6. Reglamentación ingreso nuevos asociados a la Cooperativa. El gerente presenta formato y lo expone, y deja a consideración del Consejo su estudio y aprobación. Se anexa a la presente acta el formulario. Con respeto al formulario se plantean las siguientes observaciones: - Reglamentar que para ingresar, la verificación del cultivo se realizará en los tres primeros meses a

partir de la fecha de asociación. - Realizar convenio con Gana o Efecty para la consignación de los aportes a capital. - Procedimiento de asociación:

� Diligenciar formato anexando fotocopia cédula de ciudadanía y entregar a la secretaria. � Secretaria revisa y pasa a Gerencia. � Gerencia revisa y da visto bueno para pasar al Consejo de Administración. � La secretaria envía documentos a Consejo de Administración

� El Presidente y la Secretaria del Consejo de Administración revisan y aprueban o no, devolviendo documentos a Gerencia.

� Una vez aprobado el ingreso por parte el Consejo de Administración y recibido el respectivo aporte, se debe registrar en el libro de asociados. Para el pago del aporte se dan cuatro meses, en algunos casos el Gerente puede negociar el pago de los aportes previa autorización Consejo.

� Tener curso cooperativismo en noventa días a partir de la fecha de asociación. - Se debe establecer cuánto es el mínimo de plantas sembradas que se debe tener para ser

considerado cultivo. No se establece número de plantas a sembrar. - La compra se le hace al asociado sobre la capacidad sembrada demostrada. El Presidente pone en consideración la propuesta del formato y procedimiento de ingreso, la cual es aprobada por unanimidad. Finalmente, el gerente informa que se deben corregir los Estatutos porque quedó estipulado que el

aporte del asociado al ingresar es “no reembolsable”, y éstos obedecen a aportes; así mismo propone

que la cuota admisión sean 2 salarios diarios mínimos legales vigentes.

El presidente pone en consideración la propuesta la cual es aprobada por unanimidad.

7. Presentación proyecto de seguridad alimentaria por parte del Presidente del Consejo de Administración.

El señor Hernán Correa Giraldo informa que el Proyecto que va a ser presentado a la Secretaría de Agricultura del Tolima, dentro de una propuesta sostenible; proyecto que es para sembrar maiz, fríjol y sacha inchi, se presenta el con maíz y frijol para que esté dentro de la seguridad alimentaria. Serán beneficiadas 310 familias en 26 veredas en Mariquita, cada agricultora tendrá 300 matas de sacha inchi. Seguidamente hace exposición del proyecto el cual se anexa a la presente acta. El Presidente propone que el proyecto lo presente Sachacoop y que el gerente se encargue de la gestión, teniendo en cuenta que se debe presentar el próximo martes. El presidente pone a consideración la propuesta, la cual es aprobada por unanimidad. El gerente solicita sea enviado el proyecto a la Gerencia y al Consejo de Administración, para leerlo y hacer aportes al mismo.

COMPROMISOS

NO. COMPROMISO RESPONSABLE FECHA

1 Listado integrantes Comité de Educación. PENDIENTE

EVERARDO DE J. PÉREZ ROBALLO PENDIENTE DEL 13.02.15

2 Plan Estratégico y Presupuesto PENDIENTE


PENDIENTE PLAZO 31.05.15

3 Nombramiento Comités. PENDIENTE

CONSEJO ADMINISTRACIÓN 06.03.15

4 Software contable. PENDIENTE

EVERARDO DE J. PÉREZ ROBALLO 06.03.15

5 Proyecto Seguridad Alimentaria. PENDIENTE

HERNÁN CORREA GIRALDO Presidente

14.02.15

6 Convocatoria Junta Vigilancia a reunión CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

06.03.15

7 Carta condiciones de operación cuenta en Cooperativa PIO XII

HERNÁN GIRALDO CORREA VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA

06.03.15

8 Definir logo Cooperativa CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

06.03.15

9 Inscripción Cooperativa ante Supersolidaria.


19.02.15

10 Trámite Personería Jurídica Cooperativa ante Gobernación


06.03.15

11 Compra libros y registro en los mismos de Acta Asamblea y registro socios

VICTHA LUCÍA VERA POLANIA 06.03.15

12 Carta de representación para Carlos Mario Bravo


20.02.15

13 Proceso autorización representantes comerciales


06.03.15

Siendo la 12:51 PM se da por terminada la reunión.

HERNÁN GIRALDO CORREA VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA

Presidente Secretaria

Acta 003 con. adm. SachaCoop

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