ACTA NO. 004/

REUNIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN SACHACOOP

ASISTENCIA MIEMBROS CONSEJÓ ADMINISTRACIÓN CARGO DEPARTAMENTO

PRESENTES

HERNÁN GIRALDO CORREA C.A. PRINCIPAL

PRESIDENTE CALDAS

VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA C.A. PRINCIPAL

SECRETARIA CÓRDOBA

EVERARDO DE JESÚS PÉREZ ROBALLO C.A. PRINCIPAL ANTIOQUIA

HELDER CARO LÓPEZ C.A. PRINCIPAL CHOCÓ-excusa

por escrito

JAIRO ALCIDES MONTES RAMÍREZ C.A. PRINCIPAL TOLIMA

FARITH SÁNCHEZ POLANÍA C.A. PRINCIPAL HUILA-paro camionero

AUSENTES LUIS JORGE SALAZAR ARTUNDUAGA C.A. PRINCIPAL RISARALDA

INVITADOS

PRESENTES

NICOLÁS ALBERTO RODRÍGUEZ MUÑOZ C.A. SUPLENTE CHOCÓ

LEÓN ÁNGEL GALLEGO MARÍN C.A. SUPLENTE CALDAS

BLANCA EDITH VÉLEZ GONZÁLEZ C.A. SUPLENTE ANTIOQUIA

ALEX HUMBERTO GIRALDO ZULETA C.A. SUPLENTE RISARALDA-excusa

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

RICARDO RODRIGO ARIAS G. J.V. PRINCIPAL ANTIOQUIA

DAINER ACOSTA SOTELO J.V. PRINCIPAL ANTIOQUIA

TERESA MURIEL PATIÑO J.V. SUPLENTE CALDAS

ISABEL CRISTINA USMA J.V. SUPLENTE ANTIOQUIA

AUSENTES

GERMÁN S. VILLAMIZAR J. C.A. SUPLENTE TOLIMA

DANILO DE JESÚS YEPES HOYOS C.A. SUPLENTE CÓRDOBA

ROMÁN OVIDIO TAPIAS RENGIFO C.A. SUPLENTE HUILA

JULIO ESTRADA J. J.V. PRINCIPAL CALDAS-excusa médica

FABIO ANCÍZAR PÉREZ GIRALDO J.V. SUPLENTE ANTIOQUIA

Siendo las 08:45 horas del 13 de marzo de 2015, en el salón 202, Bloque 11, de la Universidad

Nacional, se dio inicio a reunión del Consejo de Administración de Sachacoop, con el siguiente

ORDEN DEL DÍA:

1. Llamada a lista y verificación de quorum. 2. Lectura y aprobación del Orden del Día. 3. Lectura y aprobación del acta anterior. 4. Seguimiento al cumplimiento de compromisos acta anterior. 5. Informe de Gerencia 6. Reglamentación funcionamiento Junta de Vigilancia 7. Calendario, reuniones ordinarias del Consejo de Administración. 8. Reglamentación Comité de Admisiones. 9. Proposiciones y varios. DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Llamado a lista y verificación de quórum. Se procede a llamar a lista y se encuentran presentes 5 de sus principales, verificando quórum. 2. Lectura y aprobación del Orden del Día. El Presidente pone a consideración el orden del día, la cual es aprobada por unanimidad. 3. Lectura y aprobación del acta anterior. Se procede a leer el Acta Número 003 por parte de la Secretaria; se hacen correcciones, se somete a consideración y es aprobada por unanimidad. 4. Seguimiento cumplimiento compromisos.

NO. COMPROMISO RESPONSABLE FECHA

1

Listado integrantes Comité de Educación: Juán Camilo Buitrago Profesor Jesús Aníbal Marín, El Bagre María Eugenia Porras Everado Pérez Roballo Nicolás Alberto Rodríguez Diego Rendón

EVERARDO DE J. PÉREZ ROBALLO CUMPLIDO

2 Plan Estratégico y Presupuesto CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

PENDIENTE PLAZO 31.05.15

3 Nombramiento Comités. Se continuará con el nombramiento del Comité de Admisiones.

CONSEJO ADMINISTRACIÓN 13.03.15

4 Software contable. GERENTE Y PRESIDENTE PENDIENTE

Requiere disponibilidad de gerente y presidente para coordinar visita. Quedan encargados Ricardo Arias, Nicolás Rodríguez, Gerente y Presidente Consejo Administración.

PROXIMA REUNIÓN

5

Proyecto Seguridad Alimentaria. Informa no pudo tener contacto con persona que es el enlace y apoyo ante SADR Tolima el proyecto, por lo cual el proyecto no se ha presentado. Igualmente informa que el proyecto no está completo en la parte financiera por lo cual no lo ha enviado. Propone enviarlo y dejarlo aplazado para completarlo y presentarlo después.

HERNÁN GIRALDO CORREA Presidente

CUMPLIDO

6

Convocatoria Junta Vigilancia a reunión. Se citó a la junta de vigilancia a reunión con la sesión ordinaria del Consejo de Administración. Se excusa de asistir el señor Julio Estrada por cita médica; el señor Fabio Pérez no contesta ni responde correos. De los 6 miembros asisten 4 lo cual es importante. Se solicita a los integrantes de la Junta de Vigilancia que organicen su funcionamiento, porque no hacerlo afecta las decisiones del Consejo, así mismo se les informa que deben hacer su propio reglamento. Se propone que como están presentes 4 se reúnan, lo cual es aceptado y se retiran a sesionar. Se anexa Acta reunión.

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

CUMPLIDO

7 Carta condiciones de operación cuenta en Cooperativa PIO XII. Se elabora la carta y se entrega al Gerente.

HERNÁN GIRALDO CORREA VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA

CUMPLIDO

8 Definir logo Cooperativa El Gerente presenta 3 propuestas de logo.

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

CUMPLIDO

9 Inscripción Cooperativa ante Supersolidaria. Fue inscrita la Cooperativa, en 45 días se

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

CUMPLIDO

recibe respuesta de Supersolidaria.

10

Trámite Personería Jurídica Cooperativa ante Gobernación Se realizó la diligencia, siendo informados que las cooperativas no requieren de personería jurídica.

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

CUMPLIDO

11

Compra libros y registro en los mismos de Acta Asamblea y registro socios. Los libros los tiene el señor Nicolás y los hará llegar a la secretaria.

VICTHA LUCÍA VERA POLANIA CUMPLIDO

12

Carta de representación para Carlos Mario Bravo. El gerente envió la carta por correo al señor Mario Bravo.

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

CUMPLIDO

13

Proceso autorización representantes comerciales. Se elaboró un modelo de carta que fue enviada a Carlos M. Bravo. Según el caso y condiciones que se vaya presentando, se elaborarán las respectivas cartas de representación.

CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

CUMPLIDO

- Con respecto al Plan Estratégico y Presupuesto, el gerente informa que realizar el análisis de qué es

una cooperativa es complejo, y en ese análisis ha logrado concluir 4 aspectos:

� Entender el negocio; la cooperativa no es una agremiación, es un negocio en el cual se trabaja en

equipo. Establecer dónde está la plata que se va a conseguir.

� La materia prima de la cooperativa son los asociados no la sacha inchi, para ello se requieren

asociados censados, saber dónde está la materia prima, quiénes son productores y no asociados,

identificar los productores potenciales que hoy no tienen cultivo de sacha pero pueden tener.

� Recursos; los aportes de los asociados son pequeños para pensar como negocio, por lo tanto se

requiere del crédito para obtener recursos.

� Quienes tienen que formarse inicialmente en la Cooperativa son los integrantes del Consejo de

Administración, Junta de Vigilancia y Comités, porque son los que van a guiar el desarrollo de la

cooperativa. La propuesta es que mínimo cada 3 meses se dará capacitación.

Informa que Coopetarasur de Costa rica ofreció todo el apoyo logístico para la formación, una vez

las personas lleguen a Costa Rica.

- Se propone que la cuenta en Cooperativa Pio XII lleve las firmas del gerente y de Nicolás

Rodríguez.

La propuesta es sometida a votación y aprobada por unanimidad.

- Se propone que el logo quede con el nombre, con las manos y el fruto principal de sacha inchi con

cinco puntas. La propuesta es sometida a votación y aprobada por unanimidad.

- El señor Everardo Pérez, solicita certificado individual de curso cooperativa.

- Se propone crear un banco de proyectos, lo cual es sometido a consideración y aprobado por

unanimidad

5. Informe de Gerencia.

EL Gerente inicia recordando que en la pasada reunión del Consejo de Administración, propuso la

realización de un evento de presentación de la Cooperativa; al respecto informa que fue aconsejado

por otras cooperativas de la no realización de tal evento, por cuanto requiere de una gran inversión y

la gente sólo va a criticar. En cuanto a la búsqueda de presencia de autoridades, esto no se da

porque mandan delegados, por lo anterior aconsejan asistir a todos los eventos agrícolas que se den

en el país, por eso, en el momento la Cooperativa está participando en Expofinca, desde el viernes 13

hasta el domingo 15 de marzo, en el stand hay pendón de la cooperativa y algunos artículos de sacha

inchi.

Como lo dijo anteriormente, informa que la capacitación va a ser primero para los integrantes del

Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Comités, para que éstos puedan formar los

sucesores; la cooperativa de Costa Rica, dice que lo más importantes de una cooperativa es el Consejo

de Administración y la gerencia, por cuanto todo el proceso nace de la dirección del Consejo de

Administración, las cooperativas no crecen sino se educa al Consejo. Esa formación debe ser mínimo

cada noventa días, las cooperativas administrativamente tienen procesos de 5 años y se deben hacer

procesos de formación cada tres meses, la propuesta inicial es enviar a Costa Rica a los integrantes del

Consejo de Administración, para lo cual ellos aportan la estadía allá, en la capacitación transmiten lo

que ellos han hecho por 55 años, agrega que en ese proceso inicial estará un representante de la

Junta de Vigilancia y uno del Comité de educación.

El gerente de la Pio XII va a regalar una capacitación de un día y van a tratar de conseguir una con

Colanta. La idea es tener una capacitación al año en otro país.

Se está programando igualmente una capacitación con una cooperativa de Cajamarca, que maneja

toda la producción agropecuaria de ese municipio.

Continúa planteando, que al realizar un análisis de los ingresos por aportes de los asociados, es muy

poco el capital con el que la cooperativa cuenta; por lo anterior solicitaron a la Cooperativa Pio XII un

crédito, basados en que se requiere capital para operar durante tres meses partiendo de la compra de

20 toneladas de grano de sacha inchi mensual, cálculo basado en el censo de producción que se tiene

actualmente, lo cual corresponde a $100.000.000 mensuales, para la compra de esa producción se

requiere de un capital de $400.000.000 para poder sostener la compra mientras se empieza a recibir

el ingreso por parte de los compradores, teniendo en cuenta que están comprando para pago mínimo

a 45 días. La propuesta fue presentada a la Cooperativa Pio XII, la cual dice que sí le presta a

SachaCoop.

Otra propuesta es fomentar la cultura del ahorro en los asociados, para que la cooperativa crezca; el

asociado deberá ahorrar mínimo el 3% hasta el 10%, del valor de la venta por kilo de grano. Las

cooperativas prestan 11 veces lo que se tiene ahorrado.

Continúa planteando que el negocio de la cooperativa es comprar la producción a los asociados, esa

producción debe ser certificada, informa que si en un terreno durante los últimos tres años se han

utilizado agroquímicos no puede ser certificado. Al respecto informa que de Costa rica va a venir una

persona a dar charla y apoyar el proceso de certificación orgánica, visitando regiones. La certificación

de los cultivos es por lo tanto una meta clara de la Cooperativa.

El Banco agrario dijo sí a recursos para préstamos para cultivo sacha inchi, con préstamo hasta de

$14.700.000 por agricultor, al respecto se va a pedir garantía en bloque.

Presenta modelo de cartilla calendario para cultivadores que tendrá también 1 video institucional, en

gestiones adelantadas se han conseguido aportes para la cartilla por parte de parte de Cornare y de la

Cooperativa Pio XII.

Procede a presentar a Mireya Porras, Contadora Pública, contratada como secretaria para la

Cooperativa. E-mail gerenciasachacoop@gmail.com.

Sobre el operador de campo comenta que ya fue escogido y empieza a partir del mes de abril, es una

joven con buenas cualidades y capacidades, y tiene moto como medio de transporte.

Con Carlos Bravo se inició proceso de representación en España el cual es un proceso lento; informa

que se va a presentar propuesta en convocatoria de una Fundación Española, para una planta de

transformación.

El señor Nicolás Rodríguez informa que estuvo en Bogotá dialogando con los representantes de una

Corporación Noruega quienes están interesados en el aceite de sacha inchi, van a enviar

requerimientos y condiciones para trabajar con ellos.

El Presidente pregunta a cómo se está comprando el grano, el Gerente responde que fue aconsejado

en comprar el grano al mismo precio a cooperados y no cooperados, pero teniendo en cuenta que a

los no cooperados generalmente no les gusta el precio y presentan generalmente inconformidad por

no tener los beneficios que se tienen al no estar cooperado, al respecto aconsejan dar más tiempo al

asociarse para el pago de los aportes.

El Presidente comunica que de Cocorná lo llamaron porque en el Tolima hay personas comprando a

$7.000 kilo de grano. Así mismo informó que la Asociación que había en Cocorná no va a seguir

funcionando y sus socios se van a asociar a la Cooperativa de manera individual.

6. Reglamentación funcionamiento Junta de Vigilancia.

Los integrantes de la Junta de Vigilancia reunidos en el día de hoy, se reunirán y elaborarán su propio

reglamento.

7. Calendario reuniones ordinarias del Consejo de Administración.

Se propone realizar las reuniones el segundo viernes de cada mes, de 08:30 a 12:30 PM. La

propuesta es sometida a consideración y aprobada por unanimidad.

El señor Everardo Pérez Roballo queda encargado de organizar el calendario, teniendo en cuenta las

reuniones del Comité Regional y la disponibilidad del aula en la Universidad Nacional.

8. Reglamentación Comité de Admisiones

Es presentado el Acuerdo 002 para Reglamentar el ingreso de nuevos asociados a la Cooperativa. Es

leído y sometido a votación, siendo aprobado por unanimidad. El Acuerdo queda anexo a la presente

acta.

Se presenta la siguiente propuesta para elegir los integrantes del Comité de Admisiones:

Carlos Palacio Lopera

Everardo Pérez Roballo

Mireya Porras

La propuesta es sometida a consideración, siendo aprobada por unanimidad.

Los integrantes del Comité de Admisiones proceden a elegir Presidente y Secretaria, quedando así:

Carlos Palacio Lopera Presidente

Mireya Porras Secretaria

9. Proposiciones y varios.

9.1. El señor Jorge Luis Salazar del Risaralda, Vicepresidente del Consejo Administración no ha

asistido a las reuniones y no ha dado los aportes. El gerente propone que la Junta de Vigilancia se

haga cargo de ese caso y lo notifiquen mediante acta. El señor Nicolás Rodríguez propone se le de

plazo hasta abril para pagar la cuota.

El Presidente plantea que hay que tener en cuenta que el señor Luis Jorge sabe de

cooperativismo, por lo tanto propone se actúe en cumplimiento a los Estatutos. Esta propuesta es

sometida a consideración y aprobada por unanimidad.

9.2. La señora María teresa Muriel informa que ha establecido contacto con un potencial

comprador en España, señor Arturo Velásquez representante de Productos Europeos.

9.3. El Gerente informa que dentro de la cadena productiva, la cooperativa representada por él,

quedó como interlocutor en el equipo conformado para la creación de la misma. Mañana es la

segunda reunión a las 8 AM en Puerto Asis, donde va a tener hora y media para presentar la

cooperativa y a su vez registrar nuevos asociados.

9.4. El gerente solicita a la Junta de Vigilancia, analizar el listado de personas asociadas a la Cooperativa para detectar los que emocionalmente arrancaron pero no han cumplido con los compromisos.

COMPROMISOS

NO. COMPROMISO RESPONSABLE FECHA

1 Análisis software contable para la

cooperativa

RICARDO ARIAS, NICOLÁS

RODRÍGUEZ, CARLOS PALACIO Y

HERNÁN GIRALDO.

PRÓXIMA

REUNIÓN

2 Envío Proyecto Seguridad Alimentaria HERNÁN GIRALDO CORREA 31.03.15

3 Creación Banco De Proyectos VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA PRÓXIMA

REUNIÓN

4 Obtener certificación individual del curso

de Cooperativismo por parte de Confeccop.

CARLOS ANDRÉS PALACIO

LOPERA, GERENTE

PRÓXIMA

REUNIÓN

5 Calendario reuniones ordinarias Consejo

Administración EVERARDO PÉREZ ROBAYAO 28.03.15

6 Diseño Logo de la Cooperativa CARLOS ANDRÉS PALACIO

LOPERA, GERENTE 31.03.15

7 Plan Estratégico y Presupuesto CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE

PENDIENTE PLAZO 31.05.15

Siendo la 12:50 PM se da por terminada la reunión.

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

HERNÁN GIRALDO CORREA VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA

Presidente Secretaria