Acta Comisión Evaluadora preguntas proponente CO-GAF-USL-004-004-2010 (3)

REGISTRO ACTA REUNIÓN No.3

Revisión No.: 4

Código: RCAL004

Acta Comisión Evaluadora Proceso CO-GAF-USL-004-004-2010

Fecha: Julio 19 de 2010 Lugar: Sala de Juntas Gerencia Administrativa y Financiera

Objetivo: Revisar las observaciones y solicitudes de aclaración realizadas por los posibles proponentes a los Pliegos de Condiciones del proceso CO-GAF-USL-004-004-2010 correspondiente a la prestación del servicio de transporte terrestre en la modalidad de servicio público especial y aprobación pliego de condiciones para su publicación en la página WEB.

Comité o Proceso: COMISIÓN EVALUADORA

Hora inicial: 8:30 a.m. Hora final: 9:30 a. m.

Líder: Ingeniera Fabiola Idarraga Bernal Cargo: Jefe Unidad Servicios Logísticos

Secretario: Cargo:

PARTICIPANTES

NOMBRE CARGO

PABLO ARTURO NIÑO LÓPEZ GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

MARLON FARICK RINCÓN ALJURI SECRETARIO GENERAL

FABIOLA IDARRAGA BERNAL JEFE UNIDAD FINANCIERA ( E)

FABIOLA IDARRAGA BERNAL JEFE UNIDAD SERVICIOS LOGÍSTICOS

TEMAS TRATADOS

En Bucaramanga a los diecinueve (19) días del mes de julio de 2010, se reunieron en la Sala de Juntas de la Gerencia Administrativa y Financiera de la Electrificadora de Santander S.A. ESP, los integrantes de la Comisión Evaluadora con el fin de analizar las preguntas y aclaraciones realizadas por los posibles proponentes a los Pliegos de Condiciones del proceso CO-GAF-USL-004-004-2010 correspondiente a la prestación del servicio de transporte terrestre en la modalidad de servicio público especial y aprobación pliego de condiciones definitivos para su publicación en la página WEB. Seguidamente se consignan por proponente las observaciones, aclaraciones y la decisión tomada por la Comisión Evaluadora:

EMPRESA COTAXI 1. En atención a lo previsto en el numeral 1.13 denominado ETAPAS Y PLAZOS DEL

PROCESO DE CONTRATACIÓN, que indica el término para presentar observaciones al pliego de condiciones preliminar hasta el 29 de Enero de la presente anualidad. Sugeriría ampliar el plazo a diez (10) días hábiles, por considerar que el primer plazo


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no es suficiente para realizar una evaluación técnica, económica y jurídica a profundidad, como la que amerita este tipo de procesos de contratación. Considero tener en cuenta, que los pliegos preliminares fueron dados a conocer públicamente tan solo 6 días hábiles anteriores a la fecha de vencimiento a la consulta y recepción de observaciones antes referenciada, término que impide lograr un examen profesional especializado sobre todas las variables del negocio perseguido, específicamente en lo atinente a la estructuración financiera, la idoneidad técnica de los bienes que se deben poner a disposición para el cumplimiento del objeto contractual, así como el régimen jurídico al que estará sometido el contrato, situación que podría afectar la participación en la presentación de aportes y sugerencias de quienes como en nuestro caso aspiramos a presentar oferta en tan importante proceso de contratación. Por otra parte, sugerimos a ESSA también debe considerar que la estimación económica del proceso sub examine confrontada con el Manual de contratación de ESSA, recae dentro del proceso de selección denominado invitación pública, lo que nos lleva a inferir la necesidad de tener holgura en las diferentes etapas del proceso de selección.

RESPUESTA: Se publican nuevamente los pliegos, de acuerdo al cronograma incluido.

2. Respeto al requisito de participación denominado estabilidad económica y capacidad

financiera, inmerso en el numeral 2.2.3, consagra que el proponente debe cumplir con un índice de liquidez superior al 1.20%, condición que sugiero flexibilizar en atención a que un índice de liquidez mayor a 1.0% permite mostrar que un proponente cuenta con el respaldo suficiente para obligarse y responder a sus compromisos frente a terceros a corto, mediano y largo plazo. Aunado a lo anterior este incide no considera aspectos preponderantes como lo es, que un proponente debe asumir obligaciones directamente relacionadas e inherentes al objeto del contrato tal como seria la existencia y disponibilidad de parque automotor, el suministro de combustible y el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, es decir que el proponente debe contar con la infraestructura adecuada, criterio que podría llevar a una fluctuación del índice de liquidez. Descritas las razones sugiero se disminuya el porcentaje del índice de liquidez a 1.1.6.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se modifican los pliegos de condiciones, dirigirse al numeral 2.2.4 Estabilidad Económica y Capacidad Financiera.

3. En el numeral 3.5.2. contempla como factor de evaluación, la experiencia, que deberá

certificar el proponente con la ejecución de contratos con el mismo objeto del pliego en los últimos 5 anos. Si bien la denominación del objeto a contratar en el numeral 1.7. obedece a la prestación del servicio de transporte terrestre en la modalidad de


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servicio público especial, a renglón seguido en el numeral 1.8., se establece el alcance de la contratación, en el cual se relaciona que transportaran personas, materiales, equipos, e insumos. Igualmente en los criterios de participación se debe acreditar licencia de funcionamiento como prestador del servicio público de transporte terrestre automotor especial y como prestador del servicio publico de transporte terrestre automotor de carga.

En atención a lo descrito estimo conveniente se tenga en cuenta la experiencia certificada en la ejecución de contratos con el mismo objeto del pliego, al igual que la experiencia relacionada certificada a través del servicio público de transporte en la modalidad de personas y carga, para que de esta forma se logre una evaluación completa, ponderada y congruente de la experiencia del proponente, pues como se exige actualmente, solo se evaluaría la experiencia directamente relacionada con el objeto del contrato, excluyendo la experiencia directa relacionada con el alcance de los pliegos y con los requisitos de participación exigidos.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se informa que este punto se modificó y se paso como requisito de participación, consultar pliegos definitivos numeral 2.2.1.

4. Respetuosamente solicitamos se informe cuales son los impuestos, tasas y contribuciones con sus respectivos porcentajes a ser aplicados por la suscripción y ejecución del contrato, así mismo se determine cuales gravámenes impositivos son exigidos como requisitos previos a la ejecución del contrato.

5. Respetuosamente solicitamos se indique las contribuciones previas y/o posteriores deducibles de las cuentas de cobro o presentada con la misma, en razón al régimen jurídico al que esta sometido ESSA por ser una sociedad de economía mixta.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se aclara su pregunta: Según la Ordenanza No. 15 de 1987 todo contrato, orden de trabajo y orden de prestación de servicios que celebre la empresa Electrificadora de Santander .S.A.ESP se deberá cancelar la suma de veinte pesos ($20.oo) por cada mil ($1.000.oo) o fracción. Así mismo la empresa efectuará la retención de IVA, el impuesto de industria y comercio y la retención en la fuente a lugar.

6. Respetuosamente solicitamos se determine las fechas y plazos del proceso de

selección, en razón a que en el estado actual no es posible establecer un cronograma por parte del proponte encaminado a lograr la preparación de la oferta. DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se informa que en la nueva publicación de los pliegos se establece el cronograma del proceso.


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7. En el numeral 2.2.1. de los requisitos de participación, establece que el certificado de Existencia y Representación Legal no debe tener una fecha de expedición superior o igual a 3 meses a la fecha de cierre del proceso de contratación, y en el literal b del numeral 2.3., consagra que la fecha de expedición no puede ser mayor a 30 días a la fecha de presentación de su propuesta. Respetuosamente solicitamos se haga claridad sobre cual de los dos opciones antes transcritas será determinante al revisar los requisitos de participación

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se modifican los pliegos de condiciones así:

Certificado de Existencia y Representación Legal

Los proponentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la entidad competente de su domicilio principal, teniendo en cuenta que la duración de una sociedad, para los efectos de la contratación, debe ser al menos igual al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. El certificado que acredite la existencia y representación legal no debe tener una fecha de expedición superior a treinta (30) días, en la fecha de cierre del proceso de contratación. En caso de consorcio o unión temporal, cada integrante debe cumplir con este requisito.

EMPRESA RADIO TAXI LIBRES

1. Que posibilidad existe de bajar el K de contratación de 3.000 a 2.500 SMMLV.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se modifican los pliegos de condiciones ver numeral 2.2.8 pliegos definitivos

2. En las especificaciones de los vehículos se encuentra camperos, estos vehículos

puedes ser reemplazados por camionetas 4x2 o 4X4?

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR. Se aclara que se requieren tanto camperos como camionetas 4X4.

EMPRESA TRANSPORTES CALDERÓN 1. La facturación de peajes, viáticos y horas extras realizará aparte?, teniendo en cuenta

que estos corresponden a costos variables. Se podrá manejaría de manera individual una factura final de cada periodo o se relacionaría todo en una factura la cual tendría el valor total del servicio mensual.


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DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se aclara que el valor de hora ofertado es a todo costo.

2. Por otra parte y haciendo referencia al numeral 3.5.2 de la experiencia del

proponente, vale la pena destacar que si es claro el requerimiento acerca del tiempo de experiencia del proponente no hacen énfasis en que tipo de experiencia debe acreditar el aspirante; es decir que si el objeto del contrato es el servicio de transporte terrestre automotor en la modalidad de servicio público especial la destreza, conocimiento y experiencia la deben certificar y avalar en esa modalidad y no en ninguna otra.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Este punto se reformó y se paso como requisito de participación, consultar pliegos definitivos numeral 2.2.1.

EMPRESA COAPENSSAR SERVICIOS

1. Pago por horas: Por este sistema se hace muy difícil para la ESSA, llevar el control.

Recomendamos plantear otro tipo de liquidación más favorable para las dos partes.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: No se acepta la observación. 2. Parque automotor 100 vehículos: Creemos que es muy alta la exigencia. Se va a ver

limitada la pluralidad de la participación. DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se modifican los pliegos de condiciones así: Capacidad operativa: El proponente deberá acreditar que posee una flota mayor o igual a setenta (70) vehículos. Para esto podrá presentar copias de contratos, certificados de propiedad o similares. Dichas copias deben anexarse a la propuesta. Para el caso de consorcios o uniones temporales, se sumara el número de vehículos de cada integrante del consorcio o unión temporal acredite, de forma proporcional a su porcentaje de participación 3. K de contratación mayor o igual a 3.000 salarios mínimos: vale el mismo comentario

que para los prepliegos de arrendamiento de vehículos. ía, comprada con vehículos.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se modifican los pliegos de condiciones ver numeral 2.2.8 pliegos definitivos:

4. Publicar presupuesto oficial: Para dar más transparencia al proceso recomendamos


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publicar el presupuesto oficial.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR. No se acepta la observación. 5. Número mínimo de proponentes: Los prepliegos dicen: “1.1.4 NÚMERO MÍNIMO DE

PROPONENTES. El número de proponentes a tener en cuenta para la presente invitación es indeterminado. Aquí debería decisor el número mínimo de proponentes ( 2 o 3 etc) para que haya selección objetiva. DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR. No se acepta la observación.

6. Estabilidad económica y capacidad financiera: Vale el mismo comentario para los

prepliegos de la contratación de arrendamiento de vehículos, donde se hicieron observaciones a los indicadores.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación y se modifican los pliegos de condiciones, dirigirse al numeral 2.2.4 Estabilidad Económica y Capacidad Financiera.

EMPRESA MOVILIZAMOS

1. NUMERAL 1.8. ALCANCE. Es posible precisar a que municipios se refiere cuando

dicen “y algunos municipios aledaños”?”.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: En el numeral 1.4 se especifican los municipios que conforman las ADES.

2. NUMERAL 2.2.3. Por favor tener en cuenta que a partir del año 2002 (no tengo el dato

exacto), el Ministerio de Transporte Cerró la concesión de licencias o habilitaciones para creación de empresas de Servicio Público Especial, por lo tanto no podría ser posible que se presenten empresas creadas con posterioridad al 31 de diciembre del año anterior en el cual se presenta la oferta.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se acepta la observación, se modifica lo pertinente.

3. NUMERAL 3.5 FACTORES DE EVALUACIÓN. Tenga la bondad de dar explicación al

segundo párrafo de este numeral, pues no me quedó claro a que se refieren. DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: La Secretaria General, expide un certificado de los proveedores que han contratado con la empresa, donde informa la calificación de la firma, cumpliendo con lo dispuesto en el Instructivo para la Reevaluación de proveedores


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y servicios, no aplica para proveedores que no han contratado con ESSA. 4. NUMERAL 3.5.2. EXPERIENCIA : 20 PUNTOS. Por favor aclarar si para obtener el

factor E, se sumará en SMMLV, del año en el cual se ejecutó el contrato o del año actual.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se aclara que la experiencia se tendrá en cuenta en SMMLV del año en el cual se ejecuto el contrato. Este punto se reformo y se paso como requisito de participación, consultar pliegos numeral 2.2.1. 5. QUINTA: NUMERAL 5.2. SALUD OCUPACIONAL. Por favor informar si este requisito,

se deben evidenciar durante la presentación de la propuesta o cuando se adjudique el contrato.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Cuando se adjudique el contrato. 6. CONDICIONES DEL SERVICIO: Por favor aclarar si las 45 horas serán garantizadas

como tiempo mínimo a reconocer por semana, cuando no haya festivos, en este caso para los vehículos fijos, los cuales no podrían dedicarse a otra actividad en el tiempo cesante o disponible.

DECISIÓN COMITÉ EVALUADOR: Se aclara que este punto se modifico, El número mínimo de horas mensuales para los vehículos fijos será de 200 horas. OTROS ASPECTOS: Se pone a consideración y aprobación el Cronograma de las etapas y plazos del proceso de contratación.

ACTIVIDAD FECHA

Publicación página Web Pliegos de condiciones preliminar para consulta y recibir observaciones.

22-07-2010- 27-07-2010

Estudio de observaciones. 28-07-2010 – 29-07-2010

Declaración en firme de Pliegos de condiciones. 30-07-2010

Publicación oficial de Pliegos de condiciones definitivos en la página Web de ESSA.

30-07-2010

Cierre del proceso de invitación y límite para entrega de ofertas.

5-08-2010

Apertura urna en acto público. 5-08-2010


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En constancia firman los asistentes:

NOMBRE CARGO FIRMA

PABLO ARTURO NIÑO LÓPEZ GERENTE ADMINISTRATIVO

MARLON FARICK RINCÓN ALJURI

SECRETARIO GENERAL

FABIOLA IDARRAGA BERNAL JEFE UNIDAD FINANCIERA ( E )

FABIOLA IDARRAGA BERNAL JEFE UNIDAD SERVICIOS LOGÍSTICOS

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