ACTA DE INICIO - Colombia Compra

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FORMATO ACTA DE INICIO

GCCON-F-018-V02

ACTA DE INICIO

ORDEN DE COMPRA No: 59097

TIPO DE CONTRATO: Operación secundaría Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones Escolares II - CCE-912-1-AMP-2019

OBJETO:

Compra de insumos, elementos y equipos de dotación para gestión ambiental del SENA a nivel nacional, alcance incluido en el AMP DOTACIONES ESCOLARES II.

Alcance de compra Región 2:

ficha descripción cantidad vr total con IVA

433 Congelador horizontal 1 puerta de 150 a 200 litros

5 $ 7.875.101,24

434 Congelador horizontal 1 puerta de 300 a 400 litros

3 $ 7.176.777,89

VALOR: $ 15.051.879,13

CONTRATISTA: SERVICIAL S.A.S

NIT: 830.007.430-7

REPRESENTANTE LEGAL: JORGE LUIS RANGEL ZUREK

SUPERVISOR DESIGNADO:

HECTOR JAVIER GUEVARA PEÑALOZA

Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.

PLAZO:

La vigencia de la orden de compra será hasta el 31 de diciembre de

2020, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución

establecidos en el Artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y la suscripción

de acta de inicio.

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En la ciudad de Bogotá D.C. a los dieciséis (16) días del mes de diciembre de 2020, entre los suscritos

WILSON JAVIER ROJAS MORENO, identificado con la cédula de ciudadanía No. 79.542.826 de Bogotá

D.C., en calidad de Director Administrativo y Financiero – Dirección General, por el SENA, y JORGE LUIS

RANGEL ZUREK, identificado con cédula de ciudadanía No. 8.730.464 de Barranquilla, en calidad de

representante legal de SERVICIAL S.A.S con Nit. 830.007.430-7, EL PROVEEDOR, hemos convenido

suscribir el acta de inicio de la ORDEN de Compra No.59097 de 2020, bajo los términos que anteceden

y los siguientes:

Número y fecha del registro presupuestal:

RP Fecha Valor

565620 2020-11-30 $ 15.051.879,13

Fecha de aprobación de las garantías:

Aseguradora Fecha de emisión Fecha de aprobación SENA

BERKLEY INTERNATIONAL SEGUROS COLOMBIA

09 DE DICIEMBRE DE 2020 16 DE DICIEMBRE DE 2020

ASPECTOS SOPORTES PARA INICIO EJECUCIÓN

ITEM POR EL SENA POR EL CONTRATISTA

1 Acta de validación y aprobación fichas técnicas productos a entregar

En atención con los tiempos de entrega a prever en la Orden de

Compra, corresponderá al término de entrega fijado en el numeral

7.7 de la Cláusula 7 Actividades de los Proveedores durante la

Operación Secundaria del AMP CCE-912-1-AMP-2019.

Tabla 3 Tiempos de entrega de Productos Segmentos 2, 3, 4 y 5

Cantidad de Productos requeridos Región 2

1-400 Productos 30 días calendario

LUGAR DE EJECUCIÓN:

Para efectos legales, el domicilio de la Orden de Compra será la ciudad de Bogotá D.C. La ejecución corresponderá con el alcance indicado en el evento de cotización.

CONDICIONES DE ENTREGA:

Productos Fichas 433 y 434 SI Requiere Instalación, por lo cual se tendrá en cuenta el ANEXO CERTIFICACIÓN DE CONDICIONES DE INSTALACIÓN



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RESULTADO

En atención con la oferta técnica registrada por el proveedor SERVICIAL S.A.S y con la cual soportó

su selección en el proceso SECOP II - CCENEG-016-1-2019 que originó el Acuerdo Marco de Precios de

Dotaciones Escolares II - CCE-912-1-AMP-2019, se identifican los productos objeto de entrega en alcance

de la presente orden de compra así:

Ficha Técnica del código 433

Congelador Horizontal CHALLENGER Modelo CH 226

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Etiqueta de Eficiencia Energética

Etiqueta de Eficiencia Energética y Ficha Técnica del código 434



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Cambio en las marcas: Teniendo en cuenta que el proveedor manifestó que las referencias indicadas se encuentran agotadas lo cual confirmó mediante el comunicado dado por la empresa el 4 de diciembre de 2020, se procede a realizar un análisis de las marcas y referencias, por lo cual se avalan las marcas y referencias mediante el comunicado remitida el 12 de diciembre de 2020 que lleva por nombre “Comunicación Servicial SAS” e informe de verificación de marcas los cuales se anexan a la presente acta. Por lo anterior las marcas que se aprobaron son las siguientes: Ficha 434: Congelador Electrolux EFCC20C3HQW Horizontal Blanco 200L

Alto (Cm) 84,6

Cajones 1

Ancho (Cm) 91

Tecnología Ultra - Cooling

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Profundad (Cm) 55,5

Ver También 1 EFUP17P3HRG

Alto Empaquetado (Cm) 88,6

Ver También 2 ERH29T3KQW

Ancho Empaquetado (Cm) 93,4

Ver También 3 EFUP22P3HRG

Profundad Empaquetado (Cm) 57

Descongelación Automática No

Peso Neto Producto (Kg): 32

Congelación Rápida Si

Peso Bruto Producto (Kg): 33

Estantes Extraíbles Si

Capacidad Neta Congelador (L) 200

Ruedas Si

Doble Funcion Si

Capacidad Total Bruta (L) 200

Capacidad Bruta Congelador (L) 200 Litros

Capacidad Total De Almacenamiento (L) 200

Modelo NIEVES

Referencia EFCC20C3HQW

Eficiencia Energética 21.3

Consumo (Kw) 21,3 Kwh/mes

Tipo De Refrigerador Frost

Congelador Horizontal CHALLENGER Modelo CH 363



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Ficha 434: Congelador Horizontal CHALLENGER Modelo CH 363

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2

• Validación protocolos entregados por el Contratista: establecimiento comercial – transporte • Socialización del manejo institucional, el SENA se aplicará lo indicado en la Circular SENA No: 01-3-2020-000098, Protocolo de medidas generales y de bioseguridad para prevenir y mitigar la propagación del COVID- 19, cuyo numeral (8.9) refiere las Medidas frente al manejo de proveedores de insumos.

• Entrega copia del Protocolo de bioseguridad y protocolo de movilidad segura, radicados ante la entidad competente de conformidad con las Resoluciones 666, 677 y 739 de 2020 emitidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.

• Allegar el protocolo de bioseguridad del operador logístico a través del cual realizará la entrega de los diferentes elementos.

• Allegar por entrega en cada sede descrita en el documento “Certificación de condiciones de entrega de Elementos”. ✓ Parafiscales de las personas que realizaran la

entrega e instalación ✓ Placa del vehículo que llevará los

congeladores. ✓ Teléfono de la persona que entregará los

elementos.

RESULTADO

Por parte del proveedor SERVICIAL S.A.S:



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Se registra entrega y validación de los siguientes protocolos de reactivación así:

1) Protocolo de bioseguridad de SERVICIAL S.A.S.

2) Protocolo de movilidad del operador logístico THL a través del cual realizará la entrega de los

diferentes elementos radicado

Por parte del SENA, se precisa

Como parte del manejo institucional, el SENA se indica la aplicación dl numeral 8.9 indicado en la

Circular SENA No: 01-3-2020-000098, Protocolo de medidas generales y de bioseguridad para prevenir

y mitigar la propagación del COVID- 19:

“(…) 8.9. Medidas adicionales frente al manejo de proveedores de insumos Los almacenes y personal

de cafeterías deben seguir las siguientes normas durante la recepción de pedidos en las instalaciones

de la entidad:

a) Zona de Descargue: En la zona de descargue, los proveedores o empresa de logística deberán

descargar los insumos y pedidos.

b) Posterior al descargue, el personal de almacén o cafeterías (según aplique), utilizando las

medidas de protección adecuadas, deben desinfectar la caja o embalaje utilizando alcohol al

70% o mantenerse en la zona entre 24 y 72 horas permitiendo la inactivación del virus.

c) Posteriormente se debe destapar la caja o el embalaje para los casos que apliquen y retirar los

insumos y realizar el mismo procedimiento. Cada insumo que es desinfectado es ubicado en la

zona amarilla o de transición.

d) El personal de bodega que recibe habitualmente los insumos, y que no ha tenido contacto con

el personal de la zona de descargue debe tomar los insumos recibidos y ubicarlos en los estantes

correspondientes.

e) El personal de almacén y cafeterías deberán, antes y después de recibir los insumos, lavar las

manos con agua y jabón. (…)”

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Por lo anterior dichos tiempos deben ser considerados como parte de la operación de recepción

antes de la verificación de entrega a satisfacción.


3

Identificar la Codificación SACB de los productos objeto de compra, para remisiones y cargue de inventario SENA, información que el SENA debe suministrarse al proveedor.

Ficha 433 - Congelador horizontal 1 puerta de 150 a

200 litros Código 274398

Ficha 434 - Congelador horizontal 1 puerta de 300 a

400 litros Código 282125

RESULTADO

El SENA identifica y reporta al PROVEEDOR la asignación de los códigos SACB, con el fin que sean

manejados en remisiones y facturación, toda vez que refiere a la identificación de ítems para el control

de recepción y cargue de inventario SENA.

ficha Código SACB Descripción

433 274398 CONGELADOR HORIZONTAL 150 - 200 LITROS

434 282125 CONGELADOR HORIZONTAL 300 - 400 LITROS


4 Allegar los canales de comunicación – contactos de la empresa, con los cuales el supervisor del contrato y su equipo de trabajo pueden realizar solicitudes y resolver inquietudes y las inconsistencias que se presenten

RESULTADO

Por parte del SENA se registra

Rol Supervisor

Nombre Manuel Fernando Monsalve Ahumada

Dependencia a la que corresponde Grupo Servicios Generales y Adquisiciones

Teléfono 5461500 ext. 12486

celular 3133312543

email [email protected]

Rol Apoyo Supervisión

Nombre Jeimmy Alejandra Coy Agudelo





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celular 3213946205


Rol Apoyo Supervisión

Nombre Natalia Andrea Cifuentes Castellanos



celular 3125734839


Por parte de SERVICIAL S.A.S. se registra:

Rol Representante Legal

Nombre Jorge Luis Rangel Zurek

Dependencia a la que corresponde Gerente General

Teléfono 6498971 Ext 200

celular 3113093839


Rol Gerente Contratos Públicos

Nombre Betzy Leal

Dependencia a la que corresponde Contratos Públicos


celular 3115691482


Rol Gerente Logística y Abastecimientos

Nombre Johannes Gómez

Dependencia a la que corresponde Gerencia Logística y Abastecimientos


celular 3213612092



5

En atención con la caracterización y especificaciones, la logística de entrega y consideraciones de instalación indicadas en el alcance del objeto, se precisa la revisión de

mailto:[email protected]

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las Fichas de productos y aplicación en caso de indicarse instalación, de la información recolectada de las sedes receptoras que se encuentra en el Anexo_CERTIFICACIONES CONDICIONES DE INSTALACIÓN PRODUCTOS Ficha 433 - Congelador horizontal 1 puerta de 150 a 200 litros y Ficha 434 - Congelador

horizontal 1 puerta de 300 a 400 litros.

Requiere en acta de inicio fijar condiciones de entrega e instalación en cada sede de acuerdo con la información aportada por cada responsable de sede.

RESULTADO

Se precisa en la oferta que la proponente entrega los artículos (congeladores) instalados (en el lugar

establecido por el centro, conectado a la red eléctrica junto con la verificación de su funcionamiento)

por lo cual solicita que los centros de formación cuenten con la acometida eléctrica. Asimismo, en

atención a que el proveedor no es el mismo transportador, debe preverse su instalación en el

momento de la entrega.

Nota: Se precisa que en alcance de la ORDEN DE COMPRA 59097 se revisa


6 1- Modelo de la Operación Logística que respalda el cumplimiento de entregas. 2- Registro del Plan de entregas previsto por sede

RESULTADO

Para establecer aspectos que permitan el seguimiento a la ejecución en los términos de ejecución del

AMP se valida, corrige y/o complementa de común acuerdo, el modelo de Operación logístico que,

soporta y respalda el cumplimiento de entregas:

1- La orden de compra identifica 7 sedes SENA receptoras

2- El plazo de entrega se fija en 30 días calendario en términos del AMP a partir de la fecha que

se fije en la presente acta.

3- En este contexto se requiere establecer hitos de seguimiento y control que permitan

monitorear la ejecución en este plazo. ALISTAMIENTO / AFORO /TRANSPORTE / RECEPCIÓN/

INSTALACIÓN. En este sentido se abordan los siguientes aspectos:

a) Tiempos previstos por hito

Se diligenciará este ítem a partir del cronograma entregado por el proveedor correspondiente a estas

etapas, teniendo en cuenta que la suma total de estas no podrá superar los 30 días y en caso de superar

el tiempo se realizarán los ajustes pertinentes.



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ETAPA DÍAS

Alistamiento por despacho 3 - 7

Aforo y entrega al operador logístico 5

Tiempos de transporte proyectados en el plazo

de entrega para la Región 1 13

Entrega 13

Registro PQRS inmediato

Respuesta PQRS inmediato

Plazo de instalación una vez sean entregados los

artículos Ficha 433 y ficha 434 en las sedes

Durante la entrega se instala el

equipo congelador

b. Registro de acta de instalación a satisfacción como soporte de terminación y trámite de

pago

ITEM FORMA DE PAGO

7

Se realizarán pagos parciales de los elementos entregados a los centros una vez se cuente con el recibido a satisfacción y posterior nota de entrada a almacén, lo anterior certifica que los elementos fueron entregados a satisfacción cumpliendo con los requisitos técnicos.

Para el pago el proveedor deberá contar con: • Presentación de la factura

• Certificación expedida por el Supervisor del contrato en el que se constate el recibo a satisfacción de los bienes. Para tal efecto, se tendrá en cuenta el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la nota de entrada de almacén emitida por cada una de las sedes SENA receptoras, documentos que hacen parte fundamental en la ejecución del (los) contratos.

• Certificación de pago de los aportes parafiscales, seguridad social (Esto en cumplimiento de las leyes 789 de 2002 y 828 de 2003).

• Planilla de pago de aportes de seguridad social del periodo anterior al facturado

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• Resolución DIAN de autorización numeración de la facturación aportada

• RUT

• Certificación bancaria

Demás disposiciones legales aplicables que surjan Todas las demoras que se presenten por inconsistencias en los soportes, falta de información, resoluciones de glosas registradas, serán de responsabilidad del CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. El SENA efectuará las retenciones que en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos, el contratista deberá cumplir con el pago de los impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación. Deberán ser tramitadas por el CONTRATISTA, las devoluciones o exenciones a que crea tener derecho ante la respectiva Administración de Impuestos, sin responsabilidad alguna por parte del SENA o costo para ella. Todos los impuestos, retenciones y gastos que se causen por razón de la legalización y ejecución del contrato, incluidas la constitución de la garantía única de cumplimiento en caso de que se le requiera, son de cargo exclusivo del CONTRATISTA. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar tales conceptos. La entidad dispone en su Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SYGA, el Instructivo para el pago de los compromisos adquiridos GRF-I-004 de 2016-09-13, versión 01, el cual podrá ser consultado en el link: http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1120 PARÁGRAFO: La Entidad solamente reconocerá y pagará al contratista, los valores que resulten de los elementos efectivamente entregados y recibidos a satisfacción por la Entidad. Si las facturas no han sido bien elaboradas o no se acompañan de los documentos que las respalden, los términos anteriores sólo empezarán a contarse desde la fecha en que quede corregida la factura o documento equivalente, o desde aquella en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.



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Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la entrega real y efectiva de los informes pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas. Los pagos se realizarán por parte del SENA con sujeción al Programa Anual Mensualizado de caja PAC.

ITEM FECHA DE INICIO QUE SE REGISTRA

8 16/12/2020

Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que

intervienen en ella.

___________________________ ________________________________ WILSON JAVIER ROJAS MORENO JORGE LUIS RANGEL ZUREK Director Administrativo y Financiero SENA Representante Legal SERVICIAL S.A.S.

_______________________________

HECTOR JAVIER GUEVARA PEÑALOZA SUPERVISOR DE LA ORDEN DE COMPRA 59097

Documentos Adjuntos

1. Protocolos de bioseguridad del SERVICIAL S.A.S.

2. Protocolo de movilidad del (los) OPERADOR(ES) LOGÍSTICO(S) ofrecidos

3. Plan de entregas registrado por las partes

4. Circular SENA No: 01-3-2020-000098, Protocolo de medidas generales y de bioseguridad

5. Anexo_ Certificación De Condiciones De Instalación emitidas en las sedes SENA

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