ACTA No. 16-2014 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 16-2014 correspondiente a la sesión...

ACTA No. 16-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día

14 de mayo del 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez Jefe por

recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión, quien

preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano

Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; la señora

Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y

Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria

del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con

justificación el Presidente y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la

Comisión. Convocados la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de

Poás y Encargada del Archivo Central de esa municipalidad; el señor Gerardo Salazar

González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de la Caja Costarricense del Seguro Social y Jefe de la Sub área

de Archivo y Correspondencia; la señora Denise Calvo López, Coordinadora del

Archivo Intermedio del Archivo Nacional; las señoritas Camila Carreras Herrero,

Estrellita Cabrera Ramírez y la señora María del Carmen Retana Ureña; profesionales

del Departamento del Servicios Archivísticos Externos asignadas para el análisis de las

valoraciones documentales presentadas por los Cised de la Municipalidad de Poás, de

la CCSS y del Departamento Servicios Archivísticos Externos, respectivamente.----------

CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA.------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 15-2014.-----------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 15-2014 del 30 de abril del

2014. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES.-----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No. 34-2013 del 03 de octubre del 2013,

No. 3 de la sesión 47-2013 del 05 de diciembre del 2013; No. 4 y No. 5 de la sesión No.

01-2014 del 15 de enero del 2014; No. 8 de la sesión No. 07-2014 de 26 de febrero del

2014; No. 11 de la sesión No. 10-2014 de 27 de marzo del 2014, No. 3 , No. 4, No. 5,

No. 6 y No. 19 de la sesión No. 12-2014 de 09 de abril del 2014, No. 2 de la sesión No.

14-2014 de 24 de abril del 2014. La señora Valverde Guevara informa que los

acuerdos anotados aún se encuentran pendientes. SE TOMA NOTA.------------------------

CAPITULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.----------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio CSED-MSJ-002-2014 de 19 de marzo del 2014 recibido el 07 de

mayo del 2014; suscrito por la señora Nuria Calderón Marín, Presidente del Comité


San José; por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de conservación de

documentos con 111 series documentales.------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento

Servicios Archivísticos Externos, el oficio CSED-MSJ-002-2014 de 19 de marzo del

2014 recibido el 07 de mayo del 2014; suscrito por la señora Nuria Calderón Marín,

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)

de la Municipalidad de San José; por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de

conservación de documentos con 111 series documentales; para que lo asigne a un

profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración

correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la

metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del

2012. Enviar copia de este acuerdo a la señora Nuria Calderón Marín Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de

San José. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES----------------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-014-2014-TP. Asunto: Tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de Poás. Convocadas

la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Poás y Encargada del

Archivo Central de esa municipalidad y la señorita Camila Carreras Herrero, profesional

del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las

tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Cised de esa

municipalidad. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los

documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.

Al ser las 9:15 horas ingresan la señora Artavia Soto y la señorita Carreras Herrero,

quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-014-2014-TP y expone

las consideraciones del informe de valoración, destacando las siguientes: “/…/

3.5.Mediante oficio N° CNSED-387-2013 de 13 de diciembre de 2013, se solicitaron al

CISED de la Municipalidad de Poás, aclaraciones relacionadas con algunas series

documentales consideradas con un posible valor científico cultural. Por medio del oficio

N° MPO-CISED-01-14 de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás

remitió las aclaraciones solicitadas, así como, una segunda versión de algunas de las

Tablas de Plazos. A continuación el detalle de las preguntas y las respectivas

respuestas: Consulta: “1.2 Departamento: Contabilidad a) En sesión N° 3-2006 de

22 de febrero de 2006, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos (CNSED) aprobó la tabla de plazos de conservación de documentos de la

Municipalidad de Poás, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Valoración N° 7-

2006. Dicha Tabla de Plazos se basó en la “Tabla Modelo de Plazos de Documentos

Municipales”, razón por la cual, en ella no se detallan las oficinas productoras ni

cantidades o fechas extremas de las series documentales valoradas. En esa ocasión,

se declararon con valor histórico los “Estados financieros anuales”, “Libros de diario” y

los “Libros Mayores de ingresos y egresos”. En relación con lo anterior, favor indicar: -

Si los “Estados financieros” (15) que se están presentando a valorar corresponden a

estados financieros anuales. Asimismo, aclarar la razón por la cual no se incluyó el

período 2006-2008 y años anteriores al 2006. Cabe señalar que en caso de que varíen

las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la cantidad. -En el caso de

los “Libros de diario, mayor, inventario y balance” (21) debe aclararse la razón por la

cual no se incluyeron fechas extremas anteriores al año 2010 o incluirlas en la Tabla de

Plazos. También, debe anotarse la cantidad en bytes (megabytes, etc.). Además,

debido a que este documento se presenta en formato electrónico, debe indicarse si

cuenta con firma digital y el formato en que se encuentran los libros. -En el caso de los

“Libros mayores ingresos y egresos” (22) debe aclararse la razón por la cual no se

incluyeron fechas extremas anteriores al año 2010 o incluirlas en la Tabla de Plazos.

Cabe señalar que en caso de que varíen las fechas extremas, usualmente también

debe cambiarse la cantidad...” -N° 12 “Expediente de registro de propiedades

municipales” (copia): ampliar el contenido y aclarar si esta serie documental

corresponde a la serie “Escritura de propiedades municipales” (original) incluida en la

Tabla de Plazos de la Alcaldía Municipal aprobada por la CNSED en sesión N° 46-2012

del 4 de octubre de 2012.” Respuesta del CISED: Departamento: Contabilidad

“Según información suministrada por este Dpto., antes del año 2009 estaba formado

por Contabilidad y Presupuesto y todo se manejaba a base de presupuesto, pero en el

2009 se creó Dpto. Contabilidad y Dpto. Presupuesto, lo cual generó un proceso de

cambio.” Estados Financieros (15): Con relación a este tipo documental, se debe

realizar la aclaración de que antes del año 2008 la Municipalidad se basaba

únicamente en el Presupuesto y no se realizaban Estados Financieros, los cuales son a

partir del 2009 en adelante. Libros de diario, mayor, inventario y balance (21): el

Dpto. Contable indica que se realizó la apertura de estos libros por parte de la Auditoría

Interna, a finales del 2010, sin embargo el Libro que actualmente registra la

Municipalidad es el Libro Diario General, ya que los Libros de “Diario, mayor inventario

y balance” no han sido llevados y esto debido a que hasta la fecha se está usando un

sistema informático el cual se utilizará para llenar estos libros y donde es importante

aclarar que hasta el año 2013 no se contaba con ningún sistema informático y todo se

basaba en auxiliares en Excel. Para hacer la salvedad, las fechas indicadas en la tabla

por el Dpto. Contable fue la interpretación de la apertura que se hizo en ese momento

pero aclarando nuevamente solo se utilizaba el Diario General en esas fechas. El

departamento actualmente se encuentra en el proceso de Contabilidad a Base de

devengo y la incorporación de las NICSP, por lo que parte del proceso de mejoramiento

es el registro de dichos libros en el proceso contable y que arrancó en el periodo 2013.

Libros mayores de ingresos y egresos (22): Con respecto a esta serie documental

se hace la aclaración, que decidimos incluir en esta serie los Libros contables

antiguos recién localizados, los cuales se estaban preparando para una valoración de

su institución, lo que modifica la cantidad y fechas extremas, los mismos datan del año

1942 en adelante. Además queremos indicar que del año 2005 en adelante esta serie

no se produce y en su lugar se creó el Libro Control de Presupuesto y Contabilidad,

que contiene la misma información...” “… Expediente de registro de propiedades

municipales (12): Este expediente está conformado por copias y registro de las

propiedades municipales, copias de los planos y copias de valoración de las

propiedades municipales.” Consulta 1.3 Departamento: Planificación y

Presupuesto “…En los siguientes tipos documentales con un posible valor científico-

cultural es necesario: -N° 4 “Informes de ejecución presupuestaria” (original): aclarar si

esta serie documental corresponde a la serie “Informes de Ejecución Presupuestaria

Trimestral” incluidos en la Tabla de Plazos de la Secretaría del Concejo Municipal

(aprobada por la CNSED en sesión N° 46-2012 del 4 de octubre de 2012) y declarados

con valor científico-cultural según la siguiente información: Informes de ejecución

presupuestaria trimestral (original) Copia: Alcaldía, Presupuesto Contenido: esta serie

se refiere a informes trimestrales que emite la Alcaldía al Concejo Municipal sobre la

ejecución del Presupuesto Ordinario de cada año Soporte: papel Cantidad: 12 cm

Fechas extremas: 2005-2011 Valor científico-cultural: Sí. Conservar los que reflejan la

situación presupuestaria anual de las cuentas del presupuesto municipal. En la Tabla

de Plazos presentada en la actualidad, se anotó que el original de los “Informes de

ejecución presupuestaria” está en el Departamento de Presupuesto y las copias en la

Auditoría, Alcaldía Municipal y Contabilidad. Sin embargo, en el año 2012, se indicó

que el original de los “Informes de ejecución presupuestaria trimestral” está en la

Secretaría del Concejo. En caso de que sea el mismo documento se debe aclarar cuál

oficina tiene el original y cuáles tienen copias. -N° 6 “Liquidaciones presupuestarias”

(original): aclarar la diferencia entre esta serie documental y los “Informes de ejecución

presupuestaria” (4). En la Tabla de Plazos presentada en la actualidad se anotó que el

documento original está en el Departamento de Presupuesto y las copias en la

Auditoría y la Alcaldía Municipal. Sin embargo, en el año 2012 se indicó que las

“Liquidaciones presupuestarias” originales estaban en la Secretaría del Concejo y las

copias en Presupuesto y Auditoria. Favor aclarar cuál oficina tiene el documento

original y cuáles tienen copias. -N° 8 “Modificaciones presupuestarias” (original) y N°

11 “Presupuestos” (original): aclarar si las modificaciones presupuestarias están

incluidas en la serie “Presupuestos”. En la Tabla de Plazos de la Secretaría del

Concejo Municipal (aprobada por la CNSED en sesión N° 46-2012 del 4 de octubre de

2012) se declararon con valor científico-cultural los presupuestos según la siguiente

información: Presupuestos (original) Copia: Contraloría General de la República,

Alcaldía y Contabilidad Contenido: presupuestos ordinarios, extraordinarios,

modificaciones Soporte: papel Cantidad: 60 cm Fechas extremas: 1999-2011 Valor

científico-cultural: Sí. Porque reflejan el plan de inversión de recursos económicos de la

municipalidad. En la Tabla de Plazos presentada en la actualidad se anotó que el

documento original de los “Presupuestos” está en el Departamento de Presupuesto y

las copias en la Alcaldía Municipal, sin embargo, en el año 2012 se indicó que el

documento original estaba en la Secretaría del Concejo. Favor aclarar cuál oficina tiene

el documento original y cuáles tienen copias. Además, indicar si se encuentran

documentos anteriores al año 1999. Respuesta del CISED: Departamento:

Planificación y Presupuesto “… Informes de Ejecución Presupuestaria (4)

(original): Este es un documento que refleja los ingresos y egresos realizados durante

el año de lo presupuestado, se envía al Concejo y un original empastado se conserva

en el Departamento, para luego ser remitido al Archivo Central. Liquidaciones

presupuestarias (6) (original): Es un documento que nos pide la Contraloría de lo que

quedó del Presupuesto, el cual es aprobado por el Concejo. La Liquidación es de

original múltiple (2), uno se envía al Concejo y un original se conserva en el Expediente

en el Departamento.” Modificaciones presupuestarias (8) (original): Esta serie se

realiza cuando es necesario, el Presupuesto Ordinario se elabora una vez al año, el

Extraordinario se puede realizar cuando es necesario antes del 30 de Setiembre y si se

incluyen en el Presupuesto. Es de original múltiple, al Concejo Municipal se envía un

original y en el Departamento queda un original en un Expediente que se conserva y

cuando cumple su vigencia administrativa legal, se traslada al Archivo Central.”

Consulta: 1.5 Departamento: Patentes b) En sesión N° 3-2006 de 22 de febrero de

2006, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED)

aprobó la tabla de plazos de conservación de documentos de la Municipalidad de Poás,

de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Valoración N° 7-2006. Dicha Tabla de

Plazos se basó en la “Tabla Modelo de Plazos de Documentos Municipales”, razón por

la cual, en ella no se detallan las oficinas productoras ni cantidades o fechas extremas

de las series documentales valoradas. En esa ocasión, se declararon con valor

científico-cultural las “Actas de remate de patentes”, “Contratos de remates” y

“Expedientes de remates”. Debido a que en la Tabla de Plazos presentada se

omitieron estas series documentales se debe justificar la razón de esta omisión o

incluirlas. c) Debido a que en la Tabla de Plazos solo se incluyeron tres series

documentales, se recomienda verificar si se producen o reciben otras series

documentales, como por ejemplo: libros de actas de traspaso de patentes, registro

general de patentes, registro de patentes de licores. d) En los siguientes tipos

documentales con un posible valor científico-cultural es necesario: -N° 2 “Expediente de

Patentes” (original): ampliar el contenido y detallar a cuáles tipos de patente se refiere.

Además, debe aclararse la razón por la cual no se incluyeron fechas extremas

anteriores al año 2002 o incluirlas en la Tabla de Plazos. Cabe señalar que en caso de

que varíen las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la cantidad. - N°

3 “Expediente de Patentes inactivas” (original): ampliar el contenido y explicar la razón

por la cual estas patentes son inactivas y su diferencia con los “Expedientes de

Patentes” (N° 2). Además, debe aclararse la razón por la cual no se incluyeron fechas

extremas anteriores al año 2008 o incluirlas en la Tabla de Plazos. Cabe señalar, que

en caso de que se varíen las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la

cantidad…” Respuesta del CISED: Departamento: Patentes “… b) En sesión No. 3-

2006 del 22 de febrero de 2006 la C.N.S.E.D. nos aprobó la Tabla de Plazos de

Conservación de Documentos Municipales, basada en la “Tabla Modelo de Plazos de

Documentos Municipales”, en la cual se declararon con valor científico cultural los

Contratos de remates y Expediente de remates. La serie “Actas de Remate de

Patentes” está incluida en la Tabla de Proveeduría Municipal, debido a que este

departamento es el encargado de llevar este libro junto con Licitaciones y no tiene

copia. Contratos de Remates: aunque esta serie estaba incluida en la Tabla de Plazos

Modelo, aclaro que no se produce en la Municipalidad de Poás. Expediente de

Remates: No se manejan Expedientes de remates, en el caso de Expediente de

Licores, se mantiene en el mismo expediente, cuando se remata o se traspasa a otra

persona. c) En este punto ratificamos que no se producen otras series documentales,

que las indicadas en la Tabla de Plazos correspondiente. d) Expediente de Patentes (2)

(original): antes del año 2002 no se utilizaban “Expedientes de Patentes”, se realizaban

con Tarjetas, las cuales según nos indicaron se eliminaban cuando la persona

renunciaba. Expediente de Patentes inactivas (3) (original): a partir del año 2008, se

empezó a retirar de los archivos de gestión los Expedientes de Patentes inactivas

(Renuncia), de este año para atrás está pendiente de realizar un inventario para

retirarlas...” Consulta: “… 1.2 Departamento: Informática Debido a que en la Tabla

de Plazos solo se incluyó la correspondencia, se recomienda verificar si se producen o

reciben otras series documentales, como por ejemplo, bases de datos o los respaldos

de la información electrónica de la Municipalidad o el Plan Estratégico de Tecnologías

de Información.” Respuesta del CISED: Departamento: Informática “Este es un

departamento relativamente nuevo en la institución, antes del 2011 se contrataba por

servicios profesionales, se incluyeron dos series documentales electrónicos, ya que

esta información no fue suministrada en su oportunidad por el Encargado.” 3.6. Por

medio del oficio N° MPO-CISED-05-13 de 13 de diciembre de 2013, el CISED de la

Municipalidad de Poás solicitó una prórroga de tiempo para remitir la respuesta de las

aclaraciones solicitadas. Dicha prórroga fue concedida mediante oficio CNSED-397-

2013 de 19 de diciembre 2013.”--------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Comunicar a la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité


Poás, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de

plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional,

mediante oficio N° MPO-CISED-03-13 de 28 de octubre del 2013, para el Fondo:

Municipalidad de Poás, Subfondos: Área de Gestión Financiera Tributaria,

Departamento de Contabilidad, Departamento de Presupuesto, Departamento de

Tesorería Municipal, Departamento de Bienes Inmuebles, Departamento de Patentes,

Departamento de Cobros, Área de Gestión Administrativa, Departamento de

Informática, Departamento de Recursos Humanos; y declara con valor científico cultural

las siguientes series documentales: --------------------------------------------------------------------

FONDO: Municipalidad de Poás---------------------------------------------------------------------

Subfondo 1: Área de Gestión Financiera Tributaria Subfondo 2: Departamento de

Contabilidad Funciones: Implementar la Contabilidad Partida Doble a Base Devengo

con base en la normativa aprobada por el Concejo Municipal para lograr uniformidad

en los procedimientos, políticas y reglamentos de la Institución de una manera eficaz

y oportuna en un proceso de reestructuración y mejora de la Institución; cierres

diarios, auxiliar de ingresos y de egresos; Libro Mayor-salidas y entradas de efectivo;

registro ingresos-asientos contables, incluye revisión de depósitos, depósitos de

tarjetas y transferencias efectuadas; registro egresos-asientos contables, incluye

revisión de cheques, órdenes de compra, facturas de pago; auxiliar órdenes de

compra, control al Ministerio de Hacienda; ajustes-control de inventario y

requisiciones de salida; confección cheques de las cuentas corrientes; codificación y

elaboración cheques de cajas chicas-codificación contable y presupuestaria para la

confección de asientos de cancelación y reintegro.---------------

Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------

1.12. Diario General1. Original sin copia.

Contenido: refleja los ingresos y gastos de la

institución. Fechas extremas: 1972-1973-1975-

1977-1979-1983-1985-1987-1988-1990-1992-

1994-1996 al 1998 - 1998 al 1999 - 2000 al 2001

- 2001 - 2003 al 2006 - 2007-2008 - 2009 al 2010

- 2011-2012 – 2013. Cantidad: 0.66 metros.

Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5

años en la Oficina Productora y permanente en el

Archivo Central.---------------------------------------------

Sí. Ya que refleja de forma global

el ejercicio económico del

Municipio.-------------------------------

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---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

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1.13. Diario de Caja. Original. Contenido: refleja Sí. Ya que refleja los

1 Mediante oficio N° MPO-CISED-01-14 de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás

remitió la siguiente información: “Libros de diario, mayor, inventario y balance (21): el Dpto. Contable indica que se realizó la apertura de estos libros por parte de la Auditoría Interna, a finales del 2010, sin embargo el Libro que actualmente registra la Municipalidad es el Libro Diario General, ya que los Libros de “Diario, mayor inventario y balance” no han sido llevados y esto debido a que hasta la fecha se está usando un sistema informático el cual se utilizará para llenar estos libros y donde es importante aclarar que hasta el año 2013 no se contaba con ningún sistema informático y todo se basaba en auxiliares en Excel. Para hacer la salvedad, las fechas indicadas en la tabla por el Dpto. Contable fue la interpretación de la apertura que se hizo en ese momento pero aclarando nuevamente solo se utilizaba el Diario General en esas fechas. El departamento actualmente se encuentra en el proceso de Contabilidad a Base de devengo y la incorporación de las NICSP, por lo que parte del proceso de mejoramiento es el registro de dichos libros en el proceso contable y que arrancó en el periodo 2013.”------------------------------

los ingresos y gastos de la institución. Fechas

extremas: 1942-1943-1944-1945-1946-1947-948-

1950-1951-1952-1953-1954-1955-1956-1957.

Cantidad: 0.35 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa-legal: 5 años en la Oficina

Productora y permanente en el Archivo Central---

movimientos de efectivo del

Municipio.-------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.14. Diario de intervención. Original. Contenido:

refleja los ingresos y gastos de la institución.

Fechas extremas: 1942-1943-1944-1945-1946-

1947-1948-1949-1950-1951-1952-1953-1954-

1955-1956-1957-1958-1959-1960-1961-1962-

1963-1964-1965-1966-1967-1968-1969-1970-

1971. Cantidad: 0.55 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina

Productora y permanente en el Archivo Central.---

Sí. Ya que refleja los

movimientos contables del

Municipio.-------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------

1.18 Estados Financieros. Original. Copia:

Alcaldía; Administración Tributaria. Fechas

extremas: 2009-20132. Cantidad: 0.12 metros.


Sí.3 Conservar los estados

financieros del IV trimestre o

anuales, ya que reflejan la

situación económica y los

2 Mediante oficio N° MPO-CISED-01-14 de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás

remitió la siguiente información: “Con relación a este tipo documental, se debe realizar la aclaración de que antes del año 2008 la Municipalidad se basaba únicamente en el Presupuesto y no se realizaban Estados Financieros, los cuales son a partir del 2009 en adelante.”--------------------------------------------------- 3 La serie documental “Estados Financieros Anuales” fue declarada con valor científico-cultural en

sesión de la CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas. En el presente informe se mantiene este criterio.--------------------

años en la Oficina Productora y 3 años en el

Archivo Central.---------------------------------------------

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------------------------------------------------------------------

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cambios financieros del

municipio, a criterio del Comité

Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos-

Cised y el Jefe de la Oficina

Productora.-----------------------------

1.24 Libros de diario, mayor, inventario y balance.

Original sin copia. Contenido: control que se lleva

de los movimientos contables Fechas extremas:

2010-20124. Vigencia administrativa-legal: 5

años en la oficina y permanente en el Archivo

Central. Cantidad: no se indica. Soporte:

electrónico.---------------------------------------------------

Sí.5 Ya que reflejan la ejecución

financiera del municipio

(inversión, gastos y utilidades).---

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.25. Libros mayores ingresos y egresos. Original

sin copia. Contenido: diario general en el cual se

reflejan todos los ingresos y gastos de la

institución. Fechas extremas: 1942-1991, 1993,

1996,1998-20056. Cantidad: 4.10 metros.

Sí.7 Ya que reflejan la ejecución

financiera del municipio

(inversión, gastos y utilidades).---

---------------------------------------------

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4 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “En 2010 se realizó la apertura de

los Libros por Auditoría Interna, no se ha impreso la información”.----------------------------------------------------- 5 La serie documental “Libros de diario” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la

CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas.------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Esta serie se produjo hasta el

2005, luego del 2004 la misma información se lleva en el Libro de Control de Presupuesto y Contabilidad (Dpto. Presupuesto)”.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------



Central.-------------------------------------------------------

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---------------------------------------------

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1.26. Libros de recaudación y pagos. Original sin

copia. Contenido: refleja los ingresos y gastos de

la institución. Fechas extremas: 1942-1946,1948,

1951-1955-1956-1957. Cantidad: 0.37 metros.



Central.-------------------------------------------------------

Sí. Ya que reflejan los ingresos y

gastos del Municipio-----------------

---------------------------------------------

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Subfondo 1. Área de Gestión Financiera Tributaria. Subfondo 2. Departamento de

Presupuesto. Funciones: coordinar, preparar, revisar y presentar el presupuesto

ordinario ingresos y egresos, ejercer el control administrativo y financiero de

actividades presupuestarias, verificar, clasificar, asentar información financiera,

preparar las modificaciones presupuestarias, elaborar informes de gastos, mantener

informados a las autoridades de la institución sobre la ejecución del presupuesto y

los saldos disponibles.------------------------------------------------------------------------------------


1.2.4. Informes de ejecución presupuestaria8.

Original. Copia: Auditoría, Alcaldía Municipal,

Sí, porque refleja la ejecución

presupuestaria de la

7 La serie documental “Libros mayores de ingresos y egresos” fue declarada con valor científico-

cultural en sesión de la CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas.-------------------------------------------------------------------- 8 Mediante oficio N° MPO-CISED-01-14 de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás

remitió la siguiente información: “Este es un documento que refleja los ingresos y egresos realizados

Contabilidad. Contenido: informe que se realiza

de la ejecución tanto de ingreso como de gastos

del presupuesto. Fechas extremas: 2000-2013.

Cantidad: 0.21 metros. Soporte: papel y

electrónico9. Vigencia administrativa-legal: 5


Archivo Central.--------------------------------------------

municipalidad. Completar la

serie de forma tal que no se

repita en el Concejo Municipal y

se complete la serie 1.2.8.

Modificaciones presupuestarias.--

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.2.8. Modificaciones presupuestarias10. Original.

Copia: Alcaldía. Contenido: se realiza cuando se

necesita modificar un gasto y cambiarlo por otro.

Fechas extremas: 1968-2013. Cantidad: 0.60

metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia



Sí11, ya que permite conocer los

movimientos presupuestarios del

Municipio y complementa la serie

1.2.11. Presupuestos.---------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.2.5. Libro Control de Presupuesto y Sí.13 Ya que refleja la ejecución

durante el año de lo presupuestado, se envía al Concejo y un original empastado se conserva en el Departamento, para luego ser remitido al Archivo Central.”-------------------------------------------------------------- 9 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “A partir del 2012 se envía a la

Contraloría en digital”.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

Mediante oficio N° MPO-CISED-01-14 de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás remitió la siguiente información: “Modificaciones presupuestarias (8) (original): Esta serie se realiza cuando es necesario, el Presupuesto Ordinario se elabora una vez al año, el Extraordinario se puede realizar cuando es necesario antes del 30 de Setiembre y si se incluyen en el Presupuesto. Es de original múltiple, al Concejo Municipal se envía un original y en el Departamento queda un original en un Expediente que se conserva y cuando cumple su vigencia administrativa legal, se traslada al Archivo Central. Además, en la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “La información de esta serie documental se incluye en la serie Presupuesto”.-------------------------------------------------------------- 11

La serie documental “Presupuestos” (original), fue declarada con valor científico-cultural en sesión CNSED N° 46-2012 de 04 de octubre de 2012, subfondo: Concejo Municipal, con la siguiente información: presupuestos ordinarios, extraordinarios, modificaciones; soporte: papel, cantidad: 60 cm, fechas: 1999-2011.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Contabilidad. Original sin copia. Contenido: se

registran todos los ingresos y los gastos que se

realizan.12 Fechas extremas: 2004-2013




financiera (inversión, gastos y

ganancias) del municipio.-----------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.2.11. Presupuestos. Original. Copia: Alcaldía

Contenido: proyección tanto de ingresos como de

gastos a realizar en el período. Fechas extremas:

1968-201314 Cantidad: 1.02 m Soporte: papel y

electrónico. Vigencia administrativa-legal: 2 años

en la Oficina Productora y permanente en el

Archivo Central.---------------------------------------------

Sí, ya que permite conocer los

ingresos y gastos del Municipio y

completa la serie 1.2.8

Modificaciones presupuestarias--

---------------------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------.

Subfondo 1: Área de Gestión Financiera Tributaria Subfondo 2: Departamento de

Patentes Funciones: Supervisar el proceso de las patentes solicitadas por los

contribuyentes y orientarlos en esas actividades, actualización permanente de los

patentados y su clasificación, mantener actualizado el registro de patentados en la

relación con la cantidad y clasificación de éstos, según su actividad lucrativa, velar la

directrices legales sobre actividades lucrativas.---------------------------------------------------

13

La serie documental “Libros mayores de ingresos y egresos” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas.--------------------------------------------------------------------- 12

En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Este libro contiene la misma información que Libro mayor de ingresos y egresos, pero este es manual en tarjetas y el de Control de Presupuesto es electrónico e impreso.”---------------------------------------------------------------------------------------- 14

En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Del año 1968 al 2002 se encuentran en custodia del Archivo Central”.---------------------------------------------------------------------------------


1.5.1. Autorización Patentes de Licores. Original.

Copia: Concejo Municipal Contenido: solicitudes

de traspaso de patentes de licor. Fechas

extremas: 2005-2013. Cantidad: 0.19 metros.



Archivo Central.---------------------------------------------

Sí. Ya que permite conocer

aspectos sociológicos de la

comunidad ligados a la venta de

licores.-----------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.5.2. Expediente de Patentes. Original sin copia.

Contenido: solicitud de patente, requisitos del tipo

de patente, la declaración jurada anual, copia

declaración impuesto renta y documentos

adicionales de acuerdo al tipo de actividad

comercial. Fechas extremas: 2002-201315


administrativa-legal: permanente en la Oficina

Productora y no se indica información en la

columna correspondiente al Archivo Central.------

Sí.16 Ya que permite conocer el

desarrollo comercial del cantón.

Conservar una muestra del 10%

tomando en cuenta diversas

actividades y categorías

comerciales a criterio del Comité


Eliminación de Documentos

(Cised) y el jefe de la Oficina

Productora.-----------------------------

1.5.3. Expediente de patentes inactivas. Original

sin copia. Contenido: información sobre el

Sí.18 Ya que permite conocer el

desarrollo comercial del cantón.

15

En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Antes del 2002 no habían expedientes de patentes, se manejaban con tarjetas, las cuales probablemente se eliminaban”.------------- 16

La serie documental “Expedientes de patentes” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas. Además, en dicha ocasión se indicó: Conservar una muestra de carácter geográfico del 10% según distrito y tipo de actividad comercial.--------------------------------------------

patentado, declaración jurada impuesto patentes,

requisitos solicitados y resolución municipal.

Fechas extremas: 2008-201317. Cantidad: 0.80

metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-

legal: 2 años en la Oficina Productora y no se

indica información en la columna correspondiente

al Archivo Central.-----------------------------------------

------------------------------------------------------------------


tomando en cuenta diversas

actividades y categorías

comerciales a criterio del Comité


Eliminación de Documentos

(Cised) y el jefe de la Oficina

Productora.-----------------------------

Subfondo 1: Área de Gestión Administrativa Subfondo 2: Recursos Humanos.

Funciones: desarrollar los procesos de Recursos Humanos en la Municipalidad:

análisis organizacional, reclutamiento y selección de personal; descripción y análisis

de cargos; evaluación del desempeño; administración salarial; beneficios sociales;

seguridad e higiene laboral; capacitación y desarrollo.------------------------------------------


2.2.10. Expedientes de personal. Original sin

copia. Contenido: contiene acciones de personal

Sí.19 Ya que reflejan la situación

laboral de los empleados que

18

La serie documental “Expedientes de patentes” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas. Además, en dicha ocasión se indicó: Conservar una muestra de carácter geográfico del 10% según distrito y tipo de actividad comercial.--------------------------------------------- 17

En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “A partir del 2008 se empezó a retirar los expediente de patentes inactivas (renuncia), las fechas anteriores están sin revisar pues no se ha realizado un inventario de las mismas”.------------------------------------------------------------------------------------ 19

La serie documental “Expedientes de personal” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 3-2006 de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración 7-2006, no se indicaron cantidades ni fechas extremas. Además, en dicha ocasión se indicó: Se recomienda que antes de proceder a eliminar este tipo documental, la institución haga una selección para efectos de conservación permanente de expedientes de funcionarios municipales que de alguna manera se destacaron por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos ocupados. En el presente informe se mantiene dicho criterio, pero se agrega que se conserve una muestra del 5% de

y vacaciones, certificaciones laborales, títulos,

currículum, evaluaciones de desempeño y

estudios realizados. Fechas extremas: 1970-

2012. Cantidad: 0.9 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: 30 años en la

Oficina Productora y permanente en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------

trabajaron en la institución

durante un período determinado.


de los expedientes

correspondientes a funcionarios

que se hayan destacado por su

influencia en el desarrollo

institucional o por la jerarquía de

los puestos que ocupen, a criterio

del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) y el jefe de

la Oficina Productora.----------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio N° MPO-CISED-03-13 de 28 de octubre

del 2013, para el Fondo: Municipalidad de Poás, N° MPO-CISED-03-13 de 28 de

octubre del 2013, para el Fondo: Municipalidad de Poás, Subfondos: Área de Gestión

Financiera Tributaria, Departamento de Contabilidad, Departamento de Presupuesto,

Departamento de Tesorería Municipal, Departamento de Bienes Inmuebles,

Departamento de Patentes, Departamento de Cobros, Área de Gestión Administrativa,

Departamento de Informática, Departamento de Recursos Humanos; y que esta

los expedientes correspondientes a funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos que ocupen, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central.”----------------------------------------------------------------------------------------

Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas

cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional

de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Poás, de

acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.----

Se recuerda que por medio de la Circular N° 22-2010 de 13 de setiembre de 2010

remitida por la Dirección General del Archivo Nacional al Sistema Nacional de Archivos

se indicó: “Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que

dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el

plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables,

cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser

menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de

Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones

vigentes hace más de un año.”----------------------------------------------------------------------------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,

de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200920, inciso 1 se establece que: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Artavia Soto si tiene algún comentario, consulta o

duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. -----------------------

Enviar copia de este acuerdo a los señores Carlos Chaves Ávila, Jefe del

Departamento de Contabilidad, Raúl Gómez Chaves, Jefe del Departamento de

Presupuesto, Luis Alonso Herrera Murillo, Departamento de Patentes, dependencias de

la Municipalidad de Poás; y al expediente de valoración documental de la Municipalidad

de Poás que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.-------------------------

20

Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-013-2014-VP. Asunto: Valoración

parcial. Fondo: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). Convocado: el señor

Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

y la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios

Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial presentada por

el Cised de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) Hora: 10:00 a.m. Al ser

las 10:30 horas ingresan los señores Gerardo Salazar, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el señor Mario

Vargas Rodríguez, Archivista de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). La

señorita Natalia Cantillano Mora procede con la lectura del informe de valoración No.

IV-13-2014-VP realizado por la señorita Cabrera Ramírez quien se encuentra en una

capacitación. Se exponen las consideraciones del informe de valoración, destacando

las siguientes: “/…/ 3.4. Es importante indicar que algunas de las valoraciones parciales

incumplen con requisitos de forma establecidos en la resolución de la CNSED N° 01-

2013, a continuación el detalle: a- En la valoración parcial de la Dirección Médica del

Área de Salud El Guarco, no se indicaron las funciones de la unidad productora. b- En

la valoración parcial de la Dirección de Enfermería del Hospital de San Vito y el Área de

Atención a Patronos de la Caja Costarricense del Seguro Social, el encabezado

solamente se consignó en la primera página. c- Asimismo, en la valoración parcial de

la Dirección Médica del Área de Salud El Guarco, las firmas del jefe de oficina

productora y del presidente del CISED, solamente se colocaron en la última página de

la tabla.”---------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Comunicar al señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja

Costarricense de Seguro Social (CCSS); que esta Comisión Nacional conoció la

solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio

N° CISED-012-2013, de 28 de noviembre del 2013, para el Fondo Caja Costarricense

de Seguro Social:, Subfondos: Dirección Médica Área de Salud El Guarco, Dirección

Enfermería Hospital San Vito, Área de Gestión Bienes y Servicios Hospital Nacional de

Niños, Área de Atención a Patronos Sistema Centralizado de Recaudación, Servicios al

Trabajador Sistema Centralizado de Recaudación, Servicio de Patología Hospital San

Juan de Dios, Registros Médicos Clínica La Reforma; e informa que NINGUNA de las

series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural y

en consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia administrativa y

legal de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No

7202. Asimismo, se le consulta al señor Salazar González si tiene algún comentario,

consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Enviar copia

de este acuerdo a los señores Alejandro Ramírez Aguirre, Director Médico, Área de

Salud el Guarco, Ernesto Jiménez Montero, Jefe Servicio de Patología, Mauricio

Madrigal Chavarría, Jefe Registros Médicos, Clínica La Reforma, y a las señoras Yuli

Rodríguez, Jefe Servicio de Enfermería, Roxana Ureña Aguilar, Jefe Proveeduría

Hospital Nacional de Niños, Patricia Alcázar Jiménez, Jefe Área Atención a Patronos,

Marcela Ortíz Vargas, Jefe Subárea Servicios al Trabajador; y al expediente de

valoración documental de la Caja Costarricense del Seguro Social que esta Comisión

Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV-11-2014-VP. Fondo: Banco Anglo

Costarricense custodiado en el Archivo Intermedio del Archivo Nacional. Convocada la

señora Denise Calvo López, Coordinadora del Archivo Intermedio y la señora María del

Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos

asignada para el análisis de la valoración parcial presentada por el Departamento

Servicios Archivísticos Externos. Hora: 10:30 a.m. Al ser las 10:50, la señorita Natalia

Cantillano Mora procede con la lectura del informe de valoración No. IV-11-2014-VP

realizado por la señora Retana Ureña, quien se encuentra atendiendo funciones

propias de su cargo. Se exponen las consideraciones del informe de valoración, sin

destacar ninguna.---------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento

de Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de

valoración parcial presentada, mediante oficio N° DSAE-141-2014, de 17 de marzo del

2014, para el Fondo Banco Anglo Costarricense, e informa que NINGUNA de las series

documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural y en

consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia administrativa y legal

de acuerdo con los artículos, No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No

7202. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora

General del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Banco

Anglo Costarricense que esta Comisión Nacional mantiene ACUERDO FIRME.-----------

CAPÍTULO V. CORRESPONDENCIA.-----------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Correo electrónico de fecha 05 de mayo del 2014 suscrito por la señora

Ana Victoria Chacón Monge del Centro de Documentación y Archivo del Consejo

Nacional de Concesiones; mediante el cual consulta si “… ¿las tablas de plazos deben

realizarse únicamente para las dependencias que se reflejan en el organigrama, o para

todas aquellas que conforman la Institución?” Indica que el Área Administrativa

Financiera incluye Proveeduría, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, etc.; áreas que

no están en el organigrama.-------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar a la señora Ana Victoria Chacón Monge del Centro de

Documentación y Archivo del Consejo Nacional de Concesiones, que esta Comisión

conoció el correo electrónico de fecha 05 de mayo del 2014, y le informa lo siguiente:

En el caso del Área Administrativa Financiera que incluye dependencias como

Proveeduría, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Capital Humano y Gestión (donde

se encuentra el Archivo), Comunicación y otras sean unidades que cuenten con una

estructura orgánica debidamente conformada por algún decreto o ley, podrán

presentarse como tablas de plazos de conservación de documentos independientes. 2.

Si esas unidades o dependencias no se presentan en el organigrama del Consejo

Nacional de Concesiones, se deberá presentar el documento emitido por la entidad

competente (por ejemplo el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica,

Mideplan) que autorice la creación de esas unidades. Si no cuentan con estructura

orgánica debidamente conformada y autorizada, la documentación que produzcan esas

unidades deberá ser incorporada en la tabla de plazos de la dependencia superior, en

este caso particular el Área Administrativa Financiera. Enviar copia de este acuerdo al

expediente de valoración documental del Consejo Nacional de Concesiones que esta

Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------

ARTÍCULO 7. Oficio CISED-10-2014 de 07 de mayo del 2014 suscrito por las señoras

Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A.

(Sinart); Carmen Sánchez Torres, Secretaria del Cised del Sinart y el señor Randall

García Fonseca, Vicepresidente del Cised del Sinart; mediante el cual se da respuesta

al acuerdo No. 2 tomado por esta Comisión Nacional en la sesión No. 12-2014 de 09

de abril del 2014, relacionado con la solicitud de informar a este órgano colegiado “…

las razones técnicas por las cuales se ha incumplido la “Directriz Nº 29-2007 de la

Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de

acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de

documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes

28 de marzo de 2008”; específicamente para los programas de producción nacional

declarados con valor científico cultural por este órgano colegiado en la sesión 17-2013

de 29 de mayo del 2013; dado que en el oficio CNSED-152-2013 de 21 de junio del

2013 se les indicó “… la serie documental 3.1.1.10. Audiovisuales de producción

nacional, declarada con valor científico cultural en esta sesión, deberá ser migrada a

soportes que garanticen y faciliten el acceso a la información, debiendo informar al

Archivo Nacional respecto a estas migraciones de soporte”. En el oficio CISED-10-

2014 se remite copia de los oficios SDG-057-2014 de 09 de abril del 2014 suscrito por

el señor Allan Trigueros Vega, Subdirector General del Sinart S.A. y CPROG-086-2014

de 31 de marzo del 2014 suscrito por el señor Ronald Jiménez Lobo, Coordinador de

Departamento de Programación y Videoteca. En este último oficio se indica “La razón

del incumplimiento en la migración de los AUIDIOVISUALES DE PRODUCCIÓN

NACIONAL a soportes que garanticen y faciliten el acceso a la información,

específicamente los que se refieren a documentos audiovisuales en formato UMATIC,

conocidos también como ¾, se debe a que los equipos de esta clase se han dejado de

producir desde finales del año 2003. Es nuestra la intención de digitalizar la mayor

parte de esta colección documental audiovisual, pero lo expuesto indica claramente

que los procesos migratorios de los documentos originales en formato ¾, a soportes

más actualizados, no se han podido cumplir efectivamente a raíz de la discontinuidad

de los equipos UMATIC, siendo una causa totalmente ajena a nosotros …”-----------------

ACUERDO 7. Comunicar a las señoras Giselle Carballo Villalobos, Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema

Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart), Carmen Sánchez Torres, Secretaria del

Cised del Sinart, y el señor Randall García Fonseca, Vicepresidente del Cised del

Sinart; que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-10-2014 de 07 de mayo del

2014 y hace acuse de recibo. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------

ACUERDO 8. Trasladar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe por recargo del

Departamento de Archivo Historico copia del oficio CISED-10-2014 de 07 de mayo del

2014, suscrito por las señoras Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional

de Radio y Televisión S.A. (Sinart); Carmen Sánchez Torres, Secretaria del Cised del

Sinart y el señor Randall García Fonseca, Vicepresidente del Cised del Sinart, para el

trámite que corresponda. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Copia del oficio AC-107-14 de 29 de abril del 2014 recibido el 07 de

mayo del 2014, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central

del Ministerio de Educación Pública; mediante el cual informa al señor Harry Maynard

Fernández, Director de Auditoría Interna que esta Comisión Nacional declaró con valor

científico cultural la serie documental “Informe de Auditoría y los papeles de trabajo”, de

estudios o investigaciones sustantivas.SE TOMA NOTA.-----------------------------------------

ARTICULO 9. Oficio CISED-001-14 de 02 de mayo del 2014 suscrito por la señora

Lilliam Alvarado Agüero; Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos del Ministerio de Educación Pública; mediante el cual consulta la

posibilidad de eliminar cintas de respaldo del Departamento de Bases de Datos de la

Dirección de Informática de Gestión del Ministerio de Educación Pública.--------------------

ACUERDO 9. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central

del Ministerio de Educación Pública que esta Comisión Nacional conoció el oficio

CISED-001-14 de 02 de mayo del 2014, y que el acuerdo No. 2 tomado por este

órgano colegiado en sesión No. 22-2012 del 17 de mayo de 2012 que indica

“Recomendar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del

Ministerio de Educación Pública (MEP), no eliminar las cintas de respaldos de Bases

de Datos, número de orden 14.18 del Subfondo Departamento de Bases de Datos;

hasta tanto se hayan conocido en su totalidad las tablas de plazos de conservación de

documentos de dicho Ministerio, con el fin de asegurar el resguardo de las cintas

correspondientes a programas sustantivos y estratégicos del MEP que sean declarados

con valor científico y cultural. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero,

Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP)”; se refiere a la

información contenida en las cintas de respaldo y no al soporte (cinta). Por lo tanto se

autoriza la eliminación del soporte siempre que se mantenga la información respaldada

y se asegure que no haya pérdida de información. Asimismo, se le recuerda que de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, el

Ministerio de Educación Pública debe documentar los sistemas, programas,

operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de

información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y

actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se le recuerda que

se mantienen vigentes la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de

documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa

del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, las

“Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-

2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013.-----------------------------------------------------------

A las 11:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------

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Javier Gómez Jiménez Virginia Chacón Arias

Vicepresidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

ACTA No. 16-2014 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 16-2014 correspondiente a la sesión...

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