ACTA No. 19-2014 - Archivo Nacional de Costa Rica · COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE...
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ACTA No. 19-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día
04 de junio de 2014; con la asistencia de la señora Tamara Baum Gutiérrez, Presidente
de la Comisión; el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por recargo del Departamento
Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales,
Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección
General del Archivo Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y
la señora Andrea Torres Hernández, secretaria del Departamento Servicios
Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con justificación la señora
Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocadas la señora
Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) del Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y
Avenamiento (Senara) y Encargada del Archivo Central de esa institución; la señora
Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL y Encargada del Archivo Central de
esa compañía nacional; las señoritas Estrellita Cabrera Ramírez y Camila Carreras
Herrero, profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignadas
para el análisis de las tablas de plazo presentadas por los Cised del Senara y de la
CNFL respectivamente.-------------------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 18-2014.-----------------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 18-2014 del 28 de mayo del
2014. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES.-----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No. 34-2013 del 03 de octubre del 2013,
No. 3 de la sesión 47-2013 del 05 de diciembre del 2013; No. 4 y No. 5 de la sesión No.
01-2014 del 15 de enero del 2014; No. 8 de la sesión No. 07-2014 de 26 de febrero del
2014; No. 11 de la sesión No. 10-2014 de 27 de marzo del 2014, No. 3, No. 4, No. 6 y
No. 19 de la sesión No. 12-2014 de 09 de abril del 2014; No. 2 de la sesión No. 17-
2014 de 21 de mayo del 2014. La señora Valverde Guevara informa que los acuerdos
anotados aún se encuentran pendientes. SE TOMA NOTA.-------------------------------------
CAPÍTULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.----------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio CISED-02-2014 de 29 de mayo del 2014 recibido el 30 de mayo
del 2014; suscrito por la señora María Virginia Méndez Arguello, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de Correos de Costa Rica S.A.
y Encargada del Archivo Central de esa institución, por medio del cual presenta 1
valoración parcial con 1 serie documental.-------------------------------------------------------------
ACUERDO 2. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no conocer la
solicitud de valoración documental presentada por Correos de Costa Rica S.A. por
razones de tiempo. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------------------
CAPÍTULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA
SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL---------------------------------------------------------
ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-017-2014-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Sistema Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara). Convocada: la señora Mayra Pizarro
Mora, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) del Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) y
Encargada del Archivo Central de esa institución y la señorita Estrellita Cabrera
Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para
el análisis de las tablas de plazo presentadas por el Cised del Senara. Hora: 9:00 a.m.
Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición
de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan la
señora Pizarro Mora y la señorita Cabrera Ramírez, quien procede con la lectura del
informe de valoración No. IV-17-2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: -----
“/…/ 3.5. Mediante oficio N° CNSED-095-2014 de 02 de febrero de 2014, la Secretaria
de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, solicitó
aclaraciones relacionadas con aspectos de forma y de fondo de algunas series
documentales consideradas de un posible valor científico cultural. Dichas aclaraciones,
en su mayoría, fueron resueltas mediante oficio N° CISED-002-14 de 28 de marzo de
2014, recibido en las instalaciones del Archivo Nacional el 01 de abril de 2014. No
obstante, se consideró necesario realizar una visita en las instalaciones del SENARA
con el fin de evacuar nuevas dudas surgidas después de recibir las aclaraciones del
CISED. Dicha visita se efectuó el 16 de mayo de 2014. 3.6. Es conveniente indicar,
que a pesar de que la institución fue creada en el año 1983, la mayoría de los tipos
documentales incluidos en las tablas de plazos de conservación de documentos
analizadas presentan fechas extremas que oscilan entre los años 1996-2013. Según lo
indicado por la señora Mayra Pizarro Mora, en el oficio N° CISED-002-2014 de 28 de
marzo de 2014: “Cuando se elaboraron las tablas de plazos de conservación, se hizo la
consulta a los encargados de los archivos, pero indican que ignoran que pasó con los
documentos anteriores a las fechas señaladas en la tabla de plazos.” Asimismo, indicó
que una de la causa podría ser la siguiente: “…en 1988 y luego en el mes de agosto
del 2010 el SENARA se trasladó de edificio, esta situación pudo provocar la pérdida de
documentos…” 3.7. Un aspecto importante consultado al CISED, se refiere a la
ubicación de los documentos producidos por el Servicio de Aguas Subterráneas
(SENAS), entidad predecesora del SENARA. Al respecto el CISED aclaró lo siguiente:
“La Dirección de Investigación y Gestión Hídrica y el Archivo Central cuentan con una
serie de informes técnicos elaborados por funcionarios de SENAS, además, de libros
legales que están en custodia en Financiero Contable y corresponden al período 1975-
1977, el resto de los documentos no se logró conocer qué pasó.” Asimismo, se
consultó al CISED sobre el paradero del proyecto investigativo de aguas subterráneas
en áreas importantes del país que se realizó durante el período 1967-1983, el cual dio
origen al SENAS. En atención de lo anterior, el CISED del SENARA respondió que: “…
según la investigación realizada, la Dirección de Investigación y Gestión Hídrica tiene
un ejemplar del documento citado, además existe otro ejemplar en la biblioteca de la
Escuela de Geología de la Universidad de Costa Rica.” Sin embargo, ninguno de estos
documentos se incluyó en la tabla de plazos de conservación de documentos de la
Dirección de Investigación y Gestión Hídrica. 3.8. Es importante mencionar que en la
tabla de plazos de la Gerencia General, no se incluyeron los videos ni las fotografías
que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor
científico cultural en el año 1992. Sin embargo, durante la visita realizada el pasado 16
de mayo, se observó que tanto en la Gerencia General como en el Archivo Central
existen fotografías relacionadas con proyectos desarrollados por el SENARA
aproximadamente en la década de 1990. Los encontrados en el Archivo Central
corresponden a sobres con positivos no identificados, por lo que no se conoce con
certeza los detalles de los proyectos observados. En cuanto a las fotografías
custodiadas en la Gerencia General, corresponden a dos álbumes con imágenes sobre
proyectos de riego y avenamiento en varios sectores del país, uno de los álbumes se
encuentra muy bien identificado, pero el otro no tiene ninguna referencia sobre las
imágenes. Asimismo, se observó que en el Archivo Central se custodian 7 videos VHS
y 1 Betacam sobre proyectos de riego, pero estos no se encuentran descritos, lo cual
impide conocer el contenido de dichos documentos. De acuerdo, con lo indicado por la
señora Mayra Pizarro, Encargada del Archivo Central y Secretaria del CISED del
SENARA, estas series documentales no fueron incluidas en la tabla de plazos debido a
que fueron rescatadas de una bodega donde la institución almacenaba sus
documentos sin clasificar ni ordenar, por lo que no había sido posible identificar la
procedencia de dichos documentos. No obstante, no es posible asegurar que estos
documentos corresponden a los declarados con valor científico cultural por la CNSED
en el año 1992, debido a que en esa ocasión no se determinó las fechas extremas, el
contenido ni las cantidades de las series declaradas. 3.9. También se debe indicar que
en la tabla de plazos de la Dirección de Planificación Institucional, no se incluyó la serie
“Expedientes de proyectos”, la cual fue declarada con valor científico cultural por la
CNSED en el año 1992. Al respecto, la señora Pizarro Mora indicó que dicha serie
documental no fue incluida en la tabla de plazos de la Dirección de Planificación
Institucional porque actualmente estos expedientes se custodian en la Dirección de
Ingeniería y Desarrollo de Proyectos.”------------------------------------------------------------------
ACUERDO 3. Comunicar a la señora Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional
de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) y Encargada del Archivo
Central de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de
valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese
Comité Institucional, mediante oficio N° ACI-021-2013 de 04 de diciembre del 2013,
para el Fondo: Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento
(Senara), Subfondos: Junta Directiva, Gerencia General, Dirección Jurídica, Dirección
de Planificación Institucional, Dirección Investigación y Gestión Hídrica, Auditoría
Interna; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: ------
Fondo: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento,
Senara--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Subfondo 1. Junta Directiva. Funciones: Planeamiento, diseño, formulación,
evaluación y seguimiento, asesoría y presentación de propuestas para orientar el
desempeño institucional hacia los objetivos de desarrollo que definen el
posicionamiento institucional deseado.--------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1. Correspondencia1. Original y copia.
Contenido: Fijación de políticas, toma de
decisiones de alto nivel de la institución emitida o
recibida por la Junta Directiva, Gerencia o
Subgerencia. Fechas extremas: 1994-20112.
Cantidad: 0.60 metros. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y permanente en el Archivo Central.---
------------------------------------------------------------------
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Si, ya que refleja la información
relacionada con la toma de
decisiones institucionales a nivel
jerárquico. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora. Evitar duplicidad de
correspondencia con los
expedientes de actas.---------------
1.2. Expedientes de sesiones de Junta Directiva3.
Originales y copia. Contenido: Orden del día,
correspondencia, asuntos de la Auditoría Interna
(modificación de artículos código de ética,
recordatorios de cumplimiento de disposición de
Si, ya que reflejan el
funcionamiento y la toma de
decisiones relacionadas con las
actividades sustantivas de la
institución.------------------------------
1 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación.------------------------- 2 Debido a que el SENARA se creó en el año 1983, se consultó al CISED de la institución sobre la
ubicación de la correspondencia de la Junta Directiva producida y recibida en años anteriores a 1994. Al respecto, este órgano colegiado respondió lo siguiente: “En el caso de la correspondencia me permito indicarles que la secretaria, ingresó a SENARA a partir de 1994 y desconoce qué pasó con los documentos de años anteriores.”------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación.-------------------------
los informes de la Auditoría, Contraloría.
Solicitud de permiso de capacitación solicitudes
de vacaciones, aprobaciones del plan de trabajo.
Presentación de auditorías, asuntos varios de la
Gerencia, mociones, modificaciones
presupuesto, licitaciones, expropiaciones,
condonaciones de deuda, análisis de proyectos
de Ley, solicitudes de permiso con goce de
salario, aprobación de proyectos, aprobación de
reglamentos). Fechas extremas: 1994-20134.
Cantidad: 9.5 metros. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y Permanente en el Archivo Central.---
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1.4. Actas de Junta Directiva. Original sin copia.
Contenido: No se indica. Fechas extremas:
1983-2011. Cantidad: 0.53 metros. Soporte:
Papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la
oficina productora y permanente en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Si, ya que refleja la información
relacionada con la toma de
decisiones institucionales a nivel
jerárquico.-------------------------------
---------------------------------------------
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1.5. Anexos acta sesión Junta Directiva N° 371-
00. Original. Contenido: Informe de
Si, ya que forma parte de la serie
documental “Actas de Junta
4 Con respecto a las fechas extremas de los expedientes de sesiones de Junta Directiva, el CISED indicó
lo siguiente: “En cuanto a los expedientes de las sesiones, según investigación no se ubicaron los de años anteriores a los señalados en la tabla.”---------------------------------------------------------------------------------
investigación. Fechas extremas: 2000.
Cantidad: 0.07 metros. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.--------
Directiva”.-------------------------------
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Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Gerencia General. Funciones:
Administración general del Senara y la representación legal de la Institución.------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.1. Correspondencia5. Original y copia.
Contenido: Notas sobre atención de consultas
propias de la institución, oficios con las diferentes
dependencias, así como con instituciones
públicas relacionadas con el quehacer
institucional. Fechas extremas: 1993-2012.
Cantidad: 13.32 metros. Soporte: papel.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y permanente en el Archivo Central.---
Si, ya que refleja la toma de
decisiones institucionales a nivel
jerárquico. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
1.1.21. Informes técnicos. Original y copia.
Copia: Dirección Planificación, Ingeniería y
Desarrollo de Proyectos, Dirección de
Investigación y Gestión Hídrica. Original y copia:
Archivo Central. Contenido: De inspecciones a
Si, ya que reflejan el criterio y las
recomendaciones emitidas por el
SENARA en relación con los
proyectos de impacto en los
mantos acuíferos del país.---------
5 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación.-------------------------
proyectos, pre diagnóstico, diagnóstico
factibilidad, diseño, construcción, estudios
hidrogeológicos, ajuste de tarifas para riego,
regencia ambiental, control de calidad de aguas,
legales. Fechas extremas: 1992-2010. Cantidad:
1 metros. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 3 años en la oficina
productora y permanente en el Archivo Central.---
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1.1.26. Informes de gestión institucional.
Original. Copia: Dirección Financiera y Dirección
de Planificación. Contenido: es un seguimiento
que se da con el fin de evaluar cuánto se cumplió
con las metas y cuánto se gastó. Lo realiza la
Dirección de Planificación Institucional, el objetivo
es el control interno. Fechas extremas: 1998-
2012. Cantidad: 0.20 metros. Soporte: papel.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y permanente en el Archivo Central.---
Sí, ya que evidencian el
cumplimiento de las metas
institucionales y el uso de los
recursos en la entidad en la
ejecución de sus funciones.--------
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Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Gerencia General. Subfondo 1.1.1.
Dirección Jurídica. Funciones: Coordinación, supervisión y ejecución de
actividades profesionales relacionadas con la gestión jurídica, necesarias para que
la gestión sustantiva y esencial de SENARA, puedan ejecutarse sin menoscabo.-------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.1.1. Consecutivo6. Copia. Original:
diferentes dependencias de la institución.
Contenido: Notas enviadas y recibidas a
diferentes dependencias del SENARA. Fechas
extremas: 1985-2012. Cantidad: 1.68 metros.
Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5
años en la oficina productora y permanente en el
Archivo Central.---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Si, conservar los criterios
jurídicos más relevantes para la
toma de decisiones relacionadas
con la protección de mantos
acuíferos del país a criterio del
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Gerencia General. Subfondo 1.1.2.
Dirección de Planificación Institucional. Funciones: Planeamiento, diseño,
formulación, evaluación y seguimiento, asesoría y presentación de propuestas para
orientar el desempeño institucional hacia los objetivos de desarrollo que definen el
posicionamiento institucional deseado.--------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.2.3. Plan Operativo Institucional7. Original.
Copia: Presupuesto. Contenido: Documento
donde programan las metas estratégicas se van
a desarrollar en un período determinado y se
Si, ya que refleja las actividades,
objetivos, indicadores de gestión
y periodos de cumplimiento de
las metas institucionales.-----------
6De acuerdo con lo aclarado por el CISED del SENARA, la serie “criterios legales” no se incluyó en esta
tabla de plazos debido a que “no existe este tipo documental sino que está archivado en los consecutivos de esa dependencia con los respectivos sellos de recibido”-------------------------------------------------------------- 7 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación. La señora Pizarro Mora indica en la sesión No. 19-2014 que encontró planes operativos institucionales en el Archivo Central y en Presupuesto, documentos que incorporará en la tabla de plazos de Presupuesto.----
asocia con el presupuesto institucional. Fechas
extremas: 1992-2004. Cantidad: 0.55 metros.
Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5
años en la oficina productora y permanente en el
Archivo Central.---------------------------------------------
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1.1.2.4. Informes de evaluación del POI. Copia.
Original: ARESEP. Contenido: Control que
permite visualizar el cumplimiento de las metas
propuestas. Fechas extremas: 2009-20148.
Cantidad: 1.10 metros. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que refleja la ejecución de
los objetivos y metas
institucionales.-------------------------
---------------------------------------------
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Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Gerencia General. Subfondo 1.1.3.
Dirección Investigación y Gestión Hídrica. Funciones: Realizar, coordinar y
mantener actualizadas a nivel nacional las investigaciones hídricas tanto superficiales
como subterráneas con el fin de planificar el desarrollo a partir de una gestión
integrada del recurso hídrico. Generar, procesar y convertir la información hídrica
para brindar servicios públicos para los procesos de toma de decisiones tanto a lo
interno como a lo externo de la Institución.---------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
8 Según lo indicado por la señora Mayra Pizarro, se desconoce la ubicación de los informes de
evaluación de los planes de trabajo institucionales correspondientes a años anteriores al 2009. Además, informó que sí existen informes de evaluación de 2012 a 2014, pero que no se incluyeron en la tabla de plazos porque el instrumento fue elaborado en el año 2011 y no se actualizó el dato antes de presentarlo ante a la CNSED.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.1.3.1. Correspondencia9. Original y copia.
Original y copia: A Y A, MINAET,
municipalidades, ICT, universidades, Asadas,
Setena, desarrolladores urbanizaciones, Tribunal
Ambiental, Sala Constitucional Fiscalía y las
diferentes oficinas que conforman la institución.
Contenido: Cartas enviadas y recibidas a lo
interno y externo relacionadas investigaciones
hídricas para planificar el desarrollo de una
gestión hídrica integrada, brindar servicios, para
la toma de decisiones a lo interno y externo.
Respuestas a consultas para emitir criterios
técnicos. Fechas extremas: 1996-2011.
Cantidad: 1 metro. Soporte: Soporte. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 0 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que refleja la toma de
decisiones y criterios sustantivos
del SENARA en materia de
investigación y gestión hídrica en
el país. Conservar la
correspondencia sustantiva que
no se encuentre en los expedites
de proyectos a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
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1.1.3.4. Expedientes generales detallados10.
Original y copia. Contenido: Pronunciamientos
Si, ya que refleja los criterios
emitidos el SENARA en materia
9 En la columna observaciones se indica: “La mayoría de esta correspondencia se encuentra archivada
en los diferentes expedientes, ya que son asuntos sustantivos de la Dirección. Se consigna únicamente este período, porque a partir de 1996 cambian de nombre y algunas funciones pasaron a lo que en la actualidad es INDEP, por lo que no se da razón de los documentos del período anterior.”--------------------- 10
Según lo señalado por el CISED, estos expedientes se encuentran relacionados con temáticas tales como: el desarrollo de proyectos urbanísticos, turísticos y segregaciones de terreno, así como las investigaciones relacionadas con hidrocarburos y estudios técnicos que solicitados por la Sala Constitucional, el Tribunal Ambiental o la Fiscalía.--------------------------------------------------------------------------
para resolver solicitudes de permiso para
construcción de hoteles, urbanizaciones, bombas
de gasolina. Los dictámenes generales se
pueden atender con la información que el Senara
tiene o cuando la consulta es simple. Los
dictámenes detallados, en todos los casos
requieren la presentación de estudios
hidrogeológicos precisos que son aportados por
el interesado, debido a la complejidad del caso o
que no existe información. Además existen
consultas a Senara para que emita criterio
técnico en el caso de daños ambientales.
Fechas extremas: 1996-2012. Cantidad: 0.50
metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la oficina productora y
permanente en el Archivo Central.--------------------
de investigación y gestión hídrica
en el país. ------------------------------
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1.1.3.5. Expedientes de solicitudes de permisos
para perforación de pozos. Original y copia.
Contenido: Contienen el formulario de solicitud de
perforación y/o concesión para aprovechamiento
de aguas del MINAE, comprobantes de pago,
certificación literal de propiedad del terreno en
que se aprovechará el agua, certificación de
Sí, ya que permiten conocer los
solicitudes de permisos para la
perforación de pozos de agua o
la concesión para aprovechar
este recurso que son analizados
por el Senara. Complementa las
series “1.1.3.4. Expedientes
personería jurídica, plano catastrado en que se
marque la fuente de donde se tomará el agua,
copia del informe final elaborado por la empresa
perforadora, certificación emitida por la Caja
Costarricense de Seguro Social d estar día en el
pago de cuotas obrero patronales, viabilidad
ambiental emitida por la Setena. Esta solicitud es
remitida al Senara para la valoración. Fechas
extremas: 1994-2012. Cantidad: 18 metros.
Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5
años en la oficina productora y permanente en el
Archivo Central.---------------------------------------------
generales detallados” y “1.1.3.6.
Expedientes de aprobación de
permisos para perforación de
pozos” por lo que no se deben
duplicar documentos.----------------
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1.1.3.6. Expedientes de aprobación de permisos
para perforación de pozos. Original y copia.
Contenido: Formulario de investigación (fecha, el
nombre funcionario, localización del pozo,
ubicación del pozo en la hoja cartográfica,
nombre del propietario, datos de topografía,
datos de la perforación profundidad, punto de
referencia para la medición, acuíferos principales,
usos tipo de explotación, estructura manantiales,
descripción de la capación, caudal, precipitación),
reportes de pruebas de bombeo, análisis químico
Sí, ya que permiten conocer los
permisos para la perforación de
pozos de agua o la concesión
para aprovechar este recurso
que son aprobados por el
Senara. Complementa las series
“1.1.3.4. Expedientes generales
detallados” y “1.1.3.5.
Expedientes de solicitudes de
permisos para perforación de
pozos” por lo que no se deben
de aguas subterráneas, exámenes físico
químicos de aguas subterráneas, informes sobre
las pruebas de bombeo, reportes de la
investigación, gráficos gasto versus presión de
descarga, formulario donde se emite el criterio
técnico de la Dirección de Investigación y Gestión
Hídrica, para que el MINAE de o no los permisos.
Fechas extremas: 1967-2012. Cantidad: 22
metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la oficina productora y 15 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
duplicar documentos.----------------
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1.1.3.7. Formularios de evaluación ambiental11
(FEAP). Copia. Original: Setena. Contenido:
requisito para el otorgamiento de permisos de
construcción de hoteles, urbanizaciones, pozos.
Fechas extremas: 1999-2005. Cantidad: 0,57
metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la oficina productora y
permanente en el Archivo Central.--------------------
------------------------------------------------------------------
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Sí, ya que permiten conocer la
evaluación ambiental mediante la
cual Setena otorga permisos
para la construcción de hoteles,
urbanizaciones o pozos.
Complementa las series “1.1.3.4.
Expedientes generales
detallados”, “1.1.3.5. Expedientes
de solicitudes de permisos para
perforación de pozos” y “1.1.3.6.
11
En la columna observaciones se indica: “A partir del 2006 estos documentos están incorporados en los expedientes en los que se aprueban los permisos para perforación de pozos, dictámenes generales y detallados.”--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Expedientes de aprobación de
permisos para perforación de
pozos” por lo que no se deben
duplicar documentos.----------------
1.1.3.8. Estudios hidrogeológicos. Original.
Original y/o copia: empresas que lo solicitan.
Contenido: permiten determinar las variables
hidráulicas del manto de agua, definir su
rendimiento y calidad y los caudales óptimos de
captación. Por medio de los estudios
hidrogeológicos pueden definirse también la
dirección del flujo subterráneo, las áreas de
mayor aptitud para la captación, el adecuado
distanciamiento entre pozos y se establecen las
situaciones anómalas que podrían interferir sobre
el recurso hídrico. De ese modo se asegura la
sustentabilidad del acuífero, tanto en rendimiento
como en calidad. Se realizan para caracterizar
los acuíferos y elaborar los mapas que permitan
zonificar el territorio y establecer restricciones al
uso del suelo que corresponda. La información
que contiene son datos de geología, pruebas de
campo como las de infiltración, análisis de aguas
Si, ya que reflejan las funciones
realizadas por el SENARA para
promover el desarrollo de
actividades de riego y
avenamiento, así como los
estudios hidrogeológicos
existentes.------------------------------
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y de suelos, valoración climática y los respectivos
análisis finales para elaborar los mapas
hidrogeológicos entre los cuales está la
vulnerabilidad, recarga y riesgo. Son elaborados
por Unidad de Investigación Hídrica y Unidad de
Gestión Hídrica. Fechas extremas: 1996-2012.
Cantidad: 0.75 metros. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y permanente en el Archivo Central.---
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1.1.3.9. Estudio de monitoreo de aguas12.
Original sin copia. Contenido: Es un control
rutinario de aguas (el comportamiento del nivel
freático en los pozos, aforos en las nacientes,
monitoreo de la calidad de agua. Se efectúan
para determinar el comportamiento del acuífero o
las nacientes en el tiempo de respuesta a la
explotación o contaminación que se puede dar.
Fechas extremas: 1996-2012. Cantidad: 0.25
metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la oficina productora y 15 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
Si, ya que reflejan la factibilidad
de los suelos del país para el
riego y avenamiento. Además,
permiten conocer las medidas
necesarias para la prevención de
inundaciones y la protección de
los mantos acuíferos del territorio
nacional.---------------------------------
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12
Según lo aclarado por el CISED, esta serie se refiere a documentos únicos de la Dirección de Investigación y Gestión Hídrica, sin embargo sí hay instituciones interesadas en estos estudios y se les entrega. Por ejemplo Municipalidades, Universidades, MINAET y el A y A.------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio N° ACI-021-2013 de 04 de diciembre del
2013, para el Fondo: Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento
(Senara), Subfondos: Junta Directiva, Gerencia General, Dirección Jurídica, Dirección
de Planificación Institucional, Dirección Investigación y Gestión Hídrica, Auditoría
Interna; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden
ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Senara, de
acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202
excepto las series documentales que se desglosan en el acuerdo 2 de esta acta.---------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200913, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de setiembre
de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: “Por este
medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley
contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia
administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas,
operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10
años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y
Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace
más de un año.”-----------------------------------------------------------------------------------------------
13
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Pizarro Mora si tiene algún comentario, consulta o
duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.-----------------------
Enviar copia de este acuerdo a la señora Iveth Castillo Ruiz, Secretaria de la Junta
Directiva; a los señores Bernal Soto Zúñiga, Gerente General; Giovanni López
Jiménez, Director Jurídico; Juan Carlos Mora Montero, Planificador Institucional; Carlos
Manuel Romero Fernández, Director Investigación y Gestión Hídrica; dependencias del
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara); y al
expediente de valoración documental del Senara que esta Comisión Nacional
mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 4. Recordar a la señora Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio Nacional
de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) y Encargada del Archivo
Central de esa institución; que esta Comisión Nacional declaró con valor científico
cultural en la sesión 18-92 de 14 de agosto de 1992 en el subfondo “Gerencia Superior”
las series documentales “Fotografías” y “Videos” y en el subfondo “Departamento
Legal” la serie “Expedientes de proyectos” por lo que deberá informar a este órgano
colegiado las cantidades, soportes y fechas extremas de las series antes mencionadas
en un plazo de 10 días hábiles posteriores a la comunicación de este acuerdo. Enviar
copia de este acuerdo a los señores Bernal Soto Zúñiga, Gerente General y Giovanni
López Jiménez, Director Jurídico; dependencias del Servicio Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara); y al expediente de valoración
documental del Senara que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.------
ACUERDO 5. Recordar a la señora Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio Nacional
de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) y Encargada del Archivo
Central de esa institución que se encuentra vigente la “Directriz Nº 29-2007 de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de
acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de
documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes
28 de marzo de 2008”, rescatándose los siguientes considerandos y por tantos de la
directriz citada: “/.../ 15—Se debe garantizar la conservación y el acceso a los
documentos durante su ciclo de vida. 16—Los documentos conservados en medios
automáticos son más susceptibles a la degradación por razones de polvo, campos
magnéticos, temperatura, humedad, deformaciones del soporte y otros. 17—Gran
cantidad de documentos son generados, procesados y cumplen su propósito en medios
electrónicos sin garantizar su autenticidad, integridad y confiabilidad. /.../ II. EN
MATERIA DE CONSERVACIÓN. /.../ 5) Manipular en forma cuidadosa los documentos
para garantizar su integridad y conservación. 6) No almacenar los documentos cerca
de campos magnéticos, para evitar alteración o pérdida de datos. 7) Mantener por lo
menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos
en depósitos situados en diferentes áreas geográficas. 8) Disponer de un programa de
revisión y limpieza frecuente de estos soportes, con el objeto de minimizar el riesgo de
daños por su uso constante. III. EN MATERIA INFORMÁTICA. 1) Normalizar
programas y sistemas informáticos en el proceso de gestión documental, que
garanticen la compatibilidad de la información entre las unidades administrativas. 2)
Los formatos utilizados en la generación de documentos deben garantizar y facilitar el
acceso a la información sin costos adicionales para el usuario. 3) Garantizar la
actualización permanente de los equipos y programas informáticos, de acuerdo con las
necesidades. 4) Hacer investigaciones periódicas en el mercado sobre el avance de la
tecnología, adquirir nuevos equipos de almacenamiento de información y migrar los
documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los
actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.” (subrayado no
corresponde al original).------------------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le recuerda que la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 indica
en sus artículos No. 3 que “Todos los documentos con valor científico cultural son
bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La
determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Se consideran de valor científico-
cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos,
audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y
reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas,
decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes,
grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en el
reglamento de esta ley.”; No. 4 que “Los documentos que se consideren de valor
científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos
públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la
Dirección General del Archivo Nacional” y No. 8 que “Los documentos producidos en
las instituciones a las que se refiere el artículo 2o. de la presente ley, como producto de
su gestión, cualquiera que sea su aporte: papel, película, cintas, "diskettes", serán
propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los respectivos
archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona,
funcionario o no, podrá apropiarse de ellos. Posteriormente formarán parte del fondo
documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional.” De igual manera
el Reglamento a la Ley No. 7202 en su artículo 62 inciso c. indica “/…/ Los documentos
que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural,
pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General de Archivo
Nacional, previa autorización de esta Dirección.”----------------------------------------------------
Por lo tanto, las series documentales “Fotografías” y “Videos” declaradas con valor
científico cultural por este órgano colegiado en la sesión 18-92, deberán ser migradas
a soportes que garanticen y faciliten el acceso a la información, debiendo informar al
Archivo Nacional respecto a estas migraciones de soporte.--------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo al señor Bernal Soto Zúñiga, Gerente General del
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara); y al
expediente de valoración documental del Senara que esta Comisión Nacional
mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV-014-2014-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz
(CNFL). Convocada: la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL y
Encargada del Archivo Central de esa institución y la señorita Camila Carreras Herrero,
profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis
de las tablas de plazo presentadas por el Cised de la CNFL. Hora: 9:45 a.m. Se deja
constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los
miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:20 horas ingresan la señora
Vargas Matamoros y la señorita Carreras Herrero, quien procede con la lectura del
informe de valoración No. IV-14-2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: -----
“/…/ 3.4. Mediante oficio N° CNSED-164-2014 de 24 de abril de 2014, se solicitaron al
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la CNFL
aclaraciones con respecto a varias series documentales de la Tabla de Plazos de la
Dirección de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales que podrían tener
un posible valor histórico. Esto por cuanto en sesiones de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos se declararon con valor científico-cultural
algunas series documentales correspondientes a dicha unidad administrativa que no
fueron incluidas en la Tabla presentada. 3.5. Por medio del oficio CISED-0003-2014
de 30 de mayo de 2013 (sic), el CISED de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz
(CNFL) remitió las aclaraciones solicitadas, así como, la segunda versión de la Tabla
de Plazos corregida. 3.6. La Tabla de Plazos del Departamento de Dotación y
Remuneración del Recurso Humano, cuyas funciones son “proyectar las principales
necesidades de capital humano futuro y dotar a la CNFL de los mismos con las
competencias requeridas y con un nivel salarial acorde y competitivo con el mercado
laboral según el sector al que pertenece...” incluye la valoración de los documentos de
la “Comisión Permanente de Clasificación y Valoración de Puestos”. Esta Comisión
tiene entre sus funciones: conocer los casos sobre clasificación y valoración de puestos
de los funcionarios que se les aplicó un estudio técnico del puesto y gestionar ante la
alta administración lo respectivo a su aplicación. 3.7. Los formularios de Tablas de
Plazos de Conservación de Documentos presentados no tienen la columna de
“Observaciones”. 3.8. Finalmente, es importante señalar que no fue posible consultar
al CISED de la CNFL, cuál es el formato y peso en bytes de los documentos en soporte
electrónico recomendados con un posible valor científico-cultural.”-----------------------------
ACUERDO 6. Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía
Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución;
que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de
conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio
N° CISED-02-2014 de 17 de marzo del 2014, para el Fondo: Compañía Nacional de
Fuerza y Luz (CNFL), Subfondos: Dirección de Recursos Humanos, Sección de
Capacitación y Sección de Relaciones Labores; y declara con valor científico cultural
las siguientes series documentales: --------------------------------------------------------------------
Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL)-----------------------------------------
Subfondo 1. Gerencia General. Subfondo 2. Dirección de Recursos Humanos.
Subfondo 3. Sección Relaciones Laborales. Funciones: servir de enlace entre los
trabajadores, sus representantes y la Compañía para mantener las buenas
relaciones obrero-patronales. Funciones: atención y solución de conflictos laborales,
coordinar y asistir a reuniones de Junta de Relaciones Laborales, recepción, atención
y resolución de planteamientos laborales presentados a la Sección y Junta, trámites
de faltas cometidas.---------------------------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.2.1. Actas Junta Relaciones laborales. Original.
Copia: Gerencia General, Auditoría Interna,
Ministerio de Trabajo, Sindicato (Sitet).
Contenido: situaciones laborales variadas
sometidas a conocimiento de la Junta de
Relaciones Laborales, para su atención y
resolución, acuerdos, otros. Fechas extremas:
1966-2014. Cantidad: 3.95 metros. Soporte:
papel y electrónico. Vigencia administrativa-
legal: 15 años en la oficina y permanente en el
Archivo Central.---------------------------------------------
Sí.14 Ya que reflejan la toma de
decisiones sustantivas de la
Junta de Relaciones Laborales.
Conservar en soporte papel.-------
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14
Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 07-93 de 12 de agosto de 1993, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Archivo Principal del Consejo de Administración (Junta Directiva) y Gerencia, Junta de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-93. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas, “Conservar permanentemente. Asimismo, en sesión de la CNSED N° 08-94 de 23 de junio de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-94. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas de la Junta de Relaciones Laborales, “valor científico cultural. Conservación permanente.” También, en sesión en sesión de la CNSED N° 17-2006 de 15 de noviembre de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 58-2006. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas Junta de Relaciones Laborales, situaciones laborales variadas sometidas a conocimiento de la Junta de Relaciones Laborales, acuerdos entre otros, fechas extremas: 1983-2006, cantidad: 1.72 metros, “valor científico-cultural, Sí. Conservar permanentemente.” Además, en sesión de la CNSED N° 14-2009 de 23 de setiembre de 2009, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Sección Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 40-2009. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas de sesiones Junta Relaciones Laborales, fechas extremas: 1966-2009-08-17, cantidad: 3.75 metros, “valor científico-cultural, Sí. Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED 17-2006 de 01-11-2006.” En el presente informe se recomienda
mantener estas declaratorias.---------------------------------------------------------------------------------
1.2.2. Expediente de negociación convención
colectiva15. Original y copia. Original y Copia:
Gerencia General, Sindicato SITET. Contenido:
expediente de la negociación de la Convención
Colectiva de años anteriores a la vigente.
Fechas extremas: 1967-199716. Cantidad: 0.3
metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia
administrativa-legal: 10 años en la oficina y
permanente en el Archivo Central.--------------------
Sí17. Ya que refleja los acuerdos
tomados entre los trabajadores y
el patrono con el fin de
reglamentar las condiciones
laborales, así como, es un
insumo para el estudio del
sindicalismo en Costa Rica.
Conservar en soporte papel.-------
---------------------------------------------
1.2.3. Correspondencia externa e interna.
Original y copia. Original y copia: dependencias
internas de la Compañía. Contenido:
comunicaciones con entidades externas sobre
asuntos relacionados con las funciones de la
sección que no pertenece a un expediente.
Sí.19 Conservar en soporte papel
la correspondencia del Sindicato
Trabajadores Eléctricos Telec,
SITET, ya que refleja las
relaciones entre los trabajadores
y el patrono con el fin de
15
En la Tabla de Plazos se indicó: “La última negociación de la convención colectiva fue en el año 1997.” 16
Según correo electrónico del 17 de junio, la señora Vargas Matamoros indicó que las fechas extremas correctas son 1967-1997.---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17
Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 17-2006 de 15 de noviembre de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 58-2006. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expediente Negociación de la Convención Colectiva, “expediente sobre la negociación de la Convención Colectiva de años anteriores a la vigente, fechas extremas: 1971-2006, cantidad: 0.23 metros, “valor científico-cultural, Sí. Conservar permanentemente.” Igualmente, en sesión de la CNSED N° 14-2009 de 23 de setiembre de 2009, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Sección Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 40-2009. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expedientes de negociación convención colectiva, fechas extremas: 1971-1995, cantidad: 0.30 metros, “valor científico-cultural, Sí. Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED 17-2006 de 01-11-2006.” En el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Fechas extremas: 1999-2014. Cantidad: 1.6
metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia
administrativa-legal: 10 años en la oficina18 y 0
años en el Archivo Central.------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
reglamentar las condiciones
laborales, así como, es un
insumo para el estudio del
sindicalismo en el país. La
selección debe realizarse a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(CISED). -------------------------------
1.2.7. Informe sobre huelgas. Original y copia.
Original y copia: Gerencia General. Contenido:
información referente al personal que asistió a
huelgas convocadas por el Sindicato y correos de
jefaturas con la información respectiva. Fechas
Sí. Ya que refleja la participación
de los trabajadores en
actividades dirigidas a la
reivindicación de sus derechos
laborales y/o sociales.
19
Por medio del oficio CISED-0003-2014 de 30 de mayo de 2013 (sic) el CISED de la CNFL indicó que “la serie documental “Correspondencia con el SITET” declarada con valor científico-cultural en sesión N° 17-2006 del 15 de noviembre del 2006, está incluida en la serie documental N° 3 Correspondencia externa e interna...” de la Tabla de Plazos de la Sección Relaciones Laborales.----------------------------------- La serie documental “Correspondencia del Sindicato Trabajadores Eléctricos Telec, SITET” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 17-2006 de 15 de noviembre de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 58-2006. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: “Correspondencia del Sindicato Trabajadores Eléctricos Telec, SITET”, coordinación de asuntos relacionados con la aplicación del reglamento interior de trabajo, código de trabajo, otros, fechas extremas: 1999-2005, cantidad: 0.95 metros, “valor científico-cultural, Sí.
Conservar permanentemente.” En el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria.--- 18
En la Tabla de Plazos se indicó: “Conservar de forma permanente la correspondencia con los Sindicatos relacionados con la CNFL, ya que esta serie fue declarada con valor científico-cultural en sesión 17-06 del 15-11-2006.”----------------------------------------------------------------------------------------------------
extremas: 2004-2014. Cantidad: 0.05 metros.
Soporte: papel y electrónico. Vigencia
administrativa-legal: 10 años en la oficina y 0
años en el Archivo Central.------------------------------
Conservar en soporte papel.-------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
1.2.17. Expediente Planteamientos y Consultas.
Original y copia. Original y copia: Dependencias
CNFL. Contenido: consultas efectuadas por
funcionarios y dependencias como también
resolución de conflictos que no requieren de un
proceso administrativo. Fechas extremas: 2012-
2014. Cantidad: 0.12 metros. Soporte: papel y
electrónico. Vigencia administrativa-legal: En la
oficina permanente y 0 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. 20 Ya que refleja los
conflictos de diversa índole entre
los trabajadores y el patrono (la
CNFL). Conservar
permanentemente en soporte
papel las consultas legales de
mayor relevancia: conflictos
colectivos y muy polémicos, a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised).---------------------------------
20
Antes del año 2012, esta serie documental estaba integrada en la serie N° 20 “Expediente Consultas legales sobre conflictos laborales” de esta Tabla de Plazos. Esta última fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 08-94 de 23 de junio de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-94. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Consultas legales, sobre conflictos laborales. “Parcial. Conservar permanentemente las consultas legales de mayor relevancia: conflictos colectivos y muy polémicos.” En
el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria.-----------------------------------------
1.2.20. Expediente Consultas legales sobre
conflictos laborales21. Original y copia.
Contenido: documentación sobre consultas
efectuadas a la Dirección Jurídica sobre
conflictos laborales. Fechas extremas: 1989-
2011. Cantidad: 0.4 metros. Soporte: papel.
Vigencia administrativa-legal: Permanente en la
oficina.--------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí.22 Ya que refleja los conflictos
de diversa índole entre los
trabajadores y la Compañía.
Conservar permanentemente las
consultas legales de mayor
relevancia: conflictos colectivos y
muy polémicos, a criterio del
Jefe de la Oficina Productora y
del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de
Documentos (Cised).----------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio N° CISED-02-2014 de 17 de marzo del
2014, para el Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL), Subfondos:
Dirección de Recursos Humanos, Sección de Capacitación, Sección Relaciones
Laborales; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural,
pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por
el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL,
21
En la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor científico-cultural por parte de la CNSED en sesión 20-94 de forma parcial. Solo conservar las consultas de mayor relevancia. A partir del año 2012, forma parte de la serie documental N° 17 Exp. Planteamientos y consultas.”--------------------------------------- 22
Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 08-94 de 23 de junio de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-94. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Consultas legales, sobre conflictos laborales. “Parcial. Conservar permanentemente las consultas legales de mayor relevancia: conflictos colectivos y muy polémicos.” En el presente informe se recomienda mantener esta
declaratoria.------------------------------------------------------------------------------------------------------
de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202
excepto las series documentales que se desglosan en el acuerdo 2 de esta acta.---------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200923, inciso 1 se establece que: “Si
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Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Vargas Matamoros si tiene algún comentario,
consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---------
Enviar copia de este acuerdo a los señores Carlos Fernández Flores, Director de
Recursos Humanos; Orlando Hernández Cordero, Jefe Sección Capacitación; y a la
señora Xinia Navarro Fallas, Jefe Sección Relaciones Laborales; dependencias de la
Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL); y al expediente de valoración documental
de la CNFL que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.---------------------
ACUERDO 7. Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía
Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución;
que esta Comisión Nacional continuará con el análisis del informe de valoración IV-020-
2014-TP a partir del subfondo Departamento de Desarrollo Humano. ACUERDO
FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO V. CORRESPONDENCIA------------------------------------------------------------------
ACUERDO 8. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no conocer la
correspondencia por razones de tiempo. ACUERDO FIRME.-----------------------------------
A las 11:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------
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