FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

Ángela Patricia Fuentes MonguiLiliana Gámez Arévalo

CÓDIGO: C160305_1GRUPO: 1

PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL I

2013

INTRODUCCIÓN

Las visitas realizas a los archivos tuvieron como fin verificar y conocer los aspectos archivísticos, aspectos de conservación atendiendo al ciclo vital de los documentos en donde se evaluaron los archivos de gestión, central y/o fondos acumulados.

OBJETIVOS

• Adquirir conocimiento general sobre la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos y las etapas de formación de los archivos.

• Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos.

• Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.

• Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

Términos Archivísticos

ARCHIVO TOTAL

Proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Son las etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde su recepción hasta su eliminación o conservación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, donde se identifica la entidad productora, dependencia, funciones de los documentos agrupados en series.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Se refiere al orden que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente en forma consecutiva de acuerdo a su origen respetando su orden natural en el cual fue conformado.

FOLIO - LEGAJO - FONDO

• FOLIO: Hoja; Folio recto (primera cara) y Folio verso (segunda cara)

• LEGAJO: conjunto de documentos empastados.• FONDO: conjunto de documentos, recibidos y

formulados oficialmente para una administración o por uno de sus funcionarios.– Fondo Acumulado: documentos dispuestos sin

ningún tipo de organización archivística.– Fondo Documental: conjunto de actividades técnicas

destinadas a la organización del patrimonio documental.

SUBFONDO – SERIE - SUBSERIE

• SUBFONDO: conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina.

• SERIE: conjunto de unidades documentales de los asuntos, procesos o procedimientos de las oficinas que los producen.

• SUBSERIE: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se encuentran organizados según su jerarquía.

TIPO DOCUMENTAL

Es la clasificación de los documentos que pertenecen a una serie o subserie documental.

TRD -TVD

TRD: Tabla de retención documental, listado de series son sus correspondientes tipos documentales asignado su tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento. TVD: Tabla de valoración documental, series o listados documentales asignando su tiempo de permanencia, como su disposición final

Valor Primario - Secundario

VALOR PRIMARIO: son los documentos que sirven a la entidad que los produce según su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable o técnico.VALOR SECUNDARIO: es el valor histórico o cultural de los documentos conservándolos en su soporte original.

ARCHIVO DEL CENTRO DE DECISIÓN CUNDINAMARCA

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES – (ISS)

SEDE CUDECOM: Cra 19 N°14-21ARCHIVO AVENIDA ROJAS: Av Rojas N°70ª-35

ARCHIVO SANANDRECITO: Carrera 56 No. 5 C - 88Teléfono: 489 50 08

El Archivo de Gestión de la sede CUDECOM esta organizado:

¿El Archivo se encuentra organizado? ¿Cómo?

OFICINA Y/O DEPARTAMENTO SERIES Y/O ASUNTOS DOCUMENTALES

Mezanine Formularios de afiliación

1 Piso

Eps, Departamento Comercial, Afiliaciones y Registro; Departamento Jefatura Comercial, Sistema de Actualización de Datos, Participación Ciudadana y Convalidaciones

EPS: Incapacidades, recobros, tutelas, derechos de petición, glosas del Fosyga, rembolsos; Reseñas en microfichas; afiliaciones y registros; Sistema de actualización de datos; documentos comerciales; participación ciudadana y convalidaciones

2 Piso

Departamento de Nómina; Servidores Públicos

Nómina de pensionados (acrecimientos, embargos, pago herederos, incrementos cooperativas, solicitudes de incremento, administrativa; Departamento de nómina: Correspondencia, Resoluciones originales y copias, tutelas resueltas; Centro de cómputo: nóminas en microfichas; Sistema de actualización de datos (SAD): correcciones de historias laborales físicas, derechos de petición resueltos; servidores públicos

OFICINA Y/O DEPARTAMENTO SERIES Y/O ASUNTOS DOCUMENTALES

3 Piso

Servidores públicos, administración de documentos, correspondencia, departamento Financiero: cuentas por pagar, SAD, Derechos de petición, fiscalización, recaudo y cartera, tesorería, centro de Decisión Norte

4 Piso

Centro de Decisión - Zona Sur; Dpto. de Recursos Humanos. Jefatura; Dpto. de Recursos Humanos. Archivo Contratación Civil; Dpto. de Recursos Humanos. Expedientes Jubilados ISS. Dpto. de Recursos Humanos. Préstamos De Vivienda; Dpto. de Recursos Humanos. Nóminas

Expedientes, derechos de petición, pruebas, semanas; correspondencia enviada y recibida; hojas de vida de contratistas; contratos de prestación de servicios; nóminas; supervivencia; cuotas partes; expedientes préstamo vivienda; hojas de vida de activos y retirados.

OFICINA Y/O DEPARTAMENTO SERIES Y/O ASUNTOS DOCUMENTALES

5 Piso

Tutelas Nivel Nacional; Oficina Notificación Tutelas; Bienes y Servicios; Centro de Decisión-Zona Periférica.

Listado de control de planillas; autos de archivo; tutelas; derechos de petición; correspondencia; mantenimiento; nivel nacional; información técnica; soportes de pago; recibos; presupuestos; expedientes; resoluciones manuales.

7 PisoCentro de Decisión Cundinamarca Servidores Públicos; apelaciones

7 PisoCentral de Tutelas, Departamento de Informática

Listados de control de planillas, autos de archivo; Departamento de informática: contratos, órdenes de servicios, documentos de programas

8 Piso

Auditoria Disciplinaria, Jurídica, Financiera

Antecedentes tutelas, procesos disciplinarios, correspondencia; cobro coactivo, contratos, oficios, sentencias, expedientes; archivos de fiscalización-financiera; auditorías disciplinarias, jurídica.

9 PisoGerencia, Planeación Corporativa Correspondencia, consecutivos, información de ARP,

contratos; actas de interventoría

• El Archivo Central Sótano de la sede CUDECOM esta organizado:

Libros de afiliaciones a todos los riesgos profesionales, novedades patronales, afiliaciones, tarjetas patronales, derechos de petición, participación ciudadana, tutelas, comercial, microfichas correspondientes a planillas de aportes.

• El Archivo de Central sede Avenida Rojas esta organizado:

Apelaciones, resoluciones, nóminas, reintegros, auxilios funerarios, edictos, derechos de petición, retiros, notas débito, consecutivos, CAP Antonio Díaz García; CAP Fontibón; CAP Sur; CAP Cedritos; CAP Chile; CAP Norte; CAP Girardot; CAP Fusa; Centro de Decisión Norte; Centro de Decisión Sur, Centro de Servidores Públicos

Procesos disciplinarios, tutelas y actas constitucionales; UPZ Occidente: resoluciones de entrega, programas de gestión documental, comunicaciones, correspondencia y documentos de apoyo, requerimientos; Departamento comercial: actas, auditorías puntuales, correspondencia enviada y recibida; UPZ Norte; Servicios de Salud; órdenes de pago, informes evaluación de clínicas, archivo muerto; CAP Fontibón; CAP Pepe Sierra; CAP Bulevar; Zona norte Juzgados; CAP Antonio Díaz García; contratos de aprendizaje-SENA; Grupo de decisión; Programa de gestión documental, administración de documento-correspondencia, actas de notificaciones, resoluciones, consecutivo de correspondencia, informes de gestión, inventarios y activos fijos; pólizas, conciliaciones, contratos, procesos judiciales, aceptación de oferta; Salud: convenios de adscripción, consecutivo correspondencia jurídica, consecutivo correspondencia Atención Ambulatoria; programa de Atención Ambulatoria; correspondencia Bienestar Social, central de autorizaciones, correspondencia seccional Comercial; estados financieros; comprobantes diarios de contabilidad; correspondencia de Contabilidad.

•El Archivo Central sede San Andresito / Cundinamarca esta organizado:

Plan de cuentas, consecutivo correspondencia Dpto de Contabilidad; rembolsos contratación de servicios; correspondencia Financiera; correspondencia Mercadeo; autoliquidaciones, correspondencia, procesos cobro cuotas partes Recaudo y Cartera; asesoría de cuenta y fiscalización a empleados; registros de Recaudo y Cartera; relación de bancos Recaudo y Cartera; libros auxiliares de presupuesto; Boletines diarios, informes de Tesorería; órdenes de pago, proceso de cobro jurídico, correspondencia Tesorería; correspondencia Gerencia EPS, Correspondencia Dirección de Planeación Operativa; incapacidades; correspondencia de Recursos Humanos; correspondencia de Contratación; CA Dorado Fontibón Auditoría Interna; Seccional Bolívar: actas de Gerencia, aceptación de ofertas, contratos, tutelas, correspondencia, relación de formularios, resoluciones, hojas de control Cadañal, facturas; Seccional Boyacá: actas, consecutivo y correspondencia; cuentas oficina, aceptación de oferta, contratos, convenios, derechos de petición, quejas, tutelas, incapacidades, informes, solicitud de lentes, suministro de oxígeno, informes de interventoría, consecutivo comunicaciones Atep; Seccional Córdoba: órdenes de pago; Seccional Cundinamarca: cuentas por pagar; actas de Gerencia, certificados de disponibilidad presupuestal, comprobantes de egreso, consecutivo de correspondencia, aceptación de ofertas, contratos, formulario único de reporte.

•El Archivo Central sede San Andresito / Cundinamarca esta organizado:

Informes, inventario de elementos, legalización de viáticos, reclasificación empresa, resoluciones, actas, correspondencia, constancia a intervención de empresas, contratos, historias clínicas ocupacionales, consecutivo higiene, actas, resoluciones Atep, contratos, derechos de petición, expedientes, investigaciones accidentes de trabajo, consecutivo mercadeo Atep, rembolsos, correspondencia salud EPS, autenticaciones EPS, consecutivo Gerencia EPS, contratación, tutelas, informe y quejas EPS, Expedientes de medicina laboral, correspondencia, contratación de servicios de salud y otros, actas de comité técnico, cuentas no cobradas, medicamentos, cuentas de tutela, conciliaciones, incapacidades, glosa de Fosyga, expedientes de estudios, comunicaciones, solicitudes, correspondencia, comunicaciones EPS; Seccional Guajira: órdenes de pago; Seccional Huila: órdenes de pago; Seccional Magdalena: actas, correspondencia Gerencia, informes, resoluciones, contratos, convenios, propuestas, autorizaciones, incapacidades, fórmulas, certificaciones, revisiones, facturas, ordenes de pago, reembolsos, rendición de cuentas; Seccional Meta: Rendición de cuentas, fórmulas, cobro incapacidades, descuentos autoliquidaciones; Seccional San Andrés: autorizaciones, contratos, órdenes de pago; Seccional Tolima: informes, correspondencia, consecutivos, actas, estudios de calidad.

•El Archivo Central sede San Andresito / Cundinamarca esta organizado:

Cobro coactivo cuotas partes, informes auditoria disciplinaria, procesos disciplinarios, consecutivo y comunicaciones Auditoria Disciplinaria, informes de gestión Participación Ciudadana, requerimientos Participación ciudadana, informes de gestión Departamento Nacional de Compras, aceptación de oferta Departamento Nacional de Compras, conceptos, contratos, órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro, plan de compras y suministros, pólizas, consecutivo correspondencia Departamento Nacional de Compras; informes, requerimientos, documentos de apoyo, comunicaciones, notas remisorias de Presidencia Salud; comunicaciones, contratos de Contratación Civil; Informes Dirección, planes, proyectos, convenios, consecutivos comunicaciones Dirección de Planeación Corporativa; programas de relaciones corporativas y comunicaciones, comunicaciones relaciones corporativas y comunicaciones, informes; conceptos, inventarios, consecutivo correspondencia, comunicaciones, informes del Grupo Imprenta; informes, actas Dirección, programas, quejas Dirección, consecutivo comunicaciones Autoría Interna; planes, bienes inmuebles, planeación, manuales, consecutivo de comunicaciones Departamento Nacional de Inventarios; conceptos, informes, inventarios, registros, consecutivo de comunicaciones; aeronaves, conceptos, convenios, informes, interventoría, planes, servicios públicos, vehículos, comunicaciones Departamento Nacional de Mantenimiento.

•El Archivo Central sede San Andresito / Nivel Nacional esta organizado:

Asuntos varios, CDD Norte, auditorias disciplinarias Cundinamarca, planes, acuerdos, audiencias, correspondencia, informes, auditorias disciplinarias, tutelas, cobranzas, cotizaciones, liquidaciones, edictos, archivo fiscalización, consecutivo correspondencia, requerimientos, nómina Nivel Nacional, órdenes de pago, contabilidad, resoluciones, archivos de prensa, archivo general Seccional Cundinamarca; Gerencia Nivel Nacional: documentos de apoyo, bienes y servicios, inventarios, programas y planes.

•El Fondo Acumulado Archivo San Andresito: Cundinamarca Y Nivel Nacional esta organizado:

– En los archivos de gestión la mayoría de los documentos se producen en tamaño carta y en menor medida tamaño oficio. Utilizan tamaño media carta para fotocopias de cedulas de ciudadanía, recibos, sobres, fotografías, tirillas de confirmación de fax.

– En los fondos acumulados predomina el tamaño oficio, tarjetas de reseña, microfichas, planos.

– Se puede encontrar en la entidad otro tipo de formatos como: Tomos (resoluciones, libros contables, documentos del departamento jurídico)

¿En qué formatos se produce la documentación de la entidad?

CARPETAS

Carpetas de yute de dos tapas y carpetas en cartulina de diferentes colores empleadas en algunas oficinas de los archivos de gestión.

Carpetas de proplacote preimpresas con el logo del ISS y son de diferentes colores de acuerdo al proceso o trámite del expediente (pensión por sustitución, por invalidez, por vejez, etc). La documentación que ya fue digitalizada es devuelta en carpetas de propalcote blancas de cuatro aletas, en cuya cara exterior le adhieren el rótulo de identificación que incluye el código de barras.

¿ Que unidades de almacenamiento utilizan?

CAJAS

Los archivos de gestión y en el fondo acumulado utilizan: cajas x – 200, cajas x- 300 y muchas cajas de productos comerciales que no son de referencia de archivo y que por lo tanto son reutilizadas.

PAQUETES DE EXPEDIENTES TOMOS LEGAJOS AZ CD FOLDERS DOCUMENTOS SUELTOS SOBRE ESCRITORIOS O GAVETAS

¿Cuál es el estado de conservación de los documentos ?

Por su ubicación ha sufrido vandalismo y robos de la documentación ocasionando que se pierdan expedientes total y parcialmente. Las oficinas presentan humedad, polvo y suciedad sobre las unidades de almacenamiento.

Los fondos acumulados están afectados por las filtraciones de aguas de los muros y aguas negras de la tuberías descubiertas presentando deterioro biológico en algunos soportes documentales.

El diagnóstico documental se fundamenta en la Ley General de Archivos y la implementación del programa de gestión documental en el Instituto de Seguros Sociales.

Una de las consideraciones básicas para la elaboración de un programa de gestión documental, está relacionada con los aspectos archivísticos; éstos a su vez se consideran la base de dicho programa y se refieren a los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y orden original, establecidos en la Ley 594 de 2000.

¿Cuál es la metodología para la organización de ISS?

¿El ISS que información utilizara para implementar el PGD según los lineamientos archivísticos?

• Compilación de la información histórica del Instituto de Seguro Social, documentos de entes productores, con el ánimo de identificar las unidades administrativas que produjeron la documentación.

• Recuperación de manuales de funciones y procedimientos, organigramas donde se evidencie las estructuras orgánicas del Instituto de Seguro Social.

• Verificación del diagnóstico: establecimiento del nivel de organización documental del archivo.

• Elaboración de un plan de trabajo archivístico: donde contemplan objetivos generales y específicos, estado físico y nivel de organización, metodología y técnicas archivísticas, identificación de procesos técnicos establecimiento de comités de archivo, recursos humanos, tiempos de ejecución, insumos necesarios, costos, cronograma de actividades etc.

• Aplicación de procedimientos en la fase operativa: identificación, clasificación, depuración, descripción valoración, selección, limpieza y desinfección.

• La documentación que presenta biodeterioro debe ser identificada y asilada temporalmente, envolviéndola en papel bond. Además, debe ser valorada para conocer en que estado se encuentra y el nivel de deterioro que presenta (bajo, medio o alto), y así proceder a acatar su disposición final según la TRD:

– Documentos para eliminación se deben guardar en una bolsa de color rojo donde se identifique el riesgo biológico, siempre manipulado la documentación con la debida protección personal, y se debe entregar a empresas especializadas en la eliminación documental.

– Documentos para selección, serán descartados de la muestra por su estado de conservación, en los casos donde el ataque biológico se encuentre en un nivel medio, alto y muy alto.

– Documentos son de conservación total o son los que se trasladarán, éstos deben ser tratados físicamente con procesos de desinfección y conservación, realizados por un especialista en el tema de conservación documental. Se requiere de una clasificación en niveles bajo, medio y alto ya que el proceso para los niveles bajos de biodeterioro son por nebulización y los de medio y alto son por desinfección puntual, folio a folio.

• Inventario: se elabora el inventario del fondo documental, de acuerdo con el instructivo y formato único de inventario documental adoptado por el AGN, mediante el acuerdo 038 de Septiembre de 2002, teniendo en cuenta el documento de "Lineamientos archivísticos mínimos a tener en cuenta para la entrega de los documentos del Instituto de Seguros Sociales".

• Valoración documental: como entidad pública en etapa de liquidación debe adelantar un proceso de valoración de sus fondos acumulados antes de adelantar la transferencia documental.

• Eliminación de documentos: a partir del proceso de valoración, la entidad presentara a través de su comité, las solicitudes de eliminación de documentos con sus respectivos inventarios al concejo directivo del AGN para su respectiva aprobación y eliminación.

• Entrega y recepción de los documentos: se almacenaran en unidades de conservación, con la debida suscripción de actas por los funcionarios de las entidades involucradas.

¿Que procedimientos utilizaran según los parámetros archivísticos de clasificación, ordenación y descripción?

¿Qué cantidad de documentos en Metros Lineales (ML) tiene la entidad?

El volumen del Centro de Decisión de Cundinamarca tiene un total de 30.056,3 ML de los cuales aproximadamente 13.190 ML corresponden a medición del Nivel Nacional.

En los pisos 1 y 2 de la Bodega de San Andresito tiene 786.09 ML de los cuales no especificaron cuántos son del Nivel Central y cuántos del Centro de Decisión de Cundinamarca.

El personal que allí labora informó que pueden ser alrededor de 300 ML lo que corresponde al Nivel Nacional.

En la mayor parte de los documentos se encuentran inconsistencias en la foliación como:

No existe foliación Saltos en la numeración Números ilegibles Foliación en sentido adverso La foliación no se realiza en sentido al texto a su lectura

¿Cómo se encuentra la foliación de los documentos?

Los archivos de gestión, archivos centrales y fondos acumulados se encuentran en archivadores metálicos los cuales no están en buen estado (pelados, rayados, golpeados, deformados y oxidados).

También se encuentran archivadores de madera, gavetas metálicas o muebles de madera, closets sueltos y empotrados, estanterías abiertas, fijas y algunas rodantes y estanterías metálicas semi – industriales, encima de los escritorios o en el piso de las oficinas o bodegas.

¿Que tipo de mobiliario utilizan y en que estado se encuentra?

Documentos PrimariosArchivo ISS

– Formularios de afiliación– Nomina de Pensionados– Resoluciones – Listado de control de planillas

Serie – Subserie – Tipo DocumentalArchivo ISS

– Serie: Contratos

Subserie: Contratos de prestación de servicios

Tipo documental: Hojas de vida de los contratistas

– Serie: Procesos judiciales

Subserie: Tutelas, derechos de petición, sentencias

Tipo documental: Tutela de un afiliado– Serie: Nomina

Subserie: Nomina de pensionados, Nomina de funcionarios jubilados

Tipo documental: Nomina del mes de enero de 2009

¿Cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas?

Se eliminan, todas aquellas copias que se tengan de los diferentes tipos documentales.

¿Como se lleva a cabo la foliación de los

documentos?

La foliación tiene como finalidad controlar la cantidad de folios en una unidad de conservación y la calidad en cuanto al principio de orden original y conservar la integridad de la unidad documental.

En los archivos del Instituto del Seguro Social no se cumple con las condiciones de organización archivística.

¿Como se organizan los documentos dentro de

las carpetas?

Respecto a la ordenación, no se observa una secuencia lógica de orden natural, es decir, se evidencia desorden documental la ubicación de los documentos no responde a ningún sistema de ordenación cronológico, toponímico, onomástico, numérico u ordinal.

Datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

El sistema de identificación es inadecuado e impide el fácil acceso a la documentación. No cumplen con las características técnicas requeridas.

Sedes Archivo Av.Rojas y Archivo San Andresito del ISS

Proceso del PGDArchivo de Gestión y Central del ISS

“el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión

documental) al interior de cada entidad, tales como: producción, recepción, distribución, trámite, organización,

consulta, conservación, y disposición final de los documentos”.

• No posee un sistema de archivo o programa de gestión documental regular y sistematizado, la aplicación de los procesos están dispersos y el manejo de la documentación a criterio de cada una de los Centros de Decisión y seccionales.

• La ordenación, no tiene secuencia lógica de orden natural, la ubicación de los documentos no responde a ningún sistema de ordenación y la identificación de las unidades de conservación no es conforme con las series o subseries documentales de las TRD.

ARCHIVO SGI LTDA- ECOPETROL S.A.

SE ENCUENTRA UBICADO EM LA CARRERA 16 No. 43-30

TELEFONO: 3381157

Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios

ARCHIVO SGI LTDA

•PLANILLAS DE AFILIACION A ISS•POLIZAS

•ACTA DE INICIO•DPS CONTRATO

Serie – Subserie – Tipo Documental

ARCHIVO SGI LTDA-Serie: Actas

Subserie: Actas de Cantidades

Tipo Documental: Acta de Cantidades No. 2 del contrato MA-0020799

-Serie: Contratos

Subserie: Contratos de Venta

Tipo Documental: orden de ventas por Apusg 102030.

-Serie: Nomina

Subserie: Nomina Contratistas

Tipo Documental: Nomina del mes de Septiembre de 2013

¿Cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas?

• Los documentos que se deben eliminar en el archivo de Sgi Ltda, son todas a quellas copias o documentos exactamente iguales que al archivar en el expediente registren como una copia.

¿Como se lleva a cabo la foliación de los documentos?

La foliación de los documentos se realiza en orden ascendente por ambas caras , ya que los documentos que se conservan y almacenan en sgi , están catalogados como de alto riesgo y de alta confidencialidad.

¿Como se organizan los documentos dentro de las carpetas?

Los documentos en las carpetas se organizan en forma cronológica del documento mas antiguo al documentos mas reciente y así sucesivamente hasta que alcance los máximo 200 folios para crear una nueva carpeta.

Datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

Los datos que deben tener las cajas son , cuantas carpetas contiene la caja , de que contratos y el numero de la caja.

Los rótulos de las carpetas deben contener el logo de ECOPETROL, folio inicial y final, fecha inicial y final , objeto del contrato y numero de tomo.

Proceso del PGDSGI Ltda.

“el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión

documental) al interior de cada entidad, tales como: producción, recepción, distribución, trámite, organización,

consulta, conservación, y disposición final de los documentos”.

En esta entidad no hay un programa de gestión documental completo, el proceso se divide en: recepción , distribución , digitalización, tramite, organización , consulta y conservación.

Este archivo es de gestión, a partir de cuando los contratos son transferidos pasan al archivo central y de ese proceso se encarga otro contratista de Ecopetrol S.A, que también tiene el proceso de consulta y préstamo de contratos.

DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCION HASTA SU CONSERVACION

ACTA DE CANTIDADES:

El formato se encuentra en el servidor de documentos de Ecp, allí el gestor técnico ingresa los datos como valores, contrato , objeto, y periodo, se firma por el gestor técnico , el contratista y el administrador , siempre y cuando las partes estén de acuerdo, después es enviada a la gestoría administrativa, para que la ingresen al sistema y allí se le pueda pagar al contratista.

Después de este proceso se elabora un acta de liquidación parcial que es firmada por la gestoría administrativa y después de tener todas las firmas se le da una copia al contratista y el gestor la entrega al archivo con un memorando relacionando que contrato es y que numero de acta , en el archivo se digitaliza y se publica en la carpeta compartida, para que este disponible para los gestores y seguidamente se incluye en el expediente según la fecha y se folia, hasta que el contrato tenga todas las actas y todos los documentos que lo conforman, no se transfiere.

Decreto 2609 de 2012 Importancia para el país

Las entidades publicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contaran con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado, de esta manera contribuirá a la transparencia, eficiencia y responsabilidad de la administración publica.

Las entidades publicas se responsabilizaran de la gestión de los documentos públicos, físicos, electrónicos para cumplir con los objetivos de PGD brindado los lineamientos de la gestión documental electrónica.

Decreto 2609 de 2012 Cambios en los procesos de la Gestión Documental

• Planeación: actividades de planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad según su creación, diseño, análisis y registro del sistema de gestión documental.

• Producción: estudio de los documentos desde su produccion y/o ingreso, tramite y finalidad.

• Gestión y tramite: control y seguimiento de los tramites de los documentos.

• Organización: clasificar, ubicar. Ordenar y describir del documento.

• Transferencia: verificación de las operaciones adoptadas para la transferencia de documentos.

• Disposición de documentos: selección del documento par su conservación o eliminación.

• Preservación a largo plazo: garantizar la preservación del documento independiente del medio, forma, registro o almacenamiento.

• Valoración: se inicia desde la planificación para conocer sus valores primarios o secundarios para establecer la permanencia según la fase del archivo y su destino final.

CUADRO COMPARATIVO DE LOS PROCESOS DEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANTES Y

DESPUÉS DEL DECRETO 2609 DE 2012

ANTES DEL DECRETO 2609 DE 2012

DESPUÉS DEL DECRETO 2609 DE 2012

Produccion (Generación de documentos según las funciones de la entidad)

Planeación (Análisis de procesos)

Recepción (Verificación y control de documentos emitidos por una persona natural o jurídica)

Produccion (Estudio de los documentos)

Distribución (Actividades que garanticen que los documentos lleguen a su destinatario)

Gestión y tramite (Control y seguimiento de los documentos)

Trasmite (curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función)

Organización (Operaciones técnicas para clasificarlo, ubicarlo. Ordenarlo y describirlo)

ANTES DEL DECRETO 2609 DE 2012

DESPUÉS DEL DECRETO 2609 DE 2012

Organización (acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos)

Transferencia (conjunto de acciones para transferir el documento durante las fases de archivo)

Consulta (Acceso a uno o varios documentos para conocer su información)

Disposición de documentos (selección para conservar o eliminar en cualquier etapa del archivo)

Conservación (Medidas preventivas y correctivas para garantizar la integridad física del documento)

Preservación a largo plazo (garantizar la preservación en tiempo)

Disposición final de los documentos (Decisión de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento)

Valoración (planificación de los documentos, identificación de valores primarios y secundarios para su permanencia y destino final en las fases del archivo)

Decreto 2609 de 2012 Aspectos más importantes

La gestión de los documentos electrónicos, híbridos y digitales los cuales son responsabilidad de las entidades publicas teniendo en cuenta su autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación a lo largo del ciclo de vida del documento.

ACUERDO 003 DE MARZO 15 DE 2013

Se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del AGN para decidir sobre la valoración y su disposición final para proteger el patrimonio documental y su conservación permanente.

• El comité evaluador de documentos del AGN será integrado por:

ACUERDO 004 DE MARZO 15 DE 2013

Se modifica el procedimiento para la elaboración de las TRD y TVD teniendo en cuenta su elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación.

Se debe tener en cuenta:

Equipo de profesionales interdisciplinario para su elaboración.

Cuadros de clasificación documental según la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Elaboración según las etapas relacionadas en el instructivo aprobado por el AGN. Idoneidad Análisis contextual (legal, institucional e

histórico) Trazabilidad y control conservando los

soportes e información permanente de la elaboración de las tablas

• Firmas responsables suscritas por el secretario general, funcionario de superior jerarquía, responsable del área de archivo gestión documental de la entidad.

• Aprobación mediante acto administrativo expedido por el representante legal según el comité.

• Publicación en la pagina Web de las entidades publicas.

• Presentación, revisión y ajustes se realizar dentro de los treinta días siguientes a su aprobación

• Evaluación técnica y solicitud de ajustes tendrá un plazo de 90 días a partir de su recepción.

• Implementación • Actualización:

– Cambios en la estructura orgánica, funciones de la entidad.– Procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.– Cambios en el marco normativo del país.– Transformación de los documentos de físicos a electrónicos.– Generación de nuevas series y tipos documentales.– Cambios de criterios de valoración, soportes y procedimientos.

que afecten la produccion de los documentos.

• Eliminación de documentos debe estar basada en la tablas las cuales estén aprobadas.

• Inspección y vigilancia serán revisadas después de aprobadas en cualquier momento por el AGN

• Sanciones según al articulo 35 de la Ley 594 de 2000

• Implementar mecanismos tecnológicos para la automatización de la elaboración, consulta y actualización de las tablas.

ACUERDO 005 DE MARZO 15 DE 2013

Se establecen los criterios básicos de clasificación, ordenación y descripción de entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas.

• Clasificación: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.– Archivo de gestión: identificación de los tipos documentales

producidos en el desarrollo de la gestión administrativa.– Archivo central: responsable de recibir, organizar, custodiar,

describir, controlar y prestar el servicio de consulta de documentos recibidos en trasferencia primaria.

– Archivo Territorial y Archivo Histórico: debe estar de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

• Ordenación: garantizando la disposición y control de los documentos en cada fase del archivo y su disponibilidad según las TRD y TVD.

• Descripción documental: desarrollar y elaborar instrumentos de descripción para conocer, controlar, apoyar, estimular la difusión, consulta de los documentos como memoria cultural del patrimonio del país.– Registro y radicación – Establecer convenios o acuerdos de cooperación académica

histórica– Permitir el acceso, consulta y visualización a través de las

paginas Web.– Descripción para la consulta en línea de actos administrativos,

contratos, licencias que no tengan carácter reservado.

• Instrumentos de descripción archivística:– Censo: se identifican y describen datos básicos de un

archivo – Guía: se describe la reseña histórica de su creación,

evolución institucional, misión, visión, alcance, funciones, objetivo, fechas extremas, soportes, series, asuntos de un archivo general territorial o institucional

– Inventario: se describe de manera exacta los datos de las unidades de conservación de un fondo documental.

– Catalogo: instrumento de consulta.– Índices: lista donde se describe el contenido del

documento

• Niveles de descripción: – Fondo: conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.– Sección y subsección: documentos que corresponden con la

estructura orgánica de la entidad.– Serie y subserie o asunto: documento resultado de las funciones

especificas– Expediente: documentos generados sobre un mismo asunto.– Unidad documental simple: documentos con características

iguales.• Áreas de descripción: cualquier soporte en cualquier

nivel que identifican la estructura documental a describir de acuerdo a las necesidades de la entidad y los lineamientos del AGN.

• Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental:

– Identificación de unidad– Verificación del estado general de la

organización y conservación documental– Definición del plan de trabajo

CONCLUSIÓN

• Adquirimos los conocimientos generales sobre la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos y las etapas de formación de los archivos.

• Identificamos los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos

• Reconocimos las clases de archivos de acuerdo con su organización.

• Comprendimos la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

CIBERGRAFÍA

• Decreto 2609 de 2012http://archivogeneral.gov.co/recursos_user//

DECRETO%202609%20DEL%2014%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012-1.pdf

• Acuerdo No. 003 de marzo 15 de 2013.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259# • Acuerdo No. 004 de marzo 15 de

2013.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260

• Acuerdo No. 005 de marzo 15 de 2013.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261#