ARCHIVO Y BIBLIOTECA

HILTON ENRIQUE IBARRA GONZALEZ

JOEL CESAR NAVARRO OROZCO

SHIRLY PATRICIA VALENCIA PADILLA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ÁREA DE TEORÍA ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2014

ARCHIVO Y BIBLIOTECA

HILTON ENRIQUE IBARRA GONZALEZ

JOEL CESAR NAVARRO OROZCO

SHIRLY PATRICIA VALENCIA PADILLA

Tutor

MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ÁREA DE TEORÍA ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2014

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN………………………………………………………… 4

1. UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA GASES DEL CARIBE…………………………………………………….

5

1.1 PRINCIPIOS ESENCIALES……………………………………….. 5

1.2 TIPOS Y SIERIES DOCUMENTALES……………………………... 5

1.3 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL……………….. 5

1.4 TIPOS DE INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 5

1.5 SERVICIOS Y USUARIOS………………………………………….. 5

2. UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL SENA REGIONAL MAGDALENA…………………………………………………

6

2.1 PRINCIPIOS ESENCIALES………………………………………… 6

2.2 TIPOS Y SERIES DOCUMENTALES……………………………… 6

2.3 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL…………………. 6

2.4 TIPOS DE INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 6

2.5 SERVICIOS Y USUARIOS…………………………………………. 6

3. COMPARATIVO ENTRE ARCHIVO Y LA BIBLIOTECA………… 6

4. CONCLUSIÓN………………………………………………………….. 7

5. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………… 8

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INTRODUCCIÓN

Para el desarrollo de este trabajo se realizó una visita a los archivos de las empresas Gases del Caribe1 en Barranquilla y SENA2 regional Magdalena. El primero fue visitado por Joel Navarro y Shirly Valencia el día 12 de Noviembre de 2014 y el segundo fue visitado por Hilton Ibarra el día 11 de Noviembre de 2014.

Para realizar la descarga de este trabajo en la versión original pueden acceder al siguiente enlace:

https://www.dropbox.com/s/373pnjxteyvfpoz/Actividad%20de%20aprendizaje%20No.%203%20-%20Joel%20Navarro%20-%20Hilton%20Ibarra%20y%20Shirly%20Valencia.docx?dl=0

1 GASES DEL CARIBE SEDE BARRANQUILLA. Visita a la unidad de archivo y correspondencia. Realizada el 12 de Noviembre de 2014.

2 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) REGIONAL MAGDALENA. Visita a la Unidad de archivo y correspondencia. Realizada el 11 de Noviembre de 2014.

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1. UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA GASES DEL CARIBE

1.1 PRINCIPIOS ESENCIALES Que la gestión sea el reflejo de las actuaciones de la Empresa. Que el servicio prestado a los usuarios sea de óptima calidad.

1.2 TIPOS Y SERIES DOCUMENTALES

Ejemplo 1 Ejemplo 2Tipo de documento Documento contable Documento contableSerie documental CERTIFICACIONES DE

IMPUESTOSESTADOS FINANCIEROS

Subserie documental Certificaciones de retención en la fuente

Balance general

1.3 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Se aplican los principios de procedencia y de orden original.

1.4 TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Inventarios, tabla de valoración documental y tabla de retención documental.

1.5 SERVICIOS Y USUARIOS

El servicio es reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes. Los usuarios se clasifican en internos y externos.

2. UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL SENA REGIONAL MAGDALENA

2.1 PRINCIPIOS ESENCIALES

Que la gestión vayan acordes al desarrollo de gestión de la Institución.

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Que el servicio prestado a los usuarios sea de alta calidad.2.2 TIPOS Y SERIES DOCUMENTALES

Ejemplo 1 Ejemplo 2Tipo de documento Contable InformesSerie documental CONTRATO INDICADORES

Subserie documental Contrato de prestación de servicio

Indicadores de gestión

2.3 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Numérico - Cronológico - Alfabético.

2.4 TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Inventarios

2.5SERVICIOS Y USUARIOS

Entre los servicios prestados encontramos: recepción y despacho de correspondencia interna y externa, consulta de información, conservación de fondos documentales de la regional.

Los usuarios identificados son: funcionarios SENA y externos.

3. COMPARATIVO ENTRE ARCHIVO Y LA BIBLIOTECA

DIFERENCIAS SEMENJANZASBIBLIOTECA ARCHIVO BIBLIOTECA-ARCHIVO

La adquisición del material es por medio de compra canje o donación.

La adquisición del material es el resultado de los documentos generados por la empresa.

Sus tareas técnicas son semejantes, tal como: clasificación, catalogación, descripción, selección y conservación.

El volumen del material depende del presupuesto.

El volumen del material no requiere de presupuesto.

Ofrecen servicio a un público.

Se procesa cada pieza. Se procesan series documentales dentro de cada grupo o sección.

Tienen como principal insumo a la información.

El material esta clasifica por áreas del conocimiento.

El material se clasifica dependiendo de la información que contiene.

Son intermediaros ambos entre el documento, la información y el usuario.

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4. CONCLUSIÓN

Es evidente, que la visita a una unidad de información tan importante como lo es el archivo nos permitió despejar muchas dudas referentes a éste y así poder establecer las semejanzas y diferencias que tiene con las bibliotecas.

Lo interesante de esta actividad ha sido el reconocimiento de la tipología documental, serie documental y subserie documental, a través de un trabajo de campo. Este trabajo de campo ha tenido un gran impacto en nuestra vida como estudiantes en CIDBA, ya que la práctica es el gran complemento de la teoría.

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BIBLIOGRAFÍA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) REGIONAL MAGDALENA. Visita a la Unidad de archivo y correspondencia. Realizada el 11 de Noviembre de 2014.

GASES DEL CARIBE SEDE BARRANQUILLA. Visita a la unidad de archivo y correspondencia. Realizada el 12 de Noviembre de 2014.

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