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Actualización de estructura del balance
INS-40-1-01-07 FECHA PUBLICACIÓN 15/06/2016
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Gestión de Donaciones Consecución de
Donaciones Configuraciones para registro de donación
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 16
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 16
6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 16
7. APROBACION ............................................................................................................................. 16
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1. OBJETIVO
Mostrar las actividades necesarias para realizar la actualización de estructuras de balance
utilizadas en los reportes de donaciones (BP08) y Estados Financieros Endowment (BP09).
2. ALCANCE
La actividad inicia con la generación de un balance bajo la estructura que se va a actualizar,
identificando las cuentas contables que están fuera de las estructuras, mensaje que se identifica al
final de la generación del reporte, y finaliza con el transporte de la parametrización a los
ambientes de calidad y producción.
3. INSTRUCCIONES
A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la actualización de la
estructura de balance utilizada para la generación de reportes de donaciones.
3.1. Generación de reporte de balance
En primer lugar se debe generar un balance utilizando la estructura diseñada para los reportes de
donaciones. Esta actividad se realiza durante el proceso de cierre mensual, previo a la generación
de estados financieros, pero puede realizarse en cualquier momento del mes si existe algún
requerimiento especial de información.
3.1.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP
3.1.2. Ingresar a la transacción F.01
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3.1.3. Ingresar los parámetros para la generación del balance
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Los parámetros que se deben ingresar son:
Plan de cuentas: PUC
Sociedad: UAND
Ledger: Se selecciona de acuerdo a la necesidad del reporte:
o ZL para datos bajo normatividad Colgaap
o OL para datos bajo normatividad IFRS
Estructura de balance /PyG (Puede ser cualquiera de las dos siguientes, según sea el
caso):
o BP08 (Corresponde a la estructura reportes donaciones)
o BP09 (Corresponde a la estructura de estado Financiero Endowment)
Año del informe, Periodos del informe, Año de comparación, Periodos de comparación:
de acuerdo a la fecha que se está actualizando.
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3.1.4. Verificación e identificación de cuentas sin asignar a la estructura. Estas se visualizan al
final del reporte y están agrupadas en el nodo llamado “CUENTAS SIN ASIGNAR A LA
ESTRUCTURA”
3.2. Actualización de estructura
3.2.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP
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3.2.2. Ingresar a la transacción OB58
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3.2.3. Seleccionar la estructura a actualizar (BP08 o BP09 según sea el caso), en este ejemplo
la BP08, y dar clic en “Posiciones bal/PyG”
3.2.4. Se despliega el árbol de la estructura para ubicar el lugar donde se incluirán las
cuentas nuevas que se identificaron previamente en el reporte de balance (punto
3.1.4) , dando clic en el botón señalado
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3.2.5. Si la cuenta que se va a incluir se debe acumular en un nodo ya existente, se ubica el
agrupador (cuadro verde) y se da clic en “Asignar cuentas” (cuadro rojo)
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Ejemplo: se va a incluir la cuenta 1110050608 en el agrupador BANCO DE OCCIDENTE –
265036475.
3.2.5.1 En la ventana que se despliega, se digita el número de cuenta en el siguiente espacio vacío,
marcando los D(debe) y H (haber), para que la cuenta acumule los saldos en estas dos columnas al
momento de generar los reportes. Y se guarda la información:
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3.2.6. Si la cuenta nueva necesita la creación de un agrupador nuevo, se ubica en el
agrupador anterior (cuadro verde) y se da clic en el botón “Crear posiciones” (cuadro
rojo)
Ejemplo: Se va a crear un agrupador para el Banco de Antioquia, y se van a incluir las cuentas
1110050700 a la cuenta 1110050707
3.2.6.1. Se digita el nombre del nuevo agrupador en el espacio inferior. El nombre del
agrupador se define teniendo en cuenta la descripción de la cuenta.
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3.2.6.2. Se selecciona el nuevo agrupador y se le incluyen las cuentas dando clic en “Asignar
cuentas”
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3.2.7. Se guarda la nueva parametrización dando clic en el botón indicado
3.2.8. Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el
módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada.
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3.2.9. Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio
asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.2.7, se da clic en el siguiente
botón:
3.2.10. Se selecciona el número de documento de cambio asignado:
3.2.8. Se libera la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes
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3.2.8.1. Se ingresa en la transacción SE10.
3.2.8.2. Se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro rojo) y la tarea inferior de la
orden (cuadro verde):
3.2.8.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión.
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3.2.8.4. Se repite el paso anterior con la orden.
3.3. Solicitud de transporte
Vía correo electrónico se solicita al Departamento de Contabilidad el transporte de la
orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización.
3.4. Verificación
Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, se verifica el
ajuste en la parametrización, generando nuevamente un balance con la estructura
actualizada.
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4. DEFINICIONES
Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej:
Desarrollo, Calidad, Producción).
Nodo: Agrupador de cuentas dentro de la estructura de balance.
Estructura de Balance: Tipos de organización de cuentas contables para la presentación de
diferentes reportes de acuerdo a las necesidades de la Universidad.
Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.
Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las
parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o
mandantes.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 27/10/2015
Publicación 15/06/2016
1
7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Nelson Matamoros Analista Contable 27/10/2015
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
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No aplica.
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REVISÓ
Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015
Edith Maritza León Analista Contable 11/11/2015
Manuela Peña Ingeniera de Procesos 28/10/2015
APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015