Actualización del manual de procedimientos para el ...

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Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS

1-1-2006

Actualización del manual de procedimientos para el Actualización del manual de procedimientos para el

departamento de operaciones bancarias - ISS departamento de operaciones bancarias - ISS

Leidy Angélica Melo Rodríguez Universidad de La Salle, Bogotá

Luisa Fernanda Rozo Martínez Universidad de La Salle, Bogotá

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Citación recomendada Citación recomendada Melo Rodríguez, L. A., & Rozo Martínez, L. F. (2006). Actualización del manual de procedimientos para el departamento de operaciones bancarias - ISS. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/163

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ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS - I.S.S.

LEIDY ANGÉLICA MELO RODRÍGUEZ

LUISA FERNANDA ROZO MARTÍNEZ

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FAULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C.

2006

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS - I.S.S.

LEIDY ANGÉLICA MELO RODRÍGUEZ

LUISA FERNANDA ROZO MARTÍNEZ

Trabajo de Grado para optar al título de

Administrador de Empresas

Director:

SERGIO IVAN MANTILLA BAUTISTA

Docente Universidad de la Salle

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FAULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C.

2006

NOTA DE ACEPTACIÓN

______________________________________

______________________________________

______________________________________

Firma del Presidente del Jurado.

_____________________________________

Firma del Jurado.

______________________________________

Firma del Jurado.

Bogotá, Febrero de 2006.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1

1. DIMENSIONAMIENTO 3

1.1 PROBLEMA 3

1.1.1 Planteamiento 3

1.1.2 Formulación 4

1.2 OBJETIVOS 5

1.2.1 Objetivo General 5

1.2.2 Objetivos Específicos 5

1.2.3 Propósito 5

1.2.4 Resultados Esperados 6

1.3 JUSTIFICACIÓN 7

1.4 DISEÑO METODOLÓGICO 8

1.4.1 Tipo de Investigación 8

1.4.2 Población 9

1.4.3 Método de Investigación 9

1.4.3.1 Método Inductivo 10

1.4.4 Fuentes de Información 10

1.4.4.1 Fuentes Primarias 10

1.4.4.2 Fuentes Secundarias 11

1.4.5 Elaboración y Validación de Instrumentos 12

1.4.5.1 Validación de Instrumentos 13

2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN 14

2.1 IDENTIFICACIÓN DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 14

2.1.1 Reseña Histórica 15

2.2 IDENTIFICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS 17

3. MARCO CONCEPTUAL 18

4. MARCO TEORICO 24

4.1 TEORÍA DE SISTEMAS 24

4.1.1 Elementos Sistemáticos 26

4.2 TEORÍAS DE CALIDAD 27

4.3 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 29

4.3.1 Manual de Procedimientos 30

5. MARCO DE REFERENCIA 32

5.1 PROGRAMA DE MEJORAMIENTO 32

5.1.1 Programa de Mejoramiento de Procesos del I.S.S. 33

5.2 NORMAS TÉCNICAS DE CALIDAD; NTC-GP1000-2004 E ISO 9000-9001-9004 34

5.3 MARCO NORMATIVO 38

5.3.1 Disposiciones para la Gerencia Nacional de Tesorería 38

5.3.2 Disposiciones Internas 40

6. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN PARA EL DISEÑO DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS 41

6.1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 41

6.2 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE

PROCESOS A DOCUMENTAR 43

6.3 ANÁLISIS DE RESULTADOS 47

7. CONCLUSIONES 51

8. RECOMENDACIONES 52

GLOSARIO 55

BIBLIOGRAFIA 61

ANEXOS 63

LISTA DE TABLAS

Pag

Tabla 1 Fuentes primarias de recolección de información 11

Tabla 2 Instrumentos para recolección de información 12

Tabla 3 Hechos Relevantes en la Historia del ISS 15

Tabla 4 Comparativo normas técnicas de calidad 38

Tabla 5 Marco Legal para Operaciones Bancarias 40

Tabla 6 Análisis de información y procesos a documentar 43

Tabla 7 Evolucion de Concepto de calidad 55

LISTA DE GRAFICAS

Pag

Gráfica 1 Parámetros de un sistema 26

Gráfica 2 Presentación de Resultados de la Encuesta 48

LISTA DE ANEXOS

Anexo A Manual de Procedimientos de Operaciones Bancarias. 63

Anexo B Hoja de Descripción de Actividades 64

Anexo C Formato para Entrevista Personal 65

Anexo D Guía de Mejoramiento de Procesos para el Instituto de Seguros

Sociales 66

Anexo E Información Institucional del ISS. 67

Anexo F Información del Departamento de Operaciones Bancarias 68

GLOSARIO

TESORERIA: Para la elaboración de este manual se entenderá por Manual de

Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia

Nacional de Tesorería el conjunto de principios, normas y procedimientos que

intervienen directamente en el proceso de administración de los recursos públicos, es

decir, la percepción y recaudación, así como su canalización hacia la cancelación de las

obligaciones.

ADMINISTRACIÓN: Proceso de diseñar u mantener un ambiente en que las personas

trabajen juntas para lograr propósitos eficientes y seleccionados1.

CALIDAD: Capacidad de un conjunto de características inherentes a un producto,

sistema o proceso, para cumplir los requisitos de clientes y otras partes interesadas2.

A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios que conviene

reflejar en cuanto su evolución histórica. Para ello, describiremos cada una de las etapas

el concepto que se tenía de la calidad y cuáles eran los objetivos a perseguir3.

Tabla 7 Evolución del concepto de calidad

Etapa Concepto Finalidad

Artesanal

Hacer las cosas bien

independientemente del coste o

esfuerzo necesario para ello.

o Satisfacer al cliente.

o Satisfacer al artesano,

por el trabajo bien

hecho

o Crear un producto

1 KOONTZ, Harold y WEIHRICH Heinz. Administración una Perspectiva Global. México: Mc. Graw Hill, 1998. p. 777. 2 CANTÚ DELGADO, Humberto. Desarrollo de una Cultura de Calidad. México: Mc. Graw Hill, 1997. p. 5. 3 Fuente: Página Web www.monografias.com


único.

Revolución

Industrial

Hacer muchas cosas no importando

que sean de calidad

(Se identifica Producción con

Calidad).

o Satisfacer una gran

demanda de bienes.

o Obtener beneficios.

Segunda Guerra

Mundial

Asegurar la eficacia del armamento

sin importar el costo, con la mayor y

más rápida producción (Eficacia +

Plazo = Calidad)

Garantizar la disponibilidad

de un armamento

eficaz en la cantidad y

el momento preciso.

Posguerra

(Japón) Hacer las cosas bien a la primera

o Minimizar costes

mediante la Calidad

o Satisfacer al cliente

o Ser competitivo

Postguerra

(Resto del

mundo)

Producir, cuanto más mejor

Satisfacer la gran demanda

de bienes causada por

la guerra

Control de

Calidad

Técnicas de inspección en

Producción para evitar la salida de

bienes defectuosos.

Satisfacer las necesidades

técnicas del producto.

Aseguramiento

de la Calidad

Sistemas y Procedimientos de la

organización para evitar que se

produzcan bienes defectuosos.


o Prevenir errores.

o Reducir costes.

o Ser competitivo.

Calidad Total

Teoría de la administración

empresarial centrada en la

permanente satisfacción de las

expectativas del cliente.

o Satisfacer tanto al

cliente externo como

interno.

o Ser altamente


competitivo.

o Mejora Continua.

o S.G.C.

Esta evolución nos ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una

mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la

sociedad, y cómo poco a poco se ha ido involucrando toda la organización en la

consecución de este fin. La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los

requisitos esenciales del producto sino que en la actualidad es un factor estratégico clave

del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su

posición en el mercado sino incluso para asegurar su supervivencia.

COORDINACIÓN: Proceso de armonizar todas las actividades de una organización,

facilitando el trabajo y los resultados.

CONTROL: Medición y corrección del desempeño con el objeto de asegurar que se

estén cumpliendo tanto los objetivos de la empresa, como los planes elaborados para

lograrlos4.

CONTROL CORRECTIVO: Actividad manual o automática que al ejecutarse en el

proceso registra una desviación que se ha presentado en una etapa anterior del proceso, y

permite continuar con su desarrollo o ejecución.

CONTROL DETECTIVO: Actividad manual o automática que al operar o ejecutarse

en el proceso avisa inmediatamente se presenta la desviación que se ha previsto debe

registrar, pero deja proseguir la ejecución de la actividad o tarea, dejando la huella.

4 FLORÉZ ARMBULA, Iván. Control Integral de Gestión. Colombia: Panamericana, 2004. p. 319.

CONTROL PREVENTIVO: Actividad manual o automática que al ejecutarse en el

proceso registra inmediatamente las desviaciones o acciones anormales y evita que se

continúe con el proceso hasta tanto la actuación se ejecute como ha sido prevista.

DIAGRAMAS DE FLUJO: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se

muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que

intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer

mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en

forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones,

lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos

y/o gráficos simplificados.

EFICACIA: Capacidad para determinar los objetivos adecuados “Hacer lo indicado”.

EFICIENCIA: Capacidad para reducir el mínimo de los recursos usados para alcanzar

los objetivos de la organización “hacer las cosas bien”.

GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad5.

MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una

determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos

seleccionados y fácilmente localizables

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene información válida y

clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una

organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan

especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones

5 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad para Entidades del Estado. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP-1000)

secuénciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de proceso

(hoja de ruta, flujograma), describe los procedimientos administrativos en los cuales

intervienen los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Cada

descripción de procedimiento debe incluir los estándares de calidad definidos por la

entidad para garantizar la accesibilidad, oportunidad y seguridad del servicio6.

MEJORAMIENTO CONTINUO: Es un conjunto de conceptos, procedimientos y

técnicas mediante las cuales la empresa debe buscar el mejoramiento continuo en todos

sus procesos productivos y de soporte a la operación. El mejoramiento continuo se da a

través de todas las acciones diarias por más pequeñas que sean, que permiten que los

procesos y la compañía en su conjunto sean más competitivos7.

NORMA: Aquello que debe cumplirse por estar así establecido, ordenado o convenido.

Modelo o ejemplo8.

PLANES DE MEJORAMIENTO: Conjunto de proyectos y programas mediante los

cuales la entidad promotora de salud, se compromete en un proceso de Mejoramiento

Continuo de la Calidad de sí misma y de las instituciones prestadoras de servicios de su

propiedad.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados9.

PROCEDIMIENTO: Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para

la realización de un proceso o tarea10.

6 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Guía para el Mejoramiento de Procesos. Bogotá: I.S.S., 2000. p. 25. 7 CANTÚ DELGADO, Humberto. Desarrollo de una Cultura de Calidad. México: Mc. Graw Hill, 1997. p. 348. 8 Ibíd. , p. 320. 9 FLORÉZ ARMBULA, Iván. Control Integral de Gestión. Colombia: Panamericana, 2004. p. 320.

PROCESAMIENTO: Es el núcleo del sistema transforma las entradas en salidas. Lo

constituyen sistemas especializados en procesar cada clase de recurso o insumo recibido

por el sistema.

SISTEMA: Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí,

capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente.

Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.

TAREA O ACTIVIDAD: Son componentes de los procesos, y son la mas pequeña

acción ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado, en

general son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un

resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas.

Toda actividad es específica y observable, además debe contener un verbo y un

sustantivo

VALOR AGREGADO: Margen equivalente, homogéneo que beneficia su realización, complementación o implementación11.

10 Ibíd. , p. 320. 11 Ibíd. , p. 322.

INTRODUCCIÓN

Este trabajo, tiene su origen en la necesidad de resolver variados problemas de distinto

orden; en primer lugar se presenta una insuficiencia en el desarrollo de las actividades

tendientes al manejo y efectividad en las Operaciones Bancarias , que forman parte

integral de las responsabilidades del Departamento de Operaciones Bancarias de la

Gerencia Nacional de Tesorería y que actualmente tiene la responsabilidad de velar por

el buen manejo y la conservación de los recursos financieros, evitar el detrimento del

patrimonio de la Institución y promover el buen manejo de las Operaciones Bancarias,

acorde con los requerimientos exigidos por la Ley a Empresas Públicas y orientada a

solucionar los problemas e inconsistencias que hoy presenta la ejecución de las

operaciones bancarias del I.S.S. Es por esta razón que el Departamento de Operaciones

Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería debe contar con un seguimiento

adecuado de las actividades allí desarrolladas, teniendo en cuenta que el fin último es el

mejoramiento continuo y este se logra a partir de procesos, que a su vez permiten

integrar activamente los objetivos, metas y planes del Departamento, para generar

propuestas de valor, que permitan determinar si ha sido o no suficiente la gestión en las

operaciones, la adecuada ejecución y oportunidad de las mismas, la eficacia y

eficiencia en la ejecución e integración en cuanto a los procesos concernientes al

trabajo.

Se seguirán una serie de pasos que permitan estructurar el diseño planteado hasta el

desarrollo del documento final. En primer lugar se expondrá información sobre la

estructura general de la investigación presentada en el dimensionamiento,

posteriormente se mostrará un recorrido histórico del I.S.S., se hablará de su

conformación y la plataforma estratégica de esta Institución, se hará hincapié en la

plataforma estratégica del Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia

Nacional de Tesorería del Instituto de Seguros Sociales materia principal de esta

investigación.

Luego se recopilará y comparará la información de los procesos y procedimientos que se

ejecutan actualmente en el área de estudio, mediante la recopilación de datos a través de

una entrevista personal y la realización de una observación directa en el desarrollo de

cada una de las actividades desarrolladas en el Departamento.

Se hará un recorrido por los principales marcos que fundamentan la investigación y que

darán una guía al desarrollo del Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería. Finalmente se presentaran

unas conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos producidos durante el proceso

de investigación.

1. DIMENSIONAMIENTO

Para dar inicio al desarrollo del trabajo, se identificó y formuló el problema, mediante

un planteamiento que dio como resultado la falta de herramientas; para lo cual se

establecieron unos objetivos que a su vez generaron el propósito del trabajo a

desarrollar, justificado y sustentado en la necesidad del levantamiento de la información

para la actualización del Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería del Instituto de Seguros

Sociales, dentro del cual se estableció el diseño de investigación y los parámetros

esenciales para la fundamentación y validación de los instrumentos que permitieron

recolectar la información necesaria para el desarrollo del mismo.

1.1 PROBLEMA

1.1.1 Planteamiento

El Departamento de Operaciones bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería,

presenta deficiencia en la comunicación, ejecución e integración entre áreas;

presentando vacíos en el Manual de Procedimientos, pues hoy en día opera, bajo

lineamientos disgregados en diferentes normatividades, que dificultan la funcionalidad

y operatividad del Departamento en este tema debido a la reciente reestructuración

vivida en el I.S.S., que integra a todas las áreas con Planeación Corporativa y que en

su plan de mejoramiento continuo; enfoca en los procesos el mejor método para

establecer una transformación coherente y oportuna12; permite la estandarización en los

procesos, incrementando la productividad, ejerciendo un control más estricto y

aportando al crecimiento de las Instituciones del Estado.

12 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Guía para el Mejoramiento de Procesos. Bogotá: I.S.S., 2000. p. 12.

La fundamentación del levantamiento de información para la actualización del Manual

de Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia

Nacional de Tesorería, requiere de un análisis profundo, que mida el impacto que tiene

y los riesgos a los cuales se encuentra expuesto; para de esta manera garantizar el

establecimiento de planes y programas sobre el control de gestión al Manual de


Nacional de Tesorería logrando así un mejoramiento continuo sobre su

administración13. Para lo cual el trabajo se ha planteado de una manera dinámica,

donde se involucra activamente a los funcionarios que intervienen en el desarrollo de

los procedimientos en dicho Departamento.

1.1.2 Formulación

¿La actualización del Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones

Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería del I.S.S. generará una herramienta que

permita simplificar las actividades y operaciones para mejorar la eficacia y eficiencia de

la Institución?

13 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Dirección Jurídica. Resolución 128 del 15 de enero de 1990. Artículo Segundo. P. Carlos Wolf Isaza.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General

Actualizar el Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones

Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería del I.S.S.

1.2.2 Objetivos Específicos

• Recopilar la información relacionada con los procedimientos llevados a cabo en

el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería,

por medio de entrevistas personales y compilación de información general de las

actividades desarrolladas para la estandarización y ejecución del mismo.

• Identificar los procesos que intervienen en el desarrollo de las actividades para

el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería,

a través de las fuentes de información.

1.2.3 Propósito

El levantamiento de información para la actualización del Manual de Procedimientos

para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería

del I.S.S, tiene como fin administrativo hacer de este una acción integral, eficiente y

eficaz capaz de funcionar junto con los objetivos y metas de la Institución14, dando una

solución a los problemas de ejecución y manejo de las operaciones bancarias que

presenta el I.S.S.

14 Ibíd., Considerando.

Se pretende hacer de este manual un recurso de acción para la Institución; posibilitando

y manteniendo las relaciones entre todos los recursos, indicando cuales de estos se

utilizarán para cada actividad en específico; permitiendo que el sistema sea más efectivo

para de esta manera integrar la gestión de calidad en la dinámica diaria los procesos que

se llevan a cabo.

1.2.4 Resultados Esperados

Se espera directamente que el levantamiento de la información para la actualización del

Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la

Gerencia Nacional de Tesorería del I.S.S., podría facilitar la integración del

Departamento con otras dependencias y la estandarización y efectividad en el desarrollo

de sus actividades.

Indirectamente esta investigación, permitirá a otros estudiantes y empresas del estado

ubicar una base descriptiva para la generación de su plan organizacional y

mejoramiento continuo.

1.3 JUSTIFICACIÓN

El Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería, se ha

impuesto la necesidad de cambio y adaptación, para el desarrollo de las funciones

establecidas en la Resolución 4363 de 199515, debido a que día a día se presenta una

mayor exigencia del estado en la actualización de su Manual de Procedimientos para ser

más competitivos de acuerdo con las exigencias de la ley y las normas, así como de las

nuevas regulaciones que aportan a su crecimiento, evitando así inconsistencias en la

ejecución de las operaciones, de igual manera la estandarización de procedimientos se

hace funcional para el desarrollo de una Institución sirviendo de base para definir

directrices, para esto se rige en la norma de calidad NTCGP1000-2004 para empresas

públicas.

El desarrollo de este manual promueve la capacidad de análisis, ofrece lineamientos y

estructura al estudiante y futuro profesional, al permitir el contacto con la realidad, en

una Institución del Estado y todo lo que gira en torno a esta, resolviendo en este caso en

particular problemas como la falta de efectividad, comunicación, ejecución e integración

entre áreas, generando así la actualización del Manual de Procedimientos para el

Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería.

15 Ibíd. , Artículo Segundo..

1.4 DISEÑO METODOLÓGICO

1.4.1 Tipo de Investigación

Para la elaboración de este trabajo, basándonos en los escritos sobre Metodología de la

Investigación Científica de Sampieri16 de el método más adecuado es el descriptivo,

anteriormente explicado pues tiene la ventaja de utilizar informes y documentos

elaborados por otros investigadores en el área; de igual manera en Colombia los

trabajos de grado realizados en su mayoría son descriptivos, por el tipo de investigación

que se pretende desarrollar, es necesario referenciar procesos existentes y

predeterminados, en el sector público, los antecedentes con respecto a los

Procedimientos para el Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería .

1.4.2 Población

Según el libro Estadística de Schaum17 la población se refiere al grupo al cual se hace

referencia el universo a investigar, y esta puede ser finita o infinita, en el desarrollo de

este trabajo se utilizó una población general que abarca el total de los trabajadores de la

Gerencia Nacional de Tesorería del I.S.S y una muestra de 20 funcionarios del

Departamento de Operaciones Bancarias.

16 Sampieri - Metodología de la investigación científica - UCES 17 SPIEGEL, Murria. Estadística serie Schaum. Colombia: Mc Graw Hill, 1996. p. 17.

1.4.3 Método de Investigación

Se identificó este trabajo como de tipo inductivo guiados por el autor Méndez en su

libro, Diseño y Desarrollo de métodos de investigación se denota la necesidad de

identificar el método de investigación18 como:

“el proceso riguroso, formulado de manera lógica que el investigador debe seguir en la

adquisición del conocimiento; fundamentado en diversos métodos”.

La determinación del método de investigación permitió analizar aspectos fundamentales

correspondientes al comportamiento que tienen los funcionarios del área frente a la

situación actual, es decir cuales son sus necesidades y contradicciones; para esto se

definió el método de investigación Inductivo que es la herramienta básica para el manejo

general de la investigación.

1.4.3.1 Método Inductivo. El método Inductivo según Carlos Méndez en su libro

Diseño Desarrollo para proyectos de Investigación19, es aplicable a la investigación

debido a que parte de la observación de fenómenos o situaciones particulares, para este

caso en las actividades desarrolladas en el sector público en lo referente al Manual de

Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional

de Tesorería, analizándolos y haciéndolos más eficientes y estandarizados, partiendo de

la situación del I.S.S.; apoyado en las investigaciones relacionadas con el tema para de

esta manera contrarrestar los problemas presentados en la ejecución de estos procesos.

18 MÉNDEZ ÁLVAREZ, Carlos Eduardo. Diseño y Desarrollo para Proyectos de Investigación. México: Mc. Graw Hill, 1999. p. 125. 19 Ibíd. , p. 127.

1.4.4 Fuentes de Información

1.4.4.1 Fuentes Primarias. Se define como la información oral y escrita que es

recopilada directamente por el investigador a través de relatos o escritos transmitidos

por participantes en un suceso o acontecimiento, según Carlos Méndez20 el desarrollo de

la investigación depende de la información que el investigador debe recoger en forma

directa.

Este trabajo inicia con la observación directa y entrevistas personales a los funcionarios

que se relacionan con los procesos del Manual de Procedimientos para el Departamento

de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería, debido a que es aquí

donde se fundamenta la información que se estructura en el trabajo, con técnicas de

recolección y compilación.

Para esto es necesario describir las principales fuentes de recolección:

Tabla 1 Fuentes primarias de recolección de información.

MÉTODO MODO DE APLICACIÓN FUENTES RESULTADO

Observación Directa.

Consiste en Observar lo que el empleado hace para llevar a cabo su función y además, las condiciones sobre las cuales lo desarrolla.

Al Jefe de área, los funcionarios y todas aquellas personas y actividades que intervienen en el desarrollo de los procesos.

Obtener información de primera mano y lograr una familiarización con las condiciones de trabajo, procesos, actitudes requeridas, equipos y materiales que manejan, con el fin de determinar patrones de trabajo.

20 Ibíd. , p. 132.

MÉTODO MODO DE APLICACIÓN FUENTES RESULTADO

Entrevista Personal

Consiste en obtener todos los datos necesarios mediante preguntas, para este caso entrevistas individuales.

Al Jefe de área, los funcionarios y todas aquellas personas que intervienen en el desarrollo de los procesos.

Se obtiene rápidamente información a bajos costos, obteniendo una perspectiva sobre los deberes y las responsabilidades.

Fuente: Interpretación ajustada del libro Diseño y Desarrollo de Proyectos de

Investigación.

Las fuentes primarias son el método de recolección de información más directo y

confiable, pues permiten un acceso concreto y determinativo a la información requerida.

1.4.4.2 Fuentes Secundarias. Se define como la información escrita que ha sido

recuperada y transcrita por personas que han recibido tal información a través de otras

fuentes descritas por un participante en un suceso o acontecimiento21; las principales

fuentes de información secundaria son versiones de manuales realizadas anteriormente

por cada uno de los funcionarios del Departamento de Operaciones Bancarias y los

conceptos existentes sobre las actividades bancarias y sus objetivos y alcances.

1.4.5 Elaboración y Validación de Instrumentos

Para el Levantamiento de Información para la Actualización del Manual de

Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional

de Tesorera del I.S.S. se estableció una primera fase o actividad que estructura los dos

instrumentos base para recopilar la información; luego de una observación preliminar

aplicada al área y con asesoría directa del Jefe del Departamento de Operaciones

Bancarias se diseñaron y estructuraron los formatos finales a aplicar para la recolección

21 Ibíd. , p.134.

de información dando como resultado un cuestionario y un formato para entrevista

personalizada que se dimensionan de la siguiente manera.

Tabla 2 Instrumentos para recolección de información.

INSTRUMENTO CONTENIDO MODO DE

APLICACIÓN

RESULTADOS ESPERADOS

Hoja de descripción de actividades y

tareas.

Cargo, procedimientos, actividades, métodos y herramientas.

Observación directa en el desarrollo de las actividades.

Obtención de información directa sobre los procedimientos desarrollados en el área, mediante el seguimiento de los procesos desde su inicio hasta su final.

Formato para Entrevista Personal

Nombre, Cargo, tiempo de trabajo en el área, preguntas clave sobre el desarrollo de las funciones y tareas, conocimiento sobre los procesos manejados en el área; como se desarrollan los procesos, riegos latentes que identifica, como mejorar los procedimientos, identificación de cambios durante los últimos años y tecnología aplicada en los procesos.

Entrevista personal con el funcionario, charla espontánea y tiempo donde habla libremente sobre las actividades y tareas que maneja.

Información detallada sobre los procesos y actividades desarrolladas en cada proceso y tareas llevadas a cabo por cada funcionario que interviene en los mismos. Información fundamental sobre la mejora y las necesidades de los procesos.

Fuente: Diseño e Interpretación de los autores Angélica Melo y Luisa Fernanda Rozo

De acuerdo a lo estructurado en los instrumentos relacionados, (VER ANEXOS B:

HOJA DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES y C: FORMATO PARA

ENTREVISTA PERSONAL Págs. 198 y 199) y la aplicación de los mismos se

permitió la recopilación de información adicional de aspectos inherentes al desarrollo de

los procesos del área y las exigencias de estos para lograra efectividad en el puesto de

trabajo.

1.4.5.1 Validación de Instrumentos. Para la adecuada validación de los instrumentos

de recolección de información, se realizo una prueba piloto con 4 funcionarios, los

cuales son los más antiguos y con mayor experiencia del área en compañía del Jefe del

Departamento de Operaciones Bancarias, donde se evalúo la funcionalidad de los

instrumentos, arrojando como resultado la consecución del objetivo de la prueba,

demostrar que el diseño de la entrevista y las preguntas están acorde a las necesidades de

información requerida y el formato para el seguimiento de cada proceso es funcional en

la obtención de la información; de la misma manera se obtuvo la formalización de los

instrumentos por parte del Jefe del Departamento para así lograr el recaudo de la

información necesaria para estructurar el manual.

2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

Este trabajo se desarrollo en su totalidad en el Instituto de Seguros Sociales,

específicamente para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia

Nacional de Tesorería, por lo cual es necesario identificar aspectos fundamentales de

dicha Institución como lo son su recorrido histórico, misión, visión, valores y funciones

lo que permite un conocimiento global del I.S.S. y la importancia de este en el entorno

empresarial; para esto se tomo como referencia la página Web del Instituto de Seguros

Sociales y la fundamentación de la plataforma estratégica expuesta allí; en segunda

instancia se maneja información relevante del Manual de Procedimientos para el

Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería que

comprende su misión, visión, valores y funciones, tomado fielmente de la plataforma

estratégica de la Gerencia para dar así referencia al objeto de estudio.

2.1 IDENTIFICACIÓN DEL I.S.S. (INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES)

Para establecer una visión global de los fundamentos y antecedentes del I.S.S. se toma

como referencia la pagina Web del Instituto22, así como libros que ilustran los

principales acontecimientos que enmarcan el contexto evolutivo del Seguro Social, su

Plataforma estratégica así como la estructura organizacional y que enmarque el proceso

de modernización que se lleva a cabo para fortalecer su imagen Institucional. (Ver

ANEXO E Información Institucional del ISS. Pág. XXX)

2.1.1 Reseña Histórica

El primer proyecto de ley dirigido a implementar los seguros sociales en el país fue

presentado a consideración del senado en 1929, por el Ministro de Industria José

Antonio Montalve, quien impulso la creación de una caja de seguros de trabajo, a la cual

estaban obligados a afiliarse todas las personas de uno y otro sexo residentes en

Colombia, cuyos ingresos se generaran de los emolumentos derivados de su propio

trabajo. El 27 de Agosto de 1930 el Presidente Enrique Olaya Herrera aprobó la

convención sobre seguros contra enfermedades de los trabajadores de la Industria,

comercio y Servicio Domestico, entre 1935 y 1942, fueron presentados 34 proyectos

para crear la caja de seguros sociales pero todos fracasaron23.

22 Página Web: www.iss.gov.co, INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 23 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Evolución Histórica del I.S.S., 1949-1989. Bogotá: I.S.S., 1989. p. 47-49.

Tabla 3 Hechos Relevantes en la Historia del Seguro Social

FECHAS REPRESENTATIVAS DEL ISS

DESCRIPCIÓN DE EVENTOS

Creación del Instituto de Seguros Sociales (ICSS) Comienzos de la década de los 40

• El Ministro de Trabajo y Prevención social, Adán Arriaga Andrade, presento en 1945 al senado de la Republica, el Proyecto de Ley por la cual se establecía en Colombia, el Seguro social Obligatorio.

• La ley contenía 6 Capítulos y 84 Artículos; paralelamente fue creado el Ministerio de higiene por medio de la Ley 27 de 1946.

• Rudolph Metalle, propuso la creación por medio del decreto 2402 del 17 de julio de 1947, del Departamento Nacional de Seguros sociales entidad dependiente del Ministerio de Seguros sociales.

• Fue establecido legalmente el Instituto colombiano de Seguros Sociales mediante el Decreto 2347 de 1948.

El ICSS se convierte en ISS. Decreto Ley 1650, en desarrollo de la Ley 12 de 1977

• Cambió el nombre al Instituto colombiano de Seguros Sociales (ICSS) por el Instituto de Seguros Sociales (ISS) como se le conoce en la actualidad.

• Se le dio unidad legal al Instituto, asignando tareas específicas a la Dirección General; se separo la estructura financiera de los riesgos Económicos y de salud.

• Se aplicó una reforma de personal y se evito la duplicidad de funciones existentes hasta entonces entre el ISS y el sistema Nacional de Salud24.

La Gran Reforma de la Seguridad Social: Constitución de 1991. Constitución Política de 1991

• El artículo 48 de la carta establece: “La seguridad social es un derecho público de carácter obligatorio que se prestara bajo la dirección y control del Estado, en su gestión a los Principios de Eficiencia, Universalidad y Solidaridad en los términos que establezca

24 Ibíd., p. 61-63.

FECHAS REPRESENTATIVAS DEL ISS

DESCRIPCIÓN DE EVENTOS

la Ley. • Se le garantiza a todos lo habitantes el

derecho irrenunciable de a la Seguridad Social.”25 .

El Instituto Hoy. Ley 100 de 1993

• La administración opto por introducir una serie de correctivos, con el objeto de recuperar la imagen institucional en el campo Nacional e Internacional y responder a quienes provocaron el debilitamiento y hasta la desaparición definitiva de Instituto como consecuencia a la apertura a la competencia con entidades del Sector Privado.

• El organismo centro todos sus esfuerzos en la adopción de medidas inmediatas dirigidas al logro de metas de organización financiera, calidad en los servicios, freno a la corrupción y soporte a la productividad empresarial. Todo esto se resume en un gran plan de trasformación Institucional Todavía en Marcha26.

• En el año 2003 y de acuerdo con el Decreto 1750 del 26 de junio de 2003 se separan las clínicas y los Centros de Atención Ambulatoria, CAA, del Instituto de Seguros Sociales y se crean 7 Empresas Sociales del Estado (ESE).

• En el área de Salud se separó la función aseguradora de la prestadora. La separación se enfocó a delimitar las funciones de aseguramiento que debe tener la EPS.


2.2 IDENTIFICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

BANCARIAS DE LA GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

25 Ibíd., p. 63. 26 Ibíd., p. 69-75.

El Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería, esta

comprometido firmemente a controlar y manejar las operaciones de Giros, Ingresos,

Recaudos, Conciliaciones, Nómina, Contabilidad y Soporte Administrativo debido a que

son de vital importancia para la prestación del servicio y la definición de los principales

aspectos que corresponden a la Gerencia Nacional de Tesorería, que se fundamenta en la

plataforma estratégica corporativa de la misma y sostiene27:

3. MARCO CONCEPTUAL

En este marco se aplican los conceptos más relevantes al objeto de investigación,

definiendo claramente la terminología de la siguiente manera:

Definiciones Básicas:

En primera instancia, y como marco de referencia se precisa aclarar algunos términos.

Proceso:

Secuencia de acciones u operaciones repetitivas y sistemáticas mediante las cuales

convertimos una entrada en una salida, que es un producto, bien o servicio

predeterminado que agrega valor hacia los clientes.

27 GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA. Plataforma Estratégica Corporativa. Gerencia Nacional de Tesorería. 31 de enero del 2000.

• Repetitivo:

o Acciones /operaciones consecutivas

o Realizadas de manera Similar

o Con determinada periodicidad.

• Acciones/Operaciones:

o Actividades observables y definibles.

o Asociadas a un proceso.

Para su ejecución se requiere mano de obra, materiales, máquinas, métodos, medidas,

medio ambiente, planeación, equipos médicos, protocolos, capacitación. SATISFACER

EL CLIENTE

Cualquier proceso (Macro, medio, operativo o de gestión) puede pasar a ser denominado

proceso clave o crítico cuando esté relacionado intrínsecamente con la consecución de

las prioridades estratégicas de la organización.

Macroproceso:

Los procesos, a su vez, se pueden agrupar en Macroprocesos, teniendo en cuenta que

cumplan propósitos afines y exprese una cadena de adición de valor completa. Esta

agrupación suele coincidir con las principales funciones de la organización, o expresan

de forma resumida la misión de dichas funciones y deben estar claramente identificados

en el mapa de la Organización.

Subproducto

Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos, únicamente con el propósito de

facilitar el levantamiento de la información. De todas maneras, si se establecen

subprocesos, estos deben satisfacer adecuadamente la definición de proceso, es decir,

que sean secuencias de actividades, relacionadas lógicamente, permitiendo lograr un

resultado que agrega valor hacia los clientes.

• Actividades:

o Parte o partes de un proceso.

o Secuencias ordenas de tareas.

• Tareas

o Trabajos concretos a realizar

o Instrucciones específicas

Producto:

Es el resultado de una actividad específica (física o mental), o de un proceso; pueden ser

bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).

Es a través de los productos como se construyen las relaciones internas y externas (al

puesto de trabajo, al área y a la organización).

Los productos (bienes o servicios) son el punto de partida del análisis de los procesos.

Clientes – Usuarios:

Son los destinatarios de los esfuerzos, es decir, aquellas personas, área u organización,

que reciben los productos y a los cuales se satisface a través de respuestas a sus

necesidades y expectativas.

Es decir, nuestro cliente es:

• Quien recibe el impacto de nuestra actividad.

• El siguiente en el proceso.

Cliente Externos: Ajenos a nuestra organización.

• Directos: Reciben y utilizan nuestros servicios / productos

• Indirectos: Reciben el impacto de nuestra productos/ servicios, pero no

necesariamente los utilizan.

Cliente Interno: Personas, grupos o procesos de la Institución que requieren como

insumo el producto del proceso descrito y en consecuencia la calidad de este producto

afecta la capacidad y calidad del desarrollo de aquellos.

Indicadores:

Instrumento de cuantificación o medida que determinan el rendimiento contra requisitos

válidos del cliente y que por lo tanto miden la calidad, es decir, nuestra habilidad para

satisfacer las expectativas del cliente.

Las características de los indicadores: Que sean medibles, verificables, asequibles en su

coste.

Estándar:

Consenso sobre lo que es óptimo en los objetivos, procesos o actividades, documentado

de una manera simple y unificada, que sea conveniente y benéfico para las personas

involucradas. Es la base de comparación o meta a las que se deben hacer seguimiento a

través de los indicadores.

Expectativas:

Conjunto de valores de un bien (producto + servicios) que el cliente espera recibir a

cambio de un precio razonable y cuya adecuación o bondad juzga para decidir entre las

diversas opciones de compra / prestación.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS

Frecuentemente se convive e interactúa con muchos procesos los cuales imprimen la

dinámica a cada organización. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en

constante transformación se encuentra que los procesos:

• Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervención de otro.

• Se interceptan unos con otros y se retroalimentan en forma permanente.

• Se agregan valor entre sí.

• Tienen cabeza o iniciación que puede a su vez ser la finalización o cola de otros.

• Bien ejecutados facilitan la ejecución exitosa de los demás procesos.

• Cruzan líneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con más de una

dependencia.

• Algunos tienen un impacto más alto que otros sobre la organización y los clientes.

CLASIFICACION DE LOS PROCESOS

Surge la necesidad de establecer una clasificación de los procesos teniendo en cuenta su

importancia relativa con base en su contribución al cumplimiento de las políticas del ISS

y sus Unidades de Actividad.

Esta clasificación, teniendo en cuenta la estructura actual del Instituto es la siguiente:

Procesos Claves de la Unidad Estratégica de Actividad

Los Procesos claves están definidos como los procesos inherentes al producto o servicio,

así se caracterizan por:

Surgen en la actividad propia de la unidad

Guardan relación directa con los clientes

Generan de manera autónoma servicios o productos

Son propios de la estructura logística del negocio

Así, serán los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de cada área,

ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el logro de los objetivos.

Ej.: Compensación, Atención en salud.

Procesos Compartidos:

Son vitales para las Unidades Estratégicas pero se ejecutan por las áreas de apoyo

administrativo para más de un área de actividad, ejemplo: recaudo.

Procesos de Soporte:

Apoyan la ejecución de los procesos claves y de los compartidos, ejecutados también

por las áreas de apoyo. Ej.: Contabilidad

Procesos Corporativos:

Procesos comunes a toda la organización, orientados a garantizar el desarrollo armónico

del nivel corporativo y las Unidades de actividad. Ej.: Planeación.

4. MARCO TEÓRICO

A continuación se exponen las principales teorías fundamentadas de acuerdo al enfoque

determinístico; en él, se plasman la teoría de sistemas y sus más importantes premisas,

la teoría de calidad expuesta por sus principales autores, Deming y Juran, finalmente se

realiza un recorrido por los fundamentos de la ingeniería de procesos; con el fin de que

estas bases teóricas permitan tener un punto de partida claro al manejo dado a la

investigación, que se fundamenta en la búsqueda de la calidad y la efectividad en la

ejecución de las tareas mediante los procesos.

4.1 TEORÍA DE SISTEMAS

Cada Organización es un sistema, conformado de diversos elementos, que al integrarse y

relacionarse entre sí conforman una unidad, eficiente y eficaz capaz de funcionar con

características propias28; es por esta razón que se hace fundamental la relación de esta

teoría con la investigación puesto que los procesos son un conjunto de actividades

relacionadas entre sí, que al final producen un resultado; de manera que al

estructurarlos adecuadamente producen resultados. Los procesos se fundamentan en la

teoría de sistemas debido a que esta mantiene un equilibrio entre las entradas, los

procesos y las salidas de igual manera los procesos se componen de estos factores. La

retroalimentación forma parte integral de los sistemas con enfoque a los procesos y

como hacer de estos una herramienta que permita en este caso al Instituto de Seguros

Sociales mejorar las deficiencias en cuanto al Manejo y control de activos Fijos e

Inventarios.

En una época como la actual se hace necesario y dispendioso mantenerse actualizado ya

que los procedimientos y estándares han cambiado significativamente creando nuevos

paradigmas y teorías, sin embargo, “pocos directores de empresas que poseen un sistema

adecuado que satisfaga las necesidades de información exigida por la gerencia interna y

externa. Se hace necesario el manejo de los sistemas dentro de las diferentes gerencias

con el fin de ir acorde con los cambios en el entorno interno y externo facilitando el

desempeño en el trabajo gerencial con el fin de lograr que la organización sea efectiva,

eficiente y eficaz orientados al cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por

la organización.

Esta teoría surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwing Von Bertalonffy,

publicados entre 1950 y 1968., la teoría general de sistemas afirma que las propiedades

de los sistemas no pueden separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema

28 CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. México: Mc. Graw Hill, 2004. p. 767.

se da sólo cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de

sus partes. La TGS se fundamenta en tres premisas básicas29:

1. Los sistemas existen dentro de los sistemas.

2. Los sistemas son abiertos.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

Los sistemas pueden verse como un conjunto de diversos elementos que se encuentran

interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad; el punto clave

esta constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo; puede existir

un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un sistema30.

29 JAMES, Paúl. La Gestión de la Calidad Total: un texto introductorio. España: Prentice Hall, 1997. p. 22-23. 30 Ibíd. , p. 24.

4.1.1 Elementos sistemáticos

El sistema se constituye por una serie de parámetros, los cuales son según afirma

Chiavenato en su libro Introducción a la Teoría General de la Administración31:

• Entrada o insumo (input). Es la fuerza de arranque del sistema, suministrada

por la información necesaria para la operación de éste.

• Salida o producto (output). Es la finalidad para la cual se reunirán los

elementos y las relaciones del sistema.

• Procesamiento o transformador (throughput). Es el mecanismo de conversión

de entradas en salidas.

• Retroalimentación (feedback). Es la función del sistema que busca comparar la

salida con un criterio previamente establecido. Grafica 2 Parámetros de un sistema.

Fuente: Tomada del libro Introducción a la teoría general de la administración p. 775.

31 CHIAVENATO, Op. Cit., p. 775.

El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los

sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que

se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual

como colectivamente.

4.2 TEORÍAS DE CALIDAD

La calidad, es actualmente una de las herramientas más importantes que tiene una

organización para competir en el medio en el cual se desenvuelve; por esta razón las

entidades del estado no podían quedarse atrás; pues la adopción de un sistema de

calidad permite no solo ir a la par con los cambios, sino ejercer una planeación adecuada

en las actividades desarrolladas. Se hace importante hablar sobre la teoría de calidad ya

que esta permite sostener una idea clara de los beneficios que trae su aplicación en

cuanto a los procesos que son vitales para la misma; pues con estos se da inicio a la

gestión de calidad debido a que permite el trabajo en equipo, reducción de costos y

tiempos en el desarrollo de las labores; del mismo modo se ejerce un control directo en

los procesos para de esta manera ser más productivos enfocando así en la actualización

del manual un recurso que permite disminuir los problemas y aumentar la efectividad.

Sobre las teorías de calidad32, que se presentan en la escuela tradicional; la cual data de

1880 y que fue fundada como primera escuela por Taylor, Fayol y Weber; encontramos

dos autores que estructuran la calidad, Deming y Jurán. La filosofía de calidad de

Deming manifiesta que al estar más capacitado el operario, se obtendrá una producción

de mayor calidad y con menos inconvenientes en el proceso de la misma.

William Edwards Deming, plantea estos catorce puntos para mejorar las empresas y su

administración33.

32 JAMES, Paúl. Gestión de la Calidad Total: un texto introductorio. España: Prentice Hall, 1997. p. 37-38. 33 CERTO, Samuel C. Administración Moderna. Colombia: Quebecor, 2000. p. 509.

1. Hacer constante el propósito de mejorar la calidad

2. Adoptar la nueva filosofía

3. Terminar con la dependencia de la inspección masiva

4. Terminar con la práctica de decidir negocios en base al precio y no en

base a la calidad

5. Encontrar y resolver problemas para mejorar el sistema de producción y

servicios, de manera constante y permanente.

6. Instituir métodos modernos de entrenamiento en el trabajo

7. Instituir supervisión con modernos métodos estadísticos.

8. Expulsar de la organización el miedo

9. Romper las barreras entre departamentos de apoyo y de línea.

10. Eliminar metas numéricas, carteles y frases publicitarias que piden

aumentar la productividad sin proporcionar métodos.

11. Eliminar estándares de trabajo que estipulen cantidad y no calidad.

12. Eliminar las barreras que impiden al trabajador hacer un buen trabajo

13. Instituir un vigoroso programa de educación y entrenamiento

14. Crear una estructura en la alta administración que impulse día a día los

trece puntos anteriores.

La filosofía de calidad de Deming hizo posible revisar las decisiones regularmente, en

lugar de ocasionalmente, analizar resultados durante el proceso y tomar la acción de

control en la fuente de manufactura o de abastecimientos, y, finalmente, detener la

producción cuando fuera necesario.

Para Juran34 la calidad puede tener varios significados, dos de los cuales son muy

importantes para la empresa, ya que estos sirven para planificar la calidad y la estrategia

empresarial. Por calidad Juran entiende como la ausencia de deficiencias que pueden

presentarse como: retraso en las entregas, fallos durante los servicios, facturas

34 Ibíd. , p. 511.

incorrectas, cancelación de contratos de ventas, etc. Calidad es adecuarse al uso. Plantea

3 (tres) puntos clave que se denominaron trilogía de Juran y que exponen:

1. Planeación de la calidad

2. Control de la calidad

3. Mejoramiento de la calidad

Los tres fundamentos se relacionan entre sí, debido a que todo comienza con la

planificación de la calidad. El objeto de planificar la calidad es suministrar a las fuerzas

operativas los medios para obtener productos que puedan satisfacer las necesidades de

los clientes. Una vez que se ha completado la planificación, el plan se pasa a las fuerzas

operativas. Su trabajo es producir el producto. Al ir al proceso, al control de la calidad y

por ultimo el mejoramiento de los procesos.

4.3 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Se definen como el modo y la manera de obrar oportuna, coherente y correctamente,

forma, lugar, tiempo. Costo y calidad, con el fin de materializar las políticas, estrategias

y normas en un proceso transformador aplicable e a la gestión empresarial o

Institucional; con los procedimientos se establece el comienzo, el transcurrir y la

culminación de un actividad cualquiera su razón de ser, es la de diseñar para materializar

y visualizar mediante simbologías35 . Para graficar y visualizar procedimientos y ser

traducidos a los diferentes diagramas, deben utilizarse simbologías accesibles, es decir

que sean comprensibles y especialmente entendible, fáciles de leer, asimilar e

interpretar, tanto por usuarios internos como por usuarios y clientes externos.

35 AMAYA FORERO, Mónica Alexandra. Organización y Diseño de Manuales de Procedimiento de las Áreas funcionales de Aduanes Ltda. Tesis de Grado. Universidad de la Salle. Bogotá. 2000.

4.3.1 Manual de Procedimientos

La mejora y/o rediseño de los procesos, significa optimizar la efectividad y la

eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para

responder a las contingencias. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de

estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales.

La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben

esforzarse en hacer las cosas siempre bien desde la primera vez. Para conseguirlo, una

empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos y

necesidades de los clientes internos bien definidos, expectativas y establecimiento del

grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y

herramientas de mejora estadística.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que

contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,

funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se

realizan en una organización así como el levantamiento de la información Los

esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer

y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo

contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y

desperdicio de recursos. Así mismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, basado

en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para

mantener una línea de acción uniforme.

Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras

de la información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física.

Para recaudar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una

combinación de las técnicas de recopilación; para el objeto de estudio el I.S.S. ha

desarrollado una guía de mejoramiento de procesos aplicable a la Institución (VER

ANEXO D: GUIA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DEL I.S.S Pág. 200);

teniendo como propósito fundamental armonizar y agrupar las actividades de tal manera

que faciliten su ejecución. Siendo el fin último la obtención de un Manual de

Procedimientos que elimine las tareas innecesarias, redistribuya las cargas de trabajo,

aumente la productividad permitiendo homogenizar las actividades.

5. MARCO DE REFERENCIA

A continuación se enmarcan aspectos fundamentales relativos al plan de mejoramiento

desarrollado por el Instituto de Seguros Sociales, pretendiendo dar cumplimiento a los

requerimientos exigidos por los entes de control a las entidades públicas en materia de

calidad; fundamentado en la norma de Calidad NTC GP1000-2004, que pretende

orientar acerca de la gestión de calidad, el control interno y el desarrollo administrativo.

Igualmente se enfatiza en la importancia de desarrollar procesos y procedimientos

basados en los parámetros establecidos en la guía de mejoramiento de procesos del I.S.S.

que permiten dar forma al Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería. Por último se menciona el

marco normativo donde se encuentran leyes, normas decretos y circulares tanto internas

como externas que rigen la Institución y los procesos desarrollados por la Gerencia.

5.1 PROGRAMA DE MEJORAMIENTO

Los programas de mejoramiento son instrumentos indispensables para procurar el buen

uso de los recursos públicos y garantizar la eficacia de los procesos36; hoy en día , se

hace necesario que los procedimientos se encuentren actualizados, debido a que los

estándares cambian constantemente generando nuevos paradigmas; aunado a esto los

cambios tan fuertes que ha tenido la tecnología ha originado la necesidad de aplicar el

modelo de sistemas en las Instituciones del estado con el fin de estar a la vanguardia con

los nuevos acontecimientos, facilitando así el desempeño en el desarrollo de las

actividades.

36 Página Web: www.gestiopolis.com,. Gestiopolis.

Cualquier tipo de organización pública o privada, se orienta en mantener

sistemáticamente ventajas competitivas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una

determinada posición en el entorno en el cual se desenvuelven, para esto se apoyan en la

calidad total pues esta hace necesario el estudio de los procesos y procedimientos, todo

dentro de planes de mejoramiento continuo; lo que significa perfeccionar los estándares

esperando incrementar la productividad; la mejora en los procesos, optimizar la eficacia

y la eficiencia, reforzando los mecanismos internos para responder a las eventualidades.

El manejo de procesos es un reto para las Instituciones del estado ya que hace necesario

mantener una cultura organizacional basada en la excelencia y el control adecuado de

los recursos. Además de dar cumplimiento a los requerimientos efectuados por la

Administración Pública y los diferentes organismos de control.

5.1.1 Programa de Mejoramiento de Procesos del I.S.S.

El Instituto de Seguros Sociales carece de un sistema de información que permita hacer

uso más eficiente de los recursos, dificultando así la toma de decisiones. Por lo cual la

Contraloría General de la República mediante la Resolución Orgánica 5580 de mayo del

2004 reglamenta la metodología de los planes de mejoramiento, dentro de la cual se

establece el Plan de Mejoramiento de Procesos, el cual responde a la actualización de

estos, con el fin de reducir tiempos, actividades y tareas; orientados a incrementar la

eficiencia, eficacia haciendo de la Institución un ente competitivo.

Dentro del plan de Mejoramiento del I.S.S37., establece para cada área acciones

correctivas en cuanto a los problemas de control interno; para esto enfatizan la necesidad

de ejecutar el plan de mejoramiento de procesos debido a que carecen de métodos y

procedimiento documentados y actualizados lo cual dificulta el rendimiento y la

medición de resultados en las mismas; este trabajo referencia el programa de

mejoramiento de procesos y control interno para la Gerencia Nacional de Bienes y

Servicios, específicamente en el levantamiento y actualización del Manual de 37 Página Web: www.iss.gov.co, INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES.

Procedimientos para Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones

Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería.

5.2 NORMAS TÉCNICAS DE CALIDAD; NTC-GP1000-2004 E ISO 9000-9001-

9004

La norma NTC-GP1000-2004; relaciona los parámetros de correspondencia a otras

normas de gestión de calidad, control interno y sistemas de desarrollo administrativo

enfatizando como lo son la ISO 9000, 9001 y 9004, por esta razón se hace importante

generar una comparación entre las mismas ya que se pretende orientar a las entidades

sobre la complementariedad del sistema de gestión de la calidad respecto a los sistemas

de control interno y de desarrollo administrativo. Las correspondencias presentadas son

de carácter genérico y, por lo tanto, es posible que algunas no se hayan identificado.

Una correspondencia indica una complementariedad o coincidencia entre los

elementos, de carácter total o parcial, la cual debe ser entendida desde el ámbito

específico de cada sistema38.

38 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad para Entidades del Estado. Bogotá: ICONTEC, 2004. p. 42. (NTC-GP1000)

Las normas de calidad NTCGP1000-200439 y la ISO9000-9001-900440, hacen referencia

a la estructuración de calidad en procesos y mejoramiento continuo sus fundamentos se

ven reflejados en el recuadro que se presenta a continuación:

Tabla 3 Comparativo normas técnicas de calidad.

NORMA NTC-GP1000-2004 NORMA TECNICA DE CALIDAD PARA ENTIDADES DEL ESTADO

NORMA ISO 9000-9001-9004 NORMA TECNICA DE CALIDAD

Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza sobre la importancia de: a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos. b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor. c) la obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso. d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS Los principios del sistema de gestión de la calidad se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales de la función pública. Se han identificado los siguientes principios de gestión de la calidad, que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeño:

1. Organización orientada al cliente. 2. Liderazgo 3. Participación activa de los

Norma ISO 9000 : Describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología de los sistemas de gestión de la calidad Norma ISO 9001 : Especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización quenecesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de su aplicación y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente Norma ISO 9004: Proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas Norma ISO 19011: Proporciona orientación relativa a las auditorias de sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental PRINCIPIOS DE GESTION DE LA CALIDAD

39 Ibíd. , p. 52. 40 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Serie ISO. Bogotá: ICONTEC, 2000. (ISO 9000-9001-9004)



servidores públicos o particulares que ejercen las funciones públicas

4. Enfoque del proceso 5. En foque Sistema para la gestión 6. Mejoramiento Continuo. 7. Enfoque basado en hechos toma de

decisiones 8. Relaciones mutuamente benéficas

con los proveedores y bienes y/o servicios.

9. Coordinación cooperación y articulación.

REQUISITOS GENERALES La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de esta norma. La entidad debe: a) Identificar los procesos que le permiten cumplir la misión que se le ha asignado. b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos. c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes, d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. e) Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos. f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. g) Identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen

Regla o creencia integral para dirigir y operar una organización orientada a mejorar su desempeño continuamente y a largo plazo, mediante el centramiento en los clientes y el direccionamiento hacia las necesidades de las partes interesadas se fundamenta en:

1. Compromiso del personal 2. Sistema para la administración 3. Relaciones mutuamente benéficas

con los proveedores. En comparación con la norma NTC-GP1000-2004 tiene en común los numerales 1, 2, 4, 6, 7. REQUISITOS GENERALES NORMA ISO 9001 Los requisitos de esta norma son los mismos que figuran en la NTC-GP1000-2004, hasta el literal f), puesto que el literal g) aplica sólo para las entidades estatales. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

1. Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.

2. Manual de calidad. Debe incluir: • Alcance del sistema de

gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión

• Los procedimientos documentados establecido para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los



funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada entidad. La entidad debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de la presente Norma. GESTIÓN DOCUMENTAL La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. b) un manual de la calidad. c) los procedimientos documentados requeridos en esta Norma. d) los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. e) los registros requeridos por esta Norma

mismos • Una descripción de la

interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.

3. Procedimientos documentados requeridos por la Norma Internacional

• Control de documentos “Norma Cero”

• Control de Registros • Control del producto no

conforme • Auditorias Internas de

calidad • Acciones correctivas • Acciones preventivas

4. Documentos necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos.

Fuente: Interpretación ajustada de la norma técnica de calidad para empresas públicas NTC

GP100-2004.

La elaboración del comparativo anteriormente presentado, muestra claramente que la

NTC GP1000-2004 es una norma de aplicación genérica y no es su propósito establecer

uniformidad en la estructura y documentación del sistema de gestión de la calidad de las

entidades, puesto que reconoce que éstas están influenciadas por diferentes marcos

legales, objetivos, estructuras, tamaños, necesidades, procesos y productos y/o servicios

que suministran. Así mismo como base para su elaboración se tomaron referencias

generales de la serie ISO 9000:2000 sobre gestión de la calidad41.

En esta medida, la implementación de la presente norma permite el cumplimiento de la

norma internacional ISO 9001:2000, puesto que ajusta la terminología y los requisitos de

ésta a la aplicación especifica en las entidades. Sin embargo, la presente norma integra

requisitos y conceptos adicionales a los del estándar ISO. Por lo cual para el desarrollo

de este trabajo se tomara de referencia la NTC GP1000-2004 puesto que se aplica a

empresas del estado y que en su normatividad aplica todos los parámetros de calidad que

se requieren para el establecimiento de procesos y procedimientos.

5.3 MARCO NORMATIVO

A continuación se refleja el compendio de normas, decretos y resoluciones, tanto

externas como internas relacionadas con el levantamiento y actualización del Manual

de Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia

Nacional de Tesorería del I.S.S.

41 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Op. Cit. p. 52.

5.3.1 Disposiciones para la Gerencia Nacional de Tesorería

En lo que respecta al área de Operaciones Bancarias existen las siguientes

reglamentaciones vigentes y bajo las cuales se elaboró el Manual de Procedimientos

objeto de estudio:

Tabla 4 Marco Legal para Operaciones Bancarias.

Unidad de Negocio Vicepresidencia Financiera Dependencia: Gerencia Nacional de Tesorería Departamento o Sección Departamento de Operaciones Bancarias Fecha

PROCESO Operaciones Bancarias FUENTE JURÍDICA

DEL PROCESO (NOMBRE, NÚMERO Y

FECHA)

DESCRIPCIÓN

Circular 0021de 1995 Instrucciones sobre información de cheques

Circular 1995

Instructivo para el control de traslado de fondos. Instructivo sobre el control de registros en libros de bancos. Instructivo para control de extractos bancarios. Instructivo sobre control de ingresos al Instituto. Instructivo sobre control de cumplimiento de pagos. Instructivo sobre control y entrega de cheques.

Circular 1996

Se define el proceso de anulación de cheques. Se dan orientaciones en la elaboración y control de conciliaciones bancarias. Instrucciones sobre registro de cuentas en los boletines de bancos. Por medio de la cual se define la distribución de los reintegros pensionales.

Circular 200 de 1998 Se define el manejo de cuentas corrientes y de ahorro.

Circular 80 de 2000 Se instruye sobre el pago de obligaciones por abono a cuenta.

Circular 115 de 2000 Se instruye sobre pago a proveedores por abono a cuenta.

Circular 163 de 2000 Se instruye sobre el control de órdenes de cumplimiento a las entidades financieras.

Unidad de Negocio Vicepresidencia Financiera Dependencia: Gerencia Nacional de Tesorería Departamento o Sección Departamento de Operaciones Bancarias Fecha

PROCESO Operaciones Bancarias FUENTE JURÍDICA

DEL PROCESO (NOMBRE, NÚMERO Y

FECHA)

DESCRIPCIÓN

Circular 171 de 2000 Se define el manejo de exigibilidades por descuentos de nomina, otros aportes y autoliquidaciones.

Circular 3171 de 2000 Instrucciones para centralización de pagos.

Circular 3191 de 2000 Instrucciones para pago de descuentos nominas de pensionados.

Circular 0679 de 2001 Procedimiento para el pago de cheques expedidos por el ISS a través del Banco de Occidente.

Circular 3264 de 2001 Diligenciamiento consignaciones fondo de vivienda.

Circular 3032 de 2001 Ingreso de dinero producto de venta de bienes dados de baja, papel inservible y multas por sanciones disciplinarias.

Circular 0217 de 2001 Embargos por pagos pendientes.

Circular 0143 de 2001 Pago de nominas abono en cuenta.

Circular 707 de 2001 Establecimientos de comercio, contratos y abonos en cuenta.

Circular 706 de 2001 Consignaciones cuentas del nivel nacional.

Circular 009 de 2001 Pago de autoliquidación mensual de aportes al ISS y reporte de información.

Fuente: Dirección Jurídica Nacional

5.3.2 Disposiciones internas

En la siguiente tabla se mencionan las principales disposiciones internas que competen

al Instituto de Seguros sociales en materia de ejecución de los planes de mejoramiento y

la actualización de procesos y procedimientos:

Tabla 5 Disposiciones internas.

DISPOSICIONES INTERNAS

No NORMA DESCRIPCION

1 Resolución No. 128 (15/01/96) Por la cual se organiza y se autoriza el funcionamiento de unas secciones y se fijan sus funciones.

2 Circular No. 408 (13/02/01) Se estipulan las directrices generales del programa de mejoramiento de procesos.

Fuente: Dirección Jurídica del I.S.S.

En las disposiciones internas y externas se establecen las directrices que enmarcaron el

desarrollo de la investigación, dando los lineamientos necesarios para la obtención del


Gerencia Nacional de Tesorería, acorde a los requerimientos exigidos por la ley a

entidades del estado.

6. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN PARA EL DISEÑO DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

En este capítulo se realiza un recorrido por el manejo dado a la información lo cual

permitió dar forma definitiva al Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional Tesorería del Instituto de Seguros

Sociales; en primer lugar se ilustra el proceso realizado para contextualizar la

información; por último se expone el análisis de la información, lo cual nos dará como

resultado final la identificación de procesos a documentar los cuales fundamentaran el

manual.

6.1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Dentro del cronograma y planeación propuesta para el desarrollo de la investigación, se

estructuró la fase de recolección de información que a su vez se divide en tres

actividades fundamentales; dentro de la primera actividad se estableció el diseño y

formalización de los instrumentos de recolección de información teniendo en cuenta el

objetivo a alcanzar y las necesidades de información requerida, lo que arrojó como

resultado la obtención y validación de instrumentos para recolectar información por

parte del Departamento; en la segunda actividad se planteo la aplicación de los

instrumentos como una versión preliminar que sirviera para el análisis general de la

información y la estructuración de los procedimientos actuales de tal manera que se

aplicaron los dos instrumentos, el primer formato la hoja de descripción de actividades

se aplico a cada uno de los funcionarios y las actividades que desarrolla, así

consecutivamente se aplico la entrevista personal a cada funcionario arrojando al

comparar los dos formatos las necesidades del área y los posibles procesos que en esta se

desarrollan así como la manera más eficaz de llevarlos a cabo; por último se planteo por

medio de la observación y apoyado en el seguimiento de los procesos una confirmación

de información mediante el manual vigente anteriormente que aunque no fue muy

funcional para el objetivo permitió fundamentar las necesidades del área para de esta

manera generar en forma definitiva la información que fue necesaria para llegar a

estructurar los procesos a levantar y actualizar.

6.2 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS A

DOCUMENTAR

Para lograr identificar plenamente los procesos documentados en el Manual de


Nacional de Tesorería del I.S.S., se realizó una integración de la información recolectada

mediante los formatos aplicados y con base en el manual anteriormente vigente para este

Departamento, se realizo un paralelo general de necesidades y procesos que se verán

reflejados en el documento final sintetizado de la siguiente manera:

Tabla 6 Análisis de información y procesos a documentar.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y

TAREAS DESARROLLADAS

HALLAZGO

MEDIDAS PREVENTIVAS

O CORRECTIVAS

PROCESO A DOCUMENTAR

El Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería, ejerce control y registro sobre los ingresos de recursos financieros al ISS.

El Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería, maneja el registro de los Ingresos, lo que en ocasiones genera un doble registro y repetición de actividades por inconsistencias en la información. De la misma manera requería del manejo de la clasificación de ingresos generando problemas de información con el Departamento de Giros.

La Gerencia cuenta con el aplicativo TRANSER para que el registro de los ingresos fuera más simple. Lo que implico que se redujera el registro a ingresar en la Gerencia solo los Recaudos a servicios y las reposiciones.

1. Consignaciones Bancarias

2. Consignaciones de Ingresos sobre las cuentas del Nivel Nacional

3. Consignaciones directas autorizadas



HALLAZGO

MEDIDAS PREVENTIVAS

O CORRECTIVAS


No se maneja un adecuado control de los movimientos de ingresos y/o giros en servicio.

Elaboración de cuadros control individuales por responsable y formatos certificados para el movimiento de los ingresos y/o giros.

1. Recibos de Caja 2. Arqueo de Caja 3. Cheques

devueltos 4. Desembargos o

remanentes judiciales

Se debe actualizar el procedimiento de los recaudos para de esta manera ejercer control sobre los mismos.

Actualizar los procesos de Recaudo de Aportes por Fondo de Solidaridad y Planilla Unificada

1. Aportes por Casilla 35 y Cupones

El Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería controla los aportes que efectúan afiliados al Instituto del seguro Social y permite efectuar el traslado de los valores recaudados.

No se tiene un procedimiento para la verificación de los ingresos en el banco y lo contabilizado en las áreas de instituto.

Estructuración para el control y registro de las operaciones pertinentes.

1. Conciliación de

cuentas de Compensación

El Departamento de Operaciones Bancarias realiza giros para cubrir las diferentes obligaciones financieras del ISS.

Se deben realizar en cuentas e instituciones bancarias distintas e individualizar los conceptos, esto para garantizar el cumplimiento de las obligaciones en todas las unidades de negocio.

La Contraloría General de la República junto a la Presidencia del I.S.S. decidió que los procesos por Responsabilidad de cualquier tipo deben estar en dirección de la Gerencia

1. Cancelación de Ordenes de Pago a Proveedores

2. Pago a Proveedores en Moneda Extranjera

3. Pago de Viáticos al Interior

4. Pago de Viáticos al Exterior

5. Pago descuentos



HALLAZGO

MEDIDAS PREVENTIVAS

O CORRECTIVAS


Financiera. de Nomina de Activos y Jubilados

6. Pago Retefuente 7. Emisión y

Control de Ordenes de Cumplimiento o Transferencia a Entidades bancarias

8. Actas de Anulación

9. Pago Nómina

El Departamento de Operaciones Bancarias lleva a cabo diferentes diligencias necesarias para sus actividades.

El Departamento debe realizar diferentes trámites documentales ante diferentes entidades.

Los trámites de documentos anteriormente mencionados no son una operación bancaria, pero por su importancia, requieren de estructuración en un proceso.

1. Apertura de Cuentas Bancarias

2. Actualización de Firmas en Cuentas bancarias

3. Requerimientos Tributarios solicitados por la DIAN o Autoridad Tributaria.

4. Informe SUSPERSALUD

5. Entrega de Certificados de Obligaciones Tributarias


El paralelo anterior muestra detalladamente las falencias presentadas por el

Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería en cuanto

al desarrollo de sus actividades y funciones, debido a la desactualización del manual de

procedimientos que se encontraba en vigencia anteriormente, pues este muestra

procesos que ya no son manejados y otros que no funcionan de la manera que allí se

presentan; lo que traía como consecuencia una serie de errores que generaban retrasos en

la realización de las actividades cuando ingresaban funcionarios nuevos o se presentaban

dudas y no era posible aclararlas con un funcionario experto.

Lo anterior llevó a la necesidad de levantar la información necesaria para actualizar los

procedimientos generando un documento final que sirva como herramienta de gestión y

que funcione como una filosofía de calidad expresada en el Manual de Procedimientos

para la Gerencia Nacional de Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería.

6.3 ANÁLISIS DE RESULTADOS

Se realizó una encuesta sobre la importancia del Levantamiento y actualización del

Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias a tres (3)

funcionarios de la Seccional de Cundinamarca. El formato fue el siguiente:

ENCUESTA

1. ¿Cree usted que un Manual de Procedimientos es útil en el Departamento de

Operaciones Bancarias? SI___ NO___

2. ¿El Manual de Procedimientos de Operaciones Bancarias le aporta positivamente

al desempeño de su cargo? SI___ NO___

3. ¿El Manual de Procedimientos en el Departamento de Operaciones Bancarias

puede mejorar la coordinación de las actividades de todos los funcionarios del

área? SI___ NO___

4. ¿El Manual de Operaciones Bancarias mejora la eficiencia y la eficacia en los

procesos? SI___ NO___

5. ¿Cree Usted que el Manual de Operaciones Bancarias aporta para el

cumplimiento de las metas y objetivos del área? SI___ NO___

6. ¿El Manual de Operaciones Bancarias estaría acorde para el óptimo

cumplimiento del Plan de Mejoramiento del ISS? SI___ NO___

7. ¿Cree usted que el Manual de Operaciones Bancarias mejora el sentido de

pertenencia de cada funcionario por su puesto de trabajo conllevándolo a su

realización personal y laboral? SI___ NO___

6.3.1 TABULACIÓN DE RESULTADOS Gráfica 3 Presentación de Resultados de la Encuesta

1. ¿Cree usted que un Manual de Procedimientos es útil en el Departamento de Operaciones Bancarias?

SI

NO

2. ¿El Manual de Procedimientos de Operaciones Bancarias le aporta positivamente al desempeño de su

cargo?

SI

NO

3. ¿El Manual de Procedimientos en el Departamento de Operaciones Bancarias puede mejorar la coordinación de las

actividades de todos los funcionarios del área?

SINO

4. ¿El Manual de Operaciones Bancarias mejora la eficiencia y la eficacia en los procesos?

SINO

5. ¿Cree Usted que el Manual de Operaciones Bancarias aporta para el cumplimiento de las metas y objetivos del

área?

SI

NO

6. ¿El Manual de Operaciones Bancarias estaría acorde para el óptimo cumplimiento del Plan de Mejoramiento del

ISS?

SI

NO

7. ¿Cree usted que el Manual de Operaciones Bancarias mejora el sentido de pertenencia de cada funcionario por

su puesto de trabajo conllevándolo a su realización personal y laboral?

SI

NO

La mayoría de las preguntas fueron aceptadas por los funcionarios entrevistados que

veían en la elaboración del Manual de Operaciones Bancarias una oportunidad de

mejora en las actividades del área y una posible solución a los inconvenientes

financieros que presenta la entidad en la actualidad.

En las preguntas que fueron contestadas por la mayoría de forma negativa (números 2,

4, 5 y 7), los funcionarios argumentaron que para el correcto desempeño, la eficacia y

eficiencia en los procesos, el cumplimiento de los objetivos y metas y la creación de

sentido de pertenencia en los empleados, no es fundamental la elaboración de un

Manual, sino una combinación de otros elementos administrativos de control interno.

7. CONCLUSIONES

Con el Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias de la

Gerencia Nacional de Tesorería, se ejecuto el plan de mejoramiento de procesos, trazado

por la Vicepresidencia Financiera, acatando los términos exigidos por la Contraloría

General de la Republica en materia de control interno además de dar cumplimiento a los

requerimientos efectuados por la Administración Pública.

Luego de aplicar los instrumentos diseñados para recolectar la información, se logro

detectar las falencias en materia de control interno, en cuanto al desarrollo de

actividades y tareas, pues las áreas trabajan bajo lineamientos disgregados lo que

dificulta el establecimiento de acciones correctivas disminuyendo la eficacia y eficiencia

del Departamento de Operaciones Bancarias y por tanto la productividad de la

Institución.

Los planes de mejoramiento son un recurso organizacional necesario para procurar el

buen uso de los recursos públicos y garantizar la eficacia de los procesos; por esta razón

se hace indispensable la implementación del sistema de gestión de calidad, permitiendo

así la estandarización en los procesos y el incremento en la productividad; aportando al

crecimiento y reconocimiento del Instituto de Seguros Sociales en el país.

El desarrollo del Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones

Bancarias, ayudó en la solución de problemas como la falta de comunicación e

integración entre áreas; permitiendo la eliminación de actividades innecesarias e

ineficientes; incentivando la productividad y el buen clima organizacional;

constituyéndose en un referendo para la misma.

8. RECOMENDACIONES

El Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones Bancarias, debería

ser divulgado y adoptado de igual manera a nivel seccional pues no es solo una guía si

no una herramienta que permite el buen desarrollo de las actividades y procura el buen

manejo de las operaciones bancarias garantizando la eficacia de los procesos.

Es importante que el Manual de Procedimientos sea actualizado en forma permanente o

sistémica de acuerdo a las necesidades y cambios en cuanto al manejo y control de las

operaciones bancarias ya que la globalización exige cambios continuos y el Instituto de

Seguros Sociales debe estar preparado para adaptarse a estos cambios.

En opinión de un experto: “Aunque son bien conocidas las bondades de que existan

unos procesos claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados a todo nivel,

también es muy común conocer empresas que no los tienen o si los tienen lo le prestan

la importancia que le merece y peor aun, no alcanzan a reconocer que muchos de los

problemas de la empresa tienen origen en la falta de la implementación de estos

procedimientos, o una mala implementación de los existentes.

Es más común de lo que se cree, en el caso de empresas relativamente grandes y

posicionadas en el mercado, que la información no fluye como debiera aunque se

tengan costosos software. Dichas compañías se enorgullecen en decir que tienen los

mejores software del mercado, pero sin embargo son innumerables los casos en que en

estas empresas con costosos software, costosos sistemas de computo y veloces redes, la

velocidad de circulación de la información, de los procesos internos y la calidad de la

información recuperada no siempre es de la calidad que sus directivos espera. No

siempre lo más costoso es lo mejor. En ocasiones es preferible un sistema menos

sofisticado pero con un grupo de empleados que a todo nivel de la organización,

incluyendo sus dueños, están convencidos de la importancia de los procesos, los

métodos y la información que manejan, puede ser un sistema mucho mas ágil y la

calidad de la información mucho mas alta, por lo tanto la capacidad de reacción de esta

empresa ante cambios en el mercado es alta en momentos críticos. Es así como los

peces chicos se pueden comer a los mas grandes y feroces, pues estos suelen ser mas

organizados y suelen tener la información adecuada en el momento clave y mantenerse

preparados para el cambio”42.

CASO INTERNACIONAL: Laboratorios - Manual de procedimiento para la

Vigilancia de los Serotipos y Resistencia Antimicrobiana de Streptococcus

pneumoniae y Haemophilus influenzae, SIREVA II

En los países de la Región participantes en la red SIREVA II43 (Sistema de redes de

Vigilancia de los Agentes bacterianos responsables de Neumonía y Meningitis) hay un

manifiesto interés por mejorar tanto la vigilancia de las cepas circulantes y la resistencia

de las mismas a los antimicrobianos, como de promover el desarrollo de vacunas

idóneas y el uso racional de los antimicrobianos. La consolidación de los esfuerzos

realizados en el pasado incluye el fortalecimiento de los laboratorios en la

implementación sostenible del sistema de gestión de la calidad, el establecimiento de un

sistema periódico de supervisión y la sistematización tanto del control de calidad interno

como de la evaluación externa del desempeño que aseguren la confiabilidad de los

resultados obtenidos para la toma adecuada de decisiones. La implementación del

sistema de gestión de calidad requiere de una indispensable sensibilización del personal

de laboratorio bajo el liderazgo de sus directivos, una metodología claramente definida y

el poder de decisión que permita instaurar una verdadera cultura de higiene-seguridad-

calidad en nuestro ambiente de trabajo. Con el fin de armonizar la metodología en la red,

estandarizar los procesos de evaluación, reducir el envío de cepas y optimizar los

42 Jailer Amaya Correa -Gerente de Perforación de E.V.C. - Colombia 43 Fuente: www.paho.org

recursos disponibles que permiten dar más autonomía a los países, se propone un nuevo

manual de procedimientos para la red SIREVA

El plan de gestión desarrollado por el I.S.S. debería preocuparse no solamente por la

calidad en los procesos, si no por implementar normas que fortalezcan la gestión en la

misma, involucrando conciencia social y ambiental con la adopción de las normas ISO

14000.

Sería conveniente que el Instituto de Seguros Sociales, adoptara indicadores de gestión

propios que midan el impacto de los procesos y los niveles de riesgo de los mismos, para

de esta manera ejercer un control continuo que permita disminuir los errores y aumentar

la gestión de calidad.

Por último se recomienda que el Instituto de Seguros Sociales, promueva la adquisición

e implementación de tecnología que facilite el desarrollo de los procesos, ejerciendo

control interno, permitiendo la estandarización y generando así una ventaja competitiva

que garantice su posicionamiento en el sector de la salud.

GLOSARIO

TESORERIA: Para la elaboración de este manual se entenderá por Manual de


Nacional de Tesorería el conjunto de principios, normas y procedimientos que

intervienen directamente en el proceso de administración de los recursos públicos, es

decir, la percepción y recaudación, así como su canalización hacia la cancelación de las

obligaciones.

ADMINISTRACIÓN: Proceso de diseñar u mantener un ambiente en que las personas

trabajen juntas para lograr propósitos eficientes y seleccionados44.

CALIDAD: Capacidad de un conjunto de características inherentes a un producto,

sistema o proceso, para cumplir los requisitos de clientes y otras partes interesadas45.

A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios que conviene

reflejar en cuanto su evolución histórica. Para ello, describiremos cada una de las etapas

el concepto que se tenía de la calidad y cuáles eran los objetivos a perseguir46.

Tabla 7 Evolución del concepto de calidad


Artesanal

Hacer las cosas bien

independientemente del coste o

esfuerzo necesario para ello.


o Satisfacer al artesano,

por el trabajo bien

44 KOONTZ, Harold y WEIHRICH Heinz. Administración una Perspectiva Global. México: Mc. Graw Hill, 1998. p. 777. 45 CANTÚ DELGADO, Humberto. Desarrollo de una Cultura de Calidad. México: Mc. Graw Hill, 1997. p. 5. 46 Fuente: Página Web www.monografias.com


hecho

o Crear un producto

único.

Revolución

Industrial

Hacer muchas cosas no importando

que sean de calidad

(Se identifica Producción con

Calidad).

o Satisfacer una gran

demanda de bienes.

o Obtener beneficios.

Segunda Guerra

Mundial

Asegurar la eficacia del armamento

sin importar el costo, con la mayor y

más rápida producción (Eficacia +

Plazo = Calidad)

Garantizar la disponibilidad

de un armamento

eficaz en la cantidad y

el momento preciso.

Posguerra

(Japón) Hacer las cosas bien a la primera

o Minimizar costes

mediante la Calidad

o Satisfacer al cliente

o Ser competitivo

Postguerra

(Resto del

mundo)

Producir, cuanto más mejor

Satisfacer la gran demanda

de bienes causada por

la guerra

Control de

Calidad

Técnicas de inspección en

Producción para evitar la salida de

bienes defectuosos.

Satisfacer las necesidades

técnicas del producto.

Aseguramiento

de la Calidad

Sistemas y Procedimientos de la

organización para evitar que se

produzcan bienes defectuosos.


o Prevenir errores.

o Reducir costes.

o Ser competitivo.

Calidad Total Teoría de la administración

empresarial centrada en la

o Satisfacer tanto al

cliente externo como


permanente satisfacción de las

expectativas del cliente.

interno.

o Ser altamente

competitivo.

o Mejora Continua.

o S.G.C.

Esta evolución nos ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una

mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la

sociedad, y cómo poco a poco se ha ido involucrando toda la organización en la

consecución de este fin. La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los

requisitos esenciales del producto sino que en la actualidad es un factor estratégico clave

del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su

posición en el mercado sino incluso para asegurar su supervivencia.

COORDINACIÓN: Proceso de armonizar todas las actividades de una organización,

facilitando el trabajo y los resultados.

CONTROL: Medición y corrección del desempeño con el objeto de asegurar que se

estén cumpliendo tanto los objetivos de la empresa, como los planes elaborados para

lograrlos47.

CONTROL CORRECTIVO: Actividad manual o automática que al ejecutarse en el

proceso registra una desviación que se ha presentado en una etapa anterior del proceso, y

permite continuar con su desarrollo o ejecución.

47 FLORÉZ ARMBULA, Iván. Control Integral de Gestión. Colombia: Panamericana, 2004. p. 319.

CONTROL DETECTIVO: Actividad manual o automática que al operar o ejecutarse

en el proceso avisa inmediatamente se presenta la desviación que se ha previsto debe

registrar, pero deja proseguir la ejecución de la actividad o tarea, dejando la huella.

CONTROL PREVENTIVO: Actividad manual o automática que al ejecutarse en el

proceso registra inmediatamente las desviaciones o acciones anormales y evita que se

continúe con el proceso hasta tanto la actuación se ejecute como ha sido prevista.

DIAGRAMAS DE FLUJO: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se

muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que

intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer

mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en

forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones,

lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos

y/o gráficos simplificados.

EFICACIA: Capacidad para determinar los objetivos adecuados “Hacer lo indicado”.

EFICIENCIA: Capacidad para reducir el mínimo de los recursos usados para alcanzar

los objetivos de la organización “hacer las cosas bien”.

GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad48.

MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una

determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos

seleccionados y fácilmente localizables

48 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad para Entidades del Estado. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP-1000)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene información válida y

clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una

organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan

especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones

secuénciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de proceso

(hoja de ruta, flujograma), describe los procedimientos administrativos en los cuales

intervienen los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Cada

descripción de procedimiento debe incluir los estándares de calidad definidos por la

entidad para garantizar la accesibilidad, oportunidad y seguridad del servicio49.

MEJORAMIENTO CONTINUO: Es un conjunto de conceptos, procedimientos y

técnicas mediante las cuales la empresa debe buscar el mejoramiento continuo en todos

sus procesos productivos y de soporte a la operación. El mejoramiento continuo se da a

través de todas las acciones diarias por más pequeñas que sean, que permiten que los

procesos y la compañía en su conjunto sean más competitivos50.

NORMA: Aquello que debe cumplirse por estar así establecido, ordenado o convenido.

Modelo o ejemplo51.

PLANES DE MEJORAMIENTO: Conjunto de proyectos y programas mediante los

cuales la entidad promotora de salud, se compromete en un proceso de Mejoramiento

Continuo de la Calidad de sí misma y de las instituciones prestadoras de servicios de su

propiedad.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados52.

49 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Guía para el Mejoramiento de Procesos. Bogotá: I.S.S., 2000. p. 25. 50 CANTÚ DELGADO, Humberto. Desarrollo de una Cultura de Calidad. México: Mc. Graw Hill, 1997. p. 348. 51 Ibíd. , p. 320.

PROCEDIMIENTO: Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para

la realización de un proceso o tarea53.

PROCESAMIENTO: Es el núcleo del sistema transforma las entradas en salidas. Lo

constituyen sistemas especializados en procesar cada clase de recurso o insumo recibido

por el sistema.

SISTEMA: Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí,

capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente.

Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.

TAREA O ACTIVIDAD: Son componentes de los procesos, y son la mas pequeña

acción ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado, en

general son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un

resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas.

Toda actividad es específica y observable, además debe contener un verbo y un

sustantivo

VALOR AGREGADO: Margen equivalente, homogéneo que beneficia su realización, complementación o implementación54.

52 FLORÉZ ARMBULA, Iván. Control Integral de Gestión. Colombia: Panamericana, 2004. p. 320. 53 Ibíd. , p. 320. 54 Ibíd. , p. 322.

BIBLIOGRAFIA

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Procedimiento de las Áreas funcionales de Aduanes Ltda. Tesis de Grado. Universidad

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Graw Hill, 1997. 369 p.

CERTO, Samuel C. Administración Moderna. Colombia: Quebecor, 2000. 599 p.

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México: Mc. Graw Hill, 2004. 1056 p.

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2004. 379 p.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma

Técnica de Calidad para Entidades del Estado. Bogotá: ICONTEC, 2004. 52 p. (NTC-

GP1000)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Serie

ISO. Bogotá: ICONTEC, 2000. (ISO 9000-9001-9004)

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Dirección Jurídica. Resolución 4363 de 1995.

Por la cual se organiza y autoriza el funcionamiento de unos Departamentos y se fijan

sus funciones

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Evolución Histórica del I.S.S. 1949-1989.

Colombia: I.S.S. 1989; 111 p.

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Guía para el Mejoramiento de Procesos.

Bogotá: I.S.S., 2000. 35 p.

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Dirección Jurídica. Resolución 128 del 15 de

enero de 1990.

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Seguro Social para Siempre. Bogotá:

Relaciones. Corporativas y Comunicaciones 1997. 80 p.

JAMES, Paul. La gestión de la calidad total: un texto introductorio. España: Prentice

Hall, 1997. 315 p.

MÉNDEZ ÁLVAREZ, Carlos Eduardo. Diseño y Desarrollo para Proyectos de

Investigación. México: Mc. Graw Hill, 1999. 154 p.

Página Web: www.gestiopolis.com, Gestiopolis.

Página Web: www.iss.gov.co, INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES.

SPIEGEL, Murria. Estadística serie Schaum. Colombia: Mc Graw Hill, 1996. 357 p.

ANEXO A

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

MANUAL DE PROCESOS DE OPERACIONES BANCARIAS

BBooggoottáá,, NNoovviieemmbbrree ddee 22000055

TABLA DE CONTENIDO introducción 1. OBJETIVOS…………………………………………………………………………………..........2

1.1. Objetivos Generales........................................................................................... 2 1.2. Objetivos Específicos ........................................................................................ 2

2. AMBITO DE APLICACIÓN ……………………………………………………………………..3 3. FORMALIZACIÓN DEL MANUAL…………………………………………………………….3 4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL……………………………………………3 5. DEFINICIONES………………………………………………………………………………………4 6. SIMBOLOGÍA UTILIZADA……………………………………………………………………..7 7. RELACIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS………………………………..9 8. MARCO NORMATIVO……………………………………………………………………………13 9. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS …………………………………………………………15

9.1. Proceso 1 Ingresos ........................................................................................... 15 9.2. Proceso 2 Recaudos ......................................................................................... 16 9.3. Proceso 3 Giros................................................................................................ 16 9.4. Proceso 4 Nomina............................................................................................ 17 9.5. Proceso 5 Soporte Administrativo ................................................................... 18 9.6. Proceso 6 Contabilidad Operaciones Bancarias .............................................. 19 9.7. Proceso 7 Conciliaciones ................................................................................. 19

RREELLAACCIIÓÓNN DDEE CCUUAADDRROOSS CCUUAADDRROO 11.. IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOCCEESSOOSS CCUUAADDRROO 22.. MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO CCUUAADDRROO 33.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..11.. CCUUAADDRROO 44.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..11.. CCUUAADDRROO 55.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..22 CCUUAADDRROO 66.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..22.. CCUUAADDRROO 77.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..33 CCUUAADDRROO 88.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..33 CCUUAADDRROO 99.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..44 CCUUAADDRROO 1100.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..44 CCUUAADDRROO 1111.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..55 CCUUAADDRROO 1122.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..55 CCUUAADDRROO 1133.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..66 CCUUAADDRROO 1144.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..66 CCUUAADDRROO 1155.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..77 CCUUAADDRROO 1166.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 11..77

CCUUAADDRROO 1177.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 11 CCUUAADDRROO 1188.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..11 CCUUAADDRROO 1199.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..11 CCUUAADDRROO 2200.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..22 CCUUAADDRROO 2211.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..22 CCUUAADDRROO 2222.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..33 CCUUAADDRROO 2233.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..33 CCUUAADDRROO 2244.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..44 CCUUAADDRROO 2255.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 22..44 CCUUAADDRROO 2266.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 22 CCUUAADDRROO 2277.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..11 CCUUAADDRROO 2288.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..11 CCUUAADDRROO 2299.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..22 CCUUAADDRROO 3300.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..22.. CCUUAADDRROO 3311.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..33 CCUUAADDRROO 3322.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..33 CCUUAADDRROO 3333.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..44 CCUUAADDRROO 3344.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..44 CCUUAADDRROO 3355.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..55 CCUUAADDRROO 3366.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..55 CCUUAADDRROO 3377.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..66 CCUUAADDRROO 3388.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..66 CCUUAADDRROO 3399.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..77 CCUUAADDRROO 4400.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..77 CCUUAADDRROO 4411.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..88 CCUUAADDRROO 4422.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 33..88 CCUUAADDRROO 4433.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 33 CCUUAADDRROO 4444.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 44..11 CCUUAADDRROO 4455.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 44..11 CCUUAADDRROO 4466.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 44.. CCUUAADDRROO 4477.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..11 CCUUAADDRROO 4488.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..11 CCUUAADDRROO 4499.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..22 CCUUAADDRROO 5500.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..22.. CCUUAADDRROO 5511.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..33 CCUUAADDRROO 5522.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..33 CCUUAADDRROO 5533.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..44 CCUUAADDRROO 5544.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..44 CCUUAADDRROO 5555.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..55 CCUUAADDRROO 5566.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..55 CCUUAADDRROO 5577.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..66 CCUUAADDRROO 5588.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..66

CCUUAADDRROO 5599.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..77 CCUUAADDRROO 6600.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..77 CCUUAADDRROO 6611.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..88 CCUUAADDRROO 6622.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..88 CCUUAADDRROO 6633.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..99 CCUUAADDRROO 6644.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..99 CCUUAADDRROO 6655.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..1100 CCUUAADDRROO 6666.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 55..1100 CCUUAADDRROO 6677.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 55 CCUUAADDRROO 6688.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 66..11 CCUUAADDRROO 6699.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 66..11.. CCUUAADDRROO 7700.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 66..22 CCUUAADDRROO 7711.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 66..22 CCUUAADDRROO 7722.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 66 CCUUAADDRROO 7733.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..11 CCUUAADDRROO 7744.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..11 CCUUAADDRROO 7755.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..22 CCUUAADDRROO 7766.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..22 CCUUAADDRROO 7777.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..33 CCUUAADDRROO 7788.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..33 CCUUAADDRROO 7799.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..44 CCUUAADDRROO 8800.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..44 CCUUAADDRROO 8811.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..55 CCUUAADDRROO 8822.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..55 CCUUAADDRROO 8833.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..66 CCUUAADDRROO 8844.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..66 CCUUAADDRROO 8855.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..77 CCUUAADDRROO 8866.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL SSUUBBPPRROOCCEESSOO 77..77 CCUUAADDRROO 8877.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS PPRROOCCEESSOO 77 AANNEEXXOOSS AANNEEXXOO 11 AACCTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE OOTT AANNEEXXOO 22 CCAARRTTAA DDEE OORRDDEENN DDEE CCAANNCCEELLAACCIIÓÓNN DDEE CCUUEENNTTAASS AANNEEXXOO 33 CCAARRTTAA RREELLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSIIGGNNAACCIIOONNEESS AANNEEXXOO 44 CCAARRTTAA RREEMMIISSOORRIIAA DDEE TTAARRJJEETTAASS AANNEEXXOO 55 CCOOMMPPRROOBBAANNTTEE DDEE CCOONNSSIIGGNNAACCIIÓÓNN AANNEEXXOO 66 CCOONNCCIILLIIAACCIIÓÓNN CCUUEENNTTAA DDEE CCOOMMPPEENNSSAACCIIÓÓNN AANNEEXXOO 77 CCUUAADDRROO CCOONNTTRROOLL DDEE NNÓÓMMIINNAA AANNEEXXOO 88 CCUUAADDRROO PPAARRAA DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN PPOORR PPEENNSSIIOONNEESS AANNEEXXOO 99 DDEERREECCHHOO DDEE PPEETTIICCIIÓÓNN AANNEEXXOO 1100 EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMEE CCOONNSSOOLLIIDDAADDOO AANNEEXXOO 1111 EEXXTTRRAACCTTOO BBAANNCCOO DDEE OOCCCCIIDDEENNTTEE AANNEEXXOO 1122 FFOORRMMAATTOO DDEE CCOOMMPPEENNSSAACCIIÓÓNN

AANNEEXXOO 1133 IINNFFOORRMMEE AA FFIISSAALLUUDD AANNEEXXOO 1144 IINNFFOORRMMEESS DDEE RREECCAAUUDDOOSS AANNEEXXOO 1155 IINNFFOORRMMEE DDEE TTRRAASSLLAADDOOSS DDEE EENNTTIIDDAADDEESS RREECCAAUUDDAADDOORRAASS AANNEEXXOO 1166 IINNFFOORRMMEE RREECCAAUUDDOO PPLLAANNIILLLLAA UUNNIIFFIICCAADDAA AANNEEXXOO 1177 IINNFFOORRMMEE VVAALLOORREESS RREECCAAUUDDAADDOOSS AANNEEXXOO 1188 OOFFIICCIIOO PPAARRAA EENNTTIIDDAADDEESS FFIINNAANNCCIIEERRAASS SSOOBBRREE

AACCTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE FFIIRRMMAASS AAUUTTOORRIIZZAADDAASS AANNEEXXOO 1199 OOFFIICCIIOO RREEMMIISSOORRIIOO AA LLAA DDIIRREECCCCIIÓÓNN JJUURRÍÍDDIICCAA AANNEEXXOO 2200 RREEGGIISSTTRROO EENN AARRCCHHIIVVOO DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE CCHHEEQQUUEESS DDEEVVUUEELLTTOOSS AANNEEXXOO 2211 RREEPPOORRTTEE DDEE TTRRAASSLLAADDOO CCAASSIILLLLAA 3355 AANNEEXXOO 2222 RREEPPOORRTTEE DDEE TTRRAASSLLAADDOOSS DDEE CCUUPPOONNEESS AANNEEXXOO 2233 SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE DDEEVVOOLLUUCCIIÓÓNN DDEE TTÍÍTTUULLOOSS VVAALLOORREESS

INTRODUCCIÓN

CCOONN EELL FFIINN DDEE CCOONNTTRRIIBBUUIIRR AA LLAA DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE LLAASS DDIIFFEERREENNTTEESS

FFAALLLLAASS EEXXIISSTTEENNTTEESS EENN LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS PPAARRAA AASSÍÍ PPOODDEERRLLAASS RREEMMEEDDIIAARR DDEE

UUNNAA MMAANNEERRAA PPRROONNTTAA YY OOPPOORRTTUUNNAA,, AANNTTEESS DDEE QQUUEE SSEE SSUUSSCCIITTEENN PPRROOBBLLEEMMAASS

QQUUEE PPUUEEDDAANN AAFFEECCTTAARR LLAA PPRROODDUUCCTTIIVVIIDDAADD DDEE LLAA EEMMPPRREESSAA,, SSEE HHAA

EELLAABBOORRAADDOO UUNN MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS UUSSAANNDDOO IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN

SSUUMMIINNIISSTTRRAADDAA PPOORR LLAA GGEERREENNCCIIAA NNAACCIIOONNAALL DDEE TTEESSOORREERRÍÍAA.. LLAA EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE UUNN MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS SSEE LLOOGGRRAA MMEEDDIIAANNTTEE

LLAA RREECCOOLLEECCCCIIÓÓNN DDEE DDAATTOOSS RREELLEEVVAANNTTEESS EENN LLOOSS DDIIFFEERREENNTTEESS

DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOOSS,, YY SSIIEENNDDOO AASSEESSOORRAADDOOSS PPOORR LLAASS DDIIRREECCCCIIOONNEESS DDEE

AAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAA YY PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN CCOORRPPOORRAATTIIVVAA,, QQUUIIEENNEESS

PPRROOPPOORRCCIIOONNAANN LLAASS TTÉÉCCNNIICCAASS NNEECCEESSAARRIIAASS PPAARRAA EELL LLOOGGRROO DDEE LLOOSS

OOBBJJEETTIIVVOOSS PPRROOPPUUEESSTTOOSS..

11.. OOBBJJEETTIIVVOOSS El presente Manual de Procesos busca dotar al Departamento de Operaciones Bancarias de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los procesos con eficiencia, eficacia y economicidad.

11..11.. OObbjjeettiivvooss GGeenneerraalleess

− Describir las acciones a realizar por el Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería.

− Suministrar información sobre 39 diferentes procesos desempeñados en el Departamento de Operaciones Bancarias con el fin de contribuir al mejor desempeño de las actividades por parte de los usuarios antiguos y los que ingresen en periodos posteriores.

11..22.. OObbjjeettiivvooss EEssppeeccííffiiccooss

−− DDEEFFIINNIIRR YY DDEESSCCRRIIBBIIRR LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS DDEE LLAA EESSTTRRUUCCTTUURRAA BBÁÁSSIICCAA

OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNAALL YY SSUUSS RREESSPPOONNSSAABBLLEESS,, EESSTTAABBLLEECCIIEENNDDOO LLAASS FFUUNNCCIIOONNEESS YY RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS DDEE CCAADDAA UUNNOO DDEE EELLLLOOSS..

−− EESSTTAABBLLEECCEERR LLOOSS PPEERRFFIILLEESS DDEE LLOOSS RREESSPPOONNSSAABBLLEESS EENN CCAADDAA UUNNOO DDEE LLOOSS

PPRROOCCEESSOOSS,, DDEEFFIINNIIEENNDDOO LLOOSS RREEQQUUIISSIITTOOSS PPAARRAA CCAADDAA UUNNOO,, AA FFIINN DDEE CCOONNTTAARR CCOONN PPEERRSSOONNAALL IIDDÓÓNNEEOO EENN EELL DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE OOPPEERRAACCIIOONNEESS BBAANNCCAARRIIAASS

− Establecer los requerimientos básicos para el desarrollo de los

procesos tanto en conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico.

− Establecer los lineamientos metodológicos para el desarrollo de las

actividades del departamento de Operaciones Bancarias generados como instrumento que dará cumplimiento a los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.

− Constituir un instrumento idóneo para suministrar información y

definir con mayor precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del Departamento de Operaciones Bancarias a los beneficiarios de la Gerencia Nacional de Tesorería.

22.. AAMMBBIITTOO DDEE AAPPLLIICCAACCIIÓÓNN

El presente Manual está dirigido a todas dependencias del Instituto en todo el país, que desarrollen los procesos aquí presentados. La utilización y el acatamiento de los lineamientos contemplados en este Manual es responsabilidad de todas las áreas y por tanto, se debe velar desde las instancias directivas como operativas, por la correcta y completa aplicación de los procedimientos y actividades que aquí se describen. 33.. FFOORRMMAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL MMAANNUUAALL El presente Manual de Procesos ha sido adoptado oficialmente por la Presidencia del ISS con base en lo establecido en la Resolución número XXXXX de XXX y debe ser difundido y aplicado por todos los funcionarios y servidores que participan en el proceso. 44.. MMAANNEEJJOO YY CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN DDEELL MMAANNUUAALL

El Manual es de uso privado del Instituto, copias de él sólo están localizadas en las áreas pertinentes y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas. Las modificaciones o ajustes que se convenga deban ser incorporados, son de responsabilidad exclusiva del Departamento Nacional de Operaciones Bancarias, en consecuencia, cualquier modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada ante este departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una descripción de las tareas que en lo sucesivo se adoptarían. Las actualizaciones se harán por medio de circulares reglamentarias de la Presidencia del ISS y se deben sustituir, eliminar o adicionar las hojas según se indique. Al nivel de Seccionales en todo el país, contarán con una copia en medio magnético a fin de facilitar la consulta. Toda actualización será formalizada mediante envío de nuevo medio.

55.. DDEEFFIINNIICCIIOONNEESS EENN PPRRIIMMEERRAA IINNSSTTAANNCCIIAA,, YY CCOOMMOO MMAARRCCOO DDEE RREEFFEERREENNCCIIAA SSEE PPRREECCIISSAA AACCLLAARRAARR AALLGGUUNNOOSS TTÉÉRRMMIINNOOSS..

5.1.1 Actividades Son acciones de corto plazo con las cuales se desarrolla y ejecuta una estrategia, e implica la asignación de recursos y la medición de resultados. 5.1.2 Archivo CNcs- SS.AA Es útil para la consignación de ingresos sobre las cuentas del nivel nacional. Código Nacional, Código Seccional, semana y año. 5.1.3 Arqueo El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. 5.1.4 Calidad Capacidad de un conjunto de características inherentes a un producto, sistema o proceso, para cumplir los requisitos de clientes y otras partes interesadas. 5.1.5 CND Centro Nacional de Documentación que está en el Departamento Nacional de Conciliaciones. En esta área se graba mensualmente la información de las autoliquidaciones. 5.1.6 Contabilidad Para la elaboración de este manual se define la contabilidad como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el funcionamiento de una empresa estatal determinada.

5.1.7 Control Medición y corrección del desempeño con el objeto de asegurar que se estén cumpliendo tanto los objetivos de la empresa, como los planes elaborados para lograrlos. 5.1.8 Formato SNS – EF 06 – Bancos Formato diseñado directamente por la Superintendencia de Salud para los reportes trimestrales.

5.1.9 FOSYGA Sigla que significa Fondo de Solidaridad y Garantías la cual es la entidad que regula los ingresos de la Seguridad social. 5.1.10 GNT – DOB Sigla institucional utilizada en la descripción de actividades que significa Gerencia Nacional de Tesorería – Departamento de Operaciones Bancarias. 5.1.11 Mensaje SWIFT Es la confirmación de las cartas de crédito. 5.1.12 Negocio Unidad Son entes en los cuales esta dividido el Instituto del Seguro Social a saber, salud, pensión, riesgos y administración.

5.1.13 Norma Aquello que debe cumplirse por estar así establecido, ordenado o convenido. Modelo o ejemplo. 5.1.14 OP Sigla utilizada para Orden de Pago, documento utilizado para hacer efectivos los pagos.

5.1.15 Optimizar Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad. Aprovechar un bien o cosa bajo su aspecto más favorable. 5.1.16 OT Es una orden de transferencia, se asimila a un cheque para que sea abonado en cuenta de un tercero. Es una orden escrita que se le da al banco para que traslade en forma electrónica recursos de la cuentas del ISS a cuentas de terceros. 5.1.17 Partida Conciliatoria Hace referencia a un pendiente que queda en el extracto y no esta registrado en el libro contable.

5.1.18 Política De Calidad Intenciones y dirección Global de una organización relativas a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección.

5.1.19 Procedimiento

Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea.

5.1.20 Responsabilidad Es la obligación que tiene todo servidor público o contratista de responder por los daños, deterioro o pérdidas ocasionados sobre las operaciones que le han sido entregados para su control y manejo. 5.1.21 SEBRA Es el Sistema Electrónico del Banco de la República por medio del cual se realizan los traslados entre cuentas.

5.1.22 Tesorería Para la elaboración de este manual se entenderá por tesorería el conjunto de principios, normas y procedimientos que intervienen directamente en el proceso de administración de los recursos públicos, es decir, la percepción y recaudación, así como su canalización hacia la cancelación de las obligaciones. 5.1.23 Transfer Es uno de los recursos de red utilizados entre las dependencias a nivel nacional para compartir archivos. 5.1.24 TS (Traslado Sebra) Traslado de dinero a las diferentes entidades financieras realizado vía Sebra.

5.1.24 Unidad Ejecutora Es aquella que ordena el pago o giro que la Tesorería debe realizar.

−− 66.. SSIIMMBBOOLLOOGGÍÍAA UUTTIILLIIZZAADDAA

−− −−

La descripción y el alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el presente manual se describen a continuación.

−− −− −− CCOONNVVEENNCC

IIÓÓNN −− DDEESSCCRRIIPPCCIIOONN

−− −−

−− TTEERRMMIINNAALL:: IINNDDIICCAA LLAA IINNIICCIIAACCIIÓÓNN OO TTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE UUNN PPRROOCCEESSOO OO SSUUBBPPRROOCCEESSOO..

−− −− AA −− −− −− −− −− −− BB

−− OOPPEERRAACCIIÓÓNN:: SSÍÍMMBBOOLLOO AA,, RREEPPRREESSEENNTTAA LLAA AACCCCIIÓÓNN NNEECCEESSAARRIIAA PPAARRAA TTRRAANNSSFFOORRMMAARR UUNNAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN RREECCIIBBIIDDAA OO CCRREEAARR UUNNAA NNUUEEVVAA.. SSEE UUTTIILLIIZZAA PPAARRAA DDEESSCCRRIIBBIIRR EELL TTRRAABBAAJJOO DDEE AAÑÑAADDIIRR IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN AA CCUUAALLQQUUIIEERR DDOOCCUUMMEENNTTOO OO RREEGGIISSTTRROO EEXXIISSTTEENNTTEE RREEAALLIIZZAADDAA MMAANNUUAALLMMEENNTTEE..

−− −− SSÍÍMMBBOOLLOO BB.. SSII EESS AAUUTTOOMMAATTIIZZAADDOO,, EESS DDEECCIIRR,, SSEE AAPPOOYYAA

EENN UUNN AAPPLLIICCAATTIIVVOO OO BBAASSEE DDEE DDAATTOOSS SSIISSTTEEMMAATTIIZZAADDAA.. −− −− DDEECCIISSIIÓÓNN:: IINNDDIICCAA UUNN PPUUNNTTOO DDEENNTTRROO DDEELL FFLLUUJJOO EENN QQUUEE

SSOONN PPOOSSIIBBLLEESS CCAAMMIINNOOSS AALLTTEERRNNAATTIIVVOOSS.. LLAA TTEENNDDEENNCCIIAA EESS AA SSUUPPRRIIMMIIRR CCAADDAA VVEEZZ MMAASS EESSTTEE SSÍÍMMBBOOLLOO,, YYAA QQUUEE SSEE CCOONNSSIIDDEERRAA QQUUEE EELL PPRROOCCEESSOO SSEE DDIISSEEÑÑAA DDEE MMAANNEERRAA PPOOSSIITTIIVVAA,, EESS DDEECCIIRR,, SSEE EEJJEECCUUTTAA CCOOMMOO EESSTTÁÁ PPRREEVVIISSTTOO,, EEVVIITTÁÁNNDDOOSSEE PPRREEGGUUNNTTAASS IINNNNEECCEESSAARRIIAASS..

−− −− −− AA −− −− −− −− BB

−− −− DDOOCCUUMMEENNTTOO:: EELL SSÍÍMMBBOOLLOO AA RREEPPRREESSEENNTTAA CCUUAALLQQUUIIEERR

TTIIPPOO DDEE CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN YY AAPPOORRTTAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN PPAARRAA QQUUEE EESSTTEE SSEE PPUUEEDDAA DDEESSAARRRROOLLLLAARR..

−− −− SSÍÍMMBBOOLLOO BB,, CCUUAANNDDOO EELL DDOOCCUUMMEENNTTOO TTIIEENNEE CCOOPPIIAASS.. −−

−− −− −− RREEFFEERREENNCCIIAA DDEE PPRROOCCEESSOO OO SSUUBBPPRROOCCEESSOO:: CCUUAANNDDOO EENN

EELL DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEELL PPRROOCCEESSOO,, SSEE DDEEBBAA RREEAALLIIZZAARR OOTTRROO PPRROOCCEESSOO OO SSUUBBPPRROOCCEESSOO CCOOMMPPLLEETTOO QQUUEE RREEQQUUIIEERREE SSEERR DDEESSCCRRIITTOO EENN FFOORRMMAA SSEEPPAARRAADDAA,, SSEE UUTTIILLIIZZAARRÁÁ EESSTTEE SSÍÍMMBBOOLLOO IIDDEENNTTIIFFIICCAANNDDOO CCLLAARRAAMMEENNTTEE TTAALL PPRROOCCEESSOO OO SSUUBBPPRROOCCEESSOO.. EENN LLÍÍNNEEAA CCOONNTTIINNUUAA CCUUAANNDDOO EELL

−− CCOONNVVEENNCCIIÓÓNN −− DDEESSCCRRIIPPCCIIOONN

PPRROOCCEESSOO OO SSUUBBPPRROOCCEESSOO SSEE EENNCCUUEENNTTRRAA DDEESSCCRRIITTOO DDEENNTTRROO DDEELL MMAANNUUAALL YY EENN LLÍÍNNEEAA DDIISSCCOONNTTIINNUUAA CCUUAANNDDOO EELL PPRROOCCEESSOO OO SSUUBBPPRROOCCEESSOO NNOOMMBBRRAADDOO PPEERRTTEENNEECCEE AA UUNN MMAANNUUAALL DDIIFFEERREENNTTEE..

−− −− −− AA −− −− −− −− −− −− −− −− −− −− BB −−

−− −− CCOONNEECCTTOORR:: SSÍÍMMBBOOLLOO QQUUEE FFAACCIILLIITTAA LLAA CCOONNTTIINNUUIIDDAADD

DDEE LLAASS RRUUTTIINNAASS DDEE TTRRAABBAAJJOO,, EEVVIITTAANNDDOO LLAA IINNTTEERRSSEECCCCIIÓÓNN DDEE LLÍÍNNEEAASS.. NNOORRMMAALLMMEENNTTEE SSEE IINNDDIICCAA LLAA CCOONNTTIINNUUIIDDAADD DDEE UUNNAA AACCTTIIVVIIDDAADD CCOONN OOTTRRAA MMEEDDIIAANNTTEE LLEETTRRAASS OO NNÚÚMMEERROOSS IINNSSEERRTTOOSS EENN EELL SSÍÍMMBBOOLLOO..

−− −− SSII LLAA CCOONNEEXXIIÓÓNN SSEE HHAACCEE DDEENNTTRROO DDEE LLAA PPÁÁGGIINNAA OO

EENNTTRREE PPÁÁGGIINNAASS SSEE UUTTIILLIIZZAA EELL SSÍÍMMBBOOLLOO AA YY UUNN NNÚÚMMEERROO.. −− −− CCUUAANNDDOO EELL EENNLLAACCEE SSEE DDAA AALL FFIINNAALL DDEE UUNNAA PPÁÁGGIINNAA

CCOONN OOTTRROO PPAASSOO AALL IINNIICCIIOO DDEE LLAA SSIIGGUUIIEENNTTEE,, SSEE UUTTIILLIIZZAA EELL SSÍÍMMBBOOLLOO BB YY UUNNAA LLEETTRRAA..

−− −− −− SSEENNTTIIDDOO DDEE CCIIRRCCUULLAACCIIÓÓNN DDEELL TTRRAABBAAJJOO:: CCOONNEECCTTAA LLOOSS

SSÍÍMMBBOOLLOOSS SSEEÑÑAALLAANNDDOO EELL OORRDDEENN EENN QQUUEE SSEE EEJJEECCUUTTAANN LLAASS DDIISSTTIINNTTAASS AACCTTIIVVIIDDAADDEESS..

A

77.. RREELLAACCIIÓÓNN DDEE MMAACCRROOPPRROOCCEESSOOSS YY PPRROOCCEESSOOSS

−− LLAA MMAATTRRIIZZ DDEE MMAACCRROOPPRROOCCEESSOOSS RREEFFLLEEJJAA LLAA DDEESSAAGGRREEGGAACCIIÓÓNN DDEE EESSTTOOSS PPRROOCCEESSOOSS,, CCOOMMOO SSEE OOBBSSEERRVVAA EENN EELL CCUUAADDRROO 11..

−− −−

CUADRO 1 Unidad de Negocio: Vicepresidencia Financiera

Dependencia: Gerencia Nacional de Tesorería

Departamento o Sección: Departamento de Operaciones Bancarias

Fecha

CÓDIGO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CLIENTE PRODUCTO - RESULTADO

OPERACIONES BANCARIAS INGRESOS Consignaciones Bancarias

Diferentes personas tanto internas, contratistas, proveedores, otras EPS, otros Fondos de Pensiones, otras ARP, otras Mesadas Pensionales no cobradas

Garantía de Recaudo eficiente de conceptos diferentes a cotizaciones

Recibos de Caja

Arqueo de Caja

Consignaciones de Ingresos Sobre las Cuentas del nivel Nacional

Consignaciones Directas Autorizadas

Cheques Devueltos

Desembargos o Remanentes Judiciales

RECAUDOS Aportes por Casilla 35 y Cupones

Áreas estratégicas de negocio: Pensiones; Riesgos Laborales y Salud

Garantía de Recepción de Cotizaciones en forma eficiente

Recaudos de Aportes por Fondo de Solidaridad

Planilla Unificada


Conciliación de Cuentas de Compensación

GIROS Cancelación de Ordenes de Pago a Proveedores

Pago a Proveedores en Moneda Extranjera

Áreas estratégicas de negocio: Pensiones; Riesgos Laborales y Salud

Pago final de las Órdenes de Pago

Pago de Viáticos al Interior

Pago de Viáticos al Exterior

Pago descuentos de Nomina de Activos y Jubilados

Pago Retefuente

Emisión y Control de Ordenes de Cumplimiento o Transferencia a Entidades bancarias

Actas de Anulación

NÓMINA Pago de Nómina

Todos los funcionarios del ISS de Planta, Contratación Civil, Jubilados y Pensionados

Pago Mensual de la Nómina a los funcionarios

SOPORTE ADMINISTRATIVO Apertura de Cuentas Bancarias

Funcionarios y áreas de Negocio

Desarrollo de Actividades que permiten que los procesos tengan los recursos necesarios y a tiempo.

Actualización de Firmas en Cuentas Bancarias

Cancelación de Cuentas Bancarias

Requerimientos Tributarios solicitados por la DIAN o Autoridad Tributaria

Derechos de Petición


Custodia de Títulos Valores

Devolución de Títulos Valores

Informe SUPERSALUD

Elaboración Certificados para Declaración de Renta

Entrega de Certificados de Obligaciones Tributarias

CONTABILIDAD DE OPERACIONES BANCARIAS Registro de Operaciones Bancarias

Departamento Nacional de Contabilidad del ISS

Reportes eficientes al Departamento de todas las operaciones de Tesorería

Embargos a Cuentas Bancarias

CONCILIACIONES Elaboración de Conciliaciones Bancarias Área de Operaciones Bancarias

Verificación de lo que está en libros contra extractos

Control de Conciliaciones Elaboradas

Depuración de Partidas Conciliatorias

Control Entrega de Extractos

Seguimiento a Entidades Bancarias

Régimen Subsidiado

Conciliación de Cuentas de Recaudo ANEXOS:

88.. MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO

LLAASS NNOORRMMAASS IINNTTEERRNNAASS YY EEXXTTEERRNNAASS QQUUEE AAFFEECCTTAANN EELL DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEE LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS DDEELL DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE OOPPEERRAACCIIOONNEESS BBAANNCCAARRIIAASS SSEE OOBBSSEERRVVAANN EENN EELL CCUUAADDRROO 22..

CUADRO 2.

Unidad de Negocio Vicepresidencia Financiera CÓDIGOS Dependencia: Gerencia Nacional de Tesorería Departamento o Sección Departamento de Operaciones Bancarias Fecha PROCESO FUENTE JURÍDICA DEL

PROCESO (NOMBRE, NÚMERO Y

FECHA) DESCRIPCIÓN ANEXOS

Circular 0021de 1995 Instrucciones sobre información de cheques

Circular 1995

Instructivo para el control de traslado de fondos. Instructivo sobre el control de registros en libros de bancos. Instructivo para control de extractos bancarios. Instructivo sobre control de ingresos al Instituto. Instructivo sobre control de cumplimiento de pagos. Instructivo sobre control y entrega de cheques.

Circular 1996

Se define el proceso de anulación de cheques. Se dan orientaciones en la elaboración y control de conciliaciones bancarias. Instrucciones sobre registro de cuentas en los boletines de bancos. Por medio de la cual se define la distribución de los reintegros pensionales.

Circular 200 de 1998 Se define el manejo de cuentas corrientes y de ahorro.

Circular 80 de 2000 Se instruye sobre el pago de obligaciones por abono a cuenta.

Circular 115 de 2000 Se instruye sobre pago a proveedores por abono a cuenta.

Circular 163 de 2000 Se instruye sobre el control de órdenes de cumplimiento a las entidades financieras.

FUENTE JURÍDICA DEL PROCESO

(NOMBRE, NÚMERO Y FECHA)

DESCRIPCIÓN ANEXOS

Circular 171 de 2000 Se define el manejo de exigibilidades por descuentos de nomina, otros aportes y autoliquidaciones.

Circular 3171 de 2000 Instrucciones para centralización de pagos.

Circular 3191 de 2000 Instrucciones para pago de descuentos nominas de pensionados.

Circular 0679 de 2001 Procedimiento para el pago de cheques expedidos por el ISS a través del Banco de Occidente.

Circular 3264 de 2001 Diligenciamiento consignaciones fondo de vivienda.

Circular 3032 de 2001 Ingreso de dinero producto de venta de bienes dados de baja, papel inservible y multas por sanciones disciplinarias.

Circular 0217 de 2001 Embargos por pagos pendientes.

Circular 0143 de 2001 Pago de nominas abono en cuenta.

Circular 707 de 2001 Establecimientos de comercio, contratos y abonos en cuenta.

Circular 706 de 2001 Consignaciones cuentas del nivel nacional.

Circular 009 de 2001 Pago de autoliquidación mensual de aportes al ISS y reporte de información.

99.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS

EENN LLAASS SSIIGGUUIIEENNTTEESS PPÁÁGGIINNAASS SSEE PPRREESSEENNTTAA DDEE MMAANNEERRAA DDEETTAALLLLAADDAA EELL FFLLUUJJOOGGRRAAMMAA,, LLAA DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE LLAASS AACCTTIIVVIIDDAADDEESS YY EELL MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS DDEE CCAADDAA UUNNOO DDEE LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS YY SSUUBBPPRROOCCEESSOOSS DDEE OOPPEERRAACCIIOONNEESS BBAANNCCAARRIIAASS..

PPrroocceessoo 11 IInnggrreessooss

Subproceso 1.1 Consignaciones Bancarias Es el ingreso directo sobre las cuentas del Instituto del Seguro Social.

Ver cuadros 3, 4 y 17.

Subproceso 1.2 Recibos de Caja Es el registro de los ingresos o pagos que hacen terceros al Instituto del Seguro social.


Subproceso 1.3 Arqueo de Caja Es la verificación de lo registrado en el Sistema con el efectivo o títulos valores.


Subproceso 1.4 Consignaciones de Ingresos Sobre las Cuentas del nivel Nacional

Son los traslados que realizan las seccionales por los ingresos recibidos. Ver cuadros 9, 10 y 17.

Subproceso 1.5 Consignaciones Directas Autorizadas Son los pagos que efectúan terceros previa notificación del Instituto del seguro social.


Subproceso 1.6 Cheques Devueltos Permite el recaudo de los dineros del Titulo Valor no pagado.


Subproceso 1.7 Desembargos o Remanentes judiciales Finalización del proceso de embargos con una sentencia judicial.


PPrroocceessoo 22 RReeccaauuddooss

Subproceso 2.1 Aportes por Casilla 35 y Cupones Son los recaudos de la Seguridad Social correspondiente a los afiliados del Instituto del Seguro Social.


Subproceso 2.2 Recaudo de Aportes por Fondo de Solidaridad Aportes que efectúan afiliados al Instituto del seguro Social. Permite efectuar el traslado de los valores recaudados por el banco en autoliquidaciones a los diferentes administradores de fondo de solidaridad.


Subproceso 2.3 Planilla Unificada Nuevo sistema de recaudo electrónica para el pago de obligaciones parafiscales y seguridad social.


Subproceso 2.4 Conciliación de cuentas de Compensación Verificación de los ingresos en el banco y lo contabilizado en las áreas de instituto.


PPrroocceessoo 33 GGiirrooss

Subproceso 3.1 Cancelación de Ordenes de Pago a Proveedores Procedimiento para el abono en cuenta por obligaciones del Instituto del seguro Social con terceros.


Subproceso 3.2 Pago a Proveedores en Moneda Extranjera Procedimiento para el abono en cuenta por obligaciones del Instituto del seguro Social con terceros.


Subproceso 3.3 Pago de Viáticos al Interior.

Giro de dineros a funcionarios que se desplazan a laborar a otras ciudades del país.


Subproceso 3.4 Pago de Viáticos al Exterior. Giro de dineros a funcionarios que se desplazan a laborar a otras ciudades fuera del país.


Subproceso 3.5 Pago descuentos de Nomina de Activos y Jubilados.

Giros que se efectúan por obligaciones contraídas por activos y jubilados y que son descontados directamente de nomina.


Subproceso 3.6 Pago Retefuente. Proceso para el pago de la obligación tributaria de retención en la fuente.


Subproceso 3.7 Emisión y Control de Ordenes de Cumplimiento o Transferencia a Entidades bancarias.

Permite la verificación de la entrega y legalización de los pagos efectuados a terceros.


Subproceso 3.8 Actas de Anulación. Proceso que resulta de un pago rechazado al presentar inconsistencias.


PPrroocceessoo 44 NNóómmiinnaa

Subproceso 4.1 Pago Nómina Proceso para pagar la obligación contractual de los trabajadores y pensionados y jubilados.


PPrroocceessoo 55 SSooppoorrttee AAddmmiinniissttrraattiivvoo

Subproceso 5.1 Apertura de Cuentas Bancarias Brindar mayor cobertura para recaudos o pagos.


Subproceso 5.2 Actualización de Firmas en Cuentas bancarias. Mantener actualizado el registro de firmas con los funcionarios de turno.


Subproceso 5.3 Cancelación de Cuentas bancarias. Retiro de la cuenta del sistema financiero por no ser requerida.


Subproceso 5.4 Requerimientos Tributarios solicitados por la DIAN o Autoridad Tributaria.

Dar información sobre informes presentados que deben ser aclarados. Ver cuadros 53, 54 y 67.

Subproceso 5.5 Derechos de Petición. Dar respuesta a terceros por trámites internos del Instituto del Seguro Social.


Subproceso 5.6 Custodia de Títulos Valores. Es la tenencia de títulos que garantizan la deuda de un tercero (pagare).


Subproceso 5.7 Devolución de Títulos Valores. Cumplida la obligación del pagare este es cancelado y devuelto a la firmante o deudora entidad.


Subproceso 5.8 Informe SUSPERSALUD. Reporte unificado de saldos en libros y bancos de las cuentas del negocio de salud.


Subproceso 5.9 Elaboración Certificados para Declaración de Renta.

Proceso anual para la entrega a proveedores, contratistas sobre las retenciones tributarias que se han efectuado.


Subproceso 5.10 Entrega de Certificados de Obligaciones Tributarias.

Proceso anual para la entrega a proveedores, contratistas sobre las retenciones tributarias que se han efectuado.


PPrroocceessoo 66 CCoonnttaabbiilliiddaadd OOppeerraacciioonneess BBaannccaarriiaass

Subproceso 6.1 Registro de Operaciones Bancarias. Mantenimiento actualizado de las operaciones del departamento.


Subproceso 6.2 Embargos a Cuentas Bancarias. Proceso instaurado por terceros en contra del Instituto del Seguro Social.


PPrroocceessoo 77 CCoonncciilliiaacciioonneess

Subproceso 7.1 Elaboración de Conciliaciones Bancarias. Proceso que permite determinar las partidas que quedan pendientes por registrar en libros y que figuran en los extractos bancarios.


Subproceso 7.2 Control de Conciliaciones Elaboradas. Permite establecer el record de las conciliaciones de los diferentes bancos.


Subproceso 7.3 Depuración Partidas Conciliatorias. Establecidas las partidas conciliatorias se efectúa el registro contable de los que se ubican sus soportes.


Subproceso 7.4 Control Entrega de Extractos. Permite determinar que banco presenta demora o retraso de los extractos.


Subproceso 7.5 Seguimiento a Entidades Bancarias. Control que permite verificar las respuestas dadas a los requerimientos efectuados por el Instituto de Seguro Social.


Subproceso 7.6 Régimen Subsidiado. Permite registrar los ingresos por este concepto.


Subproceso 7.7 Conciliaciones de Cuentas de Recaudo. Establecidas las partidas conciliatorias se efectúa el registro contable de los que se ubican sus soportes.


CUADRO 3

Fecha: CÓDIGOS

INICIO

RECIBOS DE CAJA

1 EFECTUAR CONSIGNACION DIARIA EN ENTIDAD BANCARIA ISS

2 ENTREGA DE COMPROBANTES DE CONSIGNACIÓN

3 PROCESO DEPTO. CONTABILIDAD

FIN

SUBPROCESO: CONSIGNACIONES BANCARIAS

No. Actividad Responsable

GNT-DOB-FUNCIONARIO CAJA

MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIAS PROCESO:

FLUJOGRAMAINFORMACIÓN

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

INGRESOS

CUADRO 4

Fecha: CÓDIGOS

No. Actividad Ejecutor Tarea C Donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 CONSIGNACION DIARIA EN ENTIDAD BANCARIA ISS

GNT-DOB- FUNCIONARIO CAJA

Diligenciar formato de consignación diaria en cuenta bancaria ISS autorizada y correspondiente al seguro o negocio respectivo.

CDENTIDAD BANCARIA AUTORIZADA

FORMATO DE CONSIGNACIÓN

CONSIGNACION EFECTUADA

X

2 ENTREGA DE COMPROBANTES DE CONSIGNACIÓN


Entregar diariamente comprobantes de consignación y recibos de caja, de los valores y conceptos recibidos, al Grupo de Registro de Operaciones.

CC ISS GNT DOB COMPROBANTES DE CONSIGNACION

COPIA FIRMADA DE DOCUMENTOS ENTREGADOS

SUBPROCESO: CONSIGNACIONES BANCARIAS

MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIAS PROCESO: INGRESOS

DESCRIPCION DE ACTIVIDADESINFORMACIÓN


3 PROCESO DEPTO. CONTABILIDAD

Solicitar información al Depto. de Contabilidad

CUADRO 5

Fecha: CÓDIGOS

INICIO

1 RECIBIR INGRESOS POR CAJA

2 INGRESOS POR CAJA- REGISTRO DE INFORMACION

3 ELABORAR RECIBO DE CAJA

4 DISTRIBUCION DE RECIBO DE CAJA

ARQUEO DE CAJA

FIN

MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO:




INGRESOS

SUBPROCESO:


RECIBOS DE CAJA

CUADRO 6

Fecha: CÓDIGOS

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECIBIR INGRESOS POR CAJA GNT-DOB- FUNCIONARIO CAJA

* Atender en el horario autorizado, es decir de 9am a 1pm y de 2pm a 3pm de lunes a viernes y el ultimo día hábil del no hay servicio en la ventanilla, a funcionarios y proveedores demás personal interesado en general, que deseen efectuar pagos por los conceptos autorizados.

CD ISS GNT-DOB- CAJA

PAGOS DE FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES

RECIBOS DE CAJA, COPIAS DE ORDENES DE PAGO, CONSIGNACIONES, INFORMES

X

Dar una atención excelente a todos los usuarios que soliciten información y/o servicios. Los conceptos auotrizados hacen referencia a fotocopias, impuestos, timbres, sanciones, devoluciones, remanentes judiciales, convenios, pago beneficiarios y otros.

2 INGRESOS POR CAJA- REGISTRO DE INFORMACION


Efectuar registro de valor a recibir por cada concepto y seguro o negocio, para generar el recibo de caja (R.C.)respectivo.

CP ISS GNT DOB VALORES RECIBIDOS

VALORES RECIBIDOS REGISTRADOS

X

3 ELABORAR RECIBO DE CAJA GNT-DOB- FUNCIONARIO CAJA Imprimir recibo de caja, verificarlo, firmarlo y sellarlo CD ISS GNT DOB RECIBO DE

CAJA

RECIBO DE CAJA IMPRESO EN ORIGIANAL Y SEIS (6) COPIAS.

X

Es indispensable que elarqueo diario de caja tenga aprobación del coordinador de Tesorería o Jefe de Departamento de Operaciones Bancarias.

4 DISTRIBUCION DE RECIBO DE CAJA


Distribuir cada recibo de caja y sus copias a las áreas correspondientes. CP ISS GNT DOB RECIBO DE

CAJA Y COPIAS

COPIAS ENTREGADAS EN CADA AREA

X

* Original, para quien efectúa el pago* Copia para el consecutivo de Recibos de caja* Copia para el movimiento diario (Grupo de registro de Operaciones)* Copia para el folder respectivo (ej. Impuesto de timbre)* Copia para Dpto. nacional o seccional de contabilidad* copia para el departamento nacional o seccional de Presupuesto.* Copia para el área que autoriza el ingreso, si aplica (ej. Reintegros de Nómina)

SUBPROCESO: OPERACIONES BANCARIASGERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

INGRESOS RECIBOS DE CAJA

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DEPENDENCIA: MACROPROCESO:

PROCESO:

INFORMACIÓN

CUADRO 7

Fecha: CÓDIGOS

INICIO

RECIBOS DE CAJA

1 EFECTUAR ARQUEO DIARIO DE CAJA

FIN

SUBPROCESO: ARQUEO DE CAJA



MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: INGRESOS



CUADRO 8

Fecha: CÓDIGOS

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 EFECTUAR ARQUEO DIARIO DE CAJA


Efectuar arqueo diario de caja recibidora, en formato único, o sea, conciliar valores recibidos frente a recibos de caja y a valores consignados.

CPISS- GNT- DOB- CAJA

FORMATO DE ARQUEO DE CAJA DIARIO, FIRMADO CON ANEXOS

X* Tener en cuenta los dineros recibidos y consignados en las cuentas las ISS .

* Todos los cheques recibidos Deben tener el sello de CONSIGNAR EN CUENTA ISS No 000 (identificando el numero de la cuenta en que va a ser consignado el cheque)

SUBPROCESO: ARQUEO DE CAJA MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIAS

PROCESO: INGRESOS

DESCRIPCION DE ACTIVIDADESINFORMACIÓN


CUADRO 9

INFORMACIÓN Fecha: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIAS

INGRESOS

CONSIGNACIONES DE INGRESOS SOBRE LAS CUENTAS DEL NIVEL NACIONAL

INICIO

REPORTE DE SECCIONALES

1 RECIBIR SOLICITUD DE CONSIGNACIÓN

2 COMPROBANTE DE INGRESO

3 ARQUEO DIARIO DE CAJA

4 CONSIGNACION BANCARIA EN CUENTA ISS.

5 TRASLADO DE DINEROS AL NIVEL NACIONAL

6 RELACION DE CONSIGNACION

7 ARCHIVA EN TRANSFER

8 CONSOLIDA ARCHIVO

9 DEPURAR PARTIDAS CONCILIATORIAS

REGISTRO DE OPERACIONES BANCARIAS

FIN


FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

TESORERIA SECCIONAL GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

MACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

INFORMACIÓN Fecha: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOS

MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: INGRESOSSUBPROCESO: CONSIGNACIONES DE INGRESOS SOBRE LAS CUENTAS DEL NIVEL NACIONAL

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECIBIR SOLICITUD DE CONSIGNACIÓN

TESORERIA SECCIONAL

Atender la solicitud de la persona externa al ISS o funcionario del mismo. CD ISS TESORERIA

SECCIONAL CAJA SOLICITUD RECIBO DE CAJA X Efectuar arqueo diario y esporádico de caja.

2 ELABORAR COMPROBANTE DE INGRESO

TESORERIA SECCIONAL

De acuerdo con la solicitud presentada, la persona encargada en la tesoreria de la Seccional procedera a elaborar el comprobante de ingreso o recibo de caja, en Original y Copia.

CP

ISS TESORERIA SECCIONAL REGISTRO DE OPERACIONES

SOLICITUDBOLETINES Y LIBROS AUXILIARES DIARIOS DE CADA UNIDAD

XElaborar conciliación mensual de transferencias para veriicar registro oportuno de traslados

3 ARQUEO DIARIO DE CAJA TESORERIA SECCIONAL

Una vez cerrada la operación de caja del dia, se procede a efectuar el arqueo respectivo, utilizando las operaciones del sistema y supervisado y revisado por el jefe inmediato.

CP ISS TESORERIA SECCIONAL CAJA

OPERACIONES REALIZADAS

FORMATO DE ARQUEO REALIZADO DEBIDAMENTE FIRMADO

XApoyo de Coordinación de Tesorería de la Unidad en la ejecución del arqueo diario.

4 CONSIGNACION BANCARIA EN CUENTA ISS.

TESORERIA SECCIONAL

Los recibos de consignacion se elaboran por cada recibo de caja, correspondiendo el negocio afectado en el recibo de caja.

CP ISS TESORERIA SECCIONAL CAJA

RECIBOS DE CAJA

FORMATO DE CONSIGNACION SELLADO POR EL BANCO

X

Apoyar gestión de registros con la contabilidad local y nacional, verificando entrega de reportes completos de traslados y consignaciones.

5 TRASLADO DE DINEROS AL NIVEL NACIONAL

TESORERIA SECCIONAL

realiza las consignaciones en las entidades bancarias respectivas CD ISS TESORERIA

SECCIONALDATOS DE CONSIGNACION CONSIGNACION X

Apoyar gestión de registros con la contabilidad local y nacional, y realizar conciliación de registros, ajustando consignaciones en cuentas diferentes.

6 RELACION DE CONSIGNACION TESORERIA SECCIONAL

en forma diaria y despues de haber realizado las consignaciones bancarias , con la segunda copia relaciona la consignacion en el archivo CNcs- SS.AA

CD ISS TESORERIA SECCIONAL

COPIAS DE CONSIGNACION

CONSIGNACIONES RELACIONADAS X

7 ARCHIVA EN TRANSFERGERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

Coloca en el transfer los archivos en la ruta. CD ISS GNT DOB ARCHIVOS ARCHIVOS EN TRANSFER X

8 CONSOLIDA ARCHIVO TESORERIA SECCIONAL

se consolida el archivo semanal en un archivo anual por seccional CD ARCHIVOS

ARCHIVOS CONSOLIDADOS ANUALES

X

9 DEPURAR PARTIDAS CONCILIATORIAS

TESORERIA SECCIONAL

con el extracto de la cuenta , los libros auxiliares y los rachivos CNcs-SS-AA se depuraran las partidas conciliatorias.

CD ISS TESORERIA SECCIONAL

EXTRACTO DE CUENTA X

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DEPENDENCIA:

CUADRO 10

CUADRO 11


INGRESOS

CONSIGNACIONES DIRECTAS AUTORIZADAS

INICIO

REPORTE DE SECCIONALES

1 OBTENER AUTORIZACION PARA REALIZAR PAGOS POR ABONO A CUENTA DEL ISS.

2 VERIFICACION Y REGISTRO DE INGRESO AUTORIZADO

3 RECLASIFICACION CONCEPTO A QUE CORRESPONDE

4 VERIFICAR EL CONCEPTO DE LOS PAGOS

5 REGISTRO DEL CONCEPTO A QUE CORRESPONDE


FIN


USUARIO INTERESADO GNT-DOB-CONTROL INGRESOSGNT-DOB- REGISTRO DE

OPERACIONES

PROCESO:

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:

CUADRO 12

INFORMACIÓN Fecha: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOS

MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: INGRESOSSUBPROCESO: CONSIGNACIONES DIRECTAS AUTORIZADAS


1OBTENER AUTORIZACION PARA REALIZAR PAGOS POR ABONO A CUENTA DEL ISS.

USUARIO INTERESADO

Previa autorización del funcionario competente en el ISS., consignar los valores a favor del Instituto en la cuenta autorizada.

CDENTIDAD BANCARIA AUTORIZADA

AUTORIZACION X

USUARIO INTERESADO Reportar a la dependencia que autorizo consignar. CD

ISS DEPENDENCIA QUE AUTORIZA

INFORMACION DE DEPENDENCIA

OFICIO Y CONSIGNACION A FAVOR DEL ISS

USUARIO INTERESADO

Entregar copia de la consignación realizada directamente por el usuario y de la autorización a la Tesorería- Departamento Nacional de Operaciones Bancarias, e informar el concepto que aplica..

CP ISS GNT DOB DOCUMENTOSOFICIO Y CONSIGNACION A FAVOR DEL ISS

Si el usuario no envía la consignación con el concepto claro, es posible que no quede registrada contablemente como debe ser.

2 VERIFICACION Y REGISTRO DE INGRESO AUTORIZADO

GNT-DOB-CONTROL INGRESOS

Verificar el ingreso autorizado y consignación en cuenta ISS. CD ISS GNT DOB CONSIGNACION CONSIGNACION

IDENTIFICADA X


Verificar consignación, si tiene reporte e identifica concepto, clasifica operación. Si no tiene reporte, clasificar operación como Otros Ingresos.

CD ISS GNT DOB CONSIGNACION CONSIGNACION REGISTRADA

3 RECLASIFICACION CONCEPTO A QUE CORRESPONDE

USUARIO INTERESADO

Solicitar reclasificación del ingreso, informando consignación, conceptos y razones por las cuales realizo consignación sin reporte y sin autorización.

CD ISS GNT DOB CONSIGNACION OFICIO DE USUARIO X

4 VERIFICAR EL CONCEPTO DE LOS PAGOS


Solicitar confirmación de la dependencia que aplica los pagos, si es reclasificación. CD ISS GNT DOB PAGOS

OFICIO A DEPENDENCIA QUE APLICA


Reclasificar concepto de dineros recibidos CC ISS GNT DOB CONCEPTOS OFICIO DE RECLASIFICACION

5 REGISTRO DEL CONCEPTO A QUE CORRESPONDE

GNT-DOB- REGISTRO DE OPERACIONES

Registrar en libros auxiliares de caja y bancos los recibos de caja y las consignaciones realizadas CD ISS GNT DOB RECIBOS DE

CAJALIBROS DIARIOS DE CAJA Y BANCOS X

GNT-DOB- REGISTRO DE OPERACIONES

Archivar documentación en los folderes de movimiento del día respectivo. CP ISS GNT DOB DOCUMENTOS DOCUMENTOS

ARCHIVADOS


DEPENDENCIA:

CUADRO 13

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIAS- INGRESOS

INGRESOS

CHEQUES DEVUELTOS

INICIO

CONSIGNACIONES BANCARIAS 1 RECEPCION DE OFICIO DE DEVOLUCIÓN DEL BANCO

2 VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y JUSTIFICACION

3 VERIFICACION DE DOCUMENTOS, DE PERSONA QUE EFECTUA LA DEVOLUCION Y JUSTIFIACION, CUANDOSE HACE POR CAJA

4 INFORME CUANDO EL INGRESO SE EFECTUA DIRECTAMENTE EN LA CUENTA ISS EN ENTIDAD FINANCIERA

5 REGISTRO ND Y ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVO CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS

6 VERIFICACIÓN DEL CAUSAL DE DEVOLUCIÓN

7 ELABORACIÓN DE OFICIO DANDO TRASLADO A JURÍDICA

8 RECONSIGNACIÓN


FIN

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:


FuncionarioTesorería Nacional / Control de Ingresos

Funcionariode Caja Tesorería Nacional FuncionarioTesorería Nacional

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADESINFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIAS PROCESO: INGRESOSSUBPROCESO: CHEQUES DEVUELTOSNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECEPCION DE OFICIO DEL BANCO

FuncionarioTesorería Nacional

Recibir oficio del banco junto con la nota débito, el cheque y/o título con causal o justificación de la devolución

CD ISS Tesorería Nacional Cheque

OFICIO DE ENTIDAD FINANCIERA CON CHEQUE DEVUELTO

X

2VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y JUSTIFICACION


Verifica la totalidad de documentos requeridos. La justificación de la devolución puede estar incluida dentro de los documentos anteriores

CD ISS Tesorería Nacional Cheque

DOCUMENTOS REQUERIDOS Y JUSTIFICACION EXPRESA DE LA DEVOLUCION DE CHEQUE

X

3

VERIFICACION DE DOCUMENTOS, DE PERSONA QUE EFECTUA LA DEVOLUCION Y JUSTIFIACION, CUANDOSE HACE POR CAJA

Funcionariode Caja Tesorería Nacional

Si el ingreso se efectúo por intermedio de la caja, el encargado de la Caja debe hacer entrega de copia del soporte del pago en donde se identifique el concepto y persona que hizo entrega del cheque.

CD ISS Tesorería Nacional

Cheque que entra a caja

OFICIO DE PERSONA QUE EFECTUA LA DEVOLUCION DEL CH Y CONCEPTO.

X

4

INFORME CUANDO EL INGRESO SE EFECTUA DIRECTAMENTE EN LA CUENTA ISS EN ENTIDAD FINANCIERA

Funcionariode Caja Tesorería Nacional

Verificar el concepto pot el cual ingresó el cheque CD ISS Tesorería

Nacional Cheque

COPIA DE OFICIO SOBRE PERSONA QUE EFECTUO LA CONSIGNACION O DEVOLUCION PARA ACLARACION

X

5

REGISTRO ND Y ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVO CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS


Registrar en el archivo de control de cheques devueltos. CP ISS Tesorería

Nacional

REGISTRO DE CHEQUE DEVUELTO EN ARCHIVO DE CONTROL

X Ver formato Registro en archivo de control de cheques devueltos

6 VERIFICACIÓN DEL CAUSAL DE DEVOLUCIÓN


Verificar y corregir la inconsistecia ya sea en Jurídica si es un título o en la Coordinación de Giros

CP ISS Tesorería Nacional

Archivo cheque devuelto

OFICIO A SECCIONAL SOLICITANDO SUBSANAR CAUSAL DE DEVOLUCION

X

7ELABORACIÓN DE OFICIO DANDO TRASLADO A JURÍDICA

FuncionarioTesorería Nacional / Control de Ingresos

Si el pago fue realizada por un tercero remitir el cheque, mediante comunicado escrito, a la Dirección Jurídica para el cobro correspondiente.

CP ISS Tesorería Nacional Oficio y cheque OFICIO A JURIDICA PARA

COBRO X

8 RECONSIGNACIÓN FuncionarioTesorería Nacional

Actualizar el control de cheques devueltos con los oficios de Jurídica cuando exista reconsignación o cobro del cheque

CP ISS Tesorería Nacional Oficio

ACTUALIZACION DEL ARCHIVO CONTROL CHEQUES DEVUELTOS

X

CUADRO 14

CUADRO 15

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIAS INGRESOS

DESEMBARGOS O REMANENTES JUDICIALES

INICIO

EMBARGOS A CUENTAS BANCARIAS

1 VERIFICACIÓN DE CONSISTENCIA DE TÍTULOS RECIBIDOS POR JURÍDICA

2

CAPTURA DE INFORMACIÓN POR PANTALLA

3 IMPRESIÓN DE RECIBO DE CAJA

4 SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA AL BANCO AGRARIO

5 RECEPCIÓN DE CHEQUE Y ELABORACIÓN DE CONSIGNACIÓN

6 CONSIGNACIÓN SOBRE CUENTAS DEL NIVEL NAL.


FIN

FLUJOGRAMA


PROCESO:

SUBPROCESO:


Funcionario Tesorería Nacional/Tesorería Seccional Funcionario Tesorería Seccional

CUADRO 16


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: INGRESOSSUBPROCESO: DESEMBARGOS O REMANENTES JUDICIALES


1

VERIFICACIÓN DE CONSISTENCIA DE TÍTULOS RECIBIDOS POR JURÍDICA

Funcionario Tesorería Nacional/Tesorería Seccional

Verificar consistencia de títulos CP

ISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

TITULOS TÍTULOS RECIBIDOS VERIFICADOS X

2

CAPTURA DE INFORMACIÓN POR PANTALLA - PROGRAMA DE CAJA

Funcionario Caja Tesorería Nacional/Tesorería Seccional

Capturar información de desmebargos por pantalla CP


INFORMACION DE DESEMBARGOS

INFORMACIÓN CAPTURADA POR PANTALLA

X

3 IMPRESIÓN DE RECIBO DE CAJA


Imprimir recibo de caja enviando una copia a Jurídica


RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA IMPRESO CON COPIA ENTREGADA A JURÍDICA

X

4SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA AL BANCO AGRARIO


Solicitar cheque de Gerencia al Banco Agrario mediante oficio. CD


CHEQUE DE GERENCIA

OFICIO DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA AL BANCO AGRARIO, ANEXANDO EL TÍTULO VALOR DE DEVOLUCIÓN DE REMANENTE DE EMBARGO

X

5RECEPCIÓN DE CHEQUE Y ELABORACIÓN DE CONSIGNACIÓN

Funcionario Tesorería Seccional

Consignar cheque de gerencia en cuenta de la Unidad Ejecutora CP


CHEQUE DE GERENCIA

CONSIGNACIÓN POR CHEQUE DE GERENCIA DE TÍTULO JUDICIAL DE REMANENTE DE EMBARGO

X

6 CONSIGNACIÓN SOBRE CUENTAS DEL NIVEL NAL.

Funcionario Tesorería Seccional

Tramitar recursos al Nivel Nacional, mediante transferencia de dineros al Nivel Nacional


TRANSFERENCIA

ENVIAR CONSIGANCIÓN A TRAVÉS DE INFORME SEMANAL DE TRASLADOS AL NIVEL NACIONAL

X

CUADRO 17 INFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: INGRESOS

MAPA DE RIESGOS

No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Nivel de Riesgo Controles Existentes Tipo de

controlNivel de Riesgo

1 Decisiones erróneas

Fallas en procesamiento electrónico de datos.

Suministrar datos equivocados sobre las cuentas del ISS

Baja

Arqueo de caja erróneo por efectuar conciliación con datos no correspondientes.

Consignaciones en cuentas no correspondientes.

Medio Medio

Revisión del procesamiento de los datos con los cuales se efectúa el arqueo de caja.

Verificación de soportes de consignaciones sobre las cuentas del ISS

P

C

Bajo

2 Pérdida de Ingresos

Debilidad en seguridades físicas o lógicas

Baja

Imposibilidad de dar ingreso contable a los dineros recibidos.

Hacer informe ante los entes de control del ISS e iniciar investigación.

Realizar denucnio ante la policía por "robo de Dineros"

Medio Medio

Custodiar de manera adecuada los ingresos y controlar su manejo en las entidades bancarias.

Mantener mínimo dos Back-up ubicados en diferentes sitios.

P Bajo

3Información inconstante o desactualizada

Falta de alguna firma de alguna dependencia o montos no autorizados

Baja Devolución de ingresos percibidos anteriormente Bajo Medio

Los dineros no autorizados se contabilizan como "Otros Ingresos" o como "Dineros recibidos por Terceros"

C Medio


Información errada en el momento de la distribución

Baja

Clasificación errónea de los recursos en otra dependencia sin que ésta avise pertinentemente

Bajo MedioRealizar una reclasificación confrontando la información con la dependencia correspondiente

C Bajo

CUADRO 18

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASRECAUDOSAPORTES POR CASILLA 35 Y CUPONES

INICIO

1 CONOCIMIENTO DE LOS CONVENIOS DE RECAUDO DEL SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD SOCIAL

2 RECEPCION DE INFORMACION DE CADA ENTIDAD BANCARIA

3 VERIFICACIÓN Y CONTROL DE RECEPCIÓN DE REPORTES

4 NOTIFICACIÓN A REVISORÍA FISCAL

5 CONSOLIDACION Y REVISION DE INFORMACION

6 DISTRIBUCIÓN POR SEGUROS

7 VERIFICACIÓN DE SUMAS REPORTADAS EN EL INFORME

8 PREPARACION DE REPORTES

TRASLADO DE RECAUDOS

10 ENTREGA AL DEPTO NAL. DE INVERSIONES

11 ARCHIVO DE COPIA DE INFORME

12 ELABORACIÓN DE INFORME CONSOLIDADO

13 TRASLADO DEL RECAUDO

14 SUMINISTRO DE TASA A ENTIDAD BANCARIA

FIN


PROCESO: SUBPROCESO:


GNT-DOB- Gerente Nacional de TesoreríaGNT-DOB- Grupo de Recaudos

9

FLUJOGRAMA

CUADRO 19 Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

INFORMACIÓNDEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIAMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: RECAUDOS SUBPROCESO: APORTES POR CASILLA 35 Y CUPONES

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos VA Producto y/o Resultado Observaciones

1

CONOCIMIENTO DE LOS CONVENIOS DE RECAUDO DEL SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD SOCIAL

GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Tener conocimiento claro y conciso de cada convenio para prevenir inconsistencias, realizando seguimiento mensual sobres saldos disponibles en cada cuenta y tramitar oportunamente el reporte de traslados al dpto. Nal. de Cuentas Corrientes en la Gerencia Nal. de Recaudo.

CD ISS-DNOB-GNT CONVENIOS XConocimiento de los convenios para obtener un Informe real

2 RECEPCION DE INFORMACION DE CADA ENTIDAD BANCARIA


Recibir reporte diario del valor de recaudo, a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de recaudo. CD ISS-DNOB-GNT E-MAIL DE

ENTIDADES X

Reporte diario de Recaudos de cada entidad Recaudadora en fax o e.mail.

Ver formato Informes de Recaudos

3 VERIFICACIÓN Y CONTROL DE RECEPCIÓN DE REPORTES


Verificar y controlar que todas las entidades recaudadoras remitan el reporte diario de recaudos, vía INTERNET, a más tardar a las 12M.

CD ISS-DNOB-GNT X

Reportes diarios de todas las entidades Recaudadoras recibidos via fax o e.mail.

Realizar seguimiento mediante verificación en INTERNET, a todas las entidades Recaudadoras que reportaron el informe. Si alguna entidad no reporta el informe en el horario establecido no debe incluirse la entidad en el informe de recaudo , debiendo la entidad asumir las sanciones a que haya lugar, en desarrollo de los convenios.

4 NOTIFICAIÓN A REVISORÍA FISCAL


Preparar nota para la firma de la Gerencia, con destino al Revisor Fiscal de la Entidad Recaudadora. CC ISS-DNOB-GNT X

Nota a la Revisoria Fiscal de la entidad Recaudadora

5 CONSOLIDACION Y REVISION DE INFORMACION


Elaborar informe Consolidado diario de recaudos de todas las entidades recaudadoras CD ISS-DNOB-GNT E-MAIL DE

ENTIDADES X Reporte diario de Entidades Recaudadoras

6 DISTRIBUCIÓN POR SEGUROS GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Realizar la distribución por seguros de acuerdo con los parámetros de distribución de los recaudos que defina la Gerencia Nacional de Tesorería y/o la Vicepresidencia Financiera. Los parámetros y la vigencia de aplicación son reportados mediante comunicación escrita y realizar la distribución por riesgos de acuerdo a los parámetros de distribución de los recaudos que defina la Vicepresidencia respectiva de Pensiones o riegos Profesionales. el sistema General de Seguridad Social en Salud no lo han distribuído por riesgos. Los parámetros y la vigencia de aplicación son reportados mediante comunicación escrita y firmada.

CP ISS-DNOB-GNT

E-MAIL DE ENTIDADES Y CARTAS DE DISTRIBUCIÓN POR SEGUROS

XReporte diario de Entidades Recaudadoras por seguro y riesgo,

7 LLAMADA TELEFÓNICA GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Efectuar llamadas telefónicas a todas las Entidades Recaudadoras, para verificar que las sumas reportadas en el informe son precisas y exactas.

CP ISS-DNOB-GNTTELÉFONO Y CONTACTOS CON ENTIDADES

X

Reporte de llamadas telefónicas y verificacion de saldos en cuentas por Recaudos Diarios.

8 ELABORACION DE REPORTES GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Imprimir informe diario de recaudos en original y una copia. Verificar el Informe diario de recaudos frente a la información reportada por las entidades Recaudadoras y los parámetros emitidos por la Gerencia Nacional de Tesorería. Si existen correcciones las comunica inmediatamente al GNT-DOB- Grupo de Recaudos para la correccion y nueva emisión del documento. Firmar el Informe Diario de Recaudos y lo regresa al GNT-DOB- Grupo de Recaudos junto con los documentos soportes (Email de las Entidades Recaudadoras). Entregar para firma del Jefe del departamento Nacional de Operciones Bancarias, el informe Diairio de Recaudos. Entregar el Informe diario de Recaudos al Gerente Nacional de Tesorería, para firma y para que ordene la ejecución.

ISS-DNOB-GNT X Reporte físico para firmas

9 TRASLADO DE RECAUDOS GNT-DOB- Gerente Nacional de Tesorería

Ordenar la ejecución del traslado de los recaudos o conceptos discriminandos por cada negocio CC ISS-DNOB-GNT INFORME DE

RECAUDO X Informe firmado

10 ENTREGA AL DEPTO NAL. DE INVERSIONES


Entregar al Departamento de Inversiones, el original del informe diario de Casilla 35 y Cupones y recoger una firma de recibo, en la copia del mismo.

ISS-DNOB-GNT INFORME DE RECAUDO X Copia del reporte firmada

11 ARCHIVO DE COPIA DE INFORME


Archivar la copia del Informe Diario de Recaudos, en folder A-Z que identifique su contenido. CD ISS-DNOB-GNT

INFORME DE RECAUDO Y E-MAIL IMPRESOS

X Archivar en a-z- copia del reporte entregado

12 ELABORACIÓN DE INFORME CONSOLIDADO

GNT-DOB- Grupo de Recaudos Elaborar informe Consolidado diario de recaudos. ISS-DNOB-GNT X

Informe consolidado diario de Recaudos por entidades financieras

Ver formato Elaboración de Informe Consolidado

13 TRASLADO DEL RECAUDO ENTIDAD RECAUDADORA

Trasladar el valor del recaudo de los aportes mediante el Sistema electrónico del Banco de la República- SEBRA. A cuentas del ISS. ISS-DOB-SEBRA X Reporte de traslado

SEBRA a cuentas ISSVer formato Reporte de Traslado Casilla 35; Ver formato Reporte de Traslado Cupones

14 SUMINISTRO DE TASA A ENTIDAD BANCARIA


Suministrar la tasa telefónicamente a la Entidad Recaudadora, si esta lo solicita. ISS DOB-GNT Informe telefónico o por

Internet

CUADRO 20

INFORMACIÓNGERENCIA NACIONAL DE TESORERIAOPERACIONES BANCARIASRECAUDOS RECAUDOS DE APORTES POR FONDO DE SOLIDARIDAD

INICIO 1 TRASLADO DE RECAUDOS FONDO DE

SOLIDARIDAD POR AUTOLIQUIDACION 2 VERIFIICACIÓN DE SUMAS CONISIGNADAS 3 SEGUIMIENTO A ENTIDADES QUE REPORTAN

INFORME 4 PREPARACIÓN DE NOTA A ENTIDAD EN CASO DE INCUMPLIMIENTO

5 ELABORACIÓN DE INFORME DIARIO 6 PREPARACIÓN DE TRASLADOS 7 PREPARACIÓN DE INFORME DE TRASLADOS 8 IMPRESIÓN DE INFORME

9 VERIFICACIÓN DE INFORME 10 AJUSTE DE INFORME 11 ENTREGA DE SOLICITUDES DE AJUSTE 12 TRÁMITE DE DEVOLUCIONES DE APORTES 13 ELABORACIÓN ORDEN DE TS 14 LLAMADA TELEFÓNICA A LOS ADMINISTRADORES

DE LOS FONDOS DE SOLIDARIDAD 15 REVISIÓN DE DOCUMENTOS 16 ENTREGA DE ORIGINAL DE TS AL DEPTO DE

INVERSIONES 17 REMISIÓN DE INFORME 18 ARCHIVO DE COPIA DE COMUNICACIÓN


FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:MACROPROCESO:

PROCESO:

No. Actividad ResponsableENTIDAD RECAUDADORA GNT-DOB- Grupo de Recaudos GNT-DOB- Grupo de Recaudos- Revisor


INFORMACIÓNDEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIAMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: RECAUDOS SUBPROCESO: RECAUDOS DE APORTES POR FONDO DE SOLIDARIDAD

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA OBSERVACIONES

1TRASLADO DE RECAUDOS FONDO DE SOLIDARIDAD POR AUTOLIQUIDACION

ENTIDAD RECAUDADORA

Informar el saldo de cada una de las cuentas de recaudos de los fondos de Solidaridad, en las fechas estipuladas por el ISS (MARTES Y VIERNES DE CADA SEMANA) Y ANTES DE LAS 3:00 P.M.

CPENTIDAD RECAUDADORA

SALDOS DE CUENTAS

Reporte de Recaudo para Trasladar a los Fondos de Solidaridad.

X Ver formato Informe de Saldos de Cuentas de Recaudo

2 VERIFICACIÓN DE SUMAS CONSIGNADAS


Efectuar llamadas telefónicas a todas las Entidades Recaudadoras para verificar que las sumas consignadas en el informe son precisas y exactas.

CD ISS DOB-GNTTELÉFONOS DE ENTIDADES

Reporte de verificación telefónica de saldos para trasladar a Fondos de solidaridad

X

3 SEGUIMIENTO A ENTIDADES QUE REPORTAN INFORME


Realizar seguimiento mediante verificación en Internet, a todas las Entidades Recaudadoras que reportaron el informe. Si alguna entidad no reporta el Informe en el horario establecido, no debe incluírse en el Informe de recaudo y la entidad debe asumir las sanciones a que haya lugar de acuerdo con los convenios.

CP ISS DOB-GNT

CORREO ELECTRONICO DE ENTIDADES

Impresos de E.mail o fax enviados.

X

4 PREPARACIÓN DE NOTA A ENTIDAD EN CASO DE INCUMPLIMIENTO


Preparar nota para la firma de la Gerencia, con destino al Revisor Fiscal de la entidad Recaudadora si ésta no ha cumplido

CC ISS DOB-GNT

LISTADO DE ENTIDADES QUE NO HAN CUMPLIDO

Generr oficio remisorio a Revisoria Fiscal de la Entidad Recauadora.

X

5 ELABORACIÓN DE INFORME DIARIO GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Elaborar informe diario de recaudos por cada una de las cuentas Recaudadoras. ISS DOB-GNT

INFORMACION DE RECAUDOS

informe diario de recaudos X

6 PREPARACIÓN DE TRASLADOS GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Preparar los traslados para Fondos de Solidaridad, tomando como base el saldo de las cuentas reportado por las Entidades financieras Recaudadoras, al cierre del día en que se haga el corte ( martes y viernes de cada semana)

CD ISS DOB-GNT SALDOS DE CUENTAS

Orden de transferencia para el traslado de recaudo a los fondos de solidaridad

X

7 PREPARACIÓN DE INFORME DE TRASLADOS


Preparar el informe de los traslados que realizarán las Entidades Recaudadoras, por recaudos de los Fondos de Solidaridad.

ISS DOB-GNTINFORMACION DE RECAUDOS

Orden de transferencia para el traslado de recaudo a los fondos de solidaridad

X Ver formato Informe de Traslados de Entidades Recaudadoras

8 IMPRESIÓN DE INFORME GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Imprimir el informe de traslado para Fondos de Solidaridad, lo verifica, firma y entrega a revisor. CD ISS DOB-GNT INFORME

PREPARADO

Informe de traslado para Fondos de Solidaridad

X

9 VERIFICACIÓN DE INFORMEGNT-DOB- Grupo de Recaudos- Revisor

Verificar que los datos consignados en el informe correspondan integralmente a los informados por las Entidades Recaudadoras, si lo encuentra conforme lo firma y lo devuelve al funcionario que lo elaboro.

CC ISS DOB-GNT INFORME

Informe de traslado para Fondos de Solidaridad Revisado

X

Si el informe de recaudos no recoge integralmente los Reportes de las Entidades Recaudadoras, lo devuelve para que se efectúen las correcciones a que haya lugar y una vez subsanadas repetir el proceso de revisión

10 AJUSTE DE INFORME GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Incluír los ajustes a los movimientos de las cuentas de los Fondos de Solidaridad, ordenados por el Departamento Nacional de Cuentas corrientes en formato separado.

CP ISS DOB-GNT

INFORMACION DE LOS MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS

Formato de ajustes para traslados a Fonfos de Solidaridad

X

11 ENTREGA DE SOLICITUDES DE AJUSTE


Entregar las solicitudes de ajustes junto con el informe de traslado de fondos a la persona que efectúa la revisión de los mismos.

CP ISS DOB-GNT SOLICITUDES E INFORME

Formato de ajustes a traslados para Fondos de Solidaridad, revisado

X

12 TRÁMITE DE DEVOLUCIONES DE APORTES


Tramitar en el informe de traslados, las devoluciones de aportes realizados directamente a los patronos, afiliados y otras Instituciones de seguridad Social, para que se realicen los ajustes pertinentes.

CC ISS DOB-GNT

INFORMACION DE DEVOLUCIONES

X

13 ELABORACIÓN ORDEN DE TS GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Elaborar la Orden de Traslado Sebra (T.S.) en donde se indican los valores a trasladar a los administradores de los Fondos de Solidaridad. Esta solicitud se elabora con los datos del informe de traslado de fondos, se realizan los ajustes y se descuentan los valores devueltos a los aportantes.

CC ISS DOB-GNT INFORME DE TRASLADO

T.S., Para traslado de dinero a los Fondos de Solidaridad

X

La orden de transferencia, los soportes de ajustes y el original del informe de Fondos, se entregan al Jefe del Departamento Nacional de Operaciones Bancarias para la firma.

14LLAMADA TELEFÓNICA A LOS ADMINISTRADORES DE LOS FONDOS DE SOLIDARIDAD


Llamar telefónicamente a los administradores de cada uno de los Fondos de Solidaridad para confirmar el informe y el valor a trasladar a cada uno de ellos.

CP ISS DOB-GNT

TELEFONOS DE LOS ADMINISTRADORES

Reporte de confirmación telefónica a administradores de los fondos de solidaridad, sobre dinero a trasladar.

X

15 REVISIÓN DE DOCUMENTOS GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Entregar a quien realiza la revisión, estos documentos para la elaboración de los oficios mediante los cuales se informa a los administradores de los Fondos de Solidaridad el traslado de recaudos.

CP ISS DOB-GNT DOCUMENTOS

Oficio informativo sobre traslado de dinero a cada uno de los Fondos de Solidaridad.

X

16 ENTREGA DE ORIGINAL DE TS AL DEPTO DE INVERSIONES


Entregar el original de la T.S., soporte de ajuste y el Informe de fondos de Solidaridad al Departamento de Inversiones y escoger una copia de estos documentos con firma de quien recibe.

CP ISS DOB-GNT TS ORIGINAL

copia T.S., sobre traslado de dineros efectuados a los Fondos de Solidaridad

X

17 REMISIÓN DE INFORME GNT-DOB- Grupo de Recaudos

Remitir vía fax a los administradores de los Fondos de Solidaridad el informe de traslados. ISS DOB-GNT INFORME DE

TRASLADOreporte de envío de cada Fax X

18 ARCHIVO DE COPIA DE COMUNICACIÓN


Archivar en el A-Z de Fondos que reposa en recaudos, la copia de la comunicación dirigida al administrador de los Fondos de Solidaridad, con la constancia de recibido.

CP ISS DOB-GNTCOPIA DE COMUNICACIÓN

Copia archivada de Oficio T.S., sobre traslado de dinero a cada uno de los Fondos de Solidaridad

X

CUADRO 22

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASRECAUDO

PLANILLA UNIFICADA

INICIO

1 CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN

2 TRASLADO VÍA SEBRA

3 RECECPCIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS

4 PREPARACIÓN DE INFORME


FIN

SUBPROCESO:


PROCESO:


OPERADOR DE INFORMACIÓN- ACH GRUPO DE RECAUDOS

FLUJOGRAMA


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: RECAUDOSUBPROCESO: PLANILLA UNIFICADA (DIARIO)


1 CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN

OPERADOR DE INFORMACIÓN- ACH

Consolidar la información de los pagos realizados vía internet por los funcionarios de las entidades del estado y de las entidades privadas. CP TESORERÍA INFORMACIÓN DE

PAGOS CONSOLIDADA X Ver formato Informe Valores Recaudados

2 TRASLADO VÍA SEBRA OPERADOR DE INFORMACIÓN- ACH

Trasladar vía SEBRA los valores recaudados a las cuentas abiertas por el ISS, según corresponda. CD TESORERÍA

INVERSIONES

RECAUDOS TRASLADADOS A LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES

XExisten tres cuentas en entidades diferentes por tres conceptos: Pensión, Salud y Riesgos

3RECIBECPCIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS

GRUPO DE RECAUDOSRecibir la información enviada por las entidades financieras sobre los valores recaudados diariamente en cada una de las cuentas, para que el día siguente sean transladados vía SEBRA.

CD TESORERÍA E MAIL- ENTIDADES INFORMACIÓN RECIBIDA X

4 PREPARACIÓN DE INFORME GRUPO DE RECAUDOS Preparar informe dirigido al Departamento Nacional de Inversiones y

al Funcionario de SEBRA CD TESORERÍA E MAIL- ENTIDADES INFORME ELABORADO X Ver formato Informe Recaudo Planilla Unificada

CUADRO 23

CUADRO 24

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASRECAUDO

CONCILIACION DE CUENTAS DE COMPENSACION (MENSUAL)

INICIO

APORTES POR CASILLA 35 Y CUPONES

1 ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN

2 ELABORACIÓN DE INFORME PARA FISALUD


FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


FUNCIONARIO GRUPO DE RECAUDOS

CUADRO 25

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES INFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: RECAUDO SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE COMPENSACIÓN No. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones



Elaborar conciliación mensualmente y diligenciar adjuntando los archivos planos que soportan los movimientos de las cuentas.

CD TESORERÍA ARCHIVOS PLANOSCONCILIACIÓN ELABORADA

X

2 ELABORACIÓN DE INFORME PARA FISALUD


Preparar informe de justificación de ingresos y salidas de las cuentas dirigido a FISALUD CP TESORERÍA

INFORMACION DE INGRESOS Y SALIDAS

INFORME ELABORADO X

Ver formato Conciliación Cuenta de CompensaciónVer formato Informe a FISALUD

CUADRO 26

INFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: RECAUDOS

MAPA DE RIESGOS

No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Nivel de Riesgo Controles Existentes Tipo de control Nivel de Riesgo


No elaboración del informe diario Baja Falta o pérdida de

liquidez Bajo Medio

Asignar un funcionario para reemplazo en caso de ausencia de la persona encargada.

P Bajo

2Información inconstante o desactualizada

Informe con datos desactualizados o erróneos

Baja

Recaudos en cuentas equivocadas o por conceptos equivocados.

Bajo Medio

Verificar que los datos consignados en el informe correspondan integralmente.

D Bajo

CUADRO 27

Fecha: CÓDIGOS

INICIO

PROCESO DEPTO. CUENTAS POR PAGAR 1 RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA GIRO

2 REVISION DE O.P. RECIBIDAS 3 INCONSISTENCIAS EN O.P. RECIBIDAS 4 O.P. LISTAS PARA GIRO 5 TRASLADO DE RECURSOS 6 GENERAR LISTADO DE GIROS 7 REGISTRAR DATOS DE GIRO

8 SITUAR RECURSOS EN CUENTA GIRADORA

9 TRAMITAR SOLICITUD DE RECURSOS 10 DISTRIBUIR O.T. 11 REGISTRAR O.T. 12 REPORTE DE PAGOS A INTERESADOS 13 ENVIAR COPIA A RETENCION EN LA

FUENTE 14 ELABORAR ACTA DE ANULACION 15 INFORMAR INCONSISTENCIAS


FIN

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:

PROCESO:

GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

OPERACIONES BANCARIAS

GIROS

INFORMACIÓN

SUBPROCESO:

TESORERIA NAL - REGISTRO DE OPERACIONES BANCARIAS


GIROS NAL. GIROS NAL.REVISOR GIROS NAL.COORDINADOR

CANCELACION DE ORDENES DE PAGO A PROVEEDORES/ DIARIA


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: CÓDIGOSMACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:


1RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA GIRO

GIROS NAL. O SECC.

Recibir del Departamento Nacional de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces a Nivel local, las órdenes de pago ( O.P.) para giro.

CDISS TESORERIA NAL O SECCIONAL-AREA GIROS

RELACIONES FISICAS Y ORIGINALES DE O.P. PARA GIRO

X

Todos los pagos deben efectuarse por ABONO A CUENTA DEL PRIMER BENEFICIARIO.

GIROS NAL. O SECC..REVISOR

Recepcionar y radicar las Ordenes de pago y solicitudes de giro, registrando en la relación: - Fecha, - Hora y - Firma de quien recibe.

CDISS TESORERIA NAL O SECCIONAL-AREA GIROS

RELACION FIRMADA DE RICIBIDO X

Debe tenerse especial cuidado en relacionar todas las ordenes de pago recibidas en la relación que se firma.

2 REVISION DE O.P. RECIBIDAS


Revisar que las O.P. Relacionadas se encuentren físicamente en su totalidad. CP

ISS TESORERIA NAL O SECCIONAL-AREA GIROS

O.P. FISICAS IGUALES A LAS INCLUIDAS EN LA RELACION

X


Revisar la consistencia de la información contenida en cada O.P., así: CP


TRANSFER ORDENES DE PAGO REVISADAS

3 INCONSISTENCIAS EN O.P. RECIBIDAS


Si existen falencias, inconsistencias o faltda de información, mediante comunicación escrita devolver la O.P. Que se encuentra en dichas condiciones.

CPISS TESORERIA NAL O SECCIONAL-AREA GIROS

OFICIO OFICIO CON O.P. ANEXAS DEVUELTAS. X

4 O.P. LISTAS PARA GIRO

GIROS NAL. O SECC..REVISOR Incluír las O.P. Listas para giro al sistema disponible. CP


SISTEMA O.P. PARA GIRO EN SISTEMA ELECTRONICO X

5 TRASLADO DE RECURSOS


Si es del caso, solicitar los dineros necesarios de conformidad con los procedimientos de "SOLICITUD DE RECURSOS PAGO DE EXIGIBILIDADES".


CUADRO BANCOS/GNRAL

DINEROS DISPONIBLE PARA GIRO. X

6 GENERAR LISTADO DE GIROS

GIROS NAL. O SECC..REVISOR Imprimir listado de valores girados por cada seguro. CD


INFORME LISTADO DE VALORES GIRADOS POR SEGURO X

7 REGISTRAR DATOS DE GIRO

GIROS NAL. O SECC..REVISOR Registrar en el original dela O.P.los siguientes datos: CP

OT - OP Y LISTADO - SOPORTES- CUADRO NOMINA

X

8SITUAR RECURSOS EN CUENTA GIRADORA

GIROS NAL. O SECC..COORDINADOR

Solicitar traslado de fondos a la cuenta giradora, mediante el diligenciamiento del cuadro de ubicación de recursos. CP


CUADRO GENERAL

CUADRO IMPRESO DE UBICACIÓN DE RECURSOS.

X

9TRAMITAR SOLICITUD DE RECURSOS


Tramitar cuadro de solicitud de recursos a refrendación delJefe del área. CD


CUADRO DE SOLICITUD DE RECURSOS FIRMADO POR EL JEFE DEL AREA

X

10 DISTRIBUIR O.T. GIROS NAL. O SECC..REVISOR

Distribuír la O:T. Y colocar: Protector y demás sellos autorizados para la operación. CP


CUADRO FIRMADO Y SELLADO PARA ENTREGAR A OPERACION SEBRA

X



GIROS

CANCELACION DE ORDENES DE PAGO A PROVEEDORES/ DIARIA

11 REGISTRAR O.T.

TESORERIA NAL O SECCIONAL- REGISTRO DE OPERACIONES BANCARIAS

Registrar diariamente los giros realizdos en los libros auxiliares de cja y bancos, de conformidad con el procedimiento de "REGISTRO DE OPERACIONES DE TESORERIA"

CP

ISS TESORERIA NAL O SECCIONAL-AREA REGISTRO DE OPERACIONES BANCARIAS

CUADRO DE SOLICITUD DE RECURSOS FIRMADO POR EL JEFE DEL AREA, Y POLIGRAFO DE TRASLADO SEBRA

X


Continuar con el proceso de "EMISION Y CONTROL DE ORDEN DE CUMPLIMIENTO O DE TRANSFERENCIA" hasta la legalización definitiva.


O.T. FIRMADAS PARA ENTREGA A ENTIDAD GIRADORA

X

12 REPORTE DE PAGOS A INTERESADOS

GIROS NAL. O SECC..COORDINADOR

Reportar los pagos realizados por intermedio de los mecanismos diseñados para ellos, a saber: CD X

* Página WEB, vía electrónica a Cuentas Por Pagar, a Vicepresidencias y demás áreas que lo soliciten CD


REPORTE ELECTRONICO DE PAGOS EFECTUADOS X

13ENVIAR COPIA A RETENCION EN LA FUENTE


Archivar una copia de cada O.P., en el folder de retención en la fuente CD


COPIA O.P. ARCHIVADA X

Es indispensable este archivo ya que del mismo se revisará el pago de retención en la fuente, mensual

14 ELABORAR ACTA DE ANULACION


Elaborar Acta de Anulación de giros que no fue posible su realización conforme al proceso de "EMISION Y CONTROL DE ORDEN DE CUMPLIMIENTO O DE TRANSFERENCIA"


ACTA DE ANULACION DE GIROS NO REALIZADOS X

15 INFORMAR INCONSISTENCIAS


Elaborar oficio informativo sobre inconsistencias de beneficiarios de pagos, al área de cuentas por pagar. CC


OFICIO INFORMATIVO X

CUADRO 29 Fecha:

GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASGIROSPAGO A PROVEEDORES EN MONEDA EXTRANJERA/ ESPORADICO

INICIO

PROCESO CUENTAS POR PAGAR

1 RECIBIR SOLICITUD DE GIRO EN MONEDA EXTRANJERA

2 VERIFICACION DE INFORMACION

3 DEVOLUCION ESCRITA

4 DILIGENCIAR FORMULARIO PARA BANCO DE LA REPUBLICA

5 ENVIAR FORMULARIO DILIGENCIADO PARA FIRMA DE REPRESENTANTE LEGAL ISS

6 DEVOLUCION DE FORMULARIO DE PRESIDENCIA

7 NEGOCIACION DE DIVISAS

8 TRAMITE DE GIRO EN MONEDA NEGOCIADA

9 PROCESO DE EMISON Y CONTROL DE O.T.

10 LEGALIZACION DE O.T.

11 RECEPCIÓN DE CHEQUES

12 PREPARACION DE DOCUMENTOS Y VALORES PARA EL BANCO NEGOCIADOR

13 REVISION DE DOCUMENTOS A ENVIAR AL BANCO NEGOCIADOR

14 ENTREGA DE COMUNICACIÓN CON INSTRUCCIONES AL BANCO

15 ARCHIVAR COPIA DE OFICIO ENTRGADO A BANCO NEGOCIADOR

16 EFECTUAR OPERACIÓN DE GIRO AL EXTERIOR

17 LEGALIZAR LA OPERACIÓN

18 ENVIAR DOCUMENTOS PARA NACIONALIZACION DE MERCANCIAS

19 ENVIAR DOCUMENTOS PARA LEGALIZAR LA O.P.

20 INFORMAR A OTRAS AREAS INTERESADAS

21 ARCHIVAR DOCUMENTOS LEGALIZADOS

22 EMISION DE O.P. LEGALIZADA

23 LEGALIZACION DE O,P. EN EL SISTEMA DE PAGOS

24 ARHCIVO DE COPIA O,.P. EN MOVIMIENTOS CONTABLES

25INFORMACION DE PAGO A REPRESENTANTE EN COLOMBIA DEL BENEFICIARIO DEL GIRO AL EXTERIOR


FIN

FLUJOGRAMA


PROCESO:

INFORMACIÓN

SUBPROCESO:

No. Actividad

Responsable

TESORERIA NACIONAL-GIROS TESORERIA NACIONAL- CAJA TESORERIA NACIONAL-CAJA PAGADORA

ENTIDAD FINANCIERA O BANCO NEGOCIADOR


INFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: GIROSSUBPROCESO: PAGO A PROVEEDORES EN MONEDA EXTRANJERA/ ESPORADICO


1 RECIBIR SOLICITUD DE GIRO EN MONEDA EXTRANJERA

TESORERIA NACIONAL-GIROS

Recibir con:* Copia del Contrato* Segunda copia del registro de importación.Radicar en el documento de entrega: Fecha y hora de entrega

CP ISS GNT DOB GIROS

OFICIO PARA GIROS EN MONEDA EXTRANJERA

X

Verificar siempre el valor de la cotización de la moneda extranjera frente al presupuesto asignado, teniendo cuidado que se cuente con la debida asignación presupuestal.

2 VERIFICACION DE INFORMACION


Verificar la consistencia e integridad de los documentos entregados por el Departamento Nacional de Cuentas por Pagar.

CD ISS GNT DOB GIROS

O.P. REVISADA PARA GIRO X

3 DEVOLUCION ESCRITATESORERIA NACIONAL-GIROS

Si los documentos no están conforme a lo requerido, devolver mediante comunicaicón escrita, a la oficina de origen, indicando la razón de la devolución.

CP ISS GNT DOB GIROS OFICIO O.P. DEVUELTA X

4DILIGENCIAR FORMULARIO PARA BANCO DE LA REPUBLICA


Una vez los documentos esten en regla, Diligenciar el formulario de Declaración de cambio ante el Banco de la República (Formulario N° 1/5),


FORMULARIO DILIGENCIADO. X

5

ENVIAR FORMULARIO DILIGENCIADO PARA FIRMA DE REPRESENTANTE LEGAL ISS


Remitir el formulario diligenciado con copia de los anexos, a la firma del Presidente ISS. Dejar en secretaria de Presidencia, dejando copia de recibido para el archivo


OFICIO REMISORIO FIRMADO POR SECRETARIA DE PRESIDENCIA

X

6DEVOLUCION DE FORMULARIO DE PRESIDENCIA


Recibir formulario respectivo de Declaración de cambios, firmado por Presidente ISS. y anexos. CP ISS GNT DOB

GIROS

FORMULARIO DE DECLARACION DE CAMBIOS- BANCO REPUBLICA FIRMADO POR PRESIDENTE ISS.

X

7 NEGOCIACION DE DIVISASTESORERIA NACIONAL-GIROS

Solicitar al área de Inversiones, la negociación de las divisas necesarias. La cotización debe ser a TODO COSTO, es decir incluyendo comisiones, impuestos, cobro de remesas, comunicaciones, fax, swift, etc.


DIVISAS NEGOCIADAS X

Solamente adquirir divisas de entidades reconocidas y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

8 TRAMITE DE GIRO EN MONEDA NEGOCIADA


Registrar en el libro de solicitudes de giro, indicando el nombre del Banco que vende las divisas y el valor en pesos a girar. CD ISS GNT DOB

GIROS

O.P. PARA GIRO EN DIVISA NEGOCIADA

X

9 PROCESO DE EMISON Y CONTROL DE O.T.


Continuar con el proceso de "EMISION Y CONTROL DE ORDEN DE CUMPLIMIENTO O DE TRANSFERENCIA", indicando que se emita cheque de gerencia a favor del Banco con el cual se efectuó la negociación.


O.T. PARA ENTIDAD BANCARIA PAGADORA.

X

10 LEGALIZACION DE O.T.TESORERIA NACIONAL-GIROS

Continuar con el proceso de legalización definitiva de O.T. CP ISS GNT DOB GIROS

O.T. LEGALIZADA POR ENTIDAD PAGADORA

X

11 RECEPCIÓN DE CHEQUESTESORERIA NACIONAL- CAJA

Recibir cheque de gerencia de la entidad Financiera Pagadora. CD ISS GNT DOB GIROS

CHEQUE DE GERENCIA RECIBIDO

X

12

PREPARACION DE DOCUMENTOS Y VALORES PARA EL BANCO NEGOCIADOR


Preparar carta dirigida al Banco Negociador que vendió las divisas, que es el encargado de la operación de transferencia al exterior, indicando:


OFICIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS Y CHEQUE DE GERENCIA AL BANCO NEGOCIADOR.

X

13REVISION DE DOCUMENTOS A ENTREGAR AL BANCO NEGOCIADOR


Revisar la comunicación que se va a enviar al banco Negociador, firmar y tramitar a la firma del Jefe Departamento Nacionalde Operaciones Bancarias

CD X

14ENTREGA DE COMUNICACIÓN CON INSTRUCCIONES AL BANCO

TESORERIA NACIONAL-CAJA PAGADORA

Entregar al Banco negociador encargado del giro al exterior, la comunicación de instrucciones y anexos relacionados incluídos el cheque de gerencia y demás documentos mencionados en el oficio.Recibir del funcionario autorizado por el Banco encargado de la operación en el exterior, copia con firma de recibido de la comunicaicón de instrucciones y anexos.

CP ISS GNT-DOB-CAJA PAGADORA

COPIA DE OFICIO ENTREGADO AL BANCO NEGOCIADOR ENCARGADO DEL GIRO AL EXTERIOR EN MONEDA NEGOCIADA

X

15ARCHIVAR COPIA DE OFICIO ENTRGADO A BANCO NEGOCIADOR


Archivar copia de la comunicación de instrucciones con firma y fecha de recibido, en el folder de consecutivo y en el de giros al exterior.


COPIA ARCHIVADA X

16 EFECTUAR OPERACIÓN DE GIRO AL EXTERIOR

ENTIDAD FINANCIERA O BANCO NEGOCIADOR

Realizar el giro al exterior, según instrucciones impartidas por el Instituto. CP ENTIDAD

BANCARIA

DOCUMENTOS DE LEGALIZACION DE LA OPERACIÓN

X

17 LEGALIZAR LA OPERACIÓNTESORERIA NACIONAL- GIROS

Recibir del banco negociador que efectuó el giro al exterior, la legalización de la operación de giro al exterior, anexando:1. Reporte de consignación en cuenta del beneficiario en el exterior (mensaje SWIFT)2. Liquidación definitiva de la operación.3. Documentos legalizados ante el Banco de la República, siempre copia del formulario de declaración de cambio firmado por el presidente del ISS debidamente radicada en el BanRepública.4. Segunda copia del registro de importación, cuando corresponda.


DOCUMENTOS LEGALIZADOS DE LA OPERACIÓN

X

18ENVIAR DOCUMENTOS PARA NACIONALIZACION DE MERCANCIAS

TESORERIA NACIONAL- GIROS

Enviar al Departamento Nacional de Compras, copia de todos los documentos de legalización para efectos de nacionalización de las mercancías importadas

CD ISS GNT DOB GIROS OFICIO

OFICIO CON DOCUMENTOS LEGALIZADOS

X

19 ENVIAR DOCUMENTOS PARA LEGALIZAR LA O.P.


Informar por escrito al Departamento Nacional de Cuentas por pagar, sobre el trámite de la orden impartida, indicando: CP ISS GNT DOB

GIROS OFICIOOFICIO CON DOCUMENTOS LEGALIZADOS

X

20 INFORMAR A OTRAS AREAS INTERESADAS


Informar por escrito a otras áreas interesadas en el giro, para el registro de trámites adicionales según corresponda, así:* Departamento Nacional de Compras, para la liquidación del pedido de importación y anexar la segunda copia del registro de importación para los fines respectivos.* Vicepresidencia de EPS, para efecto de recobros ante el Fondo de Solidaridad y Garantía en Salud (FOSYGA) cuando corresponda.* Secretaría General, para efectos de control de pago por afiliación a Organismos Internacionales.


OFICIO ENVIADO A AREAS INTERESADAS

X

21 ARCHIVAR DOCUMENTOS LEGALIZADOS


Archivar copia de los oficios enviados a las áreas interesadas y de antecedentes de todo giro al exterior, en el folder especial de Giros al Exterior.


COPIA DE OFICIOS ENVIADOS Y DE DOCUMENTOS SOPORTE DEL GIRO AL EXTERIOR LEGALIZADO

X



Recibir del Departamento Nacional de Cuentas por Pagar, la orden de pago del giro al exterior legalizada CP ISS GNT DOB

GIROSO.P. LEGALIZADA EN PESOS. X



Incluír en el sistema, el número de la orden de pago, de legalización del giro al exterior. CD ISS GNT DOB

GIROS

O.P. LEGALIZADA EN EL SISTEMA DE PAGOS.

X

24 ARHCIVO DE COPIA O,.P. EN MOVIMIENTOS CONTABLES


Enviar el original de la O.P., al archivo de los movimientos diarios de contabilidad y dejar copia en el folder de giros al exterior.



25

INFORMACION DE PAGO A REPRESENTANTE EN COLOMBIA DEL BENEFICIARIO DEL GIRO AL EXTERIOR


Enviar copia delmensaje SWIFT al representante del beneficiario del pago, mediante comunicaicón escrita. CP ISS GNT DOB

GIROS OFICIO

OFICIO REMISORIOA REPRESENTANTE DE BENEFICIARIO

X

CUADRO 31

GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIAS

GIROS

PAGO DE VIATICOS AL INTERIOR/ SEMANAL

INICIO

PROCESO DEPTO. CUENTAS POR PAGAR

1 RECIBO DE DOCUMENTOS

2 RADICACION

3 VERIFIACION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

4 RADICACIOND E SOLICITUDES EN CONTROL DE ORDENES DE GIRO

5 CONSOLIDACION POR NEGOCIO

6 PROCESO DE EMISION DE O.T.


FIN

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:PROCESO:

SUBPROCESO:


TESORERIA GIROS


INFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: GIROSSUBPROCESO: PAGO DE VIATICOS AL INTERIOR/ SEMANALNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECIBO DE DOCUMENTOS TESORERIA GIROS

Recibir del Departamento Nacional de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces, la relación de viáticos del interior, adjuntando las respectivas copias de las comisiones debidamente firmadas por el ordenador del gasto.


INFORMACION DE VIATICOS DE INTERIOR

RELACIONES DE VIATICOS DEL INTERIOR PARA GIRO X

2 RADICACION TESORERIA GIROS

Radicar en el documento de entrega la fecha y hora de recepción del mismo. CD ISS GNT DOB

GIROSDOCUMENTO DE ENTREGA

RELACIONES DE VIATICOS DEL INTERIOR RADICADAS X

3 VERIFIACION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

TESORERIA GIROS

Verificar que la relación de viáticos del interior se encuentre: * Firmada por el Jefe del Departamento Nacional de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces. * Se anexa las copias de las comisiones respectivas.


INFORMACION DE VIATICOS DE INTERIOR

RELACIONES DE VIATICOS VERIFICADAS X

Si existen inconsistencias o faltan documentos, devolver mediante oficio escrito al Departamento Nacional de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces.

4RADICACIOND E SOLICITUDES EN CONTROL DE ORDENES DE GIRO

TESORERIA GIROS

Radicar la solicitud de giro en el libro Control de Ordenes de giro. CP ISS GNT DOB

GIROSSOLICITUD DE GIRO

O.P. VIATICOS INTERIOR RADICADAS PARA GIRO. X

5 CONSOLIDACION POR NEGOCIO

TESORERIA GIROS

Consolidar por seguro/negocio la información de las ordenes de pago a cancelar. CP ISS GNT DOB

GIROSINFORMACION DE OP

RELACION DE O.P. POR SEGURO PARA GIRO X

6 PROCESO DE EMISION DE O.T. TESORERIA GIROS

Continuar con el proceso de "EMISION Y CONTROL DE ORDEN DE TRANSFERENCIA O DE CUMPLIMIENTO" hasta la legalización definitiva.


PROCESO DE EMISION Y CONTROL DE O.T. X

CUADRO 32

CUADRO 33


GIROS

VIATICOS AL EXTERIOR- ESPORADICO

INICIO

PROCESO CUENTAS POR PAGAR

1 RECEPCION DE ORDEN DE PAGO

2 RADICACION 3 REVISION DE O.P. 4 DEVOLUCION DE RELACION DE

VIATICOS O DE O.P. 5 DILIGENCIAR FORMULARIO

DECLARACION DE CAMBIO 6 ENVIO DE FORMULARIO N° 5 PARA

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL ISS

7 RECIBIR FORMULARIO FIRMADO POR PRESIDENTE ISS.

8 SOLICITUD NEGOCIACION DIVISAS

9 RECIBO DE DIVISAS EN CAJA

10 ENTREGA DE DIVISAS AL BENEFICIARIO

11 LEGALIZACION DE O.P.


13 LEGALIZACION DE O.P. EN EL SISTEMA DE PAGOS

14 ARCHIVO DE COPIA O.P. EN MOVIMIENTOS CONTABLES


FIN

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

No. Actividad

Responsable TESORERIA GIROS TESORERIA GIROS- CAJA


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: GIROSSUBPROCESO: VIATICOS AL EXTERIOR- ESPORADICO


1 RECEPCION DE ORDEN DE PAGO

TESORERIA GIROS

Recibir del Departamento Nacional de Cuentas por Pagar, la relación y soportes de comisiones de viáticos al exterior. CD ISS GNT DOB

GIROS

RELACIONES DE VIATICOS AL EXTERIOR

X

Solamente adquirir divisas de entidades reconocidas y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

2 RADICACION TESORERIA GIROS

Recibir y radicar la fecha y hora de recibo de la relación de viáticos al exterior. CD ISS GNT DOB

GIROS

RELACIONES DE VIATICOS AL EXTERIOR- RADICADAS

X

3 REVISION DE O.,P. TESORERIA GIROS

Verificar que las relaciones de comisiones de viáticos al exterior se encuentren con todos los requisitos. CP ISS GNT DOB

GIROS

O.P. VIATICOS AL EXTERIOR REVISADAS

X

4 DEVOLUCION DE RELACION DE VIATICOS O DE O.P.

TESORERIA GIROS

Si los documentos son se encuentran consistentes, devolver a la oficina de origen, mediante comunicación escrita, indicando la razón de la devolución.

CP ISS GNT DOB GIROS OFICIO

O.P. VIATICOS AL EXTERIOR DEVUELTAS

X

5 DILIGENCIAR FORMULARIO DECLARACION DE CAMBIO

TESORERIA GIROS

Diligenciar el formulario de Declaración de cambios ante el Banco de la República, número 5. CP ISS GNT DOB

GIROS

FORMULARIO DILIGENCIADO PARA FIRMA DE REPRESENTANTE LEGAL

X

6ENVIO DE FORMULARIO N° 5 PARA FIRMA REPRESENTANTE LEGAL ISS

TESORERIA GIROS

Remitir a la Presidencia del Instituto el formulario debidamente diligenciado, para firma del presidente en su calidad de representnde legal, anexando fotocopia de la comisión.


OFICIO REMISORIO Y FORMULARIO N° 5

X

7RECIBIR FORMULARIO FIRMADO POR PRESIDENTE ISS.

TESORERIA GIROS Recibir formulario N° 5 firmadopor Presidente ISS. CP ISS GNT DOB

GIROSFORMULARIO N° 5 FIRMADO. X

8 SOLICITUD NEGOCIACION DIVISAS

TESORERIA GIROS

Solciitar al área de Inversiones- GNT, la negociación de las divisas necesarias. La negociación debe ser TODO COSTO, es decir incluyéndo comisiones, impuestos, etc.


OFICIO REMISORIO PARA NEGOCIACION DIVISAS

X

Verificar las cotizaciones recibidas, la más beneficiosa para el ISS, siempre teniendo en cuenta el presupuesto asignado.Si el presupuesto asignado es menor, devolver al Departamento Nacional de Cuentas por pagar, indicando el valor faltante aproximado de presupuesto, ya que cuando se vuelva a cotizar las divisa puede haber variado por encima o por debajo de la última cotización.Si el presupuesto asignado es mayor, continuar con el proceso de giro.

9 RECIBO DE DIVISAS EN CAJA TESORERIA GIROS- CAJA

Recibir en efectivo el monto de las divisas negociadas, las que deben venir relcionadas en oficio de la entidad financiera que las vende: Por número y denominación de cda billete. La realción puede consistir en fotocopia de los billetes recibidos, dejando copia de los mismos en el archivo de giros al exterior.

CD ISS GNT DOB CAJA

OFICIO CON FIRMA DE RECIBIDO DE CAJA Y DIVISAS

X

10 ENTREGA DE DIVISAS AL BENEFICIARIO

TESORERIA GIROS- CAJA

Entregar las divisas mediante documento, fotocopia de los billetes que se recibieron e la entidad que los vendio. El funcionario comisionado debe firmar el documento en señal de recibo de las divisas.

CP ISS GNT DOB CAJA

DOCUMENTO FIRMADO DE RECIBO DE DIVISAS POR PARTE DL FUNCIONARIO COMISIONADO.

X

11 LEGALIZACION DE O.P. TESORERIA GIROS

Informar por escrito al Departamento Nacional de Cuentas por Pagar, sobre el trámite de la orden imparida.Archivar copia del oficio con firma de recibido por parte del departamento de cuentas por pagar.


COPIA OFICIO RECIBIDO POR DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR

X

12 EMISION DE O.P. LEGALIZADA TESORERIA GIROS

Recibir del Departamento Nacional de Cuentas por Pagar, la orden de pago del giro al exterior legalizada CP ISS GNT DOB

GIROSO.P. LEGALIZADA EN PESOS. X


TESORERIA GIROS

Incluír en el sistema, el número de la orden de pago, de legalización del giro al exterior. CP ISS GNT DOB

GIROS

O.P. LEGALIZADA EN EL SISTEMA DE PAGOS.

X

14 ARCHIVO DE COPIA O,.P. EN MOVIMIENTOS CONTABLES

TESORERIA GIROS

Enviar el original de la O.P., al archivo de los movimientos diarios de contabilidad y dejar copia en el folder de giros al exterior.



CUADRO 35

INFORMACIÓN Fecha: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASGIROSPAGO DESCUENTOS DE LAS NOMINAS DE ACTIVOS Y JUBILADOS

INICIO

PROCESOS DE NÓMINA

1 RECEPCION DE DOCUMENTOS

2 VERIFICAR DOCUMENTOS

3 SOLICITUD DE RECURSOS AL NIVEL NACIONAL

4 TRANSFERENCIA DE RECURSOS A SECCIONALES

5 CONTINUAR PROCESO DE GIRO

6 LEGALIZACION DE OPERACIONES

7 ENVIO DE DOCUMENTOS A CAJA PAGADORA

8 ENTREGA DE COMPROBANTES DE PAGO A BENEFICIARIOS


FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


TESORERIA NACIONAL O SECCIONAL FUNCIONARIO DE GIROS TESORERIA FUNCIONARIO CAJA


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: GIROSSUBPROCESO: PAGO DESCUENTOS DE LAS NOMINAS DE ACTIVOS Y JUBILADOS / MENSUAL


1 RECEPCION DE DOCUMENTOS

TESORERIA NACIONAL O SECCIONAL FUNCIONARIO DE GIROS

Recibir de la Coordinación de Nóminas o quien haga sus veces, los documentos de giro, así: CP

ISS TESORERIA NACIONAL Y SECCIONAL

DOCUMENTOS RECIBIDOS

DOCUMENTOS RADICADOS PARA ENTREGA A FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE CADA OPERACIÓN

X

Realizar los trámites y obtener recursos con la debida anticipación, esto es al mismo tiempo que se tramita cada nómina.

* Informe de giros por descuentos de cada nómina* Relación de embargos. La Coordinación de Nóminas o quien haga sus veces, debe enviar el diskette con la información requerida por el Banco Agrario para expedir títulos judiciales, cuando se trate de embargos.* Giros a terceros por concepto de cesantías, Autoliquidaciones de EPS Y FONDOS DE PENSIONES/ARP privados y del ISS.* La Coordinación de Nóminas debe entregar diskette que contiene la información de las cesantías de los empleados públicos, que deben ser abonadas al Fondo Nacional del Ahorro (FNA)

* La coordinación de Nóminas debe entregar los formularios de Autoliquidación de aportes al sistema general de seguridad social, debidamente diligenciados, sin tachaduras ni enmendaduras y firmados por el Ordenador del gasto

2 VERIFICAR DOCUMENTOS


Verificar que los documentos se encuentren conforme y que esten firmados por los funcionarios facultados para ello. CP

ISS TESORERIA NACIONAL Y SECCIONAL

DOCUMENTOS RECIBIDOS

DOCUMENTOS REVISADOS PARA GIRO X

Si los documentos tiene falencias devolver a la coordinación de Nóminas o quien haga sus veces, para que sean corregidos.

3 SOLICITUD DE RECURSOS AL NIVEL NACIONAL


Solicitar los dineros necesarios mediante el diligenciamiento del formato "VALOR NETO DE NOMINAS" del proceso de "SOLICITUD DE RECURSOS PARA PAGO DE NOMINAS"

CDISS TESORERIA NACIONAL Y SECCIONAL

INFORMACION DE RECURSOS NECESARIOS

CUADROS DE SOLICITUD DE RECURSOS PARA PAGO DE NOMINAS

X

4 TRANSFERENCIA DE RECURSOS A SECCIONALES


Recibir y validar los recursos a transferir para pago de los descuentos a las Seccionales que no esten centralizadas CD ISS TESORERIA

NACIONAL

RECURSOS A TRANSFERIR

CUADRO CONSOLIDADO DE SOLICITUD DE RECURSOS PARA PAGO DE DESCUENTOS DE NOMINAS

X

5 CONTINUAR PROCESO DE GIRO


Continuar con el proceso de "EMISION Y CONTROL DE ORDEN DE CUMPLIMIENTO O DE TRANSFERENCIA", indicando la emsión de cheques con restricción de negociabilidad para los pagos a favor de BANCO AGRARIO, por concepto de los embargos, al Fondo Nacional del Ahorro y demás que deban realizarse de esta forma.

CDISS TESORERIA NACIONAL Y/O SECCIONAL

O.T. PARA GIRO A TRAVES DE ENTIDADES FINANCIERAS

X

6 LEGALIZACION DE OPERACIONES


Continuar con el proceso de legalización de operaciones por parte de las entidades financieras que realizaron los pagos. X

Revisar los listados de los descuentos de nóminas por beneficiario y pasar junto con la relación a la caja pagadora (aportes parafiscales, Cooperativas, Asociaciones, préstamos de vivienda (ISS COVICSS), Sindicatos, etc.

7 ENVIO DE DOCUMENTOS A CAJA PAGADORA


Preparar y enviar comunicación al Banco Agrario, enviando copia de este oficio a la coordinación de Nóminas. CD

ISS TESORERIA NACIONAL Y/O SECCIONAL

COPIA DE OFICIO

LISTADOS DEDESCUENTOS DE NOMINA Y OFICIOS PARA ENTREGAR A EMPRESAS JURIDICAS A TRAVES DE CAJA

X

8 ENTREGA DE COMPROBANTES DE PAGO A BENEFICIARIOS

TESORERIA FUNCIONARIO CAJA

Entregar los comprobantes de descuentos de nómina de planta y jubilados, a cada asociación, cooperativa, sindicato, etc., a través de la ventanilla de caja.

CP ISS TESORERIA-GIROS- CAJA

COMPROBANTES

COPIA DE DOCUMENTOS ENTREGADOS CON FIRMA DE RECIBIDO DEL BENEFICARIO.

X

CUADRO 37

INFORMACIÓN Fecha:

CÓDIGOS

INICIO

SUBPROCESOS DE GIROS

1 VIGILAR Y TENER PRESENTE EL VENCIMIENTO MENSUAL DEL PAGO DE RETENCIONES EN LA FUENTE

2 RECIBIR LISTADO DE RETENCIONES EN LA FUENTE A GIRAR MENSUALMENTE, DEL DEPTO. DE CUENTAS POR PAGAR

3 RECIBIR LISTADO DE RETENCIONES EN LA FUENTE A GIRAR MENSUALMENTE, DE OTRAS DEPENDENCIAS QUE REALIZAN RETENCIONES.

4 GENERAR INFORME DE PAGO Y RETENCIONES A TERCEROS

5 VERIFICACION DE LA INFORMACION IMPRESA

6 DEVOLUCION POR INCONSISTENCIAS

7 ELABORAR BORRADOR DE DECLARACION DE PAGO DE RETENCIONES ENLA FUENTE

8 ELABORAR BORRADOR DE DECLARACION DE PAGO DE RETENCIONES ENLA FUENTE POR INTERNET

9 EMITIR BORRADOR Y ENVIAR A FIRMAS AUTORIZADAS

10 TRANSMISION ELECTRONICA VIA INTERNET

11 ELABORACION MANUAL DE FORMULARIO DE RETENCION EN LA FUENTE

12 SOLICITAR A DPTO DE CUENTAS POR PAGAR ELABORACION DE O.P. RESPECTIVA

13 IMPRIMIR EL FORMULARIO TRANSMITIDO VIA INTERNET. Y LOS RECIBOS DE PAGO QUE SE GENERAN

14 TRANSMISION ELECTRONICA EN DEPENDENCIA DE LA DIAN

15 CONTINUAR CON PROCESO DE EMISION O.T.

16 ENVIO DE O.T A ENTIDAD FINANCIERA PAGADORA

17 LEGALIZACION DE RECIBOS DE PAGO

18 ENVIAR COPIA DE FORMULARIO DE PRESENTACION Y RECIBOS DE PAGO DE RETENCION EN LA FUENTE

19 ARCHIVAR

PROCESO CONTABILIDAD: ABONO EN CUENTAS

FIN

No. ActividadResponsable



GIROS

PAGO DE RETENCIONES EN LA FUENTE

TESORERIA GIROS TESORERIA GIROS- CAJA

PROCESO:

FLUJOGRAMA

SUBPROCESO:

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: CÓDIGOSMACROPROCESO:PROCESO:SUBPROCESO:No. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1

VIGILAR Y TENER PRESENTE EL VENCIMIENTO MENSUAL DEL PAGO DE RETENCIONES EN LA FUENTE

TESORERIA GIROS

Vigilar la fecha de vencimiento de pago de las retenciones de acuerdo con la tabla emitida por las autoridades tributarias verificando el último número del NIT del Instituto


TABLA EMITIDA POR AUTORIDADES

FECHAS MENSUALES DE PAGO DE RETENCIONES ENLA FUENTE

X

Cuando No funcione el Sistema Electrónico de la DIAN, debe Elaborarse MANUALMENTE EL FORMULARIO DE PRESENTACION Y PAGO y enviarse con la antelación necesaria para firmas del Presidente ISS y Revisor Fiscal si corresponde. Solicitar autorización a la DIAN presentación MANUAL. o ir directamente a transmitir en las instalaciones de la DIAN

2

RECIBIR LISTADO DE RETENCIONES EN LA FUENTE A GIRAR MENSUALMENTE, DEL DEPTO. DE CUENTAS POR PAGAR

TESORERIA GIROS

Recibir del Departamento de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces, a más tardar el segundo día hábil de cada mes, el listado de retenciones causadas en el periodo, por cada una de las ordenes de pago


LISTADO DE RETENCIONES

LISTADO MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE PARA PAGO

X

3

RECIBIR LISTADO DE RETENCIONES EN LA FUENTE A GIRAR MENSUALMENTE, DE OTRAS DEPENDENCIAS QUE REALIZAN RETENCIONES.

TESORERIA GIROS

Recibir de las demás oficinas que realizan retenciones, los informes respectivos: nóminas, contratació.

CD ISS GNT DOB GIROS INFORMES

OTROS LISTADOS O RELACIONES DE RTENCIONES REALIZADAS

X

4 GENERAR INFORME DE PAGO Y RETENCIONES A TERCEROS

TESORERIA GIROS- CAJA

Generar informe "Relación de pagos y retenciones a terceros, incluídos los valores recibidos por la caja, por concepto de de retenciones de impuestos de timbre, Iva e Ica, ETC.


INFORMACION DE RETENCIONES DE IMPUESTOS

RELACION DE PAGO Y RETENCIONES A TERCEROS X

5 VERIFICACION DE LA INFORMACION IMPRESA

TESORERIA GIROS

Revisar la información incluida en el sistema con los documentos soportes (copias de O.P., recibos de caja archivados en folder de retención en la fuente y listados de retenciones efectuadas por nóminas de activos y jubilados y de contratación civil ).


DOCUMENTOS SOPORTES

RELACIONES DE PAGO DE RETENCIONES EN LA FUENTE REVISADAS PARA GIRO

X

6 DEVOLUCION POR INCONSISTENCIAS

TESORERIA GIROS

Si el informe presenta inconsistencias, devolver para que se efectúen las correcciones CC ISS GNT DOB

GIROS INFORME

RELACIONES DE PAGO DE RETENCIONES EN LA FUENTE REVISADAS PARA DEVOLUCION

X

7ELABORAR BORRADOR DE DECLARACION DE PAGO DE RETENCIONES ENLA FUENTE

TESORERIA GIROS Elaborar borrador de declaración de retenciones ISS GNT DOB

GIROS

INFORMACION DE DECLARACION

FORMULARIO DILIGENCIADO EN BORRADOR X

8

ELABORAR BORRADOR DE DECLARACION DE PAGO DE RETENCIONES ENLA FUENTE POR INTERNET

TESORERIA GIROS

Si se dispone de sistema electrónico de la DIAN, el borrador debe ser emitido por este medio CD ISS GNT DOB

GIROSSISTEMA ELECTRONICO

FORMULARIO ELECTRONICO DILIGENCIADO EN BORRADO X

9 EMITIR BORRADOR Y ENVIAR A FIRMAS AUTORIZADAS

TESORERIA GIROS

Emitir el borrador y con los anexos remitir al revisor de impuestos o quien haga sus veces. CD ISS GNT DOB

GIROS ANEXOS COPIA DE OFICIO ENVIADO A REVISOR FISCAL Y ANEXOS X

Si la declaración debe ser firmada por Revisor Fiscal, remitir a dicha dependencia con la debida anticipación.(TRES (3) DÍAS.

10 TRANSMISION ELECTRONICA VIA INTERNET

TESORERIA GIROS

Si se dispone del sistema electrónico de la DIAN Transmitir vía Internet, utilizando la clave personal asignada por la DIAN, por el representante legal o su delegado, previa firma del borrador por parte del Revisor Fiscal.


SISTEMA ELECTRONICO

FORMULARIO DE PRESENTACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE TRANSMITIDO

XNO FUNCIONA EL SISTEMA EN INTERNET ELABORAR MANUALMENTE EL FORMULARIO.

GERENCIA NACIONAL DE TESORERIAOPERACIONES BANCARIASGIROSPAGO DE RETENCIONES EN LA FUENTE

11ELABORACION MANUAL DE FORMULARIO DE RETENCION EN LA FUENTE

TESORERIA GIROS

Si no se dispone de sistema electrónico de la DIAN elaborar la Declaración, teniendo cuidado con las instrucciones impartidas y evitar repisadas o tachones, previa autorización de la DIAN. De lo contrario se debe ir a las instalaciones dela DIAN a efectuar la transmisión.

CD ISS GNT DOB GIROS DECLARACION

FORMULARIO DE PRESENTACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE DILIGENCIADO MANUALMENTE

X

12

SOLICITAR A DPTO DE CUENTAS POR PAGAR ELABORACION DE O.P. RESPECTIVA

TESORERIA GIROS

Solicitar el Departamento de Cuentas por Pagar la elaboración de la OP para pago de las obligaciones tributarias


INFORMACION OP

OFICIO REMISORIO FIRMADO COMO RECIBIDO POR PARTE DEL DPTO DE CUENTAS POR PAGAR

X

13

IMPRIMIR EL FORMULARIO TRANSMITIDO VIA INTERNET. Y LOS RECIBOS DE PAGO QUE SE GENERAN

TESORERIA GIROS

Si se dispone del sistema electrónico de la DIAN transmitir vía internet y generar los recibos para pago.


SISTEMA ELECTRONICO

FORMULARIO TRANSMITIDO IMPRESO Y RECIBOS DE PAGO PARA EL BANCO GIRADOR

X

14 TRANSMISION ELECTRONICA EN DEPENDENCIA DE LA DIAN

TESORERIA GIROS

Si no se dispone del sistema electrónico de la DIAN SE DEBE ir a las dependencias de la DIAN a enviar la declaración electrónica.

CD DIAN DECLARACIONFORMULARIO TRANSMITIDO IMPRESO Y RECIBOS DE PAGO PARA EL BANCO GIRADOR

X

15 CONTINUAR CON PROCESO DE EMISION O.T.

TESORERIA GIROS

Continuar con los procesos de traslado de fondos, emisión y revisión de Ordenes de Transferencia CP ISS GNT DOB

GIROSO.T PARA ENTIDAD FINANCIERA PAGADORA X

16 ENVIO DE O.T A ENTIDAD FINANCIERA PAGADORA

TESORERIA GIROS

Enviar la Orden de Transferencia a la Entidad Financiera pagadora, junto con los recibos originales y formulario de retefuente


ORDEN DE TRANSFERENCIA

O.T PARA ENTIDAD FINANCIERA PAGADORA Y RECIBOS DE PAGO DE RETENCION EN LA FUENTE

X

17 LEGALIZACION DE RECIBOS DE PAGO

TESORERIA GIROS

Constatar la legalización de los recibos de pago, debidamente registrados por la Entidad Financiera Pagadora


RECIBOS DE PAGO

COPIA DE RECIBOS DE PAGO CANCELADOS POR LA ENTIDAD FINANCIERA

X

18

ENVIAR COPIA DE FORMULARIO DE PRESENTACION Y RECIBOS DE PAGO DE RETENCION EN LA FUENTE

TESORERIA GIROS

Enviar copia del formulario de retención en la fuente presentado y cancelado, de los recibos de pago legalizados al movimiento diario de registro de operaciones

CP ISS GNT DOB GIROS FORMULARIO

COPIA DE DOCUMENTOS CANCELADOS PARA MOVIMIENTO DIARIO DE REGISTRO DE OPERACIONES

X

19 ARCHIVAR TESORERIA GIROS

Archivar los recibos de pago y los formularios de Retefuente en el folder especial de retenciones en la fuente, con sus anexos.


RECIBOS DE PAGO

ARCHIVAR COPIA DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS PARA EL PAGO DE LA RETENCION EN LA FUENTE Y ANEXOS RESPECTIVOS

X

Se debe tener presente que esten todos los sellos de cancelado y fechas claras, ya que constantemente estan consultando estos documentos

CUADRO 39 INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIAS GIROS

EMISION Y CONTROL DE ORDENES DE CUMPLIMIENTO O TRANSFERENCIA A ENTIDADES BANCARIAS

TESORERÍA - GIROS TESORERÍA - REVISOR DE GIROS

TESORERÍA-COORDINADOR DE

GIROS

TESORERÍA-JEFE DOB

TESORERÍA-GERENTE

NACIONAL DE TESORERÍA

TESORERÍA- INVERSIONES

INICIO

PROCESOS DE GIROS

1 ORGANIZACIÓN DE ORDEN DE PAGO PARA ELABORACIÓN DE O.T.

2 ACTUALIZACIÓN DE BASE DE DATOS Y GENERACIÓN DE OT

3 ACTUALIZACION CONTROL DE EMISION DE O.T.

4 IMPRESIÓN DE OT Y ANEXO DE OP

5 REVISION DE CADA O.T.

6 FIRMA DE OT POR EL REVISOR

7 VERIFICACIÓN Y FIRMA DE OT POR COORDINADOR

8 VERIFICACIÓN Y FIRMA DE OT POR JEFE DOB

9 VERIFICACIÓN Y FIRMA DE OT POR GERENTE NACIONAL DE TESORERÍA

10 COLOCACIÓN DE SELLOS Y PROTECTOR

11 ACTUALIZACIÓN DE CUADRO CONTROL DE RECURSOS

12 VERIFICACIÓN DE RECURSOS

13 SOLICITUD DE TRASLADO DE FONDOS A LA CUENTA GIRADORA (si no hay disponibilidad)

14 TRASLADA RECURSOS AL BANCO GIRADOR (si no hay disponibilidad)

15 VERIFICACIÓN NUEVA DE DISPONIBILIDAD EN BANCOS

16 ENCRIPCIÓN DE OT

17 ENTREGA DE ORIGINAL DE O.T. A ENTIDAD BANCARIA

18 FOTOCOPIAR O.T.

19 ABONO EFECTIVO

20 ACTAS DE ANULACIÓN

21 TRAMITACIÓN DE ACTAS A CONTABILIDAD DE DOB

22 INFORMACIÓN AL ÁREA RESPECTIVA

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:

No. Actividad

Responsable

TESORERÍA - SOPORTE DE OPERACIONES


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: GIROSSUBPROCESO: EMISION Y CONTROL DE ORDENES DE CUMPLIMIENTO O TRANSFERENCIA A ENTIDADES BANCARIAS


1

ORGANIZACIÓN DE ORDEN DE PAGO PARA ELABORACIÓN DE O.T.

TESORERÍA - GIROS

Organizar la orden de pago para elaborar la orden de transferencia OT CP ISS GNT-DOB

GIROS OP ORGANIZADA X

2

ACTUALIZACIÓN DE BASE DE DATOS Y GENERACIÓN DE

TESORERÍA - GIROS

Actualizar la base de datos y generar la OT CP ISS GNT-DOB

GIROS SISTEMA OT GENERADA X

3ACTUALIZACION CONTROL DE EMISION DE O.T.

TESORERÍA - GIROS

Actualizar control de emisión de Ordenes de Transferencia, mediante el registro en libro especial, indicando los datos correspondientes


LIBRO ACTUALIZADO DE EMISION CONSECUTIVA DE O.T.

X Ver formato - Actualización de control de OT

4IMPRESIÓN DE OT Y ANEXO DE OP

TESORERÍA - GIROS

Imprimir la Orden de Transferencia y anexar la Orden de Pago soporte CP ISS GNT DOB

GIROSOT IMPRESA Y OP ANEXADA X

5 REVISION DE CADA O.T.

TESORERÍA - REVISOR DE GIROS

Revisar en cada Orden de Transferencia: * La consistencia de los datos incluidos en el documento y La información de la orden de pago y demás instrucciones de giro incluidas en la Orden de Transferencia. Reportar cualquier inconsistencia para actualizar de nuevo la base de datos.


OP Y SOPORTES

O.T. REVISADA DE ACUERDO CON LOS DOCUMENTOS SOPORTE

X

6 FIRMA DE OT POR EL REVISOR

TESORERÍA - REVISOR DE GIROS

Firmar OT CP ISS GNT-DOB GIROS OT FIRMADA X

7

VERIFICACIÓN Y FIRMA DE OT POR COORDINADOR

TESORERÍA-COORDINADOR DE GIROS

Verificar y firmar OT CP ISS GNT-DOB GIROS OT FIRMADA X

8VERIFICACIÓN Y FIRMA DE OT POR JEFE DOB

TESORERÍA-JEFE DOB Verificar y firmar OT CP ISS GNT-DOB

GIROS OT FIRMADA X

9

VERIFICACIÓN Y FIRMA DE OT POR GERENTE NACIONAL DE TESORERÍA

TESORERÍA-GERENTE NACIONAL DE TESORERÍA

Verificar y firmar OT CP ISS GNT OT FIRMADA X

10COLOCACIÓN DE SELLOS Y PROTECTOR

TESORERÍA - GIROS

Colocar sellos, protector y demás elementos de seguridad CP ISS GNT-DOB

GIROS

OT CON SELLOS, PROTECTOR Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD

X

11

ACTUALIZACIÓN DE CUADRO CONTROL DE RECURSOS

TESORERÍA - GIROS

Actualizar cuadro control de recursos por negocio CP ISS GNT-DOB

GIROS

CUADRO CONTROL DE RECURSOS ACTUALIZADO

X

12 VERIFICACIÓN DE RECURSOS

TESORERÍA - GIROS

Verificar la disponibilidad de los recursos en los bancos CP ISS GNT-DOB

GIROSDISPONIBILIDAD DE RECURSOS VERIFICADA X

13

SOLICITUD DE TRASLADO DE FONDOS A LA CUENTA GIRADORA (si no hay disponibilidad)

TESORERÍA - GIROS

Solicitar el traslado de recursos a la cuenta giradora en caso de no haber recursos disponibles

CP ISS GNT-DOB GIROS

SOLICITUD DE RECURSOS X

14

TRASLADA RECURSOS AL BANCO GIRADOR (si no hay disponibilidad)

TESORERÍA- INVERSIONES

Trasladar los recursos al banco girador e informar a contabilidad para su registro CP ISS GNT

INVERSIONES

RECURSOS PARA DISPONIBILIDAD DE GIROS

X

15

VERIFICACIÓN NUEVA DE DISPONIBILIDAD EN BANCOS

TESORERÍA GIROS

Verificar nuevamente si hay recursos en los bancos CD ISS GNT-DOB

GIROS

RECURSOS VERIFICADOS NUEVAMENTE

X

16 ENCRIPCIÓN DE OT

TESORERÍA GIROS

Encriptar OT para transmitir archivo al banco pagador CP ISS GNT-DOB

GIROS OT ENCRIPTADA X

17

ENTREGA DE ORIGINAL DE O.T. A ENTIDAD BANCARIA


Hacer entrega del original de la Orden de Transferencia al banco y dejar copia para actualizar el libro auxiliar y caja


O.T. ORIGINAL ENTREGADA A ENTIDAD FINANCIERA

X

18 FOTOCOPIAR O.T.


Sacar las copias necesarias para: * Consecutivo de las Ordenes de Transferencias, * Contabilidad, * Presupuesto y * Movimiento de Bancos

CP ISS TESORERIA DOB-GIROS

O.T. EN FOTOCOPIAS REQUERIDAS X

19 ABONO EFECTIVO

TESORERÍA - GIROS

Realizar el abono efectivo y actualizar los sistemas de información

ISS TESORERIA DOB-GIROS

ABONO EFECTIVO REALIZADO X

20 ACTAS DE ANULACIÓN

TESORERÍA - GIROS

En caso de presentarse un rechazo por parte del banco, se debe continuar con el proceso de actas de anulación

CC ISS TESORERIA DOB-GIROS ACTA DE ANULACIÓN X Ver proceso Actas de

Anulación

21

TRAMITACIÓN DE ACTAS A CONTABILIDAD DE DOB

TESORERÍA - GIROS

Tramitar el acta de anualción al área de contabilidad de DOB CP ISS TESORERIA

DOB-GIROS

ACTA DE ANULACIÓN TRAMITADA ANTE CONTABILIDAD

X

22INFORMACIÓN AL ÁREA RESPECTIVA

TESORERÍA - GIROS

Informar la inconsistencia mediante oficio al área respectiva CC ISS TESORERIA

DOB-GIROS

OFICIO INFORMATIVO SOBRE EL ACTA DE ANULACIÓN A LA ÁREA RESPECTIVA

X

CUADRO 41

FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASGIROS

ACTAS DE ANULACION

INICIO

SUBPROCESOS DE GIROS

1 CAPTURA DE RECHAZOS EMITIDOS POR LA ENTIDAD BANCARIA

2 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

3 GENERACIÓN DE ACTA DE ANULACION

4 REGISTRO DE LAS ACTAS DE ANULACIÓN EN EL LIBRO AUXILIAR

5 REVISION DE ACTA DE ANULACION

6 VERIFICACIÓN DE SOPORTES

7 SOLICITUD DE SOPORTES

8 ANEXO DE SOPORTES AL ACTA

9 INFORME A ÁREAS INTERESADAS SOBRE LOS RECHAZOS

10 ARCHIVO DE ACTAS DE ANULACION


FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:

INFORMACIÓN


TESORERÍA-GIROS TESORERIA GIROS- COORDINADOR TESORERIA REVISOR DE

GIROSTESORERÍA - SOPORTE DE

OPERACIONES

CUADRO 42


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIAS PROCESO: GIROS SUBPROCESO: ACTAS DE ANULACIÓN No. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 CAPTURA DE RECHAZOS EMITIDOS POR LA ENTIDAD BANCARIA

TESORERÍA-GIROS Capturar los rechazos emitidos por el banco en los abonos solicitados CD ISS GNT DOB

GIROS RECHAZOS CAPTURADOS X

2 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

TESORERÍA-GIROS Actualizar el sistema de información CP ISS GNT DOB GIROS

SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUALIZADO

X

3 GENERACIÓN DE ACTA DE ANULACION

TESORERIA GIROS- COORDINADOR

Generar Acta de Anulación del pago para los rechazos certificados por la entidad financiera, indicando los motivos.


ACTA DE ANULACION POR RECHAZOS DE GIROS X

4 REGISTRO DE LAS ACTAS DE ANULACIÓN EN EL LIBRO AUXILIAR

TESORERIA GIROS- COORDINADOR

Registrar las actas de anulación en el libro en el libro auxiliar de caja y bancos CP ISS GNT DOB

GIROS ACTAS DE ANULACIÓN REGISTRADAS X

5 REVISION DE ACTA DE ANULACION

TESORERIA REVISOR DE GIROS

Revisar Acta de Anulación y obtener firmas autorizadas CP

ISS GNT DOB GIROS

ACTA DE ANULACION REVISADA Y FIRMADA X

6 VERIFICACIÓN DE SOPORTES

TESORERIA REVISOR DE GIROS Verificar si se necesitan los soportes adjuntados CP

ISS GNT DOB GIROS SOPORTES VERIFICADOS X

7 SOLICITUD DE SOPORTES

TESORERIA REVISOR DE GIROS Solicitar soportes faltantes al archivo de DOB CP ISS GNT DOB

GIROS SOPORTES SOLICITADOS X

8 ANEXO DE SOPORTES AL ACTA

TESORERIA REVISOR DE GIROS Anexar soportes faltantes al acta de anulación CP

ISS GNT DOB GIROS SOPORTES ANEXADOS Y COMPLETOS X

9 INFORME A ÁREAS INTERESADAS SOBRE LOS RECHAZOS


Informar al área interesada que emite la Orden de Pago sobre el proceso de anulación que se ha realizado para que actualicen la información contable y dispongan lo necesario para su corrección

CCISS GNT DOB GIROS-SOPORTE OFICIO

ACTAS DE ANULACIONES INFORMADAS A UNIDADES EJECUTORAS X

10 ARCHIVO DE ACTAS DE ANULACION


Archivar en perfecto orden consecutivo las actas de anulación emitidas, controlar su permanencia y esperar nueva documentación para tramitar reexpedición

CPISS GNT DOB REGISTRO DE OPERACIONES

ACTAS DE ANULACION ARCHIVADAS X

CUADRO43INFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: GIROS

MAPA DE RIESGOS



1Costos excesivos por ineficiencia

Órdenes de Pago (OP) sin firmas autorizadas. Baja Devolución de órdenes por

falta de firmas. Bajo Medio

Revisar que las órdenes contengan todas las firmas de autorización. (Ordenador del Gasto).

P Bajo

Error en el archivo magnetico que contiene los datos de la Orden de Pago.

Baja Devolución de órdenes por inconsistencia de datos. Bajo Medio

Revisión de datos de la OP por parte de la Coordinación de Giros.

P Bajo

Información desactualizada del sistema. Baja Rechazos y abonos en

cuentas erradas. Bajo MedioRevisión de consistencia entre OP y OT por parte de la Coordinación de Giros

P Bajo

3Información Inconstante o desactualizada

Extravío de OT por mal manejo de documentos.

Robo de OT

Baja

No pago de las OT.

Reclamos por parte del usuario.

Anulación de OT extraviada y generación de nueva OT.

Medio Medio Llevar un consecutivo para la entrega de las OT P Bajo

4Revelación o sustracción de la información

Firma Incorrecta.

Protector diferente en números al valor de la OT.

Baja Rechazo de la OT Bajo Medio

Revisión de las características de seguridad al momento de entrega de la OT.

C Bajo

5Información Inconstante o desactualizada

No registro de actas de anulación. Baja

Reclamos por parte de los proveedores por información incorrecta.

Bajo Medio

Registrar oportunamente las actas de anulación en Libro auxiliar de caja y bancos

P Bajo

6

Contabilidad errónea o falta de razonabilidad en los estados financieros

Procesamiento demorado de la OT por falta de recursos físicos. Baja Cierre tardío de los registros

en contabilidad. Bajo MedioNo cierre en contabilidad hasta que aparezca la OT del día.

P Bajo

7Costos excesivos por ineficiencia

Reporte doble de la misma OP por parte de Cuentas por Pagar Baja

Pago doble de las OP generando demoras en el proceso.

Bajo AltoVerificación de reportes en el consecutivo del sistema corrigiendo los registros.

C Bajo

Decisiones erróneas2

CUADRO 44

INFORMACIÓN Fecha: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASNOMINAPAGO NOMINA

INICIO

PROCESOS DE NÓMINA

1 ELABORACIÓN CUADRO CONTROL NÓMINA

2 ELABORACION DE CUADRO CONSOLIDADO

3 SOLICITAR LA INFORMACION DE TRANSLADOS

4 TRANSLADO DE RECURSOS

5 RECEPCION DE SOLICITUDES DE RECURSOS

6 ELABORACION CUADRO TRANSLADO DE RECURSOS

7 ENVIO DE INFORMACION A LOS BANCOS

8 ELABORACION CUADRO CONTROL DE LAS NOMINAS EJECUTADAS

9 ELABORACION DE CARTA Y TS DIRIGIDA A LOS BANCOS


11 RECEPCION DE CERTIFICACION DEL BANCO

12 RECEPCION DE DEVOLUCIONES

13 CONCILIACION DE NOMINA

14 ELABORACION DE NUEVA TS AL BANCO

15 INFORME A CONTABILIDAD

16 ELABORACION DE CUADRO CON VALORES BRUTOS (PARA NOMINA DE CONTRATACION CIVIL)

17 ELABORACION DE INFORMES FINALES

18 ARCHIVO DE INFORMACION

PROCESO CONTABILIDAD: ABONO EN CUENTAS

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:

No. ActividadResponsable

TESORERIA GIROS TESORERIA GIROS-SECCIONAL

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: NOMINASUBPROCESO: PAGO NOMINA


1 ELABORACIÓN CUADRO CONTROL NÓMINA

TESORERIA GIROS

Elaborar el cuadro control, especificando cada uno de los negocios. Debe ser firmado por el ordenador del gasto y por la persona encargada de presupuesto en original

ISS GNT DOB- NOMINAS

CUADRO CONTROL DE NOMINA

X Ver formato cuadro control de nomina

2 ELABORAION DE CUADRO CONSOLIDADO

TESORERIA GIROS

Extractar la informacion por negocios y por seccionales y elaborar cuadro consolidado

ISS GNT DOB- NOMINAS

EXTRACTAR LA INFORMACION POR NEGOCIOS Y POR SECCIONALES Y ELABORAR CUADRO CONSOLIDADO

X Ver formato cuadro consolidado

3 SOLICITAR LA INFORMACION DE TRANSLADOS

TESORERIA GIROS

Solicitar autorizacion a la gerencia nacional de tesoreria para el translado de los valore brutos (sueldos +descuentos de nomina)

ISS GNT DOB- NOMINAS X

4 TRANSLADO DE RECURSOS TESORERIA GIROS

Transladar los valores brutos a la administradora mediante formato dirigido a la coordinacion de giros.

ISS GNT DOB- NOMINAS X Pagos solamente a las entidades

autorizadas

5 RECEPCION DE SOLICITUDES DE RECURSOS

TESORERIA GIROS

Recibir la solicitud de recursos al ISS remitida por la seccional.


Esta informacion debe ser enviada con una estructura de archivo de la siguiente manera: dos primeros digitos corresponden al codigo de la seccional, los dos digitos siguientes corresponden Nm que significa nomina, los dos digitos siguientes especifican el tipo de nomina que puede ser: AC que significa Activos, JU que significa jubilados, CC que significa contratacion civil, PP que significa prima publica, PA que significa prima de activos, PJ que significa prima jubilada,CE que significa cesantias y los ultimos cuatro digitos corresponden al mes y al aÑo.

6 ELABORACION CUADRO TRANSLADO DE RECURSOS

TESORERIA GIROS

Consolidar la informacion de todas las seccionales y generar informe discriminando por cada una de las entidades bancarias autorizadas.



TESORERIA GIROS

Enviar el cuadro translado de recursos a cada uno de los bancos y generar cuadro de aprobacion por la administradora y posteriormente cada uno de los bancos pasan on dirigen la informacion a la coordinacion de giros


8ELABORACION CUADRO CONTROL DE LAS NOMINAS EJECUTADAS

TESORERIA GIROS

Discriminar los descuentos de nomina de la administradora y el valor de giro de cada una de las seccionales y preparar TS dirigida al banco.


9 ELABORACION DE CARTA Y TS DIRIGIDA A LOS BANCOS

TESORERIA GIROS

Sacar copias de los TS y enviar cartas a los bancos con el valor total del translado anexando el cuadro Control de las Nominas Ejecutadas en el cual figuran todas las entidades seccionales.


La carta debe ir con dos de las cuatro firmas registradas y los cuatro sellos de lo contrario sera devuelta por la entidad bancaria. Ninguna seccional puede autorizar el pago de las nominas. El banco unicamente realizara el pago autorizado por


TESORERIA GIROS-SECCIONAL

Enviar a la sucursal del banco respectivo en medio magnetico la informacion de los usuarios autorizados y los valores a pagar que corresponden a cada uno de ellos acompaÑado de una carta remisoria con la firma autorizada.


La sucursal del banco recibe la informacion de la seccional y hace un comparativo contra lo que el banco principal autorizo y si se presenta alguna diferencia este devuelve toda la documentacion.

11 RECEPCION DE CERTIFICACION DEL BANCO

TESORERIA GIROS

Recibir la certificacion elaborada por la sucursal del banco donde especifica si el proceso fue satisfactorio o se hizo alguna devolucion, posteriormente si hubo una devolucion , se debe exigir una justificacion de la seccional.


CUADRO 45

12 RECEPCION DE DEVOLUCIONES

TESORERIA GIROS-SECCIONAL

Recibir la devolucion justificada enviada por la sucursal del banco. Reportar via Transfer en formato respectivo la confirmacion de nomina al funcionario de Tesoreria Nacional - Giros.


Esta informacion debe tener el nombre especifico del archivo de la siguiente manera los dos primeros digitos corresponden al codigo de la seccional los siguientes dos digitos corresponden son CF que significa confirmacion de nomina, los siguientes dos digitos corresponden al tipo de nomina (ver observacion tarea No 5) y los ultimos cuatro digitos corresponden al mes y al aÑo.

13 CONSILIACION DE NOMINA TESORERIA GIROS

Ingresar a conciliacion de nomina con las partidas que quedan por rechazos y por sobrantes ( estos valores quedan en las cuentas del nivel nacional ), reportar a contabilidad de tesoreria con el cuadro que envia la seccional.


14 ELABORACION DE NUEVA TS AL BANCO

TESORERIA GIROS

Elaborar un TS donde se informe a la respectiva sucursal del banco el ajuste del valor inicial.


Esta nueva TS debe contener tambien las dos firmas autorizadas y los cuatro sellos respectivos. -Para las nominas de activos , jubilados y primas anexar la orden de pago y debe ser igual al valor total del cuadro control de nomina original , debe contener la firma original o de lo contrario sera devuelta a la seccional.

15 INFORME A CONTABILIDAD TESORERIA GIROS

Informar a contabilidad mediante oficio anexando el cuadro general, el cuadro de bancos, el cuadro soporte de bancos discriminado por seccionales y el informe de la administradora al banco.


16

ELABORACION DE CUADRO CON VALORES BRUTOS (PARA NOMINA DE CONTRATACION CIVIL)

TESORERIA GIROS

Hacer cuadro en excel con valores brutos y detallar lo girado discriminados por entidades financieras y seccionales quedando especificados los descuentos en autoliquidaciones, pago a terceros y embargos. Remitirlo a giros.


17 ELABORACION DE INFORMES FINALES

TESORERIA GIROS

Presentar informes de pagos finales de las nominas por cada negocio


18 ARCHIVO DE INFORMACION TESORERIA GIROS

Archivar los cuadros control nomina en el AZ movimientos diarios del archivo de la tesoreria. Tambien se deben archivar los documentos del proceso de nominas, las cartas y cuadros por bancos , confirmacion, nominas rechazo y sobrantes , exigilidades, correspondencia enviada y correspondencia recibida. igualmente, la informacion en medio magnetico debe ser almacenada en las respectivas carpetas del PC del funcionario de giros con su respectivo back-up.


CUADRO 46

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: NÓMINA

MAPA DE RIESGOS



1

Costos excesivos por ineficiencia

1. Inconsistencias de los archivos magnéticos que contienen los datos de la nómina a liquidar.

2. Consolidación errónea de los archivos de las seccionales.

3. Falsificación de firmas autorizadas en los Traslados Sebra (TS)

Baja

C1. Liquidación errónea de la nómina y pagos incorrectos.

C2. Colocación de recursos en exceso o en defecto.

C3. Desviación de los recursos solicitados para el pago de la nómina.

Bajo Medio

C1. Verificar la consistencia del archivo y compararlo con un período anterior en cuanto a similitud y correspondencia de cifras.

C2. Verificar archivos con anterioridad, tanto los de las seccionales como el consolidado.C2. La entidad financiera revisa

P

P

P

Bajo

2 Pérdida de Activos

Inconsistencias en los reportes a la Entidad Bancaria a nivel de usuario en medio magnético generado por nómina.

Media

Falta de oportunidad en la ubicación de recursos para obtener nueva rentabilidad

Medio Medio Conciliación oportuna de los extractos. D Bajo

CUADRO 47

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIAS

SOPORTE ADMINISTRATIVO

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

ISS VF-VICEPRESIDENTE FINANCIERO

ENTIDAD FINANCIERA-FUNCIONARIO AUTORIZADO

INICIO

PROCESOS GERENCIA NACIONAL DE TESORERÍA

1 SOLICITAR APERTURA DE CUENTA

2 ELABORAR CARTA DE AUTORIZACION

3 AUTORIZAR APERTURA DE CUENTA

4 APERTURA DE CUENTA

5 REPORTE DE NUMERO E IDENTIFIACION DE CUENTA ABIERTA

6 ACTUALIZACION DE FIRMAS

7 REPORTAR CUENTAS ABIERTAS A LAS AREAS DE CONCILIACIÓN, REGISTRO E INVERSIONES-GNT

8 ACTUALIZACION DE INVENTARIO DE CUENTAS

9 ARCHIVAR OFICIO DE APERTURA


FIN

FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:


UNIDAD EJECUTORA GERENTE

GNT-DOB- FUNCIONARIO CUENTAS BANCARIAS GERENTE SECCIONAL

/TESORERO


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: APERTURA DE CUENTAS BANCARIASNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 SOLICITAR APERTURA DE CUENTA

UNIDAD EJECUTORA- GERENTE

Solicitar autorización de apertura de cuenta a la Gerencia Nacional de Tesoreria mediante oficio CP

ISS TESORERIA SECCIONAL

JUSTIFICACION DE APERTURA

SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS PARA UNIDAD EJECUTORA

X

Evitar la utilización de cuentas en forma indebida, llevando un control estricto al reporte y aplicación dela circular 200 de 1998

2 ELABORAR CARTA DE AUTORIZACION

GNT-DOB- FUNCIONARIO CUENTAS BANCARIAS

Elaborar un carta de Autorización de Apertura de Cuenta dirigida al banco CP ISS GNT

DOBAUTORIZACION DE GNT

CARTA DE AUTORIZACION DE APERTURA DE CUENTA BANCARIA PARA UNIDAD EJECUTORA

X

3 AUTORIZAR APERTURA DE CUENTA

ISS VF-VICEPRESIDENTE FINANCIERO

Firmar carta de autorización de apertura de cuenta CP ISS VF-GNT-

DOB Carta de autorización

OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE APERTURA DE CUENTA FIRMADO

X

4 APERTURA DE CUENTA

ENTIDAD FINANCIERA-FUNCIONARIO AUTORIZADO

Proceder a la apertura de la cuenta verificando que sean correctos los términos y condiciones de manejo.

CD ENTIDAD FINANCIERA

TERMINOS Y CONDICIONES DE MANEJO DEL BANCO

OFICIO DE AUTORIZACION DE APERTURA DE CUENTA

X

5REPORTE DE NUMERO E IDENTIFIACION DE CUENTA ABIERTA

GERENTE SECCIONAL /TESORERO

Reportar apertura de cuenta y número asignado CPISS TESORERIA SECCIONAL

DATOS DE LA NUEVA CUENTA

OFICIO REMISORIO SOBRE CONFIRMACION DE DATOS DE CUENTA ABIERTA

X

6 ACTUALIZACION DE FIRMAS


Continuar con el proceso de actualización de firmas. CP ISS VF-GNT-

DOB FIRMAS ACTUALIZADAS X

7

REPORTAR CUENTAS ABIERTAS A LAS AREAS DE CONCILIACIÓN, REGISTRO E INVERSIONES-GNT


Entregar solicitud de apertura y número de cuenta a los Grupos de Conciliaciones Bancarias, Registro de Operaciones y al Departamento Nacional de Inversiones

CP ISS VF-GNT-DOB

SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA

COPIA OFICIO DE ENTREGA DE INFORMACION FIRMADO POR QUIENES RECIBIERON

X

8ACTUALIZACION DE INVENTARIO DE CUENTAS


Actualizar el informe de cuentas activas a nombre del Instituto. CP ISS VF-GNT-

DOBINFORME DE CUENTAS

INVENTARIO DE CUENTAS ACTIVAS ACTUALIZADO

X

9 ARCHIVAR OFICIO DE APERTURA


Archivar en folder AZ especial copia de la solicitud de apertura y el número de la cuenta asignado.

CP

ISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

Copia de la solicitud de apertura de cuenta y archivador o AZ

ARCHIVO DE APERTURA DE CUENTAS X


CUADRO 49

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASSOPORTE ADMINISTRATIVO

ACTUALIZACIÓN DE FIRMAS EN CUENTAS BANCARIAS

INICIO

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

1 VERIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN FIRMAS PENDIENTES POR ACTUALIZAR

2 ELABORA COMUNICACIÓN A ENTIDAD FINANCIERA SOBRE ACTUALIZACION REGISTRO DE FIRMAS AUTORIZADAS

3 RECIBE TARJETAS DILIGENCIADAS Y RECOGE FIRMAS Y HUELLAS

4 FOTOCOPIA TARJETAS DILIGENCIADAS

5 PREPARAR OFICIO REMISIORIO DE TARJETAS DILIGENCIADAS

6 ENVIO DE DOCUMENTOS A LA ENTIDAD FINANCIERA

7 ARCHIVAR COPIA DEL OFICIO REMISORIO DE TARJETAS DILIGENCIADAS A LA ENTIDAD FINANCIERA

8 ACTUALIZAR CUADRO CONTROL DE REGISTRO DE FIRMAS

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


GNT-DOB- FUNCIONARIO CUENTAS BANCARIAS/TESORERIA SECCIONAL

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: ACTUALIZACIÓN DE FIRMAS EN CUENTAS BANCARIAS


1VERIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN FIRMAS PENDIENTES POR ACTUALIZAR


Verificar trimestralmente si hubo retiro o ingreso de funcionarios de los cuales no se actualizaron firmas

CP ISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

INFORMACION DE FIRMAS AUTORIZADAS

INVENTARIO DE FIRMAS AUTORIZADAS X

Si hay cambios en las firmas autorizadas se debe enviar un oficio a las entidades bancarias con los datos de las nuevas firmas autorizadas.

2

ELABORA COMUNICACIÓN A ENTIDAD FINANCIERA SOBRE ACTUALIZACION REGISTRO DE FIRMAS AUTORIZADAS


Preparar comunicación a la Entidad Financiera solicitando la actualización del registro de firmas.

CP ISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

INFORMACION DE FIRMAS AUTORIZADAS

OFICIO PARA ENTIDADES FINANCIERAS SOBRE ACTUALIZACION DE FIRMAS AUTORIZADAS PARA MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

X

Ver formato Oficio para entidades financieras sobre actualización de firmas autorizadas

3RECIBE TARJETAS DILIGENCIADAS Y RECOGE FIRMAS Y HUELLAS


Recibir las tarjetas, revisar los datos básicos consignados en las mismas y recoger firmas y huellas de los funcionarios autorizados.

CDISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

TARJETAS DE FIRMAS AUTORIZADAS

TARJETAS REVISADAS Y DILIGENCIADAS CON FIRMAS Y HUELLAS

X

En caso de presentarse alguna inconsistencia en los datos de las tarjetas, éstas deben ser devueltas a la entidad financiera.

4 FOTOCOPIA TARJETAS DILIGENCIADAS


Tomar fotocopia a las tarjetas totalmente diligenciadas. CP


TARJETAS DE FIRMAS AUTORIZADAS

FOTOCOPIAS DE TARJETAS DEBIDAMENTE DILIGENCIADAS Y CON TODOS LOS ELEMENTOS DE SEGURIDAD REQUERIDOS

X

5PREPARAR OFICIO REMISIORIO DE TARJETAS DILIGENCIADAS


Preparar la carta remisoria de las tarjetas completamente diligenciadas a la entidad bancaria

CDISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

LISTADOS DE TARJETAS

OFICIOS REMISORIOS DE TARJETAS DILIGENCIADAS, A ENTIDADES FINANCIERAS.

X Ver formato Carta Remisoria de Tarjetas

6 ENVIO DE DOCUMENTOS A LA ENTIDAD FINANCIERA


Tramitar la entrega del documento a la Entidad Financiera. CD


DOCUMENTODOCUMENTOS ENVIADOS A ENTIDAD FINANCIERA

X

7

ARCHIVAR COPIA DEL OFICIO REMISORIO DE TARJETAS DILIGENCIADAS A LA ENTIDAD FINANCIERA


Archivar copia de la comunicación debidamente firmada en señal de recibo por la Entidad Financiera.

CPISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

COPIA DE LA COMUNICACIÓN

COPIA DE OFICIO ENVIADO A LA ENTIDAD FINANCIERA CON FIRMA DE RECIBIDO ARCHIVADA

X

8ACTUALIZAR CUADRO CONTROL DE REGISTRO DE FIRMAS


Actualizar el cuadro de control de registro de firmas. CD


CUADRO CONTROLCUADRO ACTUALIZADO DE REGISTRO DE FIRMAS

X

DESCRIPCION DE ACTIVIDADESCUADRO 50

CUADRO 51


CANCELACIÓN DE CUENTAS

INICIO

PROCESOS GERENCIA NACIONAL DE TESORERÍA

1 EVALUAR REQUERIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS

2 ELABORAR CARTA DE ORDEN DE CANCELACIÓN

3 SOLICITAR A REVISORIA FISCAL SI ES DEL CASO

4 SOLICITAR A SUPERBANCARIA SI ES DEL CASO

5 TRASLADAR EL SALDO

6 REPORTAR A LAS ÁREAS RESPECTIVAS

7 ACTUALIZACION DE INVENTARIO DE CUENTAS ACTIVAS

8 ARCHIVO EN FOLDER ESPECIAL


FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


GNT-DOB- FUNCIONARIO CUENTAS BANCARIAS TESORERIA NACIONAL- SECCIONAL- FUNCIONARIOS ENCARGADOS

CUADRO 52


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: CANCELACION DE CUENTAS BANCARIASNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 EVALUAR REQUERIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS


Evaluar el requermiento de cuentas y la decisión de cancelar. CPISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

REQUERIMIENTOS DE CUENTAS

INFORME SOBRE EVALUACION DE CUENTAS A CANCELAR

X

2 ELABORAR CARTA DE ORDEN DE CANCELACIÓN


Preparar carta de orden de cancelación de cuentas para que dicha cancelación sea autorizada por la Vicepresidencia Financiera

CPISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

DATOS DE CANCELACION

OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACION DE CUENTAS

X Ver formato Carta de Orden de Cancelación de Cuentas

3 SOLICITAR A REVISORIA FISCAL SI ES DEL CASO

TESORERIA NACIONAL- SECCIONAL- FUNCIONARIOS ENCARGADOS

Si la Entidad Financiera no atiende la solicitud, proceder a solicitar a la Revisoría Fiscal de la Entidad Financiera el cumplimiento de la solicitud y/o Defensor del Cliente.

CCISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

OFICIO DE SOLICITUD

OFICIO DE SOLICITUD A REVISORIA FISCAL/ DEFENSORIA DEL CLIENTE

X

4 SOLICITAR A SUPERBANCARIA SI ES DEL CASO

TESORERIA NACIONAL- SECCIONAL- FUNCIONARIOS ENCARGADOS

Si la Revisoría Fiscal no atiende debe solicitarse a la Superintendencia Bancaria requiera a la Entidad Financiera el cumplimiento de la instrucción.

CCISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

OFICIO DE SOLICITUD

OFICIO DE SOLICITUD A SUPERINTENDENCIA BANCARIA

X

5 TRASLADAR EL SALDO


Continuar con el proceso de traslado de saldoISS VF-GNT-DOB/TESORERIA SECCIONAL

SALDO TRASLADADO X

6 REPORTAR A LAS ÁREAS RESPECTIVAS


Preparar reporte a las áreas de Conciliación, Registro e Inversiones, donde se informe sobre las cuentas canceladas CD


INFORMACION DE CUENTAS CANCELADAS

REPORTE CON COPIA A TODAS LAS ÁREAS MENCIONADAS PARA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

X

7ACTUALIZACION DE INVENTARIO DE CUENTAS ACTIVAS


Actualizar el informe de cuentas activas a nombre del Instituto. CP ISS GNT DOB

INFORME DE CUENTAS ACTIVAS

INFORME ACTUALIZADO DE CUENTAS ACTIVAS X

8 ARCHIVO EN FOLDER ESPECIAL


Archivar en folder AZ especial de dedicación exclusiva copia de la solicitud de cancelación de la cuenta. CP ISS GNT DOB COPIA DE

SOLICITUD

COPIA DE CANCELACION DE CUENTA ARCHIVADA

X

CUADRO 53


REQUERIMIENTOS TRIBUTARIOS SOLICITADOS POR LA DIAN O AUTORIDAD TRIBUTARIA

INICIO

1 RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS PROVENIENTES DE LA DIAN

2 VERIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO Y RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS PARA DAR RESPUESTA

3 ELABORACIÓN DE OFICIO DE RESPUESTA AL REQUERIMIENTO

4 ARCHIVO DE RESPUESTA AL REQUERIMIENTO

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:



CUADRO 54

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: REQUERIMIENTOS TRIBUTARIOS SOLICITADOS POR LA DIAN O AUTORIDAD TRIBUTARIA


1

RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS PROVENIENTES DE LA DIAN


Recibir el requerimiento de la DIAN o de las Unidades de Impuestos especiales CD


OFICIO REQUERIMIENTO DE DIAN O AUTORIDAD TRIBUTARIA RECIBIDO

X

2

VERIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO Y RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS PARA DAR RESPUESTA


Verificar competencia de la solicitud y recopilar los documentos con el Grupo de Revisión para proyectar respuesta. Si no es de competencia del área de Tesorería, elaborar y remitir oficio a dependencia competente de solución, con copia a la entidad tributaria

CPISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

OFICIO DOCUMENTOS REQUERIDOS LISTOS X

3ELABORACIÓN DE OFICIO DE RESPUESTA AL REQUERIMIENTO


Elaborar y remitir oficio de respuesta al requerimiento


OFICIO DE RESPUESTA A LA DIAN O AUTORIDAD TRIBUTARIA

X

4 ARCHIVO DE RESPUESTA AL REQUERIMIENTO


Archivar copia de recibido de la respuesta remitida CP


COPIA DE RECIBIDO

COPIA DE OFICIO DE RESPUESTA A LA DIAN O AUTORIDAD TRIBUTARIA ARCHIVADO

X


CUADRO 55


DERECHOS DE PETICION

INICIO

1 RECEPCIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN

2 VERIFICAR SI LA SOLICITUD RECIBIDA ES DE COMPETENCIA

3 RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PROYECTAR RESPUESTA

4 ELABORACIÓN DE OFICIO DE RESPUESTA DEFINITIVA AL PETICIONARIO

5 ELABORACIÓN DE OFICIO DE RESPUESTA PARCIAL AL PETICIONARIO

FIN

FLUJOGRAMA


PROCESO:

SUBPROCESO:



CUADRO 56


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: DERECHOS DE PETICIÓN

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOSProducto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECEPCIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN


Recibir la solicitud elaborada por el peticionario CP


CARTA DE SOLICITUD

SOLICITUD RECIBIDA X Ver formato: Derecho de petición

2 VERIFICAR SI LA SOLICITUD RECIBIDA ES DE COMPETENCIA


Verificar si la solicitud es de competencia del área y si la información solicitada o contenida es consistente y completa. Si no es de competencia del área de Tesorería, elaborar un oficio de remisión al área correspondiente adjuntando el derecho de petición.

CDISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

OFICIO SOLICITUD REVISADA Y CONSISTENTE

X

3 RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PROYECTAR RESPUESTA


Evaluar en términos de tiempo la entrega de información. Si es posible o no obtener los documentos en forma inmediata.


EVALUACIÓN DE TIEMPO Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN A ENVIAR

X

4 ELABORACIÓN DE OFICIO DE RESPUESTA DEFINITIVA AL PETICIONARIO


Preparar comunicación al peticionario informando el recibo de la solicitud, el trámite, acciones que se están realizando. Si es posible entregar la información procede a dar trámite a la información por intermedio del Grupo que la administre


OFICIO OFICIO DE RESPUESTA DEFINITIVA AL PETICIONARIO

X

5 ELABORACIÓN DE OFICIO DE RESPUESTA PARCIAL AL PETICIONARIO


Preparar comunicación al peticionario informando el recibo de la solicitud, el trámite, las acciones que se están realizando y la dificultad presentada en la recopilación de la información y el tiempo de entrega


OFICIO OFICIO DE RESPUESTA PARCIAL AL PETICIOANRIO

X

CUADRO 57


CUSTODIA DE TITULOS VALORES

INICIO

1 RECEPCIÓN MEDIANTE RELACIÓN Y CONDICIONES DEL DEPÓSITO

2 ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVOS MAGNÉTICOS

3 ARCHIVO EN CAJA FUERTE DE TÍTULOS O DOCUMENTOS RECIBIDOS

4 REALIZAR ARQUEO MENSUAL

5 RELACIÓN DE TÍTULOS PERDIDOS

6 DENUNCIO DE PÉRDIDA

7 REPOSICIÓN DE TÍTULO EXTRAVIADO

DEVOLUCIÓN DE TÍTULOS VALORES

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:




DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: CUSTODIA DE TÍTULOS VALORESNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECEPCIÓN MEDIANTE RELACIÓN Y CONDICIONES DEL DEPÓSITO


Recibir mediante relación y condiciones de depósito CDISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

OFICIO DE RELACION

RECIBO DE TÍTULOS CON RELACIÓN Y CONDICIONES DE DEPÓSITO X



Actualizar en el sistema los archivos correspondientes a títulos valores CP


ARCHIVOS ARCHIVOS MAGNÉTICOS ACTUALIZADOS X

3ARCHIVO EN CAJA FUERTE DE TÍTULOS O DOCUMENTOS RECIBIDOS


Mantener en caja fuerte los títulos recibidos CPISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

TITULOS Y CAJA TÍTULOS EN CAJA FUERTE X

4 REALIZAR ARQUEO MENSUAL


Realizar arqueo una vez al mes CP Depositante INFORMACION DE TITULOS

ARQUEO MENSUAL DE TÍTULOS EN CAJA FUERTE X

5 RELACIÓN DE TÍTULOS PERDIDOS


Establecer, después del arqueo, una relación de títulos CPISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

INFORMACION DE TITULOS

OFICIO RECIBIDO DE SOLICITUD DE TÍTULOS EN CUSTODIA X

6 DENUNCIO DE PÉRDIDA


Presentar denuncia de pérdida de título ante… CCISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

DATOS DE TITULO PERDIDO DENUNCIA DE PÉRDIDA DE TÍTULOS X

7 REPOSICIÓN DE TÍTULO EXTRAVIADO


Iniciar proceso de Reposición de Título Extraviado CCISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

TÍTULO EXTRAVIADO REPUESTO X

CUADRO 58

CUADRO 59


DEVOLUCION DE TITULOS VALORES

INICIO

CUSTODIA DE TÍTULOS VALORES

1 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE SOLICITUD DE REINTEGRO DE TÍTULO

2 RETIRO DEL TÍTULO DE LA CAJA FUERTE


4 REMISIÓN DE OFICIO Y TÍTULO

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:




DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE TÍTULOS VALORESNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE SOLICITUD DE REINTEGRO DE TÍTULO


Recibir solicitud del peticionario y verificar información, si es incorrecta, debe enviarle un oficio indicando las inconsistencias


SOLICITUD OFICIO DE SOLICITUD CORRECTO X Ver formato Solicitud de devolución de títulos valores

2 RETIRO DEL TÍTULO DE LA CAJA FUERTE


Retirar el título solicitado de la caja fuerte CPISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

TITULO EN CAJA TÍTULO SOLICITADO LISTO PARA DEVOLUCIÓN X



Actualizar en el sistema los archivos correspondientes a títulos valores devueltos CD


ARCHIVOS ARCHIVOS MAGNÉTICOS ACTUALIZADOS X

4 REMISIÓN DE OFICIO Y TÍTULO


Elaborar oficio de devolución al peticionario adjuntando el título solicitado CD


TITULO SOLICITADO

OFICIO DE DEVOLICIÓN CON TÍTULO DEVUELTO ADJUNTO X

CUADRO 60

CUADRO 61


INFORME SUPERSALUD FORMATO SNS-BANCOS TRIMESTRAL

INICIO

1 CONSOLIDACIÓN EN EL FORMATO SScsAAAATT

2 GRABACIÓN DE INFORMACIÓN DEL FORMATO

3 IMPRESIÓN DE REPORTE

4 REVISIÓN DEL REPORTE IMPRESO

5 REVISIÓN DEL REPORTE EN CONTABILIDAD

6 FIRMA DE REPORTE

7 REVISION Y CONFIRMACION DE DATOS

8 FIRMAR EL REPORTE SNS

9 ENVIO VIA TRANSFER Y POR CORREO DE FORMATO SNS

10 VERIFICACIÓN DE CONSISTENCIA DE LA INFORMACIÓN

11 CONSOLIDACIÓN REPORTE FORMATO SNS

12 IMPRESIÓN DE REPORTE Y OFICIO DE REMISIÓN

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:

No. Actividad

Responsable

DEPARTAMENTO NACIONAL DE OPERACIONES BANCARIAS-

FUNCIONARIO DE PROCESOSGERENTE SECCIONALJEFE DE CONTABILIDAD

SECCIONAL TESORERÍA SECCIONAL

CUADRO 62 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: REQUERIMIENTO SUPERSALUD FORMATO SNS BANCOS- TRIMESTRALNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 CONSOLIDACIÓN EN EL FORMATO SScsAAAATT TESORERÍA SECCIONAL Diligenciar el formato SNS-EF-06-BANCOS

ISS TESORERIA /CONTABILIDAD SECCIONAL

Extracto del banco y saldo en libros contables

INFORME SNS DILIGENCIADO SEGÚN INSTRUCCIONES

X Ver formato - Formato SNS-EF-06-BANCOS

2GRABACIÓN DE INFORMACIÓN DEL FORMATO

TESORERÍA SECCIONAL Grabar la información del formato en medio magnético CDISS TESORERIA /CONTABILIDAD SECCIONAL

Medio magnético INFORMACIÓN DEL FORMATO GRABADA X

3 IMPRESIÓN DE REPORTE TESORERO SECCIONAL Imprimir el reporte ISS TESORERIA SECCIONAL Informe impreso REPORTE IMPRESO X

4 REVISIÓN DEL REPORTE IMPRESO TESORERO SECCIONAL Revisar el reporte para consistencia de datos CP ISS TESORERIA

SECCIONALInforme extracto libros REPORTE REVISADO X

5 REVISIÓN DEL REPORTE EN CONTABILIDAD

JEFE DE CONTABILIDAD SECCIONAL

Revisar la información del reporte de las cuentas, para garantizar que se encuentran incluidas todas las cuentas y que los valores reportados corresponden a los que figuran en los estados financieros

CP ISS CONTABILIDAD SECCIONAL

Informe extracto libros

REPORTE IMPRESO REVISADO POR JEFE CONTABILIDAD

X

6 FIRMA DE REPORTE JEFE DE CONTABILIDAD SECCIONAL Firmar Reporte ISS CONTABILIDAD

SECCIONALInforme extracto libros REPORTE FIRMADO X

7 REVISION Y CONFIRMACION DE DATOS GERENTE SECCIONAL Revisar y solicitar confirmación de consistencia de las cifras CP ISS GERENCIA

SECCIONALInforme extracto libros

INFORME VERIFICADO POR GERENCIA SECCIONAL

X

8 FIRMAR EL REPORTE SNS GERENTE SECCIONAL Firmar Reporte ISS GERENCIA SECCIONAL

INFORME SNS FIRMADO POR GERENTE SECCIONAL

X

9ENVIO VIA TRANSFER Y POR CORREO DE FORMATO SNS

TESORERIA SECCIONAL

Enviar a más tardar el día diez (10) calendario siguiente el formato anterior debidamente diligenciado y firmado por el Gerente, Contador y Tesorero. La remisión debe ser escrito y en medio magnético a la dirección transfer enunciada anteriormente

ISS SECCIONAL TESORERIA/CONTABILIDAD/GERENCIA

Medio magnético e informe impreso

FORMATO FIRMADO ENVIADO POR CORREO Y VIA TRANSFER

X

10VERIFICACIÓN DE CONSISTENCIA DE LA INFORMACIÓN

DEPARTAMENTO NACIONAL DE OPERACIONES BANCARIAS- FUNCIONARIO DE PROCESOS

Validar que los reportes se encuentren en el formato y los campos completamente diligenciados y reportar inconsistencias CD ISS GNT DOB-

PROCESOS Medio magnéticoINFORMES DE SECCIONALES REVISADOS

X

11 CONSOLIDACIÓN REPORTE FORMATO SNS


Consolidar la información de los reportes seccionales CD ISS GNT DOB- PROCESOS

Archivos magnéticos de seccionales

FORMATO SNS CONSOLIDADO POR SECCIONALES Y BANCOS

X

12 IMPRESIÓN DE REPORTE Y OFICIO DE REMISIÓN


Imprimir el reporte y el oficio de remisión para firma del Jefe del Depto de Operaciones Bancarias CD ISS GNT DOB-

INGRESOS Archivo de control

ARCHIVO MAGNÉTICO CONSOLIDADO, ARCHIVO MAGNÉTICO DE SECCIONALES E INFORME IMPRESO

X

CUADRO 63


ELABORACION DE CERTIFICADOS PARA DECLARACION DE RENTA

INICIO

PROCESOS DE GIROS

1 ELABORACIÓN DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE POR CONCEPTO DE PROVEEDORES

2 RECEPCIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE LAS ÁREAS DE NÓMINAS Y CONTRATACIÓN CIVIL PARA ARCHIVO

ENTREGA DE CERTIFICADOS DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


Tesiorería- Funcionario de cuentas por pagar Tesiorería- Auxiliar de archivo


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS PARA DECLARACIÓN DE RENTANo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1

ELABORACIÓN DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE POR CONCEPTO DE PROVEEDORES

Tesiorería- Funcionario de cuentas por pagar

Elaborar certificados de retenciones en al fuente separados por cada uno de los conceptos CD

ISS-TESORERÍA-CUENTAS POR PAGAR

INFORMACION DE RETENCIONES

CERTIFICADOS ANUALES DE INGRESOS Y RETENCIONES DE PROVEEDORES

X

2

RECEPCIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE LAS ÁREAS DE NÓMINAS Y CONTRATACIÓN CIVIL PARA ARCHIVO

Tesiorería- Auxiliar de archivo

Recibir los certificados anuales de ingresos y retenciones de empleados del ISS provenientes del área de nóminas, los certificados anuales de ingresos y retenciones del contratistas del ISS provenientes del área de Contratación Civil, juntar con certificados emitidos por Tesorería, todos en original y copia, clasificar y archivar

CD ISS-TESORERÍA-ARCHIVO

CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

CERTIFICADOS ANUALES DE INGRESOS Y RETENCIONES CLASIFICADOS Y ARCHIVADOS

X

CUADRO 65


ENTREGA DE CERTIFICADOS DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

INICIO

ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS PARA DECLARACIÓN DE RENTA

1 BÚSQUEDA DE CERTIFICADO SOLICITADO

2 SOLICITUD DE EXPEDICIÓN AL ÁREA RESPECTIVA

3 DESARCHIVO DE ORIGINAL Y COPIA DEL CERTIFICADO

4 SOLICITUD DE CÉDULA O NIT Y VERIFICACI{ON DE AUTORIZACIONES

5 VERIFICACION DE CC O NIT EN LOS CERTIFICADOS

6 RETENCIÓN DE CERTIFICADO PARA CORRECCIÓN

7 ENTREGA DE CERTIFICADO

8 ARCHIVO DE AUTORIZACIÓN

FIN

FLUJOGRAMA

SUBPROCESO:


PROCESO:

No. Actividad

Responsable

Auxiliar de Archivo Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

Funcionario Tesorería Nacional / Tesorería Seccional


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVOSUBPROCESO: ENTREGA DE CERTIFICADOS DE OBLIGACIONES TRIBUTARIASNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 BÚSQUEDA DE CERTIFICADO SOLICITADO


Recibir las solicitudes del proveedor o persona natural y buscar los certificados solicitados en el archivo, si no se encuentra, debe preparar una solicitud de expedición al área respectiva

CP ISS TESORERIA

Cédula que aparece en la autorización

CERTIFICADOS SOLICITADOS UBICADOS X

2SOLICITUD DE EXPEDICIÓN AL ÁREA RESPECTIVA


Solicitar de forma escrita la expedición del certificado solicitado en caso de no ser encontrado en el archivo

CC ISS TESORERIA Oficio OFICIO DE SOLICITUD DE EXPEDICIÓN

DE CERTIFICADOS X

3DESARCHIVO DE ORIGINAL Y COPIA DEL CERTIFICADO


Extraer del archivo original y copia de los certificados solicitados CP ISS

TESORERIA

Cédula o NIT que aparece en la autorización o en la certificación

ORIGINAL Y COPIA DE LOS CERTIFICADOS LISTOS PARA ENTREGAR X

4SOLICITUD DE CÉDULA O NIT Y VERIFICACI{ON DE AUTORIZACIONES


Solicitar cédula o NIT del solicitante o verificar estos datos en la autorización a un tercero en caso de ser presentada

CP ISS TESORERIA

DATOS DE IDENTIFICACIÓN VERIFICADOS X

5VERIFICACION DE CC O NIT EN LOS CERTIFICADOS


Verificar que la cédula o el NIT corresponden a los que aparecen en el certificado

CD ISS TESORERIA

Cédula o NIT que aparece en la autorización o en la certificación

DATOS VERIFICADOS EN CERTIFICADO X

6RETENCIÓN DE CERTIFICADO PARA CORRECCIÓN


Retener los certificados para ordenar su corrección con el área respectiva, en caso de presentarse una inconsistencia en los datos

CD ISS TESORERIA Certificado CERTIFICADO RETENIDO PARA

CORRECCIÓN X

7 ENTREGA DE CERTIFICADO


Entregar original y hacer firmar la copia CC ISS TESORERIA Certificado CERTIFICADO ENTREGADO X

8 ARCHIVO DE AUTORIZACIÓN


Archivar autorización de reclamación para un tecero, en caso de no haberse presentado personalmente, junto con la copia del certificado

CP ISS TESORERIA

Certificado y carta de autorización si la hay

AUTORIZACIÓN ARCHIVADA X

CUADRO 67

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: SOPORTE ADMINISTRATIVO

MAPA DE RIESGOS



1

Sanciones pecuniarias y multas a la organización

1. Interpretación errada de la solicitud de la entidad que necesita la información.

2. No cumplir con el tiempo previsto para dar respuesta a la entidad.

3. Demora en recopilación de la información.

Baja

C1. Emisión errada o mal interpretada de respuesta a la entidad solicitante de documentos.

C2. No enviar respuestas oportunamente a la entidad solicitante.

C3. Pago de multas significativas a la DIAN por omisión de información

Medio

Alto

Medio

Medio

C1. Solicitar revisión de solicitudes al Grupo de Trabajo.

C2. Elaborar cronogramas de tabajo y cumplirlos a cabalidad.

C3. Revisión de los documentos a emitir.

P Bajo


Robo de Títulos valores dentro del Instituto.

Extravío por descuido de los funcionarios.

BajaInforme a las entidades de control del ISS e iniciación de la investigación

Medio Medio

Arqueo mensual de Títulos.

Almacenamiento correcto en caja fuerte.

D Bajo

CUADRO 68

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASCONTABILIDAD OPERACIONES BANCARIAS


INICIO

TODOS LOS PROCESOS DE OPERACIONES BANCARIAS

1 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL DÍA

2 CAPTURA DE LA INFORMACIÓN

3 VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DIGITADOS

4 BÚSQUEDA DE EQUILIBRIO DE LOS REGISTROS

5 CONSOLIDACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DIARIAMENTE

6 CIERRE CONTABLE DIARIO

PROCESO CONTABILIDAD GENERAL DEL NIVEL NACIONAL

FIN

FLUJOGRAMA


PROCESO:

SUBPROCESO:


Tesorería Nacional / Tesorería Seccional - Contabilidad


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONTABILIDAD OPERACIONES BANCARIASSUBPROCESO: REGISTRO DE OPERACIONES BANCARIAS EN CONTABILIDAD


1RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL DÍA


Recopilar la información proveniente de los procesos de las áreas de Giros, Inversiones, Caja, Ingresos, Conciliaciones y Nóminas

CDISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

INFORMACION DE CADA AREA

INFORMACIÓN RECOPILADA SOBRE TODAS LAS OPERACIONES

X

2 CAPTURA DE LA INFORMACIÓN


Registrar la información anteriormente recopilada CP

ISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

INFORMACION RECOPILADA

INFORMACIÓN CAPTURADA Y REGISTRADA

X

3VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DIGITADOS


Realizar proceso de revisión de registro de la información para buscar la consistencia.

CPISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

REGISTRO DE INFORMACION

INFORMACION REGISTRADA REVISADA Y CONSISTENTE

X

4BÚSQUEDA DE EQUILIBRIO DE LOS REGISTROS


Buscar el equilibrio en los registros, cuando una operación de movimiento de bancos corresponda a un seguro diferente al de la cuenta asignada

CDISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

REGISTRO DE INFORMACION

5

CONSOLIDACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DIARIAMENTE


Consolidar el movimiento de los ingresos diariamente CD

ISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

INGRESOS DIARIOS

CONSOLIDACIÓN DIARIA DE INGRESOS Y EGRESOS

X

6 CIERRE CONTABLE DIARIO


Efectuar cierre contable diario CDISS TESORERIA NACIONAL/SECCIONAL

INFORMACION DE MOVIMIENTOS

CIERRE CONTABLE X

CUADRO 70

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASCONTABILIDAD

EMBARGOS A CUENTAS BANCARIAS

INICIO

1 RECEPCIÓN DE OFICIO DE ENTIDAD BANCARIA CON SOPORTES

2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS FALTANTES

3 REMISIÓN A LA DIRECCIÓN JURÍDICA CON SOPORTES

4 REGISTRO DE INFORMACIÓN DE EMBARGOS EN CONTABILIDAD

5 ACTUALIZACIÓN CUADRO CONTROL DE EMBARGOS

6 REMISIÓN DE INFORMACIÓN DE EMBARGOS A LAS ÁREAS DE INTERÉS


FIN

FLUJOGRAMA


PROCESO:

SUBPROCESO:



CUADRO 71


DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONTABILIDADSUBPROCESO: EMBARGOS A CUENTAS BANCARIAS


1 RECEPCIÓN DE OFICIO DE ENTIDAD BANCARIA CON SOPORTES


Recibir información de los embargos de las cuentas bancarias del ISS, junto con: Copia de la orden judicial, copia de las notas débito y copia del título judicial.


INFORMACION DE EMBARGOS

OFICIO RECIBIDO SOBRE CUENTAS ISS EMBARGADAS Y ANEXOS RESPECTIVOS

X

2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS FALTANTES


Si no se encuentran completos los documentos, solicitar mediante oficio a la entidad fianciera, la entrega completa.

CCISS Tesorería Nacional / Tesorería Seccional

DOCUMENTOS

OFICIO DE SOLICITUD DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN COMPLETA

X

3 REMISIÓN A LA DIRECCIÓN JURÍDICA CON SOPORTES


El Grupo de Revisión prepara cominicación escrita, dirigida a la Dirección Jurídica, remitiendo los documentos soportes del embargo.


DOCUMENTOS SOPORTES

OFICIO REMISORIO A LA DIRECCIÓN JURÍDICA

X Ver formato: Oficio Remisorio a la Dirección Jurídica

4 REGISTRO DE INFORMACIÓN DE EMBARGOS EN CONTABILIDAD


Entregar copia de nota débito acompañada de la orden judicial, al Grupo de Registro de Operaciones respectivo para el registro y actualización de los libros auxiliares de Bancos


COPIA DE NOTA DEBITO

DOCUMENTOS DE EMBARGO REGISTRADOS

X

5 ACTUALIZACIÓN CUADRO CONTROL DE EMBARGOS


Actualizar el cuadro de control de embargos con información completa del embargo


CUADRO CONTROL DE EMBARGOS

CUADRO ACTUALIZADO DE CONTROL DE EMBARGOS

X

6 REMISIÓN DE INFORMACIÓN DE EMBARGOS A LAS ÁREAS DE INTERÉS


Remitir semanalmente el archivo de embargos realizados a: Todos los Vicepresidentes, al Gerente de Seccional Respectivo y a la Oficina Jurídica


ARCHIVO DE EMBARGOS

OFICIOS REMISORIOS CON INFORMACIÓN DE EMBARGOS

X

CUADRO 72

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONTABILIDAD

MAPA DE RIESGOS



1

Contabilidad errónea o faltade razonabilidaden los estadosfinancieros

Llegada tardíade reportes deoperaciones

Baja

Contabilización tardía dela información.

Diferencias contables enregistros de Libros entreextractos y registros.

Bajo Medio

Verificar las conciliaciones y determinar las partidas pendientes por contabilizar

C Bajo

2Decisiones erróneas (alembargar)

El Juzgado nohace llegar eloficio deEmbargo

BajaDoble aplicación deembargos sobre lascuentas bancarias

Bajo Alto

Verificar aplicación de embargos y avisar a las demás entidades que ya se realizó el procedimiento

P Bajo

CUADRO 73

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASCONCILIACIONES

ELABORACION CONCILIACIONES BANCARIAS

INICIO

PROCESO DEPTO. CONTABILIDAD

1 MONTAJE DE EXTRACTOS

2 ACTUALIZACIÓN SALDOS Y EJECUCIÓN DE CRUCES

3 VERIFICACIÓN DE CUADRE DE CONCILIACIÓN


5 AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA CONCILIACIÓN

6 IMPRESIÓN DE CONCILIACION

7 REVISIÓN Y FIRMA

8 ARCHIVO DE FORMATO DE CONCILIACION

9 CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS

10 DEPURACION DE PARTIDAS CONCILIATORIAS

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:

No. Actividad ResponsableFuncionario Grupo de Conciliaciones Funcionarios Autorizados

FIN

CUADRO 74

INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONCILIACIONES SUBPROCESO: ELABORACION CONCILIACIONES BANCARIASNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 MONTAJE DE EXTRACTOS Funcionario Grupo de Conciliaciones Montar los extractos por medio magnético o manual CP ISS GNT DOB

CONCILIACIONES EXTRACTOS EXTRACTOS MONTADOS X

2 ACTUALIZACIÓN SALDOS Y EJECUCIÓN DE CRUCES

Funcionario Grupo de Conciliaciones Actualizar los saldos y ejecutar los cruces CD ISS GNT DOB

CONCILIACIONESINFORMACION DE SALDOS SALDOS ACTUALIZADOS X

3 VERIFICACIÓN DE CUADRE DE CONCILIACIÓN

Funcionario Grupo de Conciliaciones

Determinar las partidas que no efectuaron ningún cruce y con ellas elabora la conciliación bancaria y garantiza que se encuentra “cuadrada” es decir con sumatoria igual, según formato adjunto “CONCILIACION BANCARIA”

CD ISS GNT DOB CONCILIACIONES

INFORMACION DE PARTIDAS

FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA ELABORADA

X



Elaborar documento de conciliación bancaria el cual debe contener la información completa. CD ISS GNT DOB

CONCILIACIONES INFORMACION

FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA ELABORADA SEGÚN REQUISITOS

X

5 AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA CONCILIACIÓN

Funcionario Grupo de Conciliaciones Ajustar y actualizar la conciliación CD ISS GNT DOB

CONCILIACIONES CONCILIACIONPARTIDAS INDIVIDUALES Y GLOBALES QUE NO CRUZAN

X

6 IMPRESIÓN DE CONCILIACION Funcionario Grupo de Conciliaciones Imprimir documento oficial de la conciliación ISS GNT DOB

CONCILIACIONES

FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA IMPRESO

X

7 REVISIÓN Y FIRMA Funcionarios Autorizados Revisar consistencia del documento y firmar CP JEFE AREA DOCUMENTO

FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA FIRMADO

X

8 ARCHIVO DE FORMATO DE CONCILIACION


Archiva original y copia de la conciliación bancaria y del extracto CD ISS GNT DOB

CONCILIACIONES

ORIGINAL Y COPIA DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DEL DOCUMENTO ORIGINAL Y SOPORTES DELA CONCILIACION BANCARIA

X

9 CONTINUAR PROCESO CONTROL CONCILIACIONES


Continua con el proceso de Control de Conciliaciones Bancarias elaboradas

ISS GNT DOB CONCILIACIONES

CONTINUAR PROCESO CONTROL CONCILIACIONES

X

10CONTINUAR PROCESO DEPURACION PARTIDAS CONCILIATORIAS


Continua con el proceso de Depuración de Partidas Conciliatorias

ISS GNT DOB CONCILIACIONES

CONTINUAR PROCESO DEPURACION PARTIDAS X


CUADRO 75


CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS

INICIO

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

1 ELABORACIÓN CUADRO MENSUAL DE CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS

2 ACTUALIZACIÓN CUADRO CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS

3 IMPRESIÓN CUADRO CONTROL

4 EVALUACION DE PROCESOS

5 ELABORACIÓN DE INFORME

DEPURACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


Funcionario Grupo de Conciliaciones Depto de Operaciones Bancarias


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANACARIASPROCESO: CONCILIACIONESSUBPROCESO: CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADASNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1

ELABORACIÓN CUADRO MENSUAL DE CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS


Elabora un cuadro de control mensual de conciliaciones bancarias elaboradas. CD

ISS CONCILIACIONES BANCARIAS

CONCILIACIONES

CUADRO MENSUAL DE CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS

X

2

ACTUALIZACIÓN CUADRO CONTROL DE CONCILIACIONES ELABORADAS


Actualizar cuadro control mensual de conciliaciones cada vez que se elabore una conciliación

CPISS CONCILIACIONES BANCARIAS

CUADRO CONTROL

CUADRO CONTROL ACTUALIZADO X

3 IMPRESIÓN CUADRO CONTROL


Emitir cuadro de control de conciliaciones bancarias los días lunes de cada semana y entregarlo al Jefe del área

CPISS CONCILIACIONES BANCARIAS

CUADRO CONTROL

CUADRO CONTROL IMPRESO X

4 EVALUACION DE PROCESOSDepto de Operaciones Bancarias

Evaluar y ajustar los procesos CD OPERACIONES BANCARIAS PROCESOS EVALUACION Y ACCIONES

A SEGUIR X

5 ELABORACIÓN DE INFORME Funcionario Grupo de Conciliaciones

Informar sobre procesos y entidades a la Tesorería Nacional CD

ISS CONCILIACIONES BANCARIAS

INFORMACION DE PROCESOS

INFORME DE PROCESOS Y DE ENTIDADES FINANCIERAS

X

CUADRO 77

INFORMACIÓN FECHA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASCONCILIACIONES

DEPURACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS

INICIO


1 ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS

2 DETERMINAR FUENTES DE INFORMACIÓN

3 VERIFICAR FUENTE EXTERNA

4 ELABORACIÓN DE OFICIO SOLICITANDO APORTES

5 RECEPCIÓN DE RESPUESTA

6 VERIFICACIÓN DEL ORIGEN DE LA PARTIDA

7 CONFIRMACIÓN DE PROCESO

8 INCONSISTENCIAS EN REGISTRO DE CONTABILIDAD

9 VERIFICACIÓN DE INCONSISTENCIAS

10 PREPARACIÓN Y REVISIÓN DE FORMATO DE AJUSTE

PROCESO REGISTRO CONTABILIDAD

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


FUNCIONARIO CONCILIACIONES

CUADRO 78

DESCRIPCION DE ACTIVIDADESINFORMACIÓN Fecha:

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIAS PROCESO: CONCILIACIONESSUBPROCESO: DEPURACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIASNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS


Evalúa los documentos que generaron la partida clasificándola dentro de los siguientes criterios:Ø Auxiliar de cuenta Bancaria no corresponde, Ø Movimientos en cuenta registrados doblemente, Ø Consignaciones y créditos en cuenta que el banco no registro en extracto, Ø Movimientos que fueron anulados internamente en el ISS, pero no se realizo registro completo en los libros auxiliares de caja y bancos.

CDISS Grupo de Conciliaciones Bancarias

DOCUMENTOS GENERADOS

DOCUMENTOS RECIBIDOS POR DEPURAR CLASIFICADOS SEGÚN CRITERIOS DEFINIDOS

X

Se debe tener en cuenta que si una partida conciliatoria ya ha pasado por el proceso y han cumplido 90 días, éstas se contabilizan como otros ingresos

2 DETERMINAR FUENTES DE INFORMACIÓN


Determinar las fuentes de información si las partidas conciliatorias están pendientes por contabilizar. Si no están pendientes pasar a tarea no. 8 CD

ISS Grupo de Conciliaciones Bancarias

PARTIDAS CONCILIATORIAS

FUENTES DE INFORMACIÓN DETERMINADAS

X

3 VERIFICAR FUENTE EXTERNA FUNCIONARIO CONCILIACIONES

Verificar la fuente de información si esta es externa. Si no es externa, pasar a tarea no. 6 CP


FUENTE DE INFORMACION DE PARTIDAS

FUENTE EXTERNA VERIFICADA X

4 ELABORACIÓN DE OFICIO SOLICITANDO APORTES


Elaborar oficio solicitando aportes si se conoce el nombre de la fuente, si no conoce el nombre, dará por terminado el proceso CD


INFORMACION DE PARTIDA APORTES SOLICITADOS X

5 RECEPCIÓN DE RESPUESTA FUNCIONARIO CONCILIACIONES Recibir respuesta de la entidad externa y pasar a tarea no. 10


RESPUESTA RECIBIDA X

6 VERIFICACIÓN DEL ORIGEN DE LA PARTIDA


Verificar con las seccionales el origen de la partida si se encontró que la fuente no era externa CP


INFORMACION DE PARTIDA

VERIFICACIÓN CON LA SECCIONAL X

7 CONFIRMACIÓN DE PROCESO FUNCIONARIO CONCILIACIONES

Confirmar si la partida está en registro, si está en proceso de registro dará por terminado el procedimiento, de lo contrario iniciará el proceso de registro de operaciones

CPISS Grupo de Conciliaciones Bancarias

INFORMACION DE PARTIDA

REGISTRO CONFIRMADO DE LA PARTIDA X

8 INCONSISTENCIAS EN REGISTRO DE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO CONCILIACIONES Registrar las inconsistencias en contabilidad CP


INCONSISTENCIAS

INCONSISTENCIAS REGISTRADAS X

9 VERIFICACIÓN DE INCONSISTENCIAS

FUNCIONARIO CONCILIACIONES Verificar la inconsistencia contra los soportes CP


INCONSISTENCIAS

INCONSISTENCIA VERIFICADA X

10 PREPARACIÓN Y REVISIÓN DE FORMATO DE AJUSTE

FUNCIONARIO CONCILIACIONES Preparar y revisar el formato de ajuste y obtener firmas autorizadas CD


FORMATO FORMATO REVISADO Y FIRMADO X

CUADRO 79


CONTROL ENTREGA DE EXTRACTOS

INICIO

1 RECEPCIÓN DE EXTRACTOS

2 ACTUALIZAR CUADRO MENSUAL DE CONTROL DE EXTRACTOS

3 VERIFICACIÓN DE RECIBO DE ESTRACTOS EN FECHA OPORTUNA

4 REALIZACIÓN DE LLAMAADA TELEFÓNICA RECORDATORIA

5 SOLICITUD ESCRITA A ENTIDAD BANCARIA

6 ARCHIVO DE COPIA DE OFICIO DE SOLICITUD CON FIRMA DE RECIBIDO

SEGUIMIENTO A ENTIDADES BANCARIAS

FIN

SUBPROCESO:

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DEPENDENCIA:

MACROPROCESO:PROCESO:


Funcionario Conciliaciones Bancarias Auxiliar de Archivo


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONCILIACIONESSUBPROCESO: CONTROL ENTREGA DE EXTRACTOSNo. Actividad Ejecutor Tarea C donde INSUMOS Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 RECEPCIÓN DE EXTRACTOSFuncionario Conciliaciones Bancarias

Recibir extractos provenientes de la entidad bancaria y verificar consistencia en los datos de la cuenta utilizando el cuadro de recibo de extractos.

CD ISS ÁREA RESPONSABLE EXTRACTOS EXTRACTOS RECIBIDOS X

2 ACTUALIZAR CUADRO MENSUAL DE CONTROL DE EXTRACTOS

Funcionario Conciliaciones Bancarias

Actualiza cuadro de contro mensual de los extractos recibidos CD ISS ÁREA

RESPONSABLECUADRO CONTROL

CUADRO ACTUALIZADO DE CONTRO DE EXTRACTOS X

Ver formato: Cuadro control mensual de extractos recibidos

3VERIFICACIÓN DE RECIBO DE ESTRACTOS EN FECHA OPORTUNA


Verificar que los extractos hayan sido recibidos antes de la fecha límite de recibo acordada con la entidad bancaria

CP ISS ÁREA RESPONSABLE

DATOS DE RECEPCION DE EXTRACTOS

FECHA DE RECEPCIÓN VERIFICADA X

4 REALIZACIÓN DE LLAMAADA TELEFÓNICA RECORDATORIA


Si los extractos no se remiten en la oportunidad realiza llamada telefónica a la entidad bancaria CD ISS ÁREA

RESPONSABLETELEFONOS DE ENTIDADES

LLAMADA TELEFÓNICA A ENTIDAD FINANCIERA X

5 SOLICITUD ESCRITA A ENTIDAD BANCARIA


Transcurrido el día y el extracto no llego a las dependencias del Instituto, prepara cominucación de solicitud dirigida a la Entidad Bancaria

CC ISS ÁREA RESPONSABLE

DATOS DE RECEPCION DE EXTRACTOS

OFICIO PARA ENTIDAD FINANCIERA X

6ARCHIVO DE COPIA DE OFICIO DE SOLICITUD CON FIRMA DE RECIBIDO

Auxiliar de Archivo Archivar copia de oficio con firma de recibido de la entidad bancaria CP ISS ÁREA

RESPONSABLE COPIA DE OFICIO COPIA DE OFICIO ARCHIVADO X

CUADRO 81


SEGUIMIENTO A ENTIDADES BANCARIAS

INICIO

CONTROL ENTREGA DE EXTRACTOS

1 VERIFICACIÓN DE NOTAS

2 ELABORACIÓN OFICIO DE SOLICITUD

3 FIRMAS AUTORIZADAS

4 ENVÍO DE OFICIO DE SOLICITUD

5 ARCHIVO DE OFICIO

6 DESARCHIVA COPIA

7 ENVÍO DE OFICIO DE SOLICITUD POR SEGUNDA VEZ

8 ENVÍO DE OFICIO A REVISORÍA FISCAL

9 ENVÍO DE OFICIO A SUPERINTENDENCIA

10 PREPARACIÓN DE EXPEDIENTE

11 EVNVÍO DE OFICIO A COBRO PREJURÍDICO

12 ARCHIVO DE EXPEDIENTE

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:




DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONCILIACIONES SUBPROCESO: SEGUIMIENTO A ENTIDADES BANCARIAS


1 VERIFICACIÓN DE NOTAS Funcionario Grupo de Conciliaciones

Verificar notas débito o crédito pendientes, si no existen, dará fin al proceso. CP

TESORERÍA NIV. NAL. TESORERÍA

NOTAS DEBITO O CREDITO

NOTAS VERIFICADAS X

2 ELABORACIÓN OFICIO DE SOLICITUD


Elaborar oficio de solicitud a la Entidad Financiera CD


OFICIO DE SOLICITUD ELABORADO

X

3 FIRMAS AUTORIZADAS Funcionario Grupo de Conciliaciones Buscar firmas autorizadas CD


OFICIO OFICIO FIRMADO X

4 ENVÍO DE OFICIO DE SOLICITUD

Funcionario Grupo de Conciliaciones Enviar oficio de solicitud a la entidad


OFICIO SOLICITUD ENVIADA X

5 ARCHIVO DE OFICIO Funcionario Grupo de Conciliaciones

Archiva copia de la comunicación en fólder AZ especial. En este fólder debe reposar copia de las comunicaciones que se han remitido a las Entidades Bancarias y que no se ha obtenido respuesta.

CPTESORERÍA NIV. NAL. TESORERÍA

COPIA DE COMUNICACIÓN OFICIO ARCHIVADO X

6 DESARCHIVA COPIA Funcionario Grupo de Conciliaciones

Si la Entidad Bancaria responde, retira la copia que reposa en el fólder AZ de correspondencia sin responder.

CDTESORERÍA NIV. NAL. TESORERÍA

COPIA DE COMUNICACIÓN

COPIA DESARCHIVADA X

7ENVÍO DE OFICIO DE SOLICITUD POR SEGUNDA VEZ


Enviar oficio por segunda vez, si la Entidad Bancaria continua sin resolver, el Grupo de Conciliaciones continuará con las comunicaciones en el siguiente orden: Revisor Fiscal, Superintendencia Bancaria.


OFICIO OFICIO ENVIADO X

8 ENVÍO DE OFICIO A REVISORÍA FISCAL


Enviar oficio dirigido al Revisor Fiscal de la entidad



9 ENVÍO DE OFICIO A SUPERINTENDENCIA


Enviar oficio dirigido a la Superintendencia Bancaria



10 PREPARACIÓN DE EXPEDIENTE


Preparar expediente para envío a cobro prejurídico CD


EXPEDIENTE LISTO X

11 EVNVÍO DE OFICIO A COBRO PREJURÍDICO


Preparar comunicación dirigida a la dependencia encargada de las labores de cobro prejurídico para que se encargue del cobro, hasta llegar al cobro judicial si es del caso.


OFICIO ENVIADO A COBRO PREJURÍDICO

X

12 ARCHIVO DE EXPEDIENTE


Archivar expedientes y continuar con el proceso de depuración de partidas conciliatorias CP


EXPEDIENTES EXPEDIENTE ARCHIVADO X


CUADRO 83

FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASCONCILIACIONES BANCARIAS

REGIMEN SUBSIDIADO

INICIO

1 RECEPCIÓN DE EXTRACTOS DE BANOCCIDENTE

2 RECEPCIÓN DE CARTA DE BANCOLOMBIA

3 PREPARACIÓN DE CUADRO

PROCESO ÁREA DE INVERSIONES Y REGISTRO DE OPERACIONES BANCARIAS

FIN

FLUJOGRAMA


PROCESO:

INFORMACIÓN

SUBPROCESO:


GRUPO DE RECAUDOS


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONCILIACIONES BANCARIASSUBPROCESO: RÉGIMEN SUBSIDIADO


1 RECEPCIÓN DE EXTRACTOS DE BANOCCIDENTE

GRUPO DE RECAUDOS

Recibir extractos del Banco de Occidente CP TESORERÍA-

RECAUDOS EXTRACTOS EXTRACTOS RECIBIDOS X Ver formato Extracto Banco

de Occidente

2 RECEPCIÓN DE CARTA DE BANCOLOMBIA

GRUPO DE RECAUDOS

Recibir carta con copia de consignaciones y relación de los dineros recaudados

CP TESORERÍA-RECAUDOS

EXTRACTOS, CARTA Y CONSIGNACIÓN

CARTA RECIBIDA X Ver formato Carta Relación de Consignaciones

3 PREPARACIÓN DE CUADRO GRUPO DE RECAUDOS

Preparar cuadro para distribución por Pensiones y entregar al Departamento CD TESORERÍA-

INVERSIONESCARTA Y CONSIGANCIÓN CUADRO ELABORADO X Ver formato Cuadro para

distribución por Pensiones

CUADRO 85

INFORMACIÓN FECHA:GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSOPERACIONES BANCARIASCONCILIACIONESCONCILIACIÓN DE CUENTAS DE RECAUDO (MENSUAL)

INICIO


1 RECEPCIÓN DE EXTRACTOS

2 EVALUACIÓN DEL EXTRACTO BANCARIO

3 ELABORACIÓN DE TABLA CONSOLIDADA

4 ELABORACIÓN HOJA DE CONTROL No. 1

5 ELABORACIÓN DE CARTA PARA ENTIDAD FINANCIERA

6 ENVÍO DE FORMATOS DE COMPENSACIÓN

7 RECEPCIÓN DE FORMATOS DE COMPENSACIÓN

8 EVALUACIÓN DEL FORMATO DE COMPENSACIÓN


10 IMPRESIÓN DE HOJA DE CONTROL No. 2

11 REVISIÓN Y FIRMA DE HOJA DE CONTROL NO. 2

12 ARCHIVO DE LA HOJA DE CONTROL NO. 2

FIN

SUBPROCESO:

FLUJOGRAMA


PROCESO:


Funcionario de Conciliaciones Bancarias Entidad Financiera

Coordinador de Conciliaciones/Jefe de Depto de Operaciones Bancarias/Conciliadora

Auxiliar de Archivo


INFORMACIÓN Fecha: DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA CÓDIGOSMACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONCILIACIONES SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE RECAUDO (MENSUAL)


1 RECEPCIÓN DE EXTRACTOSFuncionario de Conciliaciones Bancarias

Recibir extractos provenientes de la entidad bancaria y verificar consistencia en los datos de la cuenta utilizando el cuadro de recibo de extractos. Se reciben los primeros días del mes (mes vencido)

ISS TESORERÍA CONCILIACIONES EXTRACTOS EXTRACTOS RECIBIDOS X

2 EVALUACIÓN DEL EXTRACTO BANCARIO

Funcionario de Conciliaciones Bancarias

Evaluar el extracto bancario confrontando los movimientos del mes con el cuadro de traslados elaborado por el Grupo de Recaudos

CP ISS TESORERÍA CONCILIACIONES

EXTRACTOS Y CUADRO DE TRASLADOS

EXTRACTO EVALUADO CONTRA CUADRO DE RECAUDOS X

3 ELABORACIÓN DE TABLA CONSOLIDADA


Elaborar Tabla Consolidada de Diferencias donde se registran las diferencias encontradas en las cuentas de recaudo

CD ISS TESORERÍA CONCILIACIONES EXTRACTO TABLA CONSOLIDADA ELABORADA X



Elaborar la hoja de control No. 1 digitando el extracto tal como aparece el concepto y la fecha correspondiente, indicando débitos y créditos

CD ISS TESORERÍA CONCILIACIONES EXTRACTO HOJA DE CONTROL NO. 1 X

5 ELABORACIÓN DE CARTA PARA ENTIDAD FINANCIERA


Elaborar la carta dirigida a la entidad financiera, en donde se solicite la aclaración de las diferencias encontradas en los traslados. La entidad financiera debe enviar el Formato de Compensación

ISS TESORERÍA CONCILIACIONES CARTA A ENTIDAD FINANCIERA X

6 ENVÍO DE FORMATOS DE COMPENSACIÓN

Entidad Financiera Enviar formatos de compensación al ISS ENTIDAD

FINANCIERAFORMATO DE COMPENSACIÓN

FORMATO DE COMPENSACIÓN ENVIADO

7 RECEPCIÓN DE FORMATOS DE COMPENSACIÓN


Recibir los Formatos de Compensación que justificanlos ajustes realizados en las cuentas. Hay plazo de recepción hasta el día 15 del mes siguiente al evaluado

CD ISS TESORERÍA CONCILIACIONES

FORMATO DE COMPENSACIÓN

FORMATO DE COMPENSACIÓN RECIBIDO X Ver formato Formato de

Compensación

8 EVALUACIÓN DEL FORMATO DE COMPENSACIÓN


Verificar si los ajustes contenidos en el Formato de Compensación justifican las diferencias débitos y créditos reflejadas en el extracto



Elaborar la misma hoja de control No. 1, haciendo los ajustes necesarios de acuerdo a la información enviada por los bancos

CC ISS TESORERÍA CONCILIACIONES

FORMATO DE COMPENSACIÓN

HOJA DE CONTROL NO. 2 CON AJUSTES CORRESPONDIENTES X

Si la justificación enviada por la entidad financiera no es válida, se debe enviar nuevamente una solicitud escrita para una segunda aclaración más precisa

10 IMPRESIÓN DE HOJA DE CONTROL No. 2


Imprimir la Hoja de Control No. 2 con las diferencias definitivas después de evaluados los Formatos de Compensación y realizados los ajustes correspondientes

ISS TESORERÍA CONCILIACIONES HOJA DE CONTROL NO. 2 IMPRESA X

11 REVISIÓN Y FIRMA DE HOJA DE CONTROL NO. 2

Coordinador de Conciliaciones/Jefe de Depto de Operaciones Bancarias/Conciliadora

Revisar y firmar la Hoja de Control No. 2 CD ISS TESORERÍA CONCILIACIONES

HOJA DE CTRL NO. 2 HOJA DE CONTROL NO. 2 FIRMADA X

12 ARCHIVO DE LA HOJA DE CONTROL NO. 2

Auxiliar de Archivo

Archivar Hoja de Control No. 2 con las diferencias definitivas o diferencias aclaradas y firmas correspondientes

CC ISS-ARCHIVO HOJA DE CTRL NO. 2 COPIA DE OFICIO ARCHIVADO X


DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS CÓDIGOS

MACROPROCESO: OPERACIONES BANCARIASPROCESO: CONCILIACIONES

MAPA DE RIESGOS



1

Contabilidad errónea o falta

de razonabilidad

en los estados financieros.

1. Extemporaneidad en entrega de Información para conciliar de los bancos.2. Importación de datos a la aplicación de conciliaciones incompleta.3. Partidas Conciliatorias- Notas crédito sin investigación suficiente son pasadas a saneamiento contable.4.

Baja

Baja

Media

Media

Media

Media

C1. Atraso en la elaboración de conciliaciones bancarias.C2. No se puede correr el proceso de conciliaciones.C3. Registros contables de ingreso en conceptos diferentes a los reales.C4. Aumento de partidas conciliatorias.C5. Saldos Bancarios en libros

Medio

Medio

Medio

Alto

Alto

Alto

Medio

C1.Cuadro control de extractos recibidos.C2.Requerimiento a Entidades y Revisión y ajuste de los archivos planos a cargar por parte del conciliador.C3.Requerimiento a Entidades Financieras.Convenios con entidades recaudadoras para ampliar datos del cons

C

C

P

P

C

P

Bajo


1.Retiros de dineros autorizados ilegalmente y no detectados en la conciliación.2.Aceptar soportes de retiro no claros.3. Notas Debito sin investigación suficiente son pasadas a saneamiento contable.

Media

Media

Baja

C1.Quedan legalizadas salidas ilícitas de dinero del ISS.C2.Quedan legalizadas salidas ilícitas de dinero.C3.Legalizar retiros no autorizados legalmente por el ISS.

Alto

Alto

Alto

Medio

C1.Las conciliaciones tienen varias revisiones por diferente funcionarios; Hay segregación de funciones dentro del área; La aplicación de conciliaciones no permite manipulación de la información; Hay estándares o protocolos que se aplican en todas las con

P

P

C

Bajo

3 Desequilibrio Financiero

1.Falta de alguna firma de alguna dependencia o montos no autorizados.

2.Notas débito por embargos que no han sido soportadas por el Banco.

Baja

Media

C1.No se cuenta con el dinero completo en las cuentas bancarias.C2.Los saldos en libros son mayores a los reales

Bajo

Alto

Medio

C1.Informes de conciliaciones donde se visualiza la antigüedad de las partidas.C2.El grupo de conciliaciones suministra informe de ND por embargos pendientes de legalizar al área de embargos.

P

C

Medio

ANEXOS

ANEXO 1 ACTUALIZACIÓN DE CONTROL DE OT

ANEXO 2 CARTA DE ORDEN DE CANCELACIÓN DE CUENTAS

AANNEEXXOO 33 CCAARRTTAA RREELLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSIIGGNNAACCIIOONNEESS

ANEXO 4 CARTA REMISORIA DE TARJETAS

AANNEEXXOO 55 CCOOMMPPRROOBBAANNTTEE DDEE CCOONNSSIIGGNNAACCIIÓÓNN

AANNEEXXOO 66 CCOONNCCIILLIIAACCIIÓÓNN CCUUEENNTTAA DDEE CCOOMMPPEENNSSAACCIIÓÓNN

AANNEEXXOO 77 CCUUAADDRROO CCOONNTTRROOLL DDEE NNÓÓMMIINNAA

AANNEEXXOO 88 CCUUAADDRROO PPAARRAA DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN PPOORR PPEENNSSIIOONNEESS

AANNEEXXOO 99 DDEERREECCHHOO DDEE PPEETTIICCIIÓÓNN

AANNEEXXOO 1100 EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMEE CCOONNSSOOLLIIDDAADDOO

AANNEEXXOO 1111 EEXXTTRRAACCTTOO BBAANNCCOO DDEE OOCCCCIIDDEENNTTEE

AANNEEXXOO 1122 FFOORRMMAATTOO DDEE CCOOMMPPEENNSSAACCIIÓÓNN

AANNEEXXOO 1133 IINNFFOORRMMEE AA FFIISSAALLUUDD

AANNEEXXOO 1144 IINNFFOORRMMEESS DDEE RREECCAAUUDDOOSS

AANNEEXXOO 1155 IINNFFOORRMMEE DDEE TTRRAASSLLAADDOOSS DDEE EENNTTIIDDAADDEESS RREECCAAUUDDAADDOORRAASS

AANNEEXXOO 1166 IINNFFOORRMMEE RREECCAAUUDDOO PPLLAANNIILLLLAA UUNNIIFFIICCAADDAA

AANNEEXXOO 1177 IINNFFOORRMMEE VVAALLOORREESS RREECCAAUUDDAADDOOSS

AANNEEXXOO 1188 OOFFIICCIIOO PPAARRAA EENNTTIIDDAADDEESS FFIINNAANNCCIIEERRAASS SSOOBBRREE

AACCTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE FFIIRRMMAASS AAUUTTOORRIIZZAADDAASS

AANNEEXXOO 1199 OOFFIICCIIOO RREEMMIISSOORRIIOO AA LLAA DDIIRREECCCCIIÓÓNN JJUURRÍÍDDIICCAA

AANNEEXXOO 2200 RREEGGIISSTTRROO EENN AARRCCHHIIVVOO DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE CCHHEEQQUUEESS DDEEVVUUEELLTTOOSS

AANNEEXXOO 2211 RREEPPOORRTTEE DDEE TTRRAASSLLAADDOO CCAA SSIILLLLAA 3355

AANNEEXXOO 2222 RREEPPOORRTTEE DDEE TTRRAASSLLAADDOOSS DDEE CCUUPPOONNEESS

AANNEEXXOO 2233 SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE DDEEVVOOLLUUCCIIÓÓNN DDEE TTÍÍTTUULLOOSS VVAALLOORREESS

ANEXO B

HOJA DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

FUNCIONES ACTIVIDADES MÉTODOS HERRAMIENTAS

HOJA DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y TAREAS

FECHA:CARGO:

ANEXO C

FORMATO PARA ENTREVISTA PERSONAL

ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA NOMBRE: ___________________________________________________________________ CARGO: _____________________________ FECHA: __________________ TIEMPO QUE LLEVA EN EL DEPARTAMENTO: _______________________________

1. ¿CUALES SON LAS FUNCIONES QUE REALIZA? 2. ¿DE ACUERDO A LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA, EN UN ORDEN

LÓGICO DESCRIBA CADA UNA DE ESTAS ACTIVIDADES?

3. ¿CUALES SON LAS HERRMIENTAS QUE UTILIZA PARA DESARROLLAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES?

4. DESARROLLA USTED ACTIVIDADES REPETITIVAS. ¿COMO

CUALES?

5. USTED QUE RECOMENDARIA AL AREA PARA QUE ESTA SEA MAS EFECTIVA

6. ¿QUE ACTIVIDADES SON DE MAYOR RIESGO EN EL

DEPARTAMENTO?

7. ¿COMO SE INTEGRA ESTA ÁREA CON OTRAS DEL SEGURO SOCIAL?

ANEXO D

GUIA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS PARA EL INSTITUTO DE

SEGUROS SOCIALES

−− IINNSSTTIITTUUTTOO DDEE SSEEGGUURROOSS SSOOCCIIAALLEESS −− DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN CCOORRPPOORRAATTIIVVAA

−− −− −− −− GGUUIIAA −− MMEEJJOORRAAMMIIEENNTTOO DDEE PPRROOCCEESSOOSS

EENNEERROO DDEE 22000055

PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN

El ISS desarrolla un sinnúmero de actividades que con frecuencia pasan desapercibidas ya que normalmente cada trabajador se concentra en las que son propias de su puesto de trabajo, muchas veces sin tener claridad de porqué y para qué las ejecuta y cuál es su importancia en el contexto de las demás actividades. En consecuencia, el Instituto de Seguros Sociales tiene dificultades en el desarrollo de sus procesos, un gran porcentaje de los problemas que enfrenta tienen que ver con procesos mal diseñados o ejecutados, los cuales requieren ser revisados y rediseñados con miras a mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el uso de los recursos, por esto se está desarrollando el Programa de Mejoramiento de Procesos. El objetivo básico del Programa de Mejoramiento de Procesos es lograr la documentación y el mejoramiento de los procesos internos del ISS; Esta Guía apunta al logro de este propósito, mediante el desarrollo de la metodología que el ISS aplica para ejecutar el diagnóstico y mejoramiento de procesos. La metodología debe ser aplicada por los funcionarios del Instituto, o las personas que el ISS designe, quienes en el desarrollo de su labor conocen el giro de la operación y han identificado posibles mejoras dentro del mismo; así mismo, debe partir de la información y los esfuerzos anteriores de documentación de procesos en el ISS. Este documento contiene una primera parte teórica y una segundo con los anexos que constituyen el manual.

PPRROOGGRRAAMMAA DDEE MMEEJJOORRAAMMIIEENNTTOO DDEE PPRROOCCEESSOOSS

El Programa de Mejoramiento de Procesos esta orientado a desarrollar de manera interna un proceso de análisis, diagnóstico y mejoramiento de los procesos con base en el conocimiento de los funcionarios del ISS, con el objeto de diseñar procesos mejorados. OObbjjeettiivvooss

Objetivos Generales

Incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y de los servicios del ISS. Promover e interiorizar en todos los trabajadores del Instituto una Cultura de mejoramiento de los procesos. Promover principios de eficacia, eficiencia y economía en los procesos del ISS.

Objetivos Específicos

Definir y aplicar una metodología para el diagnóstico y mejoramiento de los procesos del Instituto de Seguros Sociales. Identificar y capacitar un grupo líder para el mejoramiento de los procesos en las cada área. Elaborar Manuales de Procesos Lograr una cultura de mejoramiento de procesos orientada a la calidad del servicio y uso eficiente de los recursos. Proponer mejoras en aspectos organizaciones y funcionales del ISS. Integrar los indicadores de los procesos a los indicadores del modelo de gestión del Instituto de Seguros Sociales. AAllccaannccee El Programa de mejoramiento y específicamente esta Guía, fijan las pautas para el levantamiento y mejoramiento de los procesos de las área del ISS. No obstante, su aplicación se hace en primera instancia en las áreas en el nivel nacional y una seccional, para aquellos procesos que son propios de las seccionales. Lo anterior por cuanto

corresponde al Nivel Nacional establecer procesos estandarizados para todas las seccionales. BBeenneeffiicciiooss EEssppeerraaddooss

• Disminución de costos operativos de la prestación de los servicios • Utilización óptima del recurso humano • Mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios • Supresión de tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios • Fomento de la cultura de autocontrol • Disminución del riesgo de uso inapropiado de los recursos • Mantener una memoria institucional estandarizada que facilita la continuidad de la gestión,

ofreciendo un valor agregado RREELLAACCIIOONN CCOONN LLAA AAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAA La auditoria Interna, podrá llevar a cabo una revisión del proceso con el fin de asegurar que se cumplan los requisitos de control interno en cuanto a que se encuentren identificados los puntos de control y el control de riesgos. EEttaappaass El Programa de mejoramiento se desarrollara en tres etapas: una preliminar, una fase de diagnóstico y una fase de mejoramiento.

Etapa Preliminar

En esta etapa de realiza la Planeación del Trabajo e implica las siguientes actividades:

• Revisión de la metodología y los instrumentos de trabajo. • Conformación de los equipos de trabajo • Capacitación equipos de trabajo en el programa de mejoramiento, dedicando un capítulo

especial a la Administración del Riesgo y taller sobre levantamiento del Mapa de Riesgos. • Definición de macroprocesos, procesos y subprocesos. • Selección de procesos críticos • Elaboración de cronograma de trabajo

Los Productos que se espera de esta etapa son los siguientes:

• Metodología e instrumentos de trabajo • Grupos de trabajo capacitados • Cronograma de trabajo • Listado de macroprocesos, procesos y subprocesos • Listado de procesos críticos.

Etapa II: Fase de Diagnóstico

Para dar inicio al programa es necesario adelantar el diagnóstico de los procesos críticos seleccionados para desarrollar el proceso, así las actividades básicas de esta etapa son:

• Inventario de manuales existentes o en elaboración • Identificación de los subprocesos para cada proceso, se debe elaborar: • Marco normativo • Flujograma • Descripción de actividades del proceso. • Mapa de Riesgos en las fases de Identificación, Impacto, Probabilidad, Controles existentes

y Nivel de Riesgo.

Los Productos que se espera de esta etapa son los siguientes: 1. Inventario y ubicación de las normas vigentes 2. Diagnóstico sobre el estado del proceso

Etapa III: Fase de Mejoramiento

Una vez diagnosticado el proceso, se debe pasar a la fase de mejoramiento en la cual se busca incorporar las sugerencias, observaciones y controles identificados y cuya implementación de considera viable. Las actividades a desarrollar en esta etapa son:

• Identificación de los Riesgos, determinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de sus consecuencias.

• Realización del estudio de Benchmarking. • Elaboración del Manual del Procesos o subproceso Mejorado. • Definición del Plan de Mejoramiento

Los Productos que se espera de esta etapa son los siguientes:

• Mapa de riesgos • Análisis y Resultados de Benchmarking • Plan de Mejoramiento • Manual de Procesos Mejorados

MMAARRCCOO CCOONNCCEEPPTTUUAALL DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA

DDeeffiinniicciioonneess BBáássiiccaass En primera instancia, y como marco de referencia se precisa aclarar algunos términos. PPRROOCCEESSOO Secuencia de acciones u operaciones repetitivas y sistemáticas mediante las cuales convertimos una entrada en una salida, que es un producto, bien o servicio predeterminado que agrega valor hacia los clientes.

- Repetitivo: Acciones /operaciones consecutivas Realizadas de manera Similar Con determinada periodicidad.

- Acciones/Operaciones:

Actividades observables y definibles. Asociadas a un proceso.

Para su ejecución se requiere mano de obra, materiales, máquinas, métodos, medidas, medio ambiente, planeación, equipos médicos, protocolos, capacitación. SATISFACER EL CLIENTE Cualquier proceso (Macro, medio, operativo o de gestión) puede pasar a ser denominado proceso clave o crítico cuando esté relacionado intrínsecamente con la consecución de las prioridades estratégicas de la organización. MMAACCRROOPPRROOCCEESSOO Los procesos, a su vez, se pueden agrupar en Macroprocesos, teniendo en cuenta que cumplan propósitos afines y exprese una cadena de adición de valor completa. Esta agrupación suele coincidir con las principales funciones de la organización, o expresan de forma resumida la misión de dichas funciones y deben estar claramente identificados en el mapa de la Organización. SSUUBBPPRROODDUUCCTTOO Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos, únicamente con el propósito de facilitar el levantamiento de la información. De todas maneras, si se establecen subprocesos, estos deben satisfacer adecuadamente la definición de proceso, es decir, que sean secuencias de actividades, relacionadas lógicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor hacia los clientes. AACCTTIIVVIIDDAADDEESS

− Parte o partes de un proceso. − Secuencias ordenas de tareas.

TTAARREEAASS

− Trabajos concretos a realizar − Instrucciones específicas

PPRROODDUUCCTTOO Es el resultado de una actividad específica (física o mental), o de un proceso; pueden ser bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).

Es a través de los productos como se construyen las relaciones internas y externas (al puesto de trabajo, al área y a la organización). Los productos (bienes o servicios) son el punto de partida del análisis de los procesos. CCLLIIEENNTTEESS –– UUSSUUAARRIIOOSS Son los destinatarios de los esfuerzos, es decir, aquellas personas, área u organización, que reciben los productos y a los cuales se satisface a través de respuestas a sus necesidades y expectativas. Es decir, nuestro cliente es: Quien recibe el impacto de nuestra actividad. El siguiente en el proceso. Cliente Externos: Ajenos a nuestra organización. Directos: Reciben y utilizan nuestros servicios / productos Indirectos: Reciben el impacto de nuestra productos/ servicios, pero no necesariamente los utilizan. Cliente Interno: Personas, grupos o procesos de la Institución que requieren como insumo el producto del proceso descrito y en consecuencia la calidad de este producto afecta la capacidad y calidad del desarrollo de aquellos. CCOONNTTRROOLL DDEETTEECCTTIIVVOO Actividad manual o automática que al operar o ejecutarse en el proceso avisa INMEDIATAMENTE se presenta la desviación que se ha previsto debe registrar, pero deja proseguir la ejecución de la actividad o tarea, dejando la huella. CCOONNTTRROOLL PPRREEVVEENNTTIIVVOO Actividad manual o automática que al ejecutarse en el proceso registra INMEDIATAMENTE las desviaciones o acciones anormales y evita que se continúe con el proceso hasta tanto la actuación se ejecute como ha sido prevista. CCOONNTTRROOLL CCOORRRREECCTTIIVVOO

Actividad manual o automática que al ejecutarse en el proceso registra una desviación que se ha presentado EN UNA ETAPA ANTERIOR DEL PROCESO, y permite continuar con su desarrollo o ejecución. IINNDDIICCAADDOORREESS Instrumento de cuantificación o medida que determinan el rendimiento contra requisitos válidos del cliente y que por lo tanto miden la calidad, es decir, nuestra habilidad para satisfacer las expectativas del cliente. Las características de los indicadores: Que sean medibles, verificables, asequibles en su coste. EESSTTÁÁNNDDAARR Consenso sobre lo que es óptimo en los objetivos, procesos o actividades, documentado de una manera simple y unificada, que sea conveniente y benéfico para las personas involucradas. Es la base de comparación o meta a las que se deben hacer seguimiento a través de los indicadores. EEXXPPEECCTTAATTIIVVAASS Conjunto de valores de un bien (producto + servicios) que el cliente espera recibir a cambio de un precio razonable y cuya adecuación o bondad juzga para decidir entre las diversas opciones de compra / prestación. RREEQQUUIISSIITTOOSS VVÁÁLLIIDDOOSS Aquellas normas, especificaciones o criterios que relacionadas directamente con expectativas y aplicadas al producto o servicio, han sido tácita o explícitamente acordadas entre cliente y proveedor. CCAARRAACCTTEERRÍÍSSTTIICCAASS DDEE LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS Frecuentemente se convive e interactúa con muchos procesos los cuales imprimen la dinámica a cada organización. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en constante transformación se encuentra que los procesos: Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervención de otro.

Se interceptan unos con otros y se retroalimentan en forma permanente. Se agregan valor entre sí. Tienen cabeza o iniciación que puede a su vez ser la finalización o cola de otros. Bien ejecutados facilitan la ejecución exitosa de los demás procesos. Cruzan líneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con más de una dependencia. Algunos tienen un impacto más alto que otros sobre la organización y los clientes. CCLLAASSIIFFIICCAACCIIOONN DDEE LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS Surge la necesidad de establecer una clasificación de los procesos teniendo en cuenta su importancia relativa con base en su contribución al cumplimiento de las políticas del ISS y sus Unidades de Actividad. Esta clasificación, teniendo en cuenta la estructura actual del Instituto es la siguiente: PPRROOCCEESSOOSS CCLLAAVVEESS DDEE LLAA UUNNIIDDAADD EESSTTRRAATTÉÉGGIICCAA DDEE AACCTTIIVVIIDDAADD Los Procesos claves están definidos como los procesos inherentes al producto o servicio, así se caracterizan por:

- Surgen en la actividad propia de la unidad - Guardan relación directa con los clientes - Generan de manera autónoma servicios o productos - Son propios de la estructura logística del negocio

Así, serán los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de cada área, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el logro de los objetivos. Ej: Compensación, Atención en salud. PPRROOCCEESSOOSS CCOOMMPPAARRTTIIDDOOSS Son vitales para las Unidades Estratégicas pero se ejecutan por las áreas de apoyo administrativo para más de un área de actividad, ejemplo: recaudo. PPRROOCCEESSOOSS DDEE SSOOPPOORRTTEE Apoyan la ejecución de los procesos claves y de los compartidos, ejecutados también por las áreas de apoyo. Ej: Contabilidad

PPRROOCCEESSOOSS CCOORRPPOORRAATTIIVVOOSS Procesos comunes a toda la organización, orientados a garantizar el desarrollo armónico del nivel corporativo y las Unidades de actividad. Ej: Planeación.

FFAASSEE DDEE DDIIAAGGNNÓÓSSTTIICCOO

Para realizar el diagnóstico de un proceso se requiere la aplicación de las herramientas, cuya descripción se hará en este capítulo. Estas herramientas exigen un análisis detallado o minucioso al interior de las actividades y de las tareas, pero tienen la ventaja de que producen información suficiente, y si se aplican correctamente, información confiable, para determinar los aspectos a mejorar del proceso. MMaappaa ddee MMaaccrroopprroocceessoo yy PPrroocceessooss La primera actividad consiste en identificar y relacionar los procesos de los cuales es responsable el área que realiza el análisis, información que se consigna en el formato 1. La determinación del mapa de macroprocesos, procesos y subprocesos se complementa con las relaciones entre los mismos, establecidas con base en las entradas y las salidas de cada uno. Esta información permite elaborar los diagramas de primer nivel los cuales se constituyen en una herramienta de análisis para redefinir o mejorar el sistema de información. Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos, únicamente con el propósito de facilitar el levantamiento de la información. De todas maneras, si se establecen subprocesos, estos deben satisfacer adecuadamente la definición de proceso, es decir, que sean secuencias de actividades, relacionadas lógicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor hacia los clientes. A diferencia de los otros formatos en los cuales se documenta un solo proceso, el No. 1 puede incluir varios procesos y subprocesos simultáneamente. MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO El Marco Normativo recoge las normas internas y externas (Convenios Internacionales, Tratados, Constitución Nacional, leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, , Directivas, Circulares internas y Externas), organigramas del área e instructivos. Las normas deben

citarse con exactitud, indicando el artículo o artículos específicos y no solo mencionando la ley, decreto u otra norma. Enmarcar el subproceso a la luz del marco normativo permite visualizar alternativas o restricciones para su mejoramiento. El análisis del marco normativo permite identificar el proceso que verdaderamente se ejecuta en la práctica, el cual frecuentemente varía en las distintas dependencias o áreas de trabajo porque cada persona conoce solamente una parte del mismo, dependiendo de sus necesidades particulares; también permite identificar el que debe llevarse a cabo de acuerdo con el marco legal. Se define un formato para este levantamiento, enfatizando en la necesidad de precisar las normas particulares que apliquen a las actividades del proceso. Formato 2. FFlluujjooggrraammaa El Flujograma es una herramienta de representación gráfica del proceso que tiene, entre otras, las siguientes ventajas: Identifica con facilidad los aspectos más relevantes: la disposición del equipo humano genera calidad técnica (estructura y proceso), costos racionales, servicio y amplia seguridad para la satisfacción total del cliente lo que genera supervivencia de la organización. Facilita el análisis y mejoramiento Muestra la dinámica del trabajo y los responsables Permite visualizar en forma rápida las cargas de trabajo Provee elementos que facilitan el control del trabajo El Flujograma permite visualizar de una manera gráfica las distintas actividades 55/ que, en forma secuencial, se llevan a cabo al interior de un proceso. Ilustra cada paso o actividad, la generación de un documento, la toma de decisiones, los procesos automatizados. De los diferentes tipos de flujogramas existentes, se ha seleccionado el de tipo vertical, indicando en la primera columna la descripción de la actividad, el responsable de la actividad y el símbolo correspondiente. Este tipo de flujograma permite identificar las responsabilidades y participaciones de cada uno de los ejecutores de actividades que intervienen en el proceso. Existe una gran variedad de símbolos para representar un flujograma, cada disciplina define muchos de manera específica según sus propias necesidades. Para simplificar la

55 La actividad se describe mediante un verbo en infinitivo seguido de un complemento, ej: Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

visualización del flujograma se ha seleccionado un grupo básico, que considera los de uso más frecuente para facilitar la comprensión del proceso, así:

Terminal: Indica la iniciación o terminación de un proceso o subproceso.

A B

Operación: Representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se utiliza para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente. Si esta se realiza manualmente se utiliza el símbolo A; si es automatizado, es decir, se apoya en un aplicativo o base de datos sistematizada, el símbolo B56.

Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos. La tendencia es a suprimir cada vez mas este símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto, evitándose preguntas innecesarias.

A B

Documento: Representa cualquier tipo de documento y aporta información para que este se pueda desarrollar, símbolo A. Cuando el documento tiene copias se ubica el original en la primera instancia, luego la primera copia, en seguida la segunda, etc. Símbolo B

Referencia de proceso: Cuando en el desarrollo del proceso, se deba realizar otro proceso completo que requiere ser descrito en forma separada, se utilizará este símbolo identificando claramente tal proceso.

A B

Conector: Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de una actividad con otra mediante letras o números insertos en el símbolo. Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se utiliza el símbolo A y un número. Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo B y una letra.

Sentido de circulación del trabajo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan las distintas actividades.

56 Se debe tener en cuenta que el uso de equipos de computo no significa que la tarea este automatizada, sino de la forma de desarrollo de la labor; así, un reporte de una base de datos se puede considerar una operación automatizada, sin embargo la consignación de datos en cuadros a manera de base de datos es manual.

1

A

PROCESO

El formato 3, es la herramienta para la elaboración del flujograma del proceso. Se recomienda hacer primero un “inventario” o listado de las actividades del proceso evitando que estas sean confundidas con tareas, insumos o resultados. Se recomienda realizar los flujogramas de actividades en hoja de excel, ya que tiene predeterminados los símbolos y líneas y además permiten hacer vinculaciones con otros procesos DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS El Flujograma describe las actividades básicas y en forma resumida. Sin embargo, para conocer en detalle las tareas al interior de cada actividad y la interconexión de las mismas, es necesario efectuar una descripción detallada de cada actividad y las tareas que implica. Contiene, además de las actividades detalladas en secuencia lógica, los productos o resultados que estas arrojan y la identificación de los riesgos inherentes a su ejecución. La identificación de los productos o resultados permite definir el objetivo final que se espera lograr con la ejecución del proceso y los resultados intermedios que garantizan la consecución de ese objetivo. Es, por lo tanto, una herramienta que permite conocer si los objetivos se cumplen, identificar la mejor manera de lograrlos y definir su impacto. Del cuidado con que se diligencie la descripción, depende en gran parte el planteamiento de alternativas de mejoramiento, por ello, se debe indagar a fondo y asumir una actitud crítica, para que la información se recolecte apropiadamente desde la primera vez y no sea necesario volver al formato para aclarar aspectos que posteriormente se observe que no son claros. Es importante que en la descripción de cada actividad no se escatime esfuerzo para que se describa el control que se aplica en ella y cómo la persona responsable deja el evidencia del control para asegurar su posterior verificación, tales como confrontaciones, conciliaciones, comparaciones en los procesos, revisiones u otros deben poderse verificar posteriormente de acuerdo con la Ley 87/93. Es muy importante para que el analista del proceso conozca el detalle de los riesgos identificados, su descripción, impacto y causas posibles que fueron definidos para obtener el mayor provecho en el tiempo dedicado a diagramar y describir el proceso.

MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOO La descripción se complementa con la identificación del Riesgo, entendido como todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce su eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecución de objetivos. No hay que olvidar que todos los tipos de riesgo deben ser considerados, los cuales, dependiendo del hecho que los genere y según su naturaleza, se agrupan en las siguientes categorías: Riesgos operativos. Afectan la ejecución del proceso. Riesgos Administrativos. Obstaculizan el control y el seguimiento. Riesgos financieros. Generan un impacto en los ahorros y economía del proceso. Riegos legales. Generan sanciones o procesos legales en contra de la Institución o de los funcionarios que desempeñan cargos de responsabilidad y manejo.

En la fase de diagnóstico se construye parte del Mapa de Riesgos, esto es en las etapas de Identificación, Causa de Riesgo, Impacto, Probabilidad, Controles existentes y Nivel de Riesgo. La identificación del riesgo con sus causas posibles, debe hacerse antes de iniciar la diagramación del proceso por un grupo conocedor de éste en sus factores de riesgo internos y externos, con el fin de no dejar posibilidad de ocurrencia sin considerar y en el momento de diagramarlo el analista pueda determinar si existen controles para mitigar la ocurrencia de cada riesgo y mecanismo de cumplimiento de tales controles.

La gravedad de cada riesgo se valora en términos de la probabilidad de que ocurran y su impacto, posteriormente se ubica cada riesgo (para evitar complicaciones, puede ubicarse el ID que se asigno en la matriz de riesgos en lugar de texto) en la matriz, como se ilustra en la gráfica.

Probabilidad

Alta

Media

Baja

Impacto

Bajo Medio Alto

Riesgo Alto Plus

Riesgo Alto

Riesgo Medio

El objetivo de ubicar los riesgos en esta matriz es identificar los riesgos con mayor probabilidad de ocurrencia y mayor impacto, es decir los ubicados en la celda Alto Plus y Alto. ya que sobre estos se hará un esfuerzo mayor para lograr resultados de forma más rápida.

FFAASSEE DDEE MMEEJJOORRAAMMIIEENNTTOO

La identificación de alternativas de mejoramiento se plantea con base en la información recopilada en el levantamiento del proceso y con cualquier otra herramienta de análisis que se encuentre disponible. Una ayuda complementaria para obtener esta información puede realizarse mediante cuestionarios de análisis, como el que se presenta a continuación, hasta convencerse de la validez de la misma o encontrar un mejor modo de realizar las actividades. En ésta fase se desarrolla mediante planes de mejoramiento que identifiquen ACCIONES, PLAZO, RESPONSABLES, INDICADORES. AANNÁÁLLIISSIISS DDEE PPRROOCCEESSOOSS5577

INTERROGANTE ELEMENTO EJECUTADO ACCIONES RESULTADOS

QUE SE HACE? Es realmente necesario? Por que? Sería mejor hacer otra cosa? Podría hacerse algo para mejorarlo o sustituirlo? Sirve para lo que se supone que debe servir?

OBJETO Justificación Aplicación real

Eliminar Combinar

Eliminar actividades innecesarias Reunir operaciones homogéneas

DONDE DE HACE? Por que se hace en ese sitio? Es el mejor lugar? Existe otro lugar para hacerlo? Es posible economizar tiempo, recursos, transporte, haciéndolo en otro sitio? Podría hacerse mejor cambiando la persona o el

SITIO DE TRABAJO DONDE SE PRODUCE LA EJECUCIÓN

Separar ACTIVIDADES Mejorar simplificar

Modificar la sucesión Redistribuir cargas de trabajo Eliminar ineficiencias

57/ Tomado de Manual de procedimientos, elaboración, aplicación y mejoramiento continuo. ACAP-

INTERROGANTE ELEMENTO EJECUTADO ACCIONES RESULTADOS

equipo del lugar? CUANDO SE HACE? Existe una mejor ocasión? Se hace en una secuencia adecuada? Se puede eliminar tiempo, esfuerzo, recursos al cambiar la secuencia? Puede combinarse con otra actividad?

SECUENCIA. Posición exacta de cada actividad dentro del proceso

Secuencia Lugar CAMBIAR Persona

Aumentar productividad Reducir costos

QUIEN LO HACE? Quién hace el trabajo? Es el mas indicado? Reúne las condiciones requeridas? Podría ser otra persona? Quién? Cómo podría mejorar su rendimiento?

EJECUTANTE. Constatar que se trata de la persona más indicada

Método Formulario

Agilizar la elaboración de productos o la prestación de servicios

COMO LO HACE? Por qué es ejecutado de ese modo? Existen otras maneras de hacerlo? El puesto de trabajo, ambiente, herramientas y equipos son probados? Es complicada la manera como se realiza?

METODOS Y MEDIOS. Modo y medios para ejecutar el trabajo

MMAANNUUAALL DDEELL PPRROOCCEESSOO

Es de vital importancia garantizar que el proceso quede debidamente documentado, que se implemente y que se mantenga actualizado, por esta razón es indispensable la elaboración de los manuales de procesos.

Los manuales de procesos están orientados a recoger sistemáticamente los procesos que faciliten al personal de la organización el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello que deben ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las actividades contenidas en cada proceso y de las tareas que incluyen cada actividad. La publicación del manual debe ser aprobada mediante Resolución por la Presidencia del ISS, paso seguido debe ser difundido y aplicado por todos los funcionarios y servidores que participan en el proceso. Cada proceso documentado debe conservar la misma estructura y formato para facilitar a los usuarios la interpretación y así mejorar el desarrollo y la aplicación de los mismos. En cuanto al formato, el Manual debe incluir:

Portada: La portada o carátula contiene: 1) El nombre de Instituto; 2) Manual de Procesos (indicar el área o áreas a las que va orientado el manual); 3) Ciudad y fecha de realización del manual.

Introducción y Presentación: debe motivar la consulta del manual de los servidores públicos de la entidad resaltando la utilidad del mismo como herramienta de gestión y al beneficio que se obtendrá en el desempeño de las labores

Tabla de contenido: Debe presentar los títulos de las secciones incluidas y la ubicación de las mismas, siendo claras en cuanto a la numeración, codificación de las secciones, figuras, diagramas, tablas, etc.

Anexos: (al final del Manual)

Anexo 1: Incluirá todas las formas, formatos o modelos que intervienen en los procesos, con las instrucciones de diligenciamiento de cada uno en la parte posterior del mismo. Importante establecer un sistema de codificación que permita identificarlos y clasificarlos

Anexo 2 y posteriores: Contendrá elementos adicionales que permitan una mejor comprensión del manual, a través de ejemplos específicos, formatos, fórmulas, gráficos, etc.

En cuanto a la estructura, en general se debe contar con un capítulo de generalidades y otro de descripción General del Proceso:

CCAAPPIITTUULLOO II GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS El contenido del primer capítulo tiene como objeto instruir y orientar a los posibles usuarios acerca del uso del manual, por lo tanto contiene la información básica del proceso y el manual, de la siguiente forma:

Reseña del Manual:

Alcance y campo de aplicación: Identificar a quienes esta dirigido el manual especificando el área o áreas que tienen relación con el mismo

Formalización Interna: Texto de la resolución interna que adopta o modifica el manual

Manejo y Conservación del Manual: Dar orientaciones específicas sobre la forma en que se debe manipular el manual, conservar y emplear. Esto es, como deberá actualizarse, como se llevarán a cabo las modificaciones, las responsabilidades de las oficinas que tienen que ver con el uso del mismo, los medios de conservación.

Simbología utilizada: Presentar y describir los símbolos que se utilizan en la elaboración de los diagramas de flujo o flujogramas de los procesos, que hacen parte del manual.

Glosario: Incluirá el significado de las abreviaturas, siglas, códigos y términos especiales utilizados en los procesos y actividades.

Reseña del Proceso:

Objeto: Incluir el propósito para el cual se adelanta dicho proceso, definido en el formato Identificación de Procesos.

Alcance: Describir la interrelación entre el proceso y las áreas que lo deben aplicar. En algunos casos especiales se requiere señalar desde dónde empieza y hasta dónde termina para procesos más complejos.

Definiciones: Incluir el significado de los términos que se consideren necesarios para una mejor comprensión del proceso.

Producto o Servicio: Indicar el resultado que se espera de la aplicación del proceso, definido en el formato Identificación de Procesos.

Relación de Macroprocesos y Procesos: Realizar una descripción general de la forma en que están clasificados los macroprocesos y los procesos dentro del manual.

Normatividad: Se incluye el marco legal, tanto interno como externo, que da origen al proceso y que lo regula.

CCAAPPIITTUULLOO IIII DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL PPRROOCCEESSOO En este capítulo se explica el proceso general y los subprocesos involucrados anexando:

1. Formato de Identificación de procesos 2. Marco Jurídico 3. Flujograma 4. Descripción de Actividades 5. Mapa de Riesgos

AACCTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL MMAANNUUAALL Parte del manual que permite al jefe de la dependencia respectiva realizar las actualizaciones a que haya lugar, previo registro de éstas en el “formato control de actualizaciones”. El registro se llevará de manera cronológica, incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia.

FFOORRMMAATTOOSS

A continuación se presentan los formatos, con sus respectivos instructivos, para el desarrollo de la metodología. Los anexos corresponden a la información que debe diligenciarse utilizando formatos. Otra información del proceso o subproceso, como por ejemplo la relacionada con el marco legal o el establecimiento de indicadores, entre otro, no requiere el uso de formatos, por lo tanto, cada responsable la diligencia como mejor crea conveniente.

IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO FFOORRMMAATTOO 11.. IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIOONN DDEE PPRROOCCEESSOOSS Se diligencia un formato por cada dependencia, relacionando los procesos que están bajo su responsabilidad. Las áreas sombreadas en el formato corresponde a los códigos, los cuales son e asignados por Planeación Corporativa, por lo tanto, no es necesario diligenciar estos campos. Cada campo debe contener la siguiente información: UNIDAD DE NEGOCIO: Vicepresidencia o Dirección del Nivel Nacional DEPENDENCIA: Nombre de la Gerencia del nivel nacional o Gerencia Seccional DEPARTAMENTO O SECCION: Área funcional responsable de la ejecución de los procesos CODIGO: Este espacio sombreado no se diligencia MACROPROCESO: Agrupación de procesos relacionados entre sí, con propósitos afines PROCESO: Relacionar el nombre con el cual comúnmente se conoce el proceso. SUBPROCESO: Relacione los subprocesos que conforman el proceso. CLIENTE – BENEFICIARIO: Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN? Cargo, dependencia o destinatario quien recibe, necesita o aprovecha el producto, sea al interior a al exterior del ISS. PRODUCTO - RESULTADO: Es la finalidad del proceso y su contribución a los objetivos propuestos, se indica el nombre del producto principal (bien o servicio) generado.

IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO FFOORRMMAATTOO 33.. FFLLUUJJOOGGRRAAMMAASS Utilice los símbolos descritos en la guía metodológica. Este formato contiene los siguientes campos: No.: Consecutivo de actividades. ACTIVIDAD: Nombre de la actividad, en este formato no deben incluirse las tareas. RESPONSABLE: Nombre del cargo de la persona responsable de ejecutar la actividad. Debajo de cada cargo y al frente de cada actividad debe aparecer el símbolo que represente la actividad.

IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO FFOORRMMAATTOO 44.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS Los campos de este formato se diligencian de la siguiente manera: No.: Consecutivo de actividades que debe coincidir con la numeración usada en el flujograma ACTIVIDAD: responde a la pregunta ¿QUÉ? y se toma de las actividades identificadas previamente en el Flujograma. EJECUTOR: Cargo de quien efectivamente realiza la tarea o actividad TAREA: Responde a la pregunta del ¿CÓMO?, se describe de manera pormenorizada cada una de las acciones puntuales realizadas para cumplir la actividad. Esta columna y siguientes hacia la derecha deben ser llenadas en lo posible por tarea. C: CONTROLES. Se debe identificar las tareas de control que se incluyen dentro de la descripción de actividades. Especificando que es Control Detectivo (CD), Preventivo (CP) o Control Correctivo (CC). DONDE: Nombre del Departamento, Sección, Grupo, etc., en el cual se ejecuta la actividad. INSUMOS: Responde a la pregunta ¿CON QUE?, es aquello que se requiere para realizar la actividad o tarea y que se somete a la transformación para generar el producto. Se trata generalmente de información. PRODUCTO Y/O RESULTADO: El producto es aquello tangible que resulta de la transformación de los insumos , por ejemplo: informes, listados, registros, etc. Resultado es lo que se obtiene de la realización de la actividad y es la respuesta a la necesidad del cliente, es decir, es el cumplimiento del objetivo para el cual se realizó la actividad. No necesariamente todas las actividades tienen un producto, pero todas sí tienen un resultado. VA: VALOR AGREGADO. Identificar con equis (X) las actividades que agregan valor al usuario. OBSERVACIONES: Espacio para agregar información o profundizar en la descripción de actividades y tareas, el cual puede ser aprovechado para incluir sugerencias de mejoramiento.

IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO FFOORRMMAATTOO 55.. MMAAPPAA DDEE RRIIEESSGGOOSS El Mapa de Riesgos contempla los siguientes campos: No.: Consecutivo que permite identificar cada factor de riesgo. RIESGO: Todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce la eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecución de los objetivos con los atributos y estándares previamente establecidos. CAUSA: Razones por las cuales se presenta el riesgo, y cuya ocurrencia se califica cualitativamente en la casilla de PROBABILIDAD. PROBABILIDAD: En esta casilla se evalúa la posibilidad de ocurrencia que tiene cada riesgo, calificándola como ALTA, MEDIA, BAJA. Debe haber correlación entre la información de las diferentes columnas. CONSECUENCIAS: Efectos producidos como consecuencia del riesgo y se corresponde cualitativamente con la calificación del IMPACTO. IMPACTO: En esta casilla se evalúa la gravedad de que se presente cada riesgo, calificándolo como ALTO, MEDIO, BAJO. CONTROLES: Se relacionan las acciones tendientes a reducir tanto la probabilidad de que ocurra como el impacto del mismo. Este conjunto de acciones y su correspondiente implementación son los que contribuyen al mejoramiento del proceso.

Dirección Nal dePlaneación de Salud

Gerencia Nal de Calidadde Servicios de Salud

Gerencia Nal de Contrataciónde Servicios de Salud

Gerencia Nal deMercadeo de EPS

Gerencia Nal deServicios Ambulatorios

Vicepresidencia Promotorade Salud -EPS-

Vicepresidencia de Protecciónde Riesgos Laborales

Gerencia Nal deAseguradora de ATEP

Gerencia Nal deSalud Ocupacional

Gerencia Nal de Mercadeode Protec. de Riesgos Lab.

Vicepresidenciade Pensiones

Gerencia Nal deAtención al Pensionado

Gerencia Nal de Historia Lab.y Nomina de Pensionados

Gerencia Nal deMercadeo de Pensiones

Departamento Nal deAnálisis Financiero

Gerencia Nal deGestión Financiera

Gerencia Nal dede Recaudo

Gerencia Nalde Tesorería

VicepresidenciaFinanciera

Gerencia Nal deBienes y Servicios

Gerencia Nal deRecursos Humanos

Gerencia NacionalComercial

Depto de Admón. de laSede Admtiva Nacional

Gerencia Nalde Informática

VicepresidenciaAdministrativa

Revisoría Fiscal

Secretaria General Dirección de Auditoria Disciplinaria

Dirección Jurídica Nacional Dirección de Planeacion Corporativa

Dirección de Auditoria Interna Dirección de Relaciones Corporativas y Comunicaciones

PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

Coordinación Nacional de Activos Fijos e Inventarios

Dirección Nal dePlaneación de SaludDirección Nal de

Planeación de Salud





Gerencia Nal deMercadeo de EPSGerencia Nal de

Mercadeo de EPS







Gerencia Nal deSalud Ocupacional

Gerencia Nal de Mercadeode Protec. de Riesgos Lab.





Gerencia Nal deSalud OcupacionalGerencia Nal de

Salud Ocupacional

Gerencia Nal de Mercadeode Protec. de Riesgos Lab.Gerencia Nal de Mercadeode Protec. de Riesgos Lab.





Gerencia Nal de Historia Lab.y Nomina de Pensionados





Gerencia Nal deGestión FinancieraGerencia Nal de

Gestión Financiera




Gerencia Nalde Tesorería

Gerencia Nalde Tesoreríade Tesorería



Gerencia Nal deBienes y Servicios

Gerencia Nal deRecursos HumanosGerencia Nal de

Recursos Humanos

Gerencia NacionalComercial

Depto de Admón. de laSede Admtiva Nacional

Gerencia Nalde Informática

VicepresidenciaAdministrativa

Gerencia Nalde InformáticaGerencia Nalde Informática

VicepresidenciaAdministrativaVicepresidenciaAdministrativaVicepresidenciaAdministrativa

Revisoría Fiscal

Secretaria General Dirección de Auditoria Disciplinaria

Dirección Jurídica Nacional Dirección de Planeacion Corporativa

Dirección de Auditoria Interna Dirección de Relaciones Corporativas y Comunicaciones

PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

Coordinación Nacional de Activos Fijos e Inventarios

ANEXO E

Organigrama Institucional

Fuente: Página Web: www.iss.gov.co Instituto de Seguros Sociales.

Misión

• Ofrecer excelentes servicios en el sistema de seguridad social con principios éticos

y de manera rentable, para reinvertir en toda la sociedad y en especial en los

sectores más vulnerables de la población

• Trabajar incansablemente en el cambio organizacional y la consolidación de una

cultura de servicio al cliente en toda la institución

• Asegurar el desempeño competitivo del Seguro Social a través del mejoramiento

continuó y la medición de la gestión de nuestros procesos y servicios, con el

concurso de todos sus servidores

• Mantener la mayor participación del mercado y liderar el estudio de la problemática

de la seguridad social para orientar la búsqueda de soluciones y servir al estado de

moderador del sistema.

Visión

En la próxima década, entre todos nos convertiremos en empresa altamente competitiva en

salud, pensiones y riesgos profesionales, orientada al afiliado.

Valores Corporativos

EXCELENCIA: Información, Innovación, Liderazgo, Conocimiento.

ETICA: Honestidad, Veracidad, Interés.

SERVICIO: Disponibilidad, Entrega, Cordialidad, Oportunidad.

SOLIDARIDAD: respeto, compromiso.

Funciones

Para el establecimiento de funciones que competen directamente al I.S.S. se toma como

referencia el Decreto 2148 de 1992 que fundamenta58:

• Ejecutar los planes y programas sobre Seguros Sociales obligatorios fijados por la

ley, el Gobierno Nacional y su Consejo Directivo.

• Efectuar la inscripción de sus afiliados, la facturación y el recaudo de los aportes

correspondientes a los Seguros Sociales obligatorios, y fiscalizar y vigilar el

cumplimiento de las disposiciones en esta materia.

• Garantizar a sus afiliados y beneficiarios la prestación de los servicios médico-

asistenciales integrales que por ley le corresponde, mediante acciones de

prevención, curación y rehabilitación, de acuerdo con las normas del Ministerio de

Salud y en coordinación con las entidades y organismos sujetos a las normas del

Sistema Nacional de Salud.

• Garantizar a sus afiliados y beneficiarios el pago de las prestaciones económicas a

cargo del Instituto, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• Evaluar, clasificar y certificar los grados de incapacidad permanente y de invalidez,

para reconocimiento de las prestaciones económicas correspondientes a sus

afiliados.

• Emitir los reglamentos generales sobre condiciones y términos de los distintos

seguros de salud. 58 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Dirección Jurídica. Decreto 2148 de 1992. Por el cual se fundamentan y asignan las funciones generales del Instituto de Seguros Sociales.

• Elaborar y expedir, en coordinación con los Ministerios de Trabajo y Seguridad

Social y de Salud, los reglamentos sobre higiene y seguridad industrial y prevención

de accidentes y enfermedades profesionales.

• Las demás que le asignen la ley o los estatutos y reglamentos de la entidad.

ANEXO F

INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BANCARIAS

Misión

Realizar una eficiente labor en los procesos de registro, control y admisnistración de los

Giros, Ingresos, Recaudos en servicio y ejercer adecuado control sobre los bienes en

depósito a efectos de que la institución cuente con la información confiable y oportuna para

las áreas financieras y de utilidad para tomar decisiones administratrivas.

2.2.2 Vision

Seremos un area modelo de gestion interior y exterior del Instituto , en la debida

Administración, control y resgistro de los Giros y/o Ingresos del ISS.

2.2.3 Funciones Generales del Manual de Procedimientos para el Departamento de

Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería

La determinación de las funciones que competen el Manual de Procedimientos para el

Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería se regulan y

autorizan en base a la resolución 4363 1995. Artículo Segundo, que establece59:

• Establecer planes y programas sobre control de gestión que permita un

mejoramiento continuo sobre su administración y velar por su adecuada

administración.

59 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Dirección Jurídica. Resolución 4363 de 1995. Por la cual se organiza y autoriza el funcionamiento de unas Coordinaciones y se fijan sus funciones

• Implementar en las seccionales sistemas computarizados que permitan el adecuado

registro y actualización permanente de la información en donde se lleven todas las

novedades sobre su manejo, control y registro del Manual de Procedimientos para el

Departamento de Operaciones Bancarias de la Gerencia Nacional de Tesorería.

• Hacer que los planes de acción se cumplan ya que estos son una herramienta de

gestión que permite a cada seccional de la entidad orientar estratégicamente sus

procesos, instrumentos y recursos disponibles hacia el logro de objetivos y metas

anuales, a través de la ejecución de acciones y proyectos que contribuyan al

cumplimiento de los objetivos.

• Determinar las políticas, principios normas sobre el manejo control y registro que

deben regir en la entidad.

• Establecer normas técnicas generales y específicas, sustantivas y procedímentales

que permitan uniformar, centralizar y consolidar los Giros, Ingresos y Recaudos del

ISS.

• Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretación de normas

internas y externas expedidas por los entes de control o ISS.

• Impartir normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación del


Gerencia Nacional de Tesorería del ISS.

Actualización del manual de procedimientos para el ...

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