ADMINISTRACIÓN 2014 2018 - San Martín Texmelucansanmartintexmelucan.gob.mx/transparencia/alterno...
Transcript of ADMINISTRACIÓN 2014 2018 - San Martín Texmelucansanmartintexmelucan.gob.mx/transparencia/alterno...
ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018
Manual de Procedimientos
DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS
Septiembre 2018
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
2
ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018
Manual de Procedimientos
de la Dirección de Egresos
Autorizaciones
C.P. Jessyca Vázquez Rosas
Tesorera Municipal
L.A.E. Luis Fernando Astorga González
Director de Egresos
Mtro. José Cuautle García
Contralor Municipal
M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora
Sub Contraloría de Planeación, Evaluación y Control
Actualizado el veintiséis de septiembre de dos mil dieciocho, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/TM/018/300115.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
3
Índice
Dirección de Egresos
Página
I Introducción 4
II Presentación de los procedimientos 5
III Nombre, Descripción del procedimiento y Diagrama de Flujo
1 Autorización de suficiencia presupuestal 6
2 Recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheques o transferencia
de pago 10
3 Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo 18
4 Pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gastos 22
5 Pago de Nómina 27
6 Conciliación de Saldos Mensuales de Bancos con Contabilidad 30
IV Glosario 33
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
4
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo fundamental, dar a conocer al personal operativo y de nuevo ingreso las diferentes funciones y actividades administrativas, así como la metodología y documentos necesarios para el desarrollo de los procedimientos que sustentan la operación de la Dirección de Egresos, con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento, la mejora y operación institucional en la Administración Pública Municipal, como un instrumento de información, orientador, de consulta y de apoyo, con la finalidad de establecer los procedimientos y las normas de operación en el que se consigna en forma metódica el funcionamiento interno de la Dirección, describiendo las operaciones que deben seguirse así como los puestos responsables de su ejecución.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
5
II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
1. Autorización de suficiencia presupuestal
2. Recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheques o transferencia de pago
3. Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo
4. Pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gastos
5. Pago de Nómina
6. Conciliación de Saldos Mensuales de Bancos con Contabilidad
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
6
III.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre del Procedimiento: Autorización de suficiencia presupuestal
Objetivo:
Garantizar la disponibilidad del pago de compromisos que deben realizarse en el Ejercicio Fiscal correspondiente, mediante Autorización de Suficiencia Presupuestal, bajo medidas de seguridad y criterios de racionalidad y austeridad, de acuerdo a la normatividad vigente.
Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917 Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017 Art. 115 FRACC I, II, IV Art. 134 Ley General de Contabilidad Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008 Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Diario Oficial de la Federación, 30 de Marzo de 2006 Ultima reforma publicada en el DOF 30 de Diciembre de 2015
ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 103, 108, 111 Y 113 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Ultima reforma publicada en el Periódico Oficial el 02 de Agosto de 2013. Arts. 1,2,3 Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 26 de Marzo de 2003. Arts. 1, 7 Ley de Egresos del Estado de Puebla ejercicio Fiscal 2017 Decreto del H Congreso del Estado de Puebla. Publicado en el Periódico del Estado de Puebla 05 de Enero de 2017 Arts 46, 47, 48 Y 60 Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado de Puebla 17 de Enero de 2017 Arts. 1,3,4,24,41 Ley de Deuda Pública para el Estado Libre y Soberano de Puebla. Periódico Oficial del Estado de Puebla 18 de Diciembre de 2006 Ultima Reforma Publicada en el Periódico Oficial del Estado 19 de Septiembre de Arts.1,2,3,4,5 Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios Periódico Oficial del Estado de Puebla, 20 de Marzo de 2009 Ultima Reforma Publicada en el periódico Oficial del Estado 19 de Marzo de 2014 Arts. 1,2,3,4,6,7,Y 8 Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
7
Puebla. Publicación: 29 de Junio de 1984 Última Reforma: 31 de Diciembre de 2015.
MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001 Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017 Arts. 91, 143,148, 150, 194
Políticas de Operación:
Deberá solicitar la Tesorera Municipal, el Director de Egresos verificará con Armonización Contable el presupuesto de la unidad administrativa que solicita suficiencia y realizará contestación mediante Suficiencia Presupuestal, cuando el monto de las facturas acumuladas de un mismo servicio o compra de un bien, sea mayor al importe que indica por Adjudicación Directa la Ley de Egresos del Estado de Puebla dependiendo el Ejercicio Fiscal de que se trate. Antes de la celebración de un contrato, la Dirección solicitante deberá contar con la autorización de Suficiencia Presupuestal. Todas las solicitudes de autorización de Suficiencia Presupuestal deberán venir acompañadas de oficio de solicitud por parte de la Dirección de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y oficio de solicitud de la Tesorería. No podrán autorizarse Suficiencias Presupuestales que no cuenten con la disponibilidad presupuestal correspondiente y cumplan con los requisitos necesarios, en cada caso. La Suficiencia Presupuestal deberá contener el Nombre del Fondo, Número y Nombre del Centro de Costo, Nombre del programa e Importe con el que se autoriza el gasto.
Tiempo Promedio de Gestión:
Dos días hábiles a partir de la recepción de oficio de solicitud de suficiencia
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
8
Descripción del Procedimiento: Para la autorización de suficiencia presupuestal
Responsable
No. Actividad Formato o
Documento Tanto
s
Tesorera Municipal
1 Envía Oficio de solicitud de Autorización de Suficiencia Presupuestal del área solicitante a la Dirección de Egresos
Oficio 1
Director de Egresos
2 Recibe Oficio Oficio 1
Director de Armonización
3 Verifica si cuenta con presupuesto e informa a Director de Egresos
Oficio 1
Director de Egresos
4 Verifica, revisa y autoriza el Oficio en caso de haber recurso de acuerdo al fondo, y si no hay recurso en el fondo se emite oficio de no suficiencia.
Oficio 1
Asistente de Finanzas
5 Realiza Oficio de contestación de suficiencia presupuestal o no suficiencia presupuestal.
1ª Original: Dirección de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
2ª Original: Archivo 3ª Copia: Tesorera
Oficio 3
Director de Egresos
6 Firma Oficio de contestación de suficiencia presupuestal o no suficiencia presupuestal.
Oficio 3
Asistente Finanzas
7 Entrega Oficio al área solicitante Oficio 3
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
9
Diagrama de flujo: Procedimiento para la autorización de suficiencia presupuestal
Tesorera Municipal Director de Egresos
Director de Armonización
Asistente de Finanzas
Envía solicitud de
autorización de suficiencia
presupuestal.
Inicio
Fin
Autoriza
No
Realiza Oficio de
contestación de suficiencia
Firma Oficio de No suficiencia
Entrega al área solicitante
Si
1
4 5
6
7
Recibe Oficio
2
Verifica
presupuesto
3
Firma Oficio de
suficiencia
6
Realiza Oficio de contestación de no suficiencia
5
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
10
Nombre del Procedimiento: Recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheque o transferencia electrónica para pago.
Objetivo: Recibir, analizar, verificar las solicitudes de pago con documentación comprobatoria y justificativa completa para tramitar pago con cheque o transferencia electrónica.
Fundamento Legal: FEDERAL Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Diario Oficial de la Federación, 30 de Marzo de 2006 Ultima reforma publicada en el DOF 30 de Diciembre de 2015
ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 108 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Ultima reforma publicada en el Periódico Oficial el 02 de Agosto de 2013. Arts. 1,2,3 Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 26 de Marzo de 2003. Arts. 1, 7 Ley de Egresos del Estado de Puebla ejercicio Fiscal 2017 Decreto del H Congreso del Estado de Puebla. Publicado en el Periódico del Estado de Puebla 05 de Enero de 2017 Arts 46, 47, 48 Y 60 Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado de Puebla 17 de Enero de 2017 Arts. 1,3,4,24
MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001 Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017 Arts. 148
Políticas de Operación:
1. La Dirección de Egresos autoriza pagos de gasto corriente, inversión y capital, verificando la disponibilidad presupuestal correspondiente.
2. La Dirección de Egresos sólo tramita el pago de solicitudes que cumplan con la normatividad establecida y con la comprobación necesaria.
El Proveedor o Contratista debe ingresar al área escrito dirigido a la Tesorera Municipal con atención al Director de Egresos indicando el Método de Pago que solicita el cual debe coincidir con la factura de ingreso de pago
Para efectuar pagos : a) Con cheque:
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
11
. Adjuntar al oficio - Si es persona Moral copia de Acta Constitutiva vigente en donde
indique el representante legal y la persona autorizada para cobro - Copia de Identificación Oficial del Representante legal y de la persona
autorizada para cobro, en caso de ser la misma persona solo una copia.
b) Con Transferencia: El Proveedor o Contratista debe ingresar al área escrito dirigido a la
Tesorera Municipal con atención al Director de Egresos con los siguientes datos para registro de pago:
- Nombre completo, Razón Social, Denominación - Banco - Sucursal - Número de Cuenta - Clabe - Firma y Nombre completo de la persona física ó Representante Legal
de la Persona Moral. - correo electrónico c) Con Efectivo Adjuntar al oficio - Si es persona Moral copia de Acta Constitutiva vigente en donde
indique el representante legal y la persona autorizada para cobro - Copia de Identificación Oficial del Representante legal y de la persona
autorizada para cobro, en caso de ser la misma persona solo una copia. Verificar montos máximos para pago en efectivo en las disposiciones legales vigentes.
3. Si la comprobación correspondiente a la solicitud de pago no es suficiente, se procederá a solicitar dicha comprobación de gasto vía memorándum, con copia a la Tesorera y al Director de Egresos.
4. Para pagos mayores al importe que indica por Adjudicación Directa la Ley de Egresos del Estado de Puebla dependiendo el Ejercicio Fiscal vigente, deberá comprobar su Proceso de Adjudicación y Suficiencia Presupuestal.
5. En cada trámite de pago que exceda al importe que indica por Adjudicación Directa la Ley de Egresos del Estado de Puebla dependiendo el Ejercicio Fiscal vigente, se verificará que el proveedor se encuentre registrado en el Padrón de Proveedores. De no encontrarse registrado, deberá ingresar un nuevo registro de proveedor al área de adquisiciones.
6. La comprobación de las solicitudes de pago deberá estar integrada por:
la factura original en formato PDF y XML,
IFE,
orden de compra,
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
12
requisición autorizada
y soporte complementario que corresponda según el tipo de gasto. 7. Todas las facturas originales deben estar firmadas por el Presidente
Municipal, Tesorera Municipal, Director de Egresos, Director de área que realiza el gasto.
8. Las requisiciones deben explicar claramente el objeto o justificación del gasto y deben estar debidamente firmadas.
9. En caso de factura realizar la Verificación de Comprobante en la página del SAT.
10. Para solicitudes de apoyo a terceros se requiere:
solicitud de ayuda,
IFE de las personas solicitantes,
CURP
carta de agradecimiento,
fotos
Factura del gasto
demás evidencia. 11.- Para efectuar pagos de Obra Pública y reintegros solicitados por Obra Pública, la solicitud de pago debe de estar debidamente firmada e integrada con el soporte correspondiente así como la Línea de Captura en caso de reintegros. 12.-Transferencias a DIF y Juntas Auxiliares deben estar previamente autorizadas por la Dirección de Contabilidad. 13.- Para efectuar el Pago de Impuestos, la Dirección de Contabilidad debe entregar línea de captura para poder realizar el pago de impuestos federales, así como la información necesaria para el pago del Impuesto sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal. Días de recepción: de Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. 14.- Días de pago: los días 10 y 20 de cada mes siempre y cuando sea día hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil próximo. 15.- Pago de Participaciones a Juntas Auxiliares y DIF día hábil siguiente al día en que Contabilidad autoriza pago.
Tiempo Promedio de Gestión
10 días.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
13
Descripción del Procedimiento: Proceso para la recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheque o transferencia de pago.
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Asistente de Finanzas
1 Recibe las órdenes de pago, los días establecidos, en oficio de solicitud de pago con comprobación.
Oficio 2
Asistente de Finanzas
2 Clasifica la información por fondo
Jefatura de Finanzas 3 Verifica con la Dirección de Armonización que el presupuesto sea suficiente para realizar el gasto en el Control presupuestario en el SAACG net
Jefatura de Finanzas 4 Verifica que los gastos mayores al importe establecido por Adjudicación Directa establecido en la Ley de Egresos del Estado de Puebla de acuerdo al Ejercicio Fiscal vigente tengan Proceso de Adjudicación.
Si es correcto pasa al siguiente punto.
No es correcto o está incompleto se regresa a la Dirección Adquisiciones para su proceso.
Jefatura de Finanzas/Asistente de Finanzas
5 Revisa la comprobación del pago de acuerdo al gasto ejercido.
Jefatura de Finanzas/Asistente de Finanzas
6 Verifica que las facturas cumplan con los requisitos fiscales de acuerdo al artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y elabora recibo de pago para firma y sello de participaciones a Juntas Auxiliares y DIF
Jefatura de Finanzas 7 Elabora el cheque con póliza de cheque y/o transferencia autorizada previamente por la Dirección de Egresos del fondo correspondiente. Captura en formato Excel y las transferencias se archivan en la carpeta del fondo correspondiente.
Cheque Póliza
Transferencia
Archivo
1
Jefatura de Finanzas 8 Remite el cheque al Director de Egresos y la Tesorera para firma
Cheque Póliza
1
Tesorera Municipal y Director de Egresos
9 Reciben cheque con póliza de Cheque, revisan, firman si es correcto y lo remiten a la Jefatura de Finanzas
Cheque y Póliza
1
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
14
Asistente de Finanzas
10 Recibe Cheque firmado con póliza de cheque, archiva en la carpeta del fondo correspondiente así como la comprobación correspondiente para realizar pago a proveedor
Cheque y póliza
1
Asistente de Finanzas
11 Recibe y verifica comprobación, en caso de faltantes solicita comprobación al momento de verificar los documentos comprobatorios.
Fotos, testigos,
invitaciones, contratos,
etc.
1
Asistente de Finanzas
12 Verifica requisitos fiscales de las facturas e integración correcta del soporte de cada cheque y transferencia de acuerdo al fondo.
Si la documentación es correcta y está debidamente se procede al pago
Si no es correcta se procede a la solicitud de corrección
Facturas, fotos, oficios de solicitud, Cheques, póliza de cheque, transferencia, contratos, proceso de adjudicación en su caso.
1
Director de Egresos 13 Recibe oficio de solicitud de comprobación para revisión, firma y sello, lo firma.
Oficio 4
Asistente de Finanzas
14 Recibe soporte faltante de la comprobación, entrega a Dirección de Contabilidad
Evidencia faltante
1
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
15
Diagrama de flujo: Para la recepción de solicitudes y elaboración de cheque o transferencia de pago
Jefatura de Finanzas Asistente de Finanzas
No
Regresa a la Dirección de Adquisiciones
Verifica
Inicio
Recibe las órdenes de pago
Clasifica información por fondo
16
1
2
Verifica requisitos fiscales en facturas y elabora recibo de pago en su caso.
6
5
Revisa
la
comprobación
de pago
Revisa
la comprobación
de pago
5
Si
3
4
Verifica requisitos fiscales en facturas y elabora recibo de pago en su caso.
6
Verifica
Si Rechaza
Fin
No
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
16
Diagrama de flujo: Para la recepción de solicitudes y elaboración de cheque o transferencia de pago
Jefatura de Finanzas Tesorera Municipal Director de Egresos
Asistente de Finanzas
11
10 8
7
Elabora cheque o transferencia
Fin
12
Verifica 17
Solicita comprobación completa
Remite a la Dirección de Contabilidad
Envía el cheque a firma
15
Si
No
Firma cheque Firma cheque Archiva el cheque y póliza de cheque para ser entregado
9 9
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
17
Diagrama de flujo: Para la recepción de solicitudes y elaboración de cheque o transferencia de pago
Director de Egresos Asistente de Finanzas
Recibe Oficio, firma
Fin
Recibe y entrega a Dir de
Contabilidad
13 14
16
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
18
Nombre del Procedimiento: Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo
Objetivo:
Realizar satisfactoriamente en tiempo y forma los pagos de compromisos realizados por el Ayuntamiento
Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917 Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017 Art. 115 FRACC IV Ley General de Contabilidad Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008 Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016
ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 108 Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicación: 29 de Junio de 1984 Última Reforma: 31 de Diciembre de 2015.
MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001 Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017 Arts. 143
Políticas de Operación:
1. Para realizar la entrega de cheques, se solicitarán los siguientes documentos a los proveedores: Personas físicas:
una copia de identificación oficial (credencial de elector, cédula profesional, cartilla militar o pasaporte), en su caso, carta poder con una copias de la identificación oficial del titular, apoderado y 2 testigos.
Personas morales: una copia de identificación oficial del representante legal, copia de su poder notarial y original para cotejo; si es por primera vez, copia del acta Constitutiva de la persona moral y original para cotejar.
2. En el caso de tratarse de cheques para pago de finiquitos, serán entregados al beneficiario previa solicitud del Director de Recursos Humanos con requisitos, con una copia de la identificación oficial del beneficiario.
3. Los días de atención, Viernes y Lunes de 8:30 a 13:00 Horas siempre
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
19
que sea día hábil. 4. Días de pago: los días 10 y 20 de cada mes siempre y cuando sea día
hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil siguiente.
Tiempo Promedio de Gestión:
2 días.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
20
Descripción del Procedimiento: Pago de cheques, Transferencias y/o Efectivo
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Asistente de Finanzas
1 Localiza en la base de datos de los cheques por entregar. El Beneficiario se identificará con IFE, copia de acta constitutiva (carta poder en su caso)
Asistente de Finanzas
2 Busca físicamente en los recopiladores de los diferentes fondos el cheque a entregar
Asistente de Finanzas
3 Verifica que el cheque con póliza se encuentre con las firmas autorizadas
Asistente de Finanzas
4 Solicita nombre, firma y fecha de entrega de cheque al beneficiario ó representante plasmándola en el cheque.
Identificación 3
Asistente de Finanzas
5 Saca copia de cheque con póliza de cheque Copia 1
Asistente de Finanzas
6 Entrega el cheque físicamente al beneficiario Cheque 1
Asistente de Finanzas
7 Incorpora en la póliza cheque copia de IFE y copia del cheque
Póliza Cheque
IFE
1
Asistente de Finanzas
8 Archiva la póliza cheque con IFE y comprobación en el recopilador correspondiente al fondo.
Póliza 2
Asistente de Finanzas
9 Remite la carpeta de pólizas cheque de manera consecutiva al área de Armonización Contable para su contabilización
Carpeta
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
21
Diagrama de flujo: Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo
Asistente de Finanzas
Inicio
Fin
Busca físicamente el cheque en el recopilador de acuerdo al fondo
Verifica que tenga firmas de autorización
Pide que el interesado coloque firma, fecha y nombre en la póliza de cheque
Saca copia del cheque
Entrega físicamente el cheque al beneficiario
Integra la póliza de cheque con la copia del cheque ye identificación del solicitante
Localiza cheque en la base de datos
Archiva póliza en carpeta correspondiente
Remitir carpeta a Armonización Contable para su contabilización
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
22
Nombre del Procedimiento: Pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de gasto
Objetivo: Recibir, analizar, verificar las solicitudes de pago con documentación comprobatoria y justificativa completa para tramitar pago de fondo fijo, viáticos y reembolso de gastos en efectivo
Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917 Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017 Art. 115 FRACC IV Ley General de Contabilidad Gubernamental
ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 108 Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicación: 29 de Junio de 1984 Última Reforma: 31 de Diciembre de 2015.
MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001 Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017 Arts. 143
Políticas de Operación:
1. La Dirección de Egresos realiza pagos de solicitudes de fondo fijo, viáticos y reembolso de gasto en efectivo de acuerdo disponibilidad presupuestal correspondiente a cada unidad administrativa.
2. La Dirección de Egresos sólo realiza pagos de solicitudes que cumplan con la normatividad establecida y con la comprobación requerida por la dirección de armonización contable.
3. La Dirección de Egresos sólo realiza pagos de Fondo Fijo y viáticos previa revisión de Asistente de Armonización.
4. El pago de Reembolso de Gastos se efectuará siempre y cuando se ampare con facturas con requisitos fiscales del art. 27 Fracc. III de la Ley de Impuesto sobre la Renta, sea un gasto con carácter de Urgencia y con documentación y soporte que justifique el gasto.
5. Todas las facturas originales deben estar firmadas por el Presidente Municipal, Tesorera Municipal, Director de Egresos, Director de área que realiza el gasto.
6. Las requisiciones deben explicar claramente el objeto o justificación del gasto y deben estar debidamente firmadas por el director y jefe solicitante también autorizadas por el director de adquisiciones, tesorero
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
23
y/o presidente. Días de recepción: De Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. Días de pago: los días 10 y 20 de cada mes siempre y cuando sea día hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil próximo. 7. Verificar que las requisiciones estén autorizadas por el director de adquisiciones, tesorero y/o presidente municipal, con tres cotizaciones y que el importe de la factura sea el mismo que está autorizado, de lo contrario se regresará a adquisiciones y no se realizará el pago hasta que coincidan los importes autorizados.
Tiempo Promedio de Gestión:
5 días.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
24
Descripción del Procedimiento: Proceso para pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de gasto
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Asistente de Finanzas
1 Recibe las órdenes de pago, los días establecidos, en oficio de solicitud de pago con comprobación.
Oficio 2
Asistente de Finanzas
2 Clasifica la información por fondo
Asistente de Finanzas
3 Verificar que el presupuesto sea suficiente para realizar el gasto de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gasto en el Control presupuestario en el SAACG net.
Asistente de Finanzas
4 Verifica que la solicitud de pago de Reembolso de gastos cumpla con los requisitos fiscales de acuerdo al artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y al Artículo 27 Fracc. III de la Ley de ISR y documentación que justifique el gasto.
- Si es correcto pasa al siguiente punto. - No es correcto o está incompleto se
solicita comprobación y corrección al área correspondiente.
Jefatura de Finanzas 5 Realiza pago del reembolso de gastos y de viáticos previamente revisados por asistente.
Jefatura de Finanzas 6 Elabora el cheque y póliza de cheque. Cheque Póliza
1
Director de egresos 7 Revisa cheque con póliza de Cheque, revisa, firma si es correcto y lo remite al tesorero.
Cheque Póliza
1
Tesorero Municipal 8 Firma cheque. Cheque y Póliza
1
Asistente de Finanzas
9 Archiva Cheque firmado con póliza de cheque en la carpeta del fondo correspondiente para su entrega.
Cheque y póliza
1
Asistente de Finanzas
10 Entrega el cheque al área solicitante. Cheque Original y copia
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
25
Diagrama de flujo: Para pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gasto
Jefatura de Finanzas Asistente de Finanzas
Inicio
Recibe las órdenes de pago.
Verifica
Clasifica la información por fondo.
26
Realiza pago
1
2
3
4 5
Si
No
Verifica
Rechaza.
Fin
No
Si
3
Solicitar comprobación
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
26
Diagrama de flujo: Para la recepción de solicitudes y elaboración de cheque o transferencia de pago
Jefatura de Finanzas Tesorera Municipal Director de Egresos
Asistente de Finanzas
Elabora el cheque y Poliza de
cheque.
Fin
Entrega cheque
Archiva el cheque
25
7
6
Firma cheque. Firma cheque.
7 8 9
10
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
27
Nombre del Procedimiento: Pago de Nómina
Objetivo: Recibir, analizar, verificar las solicitudes de pago de nómina.
Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917. Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017. Art. 115 FRACC IV Ley General de Contabilidad Gubernamental. Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008. Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Diario Oficial de la Federación, 30 de Marzo de 2006. Ultima reforma publicada en el DOF 30 de Diciembre de 2015.
ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla. Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017. Arts. 108 Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado de Puebla 17 de Enero de 2017 Arts. 4,24,41
MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001. Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017. Arts. 143
Políticas de Operación:
1. La Dirección de Egresos realiza pagos nómina de acuerdo disponibilidad presupuestal correspondiente a cada unidad administrativa.
2. La Dirección de Egresos sólo tramita el pago de solicitudes que cumplan con la normatividad establecida y con la comprobación necesaria.
3. La solicitud de pago de nómina debe estar firmada con la autorización de Presidente, Tesorera Municipal y Director de Recursos Humanos.
4. La Dirección de Recursos Humanos debe entregar a la Dirección de Egresos la solicitud de pago de nómina en efectivo, cheque y dispersión en dispositivo magnético dos días hábiles anteriores al día 15, 30 ó 31 de la quincena a pagar.
Días de recepción: De Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. Días de pago: los días 15 y 30 ó 31 de cada mes siempre y cuando sea día hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil anterior.
Tiempo Promedio de Gestión:
1 día.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
28
Descripción del Procedimiento: Proceso para pago de Nómina.
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Jefatura de Finanzas 1 Recibe la solicitud de pago con documentación impresa y dispositivo USB para dispersión
Oficio 2
Asistente de Finanzas
2 Verifica la suficiencia presupuestal en el SAACG NET para realizar el pago.
Jefatura de Finanzas 3 Elabora los cheques, realiza transferencias y dispersiones de nómina con el layout correspondiente que entregó la Dirección de Recursos Humanos.
Cheque Póliza
Archivo
1
Jefatura de Finanzas 4 Remite el cheque con póliza cheque y su listado de pago en efectivo al Director de Egresos para su verificación.
Cheque Póliza
1
Director de Egresos 5 Recibe cheque con póliza de Cheque, revisa, firma si es correcto y lo remite al Tesorero para firma.
Cheque y Póliza
1
Tesorero Municipal 6 Firma cheque debidamente revisado por Director de Egresos.
Cheque y Póliza
1
Asistente de Finanzas
7 Recibe Cheque firmado con póliza de cheque, archiva en la carpeta del fondo correspondiente para ser entregado al Director de Recursos Humanos de acuerdo al listado de nómina pagada en efectivo o al servidor correspondiente si es finiquito u otro pago.
Cheque y póliza
1
Asistente de Finanzas
8 Entrega el cheque al beneficiario. Cheque Original y copia
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
29
Diagrama de flujo: Para la recepción de solicitudes y elaboración de cheque o transferencia de pago
Jefatura de Finanzas Director de Egresos
Tesorera Municipal
Asistente de Finanzas
Envía cheque a firma Archiva el cheque
Elabora el cheque y dispersión del
fondo correspondiente
Fin
Entrega cheque
Firma cheque Firma cheque
Inicio
Recibe la solicitud de pago
1
3
7
8
Verifica
2
Fin
Si
No
4
5 6
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
30
Nombre del Procedimiento: Conciliación de Saldos Mensuales Bancarios con Contabilidad
Objetivo: Analizar, verificar Saldos Mensuales Bancarios.
Fundamento Legal: FEDERAL Ley General de Contabilidad Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008 Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016
Políticas de Operación:
1. La Dirección de Egresos y la Jefatura de Finanzas realiza conciliación mensualmente de saldos de bancos para la verificación y control de liquidez para cubrir obligaciones financieras del municipio.
2. La Dirección de Egresos y la Jefatura de Finanzas al término de cada mes verificará cifras finales de bancos con la Dirección de Contabilidad para conciliación de saldos finales de cada uno de las cuentas bancarias que tuvo movimientos.
3.- Se establecerá fecha de conciliación con la Dirección de Contabilidad
Tiempo Promedio de Gestión:
2 días.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
31
Descripción del Procedimiento: Proceso para Conciliación de Saldos Mensuales Bancarios con Contabilidad.
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Jefatura de Finanzas 1 Imprime Auxiliar Bancario de saldos Mensuales.
Auxiliar 1
Jefatura de Finanzas 2 Solicita a la Dirección de Contabilidad impresión de auxiliar de bancos mensual de las cuentas de bancos para verificar saldos y conciliar.
Balanza 1
Jefatura de Finanzas 3 Elabora una previa conciliación de saldos de cuentas bancarias de las cuentas que tuvieron movimientos durante el mes. En caso de diferencia en saldos corregir y verificar cifras
- En caso contrario seguir con el proceso
Conciliación 1
Jefatura de Finanzas 4 Informar a la Dirección de Contabilidad que los saldos están Conciliados
Oficio 1
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
32
Diagrama de Flujo para: Conciliación de Saldos Mensuales de Bancos con Contabilidad
Jefatura de Finanzas
Inicio
Imprime Auxiliar
Concilia
Fin
Solicita Impresión de
Balanza de Comprobación
Verificar y corregir
Cifras.
Informar a Contabilidad
Saldos Conciliados
1
2
3
4
Si
No
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
33
III. GLOSARIO
Actividad: Conjunto de labores o tareas específicas, generalmente llevadas a cabo por una persona o un grupo pequeño, con el propósito de cumplir los objetivos.
Cabildo: El cabildo del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
LGCG: Ley general de contabilidad gubernamental. Tiene el objetivo de establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos con el fin de lograr la adecuada armonización.
Conciliación bancaria: es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros.
Control: Evaluación de lo realizado comparando las normas o estándares establecidos de manera que se tomen las medidas adecuadas cuando exista una variación.
Cuentas contables: Las partidas necesarias para el registro de las operaciones presupuestales y contables clasificadas en activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos y cuentas de orden.
Cuenta pública: Las constituidas por los estados financieros, presupuestarios, económicos y demás estados complementarios y aclaratorios.
Instancias revisoras: El despacho externo contratado para auditar los estados de origen y aplicación de recursos, así como todo lo relativo a la cuenta pública del Honorable Ayuntamiento del Municipio de San Martin Texmelucan; la Auditoria Superior Federal; Honorable congreso de la unión, la secretaria de la función pública y la contraloría municipal.
Estados financieros: El documento con la información cuantitativa expresada en unidad monetaria y descriptiva que muestran la posición y desempeño financiero de una entidad.
Fondo fijo: Es la suma de dinero que se asigna a una Unidad, al encargo de una persona de mando medio o superior, para efectuar ciertos gastos. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos efectuados. El Fondo Fijo se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según lo justifiquen las necesidades de operación.
Lineamiento: Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que estos deberán de tener.
Libros: Se refiere los expedientes de documentación entregadas al archivo para su guarda y custodia.
Manual de procedimientos: Medio o instrumento de información que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos
Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115
Fecha de elaboración: Enero 2015
Número de Revisión: 02
34
ASEP: Auditoria Superior del Estado de Puebla.
SAAG: Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental.
Objetivo: Los resultados que se espera obtener, fines a alcanzar establecidos son cuantitativos y determinados para realizase transcurrido un tiempo específico.
Pasivo: Las cuentas de registro del total de los compromisos, deudas, y obligaciones del Municipio.
Principios de contabilidad gubernamental: Los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones.