AdministracinM.C. Silvia Gonzlez Garca Universidad Autnoma de Baja California. Ing. Electrnica. Unidad I

Concepto de administracin Es la consecucin de metas organizacionales en forma

adecuada y eficaz planeando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos.(Administracin, Daft Richard L. 6ed.) Proceso de trabajar con las personas y con los recursos para

alcanzar las metas de las organizaciones (Administracin, Bateman, Snell 6ed.) Es alcanzar los mejores resultados, utilizando la capacidad de

las personas. En cualquier tipo de organizacin humana se busca el logro de determinados objetivos con eficiencia y eficacia. La administracin dirige el esfuerzo de los grupos organizados. ( Introduccin a la teora general de la administracin, Idalberto Chiavenato)

Concepto de la administracin Esta definicin tiene dos conjuntos de elementos esenciales que

requieren analizarse. Eficiencia: es el cabal cumplimiento de los procedimientos y las reglas establecidas, as como la correcta utilizacin de los recursos asignados para el logro de las metas. Eficacia: es el cumplimiento de las metas u objetivos. Las empresas bien diseadas calculan la eficiencia y los recursos a utilizar para alcanzar un objetivo; por lo tanto, la eficiencia y el cumplimiento de metas son fundamentales, y cuando se da la eficiencia y la eficacia las empresas son efectivas.

La administracin y la gestin en la era del conocimiento. El conocimiento de una empresa es su tecnologa aplicada a las

polticas, sistemas, procedimientos y estructuras que la soportan, de manera que refleje su saber hacer o tecnologa, as como su capacidad competitiva original. El conocimiento no es informacin almacenada, sino la habilidad de comprenderla y utilizarla en la consecucin de los objetivos de una empresa. Peter Drucker, el ms profundo tratadista del tema de gerencia y gestin de empresas, expres que el conocimiento es el negocio de los negocios, y por tanto, la gestin de una empresa en realidad debe denominarse gestin del conocimiento. Para el, la gestin del conocimiento tiene por objetivo expresar, en un sistema administrativo, informtico y de negocios, todo lo que es valioso para la empresa, sus productos, clientes y proveedores, que le permiten desarrollarse y fundamentar sus principales decisiones, planes y estrategias.

La administracin y la gestin en la era del conocimiento Desde el enfoque administrativo-empresarial, las grandes

pocas productivas han sido: 1.- El descubrimiento de la agricultura. 2.- La invencin de los procesos industriales con base en la sistematizacin del trabajo manual organizado. 3.- La era del conocimiento, en la que los colaboradores de una organizacin contribuyen con su actividad intelectual a la consecucin de sus propsitos. De la manufactura a la mentefactura: la era industrial que se caracterizaba por la generacin de productos con gran intervencin humana mediante manufacturas cedi el paso a la era del conocimiento, en la que el trabajo de los operarios interviene cada vez ms capacidad creativa.

La gestin, la administracin y el mtodo cientfico. El mtodo cientfico se considera una herramienta bsica del

administrador, pues por medio de el aprende a observare y manejar las variables y las constantes que intervienen y determinan los resultados de una empresa. A la empresa le interesa conocer el mercado y su comportamiento para calcular la produccin y estimar el financiamiento de los resultados esperados. El administrador debe aprender los principios, los mtodos y la teora administrativa, y comprender el funcionamiento de los procesos productivos de las empresa.

Funciones de la administracin La administracin es el proceso de trabajar con las personas y con

los recursos para alcanzar las metas de la organizacin. En el mundo de los negocios de la actualidad, los grandes ejecutivos no solamente se adaptan a las condiciones cambiante, sino que tambin aplican los principios administrativos fundamentales. Que son planeacin, organizacin, direccin y control.

Planeacin: suministro de valor estratgico. Consiste en especificar los objetivos que se deben alcanzar y en

decidir con anticipacin las acciones adecuadas que se deben tomar para ello. Histricamente la planeacin se ha descrito como un enfoque de arriba hacia abajo en el que los altos ejecutivos establecen planes de negocios y les dicen a los dems que los pongan en prctica. Ahora el suministro de valor estratgico constituye un proceso dinmico en el que personas a todo lo largo de la organizacin identifican las oportunidades de crear, aprovechar, reforzar y sostener una ventaja competitiva Este proceso dinmico gira en torno al objetivo de crear cada vez ms valor para el cliente.

Organizacin: construccin de una organizacin dinmica: Funcin administrativa que implica coordinar los recursos

humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros que se necesitan para alcanzar las metas. Histricamente organizar implica crear un organigrama mediante la identificacin de las funciones de negocios y establecer las relaciones por las que uno le reportan a otros. Ahora y en el futuro los administradores eficaces debern utilizar nuevas formas de organizar y considerar a las personas como su recurso ms valioso. Construirn organizaciones flexibles y adaptables, en especial como respuesta a las amenazas de la competencia.

Direccin: movilizacin de las personas. Comprende los esfuerzos de los administradores para estimular

un desempeo elevado por parte de los empleados. Anteriormente la funcin de la direccin se refera a la manera en que los administradores motivan a los empleados para ir a trabajar y ejecutar los planes de la alta administracin mediante el desempeo de sus labores. En la actualidad y en lo futuro, los administradores deben ser buenos para movilizar al personal para que ste contribuya con sus ideas. Para que esto aumente las facultades y la motivacin del personal.

Control: aprendizaje y cambio La planeacin, la organizacin y la direccin no son garanta de

xito. La cuarta funcin el control, supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios. Cuando los administradores implantan sus planes a menudo se encuentran con que las cosas no funcionan como haban anticipado. La funcin de control asegura el cumplimiento de las metas. Formula y responde a la siguiente pregunta: nuestros resultados actuales son compatibles con nuestras metas?. Y hace ajustes segn necesite. La nuevas tecnolgicas y otras innovaciones permiten implementar controles de manera ms eficaces y ayudar a todo el personal.

Niveles gerenciales. Las empresas establecen niveles de autoridad y responsabilidad

denominadas jerarquas La administracin se ejerce por medio de niveles gerenciales que varan segn la capacidad otorgada o delegada al gerente de relacin con su jerarqua organizacional.

Niveles de la administracin Por lo regular las organizaciones tienen tres niveles

administrativos:

Alta gerencia Gerentes medios Gerentes de primera lnea

Niveles de la administracin Alta gerencia: tiene a su cargo el logro de los objetivos y resultados

establecidos por los fundadores, propietarios. En esencia, el alto nivel gerencial tiene la funcin de la toma de decisiones con base en la misin y objetivos de la empresa, en congruencia con las polticas, recursos y otros elementos. De aqu resultan los equipos de alta direccin grupo que esta compuesto por el director ejecutivo, el director de operaciones y los jefes de los departamentos ms importantes.

Niveles de la administracin Gerencia media: consta del staff directivo, que suelen ser

ejecutivos eficaces de las diferentes reas clave de la empresa, como produccin, comercializacin, finanzas y recursos humanos. Su funcin es ejecutar las decisiones estratgicas de la alta direccin, observando el cumplimiento de objetivos y polticas conforme a los presupuestos autorizados. Sugieren cambios a la alta gerencia, para que la organizacin alcance la eficacia y eficiencia.

Niveles de la administracin Nivel operativo: aplica los procedimientos mediante polticas,

normas y calidad. Los resultados de este nivel se evalan por la eficiencia y el cumplimiento de metas respecto de los recursos asignados. Es importante reconocer que hoy en da el nivel operativo tiene ms capacidades, por lo cual su funcin no se reduce a una parte mecnica.

Cambios recientes en las jerarquas administrativas. Los factores que han provocado estos cambios son la competencia

global y los adelantos en la nueva tecnologa de la informacin y el comercio electrnico. La alta gerencia debe alentar a los gerentes de todos los niveles a ver ms all de las metas de sus propios departamentos y a adoptar una postura multidepartamental ; el objetivo es hallar nuevas formas de mejorar el desempeo de la organizacin Reestructuracin y subcontratacin: para aprovechar la tecnologa de la informacin y el comercio electrnico, as como la capacidad de stos para reducir los costos de operacin, los directores ejecutivos y los equipos de alta gerencia han reestructurado sus organizaciones y ha subcontratado actividades especificas para reducir la cantidad de empleados en la nmina.

Cambios recientes en las jerarquas administrativas La subcontratacin: consiste en contratar otra compaa, por

lo regular en otro pas donde los costos sean menores, para realizar una actividad que antes ejecutaba la propia organizacin, como la manufactura. La subcontratacin promueve la eficiencia porque reduce los costos y permite a la organizacin aprovechar mejor los recursos que conserva. Facultamiento (empowerment) : extensin de los conocimientos, las tareas y las responsabilidades de los empleados. Gracias a los nuevos programas de software que extienden los conocimientos, y actividades del personal. Equipos autodirigidos: grupos de empleados que tienen la responsabilidad de supervisar sus propias actividades y de vigilar la calidad de los bienes y servicios que proporcionan.

Habilidades administrativas El desempeo de las funciones administrativas y el logro de una

ventaja competitiva constituyen las piedras angulares en el trabajo de un administrador. Los administradores necesitan diversas habilidades y estas son capacidades especficas generadas por el hacer bien las cosas. Las habilidades son capacidades especificas generadas por el conocimiento, la informacin, la prctica y la aptitud. Se consideran tres categoras generales: Habilidades tcnicas: es la capacidad para realizar una tarea especializada que comprende un mtodo o un proceso determinado .

Habilidades administrativas Habilidades conceptuales y de toma de decisiones:

comprenden la capacidad del administrador para reconocer asuntos complejos y dinmicos y resolver los problemas en beneficio de la organizacin y de todos los involucrados. Habilidades interpersonales y de comunicacin: influyen en la capacidad de los administradores para trabajar bien con el personal. Capacidad de ser lder, de motivar y de comunicarse con eficacia con los dems. La importancia de estas habilidades vara segn el nivel gerencial. Son mucho ms importantes que las tcnicas a medida que se escalan peldaos dentro de la empresa. Pero tambin lo son a todo lo largo de una carrera profesional en todos los niveles administrativos.

Papeles del administrador identificados por Mintzberg Henry Mintzberg redujo a 10 papeles las miles de tares

especificas que deben ejecutar los administradores. Los agrupo en tres categoras amplias: Papeles de decisin: se relacionan estrechamente con los mtodos que siguen los gerentes para planear estrategias y aprovechar los recursos. Emprendedor: tiene la informacin para decidir qu proyectos o

programas iniciar y para invertir los recursos de modo que aumente el desempeo de la organizacin Manejador de contingencias :obtiene la informacin en tiempo real para manejar acontecimientos inesperados o crisis que amenacen la organizacin y as implementar soluciones con rapidez. Distribuidor de recursos: cuando se usa un sistema de software de recursos humanos se tiene acceso fcil a informacin detallada que necesita para decidir la mejor manera de aprovechar los recursos. Negociador: buscar acuerdos sobre la calidad y el precio de los insumos y recursos tcnicos y humanos, trabajar con otras

Papeles del administrador identificados por Mintzberg Papeles de informacin: guardan una relacin estrecha con

las tareas que se requieren para obtener y transmitir informacin. Difusor: comunicar a los empleados los cambios que ocurren en los

ambientes internos y externos de la organizacin que puedan tener repercusin para ellos. Vocero: lanzar campaa de publicidad para promover nuevos bienes y servicios, Papeles de trato personal: los administradores asumen

papeles de trato personal cuando proveen direccin y supervisin tanto a los empleados como a la organizacin en general.