ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

A continuación veremos 3 importantes gestores de proyecto, que nos ayudaran en la planificación y ejecución oportuna y organizada de nuestro respectivo proyecto de desarrollo de software.

Ya que una parte importante del mismo consiste en la programación (y no precisamente del código), si no del tiempo. Para plasmarlo necesitamos alguna herramienta de gestión de proyectos, entre las más importantes y destacadas tenemos:

1. El primero de ellos es OpenProj: Herramienta de desarrollo Libre.

OpenProj es multiplataforma (está desarrollado en java) y funciona bajo Windows, Linux, Unix y Mac OS. Es una excelente alternativa a MS Project (quizás la utilidad más conocida para estos casos). De hecho, una de las ventajas de OpenProj es que permite exportar e importar archivos .mpp y .mpx (que son extensiones de MS Project)

Fue desarrollado en 2007 por Projity, empresa adquirida por Serena Software en 2008. OpenProject se ejecuta en la plataforma Java, lo que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistema operativos ya mencionados.

Desde su lanzamiento, ha sido una de las herramientas básica en entornos educativos y entre todos aquellos que deseaban iniciarse en el conocimiento de las herramientas de gestión de proyectos, siendo la mejor alternativa al software propietario de referencia: MsProject de Microsoft, la cual a mi modo personal es mucho más compleja y apta para proyectos de gran envergadura.

OpeProject dejo de estar mantenido a principios de 2009, pero desde entonces, podía seguir descargándose y ejecutándose con normalidad en las diferentes versiones de JAVA que iban apareciendo.

El panorama cambió cuando apareció la versión 7 de JAVA en Octubre de 2012 En muchos equipos donde se ha actualizado a dicha versión, OpenProject ha dejado de funcionar correctamente. Si bien puede ejecutarse el programa, no pueden leerse determinados ficheros que incorporan algunas de las funciones más complejas.

Afortunadamente, los mismos desarrolladores de OpenProject, desarrollaron el Agosto de 2012 ProjectLibre, que es compatible tanto con el formato de los ficheros OpenProject (.pod), como con los ficheros de MsProject (.mpp).

Si bien MsProject tiene sus detractores, continua siendo el software propietario más extendido, y todas las herramientas gratuitas que aparecen tratan de emular su entorno y prestaciones, ProjectLibre no es una excepción, y lo hace con bastante acierto, sin llegar a incorporar todas sus funcionalidades, especialmente en lo que a la elaboración de informes se refiere, para gestionar proyectos de tipo medio.

2. SMARTSHEET (Edición colaborativa de proyectos mediante plantillas).

Cada vez existen más herramientas en el campo de la administración de proyectos algunas son gratis pero con características limitadas y otras son robustas pero también son muy caras. La herramienta que analizaremos a continuación es: “smatsheet” a la cual se pueden ingresar desde https://www.smartsheet.com .

Otra forma de realizar proyectos, tareas y procesos de forma colaborativa, mediante correo electrónico o a través de la propia web, nos la ofrece Smartsheet.

Smartsheet es una herramienta que se asemeja a una hoja de cálculos, de hecho los resultados los podemos exportar en formato Excel, pero cuyo fin no son realizar hojas de cálculos, sino la organización de proyectos, eventos, tareas, listas y otros fines a través de una serie de plantillas, donde podemos partir de una plantilla en blanco o alguna de las ya existentes y organizadas mediante categorías.

Disponemos de una serie de cuentas, donde en todas ellas podemos añadir ilimitados usuarios y creación de grupos, a los cuales les daremos una serie de permisos en caso de querer que colaboren en documentos en concreto. Y en concreto, la cuenta gratuita permite guardar hasta cinco proyectos simultáneos.

Y como dije antes, al realizar proyectos a base de celdas mediante filas y columnas, los resultados lo podemos exportar en formato Excel.

Smartsheet tiene la gran ventaja de que es web construida en HTML5 y es muy colaborativa, también tiene interacción con google drive y se pueden adjuntar archivos, compartición de proyecto, correos de notificación y es muy amigable al usuario, Pero también tiene sus desventajas. Smartsheet

está enfocada a tareas no a los recursos, es decir: se pueden asignar recursos a las tareas pero tiene limitantes en la asignación de horas de recursos a cada tarea. Smartsheet tampoco cuenta con graficas de utilización de recursos y una funcionalidad que todos los programas administradores de proyectos deberían de tener: la capacidad de comparar el base-line del proyecto.

Otro punto muy importante es el tener un Dashboard que te ofrezca una visión general de tus proyectos y de esta manera poder identificar rápidamente cada proyecto y como van. Creo que la herramienta seleccionada “Smartsheet” cumple con los requisitos que yo considero importantes pero no con la calidad necesaria de una herramienta completa para la administración de portafolio de proyectos, sinceramente recomiendo esta herramienta para efectos de practica como puede ser una clase, un curso de aprendizaje pero ya para una funcionalidad real de un administrador de proyecto de una empresa que maneje un gran portafolio considero que puede haber mejores opciones.

Por otro lado uno de los aspectos negativos es que no te da una visión global de los cambios que se van realizando en el Gantt y como va cambiando las diferentes tareas esto es de suma importancia en proyectos de Informática. Otro aspecto es el del Dashboard que no te pone como predeterminado y tienes que armarlo tú mismo. En conclusión es una herramienta buena pero en el mercado se cuenta con mejores opciones.

3. MS PROJECT (Microsoft).

Como muchos profesionales del campo del project management saben, Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones: Standard y Professional. La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativoDOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la versión 2. La versión 3 para DOS ya fue lanzada en 1986.

Actualmente, existen en el mercado infinidad de estas herramientas, pero la mayoría de profesionales se decantan por elegir especialmente dos, Microsoft Project y Planner. Una de las ventajas de MSP es que contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto. Pero nosotros nos centraremos hoy en ver cuales son actualmente los puntos flacos de esta herramienta con una lista general de desventajas de Microsoft Project:

Un tanto difícil de manejar para los usuarios no expertos. Y es que cuando nos encontramos con una herramienta cómo Project y abemos que ésta es de la familia de Office, lo primero que viene a la mente de alguno de nosotros es: “Es igual de fácil que Word o Excel”, pero cuál va siendo nuestra sorpresa cuando al abrir este programa lo primero que observamos es un menú completamente extraño a lo que acostumbramos a ver en Office.

No se puede medir ni la productividad de las maquinas ni de las persona, demás de tampoco el rendimiento. Esto supone una gran desventaja para el programa, ya que es un item importante para el control de proyectos.

Muy caro comparado con las alternativas que presenta la competencia.

La aplicación para trabajar en Internet se compra aparte

No se trata de un programa multiplataforma (los que funcionan tanto en LINUX como WINDOWS), de manera que tiene restringido su uso a ciertos usuarios.

No cuenta tampoco con las herramientas básicas para la planeación de la mayoría de proyectos.

El 80% de los usuarios de MS Project acaba usando tan sólo el 20% de sus numerosas opciones, de manera que acaba siendo su aplicación poco eficiente.

Entre tanto algunas de sus grandes ventajas son:

Estimación de la duración

La duración del proyecto puede ser calculada en Excel, pero el usuario debe escribir manualmente la fórmula. MS Project tiene los cálculos necesarios para la duración integrados en el programa, y el trabajo principal del administrador del proyecto al determinar la duración estimada es asegurarse de que la información introducida en Project sea exacta.

Facilidad de modificación de diagramas de Gantt

El investigador Brian Pasero, al estudiar software de administración de proyectos, llegó a la conclusión de que MS Project es más sencillo de manipular que MS Excel al hacer cambios en la planeación. Los componentes de MS Project están vinculados y se actualizan automáticamente cuando se realiza un cambio de planes. Cuando MS Excel se usa para crear un gráfico de Gantt y más adelante se hace un cambio en la planeación el usuario debe modificar manualmente todos los datos, lo que puede tardar mucho tiempo.