Administracion de Proyectos Ver 2

Ing. Alvaro Romero, Gerente de Aseguramiento de la CalidadOPERADORA CICSA S.A. DE C.V.

Administración Administración Administración Administración

de Proyectosde Proyectosde Proyectosde Proyectos

Ver. 2.0Ver. 2.0Ver. 2.0Ver. 2.0

30 Abril 201330 Abril 201330 Abril 201330 Abril 2013

Ing. Alvaro Romero Ing. Alvaro Romero Ing. Alvaro Romero Ing. Alvaro Romero Hdz.Hdz.Hdz.Hdz.

Ing. Alvaro Romero, Gerente de Aseguramiento de la CalidadOPERADORA CICSA S.A. DE C.V.

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Proyectos,Proyectos,Proyectos,Proyectos, elelelel cualcualcualcual alalalal serserserser yoyoyoyo elelelel autorautorautorautor memememe

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30 Abril 30 Abril 30 Abril 30 Abril 2013201320132013

Ing. Alvaro Romero Ing. Alvaro Romero Ing. Alvaro Romero Ing. Alvaro Romero Hdz.Hdz.Hdz.Hdz.

Gerencia de Aseguramiento de la CalidadOPERADORA CICSA S.A. DE C.V.

¡Por fin aquí esta su oportunidad de impresionar a todo el mundo!

• No tiene presupuesto

• No hay indicaciones al personal de apoyo…

• Y es para mañana por la mañana…

Este proyecto es muy importante, pero…


OBJETIVO

•Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos

•Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos

•Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos

•Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos


Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único que tiene un plan y productos a entregar, que tiene restricciones de:

• tiempo

• requerimientos de recursos

• limitaciones de presupuesto

• que puede ser definido por una serie de actividades concurrentes.


Administración de Proyectos

Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.


Conceptualización de las etapas de administración de proyectos


Plataforma


¡No he leído su propuesta aun Juan!...

Pero ya tengo algunas ideas de cómo mejorarlo!


Administración del alcance

Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejable.

La definición del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque mas adecuado y estimar el costo y fecha de terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción del cliente.


Que estaba muy delante de lo previsto…

• Por lo que modifico el calendario..

• Ahora estamos atrasados... Por que hemos perdido demasiado tiempo revisando la programación…

¡Lo que necesitamos es un programa que nos ayude a revisar nuestros horarios de los horarios!…


Administración del Tiempo (Calendario)

Proceso para el desarrollo defechas meta de inicio yterminación para los elementosidentificados en la administraciónde alcance. Estas fechas estánbasadas en el esfuerzo requeridopara completar las tareas, lasrelaciones entre ellas y ladisponibilidad de los recursos delequipo y al cliente cuando serealizaran las tareas y cuandoestarán disponibles losentregables.


Administración del Tiempo (Calendario)

• Desarrollar el calendario

de Proyecto

�Definición de actividades

� Secuenciación

� Estimación

• Monitorear el estatus del

calendario

• Calendario base del

proyecto

• Calendario real del

proyecto


Plan de Trabajo

P L AN D E T R A B A J O

ACTIVIDADES RESPONSABLESFECHAS Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

INICIAL FINAL 29-abr-13 30-abr-13 01-may-13 02-may-13 03-may-13 04-may-13 05-may-13 06-may-13 07-may-13 08-may-13 09-may-13 10-may-13

Analisis del Problema MC, AO, AR, LV 29-abr-13 29-abr-13

Toma de Datos MC, AO 30-abr-13 30-abr-13

Integración de Modelo AR, LV 02-may-13 03-may-13

Revisión del Modelo MC, AO 03-may-13 04-may-13

Verificación del Modelo MC, AO 06-may-13 06-may-13

Ultimos Ajustes MC, AO, AR, LV 06-may-13 07-may-13

Verificación del Modelo MC, AO 05-may-13 08-may-13

Validación con el Cliente MC, AO, AR, LV 09-may-13 09-may-13

Entrega y Fin del Proyecto AR, LV 10-may-13 10-may-13


¡Su trabajo es hacer que esto parezca lo mejor que le ha pasado a la empresa!

Nuestra compañía perdio 900 millones de dólares el trimestre pasado…


Administración de las Finanzas

La infraestructura financiera

es establecida para dar

soporte a la estimación,

pronósticos, presupuestos y

monitoreo monetario del

proyecto, asegurando que

el proyecto es terminado

dentro del presupuesto

aprobado.


Administración de las Finanzas

• Revisión de la propuesta

• Implantación del sistema

de control financiero

• Establecer el presupuesto

base

• Estrategia financiera

• Sistema de control

financiero

• Presupuesto base


La buena noticia es que usted tendrá el menor numero de errores..

La mala noticia es que hará menos trabajo de lo que nadie

en esta oficina


Administración de la Calidad

Proceso de definición de las inspecciones yrevisiones para asegurar que el proyecto estaaplicando efectivamente las practicas deadministración de proyectos, para satisfacer lasnecesidades para las cuales el proyecto esllevado a cabo.. Proporciona los puntos decontrol y resultados que direccionan el enfoquecontinuo de despliegue y mejora de los procesosde administración.


Planeación de Calidad

• Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad

• Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad

Planeación de Aseguramiento de Calidad

• Diagnostico del proyecto

• Criterios de aceptación

• Criterios de auditoria de QA por fase

• Lista de identificación de defectos del proceso

• Plan de mejora del proceso

• Plan y casos de pruebas

• Reporte de seguimiento del plan de pruebas

Administración de la Calidad


Es un soporte para el tobillo ergonómico, diseñado para ayudarle a hacer mas productivo….


Administración de los Recursos Humanos

Describe los procesosnecesarios para asegurar quese realiza el uso mas efectivodel personal involucrado en elproyecto. Los miembros delequipo son entrenados,motivados y dirigidos paradesempeñar con éxito suslabores asignadas.



Describe los procesos necesarios para

asegurar que se realiza el uso mas efectivo del

personal involucrado en el proyecto. Los

miembros del equipo son entrenados,

motivados y dirigidos para desempeñar con

éxito sus labores asignadas.


• Estimación de los

recursos del proyecto

• Planeación de los

recursos humanos

• Monitoreo del esfuerzo

• Desarrollo del equipo

de personal

• Registro de

estimaciones

• Lista de restricciones y

consideraciones

• Plan de recursos

humanos

• Matriz de roles y

responsabilidades



Lo ultimo que recuerdo es que estaba sentado en una reunión de

personal… Al parecer, yo muerta de aburrimiento…


Administración de la Comunicación Es el proceso utilizado para determinar:

¿Que tipo de información enviar?

¿A quien mandarla?

¿Cuándo?

¿Que tan frecuentemente?

¿Como manejarla?

� Su foco principal es establecer y mantenerexpectativas comunes de las practicas deadministración.


Administración de la Comunicación

Es el proceso utilizado para determinar que tipo deinformación enviar, a quien mandarla, cuando o quetan frecuentemente y como manejarla o formatearlapara que sea efectiva. Se deben monitorearcontinuamente las actividades de comunicación paraasegurarse que el proceso esta establecido y esmantenido de manera efectiva. Su foco principal esestablecer y mantener expectativas comunes de laspracticas de administración.


Administración de la Comunicación

• Desarrollar planes de

comunicación

• Documentar las

decisiones de los

proyectos

• Reportar el estatus del

proyecto

• Cierre del proyecto

• Mapa de comunicación

• Plan de comunicación

• Boletines de decisiones

de negocio

• Bitácora de boletines de

decisiones de negocio

• Agendas

• Minutas

• Reportes de estatus


Si cambia una llamada en frio a un gran prospecto demasiado rápido,puede crear un frente de tormenta que resulta en lluvias fuertes truenos,granizo, vientos fuertes e incluso tornado.

Cosas que nunca te enseñaron en la escuela de negocios #110:


Administración de los Riesgos

Identificación y evaluación sistemática de losfactores de riesgo de un proyecto y la planeaciónsubsecuente para mitigar, aceptar o transferir estosfactores de riesgo. Los riesgos del proyecto sonreducidos tomando acciones para prevenir el riesgodecrementado las incertidumbres o consecuenciasrelativas o por transferir el riesgo a un tercero. Reducirlos riesgos incrementa la probabilidad de éxito delproyecto.


• Conducir una

evaluación de riesgos

• Planear la

administración de los

riesgos

• Evaluación de riesgos a

alto nivel

• Lista de identificación

de riesgos

• Plan de administración

de riesgos

Administración de los Riesgos


¿Por que te quejas? Usted parece estar adaptándose muy bien a su cubículo mas pequeño


Administración de las Adquisiciones (Contrato)

Proceso para crear ydeterminar los procedimientosde adquisiciones, utilización yreubicación efectiva de losrecursos (humanos y materiales)para proporcionar un serviciode calidad a los clientes.Verifican que el proveedor delservicio se adhiere alcumplimiento de losrequerimientos legales, de talforma que se reduzca laexposición legal.


• Planificación de las adquisiciones y propuestas de solución

• Selección de proveedores

• Elaborar convenios de servicios y establecer niveles de servicio

• Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos

• Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores

• Contrato

• Convenios de servicios y niveles de servicio

Administración de las Adquisiciones (Contrato)


¡los negocios, una expresión facial intimidación puede ser un activo valioso!


Relación con el Cliente

Proceso para establecer una relaciónde negocios con el cliente que resulteen una sociedad, no solo en el sentidolegal. Mantener una relación desocios mejora la interacción con elcliente en un beneficio mutuo.


• Adquirir y analizar la

información sobre el

negocio del cliente

• Establecer una relación

de socios con el cliente

• Obtener el compromiso

del cliente

• Información de la

industria y del negocio del

cliente

• Información del ambiente

organizacional

• Información del ambiente

tecnológico

• Criterios de éxito

• Metodologías del cliente

Relación con el Cliente


Categorías de insatisfacción del cliente


Administración de la Integración del Proyecto

Describir los procesos necesarios para

asegurar que los diversos elementos del

proyecto son coordinados adecuadamente


• Desarrollo del plan de

proyecto

• Ejecución del plan de

proyecto

• Control integral de

cambios

• Plan de proyecto

Administración de la integración del proyecto


Administrando proyecto…


La verdadera naturaleza de un

proyecto no siempre es inmediatamente

obvia


Resumen del Ciclo de Administración de proyecto

Inicio Planeación

Ejecución

Cierre ¿Cumple?

Si

No

Monitoreo

y

control

Revisar


Beneficios

• Pocas sorpresas• Roles y responsabilidades• Eficiencia calendarización de los

recursos• Control continuo del proyecto• Temprana identificación de los

problemas• Trabajo en equipo• Énfasis en la calidad• Satisfacción del cliente• Mejores márgenes de utilidad

Desventajas

• Curva de aprendizaje- tiempo• Asignación de recursos dedicados

• Inversión

Administración de Proyecto


Consecuencias de No llevar una Administración de proyecto


Consecuencias…


BIBLIOGRAFIA

D.I. Cleland, W.R. King

Manual para la Administración de Proyectos.

CECSA Compañía Editorial Continental S.A.

México 2005, ISBN 968-26-1151-2.

Gido – Clements

Administración Exitosa de Proyectos.

International Thomson Editores

México 1999, ISBN 968-7529-84-9.

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