ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporteMaterial, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonioE información a la persona o institución que los produce y aLos ciudadanos, o como fuentes de la historia

Registro de información recibida o producida por unaEntidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor:AdministrativoFiscalLegalCientíficoEconómicoHistóricoCulturalTécnico

DOCUMENTO

ARCHIVO PUBLICO:

Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de laPrestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO

Por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

PRINCIPIOSGENERALESDE LAFUNCIÓNARCHIVISTICA

1. Fines de los archivos2. Importancia de los archivos3. Institucionalidad e instrumentalidad4. Responsabilidad5. Dirección y coordinación 6. Administración y acceso7. Racionalidad8. Modernización9. Función de los archivos10. Manejo y aprovechamiento de los archivos.11. Interpretación

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitanLa homogenización y normalización de los procesosArchivísticos, promueven el desarrollo de los centros deInformación, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la información y documentación.

Archivo General de la Nación. Orientador y coordinadorArchivos de entidades del estado, diferentes nivelesArchivos privadosDe acuerdo a planes y políticas de Mincultura

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

JURISDICCIÓN YCOMPETENCIA

Archivo General de la NaciónArchivo General del DepartamentoArchivo General del MunicipioArchivo General del Distrito

ARCHIVOS

TERRITORIALES

Archivos de:Entidades de orden nacionalEntidades de orden departamentalEntidades de orden distritalEntidades de orden metropolitanoEntidades de orden municipalEntidades de orden localNuevas entidades territoriales que se Creen por ley.Territorios indígenas, que se crearánCuando la ley los desarrolle.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

Archivos de:La Rama EjecutivaLa Rama LegislativaLa Rama JudicialLos Organismos de ControlLos Organismos Autónomos

OBLIGATORIEDAD

•CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10.

*El estado está obligado a: la creación organización, preservación control

Procedencia orden original

SERVIDORES PUBLICOS

Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados.

Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la información,Responsables de la organización yConservación y de la prestación de losServicios archivísticos.

Rigurosa ética profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confíaEsta misión.

PROCESOS ARCHIVISTICOS

Producción O recepción

Distribución

Consulta

Organización

Recuperación

Disposición final

SALIDA DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

Motivos legales,Salida temporal,Entidades delEstado.

DOCUMENTOSHISTORICOS

Medidas: integridad,Seguridad, reintegro,Conservación.•Motivos legales•Procesos técnicos•Exposiciones

APLICACION

A todo tipo de información en forma de Mensaje de datos, salvo:

Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales

Advertencias escritas que por disposiciónLegal deban ir impresas, por el riesgo queImplica su comercialización o uso.

MENSAJE DE DATOS

La información generada, enviada, recibida,Almacenada, comunicada por medios electrónicosÓpticos o similares, como pudieran ser, elIntercambio electrónico de datos, (EDI), internet, Correo electrónico, telegrama, télex, telefax.

FIRMA DIGITAL

Valor numérico adherido al mensaje de datos, Vinculado a la clave del iniciador y al texto.

Atributos para que sea válida como firmaManuscrita:

•Es única a la persona que la usa•Es susceptible de ser verificada•Está bajo el control exclusivo de quien la usa•Esta ligada a la información o mensaje, si éstos son cambiados la firma se invalida* Conforme a las reglamentaciones del Gobierno.

ENTIDADES DE CERTIFICACION

Personas jurídicas

Públicas Privadas

Cámaras de Comercio

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

ORDENACION DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro

De las respectivas series y unidades

Documentales en el orden previamente

Establecido.

1. Apertura de series documentales.

2. Organización del archivo de gestión

3. Ordenación de series, expedientes y tipos

documentales.

La codificación de las series la coloca la Empresa de acuerdo a la organización.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

220.05 INFORMES220.0501 Informe de Gestión220.0502 Informe institucionalInforme institucional 2001Informe institucional 2002220.0504 Informe de ActividadesInforme de actividades de Enero de 2002Informe de actividades de Marzo de 2002

220.13 ACTAS220.1303 Actas de Comité DirectivoActas de Comité Directivo de 2000Actas de Comité Directivo de 2001

220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversión220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Proceso archivístico mediante el cual se transfiereSus series documentales al archivo central.

PASOS METODOLOGICOS

1. Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.

2. Solicite asesoría al Grupo de Archivo.

3. Seleccione los expedientes de las series ySubseries documentales que deben transferirse.

4. Realice la selección natural. Retire:

Impresos o publicaciones periódicas formatos hojas en blanco borradores copias y fotocopias; cuando no hagan parte integral del expediente.

5. Ordenación de tipos documentales: se coloca uno tras otro.

6. Foliación: El 1 al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente.

San José del Guaviare, _________ de__________ de2002

En la fecha fueron retirados de este expediente losFolios números ____________________ los cuales seEliminaron por motivos de selección natural yaQue carecían de valor para la administración.

Nombre y firma del funcionario responsable de laDependencia.

Elabore esta nota si fue necesario la selección, Ubíquela al inicio de la carpeta y consigne la nota enEl inventario para transferencia documental.

7. Ordene los expedientes por año y en secuencia.

8. Utilice carpetas desacidificadas.

9. Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n,Tantas carpetas vaya a transferir.

10.En la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos (utilice lápiz de mina negra):

Carpeta No. 1 caja_______220.0502OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICOINFORME Institucional 200101-01-02 a 01-12-31 55 folios

11.Ubique las carpetas en cajas para archivo.Siga el orden ascendente de la numeración.

1 2 3 4

12.Consigne los datos exigidos en los espacios que vienen impresos en la caja para archivo.

CAJA No. Deje este espacio en blanco

DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que transfiere

SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja.

FECHA: Fechas extremas de los documentos allí contenidos.

NOMBRE DE LA EMPRESAINVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

REGISTRO DE ENTRADA

AÑO MES DIA NT 01 12 23 001

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERALORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTO

No. Deorden Código

NOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDO

FECHAS EXTREMASINICIAL FINAL AÑO MES DIA

NO.FOLIOS

UNID.CONS.

SIGNATURAARCH. CEMTRA

PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Ficha de afueraDOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE

DEL USUARIOFECHARETIRO

FECHADEVOLUC FIRMA

Anteproyecto dePresupuesto deInversión para2002

54 Carlos PérezJefe de Presu-puesto

01-12-12 01-12-13

COMPONENTES DE LA GESTIONDOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN: Políticas, normas, programas.

DOCUMENTOS: Soportes, Trámite, Tipos documentales, Clasificación, Ordenación, Valoración, Acceso.

TECNOLOGIA: Arquitectura de Red.

USUARIOS: Internos y Externos.

ARCHIVO TOTAL

PRODUCCIONTRAMITE

CLASIFICACION

VALORACION

ORDENACION

DISPOSICIÓN FISICA

DESCRIPCION

UTILIZACION

PROGRAMA DE GESTION DEDOCUMENTOS

Proceso archivístico sistemáticoEncaminado al eficiente, efectivo y racionalManejo y organización de la documentaciónProducida y recibida por una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su producción, trámite,Clasificación, ordenación, descripción, Utilización y conservación.

OBJETIVOS - P.G.D.

Racionalización y normalización de la documentación. Manejo integral de la información. Evaluación y valoración de documentación Simplificación de trámites Normalización de tareas archivísticas. Modernización administrativa. Universalización de la información.

PRODUCCION DOCUMENTAL

Recepción o generación de documentos enUna unidad administrativa en cumplimientoDe sus funciones específicas.

Documentos facilitativos

Documentos sustantivos

DOCUMENTOS FACILITATIVOS OCOMUNES:

Son los que sirven de apoyo a las funciones de una institución.

DOCUMENTOS SUSTATIVOS OCARACTERÍSTICOS

Son los que sirven a las funciones para lasCuales existe la institución.

TRAMITE DOCUMENTAL

Recorrido que surte un documento desdeSu producción hasta su disposición final,En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósitoComún.

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Labor intelectual mediante la cual seIdentifican y establecen las series queComponen cada agrupación documental(fondo, sección) de acuerdo a la estructuraDe la entidad.

VALORACION DOCUMENTAL

Proceso mediante el cual se determinanLos valores primarios y secundarios de Los documentos con el fin de establecersu permanencia en las diferentes fases Del Archivo.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Proceso mediante el cual se determina el destino finalde la documentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

TABLA DE RETENCIONDOCUMENTAL

ES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUEPERMITE AGRUPAR LA DOCUMENTACION

DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIASDE CADA DEPENDENCIA Y ESTABLECER UNTIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE

DE FORMACION DEL ARCHIVO

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIONDE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Primera Etapa

Investigación preliminar sobre la institución y susFuentes documentales:

1. Compilación de la información institucional (estructura orgánico - funcional)

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas Relativas a creación y cambios estructurales de la entidad. Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos. Organigramas. Reglamentación de archivo de la entidad.

2. Entrevista con los productos de los documentos a nivel Institucional.

Identificación y definición de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada oficina. Valoración primaria de la documentación.

Segunda EtapaAnálisis e interpretación de la información recolectada

1. Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales.

2. Valoración y selección documental.

3. Elaboración de propuestas de tablas de retención documental

METODO

CONVEN-CIONAL

SISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICAA,B,C,D,

ALFABETICO GENERAL

NUMERICO SIMPLE

1,2,3,4,

CRONOLO- GICO

01- Abril 200205- abril 2002 13- abril 2002

TOPOGRA- FICO

SALA 1SECCION BESTANTE 6BANDEJA 3

DECIMAL11.11.22.2.1.2.1.1.

MAC BEE

GEOGRA-FICO

ARMENIACALIIBAGUETUNJA

ASUNTOSO MATERIA

ACTAS CONTRATO INFORMES HISTORIA LABORAL

ONOMASTICO

Acosta Jorge Barrera Luis Martínez Felipe Zea Elvira

CONSERVACIÓN PREVENTIVA

Conjunto de medidas adoptadas para garantizarLa integridad física de los documentos.

FACTORES DE ALTERACIÓN:

AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz

Polvo

BIOTICOS: MicroorganismosHongos y bacterias

Insectos:Pescadito de plataTermitas, hormigas blancas ycomején.Piojos de los libros y del polvoEscarabajos o carcoma de maderaPolilla o mariposa nocturnaCucaracha

Roedores: Ratones

DESASTRES: IncendiosTerremotosInundaciones

ANTROPOGÉNICOS:Depósito, mantenimiento ymanipulación.Vandalismo

COMPOSICIÓN DE LOS MATERIALESCelulosa, pegante

MATERIALES INESTABLES: tintas ácidas, adhesivos.

CONDICIONES AMBIENTALESCONSERVACIÓN DE MATERIAL

Material documental: Soporte papel:

T°= 15 a 20°C y H.R: 45% a 60 %

Fotografía: T° 15 a 20°C y H.R = 40% a 50%

Medios magnéticos: T° 14 a 18°C, H.R.= 40 a 50 %

Microfilm: T° 17 a 20°c y H.R. 30% a 40%

DEPOSITOS

Ubicación: humedad. Contaminantes, atentados.Aspectos estructurales: carga 1200 k|mt2.

antifuego.Capacidad de almacenamiento.Distribución: zonas de trabajoMobiliario para otros soportes.LuzVentilaciónSeguridadMantenimiento

E-mail: agnnal@attglobal.net

Pág WEB: www.archivogeneral.gov.co