ADMINISTRACION LOGISTICACONCEPTOLa Administracin Logstica es la cadena de abastecimiento, cuyos esfuerzos se basan en cuatro procesos: Planificar, Comprar, Hacer y Distribuir, los cuales incluyen la gestin de los suministros y la demanda, la compra de materias primas y componentes, su almacenamiento y administracin de los inventarios, ingresos y gestin de ordenes, distribucin a travs de los canales con la aplicacin de controles y flujos de informacin relacionados hasta la distribucin final en el punto de consumo, buscando satisfacer los requerimientos de los clientes y reduciendo en forma significativa los costos involucrados para la empresa.La Administracin Logstica abarca todas las actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de productos que tienen lugar entre los puntos de adquisicin y los puntos de consumo. Aunque generalmente la palabra producto se refiere a las mercancas manufacturadas, tambin designa los servicios que puede proporcionar una empresa.

IMPORTANCIA

La logstica es un recurso de gran importancia para las empresas, ya que tiene impacto en los costos y por lo tanto incidencia en los resultados. El rea de logstica requiere de inversiones en almacenes, medios de transporte, equipo de movimiento de materiales, medios para tratar la informacin, personal, etc. Es por ello que diferentes formas de plantear la logstica pueden llevar a distintas inversiones; por lo tanto, el anlisis de los costos asociados a ella inevitablemente tendr repercusin en los resultados econmicos de la empresa.La logstica juega un papel preponderante para lograr que las empresas crezcan y permanezcan en el mercado, a travs de calidad y precio y por lo tanto esas empresas sern competitivas., orientando la racional administracin de los costos de operacin logsticos, los mismos que se reflejarn en los costos de produccin y/o comercializacin y estos a su vez en los precios del producto elaborado.

OBJETIVO

El objetivo de la logstica es proporcionar al cliente bienes y servicios de acuerdo a sus necesidades y requerimientos, llevando esto a cabo de la forma ms eficiente posible. Para decirlo de forma ms precisa: el objetivo de la logstica es lograr que los productos o servicios adecuados estn en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas. Todo esto con el menor costo posible.

CONTRIBUCION DE LA LOGISTICA A LA CONSECUCION DE LOS OBJETIVOS EMPRESARIALES

La contribucin de la logstica a la consecucin de los objetivos de la empresa se visualiza claramente cuando observamos el aspecto relacionado al manejo de la estructura de costos de un producto, ya que es en este campo donde el accionar logstico, especialmente el referido al rea de Compras tiene una injerencia directa en el costo, toda vez que a mayor gasto producido en las operaciones logsticas este es trasladado directamente al costo final del producto manufacturado o comercializado.

En realidad la gestin logstica no solo contribuye a conseguir los objetivos empresariales a travs de la reduccin de costos de las materias primas, que de por si es un aspecto tangible y de gran inters entre los ejecutivos de la empresa quienes pretenden lograr una mayor preferencia del publico consumidor mediante la disminucin del precio de venta, sino que adems puede observarse la participacin del rea logstica en otros campos de accin de la empresa que finalmente tiene incidencia en el aspecto de costos, como por ejemplo la incidencia que se da en el rea organizacional del servicio de postventa, en el rea de importaciones y aduanas y en el rea de la distribucin fsica al cliente, entre otras reas. Todas estas reas en las cuales interviene la logstica, son de amplia importancia para la eficiencia de las operaciones en la empresa.

Estructura de costos tpica de un producto (en nuevos soles)

Concepto 1. 2. 3.

Costo mano de obra 30.00 30.00 30.00

Costo materia prima 50.00 45.00 45.00

Gastos generales de fabricacin 20.00 20.00 20.00

Costo total del producto 100.00 95.00 95.00

Utilidad de operacin

(30% costo del producto) 30.00 35.00 28.50

Precio del producto 130.00 130.00 123.50

Impuesto gris

(15% precio del producto) 20.00 20.00 18.50

Precio de venta al pblico 150.00 150.00 142.00 En la 2. columna, una disminucin en el costo de la materia prima ( 10%) ocasiona un incremento de las utilidades manteniendo el precio de venta al pblico igual al anterior, con lo cual se obtendrn mayores ganancias en el corto plazo.

En la 3.columna, la disminucin en el costo de la materia prima es aprovechada para disminuir el precio de venta final al consumidor y ganar mercado en el mediano y largo plazo. INCIDENCIA DE LA GESTION LOGISTICA EN LAS UTILIDADES NETAS DE LA EMPRESA

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS (EN NUEVOS SOLES)

1. 2. 3.

Ventas netas 100,000.00 100,000.00 110,000.00Costo de ventas 50,000.00 45,000.00 55,000.00

Utilidad bruta 50,000.00 55,000.00 55,000.00

Gastos administrativos 10,000.00 10,000.00 11,000.00

Utilidad de operacin 40,000.00 45,000.00 44,000.00

Impuestos 15,000.00 16,875.00 16,500.00

Utilidad despus impuestos 25,000.00 28,125.00 27,500.00

Reinversin 15,000.00 16,875.00 16,500.00

Utilidad neta 10,000.00 11,250.00 11,000.00

En la 2. columna hay una reduccin del orden del 10% en el costo de ventas (Costo de compras).

En la 3. columna hay un incremento del orden del 10% en el volumen de las ventas.

Observamos como el rea de Compras en Logstica tiene una incidencia directa en el incremento de las utilidades despus de impuestos.

LA ORGANIZACIN LOGISTICA EN LA EMPRESA

Toda organizacin logstica debe cumplir indefectiblemente con canalizar el esfuerzo logstico o de abastecimientos hacia el logro del objetivo de la empresa. En ese sentido el subsistema logstico integrante del sistema empresa, buscar mantener una organizacin que permita lograr un equilibrio balanceado en el accionar de todos y cada uno de los elementos integrantes que los conforman, como son: Las Compras, los Almacenes, el Control de Inventarios, Transporte y Manipuleo de carga, Distribucin Fsica.

El tema de la posicin gerencial de la logstica y su ubicacin en la estructura organizacional ha sido tratado exhaustivamente por diversos autores de reconocido prestigio tanto a nivel nacional como internacional. Todos coinciden en que esta rea debe actuar integrada y en un primer nivel gerencial inmediatamente despus de la gerencia general de forma tal que se facilite el acceso de informacin del gerente logstico al gerente general.

En caso de que el rea de Logstica se situara en un segundo nivel jerrquico, dependiente de alguna otra rea funcional de la empresa se generara un conflicto organizacional, puesto que es indudable que el inters primario de cada jefe de rea llmese: Produccin, Ventas, Finanzas, Personal, Administracin u otras reas estar centrado en el objetivo impuesto a su departamento, ms no ser de primera importancia la problemtica logstica, tomndola sta en todo caso como una problemtica secundaria o colateral de un rea de servicios auxiliares.

Por dems estara indicar que la Logstica aun permaneciendo integrada pero subordinada a otra rea funcional en un segundo o tercer nivel de la estructura organizacional, o sus elementos diseminados bajo el mando de otras gerencias, perdera igualmente su importancia y presencia a nivel empresarial limitndola en el cumplimiento de su principal objetivo: Abastecimiento eficiente mediante decisiones acertadas y oportunas que solamente se conseguirn con una organizacin coherente, integrada y posicionada en un nivel gerencial con acceso directo a la gerencia general.

LOGISTICA UBICADA EN PRIMER NIVEL

LOGISTICA UBICADA EN SEGUNDO NIVEL

EVOLUCION DE LA TEORIA LOGISTICA

La Logstica aparece como una actividad de servicios en el campo militar, bsicamente apoyando los transportes y desplazamientos de tropas hacia y en el frente de batalla. Comprenda y comprende aun en ese mismo sector militar, las actividades relacionadas con el avituallamiento, alojamiento, reemplazo de personal, sanidad en campaa, pago de sueldos y propinas, abastecimiento de pertrechos, equipos, armamento y municin, as como tambin actividades de entretenimiento, estimulo y bienestar al personal de apoyo.

La Logstica pasa a representar un papel preponderante en el desarrollo y evolucin de las fbricas, que en un primer momento de la historia aparecen como simples agrupaciones de orden familiar y con una produccin artesanal, hasta que stas por el incremento de su volumen de produccin y captacin de trabajadores asalariados, se convierten en centros o ncleos de desarrollo de poblaciones. En estas fbricas la produccin comenz a tener un sentido tcnico organizado para derivar en producciones en serie.

Luego de ello imper el concepto del costo de produccin y los empresarios de aquel entonces empezaron a preocuparse y tener conciencia de la necesidad de disminuir los costos de produccin con la finalidad de conservar o incrementar sus mrgenes de utilidad, con el objetivo final de ampliar sus riquezas personales y corporativas.

Fue tanta la importancia que adquira la Logstica para entonces que los cargos que implicaban control de compras, almacenes y control de inventarios, eran confiados directamente a gente del entorno familiar de los dueos, de tal manera de asegurarse una total confianza y seguridad en el cuidado de los egresos por adquisiciones y entrega de materiales del almacn, no importando que en la mayora de los casos las personas designadas a estos cargos no tuvieran la mnima preparacin acadmica o experiencia adquirida para desempear tales cargos. Se dej entonces de visualizar el rendimiento profesional a cambio de una pretendida seguridad y confianza por el parentesco familiar o sanguneo

Es alrededor de la dcada de los aos cincuenta, que en el Per se adaptan a las diversas organizaciones empresariales locales, las tcnicas de la Logstica como actividad funcional independiente dentro del contexto empresa. Esta tcnica fue copiada de organizaciones extranjeras, la mayora de ellas norteamericanas.

Al principio aparecieron con diversas denominaciones en el medio empresarial, tales como: Soporte y Abastecimientos, Jefatura de Compras, Jefatura de Materiales, Jefatura de Adquisiciones y Servicios, Departamento de Abastecimientos, entre otras. Poco tiempo despus se empez a denominar a esta rea como la Jefatura o Gerencia de Logstica, dndole un sentido integral a sus actividades relacionadas todas ellas al manejo, control y administracin del flujo de materiales y servicios hacia y desde la empresa.

La Logstica alcanza entonces un nivel de gerencia funcional e integra bajo su responsabilidad a diversas actividades que antes actuaban dispersas bajo cargo de otras reas dentro de la misma empresa y que ahora bajo el nuevo esquema reportan directa y exclusivamente a la gerencia logstica

La evolucin de la teora logstica que tiene como principio fundamental, Abastecimiento de materiales y servicios en forma oportuna, precisa y a costos operacionales razonables , ha experimentado en un lapso de tiempo relativamente corto, cambios en su concepcin y aplicacin. La Logstica se ha convertido hoy en da en una corriente de pensamiento, que se pone de manifiesto en la actitud profesional de sus ejecutivos para enfocar bajo una ptica integral de sistemas a todo el accionar operativo logstico, el cual estar siempre dirigido a apoyar y contribuir al logro de los objetivos empresariales.

No por ello debe olvidarse la razn de ser de la actividad logstica y su espritu, el cual no es otro que el de apoyar y servir a las dems reas funcionales de la organizacin.

La Logstica no estar en la empresa para que otros la sirvan en sus operaciones, sino por el contrario estar para prestar servicio y asesora tcnica especializada en su campo, as como para resolver los problemas de abastecimiento y servicios de los rganos de lnea en la empresa.

DECISIONES SOBRE PREVISIONES LOGISTICAS

Administrar es bsica y fundamentalmente decidir. Es todo lo que debe hacer el administrador logstico, tomar decisiones relacionadas a las previsiones logsticas. Estas decisiones estn orientadas a cubrir potencialmente todas las posibilidades y eventualidades que pudieran darse en las diarias operaciones de abastecimiento, las cuales tendrn que cubrir aspectos tales como:

Posibles variaciones de los requerimientos del rea de comercializacin por alteraciones proyectadas e imprevistos de la demanda en los mercados: Mayorista, minorista, consumidor final.

Posibles variaciones en los requerimientos de insumos y servicios por alteraciones programadas e imprevistas en el rea de produccin.

Posibles variaciones en los requerimientos como consecuencia de limitaciones presupuestales y financieras de la empresa.

Posibles variaciones en los requerimientos como consecuencia de redimensionamiento y/o cambio en el giro del negocio de la empresa.

Posibles variaciones en el nivel de atencin de los requerimientos de produccin y mercadeo por parte del rea logstica debido al incremento del costo de operacin.

Posibles variaciones en la capacidad de almacenaje.

Las decisiones sobre previsiones son la herramienta fundamental para la defensa en la administracin logstica, pues sin ella el gerente logstico o funcionarios encargados de las reas que conforman esta rea, estarn prcticamente ciegos ante las incertidumbres del mercado, donde la demanda, los precios y los materiales varan constantemente y sin previo aviso.

Sin las adecuadas previsiones el gerente del rea podra llevar a la deriva la nave logstica y lo que es peor, un fracaso logstico de envergadura conllevara sin lugar a dudas a un desastre financiero de proporciones, por las fuertes repercusiones que tendran en los costos y utilidades del producto, los incrementos de los costos operacionales logsticos.

Una falta de previsin o una desacertada proyeccin de requerimientos de stocks pueden fcilmente concluir en sobrestocks, con la innecesaria e injustificada inmovilizacin de capital de trabajo, o una rotura de stock traera como consecuencia irreversibles prdidas por paralizacin de la lnea de produccin, as como tambin de la lnea de ventas, prdida de imagen ante el mercado real y el potencial, adems de los altos costos que significaran recuperar la posicin cedida a la competencia.

LA LOGISTICA OPERATIVA Y LA LOGISTICA ESTRATEGICA

La logstica operativa est referida a las operaciones conjuntas que se desarrollan en las actividades del soporte de abastecimiento con la finalidad de obtener resultados de apoyo logstico en el corto plazo. Estas pueden estar referidas a acciones que conduzcan a objetivos concretos plasmados a 1 mes, 6 meses o mximo 1 ao. En las empresas e instituciones del estado, ministerios, organismos regionales pblicos y fuerzas armadas, ejecutan sus presupuestos por rubros denominados partidas presupuestales, asignadas en cuotas mensuales del tesoro pblico.; desarrollando as planes de trabajo que han sido previamente elaborados y se encuentran programados en el plan anual de metas y objetivos.

La logstica estratgica est referida a las operaciones de la empresa como un todo enfocadas como un conjunto integrado y con periodos de mediano y largo plazo. En esta etapa se definirn objetivos acompaados de planes de operacin de comercializacin, produccin y finanzas en lapsos de tiempo mayores a 1 ao. En las instituciones pblicas los planes a mediano plazo abarcan un periodo de 5 aos, mientras que los planes a largo plazo abarcan un periodo de tiempo de por lo menos 2 planes quinquenales.

Tambin cabe mencionar que la logstica estratgica y la logstica operacional de las empresas del sector privado (comerciales e industriales) tienen una orientacin distinta. Esta logstica est definida hacia un mercado final del consumidor, puesto que la empresa busca que elaborar el bien final despus de aplicarle valor agregado, a travs del proceso manufacturero y buscar obtener utilidades en el intercambio comercial con el consumidor final.

Esto hace que la logstica operacional no est dedicada solamente a mantener los procesos administrativos para brindar servicios como en la administracin pblica, sino que adems y principalmente buscar contribuir con costos racionales y procedimientos eficientes para la operacin comercial integrada de la empresa.

Aqu radica bsicamente la diferencia de las operacionales logsticas de las empresas e instituciones del sector pblico y los del sector privado. La diferencia est definida en trminos Costo-beneficio-eficiencia , en vista de que en las entidades del estado se presentan costos que en la mayora de los casos se encuentran ocultos, los cuales son asumidos a modo de subvencin, por ello es que la medida de la eficiencia en las operaciones logsticas no es claramente identificable.

Bsicamente la logstica de instituciones estatales es dependiente de terceros (compras a fabricante e intermediarios, cuando se trata de bienes consumibles y activo fijo, as como contratacin de terceros cuando se trata de servicios profesionales) en vista que la infraestructura de estas instituciones es por lo general para brindar servicios al pblico en general y no para elaborar o producir mediante procesos de manufactura.

En algunos casos las estrategias logsticas que pudieran aplicar las empresas estatales se ven alteradas y no se llevan a cabo por el simple hecho de que estas entidades tienen un funcionamiento financiero basado en la entrega de libramientos mensuales denominados dozavos por parte del tesoro pblico.

Estos libramientos por lo general son entregados a las dependencias estatales con cierto retraso, en algunos casos de hasta 2 o 3 meses a la fecha que corresponde, por lo que el proceso de ejecucin presupuestal se realiza con celeridad en los ltimos meses del ao para lograr liquidar los fondos recibidos, ya que de no efectuarse esta liquidacin tendran que devolverse los saldos al tesoro pblico, lo cual de por si implica una deficiente gestin administrativa y operativa del director responsable de dicha entidad estatal.

LA EMPRESA COMO SISTEMA

Sistema es un conjunto de partes interrelacionadas entre si para alcanzar determinados objetivos. Todo sistema existe para alcanzar uno o ms objetivos. Las partes del sistema son los elementos u rganos componentes y tambin se les llama subsistemas. Estos se relacionan entre si por medio de una red de comunicaciones que proporciona su integracin al todo.

Si la red de comunicaciones funciona mal, las relaciones entre las partes se tornan precarias: las partes pierden el contacto entre si y tienden a dispersarse, con lo que provocan el desorden, la desintegracin y la disgregacin del sistema. Es lo que se llama efecto de entropa. La entropa significa la disgregacin y desintegracin del sistema debido a la falta de unidad de las partes que lo componen.

Si la red de comunicaciones funciona bien, las relaciones entre las partes se estrechan: lo que ocurre en cualquiera de las partes es rpidamente transmitido a las dems. As, el funcionamiento perfecto de la red de comunicaciones es lo que proporciona la unidad del sistema o sea el comportamiento integrado y global del mismo. Es lo que se llama comportamiento sistmico. En este sentido, el comportamiento del sistema es ms que la suma de los comportamientos de las partes. Como una parte ayuda a otra, por medio de relaciones, ocurre el efecto de sinergia. La sinergia significa una forma de combinacin de las partes que produce un resultado multiplicador y potenciador.

Todo sistema (que est compuesto por varios subsistemas) es parte de otro sistema mayor (suprasistema) y as sucesivamente.

Para funcionar, todo sistema necesita de:

a) Entradas o insumos (inputs): es todo lo que el sistema incorpora del medio ambiente externo.

b) Operaciones: todo sistema procesa o transforma las entradas y produce salidas.

c) Salidas o produccin (outputs): es todo lo que el sistema aporta al medio ambiente externo.d) Retroaccin o retroalimentacin (feedback): es la reentrada o retorno de parte de las salidas que influyen sobre su funcionamiento.

Los sistemas pueden ser clasificados de la siguiente manera:

a) En cuanto a su relacin con el medio ambiente externo: Sistemas abiertos, cuando hay un intercambio muy grande con el medio ambiente externo, a travs de muchas entradas y salidas. Son los sistemas orgnicos o vivos, como las empresas, las personas y todos los seres vivos. Y los sistemas cerrados, cuando el intercambio con el medio ambiente externo se restringe a entradas y salidas limitadas y previsibles. Son los sistemas mecnicos, como las mquinas y equipos, cuyo funcionamiento es determinado y previsible.

b) En cuanto a su contenido: Sistemas concretos o fsicos, tambin denominados hardware, son los sistemas compuestos por partes fsicas y concretas, como mquinas, equipos, circuitos, instalaciones, mesas, sillas. Y sistemas abstractos o conceptuales, tambin denominados software, son los sistemas compuestos por partes abstractas y conceptuales, como polticas, directrices, procedimientos, programas, normas, reglamentos, conocimientos.

La aplicacin del concepto sistema en las empresas es reciente, ya que data de la dcada de los sesenta del siglo pasado. Al verificar que todo sistema est compuesto por subsistemas (los cuales tambin pueden ser compuestos por otros subsistemas y as sucesivamente) y que forma parte de un sistema mayor (suprasistema), surgi la idea de concebir a la empresa como un sistema. De hecho es un sistema abierto, en constante intercambio con el medio ambiente externo que es su entorno y del cual forma parte. En el medio ambiente la empresa busca los insumos (inputs) necesarios para su funcionamiento, que son los recursos materiales, financieros, humanos, etc. Tambin en el medio ambiente la empresa colocar el resultado (outputs) de sus operaciones o sea sus productos o servicios. La retroaccin o retroalimentacin tiende a equilibrar el funcionamiento del sistema, en el sentido de compensar tanto las entradas como las salidas.

EL PROCESO LOGISTICO

1.- CONCEPTO.- Abarca la gestin de las existencias en general. Existencias son los elementos, componentes o materiales que la empresa utiliza en un momento concreto, por eso se necesita planificar adecuadamente su ingreso, permanencia y salida.

2.- FASES

A. INVENTARIOS.- Aqu se determinarn los productos a adquirir, su cantidad y el tiempo que transcurrir entre pedido y pedido, fijndose cantidades mnimas y mximas de cada material, pedidos fijos o variables, frmulas de aprovisionamiento.

B. COMPRAS.- Aqu se realizan las compras propiamente dichas, con estudios previos sobre fuentes de abastecimientos y sus mejores condiciones de venta para la empresa, es decir, materiales correctos en cantidad, calidad, oportunidad y a precios adecuados. Las empresas industriales tienen que estar siempre abastecidas del material necesario para no interrumpir la continuidad del proceso de fabricacin y las empresas comerciales tienen que estar abastecidas de las mercancas para hacer frente a los pedidos de los clientes.

C. ALMACENAMIENTO.- Todos los materiales que se han comprado para el funcionamiento de la empresa deben guardarse en un lugar que cuente con los requisitos necesarios para la preservacin y buen mantenimiento de ellos.

D. DISTRIBUCION FISICA.- En esta fase, se hacen llegar los productos al cliente final, utilizando los medios ms adecuados para su transporte, cuidado en el trayecto, despacho y servicio al cliente.

3.- COSTOS LOGISTICOS

Son el conjunto de gastos realizados para obtener un producto, una mercadera o un servicio y que originarn un ingreso futuro para la empresa. Est compuesto por diferentes elementos a los que se les puede dividir en materias primas, mano de obra y gastos generales de fabricacin.

Dentro de ellos tenemos:

A. Costo unitario

B. Costo de renovacin

C. Costo de posesin o almacenaje

D. Costo de falta, rotura u obsolescencia

E. Costo de distribucin

Entre las formas que se utilizan para reducir los costos logsticos tenemos:

Cambios en las especificaciones que permitan a los proveedores fabricar a costos ms bajos.

Sustituir materiales para reducir el valor del artculo por menor valor del material o asegurarse una mejor calidad sin variar el costo.

Reduccin de la variedad de artculos contenidos en los inventarios mediante la catalogacin de materiales.

Eliminacin de artculos obsoletos o fuera de uso en la empresa.

Aplicacin de tcnicas analticas que permitan reducir los costos sin afectar el valor de los materiales, transporte o servicio.

Cambios de procedimientos que disminuyan el tiempo de demora en contar con el material, lo que incide en el material a almacenar y en las cantidades a comprar.

Compra de materiales y equipos que reduzcan el costo de mano de obra o aumenten la eficiencia de las operaciones.

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