Administracin por Objetivos

En el ao de 1954 apareci publicada una obra cuyo ttulo en ingls es "The Practice of Management" que, traducida al espaol, significa La Prctica de la Administracin de Empresas, escrita por Peter F. Drucker, famoso asesor de empresa, quien ha ejercido mucha influencia en el desarrollo de la gerencia moderna. Seala este autor que la administracin por objetivos es un mtodo mediante el cual el gerente, los subgerentes y todos los jefes de una organizacin determinan qu objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como gua para sus acciones.Para ilustrar esta idea supongamos que el gerente y los subgerentes de una industria de alimentos se renen para fijar las metas que desean alcanzar en el siguiente ao y acuerdan que su empresa debe producir y vender 100.000 unidades de cajas de galletas. Este es el objetivo general de la empresa.Fijado este objetivo cada subgerente fijar las metas que debe alcanzar para que el objetivo general se cumpla.Ejemplo: El subgerente financiero debe obtener crdito por valor de $1.000.000. El subgerente de produccin debe obtener 10 toneladas de materia prima. El subgerente de ventas debe conseguir mil clientes nuevos en las diferentes regiones del pas. El jefe de personal debe reclutar y capacitar a 100 nuevos operarios. El jefe de suministros debe obtener 100.000 cajas de cartn para empacar las galletas.As, se van fijando las metas para cada jefe y para cada unidad. Se pueden fijar tareas concretas para cada persona de la empresa pues es bien sabido que todos los miembros de una organizacin hacen su aporte en la consecucin del objetivo final y, cuando decimos "todos" debemos entender que desde el presidente de la empresa hasta los porteros juegan papeles que convergen hacia las metas fijadas.Las teoras de Peter F. Drucker han dado origen a investigaciones y estudios de otros autores que forman lo que se llama La Escuela de Administracin por Objetivos.Esta escuela tambin se conoce con otros nombres: Administracin por resultados, Administracin por proyectos, Administracin por participacin, Administracin por motivacin.reas crticas de una empresa para la fijacin de objetivos:Los autores de las teoras de Administracin por objetivos sealan que en toda empresa existen reas crticas o claves que merecen atencin frecuente de los ejecutivos. Tales reas son: polticas d la empresa, rea gerencial, rea financiera, recursos humanos, desarrollo tecnolgico, produccin, publicidad, ventas, relaciones internas y externas, etc., por citar las ms importantes.Los siguientes son ejemplos de preguntas que deben formularse los ejecutivos de las empresas para identificar aspectos crticos dentro de cada rea de tal manera que -en el proceso de toma de decisiones-, se fijen metas y objetivos ms adecuados.1. rea de polticas de la empresa:Se tiene claridad acerca de la razn de ser y los fines de la empresa?, Qu resultados se han obtenido con la anterior poltica de precios ?.2. rea gerencial:La centralizacin de las decisiones ha producido buenos resultados?, El gerente y los ejecutivos coordinan oportunamente, las diversas reas de la empresa?3. rea financiera:El rendimiento del capital invertido ha sido satisfactorio?, Sera conveniente obtener mayor crdito?4. rea de recursos humanos:Es eficiente el personal que se tiene en la empresa?, Se requiere capacitar personal para tareas claves?5. rea de desarrollo tecnolgico:El equipo utilizado en el proceso de produccin da suficiente rendimiento?, Los mtodos y procedimientos de fabricacin estn actualizados?6. rea de produccin:Son econmicos los procesos de compra, almacenamiento y utilizacin de la materia prima en trmino de costos, tiempo y manejo?, Es competitiva la calidad del producto?7. rea de publicidad:Se han empleado los medios adecuados para mantener una buena imagen de la empresa, ante los consumidores?, Las campaas publicitarias han incrementado las ventas?8. rea de ventas:Aumentaron disminuyeron las ventas en-el perodo anterior?, Cul debe ser la meta -en ventas-, para el prximo perodo?9. rea de relaciones internas y externas:Son satisfactorias las relaciones humanas dentro de la empresa?, Cmo son las relaciones de la empresa con otras instituciones afines o relacionadas con sus fines y objetivos?Recordemos que la administracin por objetivos es un mtodo empleado por los directivos de empresas nacientes para formular los objetivos, y por los de empresas ya establecidas para fijar objetivos, que permitan estructurar su plan de accin para un determinado perodo.La aplicacin de este mtodo requiere procesos de evaluacin del funcionamiento de todas las reas en la empresa. Dicha evaluacin conduce a un diagnstico que permite identificar problemas y por ende, suministra las bases para otros anlisis y estudios necesarios en la formulacin del plan de objetivos.A continuacin se presenta un ejemplo imaginario del Plan de Objetivos formulado por una empresa. Tanto el nombre de la empresa, "Manufacturas la Concha", como las situaciones y los aspectos planteados son supuestos.Manufacturas la Concha es una mediana empresa que fabrica galletas. El dueo tiene el cargo de gerente general. Existen adems, los cargos de: Subgerente financiero, Subgerente de produccin, Subgerente de ventas, Jefe de personal, Jefe de relaciones pblicas, Jefe de publicidad.En noviembre de 1984, todos los ejecutivos arriba sealados adelantaron un programa de evaluacin con base en los resultados obtenidos por la empresa.Los anlisis realizados, llevaron a comprobar la existencia de algunos aspectos crticos en las reas empresariales y por tanto, se concluy que el resultado alcanzado en el ao anterior no era satisfactorio. Resolvieron entonces abocar la situacin estudindola, cada uno por aparte, hasta encontrar la solucin ms viable y adecuada a cada aspecto crtico. Acordaron en conjunto, formular el plan de objetivos para 1985, tal como aparece en el siguiente cuadro:Modelo esquemtico de un plan de objetivos:Empresa: "Manufacturas La Concha". Plan de objetivos para el perodo: enero a diciembre de 1985. Fecha de adopcin del plan: noviembre de 1984.Proceso para la formulacin del plan de objetivos:Los pasos que usualmente se siguen en un proceso de formulacin de objetivos pueden describirse as:1. Fijacin de objetivos:Con base en los objetivos generales establecidos por la alta gerencia, comienza el proceso de fijacin de metas de las unidades de la organizacin.Cada subgerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus subordinados. Los subordinados a su turno siguen el mismo procedimiento para traducir las metas de sus superiores en acciones especficas y para formular sus propias metas en las reas de su responsabilidad. Las metas de cada subordinado representan slo una parte de las formuladas por la alta gerencia y son menores en alcance, ms detalladas y generalmente cubren perodos ms cortos. La suma de las metas de los subordinados forma la totalidad de los objetivos de la organizacin y exigen una jerarquizacin segn el nivel, la importancia y la prioridad que se les d en el plan general.2. Planteamiento estratgico:Una vez determinadas las metas, se requiere definir las estrategias y las tcticas, precisar los recursos que se necesitan y establecer los mtodos y acciones que cada jefe debe desarrollar para alcanzar los objetivos. As se establece el nexo entre meta y accin.3. Autocontrol:Implcita en el proceso est la nocin de autocontrol, donde el individuo y no su superior, ser el responsable de controlar su propio desempeo en las actividades requeridas para implementar el plan de accin. El autocontrol requiere una participacin bastante significativa en la determinacin de metas y en el proceso de planeamiento, lo cual se manifiesta en un mejor entendimiento y en un inters ms alto para la consecucin de los objetivos. El individuo debe recibir retroalimentacin y la informacin necesaria para garantizar su progreso y tomar acciones correctivas por iniciativa propia.4. Revisiones peridicas:Las revisiones sistemticas destinadas a asegurar el progreso y los resultados en trminos de los objetivos establecidos son fundamentales para el xito del pro-ceso. Por esta va, las reas crticas son identificadas y los obstculos removidos. Las revisiones peridicas o sesiones de "consejo", deben ser conducidas tan frecuentemente como sea posible durante el perodo en el cual la meta debe ser alcanzada. Las revisiones pueden ser realizadas por un individuo en particular o por grupos comisionados para tal fin. Es funcin de la alta gerencia y de cada jefe convocar a estas reuniones para analizar la marcha del trabajo.Etapas del proceso para la formulacin de objetivos:Primera etapa:Formulacin de metas a largo plazo y planes estratgicos para lograrlas. Los planes estn generalmente basados en la revisin y en el anlisis crtico del propsito fundamental de la organizacin y que obedece a preguntas como: Por qu existe la organizacin?, Qu clase de organizacin es sta?, Qu clase de organizacin se piensa llegar a constituir?La planificacin estratgica ayuda a identificar aquellas: reas que necesitan un mejoramiento para alcanzar los resultados previstos.Segunda etapa:Fijacin de objetivos especficos para un perodo de tiempo dado. En una empresa privada, os objetivos deberan ser establecidos teniendo en cuenta la rentabilidad deseable, la productividad promedio esperada, las condiciones de mercado del producto, etc.Tercera etapa:Establecimiento de objetivos para cada departamento y para cada unidad. Por ejemplo, un objetivo general para el departamento de produccin y objetivos definidos por el mismo departamento en trminos de cantidad de unidades para producir, de disminucin de desperdicio, de niveles de inventario, y de otras metas que puedan ser medibles para evaluar su propia gestin.Cuarta etapa:Establecimiento de objetivos realistas que constituyan un desafo para los miembros de la organizacin. Estos objetivos estn generalmente dirigidos a mejorar la gestin individual o de grupo en trminos de resultados, en actividades claves de estrategias para la solucin de problemas,y en acciones para el desarrollo individual.Quinta etapa:Formulacin de planes de accin para alcanzar los objetivos establecidos. La planeacin involucra el clculo y la descripcin de una serie de actividades o eventos que deben ocurrir para alcanzar los objetivos en forma eficiente y efectiva.Sexta etapa:Adopcin de acciones correctivas, cuando esto sea necesario para asegurar el logro de los objetivos.Sptima etapa:Revisin de la gestin administrativa en trminos de metas y objetivosestablecidos para medir y discutir el progreso, e identificar y resolver problemas.Octava etapa:Evaluar la actuacin del personal involucrado en el proceso administrativo y tcnico, con miras a adaptar las conductas individuales a la naturaleza de la gestin institucional y a desarrollar acciones para aumentar la motivacin y la capacidad gerencial