Admon- proyectos tenologicos ms project 2010 y 2007 (parte1)
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Administración de proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 1)
Objetivo: Realizar el proceso de administración de proyectos tecnológicos a través de la observación de las etapas y la realización de un ejercicio práctico de forma sistemática.
Administración de Proyectos Tecnológicos
Por: Adolfo J. Araujo J.
[email protected] www.adolfoaraujo.wordpress.com
www.linkedin.com/in/ajaraujo
Administración de Proyectos Tecnológicos
MS ProjectParte de la Microsoft Office System (Cliente)
Microsoft Office Server
Aplicación para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios
Tablas similares a Excel
Gráficos: Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook)
Formularios: Solicitan o proveen información
http://www.microsoft.com/project/es/es/default.aspx
http://office.microsoft.com/es-hn/project-help/
Alternativa Gratuitahttp://www.project-open.com
http://sourceforge.net/directory/business-enterprise/project-
Interfaz de Usuario Project 2010
Creación Nuevo Proyecto
Proyecto / Información del Proyecto
Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)
Definir el Calendario Laboral
Herramientas / Cambiar Calendario de TrabajoTipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno
Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro)
Horas de entrada y salida
Definir el Calendario Laboral
Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo
/ Opciones / CalendarioOpciones:
Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hrs/día o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)
Guardar el Proyecto
Archivo / Guardar o Guardar comoDiferentes formatos
Si desea guardar una línea de base o plan previsto para el Proyecto
PLANIFICACIÓN DE TAREAS
Definir Tareas en Project
Enumerar los pasos necesarios para lograr los objetivos del Proyecto. Formas de definirlo:- Lluvia de Ideas: introducir las tareas directamente.
- Secuencial: pensar desde el principio del proyecto hacia el final, e introducir las tareas.
- Fases: en base a las fases del proyecto.
- Hitos y Entregables: en base a los Hitos y entregables del Proyecto.
- Colaboración de Equipo: cada equipo define una lista de tareas para las áreas bajo su responsabilidad.
- Histórico de Proyecto: revisar los proyectos similares anteriormente realizados.
Crear la Lista de Tareas
Digitar directamente en las celdas de la Columna “Nombre de la Tarea” de la tabla del la Vista “Diagrama de Gantt”
Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)
Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)
Diseño
Elaborar Contenido
Realizar Pruebas
Finalidad del ProductoDelimitaciónJustificaciónPerfil de la audienciaMedio predominanteTipo de InteracciónTiempo de actualización
Mapa secuencial (Storyboard)Distribución pantalla (lay-out)TipografíaPaleta de coloresBarra de NavegaciónHerramienta de ayudaEscritos del audioBosquejos imágenesSketch (animaciones o video)
Plataforma de trabajoHardwareSoftwareDisp Entrada o SalidaDisp. almacenamiento
Editor de textoEditor de AudioDiseño GraficoAnimadorEditor de VideoProgramador Script
Ensamblar textoAudioImágenesAnimacionesVideoInteracción
Prueba con un usuarioOrtografía y gramáticaAntivirusDispositivo de almacenamientoResoluciónComputadoras
Selección Herramientas
Autoría Multimedia
Definir Audiencia
Importar desde Excel
Archivo / Abrir / archivo.xls
Seguir el AsistenteRespetar formato de tablas
•Plantilla-online (editGrid)•Producto-multimedia.xls (box.net)
Si hay problemas de compatibilidad, será necesario configurar:
Menú Herramientas / Opciones / Seguridad / Formato Heredado
Enlistar las Tareas Necesarias
Al Digitar o importar las tareas, por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual
Editar las Tareas
Todo proyecto solo tiene un inicio y un final
Insertar una tarea o fila Insertar
Eliminar una tarea: Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar
Mover Tareas Arrastrándola desde Identificador de la fila
Personalizar Columnas: Doble Clic nombre de columna
Insertar Clic derecho / Insertar ColumnaEDT (Estruc. Descomp. Trab.)o WBS
Programar las Tareas
Microsoft Project usa Método Camino Critico (CPM) para hacer la programación, Se puede programar:— Desde el inicio (Forward pass)
— Desde el final (Backward pass)
Tarea Crítica: no tienen margen de demora, no se pueden posponer sin que ello suponga un retraso para otra tarea. Por tanto condicionan la fecha de fin del Proyecto.
Ruta Crítica: serie o conjunto de tareas criticas, que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo.
Determinar Duración (Programar tiempo)
Establecer duración (unidad de tiempo)Automáticamente calculan las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente
Hito (Milestone): Representa un hecho importante del Proyecto (fin o inicio de una tarea) no consumir recursos (0 día o mín.)
Unidad de Tempo Inglés Espanol
Hito 0
Minutos #m
Horas #h
Dias # o #d
Semanas #w #s
Tareas Resumen o Fases
Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas Resumen que están formada por un grupo de subtareas
Añadir Tarea ResumenPresionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora
Convertir Subtarea en TareaPresionar el botón “Anular Sangría”
(Outdent) Vincular la ultima subtarea
con la tarea resumen sucesora
Cambiar Apariencia de la Tareas Resumen
Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas
Cambiar Apariencia de Tareas ResumenHerramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea
Convertir a Normal la Tarea Resumen
Eliminar una Tarea Resumen1. Seleccionar la tarea resumen
2. Presionar la tecla suprimir (delete)
3. Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas
Convertir una Tarea Resumen a Normal4. Seleccionar la tarea resumen
5. Presionar el icono para disminuir sangría
6. Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas
Dividir una Tarea
Dividir una tareaSeleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea
Secuencia de las Tareas
De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar paralelamente y otras tendrán que esperar a sus predecesoras para iniciar
Tarea Predecesora 1
Tarea Sucesora
Tarea Predecesora 2
Forma de Vincular las Tareas
Formas de enlazar tareasColocando el los IDs separadas por “,” (comas) de las tareas predecesoras en la fila de la tarea sucesora
Arrastrando desde la tarea predecesora en el diagrama de Gantt (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones )
Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas
Desvincular las Tareas
Romper un vinculo de tareas
Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Desvincular tarea”
Ver el vinculo de las tareas seleccionadasPresionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Gráfico de Gantt
Tipo de Dependencias
Determinar Dependencias entre tareas:
cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas
4 tipos de dependencias:
Tipo de Dependencias
Menú Proyecto / Información de la TareaDoble Clic sobre la tarea
Clic Derecho / Menú Emergente / Información de Tarea
Mayus + F2
Superponer y Posponer Tareas
• Tiempo de Adelanto: superposición entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor negativo (-). Mostrar los adelantos entre las tareas, se superponen
• Tiempo de Posposición: retraso entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor positivo (+). Mostrar los retrasos entre las tareas, se posponen
Superponer y Posponer Tareas
Información de la Tarea / Predecesoras / Pos
Tipo de Delimitaciones
Delimitación: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea.
Pueden ser:Flexible: no ligada a una fecha concreta.
Lo más tarde posible (LMTP): delimitación flexible, permite programar una tarea tan tarde como sea posible siempre que se finalice antes del término del proyecto y sin retrasar las tareas siguientes
Lo Antes Posible (LAP): delimitación flexible, permite programar el comienzo de una tarea tan pronto como sea posible.
Inflexible: ligada a una fecha concreta.
Delimitaciones Inflexibles
No Finalizar Antes Del (NFAD): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o después de ella.
No Finalizar Después Del (NFDD): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o antes
Debe Finalizar El (DFE): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta
Debe Comenzar El (DCE): programar la tarea para que comience en una fecha concreta
No Comenzar Antes Del (NCAD): programar la tarea para que comience en una fecha concreta o después de ella
No Comenzar Después Del (NCDD): programar la tarea para que comience en una fecha concreta o antes de ella
Delimitaciones Flexcibes
Delimitación Abr. Programar Fecha
No Finalizar
Antes de NFAD
Finalización
Concreta
Después
Después de NFDD Antes
Debe
Finalizar el DFE ---
Comenzar el DCE
Comienzo
---
No Comenzar
Antes de NCAD Después
Después de NCDD Antes
Tipo de Delimitaciones
Información de la Tarea / Avanzado / Tipo de Delimitación
Ejercicios Planificación de las
Tareas
Objetivo: crear tareas e hitos asociados así como la creación de un nuevo calendario y establecer diferentes dependencias entre tareas.
1- Configurar Proyecto y Calendario de Proyecto
Configurar el proyecto para que inicie el segundo viernes del próximo año
Configurar el calendario de trabajo de 5.5 días/ sem., incluyendo hasta el medio día de los sábadosHorario diario: de a las 8:00 a 17:00.
2- Insertar Tareas y Duración
Digitar todas las tareas con sus respectivas duracionesId Nombre de tarea Duración
1 Análisis del Proyecto 1 día?
2 T1 4 días
3 T2 3 días
4 T3 1 día?
5 Diseño del Proyecto 1 día?
6 T4 2 días
7 T5 3 días
8 T6 2 días
9 Implementación 1 día?
10 T7 3 días
11 T8 2 días
12 Pruebas 1 día?
13 T9 3 días
14 T10 2 días
J V S D L M X J V11 ene '10 18 ene '10
3- Tareas Resumen e Hitos fin de Fase
Crear tareas resumen e Hitos• Análisis del proyecto” engloba las tareas T1, T2
y T3.• El hito que marca el final del “Análisis del proyecto”
es “Entrega Análisis Funcional” (H1)• “Diseño del proyecto” cuyas tareas son T4, T5
y T6.• Hito: “Entrega Documento Diseño” (H2).• “Implementación”: tareas T7 y T8. • Hito: “Entrega Codificación”(H3). • “Pruebas”: tareas T9 y T10. • Hito: “Entrega Documento Pruebas”(H4)
Proyecto Con Tareas Resumen e Hitos
Id Nombre de tarea
1 Análisis del Proyecto
2 T1
3 T2
4 T3
5 Análisis Funcional (H1)
6 Diseño del Proyecto
7 T4
8 T5
9 T6
10 Documento Diseño (H2)
11 Implementación
12 T7
13 T8
14 Codif icación (H3)
15 Pruebas
16 T9
17 T10
18 Documento Pruebas (H3)
15-01
15-01
15-01
15-01
X J V S D L M X J V11 ene '10 18 ene '10
4- Insertar las Relaciones
Realizar la vinculación y desde la ventana “Información de la tarea” establecer el tipo de dependencia
Proyecto con Vínculos entre Tareas
Id Nombre de tarea Predecesoras Duración
1 Análisis del Proyecto 4 d ías?
2 T1 4 días
3 T2 2CC 3 días
4 T3 3 1 día?
5 Análisis Funcional (H1) 4 0 días
6 Diseño del Proyecto 5 d ías
7 T4 5 2 días
8 T5 7FF 3 días
9 T6 8 2 días
10 Documento Diseño (H2) 9 0 días
11 Implementación 3 días
12 T7 10 3 días
13 T8 12CC 2 días
14 Codif icación (H3) 13,12 0 días
15 Pruebas 3 días
16 T9 14 3 días
17 T10 16CC 2 días
18 Documento Pruebas (H3) 17,16 0 días
20-01
25-01
28-01
02-02
X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J11 ene '10 18 ene '10 25 ene '10 01 f eb '10
Referencias
http://ntrajkovski.wordpress.com/
http://blogs.msdn.com/b/project/
http://social.technet.microsoft.com/Forums/pl-PL/projectprofessional2010general/