ADQUISICIONES.pdf

Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2015. Todos los derechos reservados

Expositor: Ing Alfonso Huertas Garcia, PMP

Gestin de las Adquisiciones


Por que es importante gestionar las adquisiciones en un proyecto? Que debo considerar en un plan de adquisiciones? Se harn compras centralizadas o descentralizadas? Que tipos de contrato utilizara? Cmo encajar los tiempos del proveedor? Cmo hago seguimiento a un proveedor? Si hay un gerente de adquisiciones, por que el gerente de proyecto debe involucrarse con las adquisiciones? Que debe considerarse en un contrato? Cuando involucra al gerente de proyectos en una adquisicin? Como manejar el tiempo?


Sesin II 3. Efectuar las Adquisiciones

4. Controlar las Adquisiciones

5. Cerrar las Adquisiciones


Sesin I

1. Generalidades

2. Planificar la Gestin de las Adquisiciones


SESIN I

1. Generalidades



SESIN I - 1. Generalidades

Proyecto

HACER

(Staff propio) COMPRAR

(Externo)

Porqu es importante gestionar las adquisiciones en un proyecto?



CLIENTE

(como comprador)

PROVEEDOR

(como vendedor)

Gerente del Proyecto

(como vendedor)

Gerente del Proyecto

(como comprador)

Project

Charter

Gestin de las

adquisiciones

P

E

C I

S y C

Gerente del Proyecto: Como comprador como vendedor



Centralizado versus Descentralizado

Compra Centralizada

o Una persona funcional tiene la autoridad para adquirir .. y asigna un comprador para apoyar el proyecto

Compra Descentralizada

o El gerente del proyecto tiene la autoridad para adquirir directamente de otra compaa, pero

Gerente General

Gerente de

compras

Gerente General

Gerente de

Proyecto Ventajas y Desventajas?



Incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo

Vendedor Contratista Subcontratista Vendedor Proveedor de servicios Proveedor

Comprador Cliente Contratista principal Organizacin que compra Agencia gubernamental Solicitante de servicios

Contrato (Vinculo

Legal) Acuerdo Subcontrato Orden de compra

Relacin

Contractual

formal

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto



Consideraciones sobre Adquisiciones

Si hay un gerente de adquisiciones, por que el gerente de proyecto debe involucrarse con las adquisiciones?

Que debe considerarse en un contrato?

Cuando involucra al gerente de proyectos en una adquisicin?

Como manejar el tiempo?



Procesos de Gestin de las Adquisiciones

Procesos

de

planificacin

Procesos

de

Ejecucin

Procesos de

monitoreo y

control

Procesos de

cierre

Planificar la Gestin de

adquisiciones

Controlar las adquisiciones

Procesos

de Inicio

Efectuar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones



Procesos de Gestin de las Adquisiciones 1) Planificar la Gestin de Adquisiciones: Qu

comprar?, Cuando?, Cmo?. Documenta los requisitos de los productos e identifica a los vendedores.

2) Efectuar las Adquisiciones: contactarse con los vendedores para obtener propuestas y presupuestos, revisar las propuestas, elegir los vendedores, negociar y adjudicar los contratos.

3) Controlar las Adquisiciones: gestionar las relaciones con los proveedores, monitorear y gestionar los cambios del contrato.

4) Cerrar las Adquisiciones: aprobar y cerrar cada contrato.


SESIN I

1. Generalidades



SESIN I - 2. Planificar la Gestin de Adquisiciones

Procesos

de

planificacin

Procesos

de

Ejecucin

Procesos de

monitoreo y

control

Procesos de

cierre


adquisiciones


Procesos

de Inicio



Qu bienes y servicios debern adquirirse fuera de la organizacin y cules podrn ser provistos internamente por el equipo de proyecto,

Cul es el tipo de contrato ms conveniente para cada caso en particular, Prepara toda la documentacin necesaria para realizar los pedidos de propuestas y

presupuestos,

Que criterios se utilizarn para la seleccin de los vendedores.



Responde a las preguntas:

Como se realizara el anlisis Hacer o Comprar?

Que bienes y servicios necesito comprar para este proyecto?

Como los comprar?

Quienes son los vendedores potenciales?



Incluye las siguientes actividades:

Realizar el anlisis Hacer o Comprar?

Crear un Plan de Gestin de Adquisiciones.

Crear un Enunciado del trabajo de las adquisiciones para cada una de las adquisiciones.

Seleccionar el tipo de contrato para cada una de las adquisiciones

Crear los documentos de la adquisicin

Determinar los criterios de seleccin de proveedores



Que necesito para empezar? Planes: Alcance, EDT, Cronograma, Presupuesto

Documentacin de requisitos

Registro de riesgos

Registro de los interesados.

Activos de los procesos

Factores ambientales

Tipos de contratos



Contrato precio fijo Precio fijo Total Incentivo financiero Comprador debe

especificar al producto o servicio

Riesgo de costos sobre el proveedor

Proveedor obligado a terminar el trabajo

Si hay cambios en el alcance... Aumenta el costo.

Tipos de contrato

Precio fijo Cerrado: Precio inicial no cambia Posible aumento de costos es

resp.del proveedor. Comprador da especificaciones

Precio fijo + Honorarios con Incentivos: Fexibilidad Incentivos financieros por logro de

metas. Precio TOPE Costos por encima de ese TOPE son

responsabilidad del Proveedor

Precio fijo con ajuste econmico de precio: De Largo plazo Cada cierto periodo hay ajustes

(inflacin, precios de materiales, etc.) Protege al comprador y al proveedor.



Tipos de contrato

Contrato costos reembolsables

Reembolsos de costos efectuados + Honorarios (incluyendo la ganancia del vendedor) + Incentivos (cumplimiento de metas)

Riesgo de costos sobre el comprador

Compromiso legal es solamente el mejor esfuerzo

Requiere mucha vigilancia

Costo + Honorarios fijos

Costo + Honorarios con incentivos

Costo + Honorarios por cumplimento de objetivos



Tipos de contrato

Tiempo y Materiales (T & M) Cuando se requiere aumento de personal, contratacin de

expertos, apoyo externo urgente, Empleado para servicios de emergencia, reparaciones, mantenimiento, etc.

Son abiertos y pueden aumentar los costos al comprador EL total de Cantidades y dinero no estn del todo definidos

por el comprador y pueden aumentar. Se sugiere establecer Limites en los valores (Q, $) y Plazo. Las tarifas (Ejm. de Mano de obra, Materiales) son

acordadas previamente entre comprador y proveedor. Pago en funcin del consumo Puede ser usado cuando no se tiene confianza en la

estimacin del costo duracin Necesidad de monitorear



Riesgo de Costos para el comprador por tipo de contrato

Si el comprador tiene menor riesgo por un tipo de contrato, ese

riesgo pasa a manos del vendedor y esto podra ser perjudicial

para el proyecto. Por ejemplo, ante algn suceso negativo, el

vendedor podra no cumplir con el contrato y verse forzado a

hacer ajustes en el alcance, los plazos, agregar costos, etc



CPPC CPFF CPIF FPIF FP

Comprador

Vendedor

Bajo Alto

Alto Bajo

Costo ms

Porcentaje de

honorarios

Costo ms

Honorarios

Fijo

Costo ms

Honorarios

Con Incentivo

Precio Fijo ms

Honorarios con

incentivos

Precio Fijo

o suma alzada

T & M

Tiempo y materiales

Riesgo de costos para comprador y vendedor

FP = Fixed Price

FPIF= Fixed Price Incentive Fee

CPIF = Cost Plus Incentive Fee

CPFF = Cost Plus Fixed Fee

CPPC = Cost Plus Porcentaje of Costs

PRECIO FIJO COSTOS REEMBOLSABLES



El Comit de adquisiciones debe ser multifuncional

Se debe consensuar el mejor inters de ambas partes

Cualquier tipo de contrato diferente al FP debe ser justificado racionalmente

Un FP puede ser incorrecto, si no hay claridad en:

Enunciado del Trabajo por Adquirir (SOW)

Especificaciones

Precio con contingencias

Contratos - Recomendaciones



Ejemplos de contrato



Ejercicios

Cul es el contrato ms riesgoso?

A. Costo ms porcentaje del costo

B. Costo ms honorario fijo

C. Tiempo y materiales

D. Precio Fijo

Respuesta: A

Desde el punto de vista del comprador, el contrato de mayor riesgo financiero es costo + % de costo. Este tipo de contratos no son recomendados por descuidar los intereses del comprador.



Ejercicios

En un contrato de reembolso de costos, se estima un costo de $200.000 y un honorario de $30.000. Si el vendedor gasta menos, el ahorro se repartir en un 50% para cada uno. Si el costo final es de $160.000, Cunto terminar pagando el comprador?

A. $160.000

B. $190.000

C. $200.000

D. $210.000

Respuesta: D

$160.000 + $30.000 + 50% x $40.000 = $210.000

Este sera un ejemplo de un contrato de reembolso de costos ms un incentivo.



Que herramientas puedo utilizar?

Anlisis de Hacer o Comprar.

100 %

ALCANCE

se PUEDE

Hacer Comprar

el trabajo

se DEBE

Comprar el

trabajo

Lista final

para

COMPRAR

Lder

Tcnico

Comprador

Lista final

para HACER

se DEBE

Hacer el

trabajo




Anlisis de Hacer o Comprar. HACER

Es parte del core del

negocio Menos costoso (algunas

veces) Fcil integracin Uso de capacidad

existente Control directo Mantener secreto Proveedores no confiables Restricciones del proyecto

COMPRAR

No es parte del core

Menos costoso (algunas veces)

Tiempo de entrega corto (algunas veces)

Uso del expertise del proveedor

Capacidad limitada



Que obtenemos en este proceso? o Plan de Gestin de las adquisiciones.

o Enunciado del trabajo por adquirir (SOW).

o Documento de las adquisiciones (RFP).

o Criterios de seleccin de proveedores.



Como se gestionaran las adquisiciones: Descripcin de cada proceso del PMBOK indicando: las entradas y herramientas que realmente se van a usar y descripcin de las salidas a generar.

Tipos de contratos a utilizar (precio fijo, tiempo&materiales, Costo reembolsable) Estimaciones independientes y responsables Evaluacin de los riesgos de la adquisicin Polticas, Procedimientos y prcticas de adquisicin Documentos de las adquisiciones estandarizadas. Gestin de mltiples proveedores Programar e informar el desempeo. Supuestos y Restricciones que afectaran las adquisiciones Decisiones de hacer o comprar e incluirlas en el cronograma. Cronograma (visibilidad de las adquisiciones) Identificacin de garantas de cumplimiento Instrucciones de confeccin de EDT Enunciado del Trabajo por Adquirir - SOW Proveedores precalificados Confidencialidad Mtricas (para gestionar contratos, para evaluar proveedores) APROBAR EL PLAN

Plan de Gestin de las Adquisiciones

Que obtenemos en este proceso?



Enunciado del Trabajo por Adquirir (SOW)

Se elabora en base a la lnea base del alcance. Componente de la EDT a contratar Describe con suficiente detalle los entregables segn sean productos, servicios o

resultados Factibilidad de suministro por el proveedor Depende de la naturaleza del producto y de las necesidades del comprador Criterios tangibles de aceptacin.

Indicar las exclusiones (lo que no esta incluido en el requerimiento) Plan de trabajo: Alcance, descripcin del producto, riesgos, metodologa,

organizacin, cronograma del trabajo, hitos, garantas, capacitacin, documentacin, etc.

Puede incluir: especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de desempeo, perodo de desempeo, lugar de trabajo y otros requisitos

Asignar responsables Asignacin del equipo tcnico Debe ser claro, completo y conciso Cada artculo individual que se vaya a adquirir requiere un enunciado del trabajo; sin

embargo, varios productos o servicios pueden agruparse como un nico artculo a adquirir dentro de un solo SOW.

Es refinado durante el proceso de adquisicin Debera de estar adherido al contrato firmado



Decisiones de HACER o COMPRAR

Cdigo EDT

Producto Evaluado Decisin Tomada Criterios Considerados en la evaluacin

Riesgos asociados

Aprobado por:



RFP: Documento crtico que debe ser claro y completo

ndice Propsito del RFP- Descripcin del trabajo solicitado (objetivo, alcance,

beneficios) Informacin Administrativa (descripcin de empresa solicitante, contacto,

compromiso de los proveedores, criterios de seleccin, fecha limite, etc.) Enunciado del Trabajo por Adquirir -SOW Referencias y calificaciones del proveedor (Cartera de clientes, cuota de

mercado, calificaciones, procedimientos gerenciales) Especificaciones tcnicas (documentos de diseo, planos, etc.) Requerimientos del costo (formato) Requerimientos especiales (calidad, gestin de riesgo, certificacin PMP, ...) Una declaracin de mtodos alternativos propuesto por el proveedor



Criterios de Evaluacin de Proveedores



Criterios de Evaluacin de Proveedores - Ejemplos



CUNDO cada compra DEBE ser concedido para soportar el cronograma maestro?

Contrato

firmado (1)

Entrega (3)

CRONOGRAMA MAESTRO DEL PROYECTO

OBTENCION PRODUCTO A (2)

OBTENCION PRODUCTO B (2)

OBTENCION PRODUCTO C (2)

Back Ward

Entrega (3)

Entrega (3)

Contrato

firmado (1)

Contrato

firmado (1)



Trminos y condiciones

Enunciado del Trabajo por Adquirir - SOW

Especificaciones tcnicas

Candidatos identificados

Modelo del contrato, .

Paquete de

documentos

de adquisicin

HOY (1) EMISION

DEL RFP (2)

CONTRATO

FIRMADO (3)

LEAD-TIME de la adquisicin

Forward

CUNDO cada compra DEBE ser concedido para soportar el cronograma maestro?



LEAD-TIME de la adquisicin?

PREPARACION DE

LA PROPUESTA

Tiempo necesario

del vendedor para

Preparar su propuesta

EVALUACION DE

LA PROPUESTA

SELECCION DEL

PROVEEDOR APROBACION DE

LA GERENCIA

- Tcnica

- Calidad

- Capacidad

- Gestin

- Precio

- Riesgo,

- Criterios definidos

- Negociacin

LT 2 LT3

EMISION

RFP

RECEPCION

PROPUESTA

CONTRATO

FIRMADO

1 3 meses 1 3 meses 1 da 1 mes

LT 1



CRONOGRAMA MAESTRO DEL PROYECTO

ENTREGA (3)

Back Ward

OBTENCION PRODUCTO C (2)

CONTRATO

FIRMADO (1)

Paquete de

documentos

de adquisicin

HOY (1) EMISION

DEL RFP (2) CONTRATO

FIRMADO (3)

Forward

Holgura negativa No llego a tiempo

LEAD-TIME de la adquisicin


Aplicacin 1

En base al proyecto que cada grupo desarrolla para el trabajo integrador, elabora el PLAN DE GESTIN DE las ADQUISICIONES (Formato 12.1.3.1). Ejemplos:

Acciones Para gestionar las

adquisiciones

Tipo de contrato

Documentos de adquisiciones

Restricciones y Supuestos

Decisiones de hacer o comprar

EDT del contrato

Mtricas



Sesin I

1. Generalidades


Sesin II

3. Efectuar las Adquisiciones




SESIN II





SESIN II - 3. Efectuar las Adquisiciones

Procesos

de

planificacin

Procesos

de

Ejecucin

Procesos de

monitoreo y

control

Procesos de

cierre


adquisiciones


Procesos

de Inicio



Recibir ofertas y propuestas, Reiterar la solicitud de respuesta a proveedores, Evaluar propuestas y seleccionar a proveedores elaborando una lista

restringida de proveedores calificados.



Que necesito para empezar?

Plan de gestin de las adquisiciones Documentos de la adquisicin Criterios de seleccin de proveedores Propuestas de las vendedores Riesgos relacionados con las decisiones de contratacin Decisin de hacer vs. comprar Enunciado del alcance de las adquisiciones (SOW): especificaciones,

cantidades, calidad, desempeo, localizacin, etc. Lista de vendedores calificados (proveedores preseleccionados) Acuerdos previos




Conferencia de oferentes

Evaluacin de propuestas

Estimaciones independientes

Publicidad

Tcnicas analticas

Negociacin de las adquisiciones



Que obtenemos en este proceso? Vendedores seleccionados Acuerdos Contrato: Enunciado del trabajo y entregables,

Cronograma, Informes de desempeo, Roles y responsabilidades de cada una de las partes, Precio y forma de pago, Criterios de aceptacin y mtricas de calidad, Garantas, Soporte de post venta, Premios y castigos, Gestin de las solicitudes de cambio, Etc.

Calendario de recursos Solicitudes de cambio Actualizaciones


SESIN II





SESIN II - 4. Controlar las Adquisiciones

Procesos

de

planificacin

Procesos

de

Ejecucin

Procesos de

monitoreo y

control

Procesos de

cierre


adquisiciones


Procesos

de Inicio



Hacer seguimiento y control de los distintos contratos, Evaluar si los entregables estn acordes a los trminos contractuales, y

realizar la gestin de los pagos.

Evaluacin del desempeo del vendedor para analizar si tiene las competencias suficientes para seguir siendo un proveedor de bienes y

servicios para el proyecto.



Que necesito para empezar? Plan de adquisiciones y documentos de la

adquisicin

Acuerdos contractuales

Solicitudes de cambio aprobadas

Datos e informes de desempeo



Que herramientas puedo utilizar? Sistema de control de cambios del contrato

Revisin del desempeo de las adquisiciones: Inspecciones

Auditorias

Informes sobre el desempeo del proveedor

Sistema de pago

Administracin de reclamaciones: Incidentes, reclamos, Arbitraje

Sistema de Gestin de registros




Informes sobre el desempeo del trabajo de los proveedores

Solicitudes de cambio

Actualizaciones


SESIN II





SESIN II - 5. Cerrar las Adquisiciones

Procesos

de

planificacin

Procesos

de

Ejecucin

Procesos de

monitoreo y

control

Procesos de

cierre


adquisiciones


Procesos

de Inicio



Verificar que los bienes y servicios entregados por los vendedores cumplen con los trminos contractuales,

Complementario al cierre del proyecto (integracin) y suele incluir algunas actividades de cierre administrativo como el archivo de registros.



Que necesito para empezar? Documentos de la adquisicin: contratos, cronograma de entregables, cambios, documentos tcnicos, desempeo del trabajo y del vendedor, garantas, pagos, registro de inspecciones, etc.


Que herramientas puedo utilizar? Auditoras de la adquisicin: revisin formal y

sistemtica de todos los procesos de las adquisiciones donde se identifican mejoras y lecciones aprendidas para futuros procesos de contrataciones.

Acuerdos negociados: se suele utilizar la negociacin para el cierre definitivo del contrato y la resolucin de incidentes.

Sistema de gestin de registros: archivar de manera indexada y ordenada toda la documentacin contractual, para facilitar su recuperacin en el futuro.




Adquisiciones cerradas

Actualizaciones




Cerrar adquisiciones vs cerrar proyecto

Durante el cierre de las adquisiciones, se lleva a cabo

lo siguiente: Verificacin de los entregables con el cliente Cierre de los acuerdos legales firmados Cierre de los contratos individuales. Carta de finalizacin del contrato (libre deuda) Aceptacin formal o acta de recepcin del producto Cancelacin de garantas Evaluaciones de satisfaccin del cliente


RESUMEN DE LA GESTION DE ADQUISICIONES


En base al proyecto que cada grupo, considerando las plantillas adjuntas, desarrolla para el trabajo integrador: - Enunciado del trabajo del contrato

(SOW) - Decisiones de hacer o comprar - Solicitud de propuesta (RFP) - Criterios de evaluacin

Aplicacin 2


Pregunta 1. Un departamento del Gobierno ofrece una invitacin formal a los

vendedores. En los pliegos de la licitacin se aclara que el vendedor debe

incluir en forma detallada las actividades a realizar, la metodologa de

trabajo y los entregables. Esto se denomina:

A. Invitacin a Licitacin

B. Aviso de Oferta

C. Solicitud de Presupuesto

D. Solicitud de Propuesta

Respuesta: D.

A, B y C generalmente no incluyen en forma detallada las actividades a

realizar, sino que mencionan principalmente el precio.


Pregunta 2. Usted ha sido nombrado Director de un proyecto relacionado con la

construccin de naves aeroespaciales. Cul de los siguientes enunciados

ser lo que MENOS realice durante la gestin de las compras y

suministros de ese proyecto?

Respuesta: B.

A, C y D son verdaderas. B es falso, en grandes proyectos eso lo realiza el

departamento de contrataciones.

A. Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del proyecto

B. Redactar el contrato en conjunto con el gerente de contratos

C. Brindar soporte para que se incorpore en el contrato acciones de

mitigacin de riesgos

D. Administrar el contrato y sus cambios


Pregunta

3. Un proyecto est llegando a su cierre anticipado por falta de

financiamiento y el director del proyecto est haciendo un listado de las

actividades que debe realizar para cerrar definitivamente el proyecto.

Las siguientes acciones forman parte del cierre del contrato, a

EXCEPCIN de ________ que forma parte del cierre administrativo.

Respuesta: D.

A, B y C son actividades del cierre del contrato. C tambin forma parte del cierre

administrativo. D forma parte del cierre administrativo.

A. Revisin estructurada del proceso de adquisiciones con auditoras

B. Extender una nota escrita formal al vendedor notificando sobre la

culminacin del proyecto

C. Actualizacin de registros y archivar la informacin

D. Recopilar lecciones aprendidas al finalizar cada fase del proyecto


Pregunta

4. Durante el proceso de gestin de las adquisiciones en un programa

internacional se lleva a cabo una conferencia de oferentes. Esto forma

parte del proceso de:

Respuesta: D.

A, B y C son falsas. La conferencia de oferentes es una de las actividades del

proceso de efectuar las adquisiciones.

A. Planificar las adquisiciones

B. Acuerdos negociados

C. Controlar las adquisiciones

D. Efectuar las adquisiciones


Pregunta

5. Un proyecto involucra la fabricacin de tableros electrnicos. El gerente

del contrato est elaborando los trminos y condiciones del contrato

para comprar circuitos electrnicos. Estos insumos son comunes en el

mercado y la empresa los puede comprar a diez vendedores calificados.

Cul sera el contrato ms conveniente?

Respuesta: A

Cuando el alcance es conocido y los precios de mercado son transparentes los

contratos de precio fijo son los ms apropiados. B, C y D se refieren a contratos de

reembolso de costos.

A. Precio fijo ms incentivo por entrega inmediata

B. Costo reembolsable ms honorario fijo

C. Costo reembolsable ms incentivo por entrega inmediata

D. Costo reembolsable ms porcentaje del costo

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