AJUSTES DE CUENTAS Y HOJA DE TRABAJO

ELABORADO POR:MARIA ALEJANDRA GÓMEZ DÍAZ

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto.

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo correcto, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas presentan diferencias, es necesario ajustarlos, mediante un registro contable llamado asiento de ajuste.

AJUSTE

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras las siguientes cuentas◦ Caja◦ Bancos◦ Provisiones y deudas de difícil cobro◦ Inventario de mercancía◦ Depreciación acumulada◦ Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos◦ Ingresos recibidos por anticipado◦ Ingresos por cobrar ◦ Costos y gastos por pagar◦ Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTES ORDINARIOS

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:

AJUSTE A LA CUENTA CAJA, OCASIONADO POR ARQUEO

1. El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros.

a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero pagados de más.

2. El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros.

a) Ingresos recibidos por el cajero no registrados.

b) Otros valores sobrantes en la caja.3. El valor total del arqueo de caja coincide

con el saldo en libros

Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.

Extracto bancario es el documento que elaboran mensual o trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, en el que relacionan de forma parcial y total el movimiento de la cuenta.

AJUSTE A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADO POR CONCILIACIÓN BANCARIA

Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, las más frecuentes pueden ser:1. Transacciones contabilizadas por la

empresa y no registradas por la entidad bancaria

AJUSTE A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADO POR CONCILIACIÓN BANCARIA

2. Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa. En este caso la empresa debe realizar ajustes, así:

Por notas débito: el banco envía nota debito por concepto de cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros servicios bancarios

Por notas crédito: el banco envía notas crédito por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias.

Por errores en libros al registrar el valor de una consignación, por este concepto se presentan dos casos: Cuando el valor

registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado.

Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en bancos por el mayor valor registrado.

Por error en libros al registrar el valor de un cheque, se presentan dos casos: Cuando el cheque se registra por una cantidad

menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos al menor valor registrado.

Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado.

Modelos de conciliación bancaria

El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos, por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general, en la sección de activos, presentar el valor neto a cargo de los clientes.

AJUSTE POR PROVISION CARTERA O ESTIMATIVO PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO

La provisión en cartera es la apropiación que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil cobro o recuperación. Su valor constituye un gasto que disminuye al activo

Provisión individual de cartera: se acepta como provisión individual hasta 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

Provisión general: con base en el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este método consiste en determinar la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento.

MÉTODOS PARA CALCULAR EL VALOR DE LA PROVISIÓN

MODELO DE ANÁLISIS DE CARTERA

CLIENTEFACTUR

A NºVALOR

FACTURA

VENCIMIENTOS EN MESES

0-3 3-6 6-12 + DE 12

GERMAN ERAZO 6139 1.000.000 1.000.000

GLORIA LOPEZ 7510 800.000 800.000

FABIO LUNA 7438 400.000 400.000

JAIME MARTINEZ 5573 700.000 700.000

LUZ DARY MUÑOZ 6024 550.000 550.000

MARÍA PAREDES 4890 655.000 655.000

PAULA SALAS 7455 503.000 503.000

ROSA SANTANDER 4816 298.000 298.000

SANDRA VILLOTA 5631 395.000 395.000

TOTALES 5.301.000 1.703.000 1.550.000 1.095.000 953.000

% PROVISION 0% 5% 10% 15%

VALOR PROVISION 0 77.500 109.500 142.950

TOTAL PROVISION 329.950

Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión por cualquiera de los procedimientos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario; se aumenta o disminuye el valor del gasto y la provisión, según el caso que se presente.

CONTABILIZACIÓN DE AJUSTES POR PROVISIÓN CARTERA

a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.

b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones éste es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello, se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.

c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia; por ello, se debita la cuenta provisiones y se acredita una cuenta de ingresos que es la 425035, que corresponde a recuperación de provisiones.

Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difícil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra provisionesReclasificación de la deuda por difícil cobroCastigo de la deuda por incobrable

CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN LAS EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO

PERMANENTE

Cuando por error los proveedores entregan más mercancías o en caso contrario, a los clientes se les despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia; para ello, se debita la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y se acredita una cuenta de ingreso.

INVENTARIO FISICO MAYOR QUE EL VALOR EN LIBROS DE LA CUENTA MERCANCÍAS

En este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia; para ello, se acredita la cuenta 1435 y se debita la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante así:oPorque las mercancías perdieron su peso

de forma natural, ya sea por deshidratación, evaporación o algún caso fortuito.

oPerdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: en este caso, el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado

INVENTARIO FISICO MENOR QUE EL VALOR EN LIBROS DE LA CUENTA MERCANCÍAS

La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil.

Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, plante y equipo contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el Estatuto Tributario o una vida útil técnica fijada de acuerdo con las especificaciones de fábrica.

AJUSTE POR DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS)

De acuerdo con la legislación tributaria colombiana el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciación anual, son los siguientes.

ACTIVO DESPRECIABLE VIDA ÚTIL % DEPRECIACIÓN ANUAL

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 20 AÑOS 5%

MAQUINARIA Y EQUIPO 10 AÑOS 10%

EQUIPO DE OFICINA 10 AÑOS 10%EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN 5 AÑOS 20%

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 5 AÑOS 20%

La depreciación se calcula sobre el costo de los bienes, constituido por el precio de adquisición, incluye impuesto a las ventas, de aduana y otros, además de adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios métodos para determinar el valor de la depreciación que sufren los activos fijos; los más importantes y los de uso mas frecuente son:

MÉTODOS PARA CALCULAR EL VALOR DE LA DEPRECIACIÓN

a) Método de la línea recta: la depreciación se liquida por un valor constante para los años de vida de los activos. La fórmula utilizada para calcular el valor de la depreciación es:

depreciación anual = costo del activo/ vida útil asignada

depreciación mensual = costo del activo * Nº meses/

vida útil asignada * 12 meses

Depreciación diaria = Costo del activo * Nº días/ Vida útil asignada * 360 días

b) Depreciación de activos con vida útil diferente: cuando una empresa compra computadores, maquinaria y equipo de tecnología, puede fijarles un tiempo de vida útil menor que el establecido por la legislación, considerando únicamente la naturaleza del activo, su capacidad de producción o su obsolescencia inminente.

c) Métodos de suma de los dígitos de los años de vida del activo: es un sistema de depreciación acelerada, según el cual de los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es:

Depreciación= Costo* factor de depreciación

Para contabilizar la pérdida de valor que sufren las propiedades, la planta y el equipo, por representar un gasto para la empresa, en el asiento de ajuste se debita la cuenta de gastos 5160 ó 5260, depreciaciones, y se acredita la cuenta 1592 depreciación acumulada.

REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN

Para determinar la utilidad o pérdida en la enajenación de activos se procede así:oSe determina el valor en libros

Costo en libros = Costo de adquisición + adiciones + ajustes por inflación – depreciación acumulada ajustada por inflación.o se calcula la utilidad o pérdida:Utilidad o pérdida = precio de venta – costo

ajustadoSi el precio de venta es mayor que el real, hay

utilidad; si es menor, hay pérdida.

VENTA DE ACTIVOS FIJOS

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado.

Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio económico esté consumido en su totalidad

AJUSTE POR AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS DIFERIDOS.

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.

Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso

AJUSTE POR AMORTIZACIÓN DE PASIVOS DIFERIDOS

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

AJUSTE POR INGRESOS POR COBRAR

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; para ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta costos y gastos por pagar

AJUSTE POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajuste por este concepto, el procedimientos es el siguiente:‡ Se liquidan las prestaciones causadas por cada

trabajados con el respectivo periodo y se compara el valor total de la liquidación con el valor registrado en libros, en la cuenta 2610

‡ Si el valor de la liquidación es mayor que el saldo en libros, se elabora el ajuste por el valor de la diferencia; se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta 2610 para obligaciones laborales

AJUSTE PARA OBLIGACIONES LABORALES

‡ al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con un débito en la cuenta 2610 para obligaciones laborales, y un crédito en la cuenta correspondiente, del grupo 25, denominada obligaciones laborales, por las prestaciones sociales consolidadas.

Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el costo de ventas para determinar la utilidad bruta en ventas; este valor se obtiene mediante el siguiente proceso:

AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO

Acreditar el saldo de la cuenta 6205, de mercancías (compras) y debitar la cuenta 6135, comercio al por mayor y menor (costo de ventas)

Debitar la cuenta 6225 (devoluciones en compras) y acreditar la cuenta 61351 comercio al por mayor y menor (costo de ventas) por el valor del saldo en libros.

Acreditar la cuenta 1435 (mercancías no fabricadas por la empresa) por el valor del inventario inicial y debitar la cuenta 6135 por este mismo valor.

Debitar la cuenta 1435 por el valor del inventario final de mercancías y acreditar la cuenta 6135 por el mismo concepto.

TASA DE CAMBIO: los valores representados en moneda extranjera como divisas, títulos, derechos, depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre.

COTIZACIÓN DE LA UVR: los valores de la UVR se ajustarán con base en su cotización al final del mes o del año respectivo, con cargo a gastos, o abono a ingresos financieros, según el caso; salvo cuando deba capitalizarse.

AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA

PACTO DE REAJUSTE: cuando los títulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEÍDOS EN EL EXTERIOR: el valor del ajuste es igual al valor del activo re expresado según la tasa de cambio, menos el valor del activo según libros.

ACTIVOS EN UVR O CON PACTO DE REAJUSTE: cuando el valor del activo se encuentre re expresado en UVR, o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, se reajustarán con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado.

Los pasivos no monetarios registrados en último día del año o periodo como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año en la moneda para la cual fueron pactados, en la cotización de la UVR en la misma fecha, o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, registrando el ajuste como mayor o menor valor del pasivo y como contrapartida un débito en gastos financieros, o un crédito en ingresos financieros según el caso.

AJUSTE A LOS PASIVOS MONETARIOS

Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de contabilidad. Por contener únicamente asientos de ajuste, se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes

COMPROBANTE DE AJUSTES

Se traslada a la columna de la hoja de trabajo y a los libros de contabilidad, para que las cuentas reflejen su saldo correcto, así: A los libros auxiliares, los

valores de la columna parciales.

Al libro diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta.

Al libro mayor como un movimiento.

REGISTRO DEL COMPROBANTE DE AJUSTES

DESCRIPCIÓN: es un documento útil, pero no indispensable ni obligatorio , sino un paso adicional para verificar los saldos de las cuentas dentro del ciclo contable.

Se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de resultados, los asientos de cierre y el balance general.

HOJA DE TRABAJO

Encabezamiento: formado por la razón social, el NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora.

Secciones: a) Número de orden de las cuentasb) Nombre de las cuentasc) Código de cuentasd) Balance de comprobación con débitos y créditose) Ajustes con débitos y créditosf) Balance ajustado con débitos y créditosg) Ganancias y pérdidas con débitos y créditosh) Balance general con débitos y créditos

LA HOJA DE TRABAJO CONSTA DE LAS SIGUIENTES PARTES

La hoja de trabajo se desarrolla así:oEn la columna de cuentas y código: se

registran ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

oBalance de comprobación o balance de prueba: a esta sección se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable.

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO

o Ajustes: a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas; si se requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor. En la suma de esta columna, deben comprobarse la igualdad entre el total de débitos y el de créditos.

o Balance ajustado: para diligenciar esta sección se procede de igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances así:o Las cuentas no tuvieron movimientos en la

sección de ajustes se trasladan directamente del balance de comprobación a la sección del balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito

oLas cuentas que no tuvieron saldo en la sección del balance de comprobación y movimiento en la sección de ajustes, se suman y pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado.

oGanancias y pérdidas: a esta sección se trasladan los saldos de las cuentas nominales como van a quedar en la cuenta de ganancias y pérdidas; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas.

gananciasp

érd

idas

o Periódico: se incluye la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, inventario inicial como costo y el inventario final como ingreso.

o Permanente: el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías, por lo que pasa directamente al balance general como cuenta de activo.

o Balance general: a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así, en el debe se registran las cuentas de activo, sin olvidar incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicia; además, la pérdida del ejercicio, cuando se presente.