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Planificar vs Improvisar El esfuerzo adicional dedicado a las etapas iniciales garantiza el éxito de sus proyectos de Tecnologías de Información.

Los avances tecnológicos a pasos ag iga n tad os ex igen que las aplicaciones de software se adapten rápidamente a las necesidades del nuevo mercado. Como consecuencia, las organizaciones que producen software se han visto en la necesidad de incrementar su rendimiento y acortar los ciclos de producción de aplicaciones, lo que en muchas ocasiones compromete la calidad de los productos y el tiempo del personal. Se ha comprobado que es posible crear productos de software de mayor calidad sin tener que subir los costos ni alargar los tiempos de producción. Sin embargo, se requiere de un cambio de mentalidad para lograrlo, ya que primero hay que aceptar que no se puede hacer frente a los retos del presente con las herramientas del pasado. Un proyecto de software está compuesto por diferentes fases: requerimientos, arquitectura, diseño, construcción, pruebas, entrega y mantenimiento (Ver figura 1). Aquellos proyectos que tienen problemas de calidad, presupuesto o tiempo de salida al mercado dedican la mayoría de sus recursos a la fase de construcción, porque es la fase con mayor visibilidad. Sin embargo, esta fase solamente constituye el 20% del esfuerzo total y la eficiencia que se puede alcanzar en ésta depende de la efectividad de ejecución de las fases t e m p r a n a s ( r e q u e r i m i e n t o s , arquitectura y diseño). Las fases tempranas constituyen el 15% del esfuerzo total, pero tienen un impacto de 50 a 200 veces mayor que la fase de construcción. Estas tareas de reparación constituyen, a su vez, el 40% al 60% del esfuerzo invertido en un proyecto. De las tres dimensiones que tiene un

proyecto de software (personal, tecnología, y procesos), los procesos son los que mayor impacto tienen en la calidad, tiempo y costo del producto. La tecnología cambia constantemente; lo que es nuevo hoy es obsoleto mañana. El personal rota, se va y llega gente nueva. Los procesos, sin embargo, son los que prevalecen más tiempo en la organización y, por ende, determinan en gran parte el costo, tiempo y calidad del producto. Todos sabemos la importancia de tener un personal motivado y calificado, pero hasta el personal mejor c a l i f i c a d o n o p u e d e r e n d i r adecuadamente si no entiende el proceso o si utiliza un proceso que no es efectivo y eficiente. Estudios han comprobado que sin importar la cantidad de horas que trabaje una persona por semana, ésta solamente puede ser productiva por un máximo de 50 horas. Después de cuatro semanas consecutivas de más 50

horas de trabajo, las personas se desgastan y la product iv idad disminuye a menos de 35 horas por semana. Los errores que estas personas cometen a causa de la fatiga, contribuyen a las tareas de reparación que, como ya vimos, consumen del 40 al 60% de los recursos en un proyecto. Si las mismas se logran prevenir, es posible liberar hasta un 60% de los recursos para invertirlos en tareas productivas que ayuden a incrementar la calidad del producto sin alargar el tiempo ni subir los costos de producción. Son comunes los casos en donde se i m p l e m e n t a n h e r r a m i e n t a s tecnológicas para imponer un nuevo proceso y no son utilizadas por el personal porque no va de acuerdo con su forma de trabajo. Para que el uso de la tecnología sea efectivo, las herramientas deben utilizarse con disciplina. La implementación de tecnología es más efectiva cuando ya existen procesos que éstos puedan automatizar. El enfoque tradicional pone especial atención al producto final y poco cuidado al proceso utilizado en su creación. Este enfoque se basa en la detección de fallas en la fase de

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La s fa s es tem pr a na s constituyen el 15% del esfuerzo total, pero tienen un impacto de 50 a 200 veces mayor que la fase de construcción.

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por Min Chen, MSE

Min Chen (mchen@alcenit.com) es consultora principal en Alcenit. Posee el título de Master of Software Engineering de Carnegie Mellon University en Estados Unidos y el título de Licenciatura en Ingeniería en Informática de la Universidad de Panamá. Ha laborado en empresas nac iona les e in te rnac iona les realizando trabajos de consultoría para organizaciones en Estados Unidos, Alemania, Colombia, Rep. Dominicana y Panamá. Actualmente es parte del Distinguished Visitor Program de Computer Society de IEEE. Ha sido conferencista internacional y magistral en temas de procesos de tecnología, ingeniería de software y seguridad informática en varios países de Latinoamérica y en Estados Unidos. Alcenit Corporation se asegura que sus clientes obtengan el valor esperado de su inversión en tecnología. Como Partner del Software Engineering Institute, nuestro mayor valor agregado es la gestión del cambio organizacional y el uso de buenas prácticas que permiten resultados mensurables y sostenibles. Utilizamos buenas prácticas basadas en marcos internac ionalmente reconocidos, como COBIT, CMMI e ITIL.

Figura 1. Distribución Típica del Nivel de Esfuerzo por Fase en un Proyecto de Software

pruebas y su posterior reparación como mecanismo para incrementar la calidad de un producto. Esta es la forma más cara y menos efectiva para incrementar la calidad como muchos estudios indican, ya que con las pruebas no se pueden encontrar todos los errores y la reparación de los mismos en etapas avanzadas del proyecto es muy costosa y atrasa el tiempo de salida al mercado. El enfoque moderno pone atención a los procesos con los cuales se crea el producto final. Más que buscar rápidamente la solución a los problemas, se enfoca en evitar los problemas con el fin de ahorrar los recursos que se consumen en tareas de reparación. Los recursos que se liberan son utilizados en tareas productivas que ayudan a cumplir con las expectativas de calidad de los consumidores y a que el proyecto salga a tiempo y dentro del presupuesto. Un proceso no es más que la forma de trabajo que se utiliza para alcanzar un objetivo. Todas las organizaciones tienen procesos aunque éstos no estén documentados o controlados. Para sacar mayor provecho de los mismos, hay que incurrir en programas de mejora de procesos que ayuden a que los procesos pasen de ser improvisados y caóticos a ser repetibles, controlados, predecibles y optimizados.

Un programa de mejora de procesos no consiste necesariamente en más pruebas para incrementar la calidad del producto que, como ya vimos, no son efectivas e incrementarían lo costos y alargarían los tiempos de producción. Tampoco es más documentación que no agregaría ningún valor al usuario final. Un programa de mejora de procesos efectivo tiene que enfocarse en las actividades que le permitan a la organización no solamente buscar rápidamente la solución de un problema sino la forma de prevenirlos. Un entendimiento común es que los programas de mejora de procesos compiten por recursos con los proyectos del día a día. No obstante, un buen programa de mejora de procesos debe apoyar los proyectos ya que permite que el personal se enfoque en las tareas más productivas porque el imina las tareas de reparación al evitar los errores. El objetivo de tener procesos eficaces es el de permitirle al personal trabajar mejor y no hacer que el personal trabaje más.

Otro entendimiento común de la mejora de procesos es que con documentar las mejores prácticas ya es suficiente para lograr resultados positivos. Un proceso documentado y no ejecutado, es simplemente documentación. Para considerarse un proceso, éste debe ser entendido y ejecutado por el personal quien necesitan apoyo a través de capacitaciones, guías en la práctica (mentoring y coaching) y herramientas para facilitar la adopción de los procesos.

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Un buen programa de mejora de procesos ... permite que el personal se enfoque en las tareas más productivas porque elimina las tareas de reparación al evitar los errores.

Requerimientos3%

Arquitectura4%

Diseño8%

Construcción20%

Prueba10%Entrega

5%

Mantenimiento50%