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25/10/2018 T209 - Auxiliar Contable - Documentos de Google

https://docs.google.com/document/d/10ef62oNAoYtJ5ZQxJ0WDdQ9U7ZEbQeLFTXvckCiYDBc/edit 1/14

Fecha: 19/10/2018 Responsable: FA - JS Vo.Bo.: PG - DB Rev. 5.0

TUTORIAL AUXILIAR CONTABLE

Ver. 8.2

Objetivo Aprender a generar el Auxiliar Contable, para visualizar el comportamiento detallado de las cuentas según el rango de fecha establecido e ingresar al detalle de los comprobantes para editarlos cuando se requiera.

Ruta de Acceso Menú « Consultas », opción « Auxiliar Contable »

DESCRIPCIÓN El Auxiliar Contable es un informe automático que se alimenta con la digitación de los movimientos en todos los módulos que generan contabilidad . Esta opción de Mekano , permite organizar las cuentas como tabla dinámica, exportarlas a Excel e imprimirlas. Al generar el Auxiliar Contable, encontrará un informe de cuentas auxiliares que refleja los movimientos por documento de cada cuenta, hasta el último registro digitado y al corte que se requiera. Uno de los grandes beneficios de esta ventana es que si desea ingresar al detalle de un comprobante (módulo « Contable » opción « Movimiento Manual ») para realizar modificaciones, basta con seleccionar el registro y dar clic en el botón “ Ir a Contable ”.

AMBIENTE DE TRABAJO Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano , para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que tenga habilitado en su perfil el menú « Consultas » y la opción « Auxiliar Contable » , asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario SUPERVISOR (ver « Perfiles »).

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http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/T027.pdf



GENERAR EL AUXILIAR CONTABLE

Al ingresar a la opción « Auxiliar Contable » , encontrará al lado superior izquierdo la “ Región Filtro ”; que permite armar de forma dinámica el informe auxiliar según su necesidad, basta con indicar el rango de fechas, la cuenta auxiliar inicial y final y seleccionar los campos que desea incluir en la consulta: Los campos “ Desde ” y “ Hasta ” son diligenciados de forma automática con una fecha que corresponde a 30 días atrás, tomando como base la fecha actual; además por defecto está seleccionado el campo “Saldos Iniciales”.

CAMPO DESCRIPCIÓN

Desde Si desea generar la consulta en un rango de fecha distinto al rango que el sistema asigna por defecto, digite en este campo la fecha inicial o use la tecla [ F4 ] para elegir en el calendario.

Hasta Siempre en este campo Mekano asigna de forma automática la fecha actual, si desea generar la consulta en un rango de fecha distinto, digite allí la fecha de corte que requiere o use la tecla [ F4 ] para elegir en el calendario.

Cuenta Inicial Digite en este campo el código de la cuenta inicial incluyendo el número de dígitos según el nivel al que desea que obtener los saldos. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código, seguido del símbolo porcentaje (%) y oprima la tecla [ Enter ], seleccione la cuenta al nivel que requiera y finalice nuevamente con [ Enter ] .

Si desea hacer la búsqueda por el nombre, digite parte de este, oprima la tecla [ Enter ] y en la ventana emergente, seleccione la cuenta al nivel que requiera, finalice nuevamente con [ Enter ]. Si requiere que la consulta incluya todas las cuentas, podrá dejar este campo en blanco .

Cuenta Final Digite en este campo el código de la cuenta final incluyendo el número de dígitos según el nivel al que desea que obtener los saldos. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código, seguido del símbolo porcentaje (%) y oprima la tecla [ Enter ], seleccione la cuenta al nivel que requiera y finalice nuevamente con [ Enter ] .

Si desea hacer la búsqueda por el nombre, digite parte de este, oprima la tecla [ Enter ] y en la ventana emergente, seleccione la cuenta al nivel que requiera, finalice nuevamente con [ Enter ]. Si requiere que la consulta incluya todas las cuentas, podrá dejar este campo en blanco .

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Con Saldos Iniciales Active este campo si desea que el auxiliar de cuentas incluya los saldos iniciales y los saldos anteriores a la “Fecha desde”.

Con Sedes Active este campo si su empresa maneja sedes y requiere visualizar el código de la sede asignada a cada comprobante. Si al generar la consulta se activan únicamente los campos “ Sede ” y “ Sólo Saldos ”, este auxiliar discrimina los saldos de cada cuenta por sedes.

Con Terceros Active este campo si requiere que el informe auxiliar incluya información de los terceros asignados a cada comprobante, para las cuentas que manejan dicho atributo, de esta forma la consulta incluye las columnas código y nombre del Tercero. Si al generar la consulta se activan únicamente los campos “ Tercero ” y “ Sólo Saldos ”, este auxiliar discrimina los saldos de cada cuenta por tercero.

Con Activos Active este campo si requiere que el informe auxiliar incluya información de los activos relacionados con cada comprobante para las cuentas que manejan dicho atributo, de esta forma la consulta incluye las columnas código y nombre del Activo. Si al generar la consulta se activan únicamente los campos “ Activo ” y “ Sólo Saldos ”, este auxiliar discrimina los saldos de cada cuenta activo.

Con Empleados Active este campo si maneja el módulo de Nómina y requiere que el informe auxiliar incluya información de los empleados relacionados con cada comprobante, para las cuentas que manejan dicho atributo, de esta forma la consulta incluye las columnas código y nombre del Empleado. Si al generar la consulta se activan únicamente los campos “ Empleado ” y “ Sólo Saldos ”, este auxiliar discrimina los saldos de cada cuenta por Empleado.

Sede Si desea visualizar el auxiliar de cuentas de una sola sede, digite en este campo el código de ésta. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código o del nombre y oprima la tecla [ Enter ], en la ventana emergente, seleccione la sede y finalice con [ Enter ].

Centro Si desea visualizar el auxiliar de cuentas de un solo centro de costos, digite en este campo su el código. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código o del nombre y oprima la tecla [ Enter ], en la ventana emergente, seleccione el centro de costos y finalice con [ Enter ].

Tercero Si desea visualizar el auxiliar de cuentas de un solo Tercero, digite en este campo el código de éste. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código o del nombre y oprima la tecla [ Enter ], en la ventana emergente, seleccione el tercero y finalice con [ Enter ].

Activo Si desea visualizar el auxiliar de cuentas de un solo Activo, digite en este campo su código. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código o del nombre y oprima la tecla [ Enter ], en la ventana emergente, seleccione el activo y finalice con [ Enter ].

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Empleado Si su empresa utiliza el módulo de Nómina y desea visualizar el auxiliar de cuentas de un solo empleado, digite en este campo el código de éste. En caso de no recordarlo, realice la búsqueda digitando parte del código o del nombre y oprima la tecla [ Enter ], en la ventana emergente, seleccione el empleado y finalice con [ Enter ].

Solo Saldos Al seleccionar este campo el sistema mostrará en pantalla el saldo inicial y el saldo débito y/o crédito de cada una de las cuentas a la fecha de corte digitada en el campo “ Hasta ”. La información generada al activar este campo, dependerá como se explicó anteriormente de los criterios previamente seleccionados.

Después de establecer los criterios para “armar” el auxiliar contable , de clic en el botón “ Filtrar ”, de esta forma el sistema muestra en pantalla la información relacionada con los campos marcados, en el rango de fecha definido previamente, a travès de los campos: Tipo, Prefijo Número, Fecha, Cuenta, Débito, Crédito, Base, Módulo y Nota. No olvide que los campos adicionales que se visualizan al generar la consulta, dependen de su activación en la región filtro.

PESTAÑAS: REPORTES, DESCRIPCIÓN DEL REPORTE E INTEGRIDAD

En la parte inferior de la ventana se incluyen las pestañas “ Reportes” , “ Descripción del Reporte ” e “ Integridad ” que indican datos de identificación del auxiliar contable, la descripción detallada de la información que este genera y los datos de integridad que lo alimentan, lo cual permite asociar a este tipo de consulta otros Reportes propios de la aplicación o también personalizados.

Estando ubicado en la pestaña “Reportes”, observará en la parte inferior derecha un recuadro que resume los criterios de generación de la consulta “Auxiliar Contable”.

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EJEMPLO DE UN AUXILIAR CON “SOLO SALDOS” Y CON “ACTIVOS”

FUNCIONALIDADES TABLA DINÁMICA Esta consulta a diferencia de los Reportes e Informes que incluye el programa en versiones anteriores para generar auxiliares de cuentas, es generada en pantalla como una tabla dinámica en la que es posible ajustar su consulta tal como lo requiere: detallada, resumida, agrupada, filtrada, ordenada, etc, y obtener fácilmente sumatorias, promedios, valores máximos, mínimos; lo más importante, contando con toda la información extractada directamente de su empresa o contabilidad.

Para ello es necesario ubicarse en la respectiva columna y activar con “ clic derecho ” el cuadro de diálogo a través del cual se eligen las respectivas acciones:

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● ORDENAMIENTO DE DATOS :

Con un clic sobre el nombre de la columna, el sistema ordenará el campo que requiera, bien sea en orden ascendente o descendente, así como lo indica la flecha que aparece en el encabezado de dicha columna.

Si desea borrar el filtro basta con activar el menú contextual, que aparece cada vez que se hace clic derecho sobre una columna; Allí también podrá usar las tres primeras opciones para realizar esta misma operación.

● PANEL DE AGRUPACIÓN :

Este es un beneficio exclusivo de Mekano, permite agrupar información por una o varias columnas, y de esa manera obtener Informes a la medida. Según el ejemplo de la imagen, el auxiliar está agrupado por « Centro », luego por « Cuenta » y también por « Fecha ». Es así como el usuario puede personalizar su consulta fácilmente. Dicha agrupación se puede realizar de dos formas: basta con elegir la columna y arrastrarla hasta el Panel de Agrupación ubicado en la parte superior; si el panel está oculto puede utilizar el menú contextual, bien sea para activar desde allí el Panel, o usando la opción “Agrupar por esta columna”.

● NOTA AL PIE:

Esta funcionalidad es distintiva de Mekano y aplica para toda la consulta, además, se puede utilizar para las agrupaciones múltiples que existan. Elija la columna, luego de clic en la opción “ Nota al Pie ” y en la banda ubicada justo antes de la barra de funciones, active el menú contextual con clic derecho; allí se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones:

■ Suma : Suma el total de una columna numérica. ■ Mínimo : Identifica el número mínimo en una columna numérica. ■ Máximo : Identifica el número máximo en una columna numérica. ■ Contar : Cuenta el número de filas o registros que tiene una columna. ■ Promedio : Genera un promedio en una columna numérica. ■ Nada : Elimina cualquier opción que se generó en la Nota al Pie.

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● OCULTAR COLUMNAS : Esta es una funcionalidad que hace parte de la mayoría de ventanas de Mekano; permite al usuario elegir libremente todos los campos que desea ocultar o visualizar. Esta operación la puede realizar de tres formas:

a. Quitar Columna : Usando la opción del menú contextual, el cual aparece al momento de hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna.

b. Selector de Columnas : Basta con hacer clic sobre el botón en forma de asterisco

[*], ubicado en el punto donde inician las columnas, para desplegar un menú que varía según los campos de la tabla; allí se marcan las columnas que desea ver y se inactivan las que quiere ocultar.

c. Selector de Campos: Opción que aparece en el menú contextual y que habilita una

ventana pequeña para personalizar las columnas; allí se pueden arrastrar con el mouse sostenido todas las que desee ocultar. En caso contrario, puede tomar el campo y dejarlo en el lugar que requiera.

● MOVER COLUMNAS : Al estilo de una hoja electrónica, esta función permite desplazar una columna hasta el lugar que desee, para lograr una presentación acorde a sus necesidades. Para realizar el proceso basta con hacer clic sobre el encabezado de la columna y trasladarlo con clic sostenido hacia el lugar que requiere.

● AJUSTAR TAMAÑO DE COLUMNAS : Similar a la función que tiene una hoja de cálculo, en esta tabla dinámica el usuario puede ubicar el mouse en el extremo derecho de una columna y desplazarla para ajustar su tamaño, de igual forma, usando el menú contextual podrá realizar un ajuste de columna seleccionada acorde a su ancho máximo, operación que puede realizar para todas las columnas en forma automática, usando la opción Ancho de Columna Óptimo (todas las columnas) .

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PRINCIPALES FUNCIONALIDADES Las principales funcionalidades de esta consulta las encontramos en la “ Barra de Opciones ”, ubicada en la parte superior de la ventana. Sus botones se explican a continuación:

● EXPANDIR Y CONTRAER:

Estas opciones se utilizan al tener activada la agrupación por columnas. Como su nombre lo indica, permite que el auxiliar al estar agrupado por uno o varios campos, se pueda « Expandir » para visualizar todos sus registros, y asimismo, se pueda « Contraer » para que todos ellos queden agrupados o condensados.

Expandir Contraer

● MOLDEAR Representa otra de las grandes funcionalidades que posee esta tabla dinámica, porque después de ajustar toda la información tal como la necesita, puede conservar ese diseño o presentación haciendo clic en el botón « Moldear » o usando las teclas rápidas [ Shi� ]+[ F2 ]. Dicho moldeo permanecerá vigente para una nueva consulta o un próximo acceso a la aplicación.

Para deshacer los ajustes realizados al « Moldear » la presentación del auxiliar, use el botón « Desmoldear » de la barra de opciones, o las teclas [ Ctrl ]+[ F2 ] . Ambos procesos sólo pueden ser ejecutados por el usuario que tenga habilitado el atributo ‘Moldear’ en su Perfil. Recuerde que si otro usuario está trabajando en la misma empresa y usted requiere aplicar para él una de estas dos funcionalidades, dicho usuario deberá salir del programa y volver a ingresar, de esta forma y de ahí en adelante, aplicará la consulta con el respectivo moldeo.

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● VISTA PREVIA Con esta bondad de Mekano se abre otro abanico de posibilidades. Use la tecla [ F6 ] o haga clic en el botón « Vista Previa » de la barra de opciones, para ingresar a esta ventana que le permitirá organizar el auxiliar a su gusto antes de llevar a cabo la impresión.

Recuerde que el contenido del Informe en este lugar, dependerá de la información que posea la tabla dinámica, y por tratarse de una vista previa de impresión, no se podrán modificar sus datos; en caso tal, deberá ir a “ Cerrar Vista Previa ”, hacer todos los ajustes necesarios y volver a ingresar. A continuación, se explican las funciones más usadas:

● Diseño : Permite configurar las bandas, cambiar su estilo, formato, tipo de letra y contenido. ● Imprimir : Enviar a impresión el respectivo informe, según los Ajustes de Impresión. ● Ajuste de Impresión : Útil para elegir la impresora que va a utilizar al momento de imprimir. ● Configurar Página : Definir tamaño, márgenes, orientación del papel, encabezado y pie de página. ● Formato : Configurar el título, numeración de las hojas, asignar fecha y hora al informe. ● Background : Definir los colores de fondo y el efecto de relleno. ● Fit : Ajustar automáticamente las columnas del informe al tamaño del papel. ● Zoom : Ajustar la vista previa al tamaño que desee.

● IMPRIMIR Para imprimir el auxiliar, utilice el botón «Imprimir» , de esta forma se genera en pantalla la información tal y como quedará impresa. Finalmente ejecute el proceso seleccionando el botón “Imprimir” ubicado en el extremo superior izquierdo.

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● EXPORTAR A EXCEL:

Para exportar el auxiliar contable a Excel, de clic en el botón « Exportar a EXCEL » de la barra de opciones, el sistema genera un mensaje indicando la ruta donde se genera el archivo indicado, el cual quedará guardado en su equipo, en la carpeta « Informes », del Mekano Remoto.

Tenga en cuenta que al exportar la consulta, el sistema siempre asigna el código propio de esta: “Auxiliar_Contable” por lo anterior, si desea conservarlo, deberá copiar el archivo en otra carpeta o simplemente renombrarlo, para evitar que el informe sea reemplazado durante una nueva exportación.

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Nota : Si desconoce la ruta donde está instalada la aplicación Mekano, puede ubicarse sobre el icono que utilizó para ingresar al programa y oprimir clic derecho para abrir la ventana “ Propiedades ”; finalmente dar clic en el botón “ Abrir Ubicación ”.

● REVELACIÓN Puede levantar desde aquí una Revelación para efectos de las NIIF (o notas a los estados financieros COLGAAP ), dando clic en el botón «Revelación» . Los datos que se registran a través de esta opción quedará guardada en el reporte de Revelaciones.

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● IR A CONTABLE:

Esta opción aplica sólo para los comprobantes elaborados directamente en el módulo “ Contable ”. Al tener señalado en un comprobante específico (resaltado en color azul), y dar clic en el botón “ Ir a contable ”, automáticamente el sistema lo ubica en la ventana « Movimiento Manual » del Menú « Contable », desde allí podrá visualizar cada una de las cuentas que se afectaron al realizar la transacción y realizar las modificaciones que requiera oprimiendo la tecla [ F2 ].

Si el comprobante se encuentra bloqueado, el sistema solicita la clave de procesos , al digitarla, lo ubica de forma automática en la ventana « Documentos » del Menú « Contable », señalando el tipo de documento que corresponde al comprobante, para ingresar oprima la tecla [ Enter ] o de clic en el botón « Comprobantes » y seleccione el número de comprobante a modificar, para acceder al detalle del mismo oprima la tecla [ Enter ] o de clic en el botón « Movimiento ».

● IR A EXPLORADOR: La opción « Explorar » representa otra de las grandes funcionalidades incorporadas a Mekano. Se activa únicamente cuando en la tabla dinámica aparecen los campos « Tipo », « Prefijo » y « Número », útil para observar todos los detalles relacionados con un documento, e incluso podrá hacer auditoría a todos los cambios ocasionados desde movimiento.

Podrá ubicar el cursor sobre dicho registro de la tabla y oprimir la tecla [ Enter ] o el botón « Explorar »; de inmediato se abre la ventana exploratoria (ver « Explorador de Comprobantes »). Para regresar a la ventana puede usar el mouse o las teclas rápidas [ Ctrl ]+[ Tab ].

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http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/T084.pdf



● MODO DISEÑO En la parte superior de la ventana se incluye el botón “ Modo Diseño ” útil para que el usuario que tiene el conocimiento y los permisos respectivos, configure la consulta desde el Menú « Herramientas », opción « Reporteador ».

● NIIF ACTIVA / NIIF INACTIVA Este botón es de Tipo ON /OFF y al indicar “NIIF ACTIVA” incluirá en la consulta todas las cuentas que registraron transacciones bajo NIIF, caso contrario es decir si se encuentran “Inactivas” sólo se visualizan las cuentas que registran información bajo norma local.

TRUCOS DE MANEJO

● Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [ Alt ]+[ O ]+[ X ]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.

● Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto,

puede hacerlo desde el menú « Conexión » y hacer clic en « Ayuda ». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

● Barra de Funciones : Utilice la barra de funciones ubicada en la parte inferior de la ventana, para navegar entre

líneas y observar el número de registros que incluye la consulta realizada.

TECLAS DE FUNCIÓN A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [ F1 ] Menú de ayuda en Línea [ F7 ] Imprimir

[Ctrl]+[M] Moldear ventana actual [ F6 ] Vista Previa NOTA : Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

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http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/TecladoMekano.jpg

http://vimeo.com/apolosoft/tecladomekano



PASO A PASO CONSULTA AUXILIAR CONTABLE

1. Ingrese desde el Menú « Consultas », opción « Auxiliar Contable » 2. Defina los criterios para la generación de la consulta en el panel lateral izquierdo, señalando cada campo

según su necesidad: Fecha Desde, Hasta, Cuenta Inicial, Cuenta fInal, Con saldos iniciales, Con centros, Con Terceros, Con Activos, Con Empleados, Sede, Centro, Tercero, Activo, Empleado, Sólo Saldos.

3. Seleccione el botón, de acuerdo al tipo de acción que desea realizar, es decir Vista Previa, Imprimir, Exportar a Excel.

4. Al exportar, verifique el archivo llamado Auxiliar_Contable.xls, guardado en la carpeta “ Informes ” donde se instaló el Mekano Remoto .

5. Recuerde que si desea ingresar al detalle de un comprobante para modificarlo, debe dar clic en el botón « Ir a Contable », si solo requiere consultarlo haga uso del botón “ Ir a Explorador ”.

CUESTIONARIO

● Al seleccionar este campo el sistema mostrará en pantalla saldo inicial y el saldo débito y/o crédito de cada una de las cuentas a la fecha de corte digitada en el campo “ Hasta ”.

a. Con Sedes b. Con Terceros c. Activo d. Sólo Saldos

● Active este campo si desea que el auxiliar de cuentas incluya los saldos iniciales y los saldos anteriores a la “Fecha desde”.

a. Cuenta Inicial b. Con Sedes c. Con Saldos Iniciales d. Solo Saldos

● Esta opción aplica sólo para los comprobantes elaborados directamente en el módulo “ Contable ” y permite seleccionar un comprobante para visualizarlo directamente en ventana « Movimiento Manual »:

a. Ir a Explorador b. Ir a Contable c. Modo Diseño d. Expandir

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