RECONOCIMIENTO DE AMBIENTE DE TRABAJO EN

EXCEL

TABLA DE CONTENIDOS

Contenido

La barra de fórmulas ..................................................................................................................... 2

La barra de estado ..................................................................................................................... 2

La ventana del documento ........................................................................................................ 2

La barra del título ...................................................................................................................... 3

Filas, columnas y celdas ............................................................................................................ 5

Cambiar la celda activa.............................................................................................................. 6

Seleccionar un rango ................................................................................................................. 7

La barra de fórmulas

Debajo de la cinta de opciones está la de fórmulas, que tiene dos partes.

En la izquierda aparece siempre la dirección o referencia de la celda

seleccionada (en la figura 1.10 puedes ver que pone A1). Como verás más

adelante, esto es muy útil para saber en todo momento cuál es la celda activa

aunque esté fuera de la pantalla.

La parte derecha de la barra de fórmulas se utiliza para introducir datos

en la hoja de cálculo (aunque esto también se puede hacer escribiendo

directamente en las celdas) y para ver el contenido de la celda activa. En

algunas ocasiones, cuando una celda contiene fórmulas o formatos es difícil

distinguir su contenido real; mediante la barra de fórmulas siempre es posible

ver cuál es ese contenido.

La barra de estado

Esta barra aparece a lo largo del extremo inferior de la pantalla.

También tiene dos partes. En la izquierda aparece información sobre el estado

de Excel en cada momento (ahora pone Listo, como puedes ver en la figura

1.5).

En la parte derecha de la barra hay un botón, Macro, que no trataremos

aquí (sirve para grabar una secuencia de actos y reproducirla cuando se

desee) y mucho espacio para mostrar información. ¿Qué información?. Pues al

igual que con la barra de acceso rápido, la que decidamos. Haz clic secundario

con el ratón sobre la barra de estado y decide, por el sistema de marcas de

verificación, qué tipo de información quieres que aparezca en la barra. La

información que ofrece es muy diversa pero por

ejemplo Promedio y Suma cumplen la función de una pequeña calculadora.

La ventana del documento

Todo lo que está por debajo de la barra de fórmulas y por encima de la

barra de estado es la ventana del documento de Excel. Tal y como aparece en

la figura 1.5 no parece una ventana, pero eso es porque la ventana está

maximizada. Si observas los tres botones que hay en el extremo derecho de la

barra del título de la ventana del programa (los que vimos un poco más arriba),

verás que hay otros casi idénticos debajo de ellos. Esos tres botones

pertenecen a la ventana del documento y, si haces clic en el del medio

(Maximizar/Restaurar), conseguirás ver la ventana del documento dentro de la

ventana del programa (figura 1.11).

Figura 1.11. La ventana del documento dentro de la ventana del

programa

Esa ventana es un libro de trabajo y Excel permite tener abiertos varios

a la vez. Teniendo cada libro de trabajo en su respectiva ventana facilita mucho

su gestión. En los próximos apartados veremos cuáles son las partes de la

ventana del documento.

La barra del título

En la barra del título de la ventana del documento aparece el nombre del

libro de trabajo que tengas en esa ventana. En el ejemplo de la figura 1.11

pone Libro1, porque ese es el nombre del libro de trabajo. En caso de que

tengas varios libros de trabajo abiertos a la vez, lo que pone en la barra del

título te permitirá saber cuál de ellos tienes seleccionado en cada momento.

En el extremo izquierdo de la barra del título está el menú de control de

la ventana del documento (aparece como un icono de los documentos de

Excel). Este menú contiene comandos para mover, cambiar el tamaño y cerrar

la ventana, aunque no se utilizan casi nunca.

En el extremo derecho de la barra del título hay tres botones:

ð Minimizar.Sirve para reducir al mínimo tamaño la ventana del

documento y para colocarla en la parte inferior de la ventana del programa.

ð Maximizar/Restaurar. Cuando la ventana está minimizada o cuando

esté maximizada, éste es el botón Restaurar y sirve para devolver a la ventana

su tamaño intermedio. Cuando la ventana está restaurada, es decir, tiene un

tamaño intermedio, sirve para hacer que ésta pase a ocupar el máximo tamaño

posible dentro de la ventana del programa.

ð Cerrar.Sirve para cerrar la ventana del documento, es decir, el libro de

trabajo, sin cerrar Excel. Si has realizado cambios en el libro de trabajo y no los

has guardado en el disco, Excel te ofrecerá la posibilidad de hacerlo antes de

cerrarlo.

Cuando la ventana del documento está maximizada (como en la figura

1.5), se producen algunos cambios en la barra del título de la ventana del

documento. En realidad ésta desaparece como tal, y sus elementos se

disponen de la siguiente manera:

ð El nombre del libro de trabajo aparece en la barra del título de la

ventana del programa, precediendo al título del programa Microsoft Excel.

ð El menú de control de la ventana del documento desaparece por

completo.

ð Los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar de la ventana

del documento se sitúan en el extremo derecho de la barra de menús, debajo

de los botones equivalentes de la ventana del programa.

Durante el resto del libro trabajaremos casi en todos los casos con la

ventana del documento maximizada, ya que resulta más cómodo.

La barra de selección de las hojas del libro

En la parte inferior izquierda de la ventana del documento está la barra

de selección de las hojas del libro de trabajo. Recuerda que cada libro de

trabajo puede contener más de una hoja de cálculo; pues bien, esta barra

permite pasar de una a otra hoja de las que contenga el libro.

En la parte izquierda de la barra hay cuatro botones que permiten pasar,

respectivamente, a la primera hoja del libro, a la anterior a aquella en la que

estemos, a la siguiente y a la última.

A continuación de los botones hay una ficha o solapa por cada una de

las hojas que contenga el libro, cada una con el nombre de la hoja (que será

distinto al nombre del libro de trabajo). Para pasar a cualquier hoja del libro,

sólo hay que hacer clic en la ficha que contiene su nombre.

Las barras de desplazamiento

A lo largo del borde derecho de la ventana del documento se encuentra

la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha del borde inferior está

la barra de desplazamiento horizontal. La función de ambas barras consiste en

permitir cambiar la parte de la hoja de cálculo que se ve en la pantalla.

Filas, columnas y celdas

El interior de la ventana del documento está compuesto por una red de

casillas. En realidad, estas casillas se forman por el cruce de filas (horizontales)

y columnas (verticales). En cada cruce de una fila con una columna aparece

una casilla que se denomina celda. Cada fila y cada columna tienen un

nombre. Los nombres de las filas se pueden ver a lo largo del borde izquierdo

de la ventana del documento y consisten en un número. Los nombres de las

columnas aparecen a lo largo del borde superior de la ventana del documento y

están formados por una o más letras. Así se habla de la fila 5, de la columna R

o de la columna HZ.

A su vez, todas las celdas de la hoja de cálculo tienen un nombre

o referencia, que se forma uniendo el nombre de la columna y de la fila que, al

entrecruzarse, dan lugar a esa celda. Así se habla de la celda A1, C72, AD5,

etcétera (figura 1.12). Al nombrar una celda siempre se pone en primer lugar el

nombre de la columna y luego el de la fila, y nunca al revés.

Figura 1.12. Filas, columnas y celdas

La celda activa

Según lo que hemos visto, los documentos de Excel son los libros de

trabajos, y estos están compuestos por una o más hojas de cálculo. Las hojas

de cálculo a su vez están compuestas de celdas. Es en las celdas en donde se

introducen todos los datos con los que se quiera trabajar. La cuestión por tanto

es, habiendo tantas celdas, ¿en cuál de ellas se introducirá la información que

yo teclee?

La celda en la que se introducirá la información que se teclee se

denomina celda activa y hay varias maneras de reconocerla:

1. Mirando la dirección o referencia que aparece en el extremo

izquierdo de la barra de fórmulas.

2. Por el reborde grueso que aparece a su alrededor y que se denomina

puntero de celda.

3. Mirando la intersección de la columna y la fila activas, que se

reconocen porque sus respectivos nombres aparecen en negrita.

En la figura 1.11 puedes ver que el puntero de celda está en la celda A1,

que pone A1 en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas y que el nombre

de la columna A y el nombre de la fila 1 están en negrita.

Nota

La forma más segura de localizar la celda activa es mirando su dirección

en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, puesto que hay ocasiones en

las que la celda activa estará fuera de la zona de la hoja que se ve en pantalla,

con lo que los procedimientos 2 y 3 no servirán.

Para introducir un dato en la celda activa basta con que lo teclees y

pulses Intro.

Cambiar la celda activa

El procedimiento para introducir datos en la hoja de cálculo consiste

pues en seleccionar una celda (que una vez seleccionada pasará a ser la celda

activa), teclear el dato y pulsar Intro.

Seleccionar una celda como activa implica poner el puntero de celda (el

reborde grueso) sobre la misma. Eso se puede hacer con el teclado o con el

ratón.

Para mover el puntero de celda de una celda a otra utiliza las teclas del

cursor: se moverá en la dirección que marque la correspondiente tecla.

Si la celda que quieres seleccionar no está cerca de la que actualmente

es la celda activa, es mucho más aconsejable utilizar el ratón para seleccionar

esa nueva celda. El procedimiento consiste en situar el puntero del ratón (que

cuando está sobre la hoja de cálculo tiene forma de cruz ancha) sobre la celda

que se quiere seleccionar y hacer clic. El puntero de celda pasará

inmediatamente a esa celda.

Seleccionar un rango

Un rango es un conjunto de celdas. Igual que se puede seleccionar una

celda, en Excel se puede seleccionar un rango, es decir, un grupo de celdas.

Esto se hace habitualmente cuando se quiere trabajar a la vez con todas las

celdas seleccionadas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de

rangos:

ð Rangos sencillos, en los que todas las celdas que componen el rango

se tocan unas con otras.

ð Rangos discontinuos, en los que las celdas que lo componen pueden

estar alejadas unas de otras.

En la figura 1.13 puedes ver seleccionado un rango sencillo de 28

celdas (4 columnas por 7 filas). Se reconoce porque las celdas que componen

el rango aparecen sombreadas.

Figura 1.13. Un rango sencillo seleccionado

Para seleccionar un rango sencillo mediante el teclado, haz lo siguiente:

1. Haz que la celda activa sea la que ocupe el extremo superior

izquierdo del rango que vas a seleccionar.

2. Pulsa la tecla Mayús y mantenla pulsada.

3. Utiliza las teclas del cursor para ir seleccionando las demás celdas

que vayan a componer el rango. A medida que lo hagas irás viendo que esas

celdas cambian de color para mostrar que están seleccionadas como parte del

rango.

4. Cuando termines, suelta la tecla Mayús.

Si quieres utilizar el ratón en lugar del teclado para seleccionar un rango

sencillo, haz lo siguiente:

1. Sitúa el puntero del ratón sobre la celda que va a ocupar el extremo

superior izquierdo del rango.

2. Haz clic y mantén pulsado el botón del ratón.

3. Desplaza el ratón alejándote de la celda inicial hasta seleccionar

todas aquellas que quieras incluir en el rango. A medida que lo hagas irás

viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que están

seleccionadas como parte del rango.

4. Cuando se encuentren todas seleccionadas, suelta el botón del

ratón.

Al igual que las celdas, los rangos tienen un nombre o referencia. En el

caso de los rangos sencillos, esta referencia se compone de los nombres de

las celdas que ocupan los extremos superior izquierdo e inferior derecho del

rango, separados por dos puntos. En el caso de la figura 1.13, la referencia del

rango sería C4:F10.

Si te fijas, un rango discontinuo no es más que la unión de varios rangos

sencillos. Entonces, para seleccionar un rango discontinuo con el ratón, haz lo

siguiente:

1. Sigue el mismo procedimiento de antes para seleccionar el primero

de los rangos sencillos.

2. Cuando termines, pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada.

3. Repite el procedimiento por cada uno de los rangos sencillos

adicionales que compongan el rango discontinuo.

En la figura 1.14 puedes ver un rango discontinuo seleccionado.

Observa que este rango es la unión de tres rangos sencillos. La referencia de

un rango discontinuo se forma separando con punto y coma las referencias de

los rangos sencillos que lo componen. Así, la referencia del rango discontinuo

que aparece en la figura 1.14 sería B3:C6;D11:E15;G18:H22.

Figura 1.14. Un rango discontinuo seleccionado

Para deseleccionar un rango, haz clic con el ratón sobre cualquier celda

de la hoja de cálculo (o pulsa cualquier tecla del cursor).

BIBLIOGRAFIA

http://office.microsoft.com/es-es/word-help/dibujar-una-tabla-HA010034314.aspx?CTT=1

http://office.microsoft.com/es-es/word-help/agregar-o-quitar-encabezados-pies-de-pagina-y-

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