AmyPro ECM Solutions · proyectos ECM a nivel internacional realizados en clientes con casuísticas...
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Fecha
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Automatización de facturas y digitalización certificada en Grupo VIPS
6 Jun. 2019
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Sobre AmyPro Solutions
Somos una consultora nacional, especializada en guiara las organizaciones a través del proceso detransformación digital utilizando estrategias ysoluciones de negocio líderes en la industria en lagestión de contenido y robotización de procesos enentornos SAP.
Nuestra experiencia adquirida a lo largo de los años habeneficiado a nuestros clientes acelerando susprocesos y reduciendo costes drásticamente.
Somos tú socio en la transformación digital.
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© 2019 AmyPro Solutions | Automatización de facturas y digitalización certificada en Grupo VIPS
8 años de crecimiento sostenido
2011
3
22# Consultores ECM
10Años de experiencia Media en IEM
8Acuerdos internacionales
15+Certificaciones en soluciones
75%Ingresos provienen de clientes habituales
$Am
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ECM
Solu
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Equipo PREMIUM
Es necesario disponer de recursos con el máximo expertise en la solución tecnológicay experiencia en la ejecución de proyectos similares.
El equipo de AmyPro como expertos en las soluciones que implantamos, cumple estas premisas, lo permite minimizar los riesgos asociados al conocimiento o gestión de
proyectos.
Compromiso
El compromiso es un acto no una palabra.Nuestro compromiso e involucración con elcliente son nuestro máximo valor paracumplir con los objetivos.
Experiencia
Disponemos de numerosas referencias de proyectos ECM a nivel internacional realizados en clientes con casuísticas de negocio y tecnológicas complejas.
Conocimiento diferencial
Con un profundo conocimiento en el entorno tecnológico, hemos adquirido reconocimiento por satisfacer las expectativas de los clientes
4 pilares básicos
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Grupo VIPS en cifras
7 cadenas
VIPS, VIPS Smart, Ginos, Starbucks Coffee, Fridays , wagamama, BSF
400 establecimientos
España y Portugal
9.300 empleados
415 millones de euros
Facturación en2017
120.000 visitantes diarios
50 años de experienciaAmyP
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Grupo VIPS recibe anualmente más de 300K de facturasde proveedores de las cuales:
100K facturas se reciben en formato papel o adjuntas a un email.
Estas facturas debían ser tratadas manualmente por el personal del área financiera.
Las facturas en papel debían ser almacenadas para su archivo, custodia y recuperación.
Las facturas en formato electrónico también eran almacenadas.
Las facturas en papel no podían ser destruidas, lo que conllevaba costes en su custodia y conservación.
Grupo VIPS dispone de SAP como ERP y toda la gestión y control
de estas facturas se realizaba directamente en SAP.
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Orígenes del proyecto
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Recepción de facturas en papel
Impresión de facturas recibidas porcorreo electrónico
Custodia de facturas originales
Aprobación manual sobre el papel
Falta de informes y datos analíticos
Alto volumen de procesamiento manual
Gestión de incidencias con proveedores
Facturas recibidas en múltiples idiomas
Problemática
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Optimizar la gestión de facturas deproveedor para 12 sociedades
Evitar la custodia de facturas en papel
Automatizar la recepción de facturasrecibidas por email.
Automatizar el flujo de aprobaciones defacturas.
Disponer de herramientas de reporting
Reducir en coste y tiempo el procesamiento defacturas
Mejorar la comunicación con los proveedores
Objetivos
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Sobre Grupo SER
SER Headquarters, Bonn
1984 fundación
#1Mayor fabricante europeo independientede soluciones ECM
En el top
15de proveedores mundiales ECM Alemán en
Gartner’s MQ and Forrester’s ECM Único proveedor
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Aspirante y Actor Fuerte
SER aparece como un Aspirante (Challenger) en el cuadrante mágico de Gartner para plataformas ECM
Es reconocido como un Actor Fuerte (Strong Performer) en The Forrester Wave™: Enterprise Content Management
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Valoraciones
https://www.gartner.com/reviews/market/content-services-platformsDiciembre 2018
SER es valorado altamente por clientes en el informe Gartner Peer Insights para plataformas ECM:
▪ Valoración general: 4.3 sobre 5▪ Recomendaciones: 85%▪ Capacidades de Productos: 4.6 sobre 5
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Gestión Documental universal- Clientes personalizados para cada usuario- Aprobaciones, anotaciones, gestión de versiones, etc.- Entorno de parametrización sin programación
DOXiS4 iECM
Archivo Electrónico-Con valor Probatorio (compliant)-Altamente escalable-Independiente del hardware de almacenamiento
BPM- Modelo híbrido que combina:
- Modelación por diagramas- Modelación ad-hoc (por usuario)
- Entorno de parametrización sin programación
Integraciones- Con ERPs: SAP, Oracle, MS Dynamics- Con Microsoft: Exchange, Sharepoint, Office- APIs genéricas: Java, Webservices
Expedientes electrónicos- Solución eFolder universal- Gestión dinámica de expedientes
Soluciones verticales y Mailroom- Gestión de correo entrante- Gestión de facturas con digitalización certificada- Gestión de contratos, RRHH, Calidad, etcAm
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SAP certifica que DOXiS4 InvoiceMaster, la solución vertical de Gestión de Facturas de SERGroup, se integra con SAP mediante el complemento de despliegue ABAP en diversosescenarios.
DOXiS4 InvoiceMaster es una solución certificada por la Agencia Tributaria española (AEAT)para la digitalización certificada de facturas.
DOXiS4 iECM InvocieMaster
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1. Captura (Escaneo)DOXiS4 Capture
2. Extracción (OCR)DOXiS4 IM Read
3. Validación (Workflow)DOXiS4 IM SAP Control
EscaneadoFirmaClasificaciónEnvío
ExtracciónVerificaciónValidaciónArchivadoSAP interface
SAP workflowAprobaciónContabilizaciónArchivadoUsuario No SAP
4. DOXiS4 Content Server(Repositorio Único de Facturas Centralizado Homologado)
Usuario SAP(Consulta de Facturas)
Usuario DOXiS4(Consulta de Facturas.
Cliente Windows o web)
DOXiS4 iECM InvoiceMasterProceso general
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Mailroom
Separación &Escaneado
Importar e-mail
Importar ficher
DOXiS4 iECM InvoiceMasterProcesamiento de facturas CON pedido
1. Escaneo 2. Extracción 3. Workfow de Aprobación
2. OCR
Conversión de imagen en texto.
6. Desviación
Chequear desviación en precio y/o cantidad.
7. Contabilización
Añadir la información faltante.Chequear.Contabilizar.
Archivado (Doxis4 Archive)
5. Exportación
Envío de datos capturados al Workflow.
3. Clasificación
Por tipo de documento.(p.e. factura)
4. Extracción
Datos Cabecera.Cantidades.Reglas de validación.Aprendizaje.
Validación
manual
ProtocolosFactura + Metadatos
1. Mailroom
Separación &Escaneado.Importar e-mail.Importar ficher.
Procesamiento automático de factura
Maestro de DatosPedidos
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1. Escaneo 2. Extracción 3. Workfow de Aprobación
2. OCR
Conversión de imagen en texto.
6. Enrutado
Manual o automático.
7. Chequeo
Comprobación de datos de la factura.
8. Aprobación
Aprobación o rechazo de una factura.
9. Contabilización
Añadir la información faltante.Chequear.Contabilizar.
5. Exportación
Envío de datos capturados al Workflow.
3. Clasificación
Por tipo de documento.(p.e. factura)
4. Extracción
Datos Cabecera.Cantidades.Reglas de validación.Aprendizaje.
Validación
manual
1. Mailroom
Separación &Escaneado. Importar e-mail.Importar ficher.
DOXiS4 iECM InvoiceMasterProcesamiento de facturas SIN pedido
Procesamiento automático de factura
Archivado (Doxis4 Archive)
ProtocolosMaestro de DatosPedidos
Factura + Metadatos
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SAP MM SAP FI
Escaneado facturas recibidas en papel (Certificado AEAT)
Reconocimiento deimágenes TIFF y PDFTraining Machine Learning
Extracción de Datos de Facturas y Validación (opcional)
Trasferencia de datos al entorno SAP y almacenamiento de imágenes en DOXiS4
Validación y chequeo de datos contra SAP
Contabilización automática para documentos libres de errores (opcional)
Escaneo OCR Extracción Validación
Workflows
eMail - PDF
Doxis4 IM Control for SAP
Content Server
DOXiS4 iECM InvoiceMasterProceso seguido por la factura
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DOXiS4 iECM InvoiceMasterControl for SAP
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DOXiS4 iECM InvoiceMasterDetalles de la implantación
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10
Preparación-Kick-Off-Plan de Proyecto-Preparación entornos
Analisis/Diseño-Sesiones diseño-Diseño funcional-Plan de riesgos
Construcción-Seguimiento semanal-Instalaciones y configuraciones-Pruebas unitarias AmyPro
Pruebas-Formación-Manuales-Documentación técnica-Pruebas de usuario
Despliegue-Hoja de ruta-Formación interna VIPS
Arranque y soporte-Instalación y arranque productivo-Soporte postproductivo
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82%
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1%2% 4%
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Procesamiento de facturas Contabilizadas (Días)
0 1 2 3 4 > 6
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
Enero Febrero Marzo Abril May
Volumetrías de Facturas
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
DISCREPANCIAS
CONTABILIZADAS
EN APROBACION
RECHAZADO
PENDIENTES
Estado de Facturas (Mayo)
El proyecto en números
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o Escaneado y firma digital de todas las facturas entrantesen formato papel.
o Automatización del proceso de extracción de datos yreconocimiento.
o Menor número de errores y de facturas extraviadas.
o Integración directa con las transacciones SAP.
o Simplificación y aceleración del proceso de tratamientode facturas.
o Agilidad en el acceso a la información mediante unmonitor.
o Mejora de la eficiencia del proceso.
o Ahorro en costes de almacenamiento y procesamiento defacturas
o Acceso directo a las facturas digitalizadas
o Cumplimiento con la norma de la AEAT respecto a laDigitalización Certificada de Facturas
o Descarga masiva de facturas con múltiples filtros debúsqueda
o Optimización del flujo de aprobación de facturas sinpedido
o Agilización de la resolución de incidencias
Beneficios obtenidos
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Avda. de la Industria, 8 - Oficina 9 A
Alcobendas - 28108 - Madrid
t.
e.
w.
+ 34 910 88 32 29
www.amypro.es
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