L. A. E. 10 C. SEMINARIO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA TEMA: ANALISIS DEL ENTORNO.
Analisis Caso Administracion Del Tiempo Primera Entrega 22.07.2015
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Transcript of Analisis Caso Administracion Del Tiempo Primera Entrega 22.07.2015
HABILIDADES GERENCIALES
ANALISIS ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y LIDERAZGO
Loriz Bayona. Cód 0921050008 Viviana Navarro Margareth Robayo Edwin Cárdenas Lizarazo
Tutor: Carlos Vizcaya
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANOMODALIDAD VIRTUAL
2015
INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo es uno de los recursos más preciados. La
necesidad de administrar el tiempo es necesario ya que como un bien intangible
no se puede ahorrar, no retrocede y es imposible de recuperar.
Aprender a valorar el tiempo se debe mirar desde lo importante y lo urgente ya
que como un recurso finito, en nuestras metas y objetivos la productividad cuenta
con la medición y el factor del tiempo. Una buena administración del tiempo
permite ejecutar una actividad en menos tiempo y tener mejores resultados,
optimizar y mejorar los recursos.
Identificar metas, objetivos y prioridades hacen que tengamos claro que tareas
debemos realizar y planificar, teniendo un equilibrio entre el trabajo, la familia y el
ocio.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, poder
optimizar el tiempo que tenemos y aprender a manejar los factores internos-
externos que hacen que no aprovechemos el tiempo de la mejor manera.
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más
importantes y críticos de los administradores.
CÓMO ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO
Establecer y definir objetivos y prioridades, clasificar las tareas como
"vitales”, "importantes” y "delegables” en función.
Delegar o eliminar todas las actividades "no importantes”.
La delegación de manera efectiva es un aspecto muy importante teniendo en
cuenta que el tiempo invertido en tareas que no se ajustan a un rol de la persona o
personas se puede utilizar para para generar estrategias y desarrollar tareas muy
importantes y de alta prioridad para la organización. Así mismo se debe contar con
el control de las funciones delegadas para optimizar el rendimiento y tiempo de las
mismas.
La planificación debe ser la hoja de ruta a seguir en todas nuestras
actividades. Planificar, implica organizar las actividades en relación a las
prioridades y a un horario. Los planes deben ser actualizados regularmente
e ir corrigiendo con base en la importancia de cada actividad.
En el momento de realizar la planificación de las tareas debemos dejar tiempos de
holguras por si se presentan situaciones no previstas que pueden retardar las
actividades a realizar. Se debe prever y tener los denominados “planes de
contingencia”.
Establecer los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el
tiempo más corto es fundamental para ser eficientes en la administración del
tiempo. Para cumplir con los tiempos estimados se debe dar un seguimiento diario
de la lista de actividades importantes garantizando que no se presenten atrasos y
de ser así activar planes de contingencia a tiempo.
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un
esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, ayuda mutua, y el
trabajo en equipo para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la
mayoría de las personas que se lo propongan.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTIÓN
Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento, y
como el tiempo en algunas circunstancias puede ser limitado o escaso se debe
administrar adecuadamente.
Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros
modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas de actividades en los
planes de trabajo.
Respecto al trabajo, expertos en gestión empresarial se han dado cuenta que la
falta de una planeación y el manejo del tiempo dentro de algunas organizaciones,
ha generado estrés: (considerada actualmente como enfermedad que produce
reacciones en el organismo debido a la tensión física y emocional) que supone
para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que
hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A lo anterior han
salido al paso varias tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan
hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con
una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, y de
otras actividades de esparcimiento.
MITOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
El mito de la actividad: “La persona con más trabajo es el más eficiente”. Se
confunden los resultados con la actividad... Actividades inconclusas.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno
mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y
matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se
decide. No hay planificación.
El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al
volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el
interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones
sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles,
tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo
que salió mal. Objetivos no específicos.
El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona a la persona: se le
echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de
justificaciones.
Circunstancialmente todos perdemos el tiempo, es parte del ser humano. Cierto
tiempo perdido en ocasiones puede ser constructivo ya que ayuda a relajarse o a
reducir la tensión; sin embargo, en otras ocasiones resulta algo frustrante, cuando
la cantidad de tiempo es llevado a inerte o sedentario.
COMO OCUPAR EL "TIEMPO MUERTO".
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo,
con un poco de planeación y organización, se puede realizar varias actividades
dentro de los minutos que se gasta esperando al jefe, al médico, haciendo filas en
bancos o en entidades gubernamentales. A lo anteriormente descrito, una forma
práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros siempre una agenda, un
libro o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo
muerto" en aumentar nuestros conocimientos, en planear el trabajo de mañana,
escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.
Años atrás expertos en administración del tiempo proponían el manejo de las
actividades dándole una clasificación en el corto, mediano, largo plazo. Uno de
ellos Ross Weber, quien propuso el uso de carpetas, con distinción de color:
1. Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas
por contestar o informes por revisar.
2. Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como
pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo,
etc.
3. Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando
se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
Analizando lo anterior consideramos que si era una buena técnica, ya que
conlleva a una mejor organización y control de las actividades y en un mejor
uso del tiempo, pero dichas técnicas han sido sustituidas en el transcurso
del tiempo ya que la ciencia y la tecnología han desarrollado otros modelos
que desde nuestro punto de vista mejoran la administración del tiempo,
tales como:
Internet: Este recurso ha sido esencial en la evolución de las
empresas, como en la vida individual del ser humano, ya que
podemos mejorar el nivel de vida a través del conocimiento, pues la
herramienta nos permite conocer todo tipo de información que se
requiera en un menor tiempo.
E-mail: por este medio actualmente toda organización mantiene la
comunicación, y la interacción entre sus colaboradores, lo que
permite que toda información que se brinde en este medio, sea
entregada y recibida en el menor tiempo posible.
Chats: a través de este recurso, muchas organizaciones que tienen
dependencias con sedes nacionales o internacionales, optimizan el
tiempo a través de teleconferencias, reuniones, donde no solo
acortan las distancias y el tiempo, sino en presupuesto y dinero.
LOS ENFOQUES TRADICIONALES DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están
orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de
comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas
tienen en nuestra cultura familiar, escolar, empresarial y comunitaria. Sus métodos
terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Estas son
algunas de sus principales premisas y limitaciones:
Eficiencia: La eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el
supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una
diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las
cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado
que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar
equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".
Control: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para
controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor
parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos
controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos
era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar
desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener
una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el
control unilateral.
Chronos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos,
vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún
segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave está en el
tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en
el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La
idea de tiempo kairos, también deriva de la antigua Grecia. Con este vocablo los
griegos definían al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en las
competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las
oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal y
aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición
secuencial del tiempo chronos.
Valores: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras
cosas que también nos rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque
creemos en ellos, pero deben ir acordes a los principios para garantizar una
calidad de vida. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser
objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la
justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad,
la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios
funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.
Cuando más en sintonía estén nuestros valores con estos principios, mayor
felicidad y significado tendrán nuestras vidas. Contrastando esta afirmación con el
absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que sería de
una organización gobernada sin valores ni principios como la injusticia, la mentira,
la bajeza, la inutilidad, el engaño o la mediocridad.
Administración: El modelo tradicional se ocupa de la administración, pero como
en toda administración se requiere de ejercer un “liderazgo”. La administración es
útil cuando no debemos salirnos del camino trazado, pero se requiere que en
todas los objetivos y metas trazadas haya un líder para conseguir los resultados
esperados.
Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee formas de realizar
“bien” las cosas. Seguir un método es bastante útil y práctico, pero ceñirse al
mismo, disminuye ejercer una creatividad e innovar dentro del mismo u otros
métodos. A la falta de innovación lo llamamos el "efecto paradigma". Sobre todo si
se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solución
que nos proporcionó.
LO URGENTE DE LO IMPORTANTE
Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de
organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos
estatales. Porque la noción de organización presupone un doble significado:
Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan
para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad.
Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones
sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de
equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está
dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.
Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que
ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos
presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados
cotidianos de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las
actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a
largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual
de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta
Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra
realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es
toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura
a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza
podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre
entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
PRIVILEGIAR LO IMPORTANTE SOBRE LO URGENTE
Habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender
sólo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos
esquemas de interpretación de la realidad. Particularmente, aquel que entiende
que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas
"exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo
y recursos suficientes para hacerlo.
Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el
éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que
más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y
si
observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que
dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de
atender lo urgente.
Otra de las grandes desventajas de no tener claro lo urgente de lo importante son:
- La inexistencia de objetivos previamente definidos
- No distinguir lo importante de lo urgente
- La incorrecta gestión de la agenda de trabajo
- No delegar adecuadamente funciones y tareas.
- Incurrir en irresponsabilidad al creer que todo lo podemos hacer
Consultando otras fuentes de investigación y en otros estudios de la
administración del tiempo en la actualidad, es que en el mundo laboral
actual, lo urgente a reemplazado lo importante. Esto ha llevado a que
los trabajadores se les dificulten hacer un buen manejo del tiempo y
siempre estar improvisando. Expertos actuales y contemporáneos están de
acuerdo que para optimizar la administración del tiempo se deben tener en
cuenta estos pasos básicos:
Establecer objetivos de forma clara y planificada Organizar la vida personal y profesional Evitar interrupciones Aprender a delegar Saber decir no a las visitas inesperadas Concentrarse únicamente en una tarea y no en cientos al mismo tiempo
En entrevistas realizadas por expertos a empresarios y trabajadores, uno
de las herramientas que se llevan actualmente son el uso de la agenda
electrónica, y teléfonos inteligentes, que gracias a la tecnología se
implementaron para mejorar y optimizar las actividades y en administrar el
manejo del tiempo.
Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo
importante."
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es
responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.
CONCLUSIONES
1. La vida es un espacio de tiempo limitado que va pasando de manera
silenciosa, siempre estamos soñando y planificando lo que queremos y
adonde queremos llegar, pero en momentos desistimos de nuestros
objetivos porque no sabemos gestionar el tiempo.
2. Después de haber analizado varios aspectos importantes sobre que es la
administración del tiempo podemos concluir que es un factor muy
importante en nuestras vidas y que debemos aprender a usar
adecuadamente, y queda claro que se debe establecer prioridades,
clasificar lo importante Vs urgente ya que el tiempo está sujeto a
modificaciones en nuestra vida diaria.
3. Controlar y aprender cómo administrar el al tiempo y el buen uso del mismo
es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores. Si
como individuos activos de una sociedad nos concentramos de una
manera organizada a establecer e innovar programas para la
administración del tiempo se reduciría tanto incumplimiento y
desorganización en nuestro ámbito familiar, laboral, personal.
4. Vemos que en la administración del tiempo, el uso de nuevas tecnologías y
el buen uso de las mismas permiten realizar una o varias actividades en
menos tiempo, de igual manera la optimización del mismo permite llegar a
un mejor logro de resultados.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
WWW.Google. ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO. – MONOGRAFÍA. Y
ARQUITECTURA DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO.
Material de Apoyo Facilitado por el Profesor Carlos Vizcaya.
Enciclopedia ENCARTA.