ANALISIS DE PUESTOS

Recolección de información sobre el puesto. 

Entrevistas.

Cuestionarios.

Observación.

Diarios.

Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de puesto:

Cuando se funda la organización Cuando se crea nuevos puestos Cuando se modifican de manera significativa los puestos como

resultados de nuevas tecnologías o procedimientos Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de

salarios de una empresa Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas

se les requiere cumplir La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen La contratación y selección son ineficaces La mano de obra no está adecuadamente capacitada. La productividad general de la organización no resulta aceptable

para la administración. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es

incompleta.

Datos que se reúnen en el análisis de puestos

•La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:•Actividades y procesos del trabajo. •Responsabilidad personal. •Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicación en el trabajo. •Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto •Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. •Habilidades requeridas •Desempeño del trabajo •Análisis de error. •Normas de trabajo. •Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. •Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos) •Condiciones físicas de trabajo. •Requerimientos personales para el puesto •Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

Los beneficios que se obtienen del análisis de puestos son los siguientes: 

PARA LA EMPRESALagunas o problemas que puede tener la organización. Establece y reparte mejor las cargas de trabajo de cada uno de los puestos. Fija responsabilidades en la ejecución del trabajo. Se delimitan las obligaciones y responsabilidades de cada uno de los puestos.  

PARA LOS SUPERVISORESPermite explicar mejor al trabajador sus actividades a realizar en el puesto. Evita interferencia en el mando. La organización le dice al supervisor sus actividades a realizar y no se puede salir de ellas.  

PARA EL TRABAJADORSeñala responsabilidades al trabajador, le dice hasta dónde puede llegar. Impide que invada las actividades de otro trabajador. Señala las fallas o aciertos del trabajador.  

PARA EL DEPARTAMENTO DE PERSONALFacilita la conducción de entrevistas. Permite calificar los méritos del trabajador, nos permite comparar lo que el trabajador debe de realizar y lo que éste realiza. Permite colocar al trabajador en el puesto adecuado.

•Esta compuesta por seis pasos que son:

•Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la administración superior sea visible. •Identificar los puestos que es necesario analizar. •Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos •Reunir y organizar la información obtenida •Revisar la información con los participantes •Desarrollar una descripción y especificación de puesto

Proceso de obtención de información para el análisis de puestos

ETAPAS DEL ANÁLISIS DE UN PUESTO

1)-Etapa de Planeación: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de análisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia. Dependiendo de la situación en que se encuentra la empresa, pueden darse los siguientes pasos:

•Determinación de los cargos que van a describirse• Elaboración del organigrama•Elaboración del cronograma de trabajo•Elección de los métodos de análisis que se aplicarán•Selección de los factores de especificaciones•Dimensionamiento de los factores de especificaciones•Graduación de los factores de especificaciones

2)-Etapa de Preparación: en esta etapa se reúnen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes actividades:

Reclutamiento, selección y entrenamiento de las personas que conformarán el equipo de trabajo Preparación del material de trabajoDisposición del ambienteRecolección previa de datos

ETAPAS DEL ANÁLISIS DE UN PUESTO

3)-Etapa de Ejecución: en esta etapa se procederá a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizarán y luego se redactará el análisis. Un detalle de las actividades que se realizarán en esta etapa son:•Recolección de los datos•Selección de los datos obtenidos•Redacción provisional del análisis•Presentación de la redacción provisional •Redacción definitiva del análisis•Presentación de la redacción definitiva del análisis

Descripción de puestos Una descripción de puesto es una explicación escrita de las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otrosEspecificación de puesto Resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.Elementos que componen las descripciones de puesto•Identificación del puesto•Fecha•Resumen del puesto y sus responsabilidades•Autoridad.•Condiciones de trabajo.

Estructura de la Descripción de un Puesto

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

1 »

Nombre de la Organización:Nombre del puesto:Departamento:Nivel Jerárquico del puesto:Subordinación:Comunicaciones colaterales:

DESCRIPCIÓN GENERAL

2 » ...

DESCRIPCIÓN DETALLADA

3 » ...

•1 »Sección de identificación del puesto: mediante el título del puesto y otros datos de identificación, ayuda a distinguir un puesto entre los demás de la organización.•2 »Sección de resumen del puesto o Establecimiento del puesto: sirve para proporcionar una visión general que deberá ser suficiente para identificar y diferenciar las obligaciones de ese puesto.•3 »Sección de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones breves, en las que debe indicarse:•Lo que hace el trabajador•Cómo lo hace•Por qué lo hace•Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos a seguir.

LA ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS

•El análisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. Es una verificación comparativa de las exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.

Estructura de la Especificación de un Puesto

REQUISITOS INTELECTUALES

1 »

Instrucción básica:Experiencia:Adaptabilidad al puesto:Iniciativa necesaria:Aptitudes necesarias:

REQUISITOS FÍSICOS

2 »  Esfuerzo físico necesario:

Habilidades:  ...

RESPONSABILIDADES IMPLÍCITAS

3 »   ...

CONDICIONES DE TRABAJO

4 »Ambiente de trabajo:

...

Factores de especificación

Los factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. El análisis de cargos se refiere a estos factores de especificaciones, que pueden aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo.

1 »Requisitos intelectuales: incluye los siguientes factores de especificaciones

Requerimientos educacionales: incluyen la educación formal mínima, cursos especiales o el entrenamiento técnico considerado necesario.Experiencia: la mínima cantidad y tipo de experiencia requerida para que un empleado ocupe un puesto, generalmente puede expresarse en términos objetivos y cuantitativos.Requerimientos de conocimientos específicos: pueden incluir un conocimiento sobre ciertos asuntos particulares, que no pueden cubrirse con los requerimientos educacionales o la experiencia.Adaptabilidad al cargo: habilidad requerida en un individuo para encajar en una situación particular y para trabajar armoniosamente con otros.Iniciativa necesaria.Aptitudes necesarias.

2 »Requisitos físicos:

•Esfuerzo físico necesario: incluye la cantidad de esfuerzo físico requerido para desempeñar un puesto, el tipo de esfuerzo y la duración en tiempo en que debe mantenerse tal esfuerzo.•Capacidad visual.•Destreza o habilidad: pueden tener que definirse en términos de cantidad, calidad o naturaleza del trabajo que debe desempeñarse, o en términos de la puntuación mínima que debe ser alcanzada en ciertas pruebas.•Complexión física necesaria.

•Supervisión de personal•Material, herramientas o equipos•Dinero, título o documentos•Contactos internos o externos•Información confidencial

3 »Responsabilidades implícitas: es práctica común, sumar los diferentes tipos de responsabilidades que el empleado puede requerir:

4 »Condiciones de trabajo:

•Ambiente de trabajo: se refiere al medio físico dentro del cual debe desempeñarse el puesto.•Riesgos: consiste en enumerar los riesgos que pudieran ocasionar daño físico. La especificación de los riesgos puede ayudar a asegurar que las personas asignadas a puestos peligrosos cuenten con las calificaciones mentales y físicas necesarias para desempeñar el trabajo en forma segura.•Beneficios: incluye•* Capacitación* Remuneración* Carrera, etc.

El manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.