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ANEXO 5 MANUAL DEL PROCESO DE

CERTIFICACION DE PERSONAS

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Vigencia: 10/11/2014

ANEXO 5

MANUAL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO-PROCURADURIA GENERAL DE

LA NACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Proceso de Certificación Dueño del Proceso Director IEMP



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 4

1. REQUISITOS GENERALES .......................................................................................................................... 5

1.1 ESTRUCTURA DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO ......................................................... 5 1.2 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTION ........................................................................................................ 6 1.3 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS ..................................................................... 7 1.4 RELACION DEL PROCESO DE CERTIFICACION CON OTROS PROCESOS DEL IEMP ............................................ 8 1.5 TAREAS, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD ................................................................................................ 9 1.6 RELACIÓN DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN CON LOS CLIENTES ................................................................ 11 1.7 RESPONSABILIDAD EN MATERIA DE DECISION ............................................................................................ 12 1.8 RESPONSABLIDIAD LEGAL Y FINANCIAMIENTO ............................................................................................ 12 1.9 REQUISITOS NO APLICABLES ........................................................................................................................ 12

2. GESTION DE LA IMPARCIALIDAD ............................................................................................................ 13

2.1 DECLARACION DE IMPARCIALIDAD DE LA ALTA DIRECCION ......................................................................... 13 2.2 PRINCIPIOS DE LA CERTIFICACIÓN .............................................................................................................. 14

Independencia ............................................................................................................................................... 14 Imparcialidad ................................................................................................................................................ 14 Integridad...................................................................................................................................................... 14 Confidencialidad ........................................................................................................................................... 15 Seguridad ...................................................................................................................................................... 15

2.3 POLÍTICA DE CERTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 15 2.4 POLÍTICA DE IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA E INTEGRIDAD .................................................................. 15 2.5 POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN .............................................................................. 16 2.6 POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PROCESO ...................................................................................................... 17 2.7 POLITICAS PARA OTORGAMIENTO, MANTENIMIENTO, RENOVACIÓN, AMPLIACIÓN, REDUCCIÓN, SUSPENSIÓN Y RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN .................................................................................................... 18

2.7.1 Otorgamiento ...................................................................................................................................... 18 2.7.2 Mantenimiento .................................................................................................................................... 18 2.7.3 Renovación .......................................................................................................................................... 18 2.7.4 Ampliación .......................................................................................................................................... 19 2.7.5 Reducción ............................................................................................................................................ 19 2.7.6 Suspensión ........................................................................................................................................... 19 2.7.7 Retiro. ................................................................................................................................................... 20

2.8 POLITICA TARIFARIA ..................................................................................................................................... 20 2.9 POLITICA RESPUESTA A QUEJAS Y APELACIONES ........................................................................................ 20 2.10 COMPROMISO DE IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD Y CONFIDENCIALIDAD ................... 21 2.11 CADENA DE CUSTODIA -ADMINISTRACIÓN, APLICACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE

EVALUACIÓN ...................................................................................................................................................... 21 2.12 MATRIZ DE GESTION DE RIESGOS .............................................................................................................. 21

3. ESQUEMAS DE CERTIFICACION .............................................................................................................. 22

3.1 ALCANCE DE LOS ESQUEMAS DE CERTIFICACIÓN ......................................................................................... 23



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3.2 DEFINICIONES .............................................................................................................................................. 23 3.3 IDENTIFICACION DE CLIENTES Y REQUISITOS .............................................................................................. 24 3.4 PROCESO DE CERTIFICACION ...................................................................................................................... 25

3. 4.1 Solicitud de Certificación ..................................................................................................................... 25 3.4.2 Evaluación ............................................................................................................................................ 27 3.4.3 Decisión de la Certificación .................................................................................................................. 27

3.5 USO DE CERTIFICADOS, LOGOTIPO Y MARCAS ............................................................................................ 28 3.6 APELACIONES CONTRA DECISIONES DE CERTIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE QUEJAS ................................ 29 3.7 MECANISMOS DE VIGILANCIA ...................................................................................................................... 29

4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION ....................................................................................................... 32

5. CÓDIGO DE CONDUCTA............................................................................................................................... 33

6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 36



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INTRODUCCIÓN

El Instituto de Estudios del Ministerio Público es parte fundamental de la Procuraduría General de la Nación – PGN- y está constituido como Unidad Administrativa Especial de carácter académico, autonomía administrativa y financiera y autonomía presupuestal en los términos del Estatuto Orgánico del Presupuesto, y capacidad de contratación. El IEMP a partir del año 2010 implementó el Sistema Integrado de Gestión, justificado en aspectos teóricos y prácticos, como son los conceptos de sistema, gestión, mejora y su articulación al sistema de gestión de la PGN, elementos discutidos de manera detallada en el documento “Estructura del Sistema Integrado de Gestión del INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO”. El sector público colombiano por la dinámica social y política se ha involucrado en forma creciente en las nuevas tendencias de la administración y la cualificación del talento humano. La Procuraduría General de la Nación no ha sido ajena a dicha dinámica y desde hace tres años inició su camino hacia la construcción de una política del talento humano bajo el concepto de las competencias laborales. Asimismo, el IEMP ha propiciado la creación de nuevos servicios para responder de manera satisfactoria a las necesidades y/o requerimientos de sus clientes; uno de estos servicios es la Certificación de Personas, el cual tiene como objetivo “Certificar personas en competencias laborales asociadas al sector de Administración de Justicia para candidatos del sector público asegurando el cumplimiento de requisitos normativos y legales establecidos, de manera oportuna”. El presente manual, tiene como finalidad presentar a todas las partes interesadas, una visión general del IEMP como Organismo de Certificación de personas y la estructura de los Esquemas de Certificación implementados, sustentados en la norma de referencia NTC – ISO/IEC 17024 versión 2013; este documento no sustituye al Manual del Sistema Integrado de Gestión del IEMP, sino que es complementario al mismo, por lo tanto es un documento controlado del Sistema y solo puede ser modificado o actualizado por el líder el proceso de certificación de personas y aprobado por el Director del IEMP. Cualquier copia física o electrónica que se obtenga de este documento será responsabilidad del portador del mismo, asegurarse que es la versión actual – vigente para evitar un uso inadecuado del documento.



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1. REQUISITOS GENERALES

1.1 ESTRUCTURA DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO El Instituto de Estudios del Ministerio Público, como unidad administrativa especial de carácter académico, posee una estructura funcional de acuerdo a lo establecido legalmente y una estructura por procesos desarrollada para la implementación del Sistema Integrado de Gestión, las cuales son compatibles entre sí; la organización del IEMP tal como ha sido definida en el Decreto Ley 262 de 2000 es la siguiente: Cuadro No.1 Fuente: Instituto de Estudios del Ministerio Público. Sin embargo con la implementación del Sistema Integrado de Gestión en el IEMP, un componente fundamental que fue necesario definir fue el enfoque por procesos para la gestión, cuya materialización se evidencia a través del mapa de proceso institucional (cuadro No. 2); actualmente existen cuatro niveles de procesos, clasificados de la siguiente manera: nivel estratégico, nivel misional y nivel de apoyo. En el nivel estratégico se encuentran los procesos de Dirección y de Comunicaciones; en el nivel misional se establecieron los procesos de Capacitación, Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Económicos, Publicaciones y Certificación de Personas; para el nivel de apoyo se establecieron los procesos de Gestión Contable y Tesorería, Contratación y Jurídica, Almacén, Archivo y Sistemas y Planeación, Presupuesto y Control; y el nivel de evaluación que es realizado por el Proceso de Control Interno; al respecto se precisa que el componente de Autoevaluación al Control y a la Gestión es responsabilidad del Grupo



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MECI del IEMP y la Auditorías Internas son responsabilidad de la Oficina de Control Interno de la Procuraduría. Cuadro No.2. Mapa de Procesos del IEMP

Fuente: Instituto de Estudios del Ministerio Público.

(1) Proceso de la Procuraduría General de la Nación – PGN, de acuerdo a las facultades que le delega el Decreto Ley 262 de 2000, en lo referente a la planta de personal de la PGN, en donde se especifica que el personal del IEMP depende de esta institución, y por lo tanto la gestión del Talento Humano es un proceso de la PGN.

1.2 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTION El Sistema Integrado de Gestión – SIG del Instituto se diseñó e implementó sustentado en la estructura y conceptos planteados en la norma de referencia NTC ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009, MECI: 2005, sin embargo en el mantenimiento del mismo se han realizado las respectivas actualizaciones que han sido necesarias como el MECI en su versión 2014 y su alineación con los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17024 primero en su versión 2003 y actualmente en la versión 2013. Por lo tanto el Sistema Integrado de Gestión con respecto al Proceso de Certificación de Personas se ha implementado de acuerdo con la opción B definida en el numeral 10.1 de la



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norma NTC ISO/IEC 17024:2013, es decir, el Instituto “… ha establecido y mantiene un sistema de gestión de acuerdo con los requisitos generales de la Norma ISO 9001, y que es capaz de apoyar y demostrar el cumplimiento coherente de los requisitos de esta Norma Internacional (ISO/IEC 17024), cumpliendo los requisitos del sistema de gestión del apartado 10.2.” Es importante precisar que la documentación del Sistema de Gestión se ha articulado para dar cumplimento a los requisitos de la norma ISO IEC 17024 por lo cual, este documento es complemento del Manual de Gestión del IEMP en el cual se identifican todos los componente del SIG.

Para el requisito de Auditorias, se precisa que el Instituto acoge los procedimientos definidos por la Oficina de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación; sin embargo, teniendo en cuenta que el IEMP se encuentra acreditado por el Organismo Nacional de Colombia – ONAC en cumplimiento de los requisitos de la norma ISO IEC 17024, para las auditorias tanto internas como externas con este alcance, los auditores deben tener formación en esta norma internacional.

1.3 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS La siguiente gráfica corresponde a la organización interna del proceso y responde a las necesidades y requerimientos de la norma NTC ISO/IEC 17024. Esta organización es funcional y se establece bajo la autonomía administrativa que posee el IEMP para su operación; las funciones de cada uno de los comités se encuentran definidas en los documento O-I 23 Comités del Proceso de Certificación de Personas que se encuentra disponible en el Sistema Integrado de Gestión del Instituto. Cuadro No.3 Organigrama Proceso de certificación de personas Fuente: Instituto de Estudios del Ministerio Público.

COMITÉ DE PARTES

COMITÉ DE CERTIFICACION

COMITÉ TECNICO DE APOYO

DIRECCION DEL IEMP

PROCESO DE CERTIFICACION DE

PERSONAS



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La estructura orgánica del IEMP establece que la subordinación administrativa de éste proceso es directa con la Dirección del Instituto, y como se puede observar en el organigrama del proceso no existe dependencia con los demás procesos o divisiones identificadas en el Instituto. La responsabilidad establecida para el líder de proceso es la de verificar que la certificación de personas en competencias laborales, asociado al sector de la administración de Justicia se adelanta de acuerdo a los requisitos del proceso y los normativos y legales establecidos

1.4 RELACION DEL PROCESO DE CERTIFICACION CON OTROS PROCESOS DEL IEMP El proceso de Certificación de Personas hace parte de la misionalidad del Instituto, sin embargo es independiente de los demás procesos del IEMP y no existe interacción entre ellos, lo cual salvaguarda su autonomía, independencia e imparcialidad. Este proceso, no se relaciona en forma directa o indirecta, con los demás procesos identificados en el sistema integrado de gestión, que pudiera afectar la independencia, integridad e imparcialidad en el desarrollo de las actividades de certificación, incluyendo el proceso de capacitación cuyos clientes podrían solicitar la certificación de competencias como EXPERTO DISCIPLINARIO NIVEL I y CONCILIADOR. El personal que interviene en el proceso de certificación de personas del IEMP no desarrolla labores paralelas con otros procesos del IEMP, como capacitaciones, investigaciones, evaluaciones, asesorías u otra clase de apoyos. Los comités de trabajo conformados para el desarrollo de las actividades propias de la certificación de personas, (Comité de Esquema, Comité de Certificación y los Comités técnicos de apoyo), no entran en contacto directo con los solicitantes de las certificaciones expuestas en este documento, excepto por los canales establecidos en los esquemas de certificación. En adición a lo anterior, la dirección del IEMP ha dispuesto que para garantizar la independencia, confidencialidad e imparcialidad, los espacios físicos para el desarrollo de las actividades del proceso de certificación de competencias, están separados de los demás procesos y de igual manera los archivos físicos y virtuales correspondientes a las actividades propias del proceso de certificación de personas, están en espacios separados a los demás registros de los procesos del IEMP y cuentan con las restricciones necesarias para garantizar la confidencialidad y seguridad de las decisiones del proceso de certificación.



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1.5 TAREAS, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD El proceso de certificación está compuesto por:

Comité de Partes

Comité de certificación

Dueño del proceso

Colaboradores del proceso

Evaluadores de competencia

Comité Técnico de Apoyo Todas las personas que tengan relación con el proceso de certificación de personas deben firmar el O-I 21 Compromiso de Imparcialidad, Independencia, Integridad y Confidencialidad, documento que hace parte de la documentación del proceso y en el cual se comprometen a cumplir con los lineamientos definidos por el IEMP para el proceso de certificación y a declarar cualquier inhabilidad que se pueda presentar por vinculación anterior y/o presente de cualquier tipo con los aspirantes y candidatos, y que pudiera afectar la imparcialidad del proceso. Así mismo, teniendo en cuenta, el organigrama del proceso, las responsabilidades de las personas que hacen parte del mismo son: Director del Instituto:

El director del IEMP es la persona que atesta (firma) los certificados que expide el proceso de certificación de personas. Asimismo, cuando sea aplicable, es quien mediante acto administrativo motivado suspende o retira la certificación.

Como director del IEMP, máximo directivo del mismo y responsable del Sistema Integrado de Gestión define las políticas y procedimientos a la operación del proceso de certificación de personas del IEMP y es el responsable de su implementación.

Por ser el ordenador del gasto del IEMP, el director es el responsable de garantizar las finanzas y recursos que se necesitan para el adelanto de las actividades de certificación, por lo tanto en el Plan Operativo Anual – POA de cada vigencia fiscal deberán incluirse dichos recursos

Dueño de proceso:

Es la persona designada en el Sistema Integrado de Gestión del IEMP como dueño de proceso de certificación

Coordina la implementación de las políticas y procedimientos del proceso.



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Adelanta las acciones necesarias para el desarrollo y mantenimiento de los esquemas de certificación

Elabora, modifica y actualizar el Manual de Certificación, y deberá presentarlo al Director del Instituto para su aprobación y al representante de la dirección del IEMP para su actualización en el Sistema Integrado de Gestión.

Evaluadores de competencias (examinadores) Son personas que cumplen el perfil definido en el instructivo O-I- 25 PERFIL DEL EVALUADOR EXPERTO y adelantan las actividades de evaluación señaladas en los esquemas de certificación emitiendo el concepto de cumplimiento de requisitos de certificación. Demás personal de apoyo Son personas internas o externas al proceso de certificación que podrían apoyar las actividades de vigilancia de aplicación de instrumentos de evaluación, de digitalización de la información del proceso, de documentación y archivo y otras actividades que por necesidades del proceso que no requieran una calificación y competencia especial. Comité de Certificación Equipo de personas que apoyan las actividades de certificación, integrado por los evaluadores de competencias del IEMP; su función principal es revisar, analizar y recomendar en el proceso de certificación de personas del IEMP el otorgamiento, mantenimiento, suspensión o retiro de la certificación de candidatos. Comité de Partes: Equipo de apoyo al proceso de certificación de personas del IEMP en aspectos relacionados con la estructura, desarrollo y aplicación de cada uno de los esquemas de certificación sobre los cuales se adelanta la evaluación de la conformidad Comité Técnico de Apoyo: Este comité es un grupo de personas de expertos en las áreas temáticas en las cuales el IEMP adelanta certificación de personas y hará las veces de grupo que avala la viabilidad técnica de los instrumentos que se aplican en los procesos de evaluación de la conformidad. El instructivo O-I-23 define los miembros y funciones de cada comité. Con relación a los perfiles para los integrantes del proceso es preciso aclarar que:



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La planta de personal del IEMP pertenece a la planta de la Procuraduría General de la Nación, tal como lo establece el decreto 265 de 2000. Asimismo, en aplicación de las funciones establecidas en los artículos 11 y 12 del decreto 262 de 2000, la oficina de planeación y la oficina de selección y carrera son las dependencias encargada de elaborar y mantener actualizados los manuales de funciones de la entidad. Actualmente se encuentra vigente el manual de funciones por competencias aprobado mediante resolución 253 de 2012, donde se identificaron los perfiles de cargo para los servidores de la PGN. Teniendo en cuenta lo expuesto, el IEMP no elabora perfiles para los cargos de personal que apoyan el proceso de certificación de personas, puesto que debe acatar lo establecido por la Procuraduría; sin embargo con el fin de garantizar la transparencia y equidad y en cumplimiento a lo establecido en la norma ISO IEC 17024, se diseñó internamente un perfil del evaluador identificado como el instructivo O-I- 25.

1.6 RELACIÓN DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN CON LOS CLIENTES El Instituto ha identificado los clientes de cada uno de sus procesos misionales, señalando si son clientes actuales o futuros y los requisitos de los mismos; para el proceso de certificación de personas se identifican 4 tipos de clientes:

Servidores públicos de PGN (siempre y cuando cumplan los prerrequisitos de los esquemas de certificación)

Servidores públicos del Ministerio Público (Defensoría y Personería, siempre y cuando cumplan los prerrequisitos de los esquemas de certificación)

Servidores públicos en general (siempre y cuando cumplan los prerrequisitos de los esquemas de certificación)

Persona natural (siempre y cuando cumplan los prerrequisitos de los esquemas de certificación)

De estos clientes, solo los primeros son clasificados como clientes actuales, pues el alcance del proceso está limitado a los servidores de la Procuraduría; no obstante se identifican los otros tipos de clientes como clientes potenciales o futuros. Con relación a los clientes actuales, servidores que pertenecen a los diferentes procesos y áreas de la Procuraduría General de la Nación y que aspiran a ser certificados en las competencias de EXPERTO DISCIPLINARIO NIVEL I y CONCILIADOR, tendrán acceso a dicho



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servicio a través de los procedimientos, mecanismos y criterios establecidos en los esquemas identificados para cada una de las normas.

1.7 RESPONSABILIDAD EN MATERIA DE DECISION El IEMP como Organismo de Certificación es el responsable de las decisiones de certificación, las cuales se toman teniendo en cuenta el concepto de los evaluadores de competencia una vez se han adelantado las pruebas y evaluaciones que se definen en cada esquema de certificación y el concepto del comité de certificación que valida el proceso.

1.8 RESPONSABLIDIAD LEGAL Y FINANCIAMIENTO El Instituto cumple con los requisitos legales definidos para todas las entidades del estado; los recursos financieros para el funcionamiento del IEMP son aprobados anualmente teniendo en cuenta las necesidades del mismo, en las cuales se incluyen las del proceso de certificación de personas; así mismo, para este proceso, el IEMP cuenta con la respectiva póliza para el cumplimiento de las responsabilidades legales asociadas.

1.9 REQUISITOS NO APLICABLES

De acuerdo con la norma internacional ISO IEC 17024:2013, el IEMP como organismo de Evaluación de la Conformidad no aplica el numeral 6.3 CONTRATACION EXTERNA; por cuanto en el desarrollo del proceso de certificación de personas, no contrata ningún servicio externamente, pues tanto el personal que hace parte del proceso como las instalaciones en las cuales se desarrollan corresponden a recursos institucionales; no obstante se precisa que existen actividades como las auditorías Internas que son realizadas por el macro proceso de evaluación y control de la Procuraduría a través de la Oficina de Control Interno; cumpliendo la normatividad vigente y las disposiciones del IEMP para garantizar la imparcialidad, integridad y confidencialidad del proceso y con los requisitos de la norma NTC ISO IEC 17024:2013.



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2. GESTION DE LA IMPARCIALIDAD

Para el IEMP, es importante asegurar que todas las actividades relacionadas con el proceso de certificación de personas se realizan con imparcialidad; para lo cual ha establecido la siguiente Estructura de Imparcialidad que incluye:

2.1 DECLARACION DE IMPARCIALIDAD DE LA ALTA DIRECCION El director del Instituto de Estudios del Ministerio Público –IEMP, se compromete a mantener la IMPARCIALIDAD en todas las actividades del proceso de certificación de personas, estableciendo una estructura compuesta por políticas, procedimientos, acuerdos y compromisos y demás documentación que fuese requerida con el fin de asegurar que todo el personal interno o externo que participa en el proceso de certificación de personas, desempeña sus actividades garantizando la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad de las mismas y actúa libre de presiones personales, familiares, laborales,



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económicas o de otra índole provenientes de cualquier persona u organización y que pretendan influir en la decisión de otorgar, mantener, renovar, ampliar, reducir, suspender o cancelar la certificación. Así mismo, se compromete a gestionar los conflictos de intereses que se pudieran presentar y a asegurar la objetividad en todas actividades del proceso de certificación de personas de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para tal fin y que pueden ser consultados en la página web del Instituto.

2.2 PRINCIPIOS DE LA CERTIFICACIÓN El proceso de certificación de personas fundamenta su accionar en varios principios que hacen de la certificación un servicio eficaz y fiable. La adhesión a estos principios es un requisito previo para garantizar que la certificación de personas sea pertinente y suficiente, y su acatamiento permite al personal vinculado al proceso trabajar en forma independiente garantizando la imparcialidad y confidencialidad del mismo.

Independencia La base para la imparcialidad de la certificación y la objetividad de los resultados de la certificación. Todo el personal que hacen parte del proceso de certificación de personas del IEMP, no tienen relación y actúan con independencia de las personas interesadas en ser certificadas, así como de las organizaciones, áreas o procesos a las que ellas pertenecen, están libres de sesgo y conflicto de intereses. Mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de certificación para asegurar que los resultados de la certificación están basados en los requisitos exigidos a los interesados.

Imparcialidad La base para la equidad de la certificación y la rectitud en los resultados de la certificación: Todo personal vinculado al proceso de certificación actúa en forma imparcial frente a los interesados y no tienen preferencias a favor o en contra por su género, raza, procedencia, edad, condición social o credo político, que le permite proceder con rectitud en el proceso de certificación del IEMP

Integridad La integridad es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante.



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El personal que hace parte del proceso de certificación, actúa conforme al código de ética de la PGN y los principios y valores del IEMP; no oculta información relevante; respeta la confidencialidad de la información producto de la aplicación del proceso de certificación sin buscar el beneficio propio; actúa con honestidad.

Confidencialidad Toda la información obtenida durante el proceso de certificación de personas, tiene el carácter de confidencial, por lo tanto, todas las personas involucradas en este proceso están obligadas a mantener esta reserva y no darán a conocer la información a ninguna instancia, excepto en los casos en los cuales la Ley requiere que dicha información; en esta situación, la persona a quien concierne la información, debe ser comunicada de antemano de la información que se va a suministrar.

Seguridad La documentación y registros del proceso de certificación de personas se mantiene en un entorno seguro con el fin de garantizar la confiabilidad y confidencialidad de los mismos y su preservación en el tiempo.

2.3 POLÍTICA DE CERTIFICACIÓN “El IEMP desarrolla el proceso de certificación de personas en indagación y/o investigación disciplinaria y en facilitar el mecanismo alternativo de la conciliación, de manera independiente, objetiva, ágil y veraz. Para ello se compromete con el cumplimiento de requisitos de ley y normativos aplicables, con la mejora del desempeño del proceso, el aseguramiento de un talento humano competente, un sistema de gestión eficiente, eficaz y efectivo, así como mantener la acreditación como ente certificador por el organismo competente”.

2.4 POLÍTICA DE IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA E INTEGRIDAD La Dirección del IEMP y el proceso de certificación de personas, considera como estratégico garantizar la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad en el ejercicio de las actividades de certificación y por consiguiente el valor de la certificación que otorga reside en el grado de confianza que confieren sus actuaciones, el cual se obtiene con una evaluación objetiva, imparcial y competente, razón por la cual se compromete con el cumplimiento de los mandatos del organismo de acreditación, de los requisitos de las normas y de las regulaciones asociadas, del ordenamiento ético que como entidad estatal le corresponde y adicionalmente:

Todas las actividades desarrolladas por el proceso de certificación de personas del IEMP se rigen de manera específica por los principios de independencia, imparcialidad e integridad, de modo que se asegura que las decisiones de certificación que se



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toman están basadas en evidencias objetivas de conformidad con los estándares de las normas y los requerimientos de los esquemas definidos y no están influidas por cualquier tipo de intereses de las partes interesadas.

El IEMP no permite ninguna influencia comercial, financiera, laboral u otras presiones que puedan impedir la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad de las decisiones de certificación de personas y del proceso mismo.

El proceso de certificación de personas es totalmente independiente y no tiene vínculo alguno con los otros procesos y servicios que presta el Instituto y que puedan constituirse en una amenaza a la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad.

La certificación de personas es un servicio al cual se accede voluntariamente; el IEMP no restringe, limita o impide el acceso a la certificación por motivos religiosos, financieros, comerciales o de otra índole, siempre y cuando el solicitante cumpla con los requisitos establecidos para la certificación.

El personal interno y externo que tiene relación directa con el proceso de certificación de personas del IEMP declara su imparcialidad en el desarrollo de sus funciones, firmando el compromiso de imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad y se comprometen a dar a conocer a la dirección del Instituto o dueño del proceso de certificación, cualquier situación de la que tengan conocimiento y que pudiera constituirse en un conflicto de intereses.

El personal del proceso no es influenciado en el desarrollo de sus actividades por posibles presiones, intimidaciones o coacciones de tipo personal, laboral, financiero o de otra índole y en caso de presentarse dichas situaciones, deberán ser puestas en conocimiento del proceso de certificaciones quienes deberán tomar las acciones pertinentes de manera oportuna.

El proceso de certificación de personas identifica y gestiona continuamente los riesgos a la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad y actúa en consecuencia para evitar o mitigar cualquier riesgo a la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad

El proceso de certificación de personas identifica, analiza, gestiona y documenta los conflictos de interés percibidos o reales que se puedan presentar en todas las actividades del proceso de certificación de personas

2.5 POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Esta política establece los lineamientos que se deben seguir en el manejo de la información del proceso, busca proteger la información y la divulgación no autorizada a terceros. La información que maneja y administra el proceso de certificación es muy sensible, los datos que se obtienen de los participantes en el proceso deben ser mantenidos bajo una confidencialidad total, la pérdida o mal uso afecta la credibilidad del proceso y podría llevar



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la violación de normas legales. El proceso de certificación de personas tiene el compromiso de mantener la confidencialidad de la información de las personas y cumple con las normas legales establecidas, ley 1581 de 2012, sentencia C-748 de 2011 de la C. C. y decreto 1377 de 2013 y adicional:

El proceso de certificación no obtiene información vía on-line, se rige por la información que el aspirante consigna en los diferentes formatos del proceso y/o que allega al proceso vía correo electrónico en documentos PDF.

Cualquier información que el aspirante, candidato o persona certificada proporciona al proceso está totalmente CONFIDENCIAL y solo será utilizada para fines propios del proceso y elaboración de estadísticas; dicha información no podrá ser utilizada ni divulgada a una parte no autorizada sin el consentimiento de solicitante, candidato o persona certificada, excepto cuando la ley requiera la divulgación de esta información, caso en el cual se le informará a la persona afectada salvo que la ley lo prohíba.

La información que la persona consigna y se recolecta será administrada por el proceso de certificación de personas en una base de datos y se mantendrá por el mismo término que dura la certificación.

El uso de la información está destinada a verificar, realizar seguimiento y evaluación continua de las personas certificadas y solamente se podrá difundir en términos de resultados del mismo.

2.6 POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PROCESO Esta política abarca todas las actividades que despliega el proceso de certificación del IEMP, desde la fase de difusión hasta la de entrega y seguimiento de certificados. Ello bajo parámetros de preservación, aseguramiento y cumplimiento de aspectos legales que rigen dicha materia.

El proceso de certificación de personas entiende la seguridad como la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, los documentos y los instrumentos de evaluación aplicables durante la evaluación de la conformidad.

El proceso de certificación de personas aplica el instructivo O-I-34 Instructivo Cadena de Custodia - Administración, Aplicación y Recolección de Instrumentos de Evaluación, con el fin de garantizar la seguridad en el diseño, administración, aplicación y recolección de los instrumentos de evaluación.



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2.7 POLITICAS PARA OTORGAMIENTO, MANTENIMIENTO, RENOVACIÓN, AMPLIACIÓN, REDUCCIÓN, SUSPENSIÓN Y RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN

2.7.1 Otorgamiento El IEMP expedirá la certificación de la competencia de las personas con base en una norma de referencia y en el cumplimiento de los requisitos establecidos para el proceso pertinente, cuyo alcance se suscribe en las normas de competencia laboral aplicable y es solicitado por el aspirante a través de un documento del sistema de gestión, donde se describen derechos, deberes y reglas generales del proceso.

Variables: En el proceso de otorgar un certificado el IEMP, para con cada uno de los aspirantes, tendrá en cuenta:

Norma de competencia laboral de referencia

Esquema de certificación

Uso de certificado y logotipo

Confidencialidad

2.7.2 Mantenimiento

El IEMP con el fin de que la persona certificada mantenga una certificación recibida, debe demostrar que cumple, en el tiempo, con los parámetros del otorgamiento inicial de la certificación, para lo cual se aplicarán los siguientes parámetros: a) Cambio en la normatividad.

Anualmente se revisa las posibles modificaciones de la norma de referencia, a nivel internacional y nacional que puedan tener impacto en la misma.

Ajuste a la norma de competencia laboral de referencia.

Aplicar parámetros de Ampliación o Reducción b) Cumplimiento de requisitos por parte de la persona certificada

Anualmente verificar los antecedentes disciplinarios, fiscales y penales.

Evidencias del cumplimiento de las normas de uso de certificado y logotipo.

2.7.3 Renovación

Cuando se cumpla la vigencia de la certificación de competencia laboral y la norma de competencia no se ha modificado, sí la persona certificada desea voluntariamente renovar su certificación, debe iniciar nuevamente el proceso, realizando la solicitud de certificación y adelantando todo el esquema de certificación de acuerdo a los procedimientos definidos por el IEMP que se encuentren vigentes.



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2.7.4 Ampliación

Si la norma de competencia laboral ha sido modificada, el IEMP a través del proceso de certificación de personas recogerá de la persona certificada la competencia nueva incorporada en la norma. Esta ampliación se ceñirá el alcance de la certificación de acuerdo a las modificaciones de la norma identificadas. En todo caso el IEMP deberá informar a cada persona certificada de la ampliación del alcance de la norma de competencia laboral. Para el adelanto de esta actividad el IEMP procederá de la siguiente forma:



Aplicar parámetros de otorgamiento

Aplicación de evidencias de evaluación de conocimiento cuando sea necesario.

Aplicación de evidencias de desempeño cuando sea necesario.

Aplicación de evidencias de producto cuando sea necesario.

Re-expedir certificado de competencia.

2.7.5 Reducción

Cuando se presente una modificación en la norma de competencia laboral relacionada con la reducción del alcance, el IEMP



Aplicar parámetros de otorgamiento

Aplicación de evidencias de evaluación de conocimiento cuando sea necesario.

Aplicación de evidencias de desempeño cuando sea necesario.

Aplicación de evidencias de producto cuando sea necesario.

Re-expedir certificado de competencia.

2.7.6 Suspensión

El IEMP podrá suspender la certificación expedida a una persona cuando existan evidencias del incumplimiento de las condiciones de expedición del certificado, por violación de los requisitos de certificación o por uso no permitido del certificado. Para ello el IEMP deberá verificar:

Evidencias del incumplimiento de las normas de uso de certificado y logotipo.

Evidencias de suspensión disciplinaria, o acciones penales preventivas.



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Comunicación motivada a la persona certificada de la suspensión del certificado, sujeto a las decisiones administrativas y judiciales.

De acuerdo a las decisiones administrativas y judiciales la suspensión puede temporal o definitivo de la certificación de la competencia.

Publicar a través de página web del Organismo Certificador las personas con suspensión de certificado.

2.7.7 Retiro.

Es la decisión del IEMP de retirar de forma definitiva una certificación expedida teniendo en cuenta evidencias del incumplimiento o violación de los requisitos de certificación o uso del certificado, previa verificación de:

Evidencias de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales.

Evidencias del incumplimiento reiterado de las normas de uso de certificado y logotipo.

Comunicación motivada a la persona certificada del retiro de su certificado basado en las decisiones administrativas y judiciales.

Publicar a través de página web del Organismo Certificador las personas con retiro de certificado.

2.8 POLITICA TARIFARIA Para los servidores de la Procuraduría General de la Nación la certificación no tendrá ningún costo.

2.9 POLITICA RESPUESTA A QUEJAS Y APELACIONES Para el IEMP, es importante dar tratamiento justo, equitativo, imparcial y oportuno a las quejas y apelaciones que se presenten al proceso de certificación de personas; para lo cual se acoge al procedimiento definido en el Sistema Integrado de Gestión del IEMP y codificado como P-24, este documento da a conocer a las partes interesadas, los criterios y pasos para la recepción, trámite y respuesta a las peticiones, quejas, reclamaciones, apelaciones y sugerencias que reciben el IEMP; adicionalmente existe un instructivo para la atención específica de las apelaciones presentadas ante las decisiones tomadas en el desarrollo del proceso de certificación de personas, este instructivo corresponde al O-I 22 “Respuesta a Apelaciones”.



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2.10 COMPROMISO DE IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Documento que deber ser conocido y firmado por todas las personas involucradas en el proceso de certificación de personas (miembros del comité de esquema, del comité de certificación, evaluadores, dueño y colaboradores del proceso, funcionarios del IEMP que tengan relación con el proceso y demás. Este Compromiso corresponde al O-I 21.

2.11 CADENA DE CUSTODIA -ADMINISTRACIÓN, APLICACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN El propósito de este instructivo es informar a todas las partes interesadas cual es la cadena de custodia que se aplica en el diseño, administración, aplicación y recolección y mantenimiento de los instrumentos de evaluación de la conformidad que permita mantener niveles de efectividad y que asegure condiciones y características originales de las evidencias de conocimiento, desempeño y producto desde el mismo momento en que se diseñan hasta su recolección, este documento corresponde al Instructivo O-I -34

2.12 MATRIZ DE GESTION DE RIESGOS Para el proceso de certificación de personas se elaboró la matriz de riesgos que incluye la identificación de los riesgos asociados a la integridad, imparcialidad y confidencialidad del proceso así como los posibles conflictos de intereses y los controles para la gestión de los mismos. Dicha matriz se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión del IEMP y en la página web del IEMP.



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3. ESQUEMAS DE CERTIFICACION El IEMP como ente certificador de personas, es una unidad administrativa especial de la Procuraduría General de la Nación, que constitucionalmente es un organismo de control, el IEMP cumple funciones establecidas en el decreto 262 de 2000. Bajo esta estructura legal y tal como se observa en el gráfico siguiente, con el fin de brindar el servicio de certificación de personas se han dividido las actividades por áreas temáticas misionales, que incluyen en un principio las áreas de disciplinario e intervención. Cada una de ellas ha permitido vincular procedimientos que se aplican y que dieron origen a los dos esquemas de certificación implementados.

La estructura de los esquemas es la misma para las dos normas y está definida en los siguientes procedimientos, los cuales tienen como objetivo presentar los criterios y métodos de certificación de personas en competencias laborales para servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público, teniendo como referencia el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas de competencia laboral del sector de Administración de Justicia.

PGN-CATEGORIA: ENTE DE CONTROL

IEMP: ORGANISMO CERTIFICADOR

CERTIFICACIÓN DE PERSONAS POR

ÁREAS TEMÁTICAS MISIONALES

DISCIPLINARIO

INDAG-INVESTIG JUZGAMIENTO VERBAL

INTERVENCIÓN

CONCILIACIÓN

ADMINIST FAMILIA CIVIL



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O-P-02 Esquema Certificación Área Temática Disciplinario

O-P-28 Esquema Certificación Área Temática Conciliación Estos procedimientos se encuentran en el SIG del Instituto y son de acceso público a través de la página WEB y deben ser consultados y conocidos por los candidatos.

3.1 ALCANCE DE LOS ESQUEMAS DE CERTIFICACIÓN La certificación de personas en competencias laborales ofrecida por el IEMP se enmarca en las siguientes áreas:

Proceso de Investigación Disciplinaria

Mecanismo Alternativo de la Conciliación en Derecho Estas áreas corresponden a las siguientes normas de competencia laboral del SENA:

NORMA TIPO DE CERTIFICACIÓN

240403009-Realizar indagación preliminar y/o investigación disciplinaria teniendo en cuenta normatividad y procedimientos vigentes.

Experto Nivel I

240403005-Facilitar el mecanismo alternativo de conciliación para la solución de conflictos en las diferentes áreas del derecho

Experto Conciliador

Este servicio se ofrece a los servidores de la PGN que adelantan labores en materia de investigación disciplinaria y que apoyan los procesos de conciliación en las diferentes áreas del derecho, y que cumplan con los requisitos establecidos en los esquemas de cada una de las normas. El alcance se define con relación a:

La norma de competencia en la cual desea ser certificado

Los requisitos exigidos por la norma técnica NTC ISO/IEC 17024:2013

Demás documentos normativos que involucran la evaluación de la conformidad como son normas, leyes, decretos, reglamentos y demás documentos válidos en cada norma de competencia señalada.

3.2 DEFINICIONES En el proceso de certificación se aplican las definiciones contenidas en las normas:



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NTC ISO/IEC 17024:2013 – Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan certificación de personas. NTC ISO/IEC 17000:2005 - Evaluación de la conformidad. Vocabulario y principios generales.

3.3 IDENTIFICACION DE CLIENTES Y REQUISITOS Los clientes del INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO se encuentran identificados en la matriz del SIG, desagregando los clientes para el proceso de certificación de personas. Al inicio del proceso se consideran como solicitantes y una vez aprobada su solicitud, tendrán la calidad de candidatos. Una vez obtenida la certificación tendrán el estatus de persona certificada. El servicio de certificación en competencias laborales del IEMP, es un proceso voluntario que adelanta el solicitante y que es concertado con el Instituto, en el cual el solicitante debe demostrar que en su desempeño laboral, cumple con los estándares definidos en las Normas de Competencia Laboral en las cuales aspira a certificarse. El IEMP ofrece este servicio certificación en competencias laborales a todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, que cumplen con los requisitos establecidos en cada uno de los esquemas de las normas a certificar y en este manual. El IEMP no restringe el acceso a la certificación por razones financieras, religiosas, económicas o de otra índole. Todo solicitante a realizar el proceso de certificación de personas con el IEMP, debe cumplir con los siguientes requisitos:

Poseer título profesional; para el caso de la Norma 240403005 “Facilitar el mecanismo alternativo de conciliación para la solución de conflictos en las diferentes áreas del derecho” es requisito ser abogado (a).

Experiencia mínima específica de seis meses en el área a certificar, la cual debe estar debidamente soportada.

No tener sanciones disciplinarias, fiscales ni penales, para lo cual deberá anexar los correspondientes certificados.

Para las personas que posean un título profesional y en los casos que aplique, deberán anexar el certificado de antecedentes profesionales.

Cumplir con el esquema de certificación, de acuerdo con la norma en la que aspira ser certificado, establecido por el IEMP.



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3.4 PROCESO DE CERTIFICACION A nivel general el proceso de certificación está compuesto por tres etapas:

Solicitud de certificación

Evaluación: Aplicación de pruebas y levantamiento de evidencias que demuestran la conformidad

Decisión de la certificación

3. 4.1 Solicitud de Certificación La solicitud de certificación la realiza el solicitante diligenciando y allegando con los documentos requeridos, el Formato O-F-06 Solicitud de certificación, el cual se encuentra disponible en la página web del instituto y debe estar debidamente firmado; estos documentos pueden ser allegados en medio físico o por correo electrónico IEMP al buzón [email protected] Al presentar este formato, el aspirante declara tener conocimiento del proceso de certificación del IEMP y de los derechos y obligaciones que le competen; así mismo, se compromete a aceptarlos y cumplirlos, junto con los requisitos generales y específicos de la certificación y las obligaciones establecidas en este Manual. En el formato O-F 06 Solicitud de certificación, se debe señalar el alcance para el cual se solicita la certificación. El IEMP adelantará la evaluación de conformidad al alcance definido por el aspirante y la certificación cubrirá dicho alcance. 3.4.1.1 Documentos necesarios: Para solicitar la certificación en la competencia laboral, el solicitante debe deberá allegar los siguientes documentos junto con su solicitud de certificación:

Cédula de ciudadanía o documento de identidad vigente para el caso de personas extranjeras.

Copia del Título profesional

Constancia de experiencia mínima específica de seis meses en el área a certificar

Certificados de antecedentes disciplinarias, fiscales y penales.

Certificado de antecedentes profesionales en los casos que aplique. Así mismo, el solicitante debe conocer los siguientes documentos:

mailto:[email protected]



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Anexo 5. Manual del Proceso de Certificación del IEMP

O-P- 02 Esquema de Certificación área Disciplinaria

O-P-28 Esquema de Certificación área Conciliación

O-I -19 Acuerdo Uso de la Certificación

O-I 21 Compromiso de Imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad

Todos los demás documentos de criterios generales y específicos, que sean aplicables. Esta documentación puede ser consultada en el sitio web del IEMP o solicitada directamente a través del correo electrónico: [email protected] 3.4.1.2 Revisión y aprobación de solicitud Recibida la solicitud, el IEMP revisará la documentación y verificará que el aspirante cumple con los requisitos exigidos. Si es así, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, será comunicada dicha decisión por este mismo medio. En el caso de existir algún tipo de impedimento o situación que no permita el acceso del aspirante al proceso de certificación, este será comunicado también por correo electrónico. Si la documentación anexada a la solicitud no está completa o adecuada, se pedirá, mediante correo electrónico al solicitante, que la complete y no se procederá a otras etapas del proceso hasta tanto se no se cumpla este requerimiento; se concederá al solicitante un plazo de tres (3) días hábiles para dar respuesta a las observaciones; si transcurrido dicho término el aspirante no da respuesta, se entenderá desistida la solicitud. En el caso de existir algún tipo de impedimento o situación que no permita el acceso del aspirante al proceso de certificación, este será comunicado también por correo electrónico. Si la documentación está completa y el IEMP considera que la solicitud debe ser aprobada, el funcionario encargado dejará constancia de ello por escrito en el espacio correspondiente del O-F-06 Solicitud de Certificación y le informará al solicitante el procedimiento a seguir en un plazo no mayor de cinco días hábiles. La oportunidad, veracidad y exactitud de la información declarada e incluida en esta solicitud permitirá planificar adecuadamente las actividades del proceso de evaluación y certificación de la competencia laboral; si durante el transcurso del proceso el IEMP tiene conocimiento que la información suministrada no es veraz, el proceso será cancelado inmediatamente; en caso de que el solicitante hubiese terminado el proceso y se le hubiera concedió la certificación, esta será cancelada y retirada inmediatamente de acuerdo a lo establecido en el presente manual. Si el solicitante es aceptado en el proceso y cumple con las etapas definidas y los requisitos de certificación, recibirá la correspondiente certificación en la competencia laboral por

mailto:[email protected]



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parte del IEMP; dicho certificado es de propiedad exclusiva del Instituto y una vez expedido hará parte de una base de datos que estará disponible en la página web del instituto y será de consulta pública. 3.4.1.3 Asignación Evaluador y Plan de evaluación El coordinador o líder del proceso de certificación del IEMP asignará el evaluador que llevará a cabo el proceso de certificación de la competencia. Para ello el coordinador deberá informar con anticipación al candidato, el evaluador asignado y las fechas en las que se iniciará dicho proceso.

3.4.2 Evaluación Aplicación de pruebas y levantamiento de evidencias que demuestran la conformidad: Los mecanismos de evaluación de la competencia corresponden a los instrumentos que se aplican para la recolección de evidencias de conocimiento, desempeño y producto en cada esquema con el fin de verificar que se cumplen con los criterios de la norma y se encuentran definidos en detalle en los esquemas de certificación:

O-P-02 Esquema Certificación Área Temática Disciplinario

O-P-28 Esquema Certificación Área Temática Conciliación

3.4.3 Decisión de la Certificación La decisión sobre la certificación del candidato, es responsabilidad del Instituto y se genera teniendo en cuenta las evidencias de conocimiento, desempeño y producto reunidas durante el proceso de certificación de acuerdo a lo establecido en los esquemas de certificación de cada una de las áreas. Esta decisión sobre la certificación debe estar soportada en los siguientes documentos:

O-F-11 Informe - Concepto de Competencia: debidamente diligenciado y firmado por el evaluador el cual incluye tanto el concepto de competencia como el informe del proceso desarrollado.

Acta de reunión del Comité de Certificación: en la cual se revisa el proceso adelantado y decide el otorgamiento de las certificaciones.

Acta de la reunión del Comité de Pares: Validación del proceso

La decisión de certificación puede ser:



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Otorgar / No otorgar la certificación

Renovar / no renovar la certificación

Ampliar / reducir el alcance de la certificación

Mantener la certificación

Suspender la certificación

Cancelar / retirar la certificación El certificado que expide el IEMP sobre la competencia laboral es atestado por el Director y es de propiedad exclusiva del Instituto, por lo tanto, la persona certificada debe garantizar el cumplimiento de las directrices para el uso del certificado que se encuentran definidas en este manual y firmar el O-I-19 Acuerdo Uso de la Certificación.

3.5 USO DE CERTIFICADOS, LOGOTIPO Y MARCAS El certificado que otorga el IEMP es el mismo para todos los candidatos, la diferencia radica en:

Datos de la persona a certificar (nombre y documento de identificación)

Norma de competencia laboral en la cual la persona es certificada.

Número del certificado (registro interno)

Fechas de expedición y vigencia

El IEMP es el único y legítimo titular de los certificados, los cuales están elaborados de acuerdo con la imagen corporativa del instituto y su marca registrada y están identificados con un número de registro interno y secuencial. El IEMP es la única entidad facultada para otorgar o retirar la autorización de su uso, así como de renovar y mantener la certificación. El uso del certificado de la competencia laboral que expide el IEMP, se autoriza una vez que se haya otorgado dicha certificación.

Todos los certificados de competencia laboral que otorga el IEMP están referenciados en una base de datos de consulta pública donde se indica el documento de identidad de la persona certificada, número del Certificado, norma de competencia en la cual fue certificado, vigencia y estado de la certificación (vigente, suspendida o retirada).

El cliente (persona certificada) podrá utilizar el certificado una vez este le sea entregado y debe asegurarse que cuando haga alusión al mismo, utilice la frase siguiente: “Certificación otorgada por el Instituto de Estudios del Ministerio Público de la Procuraduría General de la Nación para la(s) norma(s) indicada(s) en el certificado No. (Número de certificación), con vigencia de (dd-mm-aaaa) a (dd-mm-aaaa)” y el alcance.



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Todas las declaraciones que realice la persona certificada relativas a la certificación deben considera únicamente el alcance de la certificación otorgada.

Las condiciones para el uso del certificado se encuentran definidas en el O-I-19 Acuerdo Uso de la Certificación, el cual debe ser firmado por la persona certificada al momento de recibir su certificación, así mismo, las prohibiciones y sanciones por el uso indebido de la certificación se encuentran definidas en el numeral 5 de este manual correspondiente al código de conducta.

3.6 APELACIONES CONTRA DECISIONES DE CERTIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE QUEJAS Tal y como se define en el numeral 2.8 de este manual; para el IEMP, es importante dar tratamiento justo, equitativo, imparcial y oportuno a las quejas y apelaciones que se presenten al proceso de certificación de personas; para lo cual se acoge al procedimiento definido en el Sistema Integrado de Gestión del IEMP y codificado como P-24, este documento da a conocer a las partes interesadas, los criterios y pasos para la recepción, trámite y respuesta a las peticiones, quejas, reclamaciones, apelaciones y sugerencias que reciben el IEMP; adicionalmente existe un instructivo con el paso a paso para la atención específica de las apelaciones presentadas ante las decisiones tomadas en el desarrollo del proceso de certificación de personas, este instructivo corresponde al O-I 22 Respuesta a Apelaciones. La apelación podrá presentarse tanto para los resultados intermedios (Plan de Evaluación y de Presentación de Evidencias) emitido por el evaluador como resultados finales (Concepto de competencia) del proceso de evaluación de las competencias laborales; sin embargo, las decisiones que pueden apelarse son las relacionadas con:

Negativa de aceptar una solicitud de certificación.

Concepto de competencia emitido por el Evaluador.

Suspensión, retiro o cancelación de una Certificación.

Decisión del Comité de Certificación.

Decisión del Comité de Esquema.

3.7 MECANISMOS DE VIGILANCIA La vigilancia o seguimiento en certificación de personas se realiza a:

La certificación otorgada (personas certificadas)

Actividades de Evaluación de la conformidad



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Proceso de certificación

Evaluadores de competencia

Instrumentos de evaluación 3.7.1 Vigilancia a la certificación otorgada (personas certificadas) Para ejercer la vigilancia de las personas certificadas y con el fin de dar cumplimiento al esquema de certificación y la caracterización del proceso de certificación de personas del IEMP, en cuanto a garantizar que la persona mantiene la competencia certificada, el proceso de certificación del IEMP adelantará las siguientes actividades:

Cruce estadístico de certificados otorgados y certificados laborales vigentes

Encuesta virtual de competencias

Certificados de antecedentes disciplinario, penal y fiscal anual

Diligenciamiento anual del formato de compromiso Adicional se debe tener en cuenta lo definido en las Políticas para Mantenimiento, Renovación, Ampliación, Reducción, Suspensión y Retiro de la Certificación, definidas en este manual. 3.7.2 Actividades de Evaluación de la Conformidad Con el fin de garantizar que los esquemas de certificación se aplican en la forma establecida el coordinador del proceso, o quien haga sus veces, deberá aplicar en cada evento, por área de certificación, el formato O-F-38 Lista de chequeo de pasos de certificación. Este formato hace parte de la documentación a presentar durante la sesión del comité de certificación. 3.7.3 Vigilancia al Proceso de Certificación Cada uno de los candidatos que participan en los procesos de evaluación de la competencia, antes del cierre del mismo se deberá diligenciar la evaluación de satisfacción, que corresponde al formato O-F-30. Con base en esta información se adelantará el seguimiento de cada proceso el cual deberá quedar consignado en una base de datos y que será insumo para las evaluaciones periódicas del proceso y de revisión por dirección. 3.7.4 Vigilancia a Evaluadores de competencia En el mismo formato O-F-30 se adelantará la evaluación por parte de los candidatos de cada evaluador que adelanta el proceso de recolección de evidencias. La información de esta evaluación deberá ser consignada en una base de datos separada por cada evaluador y



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servirá de base a la evaluación anual que el proceso de certificación del IEMP debe adelantar a cada evaluador. El seguimiento anual del evaluador comprenderá además una evaluación de desempeño que deberá contener los siguientes factores:

Número de talleres de certificación adelantados durante el año

Informe de felicitaciones y/o quejas recibidas

Número de informes de concepto de competencia emitidos

Número de apoyos en comités 3.7.5 Vigilancia al mantenimiento de los instrumentos de evaluación Con el fin de garantizar la equidad, validez, confiabilidad y desempeño de estos instrumentos, el IEMP a través de su equipo de evaluadores en forma anual adelantará la revisión de cada uno de estos instrumentos teniendo en cuenta los resultados obtenidos en los procesos de certificación. Para mantener actualizados dichos instrumentos, se debe tener en cuenta entre otras fuentes de información, las observaciones y sugerencias que las partes interesadas realicen a los mismos ya se a través del formato F-19- Quejas, Reclamos, Apelaciones, Sugerencias y Reconocimientos o de las encuestas de satisfacción que se aplican al proceso. Mensualmente se registrarán dichas observaciones y sugerencias, y en forma trimestral se evaluará su viabilidad con el fin de proponer los ajustes necesarios a los mecanismos de evaluación de la competencia.



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4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION El proceso de certificación de personas del IEMP, mantiene la estructura documental de acuerdo a lo definido en el Sistema Integrado de Gestión del instituto. Por lo tanto, todos los documentos y registros asociados al proceso, se controlarán de acuerdo a lo establecido en los procedimientos P-02 Control de documentos y P-03 Control de Registros del SIG del IEMP, así mismo, se tendrán en cuenta los criterios definidos en la Tabla de Retención Documental del proceso. No obstante lo anterior, la documentación del proceso deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:

La custodia de los instrumentos de la evaluación de la competencia como son: formatos de levantamiento de las evidencias de conocimiento (cuestionarios), evidencias de desempeño y evidencias de producto así como banco de casos, banco de preguntas y estudio de casos es responsabilidad del dueño de proceso, quien los deberá mantener en forma segura en el equipo de cómputo asignado al proceso.

La documentación correspondiente a cada candidato se mantendrá en físico (un portafolio por candidato) cuando se adelante el proceso de evaluación de la competencia y es responsabilidad del evaluador la guarda y custodia del mismo garantizando condiciones de seguridad y confidencialidad.

Una vez terminado el proceso, el portafolio de cada candidato debe ser digitalizado en su totalidad (escaneado) y este archivo digital permanecerá en el equipo de cómputo del dueño del proceso quién debe garantizar la seguridad del mismo. El Back Up de la información de éste equipo se realiza de acuerdo a las políticas definidas por el proceso de Almacén, Archivo y Sistemas del IEMP y de la Oficina de Sistemas de la Procuraduría.

El portafolio en físico debe ser devuelto al candidato dejando constancia de ello y los únicos documentos que el proceso de certificación del IEMP tendrá en físico por candidato son el original del O-F- 06 Solicitud de Certificación, del O-F-11 Informe - Concepto de Competencia y la fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona certificada; esta documentación permanecerá en el archivo de gestión del proceso bajo la custodia del dueño del proceso por el tiempo de vigencia del certificado,



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tiempo tras el cual se digitalizarán todos los documentos y posteriormente serán eliminados los físicos.

El proceso debe mantener una base de datos de todos los candidatos que incluye los datos de identificación del candidato, la norma en la cual solicitó la certificación, evaluador que adelantó el proceso, concepto de competencia emitido con fecha de emisión, Número y fecha de la certificación otorgada y vigencia de la misma.

5. CÓDIGO DE CONDUCTA El personal que hace parte del proceso de certificación de personas del IEMP, desarrolla sus actividades de acuerdo a los principios y valores tanto del IEMP como de la Procuraduría General de la Nación, adicional deberán tener presente todas las Políticas y Principios definidos en este manual y los compromisos establecidos en el O-I- 21 Compromiso de Imparcialidad, Independencia, integridad y confidencialidad; el cual deberá estar firmado por todos los colaboradores del proceso y aquellos que tengan alguna relación con el mismo. A continuación se fijan las normas de conducta por las que se deben regir las personas certificadas por el proceso de certificación de personas del IEMP y que busca promover una sólida conducta profesional en las actividades de las personas certificadas adelantan. 5.1 De los principios. Como parte integral del IEMP, el proceso de certificación de personas acoge los principios establecidos en la Resolución 014 de 2013 del plan estratégico del IEMP, en especial los que a continuación se señalan: Actuar bajo el respeto, la prevalencia de los intereses de la sociedad, la defensa de los derechos fundamentales, los derechos colectivos y el patrimonio público, incrementar la responsabilidad social frente a los más vulnerables en condiciones de equidad y respeto al ordenamiento jurídico. 5.2 De los valores. Se rigen por lo valores establecidos en la Resolución 014 de 2013 del plan estratégico del IEMP, con especial énfasis en:

Transparencia

Respeto

Igualdad

Responsabilidad



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5.3 Orientaciones generales. Toda persona certificada por el IEMP deberá mantener:

Aptitudes y juicio profesionales siempre a su más alto nivel, legalmente y con honestidad e integridad

Asumir y tomar acciones necesarias para mantener y desarrollar su competencia profesional y conocer las nuevas tendencias en su campo profesional

Mantener la dignidad y reputación de sus actividades profesionales 5.4 De los Derechos y Deberes de los candidatos. Derechos:

Recibir trato imparcial y equitativo

Recibir información actualizada del proceso de certificación

Ser evaluado exclusivamente de acuerdo a las exigencias legales y normativas establecidas

Acceder al servicio de certificación en forma voluntaria, sin condicionamientos y libre de todo interés.

Obtener respuesta oportuna a sus requerimientos del proceso de certificación Deberes:

Cumplir el compromiso asumido con el Proceso de Certificación del IEMP

Conocer los requisitos exigidos para certificar la competencia laboral

Presentar los documentos exigidos para el proceso

Aceptar que conoce los derechos, deberes y obligaciones del proceso y cumplirlos a cabalidad

Aceptar que conoce y acatará las consecuencias que se derivan del no cumplimiento del no cumplimiento de dichos deberes y obligaciones

5.5 De los Derechos y Deberes de las personas certificadas Derechos:

Recibir la certificación para la cual se inscribió, una vez cumplida a satisfacción la evaluación de la competencia

Estar registrado en la base de datos del proceso de certificaciones del IEMP

Recibir información relacionada con el vencimiento, cambios en las normas de competencia laboral y/o en los procedimientos de renovación y ampliación de la certificación



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Deberes:

Informar de todo cambio de actividad que pueda afectar su condición de persona certificada

Brindar oportunamente la información necesaria para el proceso de vigilancia y seguimiento de la certificación

Informar al proceso de certificación de personas del IEMP, en forma oportuna, el deseo de renovar la certificación otorgada

Hacer uso adecuado de la certificación, bajo los parámetros establecidos por el IEMP en el instructivo O-I-19 Acuerdo Uso de la Certificación.

Con relación al uso de la certificación:

Prohibiciones:

Está estrictamente prohibido utilizar los logos y la marca del IEMP en cualquier tipo de actividad, documentación o informe que realice la persona certificada.

Está estrictamente prohibido utilizar la certificación que otorga el IEMP en actividades diferentes al alcance de la certificación o que implique que el IEMP certifica un proceso, producto o servicio.

Está estrictamente prohibido utilizar la certificación que otorga el IEMP en informes que comprometan la responsabilidad del IEMP en procesos, productos o servicios.

El cliente no debe usar la certificación de manera que afecte la reputación del IEMP, ni emitir declaraciones o referencias relativas a la certificación o al proceso de certificación del IEMP, que pueda ser considerada engañosa o no autorizada.

En caso de vencimiento, suspensión o retiro (cancelación) de la certificación debe cesar inmediatamente el uso y referencia de dicha certificación.

Sanciones

Si durante el periodo de vigencia de la certificación otorgada, el IEMP tiene conocimiento y constata que la persona certificada presenta sanciones disciplinarias, fiscales o profesionales o que se presentó falsedad en la documentación presentada para adelantar el proceso de certificación, el IEMP retirará inmediatamente la certificación otorgada y actualizará la información en la base de datos de certificados vigentes disponible para el público en la página web de la entidad.

Cualquier otro hecho que sea de conocimiento del IEMP sobre el uso indebido de la certificación será analizado por el dueño del proceso y si amerita lo presentará al Comité de Partes del proceso para que se tomen las medias que se consideren pertinentes de acuerdo a la gravedad del mismo.



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6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

FECHA

NTC-ISO 9001:2008

NTCGP 1000:2009

MECI 2005

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1 4.2.3 Se elabora y se aprueba el documento

MECI 2014

2

12/09/14

4.1 4.2.2 4.2.3 5.4.2

4.1 4.2.2 4.2.3 5.4.2

Módulo de Planeación y Gestiòn

Se actualiza t o d o e l d o c u m e n t o d e a c u e r d o c o n l o s r e q u i s i t o s d e l a n o r m a N T C I S O I E C 1 0 7 0 2 4 : 2 0 1 3 , s e a c t u a l i z a e l mapa de procesos del IEMP, las políticas, la información de los documentos asociados y se aprueba el documento.

3 10/11/14

4.1 4.2.2 4.2.3

5.4.2

4.1 4.2.2 4.2.3 5.4.2

Módulo de Planeación y Gestión

Se actualiza el documento reestructurándolo de acuerdo a las recomendaciones de auditoria externa, y se aprueba el documento

ANEXO 5 - procuraduria.gov.co · anexo 5 manual del proceso de certificacion de personas m-02 v.3...

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