Análisis de la gestión organizacional de la empresa...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL

TÍTULO DE

INGENIERO COMERCIAL

TEMA:

Análisis de la gestión organizacional de la empresa

IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA.

AUTOR:

Tarira Pinela David Josue

TUTOR DE TESIS:

Ing. López Bermeo Remberto Msc.

PALABRAS CLAVE:

CLIMA LABORAL, GESTIÓN EMPRESARIAL, ORGANIZACIÓN

GUAYAQUIL, MARZO 2019

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REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Análisis de la Gestión Organizacional de la empresa Importadora Comercial Oselda Cía.

Ltda. Guayaquil 2019

AUTOR(ES) (apellidos/nombres): Tarira Pinela David Josue

TUTOR

(apellidos/nombres):

Ing. López Bermeo Remberto

Msc.

REVISOR (ES)

(apellidos/nombres): Ing. Ítalo Martillo Pazmiño Msc.

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Ingeniería Comercial

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 78

ÁREAS TEMÁTICAS: Talento Humano

PALABRAS CLAVES/

KEYWORDS: Cultura, organización, evaluación, colaboradores.

RESUMEN/ABSTRACT: El actual trabajo representa el estudio de una situación peculiar de la empresa IMPORTADORA

COMERCIAL OSELDA, en donde los trabajadores presentaban una tendencia de desacato a los superiores por una dualidad de

órdenes entre el Administrador y el Gerente a su vez se presentaba también pérdida de tiempo laboral, este trabajo se encamino

en presentar una propuesta de aplicar un nuevo modelo de gestión organizacional, para ello se procedió a aplicar el método de

investigación inductiva utilizando herramientas como la encuesta y la observación permitiendo confirmar una vez tomada las

muestras que el personal no participó en un proceso de selección, ni tampoco recibió una inducción adecuada sobre las

obligaciones y alcances de su área laboral, esta situación indico uno de los motivos para entender la inconformidad y el clima

laboral de la empresa, posteriormente la propuesta engloba el modelo de gestión empresarial seguido de un manual de funciones

y un sistema de comunicación interna y externa que permitirá a la empresa encaminarse a enfrentar los nuevos desafíos de los

diferentes mercados actuales, mejorando el ambiente organizacional.

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: 0978798560

E-mail: [email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre: Ab. Elizabeth Coronel

Teléfono: 042 596830

E-mail: [email protected]

x

mailto:[email protected]

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CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia., tutor del

trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por

DAVID JOSUE TARIRA PINELA, C.C.: 0929635415, con mi respectiva

supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniero

Comercial.

Se informa que el trabajo de titulación: ¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia.¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.¡Error! No se

encuentra el origen de la referencia., ha sido orientado durante todo el periodo de

ejecución en el programa antiplagio URKUND quedando el 2% de coincidencia.

https://secure.urkund.com/view/45789629-426690-

934660#DcIxDoAgDAXQu3T+MQVLabmKYTBEDYMsjMa768t76J5UNkZA+BsiVggSFBkGr6DZr9HP3vbRDiq8cBB39pzEzFQ1xfcD

_____________________________________ REMBERTO LÓPEZ BERMEO

C.I. 0903800746

https://secure.urkund.com/view/45789629-426690-934660#DcIxDoAgDAXQu3T+MQVLabmKYTBEDYMsjMa768t76J5UNkZA+BsiVggSFBkGr6DZr9HP3vbRDiq8cBB39pzEzFQ1xfcD



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Guayaquil, 18 de febrero de 2019

ECON. JORGE LUIS CHABUSA VARGAS, MGS.

DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL



Ciudad. –

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación

Análisis de la Gestión Organizacional de la empresa Importadora Comercial Oselda

Cía. Ltda., del (los) estudiante (s) Tarira Pinela David Josue, C.C.: 0929635415,

indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del

trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de

revisión final.

Atentamente,

______________________________________

ING. REMBERTO LÓPEZ BERMEO

C.I. 0903800746

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LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO

EXCLUSIVA PARA EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA

CON FINES NO ACADÉMICOS

Yo, ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Tarira Pinela David Josue, certificamos que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es Análisis de la Gestión Organizacional de la empresa Importadora Comercial Oselda Cía. Ltda., son de nuestra absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

Tarira Pinela David Josue

C.I. No. 0929635415

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las

instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos,

universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los

conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de

investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros

análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales

corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva

para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

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DEDICATORIAS

El esfuerzo y la constancia es la base de todo, dedico este trabajo a Dios por la vida que

me ha dado desde mi nacimiento hasta hoy incluyendo todo lo vivido, indiferentemente si fue

bueno o malo, porque el resultado al final ha sido la experiencia. Incluyo en la dedicatoria a

la memoria de mis madres Karla Verónica Tarira Pinela y Celia María Pinela Peñafiel, pilares

fundamentales en mi vida, que supieron inculcarme valores, la constancia y ser una persona

que gane empatía y respeto, sacrificios y que se puede llegar a lo logrado con esfuerzo,

aunque su presencia física no esté conmigo, ha sido de gran ayuda la fuerza espiritual que he

recibido de ellas y no me alcanzaría expresar mi eterno agradecimiento por todo, su sueño y

el mío es este: culminar con éxito mi carrera profesional.

DAVID JOSUE TARIRA PINELA

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AGRADECIMIENTOS

Mi eterno agradecimiento a Dios por todos estos años, abriéndome el camino para poder

alcanzar este momento y por todo aquello que he recibido de él, a mis familiares mis tíos

Isabel, Livingston, Patricia, Jairo, Mercedes y Cristhian, por todo lo recibido durante mi

periodo de estudios desde la secundaria hasta hoy, mis primos Paola y Paúl por su apoyo, a la

familia Castro Agila y Jonathan Martínez por su ayuda incondicional, motivándome y por

estar siempre en disposición frente a las necesidades por las cuales he pasado, a mis

compañeros y amigos que he conocido y que en la actualidad son profesionales por brindar la

ayuda mutua durante toda la duración de la carrera, a la Universidad de Guayaquil por

formarme un nuevo profesional dentro de sus aulas que impartió sus conocimientos y

finalmente agradezco a mi tutor Ing. Remberto López que supo guiarme con su

conocimiento y experiencia en la realización de este trabajo.

DAVID JOSUE TARIRA PINELA

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“ANÁLISIS DE LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA”

AUTOR: TARIRA PINELA DAVID JOSUE

TUTOR: ING. REMBERTO LÓPEZ BERMEO MSC.

RESUMEN

El actual trabajo representa el estudio de una situación peculiar de la empresa

IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA, en donde los trabajadores presentaban una

tendencia de desacato a los superiores por una dualidad de órdenes entre el Administrador y

el Gerente a su vez se presentaba también pérdida de tiempo laboral, este trabajo se encamino

en presentar una propuesta de aplicar un nuevo modelo de gestión organizacional, para ello se

procedió a aplicar el método de investigación inductiva utilizando herramientas como la

encuesta y la observación permitiendo confirmar una vez tomada las muestras que el personal

no participó en un proceso de selección, ni tampoco recibió una inducción adecuada sobre las

obligaciones y alcances de su área laboral, esta situación indico uno de los motivos para

entender la inconformidad y el clima laboral de la empresa, posteriormente la propuesta

engloba el modelo de gestión empresarial seguido de un manual de funciones y un sistema de

comunicación interna y externa que permitirá a la empresa encaminarse a enfrentar los

nuevos desafíos de los diferentes mercados actuales, mejorando el ambiente organizacional.

Palabras Claves: Organización, Clima laboral, Gestión empresarial

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“ANALYSIS OF THE ORGANIZATIONAL MANAGEMENT OF THE

COMMERCIAL ENTERPRISE OSELDA CIA. LTDA, GUAYAQUIL 2019”

AUTHOR: TARIRA PINELA DAVID JOSUE

ADVISOR: ING. REMBERTO LÓPEZ BERMEO MSC.

ABSTRACT

The current work represents the study of a peculiar situation of the company IMPORTER

COMERCIAL OSELDA, where the workers presented a tendency of contempt to the

superiors by a duality of orders between the Administrator and the Manager in turn was also

loss of working time , this work was directed to present a proposal to apply a new model of

organizational management, for it was proceeded to apply the method of inductive research

using tools such as the survey and observation to confirm once taken the samples that the

staff did not participate in a selection process, nor received an adequate induction on the

obligations and scope of their work area, this situation indicated one of the reasons to

understand the dissatisfaction and the work environment of the company, later the proposal

includes the business management model followed of a function manual and a

communication system internal and external that will allow the company to face the new

challenges of the different current markets, improving the organizational environment.

Keywords: Organization, Work climate, Business management

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Tabla de contenido

Introducción ............................................................................................................................... 9

1. CAPITULO I MARCO TEORICO ............. 12

1.1. Desarrollo .............................................................................................................................. 12

1.1.1. Teorías generales .............................................................................................................. 13

1.1.2. Teorías sustantivas ............................................................................................................ 17

2. CAPITULO II MARCO

METODOLOGICO ................................................................................................................. 29

2.1. Tipo de investigación ............................................................................................................ 29

2.2. Método ................................................................................................................................. 30

2.3. Instrumentos de Investigación .............................................................................................. 30

2.4. Población ............................................................................................................................... 31

3. CAPITULO III ANALISIS DE

RESULTADOS........................................................................................................................ 33

3.1. Análisis actual de la empresa ................................................................................................ 33

3.2. Tabulación de la encuesta ..................................................................................................... 34

3.3. Discusión de resultados finales ............................................................................................. 47

3.4. Limitaciones .......................................................................................................................... 49

4. CAPITULO IV ................................................................................................................. 50

LA PROPUESTA .................................................................................................................... 50

4.1. Características esenciales de la propuesta ........................................................................... 50

4.1.1. Condiciones laborales ................................................................................................... 50

4.1.2. Condiciones laborales ................................................................................................... 51

4.1.3. Dimensión del Desarrollo Humano ............................................................................... 52

Conclusiones ............................................................................................................................ 97

Recomendaciones .................................................................................................................... 98

Referencia Bibliográfica .......................................................................................................... 99

Apéndices ............................................................................................................................... 104

vii




ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Pregunta sobre el sexo de los encuestados ............................................................... 34

Figura 2 Pregunta sobre la participación de proceso de selección ......................................... 35

Figura 3 Pregunta sobre la participación de proceso de selección ......................................... 36

Figura 4 Pregunta sobre si obtuvo inducción o capacitación.................................................. 37

Figura 5 Pregunta sobre si conoce la estructura organizacional ............................................. 38

Figura 6 Pregunta sobre si conoce procedimientos en su trabajo .......................................... 39

Figura 7 Pregunta sobre opinión de la empresa ...................................................................... 40

Figura 8 Pregunta sobre si La empresa cuenta con comunicación efectiva ............................ 41

Figura 9 Pregunta sobre falencias en el área del trabajo......................................................... 42

Figura 10 Pregunta sobre si se cuenta con jefe inmediato ...................................................... 43

Figura 11 Pregunta sobre si reciben capacitaciones ............................................................... 44

Figura 12 Pregunta sobre si reciben evaluaciones .................................................................. 45

Figura 13 Pregunta sobre de qué manera se realizan las comunicaciones dentro de la

organización que usted labora .................................................................................................. 46

Figura 14 Intersección de las Dimensiones. ........................................................................... 53

Figura 15 Propuesta de Organigrama. .................................................................................... 62

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Sexo personas encuestadas ........................................................................................ 34

Tabla 2 Sexo personas encuestadas ........................................................................................ 35

Tabla 3 Su trabajo lo obtuvo ................................................................................................... 36

Tabla 4 Obtuvo inducción o capacitación ............................................................................... 37

Tabla 4 Conoce la estructura organizacional .......................................................................... 38

Tabla 6 Conoce procedimientos en su trabajo ........................................................................ 39

Tabla 7 Opinión de la Empresa ............................................................................................... 40

Tabla 8 La empresa cuenta con una comunicación efectiva ................................................... 41

Tabla 9 Falencias en el área del trabajo .................................................................................. 42

Tabla 10 Cuenta con jefe inmediato ....................................................................................... 43

Tabla 11 Reciben capacitaciones ............................................................................................ 44

Tabla 12 Reciben evaluaciones ............................................................................................... 45

Tabla 13 De qué manera se realizan las comunicaciones dentro de la organización que usted

labora........................................................................................................................................ 46

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ÍNDICE DE APÉNDICES

Apéndice a: Carta de Autorización ....................................................................................... 104

Apéndice b: Encuesta............................................................................................................ 105

Apéndice c: Diseño de la Entrevista ..................................................................................... 105

Apéndice d: Diseño de Diagrama de Procesos de la Aplicación de la Propuesta ................ 105

9

Introducción

La realidad global de la modernización de la administración, obligan a las organizaciones

a actualizar los conocimientos claves de su entorno dados por factores políticos, económicos,

sociales y tecnológicos que ayudan a procesar y definir futuras estrategias y planes de acción

de los gerentes y mandos medios, los mismos que deben actuar a las diferentes exigencias en

cuanto al sistema laboral para mantener el margen de una competitividad a la altura, respecto

a la diversidad de requerimientos ya anteriormente mencionados, generando así crecimiento

y progreso continuo. En el Ecuador uno de los grandes problemas en la administración de

empresas se debe a que son administradas entre los mismos dueños, creando confusión por la

dualidad de funciones gerenciales al momento de solicitar y ejecutar órdenes a sus

colaboradores aquellas funciones que susciten necesarias en el desenvolvimiento diario

cotidiano. En la empresa IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA, está

constituida por áreas o sectores, donde tienen su personal, su función y su cultura distintiva; y

cada una depende de la otra para contribuir a un buen desempeño general de la empresa. La

falta de medios, herramientas, o actividades comunicacionales entre los miembros de la

compañía IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA, pueden provocar

conflictos de información que pueden llevar a malos entendidos o rumores dentro de la

empresa, provocando una mala relación entre ellos, que a su vez represente un clima laboral

insatisfactorio para cada uno de los miembros de la organización. Para ello la compañía

IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CÍA LTDA, debe de conocer los beneficios de

relacionarse estrechamente con los trabajadores de la organización, con el objeto de

conocerlo más profundamente y verificar que cada uno de ellos se encuentre motivado en su

ambiente de trabajo, de manera que disminuyan la presencia de conflictos y mejore la imagen

de su entorno. Administrar esta complejidad implica un ejercicio estratégico para quienes

toman decisiones en una organización, que deben obtener, procesar y analizar la información

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continuamente, tanto interna como externa, con el fin de conocer la situación presente de la

misma y anticipar el rumbo de esta hacia adelante. Este esfuerzo implica visualizarla en algún

lugar del futuro con base en su realidad actual y en los recursos disponibles (humanos,

financieros, tecnológicos, etc.) para conducirla exitosamente hacia el estado deseado. Sin

embargo, es preciso tener en cuenta que todo proceso estratégico debe transitar,

eventualmente, a un proceso ejecutivo: no hay misión, visión, objetivos ni estrategia que

valga si no se acompañan de los dispositivos necesarios para instalarse en la operación que es

donde realmente se juegan las aspiraciones de largo plazo. Así es un determinado estado

deseado no se alcanza mediante cambios drásticos, más bien mediante esfuerzos paulatinos

que van configurando un nuevo estado y quizá más atinado a decir, un espectro de estados de

la organización. Ahora bien, estos procesos evolutivos se conducen a través de la gestión

(tácita o explícita), entendida ésta como la orquestación, coordinación, ejecución y control

del conjunto de acciones, decisiones y esfuerzos que lleva a cabo una organización para dar

cumplimiento a su razón de ser. Dado a lo que está en juego es la subsistencia a través de un

desempeño aceptable y competitivo, es necesario contemplar en dicho modelo de gestión a

los elementos o agentes cuya participación en el fenómeno organizacional resulten altamente

relevantes para determinar el desempeño del sistema del que forman parte. Estos elementos

son de distinta naturaleza, algunos son actores explícitos del sistema, otros son simplemente

instrumentos de los que se valen esos actores para gestionar el quehacer organizacional,

algunos recursos y otros más son concepciones o constructos que permiten su gobernanza. La

compañía IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA., presenta problemas de

dirección administrativa, generando confusión y malestar dentro de sus colaboradores

perdiendo los valores principales de la armonía junto a la convivencia en el ámbito laboral.

Esta situación es la respuesta a la falta de coordinación y comunicación e importancia de

conocer y respetar las funciones previamente establecidas para el correcto funcionamiento de

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cada una de las áreas de la empresa y lo más lamentable es que se detecte este problema entre

la parte de la alta Gerencia hasta sus colaboradores, impidiendo así el crecimiento y la

motivación que es de vital importancia para generar un excelente clima laboral, que se verá

reflejado si se aplican cambios a mediano plazo en las utilidades. Dichas circunstancias

mencionadas anteriormente generan una incertidumbre con el futuro de la empresa, porque se

desaprovecha el tiempo y el control de las actividades que se realizan de parte de sus

colaboradores, generando retrasos en las diversas actividades y esta realidad podrían verse

reflejados en sus estados financieros, generando pérdidas en los ejercicios económicos,

simplemente por el hecho de que sus miembros desconocen sus labores y sus jefes

inmediatos. Esta situación hace necesario una restructuración de los pilares fundamentales de

la administración, como en el caso de Fayol en el año 1888 que salvó de la ruina a una gran

compañía de metalurgia aplicando la planeación, organización, dirección, coordinación y

control citado por (Novelo Pérez, 2013) , adaptando ahora a una situación actual y concreta

como la que presenta la compañía Oselda. Enfocado en la implementación de un sistema de

comunicación en las cuales determinen sus responsabilidades, objetivos y aportes para lograr

que se involucren en sus actividades diarias de mejor manera en las diferentes áreas de la

empresa, permitiendo así alcanzar los objetivos organizacionales con el fin de favorecer a la

empresa y al cumplimiento de las leyes generales. Se establecen las siguientes interrogantes

como la formulación del problema: ¿Cuál es la incidencia de perder el control de los

colaboradores al momento de solicitar órdenes? ¿Qué sistema de comunicación se podría

aplicar para el correcto funcionamiento de las áreas y de la alta gerencia de la empresa? Entre

la sistematización del problema aparecen las siguientes incógnitas: ¿Existe un manual de

procesos, para cada una de las áreas de la empresa?, ¿Los colaboradores conocen sus

responsabilidades y obligaciones correctamente así mismo como sus jefes inmediatos?

¿Cuáles son las causas de que no exista un sistema de comunicación efectiva dentro de la

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empresa? ¿Por qué los colaboradores terminan por incumplir sus obligaciones? ¿Los mandos

medios conocen sus alcances y obligaciones dentro de la jerarquía de la organización? La

investigación se llevará a cabo en Guayaquil ciudad y puerto principal de la República del

Ecuador, en el sector centro sur de la ciudad, encajará las actividades ocupacionales de las

labores de sus colaboradores, específicamente en el área de Gerencia, para detectar las

interrogantes que aparecieron en el desarrollo de esta investigación. El objetivo general de

este trabajo será: “diseñar un modelo de gestión organizacional” y se abordará como

objetivos específicos: escudriñar las bases de teoría para la realización de un manual de

funciones, analizar la forma en que inciden el enfoque orientado a procesos y la

administración del conocimiento en las organizaciones y en su desempeño y finalmente

diseñar una propuesta de gestión comunicacional y conocimiento laboral que permitan

implementar un sistema de calidad total, para con esto lograr eficacia en las operación de los

procesos.

1. CAPITULO I MARCO

TEORICO

1.1. Desarrollo

El sustento de toda investigación radica en el marco teórico, es la base o pilar

fundamental donde se desarrolla los aspectos contextuales, teóricos o incluso legales si el

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estudio lo amerita, y estará comprometido los antecedentes de investigaciones previas que

estén involucradas de forma directa o indirecta con el objeto de indagación científica que

necesite abordar por el investigador, y es así donde yacerá como soporte para la realización

de experimentos o análisis ( Normas Apa, 2019).

1.1.1. Teorías generales

Se entiende por Epistemología a “la doctrina de los fundamentos y métodos del

conocimiento científico” (Garcíacastillo y Cruz, 1997), cabe de recalcar que comprende y

encierra las partes importantes del saber científico tales como la lógica, la metodología y las

teorías del conocimiento. En administración hablar de epistemología es un tema realmente

escaso, ya que los profesionales de la materia en sí no han sentido la necesidad de crear ese

interés científico para aportar a la ciencia específicamente en esta disciplina y hoy vemos la

consecuencia de esta falta de interés asumido por opiniones y criterios que nacen de los

propios administradores y en sí de las pocas oportunidades para ejercer su profesión en

muchos de los casos ya que una realidad palpable es que los puestos de la alta gerencia y

mandos medios de las empresas los ocupan los mismos dueños que carecen de estudios o

simplemente lo recibieron por tener un status requerido en el desenvolvimiento de sus

actividades, aplicando la experiencia empírica y no la metodológica – científica tales como

ciertas normas, procedimientos, estudios científicos, parámetros en cuanto a las estadísticas

de la sociedad, ya que el único interés es de generar ganancias sin considerar aquellos

lineamientos adquiridos a través de diferentes estudios pertenecientes a los precursores en el

campo de la administración que los han llevado al éxito. La respuesta a estos criterios ha sido

la irrelevancia por parte de los administradores porque mantienen el paradigma de que “cada

administrador hace lo que quiere y le parezca”, esta actitud junto a la falta de compromiso de

realizar estudios estratégicos tanto en los cambios del mercado comercial y laboral, llevan al

fracaso de las organizaciones. Es por eso que los nuevos profesionales de la rama de

14

administración se ven comprometidos más que por un trabajo previo a la obtención del título

en sí, sería un aporte para generaciones futuras de nuevos profesionales de la rama.

Si bien es cierto que “la ciencia es el conjunto de conocimientos que se organizan de

forma sistemática obtenidos a partir de la investigación, experimentaciones y razonamientos

dentro de áreas específicas” (Equipo de Redacción, Concepto.de (Enciclopedia Online),

2018), es importante entonces para este trabajo considerar este concepto, porque enfatiza la

necesidad de acaparar los conocimientos que se han obtenido a lo largo de los años y de los

errores que se han cometido así mismo las respuestas que han suscitado para los mismos, esta

actividad de aprender de los errores ayudará a crear planes de contingencia, evitar futuros

fracasos, corregir fallos etc. En la actualidad los administradores dan poca importancia a la

ciencia en el sentido de aplicarla al momento de dirigir sus compañías y mucho menos al

conocimiento. Para Hernández Montoya (2015) declaró en una exposición que:

“el conocimiento de la realidad social es un asunto de importancia al momento de abordar

los fenómenos investigativos en las ciencias sociales, puesto que es una formar de

conocimiento que contribuye al acercamiento y a la comprensión de las ideologías, valores,

normas de una cultura”.(párr. 1)

Entonces podemos decir que es necesario también el conocimiento para los

administradores, el conocer sobre estas realidades, de como una decisión o acción mal

realizada puede o podrá afectar a sus colaboradores, qué efecto tendrá por parte de ellos, será

acogida o no, resultará beneficioso o no, se llegará a los resultados o metas que se

propusieron al momento de contratación, creará alguna anomalía estas decisiones. Por eso

también es importante el proceso de selección en una empresa, cuando se crea la necesidad de

un puesto de trabajo, si el futuro candidato es apto dentro de sus capacidades físicas e

intelectuales para realizar lo que se necesita y también definir detalladamente sus

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responsabilidades y obligaciones y a qué departamento tendrá que responder dentro de la

estructura empresarial.

Ahora bien la lógica juega uno de los papeles más importantes dentro de la administración,

porque estudia la forma de razonamiento, de ellos se derivan reglas, técnicas los cuales

determinan si los procesos o argumentos son válidos o no (DCamacho, 2014), es necesario

destacar a la lógica en el estudio de la administración de empresas porque de igual manera

que en la matemática permite demostrar teoremas, en administración permite detectar

aquellos hábitos buenos o malos que afectan a las compañías, de igual manera la

complementariedad de la lógica contribuye a crear soluciones prácticas, sencillas y

alcanzables generando conciencia a la correcta distribución de los recursos que

complementan a una organización y a su vez favorece las buenas relaciones interpersonales y

la condición de vida laboral. DCamacho indicaba que la importancia de un administrador de

empresa al utilizar la lógica al momento de argumentar porque siempre se estarán utilizando

unos principios lógicos básicos que permitan mejorar la construcción de argumentos fuertes

en los procesos administrativos, esto infiere a que se debe saber lo que se realiza y las

consecuencias que traerá las decisiones que se implementen (DCamacho, 2014).

Una vez resaltado la importancia de la ciencia, el conocimiento y la lógica en los

administradores, es necesario detallar ahora la administración. Para la Real Academia de la

Lengua Española define a la administración como el conjunto de los organismos destinados a

la gestión y el funcionamiento de una parcela determinada de la vida social (Española, 2014)

por otra parte Idalberto Chiavenato indicaba que “La palabra administración proviene del

latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia) y significa aquel

que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta su servicio a otro”.

(Chiavenato, 2000), entonces se podría decir que, desde el principio de los tiempos, los

humanos para poder sobrevivir necesitaban ayuda de otros logrando sus objetivos a través de

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un esfuerzo en conjunto, estas actividades hoy por hoy podrían resultarnos sencillas tales

como la pesca, la caza, la recolección de frutos y hortalizas, ellos desarrollaron sistemas en

los cuales los hombres pudieran ayudarse para realizarlas de una forma fácil y sencilla. Estos

grupos formaban jerarquías que muchas veces lo lideraban los padres de familia o de la tribu,

se organizaban la distribución del trabajo según sus capacidades, edades y sexo de cada uno

de sus integrantes. En aquellos tiempos enmarcaban algo importante porque dejaba en claro

que administrar servía para la resolución de problemas de una forma sencilla y se enraizaba

en las necesidades del ser humano, considerando un objetivo meta que pudiera favorecer a

todos. Con el transcurso del tiempo estas pequeñas organizaciones se transformaron en otras

más complejas, necesitando trabajos y actividades más específicas, llegando a ser lo que hoy

conocemos como departamentos, así aparece la administración del talento humano, porque

nació la necesidad de crear áreas específicas dentro de una empresa y a su vez poner a

alguien al mando de cada una de las mismas. La Administración del Talento Humano es una

de las partes más sensibles dentro de una organización, debido a la parte social y pilar

fundamental dentro del desarrollo de la empresa, tanto así que Peter Drucker señalaba que

con el sustento de su experiencia, los trabajadores deben ser tratados como recursos y no

como costos porque confiaba en la contribución intelectual del trabajador y menos en su

capacidad física (Huentemilla, 2010), hoy en día potenciar la intelectualidad de los

colaboradores es un reto para los gerentes, porque muchos de ellos invertir en el Talento

Humano es considerado como un gasto y no como una inversión, ni siquiera son

considerados en la toma de opiniones para mejorar la calidad de sus actividades dentro de su

área, esto va en contra de los principios de la administración, por eso es importante que su

líder esté capacitado con conocimientos tanto de su departamento como de quién o quiénes

trabaja con él, sus alcances y limitaciones, si son las personas correctas, si se le proporciona

los medios para alcanzar su efectividad máxima y si contribuye con el éxito de la

17

organización, la estructura y procesos que generen el respeto y la inversión del capital

humano, las estrategias de motivación al personal tanto en el desarrollo de su trabajo como en

el aporte organizacional, etc. Estos puntos no se pueden llevar a la ligera porque de ello

depende el éxito de las funciones de la empresa, porque tomar en consideración estos puntos

crearán para sus colaboradores valor que lo podrá detectar el cliente el cual depende todas las

empresas.

Algo que indicaba Zamora (2013) en su tesis de maestría citaba a Krajewski, Ritzman, &

Malhotra en una de sus obras del año 2013 y afirma una situación en la cual no debemos

olvidar que “La clave para el éxito en muchas organizaciones está en una comprensión aguda

de cómo trabajan sus procesos, ya que la efectividad de una organización solo es tan buena

como la efectividad de sus procesos”

.

1.1.2. Teorías sustantivas

Ahora resaltaremos aquellas teorías elementales que son de vital importancia en este

trabajo, porque son un valor agregado de las cuales han emergido de la ciencia. En la

actualidad conocer el concepto o significado de empresa u organización es necesario conocer

que dicen los investigadores para Pérez Porto, en el año 2008 indica que “Empresa es una

unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene

el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y

servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos como es tierra, trabajo y capital”

(Pérez Porto, 2008). Este concepto hace presente la generalidad de la vida y desarrollo de una

organización sin embargo para Un Equipo de redacción (2018), expresa que:

“empresa se refiere a una organización o institución, que se dedica a la producción o

prestación de bienes o servicios que son demandados por los consumidores; obteniendo de

18

esta actividad un rédito económico, es decir, una ganancia. Para el correcto desempeño de la

producción estas se basan en planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas

por el equipo de trabajo”

Este concepto enmarca una situación importante porque hace presente el correcto

desempeño y las planificaciones, estrategias definidas por un equipo que a traves de la

experiencia ha determinado como ser eficiente y eficaz en sus actividades. Considerando el

concepto de empresa, es necesario detallar ahora la estructura de la misma, para Friend en el

año 2018 detallo que:

“una estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de

una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la empresa.

Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr

las metas para permitir un crecimiento futuro” (La voz de Houston, 2018).

Este concepto permite entonces demostrar la complejidad que representa cada

organización, porque observamos que todo esta enlazado y cada departamento está en

función del otro, por lo que se podría decir que si, se detecta alguna anomalía dentro de estos

departamentos, el objetivo final presentará fallas o simplementa no se alcanzará el objetivo,

por eso es importante conocer la estructura organizacional, como esta compuesta, su misión,

visión, alcances, logros, conocer esto permitirá un mejor desenvolvimiento en las actividades

dentro de una organización y otro elemento sustancial dentro de las estructuras

organizacionales son los sistemas. Es bien conocida la definición de sistema como conjunto

de elementos interdependientes en interacción que atienden a un fin común. La noción de la

complejidad para describir a este tipo emergente de sistema, altera la definición inicial por el

matiz que da a la consideración del entorno y de la interacción entre sus partes y de éstas con

el ambiente, como factores definitorios del sistema. Para (García, Sistemas complejos.

19

Conceptos, método y fundamentación epistemológica de la investigación, 2007), en el mundo

real, las situaciones y los procesos no se presentan de manera que puedan ser clasificados por

su correspondencia con alguna disciplina en particular. En este sentido se puede hablar de

una realidad compleja. Un sistema complejo es una representación de un recorte de esa

realidad, conceptualizado como una totalidad organizada, en la cual los elementos no son

separables y, por tanto, no pueden ser abordados aisladamente. Supone la consideración del

conjunto de los elementos que intervienen en tales procesos, de sus partes o factores

constitutivos, de sus interrelaciones y sus interacciones con otros fenómenos o procesos. Este

mismo autor en otro de sus trabajos sobre los sistemas complejos (García, 2011), señala que

la complejidad de un sistema no está solamente determinada por la heterogeneidad de los

elementos (o subsistemas) que lo componen y cuya naturaleza los sitúa normalmente dentro

del dominio de diversas ramas de la ciencia y tecnología. Además de la heterogeneidad, la

característica excluye la posibilidad de obtener un análisis de un sistema complejo es la

mutua dependencia de las funciones que cumplen dichos elementos dentro del sistema total.

Esta característica excluye la posibilidad de obtener un análisis de un sistema complejo por la

simple adición de estudios sectoriales correspondientes a cada uno de los elementos. Un

principio básico de la teoría de sistemas complejos afirma que toda alteración en un sector se

propaga, de diversas maneras, a través del conjunto de relaciones que definen la estructura

del sistema y en situaciones críticas (de baja resiliencia), genera una reorganización total. Las

nuevas relaciones y la nueva estructura que de allí emerge implican tanto modificaciones de

los elementos, como del funcionamiento del sistema total.

Por su parte (Bohórquez, 2013), incide al afirmar que los sistemas adaptativos complejos

son la expresión con la que se busca clasificar a los sistemas en los que el comportamiento y

el desempeño global dependen de más de las interacciones entre las partes que de las

acciones de cada una de éstas. Y enfatiza que la coherencia y persistencia de estos sistemas se

20

relaciona estrechamente con la adaptación y el aprendizaje, toda vez que la coexistencia de

estabilidad e inestabilidad es parte de la dinámica y el sistema tiene la capacidad de auto-

organizarse a partir de la madurez de sus agentes y de la calidad de las interacciones que lo

definen. Por lo tanto, las relaciones entre estos agentes interactúan pueden evolucionar con el

tiempo, cambiando el patrón de interconexiones, la fuerza de cada conexión y la función de

los componentes. Holland (1995), plantea que los flujos de conocimientos y ciclos de

aprendizaje se constituyen en la vía por la cual los agentes interactúan promoviendo la co-

evolución. A este respecto, Kolb (1984), asegura que el aprendizaje es un requisito previo

para la evolución, entendiendo que aprender es el proceso de creación de conocimiento

mediante la transformación de la experiencia. Definición ésta última que aplica para la

evolución de los sistemas y, por ende, de las organizaciones.

Dada la lógica general de los sistemas complejos pueden afirmarse que estos, como objeto

de estudio para comprender el comportamiento organizacional, no son sino un constructo que

permite re-enfocar la manera de concebir a las organizaciones desde una óptica más robusta

(las organizaciones ya se comportan como sistemas complejos aún si no se visualizan como

tales). De manera que lo que he cambiado desde hace unas pocas décadas es el enfoque con el

que se aborda su estudio, pues concebir a los sistemas como una entidad integral y no sólo

como un conglomerado de partes, dando a un lugar determinante a la consideración de las

interacciones entre éstas, contribuye a una comprensión más amplia (sistémica) de los

fenómenos de la realidad.

En lo que respecta a este trabajo, la noción de este sistema y de complejidad que el estudio

de los sistemas complejos explora y articula, deberá contribuir a una comprensión más amplia

de un fenómeno particular, el organizacional.

21

De tal manera hay que entender como primer aspecto que cuando se refiere al término

empresa en un sentido amplio se hace referencia a toda ejecución de un plan de gran alcance,

para lograr este requiere la colaboración permanente de varias personas para hacerla realidad

(Gallo, 2018).

Al presente Gerens una empresa dedicada a la consultoría de apoyo para gerentes de

empresas y entidades del sector privado determina al desarrollo organizacional como

“proceso de conocer y cambiar la salud, la cultura y el desempeño de la organización. Está

diseñado para mejorar las habilidades, el conocimiento y la efectividad individual de una

empresa en términos de todos sus objetivos” (Gerens Consultoría, 2017), debido a esta

definición podemos decir que así como un médico realiza un análisis mental o físico de un

individuo para luego recetar la medicación adecuada a fin de su pronta recuperación, de la

misma manera la consultoría es aplicada en el desarrollo organizacional de tal manera que

examina cultura, estructura, desempeño grupal e individual en todos los niveles así mismo

como las debilidades con la finalidad de que aspectos puedan mejorarse y aplicar los cambios

que surjan oportunos. Relacionar esta realidad de desarrollo organizacional permite

establecer objetivos a largo plazo no solamente recuperar a un status mejor el rendimiento de

la empresa sino también aquel activo importante como lo son los colaboradores. Por otra

parte, los cambios sistemáticos permiten que toda la empresa se desempeñe de una forma

esperada ya que por un lado los que trabajan son los colaboradores en respecto a cómo

pueden adaptarse a estos cambios impuestos siempre y cuando manteniendo los enfoques de

eficiencia y eficacia, las estructuras, tecnología en un negocio. Otro aporte que es necesario

resaltar en este trabajo es el clima organizacional porque constituye el medio interno de una

organización y su atmosfera psicológica particular (Trejo Fuentes, 2008), es necesario

mencionar al clima organizacional ya que está ligado a la moral y a la satisfacción de las

necesidades humanas de sus integrantes. El clima puede variar dependiendo de cómo se

22

sientan los participantes en general con respecto a la organización ya que no todos son

iguales, algunos son más sensibles que otros, por eso los administradores deben de cuidar

también este clima porque comprende en las actividades dentro de sus competencias al

momento de estructurar un departamento o a la organización en sí, de misma manera la

tecnología utilizada, las políticas emprendidas de la empresa, metas operacionales,

reglamento interno, además de las actitudes y forma de comportamiento que poseen los

integrantes que forman la compañía.

También es necesario mencionar el liderazgo organizacional, porque mantiene una postura

vigente en el mundo empresarial contemporáneo, esto se debe a que los líderes son aquellos

que conducen, cohesionan y activan la fuerza del trabajo al logro de los propósitos

compartidos en las organizaciones, así como también se constituyen en actores determinantes

e impulsores de los procesos de cambio en los ámbitos económicos, políticos y sociales que

históricamente se han generado en la historia de la humanidad (Murati Ruíz & Pozo

Rodríguez, 2013), sabemos que desde los orígenes las tribus elegían un líder que era alguien

que represente autoridad, esto ha ido evolucionando con el tiempo y se podría llegar a decir

que el liderazgo es un arte, porque comprende cualidades personales, conducta, autoridad,

influencia, poder y demás definiciones, en la actualidad la necesidad de líderes dentro de las

organizaciones es de vital importancia porque genera un ambiente de dirección organización,

y control que es parte de la naturaleza de la administración, algo que es importante también

recalcar que no es necesario una posición jerárquica para manejar estas cualidades, basta que

en los pequeños grupos departamentales, gerenciales o de consultoría simplemente está

abierto a quien lo quiera y pueda ejercer así lo indica Giladi en el año 2004 (Murati Ruíz &

Pozo Rodríguez, 2013), lo cual va ligado con la alta gerencia, más allá de recibir

cómodamente un salario y dejarse llevar por “la moda gerencial” al momento de la toma de

decisiones, ser empresario implica convivir con la incertidumbre y estar en la busqueda

23

constante de información como lo afirma el autor Mark Twain. “El Hombre común está

privado de independencia de opinión. No le interesa formarse una opinión propia mediante el

estudio y la lectura, apenas ansía descubrir cuál es su opinión de su vecino y adoptarla

servilmente” (Gómez Giraldo, 2013), establecer un sistema de comunicación efectiva entre la

jerarquía de la empresa, crea un ambiente de crecimiento, confianza, eficiencia, de tal manera

que todos los integrantes de mandos medios departamentales al momento de presentar

informes sobre su gestión, actualizan la información a las respectivas gerencias sobre cómo

está trabajando su equipo de trabajo, comunicar las fallas, observaciones y necesidades de los

departamentos, así mismo como sugerencias y planificación de cómo mejorar aquello en que

se encontraron falencias, esto ayudara a poder manejar el control, la dirección y la

planificación de la empresa.

Una vez enfocado el liderazgo y los aspectos teóricos en los procesos de la alta gerencia,

en ayuda al estudio de este trabajo, es necesario abordar teorías sobre el capital humano, la

fuerza laboral dentro de una organización para Díaz de Iparraguirre (2009) afirma que:

“constituye un conjunto intangible de habilidades y capacidades que contribuyen a elevar

y conservar la productividad, la innovación y la empleabilidad de una persona o una

comunidad; se entiende por empleabilidad la posibilidad de las personas para encontrar un

empleo que retribuya sus capacidades laborales, por medio de diferentes influencias y fuentes

tales como: Las actividades de aprendizaje organizado por medio de la educación formal e

informal, por medio del entrenamiento desarrollado en diferentes puestos de trabajo de las

organizaciones de acuerdo con cada individuo y al contexto de su uso” (p. 52)

A raíz de esta afirmación nuevamente hace hincapié lo mencionado anteriormente con

respecto al capital humano dentro de una organización, es el activo más importante de la

empresa, de tal manera que las decisiones que se tomen deben ser apropiadas y oportunas

porque de ello depende la vida de la empresa en sí, esto también incluye en las capacitaciones

24

constantes que son deseables en todas las áreas de una organización, porque contribuye al

entrenamiento y conocimiento del capital humano.

Manual de Funciones, descripción y análisis de puestos de trabajo, es un instrumento de

trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus

actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos

procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones

para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales,

ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los

trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más

acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la

responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos,

perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente

dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores

realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los

informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos

jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión (Escuela de Negocios

Pacifico, 2018).

El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las

organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por

el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.

“Puesto de trabajo no es más que: "punto de encuentro entre una posición, que es a la vez

geográfica, jerárquica y funcional, y un nivel profesional, que se refiere a competencia,

formación y remuneración. Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos

objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas y

25

ciertos conocimientos prácticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con los

modos externos de relacionarse".

Se definen un cargo como: “una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y

responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un

cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que

los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización”.

Cargo es “La reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que

pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama”.

El termino cargo como equivalente de puesto se lo define: “un cargo constituye una

unidad de la organización y consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de

los demás cargos. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la

subordinación, los subordinados y el departamento o división donde está situado”.

Los términos “Análisis de puestos de trabajo”, “Descripción de puestos de trabajo” y

“Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo” son habitualmente utilizados

indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma teórica, una

diferenciación conceptual:

Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de información acerca de los

puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por

medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto, así como las

responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

26

Especificaciones del puesto de trabajo: está relacionado con los requisitos y calificaciones

personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios,

experiencia, características personales, etc (AVILA, 2018).

Análisis de puestos: perspectiva general

Antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de cada área suelen

tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las

funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren,

por lo común, sistemas de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad

de una empresa (AVILA, 2018).

A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más funciones se

delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre

los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de

puestos, que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los

puestos de una organización. Quien lleva a cabo esta función es el analista de puestos.

Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre el análisis de

puestos son:

Ubicación de los empleados en los puestos adecuados.

Determinación de niveles realistas de desempeño.

Creación de canales de capacitación y desarrollo.

Identificación de candidatos adecuados a las vacantes.

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los

empleados.

Eliminar requisitos y demandas no indispensables.

27

Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

Beneficios del análisis de puestos

Para los directivos de la empresa: Constituye la posibilidad de saber en detalle las

obligaciones y características de cada puesto

Para los supervisores: Les permite distinguir con precisión y orden los elementos que

integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que

supone.

Para los trabajadores: Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si

conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios

para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de

las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante

de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores (TURMEQUE, 2018).

Estructura del Análisis de Puestos

Requisitos intelectuales: si fueras gerente de una empresa, no se te pasaría por la mente

tener como secretaria a una niña de 8 años, ya que sus conocimientos aún no son los más

apropiados para la ejecución de ese cargo, no tiene experiencia, su adaptabilidad puede ser un

poco complicada y sus aptitudes aún no son las mejores para desempeñar dicha labor

(Continolo, 2002).

Requisitos físicos: si fueras entrenador de un equipo de fútbol nunca pondrías de portero a

un hombre que le falta un brazo y además es ciego. En esta área del análisis de cargos, es

muy importante para determinadas labores, poseer capacidades para realizar un esfuerzo

físico, una capacidad visual apta, una destreza o habilidad para realizar cualquier labor y una

complexión física acorde con la tarea a realizar.

28

Responsabilidades implícitas: jamás dejarías que el ladrón más grande de todos los

tiempos cuidara tu capital o tus recursos. En este punto es de suma importancia tener una

buena supervisión de personal por parte de un jefe, un cuidado especial por el material, las

herramientas o el equipo con el que se está trabajando, no apropiarse de dinero, títulos o

documentos propiedad de la empresa o no transmitir información confidencial de la misma

(Continolo, 2002).

Condiciones de trabajo: es muy importante trabajar en un ambiente sano, en el cual el

ocupante de un cargo pueda adaptarse y rendir al máximo en su trabajo. No sería lógico

trabajar al borde de un precipicio o con la gente más malhumorada que pueda existir.

Métodos tradicionales utilizados en análisis de puestos

La obtención de los datos para análisis del puesto requiere por lo general de:

Un especialista de recursos humanos

El ocupante del cargo

Su supervisor.

El especialista; podría tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y después

preparar una descripción y especificación del puesto.

El supervisor y el empleado: participarán también, quizás llenando cuestionarios en los

que se visten las actividades del subordinado. Tanto supervisor como trabajador podrían

revisar y verificar las conclusiones del análisis del puesto con respecto a sus actividades y

deberes.

29

2. CAPITULO II

MARCO METODOLOGICO

2.1. Tipo de investigación

La perspectiva metodológica que se adoptara para este proyecto es inicialmente es la

investigación cualitativa ya que su esencia es basada en la obtención de datos no

cuantificables, cementados en la observación. En este sentido es una investigación básica, la

cual tiene como objetivo central: conocer, describir y eventualmente, diseñar un modelo de

gestión, a través de la evaluación de las preguntas que guían a este trabajo. Dado a su carácter

cualitativo, el interés está puesto en comprender los elementos constitutivos del fenómeno de

interés con el fin de poder analizarlos para después reconstruirlos a partir de la generación de

una propuesta que resulte útil al final de este trabajo. En un segundo momento, se abordará la

perspectiva metodológica propositiva, esto es, investigación aplicada, misma que se

desarrolla a partir de un objetivo en términos de diseño y validación de un modelo, sistema,

metodología, etc., tendiente a mejorar los procesos, las actividades o los métodos de una

organización o de otra clase de sistema.

La investigación cuantitativa en cambio esta cementada en el estudio y análisis de la

realidad obtenida por medio de distintos métodos de medición. Permite una mayor exactitud e

inferencia que otros tipos de investigación, lo que hace que sea alcanzable, realizar

experimentos y obtener explicaciones contrastadas a partir de hipótesis. Esta investigación

está enraizada en la estadística y por lo general son generalizables.

Este trabajo de estudio de casos se aplicó los tipos de investigación anteriormente

mencionados, ya que a través de ellos se pudo obtener nociones y conocimientos de términos

relevantes, también se realizó una descripción de la situación actual de la empresa y en última

30

instancia se obtuvo datos cualitativos a través de entrevistas a los gerentes y mandos medios

y cuantitativos de las encuestas.

2.2. Método

2.2.1. Método Deductivo

Es aquella investigación que se basa en estudiar la realidad y la búsqueda de falsedad o

verificación de unas premisas básicas a demostrar. A partir de la ley general se considera que

ocurrirá en una situación particular (Argudo Sanga & Guerrero Placencio, 2018).

2.2.2. Método inductivo

La naturaleza de la investigación que se lleva a cabo de este método es

aquella en que se obtiene conclusiones a partir de la observación de los hechos.

Análisis y observación permiten obtener conclusiones más o menos verdaderas

pero la contra es que no permite establecer predicciones y generalizaciones.

En el presente trabajo se aplicará el método de investigación inductivo ya

que por medio de éste permitirá conocer algunas causas por medio de la

observación, mismas que no fueron admitidas ni mencionadas por los

representantes de la empresa.

2.3. Instrumentos de Investigación

2.3.1. La encuesta

Es un método que permite navegar aspectos que elaboran la subjetividad, a su vez permite

también obtener información de un número considerable de personas.

31

2.3.2. La entrevista

La comunicación es un elemento primordial en la vida humana desde tiempos antiguos

hasta la actualidad. La entrevista es una herramienta que contribuye a la elaboración de una

realidad, es efectiva y de gran precisión a la medida en que se fundamenta la interrelación

humana. Ayuda a mezclar enfoques prácticos, interpretativos y analíticos implícitos en todo

proceso de informar.

2.3.3. La observación

En la investigación básica es una técnica esencial, como base donde nacen las demás,

porque establece una relación sencilla entre el observado y el observante, que es el comienzo

de toda comprensión de una realidad.

Este trabajo abordará como instrumentos primarios de recolección de datos a la entrevista

y a la encuesta de nuestro estudio de caso para luego utilizar la observación ya que a través de

ella podremos identificar aquellos puntos de vista de gran relevancia de la realidad con la

cualidad.

2.4. Población

Según Rosales (2013), es la recolección de datos que corresponde a las características de

la totalidad de individuos, objetos, cosas o valores en un proceso de investigación. Sin

embargo, para Muñoz (2014), población (o universo) es la totalidad de elementos o cosas

bajo consideración. Finalmente, García & Trujillo en su tesis (2018), indica que la población

es una parte del universo que está desarrollado por un número de variables que se pretende

estudiar, dichos factores se hacen en referencia a grupos de personas teniendo ciertas

similitudes o características que lo distinguen de los otros.

32

2.5. Muestra

Rosales (2013), menciona que es una parte representativa de la población que es

seleccionada para ser estudiada, ya que la población es demasiado grande para estudiarla en

su totalidad. Muñoz (2014), en cambio indica que es la porción de la población que se

selecciona para su análisis. Para Franco (2014) define a la muestra como aquella en la que se

puede determinar la problemática ya que les capaz de generar los datos con los cuales se

identifican las fallas dentro del proceso.

Para realizar la correspondiente recolección de datos, no se utilizará las fórmulas que se

recomiendan, sean estas de población finita o infinita ya que se procederá a estimar toda la

población, dado que es tan solo nueve colaboradores con los que cuenta IMPORTADORA

COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA, lo cual es muy pequeño como para solo considerar

una muestra y realizar la respectiva investigación.

33

3. CAPITULO III

ANALISIS DE RESULTADOS

3.1. Análisis actual de la empresa

La empresa IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA, fundada el 24 de

enero de 1989 dedicada a la compra, venta, importación y distribución, comercialización de

bicicletas. Cuenta con un personal integrado por 5 miembros operativos, 3 administrativos y

1 gerencial. Se observó durante una visita previa a las instalaciones de IMPORTADORA

COMERCIAL OSELDA CIA LTDA, que el personal operativo tiende a desobedecer a las

órdenes de gerencia y al administrador, además se ha perdido los respetos a los niveles

jerárquicos por falta de una planificación adecuada en cuanto a las actividades diarias de la

empresa, por lo que los colaboradores operativos tienden a perder el tiempo afectando al

desempeño laboral de los mismos y creando un ambiente de tensión y malestar en el trabajo.

De igual manera de identifico por la gerencia general que la parte operativa no cuenta con

un manual de procesos ni tampoco con un sistema de comunicación organizacional efectiva

que les permita conocer a todos sus colaboradores sus funciones, obligaciones y alcances a

efectuar en sus puestos de trabajo, así como también las novedades e instructivos de parte de

la empresa, repercutiendo en falencias en la institución a la que pertenecen.

34

3.2. Tabulación de la encuesta

Tabla 1

Sexo personas encuestadas

Descripción Cantidad Porcentaje

Masculino 5 71%

Femenino 2 29%

Total 7 100%

Elaborado por: David Tarira

Figura 1 Pregunta sobre el sexo de los encuestados


71%

29%

Sexo de Encuestados

Masculino Femenino

35

Tabla 2

Sexo personas encuestadas


Si 2 29%

No 5 71%

Total 7 100%


Figura 2 Pregunta sobre la participación de proceso de selección


Análisis:

El 71% de los encuestados respondió que no participaron en un proceso de selección, esto

indica que fueron ubicados y contratados de acuerdo a las necesidades de la empresa, no se

realizó una evaluación para saber si son aptos para las necesidades del puesto de trabajo.

29%

71%

Participó en un proceso de selección

Si No

36

Tabla 3

Su trabajo lo obtuvo


Perfil profesional 2 29%

Necesidad de la empresa 5 71%

Total 7 100%


Figura 3 Pregunta sobre la participación de proceso de selección


Análisis:

El 71% de los encuestados respondieron que obtuvieron el trabajo de acuerdo a las

necesidades de la empresa, esto indica que fueron contratados por recomendaciones mas no

por su preparación profesional, esto incide en que quizás el área donde se encuentren no les

agrade y simplemente están por necesidad de tener empleo.

29%

71%

Obtención del trabajo

Perfil profesional Necesidad de la empresa

37

¿Cuándo usted ingresó a laborar en la empresa, recibió algún tipo de inducción o

capacitación?

Tabla 4

Obtuvo inducción o capacitación


Si 0 0%

No 7 100%

Total 7 100%


Figura 4 Pregunta sobre si obtuvo inducción o capacitación.


Análisis:

El 100% de los encuestados indicó que al momento de ingresar a laborar no recibió ningún

tipo de inducción esto indica que desconocen la totalidad de sus funciones, obligaciones y

deberes que tienen para la empresa.

0%

100%

Obtuvo inducción o capacitación

Si No

38

¿Conoce usted la estructura organizacional de la empresa donde labora?

Tabla 5

Conoce la estructura organizacional


Si 2 29%

No 5 71%

Total 7 100%


Figura 5 Pregunta sobre si conoce la estructura organizacional


Análisis:

El 71% de los encuestados no conocen la estructura organizacional de la empresa, esto

puede ser un problema al momento de la dirección, los colaboradores no saben a quién

responder por su trabajo. Esto requiere restructurar el sistema organizacional de la empresa.

29%

71%

Conoce la estructura organizacional

Si No

39

¿Usted conoce los procedimientos, actividades y responsabilidades de su área de trabajo?

Tabla 6

Conoce procedimientos en su trabajo


Si 3 43%

No 4 57%

Total 7 100%


Figura 6 Pregunta sobre si conoce procedimientos en su trabajo


Análisis:

El 57% de los encuestados indicaron que no conocen los procedimientos de su área de

trabajo, lo cual indica la necesidad de crear políticas, procedimientos y técnicas dentro del

manual de funciones.

43%

57%

Conoce procedimientos en su trabajo

Si No

40

En su opinión que calificación le otorgaría a la empresa donde usted labora

Tabla 7

Opinión de la Empresa


Excelente 0 0%

Muy buena 1 14%

Regular 2 29%

Mala 4 57%

Total 7 100%


Figura 7 Pregunta sobre opinión de la empresa


Análisis:

El 57% de los encuestados indico la calificación de mala sobre empresa donde laboran,

esto indica el malestar que se sienten los colaboradores en el ambienten donde desarrollan sus

actividades por los diferentes problemas de dirección y organización administrativa.

0% 14%

29% 57%

Opinión de la empresa

Excelente Muy buena Regular Mala

41

¿Cree usted que la empresa cuenta con un sistema de comunicación efectiva tanto Supervisor

como Colaborador?

Tabla 8

La empresa cuenta con una comunicación efectiva


Si 2 29%

No 5 71%

Total 7 100%


Figura 8 Pregunta sobre si La empresa cuenta con comunicación efectiva


Análisis:

El 71% de los encuestados indicó que no cuentan con un sistema de comunicación

efectiva, esto implica a que no se enteran de las planificaciones diarias del área o de la vía a

dónde quiere llegar la empresa.

29%

71%

La empresa cuenta con comunicación efectiva

Si No

42

¿Por qué cree usted que hay falencias dentro de su área de trabajo?

Tabla 9

Falencias en el área del trabajo


Falta de comunicación 1 14%

Dualidad de órdenes 2 29%

No tiene claro sus act. 0 0%

Todas las anteriores 4 57%

Total 7 100%


Figura 9 Pregunta sobre falencias en el área del trabajo


Análisis:

El 57% de los encuestados indico que las falencias en el área de trabajo están

determinadas por la falta de comunicación, dualidad de órdenes y no son claras las

actividades a realizar, esto amerita realizar una capacitación sobre el uso del manual de

14%

29%

0%

57%

Falencias en el área del trabajo

Falta de comunicación Dualidad de órdenes

No tiene claro sus act. Todas las anteriores

43

funciones y la autoevaluación de actividades realizadas, también una retroalimentación

mensual o semanal según sea conveniente.

¿Su área cuenta con supervisor o jefe inmediato?

Tabla 10

Cuenta con jefe inmediato


Si 2 29%

No 5 71%

Total 7 100%


Figura 10 Pregunta sobre si se cuenta con jefe inmediato


Análisis:

29%

71%

Cuenta con Jefe inmediato

Si No

44

El 71% de los encuestados indicó que no poseen jefe inmediato, por lo cual tienden a

perder el tiempo laboral, transformándolo en ocioso ya que no hay quien supervise las

actividades que ellos realizan y esto crea atraso en los procesos diarios de la empresa.

¿Reciben capacitaciones sobre seguridad laboral, mantenimiento y mejoras de sus

áreas de trabajo?

Tabla 11

Reciben capacitaciones


Siempre 0 0%

Casi siempre 0 0%

A veces 2 29%

Nunca 5 71%

Total 7 100%


Figura 11 Pregunta sobre si reciben capacitaciones


0% 0%

29%

71%

Reciben capacitaciones

Siempre Casi siempre A veces Nunca

45

Análisis:

El 71% de los encuestados indico que no reciben capacitaciones, esto es un problema

porque el capital humano no está actualizado a lo que se requiere en el área del trabajo según

las necesidades del mercado, sean estas normas, procedimientos. Incluso sobre capacitaciones

para evitar accidentes laborales y mantenimiento de los recursos de la empresa.

¿Realizan evaluaciones sobre las falencias y novedades sobre su área de trabajo?

Tabla 12

Reciben evaluaciones


Siempre 0 0%

Casi siempre 0 0%

A veces 1 17%

Nunca 5 83%

Total 6 100%


Figura 12 Pregunta sobre si reciben evaluaciones


0% 0% 17%

83%

Reciben evaluaciones

Siempre Casi siempre A veces Nunca

46

El 83% de los encuestados indicó que no reciben evaluaciones. Esto quiere decir que no

hay motivación al personal por parte de los administrativos de la empresa, al no evaluar no se

podrán tener resultados de calidad e importancia tanto para los clientes como para el propio

ambiente de la empresa.

¿De qué manera se realizan las comunicaciones dentro de la organización que usted

labora?

Tabla 13

De qué manera se realizan las comunicaciones dentro de la organización que usted labora


Escrita 2 29%

Verbal 5 71%

N/A 0 0%

Total 7 100%


Figura 13 Pregunta sobre de qué manera se realizan las comunicaciones dentro de la

organización que usted labora


29%

71%

0%

Manera en que se realiza la comunicación

Escrita Verbal N/A

47

Análisis:

El 71% de los encuestados indico que la comunicación que ellos reciben es verbal, lo cual

se observó que las ordenes que reciben tienden a perderse porque se detectó que reciben

órdenes de parte de dos administrativos y al final esta situación crea malestar porque no se

realizan las actividades previamente establecidas y definidas para el día, cambiando por una

mínima opinión sea gerente – administrador; administrador – gerente.

3.3. Discusión de resultados finales

Las preguntas han sido diseñadas para detectar los problemas que se encontraron en la

empresa IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA, cuyos trabajadores la gran

mayoría son de sexo masculino por la fuerza que se necesita para desarrollar las actividades

del área de bodega y el personal femenino en mínima instancia ocupando ciertas labores

administrativas. Es interesante observar que la gran mayoría del capital humano de la

empresa haya sido contratado sin ningún proceso de selección, ni perfil adecuado para el

puesto, este caso, aunque pueda parecer insignificante puede repercutir en la salud laboral de

la institución, porque se contrata gente que no esté lo suficientemente preparada para el cargo

o simplemente merece una ubicación mejor de acuerdo a su perfil para poder aprovechar de

mejor manera el capital humano. García Morán & Trujillo Gómez (2018) en su tesis indicaba

que conocer el cargo es un factor importante en las empresas porque permite optimizar

procesos de cada área, entonces a partir de este comentario permite establecer la importancia

de definir el puesto frente a las necesidades que requiera el departamento de trabajo. La

inducción una herramienta necesaria y actual de las empresas en donde explica la estructura

organizacional, misión y visión de la empresa así como también la familiarización del manual

de funciones, no se podría omitir porque esto permite que el nuevo colaborador conozca a su

empresa a la cual va a prestar sus servicios profesionales osea es decir va a pasar a ser parte

48

de ella, en la empresa Oselda se detecto que sus colaboradores no han recibido una inducción,

los trabajadores no tienen idea de los objetivos ni de la misión y visión de la empresa, esta

acción debe cambiar por los motivos mencionados anteriormente. Otro gran problema

detectado en Oselda Cia. Ltda, es que sus colaboradores en su gran mayoría no conocen la

estructura organizacional de la empresa algo similar ocurria en la empresa Carmentalica Ltda.

en los resultados que expresaron en la tesis de Franco Hadechni & Torrenegra Gónzales

(2009), afirmaban que el no conocer la jerarquía de la compañía denota una pobre estructura

organizacional y fallas en la socializacion con los empleados. Esta afirmación es lo que

ocurre en Oselda Cia. Ltda, lo cual debe de cambiar de inmediato para mejorar procesos y

sobre todo la comunicación.

En cuanto en procesos los resultados indicaron que la mitad del personal que cuenta

Oselda Cia Ltda, no tienen en claro los procedimientos, actividades y responsabilidades del

departamento o área a la que pertenecen, esta realidad nos permitirá poder brindar ayuda a

capacitar el talento humano de la compañía, siempre y cuando el responsable de estos

resultados nos permita hacerlo tal y como lo afirma tambien Argudo Sanga & Guerrero

Placencio (2018), en su tesis. La respuesta de los colaboradores de cara a la calificacion que

le otorga a la empresa los resultados son impresionantes casi con la totalidad de los

empleados les da una calificacion de mala y regular, esto se debe a los problemas que se han

detallado al inicio de este análisis por lo que se propone un cambio organizacional sin

precedentes, en donde los colaboradores se sientan agusto en ambiente, politicas y sobre todo

en orden, por el bien de todos los que la conforman. Dentro de las comunicaciones se

encontro que el administrador es quien supervisa la parte operativa de la empresa, igualmente

la gerencia, no hay una coordinación sobre las decisiones que se comunican a los empleados,

generando malestar por parte de ellos, igualmente los empleados no cuentan con seguridad al

momento de comunicar las fallas y percances que se necesiten en su área de trabajo, se

49

detecto también que el área de bodega no cuenta con un líder o supervisor y en el área

administrativa ocurre igual, se propone mejorar estos aspectos y la creación de nuevos

departamentos para una correcta administracion y funcionalidad de la compañía.

Capacitar y evaluar dos elementos que con llevan a la mejora en todos los sentidos de una

organización, se detecto que en Oselda cia. Ltda, la parte administrativa a veces recibe una

capacitación, mientras que el personal operativo de la empresa no, lo cual genera problemas

por falta de actualizacion de procedimientos de acuerdo a las nuevas tendencias que exigen el

mercado, tambien en cuanto a seguridad laboral para evitar cualquier accidente que se podría

lamentar después, de igual manera la evaluación, de poder dar seguimiento a los procesos, si

se evaluara oportunamente se podrían evitar la mayoría de falencias que se han encontrado en

la organización, estos resultados permiten a una mejor planificacion y tambien el poder actuar

de forma efectiva con los colaboradores, asi mismo implementar un programa de beneficios

que permitan la sociabilidad de la empresa, con aquellos empleados que son díficiles,

fomentar la disciplina y mejorar en una mayor proporcion a la compañía.

3.4. Limitaciones

Una de las limitaciones que se presentó al momento de realizar el diagnóstico a la empresa

detallado en este capítulo, fue que el gerente y el administrador, negaron la entrevista

preparada para encontrar las falencias que presenta la organización alegando que este trabajo

interrumpía la intimidad de la empresa, esta respuesta permite entender que los gerentes no

quieren aceptar los problemas que existen dentro de la organización, ni mucho menos buscar

una solución para mejorar y crecer como empresa.

50

4. CAPITULO IV

LA PROPUESTA

Dado a los diferentes problemas existentes dentro de la compañía IMPORTADORA

COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA, considerando las causas y enfocándose en la mejora

en los procesos operativos y administrativos ligados a las bases teóricas y elementales dentro

de la administración de empresas, se propone la siguiente estructura de propuesta como una

pronta solución a las diferentes contrariedades que se ha investigado y demostrado en este

trabajo.

4.1. Características esenciales de la propuesta

Analizando aquellas causas que afectan al trabajo operativo y administrativo de la

empresa, se propone desarrollar un modelo de gestión organizacional totalmente nuevo en el

que se priorizara la visión de la gestión del talento humano, que es entendido como el

desarrollo de estrategias de mejoramiento continuo en los procesos administrativos, puesto

que las empresas en general tienen en cuenta a su personal en el desarrollo de las actividades

comerciales, y de servicios que satisfacen necesidades generales y específicas (Duque Oliva,

2014). Esta propuesta se basa en el logro por objetivos, fundamentándose en series de

dimensiones tales como las condiciones laborales, dimensiones de productividad y

dimensiones de desarrollo humano. Estas dimensiones se entrelazan, permitiendo la

identificación de factores claves del éxito organizacional (Duque Oliva, 2014).

4.1.1. Condiciones laborales

Estas condiciones deben de cuidarse porque son las bases principales de la empresa ya que

involucra al capital humano, en esta fase se deben de crear las áreas de trabajo, lo que se

requiere y se espera de sí misma, de igual manera diseñar la estructura, objetivos, políticas y

51

procedimientos y que candidatos estén aptos para el buen desenvolvimiento del puesto de

trabajo. Comprenden los siguientes aspectos:

• Estructura del puesto de trabajo: Comprende las áreas de labores donde se desarrollan

y se enlazan con las otras áreas de forma directa e indirecta, considerando procedimientos,

políticas, disciplina y orden.

• Modelo de puesto de trabajo: Engloba de una forma concreta las condiciones del área

del trabajo a partir de la comodidad del trabajador y disminuir la probabilidad de accidentes

laborales.

• Actualización de la práctica laboral: Familiarización y capacitación del correcto uso

de uniformes, equipos y herramientas del trabajo, así como los correctos accesos a las

condiciones laborales.

• Evaluación: De gran importancia, observación del rendimiento de la productividad a

partir de las planificaciones diarias o semanales, cumpliendo objetivos en calidad, cantidad y

tiempo.

• Trabajo en equipo: Evaluación completa del área, detectar problemas ya sea el

superior o sus ayudantes, para poder validar una solución oportuna y directa.

4.1.2. Condiciones laborales

Comprende a todo aquello que la empresa confía en manos de sus colaboradores sean estos

tangibles e intangibles, de cara a la cantidad y calidad de estos insumos que son utilizados en

la vida diaria de la compañía también llamados los recursos financieros, tecnológicos y de

capital humano. Este indicador es considerado a partir de:

52

• Costos: Proceso por el cual se determina si los futuros proyectos son ejecutables o no,

formas de financiamiento y buscar si el beneficio será oportuno en el futuro.

• Análisis de Propiedad Planta y Equipo: en estos se estudia la viabilidad de la

infraestructura de las áreas de trabajo, realizando las planificaciones de todo aquello que se

necesita implementar o necesidades del área, de igual manera con las maquinarias si está

cumpliendo con los objetivos por los cuales se la implemento, así como los mantenimientos y

el uso correcto de los insumos.

Análisis de equipos de trabajo: Si la labor del grupo de trabajo cumplió con los

objetivos planteados dentro de la planeación en términos de eficiencia y eficacia sean estas

evaluaciones individuales o por equipo de trabajo.

4.1.3. Dimensión del Desarrollo Humano

En este punto trata de comprender la convivencia del área laboral, a partir de los

beneficios que la empresa otorga a sus empleados, estos indicadores van ligados con la

productividad, porque se espera que un empleado al cual se le brinda un buen ambiente

laboral, remuneración de acuerdo a la preparación entregue valor y servicio a la empresa de

calidad con entusiasmo y energía, estos indicadores son considerados a partir de:

• Desarrollo del Capital Humano: Comprendido en capacitaciones de acuerdo a las

necesidades de su área, tales como mantenimiento de equipos, muebles, equipos

tecnológicos, seguridad laboral, sistemas etc.

• Desarrollo de Sociabilidad: Comprendido en actividades de esparcimiento social,

como cumpleaños, logros alcanzados como equipos, pequeños bonos oportunos por días

festivos, cena navideña o fin de año etc.

53

Figura 14 Intersección de las Dimensiones.

Elaborado por David Tarira

Productividad

54

En el esquema podemos determinar la generalidad de la empresa junto a la esencia que

comparte con el talento humano, entendida como administración del personal en términos de

la planeación, organización dirección y control las cuales son inmersas en los diferentes

indicadores de las dimensiones que se proponen en este trabajo con la finalidad de que los

aportes físicos e intelectuales de los colaboradores creen valor, servicio con eficiencia y

eficacia.

55

4.2 Manual de Funciones

MANUAL DE

FUNCIONES

Elaborado, revisado y

aprobado por:

Aprobación definitiva

Fecha:

N° Resolución:

MANUAL DE FUNCIONES

EMPRESA

“IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA.”

56

MANUAL DE

FUNCIONES

Observaciones:


Fecha:

MANUAL DE FUNCIONES

INDICE GENERAL

57

MANUAL DE

FUNCIONES

Observaciones:


Fecha:

I. Introducción

A continuación, se plantea el presente manual de funciones que detalla la estructura

organizacional, así como las diferentes áreas que son parte de IMPORTADORA

COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA.

Se detalla que las principales funciones son las que se pudieron observar en la empresa, en

el presente manual se sugiere la creación de nuevos puestos de trabajo y actualización de

funciones en base a las necesidades del mercado y toda la experiencia y conocimiento

adquirido a lo largo de los años de estudio.

II. Objetivo del Manual

Instruir y guiar con conocimientos básicos y esenciales a los colaboradores de las

diferentes áreas, así como sus funciones, responsabilidades y obligaciones, para mejorar la

productividad de la empresa permitiendo llegar y cumplir con sus objetivos planteados.

III. Alcance

El manual de funciones está dirigido a todos los departamentos de la empresa desde la alta

gerencia, hasta el último del personal de un nivel inferior.

58

IV. Propuesta de Política Empresarial

Misión (Propuesta)

Generar un crecimiento dinámico y rentable de largo plazo creando el máximo valor,

trabajando en equipo para ofrecer productos y servicios de calidad que incremente la

productividad de nuestros clientes, apoyados en el conocimiento y comportamiento eficiente,

ético y profesional de nuestros colaboradores, enfocándose primordialmente en su negocio

base.

Visión (Propuesta)

Al 2024 ser una empresa sólida con presencia a nivel nacional en la comercialización y

distribución de repuestos y accesorios de motocicletas y bicicletas, así como ser uno de los

principales gestores del desarrollo del país.

Objetivo General (Propuesta)

Brindar un servicio de comercio de calidad, satisfaciendo a nuestros clientes con entregas

de mercadería rápidas y oportunas a través del mejoramiento de los procesos operativos y con

la optimización de los recursos.

Objetivos específicos (Propuesta)

Garantizar que la atención al cliente sea efectiva y satisfactoria

Cumplir con todos los lineamientos, planificaciones y objetivos propuestos, así como

también informar de las falencias, necesidades del área y proponer mejoras para

aprovechar de una mejor manera el tiempo asignado en las tareas.

El personal debe de garantizar el buen uso de los recursos de la empresa, así como

también mantener el orden, la disciplina, cordialidad y el buen ambiente laboral.

Valores Corporativos (Propuesta)

Lealtad

Honestidad

59

Amabilidad

Cordialidad

Servicial

V. Políticas

Organizacionales

a) La compañía deberá tener su vista puesta a satisfacer las necesidades del cliente,

ofreciendo y brindando un ambiente y servicio de calidad, facilidades de acuerdo

a las circunstancias y negociaciones que vayan de la mano, de acuerdo a las

nuevas tecnologías.

b) La dirección administrativa de la empresa deberá organizarse mediante

planificaciones, sean estos operativos y financieros, en donde evalúe y sitúe

objetivos que sean alcanzables y comunicarlo oportunamente a todos los niveles

de la empresa, así como también estar disponible a sugerencias para mejorar los

distintos procesos con el fin de obtener la excelencia y satisfacción de todos los

que conforman a la empresa.

c) La elección de las mejores resoluciones será de acuerdo a los niveles de jerarquía

dentro de la organización, la empresa determinará los alcances, así como también

los recursos necesarios para ello.

d) La empresa estudiará la viabilidad de brindar de forma precisa las respectivas

capacitaciones, en cuanto a aquellos cambios sean estos administrativos,

tecnológicos u operativos según sea el caso, así como también incentivos al

personal con el fin de mantener la motivación y el entusiasmo.

Servicio y Atención al Cliente

a) La empresa deberá garantizar que la atención y el servicio al cliente sean de

calidad, manteniendo el respeto, la cordialidad y la amabilidad. Así como también

60

preparar siempre al equipo de trabajo que este encaminado a cumplir estas

expectativas de servicio y calidad.

b) La empresa deberá preparar la debida publicidad y ofrecimiento de ofertas, así

como también de mantener la comunicación comercial, el personal deberá de

cuidar a los clientes, en todas las responsabilidades asignadas, cumpliendo con los

requerimientos y especificaciones establecidos en el acuerdo comercial.

c) Se deberá registrar los requerimientos de los clientes, así como también actualizar

la base de datos constantemente al momento de las negociaciones, esto mejorará

poder brindar un servicio mejor y mantener el contacto con ellos.

d) La opinión del cliente será importante dentro de las evaluaciones departamentales,

el cliente se encontrará en total derecho de emitir cualquier reclamo sean estos por

entrega, daños en el envío de mercadería, faltantes, pedidos incompletos etc. La

empresa determinará la sanción al departamento correspondiente, si llega a ser

responsable de la queja, caso contrario determinará mediante escrito el motivo o

las causas del fallo, si el culpable llega a ser un tercero.

Tecnologías de la Información

a) La empresa deberá siempre actualizar los procesos establecidos, manteniendo la

visión de acuerdo a las necesidades del mercado y mejorando las actividades de

los colaboradores dentro de la empresa en la utilización de equipos tecnológicos.

b) La aplicación de nuevos proyectos deberá ser enfocados de acuerdo a las nuevas

tecnologías, así como también las respectivas capacitaciones al personal para el

correcto funcionamiento de los mismos.

c) Los productos tecnológicos que utilice la empresa deberán ser legales y obtener

las licencias respectivas según sea el caso.

61

d) La creación de los usuarios del sistema deberá crearse de acuerdo a las

necesidades del departamento, así como también el sistema general de la empresa

deberá soportar a todos los usuarios en línea, esto permitirá que no se genere

retrasos al momento de ingreso de información y en las actividades respectivas.

62

MANUAL DE

FUNCIONES

Organigrama (propuesta)


Fecha:

Observaciones:

Figura 15 Propuesta de Organigrama.

63

Elaborado por David Tarira

MANUAL DE

FUNCIONES

Observaciones:


Fecha:

DISEÑO DE PUESTOS

64

MANUAL DE

FUNCIONES

Diseño de puestos:


Fecha:

Observaciones:

Área Administrativa

Puesto: Gerente General

Jefe Inmediato: Junta General de Accionistas de la Empresa Importadora Comercial

Oselda Cía. Ltda.

Funciones:

Como función básica tendrá que liderar la función estratégica, dirigiendo y coordinando,

para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa,

cumpliendo los lineamientos de la administración como es la planeación, dirección,

organización y control, de todas las áreas de la empresa.

1. Ejercerá la representación legal de la empresa.

2. Dirigir y administrar las operaciones de la empresa de acuerdo a las leyes del estado y

del reglamento interno de la organización

3. Realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de las funciones de los diferentes

departamentos

4. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y los

análisis se estén ejecutando correctamente.

5. Elaborar los proyectos de mejoramiento y desarrollo de la empresa para la respectiva

revisión y aprobación de la Junta General de Accionistas

6. Velar por el buen manejo de los activos de la empresa

65

7. Dirigir y controlar el desempeño de las áreas de la organización

8. Actuar con coherencia con los valores organizacionales.

9. Elaborar junto con el Administrador previo reporte del Contador General, Jefe de

Ventas y Jefe de Bodega, las planificaciones de trabajo sean estas diaria o semanal y

comunicar y ejecutar en armonía con las áreas.

10. Aprobar los presupuestos de compra y velar por la correcta documentación de las

importaciones, estados financieros, registros contables, informes.

11. Presentar a la Junta General de Accionistas de la empresa los estados de situación e

información financiera de la marcha de la empresa.

Características Fundamentales

Motivación para dirigir

Inteligencia

Capacidad de Análisis y de Síntesis

Capacidad de Comunicación

Dotes de Psicología

Capacidad de Escucha

Espíritu de Observación

Dotes de mando

Capacidad de trabajo

Espíritu de lucha

Perseverancia y constancia

Fortaleza mental y física

Capacidad de liderazgo

Integridad moral y ética

Espíritu Critico

66

Perfil del Cargo

Edad: 30 a 65 años

Género: Indistinto

Estado Civil: Indistinto

Competencias Conductuales

Visión de negocios

Orientación a Resultados

Planificación Estratégica

Liderazgo

Negociación

Comunicación efectiva a todo nivel

Educación:

Título Universitario de tercer nivel en Ingeniería Comercial (Licenciatura en

Administración de Empresas), Ingeniería En Negocios Internacionales, Economista,

Ingeniería en Comercio Exterior o afines.

Experiencia: 3 a 5 Años en cargos similares comprobado.

Cursos Realizados:

Diseño y Evaluación de Proyectos

Marketing y Negociación Comercial

Importaciones y Exportaciones según las leyes ecuatorianas para el Comercio

Exterior.

Inducción

De 25 a 30 días para conocer la estructura de la organización y su mercado potencial.

Conocimientos de Idiomas

Ingles nivel B2

Ambiente de Trabajo

67

Oficina equipada y amueblada.

Especificaciones:

Autoridad para la toma de decisiones

Autorizar gastos Administrativos y aprobaciones de los requerimientos que sugiera el

departamento de Talento Humano sean estas capacitaciones, equipos etc.

Relaciones Interpersonales Internas

Con todos los departamentos de la empresa para la negociación y solución de

conflictos, requerimientos y necesidades.

Relaciones Interpersonales Externas

Ministerio de Relaciones Laborales

IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social)

SRI (Servicios de Rentas Internas)

Súper Intendencia de Compañías

Instituciones Financieras

Proveedores

Clientes

Situación Típica

Velar por el buen ambiente interno de la empresa

Optimizar recursos

Solucionar todos los percances que susciten interna y externamente en la organización

Procesos en los que Interviene:

Aprobación de la Nómina de Pago al Talento Humano

Pago de Proveedores

Revisión de los Estados Financieros

68

Puesto: Secretaria Ejecutiva

Jefe Inmediato: Gerente General

Funciones:

Como principal función tendrá facilitarle el trabajo al Gerente General cumpliendo las

funciones que el mismo le delegue.

1. Elaborar la redacción y la gestión de documentación de su departamento

2. Mantener, ordenada, registrada y archivada la correspondencia que genere su

departamento

3. Asistir a reuniones de trabajo cuando su jefe inmediato lo requiera

4. Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios.

5. Gestionar las llamadas de entrada y salida

6. Establecer la conexión entre su superior y cualquier otra persona de la empresa

7. Cumplir y administrar la agenda de su jefe inmediato.

8. Dar seguimiento a los tramites mostrando preferencia, que así lo requieran de acuerdo

a la disposición del Gerente General.

Características Fundamentales:

Excelente manejo de herramientas Office

Capacidad para ordenar y organizar su trabajo

Sociable

Excelente calidad de atención al cliente

Perfil del Cargo:

Edad: 23 años en adelante

Género: Femenino


Competencias Conductuales:

Proactiva

69

Trabajo a presión

Responsabilidad

Confianza

Disponibilidad al aprendizaje

Competencia Técnica:

Educación: Cursando últimos años en carreras administrativas, secretariado ejecutivo o

afines

Cursos especiales:

Utilitarios Office

Atención al Cliente

Técnicas de Archivo y Documentación

Inducción:

De 10 a 15 días para conocer la estructura y organización de la empresa.

Procesos en los que interviene:

Elaboración de agendas de negocio

Elaboración de documentación importante

Procesos administrativos

Ambiente de Trabajo


Especificaciones:


Autorizar gastos Administrativos pequeños, manejo de distribución y reposición de

Caja Chica.


Con todos los departamentos de la empresa para solicitud de requerimientos y

necesidades y agendas o entrevistas con el Gerente.

70


Clientes

Situación Típica

Velar por el orden y el cuidado de la documentación que se le otorgue.

Optimizar recursos.

Comunicación sobre las especificaciones o ultimas noticias expresadas por el Gerente.

71

Puesto: Jefe de Talento Humano


Funciones:

La principal función será de reclutar al personal que necesita la empresa, de forma

oportuna y necesaria previa aprobación de la Gerencia General. También se encargará del

cumplimiento de la asistencia, liquidar al personal que faltaré a las políticas o al manual de

funciones sin ninguna justificación coherente al jefe inmediato, así como también al personal

que decide salir por razones propias. Realizar la nómina, cálculos de beneficios sociales

como son décimos, vacaciones, etc., de igual manera la organización de las diferentes

actividades sociales con el fin de fomentar actividades de esparcimiento social, como

cumpleaños, logros alcanzados como equipos, pequeños bonos oportunos por días festivos,

cena navideña o fin de año etc., previa autorización de la gerencia.

Características Fundamentales.

Dotes de Psicología

Pensamiento Analítico

Don de Escucha

Don de Observación

Comunicativo



72

Perfil del Cargo

Edad: 25 a 35 años

Género: Indistinto



Planificación Analítica

Sociable y apacible.

Liderazgo


Educación: Título Universitario de tercer nivel en Ingeniería Comercial (Licenciatura en

Administración de Empresas), Psicología Organizacional o afines.


Cursos Realizados:

Manejo del portal del Ministerio de Relaciones Laborales

Utilitarios

Administración del Talento Humano

Inducción


Ambiente de Trabajo


Especificaciones:

Planificaciones de contratación, eventos, pagos, registro de novedades en cuanto al capital

humano, elaboración de llamados de atención previo a la comunicación de los jefes

inmediatos.


73

Con todos los departamentos de la empresa para la negociación y solución de conflictos,

requerimientos y necesidades.


Ministerio de Relaciones Laborales

IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social)

Situación Típica


Optimizar recursos

Solucionar todos los percances que susciten interna y externamente en relación con el

personal de la organización.


Reclutamiento, selección y contratación del Talento Humano

Control de Asistencia del Talento Humano

Revisión de la Nómina de Pago al Talento Humano

Elaboración de Memorándum

Elaboración de multas y descuentos al pago de nómina justificadas.

74

Puesto: Administrador


Funciones:

Como principal función tendrá que liderar en segunda instancia la función estratégica,

dirigiendo y coordinando, para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y

sustentabilidad de los departamentos contable, ventas y bodega, cumpliendo los lineamientos

de la administración como es la planeación, dirección, organización y control en conjunto con

los superiores de los departamentos ya señalados para elaborar posteriormente la planeación

general conjunto con el Gerente General.

Se encargará de los trámites y negociaciones internacionales en las importaciones que

realice la empresa. Así como el ingreso a la base de datos de los artículos que ingresen a la

empresa para la comercialización, se encargará de la administración del sistema de la

empresa, incluyendo el servicio de conectividad (internet, telefonía, servicios básicos) así

como también cotizar los diferentes equipos tecnológicos para la mejora de la operatividad de

la empresa.


Motivación para dirigir

Inteligencia

Capacidad de Análisis y de Síntesis

Capacidad de Comunicación

Capacidad de Escucha

Espíritu de Observación

Dotes de mando

Capacidad de trabajo

Espíritu de lucha

75

Perseverancia y constancia


Capacidad de liderazgo


Perfil del Cargo

Edad: 28 a 35 años

Género: Indistinto



Visión de negocios

Orientación a Resultados

Planificación Estratégica

Liderazgo

Negociación


Educación: Título Universitario de tercer nivel en Ingeniería Comercial (Licenciatura en

Administración de Empresas) o afines.


Cursos Realizados:

Manejo del Sistema Ecuapass

Análisis de Sistemas Computacionales y TIC’s

Administración de Operaciones

Inducción


Conocimientos de Idiomas

76

Ingles nivel B2

Ambiente de Trabajo


Especificaciones:


Autorizar gastos Administrativos para el correcto trámite de importaciones.


Con los departamentos de la empresa de Contabilidad, Ventas y Bodega para la

negociación y solución de conflictos, requerimientos y necesidades.


Instituciones Financieras

Proveedores

Clientes

Situación Típica


Optimizar recursos

Solucionar todos los percances que susciten interna y externamente en la organización


Control del buen desempeño de las áreas a su cargo.

Manejar y administrar la Caja Chica con sus debidos reportes

Compras y negociaciones

Negociaciones Internacionales

Puesto: Jefe de Contabilidad

Jefe Inmediato: Administrador

Funciones:

77

Administrara conjuntamente bajo la supervisión del Gerente General todas las actividades

de relacionadas con el proceso contable de la organización, de acuerdo con las disposiciones

legales y establecidas por los órganos de regulación considerando de igual manera los

principios de contabilidad generalmente aceptados.

Organizar y mantener actualizado el sistema contable

Mantener al día todas las transacciones que genere la empresa

Revisar los asientos de diario de resumen de otras cuentas, obligaciones por cobrar y

por pagar

Responsable de contactar a los proveedores y gestionar las compras de materia prima,

materiales, suministros de oficina u otros, previa la autorización del Jefe Financiero.

Preparar mensualmente los estados financieros de la empresa para la presentación del

Gerente General


Ética Profesional

Honradez

Orden y pulcritud en su trabajo

Responsabilidad

Capacidad para trabajar a tiempo completo y bajo presión

Talento para poder comunicarse de forma oral y escrita

Perfil del Cargo

Edad: 25 a 35 años

Género: Indistinto



Trabajo en Equipo

78

Experiencia

Orientación de trabajo en grupo

Competencia Técnica

Educación: Título Universitario en la carrera de C.P.A

Experiencia: mínimo 2 años en cargos similares

Cursos especiales:

Utilitarios Office

Sistemas y Programas Contables

Cursos de Especialización

Normas NIIF

Servicio al cliente

Técnicas de archivo

Inducción

De 15 a 20 días para el conocimiento de los procesos de archivos contables, estructura

organizacional, estados y balances de la Empresa.


Pago de Proveedores

Pago de la nómina trabajadores previa autorización del Gerente General.

Elaboración de los Estados Financieros

Pago y trámites del SRI y Superintendencia de Compañías.

Pago y trámites de los impuestos del municipio y permisos de funcionamiento.

Administración de las cuentas bancarias de la empresa.

Pago de los diferentes trámites que implican en las importaciones.

Ambiente de Trabajo


79


Con todos los departamentos de la empresa en cuanto a facturación, gastos, compras

de insumos y materiales etc.


Superintendencia de Compañías

Benemérito Cuerpo de Bomberos

Gobierno Autónomo descentralizado de la ciudad de Guayaquil

Servicio de Rentas Internas

Instituto Ecuatoriano de Normalización

Diferentes Navieras que prestan servicios a la Empresa.

Puesto: Asistente Contable

Jefe Inmediato: Jefe de Contabilidad

Funciones:

Apoyo incondicional en las tareas que le designe el Contador General.

Organizar y mantener actualizado el sistema contable

Mantener al día todas las transacciones que genere la empresa

Revisar los asientos de diario de resumen de otras cuentas, obligaciones por cobrar y

por pagar


Ética Profesional

Honradez

Orden y pulcritud en su trabajo

Responsabilidad

Capacidad para trabajar a tiempo completo y bajo presión

Talento para poder comunicarse de forma oral y escrita

80

Perfil del Cargo

Edad: 20 años en adelante

Género: Indistinto



Trabajo en Equipo

Experiencia

Orientación de trabajo en grupo


Educación: Iniciando los primeros años de estudio en la carrera de C.P.A o afines.

Experiencia: mínimo 6 meses en cargos similares

Cursos especiales:

Utilitarios Office

Sistemas y Programas Contables

Normas NIIF

Técnicas de archivo

Inducción

De 15 a 20 días para el conocimiento de los procesos de archivos contables, estructura

organizacional, estados y balances de la Empresa.

Ambiente de Trabajo



Con todos los departamentos de la empresa en cuanto a facturación, gastos, compras

de insumos y materiales etc.

Puesto: Jefe de Ventas


81

Funciones Básicas:

Es el responsable del cumplimiento de objetivos, de la creación de canales y comunicación

para la comercialización de las diferentes mercaderías que ofrece la empresa, realizara la

calificación y seguimiento del proceso de distribución según los estándares de la empresa, así

como también la función de captar nuevos y potenciales clientes, supervisar a los vendedores

con el cumplimiento de metas, y revisar que los pagos de los clientes no se atrasen, ni

presenten irregularidades.

1. Atender de forma personalizada a través de las TIC´s a los clientes para la venta del

producto, brindando siempre una buena calidad de servicio e imagen.

2. Elaborar el itinerario de los vendedores cuando salgan por las rutas nacionales, puntos

y clientes a visitar.

3. Informar sobre el pedido al Jefe de Bodega sobre la cantidad y mercadería que se

necesita enviar a los clientes.

4. Motivar y capacitar a los vendedores en términos de atención al cliente y técnicas de

venta.

5. Crear la debida y necesaria publicidad de acuerdo a las necesidades de la empresa.

6. Informar las necesidades monetarias que necesite su departamento al Gerente General

una vez aprobado para que Contabilidad realice la gestión de

7. entrega de recursos financieros.

8. Crear los reportes de Venta, para la posterior presentación al Gerente General.

9. Contribuir a la solución de problemas que surjan en su departamento o en su entorno

de desarrollo empresarial

10. Sugerir y mantener controles para mejorar los procedimientos de las ventas tanto en

su comercialización y distribución

11. Realizar un análisis y control de las ventas realizadas

82

12. Administrar la base de datos de los clientes, en cuanto a información de contacto y

pagos

13. Atención al Cliente, toma de pedidos de mercadería y facturación.


Capacidad de iniciativa

Organizado (a)

Actitud de motivación y liderazgo

Lealtad a la empresa

Habilidad para la solución y negociación de conflictos

Dotes de mando

Perfil del Cargo:

Edad: De 24 a 30 años

Género: Indistinto



Pensamiento analítico

Toleración a la presión

Pensamiento Estratégico

Dinamismo y Energía

Responsabilidad

Trabajo en equipo

Liderazgo

Experiencia


83

Educación: Estudios Universitarios culminados en carreras de Ingeniería en Marketing

(Licenciatura en Marketing), Ingeniería Comercial (Licenciatura en Administración de

Empresas), Ingeniería de Negocios o carreras afines.

Experiencia: 3 años en cargos similares

Cursos especiales y de especialización:

Utilitarios Office

Ventas

Servicio al cliente

Inducción

De 15 a 20 días para el conocimiento de la estructura organizacional

Tipo de Supervisión

Trabajará bajo la supervisión del Administrador y tendrá bajo su mando a dos Vendedores.

Ambiente de Trabajo




Seguimiento de la Distribución del producto

Publicidad estratégica de la empresa.

Cobranzas

Puesto: Vendedor

Jefe Inmediato: Jefe de Ventas

Funciones:

Captar clientes potenciales en el mercado ecuatoriano que garanticen el éxito de la

empresa, y tendrán a su cargo, la negociación del cobro de la cartera que genere.

1. Cumplir el itinerario y agenda que hayan creado conjuntamente con el Jefe de Ventas

84

2. Ofrecer a los clientes la diferente gama de productos que ofrece la empresa, así como

también descuentos y promociones.

3. Administrar su territorio o zona de ventas

4. Comunicar al Gerente de Marketing a través de informes sobre la competencia, y el

grado de aceptación del producto tanto de los distribuidores y clientes

5. Cumplir con los objetivos de ventas trazados por la empresa


Establecer nexos entre Empresa y Clientes

Habilidad para encontrar clientes

Facilidad de expresión y de palabra

Habilidad para hacer presentaciones de ventas eficaces

Habilidad para realizar un cierre de ventas

Habilidad para realizar servicios post venta

Dar seguimiento al requerimiento sobre los pedidos del producto

Paciencia

Dinamismo

Honradez

Lealtad

Capacidad mental

Saber escuchar

Buena memoria

Ser creativo o proactivo

Poseer empatía

Tener espíritu de equipo

Poseer empatía

85

Perfil del Cargo:

Edad: 24 a 32 años

Género: Indistinto



Disponibilidad para viajar fuera de la ciudad de Guayaquil

Pensamiento estratégico

Dinamismo

Liderazgo

Experiencia

Competencia Técnica:

Estudios: Bachiller o estudios inconclusos de Marketing o negocios, o técnico en ventas y

marketing

Experiencia: 1 año o más

Cursos especiales y de especialización

Utilitarios Office

Ventas y servicio al cliente

Estrategias de mercadeo y ventas

Inducción:

De 15 a 20 días para conocer la estructura organizacional de la empresa

Tipo de Supervisión Recibida

Directamente del Jefe de Ventas

Ambiente de Trabajo




Ventas

86

Post Venta

Cobranzas

Área Operativa

Puesto: Jefe de Bodega


Funciones:

El Jefe de Bodega será el jefe inmediato de todo el personal que labore en el área de

Logística y Distribución, será capacitado para el buen desempeño de la misma y será

responsable de los bienes que reposan en la bodega a su cargo, así mismo como el despacho y

empaque y elaboración de ruta de entrega las diferentes empresas de servicios de encomienda

o donde el cliente disponga previo acuerdo comercial.

1. Responder por el correcto funcionamiento de la bodega y por el personal de la misma.

2. Responsable de la correcta organización de la mercadería en bodega.

3. Responsable de la seguridad de la bodega y de la elaboración de turnos para realizar

la limpieza de la misma como de las diferentes áreas de la empresa.

4. Recibir la mercadería cuando lleguen en los contenedores y planificar al personal para

el respectivo recibimiento.

5. Coordinar el respectivo despacho de las notas de pedido recibidos de parte del

departamento de ventas.

6. Responsable del empaque de los pedidos de mercadería, así como la elaboración de

las diferentes rutas de entrega.

7. Responsable de la honestidad de los colaboradores que tiene a cargo dentro de la

bodega, reportar cualquier anomalía u actos con sus debidas pruebas y justificaciones.

8. Planificar con el departamento de contabilidad y administración los oportunos

inventarios de la mercadería.

87


Don de mando

Liderazgo

Honestidad

Honradez

Personalidad definida

Responsable

Autoridad y capacidad para delegar funciones

Autoridad y Capacidad para tomar decisiones

Ética profesional

Orden y pulcritud en sus trabajos

Capacidad para trabajar bajo presión y tiempo completo

Adecuada preparación técnica

Perfil del Cargo

Edad: 26 a 35 años

Género: Indistinto



Calidad de trabajo

Credibilidad técnica

Liderazgo

Aprendizaje continuo

Capacidad para trabajar en grupo


88

Educación: Egresado o Titulado en la carrera de Ingeniería Comercial (Licenciatura en

Administración de Empresas) o afines.

Experiencia: 1 año en cargos similares


Utilitarios Office

Gestión de Almacenaje

Operaciones

Inducción

De 15 a 20 días para conocer la bodega, el sistema de almacenaje y la diversa mercadería

disponible para la comercialización de la empresa, conocer el personal con el que trabajará,

así como la creación de planes de trabajo en equipo.

Ambiente de Trabajo

Oficina equipada y amueblada, dentro de las instalaciones de la bodega.

Toma de Decisiones

Organización de su trabajo diario

Tendrá a su cargo 3 colaboradores en el área de bodega y un chofer.

Organización de Solución y Negociación de Conflictos

Procesos en los que interviene

Control de asistencia de personal de bodega.

Control del buen comportamiento del personal en bodega.

Recepción y entrega de mercadería.

Planificación de Inventarios

89

Puesto: Chofer

Jefe Inmediato: Jefe de Bodega

Funciones

Será el encargado de conducir el camión de la empresa, para cumplir las diferentes rutas

de entrega en la ciudad de Guayaquil, según sea las disposiciones del Jefe de Bodega o el

Administrador.

1. Responder por el correcto funcionamiento del camión evitando multas de tránsito y

cualquier inconveniente vehicular.

2. Responsable de la entrega de la mercadería sea está a su destino final o su destino

intermediario.

3. Responsable de comunicar a tiempo las necesidades del mantenimiento del vehículo

sea gasolina, aceite o repuesto.

4. Responsable de tener el vehículo limpio y en disponibilidad


Honestidad

Honradez

Personalidad definida

Responsable

Orden y pulcritud en sus trabajos

Capacidad para trabajar bajo presión y tiempo completo

Perfil del Cargo

Edad: 25 a 50 años

Género: Masculino



Liderazgo

90

Aprendizaje continuo

Capacidad para trabajar en grupo


Educación: Bachiller, estudios universitarios inconclusos, o afines.

Experiencia: 1 año en cargos similares


Licencia Profesional tipo C

Mecánica

Inducción

De 15 a 20 días para conocer el movimiento de la bodega y la estructura organizacional de

la empresa.

Toma de Decisiones

Organización de la ruta para no retrasar las entregas.

Tendrá a su cargo el custodio de la mercadería hasta su destino final o intermediario.


Directamente del Jefe de Bodega

Ambiente de Trabajo

Bodega equipada.


Entrega de Mercadería

Mantenimiento del Vehículo

Puesto: Auxiliares de Bodega

Jefe Inmediato: Jefe de Bodega

Funciones:

Tendrán a su cargo la participación de las diferentes actividades que intervienen en la

bodega, sean estos recepción, despacho y empaque de mercaderías además de cualquier tarea

91

encomendada por el Jefe de Bodega, así como las actividades de limpieza de todas las áreas

de la empresa.

1. Velar por la correcta ubicación de la mercadería cuando ingrese a bodega.

2. Reportar cualquier anomalía con la bodega, tales como perchas en mal estado, fallas

en la electricidad etc.

3. Velar porque se cumpla la limpieza de la bodega y de las áreas de la empresa según

sea la planificación del Jefe de Bodega.

4. Cuidar del buen comportamiento dentro de la bodega.

5. Cumplir con todas las disposiciones del jefe de bodega.

6. Trabajar conjuntamente con el Chofer y el jefe de bodega al momento de hacer la ruta

de entrega.

7. Velar por la honestidad de la mercadería de la empresa.

92


Compromiso con la empresa

Honradez

Pulcritud

Responsabilidad

Lealtad

Honestidad

Perfil del Cargo:

Edad: 18 a 30 años

Género: Masculino



Capacidad para aprender

Productividad

Responsabilidad

Confianza

Tolerancia a la presión

Energía

Capacidad para trabajar en equipo


Educación: Bachillerato

Experiencia: No es necesario experiencia

Capacitación

Seguridad Industrial

Inducción

93

De 15 a 20 días para conocer los diferentes procesos de la bodega y conocer la estructura

organizacional de la empresa.

Ambiente de Trabajo

Bodega equipada.


Directamente con el Jefe de Bodega


Proceso de recepción, despacho y empaque de mercadería.

Colaborar con los inventarios programados.

94

4.3. Sistema de Comunicación Interna y Externa (Propuesta)

La comunicación dentro de la empresa deberá mantener la vital importancia posible. El

gerente deberá garantizar que la comunicación sea oportuna dentro de todas las jerarquías de

la empresa, manteniendo los flujos de comunicación sea este horizontal, ascendente y

descendente. Es de gran importancia conocer lo que sucede dentro de los departamentos de la

organización, así como también la opinión de los clientes y proveedores. Esto permitirá una

mejor gestión al momento de la toma de decisiones y propuestas.

4.3.1. Comunicación Interna descendente

Comprenderá el correcto uso de las herramientas de comunicación de la empresa, como

son teléfonos, correos electrónicos, la familiarización del manual de funciones de cada

departamento, memorándum, reportes. Se deberá implementar pizarras informativas en los

departamentos, en ellas se deberán imprimir correos, memorándums, avisos relevantes y de

suma importancia para el conocimiento del personal.

4.3.2. Comunicación Interna Ascendente

Es aquella en la que los jefes departamentales se encargarán al momento de finalizar el

año, elaborar un video o una presentación de los logros que se han podido alcanzar como

equipo de trabajo, así como también presentar las necesidades de los departamentos, y

sugerencias de que procesos se deberían cambiar, mejorar o implementar para la mejora de

sus funciones. Los jefes departamentales, también serán los delegados de emitir los oportunos

reportes de cualquier novedad que sea importante que ocurra dentro del departamento, será de

total responsabilidad del jefe departamental las anomalías que encuentre el Administrador y

que no hayan sido reportadas en su momento en cuanto a las personas a su cargo y los

equipos de trabajo confiados.

95

4.3.3. Comunicación interna horizontal

Estará determinada por las diversas reuniones lideradas por el Administrador o Gerencia,

sean de nivel jerárquico superior o a nivel departamental lideradas por el jefe de

departamento, así como las actividades sociales, por cumpleaños o agasajos por día de la

madre o padre, navidad fin de año etc. También ingresan los concursos y premios por

cumplimientos de objetivos y metas.

4.3.4. Comunicación externa.

Esta comunicación es liderada por la administración y el departamento de ventas ya que

son ellos los que tienen la comunicación con proveedores y clientes, deberá de cuidar el trato

y el manejo de las herramientas mencionadas en la comunicación descendente, ya que ellos

son parte de la imagen de la empresa.

Es de suma importancia tomar estas directrices para el buen funcionamiento del sistema de

comunicación de la empresa, de igual manera también considerar que hay información que

debe de ser tratada con protección en la cual se sugiere la siguiente clasificación

Restringida

Comprende:

Planes de Ventas y tácticas de marketing

Información de clientes

Órdenes del día de las reuniones

Información sobre la facturación

Proyectos de implementación y desarrollo

Privada

Comprende:

96

Información sobre el personal de la empresa

Políticas de compensación

Planes de desarrollo individual

Análisis médicos sobre el personal de la empresa

General

Comprenderá el resto de la información.

Una buena comunicación dependerá de la supervivencia de la empresa, ayudará a mejorar

el clima organizacional y a la motivación de los colaboradores en cuanto a la eficiencia de los

recursos.

97

Conclusiones

La importancia de conocer la complejidad de las organizaciones en la actualidad es de

vital importancia para todos los niveles jerárquicos de la empresa, conocer su historia,

misión, visión, valores corporativos permitirá que los colaboradores se sientan parte de la

misma, motivando a que su trabajo sea un aporte para la empresa.

Después de haber realizado el análisis a la información que se obtuvo de la empresa

IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA. LTDA., resalto la reestructuración del

modelo organizacional que se plantea en este trabajo, en donde las dimensiones se entrelazan

conjuntamente entre sí, enfocado a aprovechar el máximo rendimiento de los colaboradores.

De igual manera la implementación del manual de funciones y el sistema de comunicación

propuesto permitirá mejorar las condiciones que se encontraba en primera instancia la

empresa.

Finalmente se argumenta que el actual trabajo, mejorará y ayudará a la función

administrativa y operativa de la empresa, mejorando y creando cultura conjuntamente con el

clima organizacional y que inicialmente aquejaba a los colaboradores, permitiendo

reinventarse como organización y encaminada a enfrentar los nuevos desafíos del mercado

comercial, laboral y empresarial.

98

Recomendaciones

Implementar la propuesta de modelo organizacional que plantea el presente trabajo para

mejorar la situación actual de la empresa, así como el manual de funciones y el sistema de

comunicación interna y externa que permitirá encaminarse a la calidad y excelencia.

Socializar el manual de funciones a todos los departamentos de la empresa, de igual

manera analizar si el personal se encuentra correctamente ubicado de acuerdo a sus

conocimientos y capacidades, de no serlo se recomienda capacitar cuanto antes en aquellos

vacíos que considere importante el analista de talento humano y proceder a llenar las vacantes

que aparecen después de la aplicación de la propuesta.

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones de todos los departamentos de la

compañía, como la comunicación interdepartamental que sea necesaria y clara,

proporcionando las herramientas necesarias para ello, esto permitirá mejorar en mucho a la

empresa.

99

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104

Apéndices

Apéndice a: Carta de Autorización

105

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Ingeniería Comercial

ENCUESTA A LOS COLABORADORES DE IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA

CIA. LTDA QUE SE REALIZARA DE FORMA ANONIMA.

Sexo:

Masculino: Femenino:

1. ¿Al momento de ingresar a la empresa, usted participó en un proceso de selección?

Si: No:

2. Su puesto de trabajo lo obtuvo de acuerdo:

Su perfil profesional Necesidades de la empresa

3. ¿Cuándo usted ingresó a laborar en la empresa, recibió algún tipo de inducción o

capacitación?

Si: No:

4. ¿Conoce usted la estructura organizacional de la empresa donde labora?

Si: No:

5. ¿Usted conoce los procedimientos, actividades y responsabilidades de su área de

trabajo?

Si: No:

6. En su opinión que calificación le otorgaría a la empresa donde usted labora

Excelente: Muy Buena:

Apéndice b: Encuesta

106

Regular: Mala:

7. ¿Cree usted que la empresa cuenta con un sistema de comunicación efectiva tanto

Supervisor como Colaborador?

Si: No:

8. ¿Por qué cree usted que hay falencias dentro de su área de trabajo?

Por falta de comunicación

Dualidad de órdenes

No tiene claro sus actividades

Todas las anteriores

9. ¿Su área cuenta con supervisor o jefe inmediato?

Si: No:

10. ¿Reciben capacitaciones sobre seguridad laboral, mantenimiento y mejoras de sus

áreas de trabajo?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

11. ¿Realizan evaluaciones sobre las falencias y novedades sobre su área de trabajo?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

107

12. ¿De qué manera se realizan las comunicaciones dentro de la organización que usted

labora?

Escrita

Verbal

Ninguna de las Anteriores

108

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Ingeniería Comercial

DISEÑO DE ENTREVISTA PARA EL ADMINISTRADOR Y GERENCIA DE LA

EMPRESA IMPORTADORA COMERCIAL OSELDA CIA LTDA.

1. ¿En el proceso de selección, aprobaron al personal idóneo en referencia con sus

capacidades y aptitudes de acuerdo a su perfil, para el correcto desenvolvimiento de

su cargo?

2. ¿Considera usted que el personal de la empresa se encuentra debidamente capacitado

para realizar sus funciones en las respectivas áreas donde se encuentran?

3. ¿Manejan algún programa de incentivos para el personal que logre los objetivos de su

área y de la empresa?

4. ¿El personal que se contrató, recibió algún tipo de inducción o capacitación antes de

laborar o ejecutar sus trabajos?

5. ¿Realizan reuniones o conversatorios para tratar problemas, falencias o actividades de

carácter social?

6. ¿La empresa cuenta con un departamento de ventas, en la cual se desarrollan

programas de captación de nuevos mercados y técnicas con proyecciones de las

mismas?

7. ¿La empresa trabaja a su máxima capacidad o existe fuerza laboral ociosa?

8. ¿De qué manera la empresa se prepara para asumir y enfrentar las nuevas tendencias

tecnológicas?

Apéndice c: Diseño de la Entrevista

109

Título: “Análisis Organizacional de la empresa Importadora Comercial Oselda Cía. Ltda.”

Autor: David Tarira Pinela

Actividades:

Inicio

1. Presentar a la Junta General de Accionistas de la empresa, la propuesta empezando

por el nuevo sistema organizacional

2. Si la Junta General de Accionistas aprueba:

2. a Se procede a presentar el manual de procesos.

2. b Si la Junta General de Accionistas rechaza:

2. c Se procede a detener la puesta en marcha de la propuesta y finaliza el proceso.

3. Se presenta el Manual de funciones con sus respectivas:

Introducción

Objetivos

Alcance

Misión

Visión

Objetivos generales

Objetivos específicos

Valores específicos


4. a Se procede a presentar las políticas del manual


Apéndice d: Diseño de Diagrama de Procesos de la Aplicación de la Propuesta

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4. c Se procede a realizar una reevaluación de la propuesta considerando los puntos de

vista de la Junta General de Accionistas siempre y cuando estén dentro del marco del

nuevo sistema organizacional

4. d Se presenta nuevamente el Manual de funciones para su aprobación si aprueba se

procede a presentar las políticas del manual.

4. e Si se rechaza, se detiene la propuesta y finaliza el proceso.

5. Se presenta las políticas del manual de funciones


6. a Se procede a presentar el nuevo Organigrama de la empresa conjunto con el

diseño de puestos


6. c Se procede a reevaluación considerando la opinión de la Junta General de

Accionistas dentro del marco del nuevo sistema organizacional.

6. d Se presenta nuevamente las políticas del manual de funciones, si aprueba se

procede a presentar el nuevo Organigrama de la empresa conjunto con el diseño de

puestos.

6. e Si se rechaza, se detiene la propuesta y finaliza el proceso.

7. Se presenta el nuevo Organigrama conjunto con el diseño de puestos administrativos

y operativos


8. a Se procede a las evaluaciones de los departamentos de cada área de la empresa


8. c Se procede a detener la propuesta y finalizar el proceso.

9. Se realiza las evaluaciones de las necesidades de cada departamento de la empresa.

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10. Se presenta las necesidades de cada área de acuerdo a lo estipulado en el manual de

funciones.

11. Se realiza un presupuesto que comprenda, las capacitaciones y las herramientas

necesarias para cumplir con lo estipulado en el manual de funciones.

12. Se procede a abrir las vacantes que sean necesarias de acuerdo a las necesidades del

departamento conjuntamente con el manual de funciones.

13. Elegir al centro y o profesionales de que capacitarán a los colaboradores de acuerdo a

la evaluación realizada.

14. Realizar las capacitaciones

15. Presentar el nuevo sistema de comunicación a la Junta General de Accionistas


16. a Se procede con las capacitaciones correspondientes al nuevo sistema de

comunicación integral empresarial.


16. c Se procede a reevaluar la propuesta considerando las observaciones de la Junta

General de Accionistas dentro de los parámetros de la propuesta del sistema de

comunicación integral empresarial de la propuesta.

16. d Se presenta nuevamente la propuesta del sistema de comunicación integral

empresarial, si la Junta General de Accionistas aprueba se procede con las

capacitaciones correspondientes al nuevo sistema de comunicación integral

empresarial.

16. e Si la Junta General de Accionistas rechaza, la propuesta finaliza el proceso

17. Se realizan las capacitaciones sobre el nuevo sistema de comunicación integral

Fin

Análisis de la gestión organizacional de la empresa...

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