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ANUAL OPERATIVO PROGRAMA DE APOYO A LA DESCENTRALIZACIÓN REGIONAL – ADMINISTRACIÓN
RECURSOS PROVISIÓN AGES 1. INTRODUCCIÓN.‐ El presente manual oficializa e informa los principales procesos y procedimientos asociados a la ejecución del Programa de Apoyo a la Descentralización Regional.
2. GLOSARIO.‐
ADR: Programa de Apoyo a la Descentralización Regional AGES: Apoyo a la Gestión SubnacionalCT: Coordinación técnica del Programa en la SUBDERE. SS.PP.RR: Servicios públicos regionalesCAR: Comité de Asignación de Recursos SUBDERE‐DIPRES CGR: Contraloría General de la RepúblicaEquipo ADR: Grupo conformado por asesores del Programa ADR ERD: Estrategia Regional de Desarrollo.ERI: Estrategia Regional de Innovación.DAF: División de Administración y Finanzas de la SUBDERE. DIPRES: Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda. Ficha: Ficha técnica de Proyecto o iniciativa a financiar. GORE: Gobierno Regional.PDU: Plan de Desarrollo Urbano.PDR: Plan de Desarrollo Rural.PNDR: Política Nacional de Desarrollo Regional.PNDT: Política Nacional de Desarrollo Territorial.POA: Plan Operativo Anual.PROT: Plan Regional de Ordenamiento Territorial.SIC: Saldo Inicial de Caja.SFC: Saldo Final de Caja.SUBDERE: Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo TTR: Términos Técnicos de Referencia.UE: Unidades Ejecutoras de la provisión (de SUBDERE)
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3. EL PROGRAMA
El Programa de Apoyo a la Descentralización Regional (ADR) es un programa ejecutado por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior (SUBDERE). El objetivo del Programa es “Fortalecer las capacidades de las instituciones regionales para que los gobiernos regionales puedan ejercer efectivamente sus competencias, liderando y articulando el desarrollo de sus territorios”. Las líneas de acción que tiene el Programa son las siguientes:
LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS PROGRAMA APOYO A LA DESCENTRALIZACIÓN
REGIONAL (ADR) (2015‐2018) 1. Fortalecimiento de capacidades Regionales
2. Descentralización, Traspaso de Competencias y Gobernabilidad Regional
3. Planificación y Gestión Territorial
4. Fortalecimiento de la Institucionalidad de la SUBDERE
El objetivo de este componente es mejorar la calidad de la gestión de los Gobiernos Regionales, con énfasis en el traspaso de competencias, mejoramiento de procesos y procedimientos y fortalecimiento del capital humano, mediante la introducción de estándares e incentivos que promuevan dinámicas innovadoras en los procesos relevantes de la gestión. Líneas de Apoyo:
1. Sistemas de gestión de calidad;
incluye planes de mejora
2. Fortalecimiento capital humano
de los GORE
3. Diseño de políticas de incentivos
para captación de recursos
humano a nivel regional
4. Gestión del conocimiento y
buenas prácticas
5. Fortalecer a los GORES para
diseño e implementación de
política y programas de
participación.
Línea de acción orientada al diseño de programas, políticas, estrategias, elaboración de estudios, proyectos de ley, articulación y coordinación de actores para la implementación de los desafíos de descentralización y traspaso de competencias. Incluye propuestas de financiamiento regional e institucionalización para el vínculo GORE Universidades. Líneas de Apoyo:
1. Diseño Programa de habilitación en los
GORE para recibir SS.PP.RR. (incluye
coordinación con actores nacionales y
regionales)
2. Elaboración de estudios en apoyo a la
institucionalización política
gubernamental de descentralización
3. Diseño de propuestas en materia de
financiamiento regional
4. Institucionalización vínculos GORE‐
Universidades
Enfocado en el diseño de políticas, estrategias e instrumentos de planificación territorial, a nivel de política nacional y de orientación para el accionar regional. Líneas de Apoyo:
1. Diseño e implementación de modelos
de gestión y planificación territorial
(ERI, ERD, PROT, etc.)
2.Modelos para la implementación de
Políticas Nacionales PDU/PDR/
PNDR/PNDT.
3. Planes Regionales, territoriales y
zonales.
4.Iniciativas ciudades emergentes
sustentables
5. Buenas Prácticas de Gestión
Territorial.
6. Diseño de contratos región.
Área de acción destinada a fortalecer la
capacidad de conducción política y
técnica de la SUBDERE tanto para la
ejecución de este Programa como para
liderar el proceso de descentralización
Líneas de Apoyo:
1. Reforzamiento de equipos.
Cursos, diplomados y asesorías.
2. Estudios y asesorías de expertos
en materia de la conducción del
programa.
3. Otros gastos que demanden el
funcionamiento del programa
Apoyo a la Descentralización
Regional.
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4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
4.1. Dirección Ejecutiva: Recae en la jefatura de la División de Desarrollo Regional, quien debe velar porque las acciones del Programa mantengan la coherencia con el enfoque estratégico de la SUBDERE. Además, proporcionará las orientaciones generales para su desarrollo. En específico, entre sus funciones están:
i) Determinar los proyectos e iniciativas que recibirán recursos del Programa, las que serán presentadas al CAR para su sanción;
ii) Nombrar y supervisar a la Coordinación Técnica;
iii) Asegurar el cumplimiento de objetivos y metas del Programa. 4.2. Comité de Asignación de Recursos (CAR): El CAR es la instancia dispuesta por SUBDERE y DIPRES para decidir cuáles de las iniciativas presentadas tanto por unidades de SUBDERE como por gobiernos regionales serán financiadas con cargo a la provisión de Apoyo a la Gestión Subnacional. Además, en esta instancia se analizarán solicitudes de ajustes presupuestarios de proyectos financiados con recursos de la provisión, así como reasignaciones y, en general, temas ligados a la formulación y ejecución presupuestaria de dicha fuente de financiamiento. Lo anterior, de conformidad a lo establecido en la glosa presupuestaria que regula el funcionamiento de la provisión1.
1 La glosa asociada a la provisión señala “Las iniciativas a financiar se decidirán en conjunto por esta Subsecretaría y la Dirección de Presupuestos”.
Dirección Ejecutiva del Programa
Coordinación Técnica ADR
Comité de Asignación de Recursos (CAR)
Equipo ADR
Unidades Ejecutoras / GOREs
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ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROGRAMA
4.3. Coordinación Técnica (CT): A cargo de un(a) Coordinador(a) designado(a) por la Dirección Ejecutiva. Entre sus funciones están la ejecución de los procesos técnicos y administrativos necesarios para la realización de actividades del Programa. Sus principales funciones son: i) Apoyar la elaboración, consolidar y efectuar seguimiento a los POA del Programa con colaboración
de los jefes de las Unidades Ejecutoras;
ii) Coordinar y supervisar la marcha general del Programa y de cada línea de acción;
iii) Dar seguimiento al cumplimiento de las metas de resultado del Programa a través de un sistema de seguimiento y evaluación;
iv) Apoyar a los equipos de Proyecto en la elaboración de los planes anuales de trabajo dentro de su área de competencia;
v) Realizar la administración financiera del Programa;
vi) Supervisar el mantenimiento de los registros contables y financieros relacionados con el uso de recursos financieros.
4.4. Equipo ADR: El Equipo ADR está integrado por un conjunto de profesionales cuyas principales funciones son las siguientes: i) Apoyar el proceso de formulación de proyectos; ii) Efectuar el seguimiento técnico y financiero de los proyectos; iii) Analizar modificaciones que las Unidades Ejecutoras / GOREs soliciten efectuar a los proyectos; iv) Velar por el adecuado cierre de los proyectos; Lo anterior de acuerdo al alcance y modalidad establecida en el presente manual. Además, el Equipo ADR realiza otras labores a solicitud de la Coordinación Técnica. 4.5. Unidades Ejecutoras / GOREs: Se entiende como Unidades Ejecutoras / GOREs a aquellas divisiones y/o departamentos de la SUBDERE y los GOREs que están facultados para presentar y ejecutar proyectos con recursos de la provisión AGES. Los proyectos deberán ser presentados por quienes encabecen esas unidades ejecutoras y serán responsables de la ejecución de aquellos que sean aprobados por el CAR. En ese rol, deberán: i) Presentar los proyectos de acuerdo al formato entregado por el Programa;
ii) Gestionar los procesos necesarios para la implementación de la iniciativa;
iii) Velar por el cumplimiento de los objetivos, resultados, productos y montos comprometidos en el proyecto;
iv) Informar a su respectiva contraparte y a la SUBDERE, de los avances y/o problemas presentados en su ejecución, tanto técnica como presupuestaria, a través de fichas de seguimiento (que se señalan en los puntos siguientes);
v) Informar a su respectiva contraparte y a la SUBDERE, los resultados y productos de la ejecución del proyecto;
vi) Entregar la ficha de cierre y los medios de verificación de resultados obtenidos por el proyecto.
Todo esto de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente manual.
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5. PROCESOS INTEGRANTES DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ADR
El proceso general de funcionamiento es el siguiente:
Los procesos integrantes del Programa de Apoyo a la Descentralización Regional, son los siguientes: 5.1. Proceso 1: Planificación anual y seguimiento estratégico de Resultados del Programa, integrado por
tres subprocesos que son: propuesta anual de planificación, formalización planificación anual y seguimiento estratégico de resultados del Programa.
5.1.1. Propuesta Anual de Planificación ‐ Objetivo: definir la distribución potencial de los recursos que dispone el Programa para cada año (a
través de la provisión AGES).
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5.1.2. Formalización planificación anual (cuarto trimestre) ‐ Objetivo: validar la planificación anual de la distribución de los recursos que dispone el Programa a
partir de lo aprobado en la Ley de Presupuestos del Sector Público.
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5.2. Proceso 2: Postulación a financiamiento de recursos del Programa, integrado por dos subprocesos: solicitud de financiamiento y asignación de recursos.
5.2.1. Solicitud de financiamiento (durante todo el año) ‐ Objetivo: recopilar, analizar, evaluar y determinar los proyectos que son susceptibles de ser
financiados con los recursos del Programa.
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5.2.2. Asignación de recursos (durante todo el año) ‐ Objetivo: distribuir los recursos en los proyectos que han sido priorizados para financiamiento, de
acuerdo con el POA y los lineamientos institucionales
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5.3. Transferencia de Recursos (durante todo el año) ‐ Objetivo: entregar los recursos aprobados a cada iniciativa aprobada a las respectivas entidades
responsables, para su ejecución
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5.4. Proceso 4: Ejecución y seguimiento operativo de Proyectos, integrado por los subprocesos de seguimiento técnico, seguimiento financiero, modificaciones a proyectos, cierre de proyectos y redistribución y reintegro de recursos.
5.4.1. Seguimiento técnico (de forma mensual o trimestral, según se explica) ‐ Objetivo: velar por el cumplimiento oportuno de los objetivos, indicadores y productos y resultados aprobados para cada proyecto
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5.4.2. Seguimiento financiero (trimestral) ‐ Objetivo: velar por el cumplimiento oportuno de la ejecución financiera de los recursos aprobados para cada iniciativa.
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5.4.3. Modificaciones a proyectos (durante toda la ejecución del proyecto) ‐ Objetivo: velar por el cumplimiento oportuno de los objetivos, indicadores y productos y resultados aprobados para cada proyecto
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5.4.4. Cierre de proyectos (al término de la ejecución de todas las actividad del proyecto y hecho todos los pagos asociados) ‐ Objetivo: formalizar el término de los proyectos financiados con recursos del Programa, analizando el cumplimiento de sus objetivos, indicadores y productos y resultados.
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5.4.5. Redistribución y reintegro de recursos (durante todo el año) ‐ Objetivo: recuperar saldos de recursos de proyectos financiados con la provisión para financiar nuevas iniciativas, o bien, para reintegrarlos a DIPRES de tal manera de evitar su uso en
fines distintos para los que fueron asignados
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5.5. Elaboración de informe trimestral para el Congreso Nacional, en el marco de lo establecido en la glosa presupuestaria que regula en funcionamiento de la provisión AGES
6.5.1 Validación de información de recursos asignados
‐ Objetivo: validar la información correspondiente a los aspectos financieros del informe, de acuerdo a lo solicitado por el Congreso Nacional
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6.5.2 Validación de información de personas contratadas con recursos de la provisión AGES ‐ Objetivo: validar la información correspondiente a los aspectos de contratación de personas que se establecen en el informe, de acuerdo a lo solicitado por el Congreso Nacional