“MANUAL DE COMPRAS” · 9TAprobado por Resolución del C. E. Nº 6893 9TVigencia: 01/01/2014 9T...
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COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y CONTRATACIONES VERSIÓN 1.0 Aprobado por Resolución del C. E. Nº 6893 Vigencia: 01/01/2014Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada. La versión vigente se publicará en www.colescba.org.ar/Procedimientos.
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COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE
BUENOS AIRES
9TMANUAL DE PROCESOS
9TY PROCEDIMIENTOS
9TCOMPRAS Y CONTRATACIONES
VERSIÓN 1.0
9TAprobado por Resolución del C. E. Nº 6893
9TVigencia: 01/01/2014 9T
9T
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada. La versión
vigente se publicará en 4Twww.colescba.org.ar/Procedimientos. 9
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ÍNDICE DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 2
OBJETIVOS .................................................................................................................................. 2 ALCANCE ..................................................................................................................................... 2 GENERALIDADES ....................................................................................................................... 2 Normativa ................................................................................................................................... 2
Mantenimiento del manual .................................................................................................. 2
SECTORES INVOLUCRADOS ...................................................................................................... 2 CUADRO DEL PROCESO ...................................................................................................................... 3 PROCEDIMIENTO .............................................................................................................................. 4
REGISTRO DE PROVEEDORES .................................................................................................. 4
APROBACIÓN DE SOLICITUD DE COMPRA .............................................................................. 5
GESTIÓN DE COMPRA ............................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO ABREVIADO: ................................................................................................. 10
ANEXOS .......................................................................................................................................... 11
ANEXO I.- Diagramas de flujo. .................................................................................................. 11
ANEXO II. Formularios............................................................................................................... 18 1. Solicitud de inscripción al registro de proveedores/Planilla de Actualización de
Datos. .................................................................................................................................... 18 2. Solicitud de Compra ....................................................................................................... 20 3. Modelo de informe presupuestario y modalidad de compra .................................... 21
4. Solicitud de Cotización ................................................................................................... 21 5. Recibo de Entrega para Concurso de precios ............................................................. 22
6. Acta de apertura ............................................................................................................. 22 7. Resumen de ofertas presentadas ................................................................................ 23 8. Cuadro comparativo de ofertas .................................................................................... 23
9. Informe concurso desierto ............................................................................................ 24
10. Orden de compra .......................................................................................................... 24 ANEXO III. Categorización impositiva ...................................................................................... 25 ANEXO IV. Instructivo de descarga de comprobantes de AFIP .............................................. 25
I. Constancia de inscripción ante la AFIP (Responsable inscripto o Monotributista).
...............................................................................................¡Error! Marcador no definido. II. Comprobación de validez de los comprobantes que se presentan para su
liquidación. ...........................................................................¡Error! Marcador no definido.
ANEXO V. Pliego de Bases y Condiciones Generales de Compras y Contrataciones ........... 25
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PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
▪ Dotar a la institución de una metodología uniforme para llevar a cabo las tareas
involucradas en el proceso de compras y contrataciones garantizando un desempeño
eficiente conforme a lo previsto.
▪ Ofrecer una guía descriptiva de la secuencia de pasos a seguir en el proceso para orientar
a los sectores involucrados.
▪ Definir las incumbencias de los sectores involucrados en cada instancia.
El presente será de cumplimiento obligatorio por todos los intervinientes desde el momento de su
notificación.
ALCANCE
Comprende las operaciones a realizar desde la solicitud de un bien o servicio hasta la recepción
o cumplimiento del mismo.
GENERALIDADES
Normativa
Las Compras y Contrataciones se regirán por el Pliego General de Compras y Contrataciones, el
Reglamento de Compras y Contrataciones y todas las Resoluciones que dicten las autoridades en
uso de las facultades que le otorga el Decreto Ley 9.020/78 y su Decreto Reglamentario.
Mantenimiento del manual
La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se introducen los
cambios que la dinámica funcional de la institución requiere.
Su edición, actualización y distribución es responsabilidad del Sector Organización y Métodos a
propuesta de las partes intervinientes. Cualquier modificación sustancial, será ratificada por el
Comité Ejecutivo.
SECTORES INVOLUCRADOS
▪ Sectores Solicitantes: Colegio, Caja y Organismos Administrados;
▪ Departamento de Compras y Contrataciones;
▪ Departamento de Presupuesto;
▪ Sector Contabilidad;
▪ Sector Patrimonio;
▪ Dirección Administrativo-Contable;
▪ Secretaría Contable;
▪ Secretaría de Finanzas;
▪ Sector Impuestos;
▪ Juntas Ejecutivas de Delegaciones;
▪ Tesorería/Pro-Tesorería institucional;
▪ Comisión de Hacienda;
▪ Comisión Especial Registral;
▪ Comité Ejecutivo;
▪ Consejo Directivo.
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CUADRO DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO:
Compras y/o Contrataciones.
PROPIETARIO:
Jefe del Departamento de
Compras y Contrataciones.
OBJETIVO:
Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la organización para el alcance de sus objetivos.
A
L
C
A
N
C
E
Empieza:
Con la solicitud de un bien o servicio por parte de los distintos sectores o autoridades del Colegio de
Escribanos de la Provincia de Buenos Aires y Organismos Públicos Administrados por Leyes y /o
Convenios.
Incluye:
1. Registro de proveedores.
1.- Presentación de solicitud de inscripción.
2.- Recepción y evaluación de documentación.
3.- Registración y control de condición impositiva declarada.
4.- Comunicación de inscripción.
2. Aprobación de Solicitud de compras.
1.- Solicitud de compra y/o contratación.
2.- Recepción y análisis de la solicitud.
3.- Propuesta de metodología de selección de proveedores.
4.- Evaluación presupuestaria preventiva. Solo para Organismos con presupuesto aprobado.
5.- Aprobación institucional de la gestión y metodología de compra y/o contratación.
6.- Imputación presupuestaria y habilitación de solicitud.
3. Gestión de compra.
1.- Gestión de la compra y/o contratación: Confección de pliegos. Invitación a proveedores.
2.- Pre-adjudicación: recepción de cotizaciones. Planilla comparativa de ofertas. Análisis de ofertas.
3.- Aprobación institucional de adjudicación.
4.- Emisión de la Orden de Compra.
5.- Recepción de pedido.
6.- Recepción y registración de factura.
Termina:
Recepción, control y registración de la factura, previa emisión de conformidad de recepción del bien
o servicio.
INSUMOS:
Solicitud de compra, Informe de Justificación del solicitante, Informe de Comisión Asesora.
RESULTADOS:
Recepción del bien o servicio-satisfacción del requirente.
PUNTOS DE CONTROL:
Cumplimiento de nivel de aprobación, cantidad de días de gestión de compras.
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE PROVEEDORES
El Departamento de Compras y Contrataciones será responsable de mantener actualizados y
disponibles los legajos del proveedor para las consultas que deseen realizar las autoridades, en
todas sus líneas jerárquicas. A fin de ampliar la oferta podrá proponer e invitar a proveedores que
no se presenten en forma voluntaria.
Podrá autorizarse el uso de medios electrónicos para facilitar la preinscripción y comunicación
con el proveedor.
1. PRESENTACIÓN DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN
El interesado ingresa a la página WEB del Colegio de Escribanos e imprime la Planilla de
actualización de datos1. Luego, completa y adjunta la siguiente documentación:
▪ Pliego de Condiciones Generales de Compras y Contrataciones firmado en la totalidad de
las hojas por el Representante legal de la Entidad, con certificación de la firma y
representación invocada por Escribano Público.
▪ Copia de inscripciones impositivas frente a la AFIP y ARBA (Ingresos Brutos y Sellos) y sus
respectivas exenciones en caso de corresponder.
▪ Fotocopia de Estatuto o Contrato Social, certificado por Escribano Público.
▪ Fotocopia de Designación de Autoridades donde se verifiquen los datos del Representante
Legal de la firma certificado por Escribano Público.
Aclaración: en el supuesto que el escribano certificante sea de una jurisdicción distinta a la de la
Provincia de Buenos Aires, se deberá legalizar la documentación en el Colegio de Escribanos
respectivo.
La documentación deberá presentarse en la oficina de compras del Colegio de Escribanos de la
Provincia de Buenos Aires, sita en Avenida 13 Nº 770, 5° piso, de la ciudad de La Plata, los días
hábiles de 8 a 15 hs.
2. RECEPCIÓN Y EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Departamento de Compras y Contrataciones: recibida la documentación, elabora un legajo para
el proveedor. Verifica dentro de los 2 (dos) días hábiles como máximo, a partir de la recepción de
la solicitud de inscripción, si cumple con las condiciones necesarias para formar parte del registro
de proveedores:
- si no cumple, confecciona un informe en el que se explicitan las razones por las cuales el
Departamento considera que no es conveniente el registro del proveedor, y lo adjunta a la
documentación. Comunica la decisión al proveedor.
- si cumple, registra en el sistema y asigna número de proveedor dejando constancia en el
legajo. Envía al Departamento de Impuestos.
3. REGISTRACIÓN Y CONTROL DE CONDICIÓN IMPOSITIVA DECLARADA
Departamento de Impuestos: verifica la condición impositiva, actualiza los datos en el sistema en
el plazo de 1 (un) día como máximo. Deja constancia de lo actuado con fecha, firma y sello en la
documentación y remite al Departamento de Compras y Contrataciones.
4. COMUNICACIÓN DE INSCRIPCIÓN
Departamento de Compras y Contrataciones: emite el Certificado de Actualización, en el plazo de
1 (un) día como máximo y envía al proveedor, archivando el legajo.
Cada vez que el proveedor realice una cotización deberá presentar el Certificado de Actualización
de Datos incluyendo su condición impositiva actual con las exenciones de corresponder. Si se
encontrara vencida la inscripción, deberá proceder a su renovación en las condiciones
establecidas por el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires.
1 Anexo II Formulario 1.
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Mensualmente elevará a la Comisión de Hacienda para su conocimiento, listado de inscripción de
nuevos proveedores, como asimismo los informes denegando la misma.
APROBACIÓN DE SOLICITUD DE COMPRA
Toda solicitud de compras debe iniciarse por el Departamento de Compras y Contrataciones con
solicitud registrada en el sistema y aprobada por el responsable del sector.
Los pedidos deben encontrarse debidamente justificados. Cuando exista una Comisión Asesora
con competencia sobre el tema, se deberá adjuntar un informe donde se expida al respecto.
En toda solicitud para tratamiento de las autoridades debe constar la firma de un responsable
institucional avalando el pedido y se tramitará a través de un expediente a fin de permitir su
seguimiento. En el caso de Organismos Administrados, Leyes y/o Convenios, deberá estar avalado
por el responsable del Organismo.
Cuando se adjunte presupuesto se dejará constancia justificada de la propuesta y elección del
proveedor o si la misma reviste carácter informativo.
PLAZOS: A los efectos de ser incorporada en el Orden del día de la próxima reunión de la Comisión
de Hacienda, o Comisión Especial Registral, respectivamente, se deberán tener en cuenta (como
máximo) los siguientes plazos:
Para solicitudes de Colegio y Caja:
- Departamento de Compras y Contrataciones: recibe las solicitudes hasta el día lunes a las 14
hs.
- Departamento de Presupuesto: recibe las actuaciones hasta el día martes a las 14 hs.
- Secretaría de Finanzas: recibe las actuaciones hasta el día jueves a las 10 hs.
Para solicitudes de los Organismos Administrados:
- Departamento de Compras y Contrataciones: recibe solicitudes hasta el día miércoles.
- Secretaría Contable: recibe las actuaciones hasta el jueves a las 10 hs.
1. SOLICITUD DE COMPRA Y/O CONTRATACIÓN
Sector Solicitante: confecciona la Solicitud de adquisición de bienes o servicios2. Genera un
expediente con la solicitud de bienes y/o servicios, y documentación respaldatoria cuando
corresponda. Si ya se hubieran iniciado las actuaciones, se adjuntará a las mismas. Consigna
número de expediente en la solicitud.
Remite el expediente al Departamento de Compras y Contrataciones previa autorización de la
solicitud y aval del responsable institucional.
Excepción: Las Delegaciones, que no posean acceso al sistema de solicitudes, deberán elevar
una nota con detalle del pedido debidamente justificado. En estos casos la Secretaria Contable
será la responsable de ingresar la solicitud y generar el expediente en el sistema de Gestión de
Expedientes (Tramitex).
2. RECEPCIÓN Y ANÁLISIS DE PEDIDO DE COMPRAS Y/O CONTRATACIONES
Departamento de Compras y Contrataciones: recibe y verifica el cumplimiento de los requisitos
anteriores en el plazo de 1 (un) día como máximo.
- Si el pedido resulta incompleto, lo rechaza y devuelve con las indicaciones
correspondientes al Sector Solicitante.
- Si se cumplen los requisitos exigidos, acepta el remito.
3. PROPUESTA DE METODOLOGÍA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Departamento de Compras y Contrataciones: emite informe3 con propuesta de la modalidad de
contratación, en un plazo de 1 (un) día como máximo indicando el ítem que justifica la modalidad
2 Anexo II Formulario 2. 3 Ver Anexo II. Formulario 3.
6
propuesta cuando resulte diferente del Concurso de precios, de acuerdo a lo dispuesto por el
Reglamento de Compras y Contrataciones.
Para ello, evalúa:
▪ eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos;
▪ características de los bienes y servicios;
▪ monto estimado;
▪ condiciones de comercialización y configuración del mercado;
▪ razones de urgencia o emergencia.
Adjunta listado de proveedores inscriptos en condiciones de ser invitados a cotizar.
Remite las actuaciones correspondientes a Organismos Públicos Administrados al Director
Administrativo-Contable para que, previa rectificación o ratificación4 de lo informado, eleve a la
Secretaría Contable, para su tratamiento en la Comisión Especial Registral.
Envía las demás actuaciones al Departamento de Presupuesto para que informe la existencia de
disponibilidad presupuestaria.
4. EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA PREVENTIVA. Solo para organismos con presupuesto
aprobado.
Departamento de Presupuesto: controla la solicitud y la imputación efectuada. Verifica la
existencia de disponibilidad presupuestaria en la partida correspondiente al sector Solicitante y
efectúa la reserva. Emite informe5 consignando el total disponible para esa partida en el plazo de
1 (un) día como máximo. Deja constancia de la existencia de presupuesto en el sistema.
Remite las actuaciones previa rectificación o ratificación6 de lo informado por el Director
Administrativo-Contable, a la Secretaría de Finanzas.
5. APROBACIÓN INSTITUCIONAL DE LA GESTIÓN DE COMPRA Y METODOLOGÍA
Secretaría de Finanzas/Secretaría Contable: incluye los expedientes recibidos hasta el día jueves
en el Orden del Día de la Comisión de Hacienda/Comisión Especial Registral.
De acuerdo con el circuito institucional de aprobación de solicitudes definido, las autoridades
deberán dar el siguiente tratamiento:
I. Comisión de Hacienda: si posee partida presupuestaria disponible emite resolución, caso
contrario, eleva al Comité Ejecutivo con despacho sugiriendo o desestimando la
aprobación.
II. Comisión Especial Registral: emite informe sugiriendo o no la aprobación, y remite a
Comité Ejecutivo para emitir dictamen, cuando se trate de solicitudes que correspondan
a Organismos Públicos Administrados.
III. Comité Ejecutivo: si el importe no exceda el valor de 10.0007 folios de protocolos
(Reglamento de Compras y Contrataciones), emite Resolución. Caso contrario, genera
despacho recomendando la aprobación o desaprobación y envía al Consejo Directivo.
IV. Consejo Directivo: emite Resolución de aprobación o desaprobación, cuando el importe
excede el valor de 10.000 folios de protocolo.
La Secretaría correspondiente registra en el sistema de Trámites y Expedientes lo resuelto,
indicando la modalidad de contratación. Adjunta las resoluciones al expediente.
4 Ver Anexo II. Formulario 3. 5 Ver Anexo II. Formulario 3. 6 Ver Anexo II. Formulario 3. 7 Por Resolución 1.254 de CD del 02/06/2016 se aumentó el valor de 3.000 a 5.000 folios. Por Resolución del CE
17.528 de fecha 28/12/2017 y Resolución del CD 1669 de fecha 16/02/2018 se aumentó el valor de 5.000 a 10.000
folios
7
Remite al Departamento de Compras y Contrataciones.
Departamento de Compras y Contrataciones: solicita al Departamento de Presupuesto la
habilitación de la solicitud.
6. IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA Y HABILITACIÓN DE SOLICITUD
Departamento de Presupuesto: habilita en el sistema la solicitud en el plazo de 1 (un) día como
máximo, teniendo en cuenta lo resuelto al respecto.
GESTIÓN DE COMPRA
1. GESTIÓN DE LA COMPRA Y/O CONTRATACIÓN
Departamento de Compras y Contrataciones: cuando por Resolución se deniega el pedido,
comunica al Sector Solicitante y archiva las actuaciones. Este último será responsable de anular
la Solicitud de compra. En el caso de Organismos Administrados la solicitud deberá anularla el
responsable de la carga. Si se resolvió la aprobación, gestiona la compra de acuerdo a la
modalidad definida por las autoridades, a saber:
A.- Concurso de precios
1.1.- Pliegos: confecciona el Pliego de Bases y Condiciones Particulares8. Cuando las
particularidades de los productos solicitados lo justifiquen, requiere participación al Sector
solicitante a fin de emitir informe de especificaciones técnicas.
1.2.- Invitación y Publicación: cursa las invitaciones poniendo a disposición de los
proveedores los Pliegos de Bases y Condiciones, generales y particulares, la
documentación complementaria y el Formulario de Invitación. Realiza la publicación en el
sitio institucional con la antelación suficiente, a fin de garantizar la presentación del mayor
número de oferentes posibles.
Deja constancia fehaciente del envío y recepción de las invitaciones efectuadas.
1.3.- Recepción y apertura de ofertas: recibe las ofertas hasta la fecha y hora previstas
entregando el Comprobante de Recepción9. Procede a la apertura de sobres en presencia
de los representantes institucionales designados para fiscalizar el acto, dejando
constancia de los documentos recibidos en la Planilla Resumen de Recepción de Ofertas10.
Verifica que se encuentren presentadas las garantías de oferta en caso de corresponder
según especificaciones del pliego.
Abiertas las propuestas, labra el Acta de Apertura11, firmada por todos los presentes.
Ingresa en el sistema las ofertas. Si no se hubieran presentado ofertas emitirá informe12
indicando tal situación, y se elevará a las autoridades para su Resolución.
B.- Compulsa de precios/Contratación directa
Cuando se trate de Compulsa de precios envía la/s Solicitud/es de cotización, dejando
constancia en forma fehaciente del envío y recepción de la/s mismas.
Cuando se autorice la Contratación directa y se encuentren los montos autorizados de
acuerdo con la normativa vigente, se procede a confeccionar la Orden de Compra. Ver
punto 10.
El Jefe del Departamento de Compras y Contrataciones es depositario de las ofertas (abiertas o
cerradas) y las reserva hasta la fecha y hora del vencimiento, momento en el que las agrega al
expediente por orden de recepción.
2. PRE-ADJUDICACIÓN
8 Ver Anexo V. Pliego de bases y Condiciones Generales de Compras y Contrataciones. 9 Ver Anexo II. Formulario 5. 10 Ver Anexo II. Formulario 7. 11 Ver Anexo II. Formulario 6. 12 Ver Anexo II. Formulario 9.
8
Departamento de Compras y Contrataciones: selecciona en el sistema un criterio de adjudicación
e imprime, si se trata de Concurso de precios, el Cuadro Comparativo de Ofertas13. En el caso de
Compulsa de precios, confecciona la Planilla Comparativa de precios14. Adjunta al expediente toda
la documentación recibida.
Envía al Sector Solicitante cuando resulte necesaria su opinión acerca del cumplimiento de
especificaciones del producto o servicio requerido.
Cuando se establezcan relaciones contractuales con obligaciones legales se remitirá a la Asesoría
Legal, a fin de ejercer el control de legalidad, dejando constancia de su actuación. En aque llos
casos en que el concurso de precios, por su naturaleza, dé lugar a la suscripción de un contrato,
se deberá adjuntar el modelo de contrato.
Sector solicitante: se expide, en un plazo de 2 (dos) días hábiles como máximo, sobre los
siguientes aspectos:
▪ ajuste de los bienes ofrecidos al objeto del llamado;
▪ distinta calidad de los bienes, indicando la relevancia que poseen dichas diferencias,
atendiendo precios cotizados.
El informe técnico debidamente firmado formará parte de los actuados de la contratación.
Adjunta a las actuaciones y envía al Departamento de Compras y Contrataciones.
Departamento de Compras y Contrataciones: emite informe sugiriendo la preadjudicación,
expidiéndose respecto de la razonabilidad de los precios ofrecidos y cualquier otro punto
relevante que contribuya a la toma de decisiones por parte de las autoridades. Asimismo, indica
los elementos de juicio tenidos en cuenta, para arribar a cada una de las conclusiones.
Remite a la Comisión de Hacienda o Comisión Especial Registral para la evaluación de las ofertas
y adjudicación.
3. ADJUDICACIÓN
Comisión de Hacienda o Comisión Especial Registral: controla, evalúa y analiza, según
corresponda, en los aspectos económicos, cualitativos y técnicos, las ofertas presentadas;
pudiendo, de corresponder, solicitar la participación de personal especializado o del solicitante.
Si el pedido se encuentra dentro de las facultades delegadas para la autorización del gasto por
la normativa vigente, emite Resolución aprobando o denegando la adjudicación. Caso contrario,
eleva al Comité Ejecutivo sugiriendo o desestimando la adjudicación.
Comité Ejecutivo: si de acuerdo al monto autorizado corresponde el envío al Consejo Directivo,
genera despacho recomendando la adjudicación. Caso contrario emite Resolución de
adjudicación.
Consejo Directivo: emite Resolución de adjudicación.
Secretaría de Finanzas/Secretaría Contable: registra en el Sistema de Trámites y Expedientes lo
resuelto. Adjunta las resoluciones al expediente.
Remite las actuaciones al Departamento de Compras y Contrataciones.
4. EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Departamento de Compras y Contrataciones: emite la Orden de Compra15 por triplicado (una
copia al proveedor, otra para anexar al expediente y una tercera copia sin foliar para adjuntar a
la orden de pago). Entrega al proveedor dejando constancia de recepción. Comunica al oferente
para que retire la garantía de oferta e integre la garantía de cumplimiento, de corresponder,
mediante depósito en el Departamento de Compras y Contrataciones.
Agrega en el expediente copia de la solicitud y de las resoluciones sin foliar. Archiva las
actuaciones transitoriamente en el Departamento de Compras y Contrataciones.
13 Ver Anexo II Formulario 8 a. 14 Ver Anexo II. Formulario 8 b. 15 Ver Anexo II. Formulario 10
9
5. RECEPCIÓN DEL PEDIDO
Responsable de la Recepción de Bienes o Servicios: recibe los elementos o artículos adjudicados
en el lugar de entrega indicado en la Orden de Compra. Verifica que los bienes recibidos se
corresponden con lo solicitado en calidad y cantidad. La cantidad facturada no podrá exceder a
la prevista en la Orden de Compra, dejándose debida constancia en caso de entrega parcial.
Firma la documentación entregando copia al proveedor. Se detallarán en el remito observaciones
de faltantes u otras. Cuando exista disconformidad total o parcial, devuelve al proveedor,
solicitando el reemplazo correspondiente. En los casos de locación de obras y/o servicios, efectúa
conformidad previa verificación del debido cumplimiento del contrato.
Comprueba si el bien se encuentra definido como stockeable, en cuyo caso registra el remito en
el sistema (ROC) y adjunta copia.
Envía copia del remito firmado o informe con la recepción parcial o definitiva al Departamento de
Compras y Contrataciones, quedando a la espera de la recepción de la factura.
6. RECEPCIÓN Y REGISTRACIÓN DE LA FACTURA
Cumplida la obligación de entrega del bien o prestación de un servicio, el proveedor deberá
presentar ante el Departamento de Compras y Contrataciones, la documentación que a
continuación se detalla, a efectos de gestionar el pago:
a- Remito/s conformado/s y/o certificado de recepción de las mercaderías entregadas.
b- Factura a nombre de la organización u organismo solicitante exigiéndose que la/s
misma/s cumpla/n con todas las formalidades de la ley.
Departamento de Compras y Contrataciones: controla la correspondencia entre la factura emitida
y la orden de compra verificando lo siguiente:
▪ nombre y CUIT de la organización u organismo a la que se factura;
▪ el titular de la Orden de compra deberá coincidir con el titular de la factura;
▪ Ítems facturados: deberán coincidir con la Orden de compra;
▪ condiciones generales: la factura deberá respetar los montos y condiciones de pago
pactadas en la Orden de compra.
▪ la validez del tipo de factura.16
▪ fecha de vencimiento de CAI: deberá ser posterior o igual a la fecha de facturación.
▪ existencia de número de CAI/CAE/CAEA vigente. Si la condición del proveedor es
monotributista o emite ticket por controlador fiscal, y/o registradora homologada por AFIP
no se requerirá el control expresado precedentemente. Imprime Comprobante de
Inscripción ante la AFIP y Constatación de comprobantes emitidos17. En caso de error,
comunica al proveedor y retiene la factura hasta su resolución.
Si la factura contiene errores, informa al proveedor para su corrección.
Efectuados los controles referidos, recibe la factura interviniendo la misma con su firma y sello
indicando fecha y hora de recepción. De no existir la Orden de compra, ver Procedimiento
abreviado.
Envía a la firma del solicitante y el responsable del sector. La firma del responsable en la factura
suple la falta del remito firmado, y se tendrá como conforme la recepción y consentido el
cumplimiento de las obligaciones del proveedor. En caso de ser necesario, podrá requerir al
Sector Solicitante que eleve un informe al respecto.
Adjunta al original de la factura debidamente conformada, los comprobantes de la AFIP, remito o
constancia de recepción, copia de la Orden de compra, copia de la Solicitud y Resoluciones
aprobatorias (Comisión de Hacienda y/o Comité Ejecutivo y/o Consejo Directivo). Si en la oferta
o contrato existieran cláusulas de descuentos o bonificaciones por pronto pago, adjunta copia de
las mismas a la factura. Cuando corresponda a un Organismo administrado deberá adjuntar nota
del mismo solicitando el pago.
16 Ver Anexo III. Categorización impositiva. 17 Ver Anexo IV. Instructivo comprobantes AFIP.
10
Adjunta copia de la factura al expediente. Archiva el expediente en forma transitoria.
Si lleva inventario y el remito no se encuentra registrado en el sistema, envía el original de la
factura y demás documentación adjunta al Sector responsable de carga del remito para su
registración. Caso contrario envía al Responsable de la imputación de la factura.
Responsable de imputación de la factura (sector Presupuesto o Contabilidad): controla la
existencia de la documentación respaldatoria. Toma conocimiento de la afectación definitiva y
verifica la imputación (encuadre del producto o servicio).
Registra la factura en el sistema América con precedencia de Orden de compra o remito, según
corresponda, verificando la existencia de anticipos y descuentos por cantidad. Consigna en la
factura el número de asiento contable y habilita la factura en el sistema.
Envía la documentación al Departamento de Tesorería. Ver Procedimiento de pago de
proveedores.
PROCEDIMIENTO ABREVIADO: NECESIDAD Y URGENCIA. No aplica a Organismos Públicos
Administrados.
Cuando la compra o contratación haya sido consumada sin la intervención del Departamento de
Compras y Contrataciones, el Sector Solicitante recibe la factura y controla lo siguiente:
▪ que corresponda al proveedor;
▪ la validez del comprobante (B, C o M);
▪ que el nombre y CUIT correspondan a la organización solicitante;
▪ que el bien/servicio facturado sea igual al bien o servicio entregado;
▪ que la fecha de vencimiento del CAI sea igual o posterior a la fecha de facturación para
las facturas B.
Interviene la misma con su firma indicando fecha y hora de recepción. Adjunta a la factura la
Solicitud del sistema América (SCE) debidamente firmada por el responsable autorizante con
facultades delegadas. Adjunta toda documentación que respalde la compra (Resoluciones o
pedidos de autoridades, cotizaciones, etc.).
Envía la solicitud y la factura al Departamento de Compras y Contrataciones.
Departamento de Compras y Contrataciones: recibe la factura, solicitud y remito cuando
corresponda. En caso de existir resoluciones aprobatorias, se deberán adjuntar a las mismas.
Controla la correspondencia de la autorización de acuerdo a las facultades otorgas por las
autoridades y la validez del comprobante. Si existe algún error, comunica al proveedor y retiene
la factura hasta su resolución. Si es válido interviene con sus iniciales indicando “comprobante
válido”. Agrega copia al expediente.
Adjunta al original de la factura comprobantes de la AFIP18, remito (o constancia de recepción si
corresponde) y copia de la Orden de compra.
Envía al responsable de la imputación de la factura.
Responsable de la imputación de la factura (Departamento Presupuesto): recibe la factura y
documentación respaldatoria de la compra efectuada, y controla la Solicitud e imputación
efectuada. Si está presupuestada deja constancia de la existencia de presupuesto en el sistema.
Toma conocimiento de la afectación definitiva y habilita la solicitud. Registra la factura en el
sistema América sin precedencia de Orden de compra y habilita en el sistema.
Envía la documentación al Departamento de Tesorería. Ver Procedimiento de pago de
proveedores.
18 Ver Anexo IV. Instructivo de consulta de comprobantes AFIP
11
ANEXOS
ANEXO I.- Diagramas de flujo.
• Colegio de Escribanos de la Provincia de Bs. As. – Caja de Seguridad Social –
Organismos Administrados.
12
• Colegio de Escribanos de la Provincia de Bs. As. – Caja de Seguridad Social
<10.000 folios
13
• Organismos Administrados
<10.000 folios
14
• Colegio de Escribanos de la Provincia de Bs. As. – Caja de Seguridad Social
<10.000 folios
15
• Organismos Administrados
<10.000 folios
16
• Colegio de Escribanos de la Provincia de Bs. As. – Caja de Seguridad Social
17
• Organismos Administrados
18
ANEXO II. Formularios
1. Solicitud de inscripción al registro de proveedores/Planilla de Actualización de Datos.
19
20
2. Solicitud de Compra
Datos solicitados
1. Solicitud:
a. Tipo: código de solicitud.
b. Número: surge por defecto.
c. Fecha: día, mes y año de ingreso. Por defecto la fecha del día de carga.
2. Datos del Solicitante:
a. Área: es aquella que realiza la solicitud de compra de bienes o contratación de servicios.
b. Sector: departamento, Secretaría que realiza la solicitud de compra de bienes o
contratación de servicios.
c. Centro de Costo: centro de Costos, destino del bien o servicio que se solicita comprar o
contratar.
d. Número Origen: cero (0) por defecto.
e. Fecha Origen: por defecto igual a la fecha del día.
3. Expediente: número de expediente o trámite según corresponda. Cuando la solicitud
corresponda a una compra consumada (Código SCE), consignar proveedor y número de
factura en las observaciones.
4. Ítems requeridos:
a. It., Grupo/Subgrupo/Material: muestra una lista desplegable con la codificación de
productos y servicios para que el usuario seleccione.
b. Descripción reducida: breve detalle del Bien o Servicio que se desea adquirir.
c. Descripción completa: características generales, atributos o especificaciones que deberá
cumplir o contener el bien o servicio solicitado.
d. Cantidad: expresada en unidades de medida que hagan referencia al bien solicitado.
e. Fecha de entrega: plazo en el que se requiere la disponibilidad los bienes o servicios a
comprar/contratar.
f. Precio unitario: por defecto el sistema propone el precio y proveedor de la última compra.
g. Cenco y Erogación: indicación del centro de costos y el fin de la erogación correspondiente
a la imputación contable del gasto.
h. Observaciones: consideraciones o especificaciones que el solicitante estime conveniente
explicitar.
21
3. Modelo de informe presupuestario y modalidad de compra
Cada Sector realizará el informe de acuerdo al modelo en uso, indicando el número de expediente
con las observaciones que considere pertinentes. Los informes deben llevar la firma del Director
Administrativo-Contable e incluir en la parte superior una clara identificación de acuerdo al
siguiente modelo:
4. Solicitud de Cotización
Las cotizaciones, para cualquier modalidad de compra, se realizarán por correo o e-mail. Dejando,
en ambos casos constancia fehaciente de recepción.
a) En el caso de adquisición por modalidad de compra Compulsa de precios o Compra directa, se
utilizará el siguiente modelo:
INFORME PRESUPUESTARIO Ref. Expediente: 999999-
999/AAAA
Fecha: DD/MM/AAAA
NOTA DEL SECTOR PRESUPUESTO
INDICANDO MONTO DISPONIBLE POR PARTIDA SOLICITADA
Firma Jefe de Presupuesto Firma y sello del
Director Administrativo /Contable
INFORME DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Ref. Expediente: 999999-
999/AAAA
Fecha: DD/MM/AAAA
NOTA SECTOR COMPRAS INDICANDO MODALIDAD DE COMPRA SUGERIDA
Firma Jefe de Compras Firma y sello del
Director Administrativo /Contable
SOLICITUD DE COTIZACIÓN Ref. Expediente: 999999-999/AAAA
Fecha: DD/MM/AAAA
Sr. Proveedor:
Por medio del presente nos dirigimos a Ud. a fin de solicitarle tenga a bien cotizar la
provisión y/o colocación de los bienes/servicios que a continuación se detallan:
Descripción Cantidad Unidad de
medida Precio unitario Precio total
Los precios deben contener la tasa de IVA que corresponda. Si existen costos
adicionales a los de los cotizados se deben aclarar en este documento.
La oferta se recepcionará hasta el día DD/MM/AAAA hasta las HH:MM.
Desde ya muchas gracias por su atención.
Saludos cordiales, Firma del Jefe de Compras Firma del Proveedor que recibió
22
b) Cuando se realice Concurso de precios se indicará al proveedor que podrá descargar del sitio
institucional los pliegos y toda la documentación necesaria para elevar la oferta . Se enviará la
Planilla de Concurso de precios obtenida del sistema.
Datos importantes:
1. Los importes deberán estar expresados en pesos e incluir IVA. Cuando se cotice en otra
moneda deberá quedar claramente expresado, indicando el valor de la cotización que se
tomará como referencia.
2. El día y hora hasta el que se recibirán las propuestas debe estar indicado.
3. El plazo de mantenimiento de oferta debe estar explicitado, expresado en días hábiles, salvo
que se indique como condición en el Pliego.
4. El acuse de recibo.
5. El Pliego de Bases y Condiciones Generales y Particulares deberá adjuntarse en los casos que
corresponda.
6. El número telefónico o dirección de correo electrónico para realizar consultas.
5. Recibo de Entrega para Concurso de precios
6. Acta de apertura
RECIBO DE ENTREGA PARA CONCURSO DE PRECIOS Con fecha ………. de ………………. 20….…. recibí de la firma……………………………………………….el total de ………… sobres correspondientes a al Concurso de Precios……………………………………………………………………………………………………………….
Firma de recepción Sello con fecha y hora de recepción
ACTA DE APERTURA Ref. Expediente: 999999-999/AAAA
Fecha: DD/MM/AAAA
En la Localidad de La Plata…...................................................en la Sede del Colegio de Escribanos de la
Provincia de Buenos Aires, siendo las…............ horas, el
escribano…..................................…............................................... ............ acompañado
por…...........................................................................................…............................. .........................................,
proceden a abrir los sobres con las propuestas recibidas en el Concurso de Precios que se tramita por Nº
expediente consignado al inicio.
Dichos sobres son los presentados por las firmas que se indican en la Planilla adjunta que se hace conocer a
los presentes, con indicación de las respectivas cotizaciones.
Se procede a agregar la documentación al expediente citado.
Presentes en este acto:
▪ ….....................................................….....................................
▪ ….....................................................….....................................
Se los invita a suscribir la presente, junto con el Escribano.
23
7. Resumen de ofertas presentadas
Al momento de la apertura se dejará constancia de la documentación recibida en cada sobre ,
completando la planilla que se detalla a continuación. La misma puede variar, según los
requerimientos de cada Concurso.
8. Cuadro comparativo de ofertas
a) Cuando se realice Concurso de precios, la carga en el sistema de las ofertas genera:
▪ Cuadro comparativo de Ofertas
▪ Cuadro Resumen de Ofertas
b) Cuando se realice Compulsa de precios el cuadro se generará manualmente en el formulario
que se detalla:
ORGANISMO SOLICITANTE COLEGIOEXP N° 0000-100I2012
Concurso de Precios N°: XXX
N° DE
ORDEN
NOMBRE
DE LA
FIRMA
FORMULARIO
DE
INVITACIÓN
GARANTÍA
DE OFERTA
PLIEGO
ESPECIF.
TÉCNICAS
ANEXO I
PLANOS DEL
N°1
AL N° 10
PLAN DE
TRABAJO
VISITA DE
OBRA
COPIA DE
CERTIFICADO DE
ACTUALIZACIÓN
2011-2013
N° DE
FOJAS
OBSERVA-
CIONES
SOBRE UNICO
Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires
CUADRO COMPRATIVO DE PRECIOS
Tipo Nro.
Nombre/Razón
social Nro.
Nombre/Razón
social Nro.
Nombre/Razón
social Nro.
Nombre/Razón
social
Item Cantidad UM Detalle PU Total PU Total PU Total PU Total
UM Caracterización del bien
TOTAL $ $ $ $ $
Nro. Prov. Empresas invitadas a
cotizarCon respuesta Con cotización
Solicitud
Nro
Mejor oferta
ProveedorProveedorProveedor
Proveedor
Proveedor
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9. Informe concurso desierto
10. Orden de compra
Datos Solicitados
1. Orden de compra 9999: número correlativo del formulario orden de compra.
2. Fecha: día, mes y año de confección del formulario.
3. Señores: número de proveedor en el registro de proveedores, nombres y apellidos del
proveedor/ razón social.
4. Código del producto: código de grupo-subgrupo y producto.
5. Detalle: descripción de los bienes o servicios solicitados.
6. Código y número: correspondiente a la solicitud que originó la Orden de compra.
7. Cantidad: expresada en unidades de medida que hagan referencia al bien solicitado.
8. Precio Unitario: valor unitario en pesos de los bienes o servicios solicitados de acuerdo a la
oferta efectuada.
9. Precio Total de cada producto: valor en pesos de los bienes o servicios solicitados (precio
unitario por cantidad).
10. Precio Total de la Orden de compra: valor total en pesos de los bienes o servicios solicitados
más IVA.
11. Forma de pago: día, mes y año de entrega los bienes o servicios solicitados.
12. Lugar de entrega: lugar de entrega de los bienes o servicios solicitados.
13. Plazo de entrega: definición de la metodología de entrega de los bienes o servicios solicitados.
INFORME CONCURSO DESIERTO Ref. Expediente: 9999999999/AAAA
Fecha: DD/MM/AAAA
A LA COMISIÓN DE….
Se gira el presente para que determinen los pasos a seguir ya que habiéndose cumplido con el Reglamento
de Compras y Contrataciones, no se ha presentado ninguna empresa por lo que el concurso quedaría
desierto.
Atentamente.
Departamento de Compras y Contrataciones.
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ANEXO III. Categorización impositiva
El Sector Impuestos será el responsable de actualizar este anexo y comunicar las modificaciones
a la normativa impositiva vigente.
Colegio de Escribanos: exento en Impuesto a las Ganancias, IVA, Ingresos Brutos e Imp. de Sellos.
Caja de Seguridad Social: exenta en Ganancias, Inscripta y exenta en Ingresos Brutos en Convenio
Multilateral en CABA y en Provincia de Bs. As., exenta en Sellos de Provincia de Bs. As. y Gravada
en IVA y Sellos CABA.
Organismos del Estado: exentos en Impuesto a las Ganancias, IVA, Ingresos Brutos e Impuesto de
Sellos.
Facturación de Proveedores, Comprobantes válidos:
Colegio de Escribanos y Organismos Gubernamentales: facturas, recibos, ticket, etc. Tipo “B”, “C”,
“M” y/o ticket de Controlador Fiscal.
Caja de Seguridad Social: facturas, recibos, etc. Tipo “A”, “C” y/o ticket.
ANEXO IV. Instructivo de descarga de comprobantes de AFIP
Forma parte de este documento el instructivo de validación y descarga de comprobantes de AFIP.
El mismo contiene los controles y verificación de comprobantes previos al pago a fin de dar
cumplimiento a la normativa impositiva vigente.
El Sector Impuestos será el responsable de actualizar este anexo y comunicar las modificaciones
a la normativa impositiva vigente.
ANEXO V. Pliego de Bases y Condiciones Generales de Compras y Contrataciones
Forma parte de este documento el Pliego de Bases y Condiciones Generales perteneciente al
Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires debidamente aprobado y publicado en el
sitio institucional.
El sector Compras es el responsable de su mantenimiento y actualización.
