“PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA “PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN PERFECTECH S.A.” AUTORES: LEÓN SALAZAR KATHERINE ALEXIS Y MEDINA MARIÑO RUDDY ELIZABETH TUTOR ING. CLEMENTE MOREIRA BASURTO, MAE. GUAYAQUIL, MARZO 2018
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL
TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA
“PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN PERFECTECH S.A.”
AUTORES:
LEÓN SALAZAR KATHERINE ALEXIS
Y
MEDINA MARIÑO RUDDY ELIZABETH
TUTOR
ING. CLEMENTE MOREIRA BASURTO, MAE.
GUAYAQUIL, MARZO 2018
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Repositorio Ciencia y Tecnología
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTITULO:
“PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN PERFECTECH S.A.”
AUTOR/ES:
León Salazar Katherine Alexis
Medina Mariño Ruddy Elizabeth
TUTOR:
Ing. Clemente Moreira Basurto, MAE.
REVISORES: Ing. Omar Mejía
INSTITUCIÓN: Universidad De
Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: Abril 2018 N° DE PÁGS.: 137
ÁREA TEMÁTICA: Administración Y Contabilidad
PALABRAS CLAVES: Contabilidad, Inventarios, Administración, Control
RESUMEN: La deficiencia o falta de procedimientos para la administración de los
inventarios suele ser un problema común en las compañías de nuestro entorno, lo que genera
consecuencias negativas para la óptima productividad y rentabilidad del negocio en marcha;
luego de hacer un estudio profundo de la situación financiera en la compañía Perfectech se
determina que existe bajo nivel en la rotación de inventarios, exceso de mercadería en stock
sin demanda de clientes y productos que han perdido valor adquisitivo por deterioro,
caducidad u obsolescencia. El presente trabajo está enfocado en ofrecer una propuesta de
manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios de la empresa,
recomendando cambios oportunos y controles a implementar en base a los hallazgos de la
investigación; con el fin de que los usuarios de la información financiera obtengan seguridad
razonable y confiabilidad en los valores reflejados en los estados financieros para la correcta
toma de decisiones y desarrollo de estrategias económicas atenuando así la actual
problemática; el presente manual servirá como guía para implantación de procedimientos en
otras áreas de la empresa.
N° DE REGISTRO(en base de
datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI NO
CONTACTO CON AUTORES: León Salazar Katherine Alexis
Medina Mariño Ruddy Elizabeth
TELÉFONO
0988597760
0992095259
E-MAIL:
CONTACTO DE LA
INSTITUCIÓN
NOMBRE: Secretaria de la Facultad
TELÉFONO: (03) 2848487 Ext.123
✓
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado, yo, Ing. Clemente Moreira Basurto MAE., tutor del trabajo
de titulación certifico que el presente proyecto de titulación ha sido elaborado por León
Salazar Katherine Alexis con C.I.: 0930299193 y Medina Mariño Ruddy Elizabeth con
C.I.: 0929634145 con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la
obtención del título de: Contador Público Autorizado.
Se informa que el proyecto: “Propuesta de un manual de procedimientos para
mejorar la administración de los inventarios en Perfectech S.A.”, ha sido orientado
durante todo el periodo de ejecución en el programa anti plagio URKUND quedando el 8%
de coincidencias.
Ing. Clemente Moreira Basurto, MAE.
Tutor de Tesis
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
CERTIFICADO DE TUTOR
Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “:
“PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN PERFECTECH S.A.” de los
estudiantes León Salazar Katherine Alexis con C.I.: 0930299193 y Medina Mariño
Ruddy Elizabeth con C.I.: 0929634145, indicando ha (n) cumplido con todos los
parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo
de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión
final.
Atentamente,
Ing. Clemente Moreira Basurto, MAE.
Tutor de Tesis
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO
NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS
Yo, Katherine Alexis León Salazar con C.I. 0930299193 y Ruddy Elizabeth Medina
Mariño con C.I.: 0929634145, certificamos que los contenidos desarrollados en este trabajo
de titulación, cuyo título es “PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN
PERFECTECH S.A¨ son de nuestra absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL
Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia
gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines
no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como
fuera pertinente.
KATHERINE ALEXIS LEÓN SALAZAR
C.I. 0930299193
RUDDY ELIZABETH MEDINA MARIÑO
C.I. 0929634145
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD
E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2017) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras
creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en
centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos,
pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de
su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o
innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia,
la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá
una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
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Dedicatoria
Al perfecto creador y mi admirador Jesucristo, por permanecer junto a mí día a día, de
logro en logro, cumpliendo propósitos como éste.
A mis padres Juan y Silvia, el hombre de mi vida y la mujer que más amo, son el motor y
fortaleza de toda una vida, gracias por años de entrega y esfuerzo desde mi infancia junto a
mi formando una persona de bien con valores cristianos.
A mis hermanos Isaac, Juan Andrés, Danny quienes tienen un parte de mi vida y aunque
no esté físicamente no deja de ser importante mi querido y muy recordado hermano Josué.
A mi amado esposo Carlos F. por su amor, apoyo, y asesoría en el desarrollo de este
trabajo dejándome así aprender de él y el de mí.
A mis abuelitas(os) Olga, Inés, Humberto, Misael y toda mi familia en general.
A mi gran familia en la Iglesia Pentecostal Unida Internacional, en la IEANJESUS, no
sin antes agradecer a mi gran amiga desde la secundaria Alex, por la alegría de lograr esta
meta juntas.
Ruddy Medina Mariño
vii
Agradecimiento
Agradezco a Dios, a la Universidad de Guayaquil por la oportunidad de permitir
desarrollarme como profesional en el campo laboral impartiendo conocimientos académicos
a través de buenos docentes catedráticos de la Facultad de Ciencias Administrativas.
Agradezco al Ing. Clemente Moreira por los conocimientos compartidos, el tiempo y
esfuerzo dedicado en nuestro trabajo de tesis. A el staff de la empresa Perfectech S.A. por
toda la amabilidad y atención que presento al brindarnos la información requerida para el
cumplimiento de nuestro trabajo de tesis.
Ruddy Medina Mariño
viii
Dedicatoria
Dedico este trabajo a Dios, por permitirme culminar esta etapa de mi vida, por
acompañarme todos los días a lo largo de mi vida, y llenarme de amor y bendiciones a
través de los logros obtenidos y metas alcanzadas.
A mi amada familia, mis padres Miriam y Pedro, que son los pilares principales en mi
vida, mi razón de seguir adelante en busca de un futuro mejor y mi felicidad al tener su
presencia cada día de mi vida; sin ellos no sería lo que soy ni estaría en donde estoy en estos
momentos. A mis hermanos Mayra, Carlos y Christian que son mi apoyo constante y a mi
pequeña sobrina que con su sola existencia ha llenado de alegría mis días.
A mis abuelos Ligia, Esther y Guillermo que, aunque no estén conmigo físicamente los
llevare por siempre en mi corazón.
A mis amigos de toda la vida, con quienes aprendí lo que es la verdadera amistad desde
que los conocí en preparatorio, a mi mejor amigo Ramiro y finalmente pero no menos
importante, a mi mejor Amiga y compañera de tesis Ruddy que es mi hermana de corazón y
a mis demás amistades cercanas; cuyo apoyo ha sido fundamental para mí.
Katherine León Salazar
ix
Agradecimiento
Quiero agradecer a la Universidad de Guayaquil, por brindarme la oportunidad de formar
mi carrera profesional a través de sus docentes, que mediante sus enseñanzas y doctrinas me
han permitido desarrollar en el ámbito laboral; pudiendo así poner en práctica todo lo
aprendido a lo largo de estos años de estudios universitarios.
Al Ing. Clemente Moreira por su dedicación y apoyo constante en el desarrollo de este
trabajo de investigación.
A la familia Perfectech y a todos los que la conforman, por su tiempo, atención y ayuda
para la elaboración de este trabajo de investigación.
Katherine León Salazar
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Propuesta De Un Manual De Procedimientos Para Mejorar La Administración
De Los Inventarios En PERFECTECH S.A.”
Autoras
León Salazar Katherine Alexis
y
Medina Mariño Ruddy Elizabeth
Tutor
Ing. Clemente Moreira Basurto, MAE
RESUMEN
La deficiencia o falta de procedimientos para la administración de los inventarios suele ser un
problema común en las compañías de nuestro entorno, lo que genera consecuencias negativas
para la óptima productividad y rentabilidad del negocio en marcha; luego de hacer un estudio
profundo de la situación financiera en la compañía Perfectech se determina que existe bajo
nivel en la rotación de inventarios, exceso de mercadería en stock sin demanda de clientes y
productos que han perdido valor adquisitivo por deterioro, caducidad u obsolescencia. El
presente trabajo está enfocado en ofrecer una propuesta de manual de procedimientos para
mejorar la administración de los inventarios de la empresa, recomendando cambios oportunos
y controles a implementar en base a los hallazgos de la investigación; con el fin de que los
usuarios de la información financiera obtengan seguridad razonable y confiabilidad en los
valores reflejados en los estados financieros para la correcta toma de decisiones y desarrollo
de estrategias económicas atenuando así la actual problemática; el presente manual servirá
como guía para implantación de procedimientos en otras áreas de la empresa.
Palabras clave: Contabilidad, Inventarios, Administración, Control.
xi
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
SHOOL OF AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTING
“Propuesta De Un Manual De Procedimientos Para Mejorar La Administración
De Los Inventarios En PERFECTECH S.A.”
Auhoras
León Salazar Katherine Alexis
y
Medina Mariño Ruddy Elizabeth
Tuhtor
Ing. Clemente Moreira Basurto, MAE
.
ABSTRACT
The deficiency or lack of procedures for the management of inventories is usually a common
problem in companies around us, which generates negative consequences for the optimal
productivity and profitability of the business in progress; After conducting an in-depth study
of the financial situation at Perfectech, it is determined that there is a low level of inventory
turnover, excess merchandise in stock without customer's demand and products that have lost
their purchasing value due to deterioration, expiration or obsolescence. The present work is
focused on offering a proposal of a manual of procedures to improve the management of
company inventories, recommending timely changes and controls to be implemented based
on the research findings; So that the users of the financial information obtain reasonable
security and reliability in the values reflected in the financial statements for the correct
decision-making and development of economic strategies thus attenuating the current
problem; This manual will serve as a guide for the implementation of procedures in other
areas of the company.
Keywords: Accounting, Inventory, Administration, Control.
xii
Tabla de contenido
Resumen .............................................................................................................................. x
Abstract .............................................................................................................................. xi
Introducción ........................................................................................................................ 1
Capítulo i. El problema ....................................................................................................... 3
Planteamiento del Problema ........................................................................................... 3
Formulación y Sistematización del Problema ................................................................ 8
Formulación. ............................................................................................................... 8
Sistematización. .......................................................................................................... 8
Objetivos de la Investigación .......................................................................................... 8
Objetivo General. ........................................................................................................ 8
Objetivos Específicos ................................................................................................. 8
Justificación Metodológica ....................................................................................... 10
Justificación Práctica ................................................................................................ 11
Delimitación de la investigación ................................................................................... 12
Hipótesis y variables de investigación .......................................................................... 13
Variable Independiente. ............................................................................................ 13
Variable Dependiente. .............................................................................................. 13
Operacionalización de las variables .......................................................................... 14
Antecedentes de la Investigación .................................................................................. 15
xiii
Marco Teórico ............................................................................................................... 17
Manual de Procedimiento ......................................................................................... 17
Inventarios ................................................................................................................ 23
Marco Contextual ......................................................................................................... 31
Marco Conceptual ......................................................................................................... 40
Marco Legal .................................................................................................................. 44
Capítulo iii. Marco Metodológico ............................................................................ 49
Diseño de la investigación ............................................................................................ 49
Tipo de Investigación .................................................................................................... 49
Población y Muestra ..................................................................................................... 51
Técnicas e instrumentos de la investigación ................................................................. 51
Análisis de resultados ................................................................................................... 55
Capítulo iv. La Propuesta .......................................................................................... 61
Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................... 98
Conclusiones ............................................................................................................. 98
Recomendaciones ................................................................................................... 100
Bibliografía ..................................................................................................................... 109
Apéndice A: Autorización de la empresa a las autoras de tesis de investigación........... 112
Apéndice B: Cuestionario de Revista ............................................................................. 113
xiv
Lista de Tablas
Tabla 1. Operacionalización de las variables .................................................................. 16
Tabla 2. Mercados Clave de Perfectech S.A. .................................................................... 39
Tabla 3. Resultados de evaluación de la gestión de inventarios en Perfectech S.A. ....... 59
Tabla 4. Análisis de Entrevistas ....................................................................................... 61
Tabla 5. Presupuesto para implementar Manual de Procedimientos .............................. 67
Tabla 6. Útiles y suministros para implementar Manual de Procedimientos ................. 68
Tabla 7. Personal para implementar Manual de Procedimientos .................................... 69
Tabla 8. Criterios para la creación de artículos .............................................................. 75
Tabla 9. Bodegas de Perfectech S.A. ................................................................................ 79
Tabla 10. Información para crear artículos ..................................................................... 89
xv
Lista de Figuras
Figura 1. Extracto del Estado de Situación Financiera comparativo de los años 2017 -
2015 ......................................................................................................................................... 6
Figura 2. Árbol del problema presenta causas y efectos de la problemática en Perfectech
S.A. al proponer manual de procedimientos para mejorar la administración de inventarios .. 8
Figura 3. Trayecto e Historia de Perfectech desde sus inicios hasta la actualidad .......... 35
Figura 4. Ubicación y mapa de Perfectech S.A. en Guayaquil ........................................ 36
Figura 5. Ubicación y mapa de Perfectech S.A. en Quito ................................................ 36
Figura 6. Información general de la Compañía ............................................................... 37
Figura 7. Información del Contribuyente ......................................................................... 37
Figura 8. Portafolio de Clientes ...................................................................................... 40
Figura 9. Productos y Servicios que brinda Perfectech S.A. .......................................... 41
Figura 10. Compañías representadas por Perfectech ....................................................... 41
Figura 11. Proceso Cualitativo ......................................................................................... 52
Figura 12. Instalaciones de bodega en Perfectech S.A. .................................................. 56
Figura 13. Esquema de proceso de evaluación de la gestión de inventarios en Perfectech
S.A. ........................................................................................................................................ 57
Figura 14. Información requerida en la Planeación ........................................................ 58
Figura 15. Análisis de Resultados de las Entrevistas ...................................................... 61
Figura 16. Nota de Pedido ............................................................................................... 92
Figura 17. Orden de Importacion .................................................................................... 93
Figura 18. Gestión de Importación ................................................................................... 94
Figura 19. Orden de Importación Actualizada ................................................................. 95
xvi
Figura 20. Liquidación de Importaciones ........................................................................ 96
Figura 21. Liquidación de Importaciones según detalle .................................................. 96
Figura 22. Factura Provisional ......................................................................................... 97
Figura 23. Factura provisional sin costos ......................................................................... 98
Figura 24. Aprovisionamiento de cuenta ......................................................................... 99
Figura 25. Kardex ........................................................................................................... 100
Figura 26. Egresos por Transferencia ............................................................................ 100
1
Introducción
En Guayaquil existen diversas compañías dedicadas a importar, comercializar y distribuir
equipos médicos, en medio de un mercado competente es relevante tener información exacta a
mano en relación al stock de inventarios; éste es el motivo por el que nuestro trabajo
investigativo está orientado en la propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la
administración de los inventarios en Perfectech S.A.
El primer capítulo presenta el planteamiento del problema de la investigación, la formulación
y sistematización del mismo, identificando objetivo general y específicos, presenta la
justificación teórica, metodológica y práctica de nuestro trabajo de investigación, la delimitación
de la investigación y establece la hipótesis con sus respectivas variables tanto dependiente como
independiente acompañada de la operacionalización de las mismas.
El segundo capítulo corresponde al marco referencial que inicia con los antecedentes de la
investigación donde se expone el caso de 3 trabajos de investigación que tienen relación al
nuestro, juntamente con el marco teórico que hace referencia a la historia de nuestro trabajo, el
marco contextual que da una breve reseña histórica de la empresa, el marco conceptual que
presenta un glosario de conceptos generales que facilita la comprensión de términos empleados
en nuestro trabajo y el marco legal donde se detallan los organismos reguladores del
funcionamiento de la empresa.
En el tercer capítulo se expone el marco metodológico en el cual presentamos el diseño de
investigación seleccionado para esta investigación, el tipo de investigación, la población y
muestra que hemos empleado para desarrollar nuestro trabajo, las técnicas e instrumentos de la
2
investigación y el análisis de los resultados obtenidos de nuestras técnicas e instrumentos
seleccionados.
El cuarto capítulo corresponde a la propuesta que planteamos en base a los resultados
obtenidos, acompañado de las conclusiones y recomendaciones.
3
Capítulo i. El problema
Planteamiento del Problema
La administración deficiente de inventarios es uno de los mayores problemas que afectan
significativamente los costos de los inventarios esto conlleva a, la falta de controles que
salvaguarden los recursos de la empresa, y causa pérdida en posibles negociaciones debido a la
incertidumbre del stock real de mercadería lo que genera bajos estándares de calidad en atención
al cliente; por tales motivos es de vital importancia que los procedimientos para el control y
administración de los inventarios se encuentren definidos conforme al giro del negocio, para que
las decisiones que tome la gerencia sean acertadas y puedan mejorar su actividad económica a
través del desarrollo de estrategias oportunas.
La administración efectiva de inventarios sustentada en técnicas, métodos e instrumentos de
apoyo orientados a su sistematización, constituye un factor catalizador en la optimización de los
procesos operacionales y gerenciales de la empresa moderna; muchas organizaciones desconocen
la importancia de implementar un control sistematizado de flujo de información de inventario o
de las actividades relacionadas con actualizaciones o ajustes, lo que genera usualmente como
consecuencia la tenencia inexacta de datos contables y financieros, pérdidas considerables en el
ejercicio y una dinámica poco eficiente en lo relacionado a despacho y cadenas de suministros.
(Suarez, 2011). Los siguientes términos son usados, en la vigente Norma Internacional de
Contabilidad (NIC) 2, con el significado que se detalla a continuación:
Inventarios son activos:
(a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) En proceso de producción de cara a tal venta; o
4
(c) En la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción,
o en el suministro de servicios. (International Financial Reporting Standard, IFRS, 2015)
En años anteriores la contabilidad en Ecuador era regida bajo las Normas Ecuatorianas
Contables (NEC), mediante la NEC 11 se determinaba los tratamientos y consideraciones que se
debía aplicar en cuanto a los inventarios de las compañías. Con la implementación de las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), los Inventarios deben ser tratados bajo la
Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 2 Inventarios.
Mediante resolución No. SC.Q.ICI.004 de 21 de agosto de 2006, publicada en el Registro
Oficial No. 348 de 4 de septiembre del mismo año, la Superintendencia de Compañías dispuso
que sus controladas adopten las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, a
partir del 1 de enero de 2009. (Superintendencia de Compañias, 2011)
Los Inventarios en el Sector Público son administrados mediante el acuerdo No.027–CG-2016
emitido por la Contraloría General del Estado el cual indica que: En cada unidad administrativa
se efectuará constatación física de los bienes, por lo menos una vez al año, en el último trimestre,
con el fin de controlar los inventarios en las entidades y posibilitar los ajustes contables. En ella
podrán intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Custodio Administrativo, y el
titular de la unidad administrativa o su delegado. De tal diligencia; se presentará a la máxima
autoridad de la entidad en la primera quincena de cada año, un informe de los resultados,
detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de constatación física y
conciliación con la información contable y las sugerencias del caso; además, del Acta suscrita por
los intervinientes. Se enviará a la Unidad Financiera o quien haga sus veces, copia del informe de
constatación física realizado para los registros contables correspondientes. (Ministerio de
5
Finanzas del Ecuador, 2016)
“El gobierno ecuatoriano, consciente de la necesidad de brindar servicios de salud gratuitos a
la población en general, estableció políticas para el incremento del presupuesto del sector de la
salud en más de 600% en los últimos 5 años”. (Ministerio de Salud Publica, 2012). Este aporte
que recibió el área de salud de nuestro país, debió ser fuente para el incremento de la actividad
económica de la compañía PERFECTECH S.A., que es la comercialización de equipos e insumos
de grado médico.
PERFECTECH S.A. comenzó sus actividades económicas en el año 2002, distribuyendo
insumos médicos en la ciudad de Guayaquil, ésta compañía supo posicionarse rápidamente en el
mercado de venta de insumos y equipos médicos, llegando a ser a la fecha uno de los proveedores
más solicitados, no solo del sector privado sino también a nivel de instituciones del sector
público, como el Ministerio de Salud Pública del Ecuador.
En la actualidad, la empresa PERFECTECH S.A. cuenta con la representación de marcas
prestigiosas del mercado internacional, líderes en la innovación de la tecnología de todos sus
equipos, como: PHILIPS, SONY, HILROOM, WELCH ALLYN, CARESTREAM, entre otras.
En el año 2016, los resultados en los Estados financieros de PERFECTECH S.A., no fueron
los esperados para los accionistas, mostrando así una gestión deficiente de la administración de
los inventarios de la compañía, los mismos que comprendían alrededor del 60% de los activos
totales, como veremos a continuación en la figura 1, los balances completos están ubicados en
anexos del presente trabajo.
6
Figura 1 Extracto del Estado de Situación Financiera comparativo de los años 2017 - 2017
Estados de Situación Financiera Perfectech S.A.
El presente proyecto tiene como objetivo proponer un manual de procedimientos de la gestión
de inventarios, para mejorar los procesos operativos y administrativos de los mismos en la
compañía PERFECTECH S.A., los mismos permitirán a la compañía desarrollar sus actividades
de manera eficiente y productiva.
2016 2017
7
Árbol de problema
Figura 2: Árbol del problema presenta causas y efectos de la problemática en Perfectech S.A. al proponer manual de
procedimientos para mejorar la administración de inventarios.
8
Formulación y Sistematización del Problema
Formulación.
¿La propuesta de un manual de procedimientos mejorará los procesos operativos y
administrativos de los inventarios y la gestión de la cadena de suministros en la compañía
PERFECTECH S.A.?
Sistematización.
¿Cuáles son los procedimientos operativos y administrativos actuales de los inventarios en la
compañía PERFECTECH S.A.?
¿Cuáles procedimientos de inventarios en la compañía PERFECTECH S.A. se encuentran
acordes a la NIC 2?
¿Cuál es la factibilidad de proponer técnicas operativas y administrativas para mejora de los
inventarios en la compañía PERFECTECH S.A.?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General.
Proponer un manual de procedimientos para mejorar los procesos operativos y administrativos
de los inventarios en la compañía PERFECTECH S.A.
Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos operativos y administrativos actuales de los inventarios en la
compañía PERFECTECH S.A.
Determinar si los procedimientos actuales se encuentran establecidos bajo lineamientos de las
NIC.
Determinar la factibilidad de proponer técnicas operativas y administrativas para mejorar los
9
procesos de los inventarios en la compañía PERFECTECH S.A.
Justificación de la investigación
Justificación Teórica
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya
que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos
disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de
almacenamiento aplicables en las industrias. (Pereira, 2013)
(Canelo, 2013) Indica que la implantación de un adecuado sistema de control interno permitirá
tener las siguientes ventajas:
1. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de
inventarios
2. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
3. Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
4. Evita o reduce perdidas resultantes en baja de precios
5. Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Debido a los cambios surgidos en la NIC 2 Inventarios, nuestro trabajo tiene como finalidad
proponer procedimientos que estén delineadas bajo esta norma, proporcionando así un aporte
basado en nuestros conocimientos contables y administrativos, para que la compañía cumpla con
sus objetivos establecidos.
La importancia del estudio se encuentra centrada principalmente desde el punto de vista
operativo, debido a que un buen manual de procedimientos permite detectar falencias que
pudieran existir en el control de inventarios y así presentar mejoras para el procedimiento de los
10
mismos, a su vez esto permitirá que el personal involucrado realice sus actividades con eficiencia
y eficacia.
Desde el punto de vista social, ya que al presentar mejoras en las falencias existentes la
relación entre jefes y encargados se llevará bajo un buen ambiente laboral al reducir
inconvenientes en sus procesos; de igual manera la relación entre gerentes de la empresa con los
clientes y proveedores desarrollando así un ambiente de excelencia laboral. Desde el punto de
vista estratégico, ya que el control de los inventarios facilitara la recepción y entrega de los
suministros mediante los controles preliminares, concurrentes y posteriores.
En el presente trabajo buscamos brindar mejoras en situaciones internas y del entorno en
general que puedan causar un impacto significativo en el proceso de gestión de la cadena de
suministros de la compañía PERFECTECH S.A.
Justificación Metodológica
Las investigaciones se originan a partir de ideas, las cuales pueden provenir de distintas
fuentes y su calidad no está necesariamente relacionada con la fuente de la que provienen. Las
buenas ideas deben alentar al investigador, ser novedosas y servir para la elaboración de teorías y
la resolución de problemas. (Hernandez Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio, 2010)
En el enfoque cualitativo se puede desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después
de la recolección y el análisis de los datos siendo fases que se realizan de manera simultánea. La
acción indagatoria se mueve de manera dinámica en ambos sentidos: entre los hechos y su
interpretación, de tal manera se efectúa una medición numérica, por lo cual el análisis no es
estadístico. La meta principal de los estudios cualitativos busca interpretar lo que va captando
activamente. (Hernandez Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio, 2010)
11
El presente trabajo de investigación se está desarrollando bajo el tipo cualitativo, mediante el
planteamiento del problema presentado al proponer un manual de procedimientos para mejorar la
administración de los inventarios en Perfectech S.A. Es factible evaluar todas aquellas falencias
que presenta la compañía en el área de inventarios y analizar todas las mejoras a presentar en los
procedimientos administrativos y operativos. A través de la información recopilada
determinaremos el correcto uso de las variables presentadas en nuestro presente trabajo de
investigación.
Justificación Práctica
La propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los
inventarios en PERFECTECH S.A. está enfocada en facilitar la aplicación de una correcta
gestión de control de la cadena de suministros, de tal manera que pueda disminuir el
almacenamiento excesivo de stock más allá de lo apropiado, lo que causa desperdicios costosos y
da cabida a uno de los mayores problemas del costo del inventario como es la obsolescencia del
mismo.
En empresas comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol y una
disminución paulatina de liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercancía la empresa
debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagar
dichos créditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al día".
(Fundacion Iberoamericana de Altos Estudios FIAEP, 2014)
Cuando una empresa asume las ventajas incorporadas a las soluciones de una gestión de
inventario puede apreciar inmediatamente los cambios evolutivos que implican tales soluciones.
Las organizaciones que tienen un firme control de su inventario conocen su valor comercial, el
12
valor de su producto, los cambios a los que tales productos serán susceptibles en el futuro y
precisamente la cantidad de producto que se necesita en sus existencias para cada uno de los
rubros o clases de productos que se manejen en la compañía. (Suarez, 2011)
Para garantizar una excelente estrategia de gestión de inventarios proponemos como uno de
los procedimientos, la entrega de un reporte que contenga un flujo del proceso del registro de las
mercancías que ingresan y salen del inventario. Se presentará una lista con indicadores de control
de inventarios, explicando la importancia y función de cada uno de ellos a través de los cuales se
evaluara la eficiencia del proceso de gestión de inventarios, se destacan entre ellos el ratio de
rotación de inventarios, para conocer el tiempo que se permanece la mercancía en la bodega y
definir la eficiencia en ventas; tiempo de despacho, con el fin de identificar si la distribución de la
mercancía dentro de la bodega es eficiente; precisión de inventarios; y finalmente se calculara el
indicador de utilización de la bodega, con el cual se espera determinar el espacio real de la
bodega ocupado por los productos que conforman el inventario de la compañía.
En el reporte también se registrará, una por una, aquellas herramientas que permitirán
llevar el control del inventario. Se necesitará usar métodos de toma de inventarios previos, los
cuales también se presentarán enlistados y explicados, con el objetivo de evidenciar los grandes
beneficios que puede traer para facilitar el registro continuo de la mercancía. De tal manera que
se pueda determinar una lista de estrategias que, fundamentada en toda la información anterior,
permita ser explicada claramente, definir cómo implementarla y determinar los beneficios futuros
que generara a la empresa.
Delimitación de la investigación
Este trabajo de investigación está delimitado a entregar una propuesta confiable de
13
procedimientos para mejorar la administración de los inventarios en PERFECTECH S.A. Con la
finalidad de controlar y llevar funciones adecuadas en los procesos operacionales en el manejo de
existencias mediante el conocimiento de la estructura de nuestro proyecto. Hemos elaborado un
listado de preguntas dirigido a los gerentes de área de la empresa y al personal relacionado
directamente con la gestión de inventarios, adicional se realizaron entrevistas al personal
encargado del departamento logística-bodega de la empresa para conocer cuáles son los procesos
en que se presentan la mayoría de conflictos.
Hipótesis y variables de investigación
Hipótesis.
Propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios
en PERFECTECH S.A. que proporcionara beneficios en la gestión de la cadena de suministros
médicos.
Variable Independiente.
Proponer un manual de procedimientos de los inventarios en PERFECTECH S.A.
Variable Dependiente.
Mejorar la administración de los inventarios en PERFECTECH S.A.
14
Operacionalización de las variables
Tabla 1
Operacionalización de las variables
VARIABLES DEFINICION
CONCEPTUAL DEFINICION OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES
Variable
Independiente: Proponer
un manual de
procedimientos de los
inventarios en
PERFECTECH S.A.
Un manual de
procedimientos comprende
ser instrumento
administrativo de guía en
las funciones cotidianas de
cada departamento
Un manual de procedimientos
indicara acciones y operaciones para
realizar funciones correspondientes,
ayuda en: El adiestramiento y
capacitación de personal.
La inducción al puesto.
Describe detalle de las actividades de
cada puesto.
Facilita la interacción de las distintas
áreas de la empresa.
Contable Estados Financieros
Antigüedad de
existencias
Aumento de nuevas
adquisiciones
Variable
Dependiente: Mejorar la
administración de los
inventarios en
PERFECTECH S.A.
La gestión de control
de inventarios determina el
nivel de existencias
adecuado para minimizar
las roturas de stocks y
poder atender en todo
momento a la demanda.
La gestión de inventarios responde
a la medición de estrategias en el área,
como: Reducir al mínimo los niveles
de existencias acercándose a la
realidad. Asegurar la disponibilidad de
existencias en stock
Procedimientos
Internos
1. Toma física
2. Rotación de
existencias
3. Proceso de
almacenamiento
15
Capítulo ii. Marco referencial
Antecedentes de la Investigación
Luego de consultar las fuentes bibliográficas de la biblioteca y repositorio institucional de
diversas universidades afines a la escuela de Contaduría Pública Autorizada se tomaron como
antecedentes los siguientes trabajos de investigación:
(Granda Leon & Rodriguez Gaybor, 2013) en su trabajo de investigación titulado “Diseño de
un sistema de control basado en el Método ABC de gestión de inventarios, a través de
indicadores de medición, aplicado a un estudio fotográfico en la ciudad de Machala” planteó
como objetivo general establecer un sistema de control basado en el método ABC, el cual
permitirá a la administración reducir costos y manejar los implementos fotográficos, con la
finalidad de establecer un óptimo rendimiento acorde a las actividades a las que se desarrolla y de
esta manera aumentar la eficiencia y eficacia de las operaciones en las que se enfoca el estudio
fotográfico. Llegando a la conclusión de que el inventario, como en la mayoría de empresas,
representa una inversión que se recupera en el tiempo a medida de la gestión de ventas o
producción que posee la compañía; por tal motivo debe ser administrado y controlado
eficientemente. Y se relaciona con la presente investigación ya que el manual propuesto a la
empresa Perfectech S.A. mejorará el proceso de control de inventarios reduciendo costos y
maximizando recursos permitiendo una adecuada administración de los inventarios de la
empresa.
(Sanchez Cuenca, 2015) en su trabajo de investigación titulado “El control de los inventarios
y su aporte en los estados financieros de la empresa” planteó como objetivo general Que la
empresa cuente con una guía de control de inventarios, lo cual facilitara llevar un control de
16
entradas y salidas, que permita un desarrollo eficiente de las actividades y que fortalezcan la
obtención de resultados en favor de la empresa Ecuamulser S.A. Llegando a la conclusión de que
una vez realizado el estudio de la empresa, se determinó que no existe un adecuado control de sus
inventarios, lo que impide que los Estados Financieros sean razonables, y el gerente no pueda
tomar decisiones acertadas para mejorar sus resultados económicos. Y se relaciona con la
presente investigación a través de la propuesta de manual de procedimientos que se elaborará
para Perfectech S.A, se podrá brindar confiabilidad del rubro de inventarios, lo que facilitará a la
gerencia realizar análisis de los estados financieros presentados razonablemente considerando
este importante activo, de manera que permita establecer estrategias económicas-financieras para
la mejora de sus resultados en el mercado.
(Muguerza León, 2015) En su trabajo de investigación titulado “Sistema de control interno y
gestión de inventarios en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., en la provincia de Santo Domingo de
los Tsáchilas” planteó como objetivo general mejorar la gestión de inventarios a través del diseño
de un sistema de control interno en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., llegando a la conclusión de
que una vez realizado el estudio de la empresa, se determinó que no existe un adecuado control
de sus inventarios, lo que impide que los Estados Financieros sean razonables, y el gerente no
pueda tomar decisiones acertadas para mejorar sus resultados económicos. Y se relaciona con la
presente investigación ya que con la propuesta de manual de procedimiento para Perfectech S.A.,
buscamos brindar a la gerencia, óptimas herramientas y procesos operativos necesarios para una
correcta y eficiente administración de la cadena de suministros de la empresa.
17
Marco Teórico
Manual de Procedimiento
(Sena, 2011) Menciona las siguientes definiciones:
1. Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y
detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad.
2. Proceso es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.
3. Procedimiento técnicamente es la gestión del proceso.
4. El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
Constituye un medio de comunicación escrito, que permite proporcionar diversos tipos de
información, referente a una organización. (Valdez, 2012)
Importancia
(Vasquez, 2013) Detalla aspectos de la importancia de los manuales de procedimiento
1. Sistematiza las actividades, documentos, archivos, unidades de trabajo, tipo de decisión a
seguir.
2. Genera coordinación de las áreas responsables y evita duplicidad de esfuerzos.
3. Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades.
4. Fomenta la comunicación formal, lo que evita la fuga de responsabilidades.
18
5. Evita consulta de los colaboradores a los jefes.
6. Elimina o reduce el atraso de actividades.
7. Equilibra el grado de autoridad y responsabilidad.
8. Elimina o reduce conflictos interpersonales.
9. Mayor rapidez en la toma de decisiones.
10. Ayudan a la inducción al puesto y capacitación.
Objetivos
(Valdez, 2012) Nos indica objetivos de un manual de procedimientos:
1. Presentar una visión en conjunto de la organización
2. Ordenar y sistematizar la información de la empresa
3. Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolución; su
estructura orgánica; sus objetivos, políticas y procesos
4. Auxiliar en la inducción y capacitación del personal
5. Estandarizar las funciones y actividades de la organización
6. Cubrir un requisito de certificación ISO
7. Servir como vehículo de información tanto al personal interno como externo de la
organización.
Ventajas
(Jáuregui Aguayo, 2013) Menciona ciertas ventajas que nos proporciona la elaboración y buen
uso de un manual de procedimientos:
1. Facilitan el estudio de los problemas de organización.
19
2. Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la
organización.
3. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
4. Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
5. Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
Desventajas
(Sena, 2011) Cita desventajas que del incorrecto uso o no tener un manual de procedimientos:
1. Confusión en las responsabilidades
2. No habrá normas establecidas
3. No hay control eficaz de las actividades
4. No hay procedimientos establecidos
Clasificación de los Manuales
(Guerra, 2013) Nos da a conocer que los manuales administrativos se pueden clasificar por su
contenido y función específica de la siguiente manera:
a) Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo
tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo:
sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un
panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado
20
contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de
la organización.
Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos
en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización
proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
1. Agilizar el proceso de toma de decisiones.
2. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
3. Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción,
ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al
realizar su trabajo.
21
Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad
de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales,
puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de
"políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o
más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un
manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
b) Por su función específica:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en
base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de
coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de
producción), es tan reconocida, que, en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y
usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el
alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus
actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de
información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles,
etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.
22
Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos
los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la
organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de
información financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se
elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual
puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del
sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración
de información financiera.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y
normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de
manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de
personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios,
prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa
función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual
23
técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a
computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y
las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de
procedimientos.
Etapas en la elaboración de un manual de Procedimientos
Planeación
Levantamiento de Información
Elaboración
Autorización
Tipografía
Disposición del Material
Inventarios
Para una empresa comercial, los inventarios representan el activo más importante de los
estados financieros y no necesariamente por el rubro que represente, sino por la rotación del
mismo; ya que de ellos depende su actividad económica. Por lo que es necesario que los
inventarios sean controlados, organizados y administrados eficientemente debido a que no solo
representan bienes sino recursos y dinero en el que las empresas invierten esperando obtener una
ganancia luego de venderlos.
Se debe considerar que con los inventarios la empresa empieza la gestión de retorno de
inversión, ya que al tener el stock necesario se puede generar ventas lo cual apertura cuentas por
cobrar, que al final del ciclo se vuelven liquidez para la empresa o también se considera como el
24
retorno de la inversión de la empresa. Los siguientes términos se usan, en la Norma vigente, con
el significado que a continuación se especifica:
Inventarios son activos:
(a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) En proceso de producción de cara a tal venta; o
(c) En la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción,
o en el suministro de servicios. (International Financial Reporting Standard, IFRS, 2015)
Administración de Inventarios
Para la compañía Perfectech S.A., la base de su actividad económica radica en las compras y
ventas de artículos que sean requeridos por sus clientes, por lo que es importante que la persona
encargada y responsable de los inventarios de la compañía, administre estos recursos
eficientemente. Ya que, al no contar con stock suficiente de los artículos de mayor rotación, la
empresa se ve afectada con pérdidas de ventas y en algunos casos de clientes; pero, por otro lado,
en el caso de sobre abastecerse de mercadería, la empresa sufre un impacto severo en su liquidez,
de tal manera se genera un descontrol con stock de mercadería perecible.
Se define como la serie de políticas y controles que monitorean los niveles de inventario y
determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que las existencias se deben
reponer y el tamaño que deben tener los pedidos. Un sistema de inventario provee las políticas
operativas para mantener y controlar los bienes que se van almacenar. Se entiende por
Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias
de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y
productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas
25
y salidas de dichos productos. (Fundacion Iberoamericana de Altos Estudios FIAEP, 2014)
Importancia de la administración de Inventarios
La administración eficiente de los inventarios se relaciona con el principal objetivo de toda
empresa, la cual es generar rentabilidad para sus accionistas, la misma que se obtiene a través de
las ventas que se generen, sin embargo, el área comercial de cualquier empresa no podrá llegar a
cumplir con este objetivo si no cuenta con las herramientas necesarias, que es el tener un sistema
de gestión de inventarios que garantice la razonabilidad de los mismos.
La finalidad de la administración de inventarios radica en tener una idea clara de los artículos
que deben incluirse en el stock, la cantidad de artículos que deban requerirse tomando en cuenta
el almacenamiento en la bodega y su rotación; la frecuencia con la que deba abastecerse de los
artículos considerando los niveles mínimos de stock que se deben tener en bodega y el tipo de
control que deba ser utilizado para el inventario.
(Garcia Colin, 2013), la importancia de ejercer un control eficaz sobre los inventarios se basa
en las siguientes premisas:
I. El manejo efectivo de los inventarios es esencial a fin de proporcionar el mejor servicio
a los clientes. Si la situación de pedidos atrasados o falta de artículos en bodega se
convierte en una situación constante, se invita a la competencia a llevarse el negocio
sobre la base de un servicio más completo.
II. Sin un manejo y control eficaces de existencias, las empresas no pueden producir con el
máximo de eficiencia. Si las materias primas, las piezas o sub-ensambles no están
disponibles en el momento en que deben emplearse, no se logra el objetivo de la
producción, que es fabricar oportunamente el producto deseado, de una calidad
26
específica, en cantidades apropiadas y al menor costo posible.
La fabricación es, en el fondo, un proceso de convertir dinero en dinero y, si tiene éxito,
significa el incremento de éste para quienes arriesgan los recursos iniciales.
II. El costo de mantener los inventarios es afectado directamente por la pericia con que se
controlen los diversos niveles establecidos para los mismos.
Se ha estimado que el costo de mantenimiento fluctúa entre 10 y 25% del valor de los
propios inventarios, dependiendo de la rama industrial de que se trate y de las condiciones
peculiares de la empresa. Este costo incluye renglones como intereses sobre capital invertido
en equipo, equipo de almacenaje, espacio sobre bodegas, seguros, etc. Si la empresa pertenece
a una industria cuya evolución técnica avanza rápidamente, el factor obsolescencia se vuelve
importante.
Control Interno de los Inventarios
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación
automática que se produce por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos
o centros operativos. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. (Correa Ruiz & Andrea Betancurt,
2014). Mediante el control de inventarios se busca erradicar los problemas cotidianos que afectan
la correcta gestión de administración y optimización de la mercadería. Estos problemas pueden
minimizarse mediante la determinación de los siguientes aspectos:
1. Nivel máximo y mínimo de existencias en el stock
2. Elaborar un manual de funciones y procedimientos para los responsables del
27
inventario y demás personal que intervenga en la gestión.
3. Reorganizar las ubicaciones de la mercadería en las perchas de la bodega.
A través de la gestión correcta del inventario se busca que la información en el sistema sea
confiable y permita la toma de decisiones a la gerencia.
Elementos de control Interno de los Inventarios
(Canelo, 2013) Los elementos para un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Realizar conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Realizar conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procurar que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados
4. Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén
5. Verificar que los inventarios deban encontrarse en instalaciones que los protejan de
deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal
de almacén debidamente autorizado.
6. Delegar responsabilidad al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías
deterioradas.
7. Controlar la eficiencia de la gestión de compras, recepción y procedimientos de
embarque.
8. Almacenar el inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
28
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios.
14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los
inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y, sobre todo, hacerle sentirse parte importante
de la organización.
15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los
robos.
17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores,
entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por
contabilidad.
21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por
negligencia.
29
22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a
entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar
productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que recibe.
24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener
acceso a los mismos.
25. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de su
artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.
27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias,
cubrirá una solicitud de compras y se le enviará al Jefe de Almacén.
28. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que
llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que,
por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a
disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas
30
30. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe
ser sumamente estricto.
Clasificación de inventarios
(Canelo, 2013) La clasificación de inventarios en las empresas comerciales se realiza por lo
general, de la siguiente forma:
1. Inventario de Equipos y accesorios
2. Inventario de Repuestos.
3. Otros inventarios.
Clasificación del inventario según su función
(Castro, 2016):
1. Inventario de seguridad es el que se mantiene para compensar los riesgos de paros no
planeados de la producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes
2. Inventario de desacoplamiento es el que se requiere entre dos procesos u operaciones
adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse
3. Inventario en tránsito está constituido por materiales que avanzan en la cadena de valor,
estos materiales son artículos que se han pedido, pero no se han recibido todavía
4. Inventario de ciclo resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o producidas) con
el fin de reducir los costos por unidad de compra es mayor que las necesitadas inmediatas
de la empresa
5. Inventario de previsión o estacional se acumula cuando una empresa acumula más de los
requerimientos inmediatos durante los periodos de demanda baja para satisfacer las de
demanda alta.
31
Contabilización de inventarios
(Fuertes, 2015) Los métodos de valorización son aquellos que se utilizan para determinar el
costo de los productos vendidos o utilizados en la producción y el costo que se representa el
inventario.
Los métodos de valorización más utilizados son los siguientes:
MÉTODO PROMEDIO: Consiste en promediar el costo de cada ingreso de inventario a la
bodega con el costo total de las existencias al momento del ingreso. Este método es uno de los
más utilizados en la práctica debido a su facilidad en la determinación del costo de ventas.
Siempre se sumará las compras a las existencias totales, tanto en la columna de cantidad,
como en la columna del costo total, y este último resultado se divide para el total de las
existencias en unidades, obteniendo el costo unitario promedio.
MÉTODO FIFO: Por sus siglas en inglés de First In First Out que traducido al español
significa primeras en entrar, primeras en salir, los primeros productos en ingresar al inventario de
la empresa serán los primeros en venderse o en utilizarse para la producción.
Según este método las ventas egresarán en su orden de ingresos, quedando en el inventario las
mercaderías que ingresan al final.
Este método consiste en valorar los inventarios a los precios más recientes, es decir tienen el
costo de fecha, se basa en los principios que las mercaderías salen en el orden que entran; por lo
tanto, habrá que vender primero las más antiguas.
Marco Contextual
Reseña Histórica.
PERFECTECH S.A., se inició como personería jurídica en el Ecuador desde el mes de
32
noviembre del año 2002 para brindar a la colectividad médica del país en general y en especial a
sus pacientes, los mejores equipos médicos de alta tecnología, disponibles en el mercado
internacional, con un respaldo técnico especializado para ayudar a mejorar la calidad de vida de
los ecuatorianos.
Figura 3: Trayecto e Historia de Perfectech desde sus inicios hasta la actualidad
Nuestra Historia Perfectech S.A.
Inicia sus operaciones en la Av. Las Américas, en uno de los locales del Centro de Negocios el
Terminal, y poco a poco fue ganando territorio en el mercado de la salud, lo que le permitió
establecer una oficina en la ciudad de Quito para poder ofrecer sus productos a la región de la
costa y de la sierra del país, a partir del año 2012 la empresa establece su propia infraestructura
ubicada en la Ciudadela Santa Leonor en Guayaquil, siendo ésta la matriz de sus operaciones
comerciales, definiendo así como sucursal a la oficina ubicada en la ciudad de Quito.
33
Figura 4: Ubicación y mapa de Perfectech S.A. en Guayaquil
Figura 5: Ubicación y mapa de Perfectech S.A. en Quito
La empresa comenzó su actividad económica con la venta al por mayor y menor de insumos
médicos, debido a la aceptación y a la captación de clientes potenciales; la empresa pudo
extender sus horizontes y enfocarse en la comercialización no solo de insumos sino de equipos
médicos de toda clase, como máquinas de anestesia, monitores para pacientes, ecógrafos,
electrocardiógrafos entre otros productos. En la actualidad la empresa no cuenta solo con
actividades de comercialización, sino también como prestadora de servicios de mantenimiento de
equipos médicos.
34
Figura 6: Información general de la Compañía
La empresa Perfectech S.A., tiene más de 10 años de experiencia en el mercado local,
buscando siempre la innovación y tecnología de alta calidad en los equipos médicos que
comercializa, mejorando con esto la capacidad de respuesta, brindando mejor diagnóstico e
inducción en aplicaciones al usuario, siempre adaptándose a la realidad que vivimos. Siendo
líderes en la distribución de equipos médicos. Perfectech busca importar y distribuir los mejores
equipos médicos del mercado en Ecuador.
Figura 7. Información del Contribuyente
35
Misión
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes en la venta, postventa y soporte técnico;
garantizando una alta calidad no solo de los equipos médicos sino también del servicio que
ofrecemos.
Visión
Mantener el nivel de una empresa reconocida en la distribución de equipos médicos dotados
de tecnología de punta, proporcionando servicios competitivos.
Valores
Integridad, Liderazgo, Compromiso e Innovación.
Empleados
Perfectech cuenta con 25 empleados conformados de la siguiente manera: 20 en la oficina
matriz ubicada en Guayaquil y 5 empleados en la sucursal ubicada en Quito.
Especialidades
Venta y distribución de equipos médicos, Mantenimiento preventivo correctivo de equipos
médicos, Servicio de capacitación y asesoría al cliente, Reparación e instalación. Conscientes de
que el servicio post-venta es un aspecto muy crítico, hemos enfocado nuestros esfuerzos en el
entrenamiento del personal de ventas e Ingenieros Técnicos para asegurar que los problemas que
eventualmente pudiesen afectar a nuestros clientes, sean resueltos de la manera más ágil y
eficiente posible; sean operación, suministros o técnico.
Perfectech ofrece atención a nivel nacional, entre las principales ciudades están: Guayaquil,
Milagro, Portoviejo, Quito, Manta, Ambato, Machala, Cuenca, Loja y Esmeraldas.
36
Tabla 2
Mercados Clave de Perfectech S.A.
LINEA DEL
PRODUCTO
AREA DE VENTAS
AUTORIZADA SEGMENTO DE CLIENTES
Equipamiento
Medico Ventas a Nivel nacional
Clínicas privadas, Centros de
imagen, hospitales Públicos
especializados y hospitales
privados
Insumos Médicos Ventas a Nivel
nacional
Clínicas privadas, hospitales
Públicos y hospitales privados
Servicio Técnico Ventas a Nivel
nacional
Clínicas privadas, Centros de
imagen, hospitales Públicos
especializados y hospitales
privados
Equipos
Remanufacturados
Ventas a nivel
nacional
Clínicas privadas, hospitales
privados
Clientes
El portafolio de Perfectech en los últimos años se ha conformado en mayor fracción por
entidades del sector público, en las cuales se puede mencionar a los Ministerios de Salud y a las
entidades del IESS, debido a que el gobierno actual acogió medidas para mejorar la calidad de la
salud pública, es por lo que el año anterior la cartera de clientes se encuentra distribuido de la
siguiente manera:
Figura 8: Portafolio de Clientes
40%
CLIENTES PRIVADOS
60%
ENTIDADES PUBLICAS
37
Línea de Productos por Especialización
Perfectech S.A. cuenta con una gama amplia de productos disponibles para la venta
clasificados en categorías como se detalla a continuación:
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1. Cardiología
2. Cirugía General
3. Anestesiología
4. Hospitalización
5. Traumatología
6. Imagenologia
7. Neurocirugía
8. Dermatología
9. Ginecología
10. Neonatología
11. Cuidados
Intensivos
12. Emergencia
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Debido al avance de la tecnología, para la empresa Perfectech es muy importante brindar a los
profesionales de la salud soluciones efectivas y enfocadas al bienestar del paciente; es por esto
que la empresa se especializa en varias ramas de la medicina y no solo en la convencional.
Figura 9: Productos y Servicios que brinda Perfectech S.A.
Figura 10: Marcas de Compañías representadas por Perfectech
Nuestro proyecto de investigación tiene como finalidad, establecer mecanismos de control
para poder facilitar la adecuada administración de las existencias de la compañía, para que así,
ésta pueda optimizar su tiempo y enfocarse en establecer estrategias comerciales-económicas que
le permitan cumplir con sus metas institucionales respecto a la generación de rentabilidad.
40
Marco Conceptual
A continuación, detallamos los conceptos que incurren en nuestro proyecto:
Acta: Documento en el que se anotan los pormenores de lo discutido y aprobado en cada
sesión de trabajo celebrada por un grupo de personas.
Activos: Son todas aquellas cosas o bienes de propiedad de un ente económico y que tienen un
valor positivo para éste.
Administración: La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una
explicación acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de
conducción de las mismas.
Cadena de suministro: Movimiento de materiales, fondos, e información relacionada a través
del proceso de la logística, desde la adquisición de materias primas a la entrega de productos
terminados al usuario final. La cadena del suministro incluye a todos los vendedores.
Centro de distribución (DC): Un almacén de post-producción para bienes finales.
Compra: acción de obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto o un
servicio.
Control Interno: El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
41
Costo de almacenaje: Son los costes derivados de tener mercancías en el almacén.
Costos de almacenaje de inventario: Una medida financiera que calcula todos los costos
asociados con sostener una unidad en almacenamiento, normalmente expresado como un
porcentaje del valor del inventario. Incluye inventario en almacenamiento, almacenaje,
obsolescencia, deterioro o estropeo, seguro, impuestos, depreciación y costo de manejo.
Deterioro: deterioro del valor significa el registro de una corrección valorativa que tiene
relación con la valoración posterior de determinados activos, de cara a su registro en el Balance.
Diseño: Un diseño es el resultado final de un proceso, cuyo objetivo es buscar una solución
idónea a cierta problemática particular, pero tratando en lo posible de ser práctico y a la vez
estético en lo que se hace.
Extravío: Dejar de poseer un objeto o bien material; No hallar un objeto.
Factura de compra: Documento contable que detalla el producto que se compra, indicando la
cantidad, precio y otros datos importantes.
Ingreso: Contablemente se define como el valor de la venta de un bien o servicio, bien sea de
contado o a crédito.
Inventarios: Mercancías, materiales o suministros para ser utilizados en la operación de la
empresa.
Inventario de materiales directos: Los materiales directos o materias primas que se tienen
disponibles en una fecha determinada.
42
Inventario de productos en proceso: Bienes que se encuentran en el proceso de producción
pero que no están aun completamente terminados. Se les conoce como productos en proceso.
Inventario de productos terminados: Mercancías completamente terminadas, pero aún no
vendidas.
Inversión: Es la aplicación de los recursos económicos. En el sentido bursátil significa
comprar acciones o títulos valores para recibir un ingreso, para efectuar una ganancia mediante el
gradual aumento de los precios o para lograr ambas finalidades.
Justo a tiempo (JIT <Just in-Time>): Una estrategia industrial que suaviza el flujo material
dentro de las plantas industriales. JIT minimiza la inversión en inventario proporcionando
entregas oportunas, secuénciales de producto exactamente donde y cuando se necesita, de una
multitud de proveedores. Tradicionalmente una estrategia de automotores, está introduciéndose
en muchas otras industrias.
Kardex: Es una tarjeta de trabajo para el control de inventarios, que sirve para llevar un
registro y control de un almacén tradicional.
Logística: Según el Council of Logistics Management (CLM), logística es el proceso de
planear, implementar y controlar Efectiva y eficientemente el flujo y almacenamiento de bienes,
servicios e información relacionada del punto de origen al punto de consumo con el propósito de
cumplir los requisitos del cliente.
Manejo del inventario: El proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través de
actividades de administración de inventario como planeación, posicionamiento de stock, y
43
supervisión de la edad del producto.
NIIF: Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son las normas contables
emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en
inglés) con el propósito de uniformizar la aplicación de normas contables en el mundo, de manera
que sean globalmente aceptadas, comprensibles y de alta calidad.
Orden de compra: Documento que contiene detalles sobre el tipo, cantidad y costo del
producto que se requiere comprar.
Pedido: Documento en el que se solicita una mercancía o un servicio
Pick/Pack (Picking): El proceso de escoger el producto de inventario y empacar en
recipientes de embarque.
Procedimiento: Es un método de ejecución o pasos a seguir, en forma secuencial y
sistemática, en la consecución de un fin.
Proveedor: Es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el
desarrollo de la actividad.
Repuestos: Pieza que se utiliza para reemplazar las originales en máquinas que debido su uso
diario han sufrido deterioro o avería.
Riesgo: es una medida de la magnitud de los daños frente a una situación peligrosa.
Rotación de Inventario: El costo de los bienes vendidos dividido por el nivel promedio de
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inventario disponible. Este indicador mide cuantas veces el inventario de una compañía se ha
vendido durante un período de tiempo. Operacionalmente, las rotaciones del inventario son
medidas como el total de los bienes al pasar por la cadena dividida por nivel del promedio de
inventario para un período dado.
Salidas de almacén: Forma o documento utilizado para cargar el material despachado por el
almacén de una empresa, para una orden de trabajo, departamento o centro de responsabilidad.
Stock: Cantidad de productos, materias primas, herramientas, etc., que es necesario tener
almacenadas para compensar la diferencia entre el flujo del consumo y el de la producción.
Constituye una inversión que permite asegurar en condiciones óptimas la continuidad de las
ventas, las fabricaciones y la explotación normal de la empresa.
Técnica: Conjunto de procedimientos o recursos que se usan en un arte, en una ciencia o en
una actividad determinada, en especial cuando se adquieren por medio de su práctica y requieren
habilidad.
Ubicación: Lugar en que está ubicado algo o la acción y efecto de ubicar.
Valuación: Es el proceso de estimar el valor de un activo.
Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio.
Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por el precio pactado.
Marco Legal
PERFECTECH S.A.es una entidad jurídica fundada en la nación ecuatoriana por lo cual es
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regulada bajo normas y disposiciones legales adheridas al correcto funcionamiento. Entre estos
organismos de control se encuentran:
Constitución de la República del Ecuador
El art. 244 de la Constitución de la República del Ecuador indica: “Dentro del sistema de
economía social de mercado al Estado le corresponderá: Garantizar el desarrollo de las
actividades económicas, mediante un orden jurídico e instituciones que las promuevan, fomenten
y generen confianza. Las actividades empresariales pública y privada recibirán el mismo
tratamiento legal. Se garantizarán la inversión nacional y extranjera en iguales condiciones.”
Ministerio de Relaciones Laborales.
Es el ente rector de las políticas laborales del Ecuador, tiene como objetivo alcanzar el buen
vivir, impulsando el empleo digno e inclusivo que garantice la estabilidad y armonía en las
relaciones laborales
Ley de Compañías
Normativa que regula a las empresas que se constituirán en el territorio nacional para realizar
cualquier tipo de actividad, siempre y cuando sus operaciones sean de procedencia lícita.
El Art. 430 de la Ley de Compañías indica: “La Superintendencia de Compañías es el
organismo técnico y con autonomía administrativa, económica y financiera, que vigila y controla
la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras
entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la ley”
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Ley de Seguridad Social (IESS)
Normativa que regula los derechos y obligaciones tanto del empleado como del empleador,
con el fin que el trabajador tenga acceso a los beneficios que otorga el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, el cual actuará como ente rector de dicha ley. El IESS tiene la misión de
proteger a la población urbana y rural, contra las contingencias de enfermedad, maternidad,
riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que
consagra la Ley de Seguridad Social.
Art. 1 de la Ley de Seguridad Social. - PRINCIPIOS RECTORES. - El Seguro General
Obligatorio forma parte del sistema nacional de seguridad social y, como tal, su organización y
funcionamiento se fundamentan en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad,
equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Para efectos de la aplicación de esta Ley:
Solidaridad es la ayuda entre todas las personas aseguradas, sin distinción de nacionalidad, etnia,
lugar de residencia, edad, sexo, estado de salud, educación, ocupación o ingresos, con el fin de
financiar conjuntamente las prestaciones básicas del Seguro General Obligatorio.
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Normativa que regula la forma en el que el contribuyente debe responder ante la autoridad
tributaria. Es fundamental tener en cuenta ciertos beneficios y obligaciones que esta ley contiene,
ya sea a base de impuestos, tasas, contribuciones, etc., aplicado a todas aquellas personas que
realicen cualquier tipo de actividad económica. El Servicio de Rentas Internas tiene como
objetivo general, impulsar una administración tributaria moderna y profesionalizada que
mantenga una relación transparente entre el fisco y el contribuyente, para asegurar un incremento
47
progresivo y sostenido de la recaudación fiscal.
Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad. - Están obligadas a llevar contabilidad y declarar
el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán
las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o
cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los
límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que
desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador
Es el organismo facilitador del comercio exterior en el Ecuador y hacer cumplir las
disposiciones que lo norman entre ellas el Código orgánico de la producción, comercio e
inversiones (COPCI); entre otras disposiciones publicadas mediante Registro Oficial, algunas de
estas obligaciones son la Declaración andina de valor y el pago de Liquidación aduanera.
Permisos municipales (Código orgánico de organización territorial Cootad)
Art. 1 COOTAD.-Ámbito. - Este Código establece la organización político-administrativa del
Estado ecuatoriano en el territorio: el régimen de los diferentes niveles de gobiernos autónomos
descentralizados y los regímenes especiales, con el fin de garantizar su autonomía política,
administrativa y financiera. Además, desarrolla un modelo de descentralización obligatoria y
progresiva a través del sistema nacional de competencias, la institucionalidad responsable de su
administración, las fuentes de financiamiento y la definición de políticas y mecanismos para
compensar los desequilibrios en el desarrollo territorial.
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Impuesto a los Predios Urbanos
Art. 501.- Sujeto del impuesto. - Son sujetos pasivos de este impuesto los propietarios de
predios ubicados dentro de los límites de las zonas urbanas, quienes pagarán un impuesto anual,
cuyo sujeto activo es la municipalidad o distrito metropolitano respectivo, en la forma establecida
por la ley.
49
Capítulo iii. Marco Metodológico
Diseño de la investigación
En el presente trabajo de investigación se está desarrollando la investigación cualitativa,
considerando cada uno de los métodos y formas que caracterizan a este tipo de investigación.
El diseño de investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a
sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa
las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable.
Los diseños son estrategias con las que intentamos obtener respuestas a preguntas como:
Contar.
Medir.
Describir.
El diseño de investigación estipula la estructura fundamental y especifica la naturaleza global
de la intervención. (Martinez Lopez, 2016)
Tipo de Investigación
El enfoque con el cual trabajaremos en esta investigación es de tipo cualitativo basados en las
características que representa a este tipo de investigación demostraremos que es factible elaborar
la propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios en
Perfectech S.A.
La investigación cualitativa estudia la realidad en su contexto natural y cómo sucede, sacando
e interpretando fenómenos de acuerdo con las personas implicadas.
50
Utiliza variedad de instrumentos para recoger información como las entrevistas, imágen
es, observaciones, historias de vida, en los que se describen las rutinas y las situaciones
problemáticas, así como los significados en la vida de los participantes. (Ruiz Medina, 2012)
El enfoque cualitativo también se guía por áreas o temas significativos de investigación. Sin
embargo, en lugar de que la claridad sobre las preguntas de investigación e hipótesis preceda a la
recolección y el análisis de los datos. (Hernandez Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista
Lucio, 2010)
Figura 11. Proceso Cualitativo
Características que posee el enfoque cualitativo. (Hernandez Sampieri, Fernandez Collado, &
Baptista Lucio, 2010)
51
Población y Muestra
POBLACIÓN - es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas
características comunes observables en un lugar y en un momento determinado. Cuando se vaya a
llevar a cabo alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas características esenciales al
seleccionarse la población bajo estudio. (Wigodski, 2010)
MUESTRA - la muestra es un subconjunto fielmente representativo de la población. Hay
diferentes tipos de muestreo. El tipo de muestra que se seleccione dependerá de la calidad y cuán
representativo se quiera sea el estudio de la población. (Wigodski, 2010)
Técnicas e instrumentos de la investigación
El investigador es quien mediante diversos métodos o técnicas recoge los datos (él es quien
observa, entrevista, revisa documentos, conduce sesiones, etc.). No sólo analiza, sino que es el
medio de obtención de la información. Por otro lado, en la indagación cualitativa, los
instrumentos no son estandarizados, en ella se trabaja con múltiples fuentes de datos, que
pueden ser entrevistas, observaciones directas, documentos, material audiovisual, etc.
(Hernández , 2010)
Las técnicas que emplearemos en nuestro trabajo de investigación son las siguientes:
Observación.
Entrevistas.
Cuestionarios.
52
Entrevista
La entrevista es una técnica de recopilación de información mediante una conversación
profesional, con la que además de adquirirse información acerca de lo que se investiga, tiene
importancia desde el punto de vista educativo; los resultados a lograr en la misión dependen en
gran medida del nivel de comunicación entre el investigador y los participantes en la misma.
(Ferrer, 2010)
Las entrevistas serán dirigidas a los empleados cuyas funciones se relacionan con la gestión de
inventario, tales como:
1. Gerente Comercial
2. Supervisor de Bodega
3. Gerente de Adquisiciones
4. Gerente Financiero
5. Contador
Observación
En nuestras visitas a las bodegas de la compañía y en los resultados obtenidos en las
entrevistas realizadas, se pudo confirmar que los procesos actuales de gestión de inventarios no
comprenden en su totalidad todos los procesos realizados en el área, por lo que está expuesta a
riesgos de control lo que ocasiona la continuidad de cometimiento de errores por parte de los
responsables de bodega al no conocer lineamientos de contingencia para la prevención de los
mismos.
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El manual de procedimientos que se realizará estará enfocado en los riesgos detectados y
detallados a continuación:
1. Falta de organización en relación al almacenaje de los productos en bodega
2. Apilamiento excesivo de productos en una sola percha.
3. Ingreso de mercaderías (importaciones y compras locales) con varios días de retraso.
4. Falta de políticas que regularice los mínimos y máximos de productos en stock.
5. Falta de revisión de las transferencias internas de mercadería de la matriz y la sucursal.
6. Falta de comunicación por devoluciones de productos y su respectivo ingreso al sistema.
7. Falta de información de los productos al sistema (presentación, accesorios, series, lotes,
fechas de vencimiento y de caducidad).
8. Revisión de productos entregados en consignación a clientes o distribuidores.
9. Falta de criterio en la creación de artículos en sistema.
10. Arreglo de las perchas y estanterías de los productos, así como adecuación de la bodega
para el almacenaje de algunos productos especiales.
11. Recepción de mercadería sin documentos de soporte (packing list o notas de entrega)
12. Falta de supervisión de la gestión realizada por los encargados de la bodega.
13. Libre acceso al área de bodega y poca seguridad en las entradas de la bodega.
14. No se validan con frecuencia los ítems en bodega contra los productos que constan en el
sistema.
15. Falta de revisión de productos próximos a vencer, no aptos para la venta o
descontinuados.
16. No se tiene establecido un tiempo adecuado para la entrega de un equipo vendido.
54
17. Despacho incorrecto de artículos que poseen la misma marca y referencia en sistema.
18. Información no confiable por parte del sistema.
19. Entrega de productos en calidad de obsequios a clientes, pero no dados de baja en el
sistema.
Figura 12. Instalaciones de bodega en Perfectech S.A.
Procedimientos de análisis de información
El procedimiento es un resumen de cada paso en el desarrollo de la investigación: inmersión
inicial y total en el campo, estancia en el campo, primeros acercamientos. Descripción detallada
de los procesos de recolección de los datos: qué datos fueron recabados, cuándo fueron
recogidos y cómo forma de recolección y/o técnicas utilizadas; cómo se procedió con los datos
una vez obtenidos. (Hernández , 2010)
55
Análisis de resultados
Proceso a través del cual ordenamos, clasificamos y presentamos los resultados de la
investigación en cuadros estadísticos, en graficas elaboradas y sistematizadas a base de técnicas
estadísticas con el propósito de hacerlos comprensibles. (Perez Mostacero, 2014)
De acuerdo a las entrevistas realizadas al personal de la compañía Perfectech S.A., podemos
confirmar que en el manual de control interno que actualmente tiene la compañía no están
contemplados los procesos y procedimientos aprobados por la gerencia, para la correcta gestión
de los inventarios, es por eso que se realizara un levantamiento de información para desarrollar
un manual que pueda implementar la compañía.
Por lo cual estableceremos un esquema para poder realizar nuestra evaluación de forma
oportuna.
Figura 13. Esquema de proceso de evaluación de la gestión de inventarios en Perfectech S.A.
56
Planeación
Para que el manual de procedimientos que desarrollemos para la empresa Perfectech S.A.,
permita la eficiente gestión de la cadena de suministros, es necesario que tengamos el
conocimiento suficiente para poder brindar seguridad y confiabilidad en los procesos; es por ello
que es necesario tener claro el giro del negocio, así como sus objetivos, enfoques y los riesgos o
vulnerabilidades en sus controles.
Esta etapa del proceso es importante para definir los alcances y limitaciones que se tengan en
la etapa de desarrollo del manual.
Figura 14: Información requerida en la Planeación
En la fase de planeación, la empresa Perfectech S.A., fue notificada del esquema establecido
para proceder con la evaluación de la gestión de inventarios que maneja la compañía, por lo cual
se solicitó una reunión previa con los directivos y los empleados claves, para conocer sus
expectativas con la labor a ser realizada y obtener información necesaria de los controles que se
manejan a la fecha, con esto se podrá analizar y evaluar la situación en la que se encuentra la
Informacion requerida
•Reseña de la empresa, y su desarrollo en el mercado
•Constitucion y normativas referente a su giro comercial
•Mision, Vision, Objetivos y estrategias
•Estructura organizacional
•Manual de control interno
•Informacion financiera relacionada con la gestion de inventarios
57
empresa y brindar así una solución para implementarse.
Con la información relacionada a la gestión de inventarios, se pudo confirmar algunas
deficiencias detalladas en la siguiente tabla.
Tabla 3
Resultados de evaluación de la gestión de inventarios en Perfectech S.A.
Información requerida Comentarios
Reseña de la empresa, y su desarrollo
en el mercado Sin novedades
Constitución y normativas referente a
su giro comercial Sin novedades
Misión, Visión, Objetivos y
estrategias
Perfectech no cuenta con estrategias de
rotación de inventarios
Estructura organizacional
Perfectech no cuenta con una estructura
clara, el personal desconoce las funciones
de sus cargos.
Manual de control interno El manual no detalla ninguna gestión de
inventarios,
Flujogramas Perfectech no cuenta con flujogramas
de trabajo
Información financiera relacionada
con la gestión de inventarios Sin novedades
Procesos y Políticas de gestión de
inventarios
Perfectech no tiene establecidos
procedimientos, procesos ni políticas
Ejecución
Para la fase de ejecución, se procederá a analizar y evaluar la información obtenida a través de
las entrevistas a empleados claves de la empresa, así como la información facilitada por la
empresa.
En esta fase, todos los comentarios y posibles mejoras a implementar en los procesos son
importantes de considerar, por lo que Perfectech S.A. al ser una empresa comercial, requiere
58
mejorar su gestión de inventarios para poder tener confiabilidad de los productos en los cuales
debería enfocar sus estrategias de negocio.
El propósito de esta etapa es localizar todas las deficiencias en el proceso actual de gestión de
inventario, al igual que las situaciones que generan la perdida el control por parte de los
responsables de la bodega.
Es por eso que adicional a las entrevistas realizadas, se considera obtener información a través
de visitas al área, que permitirá conocer los procesos que se manejen en la actualidad y poder
brindar opciones que mejoren la productividad y eficiencia de los controles.
Análisis de resultados de las entrevistas realizadas
Las preguntas fueron realizadas de manera sencilla para conocer las debilidades en el área de
inventarios, las eventualidades que pudieran presentarse en el área y conocer la factibilidad del
manual de procedimientos para mejorar la administración y control de la cadena de suministros
de la empresa Perfectech S.A.
Tabla 4
Análisis de Entrevistas
Análisis de las Entrevistas Cantidad Porcentaje
Excelente 15 42,86%
Bueno 5 14,29%
Regular 5 14,29%
Malo 0 0,00%
Muy Malo 10 28,57%
35 100,00%
59
42,86%
14,29%
14,29%
28,57%
Excelente Bueno Regular Malo Muy Malo
Figura 15. Análisis de Resultados de las Entrevistas
De acuerdo a los resultados recogidos por parte de los 5 entrevistados determinamos:
Los procesos actuales en la gestión de control de inventarios en Perfectech no están definidos,
delineados ni inscritos en un manual para el correcto control de inventarios brindando
actualmente resultados no confiables de tal manera se deberían implementar directrices de
controles, mejorar el despacho de los equipos, agilitar documentación y tiempo de despacho;
Efectuar levantamiento de información a través de una reunión con el personal encargado
tomando así los problemas que afectan la gestión y dar soluciones por medio de políticas y
procedimientos definidos y aprobados por la alta Gerencia y establecer por escrito un manual de
funciones, procesos y procedimientos basado en lineamientos preventivos y correctivos en la
gestión de inventarios por el personal directa e indirectamente relacionado.
El actual sistema que utilizan llamado "SIGACT" tiene ventajas como: Permitir tener
60
información oportuna en cuanto a precios, observaciones de usuarios, costos, descripción de
producto, sin embargo, como desventajas: Deficiente gestión de ingreso de información
generando que el área Comercial y de Adquisiciones constantemente llame a Bodega para
confirmar existencias de equipos a fin de concretar ventas o compras respectivamente.
Es necesario reubicar existencias para una correcta clasificación por marcas, clase, tamaño y
sobretodo funcionalidad de los inventarios con la finalidad de facilitar el despacho de mercadería
con rapidez y agilidad a fin de optimizar espacio y recursos en el área de bodega; analizar
productos a comprar o importar localmente considerando los ítems de mayor rotación y priorizar
su venta a fin de no incurrir en mercadería en stock en exceso y sin demanda de mercado.
Es posible disminuir productos descontinuados de exceso ofreciendo los artículos por vencer
al momento de vender recuperando así parte de la inversión haciendo uso de partes o accesorios
de artículos obsoletos a un costo reducido con previa autorización.
Finalización
En esta etapa final del proceso, se comunicará los resultados del trabajo realizado en la etapa
previa, se confirmará las deficiencias encontradas en el área de bodega, de los planes de acción a
tomar para su contingencia, así como se presentará la propuesta del manual de procedimientos
para el área evaluada. También se facilitará las recomendaciones que se deberían considerar para
el control adecuado de la gestión de la cadena de suministros de la compañía.
61
Capítulo iv. La Propuesta
Introducción de la propuesta
La empresa Perfectech S.A., es una compañía dedicada a brindar soluciones medicas al área
de salud, por lo que no solo está enfocado en brindar equipamiento de alta tecnología, sino que a
la vez está dedicada a brindar facilidades a los profesionales de la salud para que puedan realizar
su trabajo con mayor comodidad y confianza de evitar la contaminación cruzada; es por esto que
una de sus estrategias de mercado, es la de tener stock de equipamiento de alta demanda y de
abastecerse oportuna y adecuadamente de sus consumibles, con el fin de que el stock no
permanezca en inventario más tiempo del necesario, dejando un riesgo de que los productos
caduquen y generen pérdidas para la empresa.
Por lo que es necesario desarrollar y establecer un manual de políticas y procedimientos que
permita mejorar el control de la gestión de inventario que posee la empresa Perfectech S.A., y así
brindar seguridad razonable a la gerencia de los rubros reportados como Existencias en los
estados financieros.
Luego de analizar las entrevistas realizadas al personal clave en el control de la gestión de
inventarios y de realizar algunas visitas a las instalaciones de la empresa, se pudo determinar
algunas falencias y riesgos existentes en la administración de los inventarios, para estas
situaciones se determinaron posibles soluciones para implementar y mitigar los riesgos
detectados.
La propuesta para la mejora en la gestión de administración de inventarios de Perfectech S.A.,
62
que se desarrollara en el presente trabajo de investigación está enfocada en mejorar los procesos
de gestión que se realizan al momento en la compañía, considerando las necesidades de las áreas
involucradas y tratando de implementar controles que mitiguen los riesgos existentes en el área.
Los controles que se plantearan permitirán brindar al usuario a ciencia exacta el detalle de los
productos que posea la compañía y el status y ubicación de los mismos, así como su rotación y
demanda.
Para la implementación de la propuesta se tiene la aprobación y autorización del área gerencial
administrativa y del área financiera, que son los usuarios finales de este trabajo de investigación y
los encargados de mantener el control de la gestión del inventario de la empresa.
Adicionalmente se propondrá estrategias y posibles soluciones que ayuden a la empresa a
mejorar su rotación de inventario y el retorno de la inversión que se realiza en las adquisiciones
de productos.
Nombre de la propuesta
“Propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios en
perfectech s.a.”
Justificación
Los procedimientos para la administración de los inventarios son de relevante importancia en
una empresa en marcha, por lo que permiten crear un ambiente de control sobre los bienes que se
posee para el giro de su negocio; así también se evita posibles pérdidas para la empresa, como
podrían ser por la falta física de inventarios o perdidas en equipos por deterioro o caducidad.
63
Beneficiarios
El presente trabajo de investigación está dirigido a los empleados de la empresa para su
direccionamiento en la realización de cada una de sus funciones; así también como a los
accionistas de la empresa, para aumentar su confiabilidad en el uso de los sistemas de gestión de
la empresa.
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar políticas y procedimientos que mejoren el control de la gestión de administración
de los inventarios en Perfectech S.A.
Objetivos Específicos
1. Control de las existencias en las diferentes bodegas de la empresa.
2. Asignación de códigos a los productos stock según criterios de funcionalidad.
3. Clasificación y reubicación de productos en bodega.
4. Analizar la rotación de inventarios y determinación de cantidades mínimas de stock.
Factibilidad de su implementación
Financiera
Para la implementación del manual de procedimientos al área de inventarios, se deberán
incurrir en los costos detallados a continuación:
64
Tabla 5
Presupuesto para implementar Manual de Procedimientos
Presupuesto Para La Implementación Del Manual De Procedimientos
Área De Inventarios
Detalle De Actividades Valor Total
Operativo
Revisión de Sistema de Gestión $ 780,00
Módulo de Inventarios $ 200,00
Parámetros y permisiones de Usuarios $ 100,00
Modificación de informes y reportes $ 120,00
Capacitación manejo de módulo de Inventarios $ 280,00
Verificación de otros módulos que afecten al Inventario $ 80,00
Recursos Materiales
Suministros de Oficina $ 130,00
Bolígrafos, lápices, borradores, marcadores acrílicos $ 20,00
Pizza acrílica $ 110,00
Suministros de Seguridad Industrial $ 130,00
Cascos Protectores $ 20,00
Chalecos Reflectivos $ 50,00
Mascarillas $ 30,00
Guantes $ 15,00
Linternas $ 15,00
Maquinarias
Montacargas $ 15.000,00 $ 15.000,00
TOTAL COSTOS $ 16.040,00
La empresa cuenta con los valores presupuestados para iniciar la inversión que le permita
mejorar su gestión de administración de inventarios,
Técnica
Para la implementación del manual de procedimientos propuesto, se solicitará algunos
elementos y materiales detallados de la siguiente forma:
65
Tabla 6
Útiles y suministros para implementar Manual de Procedimientos
Implementación De Manual De Procedimientos
Área De Inventarios
N. Detalle De Requerimiento Cant.
Empresa
Tiene
No
Tiene
1 Oficina 1 X
2 Escritorio 1 X
3 Silla 2 X
4 Computador 2 X
5 Impresora 1 X
6 Proyector 1 X
7 Aire acondicionado 1 X
8 Regulador de energía 1 X
9 Punto de red 2 X
10 Resma de Hojas 10 X
11 Cartucho de Tinta 6 X
12 Calculadora 2 X
13 Bolígrafos 6 X
14 Teléfono 1 X
15 Casco Protector 2 X
La propuesta del manual de procedimientos es factible gracias a que la empresa cuenta con el
espacio físico adecuado y equipos tecnológicos para dar lugar a las reuniones de levantamiento
de información con el personal clave que facilitara el desarrollo del manual en mención; la
empresa confirma tener y poner a nuestra distribución el listado de materiales requeridos.
Del personal
A continuación, se detalla el personal de la empresa, que será solicitado para el desarrollo
del manual.
66
Tabla 7
Personal para implementar Manual de Procedimientos
Implementación De Manual De
Procedimientos
Área De Inventarios
N. Cargo Del Personal Cant.
1 Bodeguero 1
2 Supervisor de Bodega 1
3 Jefe de Adquisiciones 1
4 Asistente de Adquisiciones 1
5 Contador 1
La gerencia general de la empresa reconoce y confirma las falencias encontradas en la
administración de inventarios, y pone a nuestra disposición el personal solicitado en el detalle
expuesto, para que la propuesta del manual de procedimientos vaya acorde con la gestión
operativa y de las necesidades de control de la compañía.
Para el desarrollo de la propuesta, la información obtenida del personal es clave para
implementar un sistema de control de inventarios.
Desarrollo de la propuesta
En la etapa de desarrollo de la propuesta se elaborará el manual de procedimientos para la
empresa Perfectech S.A., que permita mejorar la administración de inventarios, estableciendo
procedimientos que se ajusten a las necesidades y al giro operacional de la empresa,
determinando responsabilidades y mitigando los riesgos que se presentan con normalidad en esta
área.
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PERFECTECH
S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PF-INV-001
INVENTARIOS
PERFECTECH S.A.
Company
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: 31/12/2017 Fecha: 31/12/2017 Fecha: 31/12/2017
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PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
001
INVENTARIOS
INDICE
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. POLITICAS
4. FUNCIONES
5. PROCEDIMIENTOS
6. FORMULARIOS Y DOCUMENTACION
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: 31/12/2017 Fecha: 31/12/2017 Fecha: 31/12/2017
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PERFECTECH
S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PF-INV-001
INVENTARIOS
CONTROL DEL DOCUMENTO
AREAS INVOLUCRADAS
DPTO. ADQUISICIONES
DPTO. COMERCIAL
DPTO. CONTABLE
DPTO. FINANCIERO
HISTORIAL DEL DOCUMENTO
EDICION FECHA DESCRIPCION DEL DOCUMENTO PAG.
1 31/12/2017 Elaboración del documento
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1. OBJETIVO
Detallar los pasos a seguir para realizar la adquisición, reposición y gestión de control de la
mercadería disponible para la venta.
2. ALCANCE
Aplica para todas las compras locales como en el exterior, ventas, devoluciones y
transferencias de mercaderías entre la oficina matriz y la sucursal.
3. POLITICAS
3.1. Órdenes de Compra
3.1.1. Compras al exterior.
- De forma quincenal, el área de adquisiciones realizará el análisis respectivo para
conocer el comportamiento de los productos en stock, para que, mediante los
parámetros ya establecidos en el sistema operativo, se pueda para realizar la compra del
o de los productos.
- La solicitud de compra emitido por el área de adquisiciones ayudara al área financiera
a evaluar la cantidad mínima de productos que se deben tener en stock, considerando la
demanda del producto, estrategias de marketing y margen de rentabilidad.
- El monto mínimo de pedidos de importación será de US$ 2.000.
- Las compras de productos que no pertenezcan al catálogo de equipos que comercialice
la empresa, se realizara por demanda y exclusivamente bajo pedido confirmados de
parte del cliente, solicitando siempre un anticipo por dicha compra al exterior.
PERFECTECH
S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PF-INV-001
INVENTARIOS
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PERFECTECH
S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PF-INV-001
INVENTARIOS
- Los criterios que predominarán para la aprobación de compra de los productos que no
formen parte del catálogo de equipos de la empresa; serán el plazo de entrega,
financiamiento y margen de rentabilidad por la posible venta.
- El departamento de compras informará de forma recurrente acerca de las órdenes de
compra aprobadas por el área comercial, al gerente financiero para la programación del
pago y de la respectiva gestión de importación.
- Toda adquisición realizada, debe ser respaldada con la orden de compra aprobada por
el cliente final y por la gerencia comercial.
- El área de adquisiciones de la empresa deberá notificar al área de bodegas el detalle de
productos que se están comprando y los respectivos accesorios que se debe recibir en
la importación.
3.1.2. Compras locales.
- Solo por solicitud de gerencia comercial y aprobación de gerencia financiera, se
procederá con la compra local de productos que no pertenezcan al catálogo de equipos
de la empresa.
- Toda compra local debe ser gestionada indicando un tiempo prudencial de 48 horas en
adelante (dependiendo del equipo sujeto a la venta); para la entrega al cliente final; para
que así el área de bodega y el área técnica puedan revisar el equipo y confirmar su
operatividad previo a la entrega.
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PERFECTECH
S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PF-INV-001
INVENTARIOS
- El área de adquisiciones de la empresa deberá notificar al área de bodegas el detalle de
productos que se están comprando y los respectivos accesorios que se debe recibir por
parte del proveedor local.
3.2. Ingreso de mercadería al stock
3.2.1. Creación de artículos
- La mercadería será clasificada e ingresada al sistema de gestión operativa de la empresa
SIGACT, de acuerdo los siguientes criterios:
Tabla 8
Criterios para la creación de artículos
- La creación de nuevos productos en el sistema debe ir acompañada del archivo
electrónico de catálogo y especificaciones técnicas
- Se deberá ingresar toda la información de la mercadería en el sistema, como marca,
modelo, serie, lotes, fecha de elaboración, fecha de vencimiento, entre otras como
muestra la siguiente imagen:
COD NOMBRE COD NOMBRE
EQ Equipos Médicos VA
Otras
Ventas
CA Instrumental para cirugía abierta RE
Partes y
Accesorios
CL Instrumental para cirugía para video SE Servicios
SW Sist. de Archivo y Comunic. de
imágenes IN Insumos
74
- La Gerencia Financiera determinara los precios de venta de la mercadería, según
sugerencias del departamento de Adquisiciones, considerando el margen de rentabilidad
que la empresa desea obtener por cada producto.
- El departamento de adquisiciones será responsable de ingresar los precios aprobados
por gerencia en el sistema.
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
001
INVENTARIOS
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- La mercadería debe ser ingresada al sistema apenas sea recibida por el área de bodega,
en un lapso no mayor a 48 horas.
3.2.2. Ingreso de Compras Locales al Inventario
- La factura comercial, mercadería y demás documentos anexos; se recibirán en las
bodegas de la Matriz por parte del responsable de la bodega, así como del asistente del
área de adquisiciones.
- El responsable de la bodega cotejara la mercadería recibida con la nota de entrega
recibida por parte del agente aduanero, verificando el estatus de los productos y
notificando a las áreas respectivas sobre la importación recibida.
- La verificación del ingreso de mercadería se realizará con el reporte de Recepción de
mercadería y la nota de entrega del proveedor.
- El registro contable del ingreso de mercadería se realizará con la provisión de la factura
por el área de adquisiciones, entregando el debido soporte de ingreso de mercadería solo
con cantidades al área de bodega.
3.2.3. Ingreso de Compras del exterior al Inventario
- Las importaciones de mercadería se recibirán en las bodegas de la Matriz, por parte del
responsable de la bodega, así como del asistente y jefe del departamento de
adquisiciones.
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
001
INVENTARIOS
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- El responsable de la bodega cotejara la mercadería recibida contra el Packing list
recibido junto a la notificación de compra del área de adquisiciones, verificando el
estatus de los productos y notificando a las áreas respectivas sobre la importación
recibida y de las novedades encontradas, de ser el caso.
- El ingreso de la mercadería, junto con la revisión de todos los gastos incurridos en la
importación de la mercadería importada, se realizará por parte del departamento de
Adquisiciones con la debida aprobación del jefe del área.
- El registro contable del ingreso de mercadería se realizará automáticamente con la
liquidación de importaciones, entregando el debido soporte de ingreso de mercadería
solo con cantidades al área de bodega.
3.3. Transferencias internas de mercaderías.
- Las bodegas que maneja la empresa están detalladas a continuación
Tabla 9
Bodegas de Perfectech S.A.
BG DESCRIPCION RESPONSABLE
B12 BODEGA GUAYAQUIL GYE
B31 BODEGA QUITO UIO
B14 BODEGA MUESTRA A CLIENTES GYE
B41 BODEGA MANTENIMIENTO GYE
B50 BODEGA RELACIONADA GYE
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
001
INVENTARIOS
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- El encargado de la bodega tanto de la matriz como de la sucursal será responsable de
realizar los documentos respaldo de la transferencia de bodegas en el sistema, cuando
se efectúe una salida de mercadería de bodega de la matriz (EGTR) a las distintas
bodegas de la empresa, así como deberá realizar el ingreso de mercaderías recibidas
(INTR) por parte de las otras bodegas.
- El encargado de la bodega de la matriz deberá realizar reportes mensuales de las
bodegas de las cuales es responsable, con su debido detalle y revisarlos junto a la
gerencia financiera y comercial.
- Toda mercadería que deba salir de la bodega pero que no vaya facturada; deberá ser
transferida a cualquier de las diferentes bodegas de la empresa (ya sea consignación,
muestra a clientes y mantenimiento), ingresando en el sistema toda la información
posible y detallando el destinatario final de la misma.
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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3.4. Ventas
- El responsable de la bodega entregara mercadería únicamente con los documentos
autorizados para despacho de mercadería, ya sea nota de despacho, acta de entrega o
transferencia de bodegas.
- Los documentos soportes de entrega de mercadería, deberán ser firmados por la persona
que recibe la mercadería y también por el responsable de la bodega.
- Los despachos de equipos se deberán solicitar previo 24 a 48 horas (dependiendo del
equipo), para que se pueda coordinar la revisión de los mismos y comprobar que se
encuentren operativos antes de entregarlos al cliente.
- Los envíos de mercadería a provincias deberán coordinarse con la responsable de
servicios generales, para despacharse en un horario fijo entre 16:15 – 16:45.
- El área comercial deberá facilitar el acta de entrega al responsable de bodega, para poder
revisar detalle de los equipos que se entregaran al cliente, así como de los accesorios
que componen la venta.
3.5. Devoluciones de mercaderías
- Las notas de crédito por devolución de mercaderías emitidas por contabilidad deberán
gestionarse una vez el responsable de la bodega confirme la recepción de la mercadería
devuelta.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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- Toda devolución de mercadería debe ser aprobada por la jefatura del área comercial y
notificada al área financiera para su debida gestión.
- No se procederá con la devolución de insumos ya usados previamente por el cliente.
4. FUNCIONES
Asistente de Compras
1. Revisar cada 15 días los niveles de existencia de inventario.
2. Realizar las cotizaciones con los proveedores recurrentes y nuevos proveedores
3. Elaborar el Informe de órdenes de compra, para los artículos de stock y presentarlo a la
jefatura de las áreas de compras y comercial.
4. Elaborar la orden de compra por las compras autorizadas por la Gerencia.
5. Gestionar con los proveedores la entrega de los catálogos de artículo y sus especificaciones
técnicas.
6. Crear los nuevos artículos en el sistema con el detalle de su información y precio base de
venta.
7. Provisionar las facturas de compras locales al sistema e ingresar las unidades de inventario.
8. Hacer toma fisca por muestreo, de inventarios de alta rotación.
9. Revisión mensual de costos del inventario de la empresa.
10. Análisis Costos y Rentabilidad de productos.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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Jefe de Compras
11. Revisar el informe de órdenes de compra para el establecimiento de las unidades de stock.
12. Elaborar el Costo de Mercadería estimada para las compras de productos y presentarlo a la
Gerencia Comercial.
13. Elaborar y llevar el control de los pedidos.
14. Informar al Jefe de Ventas y Asistente de Compras el estatus de los pedidos por recibir.
15. Revisar la provisión de la factura por la compra local.
Asistente y Asesor de Ventas
16. Presentar la solicitud de cotización por la venta futura de inventario por adquirir.
17. Informar al cliente el precio y condiciones de pago por la venta futura.
18. Elaborar el Contrato de Compra-Venta con el cliente privado por el inventario de no stock
y gestionar el cobro del anticipo.
19. Confirmar la cancelación del anticipo por la venta de inventario de no stock al Jefe de
Compras.
Jefe de Ventas
20. Establecer la propuesta de pedido del inventario, en base a la demanda, estrategias y margen
de renta.
21. Revisar y aprobar el informe de órdenes de compra por la compra de Inventario.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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Gerencia Financiera
22. Aprobar la propuesta de pedido del inventario, en base a la demanda, estrategias y margen
de venta.
23. Aprobar el ingreso y Costo de Mercadería.
24. Notificar al Jefe de Compras acerca de las órdenes de compra aprobadas.
25. Establecer el precio de venta del artículo.
Coordinadora de Servicios Generales
26. Recibir y verificar que la factura de compra local que se entregan en la Matriz cumpla con
las disposiciones el SRI y con la orden de compra.
27. Informar al bodeguero la llegada de mercadería por proveedores locales.
28. Firmar la factura del proveedor local por conformidad de la entrega del pedido.
29. Entregar la factura y Recepción de Inventario al Asistente de Compras.
Bodeguero
30. Verificar la mercadería entregada en Matriz por proveedor local vs la orden de compra.
31. Registrar en el reporte de Recepción de Inventario las unidades recibidas.
32. Firmar y entregar el reporte de Recepción de Inventario a la Recepcionista.
Contador
33. Revisar y aprobar la provisión de factura por la compra local.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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5. PROCEDIMIENTOS
5.1 Compras de Productos de Stock
Asistente de Compras
1. Revisar cada 15 días las existencias de inventario por marca.
2. Elaborar el informe de órdenes de compra obteniendo la información de stock, costos,
precios y ventas históricas del sistema.
3. Presentar el informe a la Gerencia Comercial, Jefe de Ventas y Jefe de Compras.
Gerente Comercial / Jefe de Ventas / Jefe de Compras
4. Revisar en el Informe de Órdenes de Pedido las existencias actuales, ventas históricas y el
margen bruto.
5. Establecer la propuesta de pedido en base a la demanda, estrategias y margen de venta.
6. Informar la propuesta de pedido al Asistente de Compras.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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Asistente de Compras
7. Solicitar al proveedor la cotización del precio, tiempo de entrega, forma de pago y costo de
transporte.
Proveedor
8. Responder la solicitud de pedido y emitir la cotización.
Asistente de Compras
9. Actualizar el costo de compra, costo de venta y margen bruto de las unidades cotizadas en
el informe de órdenes de compra.
10. Presentar el Informe de órdenes de compra a la jefatura de compras.
Gerente Financiero
11. Revisar los costos y márgenes de rentabilidad en el informe de órdenes de compra. Si están
de acuerdo confirman el pedido, caso contrario solicita modificación de las unidades.
12. Entregar el Informe definitivo al Jefe de Compras.
Asistente de Compras
13. Elaborar la orden de compra y notificar por correo electrónico al proveedor.
14. Ingresar la Orden de Compra en el Cuadro de Control de Pedidos.
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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15. Informar al Jefe de Ventas y Asistente de Compras.
5.2 Compras de otros productos
Asistente / Asesor / Jefe de Ventas
1. Solicitar al Asistente de Compras la cotización de producto demandado por cliente o en
concurso de Licitación, para el caso de importación debe considerar el monto mínimo de
compra.
Asistente de Compras
2. Revisar en la base de proveedores, catálogos de productos en busca del equipo requerido y
entrar en contacto con el proveedor para solicitar la cotización y de ser el caso, la respectiva
compra.
Jefe de Compras
3. Elaborar el Costo de Mercadería estimada considerando impuestos y gastos.
4. Presentar el reporte de Costo de Mercadería al Gerente Financiera.
Gerente Financiero
5. Revisar el reporte de Costo de Mercadería para establecer el precio de venta y condiciones
de pago.
6. Informar al solicitante del departamento de Ventas para la gestión respectiva.
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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Asistente / Asesor / Jefe de Ventas
7. Informar al cliente el precio y condiciones de pago. En el caso de Licitaciones confirma su
participación.
8. Revisar el precio de venta, si está de acuerdo confirma la compra caso contrario se pide
consideración de precio.
Asistente / Asesor / Jefe de Ventas
9. Elaborar el Contrato de Compra-Venta por la venta confirmada al cliente.
10. Confirmar el pago del anticipo del cliente, solicitar al Jefe de Compras realizar la compra
del pedido.
Responsable de Bodega
11. Recepción de la mercadería junto al Packing List.
12. Notificación al área respectiva sobre la recepción de la mercadería.
5.3 Creación de Nuevos Productos en el Sistema
Asistente de Compras
1. Solicitar al proveedor la información del artículo en archivo con extensión PDF o preparar
un archivo.
1. Grabar el archivo en la carpeta asignada en la Red.
PERFECTECH S.A.
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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2. Ingresar al sistema SIGACT y crear el artículo ingresando los siguientes campos:
Tabla 10
Información para crear artículos
Compras/ Mantenimiento/ Maestro de artículos
Datos del Articulo
Descripción: Línea: Proveedor: Estado:
Serie: Marca: Fabricante: Catalogo:
Grupo: Modelo: Bodega Base: Esp. Tec.:
Sub-Familia: Unidad de medida: Origen:
Precio:
Datos Contables y Fechas
Se actualizan automáticamente de acuerdo a las definiciones realizadas.
3. Ingresar catálogos, especificaciones e imágenes sobre del producto.
5.4 Ingreso de Compras Locales al Inventario
Bodeguero
1. Revisar en el sistema las órdenes de compra por recibir e imprimir.
Inventario/ Consulta/ Movimientos Bodegas
Proveedor
2. Entregar la mercadería y factura de acuerdo a la Orden de Compra en la Matriz.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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Recepcionista
3. Recibir la factura y mercadería del proveedor.
4. Verificar que la factura cumpla los requerimientos tributarios y corresponda con la orden
de compra del sistema.
5. Informar al Bodeguero para su verificación.
Bodeguero
6. Verificar la mercadería en referencia a la Orden de Compra.
7. Registra en el reporte de Recepción de Inventario las unidades recibidas, firmar y poner el
sello de “Recibido por Bodega”.
8. Entregar el reporte de Recepción de Inventario a la recepcionista.
Recepcionista
9. Firmar la factura del proveedor. Y entregarla al asistente de Compras.
Asistente de Compras
10. Recibir la factura y Recepción de Inventario.
11. Ingresar al sistema la factura por artículo y aplicar las retenciones de ley.
Inventario/ Ingresos/Egresos de Mercadería
Sub Tipo: FACPRO Factura de Proveedores
Pestaña Retenciones y Cargos
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
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INVENTARIOS
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12. Grabar e imprimir el documento de ingreso.
13. Firmar la Provisión de la Cta. x Pagar y entregar al Jefe de Compras.
Jefe de Compras
14. Revisar los soportes y registros. Si está de acuerdo lo firma, caso contrario lo modifica e
imprime nuevo documento.
15. Entregar documento al Contador.
Contador
16. Revisar y aprobar la provisión. Si está de acuerdo lo firma, caso contrario lo modifica e
imprime nuevo documento.
17. Archivar la provisión hasta su fecha de pago.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
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INVENTARIOS
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6. FORMULARIOS Y DOCUMENTACION
6.1 PROCESO DE ADQUISICION DE INVENTARIOS
6.1.1. COMPRAS AL EXTERIOR
La gestión de compra de inventarios al exterior empieza a partir de la nota de pedido generada
por el área de adquisiciones.
En este documento se ingresa toda la información del producto que se desea importar, las
cantidades, el costo, la partida arancelaria y la información general del proveedor y de la forma de
embarque; con este documento se inicia el trámite de importación con el agente aduanero.
Figura 16 Nota de Pedido
Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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Una vez aprobada la Nota de pedido por el área financiera, se crea automáticamente la orden
de importación que es el número de trámite de importación, en la cual se registraran todos los
rubros incurridos en la importación del producto.
Figura 17: Orden de Importación
Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
Con la creación de la orden de importación, el sistema de gestión genera un documento interno
conocido como la gestión de importación, en la cual se pueden visualizar todos los costos
incurridos en la adquisición, detallados por rubros como:
Costos de Proveedor
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIOS
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Flete
Seguros
Impuestos Aduaneros
Impuesto a la salida de Divisas
Gastos de Nacionalización (Almacenaje, Visto Bueno, Transporte, Agente de Aduana)
Figura 18 Gestión de Importación. Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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Una vez que se confirma que todos los costos fueron ingresados en la orden de importación
correcta, se actualiza la orden de importación antes mencionada para que se calcule bajo los
parámetros establecidos, los costos de bodega y el margen de rentabilidad sobre el precio
establecido.
Figura 19 Orden de Importación Actualizada. Sistema SIGACT de Perfectech S.A
El ultimo paso para el ingreso de la mercaderia al Stock, es realizar la Liquidacion de
importacion, su creacion es sencillo ya que con solo ingresar el numero de orden de importacion,
los valores se calculan automaticamente; el unico paso adicional en la liquidacion de importacion
es ingresar la bodega a la que ingresa la mercaderia.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
PF-INV-
001
INVENTARIOS
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Figura 20. Liquidación de Importaciones.
Fuente: Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
Al area de bodega se entrega el documento de ingreso de mercaderia con el formato sin costos,
como se detalla a continuacion:
Figura 21 Liquidación de Importaciones según detalle
Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
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INVENTARIOS
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6.1.2. COMPRAS LOCALES
Cuando las adquisiciones se realizan localmente, solo se crea el aprovisionamiento de la
factura del proveedor, creandose 3 formatos de registro distintos para cada area.
Para el area de adquisiciones, se genera el ingreso de mercaderia con el detalle de la marca y
modelo de la misma, con sus debidos costos.
Figura 22 Factura Provisional
Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
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Para el area de bodegas, se genera el miso formato que el area de adquisiciones con la unica
diferencia que no se detallan los costos.
Figura 23 Factura provisional sin costos
Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
Para el area contable, se genera el aprovisionamiento de las cuentas que afectan la
contabilidad de la empresa.
Figura 24 Aprovisionamiento de cuenta. Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
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INVENTARIOS
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6.2. KARDEX DE ARTICULOS
Todos los movimientos de los articulos del inventario se pueden visualizar en el Kardex del
producto, solo digitando el codigo del articulo.
Tanto los ingresos de mercaderias por las compras, importaciones y devoluciones; como los
egresos de mercaderia a traves de las ventas o bajas de inventarios por caducidad u obsolecencia.
Las transferencias entre bodegas matriz y sucursal de la empresa quedan registradas en el
Kardex de cada documento.
Figura 25 Kardex. Sistema SIGACT de Perfectech S.A.
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INVENTARIOS
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6.3. PROCESO DE TRANSFERENCIAS DE INVENTARIOS
Cuando se envía mercadería de la matriz a la sucursal o viceversa, los custodios del inventario
en cada oficina deben hacer la transferencia respectiva de inventario, donde se detalla la bodega de
la que salen los productos, la bodega a la que ingresan y las cantidades transferidas.
Figura 26 Egresos por Transferencia
Sistema SIGACT de Perfectech S.A
PERFECTECH S.A.
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PROCEDIMIENTOS
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001
INVENTARIOS
98
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
En el presente trabajo de investigación, se pudo confirmar uno de los inconvenientes más
importantes que se presentan durante el crecimiento de una empresa familiar comercial, que es la
falta de un ambiente de control que brinde seguridad razonable a todo funcionario de la
compañía, es por esta razón que la mayoría de las empresas de nuestro entorno se exponen a
riesgos significativos que surgen de la falta de administración y control de sus recursos; Al
presentarse la falta de ambiente de control en las empresas comerciales, cada área se ve
involucrada y expuesta a situaciones que afecten negativamente al desarrollo y crecimiento
empresarial, tales áreas como las de inventarios, logística, créditos y cobranzas, contabilidad y el
comercial.
Durante nuestro estudio realizado al área de inventarios de la empresa, se revelo que el
personal relacionado con el área, no posee conocimientos y preparación adecuada para el manejo,
cuidado y control de las mercaderías a su custodia; esta situación afecta al proceso general de la
gestión de la cadena de suministro y como tal a los resultados reflejados en los estados
financieros de la empresa.
Así también se evidenció la falta de directrices y normas que contemplen los procedimientos
a realizar por parte de los empleados; al no existir ninguna guía para el correcto desempeño y
supervisión de las funciones propias del cargo de cada empleado, se generan eventos que casen
impacto en el área respectiva, tales como perdidas de equipos de valores significativos, daños en
equipos por el incorrecto manejo de los mismos, diferencias de inventario físico contra el
operativo en sistemas y la baja de inventarios por equipos obsoletos e insumos caducados.
99
Durante el desarrollo de la propuesta se expuso el alcance del problema motivo de
investigación, manifestando a los dueños de la empresa la necesidad de implementar controles
que ayuden a mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa. Con estos controles se
pronostica el mejoramiento de la administración del inventario, a través del incremento de la
rotación de inventarios, aumento en las ventas, almacenamiento de mercadería por criterios que
agilicen el tiempo de despacho y entrega al cliente y de la confiabilidad de la información del
sistema de gestión.
A través de la observación y de la información obtenida por parte del personal de la empresa,
se determinaron los aspectos fundamentales que sirvieron como base para el diseño de los
procedimientos para la correcta administración de los inventarios.
Debido a los resultados reportados en los estados financieros del ejercicio, se dispuso que el
presente trabajo de investigación aprobado por las gerencias de la empresa sea planteado para
implementación inmediata; el manual de procedimientos del área de inventarios brindara las
herramientas necesarias a los administradores del negocio para que puedan instaurar un ambiente
de control en una de las áreas más importantes del negocio y así se optimice los recursos en los
cuales la empresa invirtió.
El manual de procedimientos elaborado, compone directrices y normas establecidas con el
fin de supervisar y controlar las funciones y procesos realizados por los empleados del área, así
también como define el ¿Qué hacer? y ¿Cómo hacerlo? frente a todos los posibles eventos que
pudieran presentarse; este documento sirve a la gerencia para que no se exponga a los mismos
riesgos establecidos en la gestión de inventarios que fueron objeto de estudio del presente trabajo;
sirve también como guía para la implementación de controles en las demás áreas de la empresa,
100
permitiéndole obtener capacitación e inducción de los paso a seguir para el estudio de los
problemas detectados en dichas áreas.
Recomendaciones
Notificar a los accionistas de la empresa Perfectech S.A., para que tomen en consideración
todos los riesgos expuestos en el presente trabajo de investigación y conozcan los problemas que
se presentan día a día, por la falta de directrices y normas que regulen las funciones de cada
personal relacionado con la gestión de administración de los inventarios.
Realizar evaluaciones de desempeño a los administradores y custodios del inventario de la
empresa, en lo que respecta al ingreso adecuado y oportuno de la información de stock en el
sistema, verificación física del stock, constatación de baja de inventario caducado u obsoleto,
entre otros; con el propósito de encontrar cualquier eventualidad que impida el apropiado flujo de
gestión de la cadena de suministros y establecer oportunamente mecanismos de contingencia de
estos riesgos.
Proponer que se realicen capacitaciones al área de bodega, sobre la mercadería a su cargo; que
abarque la utilidad del producto, su correcto uso, precauciones, forma de limpieza, y
mantenimiento. Es aconsejable que estas charlas sean dictadas a todo el personal de la empresa,
esta es una estrategia implementada por muchas empresas volviéndolas competitivas al poder dar
una respuesta ágil y oportuna a las solicitudes de los clientes; también se sugiere que se brinden
capacitaciones a todos los empleados en general respecto a las funciones propias de sus cargos, a
través del levantamiento de información se halló la falta de destrezas y experiencia de los
101
funcionarios para los cargos ocupados, lo que constituye un riesgo inherente que pudiera afectar a
los distintos procesos propios del giro del negocio.
Proporcionar implementos de seguridad industrial a los empleados que laboren en las bodegas
de la empresa, facilitándole a su vez el uso de equipos/vehículos para la realización de sus
funciones con la seguridad del cumplimiento del reglamento de seguridad y salud ocupacional
aprobado por el ministerio de relaciones laborales.
Se sugiere la implementación del manual de procedimientos para la mejora de la
administración de los inventarios, con lo que los administradores podrán contar con una
herramienta que les permita crear un ambiente de control y minimizar riesgos del área, este
manual facilita la asignación de funciones al personal evitando que exista duplicidad de tareas
que generen problemas internos y desgaste del personal; el manual de procedimientos también
proporciona a los propietarios, seguridad razonable y confiabilidad de la información registrada
en el sistema de gestión, permitiéndole así la toma de decisiones en relación a establecimiento de
estrategias de mercado.
El manual de procedimientos producto de esta investigación, surge a partir de la necesidad de
implementar controles en la administración de los inventarios de Perfectech S.A. y brindar a los
empleados una guía del cómo proceder, de acuerdo a las funciones propias de su cargo en la
empresa. Estos controles reducirán costos en la optimización de las jornadas laborables del
personal, debido a que se proporcionarán actividades específicas por cargo y mejorara la
eficiencia de los procesos operativos para que se puedan cumplir los objetivos establecidos por la
empresa.
109
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112
Apéndice A: Autorización de la empresa a las autoras de tesis de investigación
113
Apéndice B: Cuestionario de Revista
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios
en Perfectech S.A.”
Cuestionario de Entrevista
Nombre: Leonel Bastidas Vaca
Cargo: Gerente Financiero
Departamento: Gerencia
1.- ¿Considera Ud., que los procesos actuales en la gestión de control de los inventarios en
Perfectech están delineados correctamente? ¿Explique, por qué?
No son los correctos, pero hasta el momento han brindado un grado moderado de
confiabilidad, sin embargo, hay ciertas circunstancias que se presentaron y se presentaran en un
futuro, que afecta y disminuye los controles ya establecidos
2.- ¿Qué consideraría Ud., que se debe mejorar en los procesos de la gestión de control de
inventarios en Perfectech?
Analizar todos los problemas que afectan directamente al área de bodega, y darle soluciones
inmediatas a través de políticas y procedimientos definidos y aprobados por la gerencia general.
3.- ¿Cuáles son las ventajas y desventajas que presente el sistema contable al momento de
brindar reporte para la toma física de inventarios y presentar información en los Estados
Financieros de Perfectech?
114
El sistema de la empresa es muy práctico y amigable en cuanto a los reportes que brinda al
usuario, el problema radica en la información que se ingresa al sistema, lo que impide tener una
confiabilidad completa en los reportes para la toma física de inventarios y la respectiva
presentación de los Estados Financieros.
4.- ¿Los procesos de gestión de inventarios se encuentran definidos en el manual de control
interno de la empresa?
Lamentablemente los procesos y procedimientos no quedaron plasmados en el manual de
control interno, por lo que los conocimientos del responsable del área de bodegas son limitados
a lo que se le haya instruido en los primeros días de entrega de puesto por parte del personal
anterior.
5.- ¿Qué estrategia de logística propondría Ud., para optimizar el espacio y los recursos en la
bodega de Perfectech?
La definición de la forma en la que se deben clasificar y ubicar los productos en las diferentes
perchas de la bodega puede ser una estrategia logística, ya que al tener definido el área que
ocuparía cada artículo, el responsable de la bodega podría ubicar con rapidez los artículos a
despachar al cliente.
6.- ¿Qué recomendaciones propondría Ud., para mejorar la rotación de los inventarios de
Perfectech?
Hacer una evaluación de los artículos que tenemos en nuestras bodegas y revisar su
movimiento, para así no adquirir o invertir en la compra de artículos de poca rotación que a la
larga se quedan en nuestras bodegas por largos periodos de tiempo impidiendo recuperar la
inversión realizada.
115
7.- ¿Qué tipo de estrategia proporcionaría Ud., para convertir en un beneficio económico
aquellos productos descontinuados u obsoletos de Perfectech?
Encontrar la forma de realizar promociones que incluyan los productos descontinuados,
reducir sus precios para por lo menos recuperar la inversión.
Los productos obsoletos podrían servir para el área técnica de nuestra empresa, ya que
podríamos recuperar alguna parte del equipo que aun funcione para tratar de usarla en algún
mantenimiento que soliciten nuestros clientes.
116
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios
en Perfectech S.A.”
Cuestionario de Entrevista
Nombre: Dilia Granizo Muñoz
Cargo: Gerente de Adquisiciones
Departamento: Adquisiciones
1.- ¿Considera Ud., que los procesos actuales en la gestión de control de los inventarios en
Perfectech están delineados correctamente? ¿Explique, por qué?
Los procesos actuales de control de inventarios no son suficientes para poder regular todas las
circunstancias que afectan al inventario tanto directamente como indirectamente.
2.- ¿Qué consideraría Ud., que se debe mejorar en los procesos de la gestión de control de
inventarios en Perfectech?
Se debe definir las funciones de los cargos de las personas que estén relacionados con el área
de inventario y su grado de responsabilidad, para detectar la eficiencia y productividad de cada
uno.
Por otro lado estimo se debe dejar por escrito un manual de funciones, procesos y
procedimientos que de lineamiento a los responsables del área de bodega de cómo realizar su
trabajo de forma eficiente y eficaz; de cómo deben buscar soluciones y de cómo deben llevar el
correcto control de la gestión de inventario, que en nuestra empresa es muy importante.
117
3.- ¿Cuáles son las ventajas y desventajas que presente el sistema contable al momento de
brindar reporte para la toma física de inventarios y presentar información en los Estados
Financieros de Perfectech?
Las ventajas de tener el sistema contable, es que facilita diversos reportes en cuanto al stock,
detalle de las bodegas, observaciones de usuarios y cualquier otra información que el usuario
necesite, siempre y cuando tengas las permisiones de caso.
Sin embargo el sistema posee deficiencias que no permiten la correcta toma de decisiones para
el área gerencial, sin embargo se está tratando de buscar la forma d mejorar estos parámetros.
4.- ¿Los procesos de gestión de inventarios se encuentran definidos en el manual de control
interno de la empresa?
No, y es por eso que se debe trabajar en desarrollar un manual de policitas y procedimientos
que permita dejar definido formalmente, todos los procesos, responsabilidades y funciones de los
encargados, los mismos que son conocidos pero de los cuales no se tiene certeza que hayan sido
aprobados por la gerencia.
5.- ¿Qué estrategia de logística propondría Ud., para optimizar el espacio y los recursos en la
bodega de Perfectech?
Se debe reubicar todos los productos de la bodega, al momento el bodeguero ubica los
productos de acuerdo al espacio disponible en bodega, sin embargo esto impide tener clara la
organización y distribución de la bodega.
6.- ¿Qué recomendaciones propondría Ud., para mejorar la rotación de los inventarios de
Perfectech?
118
Que el área comercial conozca y trate de vender los ítems que tenemos en stock, en especial
los productos de los cuales contamos con representación y de los cuales bajo contrato debemos
adquirir trimestralmente una cantidad ya definida.
Evaluar los pedidos de compras/importaciones, dada la situación económica por la que
atravesamos y por las salvaguardas por importaciones, es necesario que se compren artículos que
se puedan vender en corto plazo y la cantidad que nuestra bodega pueda almacenar.
7.- ¿Qué tipo de estrategia proporcionaría Ud., para convertir en un beneficio económico
aquellos productos descontinuados u obsoletos de Perfectech?
Si son los equipos descontinuados u obsoletos, solo podríamos tratar de vender las partes de
los mismos que estén en funcionamiento, ya que como comercializadores de equipos y
suministros médicos, no podemos vender productos vencidos u obsoletos.
119
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios
en Perfectech S.A.”
Cuestionario de Entrevista
Nombre: Freddy Ramos Saltos
Cargo: Supervisor de Bodega
Departamento: Bodega
1.- ¿Considera Ud., que los procesos actuales en la gestión de control de los inventarios en
Perfectech están delineados correctamente? ¿Explique, por qué?
Los procesos que maneja la compañía no son los apropiados para el correcto control del
inventario, ya que al no estar definidos y suscritos bajo un manual, el personal responsable no
tiene directrices para la correcta administración de los inventarios, asa como al no existir una guía
que abarque todos los procesos, se deja vulnerable el control de los mismos.
2.- ¿Qué consideraría Ud., que se debe mejorar en los procesos de la gestión de control de
inventarios en Perfectech?
Se debería dejar definidas las funciones y responsabilidades del personal encargado directa o
indirectamente con los procesos de gestión de inventarios.
También se debe tener una reunión de trabajo con todas las personas relacionadas con la
gestión de inventarios para obtener información de los problemas que afectan cada uno de sus
120
funciones para poder definir el flujograma de gestión, dando solución a los inconvenientes que
se presentaran en las demás áreas.
3.- ¿Cuáles son las ventajas y desventajas que presente el sistema contable al momento de
brindar reporte para la toma física de inventarios y presentar información en los Estados
Financieros de Perfectech?
El diseño del programa es muy práctico, al igual que sus reportes; que son de fácil
comprensión, sin embargo muchas veces se necesita extraer estos reportes a un archivo de Excel
para poder trabajarlos y poder presentar los respectivos informes a la gerencia.
4.- ¿Los procesos de gestión de inventarios se encuentran definidos en el manual de control
interno de la empresa?
En el manual de control interno no contempla ningún proceso de gestión de inventarios, por
lo que sería de mucha ayuda el desarrollo de estos manuales para que al momento de incorporar
nuevo personal, sepan exactamente como realizar cada función.
5.- ¿Qué estrategia de logística propondría Ud., para optimizar el espacio y los recursos en la
bodega de Perfectech?
Propondría la reestructuración de la bodega, ya que al momento no se tiene ningún criterio de
ubicación de los ítems, y todos son ubicados en las perchas conforme a los espacios disponibles;
y esto provoca que el tiempo de entrega de mercadería a los clientes tome más tiempo y por lo
tanto se genera un malestar e inconformidad por parte de nuestros clientes.
6.- ¿Qué recomendaciones propondría Ud., para mejorar la rotación de los inventarios de
Perfectech?
121
Que se socialice e invite al área de bodega a la parte comercial para que visualicen los
productos que tenemos en stock y así puedan ofertarlos, para mí pensar es más factible que ellos
visualicen el producto a que ellos solo consulten el sistema
7.- ¿Qué tipo de estrategia proporcionaría Ud., para convertir en un beneficio económico
aquellos productos descontinuados u obsoletos de Perfectech?
Para los ítems que están descontinuados se los podría ofertar a un precio más económico o
incluso se lo podría incorporar a otros equipos como si fuera una promoción.
122
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Propuesta de un manual de procedimientos para mejorar la administración de los inventarios
en Perfectech S.A.”
Cuestionario de Entrevista
Nombre: Geovanny Bastidas Vaca
Cargo: Gerente Comercial
Departamento: Comercial
1.- ¿Considera Ud., que los procesos actuales en la gestión de control de los inventarios en
Perfectech están delineados correctamente? ¿Explique, por qué?
Los procesos que están definidos para el área de inventarios, no son los adecuados para la
empresa, ya que son controles manuales y al ser llevados de esta manera no se tiene una certeza
de que los resultados sean confiables y reales; por lo que se debería tratar de implementar
controles en base al sistema de gestión que posee la empresa.
2.- ¿Qué consideraría Ud., que se debe mejorar en los procesos de la gestión de control de
inventarios en Perfectech?
Sería conveniente que se mejoren y se dejen establecidos los procesos en cuanto al despacho
de los equipos, así como la documentación y tiempos de despacho.
También se debe establecer las funciones y responsabilidades de los encargados de las
bodegas.
123
3.- ¿Cuáles son las ventajas y desventajas que presente el sistema contable al momento de
brindar reporte para la toma física de inventarios y presentar información en los Estados
Financieros de Perfectech?
Para el área comercial, no es muy segura la información que consta en el sistema, por lo que
recurrentemente se tiene que llamar a bodega para confirmar las existencias y así poder confirmar
las posibles ventas que pudieran concretarse; así como también se tiene poca confiabilidad en los
precios y presentación de los insumos, por lo que la confirmación con el área de bodegas y el de
adquisiciones es constante.
4.- ¿Los procesos de gestión de inventarios se encuentran definidos en el manual de control
interno de la empresa?
Básicamente, los procesos de gestión de inventarios no están definidos en el manual de control
interno, sin embargo los procesos que se hayan definido o los que se estén manejando en la
empresa, son del conocimiento del responsable de la bodega.
5.- ¿Qué estrategia de logística propondría Ud., para optimizar el espacio y los recursos en la
bodega de Perfectech?
El arreglo de la bodega sería una estrategia de logística, ya que al tener ubicados todos los
artículos, ya sea por marca, por clase, o por tamaño, facilitaría al encargado de la bodega el
conocer la ubicación de cada artículo y así ser más rápido en despachar la mercadería.
6.- ¿Qué recomendaciones propondría Ud., para mejorar la rotación de los inventarios de
Perfectech?
124
Que se proporcione al área comercial un detalle de las existencias en bodegas, para tratar de
realizar promociones en las ofertas de equipo y así poder salir del stock y darle más movimiento
a los artículos.
7.- ¿Qué tipo de estrategia proporcionaría Ud., para convertir en un beneficio económico
aquellos productos descontinuados u obsoletos de Perfectech?
Se tendría que pedir aprobación para reducir los precios significativos, así por lo menos
recuperar la inversión inicial, ya que en el mercado de equipamiento médico, ningún cliente está
interesado en tecnología antiga.
125
APENDICE C. Visitas realizadas a las instalaciones de la empresa Perfectech S.A.
Área de Bodega
Área de ventas:
126
Área Financiera:
Área de importaciones:
127
Recepción:
Sala de Exhibición:
128
Servicio Técnico:
8
