APLICACIÓN DE LOGÍSTICA ESBELTA EN

ONG’S DE DESMINADO HUMANITARIO

Andrés Julián Veloza Bautista Ingeniero Industrial

u9500890@unimilitar.edu.co

Artículo Trabajo Final del programa de Especialización en Gerencia Logística Integral

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA LOGISTICA INTEGRAL UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE INGENIERÍA Diciembre, 2018

RESUMEN

Un objetivo esencial para cualquier organización no gubernamental es realizar una

eficiente utilización de los recursos disponibles, esto se debe tener muy presente

debido a que su financiación proviene principalmente de donaciones y no se producen

bienes o servicios que tengan un fin lucrativo; teniendo en cuenta lo anteriormente

mencionado se puede decir que cada área que conforma una organización debe trazar

sus objetivos y alcanzar sus metas propuestas utilizando la menor cantidad de recursos

posibles, pero sin dejar a un lado la calidad de los resultados de su trabajo; por lo tanto

en este documento se expondrá una filosofía conocida como logística esbelta o “lean

logistics”, cuyo objetivo principal es la disminución o eliminación de desperdicios,

implementando esta filosofía se puede contribuir a una utilización más eficiente de los

recursos disponibles y aunque ésta es principalmente utilizada en compañías

productoras de bienes, se evidenciará como puede ser aplicable a organizaciones de

desminado humanitario.

En este documento se definirán e identificarán los tipos de desperdicios que se pueden

encontrar en los procesos logísticos de una ONG de desminado humanitario, luego de

tener identificados dichos desperdicios, se procederá a analizar que metodologías lean

pueden ser aplicables para reducirlos o eliminarlos, la definición de cada una y cuál es

su función principal.

Palabras clave: Desminado humanitario, eficiencia, recursos, metodología, logística

esbelta, eliminación de desperdicios.

ABSTRACT

An essential objective for any non-governmental organization is to make efficient use of

available resources, this must be kept in mind because its financing comes mainly from

donations and no goods or services that have a lucrative purpose are produced; taking

into account the aforementioned, it can be said that each area that integrate an

organization must outline its objectives and reach its proposed goals using as least

amount of resources as is possible, but without leaving aside the quality of the results

of its work; therefore in this document will be exposed a philosophy known as lean

logistics, whose main objective is the reduction or elimination of waste, implementing

this philosophy can contribute to a more efficient use of available resources and

although this is mainly used in goods producer companies, will be evident how this can

be applied to humanitarian demining organizations.

This document will define and identify the types of waste that can be found in

humanitarian demining NGO´s logistics processes, after having identified these wastes,

it will proceed to analyze which lean methodologies can be applicable to reduce or

eliminate them, the definition of each one and what is its main function.

Keywords: Humanitarian demining, efficiency, resources, methodology, lean logistics,

waste disposal.

INTRODUCCIÓN

En las organizaciones de desminado humanitario la logística juega un papel

fundamental en cuanto al aseguramiento del correcto flujo de materiales e información,

los cuales son esenciales para que las operaciones se puedan llevar a cabo y se

disponga de los equipos, insumos y herramientas requeridos, en el menor tiempo y

costo posibles, en la cantidad precisa y con una calidad apropiada, por lo que es

necesario que dicho flujo sea efectivo y esté en constante mejora.

Para garantizar un correcto flujo de materiales e información también es necesario que

los recursos disponibles sean utilizados de la manera más eficiente y una excelente

práctica para lograr este objetivo, es identificar “desperdicios” (éstos se pueden definir

como las actividades o procesos que usan más recursos de los que deberían) y luego

minimizarlos al máximo o en lo posible eliminarlos, para esto es preciso aplicar

diferentes metodologías que contribuirán de una manera positiva a lograr esta meta

(Myerson, 2012).

Algunos de los beneficios que pueden ser evidenciados al implementar una filosofía de

logística esbelta pueden ser: disminución de tiempos de entrega a clientes internos,

agilidad en la realización de tareas, disminución en costos de mantener inventario,

reducción del espacio necesario para almacenar materiales o herramientas.

I. METODOLOGÍA

Debido al limitado material e información disponibles que se pudo encontrar en cuanto

a logística esbelta o “lean logistics”, se optó por indagar y recolectar información acerca

de lean manufacturing y aplicar distintas técnicas y herramientas encontradas para ser

implementadas en este caso a una organización prestadora de servicios (desminado

humanitario) y no de manufactura.

Como se especificó anteriormente, primero se recolectó información relevante para

poder ser aplicada al caso de estudio, luego de revisar la información recolectada, se

evidenció que el método más útil para poder analizar los procesos logísticos en una

ONG de desminado humanitario es el value stream mapping, ya que este permite tener

una visión completa de cada proceso, teniendo en cuenta el personal requerido para

cada proceso o tarea, al igual que los tiempos que son utilizados para realizarlos. Por

medio del value stream mapping se puede hacer un diagnóstico inicial de los procesos

logísticos para posteriormente identificar las tareas que consumen más recursos al ser

ejecutadas y luego identificar desperdicios presentes, por último, se eligen las

herramientas aplicables de la filosofía lean para eliminar los desperdicios encontrados,

cabe resaltar que se debe hacer una revisión constante del avance de los planes de

mejora para así poder alcanzar los resultados esperados.

II. RESULTADOS

LOGÍSTICA ESBELTA

Se puede definir como una filosofía de mejora que consiste en simplificar los

procedimientos y dar agilidad al flujo de información y materiales a través de la cadena

de abastecimiento para que no se presenten a través de esta “desperdicios” o haya una

utilización innecesaria de recursos, todo esto a través de un análisis inicial de los

principales procesos (almacenamiento, gestión de inventarios, compras, transportes y

distribución) esto por medio de mapas de flujo de valor, los cuales se utilizan como

fuente principal de información facilitando la identificación de los procesos que puedan

no ser relevantes o utilicen más recursos de los estrictamente necesarios (Hernández

Matías & Vizán Ipoide, 2013, pág. 6) (Shah & Ward, 2003).

DESPERDICIOS O “MUDAS”

Según el ingeniero Taiichi Ohno de la compañía Toyota (Hines Peters & Rich Nick,

1997), existen 7 diferentes tipos de desperdicios o “mudas” (traducido del japonés

cómo inutilidad u ociosidad) que se pueden presentar en un proceso de producción los

cuales son: Sobreproducción, sobre procesamiento, exceso de stocks, transporte

innecesario, movimientos innecesarios de personas, tiempos de espera y productos

con defectos (Goldsby & Martichenko, 2005) (Tapping & Shuker, 2003); sin embargo

teniendo en cuenta que en el caso de estudio no hay producción de bienes, se

enfocará en aquellos que pueden ser aplicables a los procesos logísticos de una ONG

de desminado humanitario, estos son: sobre procesamiento, exceso de stocks, tiempos

de espera. Para contextualizar se definirán los tipos de desperdicios aplicables al caso

de estudio:

Sobre procesamiento o procesamiento inadecuado

Son actividades que se realizan dentro de un proceso que no son útiles para el mismo,

se deben tener bien definidos mapas de proceso para que las tareas que realice un

empleado sean efectivas, se deben acortar los pasos de los procesos al máximo para

reducir tiempos de respuesta a los clientes internos, tanto en entrega de

documentación o informes, como en productos que son solicitados.

Exceso de stocks

El exceso de existencias incrementa los costos de almacenamiento, también se ocupa

espacio que podría ser utilizado para almacenar otros elementos con un uso más

frecuente o importante, hay que tener en cuenta que cuando hay operación en

campamentos o sub-bases el espacio de almacenamiento que cumpla con las

condiciones adecuadas muchas veces es reducido por lo cual se debe tener lo

estrictamente necesario, también por las características de ciertos productos no es

recomendable tenerlos demasiado tiempo almacenados ya que las condiciones

climáticas pueden afectar su funcionamiento o características físicas.

Tiempos de espera

Uno de los principales objetivos de la logística en una organización de desminado es

proveer a las diferentes áreas sus requerimientos en el menor tiempo posible, por lo

que se deben reducir los tiempos de espera a través de la cadena de abastecimiento

para cumplir con dicho objetivo.

MAPA DE CADENA DE VALOR (VALUE STREAM MAPPING) PARA IDENTIFICAR

DESPERDICIOS

Para identificar los tipos de desperdicios dentro de los procesos se puede utilizar la

herramienta llamada mapa de cadena de valor o por sus siglas en inglés VSM (Value

stream mapping), el VSM es un modelo gráfico que representa de forma ordenada el

flujo de información y materiales desde el proveedor y en este caso específico hasta el

cliente interno de una organización , el VMS tiene como objetivo principal plasmar de

una manera sencilla y visual las actividades que se realizan en los procesos logísticos y

con ello poder detectar a nivel global donde se producen los mayores desperdicios de

los procesos ya que permite tener una visión panorámica de la cadena de suministro

(Hernández Matías & Vizán Ipoide, 2013).

SÍMBOLOS UTILIZADOS EN VSM

Extraído de www.edrawsoft.com

EJEMPLO DE VSM EN OPERACIONES LOGÍSTICAS

Extraído de www.edrawsoft.com

C/T (Cicle time) =Tiempo requerido para realizar una tarea AV (available) = Tiempo disponible para realizar la tarea

En el anterior ejemplo se puede observar cómo por medio de VSM se identifican los

diferentes procesos de una operación logística, los tiempos utilizados para realizar

cada tarea y cuáles de ellas toman más tiempo en ser concluidas, también se puede

evidenciar por ejemplo en el proceso de “recheck” o verificación del picking, cómo dicha

verificación toma casi un 80% del tiempo comparado con el total de tiempo de

alistamiento de los productos requeridos, aquí se podría concluir que dentro del

proceso “recheck” hay un desperdicio considerable de tiempo ya que mientras se

realiza la tarea anterior “picking” se debería hacer un alistamiento sin errores para no

tener que realizarse una segunda verificación de los materiales previamente alistados.

DESPERDICIOS QUE PUEDEN SER ENCONTRADOS EN LOS PROCESOS

LOGÍSTICOS DE UNA ONG DE DESMINADO HUMANITARIO

Sobre procesamiento o procesamiento inadecuado

Para la toma de inventarios al no tener bien organizado el almacén e identificadas las

estanterías, se puede llegar a incurrir en un sobre procesamiento de esta tarea, ya que

al no tener una marcación o ubicación bien definida se requerirá que se deba revisar

una y otra vez donde se encuentran los elementos a inventariar; otro factor que puede

contribuir a este problema es que no se cuente con métodos estándar para la

realización del inventario.

Exceso de stocks

Se pueden presentar excesos de stock principalmente por no realizar un buen

pronóstico de demanda, realizar compras de productos que no se requerirán en un

corto plazo o por productos que por falta de orden en los almacenes no son visibles o

fácilmente identificables y al momento de ser requeridos no se toman del stock

disponible, sino que se procede a realizar una compra de materiales con los que ya se

cuenta en inventario.

Tiempos de espera

En los procesos documentales puede haber retrasos por no priorizar los diferentes

pasos que son implícitos en los procesos de compra, en este caso la creación, registro

y cierre de las órdenes de compra generadas en el sistema de información, esto se

debe a que los paquetes documentales están ubicados en un mismo espacio a la

espera de ser procesados para pasar a la siguiente área donde son requeridos.

En cuanto a la maquinaria y vehículos utilizados, si no se lleva a cabo un correcto

mantenimiento preventivo y control de estos según su tiempo de uso o kilometrajes

recorridos, se pueden presentar tiempos de espera extensos cuando es el momento de

realizar mantenimientos correctivos o reparaciones.

HERRAMIENTAS LEAN APLICABLES

5’s (Seiri, Seidon, Seido, Seiketsu, Shitsuke)

Esta herramienta puede ser implementada para reducir los problemas de sobre

procesamiento o procesamiento inadecuado y excesos de stock, su principal ventaja es

que se puede implementar en un periodo relativamente corto de tiempo, además que

no requiere de mucho esfuerzo para ponerse en marcha, a continuación, se describirá

cómo puede ser aplicable:

- Seiri (Separar y eliminar)

Con este principio se dará un debido proceso de desecho a los materiales u

herramientas que no sean funcionales o hayan terminado con su ciclo útil, dejando así

más espacio disponible para almacenar elementos necesarios.

- Seiton (Identificar)

En los almacenes, los materiales almacenados estarán debidamente marcados y en

lugares bien definidos, así serán fácilmente identificables al momento de ser

inventariados, esto permitirá saber cuáles están disponibles y que no se realicen

compras de elementos con los que se cuenta inventario.

- Seido (Limpieza)

Al tener un hábito de orden y limpieza en los almacenes periódicamente, no se

acumularán elementos innecesarios y la suciedad no dañará elementos susceptibles al

polvo como aquellos que tienen conexiones eléctricas.

- Seiketsu (Estandarizar)

Al tener estandarizado el método de levantamiento de información para la toma de

inventarios se reducirá el proceso de verificación física de los elementos, además se

podrían crear fácilmente mapas de procesos para que cualquier empleado

perteneciente al área pueda realizar esta tarea sin tener un amplio conocimiento previo

del tema.

- Shitsuke (Disciplina)

Este paso puede convertirse en el más difícil de todos ya que se necesita compromiso

por parte de los implicados en el área para que se cumplan los 4 anteriores principios

de las 5’s, mientras se crea una cultura de orden deberá haber alguien encargado de

verificar que todo se esté cumpliendo como previamente se estableció.

(Hernández Matías & Vizán Ipoide, 2013, págs. 37-41)

JIT (Just in time / Justo a tiempo)

Esta filosofía de gestión se realiza para que haya un mejor manejo de los stocks, se

trata de adquirir aquellos elementos o herramientas que tengan un valor considerable,

en el momento preciso cuando son requeridos por los clientes internos en las

cantidades debidas para satisfacer la demanda (Rajadell & Sánchez, 2010, pág. 18),

esto podría traducirse como un sistema pull, de esta manera no se presentarán

acumulaciones de productos que no son necesarios o excesos de stock.

KANBAN

Para que no se presenten retrasos en los procesos documentales, se puede crear e

implementar esta herramienta visual, la cual permite organizar de una manera

adecuada los documentos en cuanto a prioridad y estado actual de cada proceso. La

herramienta deberá ser en forma de tablero donde se indique por columnas que

paquetes documentales de requerimientos de compra están pendientes para ser

adquiridos, cuales pedidos fueron recibidos y aún no se ingresan al sistema y cuales

procesos están cerrados y listos para ser entregados a la siguiente área; siendo

organizados los documentos de la manera anteriormente descrita, se contribuirá al

mejoramiento del flujo de los documentos a través de las diferentes áreas implicadas

en este proceso.

TPM (Total Productive Maintenance / Mantenimiento Productivo Total)

En el caso de estudio, el TPM se puede definir como un método de gestión que

promueve la realización de mantenimientos preventivos a la maquinaria y vehículos

utilizados en un momento adecuado, esto con el fin de que no se deban realizar

mantenimientos correctivos y se presenten tiempos ociosos. Los mantenimientos

realizados deben quedar debidamente registrados en hojas de vida de cada máquina y

vehículo para conocer detalles específicos de los costos incurridos en cada trabajo.

Entre los beneficios de este método se destacan la reducción de averías, reducción del

tiempo y costos de mantenimiento, el incremento del tiempo operativo, prolongación de

vida útil, reducción de riesgos laborales y disminución de la contaminación ambiental.

(Rajadell & Sánchez, 2010, págs. 139-157)

CONCLUSIONES

La implementación de la logística esbelta como un pilar fundamental en la

gestión de materiales, herramientas y equipos en una ONG de desminado

humanitario, permitirá que se reduzcan y/o eliminen desperdicios a través de la

cadena de abastecimiento.

Las definiciones de algunos de los desperdicios determinados en el lean

manufacturing coinciden o pueden ser similares a los desperdicios implícitos en

la gestión logística de una ONG de desminado humanitario.

El VSM es una herramienta útil para poder visualizar los desperdicios implícitos

en los procesos logísticos de cualquier compañía, sea productora o prestadora

de servicios.

Algunas de las herramientas creadas e implementadas en el lean manufacturing,

pueden ser adaptadas a los procesos logísticos de una ONG de desminado

humanitario, siendo útiles y efectivas para reducir o eliminar los desperdicios

implícitos en los diferentes procesos realizados.

Trabajos citados

Goldsby, T., & Martichenko, R. (2005). Lean Six Sigma Logistics: Strategic development to operational

success. Florida: J. Ross Publishing Inc.

Hernández Matías , J. C., & Vizán Ipoide, A. (2013). Lean manufacturing: conceptos, técnicas e

implantación. Madrid.

Hines Peters & Rich Nick. (1997). The seven value stream mapping tools. International journal of

operations & production management, 46-64.

Jones, D., & Womack, J. (2003). Lean thinking: Banish waste and create wealth in your corporation.

Scribner.

Myerson, P. (2012). Lean Supply Chain and Logistic Management. McGraw-Hill.

Rajadell, M., & Sánchez, J. (2010). Lean manufacturing: la evidencia de una necesidad. Madrid: Ediciones

Diaz de Santos.

Shah, R., & Ward, P. (2003). Lean manufacturing: Context, practice bundles, and performance. Journal of

Operations Management, 129-149.

Tapping, D., & Shuker, T. (2003). Value Stream Management for the Lean Office: Eight Steps to Planning,

Mapping, & Sustaining Lean Improvements in Administrative Areas. New York: Productivity

press.