Apuntes de Access 2007 Jess Snchez Espinosa 23-6-2011 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 1 de 82 ndice ndice ....................................................................................................................................................................1 Creacin de una base de datos nueva ...............................................................................................................5 Clave principal ..............................................................................................................................................7 Asistente para informes ................................................................................................................................8 Anlisis de necesidades ..................................................................................................................................10 Ejercicio 01 Access. Diseo de una Base de Datos con una nica tabla de Clientes .................................10 Tipos de datos .................................................................................................................................................11 Novedades en los tipos de datos en Access 2007. Mejoras. .......................................................................12 Tamao del campo: ....................................................................................................................................13 Introduccin rpida a la Cinta de opciones ....................................................................................................14 Ejercicio 02 Access. Diseo de una Base de Datos (Colegio) con varias tablas ........................................14 Propiedades de los campos .............................................................................................................................15 Relaciones entre tablas ...................................................................................................................................17 Ejercicio 03 Access. Diseo de una Base de Datos (Biblioteca) ................................................................18 Objetos de una Base de Datos Access ............................................................................................................20 Ejercicio 04 Access. Diseo de una Base de Datos (Almacn) ..................................................................21 Campo Cuadro de lista desplegable ............................................................................................................22 Compactar y reparar la Base de Datos ............................................................................................................23 Copiar un Objeto de la Base de Datos. Por ejemplo una Tabla ......................................................................23 Consultas de una Base de Datos .....................................................................................................................23 Importar datos en Access ............................................................................................................................26 Vincular datos en Access ............................................................................................................................29 Ejercicio 35 Importacin Vinculacin de Excel Y Ejercicio 05 de Access (BBDD Importacin) ............30 Ejercicio 37 de Excel ..................................................................................................................................30 Ejercicio 06 Access. Diseo de una Base de Datos (Contactos) ................................................................30 Ejercicio 07 Access. Diseo de una Base de Datos (Clnica) .....................................................................31 Formulario de una Base de Datos ...................................................................................................................32 Operadores en Access .....................................................................................................................................34 Operadores aritmticos ...............................................................................................................................34 Operadores de comparacin .......................................................................................................................34 Operadores lgicos .....................................................................................................................................34 Operadores de concatenacin .....................................................................................................................35 Operadores especiales.................................................................................................................................35 Prioridad de operadores ..............................................................................................................................35 Ms sobres Formularios. Formulario Genrico. .............................................................................................36 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 2 de 82 Vista Diseo ...............................................................................................................................................38 Vista Formulario y vista Hoja de datos ......................................................................................................38 Vista Tabla dinmica y vista Grfico dinmico .........................................................................................39 Filtros ..............................................................................................................................................................39 Campos calculados .........................................................................................................................................40 Repaso en el diseo de una Base de datos. Academia ....................................................................................40 Operador Entre...Y (Between...And) ..........................................................................................................43 Operador Como (Like) ...............................................................................................................................43 Utilizar caracteres comodn en comparaciones de cadenas. Sustitucin de caracteres ..............................44 Continuacin Base de Datos Academia ..........................................................................................................48 Formulario dividido ........................................................................................................................................49 Repaso Formulario genrico ...........................................................................................................................49 Ms sobre Expresiones ...................................................................................................................................50 Informacin general sobre las expresiones .................................................................................................50 Por qu usar expresiones? .........................................................................................................................51 Comparacin entre expresiones de Access y frmulas de Excel ................................................................52 Componentes de una expresin ..................................................................................................................53 Repaso de Operadores ................................................................................................................................55 Ejemplos de criterios de consulta ...................................................................................................................56 Introduccin a los criterios de consulta ......................................................................................................56 Criterios para campos Texto, Memo e Hipervnculo ..................................................................................57 Criterios para campos Nmero, Moneda y Autonumrico .........................................................................59 Criterios para campos Fecha/Hora .............................................................................................................60 Criterios para otros campos ........................................................................................................................62 Ejercicio 08 Access. Diseo de una Base de Datos (Ventas) .....................................................................63 Informacin sobre las mscaras de entrada ....................................................................................................63 Cundo y dnde se usa una mscara de entrada .........................................................................................64 Componentes y sintaxis de una mscara de entrada ...................................................................................64 Diferencias entre las mscaras de entrada y los formatos de presentacin.................................................65 Escribir una mscara de entrada en un campo de tabla ..............................................................................65 Probar una mscara de entrada ...................................................................................................................65 Agregar una mscara de entrada a una consulta .........................................................................................66 Agregar una mscara de entrada a un control de un formulario o informe ................................................66 Referencia a los caracteres de mscaras de entrada ....................................................................................66 Ejemplos de mscaras de entrada ...............................................................................................................68 Copiar tablas ...............................................................................................................................................68 Exportar datos de Access a Excel ...................................................................................................................69 Exportaciones e Importaciones Guardadas .....................................................................................................70 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 3 de 82 Ejercicio 09 Access y Ejercicio 39 Excel. ..................................................................................................71 Formulario con varias tablas. Subformulario .................................................................................................71 Consultas resumen ..........................................................................................................................................74 Consultas de referencias cruzadas ..................................................................................................................76 Consultas de Accin .......................................................................................................................................78 Correccin del examen de esta parte Access ..............................................................................................80 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 4 de 82 Empezamos con Access, inicio, todos los programas, Microsoft office, Microsoft office Access 2007 Tenemos, para crear una nueva Base Datos, las Bases de datos recientes, si no aparece la buscamos (Ms) Access es un gestor de bases de datos relacional. Esto es un conjunto de tablas con datos bien organizados. Supongamos un fichero compuesto de fichas, cada ficha tiene una serie de campos con informacin.En una tabla cada ficha es un registro y cada dato es una columna. DNINombreApellido 1Apellido 2 ProfesinAficin Registro 1 Registro 2 Otra tabla podra ser: DNIDomicilioPoblacinCdigo Postal Registro 1 Registro 2 Luego podemos relacionar una tabla con otra. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 5 de 82 Diseo de una tabla simple Supongamos que queremos disear una tabla que sea un listn, Qu datos necesitamos? CampoTipoTamao NombreTexto10 Apellido 1Texto20 Apellido 2Texto20 DomicilioTexto30 CodPostalNmero5 El Cdigo postal lo ponemos numrico aunque no hagamos operaciones por el tema de las validaciones.Lo primero es hacer un anlisis con los datos que nos interesen y los posibles informes a mostrar. Una base de datos es una recopilacin de datos ordenados y coherentes, que permite la introduccin, modificacin, bsqueda y eliminacin de los mismos a travs de distintas opciones.Creacin de una base de datos nueva Vamos a hacer un listn de telfonos: Para ello como pulsamos Base de datos en Blanco Indicamos el nombre (Listin) y donde queremos guardarla y con qu versin. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 6 de 82 Una vez que sabemosdnde guardar la Base de Datos, con que nombre y que versin, Pulsamos crear y nos muestra la hoja de vista de datos: Si vamos a la ficha Hoja de datos, grupo Vistas podemos elegir entre Vista hoja de datos y Vista diseo Cuando queremos disearlo nosotros elegimos Vista Diseo, nos pide el nombre de la tabla Pulsamos aceptar y vemos la vista de diseo:

Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 7 de 82 Cambiamos el nombre del campo y desplegamos el tipo de datos para elegir uno, la descripcin es optativa: Una vez elegido el tipo, ponemos las propiedades. De la misma manera aadimos ms campos. Todos los que sean necesarios en nuestro diseo-Clave principal La clave principal de una tabla es un campo que no se puede repetir. Para crearla, botn derecho y Clave principal: Tambin se hace en la ficha diseo, grupo Herramientas, opcin clave principal Una vez diseada, para trabajar con ella hacemos doble clic sobre ella e introducimos datos. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 8 de 82 Trabajamos en tiempo real, segn metemos datos se van grabando, si cerramos la tabla y la volvemos a abrir se aprecia que conservamos los datos introducidos.Asistente para informes Vamos a la ficha Crear, grupo Informes, opcin Asistente para informes Nos muestra: Elegimos la tabla (En el desplegable) y los campos que nos interese para el informe mediante el botn >, puedo pasar todos los campos con el botn >>. Pasamos todos los campos y pulsamos siguiente: Pulsamos siguiente y nos da la posibilidad de ordenar por algunos de los campos seleccionados: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 9 de 82 Pulsamos siguiente y elegimos la distribucin del informe: Pulsamos siguiente y elegimos el estilo: Siguiente y elegimos el titulo del informe y si deseamos ver la vista previa o modificar el diseo del informe: Pulsamos finalizar y vemos el informe diseado: Eliminacin de un informe Nos situamos sobre el informe, botn derecho, eliminar. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 10 de 82 Continuamos con Access, Mirar las presentaciones dadas en el curso. Anlisis de necesidades Lo primero que hay que hacer antes de nada es el anlisis de necesidades para poder disear bien nuestra Base de Datos. Si la toma de requisitos est mal, tendremos muchos problemas de mantenimiento y funcionalidad de la Base de Datos. Pasos a seguir: 1)Definir la Base de Datos 2)Tablas que contiene la Base de Datos 3)Diseo de las Tablas Nombre CampoTipoTamao NombreTexto15 ApellidosTexto30

Ejercicio 01 Access. Diseo de una Base de Datos con una nica tabla de Clientes Tenemos este diseo: Nombre CampoTipoTamao CodClienteTexto (Clave)10 NombreTexto20 Apellido 1Texto20 Apellido 2Texto20 NIFTexto9 TlfFijo Texto11 TlfMovilTexto11 EmailTexto60 FaxTexto11 EmpresaTexto50 DireccionTexto60 PoblacionTexto30 CodPostalTexto5 ObservacionesMemo RECOMENDACIN: Todo campo con el que no se hace operaciones numricas es recomendable definirlo de tipo texto, de esta forma podemos ponerle una mscara y que tenga el aspecto que necesitemos. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 11 de 82 Tipos de datos Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin. TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar). MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula... NMERO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas... FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada... MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... AUTONUMRICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden... S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)... OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente. HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 12 de 82 Novedades en los tipos de datos en Access 2007. Mejoras. En esta nueva versin de Microsoft Access 2007 se han incluido nuevos tipos de datos y adems, se han mejorado las prestaciones de otros ya existentes. Los nuevos tipos de datos son los siguientes: DATOS ADJUNTOS.- Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografas, imgenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamao que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, segn la capacidad de compresin de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fcilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamao crezca innecesariamente. Office Access 2007 comprime de forma automtica los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio. CAMPOS DE BSQUEDA MULTIVALOR.- Existe la posibilidad de crear un campo en el que el usuario seleccione una opcin, un dato, de entre los listados en un desplegable (Tipo de datos "Asistente para bsquedas"). Pues bien, como mejora o nueva tipologa de campo se encuentra el campo de bsqueda multivalor que va a permitir al usuario de la base de datos el seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos. Como mejoras incluidas en tipos de campos caben destacar las siguientes: Tipo de campo Fecha: Se incluye un selector de fechas que facilita la introduccin de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrar un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 13 de 82 Tipo de campo Memo: Los campos de tipo memo en esta nueva versin de Access 2007, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitacin de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla. Ejemplo de un campo de tipo memo en el que hemos aplicado diferentes opciones de formato al texto incluido en el registro. Tamao del campo: Esta propiedad establece el nmero mximo de caracteres que podr contener un campo si es de tipo texto. Para cada carcter que se vaya a introducir como valor en el campo, habr que reservar un espacio para l, es decir un byte.Si el campo en cuestin cuyas propiedades se estn definiendo es de tipo numrico al situar el cursor sobre esta opcin aparecer, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. nmero hijos, edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador. Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, pginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco. Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes. Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3.4 x 1038, permitiendo hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes. Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prcticamente cualquier nmero sera admitido). El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamao se lo adjudica Access automticamente y no es modificable por el usuario. IMPORTANTE: Es conveniente ajustar el tamao de los campos al mnimo necesario, ya que har aumentar la velocidad de ejecucin y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamao del campo ms espacio de disco se requiere. Tabla resumen del tamao de un campo tipo numrico: TamaoValoresBytes que ocupa ByteEntre 0 y 2551 EnteroEntre -32.768 y 327672 Entero largoEntre -2.147.483.648 y 2.147.483.6474 SimpleEntre -3,4 x 1038 y 3.4 x 10384 Dobleentre -1,797 x 10308 y 1,797 x 103088 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 14 de 82 Continuamos con Access. Introduccin rpida a la Cinta de opciones Al igual que con el resto de office 2007 tenemos: Botn de Office, Barra de Herramientas de acceso rpido, Barra de ttulo, Las fichas propias de Office 2007, dentro tenemos distintos grupos de herramientas (Igual que en Word y Excel). Ejercicio 02 Access. Diseo de una Base de Datos (Colegio) con varias tablas Tenemos este diseo de la Base de Datos: Crear una nueva Base de Datos llamada Colegio. Creamos una primera tabla llamada Alumnos con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO N de AlumnoAutonumrico (Clave) NombreTexto15 ApellidosTexto40 DireccinTexto30 PoblacinTexto20 Cdigo postalTexto5 ProvinciaTexto20 TelfonoTexto14 Fecha de nacimientoFecha/Hora DNITexto12 Creamos una segunda tabla llamada Profesores con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de profesorAutonumrico (Clave) NombreTexto15 ApellidosTexto40 DireccinTexto30 PoblacinTexto20 Cdigo postalTexto5 ProvinciaTexto20 TelfonoTexto14 Fecha de nacimientoFecha/Hora DNITexto12 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 15 de 82 Creamos una tercera tabla llamada Cursos con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de cursoAutonumrico (Clave) CursoTexto20 Cdigo de profesorNumricoEntero largo Fecha inicioFecha/Hora Fecha finFecha/Hora Hora inicioFecha/Hora Hora finFecha/Hora IncidenciasTexto30 Creamos una cuarta tabla llamada Evaluaciones con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de alumnoNumricoEntero largo Cdigo de cursoNumricoEntero largo Nota finalNmeroSimple ObservacionesTexto (Clave)30 Propiedades de los campos En la siguiente tabla se incluyen las propiedades de los campos y su disponibilidad y efectos por tipo de datos. USE ESTA PROPIEDAD DE CAMPO... CON ESTOS TIPOS DE DATOS... PARA Tamao del campo Texto Nmero Autonumrico Establecer el tamao mximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Nmero o Autonumrico. SUGERENCIAPara conseguir un rendimiento ptimo, especifique siempre el Tamao del campo ms pequeo que sea suficiente. Formato Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime. Posiciones decimales Nmero Moneda Especificar el nmero de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar nmeros. Nuevos valores Autonumrico Establecer si un campo Autonumrico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro. Mscara de entrada Texto Nmero Fecha/Hora Moneda Mostrar caracteres de edicin para guiar la especificacin de datos. TtuloTodos los tipos de datosEstablecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rtulos de los formularios, los informes y las consultas.Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 16 de 82 Valor predeterminado Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Asignar de forma automtica el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro. Regla de validacin Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Proporcionar una expresin que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este campo. Texto de validacin Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresin del cuadro Regla de validacin. RequeridoTodos los tipos de datos excepto Autonumrico Exigir que este campo contenga un valor en cada registro. Permitir longitud cero Texto Memo Hipervnculo Permitir la especificacin (al establecerla en S) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. Indexado Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un ndice. NOTALos campos Memo e Hipervnculo son compatibles con los ndices nicamente en los primeros 255 caracteres del campo. IMPORTANTEUn ndice de un campo hace que las operaciones de anexin, eliminacin y actualizacin tarden ms, ya que el ndice tiene que actualizarse para reflejar los cambios. Para obtener ms informacin acerca de los ndices, vaya a la seccin Vea tambin. Compresin Unicode Texto Memo Hipervnculo Comprimir los datos de este campo cuando haya menos de 4.096 caracteres almacenados (siempre es verdadera en un campo Texto). No tiene ningn efecto si hay ms de 4.096 caracteres almacenados. Modo IME Texto Memo Fecha/Hora Hipervnculo Controlar la conversin de caracteres en las versiones asiticas de Windows. Modo de oraciones IME Texto Memo Fecha/Hora Hipervnculo Controlar la conversin de oraciones en las versiones asiticas de Windows. Etiquetas inteligentes Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico Hipervnculo Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 17 de 82 Slo anexar Memo Hipervnculo Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en S. ADVERTENCIASi se cambia a No, se borra el historial del valor del campo. Formato del texto Memo Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la aplicacin de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar nicamente texto. Alineacin del textoTodos los tipos de datos excepto Datos adjuntos Especificar la alineacin predeterminada del texto de un control. Mostrar el Selector de fecha Fecha/Hora Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo. NOTASi utiliza una mscara de entrada para un campo de fecha y hora, el control Selector de fecha no estar disponible independientemente del modo en que establezca esta propiedad. Relaciones entre tablas En la ficha herramientas de bases de datos, grupo Mostrar u ocultar, opcin Relaciones. Aqu relacionemos unas tablas con otras. Nos muestra las tablas de la base de datos, las consultas o ambas (En las pestaas): Seleccionamos lo que nos interese y aadimos: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 18 de 82 Para crear la relacin pinchamos sobre el campo y lo arrastramos, elegimos si queremos integridad relacional, el tipo de relacin (uno a uno, uno a varios, varias a varias) Una vez hecho esto volvemos a las tablas y podemos ver un signo ms que si desplegamos, nos muestra la informacin con las tablas relacionadas: Ejercicio 03 Access. Diseo de una Base de Datos (Biblioteca) Tenemos este diseo de la Base de Datos: Crear una nueva Base de Datos llamada Biblioteca. Creamos una primera tabla llamada USUARIOS con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO N de usuarioAutonumrico (Clave) NombreTexto15 ApellidosTexto40 DireccinTexto30 PoblacinTexto20 Cdigo postalTexto5 ProvinciaTexto20 TelfonoTexto9 Fecha de nacimientoFecha/HoraFecha corta SancionadoS/No Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 19 de 82 Creamos una segunda tabla llamada AUTORES con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de autorAutonumrico (Clave) NombreTexto20 ApellidosTexto20 NacionalidadTexto15 Creamos una tercera tabla llamada LIBROS con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO SignaturaTexto (Clave)10 ISBNTexto10 Gnero literarioTexto20 TtuloTexto40 EditorialTexto20 IdiomaTexto10 Cdigo autorNumrico N PginasNumrico ComentariosMemo Creamos una cuarta tabla llamada PRSTAMOS con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de prstamoAutonumrico (Clave) SignaturaTexto10 UsuarioNumrico Fecha prstamoFecha/HoraFecha corta Fecha devolucinFecha/HoraFecha corta Continuamos con Access. Hacemos un breve repaso de lo visto hasta ahora. A nivel general tenemos: IMPORTANTE: El nombre ms la extensin es un archivo donde las columnas son los nombres de los campos y las filas son los registros. Un conjunto de campos hacen un registro. NombreApellidosEdad Registro 1 Registro 2 Colegio Clientes Almacn Access Informacin Consultas Informes Formularios Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 20 de 82 Objetos de una Base de Datos Access Los objetos que encontramos en una base de datos son: Las tablas: Unidad bsica de almacenamiento de datos. Las Consultas: La utilidad de la consulta radica en poder seleccionar todos los registros de una Base de Datos que cumplan unas determinadas condiciones impuestas por nosotros mismos. Formularios: Son muy tiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro. Tambin tenemos la posibilidad de modificarlos. Informes: Se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros. Macros: Sucesin de instrucciones simples. Todos los objetos de la Base de Datos aparecen en la ventana de la parte izquierda. Recordemos los tipos de campos y sus longitudes: El campo de texto puede tener hasta 255 caracteres. El campo Memo: Capacidad hasta 64.000 caracteres. Se usa bsicamente para mostrar informacin, no tiene la agilidad de un campo de texto. El campo numrico almacena datos numricos. El campo de fecha y hora: Almacenan datos de fechas y horas, se puede hacer en distintos formatos. Campo moneda: Nunca redondea. Campo autonumrico: incrementa automticamente el valor de cada registro. Campos lgicos, S/No: Objeto OLE: Contiene datos creados por otras aplicaciones. Ejemplo: vdeos, sonidos, grficos. Hipervnculo: Nos vinculaa un recurso de internet. Ejemplo: a una direccin de pagina web Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 21 de 82 Ejercicio 04 Access. Diseo de una Base de Datos (Almacn) Tenemos este diseo de la Base de Datos Almacn con tres tablas Proveedores, Productos y Entradas: Crear una nueva Base de Datos llamada Almacn. Creamos una primera tabla llamada Productos con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de productoTexto (Clave)10 NombreTexto30 Existencias StockNumricoEntero largo Precio unitarioMoneda ProveedorTexto10 Creamos una segunda tabla llamada Compras con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de entradaTexto (Clave)10 Cdigo de productoTexto10 UnidadesNumricoEntero largo Precio unitarioMoneda Fecha de entradaFecha/Hora ProveedorTexto10 El proveedor sera necesario si puedes comprar el mismo producto a varios proveedores. En nuestro caso no damos esa posibilidad, si ocurriera eso tendramos un cdigo de producto distinto. Creamos una tercera tabla llamada Proveedores con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de proveedorTexto (Clave)10 NombreTexto30 DomicilioTexto50 Pas de procedenciaTexto20 Sucursal en EspaaS/No Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 22 de 82 Campo Cuadro de lista desplegable Veamos cmo crear un campo de seleccin, una lista desplegable para seleccionar el dato. Se hace siempre en vista de diseo y seguimos una serie de pasos. Pasos a seguir para crear un campo de lista desplegable: 1.Estar en vista de diseo. 2.Ir a la pestaa Bsqueda de las propiedades de los campos. 3.En la propiedad Mostrar control, desplegamos y elegimos Cuadro de lista. Ahora nos muestra ms propiedades para este campo. 4.En la propiedad Tipo de origen de la fila elegimos Lista de valores.5.En la propiedad Origen de la fila introducimos los datos separados por punto y coma (;). Se puede introducir cada dato mediante el asistente en una fila cada uno Si tenemos la propiedad Permitir ediciones de lista de valores a Si. Cuando introducimos datos nos mostrara: Para mostrar un dato a seleccionar y guardar internamente otro: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 23 de 82 Compactar y reparar la Base de DatosCuando nuestra tabla tiene una dimensin considerable por haber trabajado con ella, es conveniente Compactarla y repararla de vez en cuando para que libere espacio, Para ello vamos al botn de Office, Administrar, opcin Compactar y reparar Base de Datos Copiar un Objeto de la Base de Datos. Por ejemplo una Tabla En una Tabla: Pulsamos en el objeto con el botn derecho y en la zona blanca indicamos pegar, en ese momento nos dice que queremos copiar (La estructura solamente, la Estructura y datos o Anexar datos a la tabla existente), como nos indica la ventana: Consultas de una Base de Datos Para crear una consulta vamos a la ficha Crear, grupo otros, opcin Diseo de consulta, entonces nos muestra esta ventana: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 24 de 82 Elegimos la tabla de donde sacar los datos, Clientes y cerramos la ventana. Ahora tenemos: Elegimos los campos que queremos mostrar (Doble clic sobre el campo) y las condiciones para mostrarlos (Criterio) y el orden (Ascendente-Descendente) del campo por el que queremos ordenar: La consulta SQL seria: SELECT Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos, Clientes.Provincia, Clientes.Direccion FROM Clientes WHERE (((Clientes.Provincia)="28")) ORDER BY Clientes.Apellidos; Podemos poner ms condiciones, por ejemplo en el campoapellidos: SELECT Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos, Clientes.Provincia, Clientes.Direccion FROM Clientes WHERE (((Clientes.Apellidos)>="L" And (Clientes.Apellidos)24500)) ORDER BY Contactos.Nombre; Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 31 de 82 Ejercicio 07 Access. Diseo de una Base de Datos (Clnica) Creamos la Base de Datos Clnica con tres tablas, Pacientes,Mdicos e ingresos con este diseo: Creamos una primera tabla llamada Mdicos con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de mdicoNumerico (Clave)Entero largo NombreTexto15 ApellidosTexto25 EspecialidadTexto25 Creamos una segunda tabla llamada Pacientes con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Cdigo de pacienteNumrico (Clave)Entero largo NombreTexto15 ApellidosTexto25 DireccinTexto25 PoblacinTexto15 Cdigo PostalTexto5 TelfonoTexto9 AltaS/No Creamos una tercera tabla llamada Ingresos con estos campos: CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAO Numero de IngresoAutonumrico (Clave) HabitacinTexto3 CamaTexto2 Fecha de ingresoFecha/HoraFecha Corta Cdigo de pacienteNumricoEntero largo Cdigo de mdicoNumricoEntero largo Tenemos estas relaciones: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 32 de 82 Introducimos datos y sacamos esta consulta: La sentencia SQL es: SELECT Pacientes.Nombre, Pacientes.Apellidos, Pacientes.Poblacion, Medicos.Especialidad FROM Pacientes INNER JOIN (Medicos INNER JOIN IngresosON Medicos.CodigoMedico = Ingresos.CodigoMedico)ON Pacientes.CodigoPaciente = Ingresos.CodigoPaciente WHERE (((Medicos.Especialidad)="Urgencias")); Formulario de una Base de Datos En ellos se puede introducir datos, modificarlos e incluso eliminarlos (Sin necesidad de hacerlo directamente en las tablas) de manera que estas modificaciones se realizan automticamente en las tablas de la Base de Datos. Para disear un nuevo formulario en blanco, vamos a la ficha Crear, grupo Formularios, opcin Formulario Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 33 de 82 Como estamos en la tabla pacientes automticamente nos muestra: Nos indica en que registro estamos y los que tenemos. Nos podemos mover por los registros, tambin podemos realizar una bsqueda. Aqu podemos introducir datos, modificarlos, .. Para ello tenemos que estar en vista de formulario Podemos cambiar el aspecto del formulario en la vista de presentacin, en ella nos sale la ficha Formato y organizar, donde podemos cambiar el aspecto del formulario:

Tenemos adems la vista de diseo donde modificamos el diseo de nuestro formulario: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 34 de 82 Operadores en Access Los operadores sirven para introducir expresiones, su misin es relacionar dos campos. Un operador es un signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Existen operadores matemticos, de comparacin, lgicos y de referencia. Access admite una gran variedad de operadores, entre los que se incluyen operadores aritmticos como +, -, multiplicar (*) y dividir (/), as como operadores de comparacin para comparar valores, operadores de texto para concatenar texto y operadores lgicos para determinar valores verdaderos o falsos.Operadores aritmticos Son los mismos que en Excel. Los operadores aritmticos se utilizan para calcular un valor a partir de dos o ms nmeros o para cambiar el signo de un nmero de positivo a negativo, o viceversa. OPERADORFINALIDADEJEMPLO + Sumar dos nmeros.[Subtotal]+[ImpuestoVentas] - Hallar la diferencia entre dos nmeros o indicar el valor negativo de un nmero.[Precio]-[Descuento] * Multiplicar dos nmeros.[Cantidad]*[Precio] / Dividir el primer nmero por el segundo nmero.[Total]/[NmeroArtculos] \ Redondear ambos nmeros a enteros, dividir el primer nmero por el segundo y convertir el resultado en un nmero entero. [Registrados]\[Habitaciones] Residuo Dividir el primer nmero por el segundo y devolver slo el resto.[Registrados]Residuo[Habitaciones] ^ Elevar un nmero a la potencia de un exponente.Nmero ^ Exponente Operadores de comparacin Se utilizan para comparar valores y devolver un resultado Verdadero, Falso o Nulo. OPERADORFINALIDADEJEMPLO < ()Devuelve Verdadero si el primer valor es igual o mayor que segundo valor.Valor1 >= Valor2 = Devuelve Verdadero si el primer valor es igual al segundo valor.Valor1 = Valor2 ()Devuelve Verdadero si el primer valor no es igual al segundo valor.Valor1 Valor2 Nota: En todos los casos, si el primer o el segundo valor es nulo, el resultado tambin es nulo. Como un valor nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparacin con un valor nulo tambin es un resultado desconocido. Operadores lgicos Los operadores lgicos se utilizan para combinar dos valores booleanos y devolver un resultado verdadero, falso o nulo. Los operadores lgicos se denominan tambin operadores booleanos. OPERADORFINALIDADEJEMPLO YDevuelve Verdadero si Expr1 y Expr2 son verdaderos.Expr1 Y Expr2 ODevuelve Verdadero si Expr1 o Expr2 es verdadero.Expr1 O Expr2 EqvDevuelve Verdadero si Expr1 y Expr2 son verdaderos, o si tanto Expr1 como Expr2 son falsos. Expr1 Eqv Expr2 NoDevuelve Verdadero si Expr no es verdadero.No Expr OExDevuelve Verdadero si Expr1 es verdadero o Expr2 es verdadero, pero no ambos.Expr1 OEx Expr2 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 35 de 82 Operadores de concatenacin Los operadores de concatenacin se utilizan para combinar dos valores de texto en uno. OPERADORFINALIDADEJEMPLO & Combina dos cadenas para formar una sola.cadena1 & cadena2 + Combina dos cadenas para formar una cadena y propaga los valores nulos (si un valor es nulo, toda la expresin se evala como nula). cadena1 + cadena2 Operadores especiales Se utilizan para devolver un resultado Verdadero o Falso, como se describe en la tabla siguiente. OPERADORFINALIDADEJEMPLO Es nulo o No es nuloDetermina si un valor es nulo o no.Campo1 No es nulo Como "modelo"Busca valores de cadena mediante los operadores comodn ? y *.Campo1 Como "instrucc*" Entre val1 Y val2Determina si un valor numrico o de fecha se encuentra dentro de un intervalo. Campo1 Entre 1 Y 10 - o bien - Campo1 Entre #07-01-07# Y #12-31-07# En(val1,val2...)Determina si un valor se encuentra en un conjunto de valores.Campo1 En ("rojo","verde","azul") - o bien -Campo1 En (1,5,7,9) Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Access ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Access evaluar los operadores de izquierda a derecha. OPERADORDESCRIPCIN () Operaciones dentro de los parntesis %Porcentaje ^Exponenciacin * y /Multiplicacin y divisin + y -Suma y resta &Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) = < > = Comparacin Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 36 de 82 Ms sobres Formularios. Formulario Genrico. Vamos a la ficha Crear, grupo Formularios, opcin Ms formularios: Elegimos el primero Asistente para formularios y nos muestra: Elegimos los campos que precisemos, en nuestro caso pasamos todos los de la tabla USUARIOS y pulsamos siguiente: Elegimos la distribucin del formulario y pulsamos siguiente: Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 37 de 82 Elegimos el estilo y pulsamos siguiente: Damos el titulo al formulario y elegimos entre abrir o modificar. Pulsamos finalizar: Tenemos tres vistas: la de formulario, la de presentacin y la de diseo, cambiamos de una a otra en la parte inferior derecha de la ventana de Access. ES IMPORTANTE indicar que los datos pueden ser de tablas o de consultas. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 38 de 82 Vista Diseo Para crear un formulario se utiliza la vista Diseo. La visualizacin de un formulario en la vista Diseo es equivalente a trabajar en un taller rodeado de tiles herramientas. Haga clic en el botn Vista para cambiar a otra vista. Utilice la barra de herramientas Formato para cambiar la fuente o los tamaos de fuente, alinear texto, cambiar anchos de borde o lnea, o aplicar colores o efectos especiales. Utilice las reglas para alinear los controles. Coloque los controles en la seccin de detalles o alguna de las otras secciones del formulario. Utilice el cuadro de herramientas para agregar controles, como etiquetas y cuadros de edicin. Vista Formulario y vista Hoja de datos Una vez creado un formulario en la vista Diseo, puede visualizarlo en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos. En la vista Hoja de datos, los registros aparecen en formato de fila y columna de modo que podr ver un gran nmero de registros a la vez. En la vista Formulario, generalmente slo puede ver un registro a la vez. En la vista Formulario u Hoja de datos, utilice los botones de desplazamiento para desplazarse rpidamente de un registro a otro. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 39 de 82 Vista Tabla dinmica y vista Grfico dinmico Puede abrir un formulario dependiente de datos en la vista Tabla dinmica o la vista Grfico dinmico. En dichas vistas, puede cambiar dinmicamente el diseo de un formulario para analizar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseo deseado. Cada vez que modifica el diseo, el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organizacin. En la vista Tabla dinmica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las reas de filtros, filas, columnas y detalles. En la vista Grfico dinmico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de grfico y ver los datos organizando los campos en las reas de filtros, series, categoras y datos. Filtros Si seleccionamos un campo (Columna) de una tabla y pinchamos en la parte derecha, tenemos: Lo mismo muestra si pulsamos la opcin Filtro, del grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio. En este grupo podemos dar valores del filtro en la opcin seleccin o avanzada Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 40 de 82 Campos calculados Por sencillez hacemos primero una consulta en donde tengamos el campo calculado Importante poner el nombre del campo y dos puntos, a continuacin los campos de la operacin entre corchetes. Ejemplo Total: [PVP]*[Unidades] Con las consultas trabajamos como si fueran tablas, podemos hacer filtros, informes, Repaso en el diseo de una Base de datos. Academia Diseamos una base de datos llamada ACADEMIA, con dos partes, una docente y otra de administracin. Necesitamos esta informacin en la parte DOCENTE: Tabla: Alumnos CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAOObservaciones MatriculaAutonumrico Campo Clave NombreTexto10Requerido e indexado con duplicados ApellidosTexto25Requerido e indexado con duplicados DomicilioTexto25 PoblacinTexto15 ProvinciaTexto15 Cdigo PostalTexto5 TelfonoTexto12Requerido Fecha nacimientoFecha/HoraFecha cortaRequerido DNITexto9Requerido Profesores, Cursos, Horarios,Tarifas, Gastos de personal, Mantenimiento ACADEMIA DOCENTEADMINISTRACIN Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 41 de 82 Continuamos con la Base de Datos ACADEMIA Tabla: Empleados CAMPOTIPO DE CAMPOTAMAOObservaciones Cdigo EmpleadoAutonumrico -Campo Clave NombreTexto10Requerido e indexado con duplicados ApellidosTexto25Requerido e indexado con duplicados DireccinTexto25Requerido PoblacinTexto15Requerido ProvinciaTexto15Requerido Cdigo PostalTexto5Requerido TelfonoTexto12Requerido Fecha nacimientoFecha/HoraFecha cortaRequerido DNITexto9Requerido FormacinMemo- DocenteS/No En la Fecha de nacimiento, modificamos dos propiedades: Regla de validacin: =0) y (0 Esta expresin devuelve Verdadero cuando se compara con un nmero mayor que 0 y devuelve Falso cuando se compara con un nmero menor que 0. Puede usar esta expresin en la propiedad Regla de validacin de un campo de control o tabla para garantizar que slo se especifiquen valores positivos. En Access, las expresiones se usan en muchos lugares para realizar clculos, manipular caracteres o probar datos. Todas las tablas, consultas, formularios, informes y macros tienen propiedades que aceptan una expresin. Por ejemplo, puede usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de un control. Tambin puede usar expresiones en la propiedad Regla de validacin del campo de una tabla. Adems, al escribir cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para un procedimiento de evento o un mdulo, se suelen usar expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o consulta. Por qu usar expresiones? En Access, puede usar expresiones para llevar a cabo lo siguiente: Calcular valores que no existen directamente en los datos. Puede calcular valores de campos de consulta y controles en formularios e informes. Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o para un control en un formulario o informe. Estos valores predeterminados aparecen siempre que abre una tabla, un formulario o un informe. Crear una regla de validacin. Las reglas de validacin controlan los valores que los usuarios pueden escribir en un campo o control. Especificar criterios para una consulta. Una de las formas ms habituales de usar expresiones en Access es calcular los valores que no existen directamente en los datos. Por ejemplo, puede crear una columna en una consulta que calcule el total de un elemento de lnea y, a continuacin, incluir dicho valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta producto de este tipo de clculo se llama campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresin de una consulta calcula los totales de los elementos de lnea y les aplica un descuento: PrecioAmpliado: CMoneda([Detalles de pedido].[Precio]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100 Esta expresin asigna a la columna resultante, o campo calculado, el nombre PrecioAmpliado. No se puede crear un campo de tabla que calcule automticamente su propio valor. De ser necesario, puede usar un campo de tabla para almacenar los resultados de un clculo realizado en otra parte (por ejemplo, en una consulta o en un formulario). Sin embargo, a menos que exista una razn concreta para ello, resulta ms eficaz almacenar solo los valores requeridos para realizar el clculo y, a continuacin, calcular los resultados en cuanto los necesite. Por ejemplo, suponga que tiene que calcular el importe total en dlares de un elemento de lnea en una factura. En vez de almacenar el total del elemento de lnea en la base de datos, puede calcularlo a medida que sea necesario desde otros dos elementos almacenados en la misma base de datos: cantidad y precio. En un control de cuadro de texto en el informe de factura, use la siguiente expresin para calcular el valor: =CMoneda([Cantidad]*[Precio]) Esta expresin multiplica la cantidad por el precio, y despus aplica la funcin de conversin de moneda (CMoneda) para convertir el resultado at tipo de datos de moneda. Tambin puede calcular un descuento para cada pedido. Puede crear un campo calculado cada vez que necesite calcular o realizar operaciones en los datos de dos o ms campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar estos nombres y apellidos y a continuacin mostrarlos en un solo campo, puede crear un campo calculado en una consulta. Como se mencion anteriormente, crear este tipo de campo calculado directamente en una tabla puede parecer lgico, pero las tablas no admiten este tipo de operacin. No proporcionan un campo o propiedad en donde agregar la expresin necesaria. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 52 de 82 Un campo calculado que combinara nombres y apellidos tendra el siguiente aspecto: [Nombre] & " " & [Apellidos]. En este caso, los smbolos de unin (&) combinan el valor del campo Nombre, un carcter de espacio (el espacio entre comillas) y el valor del campo Apellidos. Tambin puede usar expresiones en Access para proporcionar un valor predeterminado a un campo de una tabla o a un control. Por ejemplo, para establecer que el valor predeterminado de un campo de datos sea la fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedades Valor predeterminado de dicho campo. Adems, puede usar una expresin para definir una regla de validacin. Por ejemplo, puede usar una regla de validacin en un control o campo de tabla para exigir que la fecha indicada fuera mayor o igual a la fecha actual. Para lograrlo, establezca el valor en el cuadro de propiedad Regla de validacin en >= Fecha(). Por ltimo, puede usar una expresin para establecer criterios de consulta. Por ejemplo, suponga que desea ver las ventas de productos pertenecientes a pedidos enviados dentro de un determinado perodo de tiempo. Puede especificar criterios para definir un intervalo de tiempo, y Access solo devolver las filas que coincidan con estos criterios. Por ejemplo, la expresin podra asemejarse a la siguiente: Entre #1/1/2007# y #31/12/2007# Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuacin, ejecute la consulta, se devolvern slo los valores que coincidan con las fechas especificadas. Comparacin entre expresiones de Access y frmulas de Excel Las expresiones de Access se asemejan a las frmulas de Excel en que ambas usan recursos similares para producir un resultado. Tanto las frmulas de Excel como las expresiones de Access contienen uno o ms de los siguientes elementos: IdentificadoresEn Excel, los identificadores son los nombres que identifican celdas especficas o intervalos de celdas en un libro, como A1, B3:C6 u Hoja2!C32. En Access, los identificadores son los nombres de los campos de una tabla (como [Contactos]![Nombre]), los controles de formularos o informes (como Formularios![Lista de tareas]![Descripcin]) o las propiedades de estos campos o controles (como Formularios![Lista de tareas]![Descripcin].AnchoDeColumna). OperadoresTanto en Access como Excel, se usan operadores para comparar valores o realizar clculos simples en los datos. A modo de ejemplo pueden citarse los signos + (ms) o - (menos). Funciones y argumentosEn Access y Excel se usan funciones y argumentos para llevar a cabo tareas que no pueden realizarse nicamente mediante operadores; por ejemplo, se puede calcular el promedio de los valores de un campo o convertir los resultados de un clculo a un formato de moneda. Entre estas funciones pueden citarse SUMA y DESVEST. Los argumentos son valores que proporcionan informacin a las funciones. Access y Excel ofrecen muchas funciones entre las cuales elegir, pero los nombres de funciones similares a veces difieren segn el programa. A manera de ejemplo, la funcin MEDIA de Excel se corresponde con la funcin Promedio de Access. ConstantesEn Access y Excel, las constantes son valores que no cambian: por ejemplo, cadenas de texto o nmeros no calculados por medio de una expresin. Las expresiones de Access usan operadores y constantes similares a los que se aplican en las frmulas de Excel, pero distintos identificadores y funciones. Puede usar una frmula de Excel en un nico lugar: una celda perteneciente a un libro. Sin embargo, puede usar una expresin de Access en muchas partes para realizar un amplio espectro de tareas, incluyendo: Crear controles calculados en formularios e informes Crear campos calculados en consultas Usar las expresiones como criterios en consultas Validar los datos que se escriben en un campo, control o formulario Agrupar los datos en informes Puede usar una expresin de Access o una frmula de Excel para calcular valores numricos de fecha y hora con operadores matemticos. Por ejemplo, para calcular un precio con descuento para un cliente, es posible aplicar la frmula de Excel =C2*(1-D2) o la expresin de Access = [Precio]*(1-[Descuento]). Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 53 de 82 Tambin se puede usar una expresin de Access o frmula de Excel para combinar, dividir o manipular cadenas de diversas formas mediante operadores. Por ejemplo, la frmula de Excel citada a continuacin permite combinar un nombre y un apellido en una misma cadena: =D3 & " " & D4 , mientras que con la expresin de Access = [Nombre] & " " & [Apellidos] se obtendran resultados anlogos. Componentes de una expresin Las expresiones pueden constar de identificadores, operadores, funciones y argumentos, constantes y valores. En las siguientes secciones se describen estos componentes en mayor profundidad. Los ejemplos incluidos tambin proporcionan una breve descripcin de la sintaxis usada en las expresiones. En Office Access 2007, el trmino expresin es sinnimo de frmula. Una expresin se compone de varios elementos posibles que se pueden usar, solos o en combinacin, para obtener un resultado. Esos elementos son: Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades de esos campos o controles Operadores, como + (ms) o - (menos) Funciones, como SUMA o PROMEDIO Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o nmeros no calculados por una expresin (Literales) Las expresiones se pueden usar de varias maneras, entre otras para: realizar un clculo, recuperar el valor de un control o proporcionar criterios a una consulta. Identificadores Un identificador es el nombre de un campo, propiedad o control. Se usan identificadores en una expresin para hacer referencia al valor asociado a un campo, propiedad o control. Por ejemplo, considere la expresin = [FechaRequerida]-[FechaEnvo]. Esta expresin resta el valor del campo o control FechaEnvo del valor del campo o control FechaRequerida. En esta expresin, FechaRequerida y FechaEnvo funcionan como identificadores. Operadores Access admite gran variedad de operadores, incluyendo operadores aritmticos comunes como +, -, * (multiplicacin) y / (divisin). Tambin se pueden usar operadores de comparacin como < (menor que) o > (mayor que) para comparar valores, operadores de texto como & y + para concatenar (combinar) texto, operadores lgicos como Not y And para determinar valores verdaderos o falsos, y otros operadores exclusivos de Access. Funciones y argumentos Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones se usan para realizar una amplia variedad de operaciones, como el clculo de valores, la manipulacin de texto y fechas y el resumen de datos. Por ejemplo, una funcin que se usa frecuentemente es la de Fecha, que devuelve la fecha actual. Puede aplicar la funcin Fecha en muchos contextos, como por ejemplo en una expresin que establezca el valor predeterminado de un campo en una tabla. As, siempre que alguien agregue un nuevo registro, el valor del campo corresponder a la fecha actual de forma predeterminada. Algunas funciones necesitan argumentos. Un argumento es un valor que proporciona una entrada a la funcin. Si una funcin necesita ms de un argumento, stos deben separarse con una coma. Considere la funcin Fecha en la siguiente expresin a manera de ejemplo: =Formato(Fecha(),"mmmm d, yyyy") En este ejemplo se usan dos argumentos. El primero es la funcin Fecha(), la cual devuelve la fecha actual. El segundo ("mmmm d, yyyy"), separado del primero por una coma, consta de una cadena de texto para explicarle a la funcin Formato cmo darle formato al valor de fecha devuelto. Recuerde que la cadena de texto debe escribirse entre comillas. Esta expresin muestra que a menudo se puede usar el valor devuelto por una funcin como argumento de otra. En este caso, Fecha() funciona como un argumento. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 54 de 82 Constantes Una constante es un elemento cuyo valor no cambia durante la ejecucin de Access. Las constantes Verdadero, Falso y Nulo se usan a menudo en expresiones. Tambin pueden definirse constantes propias en cdigo VBA para aplicarlas en procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programacin que usa Access. NOTANo pueden usarse constantes de VBA en las funciones personalizadas que usa en expresiones. Por ejemplo, VBA tiene constantes para los das de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday el lunes, y as sucesivamente. Cada una de estas constantes se corresponde con un valor numrico. Por ejemplo, el valor numrico de vbSunday es 1, y el de vbMonday es 2. No se pueden usar estas constantes en una funcin personalizada a la que se llama desde una expresin. En ese caso, se deben usar los valores numricos. Valores Pueden usarse valores literales en las expresiones, como el nmero 1.254 o la cadena "Escriba un nmero entre 1 y 10". Tambin puede usar valores numricos, que pueden constar de una serie de dgitos, incluyendo un signo y coma decimal de ser necesario. En caso de que falte el signo, Access supone que se trata de un valor positivo. Para convertir un valor positivo en uno negativo, incluya el signo menos (-). Tambin se puede usar notacin cientfica. Para ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6). Al usar cadenas de texto como constantes, escrbalas entre comillas para que Access pueda interpretarlas correctamente. En algunos casos Access colocar por s mismo las comillas antes y despus del texto. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresin para una regla de validacin o criterios de consulta, Access coloca automticamente las cadenas de texto entre comillas. Por ejemplo, si escribe el texto Pars, Access muestra "Pars" en la expresin. Si desea que una expresin produzca una cadena entre comillas, incluya la cadena entre comillas simples (') o entre tres pares de comillas dobles ("). Por ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes: Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "Pars" ' Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "Pars" " " Para usar valores de fecha y hora, escriba los valores entre signos de nmero (#). Por ejemplo, #3-7-07#, #7-Mar-07# y #Mar-7-2007# son todos valores vlidos de fecha y hora. Cuando Access encuentra un valor vlido de fecha y hora escrito entre caracteres #, automticamente interpreta dicho valor como un tipo de datos de fecha y hora. Ejemplos de expresiones La tabla siguiente muestra algunas expresiones de Access de ejemplo y cmo se usan normalmente: EXPRESINFINALIDAD =[FechaRequerida]-[FechaEnvo]Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos controles de cuadro de texto (denominados FechaRequerida y FechaEnvo) de un informe. Fecha()Establece en la fecha actual el valor predeterminado de un campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora. PrecioAmpliado: CMoneda([Detalles de pedido].Precio*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100 Crea un campo calculado denominado PrecioAmpliado en una consulta. Entre #01/01/07# y #31/12/07#Especifica los criterios para un campo de fecha y hora en una consulta. =[Subformulario Pedidos].Formulario!SubtotalPedidoDevuelve el valor del control SubtotalPedido del subformulario Pedidos que est en el formulario Pedidos. >0Establece una regla de validacin para un campo numrico en una tabla; los usuarios deben especificar un valor mayor que cero. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 55 de 82 Algunas expresiones comienzan con el operador igual a (=) y otras no. Al calcular el valor para un control en un formulario o informe, use el operador = para iniciar la expresin. En otros casos, como por ejemplo cuando escribe una expresin en una consulta o en la propiedad ValorPredeterminado o ReglaDeValidacin de un campo o control, no use el operador = a menos que agregue la expresin a un campo de texto en una tabla. En algunos casos, como cuando se agregan expresiones a consultas, Access quita el operador = automticamente. Repaso de Operadores Tiene como misin unir las partes de una expresin. Los operadores pueden ser: Aritmticos Signo ms para la suma Signo menos para la resta * para el producto / para la divisin ^ para la potencia Residuos: Calcula el resto de una divisin. De comparacin: Menor que:< Mayor que: > Distinto que: Menor o igual que: = Normas Tenemos estas normas para escribir expresiones: Los nombres de campos, tablas, consultas, formularios e informes deben escribirse entre corchetes Cuando escribimos las fechas siempre se ha de hacer entre almohadillas.El texto debe escribirse entre comillas. Las expresiones de clculos (controles calculados) siempre han de ir precedidos por el signo igual (=) Algunas funciones =Ahora() devuelve el da actual = Fecha() devuelve la fecha del ordenador =HORAACTUAL() devuelve la hora actual Suma(exp) Suma un conjunto de valores Promedio (exp): Promedio calcula la media aritmtica de un conjunto de valores Literales Literales son datos generalmente son nmeros texto o fechas que Access utiliza tal y como estn escritos. Ejemplos: Fechas: #17/04/78# Texto: Entre comillas Alicante Nmeros: Slo, sin nada 150 Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 56 de 82 Ejemplos de criterios de consulta Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que estn almacenados en el origen de registros subyacente, deber agregar criterios a una consulta cuando la disee. Introduccin a los criterios de consulta Un criterio es similar a una frmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos, operadores y constantes). Los criterios de consulta tambin se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007. En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.CRITERIOSDESCRIPCIN >25 y 30 Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, slo se incluyen los registros en los que el nmero de aos entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30.Es NuloEste criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que se apliquen y de los requisitos especficos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores bsicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo. Este tema contiene varios criterios usados comnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades especficas, es posible que tenga que escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener ms informacin, vea los artculos de la seccin Vea tambin. Aqu ver dnde y cmo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseo. Despus, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no est an en la cuadrcula de diseo, agrguelo arrastrndolo desde la ventana de diseo de la consulta hasta la cuadrcula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automticamente a la siguiente columna vaca de la cuadrcula.). Por ltimo, escriba los criterios en la fila Criterios. Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan as: Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios. Slo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarn al criterio. Slo los registros que tengan como mnimo 40 aos de antigedad se ajustarn al criterio. Slo los registros que cumplan los dos criterios se incluirn en los resultados. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 57 de 82 Y si slo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, cmo lo expresa? Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrcula de diseo. El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios. El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O. Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a continuacin: Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) Si necesita especificar ms alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o. Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente: Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar modificando continuamente los criterios. Un filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin modificar el diseo de sta.Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan s cambian con frecuencia, puede crear una consulta de parmetros. Una consulta de parmetros solicita al usuario valores de campos y luego utiliza estos valores para crear los criterios de consulta. Criterios para campos Texto, Memo e Hipervnculo Los ejemplos siguientes son para el campo PasRegin de una consulta basada en una tabla donde se almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo. Un criterio que se especifique para un campo Hipervnculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte de texto visible del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de recursos (URL) del valor, use la expresin ParteDeHipervnculo. La sintaxis de esta expresin es la siguiente: ParteDeHipervnculo([Tabla1].[Campo1],1) = "http://www.microsoft.com/spain", donde Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo de hipervnculo, Campo1 es el campo de hipervnculo y http://www.microsoft.com/spain es la direccin URL con la que se desea coincidir.Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 58 de 82 PARA INCLUIR REGISTROS QUE... USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA Coincidan exactamente con un valor, como China "China"Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene el valor China. No coincidan con un valor, como Mxico No "Mxico"Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor distinto de Mxico. Empiecen por la cadena especificada, como U Como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc. NOTACuando se utiliza en una expresin, el asterisco (*) representa cualquier cadena de caracteres (tambin se le denomina "carcter comodn"). No empiecen por la cadena especificada, como U No como U*Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por un carcter distinto de "U". Contengan la cadena especificada, como Corea Como "*Corea*"Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que contienen la cadena "Corea". No contengan la cadena especificada, como Corea No como "*Corea*"Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que no contienen la cadena "Corea". Acaben con la cadena especificada, como "ina" Como "*ina"Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y Argentina. No acaben con la cadena especificada, como "ina" No como "*ina"Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China y Argentina. Contengan valores nulos (o que falten) Es NuloDevuelve los registros en los que no hay ningn valor en el campo. No contengan valores nulosNo es NuloDevuelve los registros en los que no falta el valor del campo. Contengan cadenas de longitud cero "" (un par de comillas)Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podran contener un valor en blanco en el campo PasRegin. No contengan cadenas de longitud cero No ""Devuelve los registros en los que el campo PasRegin no tiene un valor en blanco. Contengan valores nulos o cadenas de longitud cero. "" O Es NuloDevuelve los registros donde no hay ningn valor en el campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco. Ni vaco ni en blancoNo es Nulo Y Sin ""Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor no en blanco y no nulo. Vayan a continuacin de un valor, como Mxico, si se ordenan alfabticamente >= "Mxico"Devuelve los registros de todos los pases o regiones a partir de Mxico y posteriores por orden alfabtico. Estn incluidos en un intervalo especfico, como de la A hasta la DComo "[A-D]*"Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D". Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido "Estados Unidos" O "Reino Unido" Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y Reino Unido. Contengan uno de los valores de una lista En("Francia", "China", "Alemania", "Japn") Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones especificados en la lista. Contengan ciertos caracteres en una posicin especfica en el valor del campo Der([PasRegin], 1) = "y"Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyo nombre acaba con la letra "y". Satisfagan requisitos de longitud Longitud([PasRegin]) > 10 Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyo nombre tiene ms de 10 caracteres. Coincidan con un modelo especfico Como "Chi??" Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como China y Chile. NOTALos caracteres ? y _, cuando se usan en una expresin, representan un solo carcter (tambin se les denomina "caracteres comodn"). El carcter _ no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter ? ni con el carcter comodn *. El carcter comodn _ se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn %. Microsoft Access 2007Jess Snchez Espinosa Pgina 59 de 82 Criterios para campos Nmero, Moneda y Autonumrico Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena informacin de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo de la consulta. PARA INCLUIR REGISTROS QUE... USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA Coincidan exactamente con un valor, como 100 100Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $.No coincidan con un valor, como 1000 No 1000Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $. Contengan un valor menor que otro valor, como 100 < 100 99,99). La segunda expresin muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $. Contengan uno de entre dos valores, como 20 25 20 o 25Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ 25 $. Contengan un valor que est incluido en un intervalo >49,99 Y . Contengan valores que estn dentro de un intervalo de fechas >#2/2/2006# Y #2/2/2006# Y 5 Y L