Apuntes de organización

Teoría Gerencial

ORGANIZACIÓN

Organización

1. Departamentalización

2. Organización Matricial

3. Autoridad: Centralización vs

Descentralización

4. Comités

5. Organización Eficaz

6. Cultura Organizacional

Departamentalización

Tipos de Departamentalización:

1. Por Numeros Simples.

2. Por Tiempo.

3. Por Funciones.

4. Por Territorio.

5. Por Clientes.

6. Por Procesos.

7. Por Productos.



1.Por Números Simples: Consiste en reunir a todas las personas que van a ejecutar una tarea y reunirlas bajo un Gerente.

Ventajas: El éxito de la empresa depende del número de personas trabajando.

Desventajas: No considera especialización de tareas. Considera que TODOS pueden hacer TODO.



2. Por Tiempo: Consiste en reunir a todas las personas en base a disponibilidad de tiempo. Muy utilizado en empresas de servicios.

Ventajas: Prestación de Servicio contínuo. Máximo uso de maquinaria (no descansa).

Desventajas: Problema de Supervisión. Fatiga del personal. Horarios incompatibles para ciertas personas.



3. Por Funciones: Es lo que las emmpresas normalmente hacen. Se hace la clasificación por especialización de funciones.

Ventajas: Método lógico y probado con el tiempo. Sigue el principio de la especialización ocupacional.

Desventajas: Resta importancia a los objetivos generales de la empresa. Al empleado le dificulta ver el negocio en su totalidad. Dificil la coordinación inter-departamental.



4. Por Territorio o Geográfica: Es común en las empresas multinacionales o muy grandes. Un área o territorio es asignado a un Gerente.

Ventajas: Alienta la participación local en la toma de decisiones. Mejora la coordinación de actividades en una región. Atención focalizada en el mercado local.

Desventajas: Requiere mas personas con las mismas habilidades. Es muy costosa. Duplicidad de actividades.



5. Por Clientes: Es para poder atender necesidades de clientes muy particulares. El servicio se brinda “a la medida”.

Ventajas: Atención personalizada. Permite atender a clientes muy diferentes entre sí.

Desventajas: Dificultad de coordinación entre varios departamentos. Sub-utilización de la capacidad instalada. En recesión económica: tienden a reducir personal de esta área.



6. Por Procesos: Las actividades giran en torno a un proceso. Reúne a empleados y materiales con el fin de ejecutar un proceso particular.

Ventajas: Facilita el uso de recursos especializados. Atención personalizada. Permite atender a clientes muy diferentes entre sí.

Desventajas: Organización muy especializada. Es poco flexible. Necesita mantener mucha actividad para ser rentable.



7. Por Productos: Ha ido cobrando mayor importancia en los últimos años. Delega en una persona la responsabilidad del Producto.

Ventajas: Ahorro de costos. Usa tecnología especializada. Simplifica la capacitación.

Desventajas: Poca coordinación entre los departamentos. La responsabilidad final está en la alta gerencia. Inadecuada para desarrollar gerentes y/o supervisores.

Organización Matricial

Definición:

Es la combinación de una departamentalización Funcional y por Producto.

Hay Gerentes Funcionales (GF) y Gerentes de Producto (GP)

Muy común en Organizaciones de Alta Tecnología

Asigna la responsabilidad de un Proyecto desde su inicio hasta su finalización a UNA sola persona.


Problemas mas comunes:

Hay conflicto entre los Gerentes Funcionales (GF) y los Gerentes de Proyecto (GP): Compiten por los recursos limitados.

El empleado puede verse “con dos jefes” simultáneamente.

Desequilibrio de autoridad y poder entre un GF y un GP

Política de “sobreprotección” a la hora de tomar decisiones.


Cómo hacer que funcionen:

Definir claramente los objetivos del Proyecto.

Clarificar papeles, autoridades y responsabilidades por escrito.

Que la influencia se base en el conocimiento, no en el rango

Seleccionar GP experimentados

Instalar controles apropiados de costos, tiempos y calidad.

Autoridad

Definición de Autoridad:

Es el derecho de un puesto (y por ende de la persona que ocupa el puesto) a ejercer discreción en la Toma de Decisiones que afectan a otras personas.

Definición de Poder:

Es la capacidad de los individuos para influir en las creencias o acciones de otras personas y/o grupos.

Existe Poder Legítimo e Ilegítimo. Además diferentes poderes: Conocimiento, Dinero, Referencia, etc.

Autoridad

Funciones de Línea y de Staff:

Funciones de Línea: Aquellas actividades que

tienen impacto directo en el logro de los

objetivos de la empresa. Ejem. Ventas,

Operaciones, Logística, Producción, etc.

Funciones de Staff: Actividades de soporte a los

departamentos operativos. Ejem. Finanzas,

Compras, Contabilidad, RRHH, Mantenimiento,

Control de Calidad, etc.

Autoridad

Autoridad y Delegación:

Autoridad Funcional: Derecho que se delega a

una persona para controlar ciertos procesos,

prácticas, políticas, etc., relacionadas con las

personas y actividades del departamento.

Delegación de Autoridad: Cuando una

“porción” o parte de ese derecho es “cedido” o

encomendado a otra persona. Usualmente se

delega en un subalterno inmediato.

Autoridad

Definición de Centralización:

Es la concentración del proceso de Toma de Decisiones.

Definición de Descentralización:

Es la tendencia a distribuir la autoridad en la Toma de Decisiones en una organización. Es un aspecto fundamental de delegación.

Autoridad

Delegación de Autoridad:

En una organización es indispensable la delegación de autoridad.

Muchos Gerentes fracasan por una mala delegación de autoridad.

La autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un subordinado para tomar decisiones.

La delegación de autoridad puede ser escrita o no escrita.

La delegación de autoridad NO IMPLICA la delegación de responsabilidad.

Autoridad

¿Cómo delegar autoridad?:

Actitud personal positiva hacia la delegación: Confiar en el subalterno.

Dar la oportunidad a otras personas para que realicen sus ideas.

Disposición a que los subalternos tomen decisiones.

Disposición a que cometan errores.

La delegación supone una actitud de confianza

Buena disposición para establecer y usar controles amplios.

Autoridad

Normas para una adecuada delegación:

Clara definición de asignaciones

Seleccionar a la persona idónea para el puesto

Mantener abiertas las líneas de comunicación

Establecer controles apropiados

Recompensar la delegación y la correcta Toma

de Decisiones

Autoridad

Factores que determinan el grado de Descentralización de la autoridad:

1. Costo de la decisión

2. Deseo de uniformidad de las políticas

3. Tamaño de la organización

4. Historia y cultura de la empresa

5. Filosofía de la dirección

6. Deseo de independencia

7. Disponibilidad de gerentes

8. Técnicas de Control

Comités

Definición:

Grupo de personas, a quienes (como grupo) se les encomienda la resolución de un asunto temporal.

Pueden ser: formales o informales

Ejemplos: Comité de Créditos, Comité de Finanzas, Comité de Políticas, Comité de Disciplina, etc.

El uso de comités suele estar relacionado con el tamaño de la empresa.

Comités

¿Porqué usar comités?

Fomentan la deliberación y discusión en grupo

(diez ojos ven mejor que dos)

Temor que una persona acumule mucho poder

Representación de grupos de interés

Coordinación departamental

Motivación mediante participación

Retrasar la toma de decisiones

Comités

Mal uso de comités (errores):

Como sustituto de la gerencia

Para investigación o estudio

Para problemas inmediatos

Para decisiones que rebasan la autoridad

de los participantes

Para procurar eliminar asperezas

Cultura Organizacional

Definición:

Es el patrón general de conducta. Conjunto de

creencias compartidas y valores que los

miembros tienen en común. Ejemplos:

General Electric: Cosas buenas para la vida

Gillete es verse bien.

Dupont: Cosas mejores para vivir mejor a través

de la química.

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